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Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 04

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ANEXO A.

OBLIGACIONES HSE DEL CONTRATISTA Y PROVEEDOR 1. OBJETIVO Presentar los requisitos mínimos en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente (SST-MA) que deben cumplir todo CONTRATISTA o PROVEEDOR cuya intención sea prestar servicios o suministrar productos a la organización, entendiéndose esta como Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios, lo anterior con el fin principal de controlar los riesgos potenciales a los que están expuestos los trabajadores y asegurar el cumplimiento de las obligaciones que en SST-MA establecen la legislación nacional, así como las especificaciones técnicas de los proyectos y de la organización. Este documento hace parte integral del contrato y no implica el reemplazo de las obligaciones de ley que apliquen. 2. ALCANCE Aplica para el desarrollo de todas las actividades de evaluación de gestión de CONTRATISTAS y PROVEEDORES de la organización, y a los trabajadores de estos o SUBCONTRATISTAS. Inicia con la inscripción del nuevo CONTRATISTA o PROVEEDOR y la verificación en el cumplimiento de los requisitos iniciales para la inscripción y continúa con la evaluación del servicio prestado o producto entregado según sea el caso y el cumplimiento de los requisitos establecidos para esta etapa. Aplica para todos los CONTRATISTAS y PROVEEDORES de Consultoría Colombiana, sus empresas afines y sus consorcios. 3. DEFINICIONES Actividades de alto riesgo: En el proceso de identificación de peligros, valoración de riesgos, corresponde a aquellas actividades que después de valorarlas en la matriz de peligros en cuanto a consecuencias, probabilidad y categorización del riesgo en la interpretación de categorías de riesgo sea clasificada como un riesgo no aceptable. Adicionalmente para efectos de este documento, se asimilan como de alto riesgo, aquellas actividades correspondientes a las clases IV (riesgo alto) y V (riesgo máximo) referenciado en el Decreto Ley 1295 de 1994 y la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Las actividades catalogadas como de alto riesgo son: Trabajos en altura, Trabajos en caliente y energías peligrosas, Trabajos en espacios confinados y Transporte de materiales, equipos o personal A.F.P: Administradora de Fondos de Pensión. A.R.L: Administradora de Riesgos Laborales. Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente.


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Calificación: Resultado de la evaluación de la gestión realizada que permite identificar el grado de satisfacción o conformidad del producto o servicio prestado por el contratista o proveedor. Casi Incidente de Trabajo: Suceso con potencial de ser un incidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones, o se presentaran daños a la propiedad. Condición de emergencia: Estado de alteración parcial o total de actividades de una empresa, ocasionado por la ocurrencia de un evento que genera peligro inminente y cuyo control supera la capacidad de respuesta de las personas y de la Firma. Condiciones de trabajo y salud: características materiales que pueden ser generadas por el ambiente, la organización y las personas, que contribuyen a desarrollar enfermedades que afectan la salud de los trabajadores. Conformidad: Cumplimiento de un requisito de norma, cumplimiento de especificaciones técnicas determinadas para el servicio contratado o el bien adquirido. Contratista: Es la persona natural o jurídica que asume contractualmente ante Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios, el compromiso de ejecutar la totalidad del servicio y/o producto contratado. Contratista de Estudios: Actividad o conjunto de actividades realizadas por persona natural o jurídica especialista, las cuales sirven con insumo para el desarrollo de cualquier tema de tipo técnico. Contratista de Asesorías: Persona natural o jurídica experta en el desarrollo de un tema técnico. Copasst: Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo Equipos de Protección Personal (EPP): Conjunto de elementos y dispositivos diseñados para proteger las partes del cuerpo que se encuentran expuestos a riesgos durante el ejercicio de una labor. Enfermedad Laboral: Es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. E.P.S.: Empresa Promotora de Salud. Equipos de Protección Contra Caídas (EPC): Conjunto de elementos y dispositivos diseñados para proteger las partes del cuerpo que se encuentran expuestos a trabajos en altura (Altura superior a 1,50 metros y que tenga riesgo de caída libre). Impacto ambiental: Es cualquier cambio en el medio ambiente, que sea adverso o benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de la Firma. Incidente de trabajo: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o por ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratista desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate


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de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión (Ley 1562 de 2012). Incidente grave: Accidente que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva (Resolución 1401 de 2007). Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización. Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con trabajo, bajo el control de la Organización. Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. PESV: Plan estratégico de Seguridad Vial. Proveedor: Una persona u organización que suministra productos y/o servicios a la organización de conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidos. Proveedor de Adquisiciones (Suministros): Es considerado un proveedor de suministros aquella persona u organización que suministra productos y/o elementos a la organización de conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidas. Ejemplo proveedor de papelería, insumos, dotación, muebles, etc. Proveedor de Mantenimiento: Es toda persona natural o jurídica que se contrata para conseguir que las instalaciones, equipos de emergencia, redes eléctricas y equipos críticos se conserven en condiciones óptimas de funcionamiento, previniendo las posibles averías, fallos, incendios, cortocircuitos y accidentes en las instalaciones donde opere Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios; consiguiendo así que el trabajo se realice con los niveles de calidad y seguridad. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Generalmente ¨Implícita¨ significa que es habitual o una práctica común para la organización, clientes o partes interesadas. El termino ¨Obligatorio¨ se refiere generalmente a disposiciones de tipo legal. SG-SST: Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo. SST: Seguridad y Salud en el Trabajo. SSTMA: Seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente. 4. POLITICA DE HSEQ Consultoría Colombiana S.A., en cumplimiento de su misión orienta sus operaciones a la realización de estudios, diseños, estructuración, desarrollo y supervisión integral de proyectos, con un propósito continuo de innovación tecnológica, disponibilidad de los recursos técnicos, financieros, talento humano y el fortalecimiento empresarial y la responsabilidad social, para generar valor agregado en las soluciones que entregamos a nuestros clientes del sector público y privado, trabajando para construir una sociedad próspera que beneficie a los Trabajadores de planta, en misión, clientes, socios, contratistas, proveedores y demás grupos de interés.


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Por lo tanto, estamos comprometidos a:

• Asegurar la satisfacción del cliente en el marco del alcance de los compromisos contractuales.

• Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los controles necesarios para su gestión, en especial los riesgos prioritarios con el fin de prevenir las lesiones y enfermedades laborales de todo el personal que está bajo su control y de terceros que se vean afectados por el desarrollo de nuestras operaciones.

• Identificar los aspectos e impactos ambientales y desarrollar acciones encaminadas a la prevención de la contaminación ambiental y el daño de los bienes y recursos materiales de la empresa y de terceros que se vean afectados por el desarrollo de nuestras operaciones.

• Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas dentro del Sistema de Gestión Integrado de HSEQ.

• Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente de sus contratistas, proveedores y demás grupos de interés que se relacionen con el desarrollo de nuestras operaciones.

• Promover buenas prácticas de responsabilidad social con los grupos de interés. • Garantizar el mejoramiento continuo de los procesos. • Cumplir la legislación vigente en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

y demás requisitos que apliquen. • Fortalecer el conocimiento en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente de

sus colaboradores, y exigirá programas similares a sus contratistas. • Asegurar el funcionamiento y participación continua del copasst y del comité de

convivencia laboral. • Asegurar el cumplimiento del plan de trabajo anual HSE. • Asegurar el manejo y archivo adecuado de los documentos propios del sistema de

gestión HSEQ. 5. CONDICIONES GENERALES El presente documento establece los requisitos que debe cumplir todo CONTRATISTA o PROVEEDOR y a través del mismo se relacionan los aspectos tenidos en cuenta para evaluar la gestión realizada durante la ejecución del contrato, orden de compra, orden de servicio u otro que la organización tenga establecido. Es responsabilidad de la empresa CONTRATANTE comunicar a los CONTRATISTAS y PROVEEDORES el presente documento y los requisitos aquí establecidos y de estos últimos es responsabilidad cumplir con las disposiciones en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente que se requieran por el desarrollo de las actividades contratadas. 6. OBLIGACIONES GENERALES PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDO RES


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• Proveer un ambiente de trabajo saludable y seguro, que proteja al personal de cualquier peligro asociado con la prestación del servicio para la cual ha sido contratado. Hacen parte del ambiente de trabajo todas las instalaciones, equipos, herramientas y demás elementos utilizados por el CONTRATISTA , así como prácticas de trabajo. • El CONTRATISTA deberá demostrar compromiso con el cumplimiento de la legislación vigente sobre seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente, así como las disposiciones administrativas, reglamentarias, instrucciones escritas o verbales que sobre la materia imparta el representante autorizado por la organización durante la ejecución de la obra o servicio. 7. REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES Estos requisitos aplican y deben verificarse durante cada una de las etapas definidas en el procedimiento de adquisiciones HSEQ-PRO-001. Se han clasificado los CONTRATISTA y PROVEEDORES por tipo de servicio prestado:

- Proveedor de adquisiciones (suministros). - Proveedor de transporte. - Proveedor de mantenimiento. - Contratista de estudios. - Contratista de asesorías.

A continuación, se relacionan las actividades que hacen parte del proceso administrativo de los CONTRATISTAS y PROVEEDORES y que son de su entera responsabilidad. Es parte fundamental de este proceso cumplir con todos los requisitos exigidos y entregar la documentación de manera oportuna. Aquí la relación de documentos que es necesario presentar y requisitos que se deben cumplir por cada tipo de servicio contratado: 7.1 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE ADQUISICIONES (SUMINISTROS) A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de adquisiciones (suministros) durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea esta persona natural o persona jurídica.


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Registro de proveedores completamente diligenciado. XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Registro Único Tributario (RUT). XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Fotocopia de la cedula. XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Certificación bancaria XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Experiencia (Hoja de Vida) XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ XAdministración, Coord.Administrativo o Coord.HSE según aplique

Evaluación de seguimiento en HSEQ XAdministración, Coord.Administrativo o Coord.HSE según aplique

Presentar uno de los dos documentos aqui relacionados:-Certificado de afiliación emitido por la EPS, ARL yAFP a la cual este afiliado (NO mayor a 30 días).-Planilla de pago de seguridad social de la empresacontratada (NO mayor a 30 días).

X X XAdministración, Coord.Administrativo o Coord.HSE según aplique

Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de2017) estándares mínimos del sistema de gestión de laseguridad y salud para empleadores y contratistas(Aplica entre 01/06/2017 al 30/08/2017)

X X XDepartamento de HSEQ oCoordinador HSE segúnaplique

Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial,relacionado con las acciones necesarias para corregir lasdebilidades encontradas en la autoevaluación (Resolución1111 de 2017) estándares mínimos del sistema degestión de la seguridad y salud para empleadores ycontratistas (Aplica entre 01/09/2017 al 31/12/2017)


ADQUISICIONES - PERSONA NATURAL


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Registro de proveedores completamente diligenciado XAdministración o Coord.Administrativo según aplique


Registro Único Tributario (RUT) XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Fotocopia de la cedula del representante legal XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Certificación bancaria XAdministración o Coord.Administrativo según aplique.

Brochure de la empresa XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Registro de cámara y comercio XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Presentar uno de los dos documentos aqui relacionados:-Constancia firmada por contador publico que certifiqueestar al dia en pago de seguridad social anexando copiade tarjeta profesional de contador que firma la misma(No mayor a 30 dias).-Certificado de afiliación emitido por la EPS, ARL yAFP a la cual este afiliado (NO mayor a 30 días).-Planilla de pago de seguridad social de la empresacontratada (NO mayor a 30 días).


Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de2017) estándares mínimos del sistema de gestión de laseguridad y salud para empleadores y contratistas(Aplica entre 01/06/2017 al 30/08/2017)


Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial,relacionado con las acciones necesarias para corregir lasdebilidades encontradas en la autoevaluación (Resolución1111 de 2017) estándares mínimos del sistema degestión de la seguridad y salud para empleadores ycontratistas (Aplica entre 01/09/2017 al 31/12/2017)


Evaluación de seguimiento en HSEQ XAdministración, Coord.Administrativo o Coord.HSE según aplique

ADQUISICIONES - PERSONA JURIDICA


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7.2 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE TRANSPORTE Los servicios de transporte de personal deben contratarse con empresas de transporte legalmente constituidas. Para los casos excepcionales debe contarse con la aprobación de Presidencia, Vp. Administrativa y/o Gerencia de Proyecto según aplique. A continuación se presentan los requisitos que deben cumplir en la prestación de servicios de transporte, tanto la persona jurídica (empresa de transporte), como el conductor y el vehículo que prestaría dicho servicio, para las diferentes fases de inscripción, antes y durante la prestación del servicio. En el siguiente cuadro se presentan los requisitos para el proceso de inscripción del proveedor, antes de la prestación del servicio y durante la prestación del servicio si es persona natural o si es persona jurídica. 7.2.1 REQUISITOS A CUMPLIRSE PARA LA EMPRESA DE TRANSPORT E Toda empresa de transporte que preste los servicios de movilización de personal para Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios debe cumplir con los siguientes requisitos:


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Resolución del Ministerio de Transporte donde se autoriza la operación comoempresa de transporte especial

XAdministración o Coord.Administrativo según aplique


Constancia firmada por contador publico que certifique estar al dia en pago de seguridad social anexando copia de tarjeta profesional de contador que firmala misma (No mayor a 30 dias).

XAdministración, Coord.Administrativo o Coord.HSE según aplique

Planilla de pago de seguridad social de la empresa contratada (NO mayor a30 días).

X XAdministración, Coord.Administrativo o Coord.HSE según aplique

Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares mínimosdel sistema de gestión de la seguridad y salud para empleadores y contratistas(Aplica entre 01/06/2017 al 30/08/2017)


Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial, relacionado con lasacciones necesarias para corregir las debilidades encontradas en laautoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares mínimos del sistema degestión de la seguridad y salud para empleadores y contratistas(Aplica entre 01/09/2017 al 31/12/2017)


Carta de radicación del Plan estrategico de seguridad vial ante las entidadesque corresponda (secretaría de movilidad, superintendencia de puertos ytransporte u otra según aplique).

X X X Administración

La empresa de transporte debe reportar cada mes al contratante los siguientes datos, esto mientras dure el contrato:· Total Horas Hombre Trabajadas.· No. de casos de fatalidades por Accidente Laboral (AL).· No. casos de Accidente Laboral (AL) con tiempo perdido.· No. de casos reportados por Accidente Laboral (AL) (no incluye casos con tiempo perdido ni fatalidades).· Total de días cargados y perdidos por Accidente Laboral (AL).· No. de casos reportados por Casi – Accidente.· No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL).· No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido.· No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos con tiempo perdido).· Total de días cargados y perdidos por enfermedad profesional.· No. de eventos reportados por accidente vehicular.· No. de eventos reportados por incendios.· Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA en temas relacionados con HSE.· No. de incapacidades de origen común reportados en el mes.· No. de días reportados por incapacidad de origen común.· No. de ejercicios de simulacro realizados.

X Coordinador HSE

REQUISITOS EMPRESA DE TRANSPORTE PERSONA JURIDICA


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** El control a las empresas de transporte, vehículos y conductores se debe asegurar con el reporte que administración y/o coordinadores administrativos realicen a los coordinadores de HSEQ. Así mismo si dentro del análisis de peligros se identifican actividades de transporte en el proyecto será responsable el coordinador HSE de realizar los controles que correspondan tanto a la empresa de transporte, como al vehículo y conductor que presenten el servicio. 7.2.2 REQUISITOS A CUMPLIRSE PARA EL CONDUCTOR Todo conductor que preste el servicio de transporte de vehículos contratados por Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos iniciales a ser considerados:

� Edad mínima de 18 años, con mínimo 2 años de experiencia en conducción.

� Certificado de vacunas de tétanos y fiebre amarilla cuando se requiera de acuerdo a la zona de operación de la empresa contratante.

Además se deben cumplir con los siguientes requisitos durante el proceso de contratación y prestación del servicio de transporte para el caso del conductor:


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Suministra alguno de estos documentos:- Planilla de pago de seguridad social de a empresa de transporte contratadaen donde aparezca la cotización a EPS, ARL y AFP del condutor que prestael servicio.La ARL a la que cotiza el conductor NO puede ser inferior ariesgo 4.- Se puede presentar en su defecto certificación de EPS y ARL del conductorque preste el servicio donde se valide la afiliación vigente(No mayor a 30dias). La ARL a la que cotiza el conductor NO puede ser inferior ariesgo 4.- Planilla de pago de seguridad social del conductor (es) quepresta (n) elservicio.La ARL a la que cotiza el conductor NO puede ser inferior ariesgo 4.

X XAdministración, Coord.Administrativo o Coord. HSEsegún aplique

Cédula de ciudadanía del conductor XAdministración, Coord.Administrativo o Coord. HSEsegún aplique

Licencia de conducción categoría C1 (servicio público) delconductor (es) quepresta (n) el servicio

XAdministración, Coord.Administrativo o Coord. HSEsegún aplique

Examenes Medicos Generales, Visual y Auditivo con fecha inferior a un año delconductor (es) que presta (n) el servicio


Examenes Psicometricos ( Psicologico y Motriz) con fecha inferior a un añodel conductor (es) que presta (n) el servicio


Consulta de comparendos del conductor (es) que preste (n) servicio (s) detransporte en el periodo evaluado (no menor a un mes).


Certificación vigente de ¨Curso de Manejo Defensivo¨ del conductor (es) quepresta (n) el servicio con vigencia no inferior a dos (2) años.

X XCoordinador HSE

Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el conductor se deben presentar los documentos para el nuevo conductor.

Categoría C1: Especializado en automóviles, motocarros, cuatrimotor, camperos, camionetas y microbuses de servicio público.

DOCUMENTOS DEL CONDUCTOR

7.2.3 REQUISITOS A CUMPLIRSE PARA EL VEHÍCULO Todo vehículo que preste el servicio de transporte de personas para Consultoría


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Colombiana, sus empresas afines y los consorcios debe tener y/o contar con los siguientes elementos:

� Cinturones de seguridad reglamentarios en todos los asientos, incluyendo buses y busetas, según ficha técnica del fabricante. (Ley 769 de 2002 art. 82).

� Tercera luz de frenado (tercer stop). � Luces reglamentarias en perfecto funcionamiento. � Apoya cabezas en todos los asientos, incluye el puesto central trasero. � Espejos conductor y del pasajero. � Bolsas de aire (donde sea posible, pero al menos en el asiento del conductor). � Sistema de bloqueo ABS. � GPS (Sistema de Posicionamiento Global Satelital). � Dispositivo de velocidad. � Vidrios de seguridad; para ventanas laterales y posteriores vidrios templados y para

parabrisas vidrios laminados y en perfecto estado (Sin fisuras). Los vidrios deben ser transparentes y libres de propaganda, publicidad o adhesivos que obstaculicen la visibilidad.

� Sistema que permita abrir las puertas desde el interior o exterior del vehículo en caso de emergencia.

� Llanta de repuesto con labrado mixto. � Alarma sonora de reversa. � Kit básico de herramientas (alicate, destornilladores (pala y estrella), llave de

expansión y llaves fijas, linterna, chaleco reflectivo, guantes en vaqueta). � Kit ambiental para control de vertimientos. � Extintor según código nacional de tránsito y transporte. � Sistema de comunicación ya sea radio y/o telefonía celular. � Botiquín de primeros auxilios. � Todos los indicadores del tablero de instrumentos deben funcionar adecuadamente. � Un gato con capacidad para elevar el vehículo y una cruceta. � Dos señales forma de triángulo o lámparas de señal de luz amarilla intermitentes.

Además se deben cumplir con los siguientes requisitos durante el proceso de contratación y prestación del servicio de transporte para el caso del vehículo:


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SOAT X XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Licencia de tránsito que acredite prestación de servicio público X XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Revisión tecnico mecánica anual sin observaciones X XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Tarjeta de operación del vehículo X XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Póliza de responsabilidad civil contractual que deberá cubrir al menos, los siguientes riesgos:a) Muerteb) Incapacidad permanente.c) Incapacidad temporal.d)Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios.El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 S.M.M.L.V. por persona.

X XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Póliza de responsabilidad civil extracontractual que deberá cubrir al menos los siguientes riesgos:a) Muerte o lesiones a una persona.b) Daños a bienes de terceros.c) Muerte o lesiones a dos o más personas.El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 S.M.M.L.V. por persona.


Revisión técnico mecánica preventiva cada dos (2) meses conobservacionessubsanables (Si las mismas no aseguran condiciones mecanicas adecuadas del vehículo No se aceptara).


Registros de mantenimiento realizados al (los) vehículo (s) contratado (s) X XAdministración o Coord.Administrativo según aplique

Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el vehículo se deben presentar los mismos documentos para el nuevo vehículo.

DOCUMENTOS DEL VEHÍCULO

7.3 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE MANTENIMIENTO A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de mantenimiento durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea esta persona natural o persona jurídica.


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Fotocopia de la cedula XAdministración o Coord.Administrativo según aplique



Evaluación inicial de proveedores en HSEQ XAdministración, Coord.Administrativo o Coord. HSEsegún aplique

Evaluación de seguimiento en HSEQ XAdministración, Coord.Administrativo o Coord. HSEsegún aplique

Presentar uno de los dos documentos aqui relacionados:-Certificado de afiliación emitido por la EPS, ARL y AFP a la cual esteafiliado (NO mayor a 30 días).-Planilla de pago de seguridad social de la empresa contratada (NO mayora 30 días).


Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándaresmínimos del sistema de gestión de la seguridad y salud para empleadores ycontratistas (Aplica entre 01/06/2017 al 30/08/2017)


Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial, relacionado con lasacciones necesarias para corregir las debilidades encontradas en laautoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares mínimos del sistemade gestión de la seguridad y salud para empleadores y contratistas(Aplica entre 01/09/2017 al 31/12/2017)


Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de trabajador que realizara la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1607 de 2002 Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales)

X Coordinador HSE

Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de HSEQ del Contratante)

X Coordinador HSE

Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el Departamento de HSEQ)

X Coordinador HSE

Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X Coordinador HSECertificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de conformidad con la legislación colombiana.

X Coordinador HSE

MANTENIMIENTO - PERSONA NATURAL

Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo: - Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación. - Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.


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Evaluación inicial de proveedores en HSEQ XAdministración o Coord.Administrativo según aplique






Evaluación de seguimiento en HSEQ X Coordinador HSEConstancia firmada por contador publico que certifique estar al dia en pagode seguridad social anexando copia de tarjeta profesional de contador quefirma la misma (No mayor a 30 dias).


Planilla de pago de seguridad social de la empresa contratada (NO mayora 30 días).

X XAdministración, Coord.Administrativo o Coord. HSEsegún aplique

Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)

X X Coordinador HSE





Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el Departamento de HSEQ)

X Coordinador HSE

Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de HSEQ del Contratante)

X Coordinador HSE

Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X Coordinador HSE

Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de conformidad con la legislación colombiana.

X Coordinador HSE

Para Centros de Diagnóstico Automotriz (CDA) se les debe exigir laacreditación de la ONAC.

XAdministración, Coord.Administrativo o CoordinadorHSE según aplique

Programa de gestión adecuada de residuos sólidos. X XDepartamento de HSEQ oCoordinador HSE segúnaplique

Licencias ambientales para disposición adecuada de residuos sólidospeligrosos.

XAdministración o Coord. HSEsegún aplique


MANTENIMIENTO - PERSONA JURIDICA


16

7.4 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ESTUDIOS A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA de estudios durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea esta persona natural o persona jurídica.

REQUISITO

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Planilla o constancia de pago de aportes a seguridad social EPS, ARL yAFP, con base de cotización correspondiente al 40% del valordel contrato.(NO mayor a 30 dias).Si la persona es pensionada, debe adjuntar laresolución de pensión.


Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente).

X X X Coordinador HSE

Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma)

X X Coordinador HSE

Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)

X X Coordinador HSE

Registros de entrega de EPP (Persona natural regimen común) y porte de dotación y EPP para las labores contratadas (cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)

X X Coordinador HSE


X X Coordinador HSE





ESTUDIOS - PERSONA NATURAL



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REQUISITO

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X Coordinador HSE


X Coordinador HSE

Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas (cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)

X X Coordinador HSE


X X Coordinador HSE

La empresa de transporte debe reportar cada mes al contratante los siguientes datos, esto mientras dure el contrato:· Total Horas Hombre Trabajadas.· No. de casos de fatalidades por Accidente Laboral (AL).· No. casos de Accidente Laboral (AL) con tiempo perdido.· No. de casos reportados por Accidente Laboral (AL) (no incluye casos con tiempo perdido ni fatalidades).· Total de días cargados y perdidos por Accidente Laboral (AL).· No. de casos reportados por Casi – Accidente.· No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL).· No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido.· No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos con tiempo perdido).· Total de días cargados y perdidos por enfermedad profesional.· No. de eventos reportados por accidente vehicular.· No. de eventos reportados por incendios.· Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA en temas relacionados con HSE.· No. de incapacidades de origen común reportados en el mes.· No. de días reportados por incapacidad de origen común.· No. de ejercicios de simulacro realizados.Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo: - Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación. - Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.

ESTUDIOS - PERSONA JURIDICA

X Coordinador HSE


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7.5 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ASESORÍAS A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA de asesorías durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea esta persona natural o persona jurídica.

REQUISITO

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Planilla o constancia de pago de aportes a seguridad social EPS, ARL yAFP, con base de cotización correspondiente al 40% del valordel contrato.(NO mayor a 30 dias).Si la persona es pensionada, debe adjuntar laresolución de pensión.


Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente).



X X Coordinador HSE


X X Coordinador HSE

Registros de entrega de EPP (Persona natural regimen común) y porte de dotación y EPP para las labores contratadas (cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)

X X Coordinador HSE


X X Coordinador HSE





ASESORIAS - PERSONA NATURAL



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REQUISITO

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Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por elDepartamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto delcontrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)

X Coordinador HSE


X Coordinador HSE

Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas(cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)

X X Coordinador HSE


X X Coordinador HSE


ASESORIAS - PERSONA JURIDICA


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8. REQUISITOS LEGALES Todas las actuaciones del CONTRATISTA en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente, deben regirse por los requisitos de ley establecidos en la legislación colombiana actual y la que entre en vigencia durante la ejecución del contrato. De igual manera, las mencionadas actuaciones, deben orientarse al cumplimiento de las políticas, estándares y condiciones contractuales establecidas por el CONTRATANTE. NORMAS GENERALES Ley 9 de 1979 El empleador debe responsabilizarse de un programa permanente de medicina,

higiene y seguridad en el trabajo destinado a proteger y mantener la salud de los trabajadores de conformidad con la Ley.

Resolución 1016 de 1989

Todos los empleadores públicos, oficiales, privados, contratistas y subcontratistas, están obligados a organizar y garantizar el funcionamiento de un programa de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la presente Resolución.

Ley 100 de 1993

Obligación en la afiliación y cotización a pensión, salud y riesgos laborales de todo trabajador.

Decreto 1295 de 1994

Obligaciones del Empleador: Pago de la totalidad de la cotización de seguridad social de los trabajadores a su servicio. Obligación del empleador: Notificar a la entidad administradora de riesgos laborales a la que se encuentre afiliado, los accidentes laborales y las enfermedades laborales.


Cotizaciones en contratación no laboral. En los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural a favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamientos de servicio, de prestación de servicio, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Decreto 510 de 2003

Las personas naturales que prestan servicios al estado o a empresas del sector privado bajo la modalidad de contrato de prestación de servicio o cualquier otra modalidad de servicios deberán estar afiliados al sistema general de pensiones.


La afiliación de los trabajadores independientes a ARL se hará a través del contratante, en las mismas condiciones y términos establecidos en el Decreto-ley 1295 de 1994.


La celebración y cumplimiento de las obligaciones derivadas de contratos de prestación de servicios estará condicionada a la verificación por parte del contratante de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social, conforme a la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración. Los empleadores deberán informar a los empleados sobre los aportes pagados a la protección social o garantizar que estos puedan consultar que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas. Las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud deben hacerse sobre la misma base de las


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cotizaciones efectuadas al Sistema de Riesgos Profesionales y de las realizadas al Sistema General de Pensiones. Para afiliar a un trabajador, contratista o a cualquier persona obligada a cotizar al Sistema de Riesgos Laborales debe demostrarse que se encuentra cotizando a los Sistemas Generales de Seguridad Social en Salud y de Pensiones.

Ley 1562 de 2012

Son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en forma obligatoria: - Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante contrato de trabajo escrito o verbal y los servidores públicos; las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación. - Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. El pago de esta afiliación será por cuenta del contratante.

Decreto 723 de 2013

Se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.


Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Requisito 2.2.4.6).

Circular Unificada de 2004

Practicar los exámenes médicos laborales de ingreso, periódicos y de retiro, los cuales son a cargo y por cuenta del empleador.


Se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para empleadores y contratistas.

SEGURIDAD VIAL Ley 769 de 2002

Todo vehículo debe garantizar el perfecto funcionamiento de frenos, del sistema de dirección, suspensión, señales visuales, audibles permitidas y sistema de escape de gases; igual demostrar estado adecuado de llantas, vidrios de seguridad, espejos y cumplir con las normas de emisión de gases que establezcan las autoridades ambientales.

Ley 379 de 2010

La licencia de conducción habilitará a su titular para conducir vehículos automotores de acuerdo con las categorías que para cada modalidad establezca la reglamentación que para el caso adopte el Ministerio de Transporte, estipulando claramente si se trata de un conductor de servicio público o particular.

Decreto 19 de 2012

- Las licencias de conducción para vehículos de servicio particular tendrán una vigencia de diez (10) años para conductores menores de sesenta (60) años, cinco (5) años para personas entre sesenta (60) y ochenta (80) años, y un (1) año para mayores de ochenta (80) años. - Las licencias de conducción para vehículos de servicio público tendrán una vigencia de tres (3) años para conductores menores de sesenta (60) años y un (1) año para mayores de sesenta (60) años. - La revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes se realizará en centros de diagnóstico automotor, legalmente constituidos, que posean las condiciones que determinen los reglamentos emitidos por el Ministerio de


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Transporte y el Ministerio de Ambiente, en lo de sus competencias. El Ministerio de Transporte habilitará dichos centros, según la reglamentación que para tal efecto expida.


El mantenimiento preventivo se realizará a cada vehículo en los periodos determinados por la empresa, para lo cual se garantizará como mínimo el mantenimiento cada dos (2) meses, llevando una ficha de mantenimiento donde consignará el registro de las intervenciones y reparaciones realizadas, indicando día, mes y año, centro especializado e ingeniero mecánico que lo realizó y el detalle de las actividades adelantadas durante la labor.


Por la cual se expide la Guía metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial.


Decreto Único Reglamentario Sector Transporte.

**Aquí se relacionan algunas de las normas establecidas para el presente documento pero además se deben considerar todas aquellas que la legislación colombiana tenga establecidas y que hagan parte de las obligaciones según el tipo de CONTRATISTA o PROVEEDOR y del servicio o producto contratado aunque las mismas no aparezcan aquí incluidas. 9. CONDICIONES PARA EL INICIO DE LAS ACTIVIDADES PROPI AS DEL CONTRATO 9.1 INDUCCIÓN HSE DEL CONTRATISTA Previo al inicio de las actividades del contrato, se debe realizar una reunión con el Departamento de HSEQ del CONTRATANTE, en esta reunión participan:

- El responsable HSE del CONTRATISTA o PROVEEDOR, según sea el caso. - El coordinador técnico de la actividad por parte del CONTRATISTA. - El coordinador HSE designado para el proyecto por parte del CONTRATANTE. - El personal del CONTRATISTA que fue reportado y con documentación previa

validada que desarrollara las actividades objeto del contrato. - Si es un PROVEEDOR debe por lo menos una vez al año el representante del

mismo participar en el proceso de inducción HSE. Para el caso de CONTRATISTAS o PROVEEDORES del área administrativa la reunión debe concertarse con el Jefe del Departamento de HSEQ de la organización o con quien este delegue. La reunión tiene por objeto dar a conocer por parte del CONTRATANTE las obligaciones que en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente (HSE) deben ser consideradas para el desarrollo del contrato. De igual manera en la misma se darán a


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conocer aspectos importantes del sistema de gestión de HSEQ del CONTRATANTE y se construirá de manera conjunta la matriz de peligros de la actividad a desarrollarse. 10. ESPECIFICACIONES PARA LA ETAPA DE EJECUCIÓN 10.1 INCIDENTES Y CASI INCIDENTES DE TRABAJO Durante la ejecución de contrato el CONTRATISTA debe reportar al CONTRATANTE todos los incidentes y casi incidentes ocurridos con potencial de daño a las personas o al medio ambiente durante el desarrollo de la actividad contratada en un plazo no mayor de 24 horas después de ocurrido el evento, este reporte se debe hacer al Coordinador HSE de la Firma responsable del proyecto y/o al Departamento de HSEQ según corresponda. El CONTRATISTA debe investigar lo sucedido y presentar el informe al CONTRATANTE en un plazo no mayor a 7 días hábiles si el evento no es grave, en dicho informe se deben incluir las causas básicas e inmediatas, así como los planes de acción establecidos para evitar la repetición del evento o la ocurrencia de eventos similares. Cuando el evento sea considerado como grave o tenga consecuencias mortales en la persona afectada los plazos no pueden ser mayores a 15 días calendario desde el momento de ocurrido el evento. El Informe debe cumplir con todo lo estipulado en la Resolución 1401 de 2007). Así mismo debe reportar ante el Ministerio del Trabajo los accidentes graves y enfermedades de acuerdo a la definición del Decreto 472 de 2015 10.2 PERMISOS DE TRABAJO Para el desarrollo de actividades que involucren riesgos clasificados como ¨Críticos¨, es necesario que se tramite antes del desarrollo de la actividad un ¨Permiso de Trabajo¨ el cual tendrá validez únicamente con la firma del funcionario del CONTRATANTE responsable de la supervisión de la actividad el cual será definido por el Jefe del Departamento de HSEQ o Coordinador se HSEQ según corresponda.. 10.3 AUDITORIAS EN HSE Con el propósito de verificar y evaluar el cumplimiento a los requisitos legales y contractuales en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente (SST-MA) el CONTRATANTE en el momento que lo considere podrá realizar auditorías HSEQ al CONTRATISTA derivadas de las actividades propias del contrato. La planificación de estas auditorías se realizará considerando la importancia y criticidad de las actividades contratadas y del desempeño del CONTRATISTA. Las auditorías a CONTRATISTAS realizadas por el CONTRATANTE comprenderán, como mínimo los siguientes aspectos:

- Verificar el cumplimiento de cada una de las etapas establecidas en la resolución 1111 de 2017 para definir los estándares mínimos del sistema de gestión de


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seguridad y salud en el trabajo para empleadores y contratantes. - Verificación a la existencia y cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo. - La eficacia de las actividades de control del riesgo e impactos ambientales

propuestos para el desarrollo del objeto contractual. - Respuesta a los requerimientos HSE del CONTRATANTE. - Gestión de No conformidades, - Cumplimiento a requisitos legales en seguridad, salud en el trabajo y medio

ambiente que apliquen según sea el caso.

La planeación de la auditoría interna al CONTRATISTA será comunicada con al menos 5 días hábiles de anticipación, mediante el envío de una comunicación que incluya el plan de auditoria que se aplicará, para su coordinación interna. El CONTRATISTA debe asegurar que el día de la auditoría interna se disponga de la documentación, recursos humanos, tecnológicos y de terreno necesarios para que el trabajo del equipo de auditores sea pertinente, proporcionando la evidencia objetiva correspondiente a todo evento, para evaluar el nivel de cumplimiento de la gestión interna del CONTRATISTA con los planes y procedimientos definidos para el desarrollo del alcance del contrato. El informe de auditoría será entregado por parte del CONTRATANTE al CONTRATISTA luego de 5 días hábiles de ser realizada la auditoría interna, el cual incluirá los hallazgos detectados en el proceso, conclusiones del equipo de auditoría y si el sistema de gestión HSEQ es eficaz o no con las actividades planificadas. El subcontratista deberá realizar el tratamiento de los hallazgos y no conformidades del proceso de auditoría interna sin demora justificada, y debe informar a CONTRATANTE a través de su área de HSEQ sobre el estado de avance y cierre de las mismas aportando las evidencias que el CONTRATANTE considere. 11. RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE 11.1 DEL CONTRATANTE CON EL CONTRATISTA

- Impartir el Curso de Inducción en HSE al personal de la empresa CONTRATISTA que desarrollara las actividades propias del contrato en el momento en que el CONTRATISTA o PROVEEDOR sea requerido.

- Exigir de manera formal los programas, procedimientos, instructivos o formatos HSE documentados que sean considerados y aplicables a los servicios y/o productos brindados por el CONTRATISTA y que serán de obligatorio cumplimiento por parte de este y de su personal.

- Realizar inspecciones, y auditorías de HSE, en las cuales se verificará el cumplimiento de los requisitos en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente contenidos en el presente documento según lo considere pertinente el CONTRATANTE.


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- La comunicación del ¨Anexo A. Obligaciones en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor¨, se realiza durante el proceso de selección y evaluación inicial establecida por el CONTRATANTE y deberá ser realizado por el responsable del proceso de contratación.

11.2 DEL CONTRATISTA CON EL CONTRATANTE El CONTRATISTA mensualmente debe reportar al CONTRATANTE los siguientes datos básicos durante el tiempo de ejecución de la labor contratada, los cuales hacen parte del proceso de gestión del sistema de seguridad y salud en el trabajo que corresponden a:

• Total Horas Hombre Trabajadas. • No. de casos de fatalidades por Incidente Laboral (IL). • No. casos de Incidente Laboral (IL) con tiempo perdido. • No. de casos reportados por Incidente Laboral (IL) (no incluye casos con

tiempo perdido ni fatalidades). • Total de días cargados y perdidos por Incidenete Laboral (IL). • No. de casos reportados por Casi – Incidente Laboral. • No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL). • No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido. • No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos con

tiempo perdido). • Total de días cargados y perdidos por Enfermedad Laboral (EL). • No. de eventos reportados por incidente y casi-incidente vehicular. • No. de eventos reportados por incendios. • Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA en

temas relacionados con HSE. • No. de incapacidades de origen laboral o común reportados en el mes. • No. de días reportados por incapacidad de origen laboral o común. • No. de ejercicios de simulacro realizados. • Registro de Entrega de Equipos de Protección Personal (esto en el caso en

que la labor contratada requiera el uso de estos elementos). • Inspecciones a equipos de protección personal y equipos de protección

contra caídas (esto en el caso en que la labor contratada requiera el uso de estos elementos).

• Registro y control de ausentismo de personal incapacitado por incidentes laborales (IL), enfermedades laborales y también de origen común

• Seguimiento a compromisos de Salud. • Registros de inspecciones y medidas de control para mitigar la exposición a

los factores de riesgo. • Investigaciones de incidentes, casi incidentes y enfermedades laborales, asi

mismo las evidencias de los planes de acción propuestos producto de las investigaciones.


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• Análisis de trabajo seguro de la actividad a desarrollar y permisos de trabajo (esto en el caso en que la labor contratada y en su análisis de peligros se tengan contemplados la realización de ATS y permisos de trabajo).

• Registros de actividades de promoción, prevención y control del riesgo que se realicen (esto en el caso en que se tengan establecidas en el plan de trabajo HSE, actividades de promoción, prevención y control del riesgo).

- Asistir cuando el contratante lo requiera a las capacitaciones en HSEQ las cuales

serán de obligatorio cumplimiento, sobre todo las establecidas al inicio de los contratos. De igual manera si es un contratista frecuente el mismo deberá asistir a la capacitación anualmente a la que cite el contratante.

- Recibir las auditorias en HSE que programe el CONTRATANTE. - Atender la totalidad de requerimientos en seguridad, salud en el trabajo y medio

ambiente realizado por el CONTRATANTE al CONTRATISTA. - Presentar el sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente

en donde se consideren los controles de mitigación del riesgo en la salud e impactos ambientales específicos para las actividades objeto del contrato, el cual debe cumplir con la normatividad vigente.

- El CONTRATISTA debe informar oportunamente al CONTRATANTE, sobre cualquier hecho que afecte o pueda afectar el desempeño HSE relacionado con las actividades propias del contrato.

- Para toda persona natural se debe entregar de manera obligatoria antes de la prestación del servicio la constancia de pago de aportes a seguridad social sin excepción.

- Los contratistas personas naturales o independientes que contraten servicios directamente con la compañía, deberán presentar sus aportes al sistema de seguridad social (Salud, Pensión y ARL) en debida forma según lo establece la legislación nacional.

11.3 DEL CONTRATISTA CON SUS TRABAJADORES Los CONTRATISTAS como empleadores que son, deben cumplir con todos los requisitos legales vigentes, incluyendo lo establecido en la Ley 1562 de 2012 y Decreto 723 de 2013, o las normas que las modifiquen y/o deroguen con el fin de garantizarles a sus trabajadores:

- Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL). - Afiliación a la Entidad Promotora de Salud (EPS) - Afiliación a la Administradora de Fondo de Pensiones (AFP).

Además debe contar con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1072 de 2015), cumplir con lo establecido en la Resolución 1111 de 2017 Estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para empleadores y contratantes o en su defecto un Programa de Salud Ocupacional (Resolución 1010 de 1989) en el cual se establezcan los controles para mitigar la exposición al riesgo


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ocupacional asociados directamente a la actividad contratada. 12. GESTIÓN AMBIENTAL RELACIONADA CON EL DESARROLLO DEL SERVICIO CONTRATADO El CONTRATISTA por el desarrollo del objeto del contrato si es del caso, debe contar con una matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales en donde se incluyan todos aquellos elementos de control y de mitigación a los impactos ambientales que se generen por el desarrollo del contrato. Se debe evidenciar durante el desarrollo del objeto del contrato que los elementos de control y de mitigación a los impactos ambientales propuestos sean desarrollados. 13. CANALES DE COMUNICACIÓN Es necesario mantener canales de comunicación apropiados en lo referente a aspectos de seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente durante la ejecución del contrato y que estén relacionados con las actividades objeto de desarrollo del alcance del mismo. Los siguientes son los aspectos mínimos que deben ser informados por el CONTRATISTA al CONTRATANTE:

- Planilla de pago de seguridad social o certificación de afiliación a seguridad social, según sea el caso con la clasificación de riesgo.

- Requerimientos, quejas, solicitudes o cualquier comunicación realizada por la comunidad, el CONTRATANTE, o cualquier autoridad competente (en caso de que se presenten).

- Certificación de competencias para el desarrollo de actividades de alto riesgo. - Permisos de trabajo para tareas de alto riesgo (si aplica). - Reporte de incidentes, casi incidentes laborales (en caso de su ocurrencia). - Certificado de disposición de residuos (si aplica). - Cambios en el equipo de trabajo del CONTRATISTA durante el desarrollo del

contrato (si aplica). - Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares mínimos del

sistema de gestión de la seguridad y salud para empleadores y contratistas (Aplica entre 01/06/2017 al 30/08/2017).

- Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial, relacionado con las acciones necesarias para corregir las debilidades encontradas en la autoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares mínimos del sistema de gestión de la seguridad y salud para empleadores y contratistas (Aplica entre 01/09/2017 al 31/12/2017).

14. CONSIDERACIONES GENERALES

- Para el caso de servicios de transporte, el conductor que presente servicio de manera continua se debe involucrar en las actividades de promoción y prevención que


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organice la empresa CONTRATANTE, en este caso Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios.

- Se prohíbe la ingestión de bebidas alcohólicas durante el desarrollo de las labores propias del contrato o trabajar bajo sospecha de haber consumido licor o sustancia psicoactiva alguna es motivo de sanción por parte del CONTRATANTE.

- El Departamento administrativo y/o Coordinador Administrativo del proyecto debe informarle al Coordinador HSE durante el proceso de contratación el próximo ingreso del CONTRATISTA para la respectiva gestión de control en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente establecida en el presente documento.

- Se debe presentar al área administrativa y/o al Departamento de HSEQ según corresponda durante los diez (10) primeros días del mes, los aportes de seguridad social de la (s) persona (s) que apliquen si el desarrollo de la actividad contratada excede los treinta (30) días calendario.

- Cuando se identifiquen documentos que no cumplan con los requerimientos por falta de claridad, el CONTRATISTA o PROVEEDOR deberá aclarar las inconsistencias y en ausencia de las aclaraciones el CONTRATANTE podrá dar por terminado el contrato por inconsistencias y/o falsedad en los requisitos inicialmente pactados.

15. SANCIONES Es obligación del CONTRATISTA y PROVEEDOR cumplir con los requisitos HSEQ establecidos en el presente documento según el tipo de servicio contratado, el incumplimiento a los requisitos establecidos generara sanciones definidas por el CONTRATANTE las cuales se relacionan a continuación:

- Amonestaciones por incumplimiento que afectarían la calificación de seguimiento en HSEQ para lo cual el CONTRATISTA o PROVEEDOR deberá asistir a una capacitación en seguridad y salud en el trabajo según determine el CONTRATANTE la cual debe ser solicitada por el Departamento Administrativo al Departamento de HSEQ según resultados de las evaluaciones (calificaciones inferiores al 70%).

- Si se presenta reincidencia en el incumplimiento de obligaciones HSE por parte del CONTRATISTA o PROVEEDOR se aplicaría la no contratación por un periodo de seis (6) meses a un (1) año, el tiempo se determinara según la gravedad de la falta. Para este caso el Departamento Administrativo, quien recepciona las evaluaciones finales y les da trámite debe generar la alarma para aplicar la sanción que corresponda.

- Si hay reincidencia en el incumplimiento de las obligaciones HSE por parte del CONTRATISTA o PROVEEDOR, la sanción estará relacionada con el veto definitivo y no se volverá a contratar. Para este caso el Departamento Administrativo, quien recepciona las evaluaciones finales y les da trámite debe generar la alarma para aplicar la sanción que corresponda.

16. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTRATISTA Y/O PROVEE DOR


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Los criterios de evaluación HSE considerados por el CONTRATANTE están considerados según la etapa en la que se realice la evaluación, para la evaluación inicial de HSEQ que se hace a todo CONTRATISTA o PROVEEDOR en el momento de la inscripción y que tiene en cuenta entre otros aspectos relacionados a continuación:

� Experiencia general y específica. � Capacidad técnica / personal calificado. � Garantía sobre los productos o servicios prestados. � Imagen profesional de la empresa y sus representantes, atención, servicio y asesoría

al cliente. � Capacidad económica. � Cumplimiento de aspectos normativos en seguridad, salud en el trabajo y medio

ambiente según aplique. Para el caso de las evaluaciones de desempeño las cuales se realizan en la terminación del contrato y/o durante la prestación del mismo según sea el caso y que es aplicada por el CONTRATANTE a todo CONTRATISTA o PROVEEDOR considera entre otros aspectos relacionados a continuación:

� Calidad del servicio o producto contratado. � Tiempos, garantía, atención al cliente. � Cumplimiento de aspectos normativos y del CONTRATANTE en seguridad, salud

en el trabajo y medio ambiente según aplique. Se cuenta de igual manera con una evaluación de desempeño única para la contratación de servicios de transporte en donde se evalúan cumplimiento de criterios de la empresa de transporte contratada, conductor y vehículo según sea el caso. El puntaje obtenido por el CONTRATISTA y PROVEEDOR por el servicio contratado será tenido en cuenta en siguientes contrataciones, la gestión evaluada a través del puntaje obtenido se clasificará en las siguientes categorías: D = Deficiente (0 al 69%) A = Aceptable (70 al 79%) B = Bueno (80 al 89%) MB = Muy Bueno (90 al 99%) E = Excelente (100%). Cuando la calificación es menor o igual al 69% la gestión se considera Deficiente (D) y por lo tanto se requiere implementar acciones correctivas; para esto el CONTRATANTE le comunicara al CONTRATISTA o PROVEEDOR los incumplimientos y le solicitará la aplicación de medidas correctivas para eliminar las causas de las desviaciones generadas. Si el CONTRATISTA o PROVEEDOR no suministra o implementa los correctivos necesarios para mejorar la calificación (en caso de ser necesario subsanar los faltantes o incumplimientos) se suspenderán los pagos hasta que se corrijan todas las anomalías.


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La evaluación que se desarrolla al final del servicio prestado o del bien suministrado permitirá determinar el cumplimiento frente a los siguientes factores: Calidad del bien, servicio u obra, cumplimiento de los plazos de entrega, aspectos administrativos Y ASPECTOS de desempeño a las obligaciones HSE (seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente). De acuerdo al puntaje obtenido se deberán generar planes de mejoramiento por parte del CONTRATISTA o PROVEEDOR a los cuales se les hará seguimiento por parte del CONTRATANTE para verificar su cumplimiento y mejorar para futuras oportunidades si es del caso el desempeño del CONTRATISTA o PROVEEDOR. 17. PERIODICIDAD DE LA EVALUACIÓN La evaluación de gestión del desempeño del CONTRATISTA o PROVEEDOR se realizara por cada servicio facturado por lo cual la factura que se radique para cobro deberá ir acompañada de la evaluación completamente diligenciada para todo CONTRATISTA o PROVEEDOR sin excepción. 18. OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN En los casos donde el CONTRATISTA o PROVEEDOR no esté de acuerdo con la calificación dada por el CONTRATANTE, tendrá 5 días hábiles para presentar sus comentarios u observaciones a la calificación y los documentos que soporten las observaciones. 19. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA EVALUACIÓN DE DESE MPEÑO DE CONTRATISTAS O PROVEEDORES

a. El CONTRATISTA o PROVEEDOR debe suministrar al CONTRATANTE todos los documentos o soportes necesarios para asegurar los resultados de la evaluación de gestión.

b. Si durante la ejecución del contrato se generan no conformidades en el proceso, se deben subsanar las desviaciones e incumplimientos y al final si los mismos no han sido subsanados o son incumplimientos de ley deberán quedar registrados en la evaluación del desempeño.

c. La información no veraz suministrada en la evaluación de desempeño del CONTRATISTA o PROVEEDOR, será considerada como falta grave y esto se entenderá como una mala calificación, cancelación de contrato y veto.

d. En los casos en que el CONTRATANTE lo requiera, el CONTRATISTA o PROVEEDOR deberá permitir la validación del cumplimiento de los requisitos del servicio o producto contratado.

20. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD El desarrollo de la evaluación de desempeño de CONTRATISTAS y PROVEEDORES se


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encuentra bajo responsabilidad en primera instancia del profesional del Departamento Administrativo y/o Departamento de Planeación y Control según sea el caso; consecuentemente y con el trámite de los primeros la responsabilidad se direcciona al evaluador técnico, y por ultimo al evaluador HSE. En caso tal de que el CONTRATISTA o PROVEEDOR obtenga una calificación igual o menor al 69% el Departamento Administrativo quien da tramite final a las evaluaciones para la posterior recepción de la factura deberá gestionar con las áreas de la compañía que contratan el servicio o producto o en su defecto con el CONTRATISTA o PROVEEDOR los planes de mejora correspondientes.

anexo a. obligaciones hse del contratista …...anexo a. obligaciones de seguridad, salud en el...

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