zaman mühendi̇sli̇ği̇

Yaşar YİĞİT

ZAMAN MÜHENDİSLİĞİ

Benjamin Franklin

Zamanı verimli kullanmak uygarlığın ölçüsüdür.

Milli Prodüktivite Merkezi

• Hiç zamanım yok

• Çok yoğunum

• İşim başımdan aşkın

• Başımı kaşıyacak vaktim yok

• Nefes alacak vaktim yok

• Koşuşturmaktan kendime vakit ayıramıyorum

• Bu adam bu kadar enerjiyi nereden buluyor?

BAHANELER

Zaman, herkes için “eşit”tir.

1 yıl herkes için 365 gündür.

1 gün herkes için 24 saattir.

1 saat herkes için 60 dakikadır.

1 dakika herkes için 60 saniyedir.

Olayların geçmişten bugüne gelip geleceğe doğru birbirini izlediği kesintisiz süreç . . .

İş yapabilmek için gereksinim duyulan süre . . .

Zaman Nedir ?

Zamanın Kendine Özgü Yönleri

Zaman herkese eşit dağıtılmış, kıt bir kaynaktır.

Zaman geri döndürülemez.

Zaman biriktirilemez.

Zaman alınıp satılan bir meta değildir.

Zaman çoğaltılamaz.

Zaman yönetimi karar ve planlama ile ilgilidir.

TEMEL GÖREVLER/İHTİYAÇLAR

KİŞİSEL GELİŞİM

EV/AİLEDİNLENMEUYKU

KİŞİSEL BAKIM

EĞLENCE

SOSYAL FAALİYETLER

İŞ

İÇ HUZUR

Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır.

İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30-40' ını kullanabilmektedir.

Yaşamımızdaki bir saatlik zamanın değeri acaba nedir?

Peki geriye kalan % 60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?

Planlamada yapılan hatalar,

Netleşmemiş hedefler,

Önceliklere gerekli önemi verememe,

Sürekli erteleme,

Öze inememe,

Detayla fazla uğraşma.

Zaman Yönetimi Yaklaşımları

Düzen Yaklaşımı

Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı

Başarı (Hedef) Yaklaşımı

ABC Yaklaşımı

Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı

Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı

Beceri Yaklaşımı

İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı

Zaman TuzaklarıPlansızlık

Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak

Ertelemek

Kendini gereğinden fazla işe adamak

Acelecilik

Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

“İki nimet vardır ki insanlar bunların değerini bilmezler:

Sağlık ve boş vakit” (Hadis-i Şerif; Buharî, Rikak: 1)

Zamanı Boşa Harcamak

İlk defada unuttuğunuz bir iş için aynı yere ikinci, üçüncü kez gidiyor musunuz?

Akşam yapmanız gerekenlerin yarısını yaptığınızı gördüğünüzde . . .

Zaman nasıl gelip geçti dediğinizde . . . “Bekleyen işler” kutunuz dolup taşıyorsa? ... Gerektiğinde önemli evrakı bulabiliyor

musunuz ?... Bulamazsanız ?... Koyduğunuz yeri unuttuğunuz için bir şeyi başka

yerde arıyorsanız

ZAMANIN ÖNEMİ !!!

BİR SENE’nin değerini anlayabilmek için sınıfta kalan biröğrenciye sorun.

BİR AY’ın değerini anlayabilmek için, prematüre birbebek dünyaya getiren bir anneye sorun.

BİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için haftalık birderginin editörüne sorun.

BİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için, bir kazayıkılpayı atlatan bir adama sorun.

BİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için, olimpiyatlardagümüş madalya alan sporculara sorun.

ZAMAN ZAMANZamanın ancak yüzde 60’ına hükmedilebilmekte yüzde 40’lık bir kısmı kontrol dışı gelişen olaylara ayrılmaktadır. Zamanını yönetmek isteyen kişi, yaşamına ve işine ilişkin amaçlarını belirlemelidir. Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir.

Zaman; yıllık, aylık, haftalık ve günlük şeklinde mutlaka yazılı olarak planlanmalıdır. 

Zamanı etkili ve verimli kullanmak için ne yapmalı?

Güne erken başlayın! Güne erken başlayan başarıyor. Kahvaltı ve banyoyu en kısa sürede bitirin. Ceplerinizi ve çantanızı düzenleyin. Yapılacakları, hedeflerle karşılaştırın. Yapılacaklar listesini önceliklere göre sıralayın. En önemli işleri en üretken saatlerde yapmaya çalışın. İşyerinize uyum sağlamaya çalışın. Verimliliğinizin tepe noktasını ‘en iyi’ biçimde kullanın. Hoşlanmadığınız işleri önce yapın. Ertelenmesi olası işleri parçalara ayırın. Kendinize bir bitim zamanı belirleyin. İşi bitirince kendinizi ödüllendirin. ÜŞENMEYİN, GECİKMEYİN, ERTELEMEYİN !

Önceliklerinizi belirleyin

UNUTMAYIN!!Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde olamaz.Dikkatini ve enerjisini birçok iş arasında dağıtan, hiçbir işi zamanında tamamlayamaz.

Başarı zamanı değerlendirmeye bağlıdır. Seneca

A.İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri

B.Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Zamanı Planlama ve Yönetme Teknikleri

A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri

Bir işi doğru yapmak için zamanınız yoksa, düzeltmek için de zaman olmayacaktır.

Bir işi doğru yapmakla, doğru işi yapmak arasındaki seçim, yöneticiyi verimli ve etkin kılan en önemli yetenektir.

Zamanları olmadığı gerekçesiyle planlamaya karşı çıkan yöneticiler, uzun vadede kazanacakları zamanı ve elde edecekleri yüksek verimi görememektedirler.

A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri

İletişim Araçlarının Etkin Kullanımı

Sekretarya Hizmetlerinin Etkin Kullanımı

Önceliklerin Belirlenmesi

Acil ve Önemli İşleri Ayırt Edilmesi

B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Zaman Akışının Farkında Olun Zaman algısının ve zaman akışının farkında

olabilmek için zamanın; Getirisi en yüksek, ancak ikamesi olmayan tek

sermaye olduğunun bilincinde olunmalı, Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve etkinliğin,

zamanın etkin yönetiminin bir sonucu olduğu bilinmeli,

Kişisel amaçlar için harcanan zaman, kişinin daha verimli zaman kullanmasına katkıda bulunmalıdır.

B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Ertelemekten Kaçının Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık görülen zaman tuzağıdır.

Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında olunmadan yapılan “bilinçsiz erteleme”.

Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler alınması en kolay ertelemedir. Bilinçsiz erteleme ise biraz daha zorludur; çünkü kendimizi onu yaparken yakalamamız gerekir.

Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti yüksektir.

Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş için son tarih saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, işi oyun haline getirmek gerekir. Bir ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye teşvik edebilir.

Ertelemekten KaçınınErtelemenin Önüne Geçmeye İlişkin Yöntemler

Salam veya Dilimleme Tekniği: Önemli ve büyük işlerin daha küçük parçalara bölünmesi, her bir parçanın tek tek ele alınarak sonuçlandırılması.

Bilanço Tekniği: Bütün lehte ve aleyhteki noktaları ortaya koyup onlardan güç alarak hareket etmeyi gerektirir. Özellikle karar alma durumunda, karara destek olacak bilgileri toplamada bu yöntem çok yararlıdır.

Erteleme Çekmecesi Tekniği: Zor gelen işlerinize ait evrakların tümünü bir çekmeceye koyup, işlerin zamanı geçinceye kadar orada bırakmayı gerektirir.

Ödül Tekniği: İşi tam ve duyarlı biçimde yerine getirdiğinizde, kendi kendinize bir ödül vaat etmenizi gerektirir.

Komite Tekniği: Önemli kararları ve işleri başkalarıyla birlikte almayı gerektirir. Böylece kişi ağır sorumluluk duygusundan ve onun yarattığı stresten kurtularak erteleme nedenlerini geride bırakır.

B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Kendi Kendinize Söz Verin

Analiz Yapın

B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Planlama Yapın• Önceliklerin planlanması aşağıdaki gibi yapılabilir:

• Önceliklerin belirlenmesi• Etkinliklerin planlanması• Yapılan planın uygulanması• Çalışma sırasında kesintilerin önlenmesi• Zamanın doğru etkinliklere yönlendirilmesi• Zamanın günlük programlanması• Uygun bitiş süreleri belirleyin.

ÖNEM ve ACİLİYET

ACİL

ÖNEMLİ

ÖNEMLİ

2ACİL DEĞİL

ÖNEMLİ

1ACİL

ÖNEMSİZ

4ACİL DEĞİL

ÖNEMSİZ

3ACİL

Önemli işler, önemsizlerin insafına bırakılamaz.

Goethe

MİMAR KOCA SİNAN• 84 cami• 52 mescit• 57 medrese• 7 okul ve darülkurra• 22 türbe• 17 imaret• 3 darüşşifa• 7 su yolu kemeri• 8 köprü• 20 kervansaray• 35 köşk ve saray• 6 ambar ve mahzen• 48 hamam olmak üzere toplam 350’ye yakın yapıyı inşa etmiştir.

’’ 99 yaşında, 1588 yılında vefat etmiştir.’’

B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Etkin ve Hızlı Okuma Teknikleri Geliştirin

Enerji Periyodlarına Uyun

Kişinin Gün Boyunca Sahip Olduğu İş Görme Gücü

• Her insanın kendine özgü yaşam alışkanIıkIarı vardır; beslenme sosyal iIişkiIer, uyku düzeni, çaIışma koşulları vs. gibi.Bütün bu bireysel farklara rağmen her insanın doğal yaşam ritminde ortak olan teme! özellikler vardır. Bu özelliklerden biride bilim adamlarınca yapılan araştırmalara göre, bir insanın 24 saat boyunca iş görme güçlerinin yani randımanlarının ortak bir ortalama grafiğe sahip olmalarıdır.

GÜNLÜK PERFORMANS

0öğle arası

resmî mesai sonu

mesai sonrasısabah saatleri

Performans

öğleden sonra

B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Aceleci Olmayın• İşleri zamanında yapıp acele etmemek için

alınması gereken tedbirler:

• Ana işleri önce yapın,• Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük

düşünme zamanı ayırın,• İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde

etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya koyun,• İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz

herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde çalışın,• Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde doldurun,• İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman dilimlerine

bölün ve her bir dilimi kendi saatinde bitirin.

B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Mükemmelci Olmayın

Büyük İşleri Uygun Dilimlere Bölün

B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Bir İş Üzerinde Durun ve Tamamen Bitirin

• Bir günün başarılı geçmesi için uyulması gereken altın kurallar:

• Önce ana ve zorunlu işleri yapın,• Birbiriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın,• Büyük işleri elverişli dilimlere bölün,• Bir zaman tablosu kullanın,• Bir anda bir tek iş üzerinde durun,• İşi tamamıyla bitirin,• İşi şimdi yapın.

Zaman yönetiminin temel ilkelerinden biri de işlere zaman sınırı koymaktır.

Çünkü;

“Ölçmezseniz yönetemezsiniz”Peter Drucker

B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

Yaratıcı Düşünme İçin “Özel Bir Mekan” Ayırın

“Hayır”da Hayır Vardır

Dakikalardan Oluşan Hedefler Edinin

Zaman Çizelgesi Kullanın

Yapılacak İşlerin Listesini Çıkarın

Zamanı iyi kullanmanın üç yolu:

1.Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri

bırakmak.

2.Yaptığınız işte daha etkin olmak.

3.Bazı işleri devredeceğiniz bir insan

daha bulmak.

Zamanı iyi değerlendirmenin bize kazandıracakları

•Kariyer planlaması•Okumak•İletişim•Dinlenme•Düşünme

“Boş kaldın mı, hemen (başka) işe koyul” (İnşirah Suresi, 7)

PARETO KANUNU 80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin ;

Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20' si sağlar. % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur. Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oIuşturur. Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini doğrudan

etkiler. Masa üstü çaIışmanın % 20' si işteki başarının % 80 ' nini

sağlar. 80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist ViIfredo Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özeI alanda hedefleri tespit edip bunlara uIaşabiImek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir.

Yeniden görüşmek dileğiyle