67

BAB 4

ANALISIS HASIL PENGUKURAN RISIKO MANAJEMEN PROYEK

4.1 Latar Belakang Pembahasan

Dalam proses pengukuran risiko pada manajemen proyek teknologi informasi

perusahaan, telah dilakukan wawancara dengan pihak yang terlibat dalam proyek TI di

PT Mitra Solution Infokom (MSI) dan juga pengisian kuisioner terhadap manajer proyek

TI serta anggota tim yang terlibat dalam proyek sehingga telah diperoleh data untuk

mengevaluasi kinerja manajemen risiko di perusahaan. Untuk melakukan pengukuran

risiko terhadap manajemen proyek TI perusahaan, menyangkut proses umum yang

berhubungan dengan manajemen proyek serta proses-proses manajemen risiko proyek

TI berdasarkan PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Adapun langkah-

langkah proses manajemen risiko proyek TI yang digunakan penulis bersumber dari

Schwalbe (2007) , yaitu:

1. Perencanaan Manajemen Risiko Proyek

Berdasarkan hasil pengumpulan data yang diperoleh dari MSI, perusahaan belum

pernah melakukan perencanaan manajemen risiko proyek. Dalam penelitian ini, penulis

ingin meninjau perencanaan proyek yang telah dibuat oleh MSI selaku kontraktor

proyek TI. Adapun hasil dari perencanaan manajemen risiko proyek yaitu dengan

melakukan identifikasi ris iko, menentukan dampak dan probabilitas risiko serta

menentukan strategi untuk merespon risiko yang berhubungan dengan proyek.

68

2. Identifikasi Risiko

Dalam identifikasi risiko, penulis menentukan risiko-risiko yang berpotensi

mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan tiap-tiap karakteristik risiko.

3. Analisis Risiko Kualitatif

Setelah mengidentifikasi risiko pada proyek, proses selanjutnya adalah

memprioritaskan risiko berdasarkan probabilitas dan dampak risiko yang terjadi dengan

menggunakan teknik pemetaan risiko dalam matrix analis risiko kualitatif.

4. Pengembangan Tanggapan Terhadap Risiko

Pada proses ini dilakukan langkah-langkah untuk merespon risiko yang paling

diprioritaskan dan mengurangi ancaman terhadap proyek.

4.2 Overview Proyek Jardiknas

4.2.1 Latar Belakang Proyek Jardiknas

Selain mengelola Jardiknas, PUSTEKOM sebagai Pengelola TIK Departemen

juga mengelola LAN Depdiknas Senayan Jakarta. LAN Depdiknas memiliki kedudukan

yang sangat strategis dalam mendukung kinerja Depdiknas yang secara bertahap

berbasis TIK. LAN Depdiknas juga merupakan Node Jardiknas dengan beban kerja yang

cukup berat, oleh karena itu Node Depdiknas Senayan sebagai IDC melalui kontrak

sewa bandwith dan kelengkapannya yang akan didukung oleh bandwith internet

domestik selebar 100 Mbps dan bandwith internasional selebar 3 Mbps (khusus gedung

A dan gedung C)

69

Beberapa perangkat IDC (Pusat Data Internet) yang semula berada di Gedung C

lantai 7 (Biro PKLN) telah dipindahkan ke gedung C lantai 2 untuk optimasi

pengawasan dan pengendalian LAN Depdiknas. Adapun secara teknis LAN Depdiknas

terdiri atas:

• 1 IDC (Internet Data Center) di gedung C lantai 2.

• 5 ring backbone fiber optik dari: gedung C ke gedung A, dari gedung C ke

gedung B, dari gedung C ke gedung C, dari gedung C ke gedung D dan dari

gedung C ke gedung E

• 5 titik pusat distribusi koneksi di: gedung C lantai 2, gedung E lantai 5, gedung B

lantai 5, gedung A lantai 2 dan gedung D lantai 16

• 69 titik penyebaran dan akses koneksi hotspot: 3 lantai di gedung A, 6 lantai

di gedung B, 20 lantai di gedung C, 20 lantai di gedung D dan 20 lantai di

gedung E.

Untuk memenuhi kebutuhan layanan akses intranet dan internet yang berkualitas

di Komplek Depdiknas yang terdiri atas gedung A, gedung B, gedung C, gedung D dan

gedung E, maka Pustekkom mengadakan penataan LAN Jardiknas di Depdiknas

Senayan untuk mendukung program-program pendidikan.

4.2.2 Kebutuhan Proyek Jardiknas

Kebutuhan sehari-hari para pejabat dan staf Depdiknas terhadap internet semakin

meningkat, namun demikian hingga saat ini LAN yang dibangun oleh masing-masing

unit belum menunjukkan adanya kesatuan jejaring yang diperlukan dalam mendukung

layanan Depdiknas kepada publik. Oleh karena itu, Pustekkom sebagai pengelola TIK

70

Depdiknas memandang penting untuk melakukan penataan LAN di seluruh gedung di

dalam komplek Depdiknas agar komunikasi data dan informasi antar unit-unit utama

dapat berjalan lancar dan efektif.

4.2.3 Ruang Lingkup Proyek Jardiknas

Penataan LAN Pendidikan Jardiknas Senayan adalah kegiatan pengadaan,

instalasi, dan penataan perangkat switch dan wireless controler di lima unit gedung di

lingkungan Depdiknas pusat, dimana ketentuan yang diharuskan adalah :

• Perangkat berlisensi yang mampu melayani akses internet dan komunikasi data

di lingkungan Jardiknas Depdiknas Senayan

• Solusi yang diberikan dapat beroperasi, terintegrasi dan interoperability dengan

sistem pengelolaan dan monitoring Jardiknas.

• Pelatihan kepada pengelola Jardiknas secara tatap muka beserta dokumentasi

pekerjaan dan manual penggunaan

• Setelah dilakukan pemasangan perangkat, testing dan integrasi ke jaringan

Jardiknas dilakukan di masing-masing lokasi. Hasil uji terima ini merupakan

dasar penerimaan barang yang diterima dalam kondisi beroperasi.

71

4.2.4 Struktur Organisasi Proyek Jardiknas

Struktur Organisasi Pada Proyek Jardiknas adalah :

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek Jardiknas

(Sumber: Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)

1. Eksekutifif Proyek

Kesuksesan implementasi dari pekerjaan ini membutuhkan komitmen

dari senior manajemen dari kedua belah pihak yaitu klien dan MSI. Untuk

memastikan hal ini, maka dibentuklah eksekutif proyek (steering committee)

yang memantau secara keseluruhan pelaksanaan program ini dan bilamana perlu

mengambil tindakan-tindakan efektif demi tercapainya kesuksesan proyek.

Steering Comitee

Manajer Proyek

Proyek Admin

Team Leader

Team Leader

Logistik Team Leader

Teknisi Teknisi Kurir

72

Meskipun demikian eksekutif proyek tidak akan terlibat secara detail pada setiap

kegiatan di proyek yang mana menjadi tanggung jawab manager proyek.

Fungsi dari eksekutif proyek :

• Memberi petunjuk yang lebih bersifat strategis pada tingkat eksekutif.

• Meninjau setiap kemajuan proyek yang dicapai secara periodik.

• Memberi persetujuan atas rencana implementasi proyek.

• Memastikan bahwa seluruh kewajiban yang harus diselesaikan telah

dipenuhi.

• Menyelesaikan masalah yang mungkin timbul yang tidak bisa diselesaikan

oleh manager proyek klien Depdiknas maupun manager proyek MSI.

2. Project Manager

Project manager memiliki tanggung jawab secara menyeluruh untuk

menyelesaikan seluruh permintaan klien, sesuai fungsi dan spesifikasi sistem

yang dimaksud, dengan tepat waktu dan sesuai anggaran yang ada. Jika rencana

dan metodologi yang dibuat telah disepakati bersama, maka manajer proyek akan

menyusun secara lebih rinci kegiatan utama dan sumber daya yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan setiap detail kegiatan untuk penyelesaian proyek.

73

Tanggung jawab Project Manager secara khusus adalah :

Perencanaan Bersama dengan manager proyek klien membangun

suatu rencana kerja yang disepakati bersama.

Dokumentasi Membantu dalam prosedur pelaksanaan uji terima.

Estimasi Membuat daftar aktivitas dan estimasi waktu dan

usaha untuk menyelesaikan kegiatan yang ada.

Penjadwalan Mempersiapkan jadwal implementasi yang sesuai

dengan kebutuhan penyelesaian dan merencanakan

anggota tim kerja yang sesuai untuk dapat

menyelesaikan jadwal yang ditentukan.

Pemilihan staf Memilih dan mengelola anggota tim yang sesuai.

Implementasi Melakukan kegiatan supervise dari setiap kegiatan

implementasi seperti : pengadaan, kedatangan

material di lokasi dan instalasi

Uji terima Melakukan kegiatan supervise berdasarkan rencana

yang ada dan mendokumentasikan kendala-kendala

yang terjadi berikut solusi hingga hasil dari

pelaksanaan uji terima.

Laporan status

proyek

Membuat dan menyerahkan laporan secara berkala

secara tertulis atas kegiatan proyek dan dokumen

pendukung lain yang terkait.

Tabel 4.1 Tanggung jawab project manager secara khusus

74

3. Proyek Admin

Proyek admin berfungsi membantu project manager dalam proses

administrasi yang terjadi di lapangan. Mulai dari proses izin, schedule meeting

dan kebutuhan dokumen-dokumen.

4. Trainer

Trainer akan dilakukan oleh pihak MSI selama dua hari dalam 2 kali.

Tugas trainer disini adalah :

• Memberikan penjelasan dan pemahaman mengenai fitur-fitur yang ada

pada peralatan yang dipasang. Ini akan dilakukan pada training pertama.

• Bekerja sama dengan team leader untuk penyusunan module training

setelah proses integrasi dengan jaringan Jardiknas selesai.

5. Team Leader

Team leader akan menjalankan fungsi sebagai berikut :

• Membantu melaksanakan fungsi monitoring manager proyek

• Memimpin pelaksanaan pekerjaan teknis

• Menyiapkan informasi kemajuan perkerjaan dan kelengkapannya

• Menyiapkan informasi mengenai masalah dalam pekerjaan dan

rekomendasi penangannya

• Melakukan rapat untuk menentukan standar operasional dan kebijakan

dari sistem yang dibuat

6. Teknisi/Engineer

Engineer akan menjalankan fungsi berikut :

75

• Membantu melaksanakan fungsi monitoring team leader sesuai

bidangnya.

• Pelaksanaan pekerjaan teknis sesuai bidangnya.

• Menyiapkan informasi kemajuan pekerjaan dan kelengkapannya sesuai

bidangnya.

• Menyiapkan informasi mengenai masalah dalam perkerjaan dan

rekomendasi penanganan sesuai bidangnya.

• Turut menghadiri pertemuan regular tim proyek jika dibutuhkan.

• Membantu teknisi atau admin yang ada di daerah untuk proses installasi.

7. Logistik

Logistik akan menjalankan fungsi berikut :

• Membuat laporan terhadap barang-barang yang sudah dikirim dan telah

diterima di lokasi proyek

• Mengatur jadwal pengiriman supaya barang sampai tepat waktu

• Memimpin pelaksanaan proses pengiriman

• Memberikan informasi terhadap masalah garansi dan kerusakan atas

barang yang dikirimkan

Pada bagian logistik ini akan terdapat tiga orang. Dimana satu orang

sebagai kepala logistik, dan dua orang pada bagian pengiriman yang akan

membantu kepala logistik.

8. Kurir

Kurir akan menjalankan fungsi berikut :

76

• Membantu logistik untuk menjalankan proses pengiriman

• Bekerja sama dengan pihak ekspedisi untuk proses pengiriman

4.2.5 Supplier Proyek Jardiknas

4.2.5.1 Alcatel-Lucent

Alcatel-Lucent merupakan perusahaan untuk memberikan layanan data, suara

dan komunikasi video hingga ke end-user. Sebagai market leader dalam dunia fixed,

mobile dan broadband access, carrier dan enterprise IP technology, aplikasi dan

sevices, Alcatel-Lucent menawarkan solusi end-to-end yang memungkinkan masyarakat

berkomunikasi baik dari rumah, kantor maupun dalam mobilitas yang tinggi.

Bergabungnya Alcatel-Lucent menciptakan suatu penyedia komunikasi yang mendunia

dengan portofolio yang lengkap dari end-to-end.

4.2.6 Metodologi Pelaksanaan Proyek Jardiknas

Metodologi pekerjaan pemasangan penataan pendidikan Jardiknas dijabarkan

sebagai berikut :

Gambar 4.2 Metodologi Pekerjaan Pada Proyek Jardiknas

77

1. Tahap Persiapan

Tahap ini merupakan fase awal yang menentukan sehingga perlu

disiapkan metode deployment yang komprehensif dan efektif. Dalam tahap ini

semua pihak yang terlibat akan membahas mengenai kondisi jaringan Jardiknas

yang telah berjalan.

Diharapkan dari tahap akan dihasilkan informasi dalam bentuk dokumen

sebagai berikut :

• Kondisi jaringan Jardiknas

• Alamat IP yang akan dialokasikan untuk device OmniAccess Wireless

Controler 6000, Captive portal dan Access Switch OS-6400

• Fitur – fitur dan kebijakan yang akan dijalankan pada device wireless switch

access

• Proses integrasi dengan peralatan yang ada di jaringan Jardiknas

2. Tahap Deployment

Tahap ini merupakan fase pengerjaan konfigurasi dari peralatan wireless

yang ditawarkan. Pada tahap ini akan dilakukan proses sebagai berikut :

• Installasi dan konfigurasi Wireless Controler OAW-6000 yang berfungsi

sebagai pusat konfigurasi terhadap OmniAccess Point 41 yang dipasang di

setiap gedung.

• Konfigurasi fitur–fitur dan kebijakan sesuai dengan data yang telah disetujui

pada tahap persiapan.

78

• Installasi dan konfigurasi Captive portal sebagai user controller dari setiap

user di Depdiknas

• Melakukan test terhadap integrasi OmniAccess Wireles controler, Access

Point dan captive portal yang telah dikonfigurasi.

• Proses pengemasan terhadap barang yang telah dikonfigurasi untuk masuk ke

dalam tahap pengiriman.

Pada tahap ini diharapkan peralatan–peralatan dalam proyek penataan

pendidikan Jardiknas Senayan ini telah siap dari sisi konfigurasi dan telah

dilakukan test dan integrasi untuk semua peralatan yang ada.

3. Tahap Pengiriman

MSI akan mengirimkan peralatan ke lokasi yaitu gedung Depdiknas

Senayan. Sebagai tanda penerimaan barang di lokasi adalah dokumen bernama

Delivery Order (DO), yang ditandatangani pelanggan di tempat penerimaan

barang yang menunjukkan bahwa pelanggan telah menerima barang

peruntukannya dengan lengkap dan kondisi baik. Pelanggan akan memegang

satu tembusan DO tersebut sebagai bukti penerimaan di lokasi.

4. Tahap Uji Fungsi dan Uji Terima

Pada tahap ini dilakukan untuk memeriksa bahwa peralatan yang

dipasang berfungsi dengan baik. Uji fungsi akan menghas ilkan Berita Acara Uji

Fungí, sedangkan Uji terima untuk menunjukkan bahwa perangkat yang sudah

terpasang dan berfungsi dengan baik.

79

Dalam hal ini kedua uji tersebut harus ditetapkan criteria kelolosannya,

dalam bentuk check-listnya terlebih dahulu. Dengan pembakuan checklist ini

berarti ada kesamaan persepsi terhadap proses dam materi Uji fungsi maupun Uji

terima. Dengan demikian bisa menghindari kesalahpahaman dalam

pelaksanaannya.

5. Tahap Training

Pada tahap ini akan dilakukan proses training atas penggunaan peralatan

security yang dipasang. Pada tahap ini akan dilakukan proses training secara

formal yang diikuti oleh admin dari pihak PUSTEKKOM Depdiknas yang

ditunjuk. Dari uji training ini diharapkan admin dari pihak PUSTEKKOM

Depdiknas dapat melakukan konfigurasi dan pemeriksaan jika ada

perubahan/masalah yang timbul setelah proses installasi selesai.

80

4.2.7 Jadwal Tenaga Kerja Proyek Jardiknas

Jadwal Tenaga Kerja pelaksanaan proyek Jardiknas akan dikerjakan dengan

jumlah tenaga kerja sebagaimana yang ditunjukkan pada tabel dibawah :

Jadwal Tenaga Kerja Proyek Jardiknas

Pekerjaan Jumlah Tenaga Kerja

I Preparation

a. Assessment Network Jardiknas 2

b. Standarisasi fitur dan Kebijakan peralatan 2

II Deployment

a. Instalasi & Konfigurasi OAW-6000 1

b. Instalasi & Konfigurasi Akses Point AP 41 3

c. Instalasi & Konfigurasi Captive Portal 1

d. Instalasi & konfigurasi OS-6400-24 1

e. Test dan Integrasi 3

III Delivery

a. Pengiriman Barang 2

b. Laporan pengiriman 2

IV Acceptance Test

a. Uji Test dan Uji Fungsi 2

b. Dokumentasi 3

V Training 2

Tabel 4.2 Jadwal Tenaga Kerja Pada Proyek Jardiknas

(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)

4.2.8 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek Jardiknas

Jadwal pelaksanaan pekerjaaan pada proyek Jardiknas ini adalah sebagai

berikut :

81

Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek Jardiknas

Jadwal Estimasi Minggu

No. Deskripsi Pekerjaan Durasi 1 2 3 4

I Preparation

a. Assessment Network Jardiknas 2 hari

b. Standarisasi fitur dan Kebijakan peralatan 2 hari

II Delivery

a. Pengiriman Barang 1 minggu

b. Laporan pengiriman 1 hari

III Deployment

a. Installasi sistem kabel 1 minggu

b. Installasi & Konfigurasi OAW-6000 2 minggu

c. Installasi & Konfigurasi Access Point AP

41

2 minggu

d. Installasi & Konfigurasi Captive Portal 2 minggu

e. Installasi & Konfigurasi Akses Switch OS-

6400-24

2 minggu

f. Test dan Integrasi 2 hari

IV Acceptance test

a. Uji Test & Uji Fungsi 3 hari

b. Dokumentasi 2 hari

V Training 2 hari

Tabel 4.3 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Pada Proyek Jardiknas

(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)

82

4.2.9 Aktifitas Pelaksanaan Kerja Proyek Jardiknas

Perencanaan aktifitas pelaksanaan pekerjaan pada proyek Jardiknas dilakukan

dalam beberapa tahap adalah sebagai berikut :

Perencanaan Aktifitas Pelaksanaan Kerja Proyek Jardiknas

Aktifitas

Deskripsi Lama

Persiapan Assessment Network

Jardiknas

Persiapan dokumen jaringan

Jardiknas.

2 hari

Standarisasi fitur dan

kebijakan peralatan

Persiapan dokumentasi standart

untuk fitur dan kebijakan yang akan

diterapkan

2 hari

Pengiriman

Pengiriman Barang Proses pengiriman peralatan ke

lokasi Depdiknas

7 hari

Laporan pengiriman Laporan data pengiriman peralatan

yang telah terkirim

1 hari

Deployment Installasi sistem kabel Instalasi dan konfigurasi untuk

manajemen wireless secara terpusat.

14 hari

Installasi &

konfigurasi OAW-6000

Installasi dan konfigurasi untuk

manajemen wireless secara terpusat.

14 hari

Installasi &

konfigurasi Akses

Point AP 41

Installasi dan konfigurasi untuk

akses point

14 hari

83

Aktifitas Deskripsi Lama

Installasi &

Konfigurasi Captive

Portal

Installasi dan konfigurasi fitur dan

kebijkan yang sudah disetujui pada

tahap persiapan

14 hari

Installasi&

Konfigurasi Akses

Switch OS-6400-24

Installasi dan konfigurasi akses data

distribusi

14 hari

Test dan Integrasi Integrasi terhadap peripheral OAW-

6000 dan AP 41

2 hari

Uji Test Uji Test & Uji Fungsi Uji test dan Uji Fungsi terhadap

peralatan yang terpasang pada

jaringan Jardiknas

3 hari

Dokumentasi Dokumentasi terhadap peralatan

yang terpasang pada jaringan

jardiknas

2 hari

Pelatihan Pelatihan terhadap admin Jardiknas 2 hari

Tabel 4.4 Perencanaan Aktifitas Pelaksanaan Kerja Pada Proyek Jardiknas

(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)

84

4.3 Overview Proyek Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita

(RSJPDHK)

PT Mitra Solusi Infokom belum terlibat secara keseluruhan dalam proyek Rumah

Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (RSJPDHK). Pada penelitian ini,

penulis menganalisis proyek RSJPDHK yang difokuskan pada pengukuran risiko proyek

berdasarkan proposal proyek.

4.3.1 Latar Belakang Proyek RSJPDHK

Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (RSJPDHK) adalah

rumah sakit pemerintah UPT Departemen Kesehatan RI, rumah sakit ini didirikan oleh

pada tanggal 9 November 1985 di Jl. S. Parman kaveling 87 Slipi, Jakarta Barat.

Diharapkan infrastruktur teknologi informasi yang dibangun dapat mendukung

komunikasi data, suara dan gambar di RSJPDHK. Jaringan pada komputer yang lama

telah dibangun sejak tahun 1999, pengembangan selanjutnya terjadi secara bertahap.

4.3.2 Kebutuhan Proyek RSJPDHK

Trend kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk

kebutuhan Sistem Informasi Rumah Sakit, tetapi juga harus mampu digunakan untuk

berbagai hal, seperti jalur telepon, medical equipment dan lain-lain. Jaringan yang

trafiknya kredit seperti sekarang tidak akan mampu mengakomodir kebutuhan tersebut.

Dengan diimplementasikannya infrastruktur jaringan kornputer dengan baik

maka diharapkan jaringan yang akan datang mampu mengakomodir kebutuhan

penggunaan Teknologi Informas i 15 tahun kedepan untuk kebutuhan Sistem Informasi

Rumah Sakit, Medical Equipment dan sejenisnya yang menggunakan jaringan komputer.

85

4.3.3 Ruang Lingkup Proyek RSJPDHK

Pekerjaan pengembangan jaringan komunikasi data ini harus tercapai dengan

baik, termasuk pemasangan dan pemeliharaannya dengan mutu pekerjaan dan

implementasi yang bertaraf international dan sesuai dengan prosedur standart yang

ditetapkan oleh RSJPDHK.

Berikut ruang lingkup pekerjaan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut :

• Mengadakan perangkat sesuai dengan daftar perangkat yang diajukan dalam

kontrak.

• Melakukan installasi kabel jaringan komunikasi data beserta perangkat utama

dan pendukungnya.

• Melakukan testing atas kabel yang terpasang.

• Membuat dokumentasi dari sistem yang dipasang

• Mengkonfigurasi sistem operasi jaringan.

• Melakukan pemeliharaan terhadap sistem yang terpasang selama 3 tahun,

termasuk penggantian perangkat yang mengalami kerusakan atau tidak dapat

berjalan dengan normal.

4.3.4 Struktur Organisasi Proyek RSJPDHK

Susunan struktur organisasi pada proyek RSJPDHK adalah sebagai berikut :

86

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pada Proyek RSJPDHK

( Sumber: Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)

Steering Committe

Project Manager

Ass Project Manager

Wakil Principal

Designer

Documentator

HSE

Trainer Proyek Admin

Team Leader Team Leader Team Leader

Anggota Anggota Anggota

87

1. Eksekutif Proyek (Steering Committee)

Steering committee tersusun atas sekumpulan manajemen eksekutif

perusahaan dari RSJPDHK sebagai pemilik proyek dan MSI selaku pelaksana

kerja proyek dan melakukan supervisi terhadap project manager. Steering

committe memegang tanggung jawab tertinggi dalam pelaksanaan pekerjaan

proyek. Steering committe mendelegasikan tugas pelaksanaan dan implementasi

pekerjaan kepada project manager.

Fungsi dari Eksekutif proyek adalah :

• Memberikan petunjuk yang lebih bersifat strategis pada tingkat eksekutif.

• Meninjau setiap kemajuan proyek yang dicapai secara periodik.

• Memberi persetujuan atas rencana implementasi proyek.

• Memastikan bahwa semua kewajiban telah diselesaikan dan terpenuhi

dengan baik.

• Menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Project

manager.

2. Project manager

Project manager memiliki tanggung jawab secara menyeluruh untuk

menyelesaikan semua permintaan Pemilik Proyek dalam hal ini RSJHK sesuai

dengan spesifikasi sistem, dengan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang

ada. Tanggung jawab project manager secara khusus diantaranya :

88

Tanggung jawab Project Manager adalah :

Perencanaan : Bersama RSJPDHK akan membangun suatu rencana kerja

yang disepakati bersama

Dokumentasi : Membantu dalam prosedur pelaksanaan uji terima

Estimasi : Membuat daftar aktivitas dan estimasi waktu dan usaha

yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang ada

Penjadwalan : Mempersiapkan jadwal implementasi yang sesuai dengan

kebutuhan penyelesaian. Merencanakan anggota tim kerja

yang sesuai untuk dapat menyelesaikan jadwal secara tepat

waktu

Pemilihan Staf : Memilih dan mengelola staf proyek yang sesuai

Implementasi : Melakukan kegiatan supervisi dari setiap kegiatan

implementasi seperti pengadaan kedatangan material di

lokasi Proyek

Uji Terima : Melakukan kegiatan supervisi berdasarkan rencana yang ada

dan merekam/mendokumentasikan kendala-kendala yang

terjadi berikut solusi hingga hasil dari uji terima

Laporan Status : Membuat dan menyerahkan laporan berkala secara tertulis

atas kegiatan proyek dan dokumen pendukung terkait.

Tabel 4.5 Tanggung jawab Project Manager

89

3. Project Admin

Project Admin berfungsi membantu project manager dalam proses

administrasi yang terjadi di lapangan. Mulai dari proses izin, schedule meeting

dan kebutuhan dokumen-dokumen.

4. Wakil Principal

Wakil Principal adalah salah satu kunci dalam suksesnya proyek. Dengan

adanya dukungan dari pihak principal, maka support baik secara hardware

maupun software dapat digaransi.

5. Dokumentator

Dokumentator adalah pihak yang membantu dalam proses pencatatan

progress dan konfigurasi yang ada di lapangan. Dengan adanya dokumentator,

semua hasil pekerjaan nantinya dapat di dokumentasikan dengan baik untuk

diserah terimakan pada akhir proyek.

6. Designer

Designer adalah pihak yang membantu bagian dokumentator untuk

proses dokumentasi.

7. HSE

HSE adalah pihak yang membantu dalam hal safety terhadap pekerjaan.

Dengan adanya ini diharapkan tidak ada terjadi incident pada waktu proses

pengerjaan di lapangan.

90

8. Trainer

Trainer adalah pihak yang nantinya akan memberikan pengetahuan

mengenai proses installasi dan proses maintenance terhadap semua barang yang

sudah terpasang. Dengan adanya trainer diharapkan dapat menurunkan

pengetahuan kepada pihak internal IT customer sehingga nantinya dapat

berfungsi sebagai level 1 support.

9. Team Leader

Team Leader adalah PIC yang bertanggung jawab atas selesainya suatu

pekerjaan dengan baik. Team leader memimpin tim implementasi dalam

melakukan pekerjaannya. Adapun fungsi dari team leader dapat dijabarkan

sebagai berikut :

• Membantu melaksanakan fungsi monitoring project manager.

• Memimpin pelaksanaan pekerjaan teknis.

• Menyiapkan informasi kemajuan pekerjaan dan kelengkapannya.

• Menyiapkan informasi mengenai masalah dalam pekerjaan dan rekomendasi

penanganannya.

10. Implementation Team

Implementation team adalah eksekutor pekerjaan di lapangan. Adapun

fungsi kerja dari implementation team dapat dijabarkan sebagai berikut :

• Membantu melaksanakan fungsi monitoring team leader sesuai bidangnya.

• Melaksanakan pekerjaan teknis sesuai dengan bidangnya.

91

• Menyiapkan informasi kemajuan pekerjaan dan kelengkapan sesuai dengan

bidangnya.

• Menyiapkan informasi mengenai masalah dalam pekerjaan dan rekomendasi

penanganan sesuai dengan bidangnya

4.3.5 Supplier Pada Proyek RSJPDHK

4.3.5.1 Fortinet

Fortinet adalah pioneer dan leading provider multi-threat security system yang

memungkinkan komunikasi bisnis berjalan dengan aman dan juga mewujudkan

keamanan jaringan yang terbaik, performansi yang handal dan total cost of ownersihip

(TCO) yang menarik. Markas besar dari Fortinet terletak di Sunnyvale, California,

dengan customer support, development dan sales facitilies terletak di Amerika Utara,

Eropa dan Asia untuk menjamin kepuasan pelanggan yang terus menerus.

4.3.5.2 CommScope

Produk Systimax memenuhi kebutuhan jaringan baru era industri menetapkan

standar kinerja yang bisa diandalkan pada kemampuan beradaptasi dan fleksibilitas,

termasuk kemampuan untuk skala bandwidth, mengoptimalkan hardware dan

keseimbangan kinerja jaringan dengan kinerja PC klien dan server.

4.3.6 Metodologi Pelaksanaan Proyek RSJPDHK

Metodologi pekerjaan pemasangan peralatan di data center dijabarkan sebagai

berikut :

92

Gambar 4.4 Metodologi Pelaksanaan Pada Proyek RSJPDHK

1. Tahap Persiapan

Tahap ini merupakan fase awal yang menentukan sehingga perlu

disiapkan metode deployment yang komprehensif dan efektif. Dalam tahap ini

semua pihak yang terlibat akan membahas mengenai proses design yang

nantinya akan digunakan. Diharapkan dari tahap akan dihasilkan informasi

dalam bentuk dokumen sebagai berikut :

• Ordering peralatan yang dilakukan oleh MSI kepada principal.

• Survey lapangan mengenai infrastruktur yang nantinya akan dipasang pada

data center.

• Fitur–fitur dan kebijakan yang akan diterapkan pada peralatan yang nantinya

akan dipasang di data center.

2. Tahap Pengiriman

• Pihak MSI akan melakukan pengiriman barang yang sudah datang ke data

center RSJPDHK.

• MSI akan mengirimkan peralatan ke lokasi yang ditentukan. Sebagai tanda

penerimaan barang di lokasi adalah dokumen bernama Delivery Order (DO),

yang ditandatangani pelanggan di tempat penerimaan barang yang

93

menunjukkan bahwa pelanggan telah menerima barang peruntukannya

dengan lengkap dan kondisi baik. Pelanggan akan memegang satu tembusan

DO tersebut sebagai bukti penerimaan di lokasi.

3. Tahap Deployment

Tahap ini merupakan fase pengerjaan konfigurasi dari peralatan yang

ditawarkan. Pada tahap ini akan dilakukan proses sebagai berikut :

• Installasi Rack untuk keperluan peralatan yang nantinya akan dipasang di

RSJPDHK

• Penarikan cabling fiber antar gedung RSJPDHK.

• Installasi dan konfigurasi Core dan distribution yang ditawarkan.

• Installasi Distribution, dan Access Switch untuk tiap gedung

• Installasi Internet Router dan Internet Security

• Konfigurasi fitur–fitur dan kebijakan sesuai dengan data yang telah disetujui

pada tahap persiapan.

4. Tahap Migrasi

Tahap ini merupakan fase perpindahan dari sistem yang lama ke sistem

yang baru. Pada tahap ini akan dilakukan proses sebagai berikut :

• Koordinasi dengan pihak IT RSJPDHK untuk mengenai time schedule yang

sudah ditentukan.

• Integrasi sistem lama dengan sistem baru yang telah terinstal. Pada tahap ini

diharapkan proses migrasi tidak mengganggu terhadap operational sehari-hari

yang terjadi.

94

5. Tahap Uji Terima & Training

Pada tahap ini dilakukan untuk memeriksa bahwa peralatan yang

dipasang berfungsi dengan baik. Uji fungsi akan menghas ilkan Berita Acara Uji

Fungsi. Sedangkan Uji terima untuk menunjukkan bahwa perangkat yang sudah

terpasang dan berfungsi dengan baik.

Dalam hal ini kedua Uji tersebut harus ditetapkan kriteria kelolosannya,

dalam bentuk check-listnya terlebih dahulu. Dengan pembakuan checklist ini

berarti ada kesamaan persepsi terhadap proses dam materi Uji fungsi maupun Uji

terima. Dengan demikian bisa menghindari kesalahpahaman dalam

pelaksanaannya.

Setelah proses uji terima, akan dilanjutkan dengan proses training atas

penggunaan peralatan yang dipasang. Pada tahap ini akan dilakukan proses

training secara formal yang diikuti oleh admin dari pihak RSJPDHK yang

ditunjuk. Dari uji training ini diharapkan admin dari pihak RSJPDHK dapat

melakukan konfigurasi dan pemeriksaan jika ada perubahan yang timbul setelah

proses installasi selesai.

6. Tahap Pemeliharaan

Tahap pemeliharaan akan dilakukan setelah proses installasi selesai. PT

MSI akan memberikan support selama 3 tahun sesuai dengan yang diminta oleh

pihak RSJPDHK. PT MSI juga akan memberikan layanan portal untuk keperluan

helpdesk baik by web, email maupun phone. Dengan adanya proses ini

diharapkan proses pemeliharaan dapat berjalan dengan baik dan peralatan dapat

berfungsi optimal.

95

4.3.7 Jadwal Tenaga Kerja Proyek RSJPDHK

Jadwal tenaga kerja pada proyek RSJPDHK akan dikerjakan dengan

jumlah tenaga kerja adalah sebagai berikut :

Jadwal Tenaga Kerja

Pekerjaan Jumlah Tenaga Kerja

I Preparation

a. Ordering peralatan 3

b. Survey lapangan 3

c. Fitur – fitur dan kebijakan 3

II Delivery

a. Pengiriman barang 2

b. Laporan pengiriman 2

III Deployment

a. Installasi Cabling & Rack 1 team leader, 6 group

b. Installasi Core Switch 4

c. Installasi Distribution&Access Switch 4

d. Installasi Internet Router & Security 1

IV Migration

a. Assessment Kondisi Existing 2

b. POC (Proof of Concept) 2

c. Migration 2

96

Jadwal Tenaga Kerja

Pekerjaan Jumlah Tenaga Kerja

V Uji Terima & Pelatihan

a. User Acceptance Test (UAT) 5

b. Dokumentasi 5

c. Training 5

VI Pemeliharaan 2

Tabel 4.6 Jadwal Tenaga Kerja Proyek RSJPDHK

(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)

4.3.8 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK

Jadwal pelaksanaan pekerjaaan jaringan ini akan dilakukan sebagaimana

yang ditunjukkan pada tabel dibawah :

Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK

Jadwal Estimasi Minggu

No. Deskripsi Pekerjaan Durasi 1 2 3 4

I

Persiapan

a. Ordering peralatan ke principal 4 minggu

b. Survey lapangan data center 4 minggu

c. Fitur – fitur dan kebijakan

2 minggu

97

Jadwal Estimasi Minggu

No.

Deskripsi Pekerjaan Durasi 1 2 3

4

II

Delivery

a. Pengiriman barang 2 hari

b. Laporan pengiriman 1 hari

III

Deployment

a. Installasi Cabling & Rack 6 minggu

b. Installasi Core Switch 2 hari

c. Installasi Distribution&Access Switch 7 hari

d. Installasi Internet Router & Security 1 hari

IV

Migration Plan

a. Assessment kondisi yang ada 7 hari

b. POC (Proof of Concept) 2 hari

c. Migration 1 hari

IV

Acceptance Test

a. User Acceptance Test (UAT) 1 hari

b. Dokumentasi 3 hari

c. Training 3 hari

Tabel 4.7 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Pada Proyek RSJPDHK

(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)

98

4.3.9 Aktifitas Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK

Aktifitas pelaksanaan pekerjaan jaringan ini akan dilakukan dalam

beberapa tahap sebagaimana yang ditunjukkan pada tabel dibawah :

Aktifitas Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK

Tahap Aktifitas Deskripsi Lama

Persiapan a. Ordering

peralatan ke

principal

Ordering peralatan yang

dilakukan oleh PT MSI ke

principal

4 minggu

b. Survey lapangan

data center

Survey lapangan mengenai

infrastruktur yang nantinya

akan dipasang pada proyek ini

4 minggu

c. Fitur-fitur dan

kebijakan

Fitur-fitur dan kebijakan yang

akan diterapkan pada peralatan

yang nantinya akan dipasang

dan didiskusikan dengan klien

2 minggu

Pengiriman a. Pengiriman barang Pihak MSI akan melakukan

pengiriman barang yang sudah

datang ke RSJPDHK

2 hari

b. Laporan

pengiriman

Pihak logistik akan

memberikan tanda terima

untuk proses dokumentasi

1 hari

Deployment a. Installasi kabel &

rak

Installasi kabel untuk

interfloor dan interbuilding

baik berupa kabel fiber & UTP

6 minggu

99

Tahap Aktifitas Deskripsi Lama

b. Installasi Core

Switch

Installasi dan konfigurasi Core

Switch

2 hari

c. Installasi

Distribution &

Access Switch

Pemasangan, dan konfigurasi

distribution dan access switch

7 hari

d. Installasi internet

router & security

Pemasangan dan konfigurasi

internet router dan security

1 hari

Migration a. Assesment kondisi

akhir

Melakukan analisa terhadap

kondisi akhir untuk proses

migrasi

7 hari

b. POC (Proof of

Concept)

Melakukan test demo untuk

proses pemindahan, sehingga

tidak ada masalah pada proses

migration

2 hari

c. Migration Proses ini akan dilakukan

setelah mendapat persetujuan

dari pihak klien

1 hari

Uji Terima & Training

a. User Acceptance

Test (UAT)

User Acceptance Test (UAT)

terhadap peralatan yang

terpasang pada RSJPDHK

1 hari

b. Dokumentasi Dokumentasi terhadap

peralatan dan konfigurasi yang

ada di RSJPDHK

3 hari

100

Tahap Aktifitas Deskripsi Lama

c. Training PT MSI memberikan training

mengenai konfigurasi yang

telah terpasang dan proses

untuk maintenace

3 hari

Pemeliharaan Support & service PT MSI memberikan training

mengenai konfigurasi yang

telah terpasang dan proses

untuk maintenance berupa:

• Penjelasan dan training

konfigurasi yang ada

• Training operational

penambahan jaringan

• Backup dan restore seluruh

komponen aktif

• Memonitoring jaringan

3 tahun

Tabel 4. 8 Aktifitas Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK

(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)

101

4.4 Identifikasi Risiko Proyek

Dalam mengumpulkan data yang dibutuhkan, penulis melakukan

wawancara serta pengisian kuisioner oleh project manager dan teknisi PT Mitra

Solusi Infokom. Dalam identifikas i risiko, penulis menggunakan faktor-faktor

risiko proyek TI yang diadaptasi dari hasil study Zhang Xian Lu dan Lee Jia Pei

(2008) yang mengelompokkan risiko proyek TI menjadi 3 kategori umum, yaitu

economic risk, organizational risk dan technological risk.

4.4.1 Risiko Ekonomi (Economic Risk)

1. Risiko ukuran (Size risk)

a. Kurangnya analisa kebutuhan user

Kurang analisa kebutuhan user bisa disebabkan survey yang dilakukan

tidak rinci atau perolehan data yang kurang lengkap. Perlindungan yang sudah

dilakukan oleh perusahaan dengan memahami terlebih duhulu kebutuhan user

dan melakukan survey.

b. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek

Kurangnya anggota tim dalam proyek dapat menyebabkan pekerjaan tiap

anggota tim menjadi overload. Dalam hal ini, MSI sudah melakukan

perencanaan dengan baik mengenai jumlah anggota tim proyek untuk

menangani proyek tersebut.

c. Kesalahan estimasi terhadap anggaran proyek

Kesalahan estimasi anggaran ini dapat terjadi karena adanya perubahan

situasi di lapangan dan pengaruh ekonomi yang tidak menentu yang dapat

mengakibatkan perubahan dari estimasi yang telah dilakukan. Perlindungan

102

yang dilakukan oleh MSI adalah melakukan pendugaan keuntungan yang

relevan dengan memperhitungkan biaya yang mungkin terjadi.

d. Jadwal proyek yang kurang realistis

Jadwal proyek yang kurang realistis dapat disebabkan oleh pihak klien

maupun pihak MSI sehingga dapat mengakibatkan mundurnya pengerjaan

proyek yang dapat mempengaruhi penjadwalan proyek secara keseluruhan.

2. Risiko sumber daya (Resource risk)

a. Kurang tersedianya sumber daya material

Penyediaan sumber daya material yang kurang memadai dapat terjadi

karena kesalahan dalam menganalisa kebutuhan user atau adanya perubahan

kebutuhan user. Pada saat ini penyediaan sumber daya MSI sudah memadai, di

mana perusahaan selalu melakukan estimasi jumlah sumber daya material yang

dibutuhkan dalam proyek dengan manganalisa terlebih dahulu kebutuhan user.

b. Keterlambatan pengiriman sumber daya material

Jika barang terlambat dialokasikan ke lokasi proyek, maka perkerjaan

proyek akan mengalami penundaan karena harus menunggu sumber daya

material tiba terlebih dahulu di lokasi proyek. Untuk mengatasi hal ini

perusahaan melakukan negosiasi dengan klien.

c. Kerusakan hardware

Kerusakan hardware dapat terjadi sewaktu-waktu, karena sumber daya

material yang dikirimkan ada kemungkinan mengalami kerusakan. Untuk

mengatasi hal ini perusahaan melakukan pengecekan ulang terlebih dahulu

pada saat penerimaan barang.

103

4.4.2 Risiko Organisasi (Organizational Risk)

3. Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought)

a. Terjadi perubahan tugas anggota tim

Perubahan dalam menjalankan tugasnya anggota tim biasanya terpaku

pada rencana jadwal tugas yang telah disepakati diawal perencanaan proyek,

namun kadangkala bisa terjadi tindakan pembaharuan yang menyebabkan

terjadinya perubahan, hal ini bisa disebabkan oleh permintaan dari klien itu

sendiri maupun oleh kesalahan definisi tugas yang telah diberikan oleh manajer

proyek.

Dalam proyek MSI tidak terjadinya perubahan tugas pada tiap–tiap

anggota tim proyek, karena sebelumnya telah terorganisasi dalam struktur

organisasi yang tepat, dimana tugas-tugas dari tiap-tiap anggota tim telah

disusun sesuai dengan fungsinya masing-masing, sehingga pada pelaksanaan

proyek dilapangan telah disesuaikan dengan apa yang didefinisikan pada tugas

yang ada.

b. Turnover anggota tim dalam proyek

Turnover dapat berdampak negatif, akibatnya dapat berpengaruh pada

produktivitas tim proyek bahkan perusahaan dapat kehilangan anggota tim

yang handal. Perusahaan telah memberikan gaji yang relevan untuk setiap

karyawannya dan perusahaan menetapkan kebijakan jika karyawan ingin resign

maka harus ada informasi terlebih dahulu, apabila tidak diinformasikan maka

karyawan akan dikenakan penalti oleh perusahaan.

104

4. Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)

a. Konflik pada anggota tim proyek

Konflik pada anggota tim dapat terjadi karena masalah personalitas,

masalah penugasan yang tidak jelas antara anggota tim proyek, ataupun

perbedaan pendapat di antara anggota tim proyek. Konflik yang terjadi terus-

menerus dapat berpengaruh pada pengerjaaan proyek menjadi terhambat.

Dalam hal ini, maka project manager MSI memberikan definisi tugas dan

tanggung jawab kepada anggota tim proyek secara jelas.

5. Kompleksitas Lingkungan (Environmental complexity)

a. Lokasi yang kurang mendukung

Lokasi yang kurang mendukung menyebabkan pengerjaan proyek

menjadi sulit untuk dilaksanakan, hal ini dapat dikarenakan kondisi bangunan

yang kurang mendukung dalam pelaksanaan proyek. Dalam hal ini MSI

melakukan survey ke lokasi proyek dan membuat design implementasi.

b. Sulitnya mendapatkan informasi dari klien

Informasi dari klien merupakan bagian yang berperan penting dalam

menentukan arus pelaksanaan proyek, di mana perlu adanya perolehan

informasi yang jelas dari klien. Informasi dibutuhkan agar pengerjaan proyek

menjadi lebih terarah, dalam hal ini perusahaan merencanakan jadwal

pertemuan terlebih dahulu dengan pihak klien.

c. Komunikasi yang tidak efektif

Komunikasi yang tidak efektif dapat menghambat jalannya proyek. Hal

ini bisa disebabkan karena adanya kesalahan informasi yang diberikan atau

kesalahpahaman yang terjadi antara klien dan proyek manager, serta anggota

105

tim yang lain. Dalam hal Untuk mengurangi terjadinya hal diatas, maka MSI

melakukan antisipasi yang dilakukan dengan cara meminta informasi yang

sejelas-jelasnya dan merespon dari setiap informasi yang telah diberikan.

6. Kurangnya komitmen (Lack of commitment )

a. Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek

Kurangnya komitmen klien berarti klien kurang memberikan kontribusi

pada proyek yang akan dijalankan. Komitmen dapat berupa kesepakatan

antara klien dengan pihak proyek manager mengenai apa yang akan dikerjakan

pada proyek, waktu pelaksanaan proyek, biaya yang akan dikeluarkan pada

pelaksanaan proyek, dan pengalokasiaan sumber daya untuk proyek tersebut.

Untuk menghindari hal ini, maka pihak MSI membuat persetujuan

kontrak mengenai kesepakatan apa yang akan dikerjakan dalam pelaksanaan

proyek dan apabila terjadi perubahan maka perlu dibuatnya perencanaan

perubahan yang harus disepakati antara kedua belah pihak.

b. Kurangnya dukungan project manager dalam pelaksanaan proyek.

Kurangnya dukungan project manager baik dalam segi pengetahuan,

kemampuan managerial dan teknis, kemampuan berkomunikasi serta

kemampuan project manager dalam memberikan motivasi kepada anggota tim

proyek dapat berpengaruh pada hasil suatu proyek. Dalam hal ini MSI

menunjuk Project Manager yang memenuhi kualifikasi dalam bekerja dengan

baik.

c. Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek

Kurang dukungan di antara anggota tim proyek akan menghambat

jalannya pelaksanaan proyek itu sendiri, akibatnya penyelesaian sebuah

106

proyek dapat menjadi terhambat, bahkan bisa terjadi penundaan. Untuk

menghindari hal di atas, maka project manager membentuk koordinasi anggota

tim yang memenuhi kualifikasi dalam bekerja dengan baik.

4.4.3 Risiko Teknologi (Technological Risk)

7. Resiko Kurangnya Keahlian (Lack of expertise)

a. Kurangnya keahlian managerial dan teknis

Keahlian yang kurang memadai dari tim proyek dapat menjadi kendala

dalam pengerjaan proyek sehingga anggota tim proyek yang dipilih oleh MSI

untuk mengerjakan proyek adalah orang-orang yang profesional yang dapat

bekerja dengan baik dan memberikan training kepada karyawan.

b. Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek

Kurangnya pengetahuan pada anggota tim proyek berarti anggota tim

proyek kurang memahami apa yang harus dikerjakan dalam proyek. MSI telah

memberikan training bagi anggota tim proyeknya dan adanya prosedur

operasional untuk pengerjaan proyek

c. Kurang pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek

Jika dalam pelaksanaan suatu proyek di kerjakan oleh staff yang tidak

berpengalaman, maka akan membawa risiko bagi pelaksanaan proyek yang

dikerjakan. Namun dalam pengerjaan proyek MSI telah dikerjakan oleh tim

proyek yang sudah berpengalaman.

d. Kurangnya keahlian Project Manager

Kurangnya keahlian seorang project manager sangat berpengaruh pada

kesuksesan suatu proyek, karena proyek manager memiliki tanggung jawab yang

107

menyeluruh untuk mengelola suatu proyek. Project manager di MSI adalah orang

yang memiliki keahlian dalam manajemen proyek dan memiliki pengalaman

dalam mengelola proyek.

8. Risiko Kepegawaian (Staffing risk)

a. Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek

Kurang jelasnya tugas yang diberikan biasanya terjadi pada proyek yang

masih baru, sehingga anggota tim di dalamnya tidak jelas apa yang harus

dikerjakan dan apa yang anggota tim lain harapkan kepadanya. Akibatnya

pekerjaan menjadi tertunda, dan jika ini dibiarkan pekerjaan akan menjadi

terhambat penyelesaian proyeknya.

Untuk menghindari hal di atas, project manager telah merancang

struktur organisasi yang memuat susunan tim proyek beserta jabatannya

masing-masing anggota tim proyek. Selain itu dari setiap anggota tim yang

terlibat dalam pelaksanaan proyek telah diuraikan tugasnya secara jelas..

9. Kompleksitas teknologi (Complexity technology)

a. Kesulitan dalam instalasi hardware

Instalasi hardware menjadi hal yang berisiko karena instalasi jaringan

sendiri merupakan pekerjaan yang kompleks, jika proses instalasi terdapat

kesalahan maka hasilnya sistem tidak berfungsi dengan baik. Untuk keperluan

instalasi ini, MSI memberikan training dan adanya Standard Operational

Procedure.

b. Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru

Dalam implementasi sistem pada lingkungan kerja yang masih

menggunakan sistem lama, dimana sistem baru yang sudah diimplementasi

108

ternyata tidak berfungsi dengan baik maka dapat mengganggu aktivitas kerja

suatu organisasi. Untuk mengantisipasi hal ini, MSI telah membuat migration

plan yang juga mencakup POC (Proof of Concept) atas desain yang diajukan

dan juga uji peralatan bahwa peralatan yang akan dipasang dapat berjalan

dengan baik.

c. Kurangnya sistem keamanan teknologi

Jaringan sangat rentan pada masalah keamanan. Kurangnya sistem

keamanan teknologi berarti tidak adanya sistem yang baik untuk melindungi

jaringan dari berbagai bentuk kejahatan komputer, seperti hacker, cracker, dan

virus. Untuk mengatasi hal ini, MSI menggunakan peralatan yang teruji dalam

sistem keamanan jaringannya.

10. Risiko pengguna (User risk)

a. Kurangnya keterlibatan user

Kurangnya keterlibatan user berarti user yang tidak sepenuhnya

memantau suatu proyek. Keterlibatan user penting untuk memenuhi user

requirement. Dalam hal ini MSI meminta pihak klien untuk tetap memantau

perkembangan proyek yang dikerjakan.

b. Kurangya pemahaman user

Kurangnya pemahaman user akan sistem yang dibangun biasa mencakup

masalah teknis. Dimana anggota tim yang mengerjakan proyek harus mampu

mendeskripsikan kebutuhan user akan kebutuhan teknis secara terinci. Jika

klien kurang memahami akan sistem yang akan dibangun maka MSI akan

mengadakan pertemuan berulang dengan klien sampai terjadi persamaan

persepsi untuk sistem yang akan dibangun.

109

c. Klien yang tidak puas dengan hasil proyek

Klien yang tidak puas dengan hasil proyek yang telah dikerjakan akan

berpengaruh pada kualitas perusahaan vendor yang mengerjakan proyek.

Untuk menghindari hal itu, maka setelah sistem diinstalasi MSI akan

melakukan User Acceptance Testing untuk menguji sistem, pengujian ini

secara langsung dilakukan oleh user untuk memutuskan apakah sistem sudah

berjalan dengan baik dan memenuhi kriteria dari klien.

Tabel Skala Identifikasi Risiko Proyek :

Skala

Probabilitas Skala Dampak

Very Low (1) Tidak mungkin terjadi

1 Dapat diabaikan dampaknya

Low (2) Sangat jarang terjadi 2 Dampak kecil pada biaya, waktu dan kualitas proyek

Medium (3) Mungkin terjadi 3 Dampak penting bagi biaya waktu dan kualiatas

High risk (4) Sangat mungkin untuk terjadi

4 Dampak substansial pada waktu, biaya dan kualitas

Very high risk (5)

Hampir pasti terjadi 5 Mengancam kesuksesan proyek

Tabel 4.9 Identifikasi Risiko Proyek

110

4.5 Pengukuran Risiko Proyek Jardiknas

Questionare Pengukuran Risiko Proyek Jardiknas adalah sebagai berikut:

Proyek Jardiknas

No Risiko

Probability Impact 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1

1. Kurangnya analisa kebutuhan user

X X

2. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek

X X

3. Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek

X X

4. Jadwal proyek yang kurang realistis

X X

5. Kurang tersedianya sumber daya material

X X

6. Keterlambatan pengiriman sumber daya material

X X

7. Kerusakan hardware

X X

8. Terjadi perubahan tugas anggota tim

X X

9. Turnover anggota tim dalam proyek

X X

10. Konflik pada anggota tim proyek

X X

11. Lokasi proyek yang kurang mendukung

X X

12. Sulitnya mendapatkan informasi dari klien

X X

111

Proyek Jardiknas No

Risiko

Probability Impact

5 4 3 2 1 5 4 3 2 1

13. Komunikasi yang tidak efektif

X X

14. Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek

X X

15. Kurangnya dukungan project manager dalam pelaksanaan proyek.

X X

16. Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek

X X

17. Kurangnya keahlian managerial dan teknis

X X

18. Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek

X X .

19. Kurang pengalaman anggota tim dalam proyek

X X .

20. Kurangnya keahlian project manager

X X

21. Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek

X X

22. Kesulitan dalam instalasi hardware

X X

23. Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru

X X

24. Kurangnya sistem keamanan teknologi

X X

25. Kurangnya keterlibatan user

X X

112

Proyek Jardiknas No

Risiko

Probability Impact

5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 26. Kurangya pemahaman user

X X

27. Klien yang tidak puas dengan hasil proyek

X X

Tabel 4.10 Tabel Identifikasi Risiko Proyek Jardiknas

Pengukuran probabilitas dan dampak pada proyek Jardiknas:

Proyek Jardiknas

No. Risiko

Probability Impact

A1. Kurangnya analisa kebutuhan user

1 4

A2. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek

1 2

A3. Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek

2 4

A4. Jadwal proyek yang kurang realistis

3 4

Risiko ukuran

A5. Kurang tersedianya sumber daya material

1 4

A6. Keterlambatan pengiriman sumber daya material

2 3

A7. Kerusakan hardware

1 3

Risiko sumber daya

A8. Terjadi perubahan tugas anggota tim

1 1

113

Proyek Jardiknas

No. Risiko

Probability Impact

A9. Turnover anggota tim dalam proyek

1 2

Risiko luas perubahan yang terjadi

A10 Konflik pada anggota tim proyek

1 4

Risiko intensitas terjadi konflik

A11 Lokasi proyek yang kurang mendukung

2 5

A12 Sulitnya mendapatkan informasi dari klien

2 3

A13 Komunikasi yang tidak efektif

1 4

Risiko kompleksitas lingkungan

A14 Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek

1 5

A15 Kurangnya dukungan project manajer dalam pelaksanaan proyek

1 4

A16 Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek

1 4

Risiko kurangnya komitmen

A17 Kurangnya keahlian managerial dan teknis

1 4

A18 Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek

2 4

A19 Kurang pengalaman anggota tim dalam proyek

1 4

A20 Kurangnya keahlian project manager

1 4

Risiko kurangnya keahlian

114

Proyek Jardiknas

No. Risiko

Probability Impact

A21 Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek

1 3

Risiko kepegawaian

A22 Kesulitan dalam instalasi hardware

2 4

A23 Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru

1 3

A24 Kurangnya sistem keamanan teknologi

2 3

Risiko kompleksitas teknologi

A25 Kurangnya keterlibatan user

1 4

A26 Kurangnya pemahaman user

2 3

A27 Klien yang tidak puas dengan hasil proyek

1 4

Risiko pengguna

115

Probability Impact

Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High

(5)

Very High (5)

High (4)

Medium ( 3)

Low (2)

Very Low (1)

Tabel 4. 11 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Ekonomi Proyek Jardiknas

Keterangan:

: Low Risk

: Medium Risk

: High Risk : Risiko ukuran (Size risk) : Risiko Sumber daya (Resource risk)

A4

A2

A3

A5

A6

A7A1

116

Probability

Impact

Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High

(5)

Very High (5)

High (4)

Medium ( 3)

Low (2)

Very Low (1)

Tabel 4.12 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Organisasi Proyek Jardiknas

Keterangan:

: Low Risk

: Medium Risk

: High Risk

: Risiko luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought) : Risiko intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)

: Risiko kompleksitas lingkungan (Environmental complexity)

: Risiko Kurangnya komitmen (Lack of commitment )

A8

A10

A9

A12

A15

A11

A13 A14

A16

117

Probability

Impact

Very Low (1)

Low (2) Medium (3) High (4) Very High

(5)

Very High (5)

High (4)

Medium ( 3)

Low (2)

Very Low (1)

Tabel 4. 13 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Teknologi Proyek Jardiknas

Keterangan:

: Low Risk

: Medium Risk

: High Risk : Risiko Kurangnya keahlian (Lack of expertise)

: Risiko Kepegawaian (Staffing risk) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity technology) : Risiko Pengguna (User risk)

A18

A19

A20

A17 A21

A24

A23

A26

A27

A25

A22

118

4.6 Pengukuran Risiko Proyek RSJPDHK

Questionare Pengukuran Risiko Proyek RSJPDHK adalah sebagai berikut:

Proyek RSJPDHK

No Risiko Probability Impact

5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 1. Kurangnya analisa

kebutuhan user

X X

2. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek

X X

3. Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek

X X

4. Jadwal proyek yang kurang realistis

X X

5. Kurang tersedianya sumber daya material

X X

6. Keterlambatan pengiriman sumber daya material

X X

7. Kerusakan hardware

X X

8. Terjadi perubahan tugas anggota tim

X X

9 Turnover anggota tim dalam proyek

X X

10. Konflik pada anggota tim proyek

X X

11. Lokasi proyek yang kurang mendukung

X X

12. Sulitnya mendapatkan informasi dari klien

X X

119

Proyek RSJPDHK No Risiko

Probability Impact

5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 13. Komunikasi yang tidak

efektif

X X

14. Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek

X X

15. Kurangnya dukungan project manager dalam pelaksanaan proyek

X X

16. Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek

X X

17. Kurangnya keahlian managerial dan teknis

X X

18. Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek

X X

19. Kurang pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek

X X

20. Kurangnya keahlian project manager

X X

21. Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek

X X

22. Kesulitan dalam instalasi hardware

X X

23. Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru

X X

24. Kurangnya sistem keamanan teknologi

X X

120

Proyek RSJPDHK No

Risiko

Probability Impact 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1

25. Kurangnya keterlibatan user

X X

26. Kurangya pemahaman user

X X

27. Klien yang tidak puas dengan hasil proyek

X X

Tabel 4.14 Tabel Identifikasi Risiko Pada Proyek RSJPDHK

Pengukuran probabilitas dan dampak pada proyek RSJPDHK

Proyek RSJPDHK

No. Risiko

Probability Impact

B1. Kurangnya analisa kebutuhan user

1 4

B2. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek

1 2

B3. Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek

2 4

B4. Jadwal proyek yang kurang realistis

1 4

Risiko ukuran

B5. Kurang tersedianya sumber daya material

1 4

B6. Keterlambatan pengiriman sumber daya material

2 3

B7. Kerusakan hardware

1 3

Risiko sumber daya

B8. Terjadi perubahan tugas anggota tim

1 1

121

Proyek RSJPDHK

No. Risiko

Probability Impact

B9. Turnover anggota tim dalam proyek

1 2

Risiko luas perubahan yang terjadi

B10 Konflik pada anggota tim proyek

2 4

Risiko intensitas terjadi konflik

B11 Lokasi proyek yang kurang mendukung

3 5

B12 Sulitnya mendapatkan informasi dari klien

2 3

B13 Komunikasi yang tidak efektif

1 4

Risiko kompleksitas lingkungan

B14 Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek

1 5

B15 Kurangnya dukungan project manajer dalam pelaksanaan proyek

1 4

B16

Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek

1 4

Risiko kurangnya komitmen

B17 Kurangnya keahlian managerial dan teknis

1 4

B18 Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek

2 4

B19 Kurang pengalaman anggota tim dalam proyek

1 4

B20 Kurangnya keahlian Project Manager

1 4

Risiko kurangnya keahlian

B21 Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek

1 3

122

Proyek RSJPDHK

No. Risiko

Probability Impact

Risiko kepegawaian

B22 Kesulitan dalam instalasi hardware

2 4

B23 Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru

2 3

B24 Kurangnya Sistem Keamanan Teknologi

2 3

Risiko kompleksitas teknologi

B25 Kurangnya keterlibatan user

1 4

B26 Kurangnya pemahaman user

2 3

B27 Klien yang tidak puas dengan hasil proyek

1 4

Risiko pengguna / user

123

Probability

Impact

Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High

(5)

Very High (5)

High (4)

Medium ( 3)

Low (2)

Very Low (1)

Tabel 4.15 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Ekonomi Proyek RSJPDHK

Keterangan:

: Low Risk

: Medium Risk

: High Risk : Risiko ukuran (Size risk) : Risiko sumber daya (Resource risk)

B4 B2

B3

B5

B6

B7B1

124

Probability

Impact

Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High (5)

Very High (5)

High (4)

Medium ( 3)

Low (2)

Very Low (1)

Tabel 4.16 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Organisasi Proyek RSJPDHK

Keterangan:

: Low Risk

: Medium Risk

: High Risk

: Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought) : Risiko intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)

: Risiko kompleksitas lingkungan (Environmental complexity)

: Risiko Kurangnya komitmen (Lack of commitment )

B8 B9

B10

B11

B12

B13 B14

B15

B16

125

Probability

Impact

Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High

(5)

Very High (5)

High (4)

Medium ( 3)

Low (2)

Very Low (1)

Tabel 4. 17 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Teknologi Proyek RSJPDHK

Keterangan:

: Low Risk

: Medium Risk

: High Risk : Risiko Kurangnya keahlian (Lack of expertise)

: Risiko Kepegawaian (Staffing risk) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity technology) : Risiko Pengguna (User risk)

B18

B19

B20

B21

B17

B22

B23

B24

B25

B27

B26

126

Probability

Impact

Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High

(5)

Very High (5)

High (4)

Medium ( 3)

Low (2)

Very Lo w (1)

Tabel 4.18 Matrix Analisis Risiko Qualitative Keseluruhan proyek Jardiknas

Keterangan : :Ukuran (Size risk)

: Sumber daya (Resource risk)

: Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought)

: Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)

: Kompleksitas lingkungan (Environmental complexity)

: Kurangnya komitmen (Lack of commitment )

: Kurangnya keahlian (Lack of expertise)

: Kepegawaian (Staffing risk)

: Kompleksitas Teknologi (Complexity technology)

: Pengguna (User risk)

127

Probability

Impact

Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High

(5)

Very High (5)

High (4)

Medium ( 3)

Low (2)

Very Lo w (1)

Tabel 4.19 Matrix Analisis Risiko Qualitative Keseluruhan proyek RSJPDHK

Keterangan : :Ukuran (Size risk)

: Sumber daya (Resource risk)

: Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought)

: Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)

: Kompleksitas lingkungan (Environmental complexity)

: Kurangnya komitmen (Lack of commitment )

: Kurangnya keahlian (Lack of expertise)

: Kepegawaian (Staffing risk)

: Kompleksitas Teknologi (Complexity technology)

: Pengguna (User risk)

128

4.7 Pengembangan Tanggapan Terhadap Risiko

Berdasarkan Matrix Analisis Risiko Qualitative , sudah diketahui risiko

yang perlu dimitigasi oleh perusahaan, yaitu risiko yang berada di area yang

berwarna merah (high risk). Sehingga perusahaan menyiapkan rencana untuk

memitigasi di daerah ini, yaitu:

1. Proyek Jardiknas

a. Jadwal yang kurang realistis

Risiko ini tergolong dalam level tinggi disebabkan adanya salah satu

gedung di Jardiknas yang masih direnovasi, oleh karena itu pelaksanaan

instalasi perangkat jaringan menjadi tertunda karena harus menunggu sampai

kondisi lapangan sudah selesai direnovasi. Hal ini mengakibatkan terjadinya

perubahan jadwal dari estimasi awal.

Dalam hal ini respon risiko yang dapat dilakukan adalah mitigasi

risiko dengan melakukan estimasi waktu yang lebih terperinci. Untuk

kondisi bangunan baru yang belum jadi atau bangunan yang masih dalam

tahap renovasi, maka pihak MSI harus melakukan negosiasi terlebih dahulu

dengan pihak kontaktor bangunan mengenai kesiapan lokasinya dan

mengklarifikasi masalah jadwal pelaksanaan proyek dengan klien.

b. Lokasi yang kurang mendukung

Lokasi proyek menentukan saat pelaksanan proyek, dalam pengerjaan

proyek Jardiknas, risiko ini tergolong dalam level tinggi dikarenakan kondisi

lapangan yang menyulitkan tim proyek dalam memasang perangkat jaringan.

Tim proyek harus berhati-hati dalam menentukan lokasi dimana akan

129

dipasang perangkat. Hal ini dapat membawa dampak yang substansial karena

lokasi proyek yang kurang mendukung sehingga dapat menyebabkan suatu

pengerjaan proyek menjadi terhambat bahkan memakan waktu dan biaya

yang lebih besar dari yang diestimasi.

2. Proyek RSJPDHK

a. Lokasi yang kurang mendukung

Lokasi yang kurang mendukung dalam proyek RSJPDHK dapat

menyebabkan tim proyek cukup kesulitan dalam menentukan jalur kabel

saat pelaksanaan proyek terutama karena penarikan kabel tersebut

dilakukan antar gedung dan pemasangan kabel tidak boleh mengganggu

aktivitas kerja rumah sakit.

Hal ini dapat membawa dampak yang substansial karena lokasi

proyek yang kurang mendukung dapat menyebabkan suatu pengerjaan

proyek menjadi terhambat bahkan memakan waktu dan biaya yang lebih

besar dari yang diestimasi.

Respon yang dapat dilakukan dari risiko di atas adalah mitigasi

risiko,pihak MSI harus melakukan survey secara teliti ke lokasi proyek

sebelum melakukan pemasangan perangkat dan estimasi durasi pekerjaan

yang diperlukan harus dibuat dengan mempertimbangkan kemungkinan-

kemungkinan yang dapat mempengaruhi jadwal yang ada