bài 5 làm việc với dữ liệu và công thức - giáo trình fpt

Bài 5LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU & CÔNG THỨC

HỆ THỐNG LẠI BÀI CŨ

Khái niệm bảng tính

Phần mềm Microsoft Excel 2007

Các thao tác cơ bản

Định dạng bảng tính

Một số tính năng quan trọng

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 2

NỘI DUNG BÀI HỌC


Ô và địa chỉ tham chiếu

Các kiểu dữ liệu

Công thức

Chức năng AutoFill

Sắp xếp và lọc dữ liệu

Biểu đồ

Làm việc với dữ liệu & công thức 4

Địa chỉ ô và cách thức tham chiếu

Ô trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên

địa chỉ cột và hàng

Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …

Các hàng trong excel được đánh số từ 0, 1, …

Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và hàng 13

Địa chỉ ô: <Địa chỉ cột><Địa chỉ hàng>

Địa chỉ hàng/cột tương đối: <Tên cột><Tên hàng>

• Ví dụ: A13

Địa chỉ hàng/cột tuyệt đối: $<Tên cột>$<Tên hàng>

• Ví dụ: A$13 (tuyệt đối theo hàng 13), $A13 (tuyệt đối theo cột A), $A$13

(tuyệt đối theo cột A, hàng 13)

5Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức

Tham chiếu tương đối & tuyệt đối

Trong Excel, nếu một công thức chứa các thành phần tham chiếu

tương đối, khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự

động thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy.

Ví dụ: C1 = A1 + B1. Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự động

chuyển C2 = A2 + B2

Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ quyết định dùng tham

chiếu tương đối hay tuyệt đối

Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa các loại địa chỉ


Miền các ô (cell range)

Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn bởi 2

tham chiếu ô hoặc tập hợp các miền

Cách viết:

<Tham chiếu 1>:<Tham chiếu 2>

<Tham chiếu đầu>..<Tham chiếu cuối>

<Miền 1>; <Miền 2>; …

Ví dụ:

C2: D8

B2..B8; E2..E8

Miền có thể được đặt tên


Các kiểu dữ liệu trong Excel

Trong Excel, các ô có thể chứa được nhiều kiểu dữ liệu, phổ biến

nhất là kiểu số

General: là loại định dạng tổng quát, không yêu cầu cụ thể

Number: số, ví dụ: 1234.10

Currency: tiền tệ, ví dụ: $ 100

Date: ngày tháng, ví dụ: 3/14/2010

Time: thời gian, ví dụ: 13:30


Các kiểu dữ liệu trong Excel

Percentage: phần trăm, ví dụ: 80%

Fraction: phân số, ví dụ: 1/2

Scientific: biểu diễn với số E, ví dụ: 5.00E-01

Text: ký tự, ví dụ: abc

Special: các loại ký tự đặc biệt như mã vùng, mã bưu điện

Custom: do người dùng tự định dạng


Nguyên tắc quan trọng trong Excel là nên đặtđúng kiểu cho ô -> sẽ dễ dàng thao tác dữ liệusau này

Nhập các kiểu dữ liệu


Dữ liệu và các

loại định dạng

cho dữ liệu

Lưu ý:

• Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột

không đủ bạn phải tăng thêm chiều rộng cột.

• Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và

phần số thập phân.

Chèn các ký tự đặc biệt

Là những kí tự không có trên bàn phím..

B1. Muốn chèn ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần

chèn trong ô.

B2. Chọn Insert -> nhóm Text -> chọn Symbol

B3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần chèn, có thể đổi

kiểu Font tại hộp Font.

B4. Nhấn nút Insert để chèn.


Nhập các ký tự đặc biệt


Công thức

Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không

có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn

thảo văn bản.

Chúng ta dùng công thức để:

Tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính

Khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các

thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức

tính lại nhiều lần.


Công thức trong Excel

Công thức trong Excel là sự kết hợp của:

Hằng số

Địa chỉ tham chiếu (tương đối/tuyệt đối)

Hàm số

Các phép toán cơ bản

Ví dụ:

• = (A$3 * 3) + B3

• = SUM(A3:A10)


Công thức

Công thức trong Excel được bắt đầu bằng dấu = và sau đó là

sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham

chiếu và các hàm.


Các toán tử trong công thức


Thứ tự ưu tiên của các toán tử


Sử dụng chức năng AutoFill

Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu

theo các mẫu AutoFill có sẵn.

Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công

việc của mình.



Các giá trị sau khi sử dụng chức năng Autofill



Ví dụ bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25

vào cột A bạn làm như sau

B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1

B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 =2, Excel

sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).

B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu

đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành

dấu cộng màu đen.

B4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng

lại.


Sử dụng chức năng AutoFill với hằng số

Các thao tác trong khi sử dụng chức năng AutoFill


Sử dụng chức năng AutoFill với công thức

Khi dùng chức năng AutoFill với công thức chứa các thànhphần tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu sẽ thay đổi khikéo.


Sắp xếp và lọc dữ liệu

Là các thao tác rất quan trọng trong việc quản lý và thống kê dữ

liệu, giúp cho việc theo dõi và trình bày dữ liệu được hiệu quả và

khoa học hơn.

Excel cho phép người dùng sắp xếp và sàng lọc dữ liệu dựa trên các

tiêu chí cho trước

Sắp xếp dựa trên tiêu chí tăng/giảm của giá trị trong cột

Lọc dựa trên danh sách các đối tượng mà người dùng muốn hiển thị


Sắp xếp

2 loại sắp xếp:

Sắp xếp dựa trên dữ liệu của 1 cột

Sắp xếp dựa trên dữ liệu của

nhiều cột theo thứ tự ưu tiên

Các bước sắp xếp:

Lựa chọn vùng dữ liệu cần được sắp xếp

Lựa chọn tiêu chí sắp xếp: tăng/giảm/thứ tự ưu tiên


Sắp xếp theo nhiều cột

Để sắp xếp theo nhiều cột, trước hết hãy chọn tất cả vùng dữliệu > Chọn Custom Sort… > thêm các cột sắp xếp theo thứtự.


Lọc dữ liệu

Là chức năng cho phép người dùng hiển thị một phần dữ

liệu của danh sách mà không làm ảnh hưởng tới danh

sách gốc.

2 loại:

Lọc tự động (Autofilter): dựa trên

các giá trị có sẵn ở từng cột của một danh sách

Lọc nâng cao: người dùng tự động thiết lập điều kiện lọc thông

qua các biểu thức


Lọc dữ liệu

Nhấn vào mũi tên xuống ở ô tiêu đề để hiện ra danh sách lọc


Validation

Chức năng cho phép người dùng: Tạo danh sách đầu vào cho trước Thiết lập các ràng buộc về mặt dữ liệu đầu vào Hiển thị thông báo cho người nhập Hiển thị thông báo lỗi Quy định hành vi khi có lỗi

Demo


Biểu đồ trong Excel

biểu đồ giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc thành các

hình ảnh trực quan, dễ hiểu.

biểu đồ được liên kết i dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi

thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức thay đổi

tương ứng theo

Excel cung cấp rất nhiều các loại biểu đồ/biểu đồ khác nhau

Slide 6 – Hàm, biểu đồ và In ấn 34

Các loại biểu đồ

Column: dạng cột dọc.

Bar: dạng thanh ngang.

Line: dạng đường.

Pie: bánh tròn.

XY: Đường, trục X là số.

Area: dạng vùng.

Doughtnut: băng tròn.

Radar: Toạ độ cực.

Surface: dạng bề mặt.

…


Thao tác với biểu đồ

Chọn vùng dữ liệu để sinh biểu đồ



Chọn kiểu biểu đồ


Thao tác với biểu đồ Chúng ta có thể đổi cách bố trí các thành phần trên biểu đồ

Đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngược lại

Đổi kiểu biểu đồ cho đẹp hơn

Thay đổi tông màu của đồ thì sao cho đẹp hơn và theo sở thích


biểu đồ 3D


n thành n trên

Di chuyển

Thay đổi kích c

Sao chép

Xóa

Thêm các thành n của

Sắp xếp và xóa các thành n của

In


TỔNG KẾT BÀI HỌC

Để tạo tham chiếu tuyệt đối, thêm $ trước số hiệu cột hoặc

hàng

Khi dùng chức năng AutoFill, các địa chỉ tương đối sẽ thay đổi


bài 5 làm việc với dữ liệu và công thức - giáo trình fpt

Documents