Bạn thích làm thư ký?

23:09:29 NGÀY 30/05/2014

Có thể bạn là một sinh viên chuyên ngành tốt nghiệp khoa thư ký giám đốc hẳn hoi, có thể bạn là một cử nhân kinh tế, cử nhân ngoại ngữ nhưng chưa có cơ hội thể hiện tài năng.

Điều kiện 1: Ngoại hình “dễ coi”

Nhiều mục tuyển dụng đã ghi một cách thẳng thắn: “Tuyển thư ký. Yêu cầu: Có ngoại hình…” hoặc nhiều Công ty còn khắt khe hơn với yêu cầu: “Ngoại hình khá”. Nhưng bạn đừng lầm tưởng họ đang cần một vóc dáng người mẫu, một gương mặt hoa khôi. Chỉ cần bạn ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát, rõ ràng là “đủ điểm” để các nhà tuyển dụng quan tâm đến bạn.

Điều kiện 2: Ngoại ngữ tốt

Cấc công ty hiện nay đa phần đều có đối tác người nước ngoài, hoặc chí ít cũng nghiên cứu những tài liệu cần thiết bằng một loại hình ngôn ngữ khác. Vì thế ngoại ngữ chính là ưu điểm mà bạn có thể gây được sự chú ý nơi nhà tuyển dụng.

Điều kiện 3: Vi tính thành thạo

Nếu không thành thạo thì chí ít bạn cũng biết sử dụng những chương trình căn bản như Words, Excel để làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Có thể ban đầu bạn chưa quen nhưng nếu đã xác định làm thư ký thì cần phải trau dồi thật tốt khả năng này. Sự lúng túng sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn.

Điều kiện 4: Nhạy bén

Thư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một cô thư ký nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

Điều kiện 5: Am hiểu

Kiến thức rất quan trọng đối với một nữ thư ký. Nếu những ngày còn

ngồi trên ghế nhà trường bạn… lỡ có những lỗ hổng thì ngay từ bây giờ bạn phải tìm mọi cách để lấp đầy lỗ hổng ấy. Ví dụ, khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 98 diễn ra ở đâu nhỉ?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.

Điều kiện 6: Trí nhớ tốt

Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày mấy?” cũng là những điều mà một thư ký giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.

Điều kiện 7: Có tính độc lập

Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới…

Điều kiện 8: Có khả năng diễn thuyết

Không phải chỉ khi nào đứng trước hàng chục người, bạn mới cần khả năng này mà bất kỳ khi nào bạn cũng phải làm được điều đó. Lời nói của bạn phải trình bày được những gì bạn nghĩ, không được dài dòng, mập mờ nhưng cũng không quá ngắn gọn, cục mịch. Đối tác khi đã “mất cảm tình” với bạn chắc chắn sẽ “mất cảm tình” với công ty.

Điều kiện 9: Có chính kiến

Cứ vâng vâng, dạ dạ… sau mỗi câu nói của sếp không phải là cách để bạn thể hiện “khả năng làm thư ký” của mình. Hoặc khi sếp hỏi: “Cô thấy việc đó như thế nào?”, “Ý kiến của Cô về vấn đề này ra sao?”. Bạn chỉ ỡm ờ: “Dạ em cũng thấy như thế.”, “Giải quyết như thế nào là tuỳ ông/bà thôi.” Thì chẳng bao lâu sau đó “quy luật đào thải” sẽ chiếu cố đến bạn ngay thôi.

Nghề thư ký: Dễ mà khó!- 10:30 PM, 17/10/2012

FACEBOOK

  VIẾT BÌNH LUẬN

  BẢN IN

Ảnh: Minh họa

Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê cũng không ít. Đó chính là các thư ký ngày nay.“Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”, họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc.

Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những năm 80, việc đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công việc của các thư ký nay chỉ còn 20%. Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở thành bộ mặt không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân trong công ty, với đối tác kinh doanh và với khách hàng. Các giám đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người năng động trong các công việc thư ký, và họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ chủ chốt khác.

Một trong các phẩm chất không thể thiếu là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Sẽ “đắt giá” hơn nếu các thư ký chưa có gia đình và ở gần cơ quan làm việc. Thông minh và lịch thiệp đương nhiên cũng là những yếu tố rất cần thiết.

Nghề thứ ký không dễ dàng chút nào, do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên khiến các thư ký phải thật cẩn trọng trong từng hành động của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng là “sếp thứ hai” trong công ty. Đó là trong công ty, còn đối với khách hàng, khó khăn cũng không kém phần chút nào. Nếu thư ký không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách hàng sẽ cảm thấy thư ký là một rào cản quá lớn giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản và thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó.

Đó là rất nhiều thách thức và trở ngại trong công việc của một thư ký. Laura Hane, một nữ thư ký giàu kinh nghiệm của giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone, nói: “Dù vô tình hay cố ý nhưng nhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình. Quan hệ với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn phải ân cần, chú đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp”.

Quả thật, trong công việc hàng ngày, các thư ký sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn. Lúc này giám đốc thực sự là một người bạn chứ không phải là sếp nữa. Một thư ký giỏi sẽ biết trân trọng sự chia sẻ và tình cảm của giám đốc. Đặc biệt các thư ký tuyệt đối đừng mắc phải sai lầm lớn nhất đó là để

tính tò mò ảnh hưởng tới công việc, đi quá sâu vào đời tư của giám đốc. Laura nói: “Hàng ngày, tôi được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng tôi đều bỏ ngoài tai mọi chuyện và cố gắng giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúc qua vui với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người được sếp tin cậy”.

Trong công việc hàng ngày, các chuyên gia tư vấn việc làm khuyên các thư ký, những ai muốn có công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, ông ta nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để rồi từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xử xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày. “Nếu giám đốc của bạn là một người nóng tính, hãy cáu gắt, khiếm nhã, bạn đừng cãi lại ông ấy mà hãy chờ đợi khi giám đốc nguôi cơn nóng giận của mình để nhắc khéo chuyện cũ vừa qua” - Mary Havars nói, “Lời phê bình tế nhị này sẽ rất hữu ích đối với những ai có tác phong mạnh bạo đó. Thường thì những lúc này họ sẽ nhận ra lỗi của mình và xin lỗi bạn”.

Cũng theo Laura, đối với những giám dốc có tính cách trầm tĩnh, quyết đoán, các thư ký sẽ cần có thái độ ứng xử khác. Những giám đốc kiểu này là người có thần kinh thép, họ tin vào sức mạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mang tính trí tuệ. Các thư ký nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét vụ việc vừa xảy ra một cách sắc sảo, khoa học. Nếu làm được như vậy, thư ký sẽ lọt vào danh sách những người được giám đốc kính nể.

Bên cạnh hai kiểu giám đốc trên, còn có một kiểu giám đốc khác. Đó là những giám đốc đa cảm. Họ là những người bên cạnh trách nhiệm trong công việc còn luôn đối mặt với cuộc sống đời thường, còn dành một góc tâm hồn cho những mộng mơ nghệ sỹ. Thoạt nghe, có vẻ thư ký nào cũng thích làm việc với một giám đốc như thế. Nhưng sự thật không phải như thế, các thư ký phải hết sức thận trọng và khéo léo với một vị giám đốc như thế này. Trong quan hệ với giám đốc kiểu này, các thư ký tuyệt đối không được đem chuyện riêng tư, đầy xúc động ra kể để khơi gợi lòng trắc ẩn, sự cảm thông của giám đốc. Rất có thể lúc ấy sự rung động trong con người giám đốc đa cảm này sẽ khiến họ không kiểm soát được mình khiến có những hành động vượt quá giới hạn cần thiết và đẩy thư ký rơi vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”.

Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà ngay cả trong các quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũng gặp rất nhiều khó khăn. Trong những trường hợp như thế, người thư ký cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn hết sức lịch sự và giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế khó xử khi thường xuyên được bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống bởi bất hạnh có thế ập xuống chỉ bằng một lời nói vô tình hay một cử chỉ vô ý. Do đó, tốt hơn hết là các thư ký nên từ chối khéo những lời mời như vậy.

Có thể nói, nghề thư ký không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên môn bạn cần pha chút nghệ thuật. Những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông minh. Có lẽ sẽ không ai cho rằng đây là một nghề dễ dàng và đã là nghề thì phải thông thạo mà thôi. Nhưng bù lại, những thư ký tháo vát giỏi nghề thường là “của hiếm” của công ty và được trả lương hậu hỹ để... ở cạnh các ông chủ.Kỹ năng để trở thành thư ký GĐ giỏiThứ Sáu, ngày 22 tháng 11 năm 2013

Nghề thư ký giám đốc đang trở thành một trong những nghề nhận được nhiều sự quan tâm nhất hiện nay. Công việc ổn định, nguồn thu nhập cao và có mối quan hệ rộng giúp nghề này rất nổi bật.

Vậy thư ký giám đốc cần những kỹ năng gì để trở nên chuyên nghiệp?   

Sự nhạy bén

Một người thư ký giám đốc tốt cần một sự nhạy bén cao trong công việc của mình. Đây cũng là kỹ năng khiến giám đốc luôn cảm thấy hứng thú khi làm việc với thư ký. Sự nhạy bén giúp cho thư ký có những quyết định sáng suốt trong công việc. Bên cạnh đó điều này còn giúp bạn sẽ “đánh hơi” thấy sự khó khăn và những hiểm họa của thứ mình đang làm. Chính vì thế bạn có thể xử lý được tất cả các tình huống và ghi điểm trong mắt giám đốc. Điều này đồng nghĩa với khả năng thăng tiến của bạn là rất cao.

Kiến thức

Nền tảng quan trọng trong bất kỳ nghề nghiệp nào chính là kiến thức. Và trí nhớ cũng không phải là một ngoại lệ. Người giám đốc tốt là người am hiểu rất nhiều thứ và có thể là trợ thủ đắc lực cho sếp về kiến thức. Bởi vậy, nếu bạn có lỗ hổng kiến thức lớn từ khi đang học trên ghế nhà trường thì hãy lấp đầy nó ngay lập tức. Bởi, chỉ có sự am hiểu mới khiến giám đốc tìm đến bạn mỗi khi gặp rắc rối trong công việc. Bên cạnh đó, một trí nhớ tốt sẽ giúp bạn ghi điểm ngày càng nhiều hơn. Sếp đã quá mệt mỏi với rất nhiều công việc. Một người thư ký tuyệt vời sẽ nhớ giùm sếp và nhắc họ cẩn thận, chu đáo một số thứ  như lịch hẹn, lịch ăn trưa, các buổi hẹn, buổi ký hợp đồng

Tính quyết đoán

Quyết đoán ở đây là sự độc lập và có chính kiến trong công việc của mình. Bạn nên tập cho mình sự độc lập trong công việc, điều này không có nghĩa là tách rời mọi thứ khỏi đồng nghiệp. Độc lập nghĩa là có thể xử lý mọi chuyện một mình. Ví dụ, khi sếp đi vắng bạn có thể giải quyết những thứ như khất nợ, thỏa thuận hợp đồng mới…Bên cạnh đó, một người thư ký tốt sẽ có chính kiến trong công việc của mình. Chỉ có thế, bạn mới có thể giúp sếp giải quyết những khó khăn trong công ty, đưa ra được nhiều ý kiến đóng góp hay. Đừng đi theo kiểu sếp nói gì cũng vâng dạ. Như vậy, bạn đang biết mình thành một cái máy đích thực.

Ngoại ngữ và tin học

Đây là hai kỹ năng cơ bản nhưng đối với nghề thư ký lại vô cùng cần thiết. Chỉ có thông thạo ngoại ngữ bạn mới có thể là trợ thủ đắc lực của sếp trên mỗi chuyến công tác nước ngoài. Bên cạnh đó, việc này cũng giúp bạn giúp sếp dịch thuật một số văn bản đến từ các công ty đối tác ngoại quốc. Còn kỹ năng tin học sẽ giúp bạn đến gần hơn với công nghê. Không cần bạn phải quá am hiểu về mạng, phần mềm hay những thứ phần cứng. Bạn chỉ cần thành thạo tin học văn phòng hoặc ít nhất là word và Excel. Đó là đủ để bạn có thể làm việc trong văn

phòng. Có thể hiện giờ bạn nghĩ nó không cần thiết nhưng hãy nghĩ khi sếp giao cho bạn soạn thảo một hợp đồng hoặc một bản thu chi bạn sẽ xử lý như thế nào. Mọi sự lúng túng châm chạp sẽ là điểm trừ năng nề của bạn.

Thư ký giám đốc nhờ những ưu điểm tuyệt vời của nó đang trở thành một trong những nghề hot nhất hiện nay. Hãy trau dồi thật nhiều những kỹ năng cho mình để trở thành một người thư ký giám đốc chuyên nghiệp.

Thư ký không phải là một nghề “hot” nhưng lại có nhu cầu rất cao, ở một vài trường hợp còn có thu nhập khá tốt. Dưới đây là những bí quyết để trở thành một thư ký khiến giám đốc hài lòng, và trở thành một thư ký giỏi, chuyên nghiệp không khó một chút nào:

Đúng giờ

Phải luôn đúng giờ, đây là một yếu tố vô cùng cần thiết vì thư ký là người đảm bảo sự đúng giờ của sếp trong mỗi cuộc họp, mỗi chuyến công tác, nếu thư ký đến muộn thì chắc chắn sếp cũng chẳng thể nào đến sớm hơn được.

Nắm rõ lịch của sếp

Luôn nắm rõ lịch làm việc của sếp và thường xuyên nhắc nhở để sếp không quên các cuộc họp, lịch hẹn. Với mỗi sự kiện bạn nên thông báo trước khoảng 1 tiếng để sếp có thời gian chuẩn bị.

Kỹ năng viết

Nghề thư ký đòi hỏi bạn có kỹ năng viết tốt vì đôi khi sếp sẽ yêu cầu soạn giúp một bài phát biểu hoặc một bài viết. Nắm rõ mục tiêu và hướng đi của sếp cũng như của công ty, bạn sẽ làm việc một cách linh hoạt mà hiệu quả.

Tốc ký

Thư ký thường có nhiệm vụ ghi chép lại cuộc họp nên khả năng viết nhanh và đánh máy nhanh là rất quan trọng. Hơn nữa, bạn phải xác định xem điều gì là quan trọng cần ghi chi tiết đầy đủ, điều gì có thể lướt qua.

Trả lời điện thoại

Thư ký phải luôn sẵn sàng trả lời các cuộc điện thoại. Một thư ký được việc sẽ tự trả lời các vấn đề nằm trong phạm vi giải quyết và chỉ chuyển cho sếp những cuộc điện thoại quan trọng hoặc hẹn nói chuyện trực tiếp. Để có thể trả lời được tất cả các cuộc gọi đến nghề thư ký đòi hỏi bạn phải trang bị cho mình một ngoại ngữ thông dụng.

Nhiệt tình, tận tụy

Hãy làm việc thật chăm chỉ, nhiệt tình. Đừng bao giờ từ chối một nhiệm vụ nếu bạn thấy có thể hoàn thành được.

Óc tổ chức

Phân chia thời gian hợp lý và ưu tiên thực hiện những việc sếp cần gấp trước. Cố gắng hoàn thành đúng hoặc sớm hơn thời hạn.

Linh hoạt

Luôn sẵn sàng để trả lời những câu hỏi bất ngờ, không được chuẩn bị trước, đặc biệt là những câu hỏi về những vấn đề sếp đang cần bạn tìm hiểu.

Thư ký - Nghề hấp dẫn cho một công việc ổn định - 15/03/2013             Thư ký được xem là cánh tay trái của các vị giám đốc. Chính vì vậy mà thư ký cũng phải chịu nhiều áp lực bởi công việc của họ luôn phải có những chuyến công tác xa nhà, chịu áp lực từ nhiều phía.

Ai nói đến thư ký cũng bảo ngồi bàn giấy, lúc nào cũng xinh tươi, rỗi rãi. Nhưng nếu không phải người trong nghề chắc khó mà hiểu nổi lòng của người thư ký.

Đôi nét về nghề thư kýKhông chuyên nghiệp khó thành côngNhiệm vụ thư ký là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và

là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu trữ hồ sơ; chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham dự và ghi chép biên bản các cuộc họp…

Ngoài ra, họ sẽ là những người đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ... Khi thay mặt Giám đốc để gặp gỡ, thương thảo, giao dịch với các đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xử linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty.

Và với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến đi dài. Hoặc khi giữ vai trò người ở lại, người thư ký phải cáng đáng vai trò mà sếp giao lại để công việc luôn trôi chảy. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp, nghề thư ký cần được đào tạo bài bản.

Nghề hấp dẫn cho một công việc ổn địnhChứng chỉ ngành quản trị văn phòng sẽ giúp những bạn trẻ muốn

trở thành những chuyên viên hành chính - văn phòng, trợ lý thư ký Tổng Giám Đốc hoặc trợ lý các dự án kinh doanh… Thực tế cho thấy, bất cứ một công ty, doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình và năng động. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của tất cả các thành viên để phục vụ cho mục đích chung của toàn công ty.

Vì thế, các bạn trẻ yêu thích công việc ổn định nhưng không kém phần hấp dẫn của nghề thư ký thì điều kiện đầu tiên là phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự và quản lý dự án; bên cạnh đó còn trau dồi thêm những kỹ năng cơ bản như tiếp nhận và xử lý thông tin, tổ chức cuộc họp, đàm phán thương lượng với khách hàng...

           Nghiệp vụ cần có của một thư kýNgoài các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và

nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian... luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng. Dưới đây là 5 kỹ năng hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng mà thư ký cũng cần phải có:

Vi tính thành thạoNếu không thành thạo thì chí ít bạn cũng biết sử dụng những

chương trình căn bản như Words, Excel để làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Có thể ban đầu bạn chưa quen nhưng nếu đã xác định làm thư ký thì cần phải trau dồi thật tốt khả năng này. Sự lúng túng sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn.

Nhạy bénThư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và xử lý

thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một cô thư ký nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

Am hiểuKiến thức rất quan trọng đối với một nữ thư ký. Nếu những ngày

còn ngồi trên ghế nhà trường bạn… lỡ có những lỗ hổng thì ngay từ bây giờ bạn phải tìm mọi cách để lấp đầy lỗ hổng ấy. Ví dụ, khi tuyển

dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 98 diễn ra ở đâu nhỉ?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.

Trí nhớ tốtNhững số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp

có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.

Có tính độc lậpKhông có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong

công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới…

Có khả năng diễn thuyếtKhông phải chỉ khi nào đứng trước hàng chục người, bạn mới cần

khả năng này mà bất kỳ khi nào bạn cũng phải làm được điều đó. Lời nói của bạn phải trình bày được những gì bạn nghĩ, không được dài dòng, mập mờ nhưng cũng không quá ngắn gọn, cục mịch. Đối tác khi đã mất cảm tình với bạn chắc chắn sẽ mất cảm tình với công ty.                                                                                                                                  Sưu tầmNhững kỹ năng văn phòng cần thiết cho nghề thư ký

Ngoài các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian... luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng. Nhưng ngoài ra các nhà tuyển dụng các kỹ năng khác mà các ứng viên phải đáp ứng được. Sau đây chúng tôi xin đưa tới các bạn 5 kỹ năng mà người thư ký phải có khi đi tuyển dụng. 

Sử dụng thành thạo vi tínhViệc thành thạo ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất bạn cũng phải biết được các chương trình căn bản như Words, Excel để làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp. Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn. Bạn nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.Nhạy bénThư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn phải biết được thông tin nào là đáng quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty.Am hiểu nhiều mảnh kiến thứcKiến thức xã hội, tự nhiên… rất quan trọng đối với một thư ký. Cố thể khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao , môi trường… nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”:“World Cup 2006 diễn ra ở đâu nhỉ?” hoặc như “thú có túi sống ở châu lục nào là nhiều ?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.Trí nhớ tốtNhững số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký giỏi cần lưu ý và ghi nhớ. Để giúp việc ghi nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoạc các lịch ghi nhớ. Như vậy các bạn sẽ có hình ảnh tốt hơn tất nhiều trong mắt vị sếp của mình.Có tính độc lậpKhông có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải biết hướng được các công việc sang một hướng có lợi cho công ty của bạn.Có khả năng diễn thuyếtKhông phải chỉ khi nào đứng trước đông  người, bạn mới cần khả năng này mà bất kỳ khi nào bạn cũng phải làm được điều đó. Lời nói của bạn phải trình bày được những gì bạn nghĩ, không được dài dòng, mập mờ

nhưng cũng không quá ngắn gọn, cục mịch. Khi thuyết trình bạn chính là biểu tượng của cả công ty trong mắt đối tác. Vì vậy việc của bạn là phải thuyết trình làm sao lấy được cảm tình của đối tác. Tránh để trường hợp đối tác mất cảm tình với bạn chắc chắn sẽ mất cảm tình với công ty.KếtTrên đây là những kỹ năng cần có cho người thư ký trong thời điểm hiện tại. Nên ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt. Chính vì vậy nên các bạn hãy đến vớikhóa đào tạo thư ký chuyên nghiệp của VNNP chúng tôi trong thời gian tới. Để bạn có thể trở thành một cánh tay đặc lực cho người giám đốc của mình. Cơ hội và thách thức của nghề thư ký

Không phủ nhận là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê cũng không ít. Đó chính là các thư ký ngày nay. "Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc". Thư ký ngày nay"đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người", họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở thành bộ mặt không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân viên trong công ty, với đối tác kinh doanh và với khách hàng.Các giám đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người năng động trong các công việc thư ký và họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ chủ chốt khác thậm chí còn tỏa sáng hơn nếu có nhiều tham mưu được công nhận.

Một trong các phẩm chất không thể thiếu của thư ký giám đốc hoặc TGĐ là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức (vì vậy sẽ rất phù hợp với các bạn học ngoại ngữ). Có hình thức ưa nhìn, thông minh, nhanh nhẹn, hoạt bát và lịch thiệp đương nhiên là những yếu tố rất cần thiết cho nghề thư ký.

Do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên các thư ký phải thật cẩn trọng trong từng hành động của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra "Dù vô tình hay cố ý nhưng nhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình" trong công ty. Còn đối với khách hàng, khó khăn cũng không kém phần chút nào. Nếu thư ký không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách hàng sẽ cảm thấy thư ký là một rào cản quá lớn giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản và thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó. Quan hệ với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người thư ký luôn phải ân cần, chú đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp".

Trong công việc hàng ngày, những ai muốn có công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, ông ta nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để rồi từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xử xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày. "Nếu giám đốc của bạn là một người nóng tính, hãy cáu gắt, khiếm nhã, bạn đừng cãi lại ông ấy mà hãy chờ đợi khi giám đốc nguôi cơn nóng giận của mình để nhắc khéo chuyện cũ vừa qua", Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ nói:"Lời phê bình tế nhị" này sẽ rất hữu ích đối với những ai có tác phong mạnh bạo đó.

Đối với những giám đốc có tính cách trầm tĩnh, quyết đoán, các thư ký sẽ cần có thái độ ứng xử khác. Những giám đốc kiểu này là người có thần kinh thép, họ tin vào sức mạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mang tính trí tuệ. Các thư ký nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét vụ việc vừa xảy ra một cách sắc sảo, khoa học... Nếu làm được như vậy, thư ký sẽ lọt vào danh sách những người được giám đốc kính nể.

Bên cạnh hai kiểu giám đốc trên, còn có một kiểu giám đốc khác. Đó là những giám đốc đa cảm. Họ là những người bên cạnh trách nhiệm trong công việc còn luôn đối mặt với cuộc sống đời thường, còn dành

một góc tâm hồn cho những mộng mơ nghệ sỹ. Thoạt nghe, có vẻ thư ký nào cũng thích làm việc với một giám đốc như thế. Nhưng sự thật không phải như thế, các thư ký phải hết sức thận trọng và khéo léo với một vị giám đốc như thế này. Trong quan hệ với giám đốc kiểu này, các thư ký tuyệt đối không được đem chuyện riêng tư, đầy xúc động ra kể để khơi gợi lòng trắc ẩn, sự cảm thông của giám đốc. Rất có thể lúc ấy sự rung động trong con người giám đốc đa cảm này sẽ khiến họ không kiểm soát được mình khiến có những hành động vượt quá giới hạn cần thiết và đẩy thư ký rơi vào tình trạng "tiến thoái lưỡng nan".

Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà ngay cả trong các quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũng gặp rất nhiều khó khăn. Trong những trường hợp như thế, người thư ký cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn hết sức lịch sự và giữ khoảng cách đúng mức.

Có thể nói, nghề thư ký không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên môn bạn cần pha chút nghệ thuật. Những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông minh. Có lẽ sẽ không ai cho rằng đây là một nghề dễ dàng và đã là nghề thì phải thông thạo mà thôi. Nhưng bù lại, những thư ký tháo vát giỏi nghề thường là "của hiếm" của công ty và được trả lương hậu hỹ để... ở cạnh các ông chủ.

Nghề này sẽ rất phù hợp và thăng tiến nhanh đối với các bạn có khả năng giao tiếp, có bản lĩnh, không quản ngại khó khăn, thông minh, linh hoạt và đặc biệt có ngoại ngữ tốt, giao tiếp ứng xử khôn khéo, có kiến thức chuyên môn rộng về các vị trí công việc trong DN.Và chắc chắn các yếu tố này không tự nhiên mà có, nó đòi hỏi các bạn phải học tập thêm phải trải nghiệm với những giảng viên là các chủ DN thực tế để biết thực sự họ cần gì, muốn gì… 

Nghề thư ký: Áp lực trở thành người hoàn hảo

Mặc dù chưa có trường đại học nào đào tạo chuyên ngành trợ lý, thư ký nhưng nhu cầu nhân sự cho ngành này cũng rất cao. Được coi là “người giúp việc” cho lãnh đạo, thư ký không chỉ là những cô gái chân dài mà còn phải hiểu biết, năng động, khéo léo trong ứng xử.

 

Nghề “không được đào tạo”

Thư kí là người gần gũi nhất với các lãnh đạo trong một nội bộ một công ty, tổ chức hay tập toàn. Cũng chính vì lý do ấy, thu nhập của nghề này luôn luôn ở mức “đáng ngưỡng mộ” với các sinh viên trẻ mới ra trường.

Thu nhập khởi điểm cho những thư kí mới bước chân vào nghề hiện nay là từ 5 triệu VND tới 7 triệu VND. Ở một số công ty, thư kí và trợ lý giám đốc được hiểu là tương đương nhau vì thế nghiễm nhiên trợ lý giám đốc được nằm trong cơ chế Ban Giám đốc, ngoài khoản lương hàng tháng, các chế độ đãi ngộ khác như bảo hiểm sức khỏe, nghỉ lễ, các khoản thưởng hàng kì hàng tháng cũng rất cao. Bởi vậy có thể khẳng định thu nhập của một thư kí có năng lực không dưới 10 triệu/tháng. Hơn nữa mức thu nhập này còn tiếp tục tăng theo thâm niên làm việc.

Ngoài lợi ích rõ ràng nhất về khoản thu nhập, thư kí cũng là nghề hứa hẹn nhiều mối quan hệ thú vị. Thông thường thư kí/trợ lý giám đốc là người thay mặt giám đốc liên lạc và tiếp các vị khách hàng quan trọng, tham dự các cuộc hội thảo và thiết đãi tại những khách sạn lớn. Ngoài ra, đối với các công ty xuất nhập khẩu hay hợp tác với nước ngoài, cơ hội xuất ngoại dành cho “cánh tay phải” của lãnh đạo là không hiếm.

Lý do nghề thư kí không được đào tạo thành một ngành nghề nhất định bởi lẽ nghề này yêu cầu rất nhiều kĩ năng, kiến thức tổng hợp. Tùy theo hoàn cảnh cụ thể của từng công ty mà yêu cầu giành cho từng vị trí thư kí cũng khác nhau. Ví dụ như thư kí cho các công ty xuất nhập

khẩu phải am hiểu các thủ tục xuất nhập khẩu, nắm rõ luật kinh doanh để đảm bảo không có sai sót trong việc kí hợp đồng – tránh những tổn thất dù nhỏ nhất cho công ty. Thư kí cho các tổ chức nước ngoài lại phải có kinh nghiệm về các thủ tục ngoại giao, qui trình làm việc và tiếp nhận giấy tờ theo chuẩn quốc tế.

Với một yêu cầu công việc đa dạng như vậy, thư kí có cơ hội được học tập và nâng cao kiến thức ở nhiều mảng. Thậm chí sau một thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, nhiều người đã mở được công ty riêng chính bởi thời gian “học việc lương cao” với vị trí trợ lý/thư kí.

Áp lực trở thành người “hoàn hảo”

Ngoài những lợi ích trước mắt, nghề thư kí cũng là một nghề yêu cầu rất khắt khe và không ít stress. Trước tiên, vì đây là một vị trí cao trong nội bộ công ty/tổ chức nên áp lực làm việc lớn. Khối lượng công việc đối với nghề này thật sự nhiều, từ những việc đối nội như quản lý nhân sự, tổ chức sự kiện cho công ty tới những việc đối ngoại như tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, quản lý các thủ tục giấy tờ hoạt động kinh doanh.

Với khối lượng công việc nhiều như vậy, khả năng mắc sai sót là không hiếm – nhất là đối với những tân cử nhân chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm sống. Nhưng một khi đã đặt vào vị trí lãnh đạo, các thư kí lại phải là chuẩn mực để các nhân viên khác trong công ty nhìn vào, có như vậy mới có khả năng thuyết phục và hoàn thành tốt được trách nhiệm của một cánh tay phải cho các lãnh đạo.

Nguyên Ngọc – trợ lý giám đốc một công ty dược phẩm – cho biết: “Đa số các nhân viên trong công ty đều đáng tuổi cô chú mình nhưng ở cương vị trợ lý giám đốc mình lại là người quản lý hết tất cả. Áp lực về tuổi tác và kinh nghiệm làm việc là rất lớn, nhiều khi mình nói không ai nghe vì trong mắt họ mình vẫn còn ‘trẻ ranh’.”

Cũng chính vì lý do nhỏ tuổi mà mỗi việc Ngọc làm đều bị super soi bởi toàn thể nhân viên công ty. Cái khó nhất dưới cương vị một “phó tướng” chính là việc đối nhân xử thế trong công ty.

Như đã nói ở trên, nghề thư kí yêu cầu kiến thức về nhiều mặt mà thông thường các sinh viên chỉ được đào tạo về một chuyên ngành nhất định nên để nắm bắt được công việc ngay là một thử thách lớn.

Kim Ngân – cử nhân loại giỏi ĐH Ngoại Ngữ Hà Nội – được tuyển vào vị trí trợ lý giám đốc cho một công ty xuất nhập khẩu đã trải qua thời gian nửa năm ngày thì làm việc, đêm thì học thêm nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Yêu cầu cho công việc của Ngân là phải thành thạo ngoại

ngữ vì đa số công ty làm việc với các đối tác nước ngoài nhưng bên cạnh đó các kiến thức chuyên ngành về hoạt động kinh doanh cũng cần được đảm bảo.

Bởi vậy áp lực trở nên “hoàn hảo” đã khiến Ngân không ít lần có ý định bỏ cuộc: “Mới ra trường, lại bước chân ngay vào một ví trí rất áp lực như thế này, suốt một tháng đầu tiên lúc nào mình cũng cảm thấy công việc đang rượt chạy không kịp”.

Nghề dành những người năng động

Không chỉ yêu cầu khắt khe về các mặt kiến thức chuyên môn, thư kí còn phải là người có kĩ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong từng câu từng chữ. Kinh nghiệm xương máu cho Kim Ngân từ những ngày đầu vào làm là việc “dùng từ” trong trao đổi kinh doanh.

Đối với trường hợp chưa đạt được thỏa thuận về giá đối với khách hàng mới thư từ email phải có ngôn ngữ kiên định. Đối với trường hợp tiếp tục phát triển mối quan hệ với khách hàng thân thiết lại có một lối xưng hô mềm mỏng, thân thiện. Chính vì không có kinh nghiệm trong việc đối đãi với từng khách hàng trong những buổi đầu nhận việc, Ngân đã khiến cho công việc càng thêm phần rắc rối vì những yêu cầu “trên trời” của các vị khách khó tính.

Chính thức hiện nay chưa có một trường đại học nào đào tạo chuyên ngành “trợ lý/thư kí” nên việc lựa chọn nhân sự cho vị trí này cũng rất rộng. Đa số các công ty đều đặt yêu cầu giỏi ngoại ngữ bởi vậy cơ hội cho các tân cử nhân chuyên ngành ngoại ngữ là rất cao.

Bên cạnh đó, thư kí cũng yêu cầu một hệ kiến thức tổng hợp nên tùy theo từng ngành mà nhận các cử nhân khác nhau. Ví dụ như sinh viên các khối kinh tế, ngoại thương là sự lựa chọn hàng đầu cho các công ty nước ngoài hoặc các công ty hợp tác với nước ngoài. Trong khi sinh viên các khối xã hội lại phù hợp với yêu cầu của các tổ chức phi chính phủ, các dự án.

Là một nghề tổng hợp nên yêu cầu cho nghề cũng vô cùng đa dạng nhưng nhìn chung yêu cầu chính đối với các thư kí chính là sự hoạt bát, năng động và khéo léo trong ứng xử. Đây là một nghề thu nhập cao, cơ hội thăng tiến tốt nên yêu cầu cũng rất khắt khe.

Nghề thư ký văn phòng

Tags: những người làm công, người thư ký, làm công tác, nhà quản lý, văn phòng, công việc, đảm nhiệm, kỹ năng, do vậy, chuẩn bị, biết, bản, cấp, vụ, tin

Đã không còn thời kỳ Thư ký văn phòng chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít. Ngày nay, những người làm công tác này cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn.

Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ Thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người Thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi. Không những thế, họ còn là người làm việc với các Công ty y tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các Luật sư làm việc với Tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.

Các kỹ năng cơ bản

Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).

Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).

Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.

Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.

Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.

Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.

Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.

Biết và sử dụng được ngoại ngữ.

Phẩm chất cá nhân

Người làm công tác Thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Thư ký (đặc biệt là Thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng.

Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người Thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.

Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.

Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên Thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là Thư ký Giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông

tin do có nội gián mà không ai khác chính là người Thư ký. Để tránh trường hợp �nuôi ong tay áo � khi tuyển Thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.

Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người Thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người Thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.Thư ký được coi là trợ thủ đắc lực của các nhà quản lý. Công việc của họ thầm lặng đứng sau thành công của nhà

lãnh đạo nhưng chỉ cần thiếu họ một ngày, rất có thể các sếp sẽ cuống lên vì không ai giúp họ giải quyết gọn ghẽ

khối lượng công việc khổng lồ.

 

Thư ký sắp xếp thời gian, thông tin và tài liệu cho một hoặc một nhóm quản trị viên cấp cao nhất định. Phạm vi trách

nhiệm của người thư ký có thể thay đổi theo độ tuổi, kinh nghiệm và yêu cầu của người tuyển dụng.

 

Công việc chính của thư ký:

- Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan.

- Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn.

- Tiếp khách hàng khi cần thiết.

- Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến

- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo

- Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hội khác.

- Lưu trữ.

- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v…

 

Điều kiện công việc và cơ hội nghề nghiệp:

Thư ký làm việc trong các văn phòng tiện nghi. Ngày nay, máy tính và các phần mềm văn phòng tiện dụng giúp ích

nhiều cho công việc của thư ký. Thư ký là một trong những sợi dây liên lạc và truyền đạt chỉ đạo của giám đốc tới

các phòng ban khác. Họ thường xuyên dành thời gian tháp tùng sếp đi gặp gỡ các đối tác, hội thảo v.v… Họ thường

làm việc trong giờ hành chính. Thư ký hiện nay đang là một vị trí được tuyển dụng khá nhiều, thậm chí nhiều công ty

còn trang bị cho mình cả một ban thư ký để giúp đỡ đảm đương khối công việc lớn.

 

Phẩm chất và kỹ năng cần thiết:

- Kỹ năng giao tiếp tốt, duyên dáng, khéo léo.

- Trung thực, chân thành, có khả năng bảo mật thông tin.

- Biết cách chăm lo cho vẻ ngoài của mình.

- Kỹ năng tổ chức.

- Khả năng chịu áp lực công việc

- Khả năng ngôn ngữ tốt ở cả nói và viết, giỏi ngoại ngữ và tin học văn phòng.

- Tinh thần trách nhiệm cao.

 

Bạn có thể bước chân vào nghề này sau khi tốt nghiệp bất cứ trường lớp nào, miễn là đảm bảo thành thạo ngoại

ngữ, tin học, có sự nhanh nhẹn, hoạt bát cùng vốn kiến thức cơ bản. Thuận lợi nhất là khi bạn tốt nghiệp các trường

thuộc khối kinh tế, quản trị hoặc hành chính vì các ngành đào tạo này có nhiều điểm gần với nghề thư ký. Điều đó sẽ

giúp bạn bắt nhịp nhanh hơn với công việc.

Cơ hội thăng tiến của nghề thư ký

Tại rất nhiều nước trên thế giới, thư ký đã trở thành một nghề có lịch sử cả trăm năm, vai trò của người thư ký trong các tổ chức rất được xem trọng và có nhiều cơ hội để thăng tiến. Thuật ngữ “Secretary” trong tiếng Anh không chỉ dùng để chỉ những người phụ tá cho các cấp lãnh đạo mà còn bao gồm cả vị trí Trưởng phòng Hành chính, các Chánh Phó văn phòng. Thuật ngữ “Company secretary” là dành cho vị Uỷ viên Ban Điều hành, người này có nhiệm vụ quan trọng là chịu trách nhiệm về bộ sổ sách và việc quản lý sổ sách cổ phần chứng khoán của công ty.

Tuy nhiên ở nước ta, do cách tổ chức, quản lý nền kinh tế trước đây, trong các tổ chức kinh doanh lẫn hành chánh sự nghiệp, chức danh thư ký ít phổ biến, nhiệm vụ đơn giản, vai trò, vị trí không quan trọng và hầu như không có cơ hội thăng tiến.

Chỉ từ khi kinh tế đất nước phát triển, quan hệ giao thương rộng mở, giao lưu học tập, đổi mới về phương pháp tổ chức, quản lý kinh doanh được khuyến khích đẩy mạnh dẫn đến xu hướng hiện đại hoá trong các văn phòng hiện đại ngày nay. Chính xu hướng này đã đem lại cho nghề thư ký mới môi trường phát triển mới, nhiều đòi hỏi và thử thách cũng như nhiều cơ hội thăng tiến hơn.

Một hệ quả khác của việc mở cửa nền kinh tế, tự do hóa, đa dạng hóa nền kinh tế đã khiến các tổ chức kinh doanh trong nước có thêm rất nhiều đối thủ cạnh tranh làm cho vai trò của người lãnh đạo ngày càng hết sức nặng nề, khó khăn. Do vậy, để có thể điều hành doanh nghiệp hiệu quả, để doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn ngày càng phát triển theo xu hướng của thời đại, cấp lãnh đạo cần có sự hỗ trợ về công việc nhất là công việc mang tính sự vụ để có thêm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn... Vì thế, lao động của người thư ký như một trong những trợ thủ đắc lực nhất của lãnh đạo ngày càng trở nên một nhu cầu thực tế và thiết yếu đặc biệt là trong các tổ chức kinh doanh.

Bên cạnh đó, thực tế công việc và những phấn đấu, thành công của nhiều thư ký đã dần dần thay đổi những tư tưởng hẹp hòi và định kiến về nghề thư ký, càng tăng thêm cơ hội thăng tiến cho người thư ký không chỉ trong nghề nghiệp mà quan niệm xã hội về nghề thư ký chính xác, tích cực hơn làm cho địa vị xã hội của nghề này cũng được nâng lên.

Để có thể tiến lên nấc thang nghề nghiệp cao hơn, trở thành một thư ký thành công, bản thân người thư ký phải có lòng yêu nghề, quyết tâm, nghị lực bền bỉ theo đuổi quá trình bồi dưỡng nghiệp vụ, trau dồi phẩm chất để đáp ứng một cách tốt nhất có thể được những yêu cầu đặt ra cho một thư ký cấp cao và có thể hơn thế nữa.

Các cấp bậc trong nghề thư ký hiện nay

         Nhân viên phòng hồ sơ – lưu trữ

         Thư ký – tiếp tân

         Thư ký – đánh máy

         Thư ký – xử lý văn bản

         Thư ký – kế toán

         Thư ký – điều hành

         Trợ lý giám đốc,...

Theo các cấp bậc trên, mức lương của người thư ký được chia làm bốn bậc, tùy vào vị trí làm việc, kinh nghiệm và tài năng của người thư ký đó

Tuy những cấp bậc này là chuẩn trong các nấc thang thăng tiến của người thư ký, một thư ký vẫn có thể có những thành công to lớn hơn trong sự nghiệp như Phó Giám đốc hay Giám đốc nhưng thường nghiêng về bộ phận hành chánh, nhân sự hay điều hành.

Tóm lại, thực tế cho thấy hiện nay, thư ký là một nghề có tính chuyên nghiệp, đòi hỏi cao song song đó ngày càng phổ biến và đem lại tiềm năng thăng tiến tốt cho tất cả những người đang theo nghề thư ký và cả những thư ký tương lai.

Người thư ký trong văn phòng hiện đại

Người thư ký trong một văn phòng hiện đại không còn phân ra từng công việc riêng lẽ như thư ký đánh máy hay thư ký xử lý văn bản v.v…. mà người thư ký ngày nay là một sự tổng hợp của tất cả các công việc văn phòng. Họ là người trợ giúp đắc lực cho Giám đốc, để giải phóng Giám Đốc ra khỏi những công việc có tính chất sự vụ, giúp Giám đốc có thời gian tập trung đầy đủ vào những công việc quan trọng về kinh doanh và sản xuất.

Nói rộng ra là họ vừa giữ cho cấp trên thực hiện tốt các kết quả đề ra vừa cáng đáng những nhiệm vụ hành chánh mà cấp trên tin cậy giao cho như:

-          Đóng vai trò trung tâm tin tức

-          Tổ chức những công việc hàng ngày,

-          Đề xuất công việc

-          Chuẩn bị những cuộc công tác xa và những cuộc hội họp

-          Đảm bảo thông tin cho đơn vị và các cơ quan liên hệ.

Các nhiệm vụ thông thường của người thư ký gồm:

-          Công tác văn thư

-          Gởi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax

-          Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản

-          Tổ chức lưu trử văn bản.

-          Điện thoại giao dịch công việc cho ngừơi quản lý

-          Đón tiếp khách

-          Tổ chức các buổi hẹn gặp

-          Tổ chức cho chuyến đi công tác

-          Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng

-          Sử dụng máy vi tính thành thạo

-          Tra tìm tài liệu.

-          Mở sổ nhật ký công tác

-          Lập lịch công tác cá nhân

-          Lập lịch công tác cho người phụ trách

-          Lập lịch hoạt động công ty trong tuần

-          Lập bảng công tác

-          Tổ chức hội nghị

Với các công việc nêu trên, đòi hỏi người thư ký ngày nay phải phát huy tính chủ động, năng lực sáng tạo và phải biết sử dụng thông thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy ghi âm, v.v… để xử lý thông tin kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay phải có khả năng phục vụ được nhiều người phụ trách ngang cấp và phải đảm bảo được kết của những người phụ trách. Người thư ký có thể gặp một số khó khăn sau:

-          Khi các lãnh đạo làm việc trong cùng một thời gian họ sẽ đua nhau tận dụng thời gian của người thư ký

-          Người thư ký có thể gặp khó khăn khi quyết định dành ưu tiên cho ai

-          Công việc có thể gây ra mâu thuẩn giữa các người phụ trách

Để làm tốt công việc này đòi hỏi người thư ký phải có một óc tổ chức, khả năng làm việc cao. Những buổi họp nội bộ rất cần thiết để hiểu được quan điểm chung và sự đóng góp của mỗi thành viên, nhằm đánh giá được những cái ưu tiên và những công việc có kỳ hạn. Dựa vào đó sẽ đề ra một thời khoá biểu thích hợp nhằm cung cấp đầy đủ các dịch vụ cho mỗi người có hiệu quả và được hài lòng.

Chân dung bên ngoài người thư ký

Người thư ký phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, những người đến công ty để liên hệ công tác. Do vậy hình ảnh của một người thư ký duyên dáng cùng với sự giao tiếp lịch sự sẽ làm người ta giữ mãi được ấn tượng cũng như dựa vào đó mà người ta xét đoán trước khi có cơ hội thẩm định thêm.

Người thư ký không được coi thường mà phải chăm sóc nó luôn, bên cạnh việc chọn một chế độ ăn phù hợp để tạo dáng vẻ cân đối, khoẻ mạnh, hãy tận dụng thời gian rỗi cho việc vận động bằng một bài tập thể dục đơn giản, nó sẽ giúp khắc phục những khiếm khuyết nhỏ về hình thể.

Y phục

Cách ăn mặc của một người có thể đánh giá được công việc và chức vụ họ đang làm. Một người biết ăn mặc là người biết chọn lựa những kiểu quần áo thích hợp với thân hình của mình mà không bị nô lệ thời trang. Phải nghiên cứu để chọn những mẫu y phục trông cho đẹp mắt, sạch sẽ, gọn gàng. Ngoài ra màu

sắc cũng ảnh hướng đến phong cách của người thư ký, phải chọn những màu sắc và hoa văn cho hợp với nét mặt và hình dáng. Chú ý đến những điểm sau:

-         Người ngâm đen không nên mặc màu chói quá

-         Mùa nóng không nên mặt hàng cứng và dầy

-         Mặc vừa vặn cũng là một điểm quan trọng cho dáng dấp bên ngoài, tránh mặc quá chật khít vào nguời làm mất đi vẽ duyên dáng

-         Chọn y phục tương xứng với công việc

-         Nên hạn chế sử dụng đồ trang sức đến nơi làm việc. Đừng lợi dụng sự hào nhoáng bên ngoài bằng nữ trang rờm rà.

-         Giầy dép, guốc, giỏ,xách ví, bóp, nón những thứ này cũng làm tăng vẻ đẹp cho hình dáng bên ngoài của người thư ký, cần phải chọn lựa sao cho phù hợp

-         Luôn luôn giữ quần áo thẳng nếp trong sạch sẽ, nên chọn loại hàng vải giữ nếp được lâu, ít nhăn, dễ giặt.

Cách trang điểm và kiểu tóc

Ngày nay nhân viên nữ đến văn phòng bằng khuôn mặt trang điểm tự nhiên và người thư ký cũng vậy. Một gương mặt ấn tưộng sẽ làm cho người thư ký trở nên tự tin hơn trong giao tiếp, phải biết trang điểm thế nào cho có vẽ vừa vui tươi vừa kín đáo và dịu dàng. Công việc trang điểm nên làm nhiều lần cho có thói quen, và chọn những màu hợp với da mặt. Đừng trang điểm trông thấy như cái mặt na, và ngoài ra cũng không nên lạm dụng quá nhiều nước hoa, mùi gắt dể làm cho người xung quanh trở nên khó chịu.

Có thể có nhiều kinh nghiệm về cách chọn lựa kiểu tóc cho thích hợp. Nhưng đã trở thành người thư ký ở một văn phòng hiện đại, không nên có những kiểu tóc quá ư cầu kỳ. Phải để kiểu tóc hợp với khuôn mặt, được chảy gọn gàng, không làm vướng víu khi làm việc hơn nữa trông phải sạch sẽ.

Gọn gàng sạch sẽ

Diện mạo bên ngoài không những đòi hỏi về về tóc, mặt, và y phục mà phải chú ý đến tay chân. Bàn tay cũng gây ấn tượng đẹp cho người khác, nếu bàn tay và móng tay không được chăm sóc kỹ lưỡng người ta sẽ có ấn tượng là không được sạch sẽ và làm giảm giá trị bên ngoài của người thư ký. Nụ cười cần thoải mái tự nhiên,răng phải luôn sạch, tốt nhất là nên đi khám răng định kỳ.

Hành vi, cử chỉ người thư ký

Điệu bộ

Người thư ký phải tạo một nét mặt vui tươi với mọi người xung quanh, đừng nên quá ủ đột buồn thảm làm mất vẻ tự nhiên đi. Muốn thế, cần phải rèn luyện khả năng tự chủ, cương quyết và dũng cảm đối phó với những việc khó khăn, không khúm núm sợ sệt ai, mạnh dạng sáng tạo trong công việc được phân công.

Dáng điệu phản ánh tính tự tin, Đó là sự thích hợp của tính tự chủ, tự tin để thích hợp với những môi trường khác nhau mà không bị khó chịu. Người thư ký phải luôn có thái độ khả ái với người khác, sẳn sàng hoà hợp với người khác bằng cách tỏ sự chú ý tới họ và để ý đến những vấn đề của họ. Người thư ký phải hành động một cách tự nhiên không có vẽ kiểu cách

Nếu có ngươiứ nào cố tình gây khó khăn (điều này thường xẩy ra trong môi trường làm việc tập thể) thay vì tỏ ra khó chịu cáu kỉnh hay trả thù lại bằng những hành động không tốt, hãy cố gắng Mỹm cười, dần dần sẽ tạo thành thói quen tốt, một đức tính bình tĩnh. Điều đó sẽ giúp cho người thư ký khi đối mặt với khó khăn hay nhiều công việc cùng lúc mà không cảm thấy quá hốt hoảng hay bối rối.

Dáng điệu phải nhanh nhẹn.

Người thư ký thường được mọi người chú ý đến kiểu cách và dáng điệu. Dù đứng hay ngồi, dáng điệu dịu dàng bao giời cũng quan trọng để gây được ấn tượng tốt nơi người khác. Nó cũng tỏ cho biết là người thư ký có một sức khỏe dồi dào.

Muốn có một dáng điệu duyên dáng nhớ đứng giữ cho thẳng đầu, vai xuôi và bụng thót, thở đều, khi ngồi giữ xương sống cho thẳng bằng cách tựa lưng vào ghế, đầu gối khép lại, đôi chân lúc nào cũng ở tư thế là sẳn sàng để đứng lên.

Trong giờ làm việc cố gắng đừng để cho thân hình sụp xuốg như thân tôm, mắt nhìn đăm đăm vào một chổ, nhìn đờ đẳn, thẩn thờ, sẽ làm cho người đối diện nghĩ là người thư ký đang nhàm chán công việc hoặc không chú tâm vào công việc. Khi nói chuyện tránh khoa tay múa chân hoặc cứng như bức tượng. Khi đi tránh hối hả, bước gấp hoặc mỏi mệt …

Giọng nói và lời nói.

Người thư ký phải thường xuyên giao tiếp với mọi người bằng cách trực tiếp hoặc qua điện thoại. Giọng nói cũng rất quan trọng cho nhân cách, giọng nói phải cho dể thương. Giọng nói quá to dể làm cho người nghe bực mình bởi vì con người ta ai cũng thích nghe giọng nói nhẹ nhàng êm dịu. Nhưng nếu làm kiểu với giọng nói của mình, như làm nũng, vừa nói vừa cười hoặc nói quá nhỏ làm cho người đối thoại phải yêu cầu lập lại cũng làm cho họ mất đi tình cảm với người thư ký.

Tóm lại người thư ký biết cách sống lành mạnh, có cơ thể nở nang, rắn chắc, biết trang điểm, ăn mặc hơp thời, cùng với một phong cách lịch sự sẽ ảnh hưởng tốt đến khả năng làm việc. Hình thức bên ngoài sẽ góp phần cũng cố địa vị của ngưòi thư ký trong văn phòng hiện đại.

Thái độ và cư xử của người thư ký

Thái độ với người cùng cơ quan

Đây là mối quan hệ lâu dài. Vì vậy phải tạo mối quan hệ tốt với những đồng nghiệp, những người trực thuộc. Tôn trọng lẫn nhau, trò chuyện cở mở, luôn bình tĩnh, khiêm tốn, sẵn sàng bỏ qua mọi cá tính dễ gây bực mình.

Mối quan hệ cấp trên và thư ký rất quan trọng, phải thống nhất với nhau thì mới đóng góp cho sự hoạt động của công ty và đưa lại kết quả tốt đẹp. Mỗi buổi sáng hay chiều vào đầu giờ làm việc, khi Giám đốc đi ngang qua bàn thư ký để vào phòng làm việc, người thư ký phải đứng dậy chào. Ngoài ra người thư ký nên khéo léo tìm hiểu tính cách của cấp trên để có mối quan hệ tốt.

Nếu muốn thành công trong chức, ơ ỷ đây không có khuôn vàng thước ngọc nào để noi theo mà người thư ký hiện đại là phải làm sao rút ngắn khoản cách bằng khả năng giao tiếp của mình đối với những người xung quanh. Thường xuyên quan tâm, chia sẽ với đồng nghiệp. Tránh kết bè phái, hoặc bịa thêm chuyện, có mặt người này nói xấu người kia. Đôi khi sự khôi hài sẽ làm cho mọi người cùng vui, đồng thời làm dịu đi sự căng thẳng thần kinh và sự nhàm chán trong công việc hàng ngày.

Cư xử khôn khéo

Trong một văn phòng công ty có nhiều nhân viên cùng làm chung với nhau, đôi khi người thư ký phải nhờ tới một người đồng nghiệp làm hộ một vài việc. Nếu cần thiết viết ra giấy những điều cần người

khác làm hộ thì những lời lẽ này phải lịch sự, dể hiểu và bao gồm được mọi chi tiết cần thiết về lời dặn đó. Nếu người thư ký chỉ dặn miệng hoặc qua điện thoại đừng quên dùng lời nói lịch sự và nhã nhặn.

Đón nhận nhân viên mới bằng một tình cảm thân thiện. Giúp đỡ họ làm quen với môi trường mới, giúp họ nắm rõ những qui định để thực hiện chế độ làm việc có hiệu quả.

Lịch sự không mất tiền mua mà trái lại nó được trả giá rất cao. Những lời chào hỏi hàng ngày hoặc một lời cám ơn cùng với những câu trả lời lịch sự là một trong những điều kiện cần của người thư ký trong văn phòng hiện đại. Nếu như đã có một cử chỉ nào đó thiếu nhã nhặn, ngườithư ký phải biết xin lỗi kịp thời và xin lỗi một cách thành thật.

Hãy cố gắng tỏ ra mình là người thận trọng và chú ý đến người khác trong bất cứ trường hợp nào đều là phương pháp tốt để tránh làm mất lòng người khác.

Những cử chỉ và hành động dù là nhỏ nhưng là người thư ký chúng ta phải biết nên làm lúc nào và ở đâu. Việc chải lại tóc, đánh lại chút phấn, sửa sang lại y phục điều cần thiết những việc này phải làm ở những nơi kín đáo chứ không nên làm ngay ở trong văn phòng làm việc.

Ý thức

Người thư ký phải luôn tỏ ra có ý thức trong mọi công việc. ý thức về sự chính xác của giờ giấc và những cuộc hẹn trong giao tế, sẽ làm tăng thêm uy tín của người thư ký. Khi gởi thư mời họp hoặc sắp xếp cuộc hẹn cho cấp trên, chúng ta phải chú ý đến ngày lễ và ngày cuối tuần…

Trong giờ làm việc không dùng thời gian để làm những công việc có tính cá nhân. Không nên tiếp bạn bè gọi điện đến cơ quan trong giờ làm việc, hoặc dùng điạ chỉ cơ quan giao dịch bạn bè bằng thư cá nhân. Những điều đó chứng tỏ người thư ký thiếu đứng đắn và không chân thật.

Nếu được phép nghỉ giải lao, không được lạm dụng giờ giải lao để ăn uống. Tốt nhất nên đọc một cuốn tạp chí hoặc tờ báo nào đó vừa tạo cảm giác thư giản vừa giúp người thư ký cập nhật được những thông tin hàng ngày.

Năng lực người thư ký

Năng lực chung

-         Sự cần mẫn: người thư ký có thái độ tốt đối với việc thực, công việc hàng ngày của mình

-         Chất lượng công tác: mức độ hoàn thành công tác một cách chu đáo và chính xác

-         Khối lượng công tác: đặc điểm và số lượng công việc được hoàn thành

-         Sự nhạy bén: thể hiện qua năng lực tiếp thu cái mới, năng lực xác định phương hướng trong những tình huống “bất đắc dĩ “

-         Năng lực phân tích: sự đánh giá vấn đề tiếp thu để tìm ra giải pháp đúng đắn

-         Vạch kế hoạch và tổ chức: có kỹ năng vặch kế hoạch và tổ chức công việc của mình với thời gian hiệu quả tối ưu

-         Sáng tạo và tháo vát: những ý kiến đề xuất, những giải pháp và phương pháp độc đáo

-         Sự hiểu biết: có trình độ hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ

-         Độ tin cậy: mức độ người lãnh đạo tin tưởng nơi người thư ký được giao phó nhiệm vụ

-         Từ những yếu tố trên người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay phải tự rèn luyện cho mình có một năng lực để hoàn thành tốt công việc của mình.

Có sáng kiến và chú ý đến công việc.

Luôn luôn có ý tưởng mới trong công việc, đề xuất những ý kiến hay tìm ra những giải pháp và phương pháp giải quyết độc đáo. Phải chú ý đến tính quan trọng trong mỗi công việc, sắp xếp công việc mà không làm rối trí, cập rập. Những điều gì không rỏ nên hỏi lại còn hơn cứ làm mà làm sai.

Điều tốt nhất để tránh sự quên lãng những chi tiết cần thiết trong công việc là người thư ký phải ghi lại những điểm quan trọng trong lời dặn. Lời ghi chú đó sẽ giúp cho người thư ký biết chắc chắn là những gì sẽ phải làm và làm nó khi nào.

Người thư ký cần phải rèn luyện cho mình một sự tự chủ, năng lực tập trung và làm việc với năng suất cần thiết trong mọi tình huống kể cả trong tình huống căng thẳng nhất.

Đúng giờ đúng hẹn

Trách nhiệm người thư ký là phải có mặt ở văn phòng đúng giờ vào buổi sáng, buổi trưa cũng như cho đến hết giờ làm việc vào buổi chiều. Vai trò người thư ký ngày nay rất cần thiết trong văn phòng. Vì vậy tránh bỏ bàn giấy đi sang chổ khác, trừ khi có công việc cần thiết hoặc liên hệ với phòng ban khác, không nên kéo dài thời gian này, vì có thể trong thời gian người thư ký không có mặt ở bàn giấy.

Biết cách tổ chức, sắp xếp công việc

Dự trù: dự kiến tất cả các tình huống của công việc có thể xẩy ra như vật tư, tài chính, công lao động, thời gian hoàn thành,

Tổ chức sắp xếp công việc: Từ dự kiến trên, sẽ lên kế hoạch với các bước tiến hành của công việc, trình lãnh đạo xin ý kiến, sau đó liên hệ đến các nhân vật có quan hệ đến tiến trình công tác để trao đổi bàn bạc, thống nhất quan điểm

Phối hợp – động viên: Trong quá trình làm việc nếu có khâu nào chệch choạc, không khớp với kế hoạch nên cấp tốc hội ý lại để điều chỉnh uốn nắn kịp thời. Phải trong tinh thần hợp tác tất cả vì cơ quan, động viên nhau cùng thực hiện kế hoạch.

Kiểm điểm: khi công tác hoàn thành, dù đúng hạn hay vượt mức kế hoạch, người thư ký phải cùng với những đồng nghiệp liên quan tới công việc ngồi lại với nhau để rút kinh nghiệm cho những nhiệm vụ sắp tới.

Thư ký và việc rèn luyện các kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng định hướng

Học thuộc về các biểu hiện bên ngoài, ngôn ngữ “của cơ thể” mà nó nói lên cái tâm lí bên trong con người ta. Rèn luyện sự quan sát con người, tích luỹ kinh nghiệm trong quá trình sống.

Quan sát thực nghiệm bằng các băng ghi hình, tham khảo kinh nghiệm dân gian, tướng mạo học cũng rất có ích để nâng cao các kỹ năng định hướng trong giao tiếp.

Kỹ năng định vị

Rèn luyện tính chủ động và điều tiết các đặc điểm tâm lý vốn có của mình và đối tượng giao tiếp, tức là biết cách thu nhập, phân tích và xử lý thông tin.

Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp

v      Rèn luyện khả năng thống ngự:

Có nghĩa là rèn luyện năng lực khống chế, chi phối và điều khiển con người trong giao tiếp. Người có khả năng thống ngự là người biết và nắm chắc được sở thích, thú vui của đối tượng giao tiếp và là người hiểu biết nhiều, lịch lãm, tin tường nghề nghiệp. Người ta có thể bồi dưỡng khả năng thống ngự của mình bằng cách:

-         Làm rõ đối tượng thống ngự, khắc phục tính mù quáng. Đối tượng thống ngự được quyết định bởi địa vị xã hội của kẻ thống ngự, chẳng hạn đối tượng thống ngự của giám đốc là phó giám đốc và cán bộ trung gian dưới quyền.

-         Phải nâng cao trình độ văn hoá, trình độ lý luận, trình độ nghề nghiệp và bồi dưỡng phẩm cách của mình.

-         Học cách công tâm có nghĩa là cốt lõi đi vào lòng người bằng sự chân thành, hữu hảo.

v      Rèn luyện khả năng hấp dẫn: Hấp dẫn đối tượng giao tiếp bằng các cách:

-         Bằng lòng tự tin, không tự kiêu và không tự ti.

-         Cư xử chân thành với mọi người.

-         Chân thành ca ngợi những điểm mạnh của đối tượng giao tiếp.

-         Đặt mình vào vị trí của đối phương mà cảm thông, đồng cảm với họ.

-         Bằng sự học rộng, biết nhiều và phải biết đích thực.

-         Bằng cách luôn luôn mỉm cười với đối tượng giao tiếp.

-         Biết dùng đôi mắt để biểu thị tình cảm.

-         Trang phục phù hợp với con người mình.

-         Đừng tiếc sự hào phóng nhiệt tình.

-         Đừng quên sự khôi hài, dí dỏm.

v      Rèn luyện khả năng tự kiềm chế

-         Phải ý thức được quyền hạn và ưu thế của mình trong giao tiếp.

-         Biết cân nhắc cẩn thận mỗi lời nói của mình khi phát ra.

-         Biết bao dung và độ lượng.

         Luôn luôn phải trả lời vui vẻ các câu hỏi.

uy tắc 10 điểm người thư ký cần có khi giao tiếp

Muời qui tắc này là : 1- Ân cần; 2- Ngay ngắn; 3- Chuyên chú; 4- Đĩnh đạc; 5- Đồng cảm; 6- Ôn hoà; 7- Rõ ràng; 8- Nhiệt tình; 9- Nhất quán; 10- Khiêm nhường.

1- Ân cần

Trong giao tiếp tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt khó đăm đăm, bực tức. Luôn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tượng giao tiếp.

2- Ngay ngắn

Trang phục hợp cách, không tùy tiện, luộm thuộm, tác phong không tỏ ra lề mề, dặt dẹo.

3- Chuyên chú

Không làm việc riêng trong khi giao tiếp, nhất là cắt móng tay, cắt móng chân hoặc đối với nữ là trang điểm…

4- Đĩnh đạc

Không trả lời thủng thẳng, hỏi câu nào trả lời câu ấy, cách nói thiếu chủ ngữ, cộc lốc, nhát gừng.

5- Đồng cảm

Cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về người đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm.

6- Ôn hoà

Tránh vung tay tùy tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối tượng giao tiếp theo “nhịp điệu” của lời nói “đanh thép” của mình. Cần có thái độ ôn hòa.

7- Rõ ràng

Không nói quá to, kiểu nói oang oang hoặc nói quá nhiều. Tránh nói lạc đề và nói quá nhỏ, kiểu lí nhí khiến người nghe phải căng tai mới nghe rõ.

8- Nhiệt tình

Thể hiện sự sẳn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần thiết. Đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ.

9- Nhất quán

Phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, chối phăng ã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo lời hứa. Đó là loại người ai cũng muốn tránh xa.

10- Khiêm nhường

Tránh tranh luận không cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự khôn ngoan của mình hơn người, thích dồn đối tượng giao tiếp vào thế bí để dành phần thắng về mình.

Thư ký văn phòng - “Nghệ thuật” sát cánh cùng sếpĐể trở thành nhân vật đáng tin cậy, luôn sát cánh cùng chủ doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh, người thư ký cần nắm giữ những bí quyết nghề nghiệp gì?Thư ký - Chân dung một nhân viên văn phòng hiện đạiTrong môi trường làm việc văn phòng hiện đại, phạm vi công việc của người thư ký (trợ lý) tại các doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là xử lý các công việc hành chính như soạn thảo văn thư, thu xếp các buổi họp, các chuyến công tác của giám đốc mà còn ngày càng được mở rộng hơn. Đứng ở hậu phương hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp, thư ký đảm nhận một số việc liên quan đến quản trị hành chính nhân sự, kế toán, tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, thư ký còn kiêm nhiệm một số công việc đối ngoại như thay mặt giám đốc giao tiếp, liên hệ với các đối tác, khách hàng... Không quá khi nói rằng thư ký là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của chủ các doanh nghiệp và là “nhịp cầu” quan trọng trong mối quan hệ giữa giám đốc và các thành viên trong công ty cũng như khách hàng.

Hiện nay, không chỉ các doanh nghiệp trong nước mà nhiều doanh nghiệp liên doanh sẵn sàng đưa ra chế độ và mức lương tốt để tuyển dụng được những Thư ký văn phòng chuyên nghiệp.

Song song đó, có không ít khoá đào tạo nghiệp vụ Thư ký văn phòng, mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp cho các bạn trẻ yêu thích ngành nghề này. Tuy nhiên, để khởi đầu, quan trọng nhấtlà các bạn trẻ cần chọn cho mình một chương trình học uy tín và chất lượng. Do công việc của người thư ký không đơn giản là những việc “ngồi bàn giấy”, nên các bạn trẻ muốn bước vào ngành này cần phải lựa chọn một chương trình đào tạo bài bản, bám sát nhu cầu của các doanh nghiệp và mang đến nhiều cơ hội thực hành.Đặng Thị Ngọc Yến - sinh viên ngành Thư ký văn phòng trường ĐH Hoa Sen chia sẻ: “Khi chọn nghề Thư ký văn phòng, mình đã tìm hiểu rất nhiều trường có chương trình đào tạo ngành này. Mình chọn ĐH Hoa Sen vì thấy nội dung đào tạo của trường mang đến cho mình nhiều cơ hội thực tập, cọ xát với môi trường thực tế giúp mình có thể sẵn sàng bắt tay ngay vào công việc sau khi học. Hơn nữa, tên tuổi của trường ĐH Hoa Sen cũng gắn liền với ngành Thư ký văn phòng. Mình quan sát thấy có nhiều sinh viên xuất thân từ ngành Thư ký văn phòng của ĐH Hoa Sen trở thành những nhân viên sáng giá trong các công ty, doanh nghiệp lớn”.Thành công nhờ vào sự chuyên nghiệpTheo các giảng viên của trường ĐH Hoa Sen: Trong nghề thư ký, điều đầu tiên mà các bạn trẻ cần là sở hữu nghiệp vụ văn phòng, giỏi ngoại ngữ và thành thạo những phần mềm tin học văn phòng. Ngoài ra, để nhanh chóng hoà nhập vào môi trường làm việc quốc tế đa dạng, các bạn trẻ cũng cần trang bị thêm nhiều kỹ năng cần thiết của người làm văn phòng hiện đại. Tiêu biểu như: Kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch, kỹ năng viết báo cáo, tổ chức sự kiện, xây dựng quy trình quản trị nội bộ…Sau quá trình học tại trường ĐH Hoa Sen, Ngọc Yến kể rằng: "Điều hữu ích nhất trong các học kỳ học lý thuyết tại trường là sinh viên được truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm từ các giảng viên chuyên nghiệp. Các thầy cô hướng dẫn sinh viên những phương pháp để giải quyết những vấn đề chuyên môn thường gặp tại các doanh nghiệp, chứ không giảng dạy lý thuyết suông. Nhờ vậy, mà khi bước vào ba tháng thực tập nhận thức tại các doanh nghiệp, hầu như tất cả sinh viên đều sẵn sàng để bắt tay vào công việc. Chúng mình không hề lúng túng khi được yêu cầu soạn thảo các văn bản hoặc trả lời điện thoại bằng tiếng Anh... Hơn nữa, trường ĐH Hoa Sen tạo điều kiện cho sinh viên được làm việc full-time tại các doanh nghiệp trong các kỳ thực tập nhận thức, thực tập tốt nghiệp. Điều này vừa giúp sinh viên có thêm nhiều cơ hội cọ xát thực tế, vừa giúp các bạn ý thức được tác phong làm việc như một nhân viên chính thức - một thư ký chuyên nghiệp".

Các bạn trẻ yêu thích công việc thư ký - trợ lý, có thể tìm hiểu về chuyên ngành Thư ký văn phòng bậc Kỹ thuật viên cao cấp của trường ĐH Hoa Sen. Bằng Kỹ thuật viên cao cấp (Diplôme de Technicien supérieur) ngành Thư ký văn phòng do Trường Đại học Hoa Sen và Trường GESCIA - Cộng hòa Pháp đồng cấp. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có đủ điều kiện học liên thông ở các bậc cao hơn tại một số trường trong và ngoài nước.Thông tin chi tiết về ngành học, vui lòng liên hệ nhóm Tư vấn tuyển sinh trường ĐH Hoa Sen:Phòng 0001, cơ sở 08 Nguyễn Văn Tráng, Q1, TPHCMĐT: 1900.1278 (số nội bộ 11.400)Email: tuyensinh@hoasen.edu.vnWebsite: http://tuyensinh.hoasen.edu.vn

Nghề thư ký - đâu có tệ đến thế?

Bạn có tin không, ở thế kỷ 21 rồi mà phái mày râu vẫn rất cảnh giác và tỏ ra e dè khi quyết định yêu một có gái làm thư ký cho một sếp nào đó. Còn các ông bố bà mẹ thì khỏi phải nói: mất ăn, mất ngủ, luôn tưởng tượng ra những điều chẳng lành sẽ đến với các cô gái cưng của mình khi nó được tuyển làm thư ký riêng cho Sếp.

Thực tế nghề thư ký có đáng ngại đến thế không ? Có phải nữ thư ký nào cũng là bồ nhí "của sếp? Có phải sếp nào cũng lợi dụng tuổi trẻ và sắc đẹp của nữ thư ký và nữ thư ký nào cũng lợi dụng sếp để mưu cầu tiền tài công danh?

Nên chăng, dư luận xã hội cần trả lại sự minh bạch, sự coi trọng cho nghề làm thư ký? Và là một nữ thư ký bạn phải làm gì để không phải mặc cảm mà tự hào, ngẩng cao đầu trước mọi người?

Nghề thư ký, hình thức bên ngoài quan trọng lắm đấy!

Rất ít sếp chọn nữ thư ký hình thức "dưới trung bình” nếu không muốn nói là phải có thân hình đẹp và khuôn mặt quyến rũ. Nhưng không phải chỉ hoa hậu, người mẫu, những người có vẻ đẹp nổi trội mới hợp với nghề thư ký.

Bạn chỉ cần chú ý cho hình thể của mình cân đối, tạo cho khuôn mặt mình tươi tắn, biết nở nụ cười hấp dẫn và luyện cho đôi mắt biết nói là được. Chuyện ăn mặc và tác phongđứng, nói năng, ứng xử của bạn mới là điều quan trọng. Làm sao để ở đâu bạn cũng nổi trội, để ai nhìn bạn cũng có thể nhận biết được bạn là người có tri thức, có "phông văn hóa" rất cao.

Thư ký không thể chỉ có cái đầu trống rỗng

Sếp của bạn sẽ hết sức thất vọng, đồng nghiệp sẽ xem thường bạn nếu bạn tỏ ra quá hạn chế về trình độ, năng lực. Đây cũng là nguyên nhân khiến một số cô thư ký chỉ trở thành người sai vặt, chỉ được sếp dùng đến trong những cuộc tiệc rượu vui vẻ chiêu đãi khách. Thậm chí chỉ giúp sếp tiêu khiển và thư giãn mà thôi. Như vậy làm

sao bạn tránh được tiếng xấu khi làm thư ký? Chỉ khi nào năng lực chuyên môn, năng lực ngoại ngữ, năng lực ngoại giao của bạn đủ để bạn trở thành trợ thủ đắc lực của sếp, trở thành người không thể thiếu của sếp thì bạn mới được tôn trọng, được đánh giá cao và sếp cũng "ngán" bạn, không dám có "ý nghĩ vẩn đục" nào với bạn.

Bạn phải có nguyên tắc làm việc và yêu cầu sếp tôn trọng nguyên tắc đó. Bạn có thể làm việc ngoài giờ, làm việc vào ngày nghỉ cuối tuần, thậm chí phải xa nhà dài ngày vì một công việc quan trọng nào đó của sếp. Nhưng ngay từ đầu bạn cần tế nhị thể hiện cho sếp hiểu: chỉ với công việc bạn mới phục vụ vô điều kiện như thế. Còn nếu là việc riêng của sếp, đi riêng với sếp chỉ để nghỉ ngơi, thư giãn thì bạn cần khéo léo từ chối. Bởi mọi điều "khuất tất" mọi lời đàm tiếu và thực chất có mối quan hệ không đàng hoàng giữa sếp và thư ký dễ bắt đầu từ sự gần gũi không phải vì công việc đó.

Đừng bao giờ nhận những quà tặng quá giá trị, những “bổng lộc” quá nặng từ sếp

Do mối quan hệ thân thiết giữa sếp và thư ký nên việc thỉnh thoảng sếp có tặng bạn vài món quà nhân dịp đi công tác về, dịp sinh nhật bạn hoặc vào ngày 8/3... Đó là việc làm rất bình thường, nhưng quà tặng phải đúng nghĩa là quà tặng, nó phải mang ý nghĩa tinh thần là chính. Còn khi quà của sếp có giá trị khiến bạn phải bất ngờ thì hãy cảnh giác, tốt nhất là nên khéo léo từ chối để khỏi lâm vào tình thế "há miệng mắc quai" về sau.

Điều quyết định sinh tử là đừng bao giờ lợi dụng sếp để cầu lợi

Có bao điều rất khó đến tai sếp, rất khó đề đạt với mọi người thì lại quá dễ dàng đối với bạn khi lúc nào bạn cũng cận kề bên sếp. Và không ít thư ký riêng đã không vượt qua được sự cám dỗ này: Lợi dụng sếp để đến với tiền tài và danh vọng bằng con đường tắt. Đương nhiên tham vọng lớn mà chỉ dựa vào mối thân thiết với sếp thì chưa đủ. Họ còn phải tìm cách đưa sếp “vào tròng” thì mới mong khống chế được sếp, điều khiển được sếp.

Phải chăng nghĩ xấu hay nghĩ tốt và nghề nữ thư

ký phần lớn đều do chính họ quyết định?

(Theo: Vnmedia)

SỐNG TRẺ 15:00 NGÀY 18/08/2010

Nghề thư ký - Thị trường đã trải thảm đỏNghiệp vụ Thư ký ngày nay không chỉ làm những công việc lặt vặt chốn văn phòng, mà thật sự là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên, thậm chí là chất xúc tác khiến guồng máy hoạt động hiệu quả.

Đã qua rồi cái thời nghề thư ký được xem là “nhân viên không bằng cấp” bởi chỉ mỗi việc đánh máy, rót trà, hoặc làm những việc lặt vặt do sếp chỉ định. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của các văn phòng hạng A và thị trường tuyển dụng đầy khắc nghiệt, nghề thư ký văn phòng đã có những bước tiến dài.

Không chuyên nghiệp khó thành công

Có thể nói nghề thư ký là một trong những nghề chứa nhiều lao động trái ngành nhất hiện nay, bởi hầu hết những người đang sắm vai trò thư ký “xuất thân” từ những chuyên ngành khác như Marketing, du lịch, địa lý… vì cho rằng đây là nghề hào nhoáng và dễ làm.

Thực tế, nghiệp vụ thư ký ngày nay không chỉ làm những công việc lặt vặt chốn văn phòng, mà thật sự là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên, thậm chí là chất xúc tác khiến guồng máy hoạt động hiệu quả. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao dịch điện thoại, chuẩn bị các văn bản, báo cáo cho các cuộc họp, lên lịch các chuyến đi. Không những thế, họ sẽ làm những người đại diện cấp trên khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ...

Nghề thư ký nghe có vẻ hào nhoáng khi luôn ngồi máy lạnh, đi xe hơi, ăn mặc thời trang, thế nhưng người trong cuộc đã hiểu rằng họ đã phải nỗ lực thế nào để có vị trí hiện tại: thành thục các kĩ năng “hóc búa” như gõ bàn phím đạt tốc độ 60 -70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút), tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút), thành thạo tin học văn phòng, sử dụng tốt điện thoại, Fax, Internet, thành thạo ít nhất một

ngoại ngữ và có những phẩm chất cá nhân để thích ứng với công việc đỏi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao.

Với những thư ký thường xuyên thay mặt Giám đốc để gặp dỡ, thương thảo, giao dịch, với các đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xử linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty. Ngoài ra, với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến đi dài. Hoặc khi giữ vai trò người ở lại, người thư ký phải gồng gánh vai trò mà sếp giao phó để guồng máy công việc luôn trơn tru.

Những liệt kê sơ bộ trên để thấy rằng nghề thư ký không phải là những bình hoa di động, họ thật sự phải là những người xứng đáng có vị trí và công việc hấp dẫn. Để đạt được điều đó, đã đến lúc nghề thư ký cần được đánh giá đúng và đào tạo bài bản.

Phụ huynh và sinh viên xem điểm xét tuyển nguyện vọng 2 tại Đại học Hoa Sen

Hai năm cho một công việc hoàn hảo

Trải qua gần 20 năm hình thành và phát triển, Đại học Hoa Sen không ngừng đầu tư về chất và lượng để phát triển ngành quản trị văn phòng thành một chuyên ngành có tính ứng dụng thực tiễn cao, tạo ra những lợi thế cho sinh viên trên đường xin tuyển dụng. Bên cạnh ngành thư ký như hướng đến Quản trị văn phòng (bậc Cao đẳng), Đại học Hoa Sen còn mở rộng thêm ngành Thư ký Y khoa, Thư ký Văn phòng (bậc Trung cấp chuyên nghiệp) - thể hiện tính dự đoán sắc sảo khi nắm bắt những nhu cầu “nóng hổi” của thị trường tuyển dụng hiện nay. Các ngành nay đang bắt đầu nhận sơ xét tuyển…

Thạc sỹ Trần Phương - Phụ trách truyền thông tuyển sinh của Đại học Hoa Sen chia sẻ thêm: ngành quản trị văn phòng sẽ hướng đến những bạn trẻ muốn trở thành những chuyên viên hành chính - văn phòng, trợ lý thư ký Tổng Giám Đốc hoặc trợ lý các dự án kinh doanh… Đại học Hoa Sen sẽ cung cấp cho bạn các kỹ năng mới nhất về cách sử dụng các thiết bị văn phòng, thể hiện năng lực ngoại ngữ và rèn luyện phương pháp nhận thức để luôn linh hoạt, thích ứng với môi trường chuyên nghiệp và hiện đại. Để phát huy tính trực quan sinh động, chương trình đã liên kết với các doanh nghiệp, cơ quan giúp sinh viên tích lũy kinh nghiệm thực tế xuyên suốt quá trình học. Nhờ vậy, các bạn sinh viên sẽ có thêm lợi thế khi đứng trước nhà tuyển dụng.

Phụ huynh, thí sinh đang được tư vấn trực tiếp trong ngày hội thông tin tuyển sinh nguyện vọng 2

Với những bạn thích nghề thư ký theo một cách khác, đó là trải nghiệm môi trường sôi động và thú vị của ngành Y, thư ký y khoa sẽ là một lựa chọn hấp dẫn. Với ngành thư ký y khoa, “văn phòng của bạn” là những bệnh viện và phòng khám trên khắp cả nước. Với ngành học này, bạn sẽ trở thành những “cánh tay đắc lực” của bác sĩ hoặc là “cầu nối” giữa bác sĩ và bệnh nhân, thông qua việc giao tiếp với bệnh nhận và chuẩn bị hồ sơ bệnh án cho họ, hỗ trợ bác sĩ xếp lịch hẹn, hướng dẫn các thủ tục hành chính, sắp xếp - lưu trữ hồ sơ… Thêm một thế mạnh của ngành học này, đó là nhu cầu tuyển dụng quá lớn trong khi nguồn nhân lực có chuyên môn vẫn còn ít ỏi do đây vẫn là một ngành mới mẻ, nhưng không vì thế mà kém vững chắc và ổn định.

Như những ngành khác của bậc trung học chuyên nghiệp, học viên sau khi hoàn tất có thể học liên thông lên Cao đẳng/Đại học để nâng cao kiến thức và mở rộng tương lai, ThS Trần Phương đã cho biết.

Người Thư ký đảm đang, chân thực“Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”, họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan.

    Đã qua rồi cái thời nghề thư ký được xem là “nhân viên không

bằng cấp” bởi chỉ mỗi việc đánh máy, rót trà, hoặc làm những việc

lặt vặt do sếp chỉ định. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của các

văn phòng hạng A và thị trường tuyển dụng đầy khắc nghiệt, nghề

thư ký văn phòng đã có những bước tiến dài. 

    Gặp gỡ chị Ái Thy, thư ký khoa Dược trường ĐH Nguyễn Tất

Thành trong một buổi phỏng vấn về chủ đề “Ngày thư ký”. Ấn tượng

đầu tiên khi tiếp xúc với chị là một người phụ nữ nhỏ nhắn, trẻ trung

mà nếu không nói thì khó có thể biết được chị đã ngoài 30 tuổi và

đặc biệt là sự cởi mở, chân thành và vui vẻ yếu tố cần thiết với công

việc thư ký chị đang đảm nhận càng làm chúng tôi cảm thấy thân

thiện hơn.

     Sinh năm 1974, chị Đoàn Trần Ái Thy tốt nghiệp Đại học chuyên

ngành Ngữ văn và Báo chí của Đại học Khoa học Xã hội và Nhân

văn và lấy bằng thạc sĩ văn học Việt Nam tại trường ĐH Sư phạm

TP.HCM. Trước khi đến với nghề thư ký chị đã từng là giảng viên

của trường ĐH Tây Nguyên, sau nhiều năm giảng dạy với nhiều lý

do chị đã quyết định chuyển vào Nam công tác và trở thành thư ký

khoa của Khoa Dược trường ĐH Nguyễn Tất Thành.

“Nghề Thư ký” 

 

Cái nghề thư ký của tôi

Cả năm chỉ được lên ngôi một

ngày

Còn thì bận bịu luôn tay

Nghe điện thoại, tiếp học sinh

Trả lời phiếu hẹn, giải trình cấp

trên.

Tính lương, báo giảng, coi thi

Việc lớn, việc nhỏ, việc gì cũng

kham.

Luôn tất bật, chẳng rảnh rang

Nhớ ngày đến họp giao ban mỗi

tuần.

 

Làm thư ký thú vị quá chừng

Điểm thi trò giỏi thì mừng

Buồn phiền trò yếu, ngập ngừng

đắn đo

Vui vì làm được việc to

Buồn chưa  xếp việc sao cho hài

hòa

Mọi người vui vẻ bước ra

Còn tôi lưu lại những là yêu

thương

Yêu học sinh, yêu mái trường

Yêu nghề thư ký “thất thường”

     Từ những ngày đầu không tránh khỏi bỡ ngỡ để hòa nhịp với vùng đất mới, công việc hoàn toàn mới, nhưng

những khó khăn bỡ ngỡ ấy không làm chị nản chí mà vẫn quyết tâm học tập và làm việc để trở thành một con người

năng động, làm việc hiệu quả, được cấp trên tin tưởng, được sinh viên nể trọng và đồng nghiệp tin yêu. Chị bộc

bạch “Trước đây, khi còn là giảng viên chỉ quen với viên phấn, bục giảng và khi chuyển qua nghề thư ký ban đầu

cảm thấy có nhiều khó khăn, phải làm quen dần với những vật dụng như ghim kẹp, kẹp giấy, bấm lỗ… với nhiều kỷ

niệm không thể nào quên nhưng lâu dần cũng thành quen”.

     Là thư ký của một khoa lớn của trường ĐH Nguyễn Tất Thành với số lượng đến hàng chục nghìn sinh viên. Hàng

ngày, chị phải tiếp xúc và giải quyết rất nhiều vấn đề từ việc học vụ của sinh viên, sắp xếp lịch học, lịch dạy cho sinh

viên và giảng viên, công tác văn phòng phẩm, công tác hành chính văn phòng và có lúc chị còn trở thành “người

chăm sóc sức khỏe” cho những sinh viên trong những lúc mệt mỏi. Đôi khi nhiều công việc cùng đến một lúc làm chị

không tránh khỏi những căng thẳng, mệt mỏi. Công việc áp lực là thế nhưng chưa bao giờ chị “than vãn” về công

việc của mình “Mỗi công việc có một niềm vui riêng, là thư ký mình được tiếp xúc và gần gũi với nhiều sinh viên,

công việc này giúp cho mình trở nên năng động hơn, nhanh nhẹn hơn phát triển kỹ năng giao tiếp của bản thân và

giúp ích mình rất nhiều trong cuộc sống” chị chia sẻ.

     Bên cạnh là một thư ký năng nổ nhiệt tình, thân thiện với sinh viên và luôn hoàn thành nhiệm vụ  được giao một

cách hiệu quả chị còn tham gia giảng dạy một số môn học với tư cách là một giảng viên thỉnh giảng của trường,

nghề thư ký càng làm cho chị trở nên gần gũi với sinh viên hơn, sinh viên càng yêu mến hơn. Vai trò thư ký cứ thế

ăn sâu vào con người chị, vào cuộc sống của chị, đôi khi đi trên đường, trong cửa hàng vô tình gặp lại những sinh

viên của mình chị cảm thấy hạnh phúc và yêu hơn cái nghề của mình. Chị tâm niệm “Là một người thư ký phải luôn

luôn vui vẻ, nhiệt tình, phải làm hài lòng tất cả các khách hàng của mình và cái chính là phải giữ được tính chân

thực”.

     Trong tương lai, không ai biết được mình sẽ làm gì, sẽ ra sao nhưng hiện tại chị Ái Thy đã và đang là một con

người, một giáo viên, một cán bộ mẫu mực yêu nghề, hăng say với nghề, công hiến hết mình cho sự phát triển của

thế hệ tương lai, của nhà trường và toàn xã hội.

Bạn là thư ký riêng của một giám đốc, đôi khi bạn cảm thấy bị sai việc như là ô-sin. Chẳng

hạn phải đưa đón con của sếp đi học mỗi ngày, đi mua đồ dùng cho gia đình sếp... Trong tình

huống đó bạn sẽ giải quyết ra sao?

Người thân cận hay là ô-sin?

Đó là một trong bốn tình huống được đưa ra trong buổi giao lưu "Chân dung người thư ký" dành cho hơn 200 sinh viên đang theo học ngành Thư ký văn phòng khóa 06 và 07 tại trường CĐ Nguyễn Tất Thành, TP.HCM sáng 22.8, được bàn luận thật sôi nổi và nghiêm túc. Buổi giao lưu được thiết kế như một trò chơi chia thành 4 nhóm, mỗi nhóm bốc thăm một tình huống và có 5 phút để giải quyết tình huống đó. Thành viên của các nhóm khác sẽ "vặn" lại bạn những câu hỏi thật hóc búa và điều bạn phải làm đó là chứng tỏ mình là một cô thư ký

văn phòng thật bản lĩnh.

"Nếu bị sai vặt như ô-sin, tôi sẽ có suy nghĩ mình là một thư ký văn phòng được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp để làm những công việc trí óc. Nếu sếp muốn, tôi sẽ tuyển cho sếp một cô giúp việc khác để chuyên làm những công việc riêng mà sếp sai bảo" - một bạn nhóm 1 đưa ra cách giải quyết của mình khiến cả hội trường rộn lên tiếng bàn luận. "Cô thư ký" Lê Thị Hồng Thắm, học khóa 06 thì cho rằng từ "ô-sin" liệu có quá nặng nề hay không?

Chị Thanh Trúc - Công ty Song Thanh là khách mời của buổi giao lưu đưa ra ý kiến: "Theo tôi, bạn có thể phải làm những công việc riêng của sếp, đó là một điều rất bình thường, vì bạn được sếp thân cận, tin tưởng. Có những việc mà giám đốc chỉ có thể nhờ thư ký của mình làm mà không nhờ ai khác được. Các bạn thậm chí còn phải thành thục trong việc pha cà phê hay những việc lặt vặt khác, đó là những thứ không liên quan tới công việc nhưng bạn không thể từ chối.

Không nên nghĩ đó là công việc của ô-sin, mà hãy nghĩ đó là một phần công việc của người thư ký văn phòng vì sự tin tưởng của sếp dành cho mình". Anh Phạm Viết Thắng - Giám đốc Công ty Keytrade cũng đồng tình: "Có những lúc sếp cần một người tin tưởng để giao một công việc hơi cá nhân. Thư ký nên coi đó cũng là công việc của mình bởi vì sếp có thể không có thời gian để làm. Bạn không nên từ chối thẳng thừng và cứng nhắc. Nếu không đồng ý, bạn có thể chia sẻ suy nghĩ của mình với sếp một cách khéo léo trong một dịp nào đó".

Bảo mật thông tin? Khó quá!

Không chỉ là việc bị sếp sai vặt, thư ký văn phòng còn bị rơi vào những tình huống nhạy cảm khác như bị đồng nghiệp và các công ty cạnh tranh lợi dụng để tìm kiếm những thông tin nội gián, bị dèm pha là "giám đốc thứ hai", bị chê bai là nhiều chuyện vì hay tiết lộ những thông tin nhằm chứng tỏ sự quan trọng của mình... Một sinh viên khóa 07 đưa ra cách giải quyết tình huống: "Ai cũng biết phụ nữ khó có thể "bí mật" được điều gì. Nhưng tôi nghĩ người thư ký cần sàng lọc thông tin, cái nào có thể kể cho bạn bè đồng nghiệp nghe, cái nào không thể chứ không nên tùy tiện nói ra vì nó sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho công ty, cho sếp và cho chính bản thân mình.

Bạn cần biết trung thành là một trong những phẩm chất quan trọng nhất của người thư ký". Về tình huống này, chị Trần Ngọc Anh - chuyên viên phòng tổ chức hành chính trường ĐH Bách khoa TP.HCM chia sẻ thêm: "Là người tin cậy của lãnh đạo, bạn cần phải biết giữ gìn bảo mật thông tin. Không phải là ngẫu nhiên khi chữ "thư ký" trong tiếng Anh là secretary - có ghép với từ "bí mật, kín đáo, không công khai". Đó là một phẩm chất quan trọng của thư ký văn phòng".

Tại TP.HCM, nghề thư ký còn rất ít trường đào tạo. Bậc ĐH chỉ mới có trường ĐH Khoa học xã hội và nhân văn TP.HCM hay Học viện Hành chính quốc gia còn bậc CĐ thì có trường CĐ Bách Việt, CĐ Nguyễn Tất Thành. Chị Phan Thị Thùy Lam - Giám đốc bán hàng của Công ty mỹ phẩm Bảo Ngọc - người có thâm niên 14 năm làm trong nghề thư ký văn phòng nhận xét sau buổi giao lưu: "Các bạn tranh luận rất năng động, sôi nổi và có lập trường, bản lĩnh. Tôi nghĩ qua sự thể hiện này, các bạn đã đạt được 70% kiến thức về nghề. Chỉ có điều khả năng diễn đạt của các bạn còn chưa thật lưu loát. Hy vọng sau khi ra trường đi làm, nghề tiếp tục dạy nghề, các bạn sẽ là những thư ký giỏi, đáp ứng được những yêu cầu đòi hỏi của thực tế".

Mỹ Quyên