1

BAB 2

LANDASAN TEORI

1.1 Informasi

Pengertian Informasi menurut Tata Sutabri (2012:29) Informasi adalah data

yang telah diklasifikasi atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses

pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi

informasi atau lebih tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi

berguna bagi penerimanya.

Pengertian Informasi menurut Undang-undang Informasi dan Transaksi

Elektronik (2013:2) Informasi adalah satu atau sekumpulan data elektronik,

termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto,

Electronic Data Interchange (EDI) , surat elektronik (Electronic Mail), telegram,

teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau

perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang

yang mampu memahaminya.

Pengertian Informasi Deni Darmawan (2012:2) Informasi dapat dikatakan

sebagai sejumlah data yang sudah diolah atau diproses melalui prosedur pengolahan

data dalam rangka menguji tingkat kebenaranya, keterpakaianya sesuai dengan

kebutuhan.

1.2 Sistem

Pengertian sistem menurut Tata Sutabri (2012:9) Sistem adalah suatu

kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang terorganisir,

saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Pengertian sistem menurut Undang-undang Informasi dan Transaksi

Elektronik (2013:3) Sistem adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik

yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisa,

menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan

informasi elektronik.

1.3 Sistem Informasi

Pengertian sistem Informasi Tata Sutabri (2012:46) Sistem Informasi adalah

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial

dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada

pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.

Pengertian sitem informasi menurut Undang-undang Informasi dan

Transaksi Elektronik (2013:27) Sistem Informasi secara teknis dan manajemen

sebenarnya adalah perwujudan penerapan produk teknologi informasi ke dalam

suatu bentuk organisasi dan manajemen sesuai dengan karakteristik kebutuhan

pada organisasi tersebut dan sesuai dengan tujuan peruntukannya. Pada sisi yang

lain, sistem informasi secara teknis dan fungsional adalah keterpaduan sistem

antara manusia dan mesin yang mencakup komponen perangkat keras,

perangkat lunak, prosedur, sumber daya manusia, dan substansi informasi yang

dalam pemanfaatannya mencakup fungsi input, process, output, storage, dan

communication.

1.4 Manajemen

(Tri Dessi, 2013) Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno

ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker

Follet, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui

orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan

mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin

mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals)

secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan

perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara

benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

1.5 Tata Persuratan

(Tri Dessi, 2013) Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan,

apapun medianya.Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup

Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam

komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang

menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta

kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata peraturan

tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan

efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil

guna dapat diwujudkan.

Pada dasarnya persuratan pada organisasi dibagi menjadi 2 yaitu pembuatan

surat dan penerima surat. Pembuatan surat dilakukan pada suatu organisasi dengan

alur dan tujuan yang sudah ditentukan dan diatur. Pada organisasi juga dilakukan

pencatatan surat yang masuk maupun surat yang keluar. Surat berdasarkan jenis

dibagi menjadi 2 antara lain surat internal dan surat eksternal. Surat internal adalah

surat yang dibuat oleh pegawai organisasi dan ditujukan kepada pegawai lain yang

berada masi satu organisasi dengan tujuan tertentu, seperti notadinas, surat keputusan

dan memorandum. Surat eksternal adalah surat yang dibuat oleh pegawai organisasi

ditujukan kepada pegawai dari organisasi lain dengan tujuan tertentu, seperti surat

dinas. Proses penerimaan surat dilakukan dengan mencatat surat yang masuk, surat

internal maupun surat eksternal tergantung pada alur pada suatu organisai.

1.6 Object-Oriented Analysis and Design (OOA)

Metode perancangan yang digunakan adalah Object-Oriented Analysis

(Satzinger, 2010), yaitu analisis yang mendefinisikan obyek yang saling

berhubungan di dalam sistem dan menampilkan interaksi dari pengguna. Metode

UML dapat digunakan dalam analisis OOA.

1.7 Unified Modeling Language (UML)

UML merupakan singkatan dari Unified Modelling Language adalah

sekumpulan pemodelan konvensi yang digunakan untuk menentukan atau

menggambarkan sebuah sistem perangkat lunak dalam kaitannya dengan objek.

UML digunakan sebagai standar penulisan kelas-kelas dalam bahasa pemograman

yang spesifik, skema database dan komponen-komponen yang diperlukan dalam

membuat sistem.

1.8 Use Case Diagram

Menurut Satzinger (2010) usecase diagram adalah model diagram UML yang

digunakan untuk menggambarkan permintaan fungsional sebuah sistem. Usecase

menggambarkan “siapa” dan “apa” dalam lingkungan sistem. Pada usecase diagram

aktor tidak selalu sama dengan sumber dari peristiwa dalam event table dikarenakan

aktor adalah pengguna yang berinteraksi langsung dengan sistem dimana sistem

harus memberikan respon.

Komponen-komponen usecase diagram adalah:

- Actor

Pengguna yang berinteraksi dengan sistem secara langsung untuk memberikan

inputan pada sistem atau menerima informasi dari sistem.

- Usecase

Kegiatan atau proses yang dilakukan antara aktor dan sistem.

- Line

Garis yang menghubungkan aktor dengan usecase.

1.9 Use Case Description

Menurut Satzinger (2010), usecase description merupakan sebuah deskripsi

yang menjelaskan proses usecase secara detail, rinci dan lengkap. Usecase memiliki

tahapan dalam menggambarkan bisnis proses.

Komponen usecase description adalah:

- Usecase Name, nama dari usecase.

- Scenario, proses/kegiatan dalam usecase.

- Triggering Event, pemicu terjadinya event.

- Brief Description, informasi mengenai event yang terjadi.

- Actors, siapa yang melakukan proses.

- Related Usecase, hubungan antar usecase.

- Stakeholder, pengguna luar yang berhubungan dengan event.

- Precondition, kondisi sebelum event terjadi.

- Pracondition, kondisi sesudah event terjadi.

- Flow of Event, aliran interaksi antara aktor dan sistem.

- Expection condition, kondisi tambahan yang membutuhkan penjelasan rinci.

1.10 Activity Diagram

Activity Diagram (Satzinger, 2010) adalah gambaran mengenai aliran kerja

yang terjadi dalam bentuk diagram.Diagram ini digambarkan dimulai dengan sebuah

bulatan hitam kecil yang disebut sebagai awal kegiatan kemudian dilanjutkan dengan

kegiatan/activity yang dilakukan yang digambarkan dengan suatu elips dan

dihubungkan dengan konektor berupa tanda panah yang menunjukkan arah dari

kegiatan. Kegiatan diakhiri dengan bulatan hitam kecil yang dilingkari yang

merupakan akhir dari kegiatan.

1.11 Class Diagram

Class Diagram(Pelawi, Dewan) adalah sebuah model grafikal yang digunakan

di dalam pendekatan object oriented untuk menunjukkan class-class yang ada di

dalam system. Class diagram (Satzinger, 2010) digunakan untuk menggambarkan

obyek kelas dari suatu system. Class terdiri darinama class, attribute dari class dan

digambarkan dalam bentuk persegi panjang yang dibagi menjadi dua bagian yaitu

bagian judul dan atribut.

Selain itu didalam class diagram dari setiap kelasnya diberikan beberapa hak akses

khusus yang masing masing hak akses nya mempunyai peran yang berbeda dalam

fungsinya. Berikut merupakan macam macam dari hak akses yang ada dalam class

diagram.

Berikut tiga pokok area class diagram :

- Class name merupakan hal-hal mendasar pada suatu objek, atau dapat

dikatakan penamaan dari sebuah obyek.

- Atribut merupakan sebuah karakteristik data yang dimiliki suatu objek

dalam kelas. Contohnya adalah : name: String [1] = "Untitled" {readOnly}.

- Operasi merupakan sebuah fungsi atau transformasi yang mungkin dapat

diaplikasikan kedalam sebuah objek dalam kelas. Misalkan suatu objek

dalam kelas dari manusia adalah memiliki fungsi seperti tersenyum, marah,

makan, minum, dan sebagainya.

1.12 Lotus Domino

Lotus Domino adalah sebuah perangkat lunak yang dikombinasikan untuk

kepentingan bisnis. Lotus domino dikembangkan oleh IBM untuk hosting dari

aplikasi penting, email dari persuahaan, alur kerja, serta memberikan penyediaan

keamanan untuk informasi bisnis yang penting. Lotus domino dapat digunakan

sebagai server WEB/sebagai server aplikasi untuk aplikasi Lotus Notes. Lotus

domino menggunakan database yang berorientasikan dokumen yang biasanya

disebut dengan fasilitas penyimpanan catatan untuk mengelola data seperti dokumen

teks dan file dokumen lainnya. Dari database tersebut merupakan sebuah komponen

utama dari arsitektur domino. Sedangkan untuk layanan intinya yang termasuk

sebagai fungsi server adalah web,database,email,aplikasi, dan direktori. Produk lotus

domino dirilis bersamaan dengan versi produk dari klien lotus notes yang sama,

berikut merupakan produk dari lotus domino :

- Collaboration Express

- Enterprise Server

- Messaging Express

- Messaging Server

- Utility Express

- Utility Server

- Access for Microsoft Outlook

- Administrator Client

- Document Manager

- Everyplace

- IBM Lotus iNotes

- Lite Mode

- Ultralite Mode

- Unified Communications

- Lotus Notes Traveler

1.13 Aplikasi Berbasis Web

Menurut Henderson (2006:1) aplikasi berbasis web adalah sebuah aplikasi

yang memiliki arsitektur tertentu untuk menampilkan data kepada pengguna dengan

memanfaatkan teknologi web. Aplikasi berbasis web berbeda dengan website secara

umum, website adalah kumpulan halaman yang menampilkan data statis. Sedangkan

aplikasi berbasis web menghasilkan halaman sesuai permintaan pengguna secara

dinamis. Halaman yang ditampilkan kepada pengguna merupakan output dari

mekanisme pada arsitektur aplikasi berbasis web.

1.14 Model SDLC(System Development Life Cycle)

Apa itu SDLC(System Development Life Cycle) merupakan sebuah siklus

yang digunakan untuk membangun sebuah system dan memberikannya kepada

pengguna melalui beberapa tahapan khusus yaitu diantaranya tahapan perencanaan

dari system, analisa dari system yang akan dibangun, perancangan dan implementasi

dari system dengan cara memahami system yang akan dibangun dengan calon

penggunanya agar nantinya system yang dibangun tersebut dapat digunakan

pengguna dengan mudah.

1.14.1 Tahapan SDLC (System Development Life Cycle)

Model dari SDLC memiliki 5 tahapan sebagai berikut.

1. Perencanaan System, pada tahapan ini sebelum melakukan perencanaan

system terlebih dahulu kita harus mengetahui mengenai konsep dari

system yang nantinya akan dibangun serta permasalahan yang ada untuk

nantinya diselesaikan dengan pembangunan system ini. Apakah system

yang baru ini nantinya realistis dalam masalah pembiayaan,waktu, serta

perbedaan dengan system yang ada sekarang.

2. Analisa system merupakan tahapan dimana akan dilakukannya analisa

system sebagai berikut :

a. Melakukan studi literature untuk menemukan suatu kasus yang bisa

ditangani oleh system yang nanti nya akan dibangun.

b. Brainstorming dalam tim pengembang mengenai kasus mana yang

paling tepat dimodelkan dengan system nantinya.

c. Mengklasifikasikan masalah, peluang, dan solusi yang nantinya akan

mungkin diterapkan untuk kasus tersebut.

d. Analisa kebutuhan yang berkaitan dengan kebutuhan pada system

dengan membuat batasan masalah didalam system tersebut

e. Mendefinisakan secara detail mengenai kebutuhan system yang ingin

dibangun nantinya.

3. Design system yang merupakan proses perancangan dari system yang

akan dibangun baik dari sisi secara design layout atau tampilan dari segi

nilai artistic ataupun estetikanya atau dapat dilihat dari segi teknis seperti

dari database yang dirancang atau dibangun dan aplikasi atau fasilitas

yang menjadikan bagian dari hasil analisa sebelumnya.

4. Implementation system yaitu proses development dimana proses

mengimplementasi design yang telah dibuat. Didalam tahapan ini system

akan mencoba di implementasikan sesuai dengan keadaannya adapun

biasanya tahapan dari proses implementasi tersebut adalah sebagai

berikut :

a. Pembuatan skema database sesuai dengan skema rancangan yang

diinginkan.

b. Pembuatan aplikasi berdasarkan design dari system yang dibuat dari

tahapan sebelumnya.

c. Pengujian dan perbaikan aplikasi(debugging) setelah dilakukannya

proses implementasi.

5. Pemeliharaan system yang dilakukan oleh admin untuk menjaga agar

system tetap berada dalam performa terbaiknya dan juga untuk menjaga

agar system beroperasi secara benar melalui kemampuan system dalam

mengadaptasikan diri sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.

1.14.2 Kelebihan SDLC(System Development Life Cycle)

Berikut merupakan kelebihan-kelebihan dari metode SDLC :

1. Didalam SDLC menyediakan tahapan dimana system dapat digunakan

sebagai pedoman untuk mengembangkan system ke arah yang lebih baik

lagi.

2. Pada SDLC akan memberikan sebuah hasil dari system yang lebih baik,

karena system tersebut dilakukan analisis dan dirancang secara

keseluruhan sebelum nantinya dilakukan implementasi untuk melihat

sejauh mana system yang dibangun tersebut dapat dengan mudah

dimengerti oleh penggunanya dan dapat berkomunikasi dengan baik dan

sebagaimana mestinya.

1.14.3 Kekurangan SDLC(System Development Life Cycle)

Berikut merupakan kekurangan-kekurangan dari metode SDLC :

1. System SDLC hanya menyediakan step by step nya saja tetapi tidak

menyediakan metodolgi (berupa cara atau alat alat) untuk

mengembangkan system. Biasanya system SDLC harus lah digabungkan

dengan metodologi yang ada, seperti contohnya adalah metodologi

pengembangan system terstruktur.

2. Hasil dari system SDLC sangat tergantung pada tahapan analisis yang

dilakukannya, sehingga jika nantinya terdapat kesalahan pada tahapan

analisis maka secara otomatis akan terbawa pada setiap tahapannya,

sehingga hal tersebut membuat system kurang berjalan sempurna karena

terjadinya kesalahan analisa.

3. Dalam tahap pengembangan system SDLC membutuhkan waktu yang

relative lama, hal itu karena system nantinya harus dikembangkan terlebih

dahulu sampai semua nya selesai pada setiap tahapan tahapan yang

dilakukan.

4. Dalam segi pengembangan menggunakan biaya investasi relative lebih

besar dengan metode lainnya.

5. Hasil dari system SDLC tidak fleksibel untuk dimodifikasi, itu karena

perlunya dilakukan analisa kembali jika nantinya akan dilakukn

modifikasi.

1.14.4 Pengembangan SDLC(System Development Life Cycle)

Pengembangan sebuah SDLC(Sytem Development Life Cycle) merupakan

sebuah proses yang biasa dilakukan oleh seorang analis system untuk

mengembangkan system informasi, termasuk meliputi pada

persyaratan,validasi,pelatihan hingga mencakup dan stakeholder-stakeholder yang

ikut terjun langsung menggunakan system tersebut. Nantinya setiap SDLC yang

dibangun dalam sebuah system harus lah menghasilkan sebuah system yang sangat

berkualitas tinggi yang mampu untuk memenuhi semua kebutuhan yang melampaui

ekspektasi dari pelanggan, serta system tersebut dapat bekerja secara efisien dan

efektif dalam infrastruktur teknologi. Dari perkembangan system tersebut para ahli

mempunyai pendapat tersendiri mengenai bagaimana dan apa yang dimaksut

pengembangan system sdlc tersebut, berikut merupakan pendapat para ahli mengenai

pengembangan terhadap system SDLC :

- “Taylor(2004)” menjelaskan dalam manajemen sebuah proyek

pengembangan system SDLC mencakup semua dari kegiatan dari proyek

tersebut. Sedangkan untuk pengembangan system siklus hidup berfokus

pada persyaratan mewujudkan produk dari pengembangan yang telah

disepakati antara analis system dengan steakholder-steakholder yang

bersangkutan.

- “Elliot & Strachan & Radford (2004)” pengembangan system SDLC

meliputi jenis metodologi yang nantinya akan digunakan untuk

menggambarkan proses dari membangun system informasi tersebut, serta

nantinya akan diperlukan pengembangan system informasi dalam cara

yang sangat disengaja, terstruktur dan metodis.

Pengembangan dalam system ini menyediakan sebuah kerangka kerja

desainer system dan pengembang untuk mengikuti rangkaian dari setiap kegiatan

pembangunan dari system informasi tersebut. Kegiatan ini meliputi dari satu set

langkah-langkah atau sebuah fase dimana setiap tahapan dari proses SDLC

menggunakan hasil yang sebelumnya. Pengembangan dari system SDLC memiliki

beberapa model didalamnya model model tersebut memiliki fungsi dan karakteristik

masing masing, berikut merupakan model model dari SDLC :

1. Model Waterfall meripakan sebuah model pengembangan system yang

biasa sering digunakan. Dalam model pengembangan ini mempunyai sifat

linear yang dari tahap awal pengembangan dari system yaitu tahap

perencanaan, sedangkan tahap akhir pengembangan system yaitu tahap

pemeliharaan, dan tahapan berikutnya tidak akan dilaksanakan sebelum

tahapan tahapan diatas selesai dilaksanakan dan tidak akan bisa dilakukan

pengulangan ke tahap sebelumnya. Berikut merupakan gambaran dari

tahapan waterfall :

Gambar 2.1 Pengembangan SDLC 1

Dalam model ini mempunyai beberapa kelebihan serta kekurangan,

kelebihan ketika menggunakan metode ini adalah sebagai berikut :

- Proses menjadi lebih teratur karena semua terjadwal dengan rapi.

- Jadwal menjadi lebih menentu sehingga pembuatan proyek menjadi

lebih jelas dan bisa dijadikan patokan kapan proyek tersebut akan

berakhir.

- Proses yang mudah dipahami dan sangat jelas.

- Mudah dalam pengelolaan proyek.

- Kondisi requirement jelas.

Sedangkan kekurangan-kekurangan ketika menggunakan metode ini

adalah sebagai berikut :

- Metode waterfall mempunyai sifat yang kaku, dalam artinya karena

tidak mudah tanggap dalam menanggapi segala perubahan.

- Membutuhkan daftar kebutuhan yang lengkap diawal.

- Proses pengembangan relative lama, itu terjadi karena tahap

selanjutnya bisa dilakukan jika tahap sebelumnya telah selesai

dikerjakan.

2. Model Iterasi merupakan model dari pengembangan system yang

mempunyai sifat dinamis dalam artinya setiap tahapan yang ada pada

proses pengembangan system ini dapat diulang jika terdapat kesalahan

ataupun kekurangan pada saat pengerjaannya. System ini dibentuk dengan

cara setiap tahapan pengembangan system dapat dikerjakan berupa

ringkasan dan tidak lengkap, tetapi pada akhir pengembangan dari system

akan didapatkan system yang lengkap sesuai dengan apa yang

direncanakan.

3. Model Rapid Application Development (RAD) yang merupakan sebuah

model pengembangan yang melakukan beberapa penyesuaian terhadap

SDLC pada beberapa bagian sehingga proses tersebut membuat lebih

cepat nya untuk sampai pada tangan pengguna system. Metodologi RAD

ini biasa digunakan untuk mensyaratkan beberapa teknik dan alat-alat

khusus agar nantinya proses yang berjalan akan lebih cepat sehingga

waktu akan lebih efisien. Seperti contohnya adalah melakukan sesi Join

Application Development (JAD), penggunaan alat alat Computer Aided

Sofware Engineering (CASE Tools). Berikut merupakan gambaran dari

model RAD :

Gambar 2.2 Metode RAD 1

Sedangkan dalam tahapan pada model ini terdapat beberapa kelebihan

serta kekurangannya, berikut merupakan kelebihan serta kekurangan pada

tahapan model ini :

Kelebihan RAD

- Pengembangan yang relative cepat.

- Adanya prototype.

- Pengurangan penulisan kode yang kompleks, itu dikarenakan reuse

code yang sudah ada.

Kelemahan RAD

- Tidak relevan ketika model ini digunakan pada skala proyek yang

cukup besar.

- Dalam tahapan ini diperlukan untuk komitmen yang kuat antara

pengembang dengan consumer.

- Pada model proyek ini membutuhkan sumber daya yang besar untuk

skala proyek yang besar pula.

4. Model Prototyping merupakan sebuah model dari pengembangan system

yang mempunyai proses iterative dalam cara pengembangan system,

dimana requirement diubah ke dalam system yang bekerja secara terus

menerus sehingga diperbaiki melalui kerjasama antara user dan analis.

Prototype ini juga biasanya dibangun melalui beberapa tool

pengembangan system untuk menyederhanakan dari proses yang di

inginkan. Berikut merupakan model dari prototyping :

Gambar 2.3 Model Prototyping 1