23

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

PT.HAMATETSU INDONESIA merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang pembuatan spare part motor dan mobil, dalam hal ini struktur organisasi

sangatlah penting untuk pelaksanaan kerja tersebut sehingga semua menjadi lancar.

Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi ditempat ini sebagai

berikut.

3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan

PT.HAMATETSU INDONESIA adalah perusahaan yang bergerang dibidang

pabrikasi pembuatan mesin dan bagian bodi untuk kendaraan roda 2 dan roda 4 serta

tujuan kendaraan umum, baguan tubuh mobil. Pada bulan April 1953

PT.HAMATETSU JAPAN didirikan di Hikumacho, Hamamatsu.Kemudian

Reorganisasi sebagai perusahaan saham dengan modal ¥ 8.000.000, dengan

Kimiyasu Terada sebagai Direktur Perwakilan di bulan Oktober 1972. Dan

membangun pabrik baru di lokasi saat ini di Iwata bulan Januari 1973. Lalu pada

bulan Maret 1973 bergabung dengan Yamaha Motor Co. Ltd. Kyoryokukai, dengan

seiring berjalannya PT. HAMATETSU INDONESIA didirikan bulan Oktober 2002

dengan dipimpin oleh Susumu Terada.

24

1. Visi

Menjadi Perusahaan Yang Unggul Dan Berkarakter Serta Mampu

Menghadapi Persaingan Global.

2. Misi

Bekerja Keras Menciptakan Peluang Dan Pertumbuhan Untuk Menjadi

Perusahaan Yang Terbaik. Mengutamakan Mutu Dan Pelayanan Demi Kepuasan

Pelanggan. Menjadi Mitra Usaha Yang Andal Dan Terpercaya. Menjadikan

Perusahaan Yang Bersahabat Dengan Lingkungan.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja menunjukan

bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas waktu

tertentu, menunjukan hirarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan

hubungan pelapornya.Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas digolongkan

sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah, dan terawasi

serta hasil-hasilnya dapat dikendalikan.

25

Bentuk struktur organisasi pada PT.HAMATETSU INDONESIA

adalah sebagai berikut :

Fungsidari masing-masing bagian, sebagai berikut:

1. Direktur Utama (Dirut)

a. Melakukan koordinasi dan pengendalian segala bentuk kegiatan di bidang

administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretarian.

b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan

perlengkapan perusahaan.

c. Membuat rencana untuk mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta

pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

d. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Dewan Direksi, sehingga

pertanggung jawabannya kepada Dewan direksi.

e. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif.

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR

GENERAL MANAGER

MARKETING ACCOUNTINGMANAGER PRODUKSI

LEADER

PRODUKSI 1

LEADER

PRODUKSI 2

LEADER

PRODUKSI 3

LEADER

PRODUKSI 4

LEADER

PPIC

LEADER

QUALITY

MANAGER HR & GA

PURCHASSING

STRUKTUR ORGANISASI

Gambar III.1. Struktur Organisasi

26

2. Direktur

Sebagai pimpinan dari perusahaan, tugas dan tanggung jawab direktur antara lain:

a. Menentukan dan menetapkan prosedur kegiatan perusahaan pada masing-

masing manajer untuk mencapai sasaran yang diinginkan perusahaan.

b. Menetapkan tujuan dan misi dari tiap-tiap manajer yang dibawahinya.

c. Melakukan pengawasan, kontroling dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari

manajer secara berkala dan pertanggung jawabannya.

d. Menyusun dan menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka

pendek.

e. Mengadakan pengangkatan, pemberhentian, ataumutasi (pemindahan)

karyawan beserta gajinya.

Direktur bertanggung jawab atas kerugian PT yang disebabkan direktur tidak

menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan anggaran dasar,

kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang

Perseroan Terbatas. Atas kerugian PT, direktur akan dimintakan pertanggung

jawabannya secara perdata. Apabila kerugian PT disebabkan kerugian bisnis dan

direktur telah menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan

dalam anggaran dasar PT, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No.

40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas, maka direktur tidak dapat dipersalahkan

atas kerugian PT.

27

3. General Manager

Tugas seorang yang menjabat sebagai manager sebenarnya adalah penyatuan yakni

bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya,

pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan

cara melakukan mekanisme penyesuaian. Adapun mekanisme dan tugas yang

diperlukan untuk menyatukan berbagai variabel di atas antara lain:

a. Melakukan pengarahan (direction) yang meliputi pembuatan keputusan,

kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.

b. Membuat rancangan organisasi dan pekerjaan.

c. Melakukan seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.

d. Menerapkan sistem komunikasi, pengendalian, dan reward.

4. Marketing

a. Marketing Sales

Tugas utama seorang marketing adalah menghasilkan sales atau penjualan dari

produk yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga perusahaan mendapatkan

keuntungan dari setiap produk yang dijual.

b. Marketing Promosi

Marketing memiliki tugas untuk mengenalkan sebuah produk kepada

masyarakat luas agar produk yang dimiliki perusahaan bisa dikenal.

c. Marketing Riset dan Pengembangan

Marketing memiliki tugas untuk mencari informasi dari sebuah produk yang

dibutuhkan oleh konsumen atau melakukan pengembangan produk yang sudah

ada mengenai kelebihan dan kekurangannya, kemudian melaporkannya

semuanya kepada perusahaan agar segera dilakukan tindak lanjut.

28

d. Marketing Communication

Marketing memiliki tugas untuk membuat hubungan yang baik antara

perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan masyarakat sekitar dan

perusahaan kepada pihak yang terkait dalam bisnis.

5. Accounting

a. Rekaman Laporan (Recording Report)

Fungsi utama dari akuntansi adalah untuk merekam catatan transaksi secara

tersistematis dan secara kronologis dari begitu banyaknya transaksi keuangan

yang selanjutnya telah dikirimkan ke berbagai Account Ledger dan akhirnya

akan mempersiapkan akun akhir untuk mengetahui laba atau rugi dari bisnis

pada setiap akhir periode akuntansi.

b. Menjaga dan Melindungi Properties

Fungsi selanjutnya dari akuntansi adalah untuk menghitung jumlah realita dari

Penyusutan Asset dengan memilih Metode yang tepat dan masih berlaku untuk

asset tertentu. Setiap dispasi yang tidak sah dari setiap asset akan membawa

bisnis berada diambang kebangkrutan. Karena itu akuntansi telah merancang

sistem yang diinginkan untuk melindungi properti dan asset dari bisnis dari

penggunaan yang tidak sah dan sama sekali tidak beralasan.

c. Mengkomunikasikan Hasil

Akuntansi selalu mengkomunikasikan hasil dan transaksi yang telah tercatat ke

berbagai pihak yang tertarik dalam bisnis tertentu seperti misalnya para

investor, kreditor, karyawan, kantor pemerintahan, peneliti dan lain

sebagainya.

29

d. Meeting Legal

Akuntansi juga berfungsi untuk merancang dan mengembangkan sistem seperti

menjaga catatan dan pelaporan hasil yang nantinya akan selalu memenuhi

persyaratan hukum untuk mengaktifkan kepemilikan dalam mengajukan

berbagai pernyataan seperti Pengembalian Pendapatan Pajak, Pengembalian

Penjualan-Pajak dan lain sebagainya.

e. Klasifikasi

Fungsi akuntansi sebagai klasifikasi yang berhubungan dengan analisis secara

tersistematis dari data yang sudah tercatat, dengan maksud untuk transaksi

kelompok di satu tempat. Pekerjaan klasifikasi ini dilakukan dalam buku yang

disebut sebagai “Ledger”.

f. Meringkaskan (Summarize)

Hal seperti ini akan melibatkan penyajian data rahasia dengan cara yang dapat

dimengerti dan berguna untuk internal maupun eksternal pengguna akhir dari

laporan akuntansi. Proses seperti ini memang lebih mengarah kepada

penyusunan laporan sebagai berikut :

1. Neraca Saldo

2. Laporan laba rugi

3. Neraca

30

6. Manager Produksi

a. Membuat perencanaan dan jadwal proses produksi.

b. Mengawasi proses produksi agar kualitas, kuantitas dan waktunya sesuai

dengan perencanaan yang sudah dibuat.

c. Bertanggung jawab mengatur manajemen gudang agar tidak terjadi kelebihan

atau kekurangan persediaan bahan baku, bahan penolong maupuan produk

yang sudah jadi di gudang.

d. Bertanggung jawab mengatur manajemen alat agar fasilitas produksi berfungsi

sebagaimana mestinya dan beroperasi dengan lancar.

7. Manager HR & GA

Menjadi seorang Manager HR & GA minimal memahami Tugas dan Fungsi dengan

mengemban jabatan yang di berikan kepada kita.

1. HRD ( Human Resources Development )

a. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya

Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan

sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan

berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.

b. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang

dianggap perlu.

c. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana

permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan

turnover setiap bulan dari masing-masing divisi

d. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes dan interview awal, serta

mengatur jadwal interview lanjutan (User, Hrd, Dirut), agar proses rekrutmen

dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.

31

2. GA (GENERAL AFFAIR)

a. Mendukung seluruh kegiatan operasional produksi dan kantor dengan

melakukan proses pengadaan seluruh peralatan dan bahan baku (ATK,

komputer, meja/kursi kerja, AC, telepon, listrik, Air dll ).

b. Mendukung sarana atau fasilitas penunjang lain (kendaraan operasional

(kurir), office boy & cleaning service dst).

c. Insurance Management/ jaminan kesehatan/hari tua .

d. Pemeliharaan kesehatan, safety dan pelaksanaan K3 bagi seluruh karyawan.

e. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan

keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

8. Purchassing

a. Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material yang

dibutuhkan.

b. Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan memastikan

tanggal pengiriman material.

c. Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan

dokumen.

d. Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor

e. Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material, dan

lain-lain)

f. Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara

sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP ).

32

9. Leader

a. Membuat schedule kegiatan atau jadwal kegiatan pekerjaan.

b. Memonitor atau memantau progress pekerjaan yang dilakukan tenaga ahli.

c. Bertanggung jawab dalam melaksanakan supervise langsung dan tidak

langsung kepada semua karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya,

antara lain memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat mencapai

tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan dapat

menerapkan sikap disiplin kepada karyawan sesuai dengan peraturan yang

berlaku di perusahaan.

d. Bertanggung jawab dalam melaksanakan koordinasi dalam membina kerjasama

team yang solid.

10. PPIC

Bagian ini bertugas untuk mengecek semua administrasi dan transaksi berhubungan

dengan jalannya perusahaan. Bagian ini terdiri dari CMT, Acounting, dan Kasir.

a. CMT bertugas dan bertanggung jawab untuk mengurus berbagai hal berkaitan

dengan pihak Outsourcing.

b. Accounting bertugas untuk mencatat dan melakukan pembukuan transaksi

yang terjadi.

c. Kasir memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membuat laporan penerimaan

dan pengeluaran uang harian.

33

11. Quality

I. Quality Assurance (QA) adalah mencakup monitoring, uji-tes dan memeriksa

semua proses produksi yang terlibat dalam produksi suatu produk. Memastikan

semua standar kualitas dipenuhi oleh setiap komponen dari produk atau

layanan yang disediakan oleh perusahaan untuk memberikan jaminan kualitas

sesuai standar yang diberikan oleh perusahaan.

II. Quality Assurance (QA) mempunyai tugas dan tanggung jawab pokok terkait

dengan peran jaminan kualitas. Meskipun sifat yang tepat dari pekerjaan

jaminan kualitas akan berbeda berdasarkan pada industri tertentu, tugas utama

dan kompetensi terkait dengan memastikan bahwa produk tersebut memenuhi

standar kualitas yang diperlukan atau diberikan sesuai standar perusahaan.

III. Secara umum Quality Assurance (QA) bertanggung jawab untuk memastikan

produk atau jasa memenuhi standar yang ditetapkan termasuk keandalan,

kegunaan, kinerja dan standar kualitas umum yang ditetapkan oleh perusahaan.

IV. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab Terperinci QA

a. Memiliki tugas pokok dalam perencanaan prosedur jaminan kualitas suatu

produk atau jasa.

b. Menafsirkan dan menerapkan standar jaminan kualitas.

c. Mengevaluasi kecukupan standar jaminan kualitas.

d. Merancang sampel prosedur dan petunjuk untuk mencatat dan melaporkan

data berkualitas.

34

12. Produksi

Divisi regional memilikitugasdantanggungjawabuntuk:

a. Menjalankan semua kebijakan dan prosedur baku yang di tetapkan oleh Kantor

Pusat.

b. Mengelola asset regional untuk menjalankan bisnis secara benar sesuai arah

perusahaan.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem Inventory Alat Ukur tentang permintaan barang di

PT.HAMATETSU INDONESIA adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pengisian Form Permintaan AlatUkur

Setiap karyawan yang ingin mengajukan permintaan AlatUkur harus meminta

Form Permintaan AlatUkur yang tersedia di kantor QA AlatUkur dan

mengisinya berdasarkan data karyawan yang mengajukan permintaan.

2. Prosedur PermintaanAlatUkur

Form PermintaanAlatUkur yang sudah terisi dan ditanda tangani diserahkan

kepada Leadermasing-masing untuk di setujui permintaannya di bagian Produksi

tersebut.

3. ProsedurLaporan Persetujuan PermintaanAlatUkur

Form Permintaan Alat Ukur yang disetujuiLeader masing–masing bagian

produksi diserahkan kepada bagian QA AlatUkur untuk meminta tanda tangan

persetujuan dan menyiapkan dan menyerahkan Alat Ukur kepada bagian

produksi yang mengajukan.

35

3.3 Activity Diagram

Dari hasil analisa yang penulis lakukan pada PT.HAMATETSU

INDONESIA , dapat diketahui bentuk sistem inventory alat ukur yang berjalan.

Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam activity diagram dibawahini:

Gambar III.2. Activity Diagram

36

3.4 Spesifikasi Dokumen SistemBerjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini menjelaskan tentang dokumen-

dokumen yang digunakan dalam sistem berupa file. bentuk dari dokumen sistem

berjalan dibagi menjadi dua bagian yaitu spesifikasi dokumen masukan dan

spesifikasi dokumen keluaran

1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Nama Dokumen : Form Permintaan Alat Ukur

Fungsi : Sebagai mediaPermintaan Alat Ukur

Sumber : Bagian Produksi

Jumlah : Satu lembar

Tujuan : Bagian QA Alat Ukur

Frekuensi : Setiap pengajuan permintaan Alat Ukur

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A - 1

2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Nama Dokumen : Copy Form Permintaan Alat Ukur

Fungsi : Bukti datapermintaan Alat Ukur

Sumber : Bagian produksi

Jumlah : Satu lembar

Tujuan : Bagian QA Alat Ukur

Frekuensi : Setiap pengajuan permintaan Alat Ukur

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A – 2

37

3.5 Permasalahan Pokok

Berdasarkan hasil penelitian pada PT. HAMATETSU INDONESIA, dapat

diidentifikasi subjek-subjek yang permasalahan yang terjadi, antara lain :

1. Belum terkomputerisasinya sistem permintaan Alat Ukur yang dilakukan

bagian produksi sehingga kurang efektif dan efisien.

2. Proses pengajuan permintaan Alat Ukur cukup memakan waktu yang

lama dan menimbulkan keterlambatan penyediaan alat ukur.

3.6 Pemecahan Masalah

Setelah melihat permasalahan yang ada pada PT.HAMATETSU

INDONESIA maka penulis membuat alternatif pemecahan masalah yaitu

menggunakan sistem informasi pengajuan permintaan Alat Ukur yang berbasis web

agar lebih efisien dan efektif dalam penggunaannya.