records management - informationsbroschüre stand: juni 2016€¦ · rechtliche grundlagen des...
Post on 30-Apr-2020
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Records Management - Informationsbroschüre
Stand: Juni 2016
2
Inhalt & Kontakt
Aufbewahrung von Registraturgut - Empfehlungen ............................................................................... 3
Aufgabenanalyse ................................................................................................................................... 5
Aktenplan ............................................................................................................................................... 8
Aktenverzeichnis .................................................................................................................................. 10
Rechtliche Grundlagen des Records Managements ............................................................................. 12
Aufbewahrungsfristen ......................................................................................................................... 14
Für Ihre Fragen stehen Ihnen gerne zur Verfügung:
Kulturbehörde - Staatsarchiv -
Abteilung Zentrale Aufgaben
Referat Grundsatzangelegenheiten des Archivwesens und des Kulturgutschutzes
Dr. Christine Axer
Telefon: 040/428 31 3132
Jenny Kotte
Telefon: 040/428 31 3108
E-Mail: recordsmanagement@staatsarchiv.hamburg.de
Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)
3
Aufbewahrung von Registraturgut - Empfehlungen
Die hier aufgeführten Werte sind Empfehlungen für die sachgerechte Aufbewahrung von analogen Auf-
zeichnungen.
Der Umfang der Maßnahmen kann von der Art der Aufzeichnungen abhängen. So wäre zum Beispiel zu
prüfen, ob bei der Erhaltung von Weglegesachen ein weniger großer Aufwand erfolgen kann.
Raum
abschließbar
keine Heizungsrohre
isolierte Elektroleitungen
keine Wasserrohre
Klima
niedrige Raumtemperatur (15-18°C)
geringe Luftfeuchtigkeit (50 % +/- 5 %)
Es ist sehr wichtig, große Klimaschwankungen zu vermeiden und das Klima konstant zu halten.
Licht
möglichst wenig direkter Lichteinfall
möglichst kein Tageslicht
max. 50 Lux
Luftverschmutzung
geschlossene Fenster (eventuell Luftfilter)
kein Kopierer im selben Raum
4
Ungeziefer
Öffnungen nach draußen abdichten
Verzicht auf Pflanzen in den Registraturräumen und möglichst auch vor den Fenstern
regelmäßige Reinigung und regelmäßige Kontrolle
Möbel
Anbringen des ersten Regalbodens mindestens 15 cm über dem Fußboden (leichtere Reinigung)
Vermeiden von scharfen Ecken und Kanten
Akten sollten nicht über die Regalkante ragen
Vermeiden von Holzregalen
Verpackung
Säurefreies, alterungsbeständiges Papier (nach DIN 9706)
Reinigung
regelmäßige Feuchtreinigung des Fußbodens (nur nebelfeucht)
häufiges Auswechseln der Aufwischlappen, um keine Bakterien weiterzutragen
Bearbeitung und Benutzung
kein Essen und Trinken beim Bearbeiten und Benutzen von Akten
kein Rauchen beim Bearbeiten und Benutzen von Akten
keine Verwendung von Büromaterialien aus Metall (Büroklammern, etc.)
keine Verwendung von Klebstoff enthaltenden Büromaterialien (Post-Its, Tesafilm)
Klarsichthüllen müssen weichmacherfrei sein (z.B. Hüllen aus Polyethylen (PE) oder High Density Po-
lyethylen (HD-PE) )
Als Ansprechpartnerinnen stehen Ihnen in unserer Restaurierungswerkstatt gern zur Verfügung:
Frau Sibylle Schmidt und Frau Irene Lieder
Tel.: 040 4 28 31 - 3181
Restaurierungswerkstatt@staatsarchiv.hamburg.de
Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)
5
Aufgabenanalyse Deduktive Methode zur Erstellung eines Aktenplans nach Heinz Hoffmann,
Behördliche Schriftgutverwaltung, 2. Auflage München 2000, S. 269, hier: Erhebung der Aufgaben einer Organisation
Der Aktenplan ist ein vorausschauend angelegtes, mehrstufiges und gegliedertes Schema zur Struktu-
rierung des Aktenbestandes einer Organisation auf Basis der Aufgaben dieser Organisation. Er bildet die
Grundlage für das Aktenverzeichnis, welches der Nachweis ist für die tatsächlich vorhandenen Akten.
Die DIN ISO 15489-1/-2 Schriftgutverwaltung sowie die ISO 261222 Information and documentation –
Work process analysis for records bieten einen Ansatz, um die Aufgaben einer Organisation zu identifi-
zieren und die Arbeitsprozesse, die die Erfüllung dieser Aufgabe mit sich bringt, dahingehend zu analy-
sieren, an welcher Stelle eine Dokumentation notwendig wird und deshalb Akten entstehen (sollten).
Daraus lässt sich für die Registraturbildner im Geltungsbereich des Hamburgischen Archivgesetzes Fol-
gendes ableiten:
1. Analyse des Umfeldes, der organisatorischen Voraussetzungen und der Regelwerke mit den Leitfra-
gen:
...
Frage Beispiele Relevant für …
Wie ist die Organisation ent-
standen? Verwaltungsbehördengesetz,
Senatsbeschluss, Staatsvertrag die Klärung der Frage, welchem
Regelungsumfeld die Organisati-
on insgesamt unterliegt und wel-
chen Einflüssen das Aufzeich-
nungsmanagement unterliegt
Wird der Aktenplan für die
gesamte Organisation oder
nur für eine Organisations-
einheit (OE) erstellt?
die Entscheidung, welche Aufga-
ben betrachtet werden und wel-
che Führungsebene bei der Ein-
führung des Aktenplans einge-
bunden werden muss
Haben alle Mitarbeitenden
der Organisation bzw. OE
einen gemeinsamen Dienst-
ort oder sind sie
„verstreut“?
die Entscheidung, ob ein Auf-
zeichnungsmanagement auf Pa-
pierbasis noch in Frage kommt
Vor wem muss die Organisa-
tion bzw. OE Rechenschaft
ablegen?
Behördenleitung, Vorstand,
Rechnungshof, Parlament für die Frage, in welchem Zeit-
raum der Zugriff auf die Aufzeich-
nungen möglich sein muss
6
2. Untergliederung der Aufgaben
Mit der Feststellung der Aufgaben wird man in der Regel die erste Ebene des Aktenplans festhalten
können. Um die weiteren Ebenen zu ermitteln, wird die Aufgabe weiter – vom Allgemeinen zum Spezi-
ellen – gegliedert. Leitfragen sind hier:
...
Frage Beispiele Relevant für …
Aus welchen Regelwerken
ergeben sich die Fachaufga-
ben der Organisation bzw.
OE? Welche Aufgaben sind
dies?
Fachgesetze, Zuständigkeitsan-
ordnungen für die Struktur des Aktenplans
Welche Ziele hat die Organi-
sation bzw. OE und welche
Aufgaben lassen sich daraus
ableiten?
Zielepapier, Leitbild für die Struktur des Aktenplans
Welche Querschnittsaufga-
ben nimmt die Organisation
bzw. OE wahr?
Haushalt, Personal, Organisati-
on für die Struktur des Aktenplans
Welche weiteren Aufgaben
nimmt die Organisation bzw.
OE wahr?
Zusammenarbeit mit Unterneh-
men, Gremien, die nicht in un-
mittelbarem Zusammenhang
mit Fach- und Querschnittsauf-
gaben stehen (z.B. Quartiers-
förderung, Sponsoring)
für die Struktur des Aktenplans
In welcher Weise nimmt die
Organisation bzw. OE die
Aufgaben wahr?
Federführung, Fachaufsicht, unter Fachaufsicht stehend
a) für die Klärung, in welcher In-
tensität und Qualität Aufzeich-
nungen entstehen können: den
Prozess auslösend, zur Mitwir-
kung zur Kenntnis b) für die Festlegung der Aufbe-
wahrungsfristen, die im Akten-
verzeichnis aufgeführt werden
können
Frage Beispiele Relevant für…
In welche Teilaufgaben
lässt sich die Aufgabe
zergliedern?
(an Hand des Staatsarchivs) Aufgabe: Bildung, Erhaltung und Erschlie-
ßung der Überlieferung Teilaufgabe: Beratung beim Aufzeich-
nungsmanagement
die Struktur des Akten-
plans
Welche weitere(n) Unter-
gliederungen sind mög-
lich?
Fortbildungsveranstaltungen zum Auf-
zeichnungsmanagement für Registraturkräfte für Führungskräfte…
die Struktur des Akten-
plans
Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)
7
Frage Beispiele Relevant für…
Welche Aktivitäten ste-
hen jeweils hinter die-
sen Untergliederungen?
Wer wird aktiv?
für Registraturkräfte Anmeldungen koordinieren Inhalte planen
a) die Klärung der Frage, an
welcher Stelle im Prozess die
Dokumentation entsteht (zur Aufgabe an sich fallen kei-
ne Aufzeichnungen an) b) die Feststellung, an welcher
Stelle in der Organisation die
Aufzeichnungen entstehen
(die Aufzeichnungen im Zu-
sammenhang mit den Anmel-
dungen fallen beim ZAF, nicht
beim Staatsarchiv an) An dieser Stelle wird in der
Regel die Aktenplanebene ver-
lassen. Der Grad der Verfeine-
rung liegt im Ermessen der
Organisation, wobei er so ge-
staltet sein sollte, dass der Zu-
gang, das Auffinden, die Nut-
zung und das Weiterleiten der
Aufzeichnungen effizient
(gemessen an den Aufgaben
der Organisation und der Re-
chenschaftspflicht) erfolgen
können.
8
Aktenplan Nach: Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung,
2. Auflage München 2000, hier: Sinn und Zweck eines Aktenplans
Da das Verwaltungshandeln jederzeit nachvollziehbar und kontinuierlich sein muss, müssen die angefal-
lenen Informationen sinnvoll geordnet sein. Dies geschieht durch das sinnvolle Zusammenfügen von
Aufzeichnungen zu Akten. Für diese Ordnung gibt es im Aufzeichnungsmanagement einen grundlegen-
den Ordnungsrahmen: den Aktenplan.
Auf Grundlage dieses Aktenplanes wird das Aktenverzeichnis erstellt, das einen Nachweis der in einer
Organisationseinheit vorhandenen Akten darstellt.
Zweck des Aktenplans
Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation.
Übersichtliche Gestaltung des Aufzeichnungsmanagements.
Grundlage für das Aktenverzeichnis.
Grundlage für die Aktenzeichenvergabe.
Der Aktenplan gewährleistet einen stabilen, einheitlichen Rahmen für das Zuordnen von Aufzeichnun-
gen und das Bilden von Akten. Er ermöglicht eine knappe Kennzeichnung von Aufzeichnungen und Ak-
ten als Voraussetzung für ihr sachbezogenes Wiederfinden. Durch die sinnvolle Aufstellung des Akten-
plans können Inhaltsangaben im Aktenverzeichnis verkürzt und somit vereinfacht wiedergegeben wer-
den.
Durch einen ordnungsgemäß aufgestellten Aktenplan wird der dauerhafte, sachbezogene Rückgriff auf
die Akten sichergestellt.
Er bildet den Ordnungsrahmen für das Aufstellen der Akten und die die Orientierungsgrundlage für das
Festlegen von Aufbewahrungsfristen.
Aufbau und Elemente des Aktenplans
Systematischer stufenförmiger Aufbau mit verschiedenen Hierarchieebenen.
Aufgabengliederungsplan der Behörde als Grundlage.
Nicht identisch mit Aufbauorganisation der Behörde.
Inhalt nicht nur abhängig von Aufgaben, sondern auch von dem zu erwartenden Umfang der
Aufzeichnungen.
Reserveplätze für neue Aufgaben sollten bereitgehalten werden.
Ausgewogenes Verhältnis zwischen Gliedern (für die Zuordnung) und Reihen (für das Suchen)
sollte geschaffen werden.
Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)
9
Kennzeichnen (Aktenplankennzeichen)
Das Aktenplankennzeichen ist als Teil des Aktenzeichens ein ganz wesentliches Element des Ge-
schäftszeichens.
Das Kennzeichen besteht aus (arabischen) Ziffern (alphanumerisch).
Zur Verdeutlichung der einzelnen Gliederungsstufen können Trennzeichen (Leerstelle, Bindestrick,
Punkt) benutzt werden.
Beispiel für ein Aktenplankennzeichen: 3629/01
Beispiel:
Gliedern
Gliederungsstufen = Hauptgruppe, Obergruppe, Gruppe, Untergruppe, Betreffseinheit
(monohierarchische Ordnung)
Nicht mehr als 5 Gliederungsstufen
Numerische Gliederung nach dem Dezimalsystem (bei einer größeren Zahl eigenständiger Auf-
gabenbereiche können für die Hauptgruppen auch merkfähige Buchstaben benutzt werden).
Gleichmäßige Gliederungstiefe.
Reihen
In der Begriffsreihe sind die einzelnen Begriffe (Inhaltsbezeichnungen) formal und inhaltlich
gleichwertig.
Betreffseinheiten einer Untergruppe müssen ein logisches Gefälle vom Allgemeinen zum Be-
sonderen haben.
Aktenplan:
Benennung der Glie-
derungsstufen Beispiel für ein
Kennzeichen
Aufgabe/Objekt/ Verrichtung
Hauptgruppe 3 Fachverwaltung
Obergruppe 36 Schul- und Kulturwesen
Gruppe 362 Staats- und Privatschulen
Untergruppe 3629 Gesamtschulen
Betreffseinheit 3629/01 Gesamtschule X
Allgemein
Speziell
10
Aktenverzeichnis Nach: Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung,
2. Auflage München 2000,
hier: Sinn und Zweck eines Aktenverzeichnisses
Begriffsbestimmung
Verzeichnis angelegter Akten nach der Ordnung des Aktenbestandes.
Hilfsmittel, zum Wiederfinden einzelner, angelegter Akten.
Entstehung aus dem Aktenplan durch Bilden + Registrieren von Akten.
Wird auch „Aktenbestandsverzeichnis“ genannt, wenn es sich auf den gesamten Akten-
bestand bezieht.
Wird elektronisch geführt.
Muss jedem Bearbeiter in aktueller Form bereitstehen.
= Zentrales Registriermittel für Akten.
Zweck des Aktenverzeichnisses
Nachweis des tatsächlichen Aktenbestands.
Enthält notwendige Angaben für die Aktenordnung, -bereitstellung und -aussonderung.
Das Aktenverzeichnis ist das zentrale Hilfsmittel für das Zuordnen von Aufzeichnungen zu Akten und
für das Bilden und Kennzeichnen neuer Akten. Es dient außerdem dazu bestehende Akten wiederzufin-
den.
Es übt durch Nachweis des Aktenbestandes und der Reihenfolge der einzelnen Akten eine Unterstüt-
zungsfunktion aus.
Durch ein gut geführtes Aktenverzeichnis wird die Feststellung auszusondernder Akten erleichtert. Die
Erstellung eines Nachweises über ausgesonderte Akten ist leichter möglich..
Mit einem Aktenverzeichnis ist die sachbezogene Ermittlung von Akten möglich. Es stellt einen Nach-
weis über den Verbleib von Akten innerhalb der Behörde dar. Bei Aufnahme der entsprechenden Meta-
daten ist die Identifikation der zuständigen Bearbeiterin / Benutzerin bzw. des zuständigen Bearbei-
ters / Benutzers möglich.
Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)
11
Aufbau und Elemente des Aktenverzeichnisses
Reihenfolge der Akten im Verzeichnis richtet sich nach Ordnung des Bestandes.
Gliederung aus den Betreffseinheiten des Aktenplans.
Muss-Angaben
Betreffseinheit des Aktenplans bzw. abgeleitete Betreffseinheit mit Kennzeichen und Benen-
nung.
Aktenführende Stelle.
Angaben zu der einzelnen Akte:
Aktenkennzeichen
Inhaltsangabe
Bandnummer
Laufzeit = Ausstellungsdatum der ältesten Aufzeichnung bis jüngste Schlussverfügung
Verbleib aufgelöster und umgebuchter Akten
Kann-Angaben
Hinweise auf verwandte Akten.
Aufbewahrungsfrist (Endjahr).
Verbleib der Akte.
Nachweis von Aufzeichnungen
12
Rechtliche Grundlagen des Records Management
Bundesrecht
Es sei darauf hingewiesen, dass Akten sich nicht im Eigentum einzelner Mitarbeitender oder ein-
zelner Organisationseinheiten befinden. Akten dürfen deshalb, auch wenn sie nicht als archivwür-
dig eingestuft und mithin zu kassieren sind, nicht verkauft oder verschenkt werden.
Landesrecht
Grundgesetz Art. 3 Abs. 1, Art 20 Abs. 3 GG
Gleichbehandlung
Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns
Bürgerliches Gesetzbuch § 858 Abs. 1 BGB
Verbotene Eigenmacht
Strafgesetzbuch § 133 Abs. 1, § 242 Abs. 1, § 246 Abs. 1 StGB
Sanktionierung bei: Verwahrungsbruch Diebstahl Unterschlagung
Hamburgisches Verwaltungsverfahrensgesetz § 26 Abs. 1, § 29 HmbVerwVfG
Akten als Beweismittel Recht auf Akteneinsicht durch Beteiligte vor Abgabe an das Staatsarchiv
Geht von dem Vorhandensein von ausreichend Aufzeichnungen in benutz- und verwertbarer Form
aus
Hamburgisches Archivgesetz §§ 1,2,3,4,5 HmbArchG Recht auf Akteneinsicht nach Abgabe an das Staatsarchiv
Verpflichtung der Behörden ihre Aufzeichnungen fortlaufend auszusondern und dem Staatsarchiv
anzubieten
Vernichtung von Aufzeichnungen ist nur nach der Verneinung der Archivwürdigkeit durch das
Staatsarchiv zulässig (Verstoß: § 133 StGB)
Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)
13
Hamburgisches Transparenzgesetz §§ 3 – 13 HmbTG
Kontrolle des staatlichen Handelns Förderung der demokratischen Meinungs- und Willensbildung über die bestehenden Informations
-möglichkeiten hinaus
Gewährleistung eines umfassenden Informationsrechts Informationspflicht des Staates: Informationspflicht umfasst die Auskunfts- und die Veröffentlichungspflicht
Auskunftspflicht ist die Pflicht, Informationen auf Antrag nach Maßgabe des HmbTG zu-
gänglich zu machen Veröffentlichungspflicht ist die Pflicht, aktiv Informationen in ein Informationsregister nach
Maßgabe des HmbTG einzupflegen. Informationen sind unter Wahrung des Schutzes personenbezogener Daten unmittelbar der Allge-
meinheit zugänglich zu machen und zu verbreiten
Informationszugang i.d.R. unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats Trennungsprinzip: Die Behörden sollen Vorkehrungen treffen, damit Informationen, die die Aus-
nahmetatbestände betreffen, ohne unverhältnismäßigen Aufwand abgetrennt werden können.
(Organisation des Aufzeichnungsmanagements)
Ausnahmetatbestände: s. §§ 4-7 u. 9 HmbTG
14
Aufbewahrungsfristen
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen spiegeln den Wert von Aufzeichnungen für die Verwaltung (Bearbeitung) wider
und bestimmen den Zeitraum, in dem sie noch für einen möglichen Rückgriff der Verwaltung zur Verfü-
gung stehen und somit in der jeweiligen Verwaltungsstelle aufbewahrt werden müssen.
Wozu dienen Aufbewahrungsfristen?
Der Sinn von Aufbewahrungsfristen ist, dass Aufzeichnungen nur so lange wie notwendig aufbewahrt
werden. Durch Aufbewahrungsfristen kann der Zeitpunkt der Aussonderung früh festgelegt werden.
Dies führt dazu, dass der gesamte Aussonderungsprozess vereinfacht wird.
Wie werden Aufbewahrungsfristen bemessen?
Gesetze, Rechtsverordnungen, Verwaltungsvorschriften
Zum Teil sind die Aufbewahrungsfristen durch Gesetze, Rechtsverordnungen oder Verwaltungsvor-
schriften vorgeschrieben.
Eigene Entscheidung der Behörde
In den anderen Fällen muss die Entscheidung in der Behörde selbst getroffen werden. Die Aufbewah-
rungsfrist sollte 30 Jahre nicht überschreiten (vgl. § 3 Abs.1 Satz 2 HmbArchG). Jede Behörde muss
an dieser Stelle kritisch prüfen, welche Art von Aufzeichnungen bei ihr anfallen und welchen Fristen
diese unterliegen.
Laut der Musteraktenordnung (MittVw2008, S.6) sind die Aufbewahrungsfristen in einem Katalog, der
Bestandteil der Aktenordnung wird, festzuschreiben.
Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen kann der KGSt-Bericht 4/2006 zu Rate gezogen wer-
den. Grundsätzlich sollten die Fristen für Akten, die zu einer Aufgabe entstanden sind, für die die Be-
hörde nicht die Federführung hat, kürzer sein. Für elektronische Aufzeichnungen empfiehlt die KGSt
eine Aussonderung nach 10 Jahren (vgl. KGSt-Bericht, 4/2006, S. 11).
Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)
15
Grundlage der Fristbemessung sind die in der Musteraktenordnung genannten Aktenarten. In der Mus-
teraktenordnung werden unter Nr. 6.2 „Aufbewahrungsfristen“ für bestimmte Aufzeichnungs- bzw.
Aktenarten Aufbewahrungsfristen festgesetzt:
Wie berechnet sich der Fristbeginn?
Sofern nichts anderes bestimmt ist, empfiehlt sich als Fristbeginn der Beginn des Kalenderjahres, das
auf die jüngste zdA-Verfügung folgt (Beispiel: zdA-Datum: 31.10.1999, Fristbeginn: 1.1.2000).
Wird wider Erwarten die Bearbeitung wieder aufgenommen, beginnt die Frist ab der neuen zdA-
Verfügung von neuem.
Aktenpläne und -verzeichnisse, Aktenabgabe- und Ak-
tenvernichtungsprotokolle dauerhaft
Hauptakten mit Unterakten
bei eigener sachlicher Federführung 10 - 30 Jahre
bei sachlicher Federführung anderer Behörden 10 Jahre
Post- und Portobücher 5 Jahre
Terminkalender der Registraturen für Wiedervorlagen 2 Jahre
Weglegesachen 1 Jahr
16
Kulturbehörde - Staatsarchiv
Kattunbleiche 19
22041 Hamburg
Tel: 040 428 31-3200
Fax: 040 428 23-3201
www.hamburg.de/staatsarchiv
top related