wstęp do zarządzania projektami
Post on 12-Feb-2017
581 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Zarządzanie Projektami
1
Krzysztof Skubis PMP®MSF Practitioner
Agenda Podstawy Zarządzania
Projektami Najpopularniejsze standardy Definicja Projektu Definicja Zarządzania Projektem (zadania) Trójkąt ograniczeń (ang. triple constraint) Cykl życia Projektu Obszary wiedzy
Microsoft Solutions Framework v.4 Główne przyczyny niepowodzeń Model Zespołu Model Zarządzania
Mentalność Podstawowe Zasady Zarządzanie procesem
Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie gotowością
2
Standardy w Zarządzaniu ProjektamiProjects in a Controlled Environment (PRINCE 2)
• Brytyjski de facto standard• Formalny, „wodospadopodobny” (ang. „waterfall” like)• Pierwsza wersja: Simpact System Limited (około 1975
roku)• Znany jako PRINCE od roku 1989 (publikacja przez
CCTA)• PRINCE2 opublikowany w 1996, ostatnia aktualizacja:
rok 2006• http://www.prince2.com/
Project Management Book of Knowledge (PMBOK)• Zaaprobowane w USA przez ANSI jako standard
narodowy• Najlepsze praktyki - nie jest to metodyka• Opracowywany przez Project Management Institute
(PMI), 1969 • Ostatnia aktualizacja (PMBOK v.4) w roku 2008• Ponad 390000 certyfikowanych specjalistów
(październik 2010)• http://www.pmi.org/
3
Definicja Projektu
4
Projekt to czasowe przedsięwzięcie podjęte w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi albo wyniku
Czasowe – ma początek i koniecUnikalne – nie jest prostą reprodukcją czegokolwiek istniejącego
Stopniowe uszczegółowianie – rozwijane w krokach, przyrostowo
Projekty, a Działalność Operacyjna
5
Cechy wspólne• Wykonywane przez ludzi• Ograniczone przez limitowane zasoby• Planowane, wykonywane, kontrolowane
Inne cele• Osiągnij cel i zakończ• Utrzymuj biznes
Zarządzanie ProjektemZarządzanie Projektem to zastosowanie
wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w ramach aktywności projektowych
w celu osiągnięcia celów projektuZadania
• Identyfikacja zadań dla aktualnego projektu• Ustanowienie jasnych i osiągalnych celów• Zbalansowanie sprzecznych oczekiwań dotyczących
jakości, zakresu, czasu oraz kosztów• Adaptacje specyfikacji, planów i sposobu realizacji do
różnych oczekiwań wszystkich współwłaścicieli (ang. stakeholders) 6
Funkcjonalność Harmonogram Zasoby
7
Gdzie jest jakość?
Trójkąt ograniczeń
Cykl życia Projektu Inicjacja
Definicja projektu Zakres prac
Część środkowa Plan Ustanowienie fundamentu Rozwój Akceptacja
Zakończenie Odbiór Przekazanie
8
Obszary wiedzy w Zarządzaniu Projektem
9
Zarządzanie Integracją Zarządzanie Zakresem Zarządzanie Czasem Zarządzanie Kosztami Zarządzanie Jakością Zarządzanie Ludźmi Zarządzanie Komunikacją Zarządzanie Ryzykiem Zarządzanie Dostawcami
Który obszar jest najważniejszy?
Pytania?
10
Agenda MSF v.4
Główne przyczyny niepowodzeń projektów IT
Model Zespołu Model Zarządzania (ang. Governance)
Mentalność (ang. Mindset) Podstawowe Zasady Zarządzanie Procesem
Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie gotowością
11
2000 28%23% 49%
1998 26%28% 46%
1995 27%40% 33%
1994 16%31% 53%
Powyższy diagram przedstawia rezultaty 30000 projektów budowy aplikacji w dużych, średnich i małych przedsiębiorstwach w USA. Badane przez The Standish Group od roku 1994.
Źródło: The Standish Group International, “10th Annual (2003) CHAOS Report,” CHAOS Chronicles 3 (2003): 406.
UdaneWątpliweNieudane
2003 34%15% 51%
Projekty IT: Sukcesy nie przychodzą łatwo
12
Główne przeszkody
13
Utrata jasności celu biznesowego danego rozwiązania
Brak wspólnego języka Nieporozumienia Niejasne cele Zmiany zakresu
Nieumiejętność działania i komunikowania się z biznesem jako Zespół
Nieelastyczne procesy (w kontekście zmian)
Ochrona interesów (ang. advocacy)
Dostarczenie rozwiązania
Budowa rozwiązania
Testowanie
Wersja/Zarządzanie operacyjne
Edukacja użytkownika
Zarządzanie produktem
Zarządzanie programem Architektura
Projekt rozwiązania
Opis rozwiązania
Sprawdzenie rozwiązaniaUżyteczność rozwiązaniaGotowość użytkowników
Budowa i weryfikacja rozwiązania
Wdrożenie rozwiązania
Model Zespołu
14
Zespół równorzędnych partnerów
15
Zespół, w którym wszyscy są równi Każdy chroni specyficzne interesy i ma
ustalony zakres odpowiedzialności
Zwiększa uprawnienia członków zespołu w zakresie ochrony odpowiednich interesów Utrzymuje odpowiedzialność członków
zespołu za ochronę odpowiednich interesów Prowadzi do podejmowania decyzji
bazujących na powszechnej zgodzie Daje każdemu udział w sukcesie projektu
Planowanie to praca Zespołowa
16
Każda Grupa Ochrony Interesów dostraja podejście do planówTypowe Plany Wiodąca Grupa Ochrony
InteresówPlan Komunikacji Zarządzanie produktemPlan Budowy Rozwiązania Budowa rozwiązaniaPlan Szkoleń Edukacja użytkownikaPlan zapewnienia bezpieczeństwa
Budowa rozwiązaniaWersja/Zarządzanie Operacyjne
Plan Testów TestowaniePlanowany Budżet Zarządzanie programemPlan wdrożenia Wersja/Zarządzanie
OperacyjnePlan zakupów i przygotowania pomieszczeń
Wersja/Zarządzanie Operacyjne Zarządzanie programem
Plan wdrożenia pilotowego Wersja/Zarządzanie Operacyjne
Grupa Ochrony Interesów
Chroni interesy Cele jakościowe Zleceniodawca Obszar funkcjonalny
Zarządzanie produktem
Definicja rozwiązania
o Satysfakcja współwłaścicielio Zdefiniowanie rozwiązania w
ramach istniejących ograniczeń
o Współwłaściciele o Marketing/Komunikacja korporacyjna
o Analiza biznesowao Planowanie produktuo Zarządzanie wersją
Zarządzanie programem
Dostarczenie rozwiązania
o Koordynacja, identyfikacja i optymalizacji ograniczeń projektowych
o Dostarczenie rozwiązania w ramach istniejących ograniczeń projektowych
o Sponsorzy projektu o Zarządzanie projektemo Zarządzanie programemo Zarządzanie zasobamio Zapewnienie istnienia procesówo Zarządzanie jakościąo Zarządzanie operacyjne projektem
Architektura Projekt rozwiązania
Projekt rozwiązania w ramach istniejących ograniczeń
o Architekci danej technologii i rozwiązań
o Architektura rozwiązaniao Architektura technologiczna
Budowa rozwiązania Budowa i weryfikacja rozwiązania
Budowa rozwiązania zgodnie ze specyfikacją
Testowanie Sprawdzenie rozwiązania
Zatwierdzenie rozwiązania do wdrożenia tylko po upewnieniu się, że wszystkie aspekty rozwiązania osiągnęły (lub przewyższyły) odpowiednie, wcześniej zdefiniowane poziomy jakości
o Testy funkcjonalneo Testy systemu
Edukacja użytkownika Użyteczność rozwiązaniaGotowość użytkownika
o Maksymalizacja użyteczności rozwiązania
o Zwiększenie gotowości i efektywności użytkowników
o Użytkownicyo Wsparcie
operacyjneo Dostępnośćo Lokalizacja (językowa)o Komunikacje ze Wsparciem
Technicznymo Szkoleniao Użytecznośćo Projekt graficzny
Wersja / Zarządzanie operacyjne
Wdrożenie rozwiązania
Gładkie wdrożenie i przekazanie do zarządzania operacyjnego
o Zarządzanie operacyjne
o Infrastruktura związana z rozwiązaniem
o Zarządzanie operacyjneo Zarządzanie wersją (Build)o Zarządzanie wersją komercyjnąo Zarządzanie narzędziami
Atrybuty Różnych Grup Ochrony Interesów
17
Zarządzanie
Aktywności
Mentalność
Zasady
Warstwy Modelu Zarządzania
18
Mentalność: Pomaga członkom Zespołu zorientować się jak należy podchodzić do dostarczenia rozwiązania
Zasady: Radzi jak Zespół powinien ze sobą współpracować żeby dostarczyć rozwiązanie
Aktywności: Jak zrealizować rozwiązanie (process enactment)
Zarządzanie: Optymalne wykorzystanie zasobów projektowych, zbalansowanie ograniczeń projektowych i organizacja pracy w projekcie w celu dostarczenia rozwiązania
MSF-owa mentalność
19
Sprzyjaj budowie zespołu równorzędnych partnerów
Koncentruj się na wartości biznesowej Stale pamiętaj o końcowym rozwiązaniu Bądź dumny ze swojej fachowości Ucz się nieustannie Przyswajaj standardy jakości usług Praktykuj cnoty obywatelskie Dotrzymuj zobowiązań
Podstawowe Zasady MSF
20
Sprzyjaj otwartej komunikacji Pracuj na wspólną wizją Zwiększaj upoważnienia członków Zespołu Ustal jasną odpowiedzialność, ale także
współodpowiedzialność Zespołu Zwiększaj wartość stopniowo Bądź elastyczny (agile), oczekuj zmiany i
adaptuj się do zmian Inwestuj w jakość Ucz się z każdego doświadczenia Bądź Partnerem dla Klienta
Model Zarządzania MSFZarządzanie procesem (ang. Enactment Tracks)
Wdrożenie
Wizja
Planow
anie
Budowa
Stab
iliza
cja
Wizja/Zakres zatwierdzone
Plan projektu zatwierdzony
Zakres dostarczony
Gotowość wersji
zatwierdzona
Wdrożenie wersji zakończone
21
Punkt kontrolny Grupa OchronyInteresów
Wizja/zakres Zarządzanie ProduktemZatwierdzonePlan projektu Zarządzanie Programemzatwierdzony ArchitekturaZakres dostarczony Budowa rozwiązania
Edukacja użytkownikaGotowość wersji Testowaniezatwierdzona Wersja/Zarządzanie
Operacyjne
Wdrożenie wersji Wersja/Zarządzanie zakończone Operacyjne
Różne Grupy Ochrony Interesów przewodzą w różnych fazach
22
Grupa Ochrony Interesów Wizja Planowanie Budowa Stabilizacja Wdrożenie
Zarządzanie produktem
Ogólne cele Identyfikacja wymagań
Klienta Dokument wizja/zakres
Analiza wymagań biznesowych Plan komunikacji
Oczekiwania Klienta Realizacja/egzekwowanie planu komunikacji
Planowanie uruchomienia
Informacja zwrotna od Klienta, ocena, zamknięcie projektu (signoff)
Zarządzanie programem
Struktura projektu Identyfikacja graniczeń
Ogólny plan projektu Ogólny harmonogram
projektu Budżet
Zarządzanie specyfikacją funkcjonalną
Monitorowanie projektu Aktualizacja planu
Monitorowanie projektu Kompromis pomiędzy
zakresem, a ograniczeniami
Zarządzanie stabilizacją
Architektura Cel i sens przygotowania projektu technicznego (design)
Koncepcja rozwiązania
Koncepcyjny i logiczny projekt rozwiązania
Ocena technologii Specyfikacja funkcjonalna Wstępne szacunki związane z
budową rozwiązania
Ocena architektury Eliminacja problemów Porównanie rozwiązania z zakresem
Budowa rozwiązania
Prototypy Opcje związane z
technologią i budową Analiza wykonalności
Logiczny i fizyczny projekt rozwiązania
Plan i harmonogram budowy rozwiązania
Budowa rozwiązania Dokumentacja konfiguracji
Rozwiązywanie problemów
Optymalizacja rozwiązania
Rozwiązywanie problemów
Wsparcie w przypadku eskalacji
Testowanie Oczekiwania użytkowników związane z wydajnością i związane z tym uwarunkowania
Scenariusze korzystania z rozwiązania
Wymagania użytkowników Wymagania związane z
dostępnością i lokalizacją Dokumentacja dla
użytkownika, plan i harmonogram szkoleń
Szkolenia Aktualizacja planu szkoleń Testy użyteczności Projektowanie grafiki
Stabilizacja dokumentacji dla użytkownika
Materiały szkoleniowe Akceptacja
użytkowników
Szkolenia Zarządzanie
harmonogramem szkoleń
Edukacja użytkownika
Sposób testowania Kryteria akceptacji testów
Ocena projektu rozwiązania Wymagania związane z testami Plan i harmonogram testów
Testy technologiczne i testy funkcjonalne (ograniczone)
Identyfikacja problemów Sprawdzenie dokumentacji Aktualizacja planu testów
Testy funkcjonalne, systemowe i integracyjne
Raportowanie i status problemów
Testy konfiguracji
Testy wydajności Rozwiązywanie
problemów
Wersja / Zarządzanie operacyjne
Konsekwencje wdrożenia Zarządzanie operacyjne i
możliwości wsparcia Kryteria akceptacji przez
Zarządzanie Operacyjne
Ocena projektu rozwiązania Wymagania zarządzania
operacyjnego Plan i harmonogram wdrożenia
pilotowego i pełnego Definicja i budowa środowisk
projektowych
Listy kontrolne wdrożenia (checklists)
Aktualizacja planu pilota i wdrożenia
Listy kontrolne przygotowania miejsca wdrożenia (checklists)
Przygotowanie i wsparcie wdrożenia pilotowego
Planowanie wdrożenia Szkolenia zespołów
zarządzania operacyjnego i wsparcia
Zarządzane wdrożeniem w danym miejscu
Aprobata zmian
Odpowiedzialności różnych Grup Ochrony Interesów w różnych fazach projektu
23
Czas
Wersja 1
Minimalizacja ryzyk przez rozbicie dużych projektów na wiele wersji
Ro
zwią
zani
e uk
ończ
one
Wersja 2
Wersja 3
Ryzy
ko
Wie
dza
Model Zarządzania MSF zakłada iteracje
24
Podstawowe zasady iteracji
25
Twórz „żyjące” dokumenty Ustal bazę wcześnie, „zamrażaj” późno Dostarczanie wersjonowane
Stwórz strategię dostarczania wersji Stwórz plan zakładający wiele wersji Najpierw dostarczaj funkcjonalność bazową Ustalaj harmonogram bazując na ryzykach Szybko dostarczaj nowe wersje Ustanów zarządzanie konfiguracją Ustanów kontrolę zmian
Kluczowe elementy reżimu zarządzania ryzykiem
26
Załóż, że ryzyko jest nieodłączną częścią każdego projektu lub procesu
Patrz na identyfikację ryzyka jako działalność pozytywną
Najpierw identyfikuj ryzyka, potem nimi zarządzaj
Oceniaj ryzyko w sposób ciągły Zarządzaj ryzykiem proaktywnie (identyfikuj, analizuj, adresuj)
Nie oceniaj wartości projektu przez liczbę ryzyk
Analizuj i ustal priorytety
Główna lista ryzyk
Top n ryzyk
Plan i harmonogram
Identyfikuj
Opisryzyka
Kontroluj
Proces zarządzania ryzykiem
Ucz sięBaza wiedzy o ryzykach,koncepcjei procesy
Śledź i raportuj
27
Proces zarządzania gotowością
Zdefiniuj: Identyfikuj i dopasowuj wymagane kompetencje zespołu i indywidualne poziomy biegłości niezbędne do pomyślnego planowania, budowania i zarządzania rozwiązaniami
Porównaj:Porównaj obecną indywidualną gotowość z wymaganą gotowością żeby ocenić poziom rozbieżności
Zmień: Podejmij kroki żeby poprawić gotowość i zminimalizować rozbieżność pomiędzy obecną, a oczekiwaną gotowością (szkolenie/mentoring)
Oceń: Oceń efektywność wprowadzonych działań mających poprawić gotowość
WiedzaUmiejętności Uzdolnienia
Porównaj
Zmień
Zdefiniuj
Oceń
28
Pytania?
29
Zafiksowane Wybrane Dostrajalne
Zasoby
Harmonogram
Funkcjonalność
Tabela kompromisów projektu
30
Tabela kompromisów MSF to wczesna umowa pomiędzy zespołem a Klientem
Mając zafiksowany harmonogram, wybierzemy zasoby i dostroimy funkcjonalność zgodnie z potrzebami.
Standaryzacja stacji roboczychPolska
Zakres: 25000 stacji, 2000+ lokalizacji Zespół: 120+ osób, 3 Partnerów Wyzwanie: Klient/Zakres Rozwiązanie: Model Zespołu, MSF-owa
mentalność
31
Zespół równorzędnych partnerów
32
Zespół, w którym wszyscy są równi Każdy chroni specyficzne interesy i ma
ustalony zakres odpowiedzialności
Zwiększa uprawnienia członków zespołu w zakresie ochrony odpowiednich interesów
Utrzymuje odpowiedzialność członków zespołu za ochronę odpowiednich interesów
Prowadzi od podejmowania decyzji bazujących na powszechnej zgodzie
Daje każdemu udział w sukcesie projektu
MSF-owa mentalność
33
Sprzyjaj budowie zespołu równorzędnych partnerów
Koncentruj się na wartości biznesowej Stale pamiętaj o końcowym rozwiązaniu Bądź dumny ze swojej fachowości Ucz się nieustannie Przyswajaj standardy jakości usług Praktykuj cnoty obywatelskie Dotrzymuj zobowiązań
Infrastruktura PKIŁotwa
Zakres: możliwość wystawiania certyfikatów do podpisu elektronicznego dla wszystkich obywateli kraju
Zespół: 40+ osób (z 4 krajów), 2 Partnerów
Wyzwanie: kontekst polityczny/termin/zakres, różnice kulturowe
Rozwiązanie: model Zespołu, fundamentalne zasady MSF
34
Zespół równorzędnych partnerów
35
Zespół, w którym wszyscy są równi Każdy chroni specyficzne interesy i ma
ustalony zakres odpowiedzialności
Zwiększa uprawnienia członków zespołu w zakresie ochrony odpowiednich interesów
Utrzymuje odpowiedzialność członków zespołu za ochronę odpowiednich interesów
Prowadzi od podejmowania decyzji bazujących na powszechnej zgodzie
Daje każdemu udział w sukcesie projektu
Podstawowe Zasady MSF
36
Sprzyjaj otwartej komunikacji Pracuj nad wspólną wizją Zwiększaj upoważnienia członków Zespołu Ustal jasną odpowiedzialność, ale także
współodpowiedzialność Zespołu Zwiększaj wartość stopniowo Bądź elastyczny (agile), oczekuj zmiany i
adaptuj się do zmian Inwestuj w jakość Ucz się z każdego doświadczenia Bądź Partnerem dla Klienta
Więcej informacji na temat MSF:• http://www.microsoft.com/technet/solutionaccelerators/msf/default.mspx
• „Microsoft Solutions Framework essentials” (ISBN-10: 0-7356-2353-8)
• „Microsoft Solutions Framework - a pocket guide” (ISBN: 9077212167)
Informacje na temat MOF:• http://www.microsoft.com/technet/solutionaccelerators/cits/mo/mof/default.mspx
• „Microsoft Operations Framework – a pocket guide (ISBN: 9077212108) 37
Przygotowanie Bazowego Harmonogramu
1
2
34
5
Ustal kiedy Zadanie będzie wykonane
Proces przygotowywania harmonogramuwedług MSF
Identyfikuj zależności między
zadaniami
Identyfikuj Zadania
Oceń ilość pracy na wykonanie Zadania
Identyfikuj kto wykona Zadanie
38
Konrad Lorenc
39
Powiedziane nie jest jeszcze usłyszaneUsłyszane nie jest jeszcze zrozumianymZrozumiane nie jest jeszcze tym, z czym się zgadzamyTo z czym się zgadzamy nie jest jeszcze zastosowanymOd zastosowania czegoś raz, czy drugi jest jeszczedaleka droga do stałej praktyki
40
DziękujęDane kontaktowe:Krzysztof SkubisE-mail: skubis@skris.pl Telefon: +48 602 500 772Blog: http://skris.pl
https://www.linkedin.com/in/krzysztofskubis https://www.facebook.com/krzysztof.skubis.77 https://twitter.com/krzysztofskubis
top related