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•Instruir a los participantes sobre losfundamentos y principios de la gestión porprocesos
OBJETIVO
CONCEPTOS
Un proceso es un conjunto de actividadesinterrelacionadas o que interactúan, quetransforman elementos de entrada en resultadoso salidas.
Entradas Transformación Salida
PROCESO
Resultado de un proceso.
Resultado de un conjunto de recursos yactividades interrelacionadas que posibilitan latransformación de elementos de entrada enresultados o salidas.
Productos tangibles ( bienes)
Productos Intangibles (servicios)
Conjunto de personas e instalacionescon una disposición deresponsabilidades, autoridades yrelaciones, coordinadas en pro de unobjetivo común.
Conjunto de elementos
interrelacionados o que
actúan entre sí
Actividades coordinadas para
dirigir y controlar una
organización
Planear
Asegurar
Coordinar
Controlar
Mejorar
ACTUAR
•
•
•
•CUÁNDO
•
•
PARA QUÉ
QUÉ
CÓMO
QUIÉN
CON QUÉ
EJECUTARSEGÚN LOPLANIFICADO
SE ESTÁ
CUMPLIENDO
LO PLANIFICADO
?
NO = AJUSTAR
SI = MANTENERSE
HASTA CUMPLIR
OBJETIVOS.
ASEGURAR y
MEJORAR.
CICLO DEMING EN LA
ORGANIZACION
VERIFICAR HACER
PLANIFICA
R
Identificar, entender y gestionar los procesos
interrelacionados como un sistema, contribuye
a la eficacia y eficiencia de una organización
en el logro de sus objetivos.
GESTION POR PROCESOS
Es la visión sistémica del funcionamiento organizacional de la empresa, que identifica los procesos, su interacción y su interdependencia
Generar los resultados deseados en los procesos y en la organización.
Minimizar los recursos.
Facilitar la capacidad de adaptación de los procesos a las necesidades de la empresa.
Flexibilizar la organización para responder al entorno.
Taylor:
División Estructural y Operativa
del Trabajo
Fayol:
División Funcional Jerarquizacion y
Departa mentalización
General Motors:
Énfasis en la Estructura
Chandler:
Énfasis Estructura- Estrategia
Enfoque Actual:
Estrategia-Procesos-Estructura
EL ENFOQUE TRADICIONAL
•Los empleados son el problema
•Hacer el trabajo
•Entendimiento de “mi trabajo”
•Cambiar a la persona
•Evaluación de las personas
•Siempre se pueden encontrar mejores empleados
•Controlar a los empleados
•No hay confianza en nadie
•¿Quién cometió el error?
•Corrección de errores
•Énfasis en el servicio
EL ENFOQUE EN EL PROCESO
•El proceso es el que origina problemas
•Ayudar a que el trabajo se haga
•Conocer como mi trabajo se relaciona con el proceso
•Cambiar el proceso
•Evaluación del proceso
•Siempre se puede mejorar el proceso
•Desarrollar a los empleados
•Todos somos responsables
•¿Qué permita que el error ocurra?
•Reducción de variaciones
•Énfasis en el cliente
Es un sistema de gestión que facilita la eficiencia y eficacia de la organización a través de la coordinación y orientación de sus procesos hacia la satisfacción del cliente
TALLER 1. Gestión por Procesos
Conformar equipos de trabajo.
Definir 5 beneficios de la implementación
de la gestión por procesos en una
organización.
Definir 5 obstáculos de la implementación
de la gestión por procesos en una
organización.
Cada equipo explica sus conclusiones
CLASIFICACION DE PROCESOS
POR SU FUNCION
POR SU JERARQUIA
De realización u operativos
De dirección o estratégicos
De apoyo o soporte
De medición o control y mejora
Son la razón de ser de la empresa.
Le generan los ingresos a la organización.
A través de ellos entra en contacto con los clientes y les satisface sus necesidades de productos o servicios.
Establecen el norte del proceso operativo y enfocan a la organización en sus propósitos fundamentales
Son ejecutados por la alta dirección de la empresa.
Son decisivos en relación con el futuro de la misma.
Permiten que la organización funcione a partir del suministro de recursos.
Son desarrollados a través del concurso de cargos, equipos y procedimientos que pueden no afectar en forma directa a los clientes, pero si a quienes los atienden.
Permiten establecer como funciona la empresa con el fin de retroalimentarla.
Establecen las metodologías para hacer seguimiento, medición y análisis de la empresa.
Permiten medir el desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.
Macroprocesos
Proceso
Subproceso
Actividades
Tareas
PROCESO: Son los procesos clave que se
Requieren para manejar o dirigir a una organización
SUBPROCESO: Son Actividades que tienen una
Relación lógica y coordinada que contribuyen al logro
de la misión del proceso
ACTIVIDADES: Conjunto de tareas que
concatenadas constituyen un subproceso
TAREAS: Acciones que se requieren para lograr
un determinado resultado
TALLER 2. Clasificación de
Procesos
Conformar equipos de trabajo.
En la tabla anexa analizar los procesos
identificados y hacer una clasificación de
acuerdo al tipo de función y jerarquía.
Cada equipo explica sus conclusiones.
CLASIFICACIÓN
NOMBRE
Proceso Subproceso Actividad Estratégico Operativo Soporte Control
Gestión Comercial
Direccionamiento estratégico
Gestión de control de
documentos y registros
Control de calidad
Gestión financiera
Compras
Análisis de Muestras
Registro y control
Tesorería y cartera
Admisiones
Evaluación y promoción
Elaboración de rótulos
Gestión de Mercadeo
Recepción de faxes externos
MAPAS DE PROCESOS
Es una representación gráfica, de la forma como opera la empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Como muestra las relaciones entre los diferentes procesos de la empresa, también se le llama red.
Es la base para construir el sistema de gestión de la empresa.
Permite a todos los colaboradores comprender como la empresa funciona integralmente.
Facilita que todos en la empresa entiendan como afectan el trabajo de otros.
Los procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de un proceso
normalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes, como se
muestra en la figura.
Salida del
Proceso C
Las interacciones entre los procesos de una organización, dan como resultado una
red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de estos procesos
frecuentemente pueden estar relacionados tanto con los clientes externos como con
los internos.
Actividadesde proceso
Recursos
ENTRADAS
ProcesoA
EntradaSalidaControles
Proceso
D
Proceso
C
Proceso
B
INTERACCION
SALIDAS
Identifique los procesos de la organización Agrúpelos según sea su función Tabúlelos de acuerdo a su importancia Diagrame los procesos de realización u
operación que constituyen la cadena de valor de su empresa
Diagrame los procesos de apoyo Diagrame los procesos de Dirección Diagrame los procesos de medición, control o
mejoramiento Defina la Interacción entre los procesos
TALLER 3. Mapas de Procesos
Conformar equipos de trabajo.
De acuerdo con Ciudad Limpia determine el
mapa de procesos.
Cada equipo presenta su mapa
CARACTERIZACION DE PROCESOS
Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente losprocesos.
Establece claramente las líneas de comunicación entre losprocesos.
Permite identificar los controles excesivos entre procesosinternos.
Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesosinternos (cliente-proveedores internos).
Crea conciencia en los resultados de cada proceso.
Facilita la definición de los tableros de indicadores para cadaproceso.
Facilita el despliegue de los objetivos.
Facilita la implementación de metodologías de costeo porproceso o actividades.
Identificar:
Las entradas necesarias para llevarlo a cabo.
Las actividades que lo componen.
Los responsables de esas actividades.
Los cargos que tienen autoridad frente al proceso.
Las salidas o resultados de esas actividades.
Los recursos necesarios para su ejecución
Los mecanismos de medición para controlarlo
Proceso
Recursos
Entradas Salidas
CARACTERIZAR UN PROCESO
Control
Aquellas cosas que necesito para desarrollar el proceso y que a través de mi trabajo o del trabajo de varios, transformo en una o varias salidas
Cargo o proceso que me suministra las entradas para el proceso en el que yo soy responsable.
P
Todos aquellas cosas que utilizo para transformar las entradas (maquinas, insumos) pero que no se transforman en salidas.
ACTIVIDADES DE UN
PROCESO
Determine las actividades
necesarias para lograr los
resultados previstos del
proceso
Son los resultados del proceso pueden ser tangibles o intangibles.
Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de la ejecución del proceso en el que yo soy responsable.
C
TALLER 4. Caracterización de
Procesos
Conformar equipos de trabajo.
De acuerdo al caso presentado en el taller
anterior escoger uno de los procesos
identificados como necesarios a documentar
y realizar la caracterización.
Cada equipo presenta sus resultados
Caracterización de ProcesosProceso:_________________________________________________________
_______
Objetivo:_________________________________________________________
_______
Parámetros de control
Recursos
Responsable
Procesos de Soporte
Documentos( internos
y externos)
Requisitos ley, cliente
organización
Proveedores Entradas Salidas ClientesActividades
DOCUMENTACION DE PROCESOS
Base Documental
SISTEMA
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOSFORMATOS /
REGISTROSPLANES DECLARACIONES
ACTIVIDADES
PROCESOS
SUBPROCESOS
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Información y su medio de soporteEjemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma.
Notas:
1) El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra patrón o una combinación de éstos
2) Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se
denominan “documentación”.
3) Algunos requisitos (ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos,
aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo el requisito de
estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo el requisito de ser recuperable).
3.7.2 Documento
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Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
3.1.2 REQUISITO
Definiciones
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Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadasNotas:
1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas, y acciones correctivas.
2) En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
3.7.6 Registro
Definiciones
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Base Documental
Manual
Política
de SISO
Objetivos
Y Programas
Requisitos
del ClienteDeclaraciones
Documentos
Particulares
(Procedimientos,
registros,
planes,
manuales)
Procesos
Procedimientos
y Registros
Requeridos
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DOCUMENTACIÓN
DEL SISTEMA
DE GESTIÓN
INTERNA
Revisada y aprobada
EXTERNA
Canales definidos
Distribución internaModificable
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Control de Documentos
Aprobación de
adecuación antes de
su emisión
1
Identificar cambios
y estado de revisión
3
Documentos legibles
e identificables
5
Disponibilidad de los Documentos
4
Revisión,
actualizar y
aprobar
nuevamente2
Controlar
documentos de
origen externo
6
Prevenir uso de documentos obsoletos
7
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Asegurar que se mantiene el
estándar independientemente
de que cambie el personal
Facilitar actividades de
monitoreo y auditorías
al sistema de gestión
Area Tipo documento Código TituloFecha
revisiónversión Distribución
FACILITA LA IDENTIFICACIÓN DEL ESTADO DE VIGENCIA
DE LOS DOCUMENTOS Y A QUIENES SE HA DISTRIBUIDO.
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TALLER 5. Control de documentos
Conformar equipos de trabajo.
De acuerdo a lo presentado en clase defina
una lista de 10 documentos de origen interno
y 5 de origen externo que se utilizan en la
empresa
Cada equipo presenta sus resultados
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•Deben establecerse y mantenerse registros para evidenciar laconformidad y operación eficaz del SGC.
•Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
•Definir los controles necesarios para su:
•Identificación
•Almacenamiento
•Protección
•Recuperación
•Tiempo de retención
•Disposición
4.2.4 Control de los registros
Procedimiento
documentado
de control
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QUE SE PUEDAN LEER, ENTENDER Y UTILIZAR!!
•Sin borrones o tachaduras (no lápiz, no papel fax)
•Aplicativos de software o dispositivos de lectura obsoletos.
•Sin modificaciones no autorizadas.
•Campos totalmente diligenciados
ES DECIR QUE CONTENGAN DATOS CONFIABLES.
Permanecer Legibles
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DATOS TRAZABLES A LA FUENTE QUE LOS ORIGINÓ.
•Los datos contenidos en el registro deben ser inconfundibles.
•Dónde se originan los datos, cuándo, por quién.
•Registros con la debida aprobación (firmas o aprobaciónelectrónica).
Fácilmente Identificables
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QUE SE PUEDAN CONSULTAR CUANDO SE NECESITAN.
•Almacenamiento (dónde, quién).
•Clasificación de los registros.
•Protección: del registro y de su contenido (físicos –magnéticos – otros)
•Consulta: acceso con o sin restricción; préstamo.
•Tiempos de retención: archivos de gestión, activo, inactivo.
•Disposición: reutilizar, reciclar, destruir.
Fácilmente Recuperables
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•Clasificar y almacenar
•Legibles
•Recuperables
Registros externos
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CÓMO CONTROLAR LOS REGISTROS?
•DEFINIR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL•Establecer una metodología (procedimiento para control de registros)•Establecer la tabla para el control de registros.•Asociar siempre a los procesos y de ser posible a los procedimientos.•Incluir los registros internos y externos, tanto físicos comomagnéticos• Suministrar entrenamiento, lograr la participación de las personas.
•APLICAR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL•Identificar la necesidad de recursos (archivadores, memoria,servidores)•Establecer una secuencia (cronograma)•Desarrollar “auditorias” y proponer mejoras.•Analizar los datos consignados en los registros.
Implantación de los requisitos
LOGO DE
LA EMPRESA
CONTROL DE LOS REGISTROS Página # de #
LISTADO MAESTRO PARA EL CONTROL DE LOS
REGISTROS DE CALIDAD
Fecha: ___ / ___ / ___
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTOTIEMPO
DE
RETEN-
CIÓN
ACCE-
SO
CON-
SULTA
DISPOSICIÓN
Título
Có
dig
oTipo Responsable
Localiz
a-ción
Clasifi-
cación MétodoResponsabl
e
TALLER 6. Control de Registros
Conformar equipos de trabajo.
Elaborar un listado de 10 registros internos y
5 de origen externos que se pueden
encontrar en la empresa
Cada equipo presenta sus resultados
MUCHAS GRACIAS POR SU TIEMPO Y ATENCIÓN......