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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL(UCI)
IMPLEMENTACIN DE UNA OFICINA VIRTUAL DE GESTIN DE PROYECTOS PARALA FUNDACIN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD (FUCS)
SANDRA VERNICA REINA JIMNEZ
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITOPARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINSITRACIN
DE PROYECTOS
Bogot, Colombia
Noviembre de 2009
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
(UCI)Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Mster en Administracin deProyectos
_____________ALEJANDRO PAREDES_____________PROFESOR TUTOR
_________________________WILLIAM ERNEST MONDOL
LECTOR No.1
__________________________EDGAR ALBERTO UGALDE SABORO
LECTOR No.2
________________________SANDRA VERNICA REINA JIMNEZ
SUSTENTANTE
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DEDICATORIA
A mi hijo por prestarme su tiempo y a Dios por regalarme este hijomaravilloso.
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AGRADECIMIENTOS
A mi tutor Alejandro Paredes, a la FUCS por su colaboracin y apoyo, a mis
padres porque siempre han estado ah cuando los necesito y a Jorge por la gran
persona que es y por su comprensin permanente
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INDICE
HOJA DE APROBACION iiDEDICATORIA. iii
AGRADECIMIENTO iVINDICE.. VINDICE DE FIGURAS VIIIINDICE CUADROS... XINDICE DE ABREVIATURAS.XIIRESUMEN EJECUTIVO XIII
I. INTRODUCCION ............................................................................................... 151.1 ANTECEDENTES .......................................................................................... 151.2 PROBLEMTICA. .......................................................................................... 161.3 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA ............................................................... 17
1.4 SUPUESTOS ................................................................................................. 201.5 RESTRICCIONES .......................................................................................... 211.6 OBJETIVO GENERAL .................................................................................... 221.7 OBJETIVOS ESPECFICOS ........................................................................... 22
II. MARCO TEORICO ............................................................................................ 232.1 MARCO DE REFERENCIA INSTITUCIONAL FUNDACIN UNIVERSITARIADE CIENCIAS DE LA SALUD ............................................................................... 232.1.1 Antecedentes de la Institucin ...................................................................... 232.1.2 Misin, visin, valores ................................................................................. 252.1.3 Estructura organizativa ................................................................................. 26
2.1.4 Proyecto Educativo institucional PEI ............................................................ 272.1.5 Plan Estratgico de desarrollo PED ............................................................. 292.1.6 Oficina de Planeacin y Gestin de proyectos ............................................. 342.1.7 Unidad de Ambientes virtuales de aprendizaje UVA .................................... 362.2 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ............................................................ 382.2.1. reas del Conocimiento de la Administracin de Proyectos ....................... 382.2.2 Ciclo de vida de un proyecto ........................................................................ 412.2.3 Procesos en la Administracin de Proyectos ............................................... 422.2.4 Beneficios de la Administracin de Proyectos .............................................. 442.2.5 Metodologa para control de Proyectos ........................................................ 462.3 OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ...................................... 48
2.3.1 Descripcin de PMO..................................................................................... 482.3.2 Funciones y Componentes ........................................................................... 492.3.3 Modelos de PMO .......................................................................................... 502.3.4 Fases de Implementacin ............................................................................ 522.4. ANLISIS FODA...56 2.4.1 El verdadero valor del anlisis FODA..562.4.2 La matriz de las amenazas, oportunidades, debilidades y fortalezas(FODA)57
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III MARCO METODOLOGICO .............................................................................. 583.1 OBJETIVO 1 EFECTUAR UN DIAGNSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LAFUCS EN CUANTO A LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ........................ 593.1.1 Mtodo de Investigacin ............................................................................... 59
3.1.2 Tcnicas de Investigacin ........................................................................... 593.1.3 Fuentes de Informacin ................................................................................ 603.1.4 Anlisis de Resultados ................................................................................. 603.2 OBJETIVO 2 IDENTIFICAR LOS ROLES PARA LOS DIFERENTES CARGOSQUE SERN LOS RESPONSABLES DEL FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINAVIRTUAL DE GESTIN DEPROYECTOS EN LA FUCS ...................................... 613.2.1 Mtodo de Investigacin ............................................................................... 613.2.2 Tcnicas de Investigacin ............................................................................ 613.2.3 Fuentes de Informacin ................................................................................ 623.2.4 Anlisis de resultados................................................................................... 623.3 OBJETIVO 3 PLANTEAR LA ESTRATEGIA PARA LA IMPLEMENTACIN DEUNA PMO VIRTUAL EN LA FUCS ....................................................................... 623.3.1 Mtodo de Investigacin ............................................................................... 623.3.2 Tcnicas de Investigacin ............................................................................ 633.3.3 Fuentes de Informacin ................................................................................ 633.3.4 Anlisis de Resultados ................................................................................. 633.4 OBJETIVO 4 DEFINIR ESTRATEGIAS, QUE DESARROLLEN LA CULTURAORGANIZACIONAL NECESARIA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAOFICINA VIRTUAL DE GP .................................................................................... 643.4.1 Mtodo de Investigacin ............................................................................... 643.4.2 Tcnicas de Investigacin ............................................................................ 643.4.3 Fuentes de Informacin ................................................................................ 643.4.4 Anlisis de Resultados ................................................................................. 65
IV DESARROLLO ................................................................................................. 664.1 ESTADO ACTUAL DE LA FUCS EN ADMINISTRACIN DE PROYECTOS . 664.1.1 Nivel general de madurez en gestin de proyectos de la FUCS .................. 684.1.2 Nivel de Madurez ......................................................................................... 734.1.3 Nivel de Metodologa .................................................................................... 744.1.4 Nivel en uso de herramientas de administracin de proyectos .................... 754.1.5 Nivel en competencias para la administracin de proyectos... 774.1.6 Nivel de Metodologa en direccin de portafolio ........................................... 784.1.7 Nivel en direccin de programas y multiproyectos ....................................... 794.1.8 Nivel de oficina de Direccin de Proyectos .................................................. 804.1.9 DOFA en administracin de proyectos FUCS (Oportunidades de mejora) ... 824.2 DEFINICIN DE ROLES PARA UNA OFICINA VIRTUAL DE GESTIN DEPROYECTOS EN LA FUCS .................................................................................. 874.2.1 Identificacin de modelo de PMO requerido ................................................. 874.2.2 Ubicacin y procesos ................................................................................... 884.2.3 Competencias transversales para el personal de la oficina virtual de gestinde proyectos .......................................................................................................... 904.2.4 Perfiles de rol por cargo ............................................................................... 91
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4.3 ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN OFICINA VIRTUAL DE GESTIN DEPROYECTOS EN LA FUCS97 4.3.1 Fases para la implementacin ...................................................................... 974.3.2 EDT y cronograma de actividades ............................................................. 1014.3.3 Presupuesto base ...................................................................................... 102
4.4 DEFINICIN DE ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE UNACULTURA ORGANIZACIONAL PTIMA PARA UNA OFICINA VIRTUAL DEGESTIN DE PROYECTOS EN LA FUCS ......................................................... 1034.4.1 Anlisis cultura actual ................................................................................. 1034.4.2 Planteamiento de estrategias ..................................................................... 105
V CONCLUSIONES ............................................................................................ 108
VI RECOMENDACIONES ................................................................................... 110
VII BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 112
VII ANEXOS ........................................................................................................ 114Anexo 1Declaracin del alcance ......................................................................... 114Anexo 2 EDT ....................................................................................................... 117Anexo 3 Consolidado de resultados totales aplicacin de cuestionarios...118Anexo 4 Consolidado de resultados aplicacin de cuestionarios a directivos.119Anexo 5 Consolidado de resultados aplicacin de cuestionarios a analistas..120Anexo 6 Cuestionarios utilizados.121
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NDICE DE FIGURAS
Figura No 1 Organigrama FUCS Fuente : Oficina de Gestin Humana
FUCS. 27
Figura No 2 Esquema de PED 2008-2010.30
Figura No 3. Participacin del personal de la FUCS para el desarrollo del PlanEstratgico Institucional.. .30
Figura No 4.Dimensin estratgica FUCS.31
Figura No 5. Objetivos Estratgicos del PED 2008-2010..31
Figura No 6.reas de Trabajo Oficina de Planeacin y Gestin deProyectos. ..34
Figura No 7.Mapa de Procesos FUCS...35
Figura No 8.Lneas de Gestin Unidad de Ambientes virtuales UVA38
Figura No 9.reas del conocimiento en proyectos....39
Figura No 10. Correspondencia de los grupos de procesos de direccin deproyectos al ciclo planificar- Hacer-Revisar y Actuar.42
Figura No 11Componentes del plan de proyecto...44
Figura No 12Resultados consolidados nivel gral de madurez (FUCS).70
Figura No 13Resultados consolidados nivel gral de madurez (Directivos FUCS)71
Figura No 14 Resultados consolidados nivel gral de madurez (AnalistasFUCS).................................................................................................................72
Figura No15 Grfico de Promedio de respuestas cuestionario nivel de madurez73
Figura No 16Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel demetodologa75
Figura No 17 Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel uso deherramientas de administracin de proyectos..76
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Figura No 18Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel competenciaspara la administracin de proyectos...77
Figura No19 Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel de
metodologa en direccin portafolio78Figura No 20Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel en programas
y multiproyectos . .80
Figura No 21Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel de oficina deDireccin de Proyectos.81
Figura No 22Distribucin porcentual de elementos DOFA-FUCS.83
Figura No 23 Distribucin porcentual de cuestionarios a elementos DOFA-FUCS ...84
Figura No 24 Estructura Orgnica para la Oficina virtual de Gestin deProyectos89
Figura No 25: Distribucin de competencias laborales necesarias para el personalde la oficina virtual de gestin de proyectos.91
Figura No 26 EDT Proyecto de implementacin ofician virtual de gestin deproyectos FUCS101
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NDICE DE CUADROS
Cuadro No 1: Cubrimiento de procedimientos OVGP a travs de MOODLE.18
Cuadro No 2:Proyectos Estratgicos FUCS 2008-2010 .33
Cuadro No 3: Tabla Resumen para el Desarrollo del Marco Metodolgico65
Cuadro No 4: reas y Cargos seleccionados..67
Cuadro No 5: Tabla de clasificacin de puntajes obtenidos.........67
Cuadro No 6:Tabla de ponderacin por cuestionario.......68
Cuadro No 7: Tabla de distribucin niveles de cargo....69
Cuadro No 8: Tabla de resultados consolidados nivel general de madurez..70
Cuadro No 9: Tabla de resultados consolidados nivel general de madurezdirectivos FUCS..,.70 .Cuadro No 10:Tabla de resultados consolidados nivel general de madurezanalistas FUCS .............71
Cuadro No 11: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel deMadurez. 73
Cuadro No 12: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel demetodologa ...74
Cuadro No 13: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel deuso de herramientas de administracin de proyectos....76.Cuadro No 14:Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel decompetencias para la administracin de proyectos........77
Cuadro No 15: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel demetodologa en direccin de portafolio..78
Cuadro No 16: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel enprogramas y multiproyectos... ..79
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Cuadro No 17Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel deoficina de direccin de proyectos...........81Cuadro No 18Asignacin FODA a calificaciones promedio.....83
Cuadro No 19FODA Administracin de Proyectos en la FUCS segnresultados de cuestionarios.....83
Cuadro No 20Procedimientos para oficina virtual de gestin de proyectos.88
Cuadro No 21Distribucin porcentual de tipos de funcin para el personal de laoficina virtual de gestin de proyectos...92
Cuadro No 22Perfil de Rol Director Oficina virtual de gestin de proyectos.93
Cuadro No 23Perfil de Rol Analista Oficina virtual de gestin de proyectos.94
Cuadro No 24Perfil de Rol Administrador de Contenidos Oficina virtual degestin de proyectos.....95
Cuadro No 25Perfil de Rol Lderes de Proyecto Oficina virtual de gestin deproyectos.96
Cuadro No 26Tabla de salarios base para presupuesto oficina virtual de gestinde proyectos FUCS.102
Cuadro No 27Presupuesto proyecto oficina virtual de gestin de proyectosFUCS.102
Cuadro No 28Caractersticas de cultura organizacional FUCS103
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NDICE DE ABREVIATURAS
FUCS: Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud...XIII
OVGP:Oficina virtual de gestin de proyectosxiii
HSJ: Hospital de San Jos..15
HIUSJ: Hospital Infantil Universitario de San Jos..15
RITA: Red Interna de Actualizacin de datos...........17
PMM:Project Management Maintenance.........20
OPM3: Organizational Project management maturity model ..20
PMO: Project Management Office...20
PMBOK: Project Management body of knowledge....22.SENA: Servicio nacional de Aprendizaje .............23
ICFES: Instituto colombiano para el fomento de la educacin superior24
CNA: Consejo Nacional de Acreditacin ..27
PEI: Proyecto Educativo Institucional....27
.PED:Plan Estratgico de Desarrollo..........29
UVA: Unidad de Virtualizacin para el aprendizaje..36
TIC: Tecnologas para la comunicacin....36
AVA: Ambientes virtuales de aprendizaje..37
EDT: Estructura detallada de trabajo.....39
AP:Administracin de proyectos...42
FODA: Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas....82
PHVA: Planear, hacer, verificar y actuar......94
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RESUMEN EJECUTIVO
El hospital de San Jos, entidad de la Sociedad de Ciruga de Bogot, desde sucreacin en 1902, ha sido campo de prctica para los diferentes programas demedicina, enfermera y otras reas de ciencias de la salud en Bogot y desde
1994, es el principal campo de prctica de la Fundacin Universitaria de Cienciasde la Salud (FUCS) en conjunto, con el Hospital Infantil Universitario de San Jos,adquirido por la Fundacin en el ao 2002. Desde ese momento, la Fundacininicia un crecimiento acelerado en el nmero de estudiantes de sus cuatroprogramas de pregrado (medicina, enfermera, instrumentacin yCitohistotecnologa), en sus especialidades mdicas (36 en total) y ms de 20programas de educacin continuada.
La FUCS ha venido gestando y desarrollando proyectos en la creacin de nuevosprogramas, centros y reas de apoyo que contribuyen a su crecimiento en lasreas de docencia, investigacin y proyeccin social, pilares establecidos en elproyecto educativo institucional PEI, para lo cual en el ao 2006, se crea laVicerrectora de Planeacin y Gestin de Proyectos, centralizando algunasfunciones necesarias para el buen desarrollo de los proyectos, sin embargo,aunque se crea un ente centralizador de proyectos, la FUCS considera que dadoel crecimiento vertiginoso de proyectos, es necesario fortalecer la formacin engerencia de proyectos y de establecer metodologas y formatos estandarizadosque permitan tener una base centralizada de administracin de proyectos, raznpor la cul, se propone crear una oficina virtual de gestin de proyectos.(OVGP).
El objetivo principal de este proyecto, es crear una oficina virtual de gestin deproyectos en la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud (FUCS), queapoye la administracin de los proyectos administrativos y acadmicos; paralograrlo se deber : efectuar un diagnstico del estado actual de la FUCS encuanto a la administracin de proyectos identificando asi las oportunidades demejora para la implementacin de una Oficina virtual de gestin de proyectos,identificar los roles para los diferentes cargos que sern los responsables delfuncionamiento de la oficina virtual de gestin de proyectos; plantear la estrategiapara la implementacin de la misma, y definir estrategias, que desarrollen lacultura organizacional necesaria para el funcionamiento de la oficina virtual deGP.
El desarrollo de los objetivos, se llev a cabo, mediante la aplicacin deinstrumentos tales como: entrevistas, y cuestionarios que permitieron establecerlas oportunidades de mejora para la implementacin de la oficina virtual de gestinde proyectos, con base en las oportunidades de mejora se determinaron los rolesde los cargos responsables del funcionamiento de la oficina virtual de gestin deproyectos, en documentos denominados perfiles de rol por cargo. A partir deinvestigacin documental, entrevistas y la bsqueda de informacin referente atipos de oficinas de gestin de proyectos, se plantearon las estrategias para la
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implementacin de una oficina virtual de gestin de proyectos y una vez definidaslas estrategias de implementacin, se establecieron las acciones que desarrollenla cultura organizacional necesaria para el funcionamiento de la misma.
De acuerdo con el diagnstico de la administracin de proyectos de la FUCS, la
oficina virtual de gestin de proyectos deber contar con un Director, un analista,un administrador de contenidos y dos lderes de proyectos que en principio sededicaran a la administracin virtual de los proyectos administrativos y de losacadmicos; con esta organizacin, se cubririan las principales debilidades de laFUCS en lo concerniente a establecimiento de estndares, construccin de unrepositorio de datos de proyectos y la implementacin de herramientas y procesospara la administracin y manejo de proyectos de la FUCS.
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I.INTRODUCCIN
La Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud FUCS, es una entidad privada,
creada en el ao 1996 en la ciudad de Bogot (Colombia), que presta los
servicios de educacin superior mediante diferentes programas de pregrado y
posgrado. Los programas de pregrado impartidos por la Fundacin son: Medicina,
Enfermera, Instrumentacin y Tecnologa en Citohistologa; en lo referente a los
programas de Posgrado, la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud
(FUCS) maneja 36 especialidades mdicas y 5 programas de posgrado en
administracin de salud desde la Facultad de Enfermera. De igual manera, laFUCS cuenta con programas de educacin continua en reas de salud y gerencia
de la salud.
Siendo en la actualidad la FUCS una Institucin de educacin superior enfocada al
rea de salud, cuenta con dos hospitales para complementar su labor en los
campos de prctica necesarios: El Hospital de San Jos (HSJ) y el Hospital Infantil
Universitario de San Jos (HUISJ); el primero con mas de 100 aos de existencia
y el segundo abierto en todos sus servicios a finales del ao 2007; as mismo la
FUCS cuenta con un terreno ubicado en la Calle 175 (Al norte de Bogot) en el
que proyecta ampliar su escenario deportivo y de bienestar universitario.
La FUCS cuenta dentro de su estructura organizacional con un Consejo Superior,
del cul se desprenden todas las polticas y normas para su funcionamiento, con
un Rector y 3 Vicerrectores quienes forman el cuerpo directivo de la institucin;
stas Vicerrectoras son: Acadmica, Administrativa, y de Planeacin y Proyectos
Especiales, de las cules se desprenden en su orden las Decanaturas de cada
programa de pregrado con sus coordinadores de rea y docentes, un Coordinador
de Posgrados de Medicina y otro de Enfermera, los departamentos acadmicos:
Investigaciones, Aseguramiento de la Calidad, Bienestar y Orientacin
1.1 ANTECEDENTES
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Universitaria. Dentro de la Vicerrectora Administrativa se encuentran las reas de
Sistemas, Gerencia Administrativa y Financiera, Contabilidad, Gestin Humana y
Unidad de Ambientes virtuales de aprendizaje. En lo correspondiente a la
Vicerrectora de Planeacin y Proyectos Especiales se encuentran las reas de
Planeacin y Gestin de Proyectos, Biblioteca, Mercadeo, Y Publicaciones. De la
Rectora dependen directamente Auditora de Gestin y Jurdica. Vale la pena
mencionar que todos sus directivos, son miembros de la Sociedad de Ciruga de
Bogot, quienes a su vez son los dueos del HISJ, HSJ Y FUCS y cuyo presidente
asume su labor en las tres entidades
La Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud, se ha dedicado, dado su
enfoque en el sector Educacin, a la generacin de diferentes programas de
educacin formal y no formal , generando una ventaja competitiva en el sector de
educacin en reas de la salud, y posicionando adems el mercado de sus
carreras actuales de pregrado: enfermera, isntrumentacin, medicina y
citohistotecnologa; sin embargo, dicho crecimiento se ve acompaado de un
crecimiento de la demanda de sus programas y de un aumento en la oferta de
programas similares, por parte de otras instituciones Educativas.
De otro lado, la FUCS ha tenido un crecimiento enorme a nivel administrativo, que
se ve reflejado en la creacin de diferentes divisiones, para cubrir las necesidades
de apoyo de los nuevos programas de pregrado y posgrado, en estas reas se
encuentran: aseguramiento de la calidad, oficina de egresados, oficina de
educacin continuada, oficina de convenios docente- asistenciales, entre otras.
Estas reas y las reas de tipo acadmico requieren de un manejo cuidadoso delos proyectos que surjan en cada una de stas, tales como: la creacin de nuevos
programas, la generacin de proyectos en el rea de proyeccin social, la gestin
de nuevas reas administrativas, con el fin de que dichos proyectos, den
cumplimiento a los objetivos Institucionales, dentro del marco del plan estratgico
de desarrollo PED.
1.2 PROBLEMTICA.
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Es por ello, que la FUCS plantea la necesidad de organizar la manera como se
administran los proyectos de tipo acadmico y administrativo con la posibilidad de
acceder a la informacin de dichos proyectos en una base de datos centralizada,
que le permita a sus directivas conocer el estado de dichos proyectos en
cualquiera de sus etapas de desarrollo, en todas las reas que implica el proyecto:
administrativo, financiero, recurso humano, presupuesto, riesgos, e.t.c.
Por lo anterior, la Vicerrectora de Planeacin y Proyectos Especiales, planean el
montaje de una oficina virtual de Gestin de Proyectos, que permita a los
diferentes involucrados de cada proyecto, conocer su estado y llevar un repositorio
documental del mismo, adems de gestionar los avances, mediante la plataformaMOODLE con que cuenta la Institucin y que es utilizada en la Red Interna de
Actualizacin de datos RITA.
El impacto del proyecto de creacin de la oficina virtual de gestin de proyectos de
la FUCS, se ver reflejado principalmente en los siguientes aspectos:
- Cambios en la cultura organizacional, pasando de una cultura en la que se
acompaa el paso a paso del proyecto de manera personalizada y
presencial por un acompaamiento donde la interaccin es virtual.
- Apoyo permanente en la administracin total de proyectos, teniendo en
cuenta que la oficina virtual estar diseada para que los involucrados del
proyecto sigan los procedimientos establecidos y lleven toda la
documentacin, asegurando no solamente el archivo electrnico de los
documentos del proyecto, si no que la gerencia del proyecto integre todas
las reas requeridas.
- Capacitacin permanente en gestin de proyectos: Disponer de una
herramienta virtual, con acceso a informacin de manera permanente,
permitiendo que los miembros de la comunidad acadmica y administrativa
1.3 JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA
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de la FUCS tengan capacitacin en lnea en trminos de Administracin
de proyectos, contando con herramientas como foros, videos, de manera
organizada y con un cronograma que le permita a los usuarios, lograr el
desarrollo de habilidades en la Gerencia de Proyectos.
SiendoMoodle un software para la produccin de cursos basados en Internet y
sitios web, un proyecto de desarrollo global diseado para soportar un marco
construccionista social de la educacin yteniendo en cuenta que una oficina se
convierte en virtual en la medida en que las acividades de la oficina pueden
realizarse mediante herramientas online, es muy importante mencionar que a
travs de sistemas de informacin colaborativos como el correo electrnico, chats
y documentos compartidos de gmail (actual herramienta de correo de la FUCS) es
posible obtener una especie de portal colaborativo integral, desarrollando losprocedimientos necesarios para el funcionamiento de la oficina virtual de gestin
de proyectos (OVGP), asi:
Procedimientos a cubrir OVGP Servicio colaboarativo
Capacitacin en proyectos Moodle- Implementacion de cursos con
diferentes grados de complejidad
Estandarizacin de formatos Documentos compartidos en gmail, acceso a
travs de moodle
Cumplimiento y ejecucin de procedimientos
para la administracin de proyectos
Espacios en moodle para cada procedimiento
con los entregables, se complementa con
project y posteriormente se implementar
workflow para el monitoreo de actividades.
Divulgacin de polticas para la
administracin de proyectos
Mensajeria instantanea y videos de
presentacin de politicas y procesos a travs
de moodle
Establecimiento de metodologas de trabajo Repositorio centralizado de datos y
documentos a travs de moodle, se contar
con documentos modelo para los lderes de
proyecto.
Cuadro 1. Cubrimiento de procedimientos OVGP a travs de MOODLE
http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdocs.moodle.org/x2fen/x2fMoodle');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdownload.moodle.org/x2f');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdocs.moodle.org/x2fen/x2fPhilosophy');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdocs.moodle.org/x2fen/x2fPhilosophy');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdownload.moodle.org/x2f');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdocs.moodle.org/x2fen/x2fMoodle'); -
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De esta manera se observa que mediante la implementacin de Moodle y
complementandose a travs del uso de herramientas de software colaborativo, es
posible obtener un modelo de oficina virtual de gestin de proyectos en la FUCS,
cumpliendo con funciones tales como la comunicacin, la colaboracin para la
solucin oportuna de los inconvenientes en la ejecucin de proyectos y la
coordinacin de parte de los funcionarios de la oficina virtual con cada uno de los
lderes e involucrados de los diferentes proyectos.
MOODLE como herramienta e-learning contribuye al establecimiento inicial de una
oficina virtual de gestin de proyectos en la FUCS, dado que por su naturaleza
acadmica la FUCS ha venido creando la cultura de e-learning en las asignaturas
de los diferentes programas academicos de educacin formal y no formalgenerando, de esta manera, un ambiente que favorece el uso de la herramienta en
otros mbitos acadmico-administrativos de la Institucin; de otro lado, es
importante tener en cuenta que en la actualidad, la FUCS cuenta con una oficina
de Planeacin y Gestin de Proyectos que soporta los proyectos en su gestacin e
inicio, por lo que el uso de MOODLE a travs de una oficina virtual de gestin de
proyectos permitir que los respectivos lderes tengan un soporte de datos y de
informacin y que sus proyectos se comporten como cursos, en los cuales existen
etapas o mdulos a cumplir y contempla compromisos de trabajo con una
herramienta Institucional que ya ha sido aceptada por la comunidad, en ese
sentido aparece un componente importante de la organizacin y es su nfasis en
salud dado que existe una mayor probabilidad de uso de herramientas conocidas,
para el sector profesional de la salud que componen alrededor del 80% de la
comunidad acadmica y administrativa de la FUCS, de manera que una vez est
en funcionamiento la oficina virtual de gestin de proyectos atraves de moodle se
contar con herramientas complementarias tales como: dotproyect, teamwork,
TUTOS o tdolost, que permitan mayor control de los proyectos dentro de una
cultura mejor adaptada a la administracin y gerencia de proyectos.
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La creacin de estandares para la administracin de proyectos, la posibilidad de
capacitacin permanente y la generacin de una base de datos documental de
proyectos, mediante la oficina vitual de gestin de proyectos de la FUCS, permitir
que las reas administrativas y acadmicas consoliden los proyectos de manera
eficiente desde su inicio, desarrollo y finalizacin del mismo.
De otro lado, teniendo encuenta que existen algunos modelos reconocidos de
diagnstico de madurez tales como el PMM de Kezner basado en medir la
madurez de la organizacin desde el marco de planeacin estratgica y del
alcance de los niveles necesarios para llegar a obtener una organizacin
madura en administracin de proyectos, y el modelo OPM3 basado en los
conocimientos organizacionales de gerencia de proyectos que le permitan
construir un plan de mejora que con medicin constituya una organizacin
madura en gerencia de proyectos; el modelo considerado en este documento
parte del uso de siete cuestionarios facilitados por el profesor Manuel Alvarez que
contemplan todos los items necesarios en un modelo de madurez : metodologa,
competencias, portafolio, herramientas y PMO, contando con un especial enfoque
en el ltimo cuestionario de PMO que evalua la creacin y/o posicionamiento de la
oficina de gestin de proyectos, de esta manera basados en el conocimiento de la
organizacin en gerencia de proyectos, es posible contruir un plan de mejora para
que la oficina virtual de gestin de proyectos sea un complemento a la labor actual
de la oficina de planeacin y gestin de proyectos.
Los siguientes, son los supuestos establecidos para el desarrollo del presenteproyecto
Contar con un proveedor de Internet que asegure la permanente
conectividad de los usuarios al sitio de oficina virtual de GP.
1.4 SUPUESTOS
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La informacin que se publique en la herramienta de oficina virtual de GP
para la FUCS, ser controlada de manera exclusiva por la divisin de
Gestin de Proyectos, quienes sern las nicas personas con acceso
autorizado para cambiar esta informacin o eliminarla.
Se contar con un reglamento que permita el uso adecuado de la
herramienta soporte de la Oficina virtual de gestin de proyectos en la
FUCS.
La oficina virtual, solamente podr ser utilizada para proyectos que sean
previamente aprobados por planeacin y gestin de proyectos, ya sean de
tipo administrativo o acadmico
La oficina virtual de gestin de proyectos a implementar contar con el
soporte permanente de la unidad de ambientes virtuales de la FUCS para la
administracin de informacin y los inconvenientes que llegasen a ocurrir.
La oficina virtual de gestin de proyectos estar ubicada en el enlace de la
red interna http://www.fucsalud.edu.co/rita.
La oficina virtual de gestin de proyectos estar soportada por una base de
datos SQL, con sistema operativo Windows, en el cul moodle corre de
manera adecuada.
Para la implementacin de la oficina virtual de gestin de proyectos, los
cargos sern solicitados al rea de gestin humana para su respectiva
seleccin.
Se han definido las siguientes restricciones para el desarrollo del proyecto:
No se cuenta con disponibilidad total de tiempo por parte de las personas
que trabajan para la unidad de ambientes virtuales de aprendizaje, dado
que deben cumplir con funciones adicionales a las de apoyar el proyecto de
oficina vrtual de GP.
1.5 RESTRICCIONES
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La oficina virtual de gestin de proyectos se ajustar nicamente a la
metodologa definida por el rea en su fase de inicio, la cual ser ajustada
a lo establecido por los parmetros del PMBOK.
La oficina virtual de gestin de proyectos, depender de la Vicerrectora de
Planeacin y proyectos especiales dentro de la estructura orgnica actual
de la FUCS.
Solamente se contar con el presupuesto establecido en el plan de costos
del proyecto, con una holgura del 10% adicional.
Actualmente el personal directivo de la FUCS no cuenta con una cultura
organizacional de manejo virtual de las oficinas.
Elaborar un proyecto para la implementacin de una oficina virtual de gestin de
proyectos en la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud (FUCS), que
apoye la administracin de la totalidad de los proyectos administrativos y
acadmicos de la FUCS.
Efectuar un diagnstico del estado actual de la FUCS en cuanto a la
administracin de proyectos, que permita identificar oportunidades de
mejora para la implementacin de una oficina virtual de administracin de
proyectos.
Identificar los roles para los diferentes cargos que sern los responsables
del funcionamiento de la oficina virtual de gestin de proyectos en la FUCS.
Plantear la estrategia para la implementacin de una oficina virtual de
gestin de proyectos en la FUCS, teniendo en cuenta los resultados del
diagnstico inicial y la identificacin de oportunidades de mejora en
trminos de proyectos para la FUCS.
Definir estrategias, que desarrollen la cultura organizacional necesaria para
el funcionamiento de la oficina virtual de GP.
1.6 OBJETIVO GENERAL
1.7 OBJETIVOS ESPECFICOS.
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II. MARCO TEORICO
De acuerdo con la revista repertorio de medicina y ciruga (Edicin Especial 2002)
de la Sociedad de Ciruga de Bogot Hospital de San Jos, La Sociedad de
Ciruga de Bogot fue creada el 22 de julio de 1902, su principal propsito fue la
de construir un hospital moderno en donde se diera impulso a la medicina y se
pudiera atender a las personas de escasos recursos econmicos. Sorteando
mltiples dificultades, el Hospital de San Jos fue inaugurado el 8 de febrero de1925, con cuatro pabellones para la hospitalizacin de pacientes y dos salas de
ciruga, mientras continuaba avanzando la construccin de las dems
instalaciones proyectadas.
El 3 de marzo de 1937 se crea la Escuela de Enfermera Universitaria La escuela
inicia sus prcticas en el hospital y en 1940 fue trasladada a la Universidad
Nacional de Colombia. Entre 1944 y 1950 se adelantaron cursos de anestesiologapara internos y mdicos generales. Desde el ao 1945 y hasta 1964, el Hospital
de San Jos fue apoyo fundamental para los estudiantes de la Universidad
Javeriana en las reas de medicina interna y especialidades, ciruga general y
gineco-obstetricia.
En 1951 inicia su actividad la Escuela de Instrumentacin Quirrgica, la cual
otorgaba a sus egresadas el ttulo de tcnicas en instrumentacin quirrgica. En
1953 se dictan cursos para auxiliares de enfermera y en 1961 se firma un
convenio con el SENA para que sus auxiliares de enfermera reciban clases y
hagan sus prcticas en el hospital, convenio que dura hasta 1966, ao en que
ingresan a prcticas las alumnas de la facultad de enfermera de la Cruz Roja
Colombiana.
2.1 MARCO DE REFERENCIA INSTITUCIONAL FUNDACIN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS
DE LA SALUD
2.1.1 Antecedentes de la Institucin
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En 1976 se crea la Corporacin Escuela de Ciencias de la Saludy el Ministerio
de Educacin autoriz los estudios de enfermera, cuyas primeras estudiantes
ingresaron en 1977. La facultad, adems de formar profesionales, da la
oportunidad de especializacin en enfermera en reas clnicas y administrativas.
En 1980 se cambia la razn social por la de Fundacin Escuela de Ciencias de la
Salud. En 1996, fue aprobado el programa acadmico de Instrumentacin
Quirrgica con ttulo profesional.
En 1993 la Fundacin Escuela de Ciencias de la Salud (Fundacin Tecnolgica),
inicia labores acadmicas con el programa de pregrado en Citohistologa, nico en
el pas. El 31 de octubre de 1994, mediante reforma de estatutos aprobada por elMinisterio de Educacin, la institucin recibe el nombre de FUNDACIN
UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD (FUCS). El 11 de diciembre de
1997 se registra ante el ICFES el programa de medicina de la Fundacin, el cual
comenz sus labores el 5 de marzo de 1998 y cuya primera promocin se gradu
en 2003.
La FUCS adquiere en diciembre de 2005 el antiguo Hospital Infantil Lorencita
Villegas de Santos, cambia su nombre por el de Hospital Infantil Universitario de
San Jos, readeca sus instalaciones e inicia la actividad asistencial y acadmica
para los programas de la Fundacin.
La Sociedad de Ciruga de Bogot, el Hospital de San Jos y el Hospital Infantil
Universitario de San Jos son instituciones privadas, acadmicas y asistenciales
que trabajan mancomunadamente para que la enseanza y las prcticas de sus
alumnos de las facultades de medicina, enfermera, instrumentacin y
citohistologa, tengan una formacin integral y de ptima calidad, cumpliendo con
los objetivos que se trazaron los fundadores en cuanto a la enseanza de la
ciencia mdica y de la investigacin.
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MISIN
La Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud (F.U.C.S.), comoInstitucin deEducacin Superior que asume con responsabilidad la formacin integral de
profesionales idneos y competentes a nivel de pregrado y posgrado,
fundamentada en la docencia, en los principios ticos, morales y humansticos y el
desarrollo de capacidades de eficiencia y proyeccin social, estimulando la
investigacin cientfica que aporte soluciones a travs del desarrollo en los
campos de la ciencia y la tecnologa para mejorar el entorno y la calidad de vida
de los colombianos.
VISIN
La Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud (F.U.C.S.), como Institucin de
Educacin Superior, con proyeccin de acrecentar las reas del conocimiento a
travs de la creacin de nuevos programas de estudio bajo la modalidad de
educacin formal y no formal, presenciales y virtuales, buscando constituirse
como una universidad,profesar un profundo respeto por el hombre y su entorno,
dirigir su actividad a la formacin tica, cientfica, investigativa y humanstica, a la
bsqueda de la verdad, al ejercicio libre y responsable de la enseanza y del
aprendizaje, de acuerdo con las normas que rigen la educacin superior en el
pas. Ser reconocida por la formacin de profesionales caracterizados por su alto
nivel de adaptacin a los cambios sociales y tecnolgicos que contribuyan al
bienestar del individuo, la familia y la comunidad.
VALORESCalidad: Entendida como la resultante del trabajo excelente, ptimo,
efectivo es decir bien hecho.
Rigor Cientfico: Se obtiene de la aplicacin de los mejores mtodos
cientficos para descubrir y comunicar la verdad.
2.1.2 Misin, visin, valores
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Enseanza Superior: Se relaciona con el mtodo que se debe emplear para
la bsqueda y descubrimiento de la verdad.
Compromiso: Es la entrega con responsabilidad, eficiencia en la realizacin
de los deberes y quehaceres adquiridos con la Universidad.
Respeto: Es tratar igualitariamente al ser humano sin discriminacin alguna
considerndolo como parte integral de la sociedad. Sin l no es posible la
convivencia humana.
Honestidad: Es actuar con transparencia y rectitud teniendo en cuenta las
normas de buena conducta y justicia.
Justicia: Es dar a los dems lo que es debido, de acuerdo con el
cumplimiento de sus deberes y derechos.
Solidaridad: Es la adhesin en funcin del bien, sea ste personal o de
beneficio comn.
Saber Superior: Es la reflexin, investigacin y publicacin continua del
saber o saberes especficos de las ciencias de la salud.
Desarrollo Profesional Superior: Fomentar el conocimiento a nivel nacional
y fortalecer los vnculos interinstitucionales internacionales.
Formacin: Educar individuos libres, autnomos, tolerantes con un alto
sentido de compromiso ciudadano ante el cumplimiento de los deberes yderechos humanos.
La direccin de la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud, corresponde al
Consejo Superior, al rector y al consejo acadmico, cuenta con tres vicerrectores,
un secretario general y un auditor de gestin, con funciones especficas asignadas
por el Consejo Superior. Cada unidad acadmica cuenta con un decano
responsable de la direccin acadmica y administrativa de la facultad; es
nombrado por el Consejo Superior.
2.1.3 Estructura organizativa
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La estructura de la FUCS esta constituida por tres reas administrativa, acadmica
y de planeacin y proyectos especiales denominadas vicerrectoras, bajo estas
reas se encuentran se encuentran las divisiones y oficinas, tal como se muestra
en el siguiente organigrama:
Figura 1 Organigrama FUCS. Fuente: Oficina de Gestin Humana FUCS.
La FUCS cuenta para su administracin, con un modelo de gestin por procesos y
planeacin estratgica que contribuye a la acreditacin de programas y
posteriormente a la acreditacin institucional.
El PEI es la carta de navegacin del proceso formativo, es referente fundamental
en los procesos de aseguramiento de la calidad, en primer lugar con el registro
calificado y posteriormente en los procesos de acreditacin de programas e
instituciones, as como lo establece el Consejo Nacional de Acreditacin (CNA) en
Colombia. El primer factor se refiere a las caractersticas de una misin, objetivos,propsitos y metas claramente definidos, los factores siguientes orientan la
administracin, gestin de programas y el manejo de recursos fsicos y
financieros, el PEI es un referente de las funciones sustantivas y de los procesos
de formacin integral.
2.1.4 Proyecto educativo institucional (PEI)
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El PEI de la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud, presenta el marco
filosfico de la institucin, formula lineamientos para el desarrollo de las funciones
sustantivas, como son la docencia, investigacin y proyeccin social, el bienestar
universitario y la gestin dentro de los principios establecidos en la formulacin de
la misin, visin y valores institucionales. Tambin seala las polticas que le
permitirn alcanzar los objetivos a corto, mediano y largo plazo.
El PEI esta estructurado sobre cuatro fundamentos:
El epistemolgico
El antropolgico
El sociolgicoEl pedaggico.
El fundamento pedaggico y algunas caractersticas que orientan el proceso de
enseanza aprendizaje de la FUCS, se mencionan a continuacin:
La educacin se observa dentro de la dinmica del proceso enseanza
aprendizaje.
Se toman elementos de dos modelos pedaggicos el conductista y el
constructivista.
Se define el currculo como un plan de construccin y formacin que se
inspira en conceptos articulados y sistemticos de la pedagoga y otras
ciencias sociales que pueden ejecutarse en un proceso efectivo y real
llamado enseanza. G. Posner. El currculo no puede concebirse como un
plan de estudios.
Se conciben las unidades acadmicas como unidades orgnicas docentes
Se definen los planes de estudio que se caracterizan por su seleccin,
organizacin y distribucin de los conocimientos.
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La FUCS es una comunidad de personas dedicada a la bsqueda,
descubrimiento, comunicacin y conservacin del saber especialmente en las
ciencias de la salud. En esencia se hace propia la identidad institucional mediante
el desarrollo de la investigacin, la docencia y proyeccin social en la forma del
profesional que forma.
El PEI como orientador del proceso formativo, es referente fundamental para el
desarrollo de las funciones sustantivas que desarrolla la comunidad educativa.
Estas tres funciones: docencia, investigacin y proyeccin social, convergen en el
quehacer general de la institucin que involucran a todos los estamentos de la
Fundacin y a personas e instituciones fuera de ella. La FUCS considera la
docencia como una actividad educativa, especfica, intencional y planeada para
facilitar que los estudiantes se apropien del conocimiento y ofrezcan alternativasde solucin a los problemas de la comunidad y contribuir a mejorar su calidad de
vida.
La Fundacin reconoce la investigacin como un proceso continuo y permanente
que la comunidad acadmica realiza, con el objeto de producir conocimiento,
identificar realidades, causas, efectos, as como de socializar resultados. La
investigacin hace parte de la funcin del docente Se promueve la investigacin
como componente trasversal de los currculos.
La comunidad universitaria est conformada por los profesores, estudiantes,
personal directivo y administrativo; con la participacin de todos se establecen
relaciones que contribuyen al logro de los propsitos institucionales. Se reconoce
al egresado como un actor fundamental en el desarrollo de los procesos
institucionales y mediante su seguimiento se construye igualmente imagen
acadmica de la institucin.
2.1.5 Plan estratgico de desarrollo (PED) 2008-2010
El PED es considerado, el compendio de las diferentes acciones que la FUCS
debe seguir para el logro de sus objetivos, en l se concentran objetivos
especficos, indicadores y metas, que en conjunto establecen las estrategias para
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llegar a lo establecido para el 2010, a partir del PED, se le da posibilidad a los
proyectos estratgicos institucionales.
Con el fin de presentar el PED, en la figura 2 se declaran la misin, la visin y los
objetivos institucionales como base de la construccin del Plan Estratgico de
Desarrollo de la FUCS 2008-2010
FIGURA 2 Esquema de PED 2008-2010 Fuente: Construccin propia
El Plan Estratgico 2008-2010 busca principalmente mayor participacin del
personal en su formulacin y ejecucin, con este fin, trabaj a lo largo del 2007 y
2008, tomando elementos del documento elaborado en el ao 2003.
El siguiente esquema (figura 3) se muestran las bases de anlisis sobre las
cuales, se elabor el Plan Estratgico Institucional de la FUCS.
Fundacin Universitaria de
Ciencias de la Salud
Meta
Responsable
Indicadores
Objetivos Especficos
Objetivos Generales
Perspectivas
Polticas
Misin, Visin, y Objetivos Institucionales
PLAN EDUCATIVO INSTITUCIONAL
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FIGURA 3. Participacin del personal de la FUCS para el desarrollo del Plan EstratgicoInstitucional. Fuente: Construccin propia
La dimensin estratgica, es el mapa detallado y ordenado secuencialmente, de
cada etapa dentro del plan estratgico adoptado por la Fundacin, sta dimensin
se puede apreciar en la figura 4.
FIGURA 4 Dimensin estratgica FUCS. Fuente: Oficina de Planeacin FUCS
Teniendo en cuenta las necesidades primarias de la Fundacin y los
requerimientos de ley, as como el plan decenal de educacin del Ministerio de
Educacin Nacional se definen nueve lneas fundamentales para la construccin
de los objetivos estratgicos institucionales, las cuales se presentan en la figura 5:
INDICADORES
OBJETIVOS ESPECFICOS
OBJETIVOS GENERALES
PERSPECTIVAS
POLITICAS
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
VALORES INSTITUCIONALES
MISIN
ObjetivosEstratgicos
InstitucionalesFUCS
Crecimiento e Infraestructura en lanta fsica
Gestin Tecnol ica
Internacionalizacin
Pro eccin Social
Or anizacin Gestin
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FIGURA 5Objetivos Estratgicos del PED 2008-2010. Fuente: Oficina de Planeacin FUCSA continuacin los objetivos estratgicos por lnea:
Calidad
Asegurar la calidad de los programas acadmicos de pregrado,posgrado y educacin continua impartidos por la Institucin.
Ofrecer a la comunidad acadmica ptimos espacios fsicos parael desarrollo de los programas actuales as como el de nuevosproductos y mejores condiciones de ubicacin como centrouniversitario.
Crecimiento eninfraestructura y
planta fsica
Ampliar la lnea de programas de pregrado, posgrado y educacincontinua, atendiendo a las necesidades sociales detectadas yacorde con las polticas de educacin superior en el pas, en lasmodalidades presencial, semipresencial, y virtual.
Desarrollo de nuevosprogramas de
pregrado, posgrado yeducacin continua
Investigacin
Internacionalizacin
Gestin TecnolgicaAdministrar la gestin tecnolgica de la Institucin, comomecanismo de competitividad, partiendo de esquemas decomunicacin interinstitucional ptima (Hospitales, otras IES,entidades gubernamentales), y de la disponibilidad permanente yptima de informacin administrativa y acadmica.
Permitir la movilidad de la comunidad acadmica (docentes,estudiantes, administrativos), entendida como el desarrollo delbilingismo, la generacin de esquemas de enseanzaglobalizados y el establecimiento de convenios de integracinacadmica e interinstitucionales.
Propender por la calidad investigativa de la institucin,fortaleciendo la generacin de conocimiento y lograndoreconocimiento por parte de entidades gubernamentales yacadmicas.
Proyeccin Social
Impactar a nivel local y nacional en la generacin de convenios yprogramas sociales con otras IES y entidades privadas ygubernamentales.
Egresados
Fortalecer la relacin con los egresados, apoyando la creacin deasociaciones y generando mecanismos de seguimiento a losmismos.
Organizacin yGestin
Optimizar el uso de los recursos humanos y financieros a travsde la implementacin de esquemas y herramientas como elpresupuesto y la planeacin estratgica.
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Proyectos estratgicos
Dada la importancia de cumplir con la ejecucin de proyectos derivados del plan
estratgico y teniendo en cuenta las caractersticas propias de los proyectos,(planes complejos que requieren control estricto y detallado), a continuacin
presentamos los Proyectos Estratgicos fundamentales derivados del Plan
Estratgico FUCS 2008-2010, los cules, se caracterizan por involucrar varias
dependencias.
Estos Proyectos Estratgicos son de vital importancia para el desarrollo del Plan y
estn asociados a un lder segn su naturaleza, dicho lder se convierte en el
patrocinador interno del proyecto. En el siguiente cuadro (cuadro 2), se describen
los proyectos con su respectivo lder, respondiendo a las necesidades de la
Fundacin, detectadas a travs de la construccin del plan y que apuntan al
cumplimiento de sus objetivos estratgicos.
CUADRO 2Proyectos Estratgicos FUCS 2008-2010 Fuente: Oficina de Planeacin FUCS
Proyecto Lder Vicerrectora Lder
Proyecto de construccin de centrouniversitario
Gerencia-PlaneacinRectora-Vicerrectora de Planeaciny Proyectos Especiales
Proyecto cambio de imagen MercadeoVicerrectora de Planeacin yProyectos Especiales
Proyecto de desarrollo de nuevos programasbasados en investigaciones de mercado
Planeacin y Gestin deProyectosMercadeo
Vicerrectora de Planeacin yProyectos Especiales
Proyecto de Acreditacin y reacreditacinVicerrector AcadmicoAseguramiento de la Calidad
Vicerrectora Acadmica
Proyecto de implementacin de sistemas deinformacin (Academusoft y Gestasoft)
Gerente - Coordinador detecnologa
Vicerrectora Administrativa
Proyecto de Gestin de costosGerencia-Planeacin y Gestin deProyectos
Vicerrectora de Planeacin yProyectos Especiales
Proyecto de creacin de programas virtualesde educacin formal y no formal
Vicerrector Acadmico Vicerrector Acadmico
Proyecto de creacin de oficina deinternacionalizacin
Vicerrectora de Planeacin yProyectos Especiales
Rectora-Vicerrectora de Planeaciny Proyectos Especiales
Proyecto de egresados Secretaria General Rectora
Proyecto de Gestin de investigacionesDivisin de Investigaciones-Decano Medicina
Vicerrectora Acadmica
Proyecto de telemedicina Decano MedicinaVicerrectora Acadmica
Proyecto centro de riesgos profesionales ymedicina laboral
Decano MedicinaVicerrectora Acadmica
Proyecto centro de idiomas
Vicerrector de Planeacin y
Proyectos Especiales
Vicerrectora de Planeacin y
Proyectos EspecialesProyecto de BSC (Balance score card-Indicadores de Gestin)
Auditora de Gestin Rectora
Proyecto de Gestin Documental Secretaria General Rectora
Proyecto creacin de oficina de apoyofinanciero al estudiante
Gerencia Vicerrectora Administrativa
Proyecto creacin de oficina de manejo dedonaciones y recursos
Gerencia Rectora-Vicerrectora Administrativa
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De acuerdo con lo establecido en los documentos de la oficina de Planeacin y
Gestin de Proyectos de la FUCS, esta oficina constituye el eje fundamental del
manejo de informacin en la toma de decisiones de la Institucin, es actualmente
una dependencia de la Vicerrectora de Planeacin y Proyectos Especiales, que
desde su creacin hasta hoy ha venido estableciendo todo el ambiente y
cubriendo las necesidades de planeacin de la FUCS, creando as todo el
andamiaje y construccin del PED 2008-2010, la generacin del presupuesto por
rea para cada ao y su respectivo control y ejecucin, siendo solo hasta el ao
2008 que inicia con la administracin de proyectos.Con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de Planeacin y Gestin de
Proyectos, se requiere de una interaccin permanente con las dependencias de la
Institucin y del apoyo de la Direccin.
A continuacin, mediante la figura 6, se muestran las reas de trabajo de la
oficina de planeacin y gestin de proyectos y su descripcin:
FIGURA 6reas de Trabajo Oficina de Planeacin y Gestin de Proyectos. Fuente: Construccin Propia
2.1.6 Oficina de Planeacin y Gestin de Proyectos
SISTEMAS DE
INFORMACION Y BASES
DE DATOS
GESTION DE LA
INFORMACION
GESTION DE
RESULTADOS
GESTION DE PROYECTOS
GESTION DE PROCESOS
DOCUMENTOS, FORMATOS
Y ACTIVIDADES
INDICADORES DE
GESTION
MEJORAMIENTO
CONTINUO
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Gestin Proyectos
Elaboracin de los estudios de factibilidad de los proyectos Institucionales, con el
fin de analizar su viabilidad desde el punto de vista tcnico y financiero. Se
entiende como proyecto el conjunto de actividades que exigen la erogacin de
recursos para resolver uno o varios problemas especficos
Gestin de la Informacin
El rea de Gestin de la Informacin es el ente centralizador de la informacin de
la Universidad, de manera que se obtenga la informacin de manera oportuna y
confiable. Como centralizador de los datos, se debe administrar la informacin
para su publicacin y utilizacin
Gestin de Procesos
La gestin por procesos permite la optimizacin de los procesos y procedimientos
de la Institucin desde el punto de vista de impacto en tiempos y movimientos y
utilizacin de recursos, mediante el rediseo de formas de papelera acordes con
los procesos y la articulacin de los sistemas de informacin con los
procedimientos y actividades existentes. La gestin de procesos estandarizados
constituye una entrada para la Gestin de Informacin.La cultura de Gestin de Procesos ha permitido ver la Institucin como un
conjunto de procesos y procedimientos, referidos en la figura 7, que propenden
por el logro de los objetivos estratgicos, y desarrolla mecanismos de
comunicacin entre dependencias, a travs de la normalizacin y normatizacin
de los mismos.
FIGURA 7Mapa de Procesos FUCS Fuente: Oficina de Planeacin y GP FUCS
Macroprocesos de ApoyoMacroprocesos de Apoyo
Macroprocesos PrimariosMacroprocesos Primarios
Macroprocesos de Orientacin y DireccionamientoMacroprocesos de Orientacin y Direccionamiento
Preparacin Venta Operacin Post-Venta
estin
Ju rdica
Gestin
Administrativa
Planeacin RelacionesInstitucionales
MacroprocesosdeSeguimiento
MacroprocesosdeSeguimiento
Controly
Seguimiento
Gestinde
Calidad
Gestin Financiera
Planta
Fsica
Gestin
deTecnologa Gestin Acadmica
Gestin del
Talento Humano
Innovacin
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Gestin de Resultados
Estandariza y hacer seguimiento a la planeacin estratgica Institucional,
mediante la formulacin de Indicadores de Gestin y el seguimiento a los planes
de desarrollo. La gestin de resultados se convierte en un aporte fundamental
para la evaluacin de desempeo por resultados y para el manejo de
presupuestos, dado que de la planeacin estratgica se derivan los proyectos.
- Planeacin Estratgica Corporativa
- Planeacin Estratgica Vicerrectoras
- Planeacin Estratgica Departamentos
2.1.7 Unidad de Virtualizacin para el aprendizaje (UVA)
Las directivas de la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud, en busca de
una mejor competitividad y desarrollo institucional exploran en el uso de mtodos y
herramientas que permitan mayor interactividad, comunicacin ms eficaz, y
dinamismo en la presentacin de contenidos de los diferentes programas
acadmicos vigentes y de los que puedan surgir, apuestan en las nuevas TIC,
para conformar un equipo de trabajo y al que denominaron Comit de
Virtualizacin conformado por: Los Vicerrectores Acadmico y Administrativo,
docentes con conocimientos en el uso de TIC aplicadas a la educacin y el Jefe
de Sistemas, de este comit naci la idea de crear una Unidad de Virtualizacin
para el Aprendizaje.
La Unidad de Virtualizacin para el Aprendizaje se constituy en enero de 2006
como equipo de trabajo conformado por:
Un experto en el uso de las TIC aplicadas a la educacin, quien ejerce tambin
funciones de Director de la Unidad.
Una diseadora grfica con experiencia en creacin de mdulos virtuales.
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Enero de 2007, una comunicadora social especialista en control y seguimiento
de proyectos en el mbito educativo.
Logros
Instalacin de la Plataforma de Gestin de Aprendizaje (Moodle).
Programas de sensibilizacin y aplicacin en Ambientes Virtuales de
Aprendizaje AVA.
Cursos creados como apoyo a las clases presnciales.
Programas de Educacin Continuada con Apoyo en las Aulas Virtuales
Manual de Imagen Corporativa de la Fundacin Universitaria de Ciencias de la
Salud.
Reestructuracin del Portal de Contenidos (Joomla).
Justificacin
Mejorar las especificaciones tcnicas en pro de una alta competitividad con las
dems instituciones educativas que ofrecen los mismos programas
acadmicos.
Incrementar el posicionamiento y la imagen, es decir, los atributos de marca.
Crecimiento y desarrollo del mercado, clientes y productos acadmicos.
Objetivos Generales del Area UVA
a) Crear y ofertar nuevos productos acadmicos en la modalidad virtual.
b) Apoyar los programas acadmicos existentes en la plataforma de gestin
de aprendizaje con el fin de optimizar sus procesos.
Objetivos especficos
a) Nuevos productos acadmicos virtuales.
Crear y ofertar nuevos programas de educacin continuada en la
modalidad virtual.
Virtualizar los programas de educacin continuada existentes que sean
susceptibles por su contenido.
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b) Programas acadmicos apoyados por TIC
Crear objetos virtuales de aprendizaje que se puedan utilizar en
diferentes asignaturas.
Establecer una cultura telemtica en la comunidad universitaria con
miras a optimizar los procesos de enseanza-aprendizaje.
Administracin de los contenidos de la pgina Web.
Lneas de Gestin
En la figura 8 se presenta el modelo de lneas de gestin que se trabaja en la
Unidad de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, de acuerdo con lo presentado en
la descripcin inicial del proyecto
FIGURA 8 Lneas de Gestin Unidad de Ambientes virtuales UVA Fuente: UVA FUCS
De acuerdo con lo establecido por el PMBOK edicin 2004, a continuacin se
presentan algunas definiciones de proyecto:
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado nico.
Temporal: Tiene inicio y fin bien definidos
2.2 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
2.2.1 Definiciones y reas del Conocimiento de la Administracin de Proyectos
Lnea deAsignaturas soportadas
por TIC,S
Lnea deProductos Acadmicos
Virtuales
FUCS
VicerrectoraAcadmica y
Facultades
Direccin deMercadeo
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nico: cada proyecto tiene caractersticas que lo diferencian de sus similares
Elaborado gradualmente: en cada fase se agrega ms informacin, se disminuye
la incertidumbre, se producen entradas para la fase siguiente
En la figura 9, y en los prrafos siguientes, se presentan las reas del
conocimiento establecidas por el PMBOK 2004, son
FIGURA 9Areas del conocimiento en proyectos, por captulo. Fuente: PMBOK
Gestin de la integracin del proyecto: Describe los procesos y actividades
que forman parte de los diversos elementos de la direccin de proyectos, que seidentifican, definen, combinan, unen y coordinan, dentro de los grupos de
procesos de direccin de proyectos.
Gestin del alcance del proyecto. Describe los procesos necesarios para
asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo
requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se compone adems de
planificacin del alcance, crear EDT, verificacin y control del alcance
Gestin de Tiempo del proyectoDescribe los procesos relativos a la puntualidad
en la conclusin del proyecto. Se compone de los procesos de direccin de
proyectos, definicin de actividades y secuencias, duracin, cronograma y control
de cronograma.
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Gestin de los Costos del Proyecto Describe los procesos involucrados en la
planificacin, estimacin, presupuesto y control de costos de forma que el
proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
Gestin de la Calidad del Proyecto Describe los procesos necesarios para
asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido
emprendido. Incluye, planificacin de calidad, realizar aseguramiento de la calidad
y realizar control de calidad.
Gestin de Recursos Humanos del Proyecto Describe los procesos que
organizan y dirigen el equipo del proyecto. Se compone de los procesos dedireccin de proyectos, planificacin de de los recursos humanos, adquirir el
equipo de proyecto, desarrollar y gestionar el equipo de proyecto.
Gestin de Comunicaciones del proyecto Describe los procesos relacionados
con la generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento y destino final de la
informacin del proyecto en tiempo y forma. Incluye planificacin de las
comunicaciones, distribucin de la informacin, informar el rendimiento y gestionar
a los interesados.
Gestin de los Riesgos del ProyectoDescribe los procesos relacionados con el
desarrollo de la gestin de riesgos de un proyecto. Incluye planificacin de la
gestin de riesgos, identificacin de riesgos, anlisis cualitativo de riesgos, anlisis
cuantitativo de riesgos, planificacin de respuesta a los riesgos, seguimiento y
control de riesgos.
Gestin de las Adquisiciones del Proyecto Describe los procesos para comprar
o adquirir productos, servicios o resultados, as como para contratar procesos de
direccin. Incluye la planificacin de las compras y adquisiciones, planificar la
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contratacin, solicitar respuestas a vendedores, seleccin de vendedores,
administracin y cierre del contrato.
De acuerdo con lo establecido por el PMBOK 2004, a continuacin la descripcin
del ciclo de vida del proyecto.
Se consideran los ciclos de vida del proyecto, como la divisin del proyecto en
fases que con los enlaces correspondientes definen las operaciones de la
organizacin para el manejo de los proyectos.
Es importante mencionar que el ciclo de vida de un proyecto, no es lo mismo que
los grupos de procesos de la direccin de proyectos.
Los ciclos de vida del proyecto, por lo general definen:
El trabajo tcnico a realizar en cada fase
Cundo se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo serevisa, verifica y valida cada producto entregable
Quien est involucrado en cada fase
Cmo controlar y aprobar cada fase.
La conclusin y aprobacin de uno mas productos entregables caracterizan las
fases del proyecto, un producto entregable, es un producto que se puede medir y
verificar, tal como una especificacin, un informe de estudio de viabilidad, un
documento de diseo detallado o un prototipo de trabajo. Los productos
entregables y en consecuencia las fases, son parte de un proceso generalmente
secuencial, diseado para asegurar el adecuado control del proyecto y para
obtener el producto o servicio deseado, que es el objetivo del proyecto.
2.2.2 Ciclo de vida de un proyecto
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En la figura 10 se aprecia la interaccin de los procesos en la administracin de
proyectos, de acuerdo con lo establecido en el PMBOK 2004:
FIGURA 10 Correspondencia de los grupos de procesos de direccin de proyectos al cicloplanificar- Hacer-Revisar y Actuar. Fuente: Chamoun Administracin profesional de proyectos
De acuerdo con lo establecido por Chamoun en su libro Administracin profesional
de proyectos. La gua, captulo 1Introduccin a la AP, a continuacin se describen
cada uno de los grupos de procesos de la direccin de proyectos:
INICIO
Establecer la visin del proyecto, el qu; la misin por cumplir y sus objetivos, la
justificacin del mismo, las restricciones y supuestos.
PLANEACIN
Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cmo cumpliremos los objetivos,
tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto aqu se
establecen las estrategias, con nfasis en la prevencin en vez de laimprovisacin.
EJECUCIN
Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo,
distribuir la informacin y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo con lo
establecido.
2.2.3 Procesos en la Administracin de Proyectos
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CONTROL
Comparar lo ejecutado o real contra lo que previmos o planeamos de NO
identificar desviaciones, continuamos con la ejecucin, Si se encuentran
desviaciones, en equipo acordamos la accin correctiva (planeacin adicional), y
luego continuamos con la ejecucin, manteniendo informado al equipo.
CIERRE
Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar
referencias posteriores a proyecto as como para el desarrollo de futuros
proyectos. Por ltimo, se elaboran los documentos con los resultados finales,
archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas entre otros.
Procesos de planificacin
De acuerdo con lo establecido por Chamoun en su libro Administracin profesional
de proyectos. La Gua, la planificacin detallada del proyecto incluye:
Definir las actividades especficas y asignar las responsabilidades para
cada una de ellas.
Determinar el orden en que se tienen que llevar a cabo las actividades.
Estimar el tiempo y los recursos necesarios para cada actividad.
Preparar un cronograma y un presupuesto del proyecto.
El plan de proyecto, es un documento que define la ejecucin, supervisin y
control de un proyecto. En el siguiente esquema se presentan los diferentes
componentes de un plan de proyecto, principal entregable de los procesos de
planificacin de proyectos, de acuerdo con lo establecido en el PMBOK, edicin
2004.
A continuacin, en la figura 11, los principales componentes del plan de proyecto
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FIGURA 11 Componentes del plan de proyectoFuente: Chamoun Administracin profesional de proyectos
Parte integral del marco terico de este proyecto, es presentar los beneficios que
para cualquier organizacin implica la administracin de proyectos, dado que a
travs del tiempo la mayora de las organizaciones han generado una cultura de
administracin de proyectos desde el punto de vista del manejo del presupuesto
del proyecto, de ah la importancia de los aportes generados por la organizacin
PM4DEV, que en un informe de su pginawww.pm4dev.com,seala lo siguiente:
La gerencia de proyectos puede ayudar a las organizaciones de desarrollo
a cumplir con sus estrategias mediante la estandardizacin de procesos, lo
cual conduce a una reduccin de riesgos y de duplicacin de esfuerzos y a
aumentar el impacto de las intervenciones.
Una organizacin que emplea sistemticamente metodologas de gerencia
de proyectos, puede asegurarse de que sus recursos limitados estn siendo
utilizados de la manera ms eficiente y eficaz posible, lo cual incrementa las
posibilidades de que las necesidades de los beneficiarios sean cumplidas.
En este tipo de ambiente, las organizaciones necesitan una metodologa
2.2.4 Beneficios de la Administracin de Proyectos
http://www.pm4dev.com/http://www.pm4dev.com/http://www.pm4dev.com/http://www.pm4dev.com/ -
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que permita un alto grado de flexibilidad para que sus proyectos puedan
ajustarse constantemente a un ambiente cambiante; adems de una
metodologa que promueve estndares del funcionamiento ptimos y
refuerza la capacidad organizacional para proveer sus servicios de una
manera transparente y eficaz.
Sin una metodologa de gerencia de proyectos las organizaciones corren el
riesgo de perder el conocimiento y las habilidades que ganan al concluir sus
proyectos; sin embargo, debido al alto volumen de rotacin de personal en
organizaciones de desarrollo, es difcil construir una memoria institucional
para mejorar la eficacia de los proyectos futuros y poner en prctica las
lecciones aprendidas pasadas. Las organizaciones del desarrollo deben
adaptarse rpidamente a nuevos desafos y dedicar sus recursos limitadosa lograr xitos constantemente. Para alcanzar esto, necesitan una
metodologa flexible y comprobada de gerencia de proyectos que debe
convertirse en parte de la cultura organizacional; en donde, de la utilizacin
eficaz de esta metodologa depende la integracin de las reas principales
de conocimiento de los procesos de la gerencia de proyectos.
Con una metodologa y un lenguaje comunes, los gerentes de proyecto de
organizaciones de desarrollo pueden incrementar su conocimiento yconstruir un conocimiento institucional basado en su habilidad para
compartir ese conocimiento. Una metodologa sirve para capturar las
mejores prcticas de gerencia de proyectos y las disemina en la
organizacin; es un sistema de principios, de prcticas, y de
procedimientos; es un conjunto de ideas prcticas y de prcticas probadas.
Una metodologa es una manera de manejar proyectos en donde es posible
predecir y precisar cada fase, actividad y tarea en el ciclo vital de la
gerencia de proyectos.
Una metodologa es un sistema documentado para realizar actividades en
una manera coherente, constante, confiable, y replicable incluyendo los
mtodos, procedimientos, y tcnicas empleadas para lograr los objetivos y
las metas del proyecto.
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De otro lado, es importante examinar algunos de los beneficios de la metodologa
PMI en administracin de proyectos, para lo cual se presentan algunos aportes de
la pgina de internetwww.marblestation.com/:
En contraposicin a otras metodologas (p.ej. las metodologas giles comoScrum),
PMBOK se encuentra orientado a una gestin predictiva de los proyectos. PMBOK
presenta diversas fases de un proyecto de forma lineal (una vez superada una
fase, no se volver a ella), donde la necesidad/solucin, el alcance y la
planificacin (p.ej. coste y duracin de cada una de las tareas a realizar) se
establece en las fases inciales (de ah que sea denominada gestin predictiva).
Por tanto, podramos considerar PMBOK como perteneciente a la rama msclsica de la gestin de proyectos (al igual que el estndar complementario
PRINCE2, popular en UK). No obstante, este hecho no implica que parte de las
herramientas que ofrece no puedan ser utilizadas en combinacin con otras
metodologas ms giles y flexibles.
Como parte del marco terico es muy importante tener en cuenta otro tipo de
metodologa que se acerque a lo que el pmbok ha manejado y que permita
visualizar que algunas organizaciones trabajan otro tipo de metodologas de
administracin de proyectos y en este caso se presenta algunos puntos
importantes de la metodologa para control de proyectos PRINCE2, tomando como
base la informacin que aparece en la pgina www.iaap.com.ar , documento
elaborado por el ingeniero Manuel Guilln Garzaro de la Facultad de Ingeniera -
Universidad Rafael Landvar:
La administracin estructurada de proyectos significa gerenciar proyectos en una
forma lgica y organizada, siguiendo etapas claramente definidas. PRINCE 2 es
un mtodo de administracin estructurada de proyectos y constituye una
2.2.5 Metodologa para control de proyectos Prince2
http://www.marblestation.com/http://www.marblestation.com/http://www.marblestation.com/http://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_%28development%29http://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_%28development%29http://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_%28development%29http://www.marblestation.com/blog/?p=657http://www.marblestation.com/blog/?p=657http://www.iaap.com.ar/http://www.iaap.com.ar/http://www.iaap.com.ar/http://www.marblestation.com/blog/?p=657http://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_%28development%29http://www.marblestation.com/ -
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descripcin escrita de esa forma lgica y organizada de gerenciar. Esta
metodologa es una combinacin de 8 procesos, 8 componentes y de 3 tcnicas.
Procesos:
Starting UP a Project: surge la necesidad de realizar algo.
Initiating a Project: inicia el proyecto con sus mtricas.
Directing a Project: administracin del proyectoper se.
Managing stage bounderies: manejo efectivo de las diferentes etapas.
Controlling a Stage: midiendo la eficiencia del proyecto.
Managing product delivery: garantizando la entrega de lo deseado.
Closing a Project: cierre formal de un proyecto.Planning: planeacin de todos los recursos involucrados.
Componentes:
Organisation: define la estructura organizacional del proyecto.
Plans: define los pasos a seguir, los reportes de recursos, etc.
Facultad de Ingeniera - Universidad Rafael Landvar Boletn Electrnico No. 09
URL_09_SIS01.pdf 3 de 4
Controls: administracin de los procesos.
Business Case: define los beneficios del negocio.
Quality Management: define y mide la calidad del proyecto.
Configuration Management: define las caractersticas y cmo sern medidos los
productos a entregar de acorde a sus especificaciones.
Change Control: define el proceso y procedimiento a seguir si hay algn cambio.
Management of Risk: define las variables a considerar y como medir los riesgos
que deben tomarse en un proyecto.
Tcnicas:
1) Product-Based Planning: esta tcnica involucra otros tres elementos que nos
ayudan a la definicin de los productos a entregar, bajo el concepto de producto a
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entregar es aquel que se defini como la realizacin y entrega de los
requerimientos solicitados:
a) Product breakdown: un diagrama de los productos.
b) Product description: descripcin detallada de (los) producto(s).
c) Product Flor: descripcin de la interrelacin de productos.
2) Change Controls: esta tcnica nos garantiza someter a procesos toda la
gerencia del proyecto basada en tener bajo control cualquier cambio que ocurra.
3) Quality Reviews: esta tcnica nos ayuda a revisar los estndares ya existentes
y tambin poder buscar nuevos que puedan ser aplicados. Tambin nos ayuda a
tener procedimientos exitosos as como tener un acercamiento a revisar cada uno
de los elementos y productos a entregar. En esta tcnica tambin involucra la
correcta toma de decisiones del proyecto, el manejo de proveedores y el manejo
de la informacin.
De acuerdo con el material de consulta remitido por el docente Alejandro Paredesen su curso de creacin de PMO, algunas de las descripciones son las siguientes:
Una oficina provista de personal profesional en gerencia de proyectos, quienes
cubran las necesidades gerenciales en proyectos de su organizacin.
Bsicamente una oficina de proyectos (OP) es una oficina, fsica o virtual, con
profesionales en la administracin de proyectos, quienes sirven a la necesidades
de administracin de proyectos de la organizacin.
De acuerdo con el PMBOK, una oficina de gestin de proyectos es una unidad de
la organizacin para centralizar y coordinar la direccin de proyectos a su cargo.
Una PMO supervisa la direccin de proyectos, programas o una combinacin de
2.3 OFICINA DE GESTIN DE PROYECTOS
2.3.1 Descripcin de PMO
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ambos. Es posible que la nica relacin entre los proyectos respaldados o
administrados por la PMO sea que son dirigidos al mismo tiempo. Sin embargo,
algunas PMO coordinan o dirigen proyectos relacionados. En muchas
organizaciones los proyectos se agrupan de alguna forma, segn como la PMO
vaya a coordinar o dirigir dichos proyectos
De acuerdo con el material de consulta remitido por el docente Alejandro Paredes
en su curso de creacin de PMO (Abril de 2009), las funciones de una oficina de
proyectos, pueden resumirse de la siguiente manera:
Desarrollar, documentar y servir de repositorio de una metodologa estndar: Un conjunto consistente de herramientas y procesos para los proyectos
Evaluador de Recursos: Basado en la experiencia de proyectos ejecutados,
la PO puede validar los supuestos de negocio en el proyecto como gente,
costos y tiempo.
Planificacin de Proyectos: Un centro de competencia y biblioteca de planes
de proyectos.
Centro de Consulta en Administracin de Proyectos. y Consultora a otrasreas, Auditoria sobre el proceso en la gestin de proyectos
Revisin de Proyectos y Centro de Consulta
Capacitacin: Mantener en altos niveles las reas de competencia.
Herramientas de Software: Mantiene el estndar en las herramientas y
tcnicas para la administracin de proyectos
Reinicio y revisin de proyectos en problemas.
Asistencia en el inicio de los proyectos, en el establecimiento de estimados
y en el manejo del riesgo.
Control y auditoras de proyectos.
Organizacin y manejo de recursos compartidos.
Identificacin y desarrollo de administradores de proyecto
Establecimiento y refuerzo de un ambiente de AP
2.3.2 Funciones y Componentes
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De acuerdo con las funciones anteriormente mencionadas, los Componentes de
una PMO, sern:
Apoyo de Proyectos: Asumiendo tareas administrativas en el rea deprogramacin de proyectos, reproduccin y distribucin de proyectos, operacin
de software gerencial, mantenimiento de un cuarto visible y mantenimiento del
libro de trabajo.
Consultora/Asesoramiento: Como organizacin experta en Administracin de
proyectos, la Oficina Estratgica satisface una creciente necesidad por consultores
internos en gerencia de proyectos. Proveer a la organizacin de la experiencia
necesaria para la efectividad de los proyectos.
Procedimientos/Estndares: La Oficina Estratgica es la unidad dentro de la
organizacin que desarrolla y promulga metodologas comunes y estndares en
relacin con la gerencia de proyectos
Segn lo establecido por Kent Crawford,en su libro Improving Organizational
Productivity with a Project Office, los diferentes modelos en que puede funcionar
una PMO, pueden establecerse de acuerdo con el nivel de operacin de dicha
PMO acorde con su cultura y su forma de gestionar proyectos as:
Nivel 1: La Oficina de control de proyectos:
Centralizada en pocos proyectos de tamao y complejidad considerables que
requieren de manejo de mltiples sub-proyectos y cronogramas en formaintegrada.
Nivel 2: Oficina a nivel de Divisin de la empresa:
Soporte individual a proyectos, administrando recursos y cronogramas
compartidos por varios proyectos, arbitrando el uso de recursos y proveyendo
prioridad entre los mltiples proyectos.
2.3.3 Modelos de PMO
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Nivel 3: Oficina Corporativa:
Soporte a mltiples proyectos en mltiples Divisiones, administrando recursos y
cronogramas compartidos a travs de la corporacin. Manejo del portafolio
corporativo de proyectos
De acuerdo con lo establecido por Casey & Peck, existen otros modelos de PMO
que pueden adaptarse cuando se requiere una implementar una oficina de gestin
de proyectos, entre los cuales, se encuentra el modelo : torre de control,
caracterizado por:
Se da la direccin a los gerentes de cada proyecto
Cada gerente tiene responsabilidad por el vuelo (sigue las instrucciones dela torre de control, particularmente durante el despegue y el aterrizaje)
Establece la metodologa de gerencia de proyectos (gerencia de riesgo,
definicin de roles y responsabilidades, comunicacin, lecciones aprendidas
y herramientas)
Existe una responsabilidad de consultora interna, en el sentido de
garantizar que la metodologa ser seguida, y por la constante mejora en
los procesos.
Segn el documento Organizacin de una PMO a la defensa de unas buenas
prcticas de Ermes Consulting, cuando la organizacin tiene problemas de
entrenamiento del personal, no se documentan aspectos importantes de los
proyectos como la evolucin del alcance, gaps, lecciones aprendidas, un
management con una comprensin o visin equivocada sobre PM, lo conveniente
es que la P
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