AV-utstyr i uh-sektoren

Alice SporstølUNINETT FAS

2

Bestillingssystem

Bestillingssystem Elektronisk system for gjennomføring av

bestillinger fra varekataloger på markedsplassen Ehandel.no, leverandørers nettbutikker og som fritekst bestillinger til godkjente leverandører. Funksjonalitet for godkjenning, mottak av ordrebekreftelser, varemottak og matching mellom bestilling, varemottak og faktura

https://ow.feide.no/bss:her_kan_du_lese_mer_om_funksjonaliteten_i_visma_proceedo

3

KGV Konkurransegjennomføring

s-verktøy

Elektronisk gjennomføring av avtaleprosessen, fra behov, utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kunngjøring, mottak og evaluering av tilbud, samt tildeling og distribusjon av inngåtte avtaler.

Også kjent som Elektronisk Anskaffelsesstøttesystem (EASS)

4

KGV forts.

KGV består av en Anbudsmodul og en Kontraktsmodul

UNINETT har inngått rammeavtale med leverandørene på vegne av deltakende UH-institusjoner. Disse er tilgjengeliggjort i

kontraktsmodulen til KGV-systemet.

5

Mulige effekter av e-handel

Hvorfor benytte bestillingssystem? Forbedret økonomisk styring av

prosessen fra bestilling til betaling Bedre kontroll på bestillingstidspunktet Sporbarhet og gjennomsiktighet i

innkjøpsprosessene

Dette forutsetter at bestillingssystemet blir det naturlige punkt for bestilling av varer og tjenester!

6

Mulige effekter av e-handel (2)

Mer effektive innkjøpsprosesser Automatisering (fra menneske

til maskin) Digitale dokumenter (for

eksempel bestilling, ordrebekreftelse, e-faktura)

Kontroll av arbeidsflyt (mer effektiv og korrekt godkjenning av bestillingen)

7

Bedre kvalitet i innkjøpsprosessen Korrekt varebestilling (optimalt produkt

og bruk av godkjente avtaler)

Korrekt leveranse mht pris, mengde og sted (avstemming og kontroll automatiseres)

Korrekt oppgjør (betaling til rett tid for mottatte varer)

Reduksjon av mulighetene for bevisst manipulering

Mulige effekter av e-handel (3)

8

Bedre innkjøpsavtaler Større lojalitet til inngåtte

rammeavtaler

Bedre statistikkgrunnlag for analyse

Bedre grunnlag for forhandlinger ved inngåelse av nye rammeavtaler

=> Bedre priser

Mulige effekter av e-handel (4)

9

Fakturamatching i C.I.

Det er i utgangspunktet satt opp til en 3-veis match, mellom faktura, bestilling og varemottak.

Fakturamatchingen er p.t. satt opp til å matche på hodenivå. Det vil si at det gjøres på totalsummer Dette skyldes at vi ikke har god nok

kvalitet på fakturasiden til å sette i gang med matching på linjenivå.

Matching på linjenivå kan vi få til når vi er i stand til å motta elektroniske fakturaer fra leverandørene.

10

Agresso

Økonomisystem

ContempusInvoice

Fakturasystem

-Konteringsregler-Konteringsdimensjoner og verdier-Leverandørregister(manuell overføring)

-Godkjente fakturaer-Kredinotaer(manuell overføring

Scanning og tolking av papirfaktura(Bilagsnummer)

Visma Proceedo

Bestillings-system

BASDAT-format

- Investeringer som medfører opprettelse av Anleggsmidler i anleggsregisteret

Skille mellom bestillingsleverandører og fakturaleverandører

- Kontoplan- Kontodimensjoner 1-5 (budsjettenhet, formål, person/anlegg, prosjekt, studie)- Konteringsregler (verdimatrise?)- Relasjoner

- Bestillingsdata (ordrehode, ordrelinjer)-Data fra varemottak (antall, restordrer/fullevert)--Bilagstekst

Fullmaktshierarki ????(Må vi ha to ulike, eller kan man gjenbruke, hvem er i så fall master?)

Markedsplassen eHandel.no

- Leverandørkataloger- Meldingsutveksling

IBX(operatør)

Leverandører

1. integrert3. Order Management Modul(kan motta ordresvar)

4.Roundtrip (nettbutikk)

2. E-post2. E-post

FRITEKSTBESTILLING

Fakturamatching

Brukerdata via Excel?

Brukerdatatil høsten

11

Samlefaktura

Samlefaktura blir tungvint da faktura må registreres manuelt i Contempus Invoice.

1-1 faktura anbefales inntil løsning for e-faktura er på plass.=> Utarbeide skriv til aktuelle leverandører

12

Avklaring av roller

Sentralisert (HiL) eller desentralisert, dvs. for hver avdeling (HiO)

Rekvirent / Intern bestiller Kun tillatelse til å bestille mot interne leverandører

Intern leverandør For eksempel IT-avdelingen. Mottaker av bestiller fra andre

interne avdelinger Bestiller (HiO har innkjøper/bestiller for hver avdeling)

Kan opprette bestillinger mot ekstern leverandør. Må ha kunnskap om godkjente avtaler og kontostrengen

Godkjenner Kan godkjenne og avvise bestillinger Skal ha budsjettdisponeringsmyndighet for det som bestilles

mot sin enhet Attestant / Varemottaker

Dette er gjerne bestilleren, som verifiserer at de varene man har bestilt er mottatt

13

Godkjenningshierarki

Hvem skal være godkjennere? Samme

oppbygging av hierarki som i Contempus?

Bestillinger godkjent i Proceedo trenger ikke godkjennes i Contempus

Proceedo Contempus

Godkjenner Anviser

Bestiller Attestant-/Godkjenner

Varemottaker

-

14LEVERANDØRAKTIVERING

15

Markedsplassen Ehandel.no

Markedsplassen ehandel.no er levert av IBX per dags dato. Markedsplassen leverer hovedsaklig to viktige tjenester mellom kjøper og leverandør, og det er:

Overføring av elektroniske varekataloger på et felles format

Overføring av elektroniske forretnings-dokumenter (bestilling, ordresvar)

16

Leverandøraktivering

Leverandøraktiveringsprosessen har til hensikt å etablere følgende:

Enighet mellom kjøper og leverandør om hvilke produkter som skal kunne bestilles i Visma Proceedo (Elektronisk varekatalog)

Enighet mellom kjøper og leverandør om hvilke forretningsdokumenter som skal utveksles elektronisk (Samhandlingsavtale)

17

Leverandøraktivering

Uninett aktiverer leverandører der Uninett har fremforhandlet avtaler for sektoren For å få tilgang til disse, sendes

triggerdokument til IBX Både katalog og punch-out (allerede

eksisterende lev.): 3-6 uker. Tar ca 1 mnd pga 20 dager testing hos IBX

18

Leverandøraktivering

Dokumenter Triggerdokument

(institusjonen) Samhandlingsavtale

(UNINETT) Godkjenning av katalog

(UNINETT)

https://ow.feide.no/bss:se_veiledning

19

Prosess – Fra leverandørliste til e-katalog

Inst

itu

sjo

nIB

XL

ever

and

ør

Leverandør-liste

Triggermail

Leverandør1-n

Registrering/Rekruttering

avLeverandør

Tilordne konsulent

SH-Avtale

Akseptere/Avvise

Testkatalog TotalkatalogEvt. korrigering

Validering Feedback Prosesseringe-katalog

Godkjenning Import

20

Fremdriftsplan Bølge 1

Samhandlings-avtale sendt Februar 2008

ForbeholdsprosessMars 2008

Kontrakt signert17. mars 2008

Testkatalog1. april 08

Totalkatalog20. april 08

Tilgjengelig forHIO/HIL

28. april 08

Reell eHandel13. Mai 2008

Ca. 3 Måneder

Dette er prosessen som ble brukt for pilotene HiO og HiL. Det skal nevnes at dette var en prosess med mange modne leverandører, som allerede var oppe med kataloger. Hadde ikke det vært tilfelle, ville ikke denne tidsplanen holdt. Ønsker leverandøren en integrert løsning, vil prosessen ta enda lengre tid.

21

Sammenligning

22

1. Bestilleren (innkjøperen) lager en bestilling i Proceedo (eget best.nr.)2. Godkjenneren godkjenner bestillingen og dette skjer:

Bestillingen får et ordrenummer i systemet Bestillingen/ordren blir sendt til leverandøren Det går en ”kopi” til Contempus

3. Varen kommer og man foretar ”Varemottak” Proceedo Nye opplysninger overføres Proceedo, hvis varen er helt

eller delvis levert og prisen stemmer med innkomne faktura, vil Contempus overføre data til regnskapssystemet.

VismaProceedo

(Best.system)

Dette skjer i Contempus: Contempus mottar en bestilling/ordre fra Proceedo Deretter mottar Contempus leverandørens faktura fra Hydro (den som

ble skannet inn og havnet i Contempus som en innkjøpsfaktura) Dersom systemet gjenkjenner ordrenummeret OG fakturabeløpet vil

fakturaen leses over til regnskapssystemet (Agresso) og ”forsvinne” fra Contempus. Hvis ikke må den behandles manuelt i Contempus (eget kurs)

Leverandørenssystem

Contempus Invoice

(Faktura)

Leverandøren mottar en bestilling/ordre fra Proceedo. Avhengig av hvilken løsning leverandøren har skjer dette:

Ordren leses/tastes inn i leverandørens system og får et nytt ordrenummer generert av systemet (dette er altså LEVERANDØRENS nummer som vi ikke trenger å bry oss om, men det vises på den skannede fakturaen når den kommer inn i Contempus)

På bakgrunn av ordren generes det en faktura som sendes til Hydro på Notodden (som skal skanne den)

HydroSkanning

Dette skjer hos Hydro: Fakturaen skannes og legges tilbake i Contempus. Den får der status

som ”innkjøpsfaktura”.

NB! Husk å varsle Contempus (Hydro) om dere vil at faktura fra den bestemte leverandøren skal behandles som innkjøpsfaktura eller vanlig faktura. For disse leverandørene vil de aktivere feltet ”ordrenummer” i malene (malene er de samme for alle skoler). Hvis dette feltet begynner med f.eks. HIO eller HIL, tolkes feltet som ordrenummer for disse skolene, hvis ikke blir feltet blankt. Dokumentsenteret blanker også ut feltet for alle andre skoler. (Midlertidig løsning)

Bestilling(ordre)

---------------------------

Bestilling(ordre)

---------------------------

Agresso(regnskap) Dette skjer i Agresso:

Fakturaen overføres for bokføring hvis MATCH!