baltaŞ düzenli İş hayatı İçin protokol kuralları

30.04.2015 KAYNAK Dergisi Kurumları ve İnsan Kaynakları Alanını Besleyen KAYNAK.

data:text/html;charset=utf8,%3Ctable%20border%3D%220%22%20id%3D%22table100%22%20cellpadding%3D%220%22%20width%3D%22638%22%2… 1/3

Düzenli İş Hayatı İçin Protokol Kuralları

Çetin Oruç / Kurumsal İletişim ve Planlama

Resmi ve diplomatik törenlerde, uyulmadığı zaman büyük krizlere neden olan protokolkuralları, iş ve sosyal ilişkilerde de düzeni sağlamak, belirsizliğin yarattığı rahatsızlığıçözümlemek için önem taşımaktadır. Protokol kelimesi, özellikle gençler arasındakisamimi ve resmiyetten uzak ilişki kurma alışkanlıkları için “ağır” kaçabilir. Ancak bubasit kuralları öğrenmek ve uygulamak, zamanla alışkanlığa dönüşür ve kişiye hayatıboyunca itibar kazandırır.

Çoğu kişi iş hayatını, iş arkadaşlarıylaarasındaki saygı ve anlayıştan doğan görgükurallarıyla devam ettirmektedir. Ancakherkes “kendi doğrusunu” “normal” kabuleder. Bunun sonucu ilişkilerde sorunlaryaşanmasa da, üçüncü kişilerin dahil olduğudurumlarda, ilişkilerini belirli görgü kurallarıile yürütenler, birçok anlaşmazlık vekarmaşayı önlemiş olurlar. Bu nedenletanımlamaları açık şekilde yapılmış protokolve görgü kurallarını bilmek ve iş hayatını bukurallar çerçevesinde yürütmek, ilişkininuyumlu bir şekilde kurulmasına vesürdürülmesine imkan verir.

Tanışma ve tanıştırma

Yeni bir ortama girdiğimizde en önemli konuilk izlenimdir. İlk izlenimde fark yaratmakiçin tanışma ve tanıştırma kurallarına dikkatetmek gerekir. Çok basit kuralları bilmek,sizi ilk kez bulunduğunuz bir ortamda veya sizinle ilk kez tanışan kişiler arasında farkedilmenizi sağlayıp itibarınızı artırabilir. Tanışma ve tanıştırılma konusundaki kuralları“Bir Solukta Dikkat Edilmesi Gerekenler” başlıklı yazıda okuyabilirsiniz.

Oturma düzeni

Oturma düzeni konusunda iş hayatında diplomatik protokol kuralları gibi, çok keskinkurallar olmasa da genel çerçevesi çizilmiş kurallar bulunmaktadır. Bu kuralların birbölümü “Yöneticiyle İlişkiler” başlıklı yazıda ele alınmıştır.

Yöneticinizin odasına birkaç kişiden fazla girdiğinizde düzey ve kıdeme göre koltukseçilmelidirDüzeyi ve kıdemi en üst olan, yöneticiye en yakın oturmalıdırProtokolde düzeyi ve kıdemi en üstte olan kişinin sağda olduğu unutulmamalıdır.Bu ifade, ast konumda olan kişinin, yöneticinin solunda yer alması gerektiğiniişaret etmektedirYönetici odanızı ziyarete geldiğinde eğer makam koltuğu ve misafir koltuğu ayrımıvarsa misafir koltuğuna oturulmalı, makam koltuğu yöneticiye bırakılmalıdır.En üst düzey ve kıdemdeki kişinin makam koltuğuna oturmasına dikkat edilmelidir

Toplantılara katılım, konuşmalar, kurumsal fotoğraf çekimi

Özellikle kurum dışından katılımların olduğu toplantılarda protokol ve nezaket kurallarınauymak, kurumunuzun temsili adına büyük önem taşımaktadır. Bu toplantılarda,katılımcıların oturma düzeni, konuşma yapılacaksa konuşmacıların sırası protokolkurallarına göre belirlenmelidir. Kurumsal etkinliklerde katılımcılar sadece kurum içindenolsa dahi fotoğraf çekilirken, bu fotoğrafın birçok ortamda yayınlanabileceği düşünülerekdüzene dikkat edilmelidir.



Toplantılarda randevu saatineözen gösterilmeli, toplantısaatinden beş dakika öncetoplantı yerinde bulunmayadikkat edilmelidir.Toplantıya gecikilecekse mutlakatoplantı saatinden önce haberverilmelidirZiyaret toplantılarında çiçek vemütevazı hediyeler götürülebilirİş toplantıları çok özel birgündem maddesi içermiyorsa4560 dakika arasında sürmelidirİş toplantılarında ise uygunzaman aralığı belirlenmeli vetoplantı öncesinde mutlaka tümkatılımcılarla paylaşılmalıdırToplantıda konuklar protokol ve nezaket kurallarına göre oturacakları yerler işaretedilmeli ve ev sahipliğini yapan kişi ve/veya kurumun temsilcileri misafirlerdensonra oturmalıdır.Toplantı salonunda misafirlerin yüzü kapıya dönük şekilde oturtulmaya çalışılmalıdır.Toplantının açılışını katılımcılar arasında en üst düzeydeki kişinin yapmasına özengösterilmelidir.Eğer toplantı konuşmalardan oluşuyorsa, konuşma sırası asttan üste doğrudüzenlenmelidirKonuşma konuları belirlenirken teknik konularda astların konuşmasına, politikstratejik konularda da üstlerin konuşmasına dikkat edilmelidirToplantılarda başkan varsa, toplantı başkanından izin alınarak, toplantı başkanınahitaben konuşulmalıdırAstlar konuşurken yöneticiye söz isterse ast konuşmasını keser ve yöneticininkonuşmasını bitirmesini beklerToplantıdan sonra karşılamaya özen gösterildiği gibi uğurlama da yapılmalıdırKurumsal etkinliklerde fotoğraf çekimlerinde, herkesin uygun yerde olduğuna dikkatedilmelidirFotoğrafı çekilecek kişilerden en üst düzey ortada, düzey ve kıdeme göre sol yanave sağ yana doğru sıralanmalıdır. Eğer bir sıraya sığmıyorsa ön tarafta düzey vekıdemi yüksek olanlar kalacak şekilde arka sıra oluşturulmalıdır

Yazışmalar

Günümüzde yazışmalar epostalar üzerinden gerçekleştirilse de özellikle ıslak imzalımektupların kabul görmesi için protokol kurallarına uyulmalıdır. Her ne kadar günümüziş hayatındaki yazışmalarda devlet protokol kuralları kullanılmasa da bu kuralları bilmeközellikle resmi yazışmalarda bu kurallar uyumak önemlidir. Resmi yazışmalarda özellikleyazışmaların sonunda yer alan “arz ederim”, “rica ederim” ifadelerinin yanlışkullanılmasıdır. O nedenle öncelikli olarak resmi protokolde rica etmenin “emretmek”,arz etmenin “talep etmek “ anlamına geldiği unutulmamalıdır. Devlet protokolündegeçerli olan kurallar şu şekildedir.

Yazışmalar “sayın” ile başlayıp, “saygılarımla” ile bitirilmelidirYazım dili anlaşılır ve yalın olmalıdırBağlı alt ve üst kuruluşlara “rica ederim”Üst makamlara ve kuruluşlara “arz ederim”Eşit düzeydeki kurumlara “arz ederim”Ast/üst kuruluşlara dağıtımlı yazılara “arz ve rica ederim”Makam adına ast kuruluşlara ”rica ederim” ifadeleri kullanılırAskeri ve adli kurumlara emretmek söz konusu olmadığından sadece “arz ederim”ifadesi kullanılır

Selamlama ve Uğurlama

İş hayatında nezaket kuralları çerçevesinde ilerleyen fakat çok hassas olan kurallardanbir diğeri selamlama ve uğurlamadır. Selamlama konusunda genel kural; ast üstü, erkek



bayanı, ayrılanlar kalanları, gelenler var olanları selamlar. Bazı özel durumlar içintanımlanmış kurallar şu şekildedir;

Üstlere ve eş düzeylere önce selam vermek önemlidirYanlışlıkla selam verenlerin selamları mutlaka alınmalıdırKonferans salonu, kütüphane, derslik, yemekhane gibi yerlerde karşılık beklemedenselam verilmelidirToplantıların başlangıcında ve bitişinde önce ev sahibi selamlanırSinema, tiyatro , konser salonu gibi yerlerde başla hafifçe selam verilirOtomobil veya uçaktan kıdemliler önce indirilmeli, binerken de kıdemliler sonrabindirilmelidir

Olumlu insan ilişkileri, iş ortamında başarının olmazsa olmazıdır. Bu ilişkilerin sağlamtemeller üstünde devam için başkalarına karşı saygılı nazik davranmanın ötesindekurallara uyulmasının çok büyük önem taşıdığı unutulmamalıdır.

baltaŞ düzenli İş hayatı İçin protokol kuralları

Documents