audit mutu internal iso 9001
DESCRIPTION
Manajemen MutuTRANSCRIPT
![Page 1: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/1.jpg)
Training Audit Mutu Internal
ISO 9001:2008
Oleh:
dr. Devi Triyadi
![Page 2: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/2.jpg)
2. Audit Terms and Definitions
• Ref: ISO 19011
![Page 3: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/3.jpg)
Terms dan Definitions
• ISO 9000:2005
• Definisi Audit:
Suatu proses yang sistematis, mandiri dan
terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit
dan mengevakuasi dengan obyektif untuk
menentukan tingkat pemenuhan kriteria audit
yang disepakati.
• Apa bukti Audit?
![Page 4: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/4.jpg)
Terms dan Definitions
• Kriteria Audit:
Kebijakan, prosedur, atau persyaratan-persyaratan lainnya yang digunakan sebagai acuan audit
• Bukti Audit:
Record, pernyataan atau informasi lainnya, hasil pengamatan atau observasi, relevan dengan kriteria audit dan bisa diverifikasi (quantitative atau qualitative)
![Page 5: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/5.jpg)
Terms dan Definitions
• Temuan Audit:
Hasil evaluasi dari bukti audit yang ditemukan
terhadap kriteria audit
• Audit Conclusion:
Hasil akhir dari kegiatan audit yang disepakati oleh
team audit setelah mempertimbangkan obyektif dan
semua temuan audit
![Page 6: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/6.jpg)
Auditor :Seseorang yang terkualifikasi dan kompeten
yang ditunjuk untuk melaksanakan audit
Kualifikasi AUDITOR
Kombinasi dari pendidikan, pelatihan,
pengalaman kerja dan audit
![Page 7: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/7.jpg)
Audit Team Leader
• Terkualifikasi sebagai Auditor
• Ditunjuk sebagai pemimpin sebuah team
audit untuk pelaksanaan audit yang
ditetapkan
• Auditee
Organisasi/bagian/personel yang diaudit
![Page 8: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/8.jpg)
Audit Plan
• Penjelasan aktifitas dan pengaturan untuk
sebuah audit yang akan dilaksanakan
AUDIT SCOPE:
• Penjelasan ruang ruang lingkup atau
batasan sebuah pelaksanaan audit (lokasi
fisik, unit organisasi, aktifitas dan prosesi
sesuai periode waktu yang dicakup
![Page 9: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/9.jpg)
• Audit Team:
Satu atau lebih auditor yang melakukan audit (satu orang sebagai audit team leader)
• Technical expert:
person orang yang mempunyai keahlian khusus atau tenaga ahli di bidang yang sedang dilakukan audit
• Audit program:
Satu set atau lebih rencana audit dalam jangka waktu tertentu dan dengan tujuan tertentu
![Page 10: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/10.jpg)
3. Audit Types and Purpose
![Page 11: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/11.jpg)
Jenis-jenis Audit
• Audit pihak pertama (Internal)
Definisi:
Audit yang dilaksanakan oleh perusahaan itu sendiri untuk tujuan internal dan dapat mengetahui keefektifan dari SMM yang telah dipakai dan diterapkan
• Audit pihak kedua (pihak luar)
Definisi:
Audit terhadap subkontraktor/pemasok/vendor yang dilakukan oleh atau atas nama organisasi pembeli
![Page 12: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/12.jpg)
Audit pihak ketiga (pihak luar dan mandiri)
Definisi: Audit terhadap suatu organisasi yang dilakukan oleh badan sertifikasi atau registrasi yang mandiri
Tujuan:
• Menggantikan Audit pihakkedua
• Melakukan Audit yang mandiri oleh jasa/pendapat yang kompeten/profesional
• Untuk tujuan registrasi/sertifikasi SMM
![Page 13: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/13.jpg)
Tujuan Audit Mutu
a) Tujuan Internal
• Memperlihatkan bukti ketidak sesuaian pada SMM
• Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan atau peningkatan
• Meninjau kesiapan untuk audit oleh pihak luar (kedua dan/ketiga)
• Merangsang pemeliharaan dan perbaikan terhadap kegiatan yang sudah disetujui
• Memelihara kesadaran akan mutu
![Page 14: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/14.jpg)
Tujuan Audit Mutu
• b) Eksternal
• Memenuhi persyaratan standar SMM (ISO 9001)
• Memenuhi persyaratan badan sertifikasi/registrasi
• Memenuhi permintaan pelanggan (seperti dinyatakan dalam kontrak)
• Memenuhi persyaratan badan pemerintah (misalnya PLTN)
![Page 15: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/15.jpg)
Persyaratan Audit Mutu Internal
ISO 9001 pasal No. 8.2.2• Organisasi harus melaksanakan Internal Audit dalam
interval yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana (7.1)
• Program audit harus direncanakan dengan memperhatikan status dan kepentingan dari rangkaian proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya
• Kriteria audit, ruang lingkup dan frekuensi audit harus ditetapkan
• Auditor jangan mengaudit lingkup kerjanya
• Hasil-hasil audit harus dicatat (4.2.4)
![Page 16: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/16.jpg)
• Anggota manajemen yang bertanggung jawab
terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan,
harus melakukan tindakan perbaikan dalam
jangka waktu yang telah ditetapkan
• Kegiatan tindak lanjut harus menilai penerapan
dan keefektifan tindakan perbaikan yang diambil
(8.5.2)
• Hasil IQA merupakan masukan dalam kegiatan
Tinjauan Manajemen
![Page 17: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/17.jpg)
Pasal-pasal ISO 9001 yang
berhubungan dengan pasal IQA
ISO 9001 Judul Pasal
4.2.4 Pengendalian catatan
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
5.6 Tinjauan Manajemen
6.1 Sumber daya
6.2.2 Pelatihan
8.5 Peningkatan
![Page 18: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/18.jpg)
4. Principles of Auditing
![Page 19: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/19.jpg)
Lima prinsip dalam Audit
1. Etik
2. Penyajian yang obyektif
3. Profesional
4. Independen
5. Pendekatan berdasarkan bukti
![Page 20: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/20.jpg)
5. Competence of Auditor
![Page 21: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/21.jpg)
Elements of competence
• Personal attributes
• Auditor training
• Work experience
• Audit experience
• Education
![Page 22: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/22.jpg)
Penunjukan Auditor
Auditor tidak boleh mengaudit departemennya sendiri atau pekerjaannya yang menjadi tanggung jawabnya
Auditor harus memiliki:
• Pengetahuan
• Ketrampilan
• Kepribadian
• Pendidikan
• Pelatihan
• Pengalaman
![Page 23: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/23.jpg)
Pengetahuan
• Prosedur, alat, dan metodologi audit
• Dokumen sistem manajemen
• Situasi perusahaan atau bagian yang
diaudit
• Perundangan-undangan, peraturan dan
persyaratan lainnya yang relevan
![Page 24: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/24.jpg)
Ketrampilan
Verbal
• Cara bertanya dan intonasi suara
• Kejelasan pertanyaan
• Kejelasan tutur kata
• Level komunikasi
Non verbal
• Roman muka
• Body language
• Penempatan diri
![Page 25: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/25.jpg)
Kepribadian
• Terbuka
• Diplomatis
• Suka mempermainkan
• Beradaptasi
• Bertahan
• Tegas
• Percaya diri
• Beretika
• Jujur
• Bersungguh-sungguh
• Bijaksana
![Page 26: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/26.jpg)
6. Manajemen Audit Mutu Internal
![Page 27: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/27.jpg)
Kewenangan program Audit
Penetapan Program Audit
Penerapan Program Audit
Pemantauan dan Tinjauan program Audit
Improvement
Kompetensi Auditor
Kegiatan Audit
Act
Plan
Do
Check
Manajemen Program Audit
![Page 28: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/28.jpg)
7. Tanggung Jawab dan Wewenang
dalam Audit Internal
![Page 29: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/29.jpg)
Fungsi-fungsi dalam Audit Internal
• Manajemen
• Manager program Audit Internal
• Auditor
• Ketua Tim Auditor
• Auditee
![Page 30: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/30.jpg)
Tanggung Jawab manajemen
• Menunjuk manajer program Audit
• Memberi wewenang untuk merencanakan
Audit Internal
• Menyelesaikan masalah yang menyangkut
kebijakan
• Menyediakan Sumber Daya
![Page 31: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/31.jpg)
Manager Program Audit Internal
• Membuat rencana audit internal
• Memilih, melatih dan membuat kualifikasi untuk auditor Internal
• Menunjuk Tim Audit
• Memonitor dan memastikan pelaksanaan Audit Internal
• Memelihara catatan audit internal
• Melaporkan hasil audit pada saat rapat tinjauan manajemen
![Page 32: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/32.jpg)
Tugas lead auditor
• Mengatur semua proses audit
• Membantu menunjuk anggota team Audit
• Memimpin pertemuan pembukaan
• Memimpin pelaksanaan Audit
• Mempresentasikan hasil Audit
• Memimpin pertemuan penutupan
• Membuat laporan hasil audit
![Page 33: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/33.jpg)
Tugas Auditor
• Bekerjasama dan membantu lead auditor
dalam melaksanakan audit
• Melaksanakan audit sesuai dengan
standar dan ruang lingkup yang ditetapkan
• Mempersiapkan dokumen dan informasi
yang penting
![Page 34: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/34.jpg)
Auditee
• Koordinasi dengan tim audit tentang rencana audit
• Menjamin kehadiran personel yang relevan menyediakan fasilitas yang diperlukan
• Menindak lanjuti hasil audit dengan tindakan perbaikan
• Mendokumentasikan hasil audit serta tindakan perbaikan yang diperlukan
![Page 35: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/35.jpg)
8. Aktifitas Audit
![Page 36: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/36.jpg)
Aktifitas Audit
1. Persiapan audit
2. Pelaksanaan audit
3. Kegiatan setelah audit
![Page 37: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/37.jpg)
Persiapan Audit
Persiapan Aktifitas Audit ke lapangan
1. Pembuatan rencana audit
2. Penugasan tim audit
3. Pembuatan dokumen kerja (check list,
formulir untuk mencatat temuan)
![Page 38: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/38.jpg)
Penugasan Tim Audit
• Disesuaikan dengan pengetahuannya pada area/proses, bila perlu mengundang technical expert
• Komposisi disesuaikan dengan luas area dan fungsi yang ingin diaudit
• Kecakapan audit (mengerti tehnik audit)
• Auditor harus independen
• Tips untuk internal audit sebaiknya auditor adalah pelanggan proses yang diaudit
![Page 39: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/39.jpg)
Auditor
• Memahami tujuan audit
• Memahami ruang lingkup audit
• Mencari informasi tentang area sasaran
audit (dokumentasi, diskusi dengan
manajemen atau technical experts)
• Memahami proses
• Menyusun check list audit
![Page 40: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/40.jpg)
Tinjauan dokumen
• Bandingkan dengan persyaratan ISO
• Segala ketidak jelasan mengenai
dokumen harus ditanyakan
• Dokumen-dokumen lain yang terkait
![Page 41: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/41.jpg)
Pembuatan dokumen audit
(penyusunan check list)
• Fungsi check list
• Sebagai pedoman
• Memperlancar audit
• Catatan mengenai cakupan audit
![Page 42: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/42.jpg)
Aspek yang dibutuhkan dalam
menyusun check list
• Dokumentasi
• Peralatan
• Data
• Orang
• proses
![Page 43: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/43.jpg)
Latihan Tinjauan Dokumen
![Page 44: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/44.jpg)
Pelaksanaan Audit
• Opening meeting
• Pengumpulan dan verifikasi informasi
• Temuan audit
• Komunikasi dengan auditee
• Persiapan closing meeting
• Closing meeting
![Page 45: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/45.jpg)
Pertemuan pembukaan/opening
meeting
• Memperkenalkan tim auditor
• Menjelaskan tujuan audit, standar dan metode
yang digunakan serta ruang lingkup audit
• Konfirmasi jadwal audit
• Konfirmasi auditee per bagian
• Memberikan penjelasan kepada auditee tentang
hal-hal yang masih dipertanyakan
![Page 46: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/46.jpg)
Proses on-site Audit
Informasi
Bukti Audit
Temuan Audit
Kesimpulan audit
Lakukan verifikasi
Bandingkan dengan
Dokumen persyaratan
Tinjauan
Didapat melalui
Review dokumen,
Interview, pengamatan
dsb
![Page 47: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/47.jpg)
Hal-hal yang diaudit
• Dokumentasi
• Peralatan
• Data layanan
• Orang
• Proses
![Page 48: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/48.jpg)
Dokumen
• Dokumen yang dibutuhkan tersedia?
• Berisi informasi yang dibutuhkan?
• Dokumen memiliki identifikasi?
• Dokumen dikendalikan penggunaannya?
• Apakah termasuk dokumen eksternal?
![Page 49: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/49.jpg)
Peralatan
• Memadai?
• Dirawat?
• Diidentifikasi?
• Digunakan dengan benar?
![Page 50: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/50.jpg)
Data layanan/produk
• Data layanan terkini?
• Diidentifikasi?
• Mampu telusur?
![Page 51: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/51.jpg)
Orang?
• Kompeten?
• Dilatih?
• Memiliki tanggung jawab?
• Sikap dalam bekerja
mendukung/motivasi?
![Page 52: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/52.jpg)
Proses
• Memiliki acuan kerja?
• Dimonitor/disupervisi?
• Parameter layanan dikendalikan
• Lingkungan proses menunjang?
• Aman?
![Page 53: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/53.jpg)
Metode audit
• Forward tracing
• Backward tracing
![Page 54: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/54.jpg)
Teknik audit
• Klarifikasi atas pernyataan auditee yang
kurang jelas
• Wawancara dengan menggunakan tanya
5 W dan 1 H
• Observasi
• Verifikasi
• Pengambilan contoh secara acak
![Page 55: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/55.jpg)
Memperoleh bukti obyektif
• Dokumen perusahaan
• Pasal-pasal ISO
• Catatan mutu (record)
![Page 56: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/56.jpg)
Ketrampilan audit
Tanya
(Bertanyalah dengan efektif)
Periksa Amati
(bukti-bukti yang (Amati/dengar/Simak)
Sudah dijelaskan
Auditee)
![Page 57: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/57.jpg)
Kode etik auditor
Yang harus dilakukan:
• Menjaga kerahasiaan auditee
• Bersikap netral
• Mendengar penjelasan auditee
• Sopan-santun dan ramah
• Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta
Yang tidak boleh dilakukan:
• Menekan auditee dengan jabatannya
• Mengadu domba antar auditee
• Mengejek, melecehkan auditee
• Emosi, lepas kendali, berkata kasar, memaki
![Page 58: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/58.jpg)
Rapat penutupan
• Mengucapkan terima kasih
• Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah
dilaksanakan
• Menyampaikan hasil audit
• Menentukan waktu penyelesaian tindakan
perbaikan
• Memberi kesempatan untuk bertanya
![Page 59: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/59.jpg)
Karakteristik positif auditor
• Percaya diri
• Terlatih berdiplomasi
• Ingin tahu
• Pendengar yang baik
• Cakap dalam berbagai medan
• konstruktif
![Page 60: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/60.jpg)
Karakteristik negatif auditor
• Tanpa perencanaan
• Subyektif
• Buruk berkomunikasi
• Gampang
dipengaruhi
• Mudah membentuk
opini dan kesimpulan
• kaku
• Pendekatan tidak
profesional
• Tidak pandai
mengatur waktu
• Pemalas
• Takut memberikan
penilaian negatif
• berdebat
![Page 61: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/61.jpg)
Karakter dan situasi audit
• Orang yang argumentatif
• Serangan frontal
• Pembuang waktu
• Pikun
• Dokumen hilang
• Lunch break diperpanjang dsb
![Page 62: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/62.jpg)
Analisa hasil temuan audit
• Besar/kecil masalah?
• Auditee sadar akan permasalahan?
• Pernah ditemukan pada audit
sebelumnya?
![Page 63: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/63.jpg)
Kategori temuan Audit
Ketidak sesuaian minor:
• Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan pada SMM (misal: prosedur atau instruksi kerja) tidak sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.
• Bila salah satu dari persyaratan ISO 9001:2008 tidak konsisten diterapkan.
Ketidaksesuaian Mayor:
• Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang total breakdown.
• Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan
Observasi:
• Kecenderungan/potensi ketidaksesuaian yang dapat berdampak di masa depan
![Page 64: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/64.jpg)
Penulisan Temuan Audit
Isi temuan audit harus mencakup:
• Problem yang ditemui
• Lokasi ketidaksesuaian ditemukan
• Objective evidence/bukti yang mendukung
ketidaksesuaian
• Referensi yang digunakan
![Page 65: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/65.jpg)
Kegiatan setelah audit
![Page 66: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/66.jpg)
Auditor-auditee roles
AuditAudit
reportAprove
C/AVerify
C/A
Identify
Rootcause &
Suggest C/A
Take
C/A Improvement
Auditor
Auditee
![Page 67: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/67.jpg)
Pelaporan Audit
Laporan audit meliputi:
• Ruang lingkup dan sasaran audit
• Jadwal audit
• Anggota tim audit
• Auditee
• Identifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang dilakukan
• Observasi audit dengan bukti pendukung
• Ketidaksesuaian
• Kesimpulan/keputusan audit
• Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada audit berikutnya
![Page 68: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/68.jpg)
Keseluruhan laporan harus
mencakup:1. Identifikasi laporan
2. Ruang lingkup dan sasaran audit
3. Rincian dari audit program, para auditor, tanggal dan dan area dimana audit dilaksanakan
4. Identifikasi dari dokumen referensi terhadap audit yang dilakukan
5. Pengamatan audit, ketidaksesuaian dan bukti pendukung
6. Rekomendasi tindak lanjut dari tindakan perbaikan untuk audit berikutnya
7. Kesimpulan oleh Tim Audit
![Page 69: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/69.jpg)
Distribusi laporan audit
• Top Manajemen
• Anggota tim tinjauan manajemen
• Tim audit dan auditee
• Personel yang bertanggung jawab untuk
tindakan perbaikan
![Page 70: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/70.jpg)
Tanggung jawab tindakan perbaikan
Tim Audit:
• Mencatat ketidaksesuaian yang ditemukan
dalam CAR
• Menjelaskan ketidaksesuaian pada Auditee
• Meminta persetujuan dari auditee mengenai
batas waktu pelaksanaan tindakan perbaikan
• Mengontrol dan memonitor penerbitan dan
pengambilan CAR
![Page 71: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/71.jpg)
Tanggung jawab tindakan perbaikan
Auditee:• Mengerti dengan jelas ketidaksesuaian yang ditemukan
auditor
• Menyelidiki dan menentukan akar penyebab masalah
• Melakukan tindakan perbaikan untuk mencegah terulangnya permasalahan yang sama
• Melakukan pengendalian untuk menjamin efektifitas tindakan perbaikan
• Mencatat tindakan perbaikan yang diambil dan merubah dokumen (bila perlu)
• Mengembalikan CAR kepada auditor untuk diverifikasi
![Page 72: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/72.jpg)
Tindakan perbaikan
• Auditee harus memberikan perhatian terhadap setiap temuan audit yang diberikan
• Perhatian tersebut dapat berupa tindakan perbaikan
• Setiap tindakan perbaikan disesuaikan dengan ISO 9001:2008
• Dilakukan sesuai rencana (tindakan dan waktu)
![Page 73: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/73.jpg)
Tindak lanjut audit
• Setiap tindakan perbaikan harus
diverifikasi
• Verifikasi oleh auditor
• Setiap ketidaksesuaian yang timbul dari
tindak lanjut audit ditetapkan sebagai
temuan baru dan dilaporkan ke Top
Management
• Sebagai masukan audit selanjutnya
![Page 74: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/74.jpg)
Tinjauan manajemen/ Manajemen Review
• Tinjauan secara teratur terhadap
kebijakan dan prosedur tertulis dari
sistem mutu
• Tinjauan terhadap hasil audit internal
untuk memastikan bahwa sistem mutu
diterapkan dan diikuti sebagaimana yang
dipersyaratkan
![Page 75: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/75.jpg)
Kasus
1. Bp. Rudi melakukan Audit di PUDC Surabaya.
Beliau melakukan Audit di bagian Radiologi.
Beliau mengamati bahwa terdapat tumpukan
film CR No. Seri 48-50. Beliau melihat bahwa
suhu ruangan menunjukkan 25 C, sedangkan
di label film harus disimpan pada suhu 10-24
C. Menurut P. BB hal ini sudah biasa dan tidak
ada komplain dari pelanggan, bahkan hasil
fotonya paling baik mutunya di Surabaya.
![Page 76: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/76.jpg)
2. Ibu yeni melakukan AME di PUDC . Pada
waktu melakukan audit di bag SDM, beliau
tidak menemukan penilaian kinerja pada
koordinator sore (Ibu X) dan manajer
marketing Z yang seharusnya dinilai.
Menurut Ibu Y masalah itu terjadi karena
lupa mengingatkan pegawai tsb
![Page 77: Audit Mutu Internal ISO 9001](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042423/54547c3cb1af9f90228b4ba2/html5/thumbnails/77.jpg)
Anda tidak akan dihargai sebagai seorangauditor jika tidak dapat mengevaluasi hasiltemuan dan hanya melaporkan hal-halsepele.
Thanks