bao cao thuc tap

Hoạch toán quản lí vật tư bằng MS Access GVHD: Nguyễn Thị Thùy

gày nay cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật đã đưa nhân loại đến một tầm cao mới, máy móc ngày càng được sử dụng rộng rãi trong mọi công việc.Trong điều kiện kinh tế thị trường mở cửa của nước ta

hiện nay, mỗi doanh nghiệp được coi là một tế bào của nền kinh tế,luôn có sự cạnh tranh gay gắt nhằm mục đích đưa doanh nghiệp của mình hoạt động có hiệu quả và thu đươc lợi nhuận cao nhất. Cùng với sự phát triển công nghệ thông tin và nhu cầu của xã hội ngày càng cao.Thì công cụ kế toán cũng chuyển dần từ việc làm thủ công bằng tay sang làm bằng máy móc. Nhờ vậy đem lại hiêu quả cao, giúp con người thao tác nhanh và tiền sử dụng. Mục tiêu của các doanh nghiệp có đạt được kết quả hay không còn tùy thuộc vào yếu tố cơ bản đó là vật tư. Vật tư thể hiện sự hoạt động của doanh nghiệp nhanh hay chậm, lớn hay nhỏ.Nhằm mở rộng nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay, trong nền kinh tế thị trường vật tư luôn đa dạng và thay đổi cả về hình thức lẫn chất lượng, số lượng.

N

Do mới thành lập nên công ty mới thành lập nên còn gặp nhiều hạn chế, nhất là trong việc mở rộng thì trường.

Để góp phần thành công cho công ty thì bộ máy tổng hợp, quản lý, đặc biệt là kế toán góp phần quan trọng trong việc tổ chức, cũng như hạch toán hàng hóa, vật tư, thiết bị, máy móc và tài chính của công ty, luôn nắm bắt mọi thông tin sát thực của công ty để báo cáo cho thị trường, cạnh tranh cùng phát triển công bằng là mục tiêu của công ty. Đây cũng là mục tiêu chung của nhà nước ta để tiến tới một nền kinh tế cạnh tranh, công bằng, dân chủ và phát triển.

Được sự cho phép của nhà trường và Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà, em được thực tập tại đơn vị và đã chọn đề tài: “Hạch toán quản lý vật tư bằng phần mềm Microsoft Access” để nghiên cứu cho báo cáo thực tập của mình. Báo cáo của em là sự kết hợp giữa lí thuyết mà em đã được học ở trường và thực tiễn kinh nghiệm mà đã đút rút được trong thời gian thực tập tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà.

Do mới bắt đầu làm quen với công việc cũng như sự hạn chế về mặt thời gian nên không tránh khỏi những sai sót. Vậy nên, em kính mong quí thầy cô quan tâm, sự hướng dẫn của các Anh (chị) trong công ty đóng góp ý kiến, nhận xét, phê bình để đề tài của em được hoàn thiện hơn.

Báo cáo thực tập gồm 4 chương:Phần I: Cơ sở lý luận của đề tài kế toán NVL & CCDCPhần II: Thực trạng chi tiết và công tác kế toán NVL & CCDC tại Công ty Xuất Khẩu Cà phê Đăk Hà.Phần III: Những đóng góp nhằm đóng góp hoàn thiện công tác kế toán NVL & CCDC tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà.

SVTH: Lê Minh Cường - K7T3 Trang:1

CHƯƠNG I:


GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TYXUẤT NHẬP KHẨU CÀ PHÊ

ĐĂK HÀ



I. TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM PHÁT TRIỂN CHUNG CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CÀ PHÊ ĐĂK HÀ:

1. Quá trình hình thành của Công ty:Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà là một Công ty vừa và nhỏ trực thuộc

Tổng Công ty Cà phê Việt Nam. Năm 2007 do yêu cầu nhiệm vụ trong công tác chế biến các mặt hàng nông sản sau khi thu hoạch và làm nhiệm vụ thu mua xuất khẩu, kinh doanh thương mại và du lịch, nên Tổng Công ty Cà phê Việt Nam đã tiến hành thành lập Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà nhằm đáp ứng cho nhiệm vụ trên.

Công ty được thành lập chính thức ngày 20 tháng 06 năm 2007 theo Quyết định số: 178/TCT – TCCB/QĐ của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Cà phê Việt Nam.

Giấy phép kinh doanh số: 3816000020 do sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Kon Tum cấp ngày 09 tháng 07 năm 2007.

Tên Công ty: Chi nhánh Tổng công ty Cà phê Việt Nam - Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà.

Tên giao dịch quốc tế: Dak Ha Coffee Import – Export Company.Tên viết tắt: VINACAPHE ĐĂK HÀTrụ sở chính: Số 09, đường Chu Văn An – Thị trấn Đăk Hà – Huyện ĐăkHà – Tỉnh Kon Tum.Vốn điều lệ:+ Vốn được Tổng công ty giao tại thời điểm thành lập Công ty: 20.000.000.000

(hai mươi tỷ đồng)+ Vốn tự bổ sung: là nguồn vốn tự tích lũy từ hoạt động kinh doanh hàng năm.

2. Đặc điểm, quá trình phát triển của Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà:a). Chức năng nhiệm vụ của Công ty:

- Mua chế biến, cung ứng, nhập khẩu, xuất khẩu cà phê, cao su và các sản phẩm nông lâm khác; kinh doanh phân bón, thuốc trừ sâu, trừ cỏ, vật tư xăng dầu và hàng hóa phục vụ sản xuất, tiêu dùng

- Kinh doanh Thương mại du lịch, dịch vụ.b). Công tác thương mại xuất khẩu:

- Vinacaphe Đăk Hà xác định là nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn hiện nay cũng nhu lâu dài về năm 2010 - 2015 sẽ tăng mạnh về khối lượng cà phê xuất khẩu chất lượng cao. Cà phê nhân xuất khẩu phải có chứng nhận kiểm tra về chất lượng theo TCVN-41.93:2005. Khi xuất khẩu công ty phải tự nguyện kê khai các biểu mẫu hàng hóa theo Nghị quyết 420 của tổ chức Cà phê Thế giới.

- Sản lượng xuất khẩu của Công ty từ năm 2010 – 2015 dự kiến đạt 25.000 tấn, kim nghạch đạt khoảng 40.000 USD (cà phê Rubusta).c). Về xúc tiến thương mại quốc tế:

- Công ty đã tiếp xúc và đóp tiếp nhiều đoàn khách nước ngoài ( Braxin, Đức, Italia, Nhật Bản, Trung Quốc, Mỹ) đến làm việc và hợp tác liên doanh trong lĩnh vực chế biến xuất khẩu cà phê.d). Năng lực phát triển của Công ty:

- Tuy chỉ mới thành lập, và mặt hàng cà phê trong những năm qua có nhiều biến động về giá cả song Công ty vẫn duy trì ổn định và phát triển về mọi mặt, đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện luôn hoàn thành tốt nghĩa vụ, nộp ngân sách cho Nhà nước. Hàng năm thu lợi nhuận từ 4 – 5 tỷ đồng.



- Chất lượng cà phê luôn được khẳng định, nhất là chất lượng cà phê được trung tâm nghiên cứu ứng dụng thương hiệu Việt tặng 3 cúp vàng “Thương hiệu Việt về chất lượng” .

- Vinacaphe Đăk Hà sẽ tiếp tục chiến lược xây dựng và phát triển thương hiệu đối với thị trường trong nước và quốc tế.II. BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CÀ

PHÊ ĐĂK HÀ:1. Bộ máy tổ chức quản lý:

Ghi chú:Quan hệ chủ đạo:Quan hệ chức năng:

2. Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ máy quản lý :GIÁM ĐỐC: Là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước

Tổng công ty và pháp luật về mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc là người điều hành cao nhất trong Công ty.

PHÓ GIÁM ĐỐC: Là người giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo phân công, ủy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.


PHÓ GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC

P.TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

P.TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

P. KẾ HOẠCH KINH DOANH

P. KẾ HOẠCH KINH DOANH

P. TỔ CHỨCHÀNH CHÍNH

P. TỔ CHỨCHÀNH CHÍNH

TRẠM KINH DOANH-CHẾ

BIẾN SỐ I


BIẾN SỐ I


BIẾN SỐ II


BIẾN SỐ II

TRẠM KINH DOANH-CHẾ BIẾN SỐ III

TRẠM KINH DOANH-CHẾ BIẾN SỐ III


PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN: Giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán, thống kê của Công ty, có trách nhiệm quyền hạn theo quy định của pháp luật về Kế toán thống kê và Quy chế tài chính của Tổng công ty.

PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH: - Tham mưu cho hội đồng kinh tế và giám đốc, xây dựng và tổ chức thực hiện

kế hoạch kinh doanh trong toàn công ty hàng tháng, hàng quý, hàng năm và dài hạn. Tổng hợp và phân tích kết quả kinh doanh để có hướng xử lí kịp thời.

- Quản lí tài sản và cơ sở vật chất, kho hàng trong toàn công ty.PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH:- Tham mưu cho hội đồng kinh tế kĩ thuật và giám đốc, quản lí nguồn nhân lực

trong toàn công ty, thực hiện và giải quyết các chế độ chính sách liên quan đến người lao động gồm: BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, vệ sinh an toàn lao động, phòng chống cháy nổ,….

- Tổ chức thực hiện phương án khoán quỹ lương đến từng người lao động.- Giải quyết mọi công tác hành chính liên quan đến hoạt động của công ty.TRẠM KINH DOANH VÀ CHẾ BIẾN:- Thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và dài hạn

khi được công ty giao.- Quản lí và sử dụng đồng vốn, tài sản cơ sở vật chất, hàng hóa thuộc phạm vi

trạm mình quản lí.III. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CÀ PHÊ ĐĂK HÀ:1. Bộ máy tổ chức kế toán tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:

Ghi chú: Quan hệ chủ đạo :

Quan hệ đối chiếu:2. Nhiệm vụ và chức năng của các thành viên trong bộ máy tổ chức kế toán:

KẾ TOÁN TRƯỞNG:- Chịu trách nhiệm quản lí, điều hành toàn bộ nghiệp vụ, công tác kế toán trong

công ty, tổ chức công tác hoạch toán kế toán toàn Công ty theo quy định của nhà nước.- Quản lí nguồn vốn, đưa nguồn vốn vào hoạt động tốt trong công tác kinh

doanh và dịch vụ.- Tổ chức công tác lưu trữ,bảo quản tài liệu, chứng từ kế toán.


KT TỔNG HỢP

KT TỔNG HỢP

KT THANH TOÁN

KT THANH TOÁN

KTVẬT TƯ

KTVẬT TƯ

THỦ QUỸTHỦ QUỸ

KẾ TOÁN TRƯỞNGKẾ TOÁN TRƯỞNG

Bảng cân đối số phát sinh

Chứng từ gốc

Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

(1)

(2) (3)

(4) (5)

(6) (7)

(8)

(10)

(9)

(10)

(9)


- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn đối với các thành viên trong phòng.

KẾ TOÁN VẬT TƯ:- Theo dõi nhập xuất vật tư, hàng hóa liên quan đến công tác kinh doanh và

dịch trong toàn Công ty. KẾ TOÁN THANH TOÁN:- Theo dõi các khoản thanh toán nội bộ của công ty và khách hàng các khoản

nợ, có liên quan đến hoạt động của Công ty. THỦ QUỸ:- Thực hiên công tác thu chi tiền mặt, cập nhập vào sổ quỹ, đối chiếu, kiểm quỹ

theo đúng quy định.KẾ TOÁN TỔNG HỢP:- Tổng hợp các phần hành công việc kế toán liên quan đến hoạt động trong toàn

công ty.- Tính toán đúng đắn các khoản chi phí. Hoạch toán kết quả sản xuất kinh

doanh để biết được lỗ, lãi theo kết quả hoạt động của từng quý 6 tháng, và hàng năm. Thực hiện báo cáo số liệu khi có yêu cầu

- Có trách nhiệm làm thanh quyết toàn hàng năm theo đúng quy định hiện hành.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán tạo Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê

Đăk Hà:3.1 Hình thức ghi sổ kế toán:

Toàn bộ công tác kế toán được hạch toán tập trung tại phòng kế toán của Công ty. Công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, với hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ và đúng quy định của chế độ kế toàn hiện hành của nhà nước.

Hình thức chứng từ ghi số:

:Ghi hàng ngày :Ghi cuối quý(6 tháng) :Quan hệ đối chiếu


(1)

BÁO CÁO TÀI CHÍNH


*Giải thích sơ đồ:(1): Sau khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán vật tư tập hợp các chứng từ

gốc (phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu chi, phiếu thu) để vào sổ quỹ (gồm sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) và sổ thẻ kế toán chi tiết.

(2): Căn cứ vào các chứng từ gốc đã lập để xác định cho việc đưa các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ ghi sổ thông qua các chứng từ liên quan được lập.

(3): Từ chứng từ gốc đã lập kế toán tiến hành xác định và lập bảng tổng hợp chứng từ gốc.

(4): Từ bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ.(5): Căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết đã lập, kế toán tiến hành ghi vào bảng

tổng hợp chi tiết( tài khoản 152,156,..) cuối quý.(6): Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã được lập kế toán lập sổ đăng kí chứng từ ghi

sổ làm cơ sở để đối chiếu lập bảng cân đối số phát sinh sau này.(7): Thực hiện đối chiếu giữa chứng từ ghi sổ và bảng tổng hợp chi tiết.(8): Sau khi chứng từ ghi sổ đã được lập hoàn chỉnh, kế toán căn cứ vào đó để

lên sổ cái tài khoản (152,156,…)(9): Từ sổ cái được lập hàng ngày, cuối kỳ kế toán tổng hợp ghi vào bảng cân

đối số phát sinh nợ và có của các tài khoản sổ cái đã được lập căn cứ vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.

(10): Cũng vào cuối kỳ, kế toán kiểm tra đối chiếu thông qua bảng cân đối số phát sinh từ đó lập báo cáo tài chính.3.2 Đặc điểm:

- Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái tài khoản.- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có nội dung kinh tế.- Chứng từ ghi sổ được đánh giá liên tục trong từng tháng theo số thứ tự trong sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.


CHƯƠNG II:


CƠ SỞ LÝ LỤÂN CỦA ĐỀ TÀI HẠCH TOÁN QUẢN LÍ

VẬT TƯ



I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CỦA VÂT TƯ HÀNG HÓA:1. Khái niệm:

Vật tư hàng hóa là những sản phẩm hoàn chỉnh, được cấu thành từ rất nhiều các nguyên vật liệu khác nhau.

Kế toán vật tư hàng hóa là phản ánh một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ trong quá trình nhập xuất vật tư hàng hóa tại công ty.

Tổ chức ghi chép trên sổ kế toán chi tiết, sổ kế tóan tổng hợp theo nguyên tắc quản lý vật tư hàng hóa.

Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch mua vật tư hàng hóa, dự trữ vật tư hàng hóa và xuất bán vật tư hàng hóa.2. Nguyên tắc của vật tư hàng hóa:

+ Kế toán nhập, xuất, tồn hàng hóa phải phản ánh theo trị giá thực tế.+ Trị giá thực tế của hàng hóa mua vào được tính theo từng nguồn nhập và

phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí mua hàng hóa.+ Để tính được trị giá thực tế xuất kho kế toán có thể áp dụng một trong các

phương pháp nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, binh quân gia quyền, theo giá đích danh (còn gọi là giá thực tế của từng loại hàng hóa theo từng lần nhập ), theo giá bình quân kỳ trước

+ Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ được tính cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ hoạch toán. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng hóa tùy thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, nhưng phải được thể hiện nhất quán trong niên độ kế toán.

+ Kế toán chi tiết hàng hóa phải thực hiện theo từng kho, từng loại hàng hóa, từng nhóm hàng hóa.3. Chứng từ sử dụng:

Phiếu nhập, phiếu xuất, sổ kho, sổ chi tiết vật tư.a). Phiếu nhập kho:

Là chứng từ dùng để phản ánh số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa thực tế nhập kho do mua vào, do nhận hàng từ các đơn vị phụ thuộc, do nhận gia công, sơ chế, phân loại, chọn lọc.

Phiếu nhập kho do kế tóan lập căn cứ vào số lượng, chất lượng và giá trị của các loại hàng hóa, thành phẩm thực tế đã nhập kho.


Đơn vị: Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk HàĐịa chỉ: 09 – Chu Văn An – TT.Đăk Hà – Đăk Hà – Kon Tum

PHIẾU NHẬP KHO Số: PN34 Ngày 02 tháng 01 năm 2008 Nợ: TK1561BHọ tên người nhập hàng: Nguyễn Văn Lượng Có: TK 1111Theo............số................ngày.................tháng..........năm.........Nhập tại kho: 001 Địa điểm: 04, Chu Văn An – Thị trấn Đăk Hà – Huyện Đăk HàSTT

Tên thành phẩm

M ãTP

ĐVT

Số l ượngĐơn giá Thành tiền

TheoCT Tnhận1 Phân bón NPK PBNPK Kg 5.000 5.000 12,988 64.940.0002 Phân bón Kali PBKA Kg 6.000 6.000 12.120 72.720.0003 Phân bón BO PBBO Kg 9.000 9000 14,960 134.640.000

Cộng 272.300.000Tổng số tiền( viết bằng chữ): Hai trăm bảy mươi hai triệu ba trăm ngàn đồng chẵn.

Ngày 02 tháng 09 năm 2008Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)


Biểu mẫu của phiếu nhập kho:

Ví dụ: Mua hàng hóa về nhập kho thanh toán bằng tiền mặt.Nợ TK 156Nợ TK 133

Có TK 111b). Phiếu xuất kho:

Là chứng từ chung phản ánh số lượng,chất lượng và giá trị hàng hóa thực tế xuất kho do bán ra.

Phiếu xuất kho do kế toán lập căn cứ vào số lượng, chất lượng và giá trị của các loại hàng hóa,thành phẩm thực tế đã xuất kho.


Đơn vị: Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk HàĐịa chỉ: 09 – Chu Văn An – TT.Đăk Hà – Đăk Hà – Kon Tum

PHIẾU XUẤT KHO Số: PX102 Ngày 03 tháng 01 năm 2009 Nợ: TK 632Họ tên người xuất hàng: Lê Hoàng Nam Có: TK 1561DTheo............số................ngày.................tháng..........năm.........Xuất tại kho: 004 Địa điểm: Xã Hà Mòn – Thị trấn Đăk Hà – Huyện Đăk HàSTT

Tên thành phẩm

M ãTP

ĐVT

Số l ượngĐơn giá Thành tiền

TheoCT Tnhận1 Cao su CSU Kg 2.350 2.350 28.360 66.646.00023

Cộng 66.646.000Tổng số tiền( viết bằng chữ): Sáu mươi sáu triệu sáu trăm bốn mươi sáu ngàn đồng chẵn.

Ngày 18 tháng 09 năm 2008Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)


Biểu mẫu của phiếu xuất kho:

Ví dụ: Xuất kho gửi bán.. Nợ TK 157

Có TK 156c). Hóa đơn:

Hóa đơn dùng để phản ánh các chỉ tiêu giá trị của số lượng nguyên vật liệu, vật tư, dịch vụ hàng hóa thuế suất thuế GTGT phải nộp tiền thuế GTGT tổng giá thanh toán áp dụng cho cả doanh nghiệp và được tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn GTGT được Bộ Tài Chính thống nhất và ban hành, hóa đơn GTGT do bên bán hàng lập. Khi lâp hóa đơn căn cứ vào giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ và giá cả thỏa thuận giữa hai bên, hóa đơn GTGT có đến 3 liên gồm:

+ Liên 1: Dùng để lưu+ Liên 2: Giao cho khách hàng+ Liên 3: Dùng để thanh toán



Biểu mẫu của hóa đơn :

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LLGIÁ TRỊ GIA TĂNG DH/2008

Liên 2 : Giao cho khách hàng No: 335001Ngày 09 tháng 09 năm 2008

Đơn vị bán hàng: Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà............................Địa chỉ: 09 – Chu Văn An – TT.Đăk Hà – Đăk Hà – Kon Tum.......................Số tài khoản:.....................................................................................................Điện thoại: (060)3 822030.........MS : 3 8 1 6 0 0 0 0 0 2 0

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Trần Công Lâm...........................................Tên đơn vị: Công ty Cao Su Kon Tum.............................................................Địa chỉ: 258-Phan Đình Phùng-Kon Tum........................................................Số tài khoản:.....................................................................................................Hình thức thanh toán:................MS : 4 0 9 8 4 7 2 7 0 9

STT Tên hàng hóa, dịch vụĐơn vị

tínhSố lượng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3=1 21 Cao su thô Kg 4.340 28,360 122.822.000

Cộng tiền hàng : 122.822.000Thuế suất 10 % Tiền thuế GTGT : 12.282.200Tổng cộng tiền: 135.104.200Số tiền viết bằng chữ : Một trăm ba mươi lăm triệu một trăm lẻ bốn ngàn

hai trăm đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)



d). Các bảng biểu phát sinh trong kỳ:

+ Bảng chi tiết, bảng chứng từ chi tiết : Hai bảng này sẽ lưu trữ các số dư đầu kỳ và phát sinh trong kỳ.e). Ngoài ra còn một số bảng cần thiết lập:

+ Bảng danh mục kho.+ Bảng danh mục hóa đơn.+ Bảng danh mục loại chứng từ.+ Bảng danh mục tài khoản.

4. Tài khoản sử dụng:Đối với vật tư công ty sử dụng tài khoản 156 để hoạch toán các nghiệp vụ.

5. Công cụ và kết cấu của tài khoản:a). Nội dung của tài khoản:

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng hóa trong kỳ.b). Kết cấu tài khoản:

Nợ TK156 Có- Giá thực tế của hàng hóa nhập kho - Giá thực tế của hàng hóa xuất khotrong kỳ trong kỳ- Trị giá thực tế của hàng hóa thừa phát - Trị giá thực tế của hàng hóa phát hiện khi kiểm kê. thiếu khi kiểm kê- Giá trị hàng hóa bị người mua trả lại - Giá trị hàng hóa trả lại cho người đã nhập kho bán- chênh lệch do đánh giá tăng hàng hóa - chênh lệch giảm giá do đánh giá theo quyết định của nhà nước hàng hóa theo quyết định của NN- Giá trị của hàng hóa thuê ngoài gia - Giá thực tế của hàng hóa tồn kho Công chế biến cuối kỳ Số dư: Giá mua của hàng hóa tồn kho cuối kỳ

c). Hạch toán nghiệp vụ mua hàng:

Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê thường xuyên:(1). Mua hàng của các doanh nghiệp, các bộ sản xuất cá thể:- Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về:+ Phản ánh giá mua hàng hoá (theo hoá đơn)

Nợ TK 156: Giá mua hàng hoáNợ TK 1331: Thuê GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK111,112,331…Tổng giá thanh toán

+ Chi phí thu mua gồm: Chi phí vận chuyển bốc xếp…Nợ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoáNợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK111,112,331…Tổng giá thanh toán- Trường hợp mua hàng chuyển thẳng đi bán, chưa qua nhập kho.

Nợ TK157: Hàng gửi đi bán ( chưa xác định tiêu thụ)Nợ TK632: Giá vốn hàng bán ( đã xác định tiêu thụ)Nợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)

Có TK 111,112,331…Tổng giá thanh toán



- Trường hợp hàng về trước hoá đơn về sau:+ Doanh nghiệp ghi sổ theo giá tạm tính:

Nợ TK1561: Giá mua hàng hoáCó TK331: Phải trả người bán

+ Khi hoá đơn về, kế toán điều chỉnh theo đúng giá thực tế+ Nếu giá thực tế > giá tạm tính: Ghi bổ sung phần chênh lệch

Nợ TK1561: Giá mua hàng hoáCó TK331: Phải trả người bán

+ Nếu giá thực tế < Giá tạm tính: Điều chỉnh giảm bằng bút toán đỏ. Tức là vẫn định khoản nhưng ghi bổ sung, nhưng số tiền ghi bằng bút toán âm.

- Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ nếu doanh nghiệp nộp theo phương pháp khấu trừ.

Nợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừCó TK331: Phải trả người bán

- Hàng về sau, hoá đơn về trước: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường trong tháng, khi hàng về thì ghi sổ như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán ghi:

Nợ TK151: Hàng mua đang đi đườngNợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)

Có TK111,112,331: Tổng giá thanh toánSang tháng sau:

Nợ TK1561: Giá mua hàng hoáNợ TK157: Hàng chuyển thẳng đi bán ( chưa xác định tiêu thụ)Nợ TK632: Giá vốn hàng bán ( đã xác định tiêu thụ )

Có TK151: Hàng mua đang đi đường (2). Hàng hoá được biếu tặng:

Nợ TK1561: Giá mua hàng hoáCó TK711: Thu nhập khác

(3). Hàng mua về có phát sinh thừa, thiếu: * Hạch toán nghiệp vụ mua hàng có phát sinh thừa thiếu:

- Mua hàng theo phương thức nhận hàngNợ TK1561: Giá mua hàng hoá ( số lượng thực tế nhập kho)Nợ TK1381: Tài sản thiếu chờ xử lýNợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ ( theo hoá đơn)

Có TK111,112,331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Theo phương thức chuyển hàng

này thiếu, người bán chịu trách nhiệm vì vậy doanh nghiệp hạch toán như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về theo số liệu nhập kho.

* Hạch toán nghiệp vụ mua hàng có phát sinh thừa:- Mua hàng theo phương thức nhận hàng:

Nợ TK1561: Giá mua hàng hoá ( theo số liệu thực tế)Nợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ (theo số lượng hoá đơn)

Có TK111,112,331: Tổng giá thanh toán trên hoá đơnCó TK3381: Giá trị hàng hoá thừa

- Mua theo phương thức chuyển hàng:+ Nếu doanh nghiệp không mua số hàng thừa thì kế toán định khoản theo số

lượng ghi trên hoá đơn, còn số hàng thừa giữ hộ người bán:Nợ TK1561: Giá mua hàng hoá ( theo hoá đơn)



Nợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ ( theo hoá đơn)Có TK111,112,331: Tổng giá thanh toán (theo hoá đơn)

ĐT: Nợ TK002: Trị giá số hàng thừa giữ hộ người bán(4). Hạch toán hàng nhập từ gia công:+ Hàng mua không nhập kho, chuyển thẳng đi gia công:

Nợ TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (giá mua hàng)Nợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có )

Có TK111,112,331: Tổng giá thanh toán.+ Xuất kho hàng gửi đi gia công:

Nợ TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dangCó TK1561: Hàng hoá

+ Chi phí gia công: Chi phí vận chuyển, gia công:Nợ TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dangNợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK111,112,331: Tổng giá trị thanh toán+ Hàng gia công xong nhập lại kho: Lấy giá xuất (giá mua) của hàng đem gia công + Chi phí gia công.

Nợ TK1561: Hàng hoáCó TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

(5). Hạch toán trao đổi hàng hoá:+ Trao đổi tương tự:

Nợ TK1561: Giá trị hàng nhận vềCó TK1561: Giá trị hàng đem trao đổi

+ Trao đổi không tương tự ( xem như mua – bán)- Hàng đem trao đổi:a/ Phản ánh giá vốn:

Nợ TK632: Giá trị trao đổi ( giá vốn)Có TK1561: Giá trị trao đổi ( giá vốn)

b/ Phản ánh doanh thu:Nợ TK131: Tổng giá trị phải thu

Có TK511: Doanh thu bán hàng ( giá bán)Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp ( nếu có)

- Hàng nhận về:Nợ TK1561: Giá trị hàng nhận vềNợ TK1331: Thuế GTGT phải nộp ( nếu có)

Có TK131: Tổng giá trị phải trả- Nếu phải thu thêm ( giá trị hàng đem trao đổi > giá trị hàng nhận về)

Nợ TK111,112: Giá trị thu thêmCó TK131: Giá trị thu thêm

- Nếu phải trả thêm ( giá trị hàng đem trao đổi < giá trị hàng nhận về)Nợ TK131: Giá trị trả thêm

Có TK111,112: Giá trị trả thêm Công thức tính chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ

và hàng tồn cuối kỳ:

Chi phí thu mua Chi phí thu mua hàng hoá phân Chi phí thu mua hàng phân bổ cho hàng bán = bổ cho hàng tồn ĐK + hoá phát sinh trong kỳ ra trong kỳ giá trị hàng tồn CK +Giá trị hàng bán ra trong kỳ



Chi phí thu mua Chi phí thu mua Chi phí thu mua Chi phí thu mua he hàng hoá phân bổ = hàng hoá phân bổ + hàng hoá phát - phân bổ cho hàngcho hàng tồn CK cho hàng tồn ĐK sinh trong kỳ bán ra trong kỳ

* Khi phát sinh các khoản có chi phí thu mua:Nợ TK1562: Chi phí thu mua hàng hoáNợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK111,112,331…Tổng giá thanh toán* Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ:

Nợ TK632: Giá vốn hàng bánCó TK1562: Chi phí thu mua hàng hoá

d). Hạch toán nghiệp vụ bán hàng: Tài khoản liên quan: 632TK632: Giá vốn hàng bán: Được tính theo 3 phương pháp: Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO): Theo phương pháp này giá của

hàng hoá nhập vào trước sẽ được xuất ra trước. Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO): Theo phương pháp này giá của

hàng hoá nhập vào sau sẽ được xuất ra trước. Phương pháp BQGQ: Theo phương pháp này ta có thể tính giá bình quân

của hàng hoá theo giá bình quân cuối tháng, quý hoặc bình quân sau mỗi lần nhập:

Đơn giá bình quân Giá trị hàng hoá tồn Giá trị hàng hoá nhậpcủa hàng hoá = cuối tháng ( quý) + trong tháng ( quý)cuối tháng (quý) Số lượng hàng hoá + Số lượng hàng hoá tồn đầu tháng ( quý) nhập trong tháng ( quý)

Đơn giá bình quân Giá trị hàng hoá đến sau lần nhập Icủa hàng hoá =mỗi lần nhập số lượng hàng hoá đến sau lần nhập I

Kết cấu TK632:TK632

- Trị giá vốn của thành phẩm hàng hoá, - Giá vốn hàng bán bị trả lại trong kỳ.dịch vụ đã cung cấp ( đã được coi là tiêu - Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụthụ trong kỳ) trong kỳ vào TKXĐ kết quả.

(1). Hạch toán bán hàng trực tiếp:a. Phản ánh giá vốn:

Nợ TK632: Giá vốn hàng bánCó TK1561: Giá mua hàng hoá

b. Phản ánh doanh thu:Nợ TK111,112,131…Tổng giá thanh toán



Có TK511: Doanh thu bán hàng ( giá vốn)Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp ( nếu có)

(2). Hạch toán hàng gửi đi bán:- Khi gửi bán:

Nợ TK157: Hàng gửi đi bánCó TK1561: Háng hóa

- Khi xác định tiêu thụ:a. Phản ánh giá vốn:

Nợ TK632: Giá vốn hàng bánCó TK157: Hàng gửi đi bán

b. Phản ánh doanh thu:Nợ TK111,112,131…Tổng giá thanh toán

Có TK511: Doanh thu bán hàngCó TK3331 (nếu có): Thuế GTGT phải nộp

(3). Hạch toán nghiệp vụ bán hàng có phát sinh thừa, thiếu:a. Khi gửi bán:

Nợ TK157: Hàng gửi đi bánCó TK156: Hàng hóa

b. Khi hàng đến kiểm nhận:+ Phát sinh thiếu hàng:- Phản ánh giá vốn:

Nợ TK632: Giá vốn hàng bánCó TK157: Hàng gửi đi bán

- Phản ánh doanh thu:Nợ TK 111,112,131…Tổng giá thanh toán

Có TK511: Doanh thu bán hàngCó TK3331: Thuế GTGT phải nộp

- Phản ánh số hàng thiếu:Nợ TK 1381: Số hàng thiếu ngoài định mứcNợ TK 641: Số hàng thiếu trong định mức

Có TK 157: Hàng gửi đi bá- Số hàng thiếu ngoài định mức có thể xác định bồi thường hay đưa vào giá

vốn hàng bán.Nợ TK 111,112,1561,334…: Xác định bồi thườngNợ TK 632: Ghi tăng giá vốn

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý+ Phát sinh thừa hàng:- Hàng nhờ người mua giữ hộ, xem như hàng gửi bán chưa xác định tiêu thụ

còn không mang về nhập lại kho.Nợ TK 157: Hàng gửi đi bánNợ TK 1561: Giá mua hàng hóa

Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý.+ Đối với hàng hóa dung để thưởng, trả lương cho người lao động tiêu dung

nội bộ không phục vụ cho hoạt động kinh doanh thì lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tương tự như bán ra ngoài, kế toán phản ánh giá vốn, doanh thu.

- Phản ánh giá vốn:Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 1561: Hàng hóa



- Phản ánh doanh thu:Nợ TK 334,4311: Trừ lương hay trích quỹ

Có TK 512: Doanh thu nội bộ ( lấy giá bán)Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp ( nếu có)

6. Phương pháp hoạch toán: SƠ ĐỒ HOẠCH TOÁN XUẤT NHẬP KHO HÀNG HÓA:

TK 111,112,331 TK 156 TK 111, 112, 331

Hàng hóa mua nhập kho TK 511 TK 133 Doanh thu bán hàng

TK 532, 531

HBBTL,GGHB TK 3331

TK 3331 Thuế GTGT đầu ra

TK 632

Giá vốn hàng bán TK 632 TK 157

Hàng bán bị trả lại về nhập kho Xuất HH gửi đi bán

TK 411 TK 222 Nhận góp vốn lien doanh Xuất kho hàng đem góp vốn

TK 151 TK 711 TK 811

Hàng mua đang đi đường CLTĂNG CL GIẢM

TK 3381 TK3381

Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê



7. Sổ sách kế toán vật tư hàng hóa:

CHỨNG TỪ GHI SỔNgày….tháng….năm….

Chứng từTrích yếu

Số hiệu TKSố tiền

Ghi chúSố Ngày Nợ Có

SỔ CÁINgày …tháng….năm

Ngày tháng ghi

sổ

Chứng từ ghi sổ

Diễn giảiTKĐU

Số tiền

Số hiệu

Ngày tháng

Nợ Có

Số dư đầu kỳ…………………………

Số dư cuối kỳ

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯNgày …tháng….năm

NgàyGS

Chứng từ ghi sổ Diễn giải

Đơn giá

Đối ứng Nhập Xuất

Số Ngày TK CT SL ST SL ST

Số dư đầu kỳ…………………………



Số dư cuối kỳ

II. YẾU TỐ CÔNG CỤ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH :1. Giới thiệu phần mềm Access:

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) tương tác người dùng chạy trong môi trường Windows. Access cho bạn một công cụ hiệu lực trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.

Khả năng thao tác dữ liệu mạnh mẽ. Cho phép liên kết dữ liệu và công cụ truy vấn dữ liệu hữu hiệu giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

Khả năng kết xuất dữ liệu. Cho phép ta thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý. Ta có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp.

Có công cụ Wizard để nâng cao hiệu quả công việc và các lệnh có sẵn, ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao, MS Access đưa ra ngôn ngữ Access Basic, một ngôn ngữ lập trình CSDL mạnh cho các lập trình khai thác và quản lý dữ liệu đáp ứng mọi nhu cầu của người dùng.

Ngoài ra MS Access có nhiều công cụ khác như: Chia sẽ dữ liệu trên mạng, bảo mật dữ liệu, cơ cấu phân quyền sử dụng nhằm hạn chế quyền sử dụng trên ứng dụng ở nhiều mức độ khác nhau và nhiều tính năng khác.2. Các đối tượng của MS Access:

MS Access gồm có 7 đối tượng là Table, Quey, Form, Report, Pages, Macro, Module.

- Table ( Bảng): Bảng là một thành phần cơ bản của một cơ sở dữ liệu trong MS Access, nó là quan trọng nhất bởi vì đây là khâu xác định các thông tin cần quản lý trên một đối tượng. Một CSDL của Access có thể có nhiều bảng. Trong một bảng có các hàng và cột. Mỗi cột gọi là trường (Field), mỗi hàng gọi là bảng ghi hay mẫu tin (Record).



- Query ( Truy vấn ): Là công cụ truy vấn và thực hiện các thao tác trên dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Ngoài ra query còn dùng để tạo ra các bảng số liệu tổng hợp có đặc tính cao hơn table.

- Form (Biểu mẫu): Là tăng khả năng giao tiếp giữa người sử dụng với chương trình, giữa người sử dụng với hệ thống. Một biểu mẫu cũng giống như một tờ mẫu mà ta điền thông tin dữ liệu thường ngày, sẽ giúp ta thiết kế những xuất nhập phong phú, không đơn điệu như chức năng xuất nhập bình thường của bảng hoặc truy vấn.

- Report ( Báo cáo ): Dùng in ấn hay thể hiện các báo cáo dưới nhiều hình thức khác nhau, với nguồn số liệu từ các bảng và truy vấn. Từ Report ta cũng có thể xuất dữ liệu ra Microsoft Word cũng như Microsoft Excel khi ta cần thiết.

- Macro ( Tập lệnh ): Là tập hợp một hay nhiều hành động (Action) nhằm tự động hóa các thao tác thường nhật thay vì phải lặp đi lặp lại một cách nhàm chán, hay có thể dùng để thực hiện một yêu cầu công vịêc nào đó của người dùng.

- Module (Đơn thể lập trình ): Là một dạng tự động hóa cao cấp hơn Macro. Thực chất đơn thể là một đoạn mã chương trình ( được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic cho Access ), và hoàn toàn do người sử dụng tạo ra để tự động hóa một số thao tác phức tạp mà Macro không làm được. Phần này dùng trong các yêu cầu quản lý dữ liệu phức tạp và chuyên nghiệp.

- Pages( Truy cập dữ liệu ): Là một trang Web đặc biệt dùng để xem và làm việc với dữ liệu từ Inetenet hoặc Intranet.


CHƯƠNG III:


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU



I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ THÔNG TIN ĐẦU RA:1. Thông tin đầu vàoa). Các chứng từ:

+ Phiếu nhập.+ Phiếu xuất.+ Hóa đơn GTGT

b). Các bảng danh mục:+ Bảng danh mục chi tiết+ Bảng danh mục tài khoản+ Bảng danh mục loại chứng từ+ Bảng danh mục hóa đơn+ Bảng danh mục kho

c). Các bảng biểu số lượng phát sinh trong kỳ+ Bảng chứng từ phát sinh

2. Thông tin đầu ra:a). Các báo cáo kế toán

+ Bảng cân đối vật tư theo tài khoản+ Bảng cân đối vật tư theo kho+ Sổ chi tiết vật tư+ Chứng từ ghi sổ ghi nợ+ Chứng từ ghi sổ ghi có+ Bảng kê ghi nợ tài khoản vật tư– Ghi có tài khoản liên qua+ Bảng kê ghi có tài khoản vật tư – Ghi nợ tài khoản liên quan+ Sổ cái tài khoản vật tư

b). Các nội dung thông tin cần cung cấp trong kỳ hạch toán:Trong một chu kỳ hạch toán ta thường phải tính trong khoảng thời gian từ N1

đến N2 nằm trong chu kỳ hạch toán (N0<=N1<=N2)N0: Là thời điểm bắt đầu của chu kỳ hạch toánN1: Là ngày bắt đầu của thời gian xử lýN2: Là ngày cuối của thời gian xử lý

3. Quy trình xử lý thông tin.a). Sơ đồ khối của chương trình.



b). Giải thích các bước trong sơ đồ khối:Bắt đầu: Thời điểm bắt đầu của chương trình kế toán máy.Các chứng từ: Đây là các chứng từ phát sinh trong ngày được nhập vào chứng

từ ghi sổ từ đó nhập vào máy.Các truy vấn (query): Thao tác các hàm tính toán, làm nguồn lên báo cáoCác báo cáo: Lấy nguồn từ query để lên báo cáo các báo cáo liên quan đến việc

quản lý vật tư.II. THIẾT KẾ CÁC BẢNG DỮ LIỆU:1. Bảng danh mục tài khoản:

Dùng để lưu giữ thông tin về các tài khoản nhập liệu bao gồm các TK do bộ tài chính ban hành và các TK dùng riêng.


Bắt đầu

Các bảng danh mục, các chứng từ phát sinh

trong kỳ

Tạo các truy vấn đề xử lý dữ liệu

Các chứng từ

- Các báo cáo cân đối vật tư (TK, Kho)

- Sổ chi tiết vật tư- Các bảng kê- Các chứng từ ghi sổ- Sổ cái


a). Cấu trúc bảng như sau:

Tên trường Kiều Độ rộng Giải thíchMaTK Text Field size:10

Format:>Indexed: Khóa chính

Mã tài khoản: đây là khóa chính của bảng

TenTK Text Field size:50 Tên tài khoản

DuNo Number Field size: DoubleFormat: StandardDecimal places:0

Dư nợ: Số dư nợ của tài khoản

DuCo Number Field size:DoubleFormat: StandardDecimal places:0

Dư có: Số dư có của tài khoản

TKTT Yes/No Format:Yes/No Tài khoản trực tiếp

b). Giao diện bảng như sau:

2. Bảng danh mục loại chứng từ:Mỗi loại chứng từ sử dụng mang một ý nghĩa hạch toán riêng. Vì vậy khi nhập

số liệu ta phải phân biệt loại chứng từa). Cấu trúc bảng như sau:

Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thíchMaCTu Text Field size:3

Format:>Indexed: khóa chính

Mã chứng từ : Đây là khóa chính

LoaiCT Text Field size: 40 Loại chứng từ



b). Giao diện bảng:

3. Bảng danh mục kho:a). Bảng danh mục kho có cấu trúc như sau:

Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thíchMaKho Text Field size:4

Indexed: khóa chính

Mã kho: Đây là khóa chính

Tên kho Text Field size:30 Tên khoThuKho Text Field size:50 Tên thủ kho


4. Bảng Danh mục vật tư:Dùng để lưu trữ các số dư của vật tư trong bảng danh mục vât tư

a). Cấu trúc của bảng:

Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thíchMaTK Text Field size:6 Mã tài khoảnMaVT Text Field size:15

Format:>Indexed:Khóa chính

Mã vật tư: Dùng để lưu giữ các mã vật tư và mã công nợ là khóa chính

TenVT Text Field size:30 Tên vật tư hàng hóa

MaKho Text Field size:5 Lưu tên khoDVT Text Field size:10 Đơn vị tính của

vật tưĐonGia Number Field size:Double

Format:StandarDecimal places:0

Dùng để lưu trữ số lượng của mỗi vật tư



SoLuong Number Field size:DoubleFormat: StandarDecimalplaces:0

Dùng để lưu trữ số lượng của mỗi vật tư

SoTien Number Field size:DoubleFormat:StandarDecimalplaces:0

Dùng để lưu trữ số dư nợ đầu kỳ của vật tư

b). Giao diện của bảng:

5. Bảngdanh mục hóa đơn:a). Cấu trúc bảng:

Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

MaHDText Field size: 3

Format: >Indexed: Khóa chính

Mã hóa đơn: đây là khóa chính

Loại HD Text Field size: 50 Loại hóa đơn

b). Giao diện bảng :

6. Bảng chứng từ phát sinh:Dùng để lưu trữ các dữ liệu phát sinh của chứng từ trong kỳ hạch toán.

a). Cấu trúc bảng:

Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thíchID AutoNumbe

rLong Integer Trường tự động dùng để

liên kếtMaCTU Text Field size: 2 Lưu mã chứng từCTGS Text Field size: 5 Chứng từ ghi sổNgayGS Date/time Format: dd/mm/yyyy Lưu ngày ghi sổ



SoCTU1 Text Field size:10Format: >

Số trên chứng từ

NgayCTU1 Date/time Format: dd/mm/yyyy Ngày thực tế phát sinh chứng từ

SOCTU2 Text Field size:10Format: >

Số chứng từ 2

NgayCTU1 Date/time Format: dd/mm/yyyy Ngày phiếu chi, phiếu thu, ...

HoTen 1 Text Field size:50 Lưu họ tên khách hang 1DonVi 1 Text Field size:50 Lưu tên đơn vị 1HoTen 2 Text Field size:50 Lưu họ tên khách hang 2DonVi 2 Text Field size:50 Lưu tên đơn vị 2DienGiai Text Field size:50 Diễn giảiMaVT Text Field Size: 10 Mã vật tưMaKho Text Field: 4 Mã khoTKNo Text Field size:4 Lưu tài khoản nợ TKCo Text Field size:4 Lưu tài khoản có SoLuong Number Field size: Double

Format: StandardDecima places: 0

Lưu đơn giá của mỗi vật tư

DonGia Number Field size: DoubleFormat: StandardDecima places: 0

Lưu giá trị của từng dòng chứng từ

SoTien Number Field size: DoubleFormat: Standard

Lưu mã hóa đơn

MaHD Text Field size: 3Format: >

Lưu số của hóa đơn

SoHD Text Field size: 10 Lưu ngày của hóa đơnNgayHD Date/time Format: dd/mm/yyyy Lưu mã số thuếDonVi Text Field size:50 Tên đơn vị khách hàngDiaChi Text Field size:50 Địa chỉ đơn vị khách hàngMASOTHUE Text Field size: 10


III. SƠ ĐỒ KHỐI CỦA CHƯƠNG TRÌNH:


Chứng từ gốc

CHƯƠNG IV:


XÂY DƯNG CHƯƠNG TRÌNH HẠCH TOÁN

QUẢN LÝ VẬT TƯ


Form nhập liệu

Bảng dữ liệu

Tạo các truy vấn

Lên báo cáo


I. THIẾT KẾ FORM NHẬP LIỆU CHỨNG TỪ PHÁT SINH: Mục đích: Dùng để nhập các chứng từ phát sinh trong khoảng thời gian từ

fn1() đến fn2() vào bảng chứng từ phát sinh.1. Thiết kế giao diện của form:

Form nhập liệu Chứng từ phát sinh có giao diện như sau:

Các bước thực hiện:1.1. Tạo form hiển thị dạng Datasheet với tên fChungTuPhatSinh_Sub1

Nguồn: tChungTuPhatSinh- Mở form fChungTuPhatSinh_Sub1 ở chế độ thiết kế và bỏ bớt một số điều

kiện, chỉ để lại các điều khiển text box sau: ID, MaCTu, Ngay GS, CTGS, SoCTu1, NgayCTu1, Hoten1, Donvi1, SoCTu2, NgayCTu2, Hoten2, Donvi2, TKNo, MaVT, TKCo, MaKho, SoLuong, DonGia, SoTien, MaHD, SoHD, NgayHD, SoSeri, DonVi, DiaChi, MaSoThue. Đến đây hoàn thành form fChungTuPhatSinh_Sub1.

- Lưu form với tên: fChungTuPhatSinh_Sub11.2. Tạo form hiển thị dạng Single form với tên fChungTuPhatSinh_Sub2

Nguồn: tChungTuPhatSinh- Tại cửa sổ thiết kế, kéo các trường trong Field list vào vùng

Detail và bố trí như hình sau:



1.3. Tạo form(mainform) với tên fNhapChungTuPhatSinh dùng để chứa 2 form trên:

Nguồn: không có nguồn dữ liệu- Tại cửa sổ thiết kế, vẽ vào hai SubForm.- Mở thuộc tính Properties của Subform Child0, chọn giá trị cho thuộc tính

Source Object là fChungTuPhatSinh_Sub1, Subform Child1 là fChungTuPhatSinh_Sub2

- Tạo một text box để liên kết mẫu tin giữa 2 Subform thông qua trường ID.2. Viết mã lệnh cần thiết cho các điều khiển trên form:

Các bước thực hiện:2.1. Điều khiển Combo box chọn loại chứng từ:a. Vẽ vào lưới thiết kế của mainform Combo box và thay đổi các thuộc tính

Properties/Other/Name: cmbMaCTuProperties/Data/Row source type: Table/Query, Row Source:

tDanhMucLoaiChungTu, Default Value: *b. Viết mã lệnh cho cmbMaCTu:

- Trong Properties/Event/After Update/Event Procedure và nhấp vào dấu (...) bên cạnh viết vào đoạn mã sau: [Child0].Form.RecordSource = "Select * from tChungTuPhatSinh where MACTU like '" & cmbMaCTu & "'" & " and " & " month([ngaygs]) like '" & cmbthang & "'"[Child0].Form.Refresh2.2. Điều khiển Combo box chọn tháng:a. Vẽ vào lưới thiết kế của mainform Combo box, và thay đổi các thuộc tính:

Properties/Other/Name: cmbThangProperties/Data/Row source type: Value List, Row source:

*,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12, Default Value: *b. Viết mã lệnh cho cmbThang:

- Trong Properties/Even/After Update/Event Procedure và nhấp vào dấu (...) bên cạnh viết vào đoạn mã sau:

[Child0].Form.RecordSource = "Select * from tChungTuPhatSinh where MACTU like '" & cmbMaCTu & "'" & " and " & " month([ngaygs]) like '" & cmbthang & "'"[Child0].Form.RefreshII. TẠO CÁC MODULE DÙNG CHUNG:

- Tại cửa sổ Database chọn tab Modules.



- Chọn New và viết đoạn mã sau vào: Public PN1, PN2, PKHO, PTKVT, PMAVT, PMATK, PTKSCFunction fn1() fn1 = PN1End FunctionFunction fn2() fn2 = PN2End FunctionFunction fkho()fkho = PKHOEnd FunctionFunction FTK()fmatk = PTKEnd FunctionFunction fmavt()fmavt = PMAVTEnd FunctionFunction ftkvt()ftkvt = PTKVTEnd FunctionFunction ftksc()ftksc = PTKSCEnd Function- Lưu lại với tên là: ThuVien

III. TẠO MODULE NGÀY ĐẦU CUỐI THÁNG:Mục đích: Để lọc và chạy thời gian được chọn từ khoảng thời fn1() đến fn2()

cho các form chứng từ nhập liệu chứng từ sau này. Các bước thực hiện:- Tại cửa sổ Datebase chọn tab Module- Chọn New và viết đoạn mã sau vào:

Function fngaydauthang(THANG As Integer, nam As Integer) As Date fngaydauthang = CDate("01/" & Trim(str(THANG)) & "/" & Trim(str(nam)))End FunctionFunction fnamnhuan(nam As Integer) As Boolean If ((nam Mod 4) = 0 And (nam Mod 100) <> 0) Or (nam Mod 400) = 0 Then fnamnhuan = True Else fnamnhuan = False End IfEnd FunctionFunction fngaycuoithang(THANG As Integer, nam As Integer) As Date Dim ngay As Integer Select Case THANG Case 1, 3, 5, 7, 8, 10.12 ngay = 31 Case 4, 6, 9, 11 ngay = 30 Case Else



If fnamnhuan(nam) = True Then ngay = 29 Else ngay = 28 End Select fngaycuoithang = CDate(Trim(str(ngay)) & "/" & Trim(str(THANG)) & "/" &

Trim(str(nam)))End Function

- Lưu lại với tên là: NgayDau_CuoiThangIV. TẠO BẢNG CÂN ĐỐI VẬT TƯ THEO KHO:1. Mục đích:

Bảng cân đối nhập xuất tồn theo kho được lập từ N1đến N2, nội dung báo cáo thể hiện số lượng và giá trị tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tồn cuối kỳ.2. Sơ đồ biến đổi dữ liệu:

3. Tạo các query cân đối vật tư theo kho:3.1. Tạo query qCDVT_Kho_SoDu_N0

Mục đích: Dùng để tính số dư của vật tư tại thời điểm N0.Nguồn: tDanhMucVatTu- Kéo các trường MACTU, TENCT, DVT, SOTIEN (đổi tên: STNo), SLTON

(đổi tên: SLNo), MAKHO vào lưới thiết kế. Thiết kế query như hình sau:


tChungTuPhatSinh tDanhMucVatTu tChungTuPhatSinh

qCDVT_Kho_SoDu_N0

qCDVT_Kho_SoDu_N1

qCDVT_Kho_Nhap_N1N2 qCDVT_Kho_Xuat_N1N2

qCDVT_Kho_N1N2 rBangCanDoiVatTuTheoKho

qCDVT_kho_Nhap_N0N1 qCDVT_kho_Xuat_N0N1


3.2. Tạo query qCDVT_Kho_Nhap_N0N1: Mục đích: Tính số lượng vật tư nhập từ thời điểm N0->N1 theo từng khoNguồn: tChungTuPhatSinh- Kéo lần lượt các trường MAVT, SOLUONG (đổi tên: SLNhap), SOTIEN

(đổi tên: STNhap), NGAYGS, MAKHO, MACTU vào lưới thiết kế. Thiết kế query như hình sau:

3.3. Tạo query qCDVT_Kho_Xuat_N0N1: Mục đích: Tính số lượng vật tư xuất từ thời điểm N0->N1 theo từng kho.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Kéo lần lượt các trường MAVT, SOLUONG (đổi tên: SLXuat), SOTIEN

(đổi tên: STXuat), NGAYGS, MAKHO, MACTU vào lưới thiết kế. Thiết kế query như hình sau:

3.4. Tạo query qCDVT_Kho_Kho SoDu_N1: Mục đích: Tính số dư nhập từ thời điểm N0->N1 theo từng kho.Nguồn: qCDVT_Kho_SoDu_N0, qCDVT_Kho_Nhap_N0N1, qCDVT_Kho_Xuat_N0N1- Tạo thêm trường SLN1 bằng công thức: nz([SLNO])+ nz([SLNHAP])-

nz([SLXUAT])- Tạo thêm trường STN1 bằng công thức: nz([STNO])+nz([STNHAP])-

nz([STXUAT])



Thiết kế query như hình sau:

3.5. Tạo query qCDVT_Kho_Nhap_N1N2: Mục đích: Tính số lượng vật tư nhập từ thời điểm N1->N2 theo từng kho.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Kéo các trường MAVT, SOLLUONG (đổi tên: SLNhap), SOTIEN (đổi tên:

STnhap), NGAYGS, MAKHO, MACTU vào lưới thiết kế. Thiết kế query như hình sau:

3.6. Tạo query qCDVT_Kho_Xuat_N1N2: Mục đích: Tính số lượng vật tư xuất từ thời điểm N1->N2 theo từng kho.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Kéo các trường MAVT, SOLLUONG (đổi tên: SLXuat), SOTIEN (đổi tên:

STXuat), NGAYGS, MAKHO, MACTU vào lưới thiết kế. Thiết kế query như hình sau:

3.7. Tạo query qCDVT_Kho_N1N2: Công dụng: Tính số dư nhập từ thời điểm N1->N2 theo từng kho.Nguồn: qCDVT_Kho_SoDu_N1, qCDVT_Kho_Nhap_N1N2, qCDVT_Kho_Xuat_N1N2- Kéo các trường MACT, TENCT, DVT, SLN1, STN1, SLNHAP, STNHAP,

SLXUAT, STXUAT vào lưới thiết kế.- Tạo thêm trường SLN2 bằng công thức: nz([SLN1])+nz([SLNHAP])-

nz([SLXUAT])- Tạo thêm trường STN2 bằng công thức: nz([STN1])+nz([STNHAP])-

nz([STXUAT])



Thiết kế query như hình sau:

4. Lên báo cáo cân đối vật tư theo kho: (rCanDoiVatTuTheoKho)Nguồn: qCDVT_Kho_N1N2- Tại cửa sổ Report Header vẽ vào các textbox:+ Tại textbox1(hiển thị tên kho), gõ vào: ="Tên kho:" & fkho()+ Tại textbox2 (hiển thị từ ngày fn1( ) đến ngày fn2( )), gõ vào:="Từ ngày: "

& fn1() & "Đến ngày:" & fn2()- Tại cửa sổ Report Footer vẽ vào 4 textbox:+ Tại textbox 1 (tính tổng số tiền dư đầu kỳ), gõ vào: =Sum([STN1])+ Tại textbox2 (tính tổng số tiền nhập trong kỳ), gõ vào: =Sum([STNhap])+ Tại textbox3 (tính tổng số tiền xuất trong kỳ) gõ vào: =Sum([STXuat])+ Tại textbox4 (tính tổng số tiền dư cuối kỳ), gõ vào: =Sum([STN2])- Lưu lại report với tên: rCanDoiVatTuTheoKho

Giao diện chuẩn của Report như sau:

5. Tạo form thời gian mở báo cáo cân đối vật tư theo kho: (fCanDoiVatTuTheoKho) Mục đích: Chọn thời gian và kho để lên báo cáo cân đối vật tư theo kho.- Tại cửa sổ Database/tab forms Chọn New/New Form chọn chế độ thiết kế

Design View, không có nguồn dữ liệu, nhấn OK.- Vẽ vào lưới thiết kế một Option Group, chọn thuộc tính của Option Group,

chọn tab Other, tại thuộc tính Name đặt tên là: tgian- Vẽ vào lưới thiết kế trong Option Group 2 Option Button, lần lượt vào thuộc

tính của 2 Option Button, trong tab Other/Name, đặt tên là: optthang và optngay



- Vẽ vào vào lưới thiết kế trong Option Group 2 Combo box. Combox box1, Properties/Other/Name: cmbtuthang. Tab Data/Row Source Type: Value List, Row Source: *,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12. Làm tương tự với Combo box2, với tên: cmbdenthang

- Vẽ vào lưới thiết kế 1 Combo box, trong bảng thuộc tính ta thay đổi: Properites/Other/Name: cmbKho. Tab Data/Row Source Type: Table/Query, Row Source: tDanhMucKho. Tab Format/Column Count: 2, Column Widths: 1,1 , List Row: 8, List Width: 2- Vẽ vào lưới thiết kế 2 Command Button lần lượt vào thuộc tính của 2

Command Button trong tab Other/Name, và đặt tên là: cmdInBaoCao và cmdThoat

Thực hiện viết các mã lệnh cần thiết:- Tại thuộc tính của Form, tab Event/On Load/Event Procedure, nhấp vào dấu

(...) bên cạnh và gõ vào đoạn mã sau:txttungay.Enabled = Falsetxtdenngay.Enabled = Falsecmbtuthang.Enabled = Truecmbdenthang.Enabled = True- Tại thuộc tính của optthang, tab Event/On Got Focus/Event Procedure, nhấp

vào dấu (...) bên cạnh và gõ vào đoạn mã sau: txttungay.Enabled = Falsetxtdenngay.Enabled = Falsecmbtuthang.Enabled = Truecmbdenthang.Enabled = True- Tương tự với opttngay ta viết đoạn mã lệnh sau: cmbtuthang.Enabled = Falsecmbdenthang.Enabled = Falsetxttungay.Enabled = Truetxtdenngay.Enabled = True- Tại thuộc tính của cmdInBaoCao, tab Event/On Click/Event Procedure,

nhấp vào dấu (...) bên cạnh và gõ vào đoạn mã sau:If tgian = 1 Then pn1 = fngaydauthang(cmbtuthang, 2008) pn2 = fngaycuoithang(cmbdenthang, 2008)Else pn1 = txttungay pn2 = txtdenngayEnd If pkho =cmbkhoDoCmd.OpenReport "rBangCanDoiVatTuTheoKho", acViewPreview- Tương tự với cmdThoat ta viết đoạn mã lệnh sau vào: DoCmd.Close



Giao diện form như sau:

V. TẠO BẢNG CÂN ĐỐI VẬT TƯ THEO TÀI KHOẢN:1. Mục đích:

Bảng cân đối nhập xuất tồn theo tài khoản được lập từ N1->N2, nội dung của bảng cân đối thể hiện số dư đầu kỳ, chi tiết nhập xuất tồn trong kỳ và tính số dư cuối kỳ.2. Sơ đồ biến đổi dữ liệu:

3. Tạo các query cân đối vật tư theo tài khoản:

3.1. Tạo query qCDVT_TaiKhoan_SoDu_N0: Mục đích: Tính số dư tại thời điểm N0 theo từng tài khoản.Nguồn: tDanhMucVatTu- Tại cửa sổ Database, chọn tab Queries/chọn New/Chọn Design View/OK.- Kéo các trường: MACT, TENCT, DVT, SLTON (đổi tên: SLN0), SOTIEN

(đổi tên: STN0), MATK vào lưới thiết kế.


tChungTuPhatSinh tDanhMucVatTu

qCDVT_TaiKhoan_SoDuN0

qCDVT_TaiKhoan_Sodu_N1

qCDVT_TaiKhoan_Nhap_N1N2

qCDVT_TaiKhoan_Xuat_N1N2

qCDVT_TaiKhoan_N1N2 rBangcandoiNXTTaiKhoan

tChungTuPhatSinh

qCDVT_TaiKhoan_Nhap_N0N1

qCDVT_TaiKhoan_Xuat_N0N1


Giao diện query như sau:

3.2. Tạo query qCDVT_TaiKhoan_Nhap_N0N1: Mục đích: Tính số lượng vật tư nhập từ thời điểm N0->N1 theo từng tài

khoản.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Kéo các trường: MAVT, SOLUONG (đổi tên: SLNhap), SOTIEN (đổi tên:

STNhap), NGAYGS, TKNO vào lưới thiết kế. Giao diện query như sau:

3.3. Tạo query qCDVT_TaiKhoan_Xuat_N0N1: Mục đích: Tính số Lượng vật tư xuất từ thời điểm N0->N1 theo tài từng tài

khoản. Các bước thực hiện:Nguồn: tChungTuPhatSinh- Kéo các trường: MAVT, SOLUONG (đổi tên: SLXuat), SOTIEN (đổi tên:

STXuat), NGAYGS, TKCO vào lưới thiết kế. Giao diện query như sau:

3.4. Tạo query qCDVT_TaiKhoan_SoDu_N1: Mục đích: Tính số dư nhập từ thời điểm N0->N1 theo từng tài khoản.Nguồn: qCDVT_TaiKhoan_SoDuN0, qCDVT_TaiKhoan_Nhap_N0N1,

qCDVT_TaiKhoan_Xuat_N0N1 - Đưa vào lưới thiết kế các trường: MACT, TENCT, DVT- Trong lưới thiết kế tạo thêm trường SLN1 với công thức:



nz([SLN0])+nz([SLNhap])-nz([SLXuat])- Trong lưới thiết kế tạo thêm trường STN1 với công thức:

nz[STN0])+nz([STNhap])-NZ([STXuat]) Giao diện query như sau:

3.5. Tạo query qCDVT_TaiKhoan_Nhap_N1N2: Mục đích: Tính số lượng vật tư nhập từ thời điểm N1->N2 theo từng tài

khoảnNguồn: tChungTuPhatSinh- Kéo các trường: MAVT, SOLUONG (đổi tên: SLNhap), SOTIEN (số tiền:

STNhap), NGAYGS, TKNO vào lưới thiết kế. Giao diện query như sau:

3.6. Tạo query qCDVT_TaiKhoan_Xuat_N1N2: Công dụng:Tính số lượng vật tư nhập từ thời điểm N1->N2 theo từng tài

khỏan.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Kéo các trường: MAVT, SOLUONG (đổi tên: SLXuat), SOTIEN (đổi tên:

STXuat), NGAYGS, TKCO vào lưới thiết kế. Giao diện query như sau:

3.7. Tạo query qCDVT_TaiKhoan_N1N2: Mục đích: Dùng để tính số lượng vật tư nhập từ thời điểm N1->N2 theo

từng tài khoản.Nguồn: qCDVT_TaiKhoan_SoDuN1, qCDVT_TaiKhoan_Nhap_N1N2, qCDVT_TaiKhoan_Xuat_N1N2



- Đưa vào lưới thiết kế các trường: MACT, TENCT, DVT, SLN1, STN1, SLNhap, STNhap, SLXuat, STXuat

- Trong lưới thiết kế tạo thêm trường SLN1 với công thức:nz([SLN0])+nz([SLNhap])-nz([SLXuat])

- Trong lưới thiết kế tạo thêm trường STN1 với công thức: nz[STN0])+nz([STNhap])-NZ([STXuat])


4. Tạo báo cáo cân đối vật tư theo tài khoản: (rCanDoiVatTuTheoTaiKhoan)Nguồn: qCDVT_TaiKhoan_N1N2- Tại cửa sổ Report Header vẽ 2 textbox :+ Textbox1 (hiển thị tài khoản và chi tiết tài khoản vật tư), gõ vào: ="Tài

khoản" & fmatk() & " - " & DLookUp("[tentk]","tdanhmuctaikhoan","[MaTK]=fmatk()")

+ Textbox2 (hiển thị từ ngày fn1( ) đến ngày fn2( ), gõ vào: ="Từ ngày: " & fn1() & "đến ngày:" & fn2()

- Tại Report Footer vẽ vào 4 textbox:+ Textbox1 (tính tổng số tiền dư đầu kỳ), gõ vào: =Sum([STN1])+ Textbox2 (tính tổng số tiền nhập trong kỳ), gõ vào: =Sum([STNhap])+ Textbox3 (tính tổng số tiền xuất trong kỳ), gõ vào: =Sum([STXuat])+ Textbox4 (tính tổng số tiền dư cuối kỳ), gõ vào: =Sum([STN2])- Lưu report với tên: rCanDoiVatTuTheoTaiKhoan

Giao diện chuẩn của báo cáo như sau:

5. Tạo form thời gian lên báo cáo cân đối vật tư theo tài khoản: (fCanDoiVatTuTheoTaiKhoan) Công dụng: Chọn khoản thời gian cân đối vật tư từ fn1() đến fn2() theo tài khoản được chọn.

Các Option Group, Option Button, cmbTuThang, cmbDenThang, txtTuNgay, txtDenNgay, cmdThoat tương tự như form báo cáo cân đối vật tư theo kho.- Vẽ vào lưới thiết kế thêm 1 combo box, thay đổi thuộc tính của Combo box

Propeties/Data/Row Source Type: Value List, Row Source: 156;"Hàng hóa";1561A;"Hàng hóa thuộc nhóm phân bón";1561B;"Hàng hóa thuôc



nhóm cà phê tươi";1561C;"Hàng hóa thuộc nhóm cà phê nhân";1561D;"Hàng hóa thuộc nhóm cao su"

- Với cmdInBaoCao tương tự như trong form hội thoại cân đối vật tư theo kho chỉ khác dòng lệnh: PMATK = cmbtkDoCmd.OpenReport "rBangCanDoiVatTuTheoTaiKhoan", acViewPreview

- Lưu form với tên: fCanDoiVatTuTheoTaiKhoan Giao diện form:

VI. TẠO SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ:1. Mục đích: Tạo sổ chi tiết cho một vật tư trong khoảng thời gian từ N1 đến N2, nội dung báo cáo thể hiện ở số lượng và giá trị tồn đầu kì, phát sinh trong kì và tồn cuối kì của một vật tư.2. Sơ đồ biến đổi dữ liệu:

3. Tạo các các query sổ chi tiết vật tư:3.1. Query qCTVT_SoDu_N0:

Mục đích: Thống kê số lượng và số tiền tồn của một vật tư tại thời điểm N0. Nguồn: tDanhMucTaiKhoan- Đưa các trường: SLTON (đổi tên: SLN0), DONGIA (đổi tên: STN0),

DONGIA (đổi tên: DGN0), MATK, MACT vào lưới thiết kế. Giao diện query như sau:


tChungTuPhatSinh tDanhMucVatTu tChungTuPhatSinh

qSoCTVT_SoDu_N0

qSoCTVT_SoDu_N1

qSoCTVT_N1N2 rSoChiTietVatTu

qSoCTVT_LKXuat

qSoCTVT_Nhap_N0N1 qSoCTVT_Xuat_N0N1

qSoCTVT_LKNhap


3.2. Query qSoCTVT_Nhap_N0N1: Mục đích: Thống kê số lượng và số tiền nhập của một vật tư trong khoảng

N0 đến N1. Nguồn: tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: SOLUONG (đổi tên: SLNhap),

SOTIEN (đổi tên: STNhap), NGAYGS, TKNO, MAVT. Giao diện query như sau:

3.3. Query Query qSoCTVT_Xuat_N0N1: Mục đích: Thống kê số lượng và số tiền xuất của một vật tư trong khoảng

N0 đến N1. Nguồn: tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: SOLUONG (đổi tên: SLXuat)

SOTIEN (đổi tên: STXuat), NGAYGS, MAVT, TKCO. Giao diện query như sau:

3.4. Query qSoCTVT_SoDu_N1: Mục đích: Thống kế số lượng và số tiền của một vật tư tại thời điểm N1.Nguồn: qSoCTVT_SoDu_N0, qSoCTVT_Nhap_N0N1, qSoCTVT_Xuat_N0N1- Trong lưới thiết kế tạo thêm trường SLN1 với công thức:

nz([SLN0])+nz([SLNhap])-nz([SLXuat])- Trong lưới thiết kế tạo thêm trường DGN1 với công thức:

IIf([SLN1]<>0,[STN1]/[SLN1],0)- Trong lưới thiết kế tạo thêm trường STN1 với công thức:

nz([STN0])+nz([STNhap])-nz([STXuat]) Giao diện query như sau:



3.5. Query qSoCTVT_LuyKe_Nhap: Mục đích: Dùng để thống kê số phát sinh nhập của một vật tư theo tháng.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: SOLUONG (đổi tên:

LKSLNhap), SOTIEN (đổi tên: LKSTNhap), TKNO, MAVT.- Tạo thêm trường Thang với công thức: Month([NGAYGS]) Giao diện query như sau:

3.6. Query qSoCTVT_LuyKe_Xuat: Mục đích: Dùng để thống kê số phát sinh xuất của một vật tư theo tháng.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: SOLUONG (đổi tên: LKSLXuat),

SOTIEN (đổi tên: LKSTXuat), TKCO, MAVT.- Tạo thêm trường Thang với công thức: Month([NGAYGS]) Giao diện query như sau:

3.7. Query qSoCTVT_N1N2: Mục đích: Thống kế số lượng và số tiền của một vật tư trong khoảng thời

gian từ thời điểm N1 đến N2.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: NGAYGS, SOCTU1,

NGAYCTU1, DIENGIAI, DONGIA, TKNO, MAVT, TKCO- Tạo trong lưới thiết kế tạo thêm các trường với công thức như sau:

TKDU:IIf([TKNO]=ftkvt(),[TKCO],[TKNO])CTDU: IIf([TKNO]=ftkvt(),[CTCO],[CTNO])SLNhap: IIf([TKNO]=ftkvt(),[SOLUONG],0)STNhap: IIf([TKNO]=ftkvt(),[SOTIEN],0)



SLXuat: IIf([TKCO]=ftkvt(),[SOLUONG],0)STXuat: IIf([TKCO]=ftkvt(),[SOTIEN],0)


3.8. Query qTKVT: Mục đích: Xuất ra chi tiết của mã vật tư và tên vật tư khi tài khoản vật tư

được chọn.Nguồn: tDanhMucVatTu- Đưa vào lưới thiết kế các trường: MACT, TENCT và MAVT.- Tại thuộc tính Criteria gõ vào: [Forms]![fSoChiTietVatTu]![cmbtkvt] (chú

ý, tên của form trong dòng lệnh trên là tên của form sổ chi tiết vật tư sẽ được tạo sau này)


4. Lên báo cáo sổ chi tiết vật tư: (rSoChiTietVatTu) Mục đích: Lên sổ chi tiết vật tư được chọn trong khoảng thời gian từ fn1()

đến fn2().Nguồn: qSoCTVT_N1N2/OK.- Kích vào biểu tượng Sorting and Grouping ( ) trên thanh công cụ hoặc

vào View/Sorting and Grouping để tạo trường gộp nhóm.• Tại Field/Expression: chọn NgayGS,• Tại Group Header: chọn Yes• Tại Group Footer: chọn Yes• Tại Group on: chọn Month- Tại cửa sổ Report Header vẽ vào 2 textbox:• Textbox1 (hiển thị tài khoản và tên chi tiết tài khoản vật tư), gõ vào: ="Tài khoản " & ftkvt() & " - " & DLookUp("[TENVT]","tDanhMucVatTu","[MAVT]=fmavt()")• Textbox2 (hiển thị thời gian từ ngày fn1( ) đến ngày fn2( )), gõ vào: ="Từ ngày:" & fn1() & "đến ngày:" & fn2()- Tại cửa sổ NGAYGS Header vẽ vào 1 textbox, gõ vào: ="Tháng " & Month([NGAYGS]) & " - " & Year([NGAYGS])- Tại cửa sổ NGAYGS Footer vẽ vào 14 textbox:



• Textbox1 (hiển thị thời gian cộng phát sinh tháng), gõ vào: ="Cộng phát sinh tháng: " & Month([NGAYGS]) & " - " & Year([NGAYGS])• Textbox2 (hiển thị thời gian lũy kế tháng), gõ vào: ="Lũy kế phát sinh từ đầu năm:" & Month([NGAYGS]) & " - " & Year([NGAYGS])• Textbox3 (hiển thị thời gian số dư cuối tháng) gõ vào: ="Số dư cuối tháng: " & Month([NGAYGS]) & " - " & Year([NGAYGS])• Textbox4 (đơn giá cuối tháng), gõ vào: =IIf([txtSLCK]<>0,[txtSTCK]/[txtSLCK],0)• Textbox5 (tính tổng số lượng nhập trong kỳ), gõ vào: =Sum([SLNhap])• Textbox6 (tính tổng số tiền nhập trong kỳ), gõ vào: =Sum([STNhap])• Textbox7 (tính tổng số lượng xuất trong kỳ), gõ vào: =Sum([SLXuat])• Textbox8 (tính tổng số tiền xuất trong kỳ), gõ vào: =Sum([STXuat])• Textbox9 (tính tổng số lượng lũy kế phát sinh nhập) đặt tên là: txtLKSLNhap, gõ vào: =DSum("[LKSLNhap]","qSoCTVT_LuyKe_Nhap","[Thang]<=Month(NGAYGS)")• Textbox10 (tính tổng số tiền lũy kế phát sinh nhập) đặt tên là: txtLKSTNhap, gõ vào: =DSum("[LKSTNhap]","qSoCTVT_LuyKe_Nhap","[Thang]<=Month(NGAYGS)").• Textbox11(tính tổng số lượng lũy kế phát sinh xuất) đặt tên là: txtLKSLXuat, gõ vào: =DSum("[LKSLXuat]","qSoCTVT_LuyKe_Xuat","[Thang]<=Month(NGAYGS)"). • Textbox12 (tính tổng số tiền lũy kế phát sinh xuất) đặt tên là: txtLKSTXuat, gõ vào: =DSum("[LKSTXuat]","qSoCTVT_LuyKe_Xuat","[Thang]<=Month(NGAYGS)").• Textbox13 (tính tổng số lượng cuối kỳ) đặt tên là: txtSLCK, gõ vào: =DLookUp("[SLN0]","qSoCTVT_SoDu_N0")+[txtLKSLNhap]-[txtLKSLXuat]• Textbox14 (tính tổng số tiền cuối kỳ) đặt tên là: txtSTCK, gõ vào: =DLookUp("[STN0]","qSoCTVT_SoDu_N0")+[txtLKSTNhap]-[txtLKSTXuat]- Lưu lai report với tên: rSoChiTietVatTu Giao diện Report như sau:

5. Tạo form thời gian hội thoại sổ chi tiết vật tư: (fSoChiTietVatTu) Mục đích: lên thời gian sổ chi tiết vật tư trong khoảng thời gian được

chọn từ fn1() đến fn2().- Tương tự như form thời gian của bảng cân đối vật tư theo tài khoản



- Tạo thêm 1 combobox, chọn Properties/Data/Row Source Type: Table/Query, Row Source: tTKVT. chuyển sang tab Format/Column Count: 2, Column Widths: 0.7,1, List Row: 8, List Width: 3.5

- Trong mã lệnh của cmdInBaoCao đổi đoạn mã sau:ptkvt = cmbtkvtpmavt = cmbmavtDoCmd.OpenReport "rSoChiTietVatTu", acViewPreview Giao diện form như sau:

VII. TẠO BẢNG KÊ GHI TÀI KHOẢN VẬT TƯ:1. Mục đích: Dùng để lọc vật tư, những tài khoản liên quan để biết được giá trị của vật tư.2. Sơ đồ biến đổi dữ liệu: (tạo query theo dạng Crosstab Query)

3. Bảng kê ghi nợ tài khoản vật tư: Mục đích: Lọc TK156 ghi nợ trong khoảng thời gian từ N1->N2

3.1. Thiết kế query qBangKeNo:Nguồn: tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: NGAYCTU1, SOCTU1,

DIENGIAI, TKCO, SOTIEN (đổi tên: ThanhTien), SOTIEN, TKNO, NGAYGS, SOCTU1 vào lưới thiết kế.


3.2. Lên báo cáo bảng kê Nợ: (rBangKeNo)Nguồn : qBangKeNo- Tạo bảng kê dạng bảng kê động.


tBangChungTuPhatSinh

qBangKeNo

rBangKeNo

tBangChungTuPhatSinh

qBangKeCo

rBangKeCo


- Tại cửa sổ Report Header vẽ vào 2 textbox:• Texbox (hiển thị tên tài khoản và chi tiết tên tài khoản vật tư) , gõ vào: ="Ghi Nợ tài khoản" & fmatk() & "-" & DLookUp("[tentk]","tdanhmuctaikhoan","[MaTK]=fmatk()")• Textbox2 (hiển thị thời gian từ ngày fn1( ) đến ngày fn2( ), gõ vào: ="Từ ngày:" & fn1() & "đến ngày:" & fn2()- Tại cửa sổ Page Header vẽ vào 4 textbox không có nguồn dữ liệu lần lượt

đặt tên là: Head4, Head5, Head6, Head7- Còn các label của Số chứng từ đặt tên là: Head1, của Ngày chứng từ là:

Head2, của Diễn giải là Head3- Tại cửa sổ Detail, ngoài 4 textbox có sẵn (bỏ nguồn liên kết dữ liệu trong

Control Source) ta vẽ thêm 3 textbox không có nguồn dữ liệu nữa và đặt tên lần lượt từ Tot1 đến Tot7.

- Tại cửa sổ Report Footer vẽ vào 7 textbox không có nguồn dữ liệu và đặt tên lần lượt từ Col1 đến Col7.

Giao diện cụ thể như sau:

- Trong cửa sổ lệnh module của report bảng kê nợ gõ vào thư viện sau:Option ExplicitConst conTotalColumns = 7Dim dbsReport As DatabaseDim rstReport As RecordsetDim intColumnCount As IntegerDim lngRgColumnTotal(1 To conTotalColumns)Dim lngReportTotal- Tại cửa sổ thuộc tính Properties của report bảng kê nợ trong tab Even/On Open nhấp chuột chọn Even Procedure, nhấp vào dấu (..) và gõ vào đoạn mã sau: Dim intX As Integer Dim qdf As QueryDef Dim frm As Form Set dbsReport = CurrentDb Set qdf = dbsReport.QueryDefs("qBangKeNo") Set rstReport = qdf.OpenRecordset() intColumnCount = rstReport.Fields.Count- Tương tự tại thuộc tính On Close gõ vào đoạn mã: On Error Resume Next rstReport.Close- On Activate gõ vào đoạn mã: DoCmd.ShowToolbar "Print Preview",

acToolbarNo- On Deactivate gõ vào đoạn mã: DoCmd.ShowToolbar "Print Preview",

acToolbarWhereApprop.


Name: Tot…

Name: Head…

Name: Col…


- On No Data gõ vào đoạn mã:MsgBox "Khong co du lieu phat sinh", vbExclamation rstReport.Close Cancel = True- Tại cửa sổ thuộc tính Properties của Report Header/tab Even/On Format

nhấp chuột chọn Even Procedure, nhấp vào dấu (..) và gõ vào đoạn mã:rstReport.MoveFirst InitVars- Tại cửa sổ Page Header cũng tương tự như Report Header/tab Even/On

Format gõ vào đoạn mã: Dim intX As Integer For intX = 4 To intColumnCount Me("Head" + Format(intX)) = rstReport(intX - 1).Name Next intX For intX = (intColumnCount + 1) To conTotalColumns Me("Head" + Format(intX)).Visible = False Next intX- Tương tự tại cửa sổ Detail/tab Event/On Format gõ vào đoạn mã sau:Dim intX As Integer If Not rstReport.EOF Then If Me.FormatCount = 1 Then For intX = 1 To intColumnCount Me("Col" + Format(intX)) = xtabCnulls(rstReport(intX - 1)) Next intX For intX = intColumnCount + 1 To conTotalColumns Me("Col" + Format(intX)).Visible = False Next intX rstReport.MoveNext End If- On Print gõ vào đoạn mã:Dim intX As Integer Dim lngRowTotal As Long If Me.PrintCount = 1 Then lngRowTotal = 0 For intX = 4 To intColumnCount lngRowTotal = lngRowTotal + Me("Col" + Format(intX)) lngRgColumnTotal(intX) = lngRgColumnTotal(intX) + Me("Col" + Format(intX)) Next intX lngReportTotal = lngReportTotal + lngRowTotal End If- On Retreat gõ vào đoạn mã: rstReport.MovePrevious- Tương tự tại cửa sổ Report Footer/tab Event/On Print gõ vào đoạn mã:Dim intX As Integer For intX = 4 To intColumnCount Me("Tot" + Format(intX)) = lngRgColumnTotal(intX) Next intX



For intX = intColumnCount + 1 To conTotalColumns Me("Tot" + Format(intX)).Visible = False Next intX- Trong cửa sổ viết lệnh modules của bảng kê gõ vào đoạn mã sau:Private Function xtabCnulls(varX As Variant) If IsNull(varX) Then xtabCnulls = 0 Else xtabCnulls = varX End IfEnd Function

Private Sub InitVars() Dim intX As Integer lngReportTotal = 0 For intX = 3 To conTotalColumns lngRgColumnTotal(intX) = 0 Next intXEnd Sub- Lưu lại report với tên: rBangKeNo Giao diện Report như sau:

3.3. Tại form thời gian hội thoại bảng kê ghi Nợ:- Tương tự như form thời gian của form hội thoại bảng cân đối vật tư theo tài

khoản.- Chỉ khác đoạn mã trong cmdInBaoCao: PMATK = cmbtkDoCmd.OpenReport "rBangKeNo", acViewPreview Giao diện form như sau:



4. Bảng kê ghi Có tài khoản vật tư: Mục đích: Lọc TK156 ghi có trong khoảng thời gian từ N1->N2 Các bước thực hiện:Nguồn: qBangKeCo- Làm tương tự như bảng kê nợ tài khoản vật tư Giao diện query như sau:

Giao diện Report như sau:

Giao diện Form:Tương tự như form của bảng kê ghi Nợ tài khoản vật tư, chỉ khác đoạn mã

trong module của cmdINBAOCAO.DoCmd.Close acForm, "fBangKeCo"DoCmd.OpenReport "rBangKeCo", acViewPreview



VIII. TẠO CHỨNG TỪ GHI SỔ VẬT TƯ:1. Mục đích :Lên chứng từ cho một tài khoản bất kỳ trong khoảng thời gian từ N1 ->N2.2. Sơ đồ biến đổi dữ liệu: (tạo query theo dạng Crosstab Query)

3. Chứng từ ghi sổ Nợ tài khoản vật tư: Mục đích: Tạo CTGS Nợ TK156 trong khoảng thời gian từ N1->N2

3.1. Tạo query qCTGS_GhiNo:Nguồn: tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: CTGS, DIENGIAI (đổi tên:

Trichyeu), SOTIEN, NGAYGS, TKNO, MACTU- Tạo thêm các trường với công thức như sau:

NgayGhiSo: Fngaycuoithang(Month([NGAYGS]),Year([NGAYGS]))TaiKhoanNo: Left([TKNO],3)TaiKhoanCo: Left([TKCO],3)


3.2. Tạo query qCTGS_GhiNo_CTKT: Mục đích: Lọc ra số chứng từ Nợ của chứng từ ghi sổ TK156 trong khoảng

thời gian từ N1->N2. Các bước thực hiện: Nguồn: tChungTuPhatSinh


tChungTuPhatSinh

qCTGS_GhiNo

tChungTuPhatSinh

qCTGS_GhiCo

rChungTuGhiSoNo rChungTuGhiSoCo


- Đưa vào lưới thiết kế các trường: SOCTU1, NGAYGS, TKNO Giao diện query như sau:

3.3. Tạo report chứng từ ghi sổ Nợ vật tư: (rChungTuGhiSoNo)Nguồn: qCTGSNo- Tại cửa sổ Report Header vẽ vào 2 textbox:• Textbox1 (hiển thị tên tài khoản và chi tiết tên tài khoản vật tư), gõ vào:

="Ghi Nợ tài khoản" & fmatk() & "-" & DLookUp("[tentk]","tDanhmuctaikhoan","[MaTK]=fmatk()")

• Textbox2 (hiển thị thời gian từ ngày fn1( ) đến ngày fn2( )), gõ vào: ="Từ ngày: " & fn1() & " đến ngày: " & fn2()

- Tại cửa sổ Report Footer vẽ vào 2 textbox :• Textbox1(Đếm số chứng từ), gõ vào: =DCount("[SoCTU1]","qCTGS_GhiNo_CTKT")• Textbox2 (tính tổng số tiền), gõ vào: =Sum([SoTien])- Giao diện Report như sau:

3.4. Tạo form thời gian chứng từ ghi sổ Nợ vật tư:- Tương tự như form thời gian của bảng kê chỉ khác đoạn mã sau trong

cmdINBAOCAO:PMATK = cmbtkDoCmd.OpenReport "rChungTuGhiSoNo", acViewPreview Giao diện form như sau:

4. Tạo chứng từ ghi sổ ghi Có tài khoản vật tư: Mục đích: Tạo CTGS Có TK156 trong khoảng thời gian từ N1->N2Nguồn: tChungTuPhatSinh



- Làm tương tự chứng từ ghi sổ Nợ tài khoản vật tư Giao diện query qCTGS_GhiCo như sau:

Giao diện query qCTGS_GhiCo_CTKT

Giao diện Report như sau:

Giao diện Form như sau:

IX. TẠO SỔ CÁI TÀI KHOẢN VẬT TƯ:1. Mục đích: Tạo sổ cái với hình thức CTGS theo các tài khoản (1561A,1561B,…) trong khoảng thời gian từ N1->N2, nội dung báo cáo thể hiện số tiền còn tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tồn cuối kỳ của các tài khoản có liên quan.2. Sơ đồ biến đổi dữ liệu :


tChungTuPhatSinh tDanhMucTaiKhoan tChungTuPhatSinh

qSoCai_N0

qSoCai_N1 rSoCaiQ_SoCai_LKNo qSoCai_PSCo_N0N1


3. Tạo query sổ cái tài khoản vật tư:

3.1. Query qSoCai_No: Mục đích : Thống kê số dư tại thời điểm N0 theo tài khoảnNguồn: tDanhMucTaiKhoan- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: MATK, DUNO, DUCO Giao diện query như sau:

3.2. Query qSoCai_PSNo_N0N1: Mục đích : Thống kê số phát sinh nợ từ thời điểm N0->N1 theo tài khoản.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: SOTIEN (đổi tên: PSNo), TKNO,

NGAYGS. Giao diện query như sau:

3.3. Query qSoCai_PSCo_N0N1: Mục đích : Thống kê số phát sinh có từ thời điểm N0->N1 theo tài khoản.Nguồn: tChungTuPhatSinh- Tương tự như qSoCai_PSNo_N0N1 chỉ đổi TKNO thành TKCO, SOTIEN

(đổi tên: PSCo) Giao diện query như sau:


qSoCai_N1N2

Q_SoCai_LKCo

qSoCai_PSNo_N0N1


3.4. Query qSoCai_N1: Mục đich: Thống kê số dư tại thời điểm N1 theo tài khoảnNguồn : qSoCai_N0, qSoCai_PSNo_N0N1, qSoCai_PSCo_N0N1- Trong lưới thiết kế tạo thêm 2 trường với công thức như sau:DuNoN1:IIf(NZ([DUNO])+NZ([PSNO])-NZ([DUCO])-NZ([PSCO])>0,NZ([DUNO])+NZ([PSNO])-NZ([DUCO])-NZ([PSCO]),0)DuCoN1: IIf(NZ([DUCO])+NZ([PSCO])-NZ([DUNO])-NZ([PSNO])>0,NZ([DUCO])+NZ([PSCO])-NZ([DUNO])-NZ([PSNO]),0) Giao diện query như sau:

3.5. Query qSoCai_N1N2:Mục đích: Dùng để lên sổ cái của tài khoản vật tưNguồn : tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: MACTU (đổi tên: Loai), CTGS

(đổi tên: So), DIENGIAI, TKNO, TKCO, NGAYGS- Trong lưới thiết tạo thêm các trường với công thức như sau:NGS: fngaycuoithang(Month([NGAYGS]),Year([NGAYGS]))TKDU: IIf([TKNO]=ftksc(),Left([TKCO],3),Left([TKNO],3))PSNo: Sum(IIf([TKNO]=ftksc(),[SOTIEN],0))PSCo: Sum(IIf([TKCO]=ftksc(),[SOTIEN],0)) Giao diện query như sau:

3.6. Query qSoCai_LKNo: Mục đích : Dùng để tính tổng số tiền phát sinh nợ theo tháng.



Nguồn : tChungTuPhatSinh- Đưa vào lưới thiết kế lần lượt các trường: SOTIEN (đổi tên: LKNo), TKNO- Trong lưới thiết kế tạo thêm trường Thang với công thức như sau:

Month([NGAYGS] Giao diện query như sau:

3.7. Query qSoCai_LKCo: Mục đích : Dùng để tính tổng số tiền phát sinh có theo tháng.Nguồn : tChungTuPhatSinh- Làm tương tự như query lũy kế nợ Giao diện query như sau:

4. Lên báo cáo sổ cái chi tiết vật tư: (rSoCai) Mục đích : Thể hiện chi tiết sổ cái vật tư theo thời gian được chọn, thực hiện

xem và in ấn.Nguồn : qSoCai_N1N2- Tại cửa sổ Report Header vẽ vào 2 textbox:

• Textbox1 (hiển thị tên tài khoản và chi tiết tên tài khoản vật tư), gõ vào công thức: ="Tài khoản" & ftksc() & "-" & DLookUp("[tentk]","tdanhmuctaikhoan","[matk]=ftksc()"

• Textbox2 (hiển thị thời gian từ ngày fn1( ) đến ngày fn2( ) gõ vào công thức: ="Từ ngày:" & fn1() & "đến ngày: " & fn2()- Tại cửa sổ Page Header vẽ vào 2 textbox:

• Textbox1 (lọc số dư nợ đầu kỳ), gõ vào công thức: =DLookUp("[DuNoN1]","qSoCai_N1")

• Textbox2 (lọc số dư có đầu kỳ), gõ vào công thức: =DLookUp("[DuCoN1]","qSoCai_N1")- Nhấp vào nút Sorting and Grouping ( ) hoặc vào View/Sorting and

Grouping, tại Field/Expression chọn: NGS, tại Group Header và Group Footer chọn: Yes và tại Group On chọn: Month.

- Tại cửa sổ NGS Header vẽ vào 1 textbox và gõ vào công thức: ="Tháng " & Month([NGS]) & " - " & Year([NGS]

- Tại cửa sổ NGS Footer vẽ vao 9 textbox:• Textbox1 (hiển thị thời gian cộng phát sinh tháng), gõ vào công thức:

="Cộng phát sinh tháng:" & Month([NGS]) & "-" & Year([NGS])



• Textbox2 (hiển thị thời gian lũy kế tháng), gõ vào công thức: ="Lũy kế từ đầu năm đến tháng:" & Month([NGS]) & "-" & Year([NGS])

• Textbox3 (hiển thị thời gian số dư cuối tháng, gõ vào công thức: ="Số dư cuối tháng:" & Month([NGS]) & "-" & Year([NGS])

• Textbox4 (tính tổng số tiền phát sinh nợ trong kỳ), gõ vào công thức: =Sum([PSNo])

• Textbox5 (tính tổng số tiền phát sinh có trong kỳ) gõ vào công thức: =Sum([PSCo])

• Textbox6 (số tiền lũy kế phát sinh nợ), đặt tên là: txtLKNo và gõ vào công thức: =DSum("[LKNo]","qSoCai_LKNo","[Thang]<=Month([NGS])")

• Textbox7 (số tiền lũy kế phát sinh có), đặt tên là: txtLKCo và gõ vào công thức: =DSum("[LKCo]","qSoCai_LKCo","[Thang]<=Month([NGS])")

• Textbox8 (tính tổng số tiền dư nợ cuối tháng) gõ vào công thức: =IIf(DLookUp("[DUNO]","qSoCai_N0")+[txtLKNo]-DLookUp("[DUCO]","qSoCai_n0")-[txtlkco]>0,DLookUp("[DUNO]","qSoCai_N0")+[txtLKNo]-DLookUp("[DUCO]","qSoCai_n0")-[txtlkco],0)• Textbox9 (tính tổng số tiền dư có cuối tháng) gõ vào công thức: =IIf(DLookUp("[DUCO]","qSoCai_N0")+[txtLKCo]-DLookUp("[DUNO]

","qSoCai_N0")-[txtLKNo]>0,DLookUp("[DUCO]","qSoCai_N0")+[txtLKCo]-DLookUp("[DUNO]","qSoCai_N0")-[txtLKNo],0)

Giao diện report như sau:

5. Tạo form thời gian sổ cái vật tư: (fSoCai)- Tương tự như form thời gian của chứng từ ghi sổ, chỉ khác đoạn mã sau trong

cmdINBAOCAO:PTKSC = cmbtkDoCmd.OpenReport "rSoCai", acViewPreview

Giao diện form như sau:

X. TẠO FORM NHẬP – XUẤT VẬT TƯ:1. Tạo form nhập vật tư:



Mục đích: Thống kê toàn bộ nghiệp vụ nhập vật từ trong khoảng thời gian của chứng từ phát sinh, thực hiện thêm hoặc xóa việc nhập vật tư.

- Tạo 1 query với tên:qPhieuNhap, nguồn từ tChungTuPhatSinh, đưa vào lưới thiết kế các trường như: SOCTU1, NGAYCTU1, HOTEN1, DONVI1, TKNO, TKCO, DIENGIAI, SOTIEN, MAVT. Trường SOTIEN dùng để tạo lien kết đọc số tiền còn trường MAVT để tạo điều kiện đọc tên chi tiết vật tư

- Tại cửa sổ Database/tab forms tạo một form dạng Columnar nguồn từ qPhieuNhap lưu lại với tên là fPhieuNhap, các trường đều cho hiển thị, riêng trường SOTIEN xóa đi và trường MAVT ta cho ẩn.

- Vẽ vào form fPhieuNhap một subform nguồn từ tChungTuPhatSinh, chỉ lấy các trường như: MAKHO, SOLUONG, DONGIA, SOTIEN, SOCTU( khi view nhấp chuột vào thuộc tính của trường SOCTU chọn: Hide Columns.

- Vẽ vào 1 textbox (name: txtlienket) để tạo liên kết giữa subform vừa vẽ với form fPhieuXuat thong qua trường SOCTU. Trong textbox gõ vào dòng lệnh sau: Form!SOCTU1, và trong thuộc tính Data/Link Child Fields gõ vào: SOCTU1, Link Master Fields gõ vào: txtlienket

- Giao diện form như sau:

2. Tạo form nhập vật tư: Mục đích: Thống kê toàn bộ nghiệp vụ xuất vật từ trong khoảng thời gian

của chứng từ phát sinh, thực hiện thêm hoặc xóa việc xuất vật tư. Các bước thực hiện: - Làm tương tự như form nhập vật tư. Giao diện form như sau:

XI. TẠO FORM DAO DIỆN CHÍNH:- Tại cửa sổ Database/tab Forms/New/Design View/Không chọn nguồn dữ

liệu/OK.



- Vào Properties/Event/On Load, gõ vào: DoCmd.Maximize, chuyển qua tab Format chọn No cho các thuộc tính: Record Selectors, Navigation Buttons, Dividing Lines.

- Lưu lại form với tên: fChinh- Vào Tools/Startup/Display Form/Page: fChinh/OK- Giao diện của form giao diện:

XII. HỆ THỐNG MENU CỦA FORM DAO DIỆN:Hệ thống 1.Nén –Sửa Dữ Liệu

2.Định Dạng Trang3.Giới Thiệu4.Lời Cám Ơn5.Thoát Chương Trình

Danh Mục 1.Danh Mục HT Tài Khoản2.Danh Mục Kho3.Danh Mục Vật Tư

Chứng Từ 1.Nhập Chứng Từ Phát Sinh2.Phiếu Nhập Kho3.Phiếu Xuất Kho

Báo Cáo 1.Bảng Cân Đối Vật Tư Theo Kho2.Bảng Cân Đối Vật Tư Theo Tài Khoản3.Sổ Cái

Bảng Kê – CTGS 1.Bảng Kê Ghi Nợ2.Bảng Kê Ghi Có3.Chứng Từ Ghi Sổ Nợ4.Chứng Từ Ghi Sổ Có

Sổ Chi Tiết 1.Sổ Chi Tiết Vật Tư



KẾT LUẬN

Theo nhịp sống hiện đại ngày càng phát triển, từ những cái đã có con người cố gắng làm cho nó tốt hơn nữa và trong hệ thống kế toán cũng vậy. Từ khi ra đời nó được xem là ưu việt, sau đó được thay đổi và cải thiện nhiều lần. Hiện nay, hệ thống kế toán vẫn đang ở thời kỳ cải cách để phù hợp với nền kinh tế thị trường đang ngày càng một phát triển mạnh mẽ. Tổ chức kế toán, công nợ là một phần rất quan trọng, trong cải cách hệ thống kế toán, nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của nền kinh tế thị trường rất đa dạng và các phương thức rất đa dạng mua bán hàng hóa. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ thì kế toán các khoản công nợ cần được theo dõi kịp thời qua các phương pháp tối ưu nhất.

Qua thời gian thực tập tại công ty, tiếp xúc với thực tế đã giúp em học được nhiều điều và giúp em tìm hiểu được nhiều vấn đề về công tác tổ chức quản lý bộ máy kế toán tại doanh nghiệp, trình tự luân chuyển chứng từ ở các hành kế toán và cách thức làm việc của mỗi phần hành. Từ lý thuyết đến thực tập thực tế không phải là một quá trình đơn giản, hơn nữa trong thực tế có cái rất khác so với khi ta học, nảy sinh nhiều nghiệp vụ lạ đòi hỏi em phải suy nghĩ, tìm tòi. Một điều nữa là em thấy nhân viên kế toán có vai trò rất quan trọng trong công ty, bất kỳ một nhân viên kế toán nào, ở phân ngành nào cũng cố gắng hết sức, không cho phép sai sót, vì nó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Các kế toán của mỗi phân ngành kế toán có quan hệ chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau, đối chiếu lẫn nhau làm tăng độ chín xác trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ trong thanh toán và bên cạnh đó em cũng có hiểu



thêm một số phân ngành khác nữa. Điều này, giúp em học hỏi và rút kinh nghiệm bổ ích cho mình sau này.

Trên cơ sở những kiến thức lý luận về kế toán được trang bị ở nhà trường, em đã đi sâu nghiên cứu về công tác hạch toán vật tư tại công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà, nhìn chung công tác kế toán được tổ chức một cách khoa học, phản ánh đầy đủ kịp thời tất cả các vấn đề kinh tế phát sinh, đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Chế độ kế toán của công ty áp dụng theo đúng chuẩn mực nhà nước, nắm bắt được thông tin một cách kịp thời.

Tất cả các vấn đề được trình bày trong báo cáo này là kết quả vận dụng những kiến thức đã học ở trong trường qua sự giảng dạy của thầy cô cùng với sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn cô Nguyễn Thị Thùy và sự quan tâm chỉ đạo của các cô chú trong phòng kế toán công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà Tuy nhiên, do thời gian có hạn, bên cạnh đó kiến thức kế toán đã học còn ít cho nên không thể tránh khỏi thiếu sót trong quá trình làm đề tài, em mong được sự chỉ bảo của các thầy cô, các anh chị trong phòng kế toán của công ty. Em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của các thầy cô, đặc biệt là cô giáo Nguyễn Thị Thùy và toàn thể cán bộ phòng kế toán của công ty nơi em thực tập đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành báo cáo này.

Kon Tum, ngày 06 tháng 6 năm 2009Sinh viên

Lê Minh Cường

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN=====================

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................



.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

MỤC LỤC:I. Tình hình đẶc điỂm phát triỂn chung cỦa Công ty XuẤt NhẬp KhẨu Cà phê Đăk Hà:........................................................................................................................31. Quá trình hình thành của Công ty:........................................................................3II. BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CÀ PHÊ ĐĂK HÀ:.............................................................................................................41. Bộ máy tổ chức quản lý:..........................................................................................4

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:....................................................53. Hình thức tổ chức công tác kế toán tạo Công ty Xuất Nhập Khẩu Cà phê Đăk Hà:.................................................................................................................6 Hình thức chứng từ ghi số:.............................................................................6

I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CỦA VÂT TƯ HÀNG HÓA: ..............................91. Khái niệm:.........................................................................................................9a). Phiếu nhập kho:..............................................................................................9b). Phiếu xuất kho:.............................................................................................105. Công cụ và kết cấu của tài khoản:.................................................................13a). Nội dung của tài khoản:................................................................................13c). Hạch toán nghiệp vụ mua hàng: ..................................................................13

7. Sổ sách kế toán vật tư hàng hóa:..........................................................................19II. YẾU TỐ CÔNG CỤ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH :....................................20I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ THÔNG TIN ĐẦU RA:........................................231. Thông tin đầu vào..................................................................................................23



a). Các chứng từ:........................................................................................................232. Thông tin đầu ra:...........................................................................................23a). Các báo cáo kế toán.......................................................................................23b). Giải thích các bước trong sơ đồ khối:.........................................................24

II. THIẾT KẾ CÁC BẢNG DỮ LIỆU:....................................................................241. Bảng danh mục tài khoản:....................................................................................24

b). Giao diện bảng như sau:...............................................................................25a). Cấu trúc bảng như sau:................................................................................25b). Giao diện bảng: ...........................................................................................263. Bảng danh mục kho:......................................................................................26a). Bảng danh mục kho có cấu trúc như sau:..................................................26b). Giao diện bảng:.............................................................................................264. Bảng Danh mục vật tư:.................................................................................26a). Cấu trúc bảng:...............................................................................................276. Bảng chứng từ phát sinh:..............................................................................27a). Cấu trúc bảng:...............................................................................................27b). Giao diện bảng:.............................................................................................28

III. SƠ ĐỒ KHỐI CỦA CHƯƠNG TRÌNH: ..................................28I. THIẾT KẾ FORM NHẬP LIỆU CHỨNG TỪ PHÁT SINH:............................30

1. Thiết kế giao diện của form:.........................................................................30III. TẠO MODULE NGÀY ĐẦU CUỐI THÁNG:................................................32

1. Mục đích:.......................................................................................................332. Sơ đồ biến đổi dữ liệu:...................................................................................333. Tạo các query cân đối vật tư theo kho:........................................................334. Lên báo cáo cân đối vật tư theo kho: (rCanDoiVatTuTheoKho)...............36 Giao diện chuẩn của Report như sau:..........................................................365. Tạo form thời gian mở báo cáo cân đối vật tư theo kho: (fCanDoiVatTuTheoKho)..................................................................................36 Mục đích: Chọn thời gian và kho để lên báo cáo cân đối vật tư theo kho. 36 Giao diện form như sau:................................................................................383. Tạo các query cân đối vật tư theo tài khoản:...............................................38 Giao diện query như sau:..............................................................................39 Giao diện query như sau:..............................................................................39 Giao diện query như sau:..............................................................................39 Giao diện query như sau:..............................................................................40 Giao diện query như sau:..............................................................................40 Giao diện query như sau:..............................................................................40 Giao diện query như sau:..............................................................................412. Sơ đồ biến đổi dữ liệu:....................................................................................42 Giao diện form như sau:................................................................................472. Sơ đồ biến đổi dữ liệu: (tạo query theo dạng Crosstab Query)...................47 Giao diện query như sau:..............................................................................47 Giao diện cụ thể như sau:..............................................................................48 Giao diện Report như sau:............................................................................502. Sơ đồ biến đổi dữ liệu: (tạo query theo dạng Crosstab Query)..................522. Sơ đồ biến đổi dữ liệu :..................................................................................543. Tạo query sổ cái tài khoản vật tư:.................................................................55



XI. TẠO FORM DAO DIỆN CHÍNH:.....................................................................59KẾT LUẬN..............................................................................................................................61


bao cao thuc tap

Marketing