ayrade - ged ( gestion électronique des documents )
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Présenter par l’équipe AYRADE
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Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE
• Présentation de l’entreprise
• Pourquoi une Gestion Electronique des documents?
• Notre solution GED
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Pourquoi la GED ?
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• Stratégie 05 Zéros!• Zéro stock• Zéro défaut• Zéro panne• Zéro délai • Zéro papier
Pourquoi la GED ?
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Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE
Zéro papierLes acteurs du marché utilisent
quotidiennement une quantité considérable de papier
Les coûts élevés du papier, des impressions, et des encres
Des papiers perdus sans traçabilité Problèmes liés à la gestion des impressions
au classement et à l’archivage Temps perdus pour la recherche d’un papier
Pourquoi la GED ?
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Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE
La gestion électronique de documents ou GED recouvre tout les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toute les étapes du cycle de vie d’un document
Pourquoi la GED ?
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Stockage traditionnel
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Stockage Moderniser
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Une solution complète
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Bénéfice client
• Réduction des coûts liés au papier L’existence d’un document papier induit :
consommables, recherche, archivage. La GED réduit au moins en partie ces coûts
• Accès facile aux documents Le système de GED est accessible partout dans
l’organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents
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Bénéfice client
• Amélioration de l’indexation de la recherche L’indexation et le recherche d’un document sont plus
rapides, complètes et précises dans un système GED que dans les archives papier
• Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre
organisation est enregistré dans la GED
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Caractéristique Gestion de tout type de contenu
(.doc .ppt .xls .pdf .jpg .mp3 .mp4 …)
Métadonnées – informations sur le document (Nom, Titre, Auteur, Dates de création et modification, …)
Intégration avec les scanners
Intégration avec les clients Mail (Ms Outlook)
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Suivi de version Plus besoin de changer le nom de fichier
Conservation des relations entre versions
Retour en arrière
Traçabilité
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Contrôle d’accès Création des groupes
Rôle utilisateurs
Sécurité Détermine (Qui a accès | Avec quel droit)
Verrouillage pendant l’édition Limite les risques de conflit
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Utilisation
Solution Full –web
Exploitation par les Smartphones
Solution full-responsive
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Captures d’écran
Utilisateurs & gestion des droits
Rôle
Recherche avancée
Audit et statistique
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Utilisateurs & gestion des droits
Verrouillage pendant l’édition
• Coordinateur
• Collaborateur
• Contributeur
• Editeur
• Lecteur
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Rôles
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Statistiques Statistique quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle
pour:
• La création des documents
• La lecture des documents
• La modification des documents
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