7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Bagi banyak orang, istilah sistem memunculkan gambaran mental mengenai

berbagai komputer dan pemograman. Kenyataannya, istilah tersebut dapat

diaplikasikan secara lebih luas. Beberapa sistem terjadi secara alami, sementara

lainnya merupakan buatan. Sistem alami berkisar dari atom sistem dari berbagai

elektron, proton, dan neutron – hingga alam semesta – sistem galaksi, bintang dan

planet. Semua mahkluk hidup, tumbuhan dan binatang adalah contoh dari sistem

alami. Sistem buatan dibuat oleh manusia. Sistem ini meliputi banyak hal, mulai dari

jam, kapal selam, sistem sosial, hingga sistem informasi.

A. Pengertian Sistem

Menurut Ladjamudin (2013:2) menyatakan bahwa “Suatu jaringan kerja dari

prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau menyelesaiakan suatu sarana tertentu”.

Menurut Murdick dan Rose dalam Fatta (2007:3) mengatakan bahwa “Sistem

sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu

tujuan bersama “.

8

Berdasarkan hal diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kelompok

dari dua atau lebih komponen- komponen atau sub- sub sistem yang saling

berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.

Komponen- komponen dalam sub- sub sistem dalam suatu sistem tidak dapat

berdiri terlepas sendiri- sendiri. Dimana subsistem- subsistem tersebut saling

berinteraksi dan saling berhubungan satu sama lain untuk membentuk satu kesatuan

sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi sistem dari

subsistem- subsistem demikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu

atau teritegrasi.

B. Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem menurut Ladjamudin (2013:10) “memahami dan

mengembangkan suatu sistem, maka kita harus dapat membedakan berdasarkan

unsur- unsur yang membedakannya”.

Karakteristik sistem menurut Sutabri dalam Analisis sistem informasi (2012:13)

Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan ouput. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem

dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah

sistem juga memiliki karakteristik atau sifat- sifat tertentu, yang mencirikan

bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem.

9

Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Components).

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

saling berkerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen- komponen sistem

tersebut dapat berupa suatu sub sistem. Setiap sub system memiliki sifat dari

sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem

secara keseluruhan, serta suatu sistem mempunyai sistem yang lebih besar yang

disebut dengan “Supra Sistem”.

2. Batasan Sistem (Boundary).

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan

sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai salah satu kesatuan yang tidak

dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan Keluar Sistem (Environment).

Lingkungan luar sistem adalah apapun yang ada diluar ruang lingkup atau

batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Dimana lingkungan luar

sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan,

dimana sifat yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara sedangkan

yang merugikan harus dikendalikan. Jika tidak akan megganggu kelangsungan

hidup sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface).

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan

penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-

10

sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran

suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain dengan melewati

penghubung. Dengan demikian terjadi sustu intergrasi sistem yang membentuk

sutu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input).

Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat

yang berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

Sebagai contoh didalam suatu unit sistem komputer, “program” adalah

maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan

“data” adalah input signal untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output).

Hasil dari energi yang diolah dan klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

Keluaran sistem merupakan masukan bagi subsitem yang lain. Seperti contoh

sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, dimana informasi

ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal –

hal lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya.

7. Pengelola Sistem (Process).

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan

menjadi keluaran. Sebagai contoh, sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah

data Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, dimana informasi ini dapat

digunakan sebagai masukan untuk pemgambilan keputusan atau hal- hal lain

yang merupakan input bagi subsistem lainnya.

11

8. Sasaran dan Tujuan Sistem (Objectives and Goa).

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.

Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada

gunanya, Suatu sistem dikatakan berhasil jika ada input dan outputnya

dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Sumber: Sutabri (2012:14).

Gambar II.1 Karakteristik Sistem

12

C. Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri dalam Analisis Sistem Informasi Sistem (2012:15):

“Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan

komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus

yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat

diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Seperti contoh sistem yang bersifat

abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat determinatik, dan sistem yang

bersifat terbuka dan tertutup”.

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.

Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sistem penjualan, dan laim

sebagainya.

2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human made

System).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak buatan

manusia. Sistem buatan yang melibatkan interaksi buatan manusia dan mesin

disebut sistem manusia - mesin (Human Machine System).

3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic

System).

Sistem tertentu (deterministic) adalah sistem dimana dengan tingkah laku yang

dapat diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu (Probabilistic) adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung

kemungkinan (probabilistic).

13

4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan

luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak sistem

yang benar-benar tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan

menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar dan subsistem lainnya. Karena

sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem

harus mempunyai suatu sistem pengendali yang baik.

D. Daur Hidup Sistem atau Siklus Hidup Sistem (System Life Cycle)

Menurut Sutabri dalam Analisis Sistem Informasi Sistem (2012:20) menyatakan

bahwa “Siklus hidup adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan

sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup terdiri dari

serangkaian tugas yang erat mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top-

down. Siklus ini system sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall

approach) bagi pembangunan dan pengembangan system”.

Pembangunan sistem hanyalah salah satu rangkaian daur hidup suatu sistem.

Kita akan melihat beberapa fase/ tahapan dari daur hidup suatu sistem.

1. Mengenai Adanya Kebutuhan.

Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang

harus dikenali sebagaimana adanya.

14

2. Pembangunan Sistem.

Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa

kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi

kebutuhan tersebut.

3. Pemasangan Sistem.

Peralihan dari tahap pembangunan ke tahap operasional, yang merupakan

langkah akhir dari suatu pengembangan sistem.

4. Pengoperasian Sistem.

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang

membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan

organisasi ditunjang oleh sistem informasi tadi, selalu mengalami perubahan-

perubahan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi.

5. Sistem Menjadi Usang.

Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga dapat diatasi

hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada system yang berjalan. Tiba

saatnya dimana secara ekonomis dan teknis system yang ada sudah tidak layak

lagi untuk dioperasikan dan system yang baru perlu dibangun.

E. Konsep Dasar Informasi

Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:13) data dapat didefinisikan sebagai

“Kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan yang

nyata. Kejadian – kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu”.

15

Sedangkan informasi dapat didefinisikan sebagai “Informasi adalah data yang

diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti yang nemerimanya”.

1. Kualitas Informasi.

Suatu informasi yang berkualitas mempunyai ciri- ciri:

a. Akurat.

Akurat artinya informasi mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Artinya

informasi bebas dari kesalahan tidak biasa ataupun menyesatkan, akurat dapat

diartikan bahwa informasi itu dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya..

b. Tepat Pada Waktunya.

Artinya informasi harus bersedia pada saat informasi tersebut diperlukan

informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Didalam

pengambilan keputusan, informasi yang udah usang tudak lagi ada nilainya,

apabila informasi terlambat dayang sehingga pengambilan keputusan terlambat

dilakukan tersebut dapat berakibat fatal bagi perusahaan.

c. Relevan.

Artinya inforomasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan.

Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah

yang akan dibahas dengan informasi tersebut.Informasi yang disampaikan harus

dapat bermanfaat bagi pemakainya.

d. Lengkap.

Artinya informasi yang diberikan harus lengkap secara keseluruhan dalam arti

tidak ada hal- hal yang dikurangi dalam menyampaikan informasi tersebut.

16

2. Nilai Informasi.

Menurut Sutabri (2012:30) “Nilai dari informasi ditentukan dari 2 (dua) hal,

yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai

apabila manfaat yang diperoleh lebih berharga dibandingkan dengan biaya

untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu dipehatikan bahwa informasi yang

digunakan untuk suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa

kegunaan, sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan

antara informasi digunakan tidak hanya oleh satu pihak saja di dalam

perusahaan”.

F. Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Susanto dalam Puspitawati dan Anggadini (2011:14) mengemukan

bahwa “Sistem informasi merupakan komponen – komponen dari subsistem yang

saling berhubungan dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan

yang mengolah data menjadi informasi”.

Komponen dan tipe dari sistem informasi antara lain:

1. Blok Masukan (Input Block).

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metoide-

metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat

berupa dokumen- dokumen dasar.

17

2. Blok Model (Model Block).

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika model matematika yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara

yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block).

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen

serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block).

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi yang

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Basis Data (Database Block).

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan

didalam basis data perlu diorgansasikan sedemikian rupa, supaya informasi

yang dihasilkan berkualitas. Organisasi berbasis data yang baik dan juga

berguna untuk efisiensi kapasitas penyimnpanannya. Basis data diakses atau

dimanupulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan

Database Management System (DBMS).

18

6. Blok Kendali (Control Block).

Banyak hal yang dapat merusak sisem informasi, seperti misalnya bencana

alam, temperatur, air, debu, kecurangan –kecurangan, kegagalan- kegagalan

seperti itu sendiri, kesalahan- kesalahan, ketidakefisiensian, sabotase, dan lain

sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk

menyakinkan bahwa hal- hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun

bila terlanjur terjadi kesalahan- kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

G. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Pihak manajemen sering kali membutuhkan informasi yang jauh diluar

kemampuan. Dengan berkembangnya ukuran perusahaan dan kompleksitasnya, maka

akan timbul berbagai area fungsional tertentu yang membutuhkan tambahan

informasi untuk perencanaan dan pengendalian produksi, perkiraan penjualanm

perencanaan gudang persediaan, riset pasar, dan lain sebagainya. Sistem Informasi

Manajemen (SIM) memproses berbagai transaksi non keuangan yang biasanya tidak

diproses.

Menurut Mulyanto (2009:32) bahwa “Manusia mengambil peranan yang

penting bagi sistem informasi manajemen. Manusia dibutuhkan untuk

mengoperasikan sistem informasi amanajemen. Sumber daya manusia dapat

dibedakan menjadi dua kelompok yaitu pengguna akhir dan pakar informasi

manajemen”.

19

H. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi

Subsistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi) memproses berbagai transaksi

keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi

pemrosesan transaksi keuangan. .

Menurut Susanto (2008:72) menyatakan bahwa “Sistem Informasi Akuntasi

dapat didefinisikan sebagai kumpulan (intergrasi) dari subsistem / kompinen baik

fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain

secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah

keuangan menjadi informasi keuangan”.

I. Sistem Akuntansi Penggajian

Menurut Mulyadi (2013:373) mengemukakan bahwa “Sistem Akuntasi

Penggajian adalah fungsi, dokumen, catatan, dan sistem pengendalian intern yang

digunakan untuk kepentingan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna

pengawasan informasi tenaga kerja”.

Sistem akutansi penggajian pada umumnya merupakan pembayaran atas

penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jabatan dalam satu

organisasi dan dibayarkan secara tetap setiap bulan.

Penghitungan penggajian dengan menggunakan sistem komputerisasi

diharapkan dapat memudahkan dan mempercepat penyelesaian pekerjaan sehingga

dapat memperoleh hasil yang diharapkan.

20

Adapun jurnal akuntansi untuk mencatat transaksi penggajian diantaranya:

1. Pada saat pengakuan beban gaji, maka jurnalnya sebagai berikut:

Beban Gaji xxx

Hutang gaji xxx

2. Pada saat pembayaran gaji dilakukan, maka jurnalnya sebagai berikut:

Hutang gaji xxx

Kas/ Bank xxx

Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri

sebagai berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu

hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatatan waktu dengan menggunakan

daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu

hadir karyawan ini diselanggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.

2. Prosedur pencatatan waktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksi yang berdasarkan, pencatatan

waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk

keperluan distribusi biaya dan upah karyawan kepada produk atau pesanan.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan

upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah

surat- surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,

21

penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan

daftar gaji.

4. Prosedur distribusi biaya gaji.

Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan

kepada departemen- departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.

Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan

perhitungan harga pokok produk.

5. Prosedur pembayaran gaji.

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi

keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi

keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.

Dokumen yang digunakan dalam akuntansi penggajian Sistem Akuntansi

Penggajian Mulyadi (2013:374) sebagai berikut:

1. Dokumen – pendukung perubahan gaji dan upah.

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian yang bersangkutan

dengan karyawan. Misalnya Surat Keputusan Pengangkatan karyawan baru.

2. Kartu Jam Hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir

setiap karyawan di perusahaan.

3. Kartu Jam Kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga

kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan. Dokumen ini diisi oleh

22

mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah kemudian

dibandingkan dengan kartu jam hadir.

4. Daftar gaji dan upah.

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan.

.

2.2. Peralatan Pendukung ( Tools System )

Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model

dari suatu sistem dengan menggunakan simbol- simbol, lambang- lambang, diagram-

diagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya. Fungsi peralatan

pendukung (tools system) itu sendiri adalah untuk menjelaskan kepada user

bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja dengan suatu logical model dan

physical model. Logical model menunjukan kepada user tentang bagaimana sistem

fisik akan diterapkan.

A. Diagram Alir Data ( DAD) atau Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kendall dan Kendall (2013:263) Diagram Alir Data adalah suatu

tehnik analisa data terstruktur yang mempresentasikan proses- proses data suatu

organisasi dengan menggunakan kombinasi dari 4 (empat) simbol untuk menciptakan

suatu gambaran proses- proses yang menampilkan dokumentasi sistem yang solid.

23

1. Simbol – simbol yang digunakan dalam Diagram Alir Data

Menurut kendall & kendall (2013:265) simbol-smbol yang digunakan dalam

DAD sebagai berikut:

a. Entitas ekstenal

Kotak rangkap dua digunakan untuk mengambarkan suatu entitas eksternal

(bagian lain, sebuah perusahaan, seseorang, atau sebuah mesin) yang dapat

mengirim data atau menerima data dari sistem.

b. Alir data (Data flow)

Tanda panah menunjukan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain,

dengan kepala tanda panah mngarah ketujuan data.

c. Proses (process)

Bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukan adanya

proses transformasi. Proses- proses tersebut selalu menunjukan suatu perubahan

dalam didalam atau perubahan data jadi, aliran data yang meningalkan suatu

proses selalu di beri label yang berbeda dari aliran data yang masuk.

d. Penyimpan data (data store)

Bujur sangkar dengan ujung terbuka, yang menunjukan penyimpanan data.

Bujursangkar yang digambarkan dengan dua garis pararel yang tertutup oleh

sebuah garis pendek disisi kiri dan ujungnya tebuka di sisi sebalah kanan.

2. Langkah-Langkah Mengembangkan DAD

Menurut Kendall & Kendall (2013:266-267) diagram aliran data dapat dan bisa

digambarkan secara sistematis. Pertama, penganalisis sistem perlu

mengkonseptualisasikan aliran data dari perspektif atas-bawah.

24

Untuk memulai suatu diagram aliran data, rangkumlah narasi sistem organisasi

menjadi sebuah daftar dengan empat kategori yang terdiri dari entitas eksternal, aliran

data, proses,dan penyimpanan data.

Mengambarakan diagram aliran data dengan menggunakan pendekatan atas-

bawah,sebagai berikut:

a. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan untuk

menentukan berbagai macam:

1. Entitas eksternal.

2. Aliran data.

3. Proses-proses.

4. Penyimpanan data.

b. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukkan entitas-entitas eksternal dan

aliran data menuju dan dari sistem. Tidak menunjukkan setiap proses atau

penyimpanan data yang mendetail.

c. Diagram Nol, level berikutnya menunjukan proses-proes, namung menjaganya

tetap umum. Menunjukan penyimpana data-penyimpanan data pada level ini.

d. Menciptakan sebuah diagram anak untuk setiap proses dalam diagram 0.

Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang anda tetapkan untuk

setiap proses dan aliran data yang mengandung arti.

e. Mengembangkan suatu diagram aliran data fisik dari diagram aliran data logika.

Mebedakan antara proses manual dengan proses otomatis, mengambarkan file-

file aktual dan dilaporkan menurut nama, dan menambahkan kontrol-kontrol

25

untuk menunjukkan kapan proses- proses tersebut selesai atau kapan muncul

kesalahan.

f. Membagi diagram aliran data fisik dengan memisahkan atau mengelompokkan

bagian- bagian dari diagram agar bisa menmasilitasi pemprograman dan

implementasi.

3. Tahap Proses Pembuatan DAD

Menurut kendall & kendall (2013:266-268) langkah- langkah dalam pembuatan

diagram alir data dibagi menjadi tiga tahap yaitu sebagai berikut:

a. Diagram konteks.

Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan

hanya memuat satu proses, menunjukkan sisem secara keseluruhan. Proses

tersebut di beri nomor nol. Semua entitas ekstenal yang ditunjukan pada

diagram konteks berikut aliran data-aliran data dan tampak sederhana untuk

diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran data menuju

dan dari sistem Diagram diketahui penganalisis dari wawancara dengan

pengguna dan sebagai analisis dokumen.

b. Diagram nol.

Diagram nol adalah pengembangan konteks dan bisa menyangkup sampai

sembilan proses. Memasukan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi

dalam suatau diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses di beri

nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram

dan mengarah kesudut sebelah kanan bawah.

26

c. Diagram anak (detail).

Diagram anak ditetapkan nomor yang sama seperti proses induknya di dalam

diagram nol. Sebagai contoh, proses 3 akan berkembang akan ke diagram 3.

Proses-proses pada diagram anak diberi nomor dengan mengunakan proses

nomor induk, poin desimal, serta sebuah nomer unik untuk setiap proses anak.

Pada diagram 3, proses-proses tersebut akan diberi nomor 3.1, 3.2, 3.3, dan

seterusnya. Ketentuan ini memungkinkan penganalisis mengikuti rangkaian

proses disetiap tingkat pengembangan. Bila diagram nol mengambarkan proses-

proses 1, 2, dan 3, diagram anak 1, 2, dan 3 semuanya berada pada level yang

sama.

4. Aturan Main diagram Alir Data

Menurut Kendall dan Kendall (2013:264) bentuk rambu-rambu atau aturan

main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk

membuat model sistem adalah sebagai berikut :

Didalam Diagram Arus Data (DAD) tidak boleh menghubungkan antara

external entity dengan external entity lain secara langsung.

a. Didalam Diagram Arus Data (DAD) tidak boleh menghubungkan antara

data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

b. Didalam Diagram Arus Data (DAD) tidak boleh menghubungkan external

entity dengan data store secara langsung.

c. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.

27

5. Tehnik membuat Diagram Arus Data (DAD)

a. Mulai dari yang umum atau tingkat yang lebih tinggi kemudian diuraikan

sampai tingkat yang lebih detai atau tingkat yang lebih rendah.

b. Jabarkan proses sampai sedetail atau tingkat yang lebih rendah.

c. Peliharalah konsistensi atau kesesuaian external entity, proses, data flow,

dan data store, yang terjadi di dalam Diagram Arus Data.

d. Berikan label yang bermakna di setiap simbol.

6. Kesalahan umum pembuatan Diagram Alir Data (DAD)

a. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini

disebut dengan Lubang Hitam (Black Hole), karena data masuk ke dalam

proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukan ke dalam lubang hitam

yang dalam sekali.

b. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input dan

kesalahan ini disebut Ajaib (Miracle), karena secara ajaib dihasilkan output

tanpa pernah menerima input.

B. Kamus Data (Data Dictionary)

Menurut Kendall dan Kendall (2013:333) mengemukan bahwa “Suatu data

yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan

analisis dan detains dengan mengumpukan dan mengkoordinasi istilah- istilah data

tertentu dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada”.

Pada tahapan perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang

input, merancang laporan – laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan

28

arus data yang ada pada Diagram Arus Data (DAD) sifatnya global, hanya ditujukan

nama arus datanya saja secara terinci dapat dilihat di kamus data. Kamus data

memuat hal- hal sebagai berikut:

1. Nama Arus Data

Nama arus data harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca

Diagram Arus Data (DAD) memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu

arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah pada kamus

data.

2. Alias

Allias atau anam lain dari kata dapat ditulis bila ada. Untuk menyatakan nama

lain dari suatu data element atau data store yang sebenarnya sama dengan data

element atau data store yang telah ada. Alias terjadi karena kurang koordinasi

antara beberapa analisis sistem.

3. Bentuk Data

Bentuk data perlu dicatat dikamus data, karena dapat digunakan untuk

mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan

sistem.

4. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan kamus data untuk memudahkan mencai arus data dalam Diagram

Arus Data (arus data perlu dicatat di DAD).

29

5. Penjelasan

Untuk memperjelas makna dari arus data yang dicatat dalam kamus data, maka

sebagai penjelasan dapat diisi dengan keterangan- keterangan tentang arus data

tersebut.

Selain hal- hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat makna dari simbol yang dijelaskan yang disebut dengan notasi.

C. Notasi Tipe Data

Notasi tipe data digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output

suatu data.

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X Setiap karakter

9 Angka numerik

^ Karakter alpabet atau huru besar

Z Ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

- Sebagai tanda penghubung

/ Sebagai tanda pembagi

Sumber Tabel: Sutabri (2012: 172).

30

D. Notasi Struktur Data

Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana

notasi yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut:

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri dari atau sama dengan

+ (And) dan

N{}M

Iterasi atau pengulangan proses, berinterasi mulai

minimum N kali dan maksimum M kali

* atau ** Keterangan atau catatan

@ Petunjuk atau Key field

( ) Pilih salah satu pilihan

[ ] Salah satu dari

Alias Nama lain untuk data

/ Sama dengan atau pemisah

Sumber Tabel : Sutabri (2012:172).

E. Normalisasi

Menurut Sutabri dalam Analisis Sistem Informasi (2012:138) Proses

Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel- tabel yang

menunjukan entitas dan relasinya. Proses ini selalu diuji pada beberapa kondisi.

31

Apakah ada kesulitan saat menambah (insert), menghapus (delete), mengubah

(update), atau membaca (retrieve) pada satu database.

Setiap file selalu memiliki satu kunci yang berupa satu field atau satu set field

yang dapat mewakili report.Ada beberapa macam kunci (key function) yang

digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, penghapusan, dan lainnya, yaitu

sebagai berikut:

1. Kunci Calon (Candidate Key)

Satu set minimal attribute yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian dari

entity..

2. Kunci Primer (Primary Key)

Yaitu satu atribute atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasi secara

unik satu kejadian spesifik dan dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

3. Kunci Altentive (Alternate Key)

Kunci calon yang tidak dipakai sebagai kunci primer (primari key). Dimana

tiap kunci alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan sebauah laporan.

4. Kunci Tamu (Foreign Key)

Satu attribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukan ke

induknya.

5. Kunci khusus (Super Key)

Yaitu himpunan dari suatu atau lebih entitas yang digunakan untuk

mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam entitas set.

32

Pada proses normalisasi ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi,

yaitu sebagai berikut:

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized)

Bentuk ini merupakan kumulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan

untuk mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau

terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangan.

2. Bentuk Normal kesatu (1NF/First Normal Form)

Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu bahwa setiap data dibentuk dalam

flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi record dan nilai

dari field berupa anomatic value. Tidak ada set atribut yang berulang atau

atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya mempunyai satu pengertian

bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti lain.

3. Bentuk Normal kedua (2NF/ Second Normal Form).

Bentuk normal kedua mempunyai dua syarat yaitu bentuk data telah memeuhi

kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukanlah kunci harus bergantung secara

fungsi kepada kunci utama (primary key) Dengan demikian untuk membentuk

normal kedua harusnya sudah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik

dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggota.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third normal form).

Untuk menjadi bentuk normal ketiga, maka relasi haruslah dalam bentuk

normal kedua dan semua attribute bukan primer tidak punya hubungan yang

transitif. Dengan kata lain setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya

pada primary key.

33

5. Bentuk BCNF (Boyce Codd Normal Form).

Boyce-Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk

normal ketiga untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu

dan didalam seiap atribut harus bergantung fungsi pata atribut superkey.

Database adalah kumpulan file yang saling berkaitan. Pada model data

relational, hubungan antarfile direlasikan dengan kunci relasi (relation key) yang

merupakan kunci utama dari masing- masing file.

Relasi antara dua file atau dua tabel dapat dikatagorikan menjadi 3 macam.

Demikian pula untuk membantu menggambarkan relasi secara lengkap terdapat juga

beberapa relasi dalam hubungan atribut yang ada dalam satu atau dua file, yaitu

sebagai berikut:

1. One To One (1:1)

Perbandingan antara entitas pertama dengan entitas kedua berbanding satu

banding satu.

2. One To Many (1:M)

Perbandingan antara entitas pertama dengan entitas kedua berbanding satu

banding banyak.

3. Many To Many (M:M)

Perbandingan antara entitas pertama dengan entitas kedua berbanding banyak

banding banyak.

34

Database dibentuk dari kumpulan file. File didalam pemrosesan aplikasi dapat

dikatagorikan kedalam beberapa file, diantaranya sebagai berikut:

1. File Induk (Master File)

Merupakan jenis file yang paling penting, terdiri dari field yang isinya relatif

tetap. Adapun jenis master file yaitu:

a. File Induk Petunjuk (Reference mster file), berisikan record yang tak

berubah atau jarang berubah.

b. File Induk Dinamik (Dynamic Master File), berisikan record yang terus

menerus berubah dalam kurum waktu tertentu (berubah secara berkala),

atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.

2. File Transaksi (Transaction File)

Disebut juga file transfer,file ini berisi record - record yang akan

diperbaharui /mengupdate record-record yang ada pada file induk.

3. File Laporan (Report File)

File yang berisi record-record yang disusun sedemikian rupa, sehingga

memudahkan pemakai (User) mendapat informasi dari file tersebut.

4. File Kerja (Work File)

File ini berisi record-record yang diperlukan sementara. Dari file ini dapat

dibuat sebuah program dan diperbaiki oleh program lain sebagai input.

5. File program (Program File)

Berisi perintah-perintah untuk memproses data.

35

6. File Pelindung (Backup File)

File ini merupakan salinan dari file- file yang masih aktif di dalam database

pada suatu saat tertentu.

7. File pustaka (Library file)

File ini dipakai untuk penyimpanan program atau program utilitas atau

program lainnya.

8. File Sejarah (Histpry File)

File ini merupakan tempat akumulasi dan hasil pemrosesan berkas induk

dan berkas transaksi .File ini berisi data yang selalu bertambah, sehingga file

ini terus berkembang seiring dengan kegiatan yang terjadi.

F. Pengkodean

Menurut Mulyanto (2009:266) “Pengkodean atau yang lebih dikenal

pemograman merupakan kegiatan analisis kebutuhan yang diterjemahkan ke dalam

bahasa yang dimengerti oleh komputer menggunakan bahasa pemograman”.

Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf, dan karakter- karakter.

Beberapa kemungkinan susunan digit (angka) , huruf dan karakter- karakter khusus

dapat dirancang dalam bentuk kode. Bebeapa hal yang perlu diperhatikan dalam

membuat kode antara lain:

1. Harus mudah diingat.

Lakukan dengan cara menghubungkan kode tertentu dengan objek yang

diwakili kodenya.

36

2. Harus unik.

Kode harus unik untuk masing- masing item yang diwakili. Unik berarti tidak

ada kode yang kembar.

3. Harus fleksibel.

Kode fleksibel memungkinkan perubahan- perubahan atau penambahan item

baru tetap diwakili oleh kode.

4. Harus konsisten.

Kode harus sependek mungkin untuk kemudahan dalam mengingat. Maksudnya

tetap menggunakan kode yang telah dipergunakan sebelumnya.

5. Harus distandarisasi.

Kode harus distandarisasikan untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam

organisasi. Misalnya untuk jam harus standar dengan menggunakan 2 (dua)

digit sampai dengan 24 (dua puluh empat).

6. Hindari spasi.

Spasi dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan didalam penggunaannya.

7. Hindari karakter yang mirip.

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya

sebaiknya tidak digunakan didalam kode.

37

8. Panjang kode harus sama.

Kode-kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama. Ada beberpa

macam tipe yang dapat digunakan di dalam sistem informasi.

Diantaranya adalah:

a. Kode Mnemonik.

Kode Mnemonik (mnemonic code) digunakan untuk tujuan supaya

mudah diingat dan dibuat berdasarkan singkatan atau mengambil

sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini.

b. Kode Urut.

Kode urut (sequential code ) disebut juga dengan kode seri (Serial Code)

merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode

berikutnya.

c. Kode Blok.

Kode Blok (block code) mengklasifikasikan item kedalam kelompok

blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar

pemakaian maksimum yang diharapkan.

d. Kode Group.

Kode group (group code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan

tiap-tiap field kode mempunyai arti.

e. Kode Desimal.

Kode fesimal (decimal code) mengklasifikasikankode atas dasar 10 unit

angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00

sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.

38

G. HIPO (Hierarchy Plus Input-Proses-Output)

Menurut Ladjamudin (2013:211) menyatakan bahwa “HIPO” merupakan tehnik

untuk mendokumentasikan sistem pemograman. HIPO juga dapat digunakan untuk

memenuhi kebutuhan dari macam- macam pemakaian yang menggunakan

dokumentasi untuk tujuan yang berbeda- beda, antara lain sebagai berikut:

HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh

DM.HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang HIPO

juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus

pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap- tiap modul didalam

sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.

1. Sasaran HIPO

HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik

dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran sebagai

berikut ini :

a. Untuk lebih menekankan fungsi- fungsi yang harus diselesaikan oleh

program, bukannya menunjukkan stateman-stateman program yang

digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.

b. Untuk menyediakan penjelasan yang diinput yang harus digunakan dan

output yang dihasilkan oleh masing- masing fungsi pada tiap- tiap

tingkatan dari diagram-diagram HIPO.

c. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-

kebutuhan pemakai.

39

2. Jenis – jenis HIPO

a. Visual Table of contents (VTOC)

Diagram ini menggambarkan hubungan dari fungsi- fungsi secara

berjenjang.

b. Overview Diagram

Overview diagram menunjukkan secara garis besar hubungan dari input

menunjukkan item-item data yang akan digunakan oleh bagian proses.

Bagian proses berisi sejumlah langkah-langkah yang menggambarkan kerja

dari fungsi. Bagian dari output berisi dengan item- item data yang

dihasilkan atau dimodifikasi oleh langkah-langkah proses.

c. Detail Diagram

Detail diagram merupakan diagram tingkatan yang paling rendah di HIPO.

Diagram ini berisi dengan elemen-elemen dasar dari paket yang

menggambarkan secara rinci kerja dari fungsi.