sujuvasti sähköpostilla

Onneksi Palvelut Sujuvasti sähköpostilla ProAgria Oulu, MaitoManagement 2020

Rokua 14.11.2013

Katriina Juoperi

Onneksi Palvelut Oy

Tavoitteena

• Kerrata hyviä sähköpostikäytäntöjä

• Herätellä miettimään omaa viestintää

• Rohkaista kokeilemaan uutta

HEI!!!

Tässä mietittiin Sirpan kanssa, että mikä olis

paras paikka pikkujouluille. Hyvää ruokaa, jotain

ohjelmaa… ja oisko jatkot samassa paikassa?!

Mitä aattelet? Pitäiskö kysyä Pekaltakin?

T. Katriina

Viestinnän suunnittelu

• Mitä haluan saada aikaan?

• Keitä asia koskee?

• Minkä välineen valitsen?

• Mikä on olennaista vastaanottajalle?

• Mitä tapahtuu seuraavaksi?

Hei tiimi,

Suunnitellaan huomenna pikkujouluja, kun

lounastetaan koko porukka yhdessä. Pekkakin

tulee.

Pistäkäähän ideat hautumaan!

Katriina

Ei sähköpostilla

• Pitkät tarinat

• Pallottelut

• Tunnekuohut

• Moitteet

Sähköposti paikallaan

• Vahvistus

• Dokumentin toimittaminen

• Selkeä toimenpidepyyntö

• Uutiskirje

Kenelle?

• Vastaanottaja (To)

– Keitä asia ensisijaisesti koskee

• Kopio (CC)

– Tiedoksi

• Piilokopio (BCC)

– Suojaa vastaanottajien yksityisyyttä

– Suojaa mailivyöryltä

Jakelulistat

• Organisaation yhteiset listat

• Omat jakelulistat

• Listalle liittyminen ja siitä eroaminen

Otsikointi

• Täsmällinen

• Tiivistetty

• Päivittyvä

• Koodattu

– Tiedoksi / FYI

– Toimenpiteitä varten / FYA

– Muistutus, kutsu, tms.

Viestin runko

• Tervehdys

• Asia

• Vastausaika

• Liite/linkki

• Yhteystiedot

Viestiin vastaaminen

• Kuinka pian?

• Vastaa vai Vastaa kaikille?

• Tarvitseeko minun vastata?

Helppolukuisuus

• Huolellista kieltä

• Lyhyet virkkeet

• Kappalejako

• Fonttivalinnat

Asiantuntija = Tiedonjalostamo

Mailit

Puhelin

Palaverit

Käytäväkeskustelut

Chatit

Viestit

Artikkelit

SINÄ!

Yhteenveto

Analyysi

Päätös

Kutsu

Suuren palapelin

palasia

Mukaillen kirjasta Outlook tehokäytössä, Sipola - Kettunen

Kokeile uutta!

• Vietä ”Vältä sähköpostia” –viikko.

• Lue sähköpostit vasta lounaan jälkeen.

• Avaa keskustelu tiimin yhteisistä

sähköpostikäytännöistä.

• Tutki uusia viestintä- ja ryhmätyövälineitä.

Yhteenveto

• Harkitse

• Täsmennä

• Tiivistä