pablo rodríguez

Gestión documental, Firma electrónica y E-factura en la gestión económica

Objetivos de la gestión documental y firma electrónica

• Sustituir el actual modelo de gestión contable y presupuestaria basado en el manejo de papel y la firma manuscrita, por la aplicación de las nuevas tecnologías en el ámbito de la gestión administrativa.

• Generación de toda la documentación en soportes digitales y envío por medios telemáticos

• Disminuir el coste de impresión y almacenamiento• Disminuir el tiempo empleado en la tramitación y gestión de documentos• Mejorar la información compartida en el ámbito interno, agilidad en la

localización de documentos• Simplificación de la información a publicar al exterior, mejorando la atención al

ciudadano• Posibilidad de firmar sin estar presente físicamente• Seguridad en que lo que se contabiliza, está firmado

Gestión integral

Incorporación al backoffice

Firma electrónica y E-factura

-Normativa Comunitaria:

Directiva 2001/115/CE, de 20 diciembre 2001

-Normativa Estatal:

Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Real Decreto 1496/2003, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Orden EHA/962/2007, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

Normativa y requerimientoslegales

Normativa y requerimientoslegales

-Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica

-Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original

-Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos)

Formatos admitidos

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas en formato electrónico

Incorporación al back office I

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatosSicalwin

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas en formato electrónico

Incorporación al back office II

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatos

-Conexión con las principales plataformas de facturación, como Caixafactura, Edicom, Eurobits, CECA, Telefónica, etc., mediante conectores que monitorizan de manera automática cada 15 minutos el buzón de entrada de facturas de la entidad pública.

-Conexión con E.FACT de la AOC

-Portal del Proveedor suministrado por Sage Aytos

MulticanalMulticanal

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Modalidades de incorporación:Facturas recibidas en formato electrónico

Incorporación al back office III

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatos

Plataformas de facturaciónPlataformas de facturación

Estados que se devuelven desde B.O.-REJECTED (anulada)-REGISTERED (registrada)-APPROVED (aprobada)-PAID (pagada)

Dos tipos de conectores-La modalidad A, o conector básico, se caracteriza porque la conservación y custodia de la factura recae sobre la plataforma.

-La modalidad B implica que por parte de la entidad se cuente con el gestor documental Firmadoc para el almacenamiento y custodia de las facturas electrónicas.

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas en formato electrónico

Incorporación al back office IV

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatos

Portal Sage AytosPortal Sage Aytos

Servicios que se pueden ofrecer desde el portal del proveedor-Consulta situación general de facturas-Solicitud de modificación de datos personales y bancarios-Consulta Modelo 347 y 190-Registro telemático de facturas -Registro de documentación

Es un sistema complementario al de las plataformas y 100% compatible permitiendo atender a la presentación de facturas electrónicas por aquellos proveedores que no sean usuarios/clientes de plataformas de facturación.

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas en formato electrónico

Incorporación al back office V

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatos

Portal Sage AytosPortal Sage Aytos

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas en formato electrónico

Incorporación al back office VI

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatos

Incorporación de un FACTURAEIncorporación de un FACTURAE

1º Realiza una verificación sintáctica básica del esquema XML conforme a Facturae o UBL-Invoice.

2º Extrae los datos de las facturas incluidas (datos de cabecera de la factura, datos del expedidor, bases imponibles, impuestos y cuotas tributarias, descuentos, base exenta y total).

3º Verifica la firma electrónica.

4º Extrae datos del firmante: certificado digital empleado, fecha de firma.

5º Analiza el certificado, incluyendo estado de revocación.

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas en formato electrónico

Incorporación al back office VII

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatos

VerificacionesVerificaciones

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas en formato electrónico

Incorporación al back office VIII

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatos

Precarga de datos en SicalwinPrecarga de datos en Sicalwin

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas en papel

Facturas recibidas en

papel

Incorporación al back office IX

FirmadocHomologado por la AEATRegistro en

Sicalwin

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas

Incorporación al back office X

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatos

Firma electrónica en FirmadocFirma electrónica en Firmadoc

Modalidades de incorporación:Facturas recibidas

Facturas recibidas en papel

Incorporación al back office XI

Integración con sistema de información contable SICALWINIntegración con sistema de información contable SICALWIN

-En caso de FACTURAE se precargan los datos alfanuméricos, ahorrando el trabajo de introducción de los datos de la factura.

-Imposibilidad de que se registren facturas duplicadas, mismo nº y mismo proveedor.

-Las facturas tendrán que ser aprobadas mediante firma electrónica para posibilitar su contabilización.

-El rechazo de una factura impide su contabilización.-El sistema admite trabajar con relaciones de facturas electrónicas a efectos de aprobación y contabilización.

-Conexión con sistema de gestión de expedientes electrónicos.

Modalidades de incorporación:Consulta de facturas por los proveedores

Incorporación al back office XII

FACTURAE Otros formatos

electrónicos

FirmadocValidación de firmas,

certificados y formatos

Consulta de los proveedores desde el Portal Sage AytosConsulta de los proveedores desde el Portal Sage Aytos

Gestión integral

Gestión integral

-Fase de recepción, atendiendo a la variedad de orígenes y formatos.

-Fase de incorporación a los sistemas internos de gestión.

-Fase de aprobación o fiscalización mediante el uso de la firma electrónica.

-Fase contable, imputación a presupuesto y pago.

-Actualización del estado de la factura para su consulta desde la plataforma o desde el Portal del Proveedor de Sage Aytos.

Fases en la gestión de facturasFases en la gestión de facturas

Gestión integral II

Gestión integralFases en la gestión de facturas ( gráfico )Fases en la gestión de facturas ( gráfico )

• Se permite la gestión del presupuesto de forma descentralizada introduciendo la firma electrónica

• El documento se almacena en la gestión documental• En tanto no se firme (o revise) por todos, el documento no

puede ser contabilizado• Se puede crear un expediente electrónico asociado al

documento, que tendrá encadenada toda la documentación.

• Se puede intercalar un procedimiento de fiscalización

Fases Contables

Gestión integral III

Fases contables

Gestión integral IV

Ejemplo de pantalla de Sicalwin, conectado a Firmadoc, con el historial de firmas del documento

Se puede aplicar la firma electrónica a los procesos de ordenación de pagos y emisión de la transferencia, o añadir estados a la obligación y la orden de pago, no admitiéndose el paso de unos estados a otros o de la emisión de la transferencia mientras no estéfirmado el documento correspondiente

Firma en la gestión de tesorería

Gestión integral

Fin de la presentaciónaytos@aytos.es