7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Penjualan Dan Penerimaan Kas

2.1.1 Pengertian Penjualan

Menurut Mulyadi (1993, p204), penjualan adalah kegiatan atau

transaksi-transaksi yang terjadi didalam suatu perusahaan untuk

mengalihkan kepemilikan atas barang atau jasa yang tersedia dan sebagai

imbalannya diperoleh suatu sumber daya lain seperti kas atau piutang

dagang / wesel tagih.

Kotler (1995, p23), penjualan adalah transaksi menukar

produknya menjadi uang tunai dan memenuhi kebutuhan pelanggan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah kegiatan operasi

perusahaan dalam menjual produk yang dihasilkan oleh perusahaan baik

secara tunai maupun kredit.

2.1.2 Jenis Penjualan

Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari

transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara

tunai, yaitu:

8

1. Penjualan Tunai.

Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan

oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima

kas dari pembeli.

2. Penjualan Kredit.

Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah

dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk

jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada

pelanggannya.

2.1.3 Sistem Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan

oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order

yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan

mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.

Menurut Mulyadi (2001, p213), informasi yang umumnya

diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah:

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau

kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan

kredit.

9

3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu

tertentu.

4. Nama dan alamat pembeli.

5. Kuantitas produk yang dijual.

6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.

7. Otorisasi pejabat yang berwenang.

Menurut Mulyadi (2001, p214), dokumen yang digunakan dalam

sistem penjualan kredit adalah:

1. Surat order pengiriman dan tembusannya.

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk

memproses penjualan kredit kepada pelanggan.

2. Faktur dan tembusannya.

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar

untuk mencatat timbulnya piutang.

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.

Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk

menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode

akuntansi tertentu.

10

4. Bukti memorial.

Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam

jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial

merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk

yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

2.1.4 Pengertian Penerimaan Kas

Menurut Mulyadi (2001, p455), penerimaan kas perusahaan

berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan

penerimaan kas dari piutang.

2.1.5 Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan T unai

Menurut Mulyadi (2001, p455), penjualan tunai dilaksanakan oleh

perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran

harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan

kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang

kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai

kemudian dicatat oleh perusahaan.

11

Menurut Mulyadi (2001, p456), sistem penerimaan kas dari

penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini:

1. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales.

Dalam penjualan ini, pembeli datang keperusahaan, melakukan

pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan

pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli.

2. Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD

Sales).

COD sales adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor

pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam

penyerahan barang dan penerimaan kas dari hasil penjualan.

3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.

Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan

namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan

sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik

bagi pembeli maupun bagi penjual. Credit card dapat merupakan

sarana pembayaran bagi pembeli, baik over-the-counter sale

maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya

dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum.

12

2.1.6 Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Kredit / Piutang

Menurut Mulyadi (2001, p482), suatu penerimaan kas suatu

perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari

debitur, karena sebagai besar produk perusahaan tersebut dijual melalui

penjualan kredit.

Menurut Mulyadi (2001, p488), dokumen yang digunakan dalam

sistem penerimaan kas dari piutang adalah:

1. Surat Pemberitahuan.

Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud

pembayaran yang dilakukannya (tembusan bukti kas keluar).

2. Daftar Surat Pemberitahuan.

Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi

secretariat atau fungsi penagihan.

3. Bukti Setor Bank.

Dokumen ini oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang

diterima dari piutang ke bank.

4. Kwitansi.

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh

perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran

utang mereka.

13

2.2 Sistem Informasi

2.2.1 Pengertian Sistem

Menurut Mcleod (2001, p11), sistem adalah sekelompok elemen-

elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai

suatu tujuan.

Hall (2001, p5), menyatakan sistem adalah sekelompok dua atau

lebih komponen-komponen yang yang saling berkaitan (inter-related)

atau subsitem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama

(common purpose).

Sedangkan pendapat Gondodiyoto (2003, p19), sistem adalah

kumpulan elemen-elemen atau sumber daya yang saling berkaitan secara

terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan

bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-

elemen atau subsistem-subsistem yang saling berkaitan dan terintegrasi

untuk mencapai suatu tujuan yang sama.

2.2.2 Pengertian Informasi

Menurut Turban (2000, p17), informasi adalah suatu kumpulan

fakta (data) terorganisasi dengan cara sama sehingga mempunyai arti bagi

penerima.

Pendapat McLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah

diproses, atau data yang yang memiliki arti.

14

Laudon (2002, p7), menyatakan Informasi adalah kumpulan data

yang telah diubah kedalam bentuk yang berarti dan berguna bagi

manusia.

Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan data

yang telah diproses ke dalam bentuk yang mempunyai arti dan berguna

bagi penerima.

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Turban (2000, p17), sistem informasi adalah

pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, analisis dan penyebaran

informasi untuk tujuan tertentu.

Pendapat Hall (2001, p7), sistem informasi adalah sebuah

rangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi

informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.

Sedangkan Laudon (2002, p7), menyatakan sistem informasi

adalah komponen-komponen yang saling berhubungan yang berkerja

secara bersama-sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan

menyebarkan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan,

koordinasi, control, analisis, dan visualisasi dalam suatu organisasi.

Jadi sistem informasi adalah suatu sistem dimana komponen-

komponennya saling berhubungan dan berkerja sama untuk mengubah

data menjadi informasi yang bermanfaat dan berguna bagi pemakai

melalui serangkaian prosedur (mengumpulan data, memprosesan,

menyimpan, dan menyebarkan).

15

2.3 Sistem Informasi Manajemen

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Definisi SIM menurut Mcleod (2001, p327), sistem informasi

manajemen (SIM) adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang

menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang

serupa.

• Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi

formal-perusahaan.

• Menjelaskan tentang apa yang telah terjadi dimasa lalu, dimasa

sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan.

16

2.3.2 Model Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Gambar 2.1 Model SIM (Sumber : Mcleod, 2001, p327)

Pemecah Masalah Organisasi

Model Matematika

Data Infomastion

Report Writing Software

Database

17

2.3.3 Keterangan Model SIM:

1. SIM Dan Pemecah Masalah.

Menurut Mcleod (2001, p341), SIM dan subsistem-

subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah

dalam dua cara dasar:

o Sumber Daya Informasi Seorganisasi.

SIM adalah suatu usaha seorganisasi untuk

menyediakan informasi pemecah masalah. Sistem

tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para

eksekutif untuk menyediakan computer bagi semua

manajer. SIM menentukan tingkat pencapaian di area

lain-DSS, kantor virtual, dan sistem berbasis

pengetahuan.

o Indentifikasi dan Pemecah Masalah.

Ide utama dibalik SIM adalah menjaga agar pasokan

informasi terus mengalir ke manajer. Manajer

mengunakan SIM terutama untuk menandai masalah

atau mendekati masalah, kemudian memahaminya

dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.

18

2. Report Writing Software / Perangkat Lunak Penulisan Laporan.

Menurut Mcleod (2001, p330), perangkat lunak penulisan

laporan terdiri dari program-program yang menghasilkan laporan

periodik dan khusus. Keduanya dapat tampak sama persis. Yang

membedakan adalah cara terpicunya:

Laporan Periodik.

Disiapkan sesuai jadwal ditentukan.

Contoh:

Analisis penjualan bulanan menurut

pelanggan.

Laporan Khusus.

Disiapkan bila sesuatu yang diluar biasa terjadi.

Contoh:

Laporan kecelakaan, jawaban atas database

query.

3. Model Matematika.

Berperan sangat penting bagi pengguna SIM karena model

matematika merupakan alat bantu untuk prediksi dan dapat

memberikan informasi atau kejadian yang sudah, sedang, dan

akan terjadi.

19

4. Database.

Sebagai tempat penyimpanan data-data dan informasi-

informasi dari lingkungan.

2.4 Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi

2.4.1 Analisis Sistem

2.4.1.1 Pengertian Analisis Sistem

McLeod (2001, p234), berpendapat analisis sistem

adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan

untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui.

Boockholdt (1999, p141), menyatakan bahwa analisis

sistem adalah proses memeriksa sistem informasi yang ada

dan lingkungannya untuk mengindentifikasi perbaikan yang

potensial. Sistem informasi memberikan arah kepada komite

untuk memulai analisis sistem dalam memberikan tanggapan

permintaan dari seorang manajer atau dari kelompok

perencanaan sistem jangka panjang. Analisis sistem dibuat

untuk tiga alasan, yaitu:

• Untuk memecahkan masalah dengan sistem yang ada.

• Untuk memberikan kepuasan terhadap kebutuhan yang

baru pada informasi.

• Untuk mengimplementasikan bentuk yang baru dari

teknologi.

20

Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah

suatu proses penelitian untuk memperoleh informasi atas

sistem yang berjalan sehingga memungkinkan perancangan

sistem baru atau pengembangan sistem yang berjalan.

2.4.1.2 Langkah-Langkah Menganalisis Sistem

Menurut Mcleod (2001, p236), tahap analisis adalah

sebagai berikut:

1. Mengumumkan penelitian.

2. Mengorganisasikan tim proyek.

3. Mengdefinisikan kebutuhan informasi.

4. Mengdefinisikan kriteria kinerja sistem.

5. Menyiapkan usulan rancangan.

6. Menerima atau menolak rancangan.

2.4.2 Perancangan Sistem

2.4.2.1 Pengertian Perancangan Sistem

Menurut Cushing (1995, p348), berpendapat bahwa

desain sistem adalah proses penyiapan spesifikasi yang

terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru.

Sedangkan menurut McLeod (2001, p238), rancangan

sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh

sistem baru.

21

Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem

adalah penentuan kebutuhan dan spesifikasi sistem

berdasarkan hasil analisis yang dilakukan.

2.4.2.2 Langkah-Langkah Perancangan Sistem

Menurut Mcleod (2001, p238), langkah-langkah tahap

rancangan adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci.

2. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi

sistem.

3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi.

4. Memilih konfigurasi terbaik.

5. Menyiapkan usulan penerapan.

6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem.

Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis dan perancangan sistem informasi

adalah merupakan suatu kegiatan penyiapan spesifikasi rancangan untuk

menyusun sistem baru atau mengubah sistem yang lama.

22

2.5 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

Menurut Mulyadi (2001, p57) diagram alir data adalah suatu model yang

menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.

Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut:

1. Entitas Luar / Eksternal Entity / Terminator.

Merupakan lingkungan luar sistem yang tidak dibahas. Isi,

organisasi, prosedur didalamnya tidak akan diubah oleh sistem dan

interaksi antar lingkungan luar tidak diperhatikan. Contoh: entitas luar

adalah manusia, lingkungan dan sistem lain yang memberi input atau

menerima output dari sistem.

Pedoman Pemberiaan nama;

• Nama eksternal entity berupa kata benda.

• Eksternal entity tidak boleh memiliki nama yang sama

kecuali obyeknya sama. Bila demikian maka eksternal

entity ini perlu di beri garis miring pada pojok kiri atas.

2. Proses.

Adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau

computer dari satu arus data yang masuk kedalam proses untuk

menghasilkan arus data yang keluar dari proses. Setiap proses harus

diberi penjelasan lengkap yang meliputi nomor identifikasi proses, nama

proses, dan pemroses.

23

Pedoman pemberian nama:

o Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang

mencerminkan fungsi proses tersebut.

o Jangan menggunakan kata proses sebagai bagian dari

nama suatu proses.

o Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama

yang sama.

o Proses harus diberi nomor.

o Proses pada context diagram tidak perlu diberi nomor.

3. Arus Data.

Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan entitas

luar. Suatu arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan berarti.

Pedoman pemberian nama:

Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata

dihubungkan dengan garis besar sambung.

Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama dan

pemberian nama harus mencerminkan isinya.

Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat

dinyatakan dengan grup elemen.

Hindari penggunaan kata “data“ dan “informasi“ untuk

memberi nama pada aliran data.

Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap.

24

4. Simpanan Data / Data Store.

Data store adalah simpanan dari data yang dapat berupa suatu file

/ database dari sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, table

acuan manual dan lain-lain. Dalam menggambarkan simpanan data di

DFD, perlu diingat bahwa hanya proses saja yang berhubungan dengan

simpanan data.

Pedoman pemberian nama:

Nama harus mencerminkan isi data store tersebut.

Bila namanya lebih dari satu kata maka harus diberi tanda

sambung.

Tingkatan diagram alir data (Data Flow Diagram) adalah sebagai

berikut:

1. Context Diagram (Diagram hubungan, level 0 atau nol ).

o Merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan

seluruh input ke atau output dari sistem.

o Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.

o Sistem dibatasi boundary.

o Terminal yang memberikan masukan kepada sistem

disebut source, terminal yang menerima keluaran dari

sistem disebut sink.

o Hanya ada satu proses.

o Tidak boleh ada data store.

25

2. Diagram Nol.

o Perlihatkan data store yang digunakan.

o Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya

(functional primitive), tambahkan * pada akhir nomor

proses.

o Keseimbangan (balancing) input dan output antara

diagram nol dengan diagram hubungan harus terpelihara.

3. Diagram Rinci.

o Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level

diatasnya.

o Didalam satu level sebaiknya tidak terdapat lebih dari 7

buah.

2.6 Kamus Data

Menurut Mcleod (2001, p582), kamus data (data dictionary) adalah suatu

penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database.

Menurut Pohan (1997, p21), kamus data berfungsi membantu pelaku

sistem untuk mengerti aplikasi secara detail, dan mereorganisasi semua elemen

data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan

penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan,

keluaran, penyimpanan dan proses.

26

Kamus data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:

Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.

Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui

aliran misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode

pos.

Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.

Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi

penyimpanan dan aliaran.

Mendeskripsikan hubungan detail antar penyimpanan yang akan

menjadi titik perhatian dalam entity relationship diagram (ERD).

2.7 Diagram Hubungan Entitas

Menurut Davis dan Yen (1999, p195), diagram hubungan entitas (ERD)

pertama kali dimaksudkan sebagai sebuah arti dari hasil yang cepat, dengan

usaha yang minimal, sebuah arti yang tepat dari struktur basis data. ERD

digunakan untuk merencanakan dan mendesain sebuah basis data dan untuk

model sebuah sistem data. ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan

antara entiti dalam suatu sistem.

27

Hubungan dalam ERD ada beberapa macam, yaitu:

• Hubungan satu pada satu (one to one).

Pada hubungan ini, setiap kejadian dari entiti A berhubungan

dengan satu dan hanya satu pada setiap kejadian dari entiti B, dan

setiap kejadian dari entiti B berhubungan dengan satu dan hanya

satu kejadian dari entiti A.

• Hubungan satu pada banyak (one to many).

Setiap kejadian pada entiti A berhubungan dengan satu atau

banyak kejadian dari entiti B, tetapi setiap kejadian dari entiti B

berhubungan dengan satu dan hanya satu kejadian dari entiti A.

• Hubungan banyak pada banyak (many to many).

Setiap kejadian dari entiti A berhubungan dengan satu atau

banyak kejadian dari entiti B, dan setiap kejadian dari entiti B

berhubungan dengan satu atau banyak kejadian dari entiti A.

2.8 Normalisasi

Menurut Connolly dan Begg (2003, p376), normalisasi adalah sebuah

teknik untuk menghasilkan satu set data yang saling berelasi dan berhubungan,

memberikan data-data yang diperlukan dalam suatu perusahaan.

28

Bentuk-bentuk normalisasi:

1. UnNF

Sebuah table yang terdiri dari satu atau lebih grup yang berulang.

2. 1stNF

Sebuah relasi dimana setiap baris dan kolomnya mengandung satu

dsn hanya mempunyai satu nilai.

Tabel tidak mengandung data kelompok berulang, selanjutnya:

o Hilangkan data yang tidak perlu disimpan dalam tabel.

Ex :

Data yang bisa di ”generate” dalam proses.

Data yang bisa dihitung / dihasilkan dari formulasi

data lain.

o Tentukan kunci primer “primary key” yang unik, tidak

pernah kosong kalau perlu kombinasi beberapa atribut asal

seminimum mungkin.

o Tentukan ketergantungan parsial yaitu ketergantungan

fungsional atribut-atribut yang bukan kunci primer

terhadap bagian dari kunci primer.

29

3. 2rdNF

Sebuah relasi yang sudah normal pertama dan setiap atribut non

primary key functional dependend secara penuh terhadap primary

key.

key dependency

o Pisahkan ketergantungan parsial menjadi tabel-tabel

tersendiri dengan primary key adalah atribut determinan

masing-masing.

o Atribut determinan tetap ada pada tabel dalam 1stNF dan

menjadi “foreign key” (kunci relefansi) terhadap tabel

baru 2rdNF.

o Tentukan ketergantungan transitif bila ada yaitu

ketergantungan fungsional antara atribut bukan kunci

primer.

4. 3ndNF

Sebuah relasi yang sudah normal kedua dan setiap atribut non

primary key transitif dependend terhadap primary key.

Non key dependency

o Pisahkan ketergantungan transitif menjadi tabel-tabel

tersendiri.

30

2.9 Bagan Terstruktur

Menurut Davis dan Yen (1999, p499), bagan terstruktur adalah sebuah

bagan hirarki dengan panah yang menunjukkan aliran dari data dan kontrol

informasi diantara modul-modul. Bagan terstruktur digunakan sebagai alat desain

yang berguna untuk membagi-bagi struktur program.

Simbol-simbol yang akan digunakan dalam bagan terstruktur adalah

sebagai berikut:

1. Module.

Simbol ini menunjukkan suatu modul.

2. Connection.

Simbol ini digunakan untuk menghubungkan suatu modul dengan modul

lainnya.

3. Loop.

Simbol ini menunjukkan suatu perulangan di dalam modul.

4. Decision.

Simbol ini menunjukkan suatu penyeleksian kondisi didalam modul.

5. Couple.

Simbol ini menunjukkan suatu data atau elemen control yang dikirimkan

dari satu modul ke modul lainnya. Panah dengan lingkaran kosong

31

menunjukkan data yang dikirimkan dan panah dengan lingkaran blok

menunjukkan elemen control yang dikirimkan.

2.10 Bagan Alir Dokumen

Menurut Mulyadi (2001, p60), pembuatan bagan alir dokumen

(Document Flowchart) terdiri dari:

1. Dokumen.

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang

merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya

suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan ditengah simbol. Bagan alir

harus menunjukkan dengan jelas darimana suatu dokumen masuk ke

dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.

2. Dokumen dan tembusannya.

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan

tembusannya. Nomor lembar dokumen di sudut kanan atas.

3. Berbagai Dokumen.

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen

yang digabungkan bersama didalam satu paket. Nama dokumen

dituliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen

dicntumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan.

32

4. Catatan.

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang

digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam

dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam

simbol ini.

5. Penghubung pada halaman yang sama (on-page-connector).

Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari

atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman

kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk

memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman

tetentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama.

Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol

penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen

dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alir.

6. Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector).

Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan

lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan

kemana dan bagaimana bagai alir yang tercantum pada halaman tertentu

terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.

33

7. Kegiatan manual.

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti:

menerima order, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa, dan

berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.

8. Keterangan, komentar.

Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk

memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.

9. Arsip sementara.

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempatpenyimpanan dokumen.

Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan arsip permanen.

Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya

akan diambil kembali dari arsip tersebut dimasa yang akan datang untuk

keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut.

Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan

simbolsebagai berikut:

A = menurut abjad

N = menurut nonor

T = menurut tanggal

34

10. Arsip permanen.

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang

merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi

dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.

11. Garis alir (flowline).

Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.Anak panah

tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah kebawah dan kekanan.

Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri anak panah perlu

dicantumkan.

12. Persimpangan garis alir.

Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-

masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada

persimpangan dua garis tersebut.

13. Pertemuan garis alir.

Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemudan salah satu garis

mengikuti arus garis lainnya.

14. Mulai/berakhir (terminal).

Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu system akuntansi.

35

15. Masuk ke sistem.

Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir,

maka diperlukan simbol untuk menggambarkan masuk ke sistem yang

digambarkan dalam bagan alir.

16. Keluar ke sistem lain.

Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir,

maka diperlukan simbol untuk menggambarkan keluar ke sistem lain.

Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan

uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut

adalah sebagai berikut:

1. Gambarkan sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh

dengan menggunakan bagan alir.

2. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan

menggunakan bagan alir.

3. Kelemahan-kelemahan dalam sIstem dan identifikasi bidang-

bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan

dengan bagan alir.

4. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan

bagan alir.