arkheion 2002 - 2

ArkheionØSTFOLD IKA • IKA KONGSBERG • AUST-AGDER-ARKIVET • IKA VEST-AGDER • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND • IKA TRØNDELAG • I K A M Ø R E O G R O M S D A L • F Y L K E S A R K I V E T I S O G N O G F J O R D A N E • A R K I V I N O R D L A N D • I K A T R O M S • I K A F I N N M A R K

VÅR MANGFOLDIGE FREMTID R A P P O R T F R Å B E V A R I N G S U T V A L E T S I D E 3 - 5

LES OGSÅ OM:KULTURHISTORISK ATLAS S. 8 • ARKIVLOKALER S.12 • MARMOR OG MENNESKESKJEBNER S. 18 • PERSONALMAPPEN DIN S. 22

2#20

02

INNHOLD

"Vår mangfoldige fremtid" høres ut som en tittel klippet ut av en science fiction-bok.Det kunne den ha vært, men fremtiden angår oss alle. Alt vi gjør i dag har en innfly-telse på hvordan vår fremtid vil bli. Vi står hele tiden ovenfor valg, hva skal vi ha påoss, hva skal vi ha til middag, hva skal vi kassere i arkivene våre. Noen valg har liten konsekvens, mens andre vil kunne endre vår fremtidige hverdag.

Det er derfor viktig at de beslutninger som blir tatt er riktige. Det hele inngår i entankeprosess som tar for seg de kjente erfaringene og bruker dem til å utrede muligekonsekvenser av beslutninger. Ut fra denne prosessen kommer det et produkt, som,forhåpentligvis, bidrar til å fremme en god utvikling.

Vi ser mange slike veivalg i dag. Arkivloven har gitt oss en basis for noen fellesvalg som vil fremme den generelle standard på norske arkiver. Vi har Noark 4-standarden som har gjort jungelen av datasystemer noe mer oversiktlig. En under-søkelse av sak-/arkivsystemer som nå foregår i regi av IKA Rogaland har allerede resultert i bedre datasystemer fra produsentene og bedre kontrollordning fra Riks-arkivets side. Dette er klare resultater oppnådd på grunn av veivalg som er gjort.Rett rundt hjørnet står vurdering og praktisk tilpasning av resultatene fraBevaringsutvalget. Dette er noe hele arkivsektoren vil bli berørt av. Fremtidens arkiver blir skapt nå, og det som er kassert er borte for godt. Kassasjon er altså etvalg med store mulige konsekvenser for våre arkiver.

De politiske retningslinjer som ligger i ABM-utredningen skal bli fulgt opp med økonomiske midler til styring av utviklingen. Nå er det vel en fare for at statsbud-sjettet ikke tar det forventete sprang i bevilgningene. Men, en kime er likevel såddmed opprettelse av ABM-utvikling (ABM-u) der det nå er utlyst en stilling somavdelingsdirektør innen arkiv. Får vi her en godt fungerende organisasjon, vil denfå utrolig mye å si for arkiv som fag. Dette er spesielt viktig for lokale arkiver dersærlig private arkiver lider en trist skjebne i mange områder i Norge. Hvem skal tainitiativet her? I noen fylker har fylkeskommunene tatt på seg denne oppgaven, menhva med resten? ABM-u vil kunne ta ansvaret som pådriver og koordinator.

Til sist, og ikke minst: hva med brukerne. Arkiver tas vare på for fremtidige "forskere" av forskjellig art. Uten brukere vil deponering av arkivene kunne bli ensalderingspost for fremtidens politikere. Det er derfor et klart veivalg å drive aktivformidling av arkiver. En del av dette er selvsagt tilgjengeliggjøring ved ordning,katalogisering og en eventuell utlegging på internett. Vi må få lokaler med mulig-heter for lesesal og vi må drive aktiv formidling. En start her kan være deltakelseved "Arkivenes dag" som i år er lagt til 9.november.

De mange valg er der hele tiden og opphører ikke med dette nummer avArkheion. De er en del av vår hverdag. Vår måte å håndtere valgene på går gjennom standarder, regler, og – ikke minst – kunnskap. Så, gi ditt bidrag til det siste punktet. God lesning! Red.

Fast redaktør: Steinar Marvik (IKAK)Nansensgate 13616 KongsbergTlf.: 32 86 63 79 Telefaks: 32 72 49 54

E-post: [email protected]

Redaksjonskomite:Ole Stian Hovland (FS&F) nestred.Hege Sætrum Kenny (IKAF)Harald H. Lindbach (IKAT)Solveig H. Lindbach (AiN)Kari Remseth (IKATrø)Jan Tore Helle (IKAM&R)Åse Eikemo Strømme (IKAH)Sigve Espeland (IKAR)

Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA)Berit Stie (AAA)Steinar Marvik (IKAK)Vigdis Bjørnstad (ØIKA)

Grafisk formgivning: Karin WiweTrykket av: Reprografen

RAPPORT FRÅ BEVARINGSUTVALET 2002

RAPPORT FRÅ BEVARINGSUTVALET . . .3

BEVARINGSRAPPORTEN . . . . . . . . . . . . .5

ABM-UTVIKLING OG

KOMMUNAL SEKTOR . . . . . . . . . . . . . . .7

KULTURHISTORISK ATLAS OG LEKSIKON . .8

ALF THORSEN: K-KODAR . . . . . . . . . . .11

ARKIVLOKALER . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

INTERVJUET: GUNN JOHANSEN . . . . . .14

KURSTORGET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

SMÅSTOFF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

MARMOR OG MENNESKESKJEBNER . .18

HVA VIL DU FINNE I

PERSONALMAPPEN DIN . . . . . . . . . . . . .22

ØSTFOLD INTERKOMM.ARKIVSELSKAP .24

INTERNSIDER:

ØSTFOLD IKA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

IKA KONGSBERG . . . . . . . . . . . . . . . . 25

AUST-AGDER-ARKIVET . . . . . . . . . . . .. 26

IKA VEST-AGDER . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

IKA ROGALAND . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

IKA HORDALAND . . . . . . . . . . . . . . . .. 27

IKA TRØNDELAG . . . . . . . . . . . . . . . .. 28

IKA MØRE OG ROMSDAL . . . . . . . . . 28

FYLKESARKIVET I

SOGN OG FJORDANE . . . . . . . . . . . . .29

ARKIV I NORDLAND . . . . . . . . . . . . . . .29

IKA TROMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

IKA FINNMARK . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30

LED

ER

I KA MØRE OG R OMSDALT E K S T : AR N T OL A F I D J E S T Ø L

Arkheion

FIRE HOVEDKRITERIER FOR BEVARING AV OFFENTLEGE ARKIV

Utvalet kjem med forslag til fire formål som bør nyttast somhovudkriterier for bevaring av offentleg arkivmateriale. Dei er som følgjer:

F1: å dokumentere offentlege organ sine funksjonar i samfun-net, deira utøving av mynde, deira rolle i høve til resten avsamfunnet og deira rolle i samfunnsutviklinga (dokumenta-sjonsverdi).

F2: å tilgjengeleggjere materiale som gjev informasjon om tilhøve i samfunnet på eit gjeve tidspunkt, og som set lys påsamfunnsutviklinga (informasjonsverdi).

F3: å dokumentere personar og verksemder sine rettar ogplikter i høve til det offentlege og i høve til kvarandre.

F4: å dokumentere dei arkivskapande organ sine rettar ogplikter i høve til andre instansar.

F1 og F2 representerer forskningsmessige- og kulturelle aspekt, medan F3 og F3 gjeld rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon.

ØKONOMI SOM FORMÅLET MED KASSASJON

Utvalet presiserer at det nesten berre er økonomiske årsakersom ligg til grunn for at ein føretek kassasjon. Unnataka gjeldnokre få tilfelle av såkalla etisk kassasjon av omsyn til person-vern. Det er interessant å konstatere at utvalet legg stor vektpå at kassasjon ikkje bør gjennomførast utan at det er (sam-funns)økonomisk nyttig. Kostnadene ved kassering må ikkjeoverskride kostnadene ved bevaring. Med bakgrunn i dettevert det tilrådd at ein som hovudregel bør gjere bevarings- ogkassasjonsvurderingane på makronivå. Det vil seie at ein vurderer heile arkiv eller seriar, eventuelt, for elektronisk materiale, heile datasystem eller tabellar. Unnataket for makroperspektivet vil eventuelt vere kassasjonsreglar knyttatil arkivnøklar. Det avgjerande her vil vere arbeidsmengda ihøve til det å knytte kassasjonsreglar til ein arkivnøkkel.

TIDSPUNKT FOR BEVARINGS- OG KASSASJONSVEDTAK

Eit anna interessant emne som vert drøfta i rapporten er tids-punktet for når ein skal gjere bevarings- og kassasjonsvedtak.Utvalet konkluderer her med at ein ikkje bør binde seg til nokon prosedyre, men at ein så langt det let seg gjere, bør utarbeide bevarings- og kassasjonsplanar som ligg føre når arkivdanninga skjer, slik at det kan integrerast i arkiv-danningsfunksjonane.

Deltakere:Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Arkiv i Nordland (AiN)IKA Trøndelag IksInterkommunalt arkiv Møre og Romsdal IksFylkesarkivet i Sogn og FjordaneInterkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH)Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKAR)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Aust-Agder-Arkivet (AAA)IKA Kongsberg (IKAK)Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKA)

>>>

Arkheion er medlemsblad for de interkom-munale arkivene i Norge. Fra høsten 2002 ervi 12 medeiere som representerer 15 av lan-dets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtids-skrift for den kommunale arkivsektor i landet.

13. juli 2000 oppretta Riksarkivaren eit utval, Bevaringsutvalet, som skulle gjere ei totalvurdering av hovud-

prinsipp og tilnærmingsmåtar for arbeidet med bevaring i Statleg arkivsektor. Utvalet skulle også vurdere

sine tilrådingar i høve til pågåande arbeid i kommunal sektor. Seinare vart det presisert at utvalet skulle ha

heile den offentlege sektor som ramme for arbeidet. Rapporten vart ferdigstilt 15. mars 2002.

Rapporten er todelt. Første del omhandlar teoretiske innfallsvinklar og praktiske erfaringar. Andre del er

meir praktisk retta og ser nærare på prinsipp, strategiar, kriterier og arbeidsmetodar for det framtidige

bevarings- og kassasjonsarbeidet. Eg vil i det følgjande presentere hovudelementa i den praktiske delen og

då vesentleg i kapittel 5 – Prinsipper for bevaring og kassasjon og i kapittel 6 – Riksarkivarens strategi.

Arnt Ola Fidjestøl

FOTOS: STEINAR MARVIK

4 Arkheion - 2#2002

Rapporten peiker på tre strategiar for bevaring- og kassa-sjonsvurdering.

1. Bevarings- og kassasjonsplanar utarbeida i førekant2. Bevarings- og kassasjonsvurdering i etterkant3. Fornya bevarings- og kassasjonsvurdering

Av desse strategiane er den tredje varianten ny i høve tilkva som har vore nytta tidlegare. Den går i korte trekk utpå at ein skal kunne revurdere tidlegare bevaringsvedtak ilys av kunnskap og perspektiv som er kome til i ettertida.Dette kan mellom anna vere aktuelt for materiale som dokumenterer enkeltpersonar sine rettar, for elektronisk arkivmateriale og for materiale der ein er i sterk tvil om bevaringsverdien.

SPESIELLE TILHØVE KNYTTA TIL ELEKTRONISK MATERIALE

Når det kjem til utfordringar knytta til bevaring av elektro-nisk materiale peiker utvalet på forskjellen i problemstil-lingane knytta til papirarkiv og elektroniske arkiv.Rapporten gjev ikkje så mykje svar på korleis ein konkretskal gå fram, men snarare kva for faktorar som må vere påplass for at ein skal kunne oppnå målet. Eit døme på det erat det vert referert til § 2-14 i arkivlovforskrifta som seier at Riksarkivaren kan pålegge arkivskaparane å legge inn eksportfunksjonar for det bevaringsverdige materiale. Einføresetnad for dette må då vere at det føreligg klare beva-ringskriterier i førekant av at desse systema vert utvikla.Det ligg imidlertid store oppgåver knytta til dei allereie eksisterande systema. Etterkantsvurderingar vil difor vertemykje nytta i tida framover vert det fastslått.

RIKSARKIVAREN SIN STRATEGI

Målet til Riksarkivaren må vere å få utarbeida heilskapelegebevarings- og kassasjonsplanar der arkivmaterialet vert deltinn i arkivsaker som skal oppbevarast for ettertida, arkivs-

aker som skal kasserast og arkivsaker som skal oppbevarast iein bestemt periode. Utvalet understrekar her mellom annaat ein i arbeidet med det kommunale materialet må leggevekt på den kompetanse som finst i kommunal sektor og atdet her må leggast til rette for eit godt samarbeid med fylkeskommunar og kommunar ved at dei interkommunale arkiva, fylkesarkiva og byarkiva vert invitert med i arbeidet.I høve til dei kommunale arkiva kjem først ei erkjenning avat dagens 15 år gamle kassasjonsreglar for saksarkiv ermodne for revisjon. Rapporten viser til dei resonnementsom er komne fram i tidlegare nedsette utval (Bering-utvalet og Thime-utvalet) og bygger vidare på desse, menstiller seg ellers fritt til dei forslag som er lagt fram.Utvalet sitt forslag til hovudelement i sin strategi er følgjande:

• Prosjektvis handsaming av ein fagleg sektor om gangen• Samarbeid med kommunale, fylkeskommunale og inter-

kommunale arkivinstansar• Minst mogeleg detaljering utan at dette skal føre til store

forskjellar frå kommune til kommune• Prosjekta skal handsame arkivmateriale uavhengig av

form og medium• Prosjekta skal resultere i sektorvise bevarings- og

kassasjonsplanar som skal leggjast fram for Riksarkivaren til godkjenning

• Dette må kunne gjerast i tur og orden til alle saksområde er dekka

Utvalet meiner også at ein bør samordne statlege og kom-munale prosjekt der det er naturleg. Utveksling av informa-sjon og vurderingar vert framheva som eit viktig element idenne samanhengen. Det vert understreka at den tilråddestrategien vil krevje auka bruk av personalressursar, men atarbeidsforma nok er mindre ressurskrevjande enn dagensstrategi med handsaming av kassasjonsforslag frå forvalt-ninga.

>>>

Rapporten frå det statlege bevaringsutvalet (bevarings-rapporten) presenterer eitomfattande teoretisk og metodisk grunnlag for ut-arbeiding av nye reglar forbevaring og kassasjon i offentleg forvaltning.Rapporten representerereit godt stykke arbeid, ogeg nølar ikkje med å anbefale den for arkiv-leiarar og arkivmedar-beidarar som vil setjeseg inn i bevarings-problematikken. Men

gir bevaringsrapporten svar på dei mestakutte spørsmåla om arkivbevaring i kommunane?

Etter mitt syn gjer den berre delvis. Ei viktig årsaka til detteer så vidt eg kan sjå at utvalet ikkje har god nok kjennskaptil kommunale arkiva. Det kommunale arkivmiljøet har heller ikkje vore representert i utvalet.

I løpet av dei siste åra har saksbehandling og arkiv ikommunane endra karakter. Innføring av nye saksbehand-lingsrutinar, omorganiseringar og overgang til elektroniskverktøy har skapt grunnleggjande endringar i dei kommu-nale arkiva: Dei elektroniske systema har blitt dei primærearkivsystema i dei fleste kommunale einingar. Det er der dokumenta blir skapt og der informasjon om saksbehand-linga blir registrert. Papirutskrifter frå dei elektroniske systema kan berre dokumentere brokkar av saksbehand-linga. Dersom vi ønskjer å bevare ein brei dokumentasjon av saksbehandling og vedtak i kommunen, har vi ikkje nokoanna val enn å ta vare på dei elektroniske arkiva.

Overgangen til elektroniske arkivsystem har stilt oss over-for to viktige utfordringar: - Korleis kan vi sikre at vesentleg saksbehandling blir dokumentert i dei "offisielle" arkivsystema? Kor unngår viat saksbehandlarar skriv utanfor systema, brukar uregistrerte-post o.l.?- Korleis skal vi sikre at dei elektroniske systema som er ibruk kan produsere dokumentasjon som har arkivkarakter,dvs framstår som autentisk over tid?

Det presserande spørsmålet for kommunalforvaltningablir dermed: Korleis bevare, og ikkje kva kan vi kassere. Kommunane treng bevaringsplanar, og desse må vere ein

integrert del av arkivplanen. Ein bevaringsplan må ta ut-gangspunkt i ein funksjonsanalyse av dei kommunale einingane: Kva funksjonar utfører desse (noko som ikkjelenger er gitt etter at dei tradisjonelle fagsektorane stortsett er borte), kva oppgåver er lovheimla og kva er ikkje?Kva oppgåver må vi dokumentere i arkivet, på lang sikt ogpå kort sikt? Når ein slik analyse er gjennomført må vi under-søke korleis dei elektroniske systema taklar arkivfunksjonen:Er systema i stand til å produsere dokumentasjon i eit god-kjent arkivformat, eller må vi finne fram til løysingar somkombinerer bevaring av papir og elektronisk materiale? Medutgangspunkt i denne undersøkinga må vi så lage rutinarsom sikrar at arkivverdig dokumentasjon blir produsert ogbevart.

Dokumentasjonen av arkivsystema og rutinane som erknytta til dei må så leggjast inn i kommunen sin arkivplan.Arkivplanen kan i tillegg gi eit overordna blikk på papiret,der dokumentasjon som kan kasserast etter ei tid blir styrttil eigne arkivseriar som kan kasserast i sin heilskap.

Utviklinga i den kommunale arkivdanninga, med etableringav sentralarkiv i små og mellomstore kommunar og over-gangen til elektroniske arkivsystem, har langt på veg fjernabehovet for tradisjonell kassasjon i dei papirbaserte arkiva.Dobbeltarkiveringa er stort sett historie, og gode post-rutinar har gjort arkivavgrensinga effektiv. Den samla papir-mengda i arkiva er dermed vesentleg redusert samanliknamed situasjonen for 10 år sidan. Kassasjon i aktive papir-baserte arkiv blir dermed ei oppgåve som må prioriterast eitgodt stykke bak den verkeleg presserande oppgåva: å sikreat vi for ettertida kan ha tilgang til elektroniske arkiv sompå ein god måte dokumenterer kommunane sin verksemdved innleiinga til 2000-talet.

"BEVARINGSRAPPORTEN" – RETT SVAR PÅ RETT SPØRSMÅL?

I KA HORDALANDT E K S T : G U D M U N D VA L D E R H AU G

Gudmund Valderhaug

FOTO: STEINAR MARVIK

FOTO

S: S

TEIN

AR

MA

RV

IK

Stortingsmelding 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap ogoppleving. Om arkiv, bibliotek og museum i ei IKT-tid ogom bygningsmessige rammevilkår for kulturområdet, for-kortet til ABM-meldingen, er det viktigste grunnlagsdoku-mentene for blant annet opprettelsen av Abm-utvikling –Statens utviklingssenter for arkiv, bibliotek og museum(heretter Abm-utvikling).

I meldingen blir de interkommunale arkivene positiv omtalt, resten av arkivlandskapet utenfor Arkivverket erderimot viet liten plass. For Landslaget for lokal- og privat-arkiv (LLP) har det for eksempel vært viktig å få synliggjortdet mangfoldet fylkeskommunal og kommunal sektor utgjør på arkivområdet. Denne synliggjøringen er engrunnleggende forutsetning for at LLP videre kan tale sin medlemsmasses sak.

LLP er positiv til opprettelsen av det statlige organetAbm-utvikling. I og med at det nye organet tar opp i segNorsk museumsutvikling, Statens bibliotektilsyn ogRiksbibliotektjeneste, har LLP sett det som en forutsetingfor vår tilslutning at de tre sektorene blir likestilt i Abm-utvikling, og at det blir tilført arkivfaglig spisskompetanse.Det er viktig at Aen i Abm-utvikling ikke bare blir en parentes eller en lillebror …

Ett tiltak arkivsektoren ser frem til er etableringen av en etterlengtet støtteordning for vern og formidling av historiske arkiver. Det vil være Abm-utvikling som har ansvaret for denne støtteordningen, og forslag til tilskudds-ordningens økonomiske ramme vil de komme tilbake til iforbindelse med statsbudsjettet for år 2004. Så vi må venteett års tid før vi ser om vedtaket innfrir våre forventninger.Men etter å ha lest Bondevikregjeringens forslag til stats-budsjett for 2003, er forventningene skrudd mange hakkned.

Men det kommende året vil være året for å påvirke hvavi ønsker denne støtteordningen skal favne. I utgangspunk-tet er den foreslåtte støtteordningen knyttet opp mot vernog formidling av privatarkiver. Men som det har blitt

anskueliggjort ved flere anledninger pålegger ikkeArkivlova med forskrifter (fylkes)kommunene all type formidling av deres offentlige arkiver. Aktivt utadrettet formidling favnes ikke av Arkivlovens bestemmelser.Formidling opp mot det å betjene publikum, som lesesals-gjester, har vi derimot et ansvar for. I og med at 2003 troligvil være året hvor tilskuddsordningen vil bli formet, er detviktig at vi gjør oss opp noen meninger om hva vi synesdenne tilskuddsordningen skal omfatte. Dette er en prosesssom må begynne NÅ!

Abm-utvikling vil trolig basere mye av sin faglige virksomhet på prosjekter og utviklingstiltak. Sannsynligvisvil tiltak og prosjekter som initieres med et ABM-perspektivlettest få økonomisk støtte. Det er viktig at vi fraarkivsektoren kommer med gode og innovativeideer.

Det ønskes ikke at Abm-utvikling bare skal væreen økonomisk melkeku. Det å ha et sted å henven-de seg, som innehar faglig ekspertise opp motmange av våre daglige og nye utfordringer, erkjærkomment. Abm-utvikling kan forhåpentligvisogså være en støttespiller for arkivsektoren kultur-politisk. Det er viktig at regionalt og lokalt arkiv-materiale blir vernet og formidlet over hele landet,uavhengig om det er privat eller (fylkes)kommu-nalt. En forutsetning for deter at arkivlandskapet blir vi-dereutviklet, så vi får arkivin-stitusjoner med høyt faglignivå i alle regioner. Et viktiggrunnlagsdokument i dennesammenheng vil være ABM-meldingens foreslåtte kart-leggingsundersøkelse; beva-rings- og formidlingssituasjo-nen for arkivmateriale medlokal og regional tilknytning.

ABM-UTVIKLING OG (FYLKES)KOMMUNAL SEKTOR

FYLKESARKIVET FOR VESTFOLDT E K S T : HA R R I E T MA R I E TE R J E S E N

Arkheion - 2#2002 7

Harriet Marie Terjesen, nestleder LLP.

FOTO: STEINAR MARVIK

8 Arkheion - 2#2002 Arkheion - 2#2002 9

FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE T E K S T : AN D E R S GJ E R D E

>>>

GARDSNAMN

Fylkesarkivet har lagt inn alle matrikkelgardane i fylket – ialt 2674 – i ein eigen database og kartfesta desse på det digi-tale fylkeskartet. Når ein klikkar på gardnamnet på kartetkjem ein inn i eit Gardsleksikon der ein finn historiske opp-lysningar om garden henta frå folketeljingar, matriklar, foto-base, stølsleksikon, stadnamnregistreringar og fleire andrekjelder. Statens Kartverk sine godkjende namneformer erbrukt.

KULTURMINNE/ATTRAKSJONAR

Under overskrifta kulturminne/attraksjonar finn ein artiklarsom omtalar ulikekulturminne og attraksjonar i Sognog Fjordane fylke.Alle dei 26 kommu-nane i fylket fekkhøve til å koma medframlegg til tema forartiklar frå sin kom-mune. Framleggaomfattar tema avmange og ulike slag.Frå gravrøyser, helle-ristingar og skål-groper frå langt attende i tida, til dagens verksemderog nolevande kultur-personar.

I utgangspunktet var det meininga at ein skulle få forfatta-rar frå kvar av kommunane til å skriva om emne frå sin kom-mune, men dette har synt seg å vera svært vanskeleg for nokre av kommunane. Nokre forfattarar har teke føre segemne frå fleire kommunar, medan ein i somme kommunarfinn same forfattaren på om lag alle artiklane. Framleis vertdet arbeidd med å få fleire til å ta på seg å skriva artiklar.Desse skal vera på mellom 100 og 500 ord, men for sommetema kan ein skriva noko grundigare artiklar. Prenta oguprenta kjelder som er nytta til skrivinga av artikkelen skaloppgjevast. I tillegg kan ein leggja inn lenkar til internett-sider med tilknyting til temaet som artikkelen tek føre seg.

Artiklane skal også il-lustrerast med bilete,måleri, teikningar ellerandre illustrasjonarsom høver. Det kanofte vera vanskeleg åfå tak i gode illustrasjo-nar, men i visse høvehar Fylkesarkivet sinemedarbeidarar sjølvereist ut i felten for å fo-tografera dei aktuelleobjekta.

Ved utgangen avseptember 2002 var626 artiklar utlagde påinternett. Fordelingamellom kommunane ernoko skeiv.

Vik kommune har heile 71 ferdige artiklar, medan Årdal ogEid berre har 10. Fylkesarkivet vil i tida framover særleg prio-ritera dei kommunane som har få ferdige artiklar. Eit mini-mum av artiklar for kvar kommune vart i starten sett til mel-lom 30 og 50, og eit minimum på 30 ser det ut til at det skallata seg gjera å få til.

Nokre emne har Fylkesarkivet teke seg særleg av, slik somminnesteinar og bautasteinar. Alle minnesteinar som er settopp til minne om hendingar frå Sogn og Fjordane fylke og tilminne om personar frå fylket er forsøkt kartlagde. Nokre avdesse minnesteinane står utanfor fylket, og nokre i andreland, t.d. på krigsgravstaden i London. Det er lagt ned eitstort og grundig arbeid i denne kartlegginga, og det vert stadig sett opp nye minnesteinar og minnesmerke, så ei oppdatering må heile tida finna stad.

Gamle handels- og gjestgjevarstader er eit tema somFylkesarkivet også har teke ansvaret for å skriva artiklar om.Etter kvart vil artiklar om alle kyrkjene i fylket vera på plass.Fylkesarkivet har fått lov til å bruka teksten i to nye bøkerom kyrkjene i Sogn og Fjordane som utgangspunkt for desseartiklane.

Det kan også nemnast at arkiva til alle kommunane i Sogn og Fjordane vil bli omtalt i kvar sin artikkel.

STADNAMN

Arbeidet med å samla inn stadnamn frå alle kommunane ifylket er stadig i gang. Til no er ein ferdig med innsamlinga i13 av 26 kommunar. Stadnamna frå 12 av desse er ferdig digitaliserte på fylkeskartet. For Vik kommune sin del er inn-samlinga ferdig, men stadnamna er enno ikkje digitaliserte. I Leikanger kommune er arbeidet med innsamling av stad-namn ikkje fullført, men her er det til no lagt inn over 1400namn i stadnamnbasen og dei fleste er også digitaliserte. Det vert arbeidd med å få fullført innsamlingsarbeidet i Florakommune, og det er planar om å koma i gang i Luster.For å få fram markeringane for stadnamna på kartet må einzoome seg inn til ein skala på 1:50 000, men det er lurt å zoo-

me seg endå lenger inn, for å få best mogleg inntrykk avkvar staden ligg. Kjem ein ned på skalaen 1:5000 får ein framsjølve stadnamnet. Ved å klikka på markeringa av stadnam-net får ein fram ein del opplysningar om det aktuelle stad-namnet.

KULTURHISTORISK ATLAS OG LEKSIKONI 1999 starta Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane opp eit prosjekt kalla Kulturhistorisk atlas og leksikon.

Her skulle ein presentera ulike opplysningar om Sogn og Fjordane fylke som ligg inne i databasane til

Fylkesarkivet. Det digitale fylkeskartet skulle vera basis, alle gardar, stølar, stadnamn og kulturminne skul-

le kartfestast, og ved å klikka på namna på kartet skulle ein få tilgang på fleire opplysningar om desse.

På framsida til Kulturhistorisk atlas og leksikon finn ein dei fleste avoverskriftene som er omtala i artikkelen. Nede til høgre på sida liggtitlane på dei aller nyaste kulturminne-artiklane.

I artikkelen om Landmarksteinen, som vart sett opp somma-ren 1937 til minne om Johan Theodor Landmark (1836-1916),kan ein lesa om flyttinga av steinen og den påfølgjande debatten om kor vidt han bør setjast tilbake der han opphavleg stod.

10 Arkheion - 2#2002

STØLAR

Som utgangspunkt for eit stølsleksikon har Fylkesarkivetbrukt ei stølsregistrering frå 1930-åra, som Bondesamfunns-avdelinga ved Institutt for samanliknande kulturforsking iOslo - Sætrar og Sæterbruk i Noreg stod bak. Her vart stølarsom framleis var i bruk og stølar som for lengst var nedlagdetekne med. Men denne registreringa var langt frå komplett,så ein del lokal litteratur som stølsbøker og bygdebøker fråfylket har vore brukt i tillegg. I nokre av kystkommunane erdet fare for at det framleis er manglar.Stølane har fått sine eigne markeringar på det digitale kartet.På same måte som markeringane for gardar og stadnamn vil einfå fram nærare opplysningar ved å klikka på desse på kartet.Nokre av stølane vert omtalte med eigne artiklar underKulturminne/attraksjonar. I tillegg finn ein 94 artiklar om stø-lar i Gloppen kommune under overskrifta Tematurar.

KOMMUNAR

Under denne overskrifta vil det etter kvart koma artiklar omkvar kommune. Her vil geografisk plassering, kommunehisto-rikk, grenseendringar m.m. bli omtalt.Som illustrasjonar vil kommunevåpenet og eit bilete av admi-nistrasjonsstaden i kommunen bli brukt.

STATISTIKK

Tala frå fleire folketeljingar er tilgjengelege under denneoverskrifta. Her er òg lagt inn resultatet frå folkerøystinga i1905 om unionsoppløysinga. Ein av statistikkane tek føre segdei geografiske måla på kommunane i Sogn og Fjordane.

OVERNATTING

Som ei teneste til reisande som skal til fylket er det laga tileit oversyn over mange av overnattingsstadene i fylket. Detvil heilt sikkert finnast stader som ikkje er med, oversynetvart laga i 1999 og er ikkje oppdatert sidan.Her kan einsøka seg fram til ei konkret verksemd eller få fram fleirealternativ i ein konkret kommune. Ein kan også søka påden typen overnattingsstad ein er ute etter.

TRANSPORT

Dette er ein link til ein database med informasjon omtransporttilboda i Sogn og Fjordane.

SIDEOVERSYN

Sideoversynet inneheld nokolunde det same som ein kan lesai denne artikkelen. Oversynet er ikkje oppdatert, men ein fåreit inntrykk av kva ideane bak kvar av overskriftene er.

LYD OG VIDEO

Planen er at det her skal koma lydfiler med opptak av intervjumed personar o.l., og videoopptak av ulike hendingar og per-sonar. Dette er ikkje noko prioritert område innanKurlturhistorisk atlas og leksikon.

TEMATURAR

Under overskrifta Tematurar finn ein tre ulike tema. Somnemnt under avsnittet om stølar, så ligg det her 94 artiklar omstølar i Gloppen kommune. Her er også kulturminne-artiklanesom tek føre seg minnesteinar og bautasteinar lagt inn someit eige tema.Det tredje temaet er boka Steinskuggar med tekst av WilhelmStarheimsæter og bilete av Jens Hauge, begge frå Lærdal. Herer dikta til Starheimsæter kombinert med bileta til Hauge.Dikta er omsette til engelsk, så det er berre å klikka påEngelsk versjon for dei som vil.

UTVIKLING

Slik ser Kulturhistorisk atlas og leksikon ut i dag, men det vertarbeidd med å få til eit meir moderne og brukarvennleg sys-tem. Framsida til Kulturhistorisk atlas og leksikon er tenkt en-dra, tydelegare overskrifter og anna design vil bli utvikla.Kartet som er i bruk er for dårleg i høve til dei som ein finn påandre nettstader. Kulturminne-artiklane ligg for vanskeleg til-gjengeleg. Her må det utarbeidast andre søkemulegheiter.Ein del idear som ein hadde i starten av prosjektet vil bli er-statta av andre som har dukka opp under arbeidet medatlas/leksikonet.

Tidlegare i haust utkom Alf Thorsens rettleiings- og opp-gåvehefte for bruk av K-kodane. Med utgangspunkt i denetterkvart omfattande bruken av denne arkivnøkkelen erdet vel eit mildt uttrykk å hevde at denne publikasjonen varetterlengta. Thorsen påpeikar også sjølv behovet med referanse til påbodet i arkivforskrifta om arkivnøklar og einauka bruk av elektroniske sak-arkivsystem.

Rettleiinga er i to delar – ein teoridel som gjev bakgrunns-kunnskap for klassering og arkivering, samt ein oppgåvedelmed 120 oppgåver og løysingsframlegg. Den teoretiskeframstillinga er praktisk utforma med konkrete døme ogskjematiske illustrasjonar undervegs. Oppgåvedelen harendå til kopiar av brev og notat for å gjere øvinga mest mogeleg realistisk.

Teoridelen er delt i fire emne. Første emne (kapittel 2) erav overordna karakter og omhandlar tre former for ord-ningsprinsipp - emnekodar, objektkodar og kronologisk arki-vering, og dei mogelegheiter som finst for bruk av K-kodanei arkiv ordna etter slike prinsipp. Denne framgangsmåtengjev systematisk innføring i bruksmåtane for K-koden medei forståing av at det er mogeleg å bruke nøkkelen også iandre arkiv enn sakarkivet. Kapittel 3 gjev ei forklaring påoppbygginga av nøkkelen og den hierarkiske strukturen kodane i mellom. Her er det også freista å gje ei forklaringpå korleis ein skal fokusere på gjenstand for å definere emnet i t.d. ein sakstittel. Dette vil kunne være nyttig imange tilfelle. Thorsen flyttar så fokus over på korleis einskal klassere. I kapittel 4 får vi ei smørbrødliste på korleis gåfram når kode skal setjast. Dette fungerer svært bra. Vidarehar kapittelet ei etterlengta prinsipiell drøfting av kva forsaksområde som høyrer under kva for emne. Drøftinga ermeir inngåande når det gjeld plassering av fagsaker – natur-leg nok i og med den sektorvise oppdelinga. Underteiknatrur at mange arkivarar endeleg kan la slitne hjernevinning-ar få kvile etter å ha fått servert den overordna skilnaden påklassen A og B. Kapittel 5 representerer det fjerde og siste

emnet i teoridelen og gjevtips om korleis dei som

ikkje har nytta K-kodane eventuelt kan førebu ein over-gang. Her finn vi m.a. eit altfor kort avsnitt om korleis arkiv-nøkkelen bør tilpassast den organisasjonen den skal nyttasti. Ein slik tilpassing gjeld ikkje berre ved overgang til K-kodar men kan anbefalast generelt for alle som nyttar kodane og særleg dei som nyttar dei i elektronisk journalarog fullelektroniske arkiv. Dessutan er ei slik tilpassing eitgodt pedagogisk verkemiddel for å betre kunnskapen omkodane blant sakshandsamarane – det skapar engasjementrundt utveljing av kodar og såleis kjennskap til innhaldet.

Rettleiingsheftet har likevel klare manglar. Thorsen nem-ner den utstrekte bruken av sak-arkivsystem som grunnlagfor å lage eit slikt rettleiingshefte, men utan å gjere greiefor kva konsekvensar dette har for bruk av kodane og korleis ein i praksis skal gå fram for å løyse dei problemasom oppstår. Faktum er at med sak-arkivsystem og full-elektronisk arkivering er K-kodane ikkje lenger eit fram-finningssystem i manuelle register men eit emneregister forsøk og registrering i database, og der ikkje berre eit fåtal arkivarar men heile organisasjonen skal finne ein einsartamåte å klassere. Dette krev både planlegging og disiplin,noko Thorsen burde tatt opp i eit breiare spekter enn berreå nemne mogelegheitane for saksdeling. Tilpasning til eigenorganisasjon samt styring av kodebruken i sak-arkivsystemetkunne t.d. vere ein måte å løyse problemet.

Ellers kunne underteikna i teoridelen tenkt seg ei næraredrøfting av tilhøvet mellom kode og sak . Mange ser ikkje atdet her skal vere eit ein-til-mange-tilhøve. Vidare ei drøftingav problemstillinga kva er ei sak, - t.d. enkelt sak, samlesakog prosjekt.

Heilskapsinntrykket er likevel at ei rettleiing som Thorsenher har levert er eit viktig middel til det som kan fortone segsom eit uendeleg prosjekt – å lære sakshandsamarar å brukeK-kodar.

Arkheion - 2#2002 11

Eit døme på at ein illustrasjon ikkje treng å vera eit fotografi er denne teikninga av Johannes Flintoe. Teikningaer brukt som illustrasjon til artikkelen om Kongevegengjennom Galdane i Lærdal.

ALF THORSEN: «K-kodar. Rettleiing og oppgåver»

KOMMUNEFORLAGET 2002

I KA MØRE OG R OMSDAL IKST E K S T : JA N TO R E HE L L E

FOTO

: STE

INA

R M

AR

VIK

kunne vært greit, men da slår de andre kravene til arkivloka-ler inn, med for eksempel tilgangsregler, bruk av vann ognødvendig elektrisk utstyr og ingen el-sentral med strøm-måler eller sikringer.

Alle saksbehandlere som har kontor i samme branncelle somarkivlokalet, eller de som bare er på besøk hos en dem i dennecellen, må være gitt tilgangsrett til arkivlokalet. Det vil kanskjeha innvirking på sikkerheten til arkivmaterialet? Svaret er joegentlig da at du må flytte arkivet eller bygge om. Eller er detdet? Når vi spør arkivverket får vi til svar at det er tilstrekkelig atlokalet er en enhet og at alle bygningsdelene tilfredsstillerbrannsikringskravene i arkivforskriften. Det bør ikke legges avgjørende vekt på branncellebegrepet. Enhet - Branncelle 1-0.Er det kanskje unødvendig å nevne "branncelle" i forskriften?

Bortsettingsarkiver skal plasseres i spesialrom for arkiv, med deekstra strenge kravene som gjelder der. Dette gjelder ikke der-som arkivene er i hyppig bruk. Hva ligger det i dét da? Vi harspurt og fått svar. Har du behov for å gå i disse arkivene én ganghver uke, eller oftere, så er det hyppig bruk. Det er greit å få satten grense.

Dagligarkivene skal altså oppbevares i rom som kan klassifiseressom REI 30. Vi har fått henvendelser fra ansvarlige for utbedringav et skolebygg. Han sa at det ikke var direkte uforståelig meddenne "R" i kravet, men at det i det minste var uvanlig. Vi tokderfor kontakt med arkivverket og fikk vite at de hadde forståel-se for en slik uttalelse. Vi fikk derfor beskjed om ikke å ta hen-syn til "R", men legge vekten på den siste delen "EI30"."Javel-ja" sa vi.

Vi har fått et annet spørsmål som vi anser som betimelig.Hvorfor det bare er bortsettingsarkiv de små arkivorganene kanplasserer i brannskap, i stedet for å bygge bortsettingsrom? Kanvi ikke gjøre det samme med dagligarkiv? Spørsmålet er besvartav ansvarlig myndighet og svaret er "Du kan søke Riksarkivarenom tillatelse ". Søk om å få plassere dagligarkivet i skap som til-fredsstiller kravene "EI60" (eller mer), og du vil kanskje få lov tildet. Det blir understreket at brannskapet bare avhjelper arkiv-forskriftens krav til brannsikkerhet. Det høres fint ut. Et av problemen med dette er at det ennå ikke finnes arkivskap somer klassifisert etter den nye europeiske standarden som stillerkrav i form av EI 60 og EI 90 og så videre. Det finnes skap som erklassifisert etter koreanske standarder , etter nordamerikanske,en rekke andre standarder og etter den nordiske NT-FIRE 017.Hva gjør vi da? Kjøper vi skap som er klassifisert til for eksempel90P etter den nordiske standarden? Kanskje, men den standar-den som arkivforskriften setter opp som krav, er strengere enndenne. Skal vi vente med å kjøpe inn skap? Kanskje det, men vivet ennå ikke om det kommer skap som blir klassifisert etter dennye europeiske standarden – så da venter vi kanskje forgjeves? Erdét bra for arkivmaterialet? Det hadde vært en fordel om det blestilt realistiske krav til oss når vi prøver å gjøre vårt beste for åfølge opp.

Overgangsordninger og tid til å fikse rommene har du fått. Dumå bare ikke tro at det vil være bedre å flytte arkivmaterialetditt fra et dårlig arkivlokale til et litt bedre et. Et som ikke stridermot forskriften på fullt så mange punkter som det opprinneligearkivlokalet ditt. Flytter du materialet skal det være til et perfektlokale. Det hjelper ikke at erstatningen er bedre enn det opprin-nelige. Er det til det beste for arkivmaterialet da? Tvilsomt.

En siste ting som ikke nødvendigvis er et problem som skyldesforskriften eller offisiell tolkning av den. Har du også glemt årapportere inn til arkivverket kvaliteten på rommet der serverendin står, den som du har sak-arkivsystemet ditt på og kanskje endel av fagsystemene dine også? Her blir det jo også oppbevartarkivmateriale over tid og er derfor også arkivlokaler. De skalvære av samme kvalitet som andre arkivlokaler. Det kan vi kanskje ordne. En festlig liten nøtt triller forbi på bordet ditt dersom dere har satt driftingen av servere og programmer borttil et privat firma. Knekk den! Ganske lett å knekke, men med enrar lukt: det er ditt ansvar å påse at tjenesteleverandøren sitt lokale er godt nok!

§12 Arkheion - 2#2002

ARKIVLOKALERArkivforskriften bestiller - men hva skal vi levere?

I KA VEST-AGDERT E K S T : KJ E T I L RE I T H AU G

Noe av det mer håndfaste i arkivforskriften vi kan gripe tak i,er kravene til arkivlokaler. De blir brettet ut over flere sider isærtrykket, med tildels og tilsynelatende klare normer vi skalfølge opp. Først og fremst er det greit å ta utgangspunkt i atforskriften krever at vi skal flytte inn i skikkelige og for-skriftsmessige lokaler med det samme, for eksempel hvis vibygger nytt eller flytter. Vi kan også fortsette å oppbevarearkivene våre i lokaler med mangler og utbedre med en tids-frist på fem til ti år.

Vi skulle først rapportere om situasjonen i organet. Vi be-gynte da med å finne ut hva som er et arkivrom. Forskriftensier at det er rom der det oppbevares arkiver over lengre tid.Ivar Fonnes sier i sin bok at dette ikke nødvendigvis gjelderplassering av arkivmateriale på saksbehandlers kontor i for-bindelse med saksbehandling. Vi sier altså rom der det ermeningen at materialet skal ligge over lengre tid. Dette betyr altså kontor/arkivpersonalets rom. Det kan være detsamme som for eksempel forværelset til rådmannen ellerrektors forværelse på en skole. Greit. Materiale som befinnerseg på slike steder skal kun være dagligarkiv derfor skal viundersøke om dette rommet tilfredsstiller de "laveste" kravene til arkivlokaler. Vi går fort forbi paragrafen om ut-forming og dimensjonering av lokalene, for det er ofte greiesaker når det gjelder dagligarkiv. Videre er kravet om fast tilsyn og renhold også ganske kurant når det gjelder daglig-arkivene. Det skaper heller ikke stort hodebry når vi kommertil nødvendig bruk av vann i rommet der vi har dagligarkivene.

Vi trenger ikke innlagt vann her – gjør vi vel? Kaffen kan vikoke andre steder.

Det første som virkelig skaper spenning i tolkningsmulig-hetene, bokstavelig talt, er passusen om at det ikke skalvære annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig forvirksomheten i arkivlokalene. På forværelset vårt er det kopi-maskiner, skrivere og en rekke datamaskiner. Er det nødven-dig for virksomheten i arkivlokalet? Disse er nødvendige fordriften av forværelset, men ikke for arkivlokalet. Vi lar tvilenkomme oss selv til gode og sier det er greit.

De virkelige vanskelige tingene å bedømme kommer vi tilnår vi skal se på paragrafen som behandler brannspredningfra andre rom. Der heter det at kontorrom, der det opp-bevares arkiver, skal være separate enheter eller brannceller.Hvordan skal vi lese dette da? Jo, er arkivrommet ditt etåpent forværelse mot for eksempel en gang eller trapp, kanskje skilt av med en glassvegg, er det ingen separatbranncelle. Er rommet ditt en del av en etasje der rommeneer skilt fra hverandre med gipsvegger, kunne det for så vidtvært en ganske god løsning fordi gips er vanskelig å få fyrpå. Problemet er at dette sjeldent, eller helst aldri, vil værebetegnet som en separat branncelle. Det er altså ikke godtnok. Du kan jo prøve deg med å si at for eksempel halve etasjen er en branncelle og at kontorrommet er en del avdenne. Da har vi fått til svar fra ansvarlig hold at arkivrom-met skal være en separat branncelle og at denne halve etasjen da ville måtte defineres som arkivlokale. Kanskje det

Lov om arkiv skal sørge for at arkiver som har rettslig og historisk verdi blir bevart for samtid og ettertid.

Da må vi ha regler som forteller oss hvordan vi skal produserer, bevare, kassere og oppbevare arkiver.

Disse reglene gir arkivforskriften oss og vi skal som gode byråkrater legge til rette slik at våre

medlemskommuner kan følge opp forskriften i sine organer.

Arkheion - 2#2002 13

§§ §§§§§

§

§

§

FOTO

S: S

TEIN

AR

MA

RV

IK

tid vist seg lærevillige, og til tross for endel skepsis i starten har disse probleme-ne blitt mindre etter hvert som saks-behandlerne har sett at endringene ihver enkelts arbeidsrutiner har ført tilet bedre og mer oversiktlig dokumenta-sjonssystem. Nå får vi daglig besøk avsaksbehandlere som kommer for å fåråd eller instruksjon i forhold til konkrete arkivfaglige spørsmål.Innsatsen til kommunens arkivforumhar vært av uvurderlig verdi i denneprosessen. Arkivforumet fant ut at ensamordning av rutinene for arkivarbei-det rundt på de forskjellige enhetenevar nødvendig, og uten denne samord-ningen og den felles plattformen vi dafikk ville endringene i beste fall være

svært vanskelige å gjennomføre.Situasjonen i Nedre Eiker kommune

ser ganske lys ut, både med tanke påden utviklingen som har funnet sted ogmed tanke på de forandringer som erforestående. Hva vil du si er den viktig-ste suksessfaktoren for det dere haroppnådd?

Opplæring og informasjon ut i alleledd i organisasjonen er uten tvil denviktigste, men kanskje også den mest tålmodighetskrevende faktoren.Effekten av å gjøre en grundig og godinnsats på dette området er det nestenikke mulig å overvurdere. I tillegg har arkivansvarlig et megetgodt samarbeid med IT, noe som er enforutsetning for at ting skal gå så

knirkefritt som mulig. Dette sam-arbeidet er ikke formalisert, og derforkan man se på det som noe person-avhengig. Personavhengigheten er selv-følgelig ikke ønskelig i utgangspunktet,og vi bør vel kanskje se på om det gåran å formalisere samarbeidet noe mer.Hva vil du si er de største utfordringe-

ne framover?Målsetningen, som også arkivplanen forkommunen er bygget opp rundt, er fullsentralisering av arkivtjenesten i nye ogmer egnede lokaler. Samtidig må kom-munen få orden på depotspørsmålet.Når det gjelder omlegging til full-elektronisk arkiv ser vi for oss at detteligger noe fram i tid, men bare arkiv-organiseringen og de nye rutinene erpå plass og fungerer, så vil alt ligge tilrette for å begynne planleggingen aven slik omlegging. Dette kommer til åbli et veldig spennende arbeid. En av destørste utfordringene i denne sammen-heng vil kanskje bli den omstillingensaksbehandlerne må gjennom.Pr i dag bruker jeg mye tid på forefal-lende arkivarbeid, en situasjon somlangt fra er ideell i forhold til de opp-gavene en arkivleder bør ha tid til å utføre. Jeg har forhåpninger om at denne situasjonen vil bedre seg nårkommunen innfører sentralarkiv: Da vilvi kunne få til et rotasjonssystem somkan frigjøre mye av den tiden jeg i dagbruker til forefallende arbeid. Jeg vil likevel, jevnlig og ganske ofte, utførenoe forefallende arbeid for på den måten å holde den grunnleggende kontakten med faget. En arkivledersegenskaper er ikke bare avhengig av lederegenskapene, men er og avhengigav at vedkommende kan mye om detfagfeltet hun eller han er satt til å lede.

Arkivansvarlig i Nedre Eiker kommune

Navn: Gunn JohansenKommune: Nedre EikerFylke: BuskerudInnbyggertall: ca. 20 000Antall årsverk: 723

"Den offisielle stillingstittelen er arkiv-ansvarlig, en stilling jeg har hatt sidenaugust 1999. Før dette jobbet jeg på for-værelset til rådmann i en mer tradisjo-nell sekretærstilling. Også den ganghadde jeg ansvaret for sentraladminis-trasjonens arkiv, men arkivarbeidet var,som en følge av en mangeårig tradisjon,et nedprioritert område. Arkivarbeidetble slik mange har opplevd, et venstre-håndsarbeid"

Hva var det som skjedde som endretdenne situasjonen?Høsten 1999 skulle Nedre Eiker kommu-ne gjennom en stor administrativ omstil-ling. I forkant av denne omstillingen såledelsen behovet for en mer sentral ledelse av arkivvirksomheten i kommu-nen. I denne situasjonen ble jeg ansattsom arkivansvarlig for hele kommunen.Dette var første gang Nedre Eiker haddeen stilling som bare var forbeholdt arkiv-arbeid, noe som i seg selv bør sees påsom en viktig hendelse i kommunens administrasjonshistorie. Samtidig som dette skjedde ble det for-mulert et mandat som ga arkivansvarlig ioppdrag å utarbeide en arkivplan forkommunen.

Arkivloven var en medvirkende årsak tilat kommunen gjorde disse vedtakene,samtidig var det viktig for oss som jobbet med arkiv at loven kom, særligmed tanke på at vi nå så at det vi holdtpå med var riktig.

Var Nedre Eiker kommune medlem avIKA Kongsberg på denne tiden?Nei. Jeg fikk tilfeldig kjennskap til IKAog brukte noe tid på å sette meg inn ihva slags virksomhet dette var. Etter endel intern diskusjon i kommunen ble detvedtatt at Nedre Eiker kommune skullemelde seg inn i IKA fra 1. januar 2000.En viktig faktor i denne sammenhengenvar erkjennelsen av at fagfeltet og ansvarsområdene ble så omfattende atdet ville bli umulig å klare jobben heltpå egen hånd. En annen viktig faktorvar den muligheten et IKA-medlemskapgir til kontakt med andre kommuners arkivtjenester.

Arkivplanen til Nedre Eiker ligger johos ledergruppa til godkjenning. Kan dusi noe om det arbeidet som er gjort for åfå denne planen utarbeidet?Arkivplanarbeidet startet opp for ca. 1år siden. Vi satte ned en forholdsvis bredgruppe bestående av arkivforum, IT-

leder, leder for helse, en saksbehandlerfra teknisk og en representant fra IKAKongsberg.

Arbeidet begynte med at gruppa tok stilling til arkivorganiseringa i kommu-nen. Vi kom forholdsvis raskt fram til at vi ville anbefale en full sentralisering avkommunens samlede arkivvirksomhet.Denne avgjørelsen var viktig for meg somarkivansvarlig, og bestemte i stor gradogså formen på resten av arkivplanen. Som prosjektleder er det jeg som harført arkivplanen i pennen, men jeg harikke vært redd for å gi arkivplangruppasmedlemmer arbeidsoppgaver underveis,så vi kan i høyeste grad si at resultatet erarkivplangruppas verk. Dette har nokvært viktig både for selve utarbeidelsenav planen og for de enkeltes følelse avtilknytning til arbeidet.

Den jobben som nå er gjort og somhar ført nivået på arkivtjenesten i kom-munen opp på dagens nivå må ha hattinnvirkning på de andre ansattes ar-beidshverdag. Hvordan har dere fåttgjennomført disse endringene.I utgangspunktet hadde vi mange saks-behandlere med svært lite arkivfagligkunnskap. Saksbehandlerne har imidler-

I KA KONGSBERGT E K S T O G F OTO: TO R L E I F L I N D

INTERVJUET:14 Arkheion -21#2002 Arkheion - 2#2002 15

GUNN JOHANSEN

Gunn Johansen er arkivleder i Nedre Eiker kommune i Buskerud.

Nedre Eiker er en forholdsvis stor kommune med ca. 20.200 innbyggere.

Kommunen budsjetterte med 723 årsverk i 2002.


KURSTORGETF Ø L G E N D E K U R S K A N T I L B Y S :

IKA KONGSBERG

Årets kursuke 2003 er lagt til 10.-14. februar. De fem dagene vil inneholdekurs om: Personsensitivt materiale, K-koder, Ordning av arkiver før depone-ring, Elektronisk postjournal og Web-basert arkivplan.Vi har en rekke faste kurs som kommu-nene kan bestille, men vi ønsker at kommunene selv vil formulere sine be-hov. Ta derfor kontakt med oss når deter behov for kursing innen arkivfaget.

AUST-AGDER-ARKIVET

Kursene nevnt nedenfor kjøres på bestil-ling fra medlemskommunene og vil vanligvis kjøres i kommunen som bestil-ler kurset. I noen grad samarbeidermedlemskommunene om felles kurs:• Arkiv grunnkurs - 2 dager, kurs

avholdes på Harebakken, Arendal 10.og 11 april 2002

• Arkivrutiner - 1 dag (kurset tilpasses den enkelte kommunes behov og ønsker)

• Arkivnøkkel-kurs, K-koder – 1 dag • Arkivplankurs, 1 – 2 dager • Arkivkurs for saksbehandlere

– 4 timer • Arkivloven m/forskrifter og NOARK 4

om edb-baserte arkiv og registre – 1 dag

• Avlevering av konsesjonspliktige personregistre som er ute av aktivt bruk – 4 timer

IKA VEST-AGDER

• K-kodekurs (1 dag)• Grunnkurs• Periodisering av arkiv og sanering av

databaser

• Arkivplankurs• Arkivbegrensing (og kassasjon)• Arkivlederkurs• Arkivloven med forskrifter

IKA ROGALAND

1. Grunnkurs IV Bevaring, arkivbegrensning og kassasjon den 27. november

2. Spesialkurs: Depot – katalogisering, listeføring og tilgang den 5. november.

Kurstilbudet for 2003 vil bli laget tidligpå nyåret.

IKA HORDALAND

• Kurs om arkivforskrifta (ein dag)• Kurs i arkivplanlegging (ein dag)• Grunnkurs i arkivarbeid (to dagar)• Bevaring og kassasjon (1 dag med

oppfølging)• Kurs i periodisering av arkiv (ein dag)• Arkivkurs for saksbehandlarar• Arkivkurs for grunnskulen (ein dag)• Arkivkurs for barnehagen (ein dag)

IKA MØRE OG ROMSDAL IKS

• K-kodekurs• Arkivavgrensing- og kassasjon• Arkivplankurs

IKA TRØNDELAG IKS

• Grunnkurs (1 dag)• K-kodekurs (1 dag)• Lover som styrer arkivarbeidet• Arkivplankurs• Bevaring- og kassasjon• Arkivkurs for skoler- og barnehager• Arkivkurs for helse- og sosial• Noark-4 (elektronisk arkiv)

• Periodedeling/avlevering til depot

IKA TROMS

• Grunnkurs i arkiv (2 dager), holdes i kommunen

• Kortversjon grunnkurs (1 dag), holdes i kommunen

• Periodisering og bortsetting (1 dag), holdes i kommunen for et begrenset antall deltakere

• Arkivloven og arkivforskriften (1 dag)• Behandling av personalarkiv (1 dag)• Innsyn og tilgjengelighet -

kommunale arkiv (1 dag)• Behandling av personregistre (1 dag)• Arkivkurs for skoler og barnehager

(1 dag)• Orientering om arkivplanlegging

(1 time)• Hospitering under ordningsarbeid

(1-3 dager), hos IKAT

Ellers arrangeres kurs/veiledninger i uli-ke emner for enkeltkommuner og sek-torer etter nærmere avtale (for eksem-pel behandling av prosjektarkiv og an-dre spesialarkiver).

IKA FINNMARK

• Grunnkurs i Arkiv (2 dager)Ellers tilbys kurs/veiledning av korterevarighet på forespørsel

KURSTORGETArkheion - 2#2002 17

KLIPP FRA LAAGENDALSPOSTEN:

Fire ganger har Statsarkivar Nils Johan Stoa henvendt seg tilkommunen for å få klarhet i kommunale arkivrutiner.Kongsberg er den eneste kommunen i Buskerud, Telemarkog Vestfold som ikke har kartlagt og rapportert om sine arkivlokaler slik forskriften krever, sier Stoa til Laagendals-posten. Rådmannen i Kongsberg kommune sier at henvendelsene dessverre er blitt forlagt i arkivet, men atkommunen nå vil svare.

SMÅSTOFFAVISUTKLIPP FRA STAVANGER AFTENBLAD OG JÆRBLADET:

I forbindelse med at Interkommunalt Arkiv iRogaland (IKA) i disse dager holder på å etablere en arkivdepot-tjeneste for sine medlems-kommuner har vi sakset dette fra StavangerAftenblad og Jærbladet.

SIGVE ESPELAND


INNLEDNING

I september 2002 ga jeg ut boka "Marmor og menneske-skjebner. Rønvik sykehus i det 20. århundret". Boka tar forseg historien til Rønvik sindssygeasyl - senere Rønvik syke-hus og Nordland psykiatriske sykehus - fra byggestarten i1895 til 2002. Sykehuset ligger i Bodø kommune. Boka baserer seg i stor grad på arkivmateriale fra byggingen avasylet og fra driften av institusjonen. Dette materialet ord-net og katalogiserte jeg i perioden september 1986 til juni1987. På dette tidspunkt var jeg leder for Nordlandsarkivet,som altså er en av forløperne til dagens Arkiv i Nordland.Stoffet fasinerte meg. I 1988 tilbød jeg meg å skrive asylets/sykehusets historie fram til 1980-årene. Et par år senere leverte jeg et omfangsrikt manus. Ledelsen ved syke-huset ville da ikke trykke manus, men vente til sykehusetfylte 100 år, altså i 1902. For et par år siden ble jeg bedt omå fullføre oppdraget, altså skrive en bok til 100-års jubileet.I det følgende skal jeg gi en forkortet versjon av sykehusetshistorie fra 1902 til 1962. I denne perioden var asylet/syke-huset eid av staten.

TREKK FRA PSYKIATRIENS ELDSTE HISTORIE

Psykiatriens eller sinnslidelsens historie er dyster. Det er enhistorie om menneskelig fornedrelse, tortur, vold, lenker ogbåldød. Frem til 1800 ble psykiske lidelser forklart som på-virkning fra guder og demoner. På slutten av 1700-tallet ogutover 1800-tallet fikk opplysningstidens humanitære ideerog den franske revolusjon i 1789, stor betydning for desinnssykes stilling. Det medisinske syn trengte gjennom.Som andre syke skulle også de sinnssyke ha medisinsk behandling. I Norge ble det første statsasyl, Gaustad, åpneti 1855. Etter hvert ble det reist en rekke asyl rundt om i landet. Målet med behandlingen var helbredelse, men i virkeligheten ble asylene gedigne oppbevaringsanstalter. Siste halvdel av 1800-tallet var preget av pessimisme ogstagnasjon.

VERDENS NORDLIGSTE ASYL - FORSPILL OG ANLEGGSPERIODE

Siden 1872 hadde Rotvoll ved Trondheim vært det eneste asylfor det nordenfjeldske. Riktig nok oppholdt det seg en del pasienter fra Nordland, Troms og Finnmark i Gaustad asyl,men likevel var behovet for behandlingsplasser langt størreenn tilbudet. Følgen var at svært mange søknader om asyl-plass ble avslått. I tillegg var den lange og besværlige trans-porten fra de nordligste fylker til Rotvoll asyl svært uheldig ogbelastende i lengden. De ansvarlige myndigheter forstod etterhvert at staten måtte inn med midler for å få bygget et nyttstatsasyl i Nordland eller Troms.

Etter en lengre lokaliseringsstrid mellom Bodø og Harstad ved-tok Stortinget sommeren 1894 at det skulle bygges et sinns-sykeasyl for Nord-Norge i Bodø. Av alle ting var det de klima-tiske forholdene i Bodø som gjorde utslaget! Selve bygge-arbeidet ble satt i gang høsten 1895 og tok vel sju år.Oppgaven var formidabel og kom til å by på mange vanskelig-heter og utfordringer, både praktiske og klimatiske. Flere dekar skulle bebygges med bygninger i marmor, tegl, granittog tre. Det største gårdsbruk nord for Dovre skulle reises. Enhestesporbane for frakting av bygningsmaterialer fra losseste-det nede i Bodø havn og til byggeplassen ble anlagt. Gråsteintil fyllinger og grunnmur ble hentet fra et steinbrudd i nær-heten, mens marmor ble fraktet fra Leivset ved Fauske. Sombygningsløsning valgte man bygninger i sluttet firkant medkorridorsystem og innebygde forbindelsesganger - altså etbygg som var tilpasset det barske nordnorske klima. Rønvikasyl er et symmetrisk anlegg med like avdelinger, én fløy forkvinner, én for menn, og er anlagt etter tyske forbilder. Asyletstod ferdig i 1902, og er tegnet av arkitekt Lars Solberg,Trondheim. Anlegget var og er av høy arkitektonisk kvalitet.Dette er en av de aller første - og beste - eksempler på bruk avråkopp (grovt tilhogget marmor) i Norge. Stilmessig er anleg-get sveitserstil med jugend-detaljer. Det skal her også anføresat en egen kraftstasjon sørget for elektrisk belysning for

asylet. Byens befolkning måtte vente hele 5-6 år på sammegode. I mørke høst- og vinterkvelder lå asylet og skinte ogfunklet som et "Soria Moria slott". Vi vil tro det var et impone-rende skue.

PERIODEN 1902-1920. ET MODERNE OG VELDREVET ASYL

Den 22. september 1902 kunne Rønvik sindssygeasyl åpnesine dører, i førsteomgang for pasien-ter med hjemstavnNord-Norge somhadde hatt tilholds-sted ved asyler sør ilandet. Asylet varplanlagt for 230pasienter, men fikkraskt et stort over-belegg av kronisksyke. Asylet prakti-serte "åpen-dør-systemet", som varden rådende ideo-logi innen norskpsykiatri rundt1900. Asylet skullevære en medisinskanstalt, et sinnssy-keasyl, ikke et feng-sel.Behandlings-metodene var få oglite effektive, og hadde mest karakter av beroligende sove-medisin. I de første årene bestod behandlingen i arbeidstera-pi, moralsk påvirkning, medisiner (brom, kloral, opium oglignende). En tid etter at sykehuset ble åpnet kom en nygruppe medikamenter, barbituratene (beroligende midler),men heller ikke disse hadde noen helbredende virkning.Følgelig var det mye uro og bråk på avdelingene. I 1909 bleen pleier knivstukket og drept av en pasient som hadde klartå lure med seg en kniv fra arbeidsstua. Schizofreni dominerteblant sinnslidelsene og arv ble tillagt stor betydning som årsak til sinnslidelse.

Oppbyggingen av den første privat- eller familiepleie inoen av nabokommunene bidro til en viss avlastning for detoverfylte asylet. Pleierne eller vokterne levde under harde arbeidsvilkår nesten uten privatliv. De sov dels sammen medpasientene, dels på egne to- og tremannsrom. Disse værel-sene lå inne på avdelingene, også de mest urolige, hvor personalet følgelig ofte var utsatt for forstyrrende uro fra desyke. Til asylet hørte et etter nordnorsk målestokk stortgårdsbruk. Arbeidsterapi på gårdsbruket, med jord og dyr,

skulle bidra til å skape balanse i splittede sinn, samtidig somdisiplin skulle virke moralsk oppbyggende. Gårdsbruket leverte mat til asylets husholdning, men slet med urealistiskekrav fra staten om en lønnsom drift.

PERIODEN 1920-1940.

TRENGSELSTIDER OG MEDISINSKE NYVINNINGER

En enorm asylnød iNord-Norge førte tilet stort overbeleggved Rønvik asyl imellomkrigsårene.Ved ombygging ogandre organisatoris-ke endringer bedretforholdene seg mid-lertidig. I 1920-åreneble det eksperimen-tert med nye soma-tiske og medika-mentelle behand-lingsformer som innebar flere skuf-felser enn forhåp-ninger. I 1934 bledet opprettet en privatforpleining til-knyttet Rønvik asyl.I 1937 var det utplas-sert 70 pasienter på

gårder i Bodø og Bodin. Regulativet for privatpleien sattestrenge krav til forpleierne. Mot slutten av denne periodentok asylet i bruk aktive behandlingsmetoder. Gjennom kram-pebehandling og senere sjokkbehandling lyktes man i å økesirkulasjonen av pasienter ved asylet. I slutten av 1920-årenegikk asylet over til elektrisk oppvarming, hvilket var et stortfremskritt. Asylets gårdsbruk var under hardt press fra statenog truet av nedlegging, men ble reddet blant annet ved storinnsats fra sterke og uredde direktører. Kommunal fattigdomog lave budsjett rammet i det hele tatt driften ved asyletsterkt. Forholdene for pleierne bedret seg mot slutten av perioden. Det ble innført forkortet arbeidstid og arbeider-vernlovens bestemmelser ble gjort gjeldende.

KRIG OG EVAKUERING

Rønvik asyl kom forholdsvis uskadet fra det tyske bombe-angrepet våren 1940 og som la store deler av Bodø by i ruiner.Som en følge herav kom asylet og det administrative appara-tet her til å spille en stor rolle for byens befolkning, både hvamedisinsk behandling og matforsyninger angår. Men i løpet >>>

MARMORO G M E N N E S K E S K J E B N E R

R Ø N V I K A S Y L / R Ø N V I K S Y K E H U S 1 9 0 2 - 1 9 6 2

ARKIV I NORDLANDT E K S T : SV E I N FY G L E

Rønvik sindssygeasyl, tidlig 1900-tall


av 1942 og 1943 ble nesten hele institusjonen rekvirert til tyske militære formål. Mesteparten av pasientbelegget blegjennom de to - tre første månedene av 1942 evakuert medhurtigrute og jernbane til asyler sørpå. Tyskerne raserte i løpet av krigsårene bygningsmasse, jord og skog.

PERIODEN 1945-1962. GJENOPPBYGGING OG MODERNISERING

Det var et trøstesløst syn som møtte adm. overlege GunnarRohde Moe og hans medarbeidere etter at tyskerne haddekapitulert våren 1945. Bygningsmassen var fullstendig rasert innvendig og ubrukelig til sitt formål. Overlegen karakteriserte asylet som en "marmorsarkofag". Det nyttetikke å flikke på skadene. Rohde Moe fikk de bevilgendemyndigheter med på en radikal ombygging av sykehuset.Arbeidet på gikk i to etapper - fra 1946 til 1952 og fra1953 til 1959. I den siste perioden ble det oppført to nyepasientbygg mot vest og øst. I 1948 ble det åpnet en klinikkavdeling for pasienter med " lettere psykiske lidelser". Den var integrert i sykehuset for øvrig.

Denne perioden representerer høydepunktet for den somatiske behandling - med bruk av elektrosjokk og lobo-tomi (psykokirurgi). Lobotomi er et dobbeltsidig inngrep ihjernens pannelapper i den hensikt å avskjære de nerve-banene som man antok var sete for pasientens forstyrrel-ser. Gaustad sykehus utførte den første lobotomi i Nordeni 1941. Til sammen 43 pasienter ble lobotomert på Rønviksykehus mellom 1950 og 1954. Mellom 1941 og 1959 antarman det ble utført ca. 2500 lobotomier ved norske psykia-triske sykehus. Metoden er blitt sterkt kritisert. Dette var å

gå for langt i forsøkene på å forandre uønsket adferd.Følelseslivet hos lobotomerte pasienter ble ofte forflatetog avstumpet i en slik grad at det var til plage for både pasienten og omgivelsene. Dødeligheten etter inngrepetvar stor.

I siste halvdel av 1950-årene ble antipsykotisk medisin -nevroleptika tatt i bruk, blant annet ved Rønvik sykehus.De nye medikamentene innledet en revolusjon, særlig i behandlingen av pasienter med schizofreni og en del andre psykoser. Det skal likevel ikke underslås at medika-mentene hadde store bivirkninger for pasientene. Videretok sykehuset i bruk nye terapilokaler. Sosialkurator ogpsykolog gjorde sitt inntog på Rønvik sykehus og Statensspesialskole i psykiatrisk sykepleie åpnet i 1960. De ny-utdannede sykepleierne representerte et nytt og mer humant syn på behandling av psykiatriske pasienter.

AVSLUTNING

Første januar 1962 ble Rønvik sykehus overført fra statentil Nordland fylke, som også ble sykehusets ansvarsområde.Dette var en følge av at Åsgård psykiatriske sykehus iTromsø stod ferdig i 1961 og kunne overta ansvaret forTroms og Finnmark. Fra 1962 var Rønvik sykehus det psyki-atriske sentralsykehuset for Nordland fylke. Sykehuset skiftet i 1982 til navnet Nordland psykiatriske sykehus. Fra 2002 er sykehuset igjen kommet under statlig eierskap,organisert som foretak under navnet NordlandssykehusetBodø - avdeling psykiatri.

Øverst: Fra luftegården, mannssiden, tidlig 1900-tall. Foto: NPS´ bildesamlingNederst: Aktivitet i korridor på kvinnesiden. Pasienter arbeider med dun, tidlig 1900-tall. Foto: NPS´ bildesamling

Rønvik asyl ble i løpet av 1942-43 rekvirert til tyske militære formål. Foto i Knut Støres eie

Kraftstasjonen forsynte asylet med lys. Byens befolkningmåtte vente i hele 5-6 år på samme gode, tidlig 1900-tall.

Foto: NPS´ bildesamling

Lobotomiinngrep foretatt på Rønvik sykehus.Slike operasjoner ble første gang utført her i 1950.

Foto: NPS´ bildesamling

Asylets gårdsbruk. I forgrunnen hestesporbanen fra anleggsperioden, tidlig 1900-tall.Foto: NPS´ bildesamling

>>>

Arkheion - 2#2002 2322 Arkheion - 2#2002

Nei, det er også andre lover og forskrifter som berørerpersonalarkivet; offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven og arbeidsmiljøloven og i noen gradsærlovgivningen (sistnevnte kommer vi ikke inn på i den artikkelen).

NÅR ETABLERES PERSONALMAPPE?

Forut for etablering av personalmappe har det foregått enansettelsessak. Det vil si forberedende korrespondanse som:• vedtak om opprettelse av stilling• eventuelt korrespondanse med konsulentfirma • utlysing av stilling • enkel søkerliste• kopi av bekreftelse på mottatt søknad• utvidet søkerliste• kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstanser• uttalelser fra fagforeninger og eventuelt andre• innkalling til intervju• eventuelle notater/referat fra intervjuer• eventuelt konsulentfirmaets vurderinger• innstilling med forslag til vedtak• vedtak• tilbud om stillingen til den ansatte• bekreftelse/avslag• ansettelsesbrev

Dokumenter som nevnt ovenfor vil vanligvis være en del avsaksarkivet. Personalmappe opprettes først når bekreftelse påtilbud om stilling er mottatt og ansettelsesbrev er skrevet.

Arkivloven m/forskrifter, forvaltningsloven og offentlighetslo-

vens bestemmelser om journalføring, offentlighet og innsyn.

JOURNALFØRINGSPLIKTEN

I følge arkivforskriftenes § 2-6 skal alle inngående og utgåen-de dokumenter som etter offentlighetslovens § 2- og 3 måregnes som saksdokumenter, og som er gjenstand for behand-ling og har verdi som dokumentasjon, føres i journal. Vi kandermed slå fast at søkere til stillinger i offentlige organ skaljournalføres.

KAN SØKNADER TIL STILLINGER UNNTAS OFFENTLIGHET?

§ 6, pkt 4 i offentlighetsloven forteller oss at dokumenter i

sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste kanunntas offentlighet. Journalføringsplikten er imidlertid ufra-vikelig. Dersom et dokument kan unntas fra offentlighet i hhtoffentlighetslovens §§ 5 og 6 skal dokumentet føres i journalpå en måte som ikke røper opplysninger underlagt taushets-plikt. Hvis det ikke er mulig å registrere dokumentet uten årøpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt, eller somallmennheten ikke kan kreve, kan det brukes nøytrale kjenne-tegn, utelatinger eller overstryking på den kopien eller ut-skriften av journalen som allmennheten har krav på innsyn i,arkivforskriftenes § 2-7. Unntak i hht § 6, pkt 4 i offentlig-hetsloven gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes oppsnarest etter søknadsfristens utløp og skal foruten søkernesnavn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bos-teds- eller arbeidskommune. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoderom dette. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkeredet har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. Du haraltså nå rett til å få holde din søknad til en offentlig stillingunntatt fra offentlighet.

PARTERS RETT TIL INNSYN I ANSETTELSESAK

Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning slår fast at part i ansettelsesak har retttil innsyn i :• utvidet søkerliste (§ 2) • om opplysninger om seg selv (§ 3) • rett til å gjøre seg kjent med opplysninger som gjelder

andre søkere (§ 4)• til å gjøre seg kjent med skriftlig referat som gjengir hva

parten selv har sagt i intervju eller annen samtale (§ 5)• og har til sist rett til å gjøre seg kjent med hvem som er

innstillt til stillingen og den rekkefølgen de er innstillt i (§ 6).

Vi kan dermed slå fast at aviser/journalister og allmennhetenfor øvrig ikke har rett til innsyn i utvidet søkerliste. Søkere harrett til å holde "sitt navn" unntatt fra søkerlisten, men er dupart i saken har du nær sagt " fulle rettigheter" til innsyn.

PERSONALMAPPE OPPRETTES ETTER AT TILSETTING ER FORETATT

Søknad med attester, ansettelsesvedtak, kopi av ansettelsesbrevog bekreftelse overflytts nå til personalmappen (husk å revide-re opplysningene i arkivkodefeltet i journalføringssystemet).

AUST-AGDER-ARK IVETT E K S T : BE R I T S T I E

HVA VIL DU FINNE I «PERSONALMAPPEN DIN»? I tillegg arkiveres følgende dokumenter i personalmappen:• arbeidskontrakt med fornyelser (engasjement)• innmelding i trygdekasse• fastsetting av ansiennitet

og lønn• enkeltvedtak om lønns

opprykk og lignende• kursbevis/vitnemål fra

kompetansegivende kurs og etterutdanning

• saker om lengre permisjoner

• skriftlige advarsler/disiplinærtiltak

• oppsigelse (inkludert eventuell korrespondanse)

• attest/sluttattest• utmelding av trygdekasse

Dokumenter som ikke arkiveres i personalmappen:• innstilling i ansettelsesak (denne vil kunne inneholde

vurderinger av også andre personer)• egenmeldinger og sykemeldinger• overtidslister, fleximeterlister og lignende av kortvarig

interesse • kopi av lønnsslippDe to sistnevnte hører hjemme i ringperm.

PERSONOPPLYSNINGSLOVEN

Personalmappen er som sagt en del av personalarkivet.Personalarkivet er et personregister. Vi må derfor se på hvapersonopplysningsloven sier om personalarkiv.Personopplysningslovens har som formål å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandlingav personopplysninger. Personopplysninger skal behandles isamsvar med grunnleggende personvernhensyn, § 2 pkt 8 i loven definerer følgende opplysninger som sensitive:• rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk

eller religiøs oppfatning• at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for

straffbar handling• helseforhold• seksuelle forhold• medlemsskap i fagforeninger

§ 31 og 33 i loven pålegger å sende henholdsvis melding ogkonsesjonsøknad til Datatilsynet for opprettelse av person-registre med sensitive opplysninger. I kap. 7, III Behandlinger som er unntatt fra konsesjonsplikt ogmeldeplikt, heter det i §7.16:Personellregistre m.v.: Arbeidsgivers behandling av personopp-lysninger om nåværende eller tidligere ansatte, personale,

representanter, innleid arbeidskraft samt søkere til en stilling,er unntatt fra konsesjonsplikten etter personopplysnings-lovens § 33 første ledd og fra meldeplikt etter § 31 første ledd.Unntaket fra konsesjonsplikt gjelder bare dersom:a) den registrerte har samtykket i behandlingenb) opplysningene er knyttet til arbeidsforhold, ogc) personopplysningene behandles som ledd i personaladministrasjonUnntak fra meldeplikt gjelder bare dersom de sensitive opplysningene er begrenset til:a) opplysninger om medlemskap i fagforeninger som nevnt ipersonopplysningsloven § 2 nr 8 bokstav e,b) nødvendige fraværsopplysninger og opplysninger som erregistreringspliktige i henhold til lov av 4 febr. 1977 nr 4 omarbeidervern og arbeidsmiljø m.v § 20c) opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidssituasjonen på grunn av helseforhold

EDB-BASERTE SAK/ARKIVSYSTEMER – PERSONALREGISTRE

Edb-baserte journal-/sak-/arkivsystemer som er eller tas i bruk iforhold til både sakarkiv og personalarkiv og som er typegod-kjent av Riskarkivet som NOARK-4 system er ikke melde- ellerkonsesjonspliktig i henhold til §31 og §33 i personopplysnings-loven.

NOARK-4 systemer som er typegodkjent av Riskarkivet:Ephorte fra Ephorma både som system uten elektronisk arkivog med elektronisk arkiv (O2 krav i NOARK 4), AcosWebsak fraAcos AS er godkjent uten elektronisk arkiv, DocuLive v6.0 fraSoftware Innovation ASA er godkjent med elektronisk arkiv (O2 krav i NOARK 4) og IFOS/Forsvarets overkommandofra Software Innovation ASA er godkjent med elektronisk arkiv (O2-krav i NOARK 4).

NB! Rutiner og kjøreregler for bruk av systemet må følges!Det hjelper lite om systemet er et typegodkjent NOARK-4 system dersom regler for bruk av systemet ikke følges. Som vårvenn i Riskarkivet seniorrådgiver Trond Sirevåg sier: "Det hjelper lite med godkjent kjøretøy, hvis ikke du kan trafikk-reglene og følger dem."

HVEM HAR TILGANG TIL PERSONARKIVET?

Behandlingsansvarlig, overordnet leder og arkivarbeidere,"databehandlere" (personopplysningslovens §§13 og 15) hartilgang til opplysningene i personalarkivet. Men disse er pålagt taushetsplikt. Utover dette er det bare du som har retttil innsyn i din egen mappe, jfr. personopplysningslovens § 18.

Som kommunalt/fylkeskommunalt ansatt er "personalmappen din" en del av personalarkivet, en arkivserie

tilhørende det totale kommunearkivet. Kommunearkiv er offentlig arkiv. Offentlige arkiv er underlagt

arkivloven m/forskrifter. Rutiner og retningslinjer for opprettelse og vedlikehold av en personalmappe må

derfor følge dette lovverket. Men er personalarkivet offentlig?

§


I N T E R K O M M U N A LT A R K I V F O R V E S T F O L D , T E L E M A R K O G B U S K E R U D

IKA KONGSBERGAdresse:Nansensgate 13616 KongsbergTlf.: 32 86 60 00 Faks: 32 72 49 54E-post: [email protected]

Personale:Wenche Risdal Osen, daglig lederTlf.: 32 86 63 77 Mob.: 992 79 615Torleif Lind, arkivkonsulentTlf.: 32 86 63 78 Mob.: 992 79 635Ina Halle-Knutzen, prosjekt/arkivkonsulentTlf.: 32 86 63 87 Mob.: 481 75 837June Wahl, permisjon til 12.12.Tlf.: 32 86 63 76 Mob.: 992 79 6 57Steinar Marvik, arkivkonsulentTlf.: 32 86 63 79 Mob.: 992 29 627

Medlemskommuner:Flesberg, Gol, Hemsedal, Hurum,Krødsherad, Lier, Nedre Eiker,Nore og Uvdal, Rollag, Sigdal,Øvre Eiker, Hof, Horten, Lardal, Larvik, Sande, Svelvik, Tjøme,Tønsberg, Fyresdal, Hjartdal, Nome, Notodden, Porsgrunn, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje, Buskerud fylkeskommune

Etter over 10 år i "Gamle badet" flyttet vi i sommer inn i nye lokaler! Vi var vårt eget flyttebyrå, så det blemye bæring. Heldigvis skulle vi ikke så veldig langt av sted, bare noen hundre meter.De nye kontorene ligger i en 1700-tallsbygning som på Kongsberg er kjent under navnet Irgensgården.Her har vi 1.etasje med underjordisk passasje til arkivmagasinene som ligger i nabohuset.

PERSONALEPå grunn av flere oppdrag fra våre medlemmer har IKA engasjert prosjektarbeidere for å bistå oss i arbeidet. Disse er Mohamed Salad Odowa, Torfinn Fønseth, Gunnar Aulesjord og Gunn-Marit Velikov harbistått oss. Arkivkonsulent June Wahl vil være på plass igjen 12. desember.

EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTEI forbindelse med dannelsen av interkommunalt selskap vil det den 13. november 2002 være et ekstraordi-nært representantskapsmøte. Dette blir kombinert med årets kontaktseminar som arrangeres 13.-14.november. Vi vil i denne forbindelsen ønske Lardal kommune og Notodden kommune velkomne som nye medeiere av IKA Kongsberg. Fra nyttår vil også Ringerike kommune, Hole kommune, Flå kommune,Røyken kommune og Nøtterøy kommune være med.

REGNSKAPSFØRINGFra nyttår endrer vi rutinene for regnskapsføring og går da over til kommunale prinsipper for regnskaps-føring. IKA har inngått avtale med Horten kommune som vil ta seg av regnskap- og lønnskjøring.

ARKIVENES DAGDen 9.november 2002 er "Arkivenes dag". Dagen markeres i de skandinaviske landene, men det er i årikke satt noe felles tema. IKA Kongsberg samarbeider med Statsarkivet i Kongsberg og temaet"Forflyttninger". Arrangementet vil foregå i Statsarkivets lokaler. Det er andre året vi er med på et slikt arrangement. Vi håper å kunne bidra til at kommunearkivene blir mer kjent for brukerne. Aktiv formidling av arkiver kommer til å bli mer og mer viktig i årene som kommer.

ØSTFOLDI N T E R K O M M U N A L E A R K I V S E L S K A P

Adresse:Postboks 220, 1702 SarpsborgBesøksadresse: Fylkeshuset, OscarPedersens v. 39, 1706 SarpsborgTlf: 69 11 74 70 Faks: 69 11 70 69E-post:[email protected]

Personale:Vigdis Bjørnstad, daglig lederTlf: 69 11 74 70Mobil: 906 414 89E-post:[email protected]

Medlemskommuner:Aremark, Askim, Eidsberg, Hvaler, Marker, Rakkestad, Rygge, Rømskog,Råde, Sarpsborg, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad, Våler og Østfold fylkeskommune

VI ER MED I ARKHEIONØIKA er ny deltaker i Arkheion fra og med denne utgaven og vi håper på at våre medlemmer vil like bladet som er et felles meldingsblad for arkivfaglig formidling for blant annet alle de interkommunale arkivinstitusjonene i Norge. Arkheion kommer ut med to utgaver i året. Ønsker du flere eksemplarer såta kontakt med ØIKA.

KARTLEGGINGSSKJEMAAlle medlemskommuner har mottatt et kartleggingsskjema fra oss. De som ikke har svart på skjemaetoppfordres til å svare og returnere skjemaet til ØIKA. Vi vil ut fra svarene vi får sette opp bl.a. kurstilbud.Er det noe dere lurer på så ta kontakt.

UTLYSNING AV STILLINGStyret vedtok 25.09.02 å lyse ut stillingen som arkivar/arkivfaglig konsulent på nytt. Stillingen var lyst utsammen med daglig leder stillingen i februar. De som søkte stillingen da har fått melding om ny utlys-ning og at de må ta kontakt dersom de ønsker å opprettholde søknaden. Søknadsfristen er satt til 1. november og vi tar sikte på at styret kan gjøre en ansettelse på sitt møte 20. november.

LOGOEtter en søknad fra styret til Østfold fylkeskommune har vi fått tillatelse til å bruke fylkesvåpenet somlogo for Østfold Interkommunale Arkivselskap. Bakgrunnen for at vi har valgt fylkesvåpenet som logo erat vi ønsker en logo som man kan forbinde med Østfold fylke og hva er vel da bedre enn fylkesvåpenet.

ETABLERINGEN

Arbeidet med å få etablert et interkommunalt arkivselskap iØstfold ble første gang tatt opp i 1995 etter initiativ fra stats-arkivar Harald Hals. Rådmannsutvalget satte i gang et utred-ningsarbeid med tanke på å få etablert en interkommunal arkivordning i Østfold, men forsøket strandet fordi flere avkommunene ikke ønsket å delta.

I rådmannsutvalget i Østfold 05.06.2000 ble det foreslått åta opp igjen arbeidet med å få opprettet et interkommunaltarkivselskap. Interessen fra flere kommuner for en slik ordningvar tilstede og flere forhold hadde bidratt til å styrke behovetfor en slik ordning deriblant arkivloven. Det ble på bakgrunnav dette nedsatt en ny arbeidsgruppe bestående av rådmannThor Martinussen, Råde, kommunearkivar Ingerid Gjølstad,Fredrikstad, sekretær Randi Grini, Spydeberg og arkivlederGrete Günter Bjørkenes, Østfold fylkeskommune. Statsarkivet i Oslo ble bedt om å påta seg sekretariatsfunksjonen, noe desa seg villig til og statsarkivar Harald Hals og arkivar OddHalvorsen har deltatt i gruppens arbeid. Denne gangen varoppslutningen fra kommunene stor og 14 kommuner og fylkeskommunene besluttet å melde seg inn.

I juni 2002 hadde representantskapet i Østfold Inter-kommunale Arkivselskap sitt konstituerende møte hvor Odd Raeng fra Østfold fylkeskommune ble valgt til styrelederog sammen med seg i styret fikk han Trine Gressum, Eidsberg,Inger Johanne Stensrud, Hvaler og Asbjørn O. Pedersen,Sarpsborg. Fra de ansatte møter undertegnede.

ARBEIDET TIL NÅ OG VEIEN VIDERE

I selskapsavtalen vår er formålet med ØIKA å utføre følgendearbeidsoppgaver:

• Medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet, katalogisert og gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål.

• Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å utvikle gode og rasjonelle rutiner for dokumenthåndteringog arkivskapende virksomhet.

• Drive informasjons- og opplæringsvirksomhet i arkivfagligespørsmål.

Vår viktigste oppgave nå i oppstarten er å være et kompetan-sesenter og jobbe for å heve kompetansen rundt arkivfagethos våre medlemmer. Dette vil vi gjøre gjennom å arrangerekurs og temamøter. Vi skal også jobbe for å få til en depot-løsning, men dette ligger litt frem i tiden.

For å bli kjent med medlemmene og få kartlagt hvilke behov de har for bistand fra ØIKA er det sendt ut informasjonom oss samt et kartleggingsskjema. Det planlegges også enbesøkrunde hos medlemmene.

Det skal i løpet av høsten opprettes et arkivlederforum.Forumet skal være et sted hvor vi kan utveksle erfaringer ogta opp aktuelle temaer. Når forumet kommer i gang skal det itillegg til å være for våre medlemmer også være åpent forikke medlemmer i Østfold og Follo distriktet.

Når det gjelder egen administrasjon og drift er den viktig-ste oppgaven å få ansatt en arkivar/arkivfaglig konsulent.Stillingen er nå lyst ut med søknadsfrist 1. november.

Det er ingen tvil om at vi står foran mange utfordringer ogarbeidsoppgaver, men det er veldig spennende å endelig værei gang med interkommunalt arkivselskap i Østfold og jeg serfram til å ta fatt på utfordringene og å bli bedre kjent medmedlemme og de andre arkivinstitusjonene.

ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP(ØIKA) ER ETABLERT

ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARK IVSELSKAPT E K S T : V I G D I S BJ Ø R N S TA D

Den 12. august hadde undertegnede sin første arbeidsdag i ØIKA.

Selskapet har kontorplass i Fylkeshuset i Sarpsborg. Av fylkets 18 kommuner er 14 kommuner og

fylkeskommunene medlemmer noe vi er veldig fornøyde med, men håper at på sikt så vil alle

kommuner melde seg inn i Østfold Interkommunale Arkivselskap.

Arkheion - 2#2002 2726 Arkheion -1#2002

I N T E R K O M M U N A LT A R K I V I

ROGALANDAdresse:Bergelandsgt. 30, 4012 StavangerTlf: 51 50 12 83 Faks: 51 86 11 40E-post: [email protected]

Personale:Anne-Lise Kirkerud, arkivkonsulentTlf: 51 50 12 82 Mob: 917 74 397E-post:[email protected] Bergstad, PermisjonTlf: 51 50 12 80 Mob: 952 05 712E-post: [email protected] Espeland, arkivkonsulentTlf: 51 50 12 81 Mob: 952 02 965E-post: [email protected] Hertaas, arkivsekretærTlf: 51 50 12 83 Mob: 952 06 025Anja Meybohm Næss Midlertidig stillingTlf: 51 50 12 85Hallgeir Olsen, arkivsjefTlf: 51 50 12 84 Mob: 952 05 822E-post: [email protected]

Medlemskommuner:Bjerkreim, Bokn, Eigersund,Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland,Hå, Klepp, Kvitsøy,Lund, Randaberg, Rennesøy,Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola,Suldal, Time, Tysvær, Utsira, Vindafjord,Rogaland fylkeskommune

Adresse:Årstadveien 22, 5009 BergenTlf: 55 30 60 90 Faks: 55 30 60 95E-post: [email protected]

Personale:Jorunn Dobbe, arkivarTel. 55 30 60 90E-post: [email protected]

Randi Krüger, arkivkonsulentTlf. 55306090E-post: [email protected]

Åse Eikemo Strømme, arkivkonsulentTlf. 5530 6093E-post: [email protected]

Gudmund Valderhaug, arkivsjefTlf. 55306091E-post: [email protected]

Medlemskommuner:Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo,Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa,Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad,Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen,Odda, Os, Osterøy, Radøy, Samnanger,Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang,Ullvik, Vaksdal, Voss, Ølen, Øygarden

AUST-AGDER-ARKIVETAdresse:

Kontor, ekspedisjon og lesesal på LangsæPostadr.: Parkveien 16, 4838 Arendal

Tlf: 37 07 35 00 Faks: 37 07 35 01E-post: [email protected]

www.aa-arkivet.noBokbinderverksted: Tlf.: 37 07 35 33

Åpningstider:Ekspedisjon: Man-fre: 8-15Lesesalen: 15.sept.-14.mai:ma,on,fr: 9-15, ti,to: 17-20

Lesesalen: 15.mai-14.sept.: ma-fr: 9-15

Personale:Kjell-Olav Masdalen, arkivstyrer

Berit Østerud, bibliotekarAnn Carol Endresen, kontorfullmektig

Anne Møretrø, kontorlederAnne Tone Aanby, arkivar/leder

privatarkivavd.Tore Knutsen, fotograf

Berit Stie, avd.leder kommunearkivKjell Knutsen, arkivar

Ismail Rafieh, bokbinderClaus Åge Gramm, bokbinder

Vidar Hauge, IT-konsulent

Medlemskommuner:Arendal, Birkenes, Bygland, Bykle,Evje og Hornes, Froland, Gjerstad,

Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand,Valle, Vegårshei, Åmli,

Aust-Agder fylkeskommune


VEST-AGDERAdresse:

Märthas vei 1, 4633 KristiansandTlf: 38 14 55 91 Faks: 38 14 55 92

E-post: [email protected]: www.ikava.no

Personale:Kjetil Reithaug, arkivsjef

Tlf. 38 14 55 90E-post: [email protected]

Bjørn Tore Rosendahl, arkivkonsulentTlf: 38 14 55 91

E-post: [email protected]

Medlemskommuner:Audnedal, Farsund, Flekkefjord,

Hægebostad, Kristiansand, Kvinesdal,Lindesnes, Lyngdal, Mandal,

Marnardal, Sirdal, Songdalen, Søgne, Vennesla,

Åseral, Vest-Agder fylkeskommune

PERSONALNYTTVi har engasjert Birthe Omland som sekretær ut året. Birthe jobber vanligvis i Mandal kommune, men har søktpermisjon for å kunne arbeide 50% hos oss. Vi er storfornøyd med arbeidet hun utfører og det ekstra over-skuddet dette gir oss i arbeidet overfor kommunene. Neste år håper vi å kunne gjøre denne stillingen permanent. Vi har også Martin Rødland inne i et engasjement for å utføre ordningsarbeid for de kommunenesom har ekstra midler til dette. Dette er også en ordning vi håper å kunne tilby til neste år.

DEPOTPROSJEKTETDepotprosjektet er blitt en gjenganger i denne spalten. Nå har Unico gjort ferdig et skisseprosjekt for hva etideelt bygg for et interkommunalt arkivdepot i Vest-Agder bygningsmessig bør inneholde. Prosjektet er sendtut til kommunene og styret vil arbeide videre med å legge til rette for en interkommunal løsning på depot-utfordringen i Vest-Agder.

KURSVi har avholdt to grunnkurs og et K-kodekurs for medlemskommunene og vi er inne i en rekke på tre grunn-kurs vi skal avholde i den nye medlemskommunen vår, Farsund. Videre har vi hatt et seminar/kurs i samarbeidmed Aust-Agder Arkivet på Hovden i Setesdal. Vi har ikke planlagt flere kurs i år, men vi er selvfølgelig åpnefor innspill….. I forbindelse med seminaret på Hovden hadde vi et separat møte med våre kontaktpersoner frakommunene. Det ble blant annet informert om inspeksjon fra Datatilsynet, depotprosjektet og elektronisk arkiv i Lyngdal.

DEPOTOPPGAVERVi har mottatt eldre avsluttede arkiv fra kommunene Froland, Evje og Hornnes, Bygland og Valle for perioden1837 – til ca 1970 (fram til kommunesammenslåingstidspunkt). En del av dette materialet er tidligere ordnetog katalogisert av Aust-Agder-Arkivet. Evje og Hornnes er ordnet og katalogisert etter at det ble levert her imars 2002. Fra Grimstad kommune har vi mottatt arkiv for perioden 1970 – ca 1992. Risør kommune har levert helserådsarkiv for perioden ca 1950-1995. Aust-Agder fylkeskommune, fylkesbarnevernet har levert klientmapper for perioden 1966-1982. Til sammen har vi til nå i 2002 mottatt 437 hm kommunale arkiv.

VEILEDNINGSARBEIDETI samarbeid med Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA) arrangerte vi 25. og 26. september et seminarfor arkivledere i Aust- og Vest-Agder. Seminaret ble avholdt på Hovdestøylen i Bykle kommune. Seminaret behandlet to temaer:Etablering av Interkommunale selskaper (IKS) eventuelt kommunale aksjeselskap med formål å løse (fylkes)kommunenes oppgaver i forhold til eksempelvis IKT, HMS, arkivdepot m.m., og deres mulighet for å benytteseg av vertskommunens edb-baserte journal/sak/arkivsystem. Og hvordan skal man i så fall organisere/-strukturere en slik database. Det var en engasjert forsmaling som lyttet, kommenterte og stilte spørsmål tilforedragsholder Martin Bould (rådgiver ved el.arkivavdelingen i Riskarkivet). Det andre temaet handlet om lederrollen; motivasjon, presentasjon og arbeidsteknikk. Sektorsjef drift IngerLise Grønsand fra Bykle kommune, statsarkivar Kjell J. Bråstad, arkivsjef Kjetil Reithaug og styrer Kjell-OlavMasdalen holdt engasjerte og interessante foredrag som forsamlingen visste å dra nytte av i de påfølgendegruppeoppgavene. Totalt sett: et godt seminar som bygger opp og videreutvikler det arkivfaglige miljøet i Agder!

Arendal, Grimstad og Vegårshei har ferdigbehandlet og vedtatt arkivplan. Bykle og Bygland er langt på vei isitt arkivplanarbeid. I løpet av høsten vil vi sette opp eget kurs i klientarkiv. Kursinvitasjon vil bli sendt ut igod tid. Om Aust-Agder-Arkivets øvrige kurstilbud, se egen side i dette bladet (Kurstorget).Eget veiledningshefte for arkiv i grunnskolen er under arbeid.

FORDELING AV RESSURSAR FOR 2003I den nye selskapsavtalen er det bestemt at styret skal gjere vedtak om dei årlege rammene for det arbei-det kvar kommune skal motta frå oss. Styret skal behandle denne saka på møte i oktober, og vi vil deretterta kontakt med kvar einskild kommune for å bestemme kva arbeidsoppgåver dette skal omfatte i 2003.

IKT-ARKIVARRepresentantskapsmøtet i vår vedtok oppretting av ei stilling som IKT-arkivar frå 2003. No er stillinga lystut, og vi har mottatt 28 søknadar. I skrivande stund blir det gjennomført intervju med aktuelle søkjarar.

GRUNNKURS I ARKIVARBEID Kurset blir arrangert på Grand Hotel Terminus, Bergen mandag 18. og tirsdag 19. november. Kurset taropp desse emna: Arkivlova og forskrift om offentlege arkiv, post- og arkivrutinar, periodedeling av arkiv,bevaring og kassasjon, elektroniske arkivog fagsystem og bruk av arkivnøklar. Kursinvitasjon vil dennegongen bli sendt også til statlege instutusjonar i Hordaland.

KURS I ARKIVPLANKurset blir halde på Grand Hotel Terminus i Bergen onsdag 4. desember og tar opp desse emna:Arkivorganisering og arkivfullmakter, dokumentasjon av daglege post- og arkivrutinar, dokumentasjon avperiodiske arkivrutinar, arkivtryggleik, dokumentasjon av avslutta arkiv og vedlikehald av arkivplanen.Dette kurset er spesielt innretta på statlege institusjonar og interkommunale kommunale selskap.

NYE LOKALE Vi har no flytta inn i nye kontorlokale, der vi blir i ca. 1,5 år medan vi ventar på at det skal gå i orden medmeir permanente lokale.

DEPONERING AV ARKIVMATERIALE HOS IKA - STATUSEndelig kan IKA kalles en arkivdepot institusjon. I slutten av august 2002 var hylleinnredningen på plass. Vidisponerer nå et magasin med en kapasitet på ca. 2500 hyllemeter med gode tilvekst kapasiteter for denærmeste10 årene. Sandnes kommune var den første kommunen som avleverte arkiv til IKA. De overførte168 hyllemeter av sine eldste arkiver i uke 35-36. På bakgrunn av de erfaringene vi gjorde i forbindelsemed denne avleveringen laget IKA en rutinebeskrivelse som i detalj beskriver framgangsmåten ved over-føring av store volumer med ordnet og katalogisert arkivmateriale til arkivdepot. Denne rutinebeskrivelsenble sendt til samtlige medlemskommuner sammen med en framdriftsplan for innhenting til arkivdepotsom går fram til årsskiftet 2002/2003. Etter denne vil medlemskommunene sine eldste arkiver bli hentetinn i disse ukene: Hå (40), Eigersund (41), Vindafjord (42), Bjerkreim (43), Time (44), Klepp (45), Finnøy (46),Kvitsøy (47), Tysvær (48), Lund (49), Hjelmeland (50) og Sola (51). IKA vil lage en tilsvarende fremdriftsplanfor de medlemskommunene som ikke er nevnt her for første halvår av 2003. Sent på våren 2003 regner vimed å ha tatt i mot mesteparten av det elste arkivmaterialet fram til ca. 1965 fra våre medlemskommuner.Etter dette kan vi starte med ordinære avleveringer til arkivdepot etter kapittel V i arkivforskrifta. Medsmå tilpasninger vil slike avleveringer i all hovedsak følge Riksarkivarens "Normalinstruks for arkivdepot ikommuner og fylkeskommuner". IKA`s styre planlegger en markering i forbindelse med at vi nå er blitt felles arkivdepot for mesteparten av sine medlemskommuner. Denne markeringen vil bli i forbindelse medrepresentantskapsmøtet 2003 trolig etter at den siste kommunen har avlevert.Når det gjelder elektronisk arkivmateriale samarbeider IKA denne høsten med IT-avdelingen i Sandneskommune for å få til den første avleveringen av en NOARK-3/KOARK database til arkivdepot. Samtidig har vi høstet gode erfaringer via et prøveuttrekk fra IKA`s egen journal database. Vi har også sendt ut programmet Arkvadukt til alle medlemskommunene sammen med en rutinebeskrivelse som vi har kalt"framgangsmåte for klargjøring og avlevering av elektronisk arkivmateriale til IKA/arkivdepot – supplerende og utdypende bestemmelser". Vi nærmer oss altså en situasjon hvor vi kan ta imot rutine-messige avleveringer av elektronisk arkivmateriale.

PERSONALSITUASJONENSom det fremgår av ovenfor nevnte skjer det mye ved IKA om dagen. Samtidig har vi en fødselspermisjonsom varer fram til juni 2003. For å avhjelpe oss i denne situasjonen har vi ansatt Anja Meybohm Næss imidlertidig stilling fram til årsskiftet 2002/2003.


HORDALAND


F Y L K E S A R K I V E T I

SOGN OG FJORDANE

A R K I V I

NORDLAND


TRØNDELAG IKSAdresse:

Interkommunalt arkiv Trøndelag IksPostboks 2825 Elgeseter

7432 TrondheimBesøksadr.: Maskinistgata 1

(Varelevering:Kjørebru 6)7042 Trondheim

Personale:Daglig leder Kari Remseth

E-post:[email protected] Gro Merete Løkvoll

Medlemskommuner:Bjugn , Frosta, Grong, Hemne, Hitra, Holtålen, Inderøy , Klæbu, Levanger

Lierne, Malvik, Melhus, Meråker ,Midtre Gauldal, Mosvik , Oppdal ,Orkdal , Selbu, Skaun, Steinkjer ,

Stjørdal , Tydal , Verdal, Ørland

Adresse hovudkontor:Kirkegt. 10, Pb. 1073, 6001 Ålesund


www.home.c2i.net/ikamr

Adresse avdelingskontor:Rådhuset, Kaibakken 2,

6509 Kristiansund Tlf: 71 58 61 39E-post:

[email protected]

Personale:Arnt Ola Fidjestøl, dagleg leiar

Mob: 971 88 903E-post: [email protected]

Jan Tore Helle, spesialkonsulentE-post: [email protected]

Torun Segtnan Soknes, 1. konsulentE-post:

[email protected]

Medlemskommunar:Aukra, Aure, Averøy, Giske, Gjemnes,

Halsa, Haram, Herøy, Kristiansund,Midsund, Nesset, Norddal, Rauma,

Rindal, Sande, Sandø,y Skodje, Smøla, Stordal, Stranda, Sula, Sunndal,

Surnadal, Sykkylven, Tingvoll, Tustna ,Ulstein, Vanylven , Vestnes, Volda,

Ørskog, Ørsta, Møre og Romsdal fylkeskommune

FAKTA OM FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANEFylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein fylkeskommunal kulturvern-institusjon som arbeidar med vernog formidling av arkiv og anna kjeldetilfang. Arkiv, foto og andre samlingar er tilgjengelege i katalogar og databasar og gjennom internettsidene til Fylkesarkivet: http://www.sffarkiv.no

KOMMUNALE ARKIV Kommunearkivordninga ved Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein interkommunal skipnad som arbeider med arkivfaglege tenester for fylkeskommunen og alle dei 26 kommunane i fylket.

PRIVATARKIV Fylkesarkivet samlar inn og ordnar arkiv etter privatpersonar, verksemder, lag og organisasjonar.

FOTOInnanfor foto vert det arbeida med innlån, avfotografering og registrering av foto etter fotografar og amatørar. Det vert og arbeida med å byggje opp eit fylkesomfattande fotoarkiv..

MUSIKKFylkesarkivet samlar og tek vare på tradisjonsmusikk og annan musikk frå fylket.

STADNAMNDet vert samla inn og teke vare på stadnamn i samarbeid med kommunane. 250 000 namn er samlainn, listeførte og kartfesta. Uttalen av namna er festa til lydopptak.

PROSJEKTFylkesarkivet gjennomfører ulike prosjekt i samarbeid med andre. Døme på slike prosjekt er KulturNettSogn og Fjordane, Møtebokregister for formannskapsprotokollar og Kulturhistorisk Atlas og Leksikonfor Sogn og Fjordane. Desse prosjekta er tilgjengelege på Fylkesarkivet sine internettsider.

FORMIDLINGFylkesarkivet i Sogn og Fjordane driv formidlingsverksemd gjennom internettsidene våre, føredrag, konferansar, artiklar i ulike fagblad og gjennom Fylkesarkivet sitt eige tidsskrift, Kjelda.

Adresse:Fylkesarkivet i Sogn og FjordaneFylkeshuset, Postboks 27, 6861 LeikangerTlf: 57656400 Faks: 57656101E-post: [email protected]:Snorre Øverbø, fylkesarkivarTlf: 57656401 e-post: [email protected] Melvær, sekretær/stadnamnTlf: 57656400 E-post: [email protected] Natvik, Utvandring/pers.data/fotovernTlf: 57656405 E-post: [email protected] Kleppa, kulturhistorisk Atlas ogLeksikon/møtebokregisterTlf: 57656402 E-post: [email protected] Fridtun, MusikkarkivarTlf: 57656404 E-post: [email protected] Gjerde, arkivkonsulent/privatarkivTlf: 57656403 E-post: [email protected] S.Vindenes, arkivar – komm. arkivTlf: 57656406 E-post: [email protected] Stian Hovland, arkivar – komm. arkivTlf: 57656409 E-post: [email protected] Yttri, arkivar – fylkeskomm. arkivTlf: 57656408 E-post: [email protected] Selseng, registratorTlf: 57656407 E-post: [email protected] Reppen, fotograf/fotoarkivarTlf: 57865124 E-post: [email protected]. i kommunearkivorninga:Askvoll, Aurland, Balestrand, Bremanger,Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen,Gulen, Hornindal, Hyllestad, Høyanger,Jølster, Leikanger, Luster, Lærdal, Naustdal,Selje, Sogndal, Solund, Stryn, Vik, Vågsøy,Årdal, Sogn og Fjordane fylkeskommune

GENERELTIKA Møre og Romsdal har invitert samtlege kommunale arkivinstitusjonar til eit samarbeid om å utvikle ein elektronisk arkivplan. 13 institusjonar har til no meldt si interesse, og etter den endelege tilslutnaden, vil det blinedsett ei utviklingsgruppe. For å oppnå ein meir kontinuerleg kontakt med medlemskommunane har vi etablert såkalla faggruppemøte. Gruppene består av 5-6 kontaktpersonar og møtest 2-3 gonger årleg. I tillegg til at deltakarane sjølv kan setje dagsorden, ønskjer vi at dei arkivtilsette gjennom desse møta blir kjent medkvarandre og kan etablere faglege nettverk seg imellom. IKA Møre og Romsdal deltek i samarbeidsgruppa forutarbeiding av arkivrettleiing for helse-, sosial-, omsorgs- og utdanningssektoren. Vi held dessutan fram arbeidet med å etablere eit kartleggingsprosjekt for privatarkiv i fylket.

ARKIVDANNING, PERSONARKIV, ELEKTRONISKE ARKIVIKA Møre og Romsdal tilbyr eit bredt spekter av kurs- og rettleiingstenester. I siste halvdel av 2002 har vi utført kurst og rettleiing i sambande med utarbeiding av arkivplanar i kommunane Gjemnes, Ørskog Stranda,Herøy, Skodje og Vanylven. Selskapet har dessutan hatt ei sentral rolle i samband med planlegging og inn-føring av eit NOARK- 4 system i Møre og Romsdal fylkeskommune. Eller har vi halde kurs i avlevering av personsensitivt arkivmateriale, generell arkivlære. Vi har eit spekter av kurstilbod på alle område innanfor arkivdanning, personsensitivt materiale og elektroniske arkiv som vi tilpassar dei ulike behova i kommunane.Vi utføre dessutan for tida ordning av eldre arkiv i Vestnes, Giske, Ørskog og Skodje Som førebuing til etable-ring av depot for elektronisk arkiv har vi utført prøveuttrekk og dokumentert avlevering frå arkivsystemet NIT Kontorsak i tre kommunar. Vi vil gjere forsøk med systema Profdoc og Unique Sophie.

Adresse:Høgskolen i Bodø, 8049 BodøTlf.nr. 75 51 75 77 Telefaks 75 51 75 78E-post: [email protected]: http://ain.hibo.noAnsatteSvein Fygle, daglig lederKetil Alsos, arkivarHanne O. Johansen, sekretær (permisjon til mai 2003)Kari A. Kleve, arkivarTone-Lise Fische, arkivarSolveig H. Lindbach, arkivar/IT-ansvarligInge Strand, arkivar (privatarkiv)Finn Myrvang, prosjektleder/navnekonsu-lent (Stadnamnprosjektet)Medlemskommuner i IKAN:Ballangen, Beiarn, Bodø, Dønna, Evenes,Fauske, Grane, Hamarøy, Lurøy, Lødingen,Meløy, Nesna, Røst, Saltdal, Skjerstad,Sørfold, Tjeldsund, Træna, Tysfjord, Værøy, Interkommunalt selskap:Søndre Helgeland, Miljøverk (SHMIL)Fakta om arkiv i NordlandArkiv i Nordland (AiN) er en driftsenhet under kul-turetaten, Nordland fylkeskommune. AiN har an-svar for fylkeskommunale arkiver, privatarkiv oginnsamling/formidling av stadnamn. I tillegg betje-ner AiN en egen organisasjon for arbeidet med dekommunale arkivene (IKAN).

ARKIVORDNINGVi har i år hovedsakelig ordnet helserådsarkiv og fattigstyrearkiv. Vi regner med å avslutte dette arbeidet i løpet av neste år. I tillegg ordner vi arkiver til et par skolestyrer og formannskap, bl.a. Bodinkommunes formannskap (nå tilhørende Bodø kommune). Nordland fylkeskommune har overført arkiv-materiale til deponering hos oss (etter avtale med Riksarkivaren). Dette gjelder følgende arkivskapere:Utdanningsavdelingen, Elektrisitetskontoret, Stiftelsen Lofotkollektivet, Nordland utbyggingsselskap,Fylkesskolen på Fauske, SND (Statens nærings og distriktsutbyggingsfond)

KONTAKTSEMINAR25.-26. september arrangerte vi kontaktseminar for kommuner og Nordland fylkeskommune. Åretstema var elektronisk arkiv og servicetorg. Seminaret ble avholdt på Luftsfartsmuseet i Bodø. Seminaretsamlet 50 deltakere og hadde Gudmund Valderhaug (IKA Hordland), Morten Brøten (Oslo byarkiv), Gry Dahl (Bodø kommune) og Kari Remseth (IKA Trøndelag) som foredragsholdere.

KONSESJONSPLIKTIG PERSONREGISTERVi tar imot de tidligere konsesjonspliktige personregistre og vil fortsette med det i 2003. Dette materialet blir ordnet fortløpende etter hvert som det blir avlevert til oss. Vi har laget en egen instruks til fylkeskommunen og de kommuner som skal avlevere til oss.

ARKIVPLANI løpet av året vil vi være i mål med arkivplan for to kommuner: Lurøy og Grane. Noe arbeid gjenstårfortsatt for Meløy kommune og Evenes kommune. Vi arbeider med å få to nye kommuner i gang med arkivplan i 2003. En fylkeskommunal institusjon er i gang med arkivplan.

STADNAMNStadnamnprosjektet driver innsamling, registrering og kartfesting av lokale stedsnavn fra helefylket. Hittil er det samlet inn 140 000 navn som blir registrert i en database. Det jobbes også med å legge ut nevnte database og en søketjeneste på hjemmesiden vår.

GENERELTInterkommunalt arkiv Trøndelag vil fra 1. januar 2003 være etablert i nye kontorlokaler og magasin iUniversitetsbibliotekets lokaler på Dora. 5000 hyllemeter reoler står allerede ferdig til å ta imot de mange avleveringene. Vår nye adresse vil innen den tid finnes på vår hjemmeside Ika-troendelag.no.

ETABLERING AV PAPIRBASERT- OG ELEKTRONISK DEPOTFra 1. januar 2003 er institusjonenes arbeidsområde utvidet til også å ta hånd om historiske arkiver for med-lemskommunene. I løpet av årets første måneder vil 22 medlemskommuner starte arbeidet med å få avleverearkiver eldre enn ca. 1975. Noen kommuner har signalisert at de ønsker å få avlevert arkiver snarest mulig etter årsskiftet – noe vi vil ta hensyn til i vår planlegging. En avleveringsplan vil være ferdig utarbeidet ved årsskiftet. Våre medlemskommuner har også fattet vedtak om å etablere et sentralt depot for elektroniske arkiver i regi av IKA Trøndelag. Vi starter opp arbeidet 1. januar 2003 og ansetter IKT-rådgiver som vil byggeopp nødvendig kompetanse til å ta hånd om denne tjenesten for våre medlemmer.

PERSONALETTo av de tre ledige stillingene er nå besatt. Som vikar for Gro Løkvoll som har et års svangerskapspermisjon fra 16. oktober d.å., har vi engasjert Morten Johansen. Johansen er 44 år og født i Trondheim, er gift og har to tenåringssønner. Siden 1996 har han arbeidet som saksbehandler i Trondheim Byarkiv. Hans arkivfaglige utdanning er fra Arkivakademiet. Jens Rønning vil tiltre som arkivar/rågiver primært knyttet til papirbasert depot 1. januar 2003. Rønning er 36år gammel og født i Trondheim, er gift og har to barn på 2 og 6 år. Han er utdannet cand. philol. fra NTNUmed sosialøkonomi og historie i fagkretsen. De siste årene har Rønning arbeidet ved Universitetet i Oslo, bådemed depotrelaterte oppgaver og med aktiv arkiv, samtidig som han har tatt grunnfag i arkivkunnskap ved HF-fakultetet, og kurs i regi av ASTA-stiftelsen i ordning av arkiver og bruk av programmet. Rønning ser framtil å flytte tilbake til Trondheim og ta fatt på en utfordrende og spennende jobb ved IKA-Trøndelag.Ansettelsesprosessen for den ledige stillingen som IKT- rådgiver er ikke avsluttet.

ARBEIDSOPPGAVERI løpet av høsten har vi i tillegg til kurs i enkeltkommuner - avviklet kurs i arkivplanlegging, K-koder og Noark-4. Vi har tatt imot konsesjonspliktige personregistre for avlevering til depot. For de av kommunene som nå er i en prosess mht. avlevering, er det ønskelig at dette utsettes til vi er på plass i nye lokaler. I tillegg til tidligere påbegynte og videreførte arkivplanprosjekter hos medlemmene – har 3 av våre nye medlemskommuner i løpet av høsten startet arbeidet med arkivplan.


MØRE OG ROMSDAL IKS

29



TROMS (IKAT)Adresse:

c/o Statsarkivet i Tromsø, 9293 Tromsø


Ansatte:Hilde E. Bjørnå , arkivsjef

Mobil: 90 13 75 35E-post: [email protected]

Harald H. Lindbach , arkivarMobil: 91 81 33 15

E-post: [email protected]øydis Antonsen, arkivkonsulent

Mobil: 91 81 06 49E-post: [email protected]

Medlemskommuner:Balsfjord, Bardu, Berg, Bjarkøy,

Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord,Gratangen, Harstad, Ibestad,

Karlsøy, Kvænangen, Lavangen,Lenvik, Lyngen, Målselv,

Nordreisa, Salangen, Storfjord,Sørreisa, Torsken, Tranøy


FINNMARKPostadresse

c/o Porsanger kommune, Rådhuset,9712 Lakselv

KontoradresseGamle herredshuset,

Meierivn. 2, 9700 LakselvTlf. 78 46 46 60/ 78 46 30 60

Telefaks 78 46 47 55 E-post [email protected]

Internett:http://home.c2i.net/ika.finnmark

Personale Hege Sætrum Kenny, daglig leder

Marion J. Sørensen, arkivkonsulent

MedlemskommunerBerlevåg, Båtsfjord, Gamvik,

Hammerfest, Kárásjohka - Karasjok,Loppa, Måsøy, Nordkapp, Porsanger,

Unjargga - Nesseby, Vadsø, Vardø

PERSONALNYTTArkivkonsulent Marion Jeanette Sørensen fortsetter ved IKAF og gjeninntrer i arkivkonsulentstillingen den1.oktober etter 6 måneders permisjon

ARKIVOPPLÆRINGI høst gjennomfører vi 2 dagers grunnkurs i de fleste av våre medlemskommuner.

PERSONREGISTERIKAF har fått bukt med ordningsetterslepet vi hadde på personregister. Vi skal som følge av den nyePersonopplysningsloven utarbeide en ny prosjektbeskrivelse før jul, men dette er ikke til hinder for at vi kanta imot slike register fra de medlemskommuner som ønsker å deponerer dette hos oss utover høsten. Detteer et tilbud som inngår i medlemskontingenten.

OMORGANISERING AV IKAF TIL IKAF IKSDen 18.november er nye og gamle medlemmer innkalt til stiftelsesmøte for det nye selskapet. Styret har vedtatt å innby kommuner som i dag ikke er medlem, til å bli medlem i IKAF IKS fra 2003 i forbindelse medomorganiseringen.

HJEMMESIDE PÅ INTERNETTVi holder på å utvikle egen hjemmeside, som skal være klar i løpet av kort tid. Informasjon om adresse blirsendt ut når siden er ferdig.

OMORGANISERING TIL IKS OG UTVIKLING AV NYTT TJENESTETILBUDForslag til selskapsavtale og rapport om felles arkivdepot og ABM-samarbeid i Troms vil bli sendt alle kom-muner i Troms før årsskiftet.

ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIVMateriale fra Kvænangen, Målselv og Harstad kommuner er nå inne til ordning. Etter disse stårGáivuona/Kåfjord, Berg, Lavangen og Balsfjord for tur.

ARBEIDET MED PERSONREGISTREIKAT tar jevnlig imot avleveringer av konsesjonspliktige personregistre, og ordningen vil fortsette i sammespor. Før årsskiftet vil nye avtaler om deponering av personregistre bli inngått.

ARKIVPLANLEGGINGIKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i Harstad og Målselv kommuner og arbeider også med en nystandardmal. Lenvik, Gáivuona/Kåfjord, Lavangen, Bjarkøy og Sørreisa står på venteliste og vil få startet oppprosjekter så snart IKAT har ledig kapasitet.

?Et interkommunalt arkiv er et selvstendig samarbeidsorgan på arkivsektoren hjemlet i kommunelovens§27. Etter den nye lov om interkommunale selskaper (Iks) har de fleste interkommunale arkiver opprettet selskapsavtaler eller er i ferd med å gjøre det.

Slike interkommunale arkiver er etablert i følgende fylker (kontorsted og stiftelsesår i parantes):Rogaland (Stavanger, 1976), Hordaland (Bergen, 1987), Vest-Agder (Kristiansand, 1990), Buskerud,Vestfold og Telemark (Kongsberg, 1991), Troms (Tromsø, 1992), Møre og Romsdal (Ålesund, 2000),Finnmark (Lakselv, 1997), Trøndelag (Trondheim, 1987/2000) og Østfold (Sarpsborg 2002).Det er også etablert arkivinstitusjoner etter mønster av de interkommunale arkivene i tilknytning til følgende arkivinstitusjoner: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (Hermansverk, 1987), Arkiv i Nordland(Bodø, 1995) og Aust-Agder-Arkivet (Arendal, 1995). Disse 12 institusjonene har i dag 250 - 300 medlemskommuner.

De interkommunale arkivene er etablert etter initiativ fra det enkelte statsarkiv og har et nært samarbeidmed Arkivverket i hvert distrikt.De interkommunale arkivene drives på grunnlag av vedtekter vedtatt av medlemskommunene. Disse omhandler formål, arbeidsoppgaver, finansiering og styringsmodeller. Kommunene velger et represen-tantskap som igjen velger det fungerende styre. Leder fungerer som sekretær for styret som igjen leggerfram årsmelding, arbeidsplaner, regnskap, budsjett fram for representantskapet ved årsmøtet.Det er medlemmene som finansierer de interkommunale arkivene gjennom tilskudd beregnet ut fra folketall i hver kommune. Medlemskommunen får så utført arbeid i forhold til hvor mye den betaler inn i fellesskapet.

DE VANLIGSTE ARBEIDSOPPGAVENE FOR ET INTERKOMMUNALT ARKIV ER:

1. Innsamle, ordne, katalogisere, sikre og tilgjengeliggjøre medlemmenes eldre arkivmateriale.2. Rådgivning om, og tilsyn med medlemmenes arkivlokaler.3. Opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner.4. Rådgivning i arkivdanningsspørsmål, for eksempel ved utarbeidelse av arkivplaner og andre

rutinebeskrivelser.5. Aktiv deltakelse i medlemmenes arkivforum og lignende.

I den senere tid har noen av de interkommunale arkivene også blitt arkivdepoter for sine medlems-kommuner. Dette gjelder i særlig grad oppbevaring av sensitive personregistre.

HVA ER ET INTERKOMMUNALT ARKIV?

arkheion 2002 - 2

Documents