aspirina cu management de proiect 2015 #1
TRANSCRIPT
Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !
SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : [email protected] [email protected] Page 1
Aspirine cu Management de Proiect
7 secrete de gestionare a E-mailului
(tu el, nu el pe tine) !
Daca acest mesaj a ajuns la tine, inseamna ca si tu, la fel ca
multi dintre noi, ai nevoie de un ghid de gestionare EFECTIVA a Emailului. Din nefericire, nu sunt
chiar convinsa ca un singur ghid de utilizare este suficient! Oricum, m-am gandit, acum la
momentul curateniei de primavara, sa-ti reamintesc cateva “best practice” despre cum sa si cum sa
NU folosim emailul!
Cheia secretului succesului: Nu lasa emailul sa iti manance timpul!!
Eu uit de multe ori acest secret – si dupa cateva zeci de minute bune de citit “posta”, ma trezesc ca
am cazut, iarasi, in capcana acestui mare mancator de timp. Mai jos sapte secrete (ca si lumea a fost
construita tot in sapte zile) de gestionare a emailului.
1. Nu scrie emailuri pentru a discuta teme complexe.
Foloseste alte metode pentru a comunica si dialoga cu altii. Emailul NU este inlocuieste colaborarea
si interactiunile complexe. Tine minte ca multi folosesc telefonul sau tableta pentru a citi un email –
cati vor sa baleieze 10 ecrane la vale pentru a ajunge la concluzie?
2. Emailul potrivit catre persoana potrivita!
Nu da ocazia membrilor echipei de proiect sa te copieze in fiecare email sau mesaj ce apare in
proiect! Oricum primesti zilnic mult prea multe emailuri (mie mi se intampla sa citesc cam 80 pana
pe la 120 buc emails zilnic) si copierea aceleiasi informatii la fiecare email primit este o mare
pierdere de timp. Cel mai bine este sa nu permiti sa se intample si altora. Atat de frecvent apare in
emaluri cuvantul “inclus/ vezi mai jos”, ca “sprijin” pentru transmiterea informatiei, incat echipele
de proiect sunt deja satule de aceasta comunicare.
3. Inchide alerta “Ai primit un Email !”
Nu ai nevoie sa stii de fiecare data cand cineva simte nevoia sa-ti trimita un email. Si tu, si cei din
jurul tau sunt deranjati, daca nu enervati, de beep-urile ca “tocmai ce ai primit un email”. Ganditi-va
ca este o forma de respect sa iti tii soneria telefonului pe “tacut” sau “sedinta”.
Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !
SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : [email protected] [email protected] Page 2
4. Renunta sa mai folosesti titluri de email neclare.
Titluri de email ca “intalnire”, “intrebare”, “calendar” sau si mai rau “RE: …. “. Titlurile vagi
impun destinatarului sa deschida emailul si sa vada continutul mesajului vostru. Cautatul ulterior, al
acelui mesaj anume, cu un astfel de titlu, devine o adevarata provocare. Fii specific in linia de
subiect si permite cititorului sa stie despre ce sau pentru ce este acel mesaj receptionat.
5. NU trimite mesaje tarzii in noapte sau foarte matinale
Ok, e sfatul pe care nici eu personal nu pot sa il respect – dar lupt continu sa ma imbunatatesc . In
primul rand, transmiti destinatarilor un mesaj subliminal defectuos. Daca trimiti un astfel de mesaj
clientului, la miezul noptii, vor crede ca esti la datorie “24/7” sau ca nu esti eficient in cele 8h de
lucru. Daca trimiti mesaje in afara orelor de program catre echipa ta de proiect, le spui implicit ca te
astepti ca ei sa fie disponibili “24/7”. Acesta este modul normal de lucru al organizatiei?
Cateodata este adevarat ca sunt situatii care impugn lucrul la ore tarzii si poti trimiti astfel de
mesaje. Dar nu iti face un obicei din asta!
6. Scrie emailuri din ce in ce mai bune!
Cat timp te gandesti la un mesaj inainte de a-l trimite? Primim cu totii atat de multe emailuri, incat
mesajele de business ar trebui sa ajunga mereu la destinatie (si nu in zona de junk). Ar trebui sa ne
construim un stil propriu de scriere, cu tonul corespunzator, cu o gramatica ingrijita si o masura de
luat in urma citirii respectivului mesaj.
Un sfat bun este recitirea mesajului la finalul redactarii lui, recititi-l ca si cum ar fi sa fie publicat in
ziarul locat, si abia apoi, daca sunteti confortabil cu acest gand, apasati “Send”.
7. Organizeaza casuta de mesaje Inbox.
Acest concept este cheia productivitatii pentru orice manager (nu doar pentru cel de proiect).
Daca ati citit vreodata vreo carte despre productivitatea personalului, stiti cu siguranta ca pastrarea
si managementul comunicatiilor intrate sau iesite este esentiala pentru luarea unor decizii bune.
Daca aveti nevoie de idei va recomand postarea lui David Cameron
http://www.sherweb.com/blog/5-weapons-effectively-manage-outlook-mailbox/ cu multe tehnici
utile pentru gestionarea casutei Outlook. Practic ai nevoie sa renunti la folosirea casutei de email ca
un recipient de mesaje si sa incepi sa folosesti etichete si foldere pentru o mai buna organizare a sa.
Drum drept in proiecte!
Daca faci mereu ceea ce ai mai facut, veti obtine mereu ceea ce ai primit!
** Everyone has secret tricks they use that make them successful. What is yours?
Project Management Tip-of-the-week
Vi se administreaza aspirina pentru o eventuala vorba, o privire schimbate impreuna intr-o sala de training sau la un curs de management. Lectura sau feedbackul sunt optionale. Daca considerati aspirina administrata a fi de vreo utilitate, fara agresarea casutei postale, tacerea voastra este un raspuns. Daca
aveti prieteni, cunoscuti “suferinzi” de Management de Proiect, administrarea este gratuita.