pengurusan panitia 1

PENGURUSAN PANITIA

•BIDANG TUGAS KETUA PANITIA

•SISTEM FAIL KPM

•PENGURUSAN MESYUARAT

Pengurusan Panitia Mata Pelajaran amat penting dalam memberikan fokus guru-guru mata pelajaran

dalam meningkatkan tahap keberkesanan P&P serta pencapaian

murid dalam mata pelajaran berkenaan

Kerjasama ahli panitia dapat meningkatkan

tahap profesionalisme keguruan serta

merancangkan peningkatan pencapaian

pelajar melalui aktiviti pembelajaran

terancang yang lebih klinikal dan menjurus

kepada potensi pelajar..

1986

1986

DSK/SP/HSP SP/RPT/RPH

Buku

Teks/

Rujukan

Mesyuarat

Panitia

Program Peningkatan

Akademik

Pentaksiran Perkembangan

Staf

BBM/

Interaktif

Fail

Bilik

Khas

Stok & Inventori

Kewangan

1.

Manusia adalah komponen utama penggerak kepada fungsi panitia mata pelajaran

2.

Ahli panitia yang berfungsi sahajalah yang mampu membawa kecemerlangan panitia

3. Kecemerlangan panitia dapat memacu sekolah cemerlang dalam aspek kurikulum jika dapat bekerja secara sepadu

4. Kecemerlangan selalunya dikaitkan dengan peningkatan kualiti dan produktiviti

7.

Apabila kita mencapai satu tahap yang cemerlang, terdapat tahap yang lebih tinggi yang perlu dicapai

6.

Usaha untuk mencapai tahap cemerlang dari sudut kualiti tidak ada penamatnya kerana ia merupakan satu usaha yang berterusan

5.

Budaya kerja sesebuah panitia hendaklah komited kepada usaha-usaha untuk meningkatkan kualiti

dan kuantiti dalam mata pelajaran masing-masing dalam peperiksaan dalaman dan awam

• Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir

• Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperoleh dengan cepat apabila dikehendaki

Media perhubungan / Komunikasi yang penting

Menguruskan maklumat jabatan kerajaan / organisasi

Mengekalkan bahan rujukan maklumat - kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan

Bahan bukti - minit mesyuarat / keputusan

Bahan penyelidikan dan kajian - sejarah / ekonomi / kebudayaan / perundangan

1

2

3

4

Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 5 Tahun 2007

Panduan Pengurusan Pejabat

Bahagian VII –

merujuk kepada tatacara ARKIB

• Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang

1

• Mudah disedia dan mudah disimpan

2

• Murah dan mudah diperoleh

3

• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan

4

• Rekod mudah dicari apabila diperlukan

5

• Cross reference – maklumat berkaitan dimasukkan di dalam fail berkenaan

6

BAHAGIAN PERKARA BESAR KOD NOMBOR DAN PERKARA UTAMA

1 PENTADBIRAN 100 100-1 hingga 100-25

2 BANGUNAN DAN HARTA 200 200-1 hingga 200-3

3 KELENGKAPAN DAN BEKALAN 300 300-1 hingga 300-4

4 KEWANGAN 400 400-1 hingga 400-10

5 PERSONAL 500 500-1 hingga 500-2

6 PENGURUSAN KURIKULUM 600 600-1 hingga 600-8

7 PENGURUSAN HEM 700 700-1 hingga 700-6

8 PENGURUSAN KOKURIKULUM 800 800-1 hingga 800-7

9 PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT 900 900-1

10 PENGURUSAN ADUAN 1000 1000-1 hingga 1000-2

• Putih : Terbuka dan terhad

• Hijau : SULIT untuk fail individu (guru)

• Merah Jambu : Rahsia (maruah negara)

• Kuning : Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan

negara bagi kes-kes ISA Sampul Kecil : Sebagai langkah sementara jika fail

sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai, masukkan sebagai satu

kandungan dan direkod pada kertas minit

Maklumat yang terkandung dalam dokumen

ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau

tidak langsung kepada akhbar atau

sesiapa yang tidak dibenarkan

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaan Malaysia / Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia / negeri…dan dimaksudkan bagi makluman sendiri dan pegawai-pegawai lain yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.

Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat Daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan Tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan berserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972

• Semua sekolah rendah dan menengah di semua Daerah telah menggunakan Sistem Fail KPM yang diselaraskan oleh Arkib Negara.

• Sistem ini telah berkuatkuasa mulai 01 SEPTEMBER 2010.

•Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail Nama Fail Pengisian

600-3/4/1 Pengurusan Panitia •Surat Masuk •Surat Keluar

600-3/4/2 Mesyuarat Jawatankuasa

•Surat Panggilan Mesyuarat •Minit Mesyuarat •Salinan Minit Mesyuarat Kurikulum

600-3/4/3 Maklumat Guru • Maklumat Guru •Jadual Waktu •Senarai Nama Murid •Senarai Buku Rujukan

•Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail Nama Fail Pengisian

600-3/4/4 Rancangan Tahunan •RPT •Dokumen Standard

600-3/4/5 Pencerapan •Jadual Pencerapan Guru •Jadual Semakan Buku Tulis Murid

600-3/4/6 Perancangan Peningkatan

•Perancangan Strategik •Pelan Operasi

600-3/4/7 Analisa Peperiksaan • Analisa Peperiksaan Awam & Dalaman

•Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail Nama Fail Pengisian

600-3/4/8 Laporan Program •Laporan Aktiviti Panitia

600-3/4/9 Persatuan Sains •Jawatankuasa •Perancangan Tahunan

600-3/4/10

Perkembangan Staf •Laporan LDP KSSR

600-3/4/11 Pengurusan Kewangan

•Agihan PCG •Nota Minta

600-3/4/12 Koleksi Soalan •Soalan Peperiksaan Awam & Dalaman •JSU •Headcount

•Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail Nama Fail Pengisian

600-3/4/13 Pelbagai •Pekeliling berkaitan

600-3/4/14 Stok •Salinan Kew.PA •Salinan Kew.PS

Namakan Fail - MESYUARAT PANITIA

Nomborkan / Kod

Tebuk lubang 1 inci

Kertas minit di sebelah kiri kulit

Dokumen pertama sebelah kanan

Masukkan tali hijau ke dalam lubang yang sudah ditebuk

• 1

• 2

• 3

• 4

• 5

Dari kanan ke kiri

Surat keluar - pen biru / hitam

Surat masuk – pen merah

Catatkan pada kertas minit

Tulis ikut tajuk lajur

• 100 bilangan dokumen atau ketebalan fail satu inci

• Nombor fail baharu adalah sama dengan SKJ/600-3/01/01 perlu ditambah JLD. 2

• Fail lama diikat dengan tali putih

• Letak di belakang fail baharu

• Lima tahun –kajian keperluan

( simpan, pindah, musnah)

• Selepas tempoh 5 tahun tulis surat kepada Arkib Negara

• Jika tiada jawapan, simpan dengan selamat di tempat yang khas untuk rujukan.