Slide 1

Analisis & Perencanaan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada Apotek Tujuh GedanganD. Ajeng Pramita Sari041210113064Latar BelakangApotek Tujuh Gedangan adalah salah satu badan usaha atau terminal distribusi obat perbekalan farmasi yang dikelola oleh apoteker sesuai dengan etika dan standart kefarmasian. Proses pembelian obat dilakukan dengan memesan obat kepada pemasok, tetapi belum ada pembuatan laporan pembelian. Yang mengakibatkan tidak terkontrolnya stok obat, artinya tidak dapat diketahui obat mana yang sudah habis.Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk mengambil judul Analisis & Perencanaan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada Apotek Tujuh Gedangan.Rumusan MasalahBagaimana sistem informasi pengendalian intern terhadap pembelian persediaan obat yang sedang berjalan pada Apotek Tujuh Gedangan?Bagaimana perencanaan perancangan sistem informasi pengendalian intern terhadap pembelian obat pada Apotek Tujuh Gedangan yang dapat digunakan untuk mengelola data-data transaksi dengan baik?Bagaimana implementasi sistem informasi akuntansi penjualan terkomputerisasi yang akan diterapkan pada Apotek Tujuh Gedangan?Landasan TeoriSistem informasi akuntansi pembelian digunakan perusahaan untuk kegiatan pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.Sistem informasi akuntansi di perusahaan terdapat orang-orang yang bekerja secara khusus yang akan menjalankan tugas-tugas tertentu. Hal ini dapat diketahui sebagai fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001: 300):Fungsi GudangFungsi PembelianFungsi PenerimaanFungsi AkuntansiDokumen yang diperlukan menurut Mulyadi (2001: 303):Surat Permintaan PembelianSurat Permintaan Penawaran HargaSurat Order PembelianLaporan Penerimaan BarangSurat Perubahan Order PembelianBukti Kas Keluar4LanjutanSistem informasi akuntansi pembelian dalam suatu entitas bisnis perlu dilengkapi dengan unsur pengendalian internal agar dapat mencapai tujuan dengan baik dan mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam melakukan aktifitas pada suatu perusahaan. Unsur pengendalian internal dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (hutang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (hutang dan persediaan).Metodologi PenelitianObjek Penelitian yang diambil adalah badan usaha dagang yang bergerak dibidang farmasi yaitu Apotek Tujuh Gedangan, yang berada di Jalan Raya Gedangan No. 49, Sidoarjo.Metode pengumpulan data yang digunakan adalah :WawancaraObservasiStudi pustakaStruktur Organisasi Apotek Tujuh Gedangan Pemilik ApotekApotekerBag. GudangBag. KeuanganBag. GudangAsisten ApotekerJuru ResepFlowchart yang BerjalanKet:APA : Apoteker Pengelola ApotekRPK : Retur Pembelian obat KadaluwarsaPSA : Pemilik Sarana ApotekLPH : Laporan Pembelian HarianKSO : Kartu Stok ObatSPO : Surat Pesanan ObatDOK : Daftar Obat KadaluwarsaLPB : Laporan Pembelian Bulanan

: 8Analisis SistemPerencanaan PembelianPerencanaan pembelian di Apotek Tujuh Gedangan dilakukan sesuai dengan kebutuhan barang. Bagian gudang memeriksa stok obat minim berdasarkan Kartu Stok Obat (KSO), dan membuat Surat Pesanan Obat (SPO) sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada bagian pembelian dan rangkap 2 dijadikan arsipPelaksanaan PembelianPelaksanaan pembelian di Apotek Tujuh Gedangan dilakukan dengan prosedur yaitu bagian pembelian menerima SPO dari bagian gudang, lalu memberikannya ke pemasok, lalu pemasok menerima SPO lalu membuat dan memberikan faktur/ nota pembelian beserta obat-obat yang dipesan kepada bagian pembelian.Pelaksanaan pembelian pada hari kerja (Senin-Jumat) kecuali hari libur. Pada Apotek Tujuh Gedangan pembelian dilakukan oleh dua orang karyawan yang secara bergantian.LanjutanPemantauan Hasil PembelianBarang yang telah dipesan oleh karyawan akan diantar oleh distributor. Pihak gudang akan menerima barang dari pihak distributor dengan melakukan pengecekan hasil pembelian sebagai berikut:Bagian gudang akan memeriksa obat yang masuk sesuai dengan SPO yang dibuat, jika valid bagian gudang akan mencatat data obat yang masuk pada kartu stok.Jika ada obat yang kadaluwarsa, maka bagian gudang akan memeriksa dan membuat daftar obat kadaluwarsa (DOK), lalu diserahkan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian menerima DOK dan membuat retur pembelian kadaluwarsa (RPK) sebanyak 2 lembar, rangkap 1 diserahkan ke pemasok yang bersangkutan dan rangkap 2 dijadikan arsip. Pemasok menerima RPK dan membuat nota RPK, lalu diberikan pada bagian pembelian. Bagian pembelian menerima nota RPK dan memberikan ke bagian gudang. Bagian gudang akan mengubah kartu stok berdasarkan nota RPK .PenyimpananApotek Tujuh Gedangan mempunyai gudang untuk menyimpan barang. Penyimpanan barang dagangan disusun secara alfabetis, dan menggunakan sistem FIFO (First In ,First Out).Flowchart yang Diusulkan

DFD

ERD System

SimpulanDari hasil penelitian dan analisis sistem akuntansi pembelian obat yang telah dilakukan pada Apotek Tujuh Gedangan dapat diambil sebagai berikut:Dengan adanya sistem informasi pembelian, maka masalah pengendalian stok obat yang ada di apotek bisa diatasi, karena segala bentuk proses transaksi dihubungkan dengan database yang saling terintegrasi.Dengan adanya sistem informasi pembelian maka penanganan obat kadaluwarsa menjadi lebih baik, salah satunya dikarenakan adanya fasilitas membuat retur pengembalian obat kadaluwarsa ke pemasok.Pengendalian intern sistem informasi akuntansi pembelian persediaan masih kurang efektif karena pada fungsi gudang masih melaksanakan tanggung jawab fungsi ganda dalam aktifitas operasionalnya.Pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi pembelian persediaan barang dagangan dilaksanakan dengan menyimpan sebagian besar arsip pembelian di gudang dan masing-masing fungsi jika membutuhkan dokumen mengenai pembelian akan melakukan pengecekan ke gudang.SaranBerdasarkan analisis dari kesimpulan diatas, maka sistem informasi akuntansi pembelian persediaan dalam melakukan pengendalian intern yang diusulkan bisa menjadi bahan pertimbangan Apotek Tujuh Gedangan adalah sebagai berikut:Pembentukan fungsi penerimaan barang dan administrasi dalam sistem pembelian persediaan barang dagangan dengan tujuan meringankan fungsi gudang dan sebagai otoritas fungsi agar terjadi praktek yang sehat.Masing-masing fungsi di apotek yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan barang dagangan memiliki arsip dokumen sebagai sistem pengendalian internal agar memberikan keefektifan dalam menjalankan operasionalnya. Sehingga tidak terjadi sentralisasi dokumen pada salah satu fungsi yang dapat mengakibatkan lemahnya otorisasi dalam fungsi tersebut agar terjadi praktek yang sehat.