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ITEKA RYA MINISITIRI No

.......... RYO KUWA .............. RISHYIRAHO AMABWIRIZA AGENGA IGENZURA, UBUGENZUZI BWITE NA KOMITE Z’UBUGENZUZI MU BUTEGETSI BWA LETA

AMASHAKIRO

UMUTWE WA MBERE

: INGINGO RUSANGE

Ingingo ya mbere

: Ibyo iri teka rigena

Ingingo ya 2:

Ibisobanura by’amagambo

UMUTWE WA II

: IGENZURANA

Ingingo ya 3bw’igenzurana

: Ishyirwaho ry’uburyo

Ingingo ya 4: Ibigize uburyo bw’igenzurana Ingingo ya 5igenzurana

: Gushyira mu bikorwa

Ingingo ya 6uburyo bw’igenzurana

: Gukurikirana buri gihe

Ingingo ya 7: Kumenyesha buri mwaka uko uburyo bw’igenzurana buhagaze

Ingingo ya 8

MINISTERIAL ORDER N° ........... OF .............. SETTING OUT REGULATIONS FOR INTERNAL CONTROLS, INTERNAL AUDIT AND AUDIT COMMITTEES IN GOVERNMENT ENTITIES

: Gukemura ibibazo byo mu mikorere y’ubugenzurana

TABLE OF CONTENTS

CHAPTER ONE:

GENERAL PROVISIONS

Article One:

Scope of the regulations

Article 2:

Definitions

CHAPTER II:

INTERNAL CONTROLS

Article 3: Establishment of internal control system Article 4: Components of the internal control system Article 5:

Operating internal controls

Article 6: Continuous monitoring and assessment of internal control system Article 7:

Annual statement about the effectiveness of the internal control system

Article 8:

ARRETE MINISTERIEL N°…… DU….....PORTANT REGLEMENTATION DU CONTROLE INTERNE , DE L’AUDIT INTERNE ET DES COMITES D’AUDIT DANS L’ADMINISTRATION PUBLIQUE.

Dealing with internal control deficiencies

TABLE DES MATIERES CHAPITRE PREMIER: DISPOSITIONS GENERALES Article premier: Champs d’application Article 2: Définitions CHAPITRE II: CONTROLES INTERNES Article 3: Mise en place d’un système de contrôle interne Article 4: Composantes d’un système de contrôle interne Article 5: Exécution des contrôles internes Article 6: Suivi et évaluation continus d’un système de contrôle interne Article 7: Déclaration annuelle de l’efficacité du système de contrôle interne Article 8: Traitement des insuffisances du système de contrôle interne

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Ingingo ya 9: Raporo ku miterere n’imikorere y’uburyo bw’igenzurana

Ingingo ya 10: Uburiganya n’andi makosa

UMUTWE WA III: UBUGENZUZI BWITE

Igika cya mbere: Imiterere y’umurimo w’ubugenzuzi uteye

Ingingo ya 11: Intego n’ibigamijwe n’ubugenzuzi bwite

Ingingo ya 12: Amashami y’ubugenzuzi bwite

Ingingo ya 13: Gushyiraho abagenzuzi bwite

Ingingo ya 14: Gusezerera abagenzuzi bwite

Ingingo ya 15: Ibipimo mbonezamikorere by’ubugenzuzi bwite mu nzego za Leta

Ingingo ya 16: Amategeko y’imyitwarire y’abagenzuzi bwite

Ingingo ya 17: Ubwigenge ku murimo w’abagenzuzi bwite

Igika cya 2: Uko ubugenzura bukorwa

Article 9:

Opinion on the design and operation of internal control system

Article 10

: Fraud and other irregularities

CHAPTER III:

INTERNAL AUDIT

Section 1: Organisation of the Internal Audit function

Article 11

: Scope, nature and objective of internal audit

Article 12

: Internal audit units

Article 13

: Appointment of internal auditor’s

Article 14

: Termination of Internal Auditors’ employment

Article 15

: Government internal audit standards

Article 16

: Code of conduct and ethics for internal auditors

Article 17

: Professional independence of internal auditors

Article 9: Opinion sur la conception et le fonctionnement du système de contrôle interne

Section 2 : Internal Audit Process

Article 10: Fraude et autres irrégularités CHAPITRE III: AUDIT INTERNE Section 1 : Organisation de la fonction d’Audit Interne Article 11: Objectif et mission de l’audit interne Article 12 : Unités d’audit interne Article 13: Recrutement des auditeurs internes Article 14 : Résiliation du contrat des Auditeurs Internes Article 15: Normes d’audit interne de l’administration publique Article 16: Code de conduite et éthique des auditeurs internes Article 17: Indépendance professionnelle des auditeurs internes Section 2: Processus d'audit interne

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Ingingo ya 18: Uko imirimo ikorwa

Ingingo ya 19: Gutegura akazi k’ubugenzuzi bwite

Ingingo ya 20: Ibimenyetso by’ubugenzuzi

Ingingo ya 21: Kugenzura ko akazi kakozwe

Ingingo ya 22: Uburenganzira bwo guhabwa amakuru

Ingingo ya 23: Ibanga ry’akazi

Igika 3: Gutangaza ibyavuye mu bugenzuzi

Ingingo ya 24: Raporo z’ubugenzuzi

Ingingo ya 25: Ibikubiye muri raporo y’ubugenzuzi bwite

Ingingo ya 26: Uburyo bwo gutanga raporo z’ubugenzuzi bwite

Ingingo ya 27: Uko raporo zitangwa

Ingingo ya 28: Gusuzuma z’imari

Ingingo ya 29: Gushyira mu bikorwa ibyemezo byumvikanyweho

Article

18: Due process

Article 19

: Internal Audit planning

Article 20

: Audit evidence

Article 21

: Quality assurance

Article 22:

Access to audit information

Article 23:

Duty of Confidentiality

Section 3:

Communicating Audit Findings

Article 24

: Internal audit reports

Article 25:

Content of internal audit report

Article 26: Internal Audit report procedure

Article 27: Reporting Arrangements

Article 28: Review of the financial information Article 29: Implementation of agreed actions

Article 18: Procédure à suivre Article 19 : Planification d’audit interne Article 20: Preuves d’audit Article 21: Assurance de la qualité Article 22: Accès à l’information Article 23: Devoir de confidentialité Section 3: Communication des constatations d’audit Article 24: Rapports d’audit interne Article 25: Contenu d’un rapport d’audit interne Article 26: Procédure de rapportage Article 27: Rapports d’audit interne Article 28: Analyse de l'information financière Article 29: Mise en oeuvre des actions convenues

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UMUTWE WA IV: KOMITE Z’UBUGENZUZI

Ingingo ya 30: Inshingano za komite z’ubugenzuzi

Ingingo ya 31: Ubwisanzure bw’abagize Komite y’Ubugenzuzi

Ingingo ya 32: Abagize komite y’ubugenzuzi

Ingingo ya 33: Ubumenyi busabwa ku bagize Komite y’Ubugenzuzi

Ingingo ya 34: Gusangira Komite y’Ubugenzuzi

Ingingo ya 35: Ishyirwaho ry’Abagize Komite y’Ubugenzuzi

Ingingo ya 36: Amahugurwa y’abagize Komite y’Abagenzuzi

Ingingo ya 37: Amahame ya Komite y’abagenzuzi

Ingingo ya 38: Igihe komite imara

Ingingo ya 39: Kwegura ku mirimo

Ingingo ya 40

: Kwirukanwa igihe cya manda kitarangiye

CHAPTER IV: AUDIT COMMITTEES

Article 30: Purpose and responsibilities of audit committees Article 31: Independence of Audit Committee’s members Article 32: Composition of Audit Committees Article 33: Skills and Experience requirements Article 34: Sharing Audit Committees Article 35: Appointment of members of Audit Committee Article 36: Professional development of Audit Committee’s members Article 37: Audit Committee Charter

Article 38: Duration of the Terms of Office Article 39: Resignation from Duties Article 40: Earlier termination of Appointment

CHAPITRE IV: COMITES D’AUDIT

Article 30: Objet et responsabilités des comités d’audit Article 31: Indépendance des membres du Comité d’Audit Article 312 Membres d’un comité d’audit Article 33: Compétences et expérience requises Article 34: Partage du Comité d’Audit Article 35: Nomination des membres des Comités d’Audit Article 36: Formation professionnelle des membres des Comités d’Audit Article 37: Charte du Comité d’Audit

Article 38: La durée du mandat

Article 39: Démission des fonctions Article 40: Revocation des membres des Comités d’Audit

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Ingingo ya 41: Isimburana ry’abagize komite y’abagenzuzi

Ingingo ya 42: : Inama uko zikorwa

Ingingo ya 43: Ubutumire buhoraho

Ingingo ya 44: Uburenganzira n’ibisabwa komite y’abagenzuzi

Ingingo ya 45: Raporo z’igihembwe

Ingingo ya 46

: Raporo z’umwaka

UMUTWE WA VI: INGINGO ZISOZA

Ingingo ya 47: Amategeko ngengamikorere y’ubugenzuzi bwite

Ingingo ya 48: Ubugenzuzi bw’ishoramari rya Leta

Ingingo ya 49: Ibyaha n’ibihano

Ingingo ya 50: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranije n’iri teka

Ingingo ya 51

: Igihe iri teka ritangirira gukurikizwa

Article 41: Orderly succession in Audit Committee Article 42: Meetings and proceedings Article 43: Standing invitations Article 44: Rights and obligations for members of Audit Committee Article 45: Quarterly reports Article 46: Annual reportings

CHAPTER V: FINAL PROVISIONS Article 47: Internal audit manuals Article 48: Audit of government investments Article 49: Offences and penalties Article 50: Repealing provision Article 51: Commencement

Article 41: Renouvellement des membres des Comités d’Audit Article 42: Tenue des réunions Article 43: Des invitations permanentes Article 44: Droits et Obligations des Membres du Comité d’Audit Article 45: Rapports trimestriels Article 46: Rapport annuel CHAPITRE VI: DISPOSITIONS FINALES Article 47: Manuels d’audit interne Article 48: Audit des investissements de l’Etat Article 49: Infractions et sanctions Article 50: Disposition abrogatoire Article 51: Entrée en vigueur

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ITEKA RYA MINISITIRI N° ............ RYO KU WA .................... RISHYIRAHO AMABWIRIZA AGENGA IGENZURA, UBUGENZUZI BWITE NA KOMITE Z’UBUGENZUZI MU BUTEGETSI BWA LETA Minisitiri w’Imari n’Igenamigambi: Ashingiye ku Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda ryo ku wa 04 Kamena 2003, nk’uko ryavuguruwe kugeza ubu, cyane cyane mu ngingo zayo: iya 120, iya 121 n’iya 201; Ashingiye ku Itegeko Ngenga n° 37/2006 ryo ku wa 12/09/2006 ryerekeye imari n’umutungo bya Leta nk’uko ryahinduwe kugeza ubu, cyane cyane mu ngingo yaryo ya 66; Hamaze gusuzumwa iteka rya Minisitiri n° 002/09/10/GPIA ryo kuwa 12/02/2009 rishyiraho amabwiriza agenga igenzurana n’ubugenzuzi bwite mu butegetsi bwa Leta ; Hamaze gusuzumwa amabwiriza ya Minisitiri N° 004/09/10/MIN yo kuwa 01/10/2009 ashyiraho komite y’ubugenzuzi mu buyobozi bwite bwa leta, mu butegetsi bw’ibanze hamwe no mu bigo bya Leta

MINISTERIAL ORDER N° …............ OF …............... SETTING OUT REGULATIONS FOR INTERNAL CONTROLS, INTERNAL AUDIT AND AUDIT COMMITTEES IN GOVERNMENT ENTITIES The Minister of Finance and Economic Planning: Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 04 June 2003 as amended to date, especially in Articles 120, 121 and 201; Pursuant to the Organic Law n° 37/2006 on State Finances and Property as amended to date, especially in Article 66; Reviewing the Ministerial Order N° 002/09/10/GPIA of 12/02/2009 setting out regulations for internal control and internal audit in Government; Reviewing the Ministerial Instructions Instructions N° 004/09/10/MIN of 01/10/2009 fo the establishment of the audit committees in public entities, local government entities and autonomous and semi-autonomous public entities;

ARRETE MINISTERIEL N°……………….. DU………… PORTANT REGLEMENTATION DU CONTROLE INTERNE, DE L’AUDIT INTERNE ET DES COMITES D’AUDIT DANS L’ADMINISTRATION PUBLIQUE Le Ministre des Finances et de la Planification Economique: Vu la Constitution de la République du Rwanda du 04 Juin 2003 telle que révisée à ce jour, spécialement en ses articles 120, 121 et 201; Vu la Loi Organique n° 37/2006 relative aux Finances et au Patrimoine de l’Etat telle que révisée à ce jour, spécialement en son article 66; Après examen de l’Arreté Ministériel N°002/09/10/GPIA du 12/02/2009 portant reglémentation du contrôle et de l’audit internes dans l’administration publique; Après examen de l’Instruction Ministérielle N° 004/09/10/MIN du 01/10/2009 portant la mise en place des Comités d’Audit dans les entités publiques, les entités administratives décentralisées, les entités autonomes et semi-autonomes ;

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Inama y’Abaminisitiri yateranye ku wa ..........., imaze kubisuzuma no kubyemeza; ATEGETSE: UMUTWE WA MBERE: INGINGO RUSANGE Ingingo ya mbereIri teka rishyiraho amabwiriza agenga igenzura n’ubugenzuzi bwite mu bigo bigenerwa ingengo y’imari n’ibigo by’ubutegetsi bya Leta. Icyakora, ntirireba imari leta yashoye mu bigo byigenga.

: Ibyo iri teka rigena

Aya mabwiriza agamije gushyiraho uburyo bwo kugena no gukurikiza igenzura, umurimo w’ubugenzuzi bwite na Komite z’Ubugenzuzi mu bigo bya Leta. Ingingo ya 2

: Ibisobanuro by’amagambo

Muri iri teka: 1° “imiyoborere” bivuga ubuyobozi bw’urwego, imiterere yabwo, imikorere y’abayobozi barwo, amategeko agenga imikorere, ibikorwa bya ngombwa bituma hafatwa ibyemezo bigamije imicungire myiza no kugira ngo habeho imigenzereze myiza, imyitwarire igamije ubupfura, kwita

After consideration and approval by the Cabinet, in its session of .................; HEREBY ORDERS: CHAPTER ONE: GENERAL PROVISIONS Article One: Scope of the regulations This Order shall put into place regulations applicable to all budget agencies, semi-autonomous and autonomous public entities. However, it shall not be applicable to government private sector investments.

The purpose of these regulations is to set general rules of establishing and implementing internal controls, internal audit activity and audit committees in government entities. Article 2: Definitions In this Order: 1° “administrative controls” shall mean the internal administrative authority, organizational structure, leadership practices, rules, procedures, actions which are needed to make appropriate managerial decisions, and to achieve discipline, ethical behaviour, professionalism, personnel competence and administrative or operational

Après examen et adoption par le Conseil des Ministres, en sa séance …………; ARRETE: CHAPITRE PREMIER: DISPOSITIONS GENERALES Article premier: Champs d’application Le présent arrêté porte réglementation du contrôle exercé dans toutes les agences budgétaires, semi autonomes, entités publiques autonomes. Toutefois, il ne s’applique pas aux investissements de l’Etat dans le secteur privé. L’objet de cette réglementation est de mettre sur pied des règles de conception et d’application des contrôles internes, de la fonction d’audit interne et des commités d’audit dans les entités gouvernementales. Article 2: Définitions Dans le présent arrêté: 1° “contrôles administratifs” signifie l’autorité administrative interne, la structure organisationnelle, les pratiques de leadership, les règles, les procédures, les actions indispensables à la prise des décisions de gestion appropriées et pour atteindre la discipline, le comportement éthique, le professionnalisme, les compétences du personnel et l’efficience

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ku mwuga, ubushobozi bw’abakozi, n’imikorere myiza muri rusange; 2° “komite z’ubugenzuzi”, zisobanurwa mu ngingo ya 28 y’aya mategeko; 3° “Ikigo kigenerwa ingengo y’imari" bivuga urwego rwa Leta rugenerwa ingengo y’imari mu Itegeko rishyiraho imari ya Leta y’umwaka; 4° “ubugenzuzi bw’iyubahirizwa ry’amategeko” bivuga kugenzura uburyo amategeko, amabwiriza, politiki, amategeko genga mikorere, gahunda z’ibikorwa, intego n’ibyemezo bifatwa mu kazi byubahirizwa; 5° “igenzura ry’imari” bivuga politiki, amategeko, amabwiriza, imikorere hamwe n’ibikorwa bituma ibikorwa byubahiriza amategeko y’imicungire y’imari ya Leta n’agenga amasoko ya Leta, bikurikiza intego zagenwe mu byerekeye imari, kandi bituma imibare y’icungamari n’uburyo bwo gusobanura uko iyo mari yakoreshejwe biba byizewe kandi bisobanutse; 6° “Ironderezamutungo” bivuga kugabanya ku buryo bushoboka bwose ikiguzi cy’igikorwa, cy’ibintu cyangwa cya serivisi bikenewe, ariko bitabangamiye agaciro k’ibizavamo; 7° “Ihangizamutungo” bivuga kugera ku

efficiency in general; 2° “audit committee” shall refer to the meaning defined under article 28 of these regulations;

3° “budget agency” shall mean any state organ which is entitled to budget in the annual State Finance Law;

4° “compliance audit” shall mean verification of adherence to applicable statutes, regulations, policies, standards, procedures, organizational plans, goals and strategic or administrative decisions.

5° “financial controls” shall mean the policies, rules, procedures, processes and actions for ensuring that financial transactions comply with public finance and procurement laws, are consistent with the established financial goals and ensure the reliability and integrity of financial data and systems as well as proper public financial accountability;

6° “economy” shall mean minimizing the cost of any activity, goods or services procured without compromising the quality of the associated outcomes;

7° “efficiency” shall mean achieving maximum outcomes of an activity relative to the

administrative et opérationnelle, en général ; 2° « comité d’audit » se réfèrent à la notion définie en vertu de l'article 28 du présent règlement; 3o

« agence budgétaire »: organisme dépendant du Gouvernement central pour lequel un titre budgétaire est prévu dans la Loi de Finances ;

4° “audit de conformité” signifie la vérification du respect des lois, réglementations, politiques, normes, procédures, plans organisationnels, buts et décisions stratégiques ou administratives en vigueur; 5° “contrôles financiers” signifie les politiques, règles, procédures, processus et actions permettant de s’assurer que les transactions financières sont conformes aux lois relatives aux marchés publics, se réfèrent aux buts financiers établis et d’assurer la fiabilité et l’intégrité des données financières ainsi que la responsabilité adéquate dans les finances publiques; 6° “économie” signifie la minimisation du coût d’une activité, des biens ou des services acquis, sans pour autant compromettre la qualité des résultats qui en découlent ;

7° “efficience” signifie atteindre un maximum de résultats d’une activité comparativement au coût des

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musaruro munini ushoboka w’igikorwa ugereranije n’ikiguzi cyacyo; mu yandi magambo ni ikigereranyo cy’ikiguzi n’inyungu by’igikorwa; 8° “Ibonezantego” bivuga ikigereranyo cy’ibyagezweho n’ibyari bigamijwe kugerwaho; 9° “Ubugenzuzi bw’imari” bivuga kugenzura ko icungamari, ibaruramari ry’amafaranga yinjiye n’ayakoreshejwe, iry’umutungo n’imyenda, hamwe n’ibarura ry’ibikoresho biramba, bihuye n’ukuri, byuzuye, bifite ibimenyetso kandi bikaba bikurikije amategeko, kandi ko inyandiko n’ibitabo by’ibaruramari ari nta makemwa; 10° “Ubugenzuzi bwihariye” bivuga igenzura rikorwa gusa iyo hakekwa cyangwa habaye amakosa nko kunyereza umutungo, ubujura, gucunga nabi umutungo n’ibindi byaha bisa na byo; 11° “Ubujura” 12° “Ibigo by’ubutegetsi bya Leta " harimo ibigo bigenerwa ingengo y’imari, n’ibigo bifite ubwigenge bwuzuye

input costs, in other words efficiency refers to the cost-benefit relationship of an activity;

8° “effectiveness” shall mean the extent of actual outcome relative to the corresponding planned outcomes;

9° “financial audit” shall mean verification of the correctness, entirety, legitimacy, provability and regularity of financial transactions, revenue and expenditure, account balances of assets and liabilities, including physical verification of tangible fixed assets, and integrity of accounting books and records;

10° “forensic audit” shall mean an audit directed at specific cases of suspected or actual irregularities such fraud, theft, embezzlement, mismanagement of funds and similar others crimes;

11° “fraud” shall mean any intentional act involving the use of deception to obtain unjust or illegal advantage. It may consist in the falsification of documents and records, the misappropriation of assets, or the misapplication of accounting policies.

12° “Government entities” include any budget agency, autonomous and semi autonomous government entities and public

intrants; en d’autres mots, la ratio coût profit d’une activité; 8° “efficacité” signifie le niveau d’atteinte des résultats par rapport aux résultats attendus; 9° “audit financier” signifie la vérification de l’exactitude, la totalité, la légitimité, les preuves et la régularité des transactions financières, des comptes des recettes et des dépenses, soldes des actifs et des dettes, y compris la vérification physique des immobilisations et l’intégrité des livres et des enregistrements comptables; 10° “audit spécialisé” signifie un audit généralement effectué dans des cas spécifiques d’irrégularités présumées ou effectives telles que la fraude, le vol, le détournement ou la mauvaise gestion des fonds et autres infractions similaires; 11o

«Fraude »

12° «Entités gouvernementales» signifie toute agence budgétaire, entités autonomes et semi autonomes ainsi que les entreprises publiques

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n’ubucagase ndetse n’ibigo by’ubucuruzi bya Leta; 13° “Ubugenzuzi Bwite” bivuga ishami ry’umurimo rishyirwaho n’ubuyobozi bw’Ikigo kugirango ritange ikizere n’inama byungura Ikigo bikanafasha mu kunoza imikorere. 14° “Igenzurana” bivuga uburyo bwo kgukurikirana imikorere y’Ikigo hagamijwe kongere ikizere ko inshingano z’Ikigo zizagerwa ho mu nzego zikurikira: -Kunoza imikorere no kugera bikorwa; -Gutanga raporo z’imari zifitiwe ikizere; - Kubahiriza amategeko n’amabwiriza 15° “Ibibazo by’ingutu mw’igenzurana” bivuga guhuzagurika gukabije mu miterere cyangwa mu mikorere y’uburyo bw’igenzurana ku buryo bishobora gutuma urwego rwa Leta rutagera ku ntego zarwo zerekeye igenzurana; 16° “Minisitiri” bivuga Minisitiri ufite imari mu nshingano ze; 17° “Ubugenzuzi mbonezamihigo” bivuga kugenzura uburyo ironderezamutungo, ihangizamutungo, ibonezantego byitabwaho

enterprises;

13° “Internal Auditing” shall mean an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organisation’s processes.

14° “Internal control” shall mean a process designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories:

-Effective and efficient operations

-Reliable financial reporting

- compliance with applicable laws and regulations.

15° “material internal control weakness” shall mean a significant deficiency in the design or operation of internal control that could adversely affect the ability of a government entity to meet its internal control objectives;

16° “Minister” shall mean the Minister in charge of finance;

17° “performance audit” shall mean an evaluation of economy, efficiency, effectiveness with which an entity uses public resources at its disposal, whether financial, human or other

13° «Audit Interne » signifie un service independant et objectif établi par l’entité pour donner des assurances et conseils permettant d’apporter une valeur ajoutée et d’améliorer le fonctionnement de l’entité. 14° «Contrôle Interne » signifie une procédure établie pour donner une assurance raisonnable en rapport avec l’atteinte des objectifs dans les domaines ci-après : -Efficacité et efficience des opérations -Fiabilité des rapports financiers -Respect des lois et règlements en vigueur. 15° “Faiblesses matérielles du contrôle interne” signifie la déficience significative dans la conception et l’opérationnalisation d’un contrôle interne qui pourrait affecter négativement l’habileté d’une entité publique d’atteindre ses objectifs de contrôle interne; 16° “Ministre” signifie le Ministre ayant les finances dans ses attributions; 17° “audit de performance” signifie une évaluation de l’économie, de l’efficience et de l’efficacité avec lesquels une entité utilise les ressources publiques à sa disposition, qu’elles soient financières, humaines

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mu gihe urwego rukoresha umutungo wa Leta, waba uw’amafaranga, abantu n’ibindi. 18° “Icyizere gihamye” bivuga ko ingamba zo guhuza ikiguzi n’umusaruro zafashwe kugira ngo hatazavaho habaho gutandukira igipimo cyihanganirwa no kugira ngo hirindwe amakosa, cyangwa se, mu gihe abayeho, agaragazwe kandi akosorwe n’abakozi b’urwego hakiri kare; 19° “Impanuka zishoboka kuba” bivuga ikintu cyose cyatuma intego z’Ikigo zitagerwa ho. Impanuka irebwa hakurikijwe ingaruka n’uko impanuka ishobra kuba. 20° “Ubugenzuzi bushingiye ku mpnuka zishoka kuba” bivuga uburyo bwo kugenzura hitabwa ho ukuntu Ubuyobozi bwirinda impanuka. Ubwo bw’ingenzura buzafasha Ubugenzuzi Bwite mu gutanga ikizere niba ubuyobozi bwirinda impanuka ku buryo buhagije. 21° “Risk management” bivuga uburyo impanuka zishobora kuba zikurikirinwa kugirango habe ikizere ko intego z’Ikigo zigerwa ho. 22° “Ubugenzuzi bw’imikorere” bivuga kugenzura ko imikorere y’urwego inoze, yizewe kandi ari nta makemwa, harimo

resources; 18° “reasonable assurance” shall mean that cost-effective actions have been taken to restrict deviations to a tolerable level, and that material errors or irregularities have been prevented, or if occurred, were detected and corrected by the entity personnel within a timely period;

19° “Risk” shall mean the possibility of an event occurring that will have an impact on the achiement on entity objectives. Risk shall be measured in terms of impact and likelihood.

20° “Risk based audit” shall mean the methodogy that links internal auditing to the entity’s overall risk management framework. This audit approach shall allow the internal audit function to provide assurance whether the risk management processes are managing risks effectively, in relation to the risk appetite.

21° “Risk management” shall mean the process to identify, assess, manage and control potential risks to provide reasonable assurance regarding the achievement of entity’s objectives.

22° “systems audit” shall mean an evaluation of the appropriateness, integrity and reliability of an entity’s systems including internal control

ou autres; 18° “assurance raisonnable” signifie que des mesures visant l’adéquation du rapport «qualité-prix» ont été prises en vue de limiter les écarts à un niveau tolérable et que des erreurs ou irrégularités ont été évitées, ou une fois survenues, ont été détectées ou corrigées par le personnel dans des délais raisonnables; 19° «Risque» signifie la possibilité qu’un événement ne perturbe l’atteinte des objectifs de l’éntité. Le risque sera mesuré en termes de l’impact et des possibilités de matérialisation. 20° «Audit basé sur les risques» signifie une méthodologie qui lit l’audit interne à l’ensemble du système de gestion des risques de l’organisation. Cette méthodologie va permettre à l’audit interne de donner une assurance si oui ou non le système de gestion des risques est efficace conformément au degré de risque accepcté par l’entité. 21° «Gestion des risques» signifie le processus par lequel les risques potentiels sont identifiés, évalués, gérés et controlés afin de donner une assrance raisonable quant à l’atteinte des objectifs de l’entité. 22° “audit des systèmes” signifie une évaluation de la façon dont les systèmes d’une entité sont appropriés,

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n’uburyo bw’igenzurana, ubw’ibijyanye n’imicungire y’ihererekanya makuru, n’ikorana buhanga n’ubundi. UMUTWE WA II: IGENZURANA

Ingingo ya 3bw’igenzura

: Ishyirwaho ry’uburyo

Urwego rwa Leta rwose rugomba gushyiraho uburyo nyabwo bw’igenzurana bugamije gukurikiranira hafi ingorane z’uburyo bwose zishobora kuvuka mu mikorere yarwo, hamwe no gukumira cyangwa gutahura ubujura n’andi makosa. Uburyo bw’igenzurana bufatwa nk’aho bwuzuye iyo butanga icyizere gihamye ko: 1° umutungo wa Leta mu rwego ukoreshwa hitawe ku mahame y’irondereza, ihangizamutungo n’ibonezantego, kandi ugakoreshwa mu nshingano z’urwo rwego; 2° umutungo wa Leta mu rwego ukingiwe ku buryo buhagije buwurinda gutagaguzwa, gutakara, gukoresshwaabi, kwangizwa no gucungwa nabi; 3° gahunda za Leta zishyirwa mu bikorwa n’urwego zigera ku ntego n’ingamba zigamijwe; 4° urwego rukurikiza amategeko

system, management information system, Information and Technology systems or other systems.

CHAPTER II: INTERNAL CONTROLS Article 3: Establishment of internal control system Any government entity shall establish and implement an effective internal control system to address all forms of risks to the operations of the entity and to prevent or detect fraud and any other irregularities. An internal control system shall be deemed to be effective if it provides reasonable assurance that: 1° Government resources at the entity are used with economy, efficiency, effectiveness, and are consistent with the mission of the entity;

2° Government assets at the entity are safeguarded against waste, loss, misuse, damage or mismanagement;

3° the Government programs executed by the entity achieve intended objectives, goals and targets;

4° the entity complies with laws and

leur probité et leur fiabilité, y compris le système de contrôle interne, le système de gestion de ’information, le système informatique et autres systèmes. CHAPITRE II: CONTROLES INTERNES Article 3: Mise en place d’un système de contrôle interne Toute entité publique doit mettre en place et appliquer un système de contrôle interne efficace pour faire face à toute forme de risque que peuvent courir ses opérations de l’entité et prévenir et détecter la fraude et toute autre irrégularité. Un système de contrôle interne est qualifié d’efficace s’il fournit une assurance que: 1° les ressources publiques au sein de l’entité sont utilisées avec économie, efficience, efficacité et conformément à la mission de l’entité; 2° les ressources publiques au sein de l’entité sont bien protégés contre la dilapidation, la perte, le mauvais usage, l’endommagement et la mauvaise gestion; 3° les programmes du gouvernement exécutés par l’entité atteignent les objectifs et buts poursuivis; 4° L’entité se conforme aux lois et réglementations,

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n’amabwiriza, politiki, igenamigambi, n’uburyo bwo gukora bwashyizweho; 5° imicungire na raporo z’imikoreshereze y’imari y’urwego byizewe kandi ari nta makemwa. Ingingo ya 4:

Igenzurana rigizwe rizakorwa hakurikijwe COSO Framework igizwe n’ibice bitanu: Aho igenzurwa rikorerwa, gusesengura ibyatera ingorane, ibikorwa by’igenzura nyirizina, guhana amakuru no gukurikirana ibikorwa by’igenzurana.

Ibigize uburyo bw’igenzurana

Ingingo ya 5igenzurana

: Gushyira mu bikorwa

Gushyiraho no gukurikiza uburyo bw’igenzurana mu rwego ni inshingano y’umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari n’iy’abandi bakozi b’urwego babifite mu nshingano zabo. Umuntu wese ukoze igenzura agomba guhiraho amazina, umurimo akora n’umukono we ku mpapuro zakoreshejwe kugira ngo yemeze ko yakoze iryo genzura. Ingingo ya 6

Umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari agomba gukurikirana buri gihe ko uburyo bw’igenzurana mu kigo

: Ikurikirana ry’uburyo bw’igenzurana

established regulations, policies, plans and procedures;

5° the entity’s management information and financial reporting are reliable and of high integrity.

Article 4: Internal control framework Internal control system in government entities shall be based on the COSO Internal Control Framework which has the following c5 components: Control Environment, Risk Assessment, Control Activities, Information and Communication and Montoring. Article 5: Operating internal controls It shall be the responsibility of the Chief Budget Manager and other personnel in the entity to establish and implement effective internal controls in the entity. Any person who executes an internal control shall append his/her names, title and personal signature on the documents involved as attestation to the execution of the control. Article 6: Monitoring and assessment of internal control system The Chief Budget Manager shall continuously monitor and assess the performance of the internal system in the government entity for which he/she

politiques, plans et procédures en vigueur; 5° le système d’information et les rapports financiers sont fiables et de haute intégrité’ Article 4: Cadre du système de contrôle interne Le cadre des conrôles internes sera basé sur le cadre COSO qui comporte cinq composantes essentielles : Environnement de Contrôle, Evaluation des Risques, Activités de contrôle, information et communication ainsi que le suvi. Article 5: Exécution des contrôles internes Le gestionnaire principal du budget et d’autres agents de l’entité qui en ont la charge ont la responsabilité d’établissement et d’application de contrôle interne efficace au sein de l’entité. Toute personne qui effectue un contrôle interne doit accompagner son nom, son titre et sa signature sur les documents concernés à titre d’attestation de l’exécution du contrôle. Article 6: Suivi et évaluation du système de contrôle interne Le gestionnaire principal du budget assure continuellement le suivi et l’évaluation de la performance du système de contrôle interne au

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ashinzwe bukurikizwa n’uko bugera ku ntego yabwo. Umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma ategura amabwiriza yerekeye uko uburyo bw’igenzurana bukurikiranwa mu nzego za Leta, akemezwa kandi agatangazwa na Minisitiri. Ingingo ya 7

Raporo z’imari z’umwaka zose zakozwe n’urwego rwa Leta zigomba kuba ziherekejwe n’inyandiko isinyweho n’umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari yerekana imiterere y’uburyo bw’igenzurana mu mwaka w’ingengo y’imari izo raporo zireba.

: Inyandiko imenyesha buri mwaka uko uburyo bw’igenzurana buhagaze

Ingingo ya 8

: Gukemuro ibibazo bibaye mu buryo bw’igenzurana

Umukozi wese w’urwego rwa Leta wakoze igenzura agomba kugaragaza ibibazo yabonye mu buryo bw’igenzurana bw’urwego no kubitangaho raporo. Ibibazo byagaragaye bigomba kumenyeshwa umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari bikiboneka, hamwe n’ingamba zo kubikemura.

is responsible. The Government Chief Internal Auditor shall prepare, for the approval and dissemination by the Minister, the guidelines for the monitoring and assessment of the internal control systems at government entities. Article 7: Annual statement about the performance of the internal control system All annual financial statements issued by a government entity shall be accompanied by a statement signed by its Chief Budget Manager regarding the performance of the internal control system during the fiscal year covered by those financial statements. Article 8: Dealing with internal control deficiencies Any public officer who executes an internal control in the government entity shall identify and report any observed deficiency in the internal control system of the entity. The internal control deficiencies shall be reported to the Chief Budget Manager as soon as it is observed, together with suggested remedial measures.

sein de l’entité publique dont il est responsable. L’Auditeur Interne Principal du Gouvernement prépare, pour l’approbation et diffusion par le Ministre, les directives de suivi et évaluation des systèmes de contrôle interne dans les entités gouvernementales. Article 7: Déclaration annuelle sur la performance du système de contrôle interne Tous les états financiers annuels produits par une entité publique doivent être accompagnés d’une déclaration signée par le gestionnaire principal du budget concernant la performance du système de contrôle interne pendant l’exercice budgétaire couvert par ces états financiers. Article 8: Traitement des insuffisances du système de contrôle interne Tout employé d’une entité publique qui effectue un contrôle interne est tenu d’identifier et de rendre compte de toute insuffisance constatée dans le système de contrôle interne de l’entité. Les insuffisances du contrôle interne doit être portée à la connaissance du gestionnaire principal du budget aussitôt qu’elle est constatée, avec une proposition des mesures correctives.

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Umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari agomba gufata mu gihe ingamba zigamije gukosora ibibazo yamenyeshejwe biri mu igenzurana. Ingingo ya 9

Umuyobozi w’ishami rishinzwe ubugenzuzi

: Raporo ku miterere n’imikorere y’uburyo bw’igenzurana

bwite mu rwego rwa Leta agenzura ku buryo buhoraho uburyo bw’igenzurana muri urwo rwego, maze ashingiye ku bimenyetso yakusanyije mu igenzura, agatangaza buri mwaka mu bwigenge bwe niba uburyo bw’igenzurana mu rwego bukwiriye kandi bukora neza akurikije ibiteganywa n’Ingingo ya 28 y’aya mabwiriza. Umugenzuwi Bwite wa Guverinoma azatangaza ibigenderwaho n’uko raporo ku bugenzurane izakorwa. Ingingo ya 10 Gukumira no kuvumbura uburiganya n’andi

: Uburiganya n’andi makosa

makosa mu rwego rwa Leta ni inshingano z’umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga imari ya Leta. Bitabangamiye ibivugwa mu gika cya mbere, abakozi ba Leta bose bagomba gufata igihe cyose bibaye ngombwa ingamba zigamije gukumira uburiganya cyangwa andi makosa mu mirimo y’urwego

The Chief Budget Manager shall take timely and effective remedial actions to correct the reported internal control deficiency. Article 9: Opinion on the internal control system The Head of the internal audit unit in a government entity shall regularly evaluate the internal control system at the entity and, on the basis of the audit evidence gathered, make an annual independent statement about the overall adequacy and effectiveness of the internal control system at the entity as provided for under Article 28 of these Regulations. The Government Chief Internal Auditor shall issue guidance on the criteria and the format to be used in providing opinion on internal controls.

Article 10: Fraud and other irregularities The responsibility to prevent or detect fraud or any other irregularity in a government entity is vested in the Chief Budget Manager. Without prejudice to the provisions of paragraph One, all public officers shall wholly and severally take any necessary step to prevent the occurrence of fraud or any other irregularity in the government entity where they work, and shall

Le gestionnaire principal du budget doit prendre dans les plus brefs délais des actions visant à corriger l’insuffisance du contrôle interne. Article 9: Opinion sur le système de contrôle interne Le responsable de l’unité d’audit interne au sein d’une entité publique doit évaluer régulièrement le système de contrôle interne de l’entité et, sur base des preuves d’audit rassemblées, faire une déclaration annuelle indépendante sur le caractère adéquat et l’efficacité du système de contrôle interne au sein de l’entité conformément à l’Article 28 de cette réglementation. L’Auditeur Interne du Gouvernement va donner des directives quant aux critères et à la forme à suivre pour exprimer une opinion sur les contrôles internes. Article 10: Fraude et autres irrégularités La responsabilité de prévenir ou détecter la fraude ou toute autre irrégularité dans une entité publique incombe au gestionnaire principal du budget. Sans préjudice des dispositions de l’alinéa premier, tous les agents de l’Etat sont totalement et individuellement tenus de prendre toute disposition de nature à prévenir la survenance de la fraude et de toute autre irrégularité dans l’entité où ils sont affectés et

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rwa Leta bakoramo, kandi bagomba kumenyesha umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari n’umugenzuzi bwite n’undi muboyozi bireba uburiganya cyangwa andi makosa bakeka ko yabaye. Umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga imari ya Leta n’umugenzuzi bwite bagomba guperereza uburiganya cyangwa andi makosa bakeka ko yakozwe. Uumugenzuzi bwite amenyesha Umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma ahantu habonetse uburiganya maze nawe akagira inama Minisitiri ku ngamba zafatwa. UMUTWE WA III:BWITE

UBUGENZUZI

Igika cya mbere:

Imiterere y’umurimo w’ubugenzuzi bwite

Ingingo ya 11n’ubugenzuzi bwite

: Intego n’ibigamijwe

Umurimo w’ubugenzuzi bwite mu bigo bya Leta ukurikiranwa n’ Umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma. Ubugenzuzi bwite mu bigo bya Leta bukorwa bwibanze ku bibazo byatuma ingamba zikigo zitagerwa ho. Abagenzuzi bwite ba Guverinoma bazakurikiza amahame y’umwuga atangazwa n’Ihuriro

immediately report to the attention of the chief budget manager, to the Head of internal audit and to other relevant authority any suspected cases of fraud or irregularity. The Chief Budget Manager and the Head of Internal Audit shall then immediately investigate the suspected fraud or irregularity. The Head of Internal Audit shall report any case of actual fraud or irregularity to the Government Chief Internal Auditor who shall advise the Minister for any appropriate action. CHAPTER III: INTERNAL AUDIT Section 1: Organisation of the Internal Audit function Article 11: Scope, nature and objective of internal audit The Internal Audit function in government entities shall be supervised by the Government Chief Internal Auditor. Internal audit function in government entities shall use a risk based audit approach in performing their work. Government Internal Auditors shall follow the International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing isuued by the

doivent immédiatement porter à l’attention du gestionnaire principal du budget et du responsable de l’audit interne et toute autre autorité compétente tous les cas présumés de fraude ou d’irrégularité. Le gestionnaire principal du budget et le responsable de l’audit interne doivent dès lors entamer immédiatement des investigations sur la fraude ou l’irrégularité présumée. Le chef de l'audit interne doit faire rapportde tout cas de fraude ou d'irrégularité à l'Auditeur Interne Principal du Gouvernement qui doit conseiller le Ministre de toute mesure appropriée. CHAPITRE III : AUDIT INTERNE Section 1 : Organisation de l’Audit Interne Article 11: Objectif et mission de l’audit interne La fonction d’Audit Interne dans les entités publiques est supervisée par l’Auditeur Interne Principal du Gouvernment. L’audit interne des entités gouvernmentales adoptera l’approche d’audit basée sur les risques. Les auditeurs internes du Gouvernement vont suivre les standards professionnels publiés par l’Institut des Auditeurs Internes.

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ey’Abagenzuzi Bwite ku isi yose. Umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma yemerewe kandi afite ubushobozi bwo gukora igenzura mu kigo icyo aricyo cyose cya Leta. Intego y’ubugenzuzi bwite ni ugufasha ikigo kugera ku nshingano zacyo. Imwe muri iyo mirimo harimo gusuzuma, kugenzura no gutanga raporo ku buyozi no kuri Komite y’ubugenzuzi ku mikorere y’ibaruramari n’uburyo bw’ingezurana. Intego y’ubugenzuzi bwite igerwaho hakozwe ubugenzuzi bw’imikorere, ubugenzuzi bw’imari, ubugenzuzi mbonezamihigo, ubugenzuzi bw’iyubahi- rizwa ry’amategeko, n’amapereza. Ingingo ya 12

: Ubugenzuzi bwite mu bigo

Buri kigo gishyiraho wishami ry’ubugenzuzi bwite bwibanda ku bibazo byugarije ikigo. Ubugenzuzi bwite buhabwa abakozi bahagije n’ ibikoresho bya ngombwa kugira ngo bwuzuze inshingano zabwo. Amashami y’ubugenzuzi bwite agomba kugira ubwigenge mu mikorere. Ingingo ya 13

Institute of Internal Auditors.

: Ishyirwaho ku murimo

The Government Chief Internal Auditor has the mandate and power to carry out internal audit assignments in any government entity. The objective of internal audit shall be to assist the entity in achieving its goals. The Internal Audit activity shall evaluate and contribute to the improvement of governance, risk management, and control processes using a systematic and disciplined approach. The internal audit objective shall be pursued through audit assignements consisting of systems audit, financial audit, performance audit, compliance audit and forensic auditing. Article 12: Internal audit units Each government entity shall establish an effective risk based internal audit function that adheres to the present regulations. Internal Audit Units shall be appropriately staffed and equipped to adequately discharge their duties. The internal audit units shall be independent of the operational activities of the entities. Article 13: Appointment of internal auditors

L’Auditeur Interne Principal du Gouvernment a le mandat et le pouvoir d'effectuer des missions d'audit interne dans n’importe quelle entité publique. L'objectif de l'audit interne est d'aider l'entité dans l'atteinte de ces ojectifs.

Il fonctionne, entre autres, par l’examen, l’évaluation et faire le rapport à la direction et au Comité d'audit sur l'adéquation et l'efficacité des systèmes de comptabilité et de contrôle interne.

L’objectif de l’audit interne est poursuivi à travers des missions d’audit dont notamment l’audit des systèmes, des audits financiers, des audits de performance, des audits de conformité et des investigations. Article 12 : Unités d’audit interne Chaque entité doit mettre en place une unité d’audit interne basée sur les risques qui se conforme à la présente reglementation. L’unité d’audit interne doit être dotée d’un personnel qualifié et suffisamment équipé pour accomplir sa fonction. Les unités d’audit interne doivent être indépendantes des activités opérationnelles fonctionnelles des entités. Article 13: Recrutement des auditeurs internes

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by’abagenzuzi bwite Inama y’Ubutegetsi, Inama Njyanama y’Akarere cyangwa Komite y’Ubugenzuzi aho ziri nizo zifite ububasha bwo gushyiraho ku murimo Abagenzuzi Bwite. Bibaye ngombwa, Umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma ashobora gufasha ubuyobozi bw’ibigo mu gushaka abagenzuzi bwite. Umugenzuzi bwite agomba kuba afite nibuze impamyabushobozi ihanitse mu icungamutungo, ishami ry’ibaruramari cyangwa iry’imari. Ariko ubundi bumenyi nabwo bushobnora guhabwa agaciro. Kugira ngo umuntu ashyirwe mu mwanya w’Umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma agomba kuba ari umubaruramari w’umwuga kandi akaba ari mu rugaga rwemewe bw’ababaruramari b’umwuga cyangwa ari Umugenzuzi bwite w’umwuga n’uburambe ku kazi bw’imyaka itanu muri iyo mirimo. Ingingo ya 14

: Gusezerera Umugenzuzi bzite

Icyemezo cyo gusezerera mu kazi Umugenzuzi Bwite gifatwa n’urwego rwamushyize ho nyuma yo kubona ubujyanama bwanditse bw’Umugenzuzi

Appointment of Internal Auditors shall be under the responsibility of the Board, District Council and Audit Committee where applicable. If need be, the Chief Government Internal Auditor may assist in recruitmenting government internal auditors. Any candidate for the appointment as internal auditor shall as a minimum possess a bachelors’ degree in business administration majoring in accountancy or finance. However, other specialised skills may be considered. For the appointment to the position of Government Chief Internal Auditor, the candidate shall be qualified as a professional accountant, a member of a recognized body of professional accountants, or a certified internal auditor with a working experience in senior position as an auditor of finance manager for at least five years. Article 14: Termination of internal auditor’s employment contract Termination of government internal auditor’s employment is decided by the appointing authority after written clearance received from the Government Chief Internal Auditor.

Le recrutement des auditeurs internes sont sous la responsabilité du conseil d'administration, du conseil de district ou le cas échéant, du Comité d'audit. Si ncécessaire, l’Auditeur Interne Principal du Gouvernement pourra aider au recrutement des auditeurs internes du Gouvernment. Tout candidat au poste d’auditeur interne doit posséder au minimun un diplôme de licence en gestion avec option Comptabilité ou finance. Cependant, d’autres connaissances spécialisées peuvent être considérées. Pour être nommé au poste d’Auditeur Interne Principal du Gouvernement, le candidat doit être un professionnel comptable qualifié, être membre d’une organisation reconnue de comptables professionnels ou être certifié comme Auditeur Interne. Il aussi avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq ans au poste de responsabilité dans les domaines d’audit ou de gestion financière. Article 14 : Résiliation du contrat des Auditeurs Internes La résiliation du contrat d’auditeur interne du gouvernment est décidée par l’autorité de nomination après accord /avis écrit de l’Auditeur Interne Principal du Gouvernement

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Bwite Mukuru wa Guverinoma. Ingingo ya 15: Amabwiriza y’ubugenzuzi bwite Imikorere y’ubugenzuzi bwite mu nzego za Leta igomba kubahiriza amabwiriza ashyirwaho na Minisitiri abigiriwemo inama n’Umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma. Minisitiri ashyiraho Amabwiriza agenga umwuga w’Ubugenzuzi bwite. Ayo mabwiriza azajya ahuzwa n’igihe n’Ibiro by’Umugenzuzi Mukuru wa Guverinoma. Ingingo ya 16: Imyitwarire y’abagenzuzi bwite Hagomba kubaho amategeko agenga imyitwarire y’umwuga ashyirwaho n’iteka rya Minisitiri abagenzuzi bwite bose bagomba gukurikiza. Abagenzuzi bwite ba Guverinoma bagomba kurangwa n’ubunyangamugayo, gukoresha ukuri, kugira ibanga n’ubuhanga. Bagomba kandi buri gihe kwitwararika ko inyungu zabo bwite zagongana n’imirimo yabo y’ubugenzuzi. Ingingo 17: Ubwigenge ku murimo no kutabogama

Article 15: Internal audit guidelines The practice of internal audit in government shall conform to audit standards issued by the Minister on the advice of the Government Chief Internal Auditor. The Minister shall define the Internal Audit Charter which shall be periodically reviewed by be Government Chief Internal Audit. Article 16: Code ethics for internal auditors There shall be a Code ethics promulgated through an Order of the Minister, to which all government internal auditors shall adhere to in the conduct of their audit work. Government internal auditors shall conduct themselves with integrity, objectivity, confidentiality and competency. They shall, at all times, take precautionary measures to avoid conflicts of interest which can interfere with their audit work. Article 17: Professional independence and objectivity

Article 15: Directives d’audit interne La pratique d’audit interne dans l’administration publique doit se conformer aux normes émises par le Ministre sur recommandation de l’Auditeur Interne Principal du Gouvernement. Le Ministre va publier la Charte de l’Audit Interne qui sera périodiquement mise à jour par l’Office de l’Auditeur Interne Principal du Gouvernment Article 16: Code d’éthique des auditeurs internes Il doit y avoir un Code de conduite professionnelle et éthique institué par un Arrêté du Ministre auquel tous les auditeurs internes du Gouvernement doivent adhérer. Les auditeurs internes du Gouvernement doivent être caractérisés par l’intégrité, l’objectivité, la confidentialité et la compétence. Ils doivent toujours prendre des mesures de précaution pour éviter des conflits d’intérêts qui peuvent interférer avec leurs activités d’audit. Article 17: Indépendance professionnelle et objectivité

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Abagenzuzi bwite bagomba guhorana ubwigenge bwabo mu mirimo yabo y’ubugenzuzi. Bityo, bategura, bagakora kandi bagatanga raporo ku mirimo yabo nta wundi muntu wo hanze ubabangamiye cyangwa ngo yinjire mu mikorere yabo. Iyo hagize umuntu umubangamira mu kazi ke, umugenzuzi agomba guhita abimenyesha Komite y’Ubugenzuzi cyangwa undi wese ubifitiye ububasha. Igika cya 2

: Uko ubugenzuzi bukorwa

Ingingo ya 18: Uko imirimo ikorwa Umurimo w’ubugenzuzi bwite urategurwa, ugakorwa kandi raporo zigatangwa hakurikijwe aya amategeko n’amabwiriza atangwa n’ Umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma. Ingingo ya 19

Hashingiwe ku bigomba kugenzurwa, kandi bahereye ku hari ibibazo kurusha ahandi, ishami ry’ubugenzuzi bwite ritegura igenamigambi ry’ubugenzuzi buri mwaka, rikemezwa na Komite y’Ubugenzuzi cyangwa ubundi buyobozi bubifitiye ububasha bitarenze ku wa 31 Nyakanga wa buri mwaka.

: Gutegura akazi k’ubugenzuzi bwite

Internal auditors shall maintain their professional independence throughout their audit work. Thus, internal auditors shall plan, perform and report their work without bias or interference from any other third party. Any internal auditor shall promptly report to the Audit Committee or to any other relevant authority any case of interference with his/her audit work. Section 2: Internal Audit Process Article 18: Due process Each Internal Audit assignment shall be planned, performed and reported in accordance with these regulations and Internal Audit Standards published by the Government Chief Internal Auditor. Article 19: Internal Audit planning Considering the overall audit universe and using a risk based approach, each internal audit unit shall prepare an annual action plan which shall be approved by the Audit Committee or any other relevant governance institution by 31st

July of each fiscal year.

Les auditeurs internes doivent maintenir leur indépendance tout au long de leur travail d’audit. Ainsi, les auditeurs internes planifient, exécutent et font le rapport de leurs activités sans influence ou interférence d’aucune autre personne. Tout auditeur interne doit faire rapport au Comité d’Audit ou à toute autre autorité compétente dans les meilleurs délais de tout cas d’interférence dans son travail. Section 2: Processus de l’Audit Interne Article 18: Procédure à suivre Chaque mission d'audit interne doit être planifiée, exécutée et rapportée conformément aux dispositions de ces règlements et les normes d’audit interne publiés par l’Auditeur Interne Principal du Gouvernment. Article 19: Planification d’audit interne Compte tenu de l'univers d’audit et en utilisant l’approche basée sur les risques, chaque unité d’audit interne prépare un plan d’actions annuel qui doit être approuvé par le Comite d’Audit toute autre autorité compétente de l’institution au plus tard le 31 July de chaque exercice budgétaire.

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Akazi k’umugenzuzi bwite kagomba kuba kateguye neza kandi kemejwe n’umuyobozi w’ishami ry’ubugenzuzi. Hagomba kwerekanwa nibura intego z’igenzura, isesengura ry’ibibazo bishobora kuba bihari, akazi kagomba gukorwa, ingingo zigomba kwibandwaho, abakozi bazakenerwa, igihe imirimo izakorerwamo n’igihe izarangirira. Ukorerwa ubugenzuzi agomba kubimenyeshwa hasigaye nibura iminsi irindwi (7) y’akazi, keretse iyo ari ubugenzuzi bwihariye bumenyeshwa hasigaye umunsi umwe (1) w’akazi. Ingingo ya 20

Raporo y’ubugenzuzi bwite igomba kuba ishingiye ku bimenyetso by’ubugenzuzi bihagije kandi bikwiriye byakusanyijwe n’uwayikoze cyangwa abandi bagenzuzi akuriye mu kazi.

: Ibimenyetso by’ubugenzuzi

Ibimenyetso by’ubugenzuzi bigomba kubikwa neza nibura mu gihe cy’imyaka itanu (5) ikurikira igihe raporo yatangiwe. Ingingo ya 21

Umugenzuzi wateguye impapuro z’ibyakozwe agomba kuzimurikira undi

: Kugenzura ko akazi gakozwe neza

Any internal audit assignment shall be properly planned and approved by the head of the internal audit unit at the entity. The audit plan must show at least the objectives of the assignment, risk assessment, audit tests to be carried out, the size of the audit sample, staffing plan, estimated duration of the assignment and the timetable of activities. The auditee shall be entitled to prior notice of at least seven working days (7) of the impending audit, except for a forensic audit for which prior notice shall be at least one (1) working day. Article 20: Audit evidence Any internal audit report shall be based on sufficient and appropriate audit evidence gathered by the author of the report or other auditors under his/her supervision. The audit evidence shall securely maintained in a for a period of at least five (5) years following the issuance of the audit report. Article 21: Engagement Supervision An auditor who has prepared audit working papers shall present them to a second auditor in a

Toute mission d’audit interne doit être bien planifiée et approuvée par le responsable de l’unité chargée de l’audit interne. Le plan d’audit doit montrer au moins les objectifs de l’activité, l’évaluation des risques, les tests d’audit devant être effectués, la taille de l’échantillon d’audit, le plan de déploiement du personnel, l’estimation de la durée de la tâche et le calendrier des activités. L’audité doit être préalablement notifié de l’audit au moins sept (7) jours ouvrables en avance, sauf en cas d’audit spécialisé dont la notification doit être faite au moins un (1) jour ouvrable en avance. Article 20: Preuves d’audit Tout rapport d’audit interne doit être basé sur des preuves d’audit suffisantes et appropriées rassemblées par l’auteur du rapport ou par d’autres auditeurs sous sa supervision. Les preuves d’audit doivent être gardées en sécurité pour une période d’au moins five (5) ans suivant la délivrance du rapport d’audit. Article 21: Assurance de la qualité Un auditeur qui a préparé des documents de travail doit les présenter à un second auditeur revêtu d’une

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mugenzuzi umukuriye mu kazi, uyu na we akazisuzuma mbere yo kuzemeza. Impapuro z’igenzura zigomba kugaragaza itariki zateguriweho n’iyo zasuzumiweho, hamwe n’umukono uhinnye w’umugenzuzi waziteguye n’iy’uwazisuzumye. Ingingo ya 22

Abagenzuzi bwite bagomba guhabwa nta kiguzi cyangwa andi mananiza amakuru yose babona ko ari ngombwa kugira ngo bakore akazi kabo k’ubugenzuzi.

: Uburenganzira bwo guhabwa amakuru

Umuntu wese cyangwa urwego rwose umugenzuzi yasabye amakuru y’akazi bagomba kuyatanga mu gihe kandi bashobora gusaba mugenzuzi gusinyira ko abonye amakuru yasabaga. Ingingo ya 23

: Ibanga ry’akazi

Amakuru yose yahawe umugenzuzi bwite agomba gukoreshwa gusa ku mpamvu z’ubugenzuzi kandi agakomeza kugirirwa ibanga.Umugenzuzi bwite abujijwe kumenyesha ayo makuru undi muntu uretse umukuriye mu kazi, keretse iyo abisabwe n’Urukiko rubifitiye ububasha.

supervisory authority and the second auditor shall review them before approving them. Each audit working paper shall show the dates of its preparation and review, and the initials of the auditors who have prepared and reviewed it’ Article 22: Access to audit information Internal auditors shall have free and unrestricted access to records, personnel, and physical properties which they deem necessary for the performance of their audit work. Any person or entity from which an auditor requires audit information shall provide the information within reasonable time stated and the Internal Auditor may be required to acknowledge in writing receipt of the information. Article 23: Duty of Confidentiality Any information obtained by the auditor shall be used for the sole purpose of audit and shall remain confidential. The auditor is prohibited from disclosing the information to any third party, other than his/her supervisor, except if required to do so by a competent court of law or by a relevant authority.

autorité de supervision et ce dernier les révise avant de les approuver. Chaque document de travail d’audit doit montrer les dates de sa préparation et de son examen ainsi que les paraphes des auditeurs qui l’ont préparé et revu. Article 22: Accès à l’information Les auditeurs internes jouissent d’un accès libre et illimité aux enregistrements, au personnel et aux lieux qu’ils considèrent nécessaire pour l’accomplissement da la mission d’audit. Toute personne ou entité à laquelle un auditeur demande une information doit la lui fournir dans les délais raisonables et l’auditeur peut être demandé d’accuser réception par écrit. Article 23: Devoir de confidentialité Toute information obtenue par l’auditeur interne doit être utilisée pour la seule raison d’audit et doit rester confidentielle. Il est interdit à un auditeur interne de divulguer l’information à toute tierce personne à part son superviseur, à moins qu’il soit demandé à le faire part au tribunal ou une autre autorité compétente.

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Igika cya 3

Ingingo ya 24: Raporo z’ubugenzuzi

: Gutangaza ibyavuye mu bugenzuzi

bwite Ibyavuye mu igenzura bigomba gutangazwa muri raporo yanditse, irihoumukono w’umuyobozi w’ishami ribishinzwe n’iy’umugenzuzi wakoze ubwo bugenzuzi. Amaraporo atangwa nk’uko biteganyijwe n’Ingingo ya 27 y’aya mabwiriza. Ingingo ya 25y’ubugenzuzi bwite

: Ibikubiye muri raporo

Ibikubiye muri raporo y’ubugenzuzi bwite biterwa n’ubwoko bw’ubugenzuzi bwakozwe kandi igakurikiza amabwiriza ngengamikorere atangwa n’Umugenzuzi Mukuru Bwite wa Guverinoma. Ariko, buri raporo irambuye igomba kwerekana intego n’akazi kakozwe, ibibazo byagaragaye, imyanzuro n’inama zigibwa. Incamake ngufi izajya ibanziriza raporo irambuye. Raporo y’ubugenzuzi bwihariye igomba kwerekana niba hari ibindi bikorwa bigomba gutangirwa n’inzego zishinzwe guperereza ibyaha cyangwa n’izindi mpuguke. Ingingo ya 26y’ubugenzuzi bzite

: Ihererekanya rya raporo

Serivisi igenzurwa imenyeshwa uko akazi

Section 3: Communicating audit findings Article 24: Internal audit reports Audit findings from any audit engagement shall be communicated in a written report signed by the Head of the Internal Audit unit concerned and the auditor who performed the audit work. The internal audit reports are distributed as provided for under Article 27 of the present regulations. Article 25: Content of internal audit report The format and content of Internal Audit reports shall depend on the type of audit assignment and shall conform to the content and format prescribed by the Internal Audit Manuals issued by the Government Chief Internal Auditor. However, any detailed nternal audit report shall include engagement objectives and scope, major findings, conclusions and recommendations. An executive summary shall also be presented before the detailed report. Any forensic audit report shall indicate whether further work may be undertaken by criminal investigators or any other specialists. Article 26: Internal Audit report procedure

The auditee is regularly informed of the audit

Section 3: Communication des constatations de l’audit Article 24: Rapports d’audit interne Les constatations de tout audit doivent être communiquées dans un rapport écrit, signé par le responsable de l’unité concerné et l’auditeur qui a effectué le travail d’audit. Les rapports d’audit interne sont distribués comme prévu à l’Article 27 de la présente réglementation. Article 25: Contenu d’un rapport d’audit interne La forme et le contenu des rapports d’audit interne dépendent du type de mission d’audit et doit être conforme au contenu et au format prescrits par le Manuel d’audit interne publié par l’Auditeur Interne Princiapl du Gouvernement. Cependant, tout rapport d’audit interne détaillé comprendra les objectifs et l’étendue de l’audit, les principales observations, les concludions et recommendations. Un résumé synthétique précédera le rapport détaillé. Tout rapport d’audit spécialisé doit indiquer si d’autres actions peuvent être initiées par les services chargés des investigations criminelles ou par d’autres spécialistes. Article 26: Procédure d’un rapport d’audit interne Le service audité est continuellement informé de

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k’ubugenzuzi kagenda n’ibibazo birimo kugaragara. Mu minsi cumi n’itanu (15) y’akazi ikurikira isozwa ry’igenzura, umugenzuzi ashyikiriza umushinga wa raporo umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari w’urwego rwagenzuwe. Mu minsi itanu (5) ikurikira igihe yaboneye umushinga wa raporo, Umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari ategura inama yo kuganira kubyavuye mw’igenzura no kwemeranywa ku nama n’ingamba zafatwa. Uwo muyobozi mukuru atanga mu nyandiko ibitekerezo ku byagaragajwe n’igenzura ndetse n’ibikorwa bikenewe akabishyikiriza umugenzuzi mu minsi itanu (5) y’akazi ikurikira igihe inama yabereye. Ashingiye ku bitekerezo by’umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari, Umugenzuzi asohora raporo ya nyuma mu minsi itanu (5) y’akazi. Iyo umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari atashoboye gutegura inama yo kuganira ku mushinga wa raporo y’ubugenzuzi cyangwa gutanga ibitekerezo bye ku gihe, ntibibuza umugenzuzi bwite gusohora raporo ye ya nyuma. Icyo gihe, umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari aba yemeye ibikubiye muri

work and its findings.

Within fifteen (15) working days after completion of audit tests, the auditor shall initially issue the audit report in a draft form to the Chief Budget Manager of the audited entity.

The Chief Budget Manager shall organize a debriefing meeting with the Audit Team within 5 calendar days from the reception of the draft report to discuss the findings and agree on recommendations and actions. The Chief Budget Manager shall then make written comments on audit findings and recommendations and submit them to the auditor within five (5) working days following the debriefing meeting. The auditor shall consider the comments of the Chief Budget Manager and issue the report in final form within five (5) working days. Any failure or delay by the Chief Budget Manager to organize the debriefing meeting or to submit the comments required by this Article shall not prevent the internal auditor from issuing the audit report in final form. In such case the Chief Budget Manager shall be deemed to fully agree with the content of the internal audit report.

l’audit et de ses observations. Dans un délai de quinze (15) jours ouvrables suivant la clôture de l’audit, l’auditeur transmet un projet de rapport d’audit au gestionnaire principal du budget de l’entité auditée. Le Gestionnaire Principal du Budget doit organiser une réunion de débriefing avec l'équipe d’audit dans les 5 jours calendriers à compter de la réception du projet de rapport pour sur les observations trouvées et s'entendre sur des recommandations et des actions. Le Gestionnaire Principal du Budget doit faire des commentaires par écrit sur les constatations et les recommandations de l’audit et les transmettre à l’auditeur dans un délai de cinq (5) jours ouvrables suivant la réunion de débriefing. L’auditeur doit examiner les commentaires du gestionnaire principal du budget et produire le rapport final dans un délai de five (5) jours ouvrables. Tout manquement ou retard du gestionnaire principal du budget d’organiser la réunion de debriefing ou de formuler ses observations prévues par cet article ne peut pas empêcher l’auditeur interne de produire le rapport final. Dans ce cas, le gestionnaire principal du budget est présumé être d’accord avec le contenu du rapport d’audit interne.

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iyo raporo y’ubugenzuzi. Ibikubiye muri iyi ngingo ntibikurikizwa mu rwego rw’ubugenzuzi bwihariye. Mbere yo gutangazwa, raporo yose y’ubugenzuzi bw’iperereza igomba kubanza gusuzumwa n’umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma. Ingingo ya 27

Uretse raporo z’ubugenzuzi aho ubuyobozi bukekwa gukora nabi, raporo y’ubugenzuzi bwite zitangwa ku Muyobozi ukuriye ikigo hakaba na kope igenerwa ukuriye ibikorwa byagenzuwe.

: Uko raporo raporo zitangwa

Raporo yose y’ubugenzuzi bujyanye n’iperereza ishyikirizwa Inama y’Ubutegetsi cyangwa Njyanama y’Akarere cyangwa Komite y’Ubugenzuzi, Umugenzuzi Mukuru wa Goverinoma akagenerwa kopi. Abo nibo bemeza igihe gikwiriye cyo kumenyesha ubuyobozi bw’ikigo ibikubiye muri raporo y’ubugenzuzi. Buri gihembwe, ukuriye ubugenzuzi bwite ageza raporo ikubiyemo ibyakozwe n’ubugenzuzi bwite ku Inama y’Ubutegetsi cyangwa Njyanama y’Akarere cyangwa Komite y’Ubugenzuzi akagenera kopi Umugenzuzi Mukuru wa Goverinoma n’ubuyobozi bw’ikigo. Kopi y’iyo raporo

The requirements of this Article do not apply to a forensic audit report. Before it is issued, any forensic audit report shall be reviewed by the Government Chief Internal Auditor. Article 27: Reporting arrangements Except for audit reports where management is suspected of malpractices, each internal audit report shall be submitted to the Head of the Entity with copy to the Head of activities reviewed. Forensic audit reports shall be submitted to the Board, or to the District Council or to the Audit Committee as appropriate with copy to the Government Chief Internal Auditor. Unless top management is involved or suspected in the report, forensic audit reports are copied to the Head of the entity. On a quarterly basis, each Head of Internal Audit Unit shall prepare a consolidated report to be submitted to to the Board, or to the District Council or to the Audit Committee as appropriate with copy to the Government Chief Internal Auditor. A copy of the quarterly consolidated report is also submitted to the management of the

Les dispositions du présent article ne sont pas applicables au rapport d’un audit spécialisé. Avant qu’il ne soit produit, tout rapport d’investigation doit être réexaminé par l’Auditeur Interne Principal du Gouvernement. Article 27: Destinataires des rapports Sauf pour les rapports d'audit dont la gestion est soupçonnée de malversations, chaque rapport d’audit interne doit être soumis au chef de l'entité avec copie au responsable des activités auditées. Le rapport d’investigation doit être soumis au Conseil d’Administration, ou au Conseil de District ou au Comité d’Audit, selon le cas, avec copie à l’Auditeur Interne Principal du Gouvernement. Il appartient au destinataire du rapport de décider sur le moment opportun de d’informer la gestion de l'entité sur le contenu du rapport d’audit d’investigation. Trimestriellement, chaque chef d'unité d'audit interne doit préparer un rapport de synthèse qui sera soumis au Conseil d’Administration, ou au Conseil de District ou au Comité d’Audit, selon le cas, avec copie à l’Auditeur Interne Princiapl du Gouvernement. Une copie du rapport trimestriel consolidé est également soumise à la direction de l'entité.

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ihabwa ubuyobozi bw’ikigo. Iyo raporo ya buri gihemwe ni incamake y’ibyavuye mu kazi kakozwe n’ubugenzuzi bwite muri icyo gihe hagarazwa iby’ingenzi, inama zatanzwe naho ingamba bumvikanye zigeze zishyirwa mu bikorwa. Ingingo ya 28

Mu minsi cumi (10) y’akazi ikurikira buri mpera z’ukwezi, Ukuriye ishami ry’ubugenzuzi bwite ashyikiriza ushinzwe gucunga ingengo y’imari raporo y’igenzura y’imari y’ukwezi gushize. Iyo raporo igamije kugira inama ubuyobozi ku micungire y’imari, ku bitabo by’ibaruramari na raporo y’imari yatanzwe.

: Igenzura rya raporo y’imari

Buri gihembwe, mu minsi 21 y’akazi nyuma yitangwa rya raporo y’imari ku Biro by’Umucangamari Mukuru wa Guverinoma, ukuriye ishami ry’ubugenzuzi bwite agomba gutanga raporo kuri raporo y’imikoreshereze y’imari yatanzwe n’ikigo. Iyo raporo y’umugenzuzi igenerwa Inama y’ubutegetsi cyanwa Njyanama y’Akarere cyangwa Komite y’ubugenzuzi. Umugenzuzi Mukuru Bwite wa Guverinoma n’ubuyobozi bw’ikigo buhabwa kopi yiyi raporo. Mu minsi 45 nyuma yo gushyikiriza raporo y’imari y’umwaka Ibiro by’Umucangamari

entity. The quarterly consolidated report shall be in a summary form indicating audit assignments carried out during the period and a table showing key audit findings, recommendations and the status of the implementation of agreed actions. Article 28: Review of the financial information Within 10 working days after the end of the month, the Head of Internal Audit Unit shall submit to the Chief Budget Manager a review report on the financial information of the previous month. The purpose of this monthly review is to advise management on its completeness, reliability and consistency with accounting records. On a quarterly basis, within 21 working days after the submission of the financial report to the Accountant General’s Office, the Head of Internal Audit shall submit a review report on the financial information submitted by the government entity. This report is submitted to the Board, or to the District Council or to the Audit Committee and the Government Chief Internal Auditor Management shall receive copies of the quarterly financial review reports. Within 30days after the submission of the annual financial statements to the Accountant General’s

Le rapport trimestriel consolidé doit être sous une forme sommaire indiquant les missions d'audit réalisées au cours de la période et un tableau montrant principales constatations, recommandations et l'état de la mise en œuvre des mesures convenues. Article 28: Révision de l'information financière Dans les 10 jours ouvrables suivant la fin du mois, le chef de l'unité d'audit interne présente au gestionnaire principal du budget un rapport de révision de l'information financière du mois précédent. Le but de cette revue mensuelle est de conseiller la direction sur l'exhaustivité, la fiabilité et la cohérence avec les documents comptables. Sur une base trimestrielle, dans les 21 jours ouvrables après le dépôt du rapport financier à l’Ofiice du Comptable Général, le responsable de l'audit interne doit présenter un rapport d'examen sur l'information financière présentée par l’entite. Ce rapport est soumis au Conseil d'Administration ou au Conseil de District ou au Comité d’Audit. L’Auditeur Interne Principal du Gouvernement et la direction de l’entite recoivent des copies des rapports d’audit financiers trimestriels. Dans les 30 jours suivant la présentation des états financiers annuels à l’Ofiice du Comptable Général, le

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Mukuru wa Guverinoma, Umuyobozi w’Ubugenzuzi Bwite atanga raporo ku micungire y’imari no ku bitabo by’ibarura by’umwaka wose. Icyo gihe niho Umuyobozi w’Ubugenzuzi Bwite atanga raporo ye ku miterere y’uburyo bw’ingenzurana nkuko biteganywa n’Ingengo ya 9 y’aya mabwiriza. Ingingo ya 29: Gushyira mu bikorwa ibyemezo byumvikanyweho Umuyobozi mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari w’urwego gushyira mu bikorwa ibyemezo byose byumvikanyeho mu gihe cyumvikanyweho. UMUTWE WA IV: KOMITE

Z’UBUGENZUZI

Ingingo ya 30

Hagomba kujyaho komite y’ubugenzuzi kuri buri rwego rwa Leta.

: Ishyirwaho n’inshingano za komite z’ubugenzuzi

Buri Komite y’Ubugenzuzi igomba kuba Komite yigenga yashyizweho kugira ngo ikurikirane imicungire y’imari n’umutungo by’ikigo. Urwo rwego rw’ubugenzuzi rufite inshingano zikurikira:

Office, the Head of Internal Audit shall submit a report on the review of the accounts of the whole financial year. At the same time, the Head of Internal Audit issue his opinion on the Internal Control System as required under Article 9 of these Regulations. Article 29: Implementation of agreed actions The Chief Budget Manager of the entity shall ensure effective implementation of agreed actions within the agreed timeframe. CHAPTER IV: AUDIT COMMITTEES Article 30: Purpose and Responsibilities of Audit Committee Each government entity and public-owned company shall establish an effective Audit Committee. An Audit Committee shall be an independent committee set up to provide oversight to the financial management of the entity. This oversight body shall have the following responsibilities:

chef de l'audit interne doit soumettre un rapport de révision des comptes de toue l’année En même temps, le Chef de l’Audit Interne donne son opinion sur le Système de Contrôle Interne tel que prévu à l’Article 9 de cette Réglementation. Article 29: Mise en oeuvre des mesures convenues Le gestionnaire principal du budget de l'entité doit s’assurer l'application effective des mesures convenues dans les délais convenus. CHAPITRE IV: COMITES D’AUDIT Article 30: Objet et responsabilites des comités d’audit Un comité d’audit doit être établi pour chaque entité publique. Un comité d’audit est un comité indépendant mis en place pour assurer la surveillance de la gestion financière de l'entité. Cet organisme de surveillance aura les responsabilités suivantes:

28

1° Gukurikirana ko Umuyobozi

w’Ingengo y’Imari yashyizeho uburyo bukwiriye bwo kwirinda impanuka n’imikorere inoze;

2° Gukurikirana imicungire y’imari n’umutungo by’ikigo kugira ngo barusheho gukora neza;

3° gusuzuma raporo z’imari z’Ikigo cya Leta;

4° gusuzuma no kwemeza gahunda y’ibikorwa by’ishami ry’ubugenzuzi bwite;

5° Gusuzuma raporo z’ubugenzuzi bwite n’iz’Umugenzuzi Mukuru w’Imari ya Leta no kugaragaza ingamba zigomba gufatwa;

6° Kugira uruhare rukomeye mu guha no gusezera ku kazi Abagenzuzi Bwite;

7° gukurikirana ko abayobozi b’urwego

bashyira mu bikorwa ibyifuzo byumvikanyweho kandi mu gihe cyagenwe;

Komite y’ubugenzuzi ishobora gutegeka ko hakorwa ubugenzuzi bwihariye n’iperereza mu kigo kigenerwa ingengo y’imari kandi ikayobora igikorwa cyo guhitamo abagenzuzi bazabikora.

1° Ensure that the Chief Budget Manager has put in place adequate risk management and internal control processes;

2° provide oversight to the financial management of the entity for the betterment of its operational efficiency;

3° analysing and reviewing of the financial statements of the government entity;

4° analyzing and approving the annual audit plan of the internal audit unit;

5° analyzing and reviewing of internal audit and Auditor General’s reports and recommending appropriate actions to be taken;

6° playing a leading role in the recruitment and termination of employment of Internal Auditors;

7° ensuring that audit recommendations are implemented by management within the agreed timeframe.

The Audit Committee may commission any appropriate special audit and or investigation on the budget agency and lead the appointment of independent auditors to conduct such audits.

1º S’assurer que le Gestionnaire du Budget a mis en place un système efficace de gestion des risques et des procédures de controles internes; 2° assurer la surveillance de la gestion financière de l’entité en vue de l’amélioration de l’efficience de ses opérations; 3° analyser et faire l’examen et la revue des états financiers de l’entité publique; 4° examiner et approuver le plan d’action de l’unité d’audit interne; 5° examiner et faire la revue des rapports d’audit interne et de l’Auditeur Général et recommander des actions appropriées à mettre en œuvre; 6o

jouer un rôle de premier plan dans le recrutement et la résiliation du contrat des Auditeurs Internes ;

7° faire le suivi de la gestion pour s’assurer de la mise en œuvre des recommandations convenues dans les délais requis ; Le Comité d’Audit peut commander des audits spéciaux et investigations appropriées sur l’agence budgétaire et superviser le recrutement des auditeurs indépendants devant effectuer ces audits

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Mu kuzuza imirimo yabo, abagize komite z’abagenzuzi bazakorana n’Umungenzuzi bwite w’Imari ya Leta hamwe n’Umugenzuzi mukuru w’Imari ya Leta. Ingingo ya 31

: Ubwisanzure bw’abagize Komite y’Ubugenzuzi

Ugize Komite y’Ubugenzuzi agomba kuba afite ubwigenge, nta maranga mutima ndetse nta ruhande abogamiye ho mu gihe akora inshingano ze. Kugira ngo umuntu ashyirwe muri Komite z’Ubugenzuzi agomba kuba nta ruhare afite mu mirimo ya buri munsi y’ikigo asabwa gukorera. Kugira ngo abagize Komite y’Ubugenzuzi bashobore gukorera mu bwigenge, kutagira amarangamutima no kutabogama, bagomba kutagira imirimo bahemberwa muri cyo Kigo. Nubwo abagize Komite y’Ubugenzuzi bafite inshingano n’ubushobozi bivugwa muri aya mabwiriza, ntabwo biri mu nshingano zabo gukora igenzura cyangwa gusuzuma konti zo mu nzego za Leta cyangwa mu bigo bya Leta bakurikirana imicungire y’imari. Ingingo ya 32y’ubugenzuzi

: Abagize komite

Buri komite y’ubugenzuzi iba igizwe

In fulfilling their responsibilities, Audit Committees shall work with government Internal Auditors and collaborate with the Auditor General of State Finances. Article 31: Independence of member of Audit Committee The members of the Audit Committees shall be independent, objective and impartial when performing their duties. The persons to be appointed to Audit Committees shall, as a minimum, be independent of the operational management of the entity on whose committee they are called to serve. For the sake of their independence, objectivity and impartiality, members of Audit Committees should not have any remunerated activity in the entities where they are members. While the Audit Committee has the responsibilities and powers set forth in these regulations, it is not the duty of Audit Committees’ members to conduct audits or review accounts of the concerned budget agency and public entity for which they oversee the financial management. Article 32: Composition of Audit Committees Each Audit Committee shall be composed of at

Pour s'acquitter de leurs responsabilités, le comité d’audit doit agir comme intermediaire entre les Auditeurs Internes du Gouvernement et collaborer avec l’Office de l’Auditeur Général des Finances de l'Etat. Article 31: Indépendance des membres du Comité d’Audit Les membres du Comité d’Audit doivent faire preuve d’indépendance, d’objectivité et d’impartialité dans l’exercice de leurs fonctions. Les personnes devant être nommées au Comité d’Audit doiventt, au minimum, être indépendantes de la gestion opérationnelle des entités qu'elles sont appéllées à servir. Par assurer leur indépendance, objectivité et impartialité, les membres du Comité d’Audit ne devraient avoir aucune attribution rémunérée dans les entités où ils sont membres. Alors que le Comité d’Audit a les responsabilités et les pouvoirs énoncés dans ces instructions, il n’est pas dans ses attributions d’effectuer des audits ou faire la revue des comptes des entités publiques dont ils supervisent la gestion financière. Article 32: Composition des Comités d’Audit Chaque Comité d’Audit est composé d’au moins trois

30

n’abantu batatu nibura ariko batarenga batanu. Ingingo ya 33

Abagize Komite y’Ubugenzuzi bashobora gutoranywa ahantu hanyuranye hatoranyijwe kugira ngo hongererwe ubumenyi Komite y’Ubugenzuzi.

: Ubumenyi n’uburambe bisabwa abagize Komite y’Ubugenzuzi

Abari muri Komite y’Ubugenzuzi bagomba kuba muri rusange bafite ibi bikurikira: 1° Kugira ubumenyi buhagije ku

mikorere n’inshingano z’ikigo cyangwa uburambe mu icungamutungo;

2° Uburambe mu butegetsi bwa Leta;

3° Gusobanukirwa n’ibikorwa by’ikigo; 4° Kumenyera amahame y’igenzi

y’icungamari n’igenzura; 5° Kumenya imicungire y’umutungo

muri Leta; 6° Kuba amenyereye amategeko agenga

imicungire n’imari muri Leta; 7° Kumenya akamaro k’ubugenzuzi

bwite n’ubugenzuzi bwigenga bwo hanze; 8° Kuba inyangamugayo.

least three (3) but not more than five (5) members. Article 33: Skills and experience requirements Members should be selected from different areas of expertise to enhance the Audit Committee’s knowledge. The appointed members should collectively possess the following: 1o

2

broad business, corporate governance and /or financial management experience;

o

3

Public sector experience;

o

4

an understanding of the business in which the entity operates;

o

5

an understanding of major accounting and internal controls practices;

o

6

an understanding of public financial management practices;

o

7

familiarity with public finance management legal and regulatory requirements;

o

8° high moral behavior.

an understanding of the roles of internal and external audits;

At least one of the Audit Committee members

(3) et de cinq (5) personnes au plus. Article 33: Compétences et l'expérience requises Les membres doivent être choisis parmi les différents domaines d'expertise afin d'améliorer la connaissance du Comité d'audit. Les membres nommés doivent repondre aux conditions suivantes: 1o

2

avoir une connaissance générale de la gestion de l’entreprise, la gouvernance d'entreprise et / ou expérience en gestion financière;

o

avoir une expérience du secteur public;

3o

4

avoir une compréhension dans le domaine dans lequel l'entreprise évolue;

o

5

avoir des connaissances suffisantes dans la comptabilité et les pratiques internes de contrôle;

o

6

avoir une compréhension des pratiques de gestion financière publique;

o

7

avoir une connaissance de la gestion des finances publiques et de ses réglementents;

o

avoir une compréhension des rôles de l’audit internes et de l’audit externe ;

8° avoir un degré élevé de bonne conduite. L’un des membres du comité devra avoir une

31

Abagize Komite y’Ubugenzuzi bagomba kuba nibura bafite uburambe buhagije mw’icungamutungo.

Ingingo ya 34

Ibigo bya Leta bikurikira bishobora kugira Komite y’Ubugenzuzi yihariye cyangwa bisangiye n’izindi nzego ku mpamvu z’ihangizamutongo, z’ironderezamutongo n’iz’ibonezantego :

: Gusangira Komite z’Ubugenzuzi

1o

2

Perezidansi ya Repubulika y’Urwanda ifite Komite y’Ubugenzuzi yayo bwite;

o

3

Umutwe wa Sena n’Umutwe w’Abadepite bifite Komite y’Ubugenzuzi bisangiye;

o

4

Urukiko rw’Ikirenga n’Inkiko zose bifite Komite y’Ubugenzuzi bisangiye;

o

5

Ibiro bya Ministiri w’Intebe na Minisiteri ziyishamikiyeho bifite Komite y’Ubugenzuzi bisangiye;

o

6

Minisiteri y’Ububanyi n’Amahanga na za Ambasade bifite Komite imwe y’Ubugenzuzi bisangiye;

o

7

Minisiteri n’imishinga izishamikiyeho bifite Komite y’Ubugenzuzi bisangiye;

o

shall have significant and recent experience in accounting and financial management.

Ibiro by’Umushinjacyaha Mukuru wa Repubulika n’iby’Ubushinjacyaha ku nzego

Article 34: Sharing Audit Committees The following entities, shall have and/or share an Audit Committee for purposes of efficiency, economy and effectiveness: 1° Office of the President of the Republic shall have an Audit Committee;

2° the Chamber of Senate and Chamber of Deputies shall share an Audit Committee;

3° the Supreme Court and other Courts shall share an Audit Committee;

4° Office of the Prime Minister and Ministries under the Office shall share an Audit Committee;

5° The Ministry of Foreign Affairs and Cooperation and Embassies shall share one Audit Committee;

6° Ministries and affiliated projects shall share one Audit Committee;

7° National Public Prosecutor Authority shall have one Audit Committee;

expérience pertinente dans le domaine de la comptabilité ou la gestion des finances. Article 34: Partage des Comités d’Audit Dans l’intérêt de l’efficience, de l’économie et de l’efficacité, les entites suivantes peuvent avoir ou partager un Comité d’Audit :

1o

2

La Présidence de la République a son propre Comité d’Audit ;

o

3

La Chambre du Sénat et la Chambre des Députés ont un même Comité d’Audit ;

o

4

La Cour Suprême et les autres Tribunaux ont un même Comité d’Audit ;

o

5

Les Services du Premier Ministre et les Ministères y rattachés ont un même Comité d’Audit ;

o

6

Le Ministère des Affaires Etrangères et les ambassades ont un même Comité d’Audit ;

o

7

Les Ministères et les projets y rattachés ont un même Comité d’Audit ;

o L’Office du Procureur Général et tous les Parquets de la République ont un même Comité d’Audit ;

32

zose bifite Komite y’Ubugenzuzi bisangiye;

8o

9

Buri Karere gafite Komite y’Ubugenzuzi;

o

10

Buri Komisiyo cyangwa Serivisi ya Leta ifite Komite y’Ubugenzuzi;

o

Buri Kigo cya Leta gifite ubwisanzure busesuye cyangwa budasesuye mu micungire gifite Komite y’Ubugenzuzi.

Ingingo ya 35: Ishyirwaho ry’abagize Komite y’Ubugenzuzi

Abagize Komite z’Ubugenzuzi bashobora guturuka mu bakozi ba Leta cyangwa mu bikorera. Ahari Inama y’Ubutegetsi, abagize Komite y’Ubugenzuzi bashyirwa nayo. Ariko, Perezida wayo ntashobora kuba umwe mubagize Komite y’Ubugenzuzi. Mu gihe mubagize inama y’ubutegetsi nta numwe ufite uburambe busabwa mu bijyanye n’imari, inama y’ubutegetsi ishobora gushaka umuntu umwe hanze. Mu Bigo bya Leta bidafite inama z’ubutegetsi, abagize Komite y‘Ubugenzuzi bashyirwaho na Minisitiri ufite Imari mu

8° Each District shall have an Audit Committee which shall cover non budget agencies operating in the District;

9° Each Commission or Public Service shall have its own Audit Committee;

10° Autonomous and semi-autonomous entities shall have their own Audit Committees.

Article 35: Appointment of Members of Audit Committee Members of Audit Committees may be appointed from either the Public Sector or the Private Sector. Where there is a Board of Directors, Audit Committee’s members shall be appointed by the Board. However, the Chairperson of the Board of Directors shall not be part of the Audit Committee. In case the Board does not include any member who has the required experience in finance matters, the Board shall outsource 1 person externally. In government entities where there is no Board of Directors, Audit Committee’s members shall be appointed by the Minister in charge of finance after consultation with the Head of the concerned

8o

9

Chaque District a son propre Comité d’Audit qui va covrir d’atres entités opérant dans le District ;

o

10

Chaque Commission ou tout autre Service public a un Comité d’Audit ;

o

Chaque entité autonome ou semi-autonome a son propre Comité d’Audit.

Article 35: Nomination des membres des Comités d’Audit Les membres des Comités d’Audit peuvent provenir soit du secteur public ou du secteur privé. Là où il ya un Conseil d'Administration, les membres du Comité d'audit sont nommés par ledit Conseil. Toutefois, le Président du Conseil d'Administration ne doit pas faire partie du comité du Comité d'audit. Au cas où le Conseil ne comprend pas un membre qui a l'expérience requise en matière de la gestion des finances, le Conseil doit sous-traiter une personne à l'extérieur. Dans les entreprises publiques où il n'ya pas de Conseil d'Administration, les membres du Comité d'audit sont nommés par le Ministre ayant les finances dans ses attributions, après consultation avec le Responsable de l’entité concernée.

33

nshingano ze amaze kubyumvikanaho n’Umuyobozi w’Urwego rwa Leta bireba. Mu buyobozi bw’ibanze, abagize Komite y’Ubugenzuzi bashyirwaho na njyanama y’akarere. Abagize Komite y’Ubugenzuzi bitoranyamo Perezida n’Umunyamabanga. Ingingo ya 36:

Amahugurwa y’abagize komite z’ubugenzuzi

Hashyirwaho uburyo bw’amahugurwa ahoraho. Ayo mahugurwa azajya afasha abagize komite kumenya bihagije no kumva inshingano kubirebana n’imicungire y’imari n’umutungo by’ikigo. Ubuyobozi bw’ikigo bufatinyie n’Umugenzuzi Mukuru wa Guverinoma bategura ayo mahugurwa. Ingingo ya 37

Akazi kihariye n’inshingano bigomba gusobanurwa neza mu mahame ya Komite y’Ubugenzuzi. Ayo mahame agomba gushyirwaho umukono n’abagize Komite y’ubugenzuzi bigaragaza ko bemeye akazi n’inshingano bahawe.

: Amahame ya Komite y’Ubugenzuzi

government entity. At the District level, members of Audit Committee shall be appointed by the District Council. The appointed members shall elect a Chairperson and a secretary among themselves. Article 36: Professional Development of Audit Committee Members A formal process of continuous training shall be in place. The training shall provide members with sufficient skills and information to understand their responsibilities vis-à-vis the entity’s financial management. Management of the government entity in collaboration with the Government Chief internal Auditor shall organise such induction sessions. Article 37: Audit Committee Charter The specific roles and responsibilities shall be clearly documented in an Audit Committee Charter. This charter shall be signed by Audit Committee members as an acknowledgement of their roles and responsibilities.

Dans les entités administratives décentralisées (Districts), les membres des Comités d’Audit sont nommés par le Conseil du District. Les membres nommés choisissent parmi eux un Président et un Secrétaire. Article 36: Formation professionnelle des membres du Comité d'audit Un processus de formation continue doit être mis en place. Ce processus de formation permet aux membres d’avoir des connaissances et l’information suffisante pour comprendre leurs responsabilités vis-à-vis de la gestion financière de l'entité. La Gestion de l'entité, en collaboration avec l’Auditeur Interne Principal du Gouvernement doivent organiser des sessions de telle formation. Article 37: La Charte du Comité d’audit Les rôles et responsabilités specifiques doivent être clairement documentés dans une charte du comité d’audit. Cette charte doit être signée par les membres du comité d’audit comme une reconnaissance de leurs rôles et responsabilités.

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Minisitiri atanga inyandiko igaragaza uko ayo mahame ya Komite z’Ubugenzuzi aba ameze. Ingingo ya 38: Igihe Abagize Komite bamara ku mirimo y’abo Abagize Komite y’Ubugenzuzi bamara ku dirimo y’abo igihe cy’imyaka itatu (3) ishobora kongerwa inshuro imwe gusa. Abagize Komite y’Ubugenzuzi bashobora kongera gusubizwamo nyuma y’imyaka itatu. Abagize Komite z’Ubugenzuzi ntabwo bashobora kuba muri Komite zirenze enye (4) icyarimwe. Ingingo ya 39Abagize Komite y’Ubugenzuzi bashobora guhagarika imirimo ku mpamvu zabo bwite cyangwa babisabwe n’Ubuyobozi bwa mushyizeho mbere y’uko igihe cyabo kirangira.

: Kwegura ku mirimo

Iyo ugize Komite y’Ubugenzuzi ashaka kwegura, abikora mu nyandiko igenewe Ubuyobozi bwa mushyizeho. Ingingo ya 40

: Kwirukanwa igihe manda kitarangiye

Manda y’umwe cyangwa y’abagize Komite

The Minister shall provide the specimen of the Audit Committee Charter. Article 38: Duration of the Term of Office Members of Audit Committees shall be appointed for a three (3) years term renewable only once. Members of Audit Committees may be re-appointed after a cooling period of 3 years. Members of Audit Committee cannot serve on more than four (4) Committees at the same time. Article 39: Resignation from duties Members of Audit Committee may resign from their duties on their will or upon request by the Appointing Authority before the end of his/her term of office. Resignation from duties on the will of a member of an Audit Committee shall be done in writing addressed to the Appointing Authority. Article 40: Earlier Termination of Appointment Term of office of one or all members of Audit

Le Ministre fournira une version standard de la Charte des comités d’audit. Article 38 : La durée du mandat Les membres des Comités d’Audit sont nommés pour un mandat de trois (3) ans renouvelable une seule fois. Les membres du comité de vérification peuvent être reconduits dans leurs fonctions après une période de gel de 3 ans. Les membres des Comités d’Audit ne peuvent pas servir sur plus de quatre (4) Comités en même temps. Article 39: Demission des fonctions Les membres des Comités d’Audit peuvent démissionner de leurs fonctions de leur propre volonté ou à la demande de l’autorité de nomination avant l’expiration de leur mandat. La demande de démission par volonté se fait par écrit à l’autorité de nomination. Article 40 : Révocation Le mandat d’un seul ou de tous les membres des

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y’Ubugenzuzi ishobora guhagarikwa n’ababashyizeho igihe cyateganijwe kitarangiye iyo umwe cyangwa abagize Komite batuzuza inshingano zabo, cyangwa bakoze icyaha gihanwa n’Amategeko. Iyo bigenze bityo, ababifiteye ububasha bavuzwe hejuru mu ngingo ya 35, mugihe cy’iminsi mirongo itatu(30) bashyiraho umuntu cyangwa abantu basimbura abeguye cyangwa abahagaritswe muri Komite y’Ubugenzuzi. Ingingo ya 41

Kugirango hagumeho uburambe bw’imirimo ya Komite y’Ubugenzuzi, ubuyobozi bubashyiraho bugomba bugirá gahunda yo ku basimburwa. Nibura umwe mu bagize Komite agomba kuba yari muri Komite icyuye igihe hashyizweho indi Komite nshya.

: Isimburana ry’abagize Komite y’Ubugenzuzi

Ingingo ya 42

: Inama uko zikorwa

Komite y’Ubugenzuzi ihura nibura kane (4) mu mwaka, kandi ifite ububasha bwo gukora n’inama zirenzeho iyo bibaye ngombwa. Iyo habaye inama idasanzwe, higwa ibiri kuri gahunda gusa, cyeretse iyo byavuzwe mbere inama igitangira ko

Committee may be terminated prematurely by the appointing Authority if a member or all members are not fulfilling their duties and responsibilities or committing any other offences punishable by the Law. In this case, competent authority referred to in Article 35 shall, within thirty (30) days, proceed with replacement of member(s) who have resigned from or whose term has been terminated in the Audit Committee. Article 41: Orderly Succession in Audit Committee To ensure and maintain experience and continuity in the Audit Committee, appointing authorities shall ensure orderly succession. At least one committee member shall have been serving in the previous mandate on renewal alongside newly appointed Audit Committee members. Article 42: Meetings and proceedings Audit Committees shall meet at least four times a year, with authority to convene additional meetings, as circumstances require. In case of such extraordinary meetings, the Audit Committee shall consider only items on the agenda except if there are proposed modifications to the agenda at

Comités d’Audit peut être mis fin prématurément par l’autorité de nomination si un ou tous les membres ne remplissent pas leurs devoirs et responsabilités ou commettent toute autre infraction punie par la loi. Dans ce cas, l’autorité compétente visée à l’article 35 est tenue, dans les trente (30) jours à procéder au remplacement d’un (des) membre(s) qui ont démissionné ou dont le mandat a été mis fin. . Article 41: Succession ordonné des Comités d’Audit Pour garantir la continuité et l’expérience des Comités d’Audit, l’autorité de nomination s’assurera que le renouvellement se fait de façon ordonnée. Au moins un des membres doit avoir servi dans le Comité précédent. Article 42: Tenue des réunions Les membres des Comités d’Audit se réunissent au moins quatre fois par an avec possibilité de convoquer d’autres réunions selon les circonstances. En cas, des réunions extraordinaires, le Comite d’Audit ne délibère que sur les points inscrits à l’ordre du jour, sauf s’il y a des modifications adoptées au début de la réunion.

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hashobora kubaho impinduka kuri gahunda. Abagize Komite bose bagomba kuba muri buri nama ku giti cyabo. Icyemezo gifatwa ku bwiganze busanzwe bwabitabiriye inama. Muri izo nama ziba buri gihembwe, bimwe mu bigomba kuba k’umurongo w’ ibyigwa ni ibi bikurikira: Raporo z’imari za buri gihembwe, Raporo z’ubugenzuzi za buri gihembwe, etc. Inama zihamagarwa na Perezida wa Komite cyangwa bisabwe nibura na bibiri bya gatatu (2/3) by’abagize Komite. Ubutumire na gahunda by’inama bitangwa mu nyandiko, herekanwa umurongo w’ibyigwa, ibisobanuro bigufi, ni inyandiko zikoreshwa mu nama, bigashyikirizwa abagize komite nibura iminsi (5) mbere yuko inama iba. Komite ifata ibyemezo kubwumvikane bw’abagize inama Kugirango Komite ishobore guterana hagomba kuba hari nibura bibiri bya gatatu (2/3) by’abayigize. Iyo umubare wa ngombwa utabonetse, inama irasubikwa ikimurirwa ku yindi tariki. Inyandikomvugo y’inama ya Komite y’Ubugenzuzi yandikwa n’Umunyamabanga watoranijwe kubwumvikane bw‘abagize Komite, igasinywa n’ukuriye Komite n’abayigize bose bahari.

the start of the meeting. Members of Audit Committee shall attend each Audit Committees meeting, in person. A quorum for decisions shall be the simple majority of the Members of the Audit Committee. For such periodic meetings, the agenda shall include among others: periodical financial reports, Internal Audit periodic reports, etc. Meetings shall be convened at the initiative of the Chairperson or on request by at least 2/3 of the Audit Committee members. The invitation and meeting agenda shall be sent in writing and indicate the items on the agenda together with briefing materials, working papers and delivered to the members of the Committee at least five (5) days prior to the meeting. The Committee shall take decisions on consensus of the members present in the meeting. The Committee shall sit to deliberate only when at least two third (2/3) of its members are present. If the quorum is not met, the meeting shall be postponed to another date. The minutes of the meeting of the Audit Committee shall be prepared by the appointed Secretary on mutual consent of members and shall be signed by the Chairperson and all members of the Audit Committee present.

Les membres du Comité d’Audit sont tenus de participer personnellement à la réunion du Comité. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents. Pour ces réunions périodiques, l’ordre du jour comprend entre autres : les rapports financiers périodiques, les rapports périodiques d’audit interne, etc. Les réunions sont convoquées à l’initiative du Président ou sur demande des deux tiers (2/3) des membres du Comité d’Audit. L’invitation et l’ordre du jour doivent être envoyés par écrit et indiquent les points inscrits à l’ordre du jour ainsi que les documents d’information, documents de travail et sont remis aux membres du comité au moins cinq (5) jours avant la tenue de la réunion. Le Comité d’Audit prend les décisions par consensus des membres présents à la réunion. Le Comité siège pour délibérer lorsque au moins deux tiers (2/3) des ses membres sont présents. Si ce quorum n’est pas rempli, la réunion est reportée à une date ultérieure. Le procès verbal de réunion du Comité d’Audit est pris par un secrétaire choisi sur le consensus des membres et doit être signé par le président et tous les membres présents.

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Ingingo ya 43

: Ubutumire buhoraho

Umuyobozi Mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari, n’ umugenzuzi mukuru bwite bafite ubutumire buhoraho muri izi nama. Ariko iyo bibaye ngombwa Komite ishobora no kubaheza. Iyo bibaye ngombwa, Komite y’Ubugenzuzi ishobora gutumira abagenzuzi bigenga cyangwa undi muntu wese ibona ko yayigira inama. Abatumiwe ntaburenganzira bafite bwo gutora. Ingingo ya 44

: Uburenganzira n’ibisabwa abagize Komite y’Ubugenzuzi

Abagize Komite bahabwa agahimbaza musyi kangana nak’abagize Inama y’Ubutegetsi cyangwa Inama Njyanama. Bafite uburenganzira busesuye bwo gubabwa inyandiko n’amakuru arebana n’akazi kabo. Iyo bibaye ngombwa, nyuma yo kuvugana n’Umuyobozi Mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari, bashobora kwifashisha inzobere ikishyurwa n’Ikigo bireba.

Article 43: Standing Invitations Chief Budget Managers and Heads of Internal Audit unit will have a standing invitation to attend meetings of the Audit Committee. However, if necessary, Members of the Audit Committee may hold meetings without their presence. Where appropriate, the Audit Committee may invite the external auditors or any other resource-person in an advisory capacity. Invited persons attend the Audit Committee’s meetings but do not have the right to vote. Article 44: Rights and Obligations for Members of Audit Committees Audit Committee’s members shall have right to the applicable Board or District Council sitting allowances. They have full access to data and information deemed necessary for the conduct of their normal duties. If need be, after consultations with the Chief Budget Manager, an expert can be hired and the related cost shall be borne by the concerned public entity.

Article 43: Invitations permanentes Le Gestionnaire Principal du Budget et le responsable de l’Audit Interne auront une invitation permanente pour participer aux réunions des Comités d’Audit. En cas de nécessité, les membres du Comité d’Audit peuvent tenir une réunion sans leur présence.

Le Comité d’Audit peut inviter les auditeurs externes et toutes autres personnes qu’il juge appropriée. Ces personnes invitées participent aux délibérations sans droit de vote.

Article 44 : Droits et Obligations des Membres du Comité d’Audit Les membres du Comité d’Audit ont droit aux jetons de présence équivalents à ceux accordés aux membres du Conseil d’Administration ou du Conseil de District. Ils ont l’accès total aux données et informations en rapport avec leurs fonctions. Si besoin est, après consultation du Gestionnaire Principal du Budget, les membres du Comité d’Audit peuvent se faire aider par un expert et leur coût y affairant est supporté par l’entité publique concernée.

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Abagize Komite y’Ubugenzuzi bagomba kwitabira bakanatanga ibitekerezo mu nama za Komite. Abagize Komite bashobora gusimburwa iyo basibye inama inshuro eshatu nta bisobanuro. Ingingo ya 45

: Raporo z’igihembwe

Komite y’Ubugenzuzi itanga raporo kane mu mwaka ku by’igenzi bigombwa kwitabwaho by’umwihariko cyangwa gukurikiranwa. Gahunda zo gutanga raporo ziteye gutya: 1º Mu Nzego za Leta, Komite z’Ubugenzuzi zitanga raporo kuri Minisitri ufite mu nshingano ze icyo kigo, umuyobozi w’ikigo akagenerwa kopi;

2º Mu biigo bya Leta bifite ubwisanzure busesuye cyangwa budasesuye mu micungire, Komite z’Ubugenzuzi zitanga raporo ku Nama z’Ubutegetsi z’Ibigo byabo;

3º Mu buyobozi bw’ibanze (Uturere), Komite z’Ubugenzuzi zitanga raporo ku Nama Njyanama z’Uturere twabo.

Umugenzuzi Mukuru Bwite wa Leta n’Umugenzuzi Mukuru w’Imari ya Leta berekwa izi raporo iyo bakeneye kuzibona.

Members of the Audit Committees shall have the obligation to attend and contribute to the committee meetings. They may be replaced subsequent to three unexplained successive absenteeism in the meetings. Article 45: Quarterly reports Audit Committees shall submit quarterly reports indicating key issues that need special attention and/or monitoring. Quarterly reports are sumitted as follows: 1° in Public entities, Audit Committees shall report to the Minister in charge of the government entity with copy to the Heads of the entity;

2° in semi-autonomous and autonomous entities, Audit Committees shall submit their reports to the Board of Directors;

3° in local government entities, Audit Committees shall report to the District Councils.

The Government Chief Internal Auditor and the Auditor General of State Finance shall have access to these reports whenever they request for them.

Les membres du Comité d’Audit ont l’obligation d’assister et de participer aux réunions du comité. Ils peuvent être remplacés à la suite de trois absences inexpliquées aux réunions.

Article 45: Rapports trimestriels Les rapports des Comités d’Audit sont produits trimestriellement indiauant les aspects importants qui nécessitent un suivi et/ou une attention particulière. Les rapports trimestriels sont transmis comme suit :

1. Dans les entités publiques, les rapports des membres du Comité d’Audit sont adressés au Ministre de tutelle avec copie au Chef des entités publiques respectives ;

2. Dans les entités autonomes et semi-autonomes, les rapports des membres du Comité d’Audit sont adressés au Conseil d’Administration respectifs;

3. Dans les Districts, les rapports des membres du Comité d’Audit sont adressés au Conseil de district.

L’Auditeur Interne Principal du Gouvernement et l’Auditeur Général des Finances de l’Etat ont le droit d’accès aux rapports des Comités d’Audit lorsqu’ils le désirent.

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Ingingo ya 46:

Raporo z’umwaka

Raporo y’umwaka y’ikigo igomba kuba irimo igika cya raporo y’umwaka ya Komite y’Ubugenzuzi. Raporo y’umwaka ya Komite y’ubugenzuzi igomba kuba irimo ibi bikurikira: 1º Abagize Komite y’Ubugenzuzi n’ubwitabire mu nama zitandukanye; 2º Isesengura ryerekana uburyo igenzurana rifite ingufu kandi rituma intego zigerwa; 3º Isesengura ryerekana ko amakuru arebana n’imari yatanzwe arimo ukuri kandi atavuguruzanya; 4º Isesengura ry’uburyo ishami ry’Ubugenzuzi Bwite bwageze ku nshingano; 5º Ikindi kintu cyose gisaba kwitabwaho by’umwihariko. UMUTWE WA V: INGINGO ZISOZA

Ingingo ya 47:

Amategeko ngengamikorere y’ubugenzuzi bwite

Abigiriwemo inama n’Umugenzuzi Bwite Mukuru wa Guverinoma, Minisitiri ashyiraho igitabo gikubiyemo urwunge rw’amategeko n’amabwiriza hamwe n’amahame ngenderwaho agenga

Article 46: Annual Reports The Annual report of the entity shall have a section for the Audit Committee annual report. The Audit Committee annual report shall cover the following: 1° Members of the Audit Committee and their participation in various meetings; 2° Assessment of the adequacy and effectiveness of the internal control system 3° Assessment of the adequacy, reliability and accuracy of financial information provided by the entity; 4° Assessment of the effectiveness of the Internal Audit Unit; 5° Any key issue that needs special attention. CHAPTER V: FINAL PROVISIONS Article 47: Internal audit manuals The Minister, on the proposal of the Government Chief Internal auditor, shall publish an internal audit charter, operational guidelines and government internal audit standards contained in an internal audit manual published by internal audit manual.

Article 46: Rapports annuels Le rapport annuel de l'entité doit avoir une section pour le rapport annuel du comité d’audit. Le rapport annuel du Comité d’audit doit comporter les éléments suivants: 1 ° Membres du Comité d'audit et de leur participation à diverses réunions; 2 ° l'évaluation de la suffisance et l'efficacité du système de contrôle interne 3 ° l'évaluation de la concordance, la fiabilité et l'exactitude de l'information financière fournie par l'entité; 4 ° l'évaluation de l'efficacité de l'Unité d’Audit Interne; 5 ° Toute question clé qui nécessite une attention particulière. CHAPITRE V : DISPOSITIONS FINALES Article 47: Manuel d’audit interne Sur proposition de l’Auditeur interne Principal du Gouvernement, le Ministre institue une charte d’audit interne, des directives opérationnelles et des normes d’audit interne de l’administration publique contenues dans un manuel d’audit interne.

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ubugenzuzi bwite. Icyo gitabo cy’amabwiriza y’ubugenzuzi bwite gishobora kuvugururwa bitewe n’impinduka zabaye mu mikorere cyangwa mu mategeko. Ingingo ya 48

Buri kigo cy’ubucuruzi Leta ifitemo nibura

: Ubugenzuzi mu bigo leta yashoyemo imari

kimwe cya gatanu (1/5) cy’imari shingiro kigomba kubahiriza ingingo zikurikira: 1° gushyiraho serivise y’ubugenzuzi bwite ishingiye ku bibazo byugarije ikigo; 2° koherereza Minisitiri kopi za raporo zacyo z’ubugenzuzi bwite nibura rimwe mu mezi atatu; 3° kumenyekanisha ibibazo byihariye byagaragaye mu gihe cyo gukora igenzura, harimo nk’iperereza ryerekeye ikoreshwa ry’imari Minisitiri ashobora gusaba ko rikorwa. Ingingo ya 49Umuntu wese utubahirije iri teka adafite

: Ibyaha n’ibihano

impamvu yumvikana aba akoze icyaha kandi mu gihe kimuhamye ahanishwa ibihano biteganywa n’Igitabo cy’amategeko ahana hamwe/cyangwa Itegeko no 22/2002 ryo ku wa 9/7/2002 rishyiraho amategeko rusange agenga abakozi ba Leta nk’uko ryavuguruwe

The internal audit manual may be revised in response to changes in circumstances and relevant legislation’ Article 48: Government investments Any enterprise in which government owns at least one fifth (1/5) of its equity capital shall to comply with the following requirements:

1° to set up an effective risk based internal audit function;

2° to provide copies of its internal audit reports to the Minister at least every three months;

3° address any specific issues during their

audits, including financial investigations, which the Minister may require.

Article 49: Offences and penalties Any person who, without reasonable cause, fails to comply with this Ministerial Order commits an offence and on conviction shall be liable to sanction in accordance with the Penal Code of Rwanda and/or Law No

22/2002 of 9/7/2002 regarding General Statutes for the Rwanda Public Service as amended up to date.

Le manuel d’audit interne peut être révisé suite aux changements de circonstances aux législations en vigueur. Article 48: Audit des investissements de l’Etat Toute entreprise dans laquelle l’Etat détient au moins un cinquième (1/5) du capital social doit se conformer aux exigences suivantes: 1° Mettre en place un service efficace d’audit interne basé sur les risques ; 2° transmettre des copies de ses rapports d’audit interne au Ministre a tous les trois mois au moins ; 3° communiquer tout problème spécifique identifié lors de l’audit, y compris des investigations portant sur la gestion financière, que le Ministre peut requérir. Article 49: Infractions et sanctions Toute personne qui, sans raison valable, contrevient au présent arrêté commet une infraction et, une fois reconnue coupable, encourt des sanctions prévues par le Code Pénal du Rwanda et/ou la Loi no 22/2002 du 9/7/2002 relative au Statut Général de la Fonction Publique Rwandaise telle que revisée jusqu'à ce jour.

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kuge ubu. Ingingo ya 50zinyuranyije n’iri teka

: Ivanwaho ry’ingingo

Ingingo zose z’amateka abanziriza iri kandi zinyuranije naryo zivanyweho. Ingingo ya 51

Iri teka ritangira gukurikizwa ku munsi

: Igihe iri teka ritangirira gukurikizwa

ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. Kigali, kuwa ............................ Minisitiri w’Imari n’Igenamigambi RWANGOMBWA John Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Minisitiri w’ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta KARUGARAMA Tharcisse

Article 50: Repealing provision All prior provisions contrary to this Order are repealed. Article 51: Commencement This Order shall come into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Kigali, on ………….........………… The Minister of Finance and Economic Planning RWANGOMBWA John Seen and sealed with the Seal of the Republic: The Minister of Justice/Attorney General KARUGARAMA Tharcisse

Article 50: Disposition abrogatoire Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées. Article 51: Entrée en vigueur Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, le ………………………………….. Le Ministre des Finances et de la Planification Economique RWANGOMBWA John Vu et scellé du Sceau de la République: Le Ministre de la Justice/Garde des Sceaux KARUGARAMA Tharcisse