bài báo cáo thực tập kế toán mua bán hàng tại công ty thương mại dầu khí...

Khoaù Luận Tốt Nghiệp GVHD : T.S Buøi Xuaân Traøng

more information and additional documents connect with me here: http://facebook.com/ngphutien/ SVTH : Ñaëng Hoaøng Minh Trang 01

LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin kính mong quý thầy cô Trường CAO ĐẲNG KINH TẾ

ĐỐI NGOẠI cùng quý thầy cô các khoa khác nhận nơi tôi lòng tri ân sâu sắc về

những kiến thức mà chúng tôi có được ngày hôm nay. Đồng thời cũng xin cảm ơn

thầy Bùi Xuân Tràng người đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo cho tôi trong quá trình

thực tập và hoàn thành tốt tiểu luận.

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, các Phòng ban chức năng

cùng toàn thể anh chị ở Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp tạo mọi điều

kiện thuận lợi và tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình thực tập.

Xin cảm ơn tất cả bạn bè đã động viên giúp đỡ.

Xin chân thành cảm ơn !


SVTH : Ñaëng Hoaøng Minh Trang 2

NHAÄN XéT CủA ĐơN Vị THựC TậP

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………., ngày tháng năm 200…

Xác nhận của cơ quan thực tập



NHAN XéT CủA GIáO VIÊN

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

Kết quả chấm điểm của giáo viên 1:

Tổng số điểm (bằng số) ……………………………………

Tổng số điểm (bằng chữ) …………………………………

Kết quả chấm điểm của giáo viên 2:

Tổng số điểm (bằng số) ……………………………………

Tổng số điểm (bằng chữ) …………………………………

……………., ngày tháng năm 200..

Giáo viên hướng dẫn



LờI Mở ĐầU

1. Lý do chọn đề tài :

Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế khác nhau, đã cho thấy việc sản xuất kinh doanh của nước ta đã có những bước phát triển mới. Với sự hoạt động của nhiều thành phần kinh tế, các loại hàng hóa ngày càng dồi dào, phong phú và đa dạng dẫn đến sự cạnh tranh cao. Vì vậy muốn tồn tại trong nền kinh tế các doanh nghiệp phải tổ chức, quản lý sản xuất kinh doanh một cách khoa học và hợp lý để đạt được hiệu quả kinh tế cao và ổn định.

Hàng hóa là khâu chủ chốt đối với các đơn vị sản xuất, cũng như các đơn vị thương mại, đặc biệt là trong nền kinh tế mở cửa như hiện nay, thì việc đẩy mạnh tốc độ mua bán hàng hóa là việc sống còn của tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh. Đó là lý do em chọn đề tài : Kế toán mua bán hàng hóa làm đề tài nghiên cứu .

2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu kế toán mua bán hàng hóa nhằm tìm hiểu kế toán tổ chức công việc như thế nào để cho quá trình mua bán chứng từ được gọn nhẹ, việc lên sổ sách, báo cáo được nhanh chóng, nhưng phải đảm bảo tính chính xác để cung cấp thông tin kịp thời cho các cấp lãnh đạo đề ra các quyết định kinh doanh. Từ khâu tổ chức xuất nhập hàng hóa, tính giá thành sản phẩm và tính tất cả chi phí liên quan để xác định kết quả của từng thương vụ phải được thực hiện một cách đồng bộ và đạt hiệu quả cao nhất. Chính vì lẽ này đòi hỏi người kế toán phải có trình độ nghiệp vụ vững vàng và có kinh nghiệm thực tế.

3. Phương pháp nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Để đi sâu nghiên cứu kết hợp giữa lý thuyết học ở trường và thực tế, cần phải có một khoảng thời gian đi thực tế tiếp cận quy trình mua bán hàng hóa ở một đơn vị kinh doanh sản xuất hoặc một đơn vị thương mại . Với thời gian trường cho đi thực tập thực tế em chọn CôNG TY THươNG MạI DầU KHí ĐồNG THáP là một doanh nghiệp thương mại kinh doanh xăng dầu để em tiếp cận nghiên cứu quá trình kế toán mua bán hàng hóa ở Công ty.

Mặc dù thời gian thực tập có hạn, nhưng với sự giúp đỡ nhiêùt tình của thầy, cô hướng dẫn và các anh chị tại Công ty, cùng với sự nổ lực bản thân và sự ủng hộ của người thân em đã hoàn thành khóa luận của mình. Nhưng với kiến thức còn hạn hẹp. Lần đầu tiên tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu xót. Do đó, em mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo thêm cho khóa luận của em được hoàn chỉnh hơn; Xin chân thành cảm ơn.

Sinh viên thực tập



CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU CÔNG TY THƯƠNG MẠI DẦU KHÍ

ĐỒNG THÁP

1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1.1 Lịch sử hình thành

Trong cơ chế tập trung bao cấp, ngành hàng vật tư xăng dầu được thực hiện theo cơ chế cấp phát, theo kế hoạch, cơ sở vật chất nhà nước lo, lỗ lãi nhà nước chịu, từ đó triệt tiêu tính chủ động sáng tạo trên thương trường của các doanh nghiệp, khi chuyển sang cơ chế thị trường nhà nước đã xóa toàn bộ bao cấp, các doanh nghiệp được chủ động trong kinh doanh và tự chịu trách nhiệm trước nhà nước về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập khi vào thời điểm chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong buổi giao thời ấy, từ những bước đi chập chửng ban đầu, với sự đoàn kết nhất trí của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong việc khắc phục khó khăn, tạo dựng cơ sở vật chất, mở rộng thị trường. Đến nay đã khẳng định Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp là một doanh nghiệp có vị trí quan trọng trong nền kinh tế của tỉnh Đồng Tháp.

Năm 1992 Công ty được thành lập với tên gọi là Công ty xăng dầu và xuất nhập khẩu tổng hợp Đồng Tháp. Theo tinh thần của NĐ 388/HDBT và NĐ 156/HDBT nay là Thủ tướng Chính phủ Công ty được Bộ Thương mại cho phép thành lập tại Thông báo số : 1827/TB ngày 10/12/1992 và ngày 11/12/1992 được thành lập theo QĐ số 133/QĐ.TL của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp với tên gọi là Công ty Vật tư và XNK Đồng Tháp.

Đến ngày 24/08/1998 được đổi tên là Công ty Vật tư và XNK Đồng Tháp thành Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp theo QĐ số : 111/QĐUB của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp.

Tên giao dịch quốc tế.

Tên viết tắt : PETIMEX

Trụ sở chính : B 177 Quốc lộ 30 – xã Mỹ Trà - thị xã Cao Lãnh - Đồng Tháp



Điện thoại : (067) 851056 – (067) 851937

Fax : (067) 855017

Tài khoản tại : Ngân hàng đầu tư và phát triển Đồng Tháp

Mã số thuế : 1400147351

1.1.1.2 Quá trình phát triển

Từ ngày thành lập Công ty luôn xác định nhiệm vụ trọng tâm của mình là cung ứng vật tư, xăng dầu phục vụ cho sản xuất nông nghiệp trong vùng Đồng Tháp Mười và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của nhân dân trong tỉnh và từng bước vươn ra phục vụ cho các tỉnh bạn.

Xác định được nhiệm vụ đó, Công ty đã tập trung chủ yếu vào hoạt động kinh doanh xăng dầu. Do đó hàng năm Công ty đều được Bộ Thương mại cấp hạng ngạch nhập khẩu xăng dầu (uỷ thác qua các đầu mối). Trong những năm qua, Công ty đã thực hiện việc nhập khẩu xăng dầu và đáp ứng kịp thời cho sản xuất nông nghiệp và tiêu dùng của nhân dân.

Song song với việc phát triển kinh doanh xăng dầu Công ty cũng chú trọng đến việc phát triển cơ sở vật chất phục vụ cho kinh doanh xăng dầu như : kho chứa, bến bãi, phương tiện vận chuyển, các trạm bán lẻ có thể nói từ buổi ban đầu mới thành lập Công ty hoàn toàn chưa có gì để phục vụ cho sản xuất kinh doanh xăng dầu. Đến nay, Công ty đã đầu tư, trang bị đảm bảo cho đơn vị kinh doanh xăng dầu theo quy định của Bộ Thương mại. 1999, Công ty được Bộ Thương mại cho pháp trực tiếp nhập khẩu xăng dầu và Công ty đã thực hiện công tác nhập khẩu từ đó đến nay.

1.1.1.3 Về thị trường và thị phần xăng dầu cùng với sự phát triển của Công ty trong thời gian qua

Về thị trường : Thị trường kinh doanh xăng dầu có những đặc thù riêng và đòi hỏi phải có những điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật theo quy định.

Thị trường trong tỉnh, Công ty đã phát triển một cách vững chắc trải đều khắp 11 huyện thị, đủ khả năng phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của nông dân trong tỉnh.

Thị trường ngoài tỉnh : Từng bước được mở rộng và đi vào ổn định thông qua các kho nhập và tồn trữ, đẩy mạnh bán buôn và các điểm bán lẻ nằm trên địa bàn các tỉnh. Hiện nay thị trường ngoài tỉnh của Công ty có hầu hết trên các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long và một số tỉnh Miền Đông Nam Bộ như: Đồng Nai, Bình Phước và TP.HCM.

* Cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh xăng dầu :



- Hệ thống kho tồn trữ : Có 03 kho

+ Kho Trần Quốc Toản : Tại phường 11 - thị xã Cao Lãnh - Đồng Tháp, với sức chứa : 30 triệu lít xăng dầu.

+ Kho Tân Phú Thạnh : tại huyện Châu Thành - Cần Thơ, với sức chứa : 10 triệu lít xăng dầu.

+ Kho Nhơn Trạch : Tại Phước Khánh - Đồng Nai, với sức chứa 60 triệu lít xăng dầu đang hoạt động .

- Hệ thống cầu cảng xuất, nhập xăng dầu :

Tại Đồng Nai : Cảng tiếp nhận tàu ngoại có trọng tải đến 25.000 tấn.

Tại Đồng Tháp : Cảng tiếp nhận từ 3.000 – 5.000 tấn.

- Phương tiện vận chuyển xăng dầu :

Phương tiện vận chuyển đường thủy : Công ty có 26 chiếc xà lan vận chuyển, với tổng mức tải là : 10.000 tấn, xà lan có trọng tải từ 100 – 1.400 tấn.

Phương tiện vận chuyển đường bộ : Công ty hiện có 10 chiếc xe bồn vận chuyển xăng dầu đến các trạm bán lẻ trên đường bộ và phục vụ đến nơi người tiêu dùng.

- Hệ thống bán lẻ :

Công ty hiện có 30 trạm bán lẻ xăng dầu nằm trên địa bàn các tỉnh : Đồng Tháp, Vĩnh Long, Cần Thơ, TP.HCM và Đồng Nai có 07 điểm bán xăng dầu đủ điều kiện giao hàng cho khách hàng bằng xe bồn và xà lan vận chuyển.

Phương tiện cứu hoả điều được trang bị đầy đủ và đúng theo quy định của cơ quan Cảnh sát PCCC.

Từ buổi ban đầu mới thành lập :

Năm 2005 :

Tổng số cán bộ công nhân viên toàn Công ty laø 452 người.

Trong đó :

Trên Đại Học : 02

Đại học : 53



Cao đẳng : 15

Trung cấp : 78

Sơ cấp : 105

Lao động phổ thông : 199

Đến năm 2006 :

Nâng số cán bộ công nhân viên lên đến 492 người

Trong đó :

Trên Đại học : 04

Đại học : 55

Cao đẳng : 13

Trung cấp : 54

Sơ cấp : 32

Công nhân kỹ thuật : 117

Lao động phổ thông : 217

Không chỉ phát triển ở ngành xăng dầu mà trong những năm qua Công ty còn có một hệ thống du lịch, nhà hàng – khách sạn hoạt động tốt, mang lại hiệu quả thiết thực cho Công ty. Tuy lợi nhuận không bằng lợi nhuận của kinh doanh xăng dầu nhưng có thể nói hệ thống du lịch, nhà hàng – khách sạn của Công ty trong thời gian qua có sự đóng góp đáng kể vào thành tích chung của Công ty.

Bên cạnh những kết quả nêu trên, Công ty đã trải qua không ít khó khăn. nhất là năm 2000 là năm mà Công ty gặp phải cơn sóng dữ do một bộ phận cán bộ cũ của Công ty đã có những việc làm vi phạm pháp luật gây hậu quả nghiêm trọng. Từ khi xảy ra sự cố bộ máy tổ chức của Công ty gần như phải ngưng hoạt động, cán bộ công nhân viên hoang mang tư tưởng, tất cả như đang đứng bên bờ vực thẩm. Nhưng nhờ có sự quan tâm kịp thời, sự lãnh đạo đúng đắn của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh đã kịp thời điều động bổ sung Ban Giám đốc mới cho Công ty. Trên cơ sở có sự đoàn kết thống nhất của toàn thể cán bộ công nhân viên, đã giúp Công ty sớm khôi phục mọi hoạt động được trở lại bình thường, một trang sử mới lại được mở ra và đến giờ phút này thực sự khẳng định rằng Công ty vẫn tồn tại đang trên đà phát triển và vẫn giữ vững là một đầu mối nhập khẩu trực tiếp xăng dầu.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng kinh doanh



1.1.2.1 Chức năng

Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp là một đơn vị kinh tế trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp, hạch toán độc lập, được cấp vốn, có con dấu riêng để giao dịch công tác, được mở tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng thương mại.

Nhập khẩu vật tư, xăng dầu phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của Công ty.

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Để đáp ứng và phục vụ chiến lược không bị phân tán của Công ty. Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp có những nhiệm vụ sau :

- Công ty phải đáp ứng tốt vật tư, nguồn hàng để phục vụ cho kinh doanh xăng dầu, đồng thời phải cung cấp trang thiết bị để nâng cấp, sửa chữa các đơn vị cơ sở : trạm xăng, nhà hàng – khách sạn đảm bảo chất lượng, mẫu mã, giá cả chủng loại và tiến độ công trình.

- Từng bước nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, tiếp tục mở rộng diện tích kinh doanh đối với khách sạn, nhà hàng bên ngoài và mở rộng mạng lưới bán lẻ xăng dầu.

1.2 TỔ CHỨC QUẢN LÝ

Tổ chức nhân sự đã được sắp xếp lại và hoạt động một cách tương đối hợp lý. Trách nhiệm của các bộ phận chuyên môn được quy định rõ ràng và giữa các bộ phận có sự phối hợp nhau làm cho hiệu quả công việc được nâng cao.

Trách nhiệm của các bộ phận được quy định rõ ràng và phối hợp chặt chẽ vì mục tiêu chung của toàn Công ty cụ thể như sau :

1.2.1 Ban Giám đốc Công ty

- Giám đốc : Phụ trách chung và trực tiếp quản lý phòng HCQT.

- 02 Phó Giám đốc :01 Phụ trách về kinh doanh xăng dầu, 01phụ trách tài chính.

- Kế toán trưởng : Phụ trách về kế toán.

1.2.2 Các phòng chức năng

1.2.2.1 Phòng hành chánh, quản trị nhân sự, lao động tiền lương (gọi tắt là phòng TC – HCQT)

Chức năng :



- Quản trị nhân sự : Bao gồm nghiên cứu, hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, sa thải nhân viên.

- Quản lý lao động tiền lương, các dịch vụ phúc lợi và an toàn lao động.

- Quản trị hành chánh văn phòng, soạn thảo văn thư đánh máy, nhận phát công văn, cung cấp văn phòng phẩm.

- Quản lý điều hành đội xe thuộc khối gián tiếp.

- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh của Công ty và các đơn vị trực thuộc, giải quyết khiếu nại tố cáo.

- Thực hiện quy chế dân chủ.

- Tổ chức công tác bảo vệ và kiểm tra công tác bảo vệ ở cơ sở.

+ Đặc biệt tại đây có một cán bộ tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động chung của Công ty, làm thư ký cho Giám đốc và một cán bộ chuyên trách công tác tham mưu cho Ban Giám đốc về lĩnh vực pháp luật.

+ Phòng có một trưởng phòng phụ trách chung đồng thời phụ trách công tác nhân sự tiền lương, các dịch vụ phúc lợi, công tác an toàn lao động, một phó phòng phụ trách tổng hợp và quản trị văn phòng và một tổ thanh tra bảo vệ.

1.2.2.2 Phòng kế hoạch và kinh doanh xăng dầu (gọi tắt là phòng kinh doanh xăng dầu)

Chức năng :

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh xăng dầu gồm : Chỉ tiêu nhập khẩu, kế hoạch mua hàng, điều phối hàng.

- Xây dựng chiến lược giá cả.

- Trao đổi với phòng kế toán tài vụ lập hợp đồng kinh tế.

- Tổ chức khâu mua hàng (trong và ngoài nước).

- Tổ chức khâu bán buôn, tham gia đấu thầu, chào bán hàng.

- Điều động phân phối hàng cho các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc.

- Tổ chức tiếp thị, phát triển thị trường.

Phòng có một trưởng phòng và 02 phó phòng. Trưởng phòng phụ trách chung, 01 phó phòng phụ trách nhập khẩu, 01 phụ trách đầu ra (tiêu thụ).



1.2.2.3 Phòng kỹ thuật, vật tư

Chức năng :

- Giám định kỹ thuật (mức độ hư hỏng, xuống cấp hoặc xác định trình độ kỹ thuật của các loại vật tư, thiết bị, tài sản Công ty).

- Trao đổi với phòng kế toán tài vụ để mua và cung cấp vật tư (để trang bị sửa chữa các thiết bị, tài sản tại trụ sở và ở các đơn vị trực thuộc Công ty).

- Lo thủ tục hoặc trực tiếp làm (tùy thuộc quy mô lớn nhỏ liên quan đến công việc xây dựng cơ bản (lo giấy phép, khảo sát, thiết kế, dự toán, thi công), chủ yếu là các công trình thuộc tài sản của Công ty (tập trung vào các cây xăng).

- Bảo trì sửa chữa thường xuyên các cây xăng tài sản khác thuộc Công ty.

Phòng nàycó trưởng phòng,01 phó phòng ,03 kỷ sư 01văn thư đội thi công

1.2.2.4 Phòng kế toán – tài vụ

Chức năng :

- Tổ chức hạch toán các hoạt động có liên quan đến tài chính Công ty.

- Tổ chức, phân công, quản lý đội ngũ kế toán.

- Thống nhất với phòng kinh doanh xăng dầu để ký hợp đồng kinh tế (mua bán hàng).

- Thống nhất với phòng HCQT hoặc phòng kỹ thuật, vật tư xây dựng để ký hợp đồng kinh tế khác.

- Lập và ký hợp đồng tín dụng với ngân hàng.

- Đánh giá hiệu quả các dự án.

- Phân tích hoạt động tài chính.

- Lập các báo cáo tài chính.

Giải quyết các tồn đọng về tài chính của giai đoạn trước (nhất là các khoản nợ phải thu, phải trả).

1.2.3 Các đơn vị trực thuộc

* Cảng và kho nhơn trạch :



Đang sử dụng, mục đích để tiếp nhận, tồn trữ hàng nhập khẩu.

* Các tổng kho Trần Quốc Toản, Tân Phú Thạnh :

Có chức năng tồn trữ để đảm bảo hàng phục vụ khu vực Đồng Tháp và các tỉnh Vĩnh Long, Cần Thơ, Sóc Trăng.

Bộ máy quản lý của các kho được bố trí : 01 Giám đốc kho, 02 Phó Giám đốc, 01 kế toán viết phiếu, 02 thủ kho và một kỹ sư hoá nghiệm. Số cán bộ công nhân viên còn lại làm công việc cấp phát hàng hoá và bảo vệ.

+ Giám đốc kho chịu trách nhiệm về công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của kho.

+ 01 Phó Giám đốc - phụ trách kỹ thuật (gọi tắt là PI).

+ 01 Phó Giám đốc -phụ trách bảo vệ - AT VSLĐ – PCCC (gọi tắt là PII).

Các kho đều có quy chế tổ chức hoạt động riêng biệt được Giám đốc Công ty phê duyệt và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được phân cấp, xác định cụ thể rõ ràng trong quy chế của từng tổng kho.

* Khu du lịch Ba Láng - Mỹ Trà :

Khai thác 65 phòng nghĩ và 01 nhà hàng, cả hai đã đưa vào sử dụng nhưng chưa hoàn chỉnh, cần phải đầu tư thêm.

* Các khách sạn :

Thiên Ân, Hòa Bình, Thiên Lợi, Cao Lãnh,Tân Tây Đô đang khai thác tốt.

* Các chi nhánh xí nghiệp và trạm :

- Ngoài tỉnh : Chi nhánh TP.HCM, Cần Thơ, Vĩnh Long, Sóc Trăng.

- Trong tỉnh :Xí nghiệp xăng dầu Cao Lãnh, Sa Đéc, Tháp Mười.

- Mỗi trạm xăng dầu được bố trí 01 trưởng trạm phụ trách chung, 01 kế toán và 02 nhân viên bán hàng + bảo vệ.

+ Về thời gian làm việc và nghĩ ngơi của Công ty :

Công ty thực hiện tuần làm việc 40 giờ ; nghĩ ngày thứ 7 đối với khối văn phòng và các đơn vị quản lý thì cử cán bộ trực ngày thứ 7. Riêng các đơn vị trực tiếp kinh doanh (kinh doanh xăng dầu ; kinh doanh khách sạn – du lịch ….) tùy vào điều kiện thực tế của đơn vị mình phân ca, kíp làm việc đảm bảo cho người lao động nghĩ ngơi theo quy định của Công ty.



1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

1.3.1 Mô hình tổ chức

Ghi chú :

: Quan hệ chỉ đạo.

: Quan hệ đối chiếu số liệu.

1.3.2 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ chức năng nhiệm vụ. Phòng kế toán tổ chức bộ máy làm việc như

1.3.2.1 Kế toán trưởng

Tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán tại Công ty, tổng hợp kết quả kinh doanh trong kỳ, chịu trách nhiệm thuyết minh và phân tích mọi số liệu ghi trong bảng quyết toán với cấp trên.

Là người cung cấp thông tin và tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động kinh doanh, phương hướng phát triển có lợi cho Công ty đảm bảo các nguồi thu – chi tài chính của Công ty và được hạch toán đúng với các quy định hạch toán kế toán của nhà nước.

Kiểm tra hoạt động kế toán trong nội bộ Công ty, nộp đầy đủ và đúng hạn các báo cáo tài chính theo quy định.

1.3.2.2 Kế toán công nợ

Theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với khách hàng trong và ngoài nước.

Kế toán tiền mặt

Kế toán ngân hàng

Kế toán VT, HH

Kế toán tài sản CC

Kế toán công nợ

Kế toán xây dựn

g

KT chuyên quản lý các đv

KT chi phí giá

thành

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp



1.3.2.3 Kế toán ngân hàng

Theo dõi tình hình thanh toán qua ngân hàng, theo dõi tất cả các số dư trên tài khoản ở ngân hàng.

1.3.2.4 Kế toán CCDC – TS

Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, lập bảng phân bổ và bảng khấu hao tài sản cố định theo đúng quy định của nhà nước.

1.3.2.5 Thủ quỹ

Có nhiệm vụ lưu giữ và thu chi các khoản tiền mặt, ghi chép sổ quỹ và báo cáo quỹ hàng ngày. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi sự mất mát, thiếu hụt tiền.

1.3.3 Chế độ kế toán vận dụng

1.3.3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Vì Công ty có các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm và để đáp ứng nhu cầu về quản lý, kế toán tài chính Công ty đã chọn hình thức kế toán tập trung.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Với hình thức này công tác kế toán được tiến hành tại phòng kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Ở các đơn vị trực thuộc thực hiện việc thanh toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ, hạch toán chi tiết và hạch toán một số các thành phần kinh tế thuộc phạm vi của mình, lập báo cáo kế toán cho phòng kế toán của Công ty.

Tại phòng kế toán của Công ty thực hiện việc hạch toán các báo cáo của các cửa hàng gởi lên, hạch toán nghiệp vụ kế toán mang tính chất toàn Công ty.

Lập báo cáo kế toán theo quy định chung của nhà nước và thực hiện việc kiểm tra đối chiếu với các bộ phận. Các nhân viên kế toán từng bộ phận chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng của Công ty.

Phòng kế toán

Chứng từ kế toán các phân

xưởng

Chứng từ kế toán các quầy

hàng, cửa hàng

Chứng từ kế toán các kho, hàng, trạm,

trại

Chứng từ kế toán các bộ

phận kế toán



Hình thức kế toán này có ưu điểm là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán ; giúp Công ty có thể kiểm tra và chỉ đạo kịp thời ; góp phần chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế và tạo thuận lợi cho việc ứng dụng kỹ thuật hiện đại nhằm mang lại hiệu quả cao cho công việc.

* Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ

Dưới đây là sơ đồ và trình tự ghi chép theo chứng từ ghi sổ được áp dụng tại Công ty.

Hình thức ghi chứng từ ghi sổ của Công ty :

* Chú thích :

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

- Hàng ngày, từ chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ.

- Đối với những chứng từ gốc cùng loại mà phát sinh nhiều, Công ty lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, từ bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ.

Chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký CTGS

Sổ quỹ



- Đối với phiếu thu, phiếu chi được ghi vào sổ quỹ, sau đó căn cứ vào sổ quỹ lập chứng từ ghi sổ.

- Hàng ngày, căn cứ vào những chứng từ gốc ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết.

- Đăng ký chứng từ gốc ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

- Sau khi đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì chứng từ ghi sổ được dùng làm căn cứ ghi sổ cái.

- Cuối tháng tiến hành lậpcác sổ,bảng kê kế toán phục vụ côngtác kế toán.

1.3.3.2 Hệ thống tài khoản

- Loại 1 : 111 (tiền mặt), 112 (tiền gởi ngân hàng), 131 (phải thu của khách hàng), 133 (thuế GTGT), 138 (phải thu khác), 141 (tạm ứng), 142 (chi phí trả trước), 156 (hàng hoá), 157 (hàng gởi đi bán) v.v...

- Loại 2 : 211 (tài sản cố định hữu hình), 214 (hao mòn tài sản cố định), 244 (ký quỹ, ký cược) v.v...

- Loại 3 : 331 (phải trả cho người bán), 333 (thuế và các khoản phải nộp ngân sách), 334 (phải trả cho công nhân viên), 338 (phải trả phải nộp khác) v.v...

- Loại 4 : 411 (vốn kinh doanh), 413 (chênh lệch tỷ giá), 414 (quỹ đầu tư phát triển), 421 (lãi chưa phân phối), 431 (quỹ khen thưởng phúc lợi).

- Loại 5 : 511 (doanh thu bán hàng), 521 (chiết khấu bán hàng).

- Loại 6 : 631 (giá thành sản xuất), 632 (giá vốn hàng bán), 641 (chi phí bán hàng), 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp) v.v...

- Loại 7 : 711 (thu nhập hoạt động tài chính) v.v...

- Loại 8 : 811 (chi phí khác) v.v...

- Loại 9 : 911 (xác định kết quả kinh doanh) v.v...

1.3.3.3 Báo cáo kế toán

Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp đang sử dụng báo cáo kế toán là báo cáo tài chính theo quy định gồm :

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

- Lưu chuyển tiền tệ.



- Bảng cân đối kế toán.

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

1.3.3.4 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Hiện tại Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “kê khai thường xuyên”. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên sổ kế toán.

Theo phương pháp “kê khai thường xuyên”, các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Được dùng để phản ánh số liệu hiện có, tình hình biến động tăng giảm vật tư, hàng hoá. Vì vậy hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

CHƯƠNG 2

TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI

DẦU KHÍ ĐỒNG THÁP

2.1 QUÁ TRÌNH MUA BÁN HÀNG HOÁ

Quá trình mua baùn hàng hoá ở đơn vị là một vòng kinh doanh khép kín. Có thể chia làm 3 giai đoạn :

2.1.1 Giai đoạn 1 : Tiền – Hàng

- Đây là giai đoạn mua hàng, hàng hoá được mua thông qua nhập khẩu hoặc mua trong nước. Phòng kinh doanh XNK phụ trách khâu này, các nhân viên phòng kinh doanh tiến hành tìm hiểu nhu cầu thị trường trong nước, tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ hàng hoá trước khi ký hợp đồng nhập khẩu.

- Từ lúc mua hàng cho đến lúc hàng về nhập khẩu do nhân viên trực tiếp kinh doanh chịu trách nhiệm và theo dõi, chỉ khi nào có phiếu nhập khẩu cùng chứng từ có liên quan kèm theo như hoá đơn bán hàng, tờ khai hải quan thì kế toán mới tiến hành hạch toán.

2.1.2 Giai đoạn 2 : Kho – Hàng

Đây là giai đoạn hàng hoá mua về nhập kho, kế toán hàng hoá theo dõi sự biến động hàng hoá trong kho thông qua các phiếu nhập kho, xuất kho, thẻ kho. Để quản lý hàng hoá chặt chẽ giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh cho nên định kỳ 6 tháng đơn vị tiến hành kiểm kê hàng hoá tồn kho 1 lần. Nếu hàng hoá tồn kho thực tế chênh lệch với sổ sách thì đơn vị phải tìm biện pháp giải quyết thoả đáng để kế toán định khoản thích hợp.



2.1.3 Giai đoạn 3 : Hàng - Tiền

- Đây là giai đoạn đơn vị bán hàng phòng kinh doanh lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để xuất hàng hoá, phòng kế hoạch theo dõi 2 trường hợp sau :

+ Tiêu thụ ngay rồi giao hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho khách hàng.

+ Hình thức công nợ giao hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho khách hàng và phòng kế toán theo dõi thu nợ.

2.2 KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG

2.2.1 Phương thức mua hàng

Công ty tập trung huy động nguồn hàng chủ yếu từ đơn vị sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước. Do đó phương thức mua hàng là mua có ký hợp đồng kinh tế có hoá đơn của bên bán khi giao hàng.

Khi có nhu cầu về hàng hoá Công ty sẽ thông báo với các đối tác trong và ngoài nước. Khi nhận được thông tin này, các đối tác sẽ đến chào hàng và giá. Công ty sẽ lựa chọn một đối tác phù hợp nhất khi đã xem hàng và giá cả.

Hai bên tiến hành thoả thuận một số điều kiện khác như :

- Số lượng

- Chất lượng

- Chủng loại

- Phương thức giao nhận

- Phương thức thanh toán v.v...

Nếu hai bên đồng ý về các điều khoản thì tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế và tiến hành thực hiện các điều khoản trong hợp đồng, và khi bán hàng bên bán sẽ giao cho bên mua hoá đơn và hàng hoá.

Căn cứ vào hoá đơn của bên bán phòng kế hoạch tiến hành làm phiếu nhập kho, chuyển kho thủ kho để ghi vào thẻ kho số lượng hàng hoá thực nhập. Sau đó chuyển cho phòng kế toán phiếu nhập kho và hoá đơn để kế toán làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.

2.2.2 Tổ chức kế toán quá trình mua hàng

2.2.2.1 Mua hàng trong nước



- Hợp đồng kinh tế (phụ lục 1)

- Hoá đơn giá trị gia tăng bên bán (phụ lục 2)

- Phiếu nhập kho : Được lập khi nhập kho hàng hoá (phụ lục 3)

- Biên bản thừa thiếu (phụ lục 4)

- Chứng từ thanh toán (phụ lục 5)

Trước khi nhập kho hàng hoá phải qua giai đoạn kiểm nhận do nhân viên được giao trách nhiệm bảo quản hàng hoá trực tiếp tiến hành. Khi nhận hàng nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra xem xét hàng có đúng tiêu chuẩn, chủng loại hay không, đúng các đặc tính kỹ thuật và yêu cầu, đúng với số lượng ghi trên hoá đơn không ? Nếu số hàng thực tế nhận đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng như trên hoá đơn bán hàng thì nhân viên kiểm tra ký vào biên bản nghiệm thu do bên bán lập sẵn. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 04 bản.

- 02 bản người bán giữ.

- 02 bản người mua giữ trong đó 01 bản giao cho phòng kế toán, còn lại giao cho phòng kinh doanh.

Khi nhận được hoá đơn GTGT , biên bản kiểm nghiệm kế toán tính toán lại số tiền ghi trên hoá đơn, so sánh lại với hợp đồng (nếu có) sau đó lập phiếu nhập kho với giá trị bằng giá trị thanh toán trừ thuế GTGT (VAT) đầu vào của hàng hoá. Phiếu nhập kho được lập thành hai liên (đặt giấy than viết một lần).

- Liên 01 kế toán giữ để ghi nhập kho và ghi vào thẻ kho.

- Liên 02 giao cho thủ kho giữ để kiểm tra hàng hoá khi nhập kho và ghi vào thẻ kho. Định kỳ đối chiếu số lượng và chứng từ nhập xuất với phòng kế toán. Tiếp theo chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho nhân viên nhập liệu định khoản vào máy và cuối cùng là lưu chứng từ.

2.2.2.2 Mua hàng nhập khẩu :

Chứng từ gồm :

- Hợp đồng kinh tế (phụ lục 6)

- Hoá đơn v.v...

- Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế Công ty tiến hành mở thư tín dụng để chuẩn bị nhập hàng (phụ lục 7).



- Ngoài ra, tuỳ theo loại hàng nhập mà có thêm giấy chứng nhận khác như: chứng nhận xuất xứ v.v...

- Khi muốn nhập hàng về để bán, trước tiên phòng kinh doanh phải lập phương án kinh doanh, nếu được duyệt thì tiến hành ký kết hợp đồng với các đối tác để nhập hàng. Sau khi hoàn tất việc nhập hàng thì hàng hoá được vận chuyển về kho và ghi vào thẻ kho. Sau đó bộ chứng từ được chuyển lên phòng kinh doanh, ở đây bản gốc được lưu lại và chuyển bản sao cho phòng kế toán. Một nhân viên phụ trách khâu chứng từ hoá đơn kiểm tra tính hợp lệ cũng như giá tính toán lại trên chứng từ, và căn cứ vào bộ chứng từ này để lập bảng duyệt giá cho lô hàng này đồng thời lập phiếu nhập kho, ghi những thông tin cần thiết vào thẻ kho, sổ theo dõi hàng nhập trực tiếp và chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho nhân viên nhập liệu, nhân viên này sẽ thực hiện việc tính toán, định khoản nhập vào máy và lưu chứng từ.

Về chứng từ cho hàng nhập uỷ thác cũng như chứng từ nhập trực tiếp nhưng có thêm hợp đồng uỷ thác được ký kết giữa đơn vị và nơi uỷ thác.

Về phía Công ty hoạt động này được hiểu như là Công ty nhập hàng về và xuất bán cho đơn vị uỷ thác theo đúng giá lô hàng nhập. Kết quả của hoạt động này là Công ty sẽ được hưởng hoa hồng uỷ thác nhập.

Khi nhận được bộ chứng từ hàng nhập uỷ thác từ phòng kinh doanh nhân viên kế toán hàng hoá kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ sau đó lập phiếu nhập kho theo giá trị thực nhập và ghi vào sổ theo dõi nhập hàng uỷ thác.

Thường khi nhập lô hàng về đơn vị uỷ thác sẽ nhận hàng tại cảng do đó việc nhập kho và xuất kho chỉ diễn ra trên sổ sách. Cho nên sau khi lập phiếu nhập kho thì kế toán luôn lập ngay phiếu xuất kho để trả hàng đồng thời xoá luôn 02 hoá đơn GTGT.

- 01 hợp đồng ghi nhận giá trị lô hàng xuất trả với thuế GTGT theo thông báo nộp thuế của hải quan về lô hàng này.

- 01 hợp đồng ghi nhận hoa hồng uỷ thác nhập.

Sau đó chuyển toàn bộ những chứng từ liên quan đến lô hàng cho nhân viên kế toán phụ trách khâu nhập liệu tính toán và định khoản vào máy.

2.2.3 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 1111 “tiền mặt Việt Nam đồng”

Tài khoản 1121 “tiền gởi ngân hàng Việt Nam đồng”

Tài khoản 1561 “giá mua hàng hoá”

Tài khoản 1562 “chi phí thu mua”



Tài khoản 133 “thuế GTGT đầu vào”

Tài khoản 3311 “phải trả cho người bán trong nước”

Tài khoản 1311 “phải thu của khách hàng trong nước”

Tài khoản 1388 “phải thu khác”

Tài khoản 5112 “doanh thu hoa hồng uỷ thác”

Tài khoản 33312 UT “thuế GTGT phải nộp cho hàng nhập uỷ thác”

Tài khoản 133 “thuế GTGT được khấu trừ”

Tài khoản 13311 “thuế GTGT phải nộp khi xuất trả hàng uỷ thác”

Tài khoản 157 “hàng nhập uỷ thác”

2.2.4 Sơ đồ hạch toán

111,112,331

156 111,112,331

mua hàng nhập kho

133

khoản giảm giá được hưởng

thuế gtgt xuất hàng trả lại người bán

133

hàng đã nhập kho hàng mua đang

đi đường

151

3332,3333

trường hợp nhập khẩu

(thuế XNK,TTÑB) TTĐB)

nhập kho hàng hoá đã gởi đi bán

157



2.2.4.1 Trường hợp nhập hàng hoá sau đó bán sang tay :

2.2.4.2 Mua hàng bình thường

Khi hàng nhập về kho, chưa thanh toán hoặc đã thanh toán cho người bán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán hạch toán như sau :

Ngày 10/02/2003 mua xăng loại M92 của Sài Gòn Petro hoá đơn số 16547, trị giá lô hàng : 1.624.800.000 đ. Thuế GTGT là 5% trên trị giá lô hàng. Chưa trả tiền cho người bán.

Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ như sau :

Nợ TK 156 : 1.624.800.000

Nợ TK 1331 : 81.240.000

Có TK 331 SG Petro : 1.706.040.000

Sơ đồ hạch toán như sau :

111,331 511 632 131

kết chuyển sang giá vốn của hàng nhập khẩu

3331

doanh thu bán hàng

331 SG PeTro 1561

1331

1.624.800.000

81.240.000

1.706.040.000



Ngày 27/02/2003 mua hàng của Công ty Thương mại PETEXCHIM hoá đơn số 186347 trị giá lô hàng này là 846.400.000 đ. Thuế GTGT là 5% trên giá mua và Công ty đã trả tiền mặt.

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, kế toán hạch toán như sau :

Nợ TK 156 : 846.400.000

Nợ TK 1331 : 42.320.000

Có TK 111 : 888.720.000


2.2.4.3 Mua hàng được giảm giá

Khi các khoản giảm giá hàng mua được chấp thuận kế toán hàng hoá đơn vị hạch toán như sau :

Ví dụ 03 : Ngày 05/01/2003 mua một lô hàng hoá của Công ty LD dầu khí Mekong, hoá đơn số 721864, trị giá lô hàng là 1.480.000.000, thuế GTGT là 5% trên giá mua và chấp nhận thanh toán ngày 05/02/2003 như do Công ty đã thanh toán trước ngày đến hạn bằng tiền gởi ngân hàng nên Công ty LD dầu khí Mekong chấp nhận cho Công ty giảm một khoảng là 2% trên trị giá lô hàng nói trên.

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán hạch toán như

Ngày 05/01/2003 hạch toán như sau :

Nợ TK 1561 : 1.480.000.000

Nợ TK 1331 : 74.000.000

111 156

1331

846.400.000

42.320.000

888.720.000



Có TK 3311 : 1.554.000.000

Ngày 05/02/2003 Công ty hạch toán lại như sau :

Nợ TK 331 Mekong : 29.600.000

Có TK 156 : 29.600.000


2.2.4.4 Nhập khẩu trực tiếp


0

331 Mekong 156

1331

1.480.000.000

148.000.000

1.628.000.000

331 Mekong 112

156

29.600.000

1.598.400.000

1.628.000.000

1561 3321

3333

413

giá trị lô hàng chưa thanh toán

thuế nhập khẩu (được tính vào giá trị hàng nhập)



Ngày 05/03/2003 nhập một lô hàng của SINGAPORE PTE LTD theo hoá đơn thương mại số P2-03-117(EP2123) trị giá lô hàng là 1.888.757,555 USD thuế GTGT là 15% trị giá lô hàng. Giá trị tính thuế là 28.575.667.033 đ và thuế GTGT là 4.286.350.055 đ. Ngày 15/03/2003 Công ty chuyển khoảng thanh toán tiền hàng. Ngoài ra Công ty dùng tiền mặt thanh toán các khoản hoạt động chung trong kỳ này là 20.000.000.

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán hạch toán sau :

Nợ TK 156 : 28.575.667.003

Nợ TK 1331 : 4.286.350.055

Có TK 331 SINGAPORE PTE LTD : 32.862.017.088

Ngày 15/03 khi thanh toán tiền hàng

Nợ 331 SINGAPORE PTE LTD : 32.862.017.088

Có 112 : 32.862.017.088

Ngoài ra chi cho việc quản lý doanh nghiệp :

Nợ TK 642 : 20.000.000

Có TK 1111 : 20.000.000


331 SINGAPORE PTE LTD 156

1331

28.575.667.033

4.286.350.055 32.862.017.088

642 111

20.000.000 20.000.000



2.3 KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG

2.3.1 Phương thức bán hàng

Việc bán hàng tại Công ty Thương mại Dầu khí chủ yếu lưu thông trong nước thông qua 3 bước sau :

2.3.1.1 Bán qua kho hoặc bán qua các chi nhánh,xí nghiệp

Là bán cho các khách hàng khi hàng hoá đã nhập về đơn vị của Công ty.

2.3.1.2 Bán chuyển thẳng

Là hình thức bán hàng cho khách hàng sau khi hàng hoá làm xong thủ tục nhập khẩu (chuyển hàng trực tiếp từ cảng về ngay đơn vị mua hàng). Tuy nhiên hình thức này chỉ phù hợp với khách hàng mua hàng với số lượng hàng hoá lớn.

2.3.1.3 Bán hàng ký gởi qua hệ thống đại lý

Đây thực chất là bán hàng qua kho cửa hàng nhưng có điểm khác là cửa hàng thuộc các sở hữu khác và sau khi bán được hàng thì đại lý mới trả tiền hoặc trả tiền theo hình thức gói đầu.Bán hàng theo hình thức này đòi hỏi vốn lưu động lớn và dể bị chiếm dụng vốn từ các đơn vị nhận làm đại lý.

2.3.2 Tổ chức kế toán quá trình bán hàng

2.3.2.1 Chứng từ và thủ tục nhập hàng

* Chứng từ bao gồm :

- Hoá đơn GTGT (phụ lục 9)

- Hợp đồng bán hàng (phụ lục 10)

- Phiếu xuất kho (phụ lục 11)

Khi nhận được đơn đặt hàng phòng kinh doanh lập hợp đồng mua bán. Căn cứ hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập và mã số thuế của khách hàng. Kế toán hàng hoá lập hoá đơn bán hàng gồm 3 liên :

- Liên 1 : Dùng để lưu

- Liên 2 : Giao cho khách hàng

- Liên 3 : Dùng để thanh toán, ghi vào thẻ kho và lập phiếu xuất kho.



Khi khách hàng đến phòng kế toán để thanh toán sẽ ký vào hoá đơn bán hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu cho hoá đơn này và thủ quỹ thực hiện việc thu tiền và đóng dấu đã thanh toán vào hoá đơn. Nếu khách hàng chưa thanh toán tiền thì kế toán công nợ sẽ theo dõi phần công nợ này.

Sau khi nhận hoá đơn (liên 2) khách hàng đến kho nhận hàng thủ kho dựa trên hoá đơn xuất hàng và giao hàng cho khách hàng, đồng thời ghi vào thẻ kho.

Cách thức luân chuyển chứng từ trên là khách hàng sẽ nhận hàng ở kho của Công ty khi mua hàng. Trường hợp Công ty xuất hàng và chuyển hàng đến kho của bên mua, đơn vị cử nhân viên đi giao hàng, nhân viên này sẽ ký tên vào liên 1 của hoá đơn bán hàng sau đó mang liên 2 và 3 của hoá đơn bán hàng xuống kho nhận hàng. Sau khi giao hàng, nhân viên giao hàng yêu cầu bên mua ký nhận vào 2 liên của hoá đơn bán hàng. Liên 2 giao cho bên mua giữ, liên 3 mang về trả lại cho phòng kế toán.

2.3.2.2 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 156 “hàng hoá”

Tài khoản 632 “giá vốn hàng bán”

Tài khoản 511 “doanh thu”

Tài khoản 131 “phải thu của khách hàng”

Tài khoản 3331 “thuế GTGT phải nộp”

Tài khoản 3312 “phải trả cho người bán là nước ngoài”

Tài khoản 33312 “thuế GTGT hàng nhập khẩu”

Tài khoản 1361 “phải nộp nội bộ”

2.3.2.3 Sơ đồ hạch toán

155,156

511

3331

632

kết chuyển giá vốn

xác định doanh thu

Thuế GTGT

1311



Ngày 20/01/2003 xuất bán xăng M92 cho DNTN xăng dầu 18. Trị giá xuất là 641.636.364 VND. Giá bán là 661.636.364 VND thuế GTGT 10% trên giá bán DNTN xăng dầu 18 và phí xăng dầu 31.500.000 đ đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán.

Kế toán ghi sổ giá vốn hàng bán.

Nợ TK 632 : 641.636.364

Có TK 1561 : 641.636.364

Ghi nhận doanh thu

Nợ TK 131 xăng dầu 18 : 759.300.000

Có TK 3388 : 31.500.000

Có TK 511 : 661.636.364

Có TK 3331 : 66.163.636

Xuất dầu DO cho chi nhánh Cần Thơ, giá vốn lô hàng là 112.000.000 giá bán 120.000.000 VND thuế GTGT 10% trên giá bán. Chi nhánh Cần Thơ nhận hàng và đã thanh toán bằng TGNH.

Các bút toán như sau :

a. Phản ánh trị giá vốn :

Nợ TK 632 : 112.000.000

Có TK 1561 : 112.000.000

b. Phản ánh doanh thu nội bộ

Nợ TK 112 : 132.000.000

Có TK 512 : 120.000.000

Có TK 3331 : 12.000.000

Ngày 05/02/2003 nhận uỷ thác nhập lô hàng cho Công ty Thương mại Dầu khí Sông Tiền theo L/C 0648 trị giá lô hàng là 240.000 USD tỷ giá thực tế tại thời điểm nhập là 15.450 VND/USD. Tỷ lệ hoa hồng được hưởng là 2% trị giá lô hàng.

* Nhập kho lô hàng nhận nhập uỷ thác



Nợ TK 1561 UT : 3.708.000.000

Có TK 3311 : 3.708.000.000

* Xuất hàng giao cho cơ sở Tín Phương

Nợ TK 131 Dầu khí Sông Tiền : 3.785.868.000

Có TK 1561 UT : 3.708.000.000

Có TK 511 (hoa hồng) : 74.160.000

Có TK 3331 : 3.708.000

Ngày 25/02/2003 xuất bán Công ty Thương mại Trà Vinh một lô hàng với giá vốn là 1.800.000.000 và giá bán là 1.860.000.000 thuế 5% giá bán. Công ty Thương mại Trà Vinh đã chấp nhận thanh toán. Ngoài ra còn chi phí cho việc bán hàng Công ty đã chiết tính ngoài giá vốn và Công ty ứng bằng tiền mặt số tiền là 10.000.000

Kế toán hạch toán như sau :

a. Nợ TK 632 : 1.800.000.000

Có TK 1561 : 1.800.000.000

b. Nợ TK 131 TMTV : 1.953.000.000

Có TK 511 : 1.860.000.000

Có TK 3331 : 93.000.000

c. Nợ TK 641 : 10.000.000

Có TK 1111 : 10.000.000

2.4 KẾ TOÁN DỰ TRỮ HÀNG HOÁ

Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán và theo dõi hàng tồn kho phòng kế toán sử dụng phương pháp ghi sổ song song để theo dõi hàng hoá tồn kho.

Khi nhận hàng thủ kho tiến hành kiểm kê hàng hoá theo danh mục và ghi vào thẻ theo số lượng.

Kế toán hàng hoá căn cứ vào “sổ chi tiết hàng hoá theo tài khoản” để ghi vào thẻ kho số lượng nhập cũng như số lượng xuất và giá cả hàng hoá.



Kế toán kho căn cứ vào “bảng duyệt giá các lô hàng kinh doanh” của từng hợp đồng để ghi từng mặt hàng nhập xuất vào từng thẻ kho. Thẻ kho được theo dõi theo từng mặt hàng của từng hợp đồng. Khi nhận hàng kế toán sẽ ghi hàng nhập từ hợp đồng nào, tổng giá vốn, đơn giá vốn, tên mặt hàng số lượng nhập. Khi xuất bán kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng để ghi nhận lượng hàng xuất bán với giá bán và giá vốn sau đó tính ra số lượng hàng tồn và giá tị của nó.

Kế toán nhờ vào phần mềm kế toán mà công việc nhập liệu, định khoản rất dễ thực hiện, những số liệu được chuyển vào hai hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp riêng biệt. Cuối tháng chỉ thực hiện việc đối chiếu tổng hợp và chi tiết in ra từ máy.

Theo định kỳ kế toán thực hiện đối chiếu những chứng từ nhập xuất và thẻ kho, từ đó điều chỉnh và kiểm kê hàng hoá nhập - xuất - tồn. Định kỳ Ban Giám đốc thực hiện việc kiểm kê kho và lập biên bản kiểm kê, giải quyết những chênh lệch so với sổ sách (nếu có).

CHƯƠNG 3

NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN

Qua thời gian tìm hiểu thực trạng về tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp em xin được trình bày một số ý kiến sau :

3.1 VỀ TỔ CHỨC

Là một đơn vị hạch toán độc lập, với quy mô ngày càng mở rộng, cơ cấu tổ chức hợp lý phân công nhiệm vụ rõ ràng. Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp đã tổ chức bộ máy kế toán chặt chẽ linh hoạt và phù hợp với đặc điểm của Công ty.

3.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ

- Việc phân bổ nhân sự và công việc giữa các phòng ban rõ ràng, mỗi phòng ban nhân viên đều có nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm hoàn toàn trong giới hạn công việc được giao phó. Ngoài ra, giữa các phòng ban có sự phối hợp chặt chẽ nhằm tham mưu ý kiến lẫn nhau để đưa ra quyết định tối ưu, đưa hoạt động Công ty đạt hiệu quả cao hơn.

3.3 VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

3.3.1 Về tổ chức hoạt động của bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán Công ty hiện nay theo hình thức tập trung đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất trong toàn bộ hệ thống, cơ cấu phù hợp với điều kiện kinh doanh. Phòng kế toán tài vụ luôn hoàn thành tốt các công tác kế toán, đảm bảo hoạt động



sản xuất kinh doanh được trôi chảy, điều này chứng tỏ việc phối hợp hoạt động có hiệu quả cũng như trình độ của nhân viên phòng kế toán.

3.3.2 Về hình thức kế toán

Công ty vận dụng hình thức nhật biên, theo phương pháp kê khai thường xuyên, một mặt dựa trên cơ sở đặc điểm và quy mô của Công ty, mặc khác do tính chất dễ sử dụng mà đạt hiệu quả cao của hình thức kế toán này.

3.3.3 Về sổ sách kế toán

Công ty mở các loại sổ kế toán tương đối đầy đủ và đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, đã áp dụng hệ thống kế toán mới và xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết riêng phù hợp với quy mô và nhiệm vụ kinh doanh.

3.3.4 Về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các hạch toán của Công ty gần giống với những nguyên tắc, lý thuyết mà em đã học ở trường tuy nhiên có một vài phần khác biệt như :

- Quá trình mua hàng thanh toán bằng tiền mặt đều tập hợp toàn bộ trên tài khoản 331 hay nghiệp vụ bán hàng cũng đều tập hợp trên tài khoản 131 và sau đó kết chuyển.

- Nhận uỷ thác nhập khẩu cho khách hàng thì Công ty hạch toán như là nhập khẩu trực tiếp của Công ty (phản ánh hàng nhập vào tài khoản 156 của Công ty và sau đó giao cho khách hàng).

- Một số khoản chi bằng tiền mặt cho cán bộ công nhân viên chức và chi khác vào nợ TK 431 có TK 111 mà không qua TK 334.

Qua tìm hiểu em thấy cách hạch toán như vậy là nhằm dễ dàng cho việc theo dõi một cách chặt chẽ quá trình các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

3.3.5 Về tài chính

Công ty có nhiều cố gắng tích cực trong việc sử dụng vốn đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị được tiến hành bình thường và mang lại hiệu quả cao nhất.

3.4 VỀ LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ

3.4.1 Về hình thức lưu chuyển hàng hoá

Trong những năm gần đây hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong và ngoài nước gặp rất nhiều khó khăn do sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường. Mặc dù nhà nước có những chủ trương tháo gỡ khó khăn như : giải quyết thuế GTGT, mở



rộng cơ chế xuất nhập khẩu v.v... nhưng Công ty cần phải nổ lực rất nhiều để duy trì và phát triển sản xuất kinh doanh đã có sẵn cũng như việc tìm kiếm những bạn hàng mới ở thị trường trong cũng như ngoài nước.

3.4.2 Về kế toán quá trình mua hàng hoá

Khi có nghiệp vụ mua hàng xảy ra kế toán hàng hoá áp dụng đúng những thủ tục về chứng từ và sổ sách như quy định của nhà nước. Ngoài ra do đơn vị mua hàng chủ yếu theo hình thức nhận hàng tại kho nên hầu như đơn vị không phải gánh chịu những tổn thất trong quá trình vận chuyển hàng hoá.

3.4.3 Về kế toán quá trình bán hàng hoá

Trong cơ chế thị trường hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp ra đời và nhiều doanh nghiệp cũng phải giải thể v.v... cho nên việc áp dụng thủ tục chứng từ chặt chẽ là rất cần thiết vì nó giảm thiểu tình trạng nợ khó đòi sau khi bán hàng. Tuy nhiên điều này cũng dễ gây tình trạng mất khách hàng, hiện công ty tổ chức bán hàng rất tốt việc phân phối hàng hoá qua hệ thống tổng đại lý và đại lý được quản lý chặt chẽ ,từ đó giúp công ty giãm thiểu được tình trạng chiếm dụng vốn và vòng lưu chuyển tiền tệ được thực hiện tốt .

3.4.4 Về kế toán dự trữ hàng hoá

Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán và theo dõi hàng hoá tồn kho do vậy việc quản lý hàng tồn kho được chặt chẽ hơn, ít sai sót hơn. Thẻ kho được lập theo mặt hàng nên rất dễ theo dõi được sự biến động của từng loại mặt hàng để lên kế hoạch nhập hàng hay đẩy mạnh việc bán hàng.

Theo định kỳ hàng tháng hoặc quý kế toán thực hiện việc đối chiếu số liệu, chứng từ với bộ phận kho, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp vậy việc theo dõi một cách chặt chẽ hơn hoặc có thể kiểm tra đột xuất nhằm lấy được kết quả khách quan hơn và độ tin cậy cao hơn.

3.4.5 Về kế toán xác định kết quả kinh doanh

Việc hạch toán và xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong Công ty có một số uyển chuyển hơn nhưng Công ty vẫn tuân thủ tốt việc hạch toán theo đúng quy định của nhà nước.

3.5 NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP

3.5.1 Về hoạt động sản xuất kinh doanh

Qua việc tìm hiểu thực tế ở Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp kết hợp với kiến thức em đã học ở trường em xin có một số biện pháp khắc phục các hạn chế còn tồn tại ở Công ty như sau :



- Tăng doanh thu : Đây là yếu tố quyết định quy mô hoạt động của Công ty. Vì vậy để hiệu quả kinh doanh và tài chính được khả quan hơn thì Công ty phải tăng doanh thu cao hơn nữa bằng cách :

+ Mở rộng thêm thị trường mới nâng cao uy tín thị trường cũ.

+ Áp dụng chiến lược tâm lý của khách hàng về giá cả, thị hiếu v.v...

+ Tiếp tục đáp ứng tốt trang thiết bị và vật tư theo yêu cầu.

+ Từng bước nâng cao chất lượng phục vụ và dịch vụ.

+ Mở rộng thêm các mặt hàng cung ứng cho khách hàng, giá cả hợp lý, ổn định, giao hàng kịp thời đảm bảo yêu cầu kinh doanh của đơn vị.

- Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định.

- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty cần thu hồi các khoản phải thu để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn và vòng quay của vốn lưu động.

- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định.

- Cải thiện tình hình thanh toán.

3.5.2 Về lĩnh vực công tác kế toán

Nhìn chung công tác kế toán trong đơn vị thực hiện đúng các quy định nhà nước. Tuy nhiên trong đơn vị ngoài bộ phận kế toán tài chính, đơn vị nên có thêm bộ phận kế toán quản trị. Bởi vì kế toán quản trị sẽ cung cấp những thông tin cần thiết hợp lý và rất linh động giúp nhà quản trị khi ra các quyết định của mình.

3.5.3 Về kế toán lưu chuyển hàng hoá

Việc mua hàng hoá nhập khẩu nếu mua hàng có trị giá lớn đơn vị nên mua hàng theo phương thức thanh toán bằng L/C vì nó hạn chế rủi ro khi thanh toán chuyển tiền trước.

Hiện nay công việc kinh doanh của Công ty đang trên đà phát triển do đó việc thiết kế hoá đơn bán hàng trên máy vi tính là rất cần thiết vì nó giúp cho việc bán hàng được tiến hành nhanh chóng, số liệu được ghi chép đầy đủ chính xác, mặt khác giúp cho công việc của bộ phận kế toán sẽ gọn nhẹ hơn.

KẾT LUẬN



Qua nghiên cứu thực tế kế toán luân chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp em nhận thấy việc tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Nó đóng vai trò chủ đạo chi phối các bộ phận nghiệp vụ khác và công tác kế toán tại Công ty nói chung không ngừng đổi mới để Công ty ngày càng hoàn thiện hơn và đáp ứng nhu cầu quản lý của Công ty.

Thời gian thực tập là khoảng thời gian giúp cho em kiểm tra các kiến thức đã học ở trường để áp dụng vào thực tế. Qua thời gian thực tập này, em đã phần nào hiểu được về công tác kế toán tại Công ty và cùng với sự góp ý của các anh, chị tại Công ty em đã đề xuất một số kiến nghị mà theo em sẽ có lợi cho Công ty. Góp phần thiết thực trong việc thực hiện tốt hơn công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá ở Công ty.

Do kiến thức chuyên môn còn hạn hẹp và thời gian nghiên cứu có giới hạn cũng như phần trình bày chỉ dựa trên nền tảng giáo khoa là chính nên không thể tránh khỏi những thiếu sót.

Vì thế em xin chân thành cảm ơn và ghi nhận những ý kiến như nhận xét, phê bình đánh giá của thầy hướng dẫn và các anh, chị đang công tác tại phòng kế toán của Công ty để chuyên đề này được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !



MỤC LỤC

Lời cảm ơn............................................................................................................ 1

Nhận xét của đơn vị thực tập................................................................................. 2

Nhận xét của Giáo viên ......................................................................................... 3

Lời mở đầu ........................................................................................................... 4

Chương 1 : Giới thiệu Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp .......................... 6

1.1 Giới thiệu chung về Công ty............................................................................ 7



1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................... 7

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng kinh doanh......................................... 11

1.2 Tổ chức quản lý............................................................................................... 11

1.2.1 Ban Giám đốc Công ty ................................................................................. 11

1.2.2 Các phòng chức năng ................................................................................... 11

1.2.3 Các đơn vị trực thuộc ................................................................................... 14

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................................. 15

1.3.1 Mô hình tổ chức ........................................................................................... 15

1.3.2 Cơ cấu tổ chức ............................................................................................. 15

1.2.3 Chế độ kế toán vận dụng .............................................................................. 16

Chương 2 : Tình hình thực tế tại Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp .......... 20

2.1 Quá trình lưu chuyển hàng hoá........................................................................ 21

2.2 Kế toán quá trình mua hàng............................................................................. 21

2.2.1 Phương thức mua hàng................................................................................. 21

2.2.2 Tổ chức kế toán quá trình mua hàng............................................................. 22

2.2.3 Tài khoản sử dụng ........................................................................................ 24

2.2.4 Sơ đồ hạch toán............................................................................................ 25

2.3 Kế toán quá trình bán hàng.............................................................................. 31

2.3.1 Phương thức bán hàng.................................................................................. 31

2.3.2 Tổ chức kế toán quá trình bán hàng .............................................................. 31

2.4 Kế toán dự trữ hàng hoá .................................................................................. 35

Chương 3 : Nhận xét và kiến nghị ......................................................................... 36

3.1 Về tổ chức....................................................................................................... 37

3.2 Tổ chức bộ máy quản trị.................................................................................. 37



3.3 Về công tác kế toán ......................................................................................... 37

3.4 Về lưu chuyển hàng hoá .................................................................................. 38

3.4.1 Về hình thức lưu chuyển hàng hoá ............................................................... 38

3.4.2 Về kế toán quá trình mua hàng hoá............................................................... 38

3.4.3 Về kế toán quá trình bán hàng hoá................................................................ 38

3.4.4 Về kế toán dự trữ hàng hoá........................................................................... 39

3.4.5 Về kế toán xác định kết quả kinh doanh ....................................................... 39

3.5 Những ý kiến đóng góp ................................................................................... 39

3.5.1 Về hoạt động sản xuất kinh doanh ................................................................ 39

3.5.2 Về lĩnh vực công tác kế toán ........................................................................ 40

3.5.3 Về kế toán lưu chuyển hàng hoá................................................................... 40

Kết luận ................................................................................................................ 41

Mục lục.............................................................................................................42,43

bài báo cáo thực tập kế toán mua bán hàng tại công ty thương mại dầu khí...

Education