bab 3 analisis sistem yang berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00840-ka...
TRANSCRIPT
92
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Inti Kapuas International merupakan anak perusahaan dari PT
Inti Agri Resources Tbk. Perusahaan ini awalnya berdiri pada tahun 1999
dengan nama PT Inti Indah Karya Plasindo Tbk (IIKP) yang bergerak di
bidang produksi kantong plastik. Pada bulan Maret 2005, PT Inti Indah
Karya Plasindo Tbk memutuskan untuk mengubah haluan dan memasuki
bisnis ikan hias melalui kemitraan dengan penangkaran arowana
tradisional di Kalimantan Barat. Memang banyak pihak yang awalnya
meragukan langkah IIKP ini, yang disertai perubahan nama menjadi PT
Inti Kapuas Arowana. Core competence bisnis kantong plastik dan bisnis
ikan arowana sungguh berbeda. Namun kinerja perusahaan membuktikan
sebaliknya, PT Inti Kapuas Arowana berhasil unggul dalam bisnis baru
ini.
Seiring berjalannya waktu, terjadi perlambatan perekonomian
dunia dan meningkatnya popularitas ikan hias lain seperti koki, maskoki
dan louhan, tampaknya memberikan tekanan pada kinerja PT Inti Kapuas
Arowana. Oleh karena itu, PT Inti Kapuas Arowana merasa perlu
bertindak. Pada bulan April 2008, PT Inti Kapuas Arowana mengubah
namanya menjadi PT Inti Agri Resources Tbk yang menandakan
93
keinginannya untuk melakukan diversifikasi pada bidang bisnis lain.
Akan tetapi, bisnis arowana tetap menjadi fokus utama perusahaan
sehingga didirikan anak perusahaannya, yaitu PT Inti Kapuas
International yang khusus menjalani bisnis arowana ini.
PT Inti Kapuas International memiliki merek dagang
“shelookRED” untuk ikan arowananya. Kata shelookRED (she looks red)
yang secara harafiah diterjemahkan sebagai “dia (wanita itu) terlihat
merah” dimaksudkan untuk melukiskan keindahan Arowana Super Red
(Arowana Merah) layaknya gadis cantik dengan rona merah. Kata
“Shelook” merupakan penulisan ulang kata siluk yang dalam bahasa asli
masyarakat pedalaman Kalimantan, berarti arowana. Arowana
shelookRED merupakan hasil dari proses seleksi yang ketat dalam
menjaga kualitas genetik dan bentuk anatomi yang optimal dari ikan
arowana. Semua ikan shelookRED telah dibudidayakan dan dipelihara
dalam lingkungan yang dikontrol dan dimonitor secara ketat oleh
spesialis ikan arowana.
PT Inti Kapuas International sebagai pemegang merek dagang
shelookRED adalah perusahaan penangkaran dan distribusi Arowana
Merah terbesar di Indonesia. Saat ini PT Inti Kapuas International
mengoperasikan lima tambak di berbagai lokasi yang terletak di
Kalimantan dan beberapa proshop yang berada di Indonesia, seperti Solo,
Surabaya, Jakarta, dan Bandung. Sementara itu, PT Inti Kapuas
International juga memiliki agen dalam negeri yang terletak di Semarang,
Makassar, dan Cirebon. Pangsa pasar PT Inti Kapuas International juga
94
meluas ke dunia international, seperti Thailand, Cina, Jepang, dan
Hongkong.
Sebagai pemain utama di industri ikan hias arowana, PT Inti
Kapuas International menyadari pentingnya peranan perusahaan dalam
program konservasi alam dan berinisiatif untuk berpegang teguh pada
standar internasional dalam aktivitas perdagangannya. Jadi, PT Inti
Kapuas International hanya menjual Arowana Merah hasil penangkaran,
bukan hasil tangkapan liar. Komitmen PT Inti Kapuas International
dalam program konservasi ini secara resmi telah dikonfirmasi oleh
terdaftarnya nomor registrasi CITES A-ID-519 untuk merk
“shelookRED” dan A-ID-528 untuk merk “TreasuREDragon”. Perlu
diketahui, bahwa CITES (Convention on International Trade in
Endangered Species) adalah suatu lembaga internasional yang
melindungi perdagangan spesies flora dan fauna langka. Oleh karena itu,
maka secara spesifik, setiap ikan Arowana Merah yang dijual telah
didaftarkan dan diberi microchip, disertai dengan sertifikat resmi sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Menjadi pemain kelas dunia di bidang penangkaran dan perdagangan
ikan Arowana Merah, dengan tetap menjaga kelestariannya dan
mematuhi peraturan internasional yang berlaku.
95
Misi
1. Lebih memperkenalkan ikan Arowana Merah sebagai satwa asli
Indonesia ke seluruh tanah air dan negara-negara lain di dunia.
2. Turut menjaga keseimbangan populasi ikan Arowana Merah agar
tidak punah.
3. Melakukan riset secara modern dan berkesinambungan agar
didapatkan cara mengembangbiakan dan memelihra ikan Arowana
Merah yang dilakukan dengan teknologi tinggi dan tepat guna.
96
3.1.3 Struktur Organisasi
3.1.3.1 Struktur Organisasi Pusat
IT Vice Director
Operational Vice
Director
Marketing & Sales Vice Director
Financial & Accounting
Vice Director
HRGA Vice
Director
HRGA Director
ME Manager
R & D Manager
Operational Manager Jakarta
Operational Manager
Kalimantan
International Marketing & Sales Manager
Board of Commissioners
President Director
Marketing & Sales Director
Domestic Marketing &
Sales Manager
Operational Director
Financial &
Accounting Director
IT Manager
IT Director
Financial & Accounting
Manager
HRGA Manager
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pusat
(Sumber: HRGA PT Inti Kapuas International, 2009)
97
3.1.3.2 Struktur Organisasi Proshop
Proshop Manager
Administration Officer
Cashier
Sales officer
Marketing Officer
Courier
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Proshop
(Sumber: HRGA PT Inti Kapuas International, 2009)
98
3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang
Adapun pembagian tugas dan wewenang masing-masing bagian
pada PT Inti Kapuas International adalah sebagai berikut:
Operational Director & Vice Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai hal-hal
operasional dan divisi-divisi yang dikepalainya, seperti mechanical
engineering, research and development, operational daerah Jawa, dan
operational daerah Kalimantan.
Marketing & Sales Director & Vice Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai penjualan
perusahaan baik penjualan domestik maupun penjualan di luar negeri.
Menyusun strategi penjualan dan pemasaran untuk meningkatkan laba
perusahaan.
Financial & Accounting Director & Vice Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai arus kas
perusahaan, perencanaan investasi, dan anggaran-anggaran biayanya.
Menyusun strategi anggaran perusahaan untuk masa mendatang.
Human Resources & General Administration (HRGA) Director & Vice
Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai sumber daya
manusia perusahaan dan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan
administrasi perusahaan.
99
IT Director & Vice Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai manajemen
teknologi informasi, yang mencakup investasi hardware dan software
dalam perusahaan sehingga memberikan nilai tambah bagi
perusahaan.
Mechanical Engineering (ME) Manager
Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelian peralatan
teknis, seperti mesin-mesin dan listrik yang dibutuhkan dalam setiap
departemen perusahaan.
Bertanggung jawab dalam melakukan day to day operasional yang
meliputi tindakan preventive dan corrective untuk pekerjaan ME agar
tidak menggangu proses binis perusahaan.
Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam hal pengelolaan
peralatan teknis.
Research and Development (R & D) Manager
Bertanggung jawab kepada operational director mengenai penelitian
dan pengembangan yang dilakukan untuk menghasilkan produk yang
berkualitas, meliputi ikan arowana, makan kesehatan, dan obat-
obatan.
Mengidentifikasi kebutuhan dana penelitan dan pengembangan agar
dapat sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan.
Mengatur dan mengawasi pekerjaan staf-stafnya dalam melakukan
penelitian dan pengembangan produk.
100
Operational Manager Jawa
Mengawasi transaksi pembelian dan penjualan yang dilakukan oleh
kantor pusat maupun proshop yang terletak di pulau Jawa.
Melakukan koordinasi dengan operational manager Kalimantan
dalam pendistribusian produk, terutama ikan arowana, dari tambak
yang berada di pulau Kalimantan ke proshop yang berada di pulau
Jawa.
Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam melaksanakan
kegiatan operasional.
Operational Manager Kalimantan
Bertanggung jawab dalam pengelolaan tambak dan pelaporan proses
produksi.
Mengawasi hal-hal yang berhubungan dengan perkembangbiakan
(proses produksi) ikan arowana.
Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam melaksanakan
kegiatan operasional.
International Marketing & Sales Manager
Bertanggung jawab kepada marketing & sales director mengenai
penjualan-penjualan yang terjadi di berbagai agen internasional,
seperti China, Thailand, Jepang, Jerman, dan Hongkong.
Berkoordinasi dengan agen-agen internasional untuk meningkatkan
penjualan internasional.
Menganalisis penjualan yang terjadi dan memberikan rekomendasi
untuk meningkatkan penjualan internasional.
101
Menyusun laporan-laporan penjualan dari setiap agen internasional.
Melakukan pengawasan terhadap staf-stafnya dalam hal pemasaran
dan penjualan produk di wilayah internasional.
Domestic Marketing & Sales Manager
Bertanggung jawab kepada marketing & sales director mengenai
penjualan-penjualan yang terjadi di proshop domestik dan agen dalam
negeri.
Mengelola proshop-proshop domestik.
Menganalisis penjualan yang terjadi dan memberikan rekomendasi
untuk meningkatkan penjualan domestik.
Menyusun laporan-laporan penjualan dari setiap proshop domestik.
Melakukan pengawasan terhadap staf-stafnya dalam hal pemasaran
dan penjualan produk di wilayah domestik.
Financial & Accounting Manager
Mengelola keuangan sehari-hari pada kantor pusat maupun kantor
cabang, termasuk pergerakan aktiva yang terjadi.
Bertanggung jawab dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan
yang akan digunakan oleh pihak internal maupun eksternal.
Mengoordinasikan pekerjaan staf-stafnya dalam hal keuangan.
Human Resources & General Administration (HRGA) Manager
Merekrut sumber daya manusia agar dapat menjadi aset perusahaan.
Melakukan perencanaan dan pelatihan terhadap sumber daya manusia
yang ada di perusahaan.
102
Mengelola seluruh administrasi yang dibutuhkan perusahaan dalam
mendukung kegiatan operasionalnya.
Berkoordinasi dengan semua bagian yang ada di perusahaan dalam
rangka merekrut karyawan baru.
IT Manager
Mengelola teknologi informasi yang ada di perusahaan untuk
mendukung proses bisnis perusahaan.
Merekomendasikan penggunaan teknologi informasi yang lebih
efektif dan efisien untuk perusahaan dalam mendukung proses
bisnisnya.
Bekerjasama dengan bagian HRGA untuk memberikan pelatihan
kepada karyawan dalam pengunaan sistem informasi perusahaan.
Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam pengembangan
teknologi informasi perusahaan.
Proshop Manager
Bertanggung jawab dalam pelaksanaan semua kebijakan yang berlaku
pada proshop.
Mengawasi semua kegiatan operasional yang terjadi pada proshop.
Bertanggung jawab pada strategi pemasaran dan perkembangan
proshop.
Mengambil keputusan yang berkaitan dengan proshop yang
dipimpinnya.
103
Bertanggung jawab dalam penyediaan arowana dan perlengkapan
lainnya jika marketing officer melaporkan bahwa stok berada pada
angka minimum dalam proshop terkait.
Mengawasi pekerjaan staf-stafnya agar sesuai dengan kebijakan yang
berlaku pada proshop.
Administration Officer
Bertanggung jawab dalam pengelolaan seluruh administrasi dan
dokumen-dokumen kantor cabang untuk dipertanggung jawabkan
kepada proshop manager.
Bertanggung jawab dalam mengelola database pelanggan proshop.
Bertanggung jawab dalam membuat laporan pengeluaran, persediaan,
dan penjualan bulanan kepada proshop manager.
Bertanggung jawab membeli peralatan dan perlengkapan yang
dibutuhkan oleh proshop terkait.
Cashier
Bertanggung jawab dalam mengelola dan membukukan anggaran
dana operasional (petty cash) dari pusat untuk keperluan operasional
harian di cabang.
Menerima pembayaran baik secara lunas maupun dengan DP (Down
Payment) dari pelanggan berdasarkan sales order.
Melaporkan semua pengeluaran dan pemasukan kepada
administration officer.
Sales officer
Mencatat data pelanggan.
104
Membuat sales order dan delivery order.
Marketing Officer
Melakukan pemasaran produk yang ada pada proshop terkait.
Melayani pelanggan, baik secara langsung atau pun melalui media
elektronik (email).
Melakukan penjualan produk sesuai dengan target yang diberikan.
Courier
Bertanggung jawab dalam melakukan packing pesanan pelanggan.
Bertanggung jawab dalam melakukan pengiriman pesanan kepada
pelanggan sekaligus meminta otorisasi pelanggan pada surat jalan
bahwa pesanan telah diterima.
Bertanggung jawab dalam memelihara arowana agar tetap dalam
kondisi yang baik, termaksud mengganti air akuarium seminggu
sekali, sehingga layak untuk dijual.
Bertanggung jawab dalam memastikan ketersediaan arowana,
makanan ikan, dan perlengkapan lainnya dalam proshop yang terkait.
3.2 Proses Bisnis yang Berjalan
3.2.1 Proses Bisnis Penjualan
Proses bisnis penjualan pada PT Inti Kapuas International dimulai
ketika pelanggan datang ke proshop untuk melakukan pembelian.
Awalnya, pelanggan dilayani oleh marketing officer untuk melihat-lihat
produk yang tersedia di dalam proshop tersebut, yaitu Arowana Merah,
makanan ikan, dan perlengkapan ikan. Jika pelanggan ingin membeli
105
salah satu produk, maka marketing officer membawa pelanggan ke sales
counter. Di sales counter, sales officer membuat sales order (SO)
sebanyak 4 rangkap yang berisi produk-produk yang ingin dibeli oleh
pelanggan. Setelah sales order dicetak, maka sales order sebanyak 4
rangkap tersebut diserahkan oleh sales officer ke cashier.
Di bagian cashier, pelanggan dapat membayar secara lunas atau
pun sebagian dari total pembelian yang dilakukan (DP). Jika pembayaran
dilakukan secara DP, maka SO sebanyak 4 rangkap tersebut akan
dicantumkan jumlah DP dan sisa yang harus dibayar. Ketika pelanggan
melakukan pembayaran DP tersebut, maka SO rangkap ke-1 diberikan
kepada pelanggan, sedangkan SO rangkap ke-2, 3, dan 4 tetap dipegang
oleh cashier sampai pelanggan melunasinya. Produk yang telah dipesan
pelanggan akan dipisahkan ke area pemesanan. Apabila pelanggan tidak
melunasinya dalam jangka waktu 2 minggu, maka SO tersebut akan
dinyatakan batal dan uang DP hanya akan dikembalikan sebesar 50 %
dari jumlah yang telah dibayar dan produk yang telah dipesan tersebut
dikeluarkan dari area pemesanan agar dapat dijual kembali.
Setelah pelanggan melunasi total pembelian yang tertera pada SO,
maka cashier memberi tanda lunas pada SO 4 rangkap tersebut. SO
rangkap ke-2 diarsip oleh cashier, sedangkan SO rangkap ke-1, 3, dan 4
diserahkan kembali ke sales officer untuk dibuatkan delivery order (DO)
sebanyak 2 rangkap.
Jika pelanggan ingin langsung membawa pesanannya, maka DO
diotorisasi langsung oleh pelanggan di counter tersebut dan pesanannya
106
akan di-packing oleh courier. Kemudian pesanan tersebut diserahkan
kepada pelanggan beserta SO rangkap ke-1. DO rangkap ke-2 yang telah
diotorisasi beserta SO rangkap ke-4 langsung diserahkan kepada
administration officer. DO rangkap ke-1 dan SO rangkap ke-3 diarsip
oleh sales officer.
Jika pelanggan meminta pesanannya untuk dikirim ke alamat
tertentu, maka SO rangkap ke-1 diserahkan kepada pelanggan untuk
dibawa pulang dan DO sebanyak 2 rangkap akan diserahkan kepada
courier. Courier akan melakukan packing berdasarkan DO tersebut dan
mengirimkan pesanan ke alamat yang dituju. Setelah pesanan diterima,
pelanggan akan mengotorisasi DO 2 rangkap yang akan dibawa kembali
oleh courier dan diserahkan kepada sales officer. DO rangkap ke-2 yang
telah diotorisasi beserta SO rangkap ke-4 langsung diserahkan kepada
administration officer oleh sales officer. Sedangkan DO rangkap ke-1 dan
SO rangkap ke-3 diarsipkan oleh sales officer.
Administration officer menerima SO rangkap ke-4 dan DO
rangkap ke-2 dari sales officer. Berdasarkan SO dan DO tersebut,
administration officer akan membuat rekapitulasi penjualan. Setiap akhir
bulan, administration officer akan membuat laporan administrasi dan
laporan penjualan bulanan yang akan diserahkan kepada proshop
manager, dan laporan-laporan tersebut akan diserahkan ke kantor pusat
guna keperluan pembukuan oleh bagian financial & accounting.
107
Gambar 3.3 Proses Bisnis Penjualan
108
Gambar 3.4 Sistem Aplikasi Penjualan
3.2.2 Proses Bisnis Pembelian
Proses bisnis pembelian pada PT Inti Kapuas International
dimulai ketika operational staff, baik Jawa maupun Kalimantan,
melaporkan bahwa stok produk yang dijual (ikan, makanan ikan, dan
perlengkapannya) berada pada stok minimum kepada operational
manager, baik Jawa maupun Kalimantan, sesuai dengan tanggung jawab
wilayah masing-masing. Pada kondisi tersebut, operational staff akan
membuat purchase requisition (PR) untuk diajukan kepada operational
manager.
Operational manager akan melakukan pengecekan terhadap PR
yang dibuat oleh operational staff. Apabila PR sesuai dengan kondisi
persediaan, maka operational manager akan mengotorisasi PR tersebut
agar dapat menjadi referensi pembuatan purchase order (PO). PO akan
dibuat oleh operational staff sebanyak 3 rangkap. PO rangkap ke-1 akan
109
diserahkan kepada pemasok untuk memproses pembelian. Sementara PO
rangkap ke-3 akan diserahkan kepada bagian financial & accounting agar
bagian tersebut dapat mempersiapkan dana yang dibutuhkan untuk
memproses pembelian. PO rangkap ke-3 tersebut diarispkan oleh bagian
financial & accounting. Kemudian PO rangkap ke-2 akan diarsipkan oleh
operational staff.
Saat pemasok mengirimkan produk yang dipesan, maka
operational staff akan menerima invoice dari pemasok dan melakukan
pengecekan terhadap kesesuaian produk yang dipesan. Apabila produk
yang diterima sesuai, maka bagian operational staff akan mencatat
penerimaan produk tersebut ke dalam kartu persediaan. Setelah itu,
operational staff akan melaporkan dan menyerahkan invoice kepada
bagian financial & accounting. Berdasarkan invoice tersebut, bagian
financial & accounting akan melakukan pembukuan terhadap perubahan
jumlah persediaan. Lalu bagian financial & accounting akan
menyelesaikan pembayaran sesuai dengan kesepakatan dan menerima
kuitansi lunas dari pemasok. Kemudian invoice akan diberi tanda lunas
oleh bagian financial & accounting. Invoice ini akan dijadikan sebagai
dokumen sumber dalam melakukan pembukuan dan kuitansi akan
dijadikan sebagai dokumen pendukungnya.
110
Gambar 3.5 Proses Bisnis Pembelian
111
Gambar 3.6 Sistem Aplikasi Pembeliaan
3.2.3 Proses Bisnis Perekrutan Karyawan
Proses bisnis perekrutan karyawan dimulai dari manager bagian
yang membutuhkan karyawan mengisi formulir permintaan karyawan
(FPK) dan diserahkan ke bagian HRGA. FPK tersebut akan dicek oleh
manager HRGA, apabila memang sesuai dengan kebutuhan, maka
manager HRGA akan mengotorisasi FPK tersebut dan diserahkan kepada
stafnya untuk diproses. Berdasarkan FPK yang telah diotorisasi, staf
HRGA akan membuka lowongan perkerjaan di berbagai media, baik itu
media cetak maupun elektronik, di mana pemilihan media disesuaikan
dengan waktu dan biaya yang tersedia.
112
Formulir lamaran kerja (FLK) yang masuk akan dicek dan
disaring oleh staf HRGA sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Setelah
terpilih calon karyawan yang sesuai, maka form lamaran kerja akan
diserahkan kepada manager HRGA untuk diotorisasi. Jika calon
karyawan tersebut disetujui oleh manager, maka staf HRGA akan
melakukan pemberitahuan kepada calon karyawan bersangkutan
mengenai jadwal tes tertulis dan wawancara selanjutnya.
Calon karyawan yang lulus tes tertulis dan wawancara akan
menandatangani surat kontrak dan dapat mulai bekerja di perusahaan
sesuai dengan perjanjian. Karyawan tersebut akan ditempatkan ke bagian
atau departemen yang memerlukannya sesuai dengan FPK. Dokumen
FPK, FLK, dan surat kontrak akan diarsipkan.
113
Gambar 3.7 Proses Bisnis Perekrutan Karyawan
114
3.2.4 Proses Bisnis Penggajian
Proses bisnis penggajian dilakukan berdasarkan catatan data
aktifitas karyawan yang disimpan oleh bagian HRGA. Catatan data
aktifitas karyawan diperoleh saat karyawan melakukan absensi dengan
cara memasukkan kartu absensi karyawan ke dalam mesin pencetak jam
kerja karyawan. Setiap akhir bulan bagian HRGA akan menghitung
kinerja karyawan berdasarkan absensi tersebut. Kemudian bagian HRGA
akan menghitung gaji pokok, bonus, tunjangan, asuransi, serta uang
lembur.
Apabila dalam sebulan jumlah kehadiran karyawan tidak sesuai
dengan jam kerja (di luar alasan karyawan sakit, izin, diperintahkan kerja
di luar kantor, serta mengambil cuti), maka bagian HRGA akan secara
otomatis melakukan pemotongan gaji. Setelah didapat gaji bersih dari
masing-masing karyawan, bagian HRGA akan membuat rekapitulasi gaji.
Rekapitulasi gaji tersebut kemudian dikopi, dan bagian yang asli
diserahkan ke bank, sedangkan kopiannya diserahkan ke bagian financial
& accounting. Bank akan men-transfer secara otomatis dari rekening
perusahaan ke rekening karyawan berdasarkan rekapitulasi gaji tersebut.
Sedangkan bagian financial & accounting akan mencatat ke dalam
pembukuan berdasarkan kopian rekapitulasi yang diterima.
115
Gambar 3.8 Proses Bisnis Penggajian
116
Gambar 3.9 Sistem Aplikasi Penggajian
3.3 Prosedur-prosedur antara Kantor Pusat dan Proshop
Dalam memperlancar kegiatan operasional, terdapat beberapa prosedur
antara kantor pusat dan proshop pada PT Inti Kapuas International. Prosedur-
prosedur tersebut antara lain:
3.3.1 Prosedur Pengisian Petty Cash
Setiap proshop diberikan anggaran petty cash / kas kecil untuk
membiayai kegiatan operasional masing-masing proshop seperti
pembelian air, plastik, dan perlengkapan kantor lainnya. Adapun
ketentuan dari kantor pusat bahwa setiap proshop memiliki anggaran
petty cash sebesar Rp 3.000.000,-. Pengisian petty cash menggunakan
metode imprest di mana pengisian petty cash adalah sebesar pengeluaran
yang terjadi sehingga saldo petty cash selalu tetap.
Pengisian petty cash dilakukan setiap minggu ketika cashier
memberikan bukti-bukti pengeluaran kepada administration officer.
Berdasarkan bukti-bukti tersebut administration officer menyusun
117
laporan pengeluaran dan diserahkan kepada proshop manager. Proshop
manager akan menghubungi bagian financial & accounting untuk
meminta agar petty cash diisi sebesar jumlah yang tertera dalam laporan
pengeluaran. Laporan pengeluaran tersebut akan dikirim ke pusat
sebagai bukti untuk penjurnalan oleh bagian financial & accounting.
118
Gambar 3.10 Prosedur Pengisian Petty Cash
119
Gambar 3.11 Sistem Aplikasi Pengisian Petty Cash
3.3.2 Prosedur Permintaan Produk
Setiap proshop memiliki batas stok minimum produk. Pada saat
persediaan mencapai titik minimum, maka courier yang merangkap
sebagai pengawas stok akan melaporkan kondisi tersebut kepada
administration officer. Administration officer akan membuat laporan
persediaan yang menyatakan bahwa stok berada pada titik minimum.
Laporan persediaan diserahkan kepada proshop manager.
Menanggapi hal tersebut, proshop manager akan menghubungi bagian
operational untuk mengirimkan persediaan produk yang mencapai titik
minimum. Pengiriman tersebut didasarkan pada laporan persediaan yang
diserahkan oleh proshop manager ke bagian operational. Setelah
mengirim persediaan ke proshop, bagian operational akan membuat
laporan pengiriman persediaan ke bagian financial & accounting untuk
mencatat pengurangan dan penambahan persediaan di proshop maupun
kantor pusat.
120
Gambar 3.12 Prosedur Permintaan Produk
121
Gambar 3.13 Sistem Aplikasi Prosedur Permintaan Produk
3.4 User Requirement
Berdasarkan wawancara dan pengamatan terhadap perusahaan didapatkan
beberapa user requirement terhadap sistem baru antara lain:
a. Laporan pengeluaran bulanan per divisi.
b. Sistem mendukung fungsi budgeting.
c. Laporan keuangan berdasarkan masing-masing proshop dan dapat di-drill
down.
d. Pembuatan dan pengotorisasian Purchase Requisition (PR) terkomputerisasi.
e. Tersedia fungsi pengingat jika persediaan mencapai titik minimum.
f. Laporan penjualan dari masing-masing proshop berdasarkan kebutuhan.
g. Tersedia aplikasi yang menangani retur penjualan.
h. Proses absensi secara otomatis dengan menggunakan card reader.
122
i. Penyediaan data karyawan dan history employee (seperti: banyaknya jumlah
training yang telah diikuti oleh setiap karyawan dan kompetensi yang
dimilikinya)
j. Tersedia fitur training management.
k. Tersedia aplikasi pengajuan cuti secara terkomputerisasi.
l. Perhitungan jumlah gaji secara otomatis berdasarkan ketentuan penggajian
yang telah diatur.
3.5 Permasalahan-permasalahan yang Ada
Berdasarkan analisis dari sistem yang sedang berjalan pada PT Inti
Kapuas International, maka ditemukan beberapa permasalahan yang solusinya
akan dibahas di bab berikutnya. Adapun permasalahan-permasalahan yang ada
dari sistem yang sedang berjalan tersebut adalah sebagai berikut:
• Sistem informasi proshop dan kantor pusat tidak terintegrasi sehingga jika
kantor pusat membutuhkan data operasional proshop maka akan
memerlukan waktu dan tenaga yang cukup besar serta terkadang
menimbulkan biaya tambahan. Salah satu contoh konkrit yang biasanya
terjadi karena permasalahan ini adalah ketika bagian marketing & sales
ingin melihat pergerakan persediaan yang terjadi dalam setiap proshop
pada suatu saat tertentu (bukan bulanan) untuk tujuan analisis faktor
tertentu, seperti distribusi wilayah. Untuk membutuhkan data tersebut,
bagian marketing & sales tidak dapat langsung melihatnya di dalam
aplikasi yang digunakannya karena tidak ada keintegrasian yang terjadi di
setiap antar bagian. Oleh karena itu, bagian marketing & sales perlu
menghubungi proshop yang bersangkutan untuk mengirimkan data yang
123
dibutuhkan tersebut. Selain itu, akibat dari masalah ketidakintegrasian ini
juga menimbulkan kesulitan dalam melakukan pengolahan data secara
cepat dan akurat dikarenakan jumlah transaksi yang semakin meningkat.
Contohnya adalah penginputan data transaksi penjualan dan pembelian
yang masih dilakukan secara manual setiap bulan oleh bagian financial &
accounting guna keperluan penjurnalan. Hal ini tentu memerlukan waktu
yang cukup lama untuk menginput data transaksi penjualan dan pembelian
bulanan yang terjadi di setiap proshop, apalagi kini transaksi-transaksi yang
terjadi semakin meningkat. Human error memegang peranan penting
dalam kesalahan-kesalahan yang terjadi. Oleh karena itu, tidak heran bila
terkadang dihasilkan data yang tidak akurat atas pengolahan data yang
terjadi. Data yang tidak akurat ini tentu dapat mengakibatkan masalah baru,
yaitu pengambilan keputusan yang salah. Contoh permasalahan yang
timbul akibat masalah ini adalah keputusan pembelian persediaan (kecuali
persediaan ikan Arowana Merah) yang terlambat atau terlalu cepat.
Kesalahan penginputan data perubahan persediaan yang terjadi
berpengaruh terhadap jumlah persediaan yang ada di kantor pusat dan di
proshop yang bersangkutan, antara yang aktual dengan pencatatan yang
terjadi. Selain itu, hal ini juga menimbulkan perbedaan antara jumlah
persediaan yang dicatat oleh bagian financial & accounting dengan jumlah
persediaan yang dicatat oleh bagian operational. Oleh karena bagian
operational yang mengambil keputusan pembelian, maka atas dasar jumlah
persediaan yang dicatat olehnya di dalam database, keputusan pembelian
persediaan yang diambil dapat terlambat jika jumlah persediaan aktual
124
lebih kecil dibanding jumlah persediaan yang terdapat di dalam database.
Begitu pula sebaliknya, maka akan terjadi pengambilan keputusan
pembelian persediaan yang terlalu cepat, bila jumlah persediaan aktual
lebih besar dibanding jumlah persediaan yang terdapat di dalam database.
• Perhitungan gaji masih manual karena belum didukung sistem informasi
penggajian sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam memproses
pembayaran gaji karyawan. Setiap akhir bulan, bagian HRGA merasa
kesulitan tersebut apalagi kini perusahaan sudah semakin memperluas
pangsa pasarnya ke luar negeri sehingga karyawan perusahaan semakin
banyak.
• Sistem tidak memenuhi kebutuhan bagian HRGA dalam penyediaan data
karyawan secara terkomputerisasi guna mengetahui sejauh mana kontribusi
yang diberikan karyawan kepada perusahaan. Bagian HRGA memerlukan
data mengenai kontribusi yang diberikan karyawan kepada perusahaan
untuk tujuan tertentu, misalnya ketika perusahaan membutuhkan karyawan
yang mengemban tanggung jawab yang cukup tinggi, seperti manager,
perusahaan biasanya merekrut karyawan dari dalam perusahaan melalui
bagian HRGA. Dengan adanya penyediaan data karyawan secara
terkomputerisasi maka bagian HRGA dapat dengan mudah mencari
karyawan yang kualifikasinya cocok dengan karyawan yang dibutuhkan
oleh perusahaan. Apabila memang tidak ada karyawan yang sesuai dengan
karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan, maka perusahaan dapat
melakukan pengambilan keputusan dengan merekrut karyawan dari luar
perusahaan.