bab 3 analisis dan evaluasi sistem yang berjalan …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00686-si bab...

46

BAB 3

ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Bumitama Gunajaya Agro (BGA) adalah perusahaan nasional yang

bergerak dalam bidang perkebunan dan pengelolaan kelapa sawit yang sedang

berkembang.

Tahun 1996 menjadi awal BGA membangun bisnis perkebunan kelapa

sawit. Berjalannya waktu, pengalaman mengelola perkebunan menjadi sumber

keunggulan kompetitif dalam meraih pertumbuhan bisnis.

Sebagai perusahaan perkebunan dan pengolahan kelapa sawit lokal yang

memiliki visi menjadi "World Class Company" dan didukung dengan misi

“Welfare for Shareholder, Employee, Nation”, perusahaan menggunakan nilai

dasar organisasi “morality, capability, integrity” sebagai pondasi perusahaan

dalam menopang pencapaian pertumbuhan dan menghadapi kompetensi bisnis.

Dengan menggunakan visi, misi dan nilai dasar organisasi sebagai alat

perusahaan untuk merapatkan barisan organisasi (alignment of organization),

perusahan berusaha membangun budaya memaksimalisasi nilai tambah sumber

daya perusahaan guna menghadapi globalisasi ekonomi.

47

3.1.2 Produk

Produk yang dihasilkan oleh PT BGA :

1. TBS (Tandan Buah Segar)

TBS (Tandan Buah Segar) merupakan Buah kelapa sawit yang

akan diolah menjadi menjadi minyak kelapa sawit.

Gambar 3.1 Tandan Buah Segar

2. CPO (Crude Palm Oil)

CPO (Crude Palm Oil) merupakan minyak yang berasal dari

kelapa sawit. Minyak ini jika dikelola akan dapat dibuat menjadi

minyak goreng. Kelapa sawit secara alami berwarna kemerahan

karena mengandung jumlah yang tinggi beta-karoten (meskipun

proses perebusan menghancurkan karotenoid dan membuat minyak

berwarna). Minyak kelapa sawit adalah salah satu dari sedikit minyak

nabati relatif tinggi di lemak jenuh (seperti minyak inti sawit dan

minyak kelapa) dan dengan demikian semi padat pada suhu kamar.

Seperti semua minyak nabati lainnya, minyak sawit secara hukum

telah ditetapkan sebagai bebas kolesterol. minyak secara luas

digunakan sebagai minyak goreng, sebagai bahan margarin, dan

48

merupakan komponen dari banyak makanan olahan. Karena minyak

sawit tidak memiliki lemak jenuh setinggi minyak kedelai, minyak

jagung dan minyak bunga matahari, maka minyak kelapa sawit dapat

menahan panas deepfry ekstrim dan tahan terhadap oksidasi. Selain

itu juga dapat digunakan untuk mengobati luka-luka, dan sebagai

bahan baku untuk memproduksi sabun, mencuci bubuk, produk

perawatan pribadi, dan biofuel.

Gambar 3.2 Crude Palm Oil

3. Palm Kernel

Palm Kernel merupakan buah kelapa sawit yang telah

mengalami proses produksi, sehingga buah kelapa sawit ini tidak

memiliki minyak lagi.

49

Gambar 3.3 Palm Kernel

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam melakukan kegiatan usahanya, setiap perusahaan pasti memiliki

struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan gambaran perusahaan

yang mencerminkan susunan, wewenang dan tanggung jawab dari setiap

individu dalam perusahaan.

Gambar berikut ini menunjukkan struktur organisasi dari PT BGA :

50

Gambar 3.4 Struktur Organisasi PT. BGA (Tahun 2007)

51

3.1.4 Struktur Organisasi Departemen IT

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Departemen IT PT. BGA (Tahun 2009)

52

3.1.5 Pembagian Tugas dan Wewenang

3.1.5.1 Pembagian Tugas dan Wewenang secara keseluruhan

Penjabaran tugas dan wewenang masing–masing bagian

adalah sebagai berikut:

1. Director

• Bertanggung jawab secara langsung kepada President

Director dalam pengembangan sistem manajemen,

pengembangan bisnis baru mulai dari perencanaan

sampai dengan implementasinya sesuai dengan strategi

bisnis perusahaan.

• Memberikan rekomendasi untuk perbaikan serta

mengantisipasi resiko yang muncul pada saat ini dan

masa datang.

2. GM Engineering

• Bertanggung jawab kepada direksi terhadap

perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan pengelolaan

asset property perusahaan serta mendukung operation

dalam pengadaan unit peralatan baru dan penjualan unit

peralatan yang sudah tidak layak pakai.

53

3. Logistic

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam menyediakan

sarana dan prasarana guna menjalankan operasi

perusahaan.

• Mengatur sirkulasi persediaan dan pembelian kebutuhan

baik pusat maupun daerah.

4. PAD (Public Affair Development)

• Mengelola semua yang terjadi di dalam perusahaan yang

berkaitan dengan karyawan perusahaan secara

keseluruhan.

5. GIS (Geografic Information System)

• Perencanaan dan monitoring wilayah operasi dan

penanaman.

• Mengambil keputusan dan melakukan pertimbangan atas

seluruh permasalahan yang berhubungan dengan area

industri perusahaan.

6. Mill Operation

• Bertanggung jawab atas kelangsungan proses produksi.

54

7. Eng Support

• Bertanggung jawab dalam pemeliharaan dan perbaikan

aset perusahaan baik yang secara langsung mendukung

proses produksi.

8. GMP1 (General Manager Plantation 1)

• Bertanggung jawab kepada direksi terhadap

perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan pengelolaan

sumber daya yang dimiliki oleh perusahan.

9. R&D (Research and Development)

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal penelitian

dan pengembangan operasional perusahaan.

10. HR&GA

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal

pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia

yang berkualitas dan kompeten.

• Melakukan pengelolaan kerumahtanggaan perusahaan

secara keseluruhan.

• Mengambil keputusan dan melakukan pertimbangan atas

semua masalah yang berhubungan dengan SDM.

55

11. CC&SR (=CSR : Corporate Social Responsibility)

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal pengadaan

aktivitas sosial untuk kebersamaan dan kerjasama

terhadap masyarakat umum.

• Bertanggung jawab dalam mengembangkan program

kemitraan yang melibatkan pihak petani.

12. IT

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam

pengembangan, peningkatan, dan pemeliharaan sarana

IT dalam perusahaan, baik perangkat lunak maupun

perangkat keras.

• Melakukan komunikasi dan kordinasi dengan

manajemen dan bisnis eksekutif untuk mendapatkan dan

meningkatkan benefit dan kontribusi dari teknologi

informasi bagi perusahaan.

• Mengatur dan mengawasi pengembangan, implementasi,

pemeliharaan, dukungan dan pengamanan dari sistem

teknologi informasi perusahaan yg meliputi seluruh

aspek IT resource mulai dari people, infrastuktur,

aplikasi, dan data.

56

13. GM Finance

• Bertanggung jawab kepada direksi dengan tugas pokok

mengkoordinir hal–hal yang berhubungan dengan

anggaran dan pencatatan keuangan perusahaan

14. Acc&Finance

• Bertanggung jawab kepada GM Finance dalam hal

sistem pengelolaan keuangan perusahaan (arus kas dan

kecukupan dana).

• Perencanaan dan monitoring anggaran perusahaan.

• Memastikan seluruh proses dan sistem laporan keuangan

berjalan cepat dan akurat.

15. Adm Agro (APO : Administration Plantation Organization)

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam monitoring

dan penyediaan kebutuhan penanaman.

16. AQC (Agronomic Quality Control)

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal monitoring

kualitas bidang agronomi.

• Mengembangkan usaha peningkatan mutu produk

agronomi.

57

17. Purchasing

• Bertanggung jawab kepada direksi dengan tugas pokok

melakukan seleksi terhadap vendor jika diperlukan untuk

melakukan tender dan akan menilai kinerja vendor

secara periodik.

• Bertanggung jawab untuk membuat master data dari

vendor yang telah lolos seleksi, memastikan kebutuhan

organisasi terpenuhi, dan pengecekan atas barang serta

dokumen pembelian.

• Bertanggung jawab untuk mencarikan vendor/outsource

yang nantinya akan diseleksi oleh General manager

purchasing

18. Internal Audit

• Bertanggung jawab kepada direksi terhadap pelaksanaan

audit internal perusahaan guna menganalisa keakuratan

dan implementasi sistem prosedur yang berlaku.

• Memberikan rekomendasi untuk perbaikan serta

mengantisipasi resiko yang muncul pada saat ini dan

masa datang.

58

19. Commercial

• Bertangung jawab untuk mengumpulkan dan melakukan

analisa data marketing, menyusun brand policy sebagai

upaya pencitraan positif terhadap brand perusahaan, dan

melakukan pemantauan dan analisa mengenai harga

produk yang kompetitif yang digunakan dalam

menentukan price list.

• Bertanggung jawab atas jalannya operasional pemasaran

mulai dari perencanaan dan pelaksanaan pemasaran.

Dalam hal ini, melakukan pemasaran produk dan

bertanggung jawab atas pembuatan kontrak dengan

pelanggan baru.

3.1.5.2 Pembagian Tugas dan Wewenang Departemen IT

Penjabaran tugas dan wewenang masing–masing bagian

adalah sebagai berikut:

1. IT Dept. Head

a. Memimpin dan mengembangkan IT Department untuk

mencapai misi menyediakan informasi yang berkualitas

dan memberikan solusi teknologi informasi yang

mempunyai nilai tambah bagi perusahaan.

59

b. Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi dan

kebijakan teknologi informasi yang sejalan dengan visi,

misi, dan strategi bisnis dari perusahaan

c. Melakukan komunikasi dan kordinasi dengan

manajemen dan bisnis eksekutif untuk mendapatkan dan

meningkatkan benefit dan kontribusi dari teknologi

informasi bagi perusahaan.

d. Mengatur dan mengawasi pengembangan, implementasi,

pemeliharaan, dukungan dan pengamanan dari sistem

teknologi informasi perusahaan yang meliputi seluruh

aspek IT resource mulai dari people, infrastuktur,

applikasi, dan data.

e. Melakukan review dan memastikan keberhasilan sistem

informasi perusahaan, implementasi sistem SAP,

penyediaan fasilitas jaringan komunikasi, dukungan

ketersediaan dan kinerja sistem maupun pengamanan

sistem dan data informasi perusahaan.

2. Development Sub Department Head

a. Bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem

aplikasi IT mencakup SAP, report BI, ABAP custom

report dan Web untuk mendapat sistem aplikasi yang

efisien dan efektif bagi perusahaan.

60

b. Mengevaluasi desain sistem dan antar sistem untuk

memastikan kualitas dan compliance saat

pengembangan.

c. Mengevaluasi Sistem Desain terhadap Standar serta

kebijakan dalam Perusahaan

d. Mengevaluasi & menganalisa masalah–masalah yang

ada (mencari root cause dan alternative system

improvement)

e. Mengkomunikasikan sistem desain terhadap departemen

di luar IT yang terkait : GMP,APO,FAC dan lainnya.

f. Bertanggung jawab terhadap sistem aplikasi yang up to

date dan report yang konsisten

3. Technical Support Sub Department Head

‐ Pengembangan

a. Bertanggung jawab terhadap pengembangan

infrastruktur IT meliputi Storage, Network, Server,

Workstation dan peralatan IT lainnya untuk

mendapat solusi informasi yang efektif bagi

perusahaan.

b. Mengevaluasi dan memonitor penerapan standard

security control dari desain sistem untuk

meminimalisasi masalah

61

‐ Monitoring

a. Bertanggung jawab terhadap jalannya infrastruktur

IT agar dapat mencapai KPI yang telah ditetapkan

b. Bertanggung jawab atas ketersediaan infrastruktur IT

di Unit kerja

‐ Infrastruktur IT

a. Computer : PC Desktop dan Notebook

b. Peripherals : Printer, Monitor, UPS, AVR,

c. Network : LAN, VSAT, Lightning Arrester dan

peralatan IT lainnya

‐ User Security

a. Authorisasi user sesuai dengan desain system

4. Operational Support Sub Department Head

a. Mengkoordinasikan bersama dengan IT sub department

lainnya mengenai temuan-temuan atau masalah di

lapangan untuk meningkatkan kualitas sistem dan

infrastruktur IT.

b. Meningkatkan pengetahuan dan penguasaan atas sistem

dan infrastruktur IT dari level user terendah pemakai

sistem sampai level tertinggi (management) dalam hal

proses validasi, verifikasi dan pemanfaatan laporan

sistem

62

c. Membuat rencana kerja dan pengaturan jadwal

implementasi, training dan support

d. Meningkatkan pemahaman, pengetahuan dan kualitas

user mengenai sistem yang ada, sehingga dapat

meningkatkan kualitas atas data yang dimasukkan ke

dalam sistem

e. Melakukan koordinasi dengan unit Operational dan

Management untuk Service improvement

Berikut adalah pihak yang terlibat dalam proses Procurement pada PT

BGA:

1. Staf Departemen

• Bertanggung jawab dalam pembuatan PR (Purchase Requisition)

atas barang yang dibutuhkan staf departemen terkait. Staf

Departmen akan melakukan penerimaan barang atas PR yang

telah dibuat.

2. Manager Departemen

• Bertanggung jawab dalam mengontrol dan menyetujui PR

(Purchase Requisition) yang dibuat oleh staf departemen maupun

gudang wilayah.

63

3. Purchasing

• Bertanggung jawab dalam proses penawaran pembelian;

• Bertanggung jawab dalam proses perbandingan harga dari

vendor;

• Bertanggung jawab dalam pembuatan Purchase Order;

• Melakukan verifikasi terhadap BAPB (Bukti Acara Penerimaan

Barang) dan BAPP (Bukti Acara Penyerahan Pekerjaan) setelah

barang diterima bagian gudang.

4. Logistik

• Bertanggung jawab dalam penerimaan barang dan pembuatan

BAPB (Bukti Acara Penerimaan Barang) atas penerimaan barang

dari vendor serta mendistribusikan barang tersebut ke staf

departemen yang melakukan permintaan;

• Untuk pengiriman ke gudang wilayah, Logistik bertanggung

jawab mencari vendor pengiriman untuk melakukan pengiriman

barang dari kantor pusat (Jakarta).

5. Finance

• Bertanggung jawab dalam melakukan pembayaran atas pembelian

barang yang dilakukan oleh Purchasing dengan melakukan

verifikasi atas invoice vendor serta BAPB (Bukti Acara

64

Penerimaan Barang) dan BAPP (Bukti Acara Penyerahan

Pekerjaan).

6. Bagian Gudang

• Bertanggung jawab dalam penerimaan barang, pembuatan BAPB

(Bukti Acara Penerimaan Barang) serta pembuatan PR atas barang

kebutuhan yang tidak tersedia / tidak mencukupi;

• Bertanggung jawab mengatur sirkulasi barang masuk dan keluar.

3.1.6 Struktur Organisasi di SAP Business All-in-One versi 7.10

Berikut adalah system wide concept yang digunakan BGA Group

di SAP Business All-in-One :

Gambar 3.6 Struktur Organisasi di SAP Business All-in-One (tahun 2008)

65

Keterangan:

200 : PT. Bumitama Gunajaya Agro Group

BGAL : PT. Bumitama Gunajaya Agro Legal

WNLL : PT. Windu Nabatindo Lestari Legal

001 : Purchase Organization dari PT. Bumitama Gunajaya Agro

002 : Purchase Organization dari PT. Windu Nabatindo Lestari Legal

003 : Purchase Organization dari PT. Windu Nabatindo Lestari Legal

BGAO : BGA Jakarta Office

PNBE : Pundu Nabatindo Estate

PNBM : Pundu Nabatindo Mill

MPNR : Metro Pundu Region

3.2 Proses Procurement PT BGA

Sistem informasi Pembelian diterapkan oleh departemen Purchasing dan

Departemen Logistik. Sistem informasi ini berguna untuk menangani proses

pembelian, perencanaan pengadaan barang, serta memantau stok yang tersedia di

gudang.

66

Gambar 3.7 PT BGA Procurement cycle (sumber: PT BGA)

Sistem informasi pembelian di BGA menggunakan modul Material

Management di SAP Business All in One yang sudah terintegrasi dengan sistem–

sistem lainnya.

67

Staff DepartemenManager

Kepala Departemen

Owner

BagianPurchasing

VendorBarang

BagianLogistic

JasaTransportasi

BagianGudang

KantorWilayah

BagianPurchasingUnit Kerja

VendorJasa

7a1. PO belum release

7a3. PO belum release > 25 juta

2. PR release

3. RFQ

4. Quotation

5. DPH

6. Approve vendor

9. PO barang

10a1. SJ vendor + barang

11a1. SJ + barang

3. RFQ

4. Quotation

9a. PO barang

10A. Invoice Vendor

7b. PO jasa

8b. Invoice

1. PR belum release


12a1. SJ + barang

2. PR release

5. DPH

6. Approve vendor

11. Invoice Vendor

7b. PO jasa

8B. Invoice

KepalaPurchasing

7a2. PO belum release > 15 juta

8a1. PO release8a2. PO

release

8a3. PO release

13a1 + 11a2 BAPB + BAPP

Staff wilayah

1. PR belum release

KTU7a. PO barang belum release

8a. PO barang belum

release


11a3. BAPB

12a3. Barang

Gambar 3.8 Rich Picture Procurement cycle

68

1. PR (Purchase Requisition)

PR (Purchase Requisition) merupakan dokumen yang dibuat oleh

staff departemen untuk kantor pusat dan Bagian Gudang untuk unit

kerja yang berguna untuk meminta pembelian barang.PR (Purchase

Requisition) harus disetujui oleh kepala wilayah untuk unit kerja,

kepala departemen masing–masing untuk kantor pusat dan atau

direksi. Setelah PR (Purchase Requisition) disetujui maka status PR

akan menjadi Fully release. Setelah status PR menjadi Fully Release

maka PR akan di proses lebih lanjut oleh Departemen Perchasing

untuk proses selanjutnya.

Saat ini PR dibuat 2 bulan sebelum barang dibutuhkan untuk kantor

pusat hal ini dimaksudkan agar jika PR mengalami keterlambatan

dalam proses persetujuan. Untuk barang–barang untuk proses

produksi akan dipesan setiap bulan hal. Jumlah barang yang akan

dipesan untuk keperluan produksi didapat dari modul Production

Plan.

Gambar 3.9 Tampilan Purchase Requisition

69

2. RFQ (Request for Quotation)

RFQ merupakan dokumen yang dibuat pada saat Departemen

Purchasing menerima PR yang sudah berstatus Fully Release. Bagian

Purchasing akan mengirimkan RFQ ke vendor – vendor. Dokumen

RFQ ini digunakan untuk meminta harga yang ditawarkan oleh

vendor untuk item yang ada didalam dokumen PR. RFQ (Request For

Quotation) akan berisi daftar barang yang akan dibeli, jumlah barang

serta spesifikasi barang yang sesuai dengan PR.

Untuk saat ini data vendor akan diinput oleh departemen IT. Saat ini

hal tersebut tidak ada masalah namun hal ini dapat mengakibatkan

kecurangan.

Gambar 3.10 Tampilan Request for Quotation

3. Quotation

Quotation merupakan dokumen balasan dari vendor. Balasan ini

biasanya berisi harga barang–barang yang diminta pada RFQ

70

(Request For Quotation). Setelah Quotation diterima oleh

Departemen Purchasing, maka Quotation akan dijadikan panduan

untuk pembuatan DPH (Daftar Perbandingan Harga).

4. DPH (Daftar Perbandingan Harga)

Setelah menerima quotation–quotation dari vendor, sistem akan

membandingkan 1 quotation dengan quotation yang lainnya. Setelah

proses perbandingan selesai maka akan didapat 1(satu) penawaran

yang terbaik baik dari segi harga maupun kualitas vendor. Dokumen

DPH ini akan disetujui oleh Owner. Untuk saat ini Owner yang

memiliki tanggung jawab untuk menganalisa DPH dan menentukan

vendor yang akan dipakai. Setelah DPH disetujui oleh Owner, maka

DPH akan diberikan kembali kepada Departemen Purchasing untuk

proses selanjutnya.

Gambar 3.11 Tampilan Daftar Perbandingan Harga

71

5. PO (Purchase Order)

Setelah DPH disetujui oleh Owner maka akan didapat vendor yang

terbaik lalu Departemen Purchasing akan membuat PO (Purchase

Order) yang berisi nama barang, jumlah barang serta harga barang..

Unruk proses release PO / persetujuan PO, maka harus dilihat nilai

PO tersebut.

Untuk proses penyetujuan PR (Purchase Requisition) terdapat 3

tingkatan:

a. Tingkat rendah

Jika nilai PO kurang dari 5 juta rupiah dapat langsung diproses

jika sudah mendapat persetujuan dari Manager atau dapat

langsung diproses pada tingkat daerah.

b. Tingkat sedang

Jika nilai PO antara 5-25 juta rupiah harus dapat mendapat

persetujuan dari kepala departemen yang terkait dan Kepala

Departemen Purchasing

c. Tingkat tinggi

Jika nilai PO di atas 25 juta rupiah baru dapat dikatakan mendapat

persetujuan penuh setelah mendapat persetujuan dari 3

departemen (kepala departemen purchasing, kepala departemen

terkait, dan direksi)

72

Gambar 3.12 Tampilan PO (Purchase Order)

6. Invoice Vendor

Invoice Vendor merupakan dokumen dari vendor yang berisi tagihan

yang jumlahnya sesuai dengan nilai dari PO. Invoice vendor akan

diterima oleh Departemen Purchasing dan barang yang dikirimkan

oleh vendor akan langsung diterima oleh Departemen Logistik.

Invoice Vendor ini akan dipakai untuk invoice verification.

7. BAPB (Berita Acara Penerimaan Barang)

BAPB merupakan dokumen yang dibuat setelah Departemen Logistik

(untuk kantor pusat) atau Departemen Gudang (untuk unit kerja)

menerima barang yang dikirim oleh vendor. Setelah itu Departemen

Logistik akan mengirim BAPB (Berita Acara Penerimaan Barang) ke

Departemen Purchasing. Dokumen BAPB ini akan digunakan oleh

Departemen Purchasing pada saat Invoice Verification. Untuk di

kantor pusat setelah barang diterima oleh Departemen Logistik maka

73

Departemen Logistik akan langsung menyerahkan barang tersebut ke

departemen yang meminta (departemen yang membuat PR).

Pada saat penyerahan barang berlangsung tidak ada sebuah dokumen

yang menandakan bahwa barang tersebut telah benar diberikan

kepada departemen yang meminta dengan jumlah dan item barang

yang sesuai. Saat ini hal tersebut tidak bermasalah namun tidak

menutup kemungkinan akan terjadi kesalahpahaman ataupun

kecurangan.

Gambar 3.13Tampilan BAPB

74

8. BAPP (Berita Acara Penyerahan Pekerjaan)

BAPP merupakan dokumen yang dibuat ketika perusahaan menerima

jasa dari vendor jasa. Dokumen ini menandakan bahwa jasa telah

selesai dilakukan oleh vendor jasa. BAPP dibuat oleh Bagian Gudang

untuk unit kerja pada saat Bagian Gudang menerima barang dari jasa

transportasi. Dokumen ini akan diserahkan ke Departemen

Purchasing unit kerja yang akan dipakai untuk pembayaran jasa

kepasa vendor jasa.

Gambar 3.14 Tampilan BAPP

9. Invoice Verification

Invoice Verification dilakukan oleh Departemen Purchasing. Dalam

Invoice Verivication, Departemen Purchasing akan mengecek invoice

vendor, BAPB (Berita Acara Penerimaan Barang), dan BAPP (Berita

Acara Penyerahan Pekerjaan). Invoice Verivication dilakukan agar

pembayaran kepada vendor barang maupun vendor jasa tidak

mengalami kesalahan.

75

Gambar 3.15 Tampilan UI Pembuatan invoice

3.3 Permasalahan yang dihadapi

Permasalahan yang dihadapi oleh PT BGA antara lain:

1. User (departemen purchasing) masih belum terbiasa untuk menggunakan

aplikasi SAP yang diimplementasi pada PT BGA;

2. Fitur – fitur dalam sistem SAP belum seluruhnya digunakan secara optimal

sebagaimana yang diharapkan oleh perusahaan. Dalam hal ini pembuatan

Purchase Order (PO) dan Daftar Perbandingan Harga (DPH);

3. Terjadinya keterlambatan dalam proses persetujuan dokumen yang dapat

mengganggu proses operasional (produksi) perusahaan;

4. Pada proses bisnis saat ini terjadi perangkapan fungsi yaitu IT yang juga

memiliki otorisasi untuk menginput data vendor;

76

5. Tidak adanya sebuah dokumen sebagai bukti bahwa departemen Logistik

telah menyerahkan barang kepada staff departemen yang meminta

pembelian.

3.4 Analisis Kinerja Departemen IT

Analisa IT balanced scorecard dipakai untuk menganalisa kinerja departemen IT.

Untuk menjawab kebutuhan atas masalah–masalah yang dihadapi oleh

perusahaan dalam proses bisnis yang berhubungan dengan modul material

management, dilakukan evaluasi dengan metode IT Balanced Scorecard.

3.4.1 Menentukan Tujuan Strategis IT

Berikut adalah visi dan misi departemen IT perusahaan yang nantinya

akan diturunkan menjadi strategi dan tujuan strategis.

3.4.1.1 Visi, Misi, dan Strategi IT

Visi:

“Menjadi sebuah bisnis strategi bagi perusahaan bukan hanya

sebagai cost center tapi juga menjadi profit center”

Misi:

“Menyediakan sistem yang terintegrasi secara keseluruhan bagi

perusahaan sehingga IT tidak hanya sebagai penunjang namun

juga menjadi business strategy yang mendatangkan keuntungan

bagi perusahaan.”

77

Strategi:

• Menambah jalur komunikasi dan pengembangan

infrastruktur.

• Pengembangan aplikasi secara fleksibel.

• Memberikan training untuk semua user SAP.

• Meningkatkan kompetensi dan sikap team IT dalam

memberikan pelayanan yang terbaik.

3.4.1.2 Perbandingan Visi dan Misi

Berikut adalah perbandingan antara visi dan misi yang dimiliki

oleh perusahaan dan visi dan misi yang dimiliki oleh

departemen IT.

78

Gambar 3.16 Perbandingan Visi dan Misi

79

3.4.1.3 Pemetaan pada Perspektif IT Balanced Scorecard

Berikut adalah tujuan strategis IT perusahaan yang merupakan

perumusan dari strategi IT dari masing-masing perspektif IT

Balanced Scorecard.

Tabel 3.1 Pemetaan pada Perspektif IT Balanced Scorecard

IT Balanced

Scorecard

Strategi Tujuan Strategis

Perspektif

Kontribusi

Perusahaan

• Menambah jalur komunikasi

dan infrastruktur.

• Meningkatkan kompetensi

dan memberikan pelayanan

yang terbaik dari team IT.

• Mempercepat

pengendalian

masalah dalam

aplikasi.

Perspektif Orientasi

Pengguna

• Pengembangan aplikasi sesuai

dengan kebutuhan perusahaan

dan user.

• Peningkatan

kepuasan user.

Perspektif

Keunggulan

Operasional

• Memastikan ditanggulanginya

gangguan terhadap sistem

secara cepat dan tepat.

• Peningkatan

produktifitas user.

Perspektif Orientasi

Masa Depan

• Memberikan pelatihan untuk

semua user SAP.

• Peningkatan

pemahaman user.

80

3.4.1.4 Membangun Hubungan Sebab Akibat

Strategi IT

Menambah jalur komunikasi dan

infrastruktur

Pengembangan aplikasi sesuai

dengan kebutuhan perusahaan dan

user.

Memberikan pelatihan untuk semua user SAP

Mempercepat pengendalian

masalah dalam aplikasi

Kontribusi Perusahaan

Peningkatan produktifitas user

Peningkatan kepuasan user

Keunggulan Operasional

Peningkatan pemahaman user

Orientasi Masa Depan

1

2

5

3

4

Meningkatkan kompetensi dan

memberikan pelayanan yang

terbaik dari team IT.

6

Orientasi Pengguna

Gambar 3.17 Hubungan sebab akibat

81

Keterangan diagram hubungan sebab akibat:

1. Pemahaman user terhadap aplikasi akan meningkat apabila user yang

menggunakan aplikasi SAP diberikan pelatihan.

2. Peningkatan pemahaman user terhadap aplikasi akan meningkatkan

produktifitas user sehingga mampu meningkatkan profit perusahaan.

3. Produktifitas user dipengaruhi juga oleh pengendalian masalah yang

cepat.

4. Pengendalian masalah yang cepat harus didukung oleh penambahan

jalur komunikasi dan infrastruktur.

5. Peningkatan kepuasan user dipengaruhi oleh pengembangan sistem

yang fleksibel.

6. Pengendalian masalah dipengaruhi oleh kompetensi dan sikap team IT

dalam memberikan pelayanan yang terbaik.

3.4.2 Ukuran Strategis dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard

Masing–masing dari tujuan strategis IT Balanced Scorecard dijabarkan

menjadi beberapa ukuran strategis. Setiap ukuran strategis harus memiliki

sasaran strategis seperti yang terdapat pada tabel 3.2.

82

Tabel 3.2 Ukuran dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard Ukuran Strategis Sasaran Strategis

Perspektif Kontribusi Perusahaan

A. Mempercepat pengendalian masalah dalam aplikasi.

A1. % masalah yang dapat diselesaikan 90%

Perspektif Orientasi Pengguna

A. Peningkatan kepuasan user.

A1. % Kemampuan aplikasi mendukung

pekerjaan.

87.5%

A.2 % Kepuasan user terhadap kinerja SAP. 80%

Perspektif Keunggulan Operasional

A. Peningkatan produktifitas user.

A1. % Pekerjaan yang selesai tepat waktu

karena menggunakan SAP.

80%

Perspektif Orientasi Masa Depan

A. Peningkatan pemahaman user.

A1. % Tingkat pemahaman user terhadap

aplikasi SAP

90%

3.4.2.1 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis

Perolehan informasi untuk pengukuran kinerja SAP dilakukan

dengan 2 cara yaitu wawancara dan data. Pengukuran bertujuan

untuk melakukan perbandingan tiap tujuan strategis dengan

83

kondisi yang ada di perusahaan saat ini. Tabel 3.3 menunjukkan

cara memperoleh informasi untuk melakukan pengukuran.

Tabel 3.3 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis

Ukuran Strategis Instrumen Pengukuran

Perspektif Kontribusi Perusahaan W D

A. Mempercepat pengendalian masalah dalam aplikasi.

A1. % masalah yang dapat diselesaikan X

Perspektif Orientasi Pengguna W D

A. Peningkatan kepuasan user.

A1. % Kemampuan aplikasi mendukung

pekerjaan.

X

A2. % Kepuasan user terhadap kinerja SAP. X

Perspektif Keunggulan Operasional W D

A. Peningkatan produktifitas user.

A1. % Pekerjaan yang selesai tepat waktu

karena menggunakan SAP.

X

Perspektif Orientasi Masa Depan W D

A. Peningkatan pemahaman user.

A1. % Tingkat pemahaman user terhadap

aplikasi SAP

X

Keterangan: W = Wawancara D = Data

84

3.4.2.2 Pengukuran Perspektif Setiap Pertanyaan

Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif kontribusi

perusahaan adalah:

A. Tujuan strategis: Mempercepat pengendalian masalah

dalam aplikasi.

A1. % masalah yang dapat diselesaikan

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan

berapa banyak permasalahan yang berkaitan dengan

SAP yang mampu ditangani oleh departemen TI tepat

waktu.

Sasaran strategis: 90%

B. Tujuan strategis: Peningkatan kepuasan user.

A1. % Kemampuan aplikasi mendukung pekerjaan.


seberapa efektif SAP menunjang kebutuhan user dalam

menyelesaikan pekerjaannya.

Sasaran strategis: 87.5%

85

A2. % Kepuasan user terhadap kinerja SAP.


tingkat kepuasan user menggunakan SAP dalam

menunjang pekerjaannya.


C. Tujuan strategis: Peningkatan produktifitas user.

A1. % Pekerjaan yang selesai tepat waktu karena

menggunakan SAP


seberapa banyak permasalahan berkaitan dengan SAP

yang dapat diselesaikan tepat waktu sehingga dapat

meningkatlan kepuasan user


D. Tujuan strategis: Peningkatan pemahaman user.

A1. % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP

86


seberapa besar tingkat pemahaman user terhadap sistem

SAP yang saat ini digunakan oleh perusahaan.


3.4.3 Hasil Pengukuran Kinerja Sistem

Pengukuran terhadap kinerja sistem dengan pendekatan 4 perspektif yang

ada dengan mengumpulkan data dengan melakukan pengambilan data

secara langsung maupun wawancara. Hasil dari pengukuran dan

pengolahan data–data tersebut sebagai berikut:

A. Tujuan strategis: Mempercepat pengendalian masalah dalam

aplikasi.

A1. % masalah yang dapat diselesaikan.

Jumlah permasalahan yang terselesaikan dapat dilihat dari hasil

wawancara yang diajukan kepada departemen IT tentang

ketidaknyamanan fitur SAP melalui pertanyaan no 3:

o Berapa masalah yang dapat diselesaikan setelah aplikasi SAP

diimplementasi?

Hasil:

Masalah yang dapat diselesaikan disajikan dalam persentase

87

Bulan Jumlah Masalah yang

dapat diselesaikan

tepat waktu

Agustus 2009 92%

September 2009 100%

Oktober 2009 100%

November 2009 100%

Desember 2009 88%

Sasaran strategi: 90%

Hasil:

Rata–rata: 96%

B. Tujuan strategis: Peningkatan kepuasan user.

A1. % Kemampuan aplikasi mendukung pekerjaan.

Pengukuran persentase aplikasi SAP yang mendukung pekerjaan

dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui wawancara

yang diajukan kepada kepala departemen purchasing dalam butir

pertanyaan no 3 dalam perspektif orientasi pengguna.

Pertanyaannya adalah sebagai berikut.

o Apakah aplikasi SAP telah benar–benar mendukung semua

proses?

Hasil: Aplikasi SAP belum mendukung semua proses

88

Dokumen Hasil Wawancara

PR (Purchase

Requisition)

Sistem sudah mendukung.

RFQ(Request for

Quotation)

Sistem dianggap tidak mendukung

karena masalah delivery date.

DPH Sistem dianggap tidak mendukung

karena format DPH sulit untuk

dibandingkan.

PO(Purchase Order) ‐ Sistem dianggap kurang

mendukung karena dalam

pembuatan PO masih harus

mengentri data–data (tidak secara

otomatis).

‐ Masalah penyesuaian harga dalam

PO karena sering ada selisih.

‐ Nomor PR harus input kembali.

‐ Tidak ada item description

‐ No PO tidak urut.

‐ Keterbatasan karakter

BAPB (Bukti Acara

Penerimaan Barang)


89

BAPP (Bukti Acara

Penyerahan Pekerjaan)


Laporan Report yang dibutuhkan belum

tersedia dalam SAP, seperti:

o Laporan Item masuk

o Laporan Item release

o Laporan PO release

o Laporan PO diterima

o Laporan History Price

o Laporan Kecenderungan Harga

o Laporan kemampuan item

diproduksi per purchaser, dan per

bulan

o Laporan PR Outstanding

Perhitungan:

Dari 7 dokumen yang dihasilkan, aplikasi SAP hanya mampu

mendukung 4 dokumen.

4/7 * 100% = 57%

Sasaran strategi: 87.5%

Hasil: 57%

90

A2. % Kepuasan user terhadap kinerja SAP.

Pengukuran persentase aplikasi SAP yang mendukung pekerjaan

dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui wawancara

yang diajukan kepada user SAP (Staf departemen purchasing)

dalam butir pertanyaan no 1, dalam perspektif orientasi

pengguna. Pertanyaannya adalah sebagai berikut.

o Apakah tampilan aplikasi user friendly?

Hasil: Aplikasi SAP belum user friendly.

Dari informasi yang didapat diketahui bahwa aplikasi SAP

dianggap belum user friendly. Hal ini dikarenakan aplikasi

SAP belum memenuhi kebutuhan user terhadap kinerja SAP

menurun. Dari hasil wawancara maka dapat disimpulkan

kepuasan user terhadap kinerja SAP sebesar 50%.


Hasil: 50%

C. Tujuan strategis: Peningkatan produktifitas user.

A1. % Pekerjaan yang selesai tepat waktu karena menggunakan SAP.

Pengukuran persentase waktu yang diperlukan dalam pekerjaan

user dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui

wawancara kepada kepala departemen departemen purchasing

pada pertanyaan no 2.

91

o Apakah Aplikasi SAP mempercepat proses bisnis yang

behubungan dengan modul material management?

Hasil:

Sudah tapi masih belum maksimal

Parameter Target Kondisi sekarang

PR diterima – release 7 hari Sudah 80% target tercapai

Proses PO – PO release 15 hari Sudah 40% target tercapai

PO diproses – BAPB Sudah 90% target tercapai

BAPP Sudah 90% target tercapai

Dari data yang diperoleh ada 4 proses, maka dapat

disimpulkan:

PR diterima – release 80%

Proses PR – PO release 40%

PO diproses – BAPB 90%

BAPP 90%

Rata-rata : 75%

Sasaran strategi: 80%

Hasil: 75%

92

D. Tujuan strategis: Peningkatan pemahaman user.

A1. % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP

Pengukuran persentase tingkat pemahaman user terhadap

aplikasi SAP dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui

wawancara yang diajukan kepada user SAP (departemen

purchasing) dalam pertanyaan no.3. Pertanyaan tersebut sebagai

berikut:

o Berapa tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP?

Hasil:

Cukup paham. Hal ini didukung dengan pengetahuan tentang

aplikasi SAP yang dimiliki oleh user. Dari hasil wawancara,

pemahaman user mencapai 80%. Tapi karena aplikasi SAP

tidak bisa mendukung sepenuhnya maka kadang kala tingkat

pemahaman user dianggap rendah.


Hasil: 80%

93

3.4.4 Evaluasi Hasil Pengukuran Kinerja Sistem

Secara lebih ringkas hasil pengukuran kinerja sistem dapat dilihat pada

tabel 3.4 berikut ini:

Tabel 3.4 Ringkasan hasil pengukuran kinerja divisi IT

Perspektif Sasaran Strategis Hasil Pengukuran

Kontribusi Perusahaan 80% 96%

Orientasi Pengguna 70% 53,5%

Keunggulan Operasional 70% 75%

Orientasi Masa Depan 80% 80%

Rata – rata 76,12%

Hasil pengukuran dari tabel 3.4 dapat digambarkan dalam bentuk grafik.

Grafik tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.18 berikut ini:

94

Gambar 3.18 Grafik hasil pengukuran kinerja divisi IT

Setelah dilakukan pengukuran melalui perspektif IT Balanced Scorecard,

maka dapat dilakukan evaluasi hasil pengukuran terhadap hasil rata-rata

pencapaian yang diperoleh oleh masing-masing perspektif. Dari keempat

perspektif di atas, melalui konsultasi dan pertimbangan dari PT BGA,

maka dapat dibuat 4 kategori bobot / nilai range persentase sebagai

berikut:

• 0% - 25% : Warning

• 26% - 50% : Challenged

• 26 % - 75% : Good

• 76% - 100% : Very Good

95

Atas dasar range tersebut maka dari hasil pengukuran keempat perspektif

tadi, sistem SAP Business All-in-One versi 7.10 di PT BGA saat ini

termasuk dalam kategori Very good dengan rata-rata 76,12%.

bab 3 analisis dan evaluasi sistem yang berjalan …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00686-si bab...

Documents