bitacora
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BITACORA
Antiguamente cuando los buques careciacutean de puente de mando cubierto soliacutea guardarse en el interior de la bitaacutecora el llamado cuaderno de bitaacutecora para preservarlo de las inclemencias del tiempo Aunque el nombre se ha popularizado en los uacuteltimos antildeos a raiacutez de su utilizacioacuten en diferentes aacutembitos el cuaderno de trabajo o bitaacutecora ha sido utilizado desde siempre
Bitaacutecora del franceacutes bitacle es una especie de armario que se utiliza en la vida mariacutetima La bitaacutecora se fija a la cubierta y cerca del timoacuten ya que alliacute se instala la aguja naacuteutica que facilita la navegacioacuten
En la antiguumledad la bitaacutecora soliacutea albergar un cuaderno (el cuaderno de bitaacutecora) donde los navegantes relataban el desarrollo de sus viajes Dicho cuaderno al guardarse en la bitaacutecora era protegido de las tormentas y los avatares climaacuteticos
Con el tiempo la nocioacuten de bitaacutecora pasoacute a asociarse de manera casi exclusiva a la de cuaderno de bitaacutecora (por ejemplo ldquoEl avistaje de la isla fue narrado de forma detallada en la bitaacutecora del capitaacutenrdquo) y se extendioacute a otros aacutembitos
Una bitaacutecora es en la actualidad un cuaderno o publicacioacuten que permite llevar un registro escrito de diversas acciones Su organizacioacuten es cronoloacutegica lo que facilita la revisioacuten de los contenidos anotados Los cientiacuteficos suelen desarrollar bitaacutecoras durante sus investigaciones para explicar el proceso y compartir sus experiencias con otros especialistas
Las bitaacutecoras consiguieron una gran fama a partir del desarrollo de los weblogs o blogs que son bitaacutecoras virtuales que se publican en Internet Los blogs recopilan informacioacuten de todo tipo y pueden ser escritos por uno o maacutes autores Este tipo de bitaacutecora suele aceptar la participacioacuten de los lectores a traveacutes de comentarios y opiniones
El fotolog o flog por otra parte es un blog que se basa en la publicacioacuten de imaacutegenes y comentarios de escasa extensioacuten
BITAacuteCORA DE OBRA Joseacute Victor Meneses Campos ldquoUna herramienta para el control de los procesos constructivosrdquo AUDITORIA DE OBRA PUBLICA M EN I y ARQ RUBEacuteN AGUILAR JIMEacuteNEZ MAESTRIA EN INGENIERIA EN CONSTRUCCION
Introduccioacuten La bitaacutecora es para efecto de la ley un medio oficial y legal de comunicacioacuten ademaacutes de ser un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicios regulando y controlando la ejecucioacuten de los mismos En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en un contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad del contratista
Definicioacuten Bitaacutecora Es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos en el que deberaacuten referirse los asuntos importante que se desarrollan durante la ejecucioacuten de las obras y servicios FORMA DE BITAacuteCORA El formato de bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto se podraacuten utilizar una o varias libretas por contrato 3
La libreta de bitaacutecora 4 La libreta de bitaacutecora es el lugar donde se materializa el registro denominado bitaacutecora de obra Por el significado que tiene para bien del proceso constructivo no puede ser cualquier libreta se necesita una que tenga los atributos indispensables para cumplir debidamente su funcioacuten El costo de la libreta siempre seraacute insignificante en relacioacuten con el servicio que presta
5 Por lo expuesto las libretas deberaacuten ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estaraacuten sometidas en las oficinas de las obras De preferencia deberaacuten estar confeccionadas con papel autocopiante para evitar el uso de hojas de papel carboacuten pues con el polvo propio de la construccioacuten eacutestas acaban por no permitir copias claras
6 Ademaacutes las libretas que se utilicen habraacuten de cumplir cuando menos los siguientes requisitos - Juegos de hojas Deberaacuten contar con juegos de tres hojas foliadas cada una con el mismo folio - Foliado En cada libreta el foliado debe iniciarse con el folio 01
7 - Tamantildeo Es recomendable utilizar libretas de 50 folios las de mayor nuacutemero de folios son difiacuteciles de manejar y tienden a desencuadernarse Soacutelo trataacutendose de obras menores seraacute aceptable usar libretas de 25 e incluso de 10 juegos de hojas - Copias Cada juego de hojas debe estar integrado por un original adherido firmemente a la libreta y cuando menos dos copias marcadas y desprendibles una para el contratista y la otra para la supervisioacuten Puede haber maacutes copias siacute asiacute lo requiere alguna de las partes
Apertura Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece Nuacutemero del contrato Titulo de la obra y su localizacioacuten Nombre o razoacuten social del contratista En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista Nuacutemero del proyecto o su equivalente Nuacutemero de partida presupuestal Plazo de ejecucioacuten de la obra 8
Apertura La libreta debe contar con una hoja de apertura del registro de bitaacutecora en la que habraacuten de anotarse los datos indicativos del contrato y el nombre y cargo de los teacutecnicos que seraacuten los autorizados para intervenir en ella El formato considera ademaacutes un espacio para anotar la clave de la libreta precedente en caso de tratarse de una libreta que continuacutea el registro despueacutes de haberse agotado una anterior 9
Registro de abreviaturas Se trata de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se utilizaraacuten abreviaturas con fines praacutecticos Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos 10
iquest Queacute se asienta en la bitaacutecora Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra 11
- Modificaciones del programa de obra - Estado del tiempo que influya en la obra - Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa -Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o lo accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles - Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones 12
- En su caso inicio de cada una de las fases de la obra - Ordenes de correccioacuten de defectos de obra - Equipo descompuesto o inapropiado - Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra - Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo Accidentes presentados en la obra si es el caso Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales 13
Observaciones sobre el incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra etc 14
Comentarios importantes - Todas las notas sin excepcioacuten alguna deberaacuten seriarse consecutivamente y bajo ninguna circunstancia deberaacute alterarse este orden - Todas las notas sin excepcioacuten alguna deberaacuten estar fechadas en el diacutea en que se efectuoacute la anotacioacuten - Las anotaciones deberaacuten efectuarse a mano con letra de molde legible y tinta indeleble bajo ninguna circunstancia se haraacuten con tinta susceptible de borrarse 15
- Cuando se cometa un error de redaccioacuten de ortografiacutea o de interpretacioacuten la nota deberaacute anularse con una leyenda que diga ldquoesta nota se anula por tener errorrdquo - Una nota con tachaduras o enmendaduras automaacuteticamente es legalmente nula con todas las consecuencias teacutecnicas y legales que puede acarrear el hecho - No estaacute permitido sobreponer ni antildeadir nada a las notas de bitaacutecora ni entre renglones ni en los maacutergenes si fuese necesario se abre otra nota haciendo referencia a la de origen 16
- Solo estaacuten facultados para hacer asentamiento y firmar las notas de bitaacutecora los residentes de obra por parte de la supervisora y constructora acreditados en el acto de apertura de la misma o en su defecto los que hubieren sido acreditados posteriormente mediante la nota correspondiente en sustitucioacuten o suplencia plenamente justificada 17
- Todas las instrucciones emitidas por diversas autoridades mediante oficio verbalmente viacutea telefoacutenica u otras con relacioacuten a las obras en cuestioacuten deberaacuten validarse mediante las notas de bitaacutecora correspondientes en las que se haga referencia a la procedencia de la instruccioacuten recibida fecha por que medio nombre y cargo de quien emite la instruccioacuten 18
- La bitaacutecora estaraacute disponible para ambas partes en diacuteas y horas haacutebiles es completamente improcedente que alguna de las partes guarde bajo llave la bitaacutecora o que impida el acceso a la misma es incorrecto sacar la bitaacutecora de la obra salvo en casos de fuerza mayor plenamente justificados y acordados por las partes 19
- Las notas de bitaacutecora invariablemente deberaacuten ser firmadas por ambas partes la que asienta la nota y el acuse de enterado de la contraparte si una nota requiere de contestacioacuten o aclaracioacuten eacutesta deberaacute hacerse en un teacutermino de 48 horas como maacuteximo de no hacerlo asiacute se tendraacute por consentida y no se aceptaraacute reacuteplica o argumentacioacuten de desconocimiento de la misma esto sin menoscabo de las consecuencias de diversa iacutendole que se deriven de esta omisioacuten 20
Cierre de bitaacutecora El cierra de bitaacutecora seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Se deberaacuten anular las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y esta por conducto de la supervisioacuten se anexa al expediente del contrato Tambieacuten se transferir el registro de bitaacutecora de una libreta agotada a otra nueva proporcionando asiacute continuidad al escribirse en esta libreta la clave de la que sigue 21
Recomendaciones Es conveniente escribir previamente en lugar aparte las notas que se va a asentar asiacute como revisar la redaccioacuten para asegurarse de que se estaacute diciendo lo que se pretende Incluso conviene consultar con un compantildeero para ver si entiende lo mismo que se quiere expresar Si fuese necesario se consultaraacute al superior jeraacuterquico antes de efectuar el asiento tambieacuten conviene decir que debe cuidarse la ortografiacutea 22
Referencias GUIacuteA PARA EL USO DE LA BITAacuteCORA DE OBRA O SERVICIO Formatos de notas de biacutetaacutecora - httpwwwimcyccomrevista2000julio2000bitacora6htm Marco Normativo Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM) Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM) 23
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de
eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las
previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
middot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)
middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
L os m ejores r esultados p ara b itacora d e o bra p ublica
2 3 L as p rimeras h ojas i ncluiraacuten u na g uiacutea d e u so d e l a b
itaacutecora d e o bra l a c ual I r a l t exto raquo
e stablecidos e n e l a rtiacuteculo 7 8 d el R eglamento d e l a L ey d e O
bras P uacuteblicas y I r a l t exto raquo
M aacutes r esultados raquo
Guiacutea de Bitaacutecora
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
7 - Tamantildeo Es recomendable utilizar libretas de 50 folios las de mayor nuacutemero de folios son difiacuteciles de manejar y tienden a desencuadernarse Soacutelo trataacutendose de obras menores seraacute aceptable usar libretas de 25 e incluso de 10 juegos de hojas - Copias Cada juego de hojas debe estar integrado por un original adherido firmemente a la libreta y cuando menos dos copias marcadas y desprendibles una para el contratista y la otra para la supervisioacuten Puede haber maacutes copias siacute asiacute lo requiere alguna de las partes
Apertura Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece Nuacutemero del contrato Titulo de la obra y su localizacioacuten Nombre o razoacuten social del contratista En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista Nuacutemero del proyecto o su equivalente Nuacutemero de partida presupuestal Plazo de ejecucioacuten de la obra 8
Apertura La libreta debe contar con una hoja de apertura del registro de bitaacutecora en la que habraacuten de anotarse los datos indicativos del contrato y el nombre y cargo de los teacutecnicos que seraacuten los autorizados para intervenir en ella El formato considera ademaacutes un espacio para anotar la clave de la libreta precedente en caso de tratarse de una libreta que continuacutea el registro despueacutes de haberse agotado una anterior 9
Registro de abreviaturas Se trata de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se utilizaraacuten abreviaturas con fines praacutecticos Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos 10
iquest Queacute se asienta en la bitaacutecora Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra 11
- Modificaciones del programa de obra - Estado del tiempo que influya en la obra - Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa -Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o lo accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles - Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones 12
- En su caso inicio de cada una de las fases de la obra - Ordenes de correccioacuten de defectos de obra - Equipo descompuesto o inapropiado - Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra - Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo Accidentes presentados en la obra si es el caso Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales 13
Observaciones sobre el incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra etc 14
Comentarios importantes - Todas las notas sin excepcioacuten alguna deberaacuten seriarse consecutivamente y bajo ninguna circunstancia deberaacute alterarse este orden - Todas las notas sin excepcioacuten alguna deberaacuten estar fechadas en el diacutea en que se efectuoacute la anotacioacuten - Las anotaciones deberaacuten efectuarse a mano con letra de molde legible y tinta indeleble bajo ninguna circunstancia se haraacuten con tinta susceptible de borrarse 15
- Cuando se cometa un error de redaccioacuten de ortografiacutea o de interpretacioacuten la nota deberaacute anularse con una leyenda que diga ldquoesta nota se anula por tener errorrdquo - Una nota con tachaduras o enmendaduras automaacuteticamente es legalmente nula con todas las consecuencias teacutecnicas y legales que puede acarrear el hecho - No estaacute permitido sobreponer ni antildeadir nada a las notas de bitaacutecora ni entre renglones ni en los maacutergenes si fuese necesario se abre otra nota haciendo referencia a la de origen 16
- Solo estaacuten facultados para hacer asentamiento y firmar las notas de bitaacutecora los residentes de obra por parte de la supervisora y constructora acreditados en el acto de apertura de la misma o en su defecto los que hubieren sido acreditados posteriormente mediante la nota correspondiente en sustitucioacuten o suplencia plenamente justificada 17
- Todas las instrucciones emitidas por diversas autoridades mediante oficio verbalmente viacutea telefoacutenica u otras con relacioacuten a las obras en cuestioacuten deberaacuten validarse mediante las notas de bitaacutecora correspondientes en las que se haga referencia a la procedencia de la instruccioacuten recibida fecha por que medio nombre y cargo de quien emite la instruccioacuten 18
- La bitaacutecora estaraacute disponible para ambas partes en diacuteas y horas haacutebiles es completamente improcedente que alguna de las partes guarde bajo llave la bitaacutecora o que impida el acceso a la misma es incorrecto sacar la bitaacutecora de la obra salvo en casos de fuerza mayor plenamente justificados y acordados por las partes 19
- Las notas de bitaacutecora invariablemente deberaacuten ser firmadas por ambas partes la que asienta la nota y el acuse de enterado de la contraparte si una nota requiere de contestacioacuten o aclaracioacuten eacutesta deberaacute hacerse en un teacutermino de 48 horas como maacuteximo de no hacerlo asiacute se tendraacute por consentida y no se aceptaraacute reacuteplica o argumentacioacuten de desconocimiento de la misma esto sin menoscabo de las consecuencias de diversa iacutendole que se deriven de esta omisioacuten 20
Cierre de bitaacutecora El cierra de bitaacutecora seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Se deberaacuten anular las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y esta por conducto de la supervisioacuten se anexa al expediente del contrato Tambieacuten se transferir el registro de bitaacutecora de una libreta agotada a otra nueva proporcionando asiacute continuidad al escribirse en esta libreta la clave de la que sigue 21
Recomendaciones Es conveniente escribir previamente en lugar aparte las notas que se va a asentar asiacute como revisar la redaccioacuten para asegurarse de que se estaacute diciendo lo que se pretende Incluso conviene consultar con un compantildeero para ver si entiende lo mismo que se quiere expresar Si fuese necesario se consultaraacute al superior jeraacuterquico antes de efectuar el asiento tambieacuten conviene decir que debe cuidarse la ortografiacutea 22
Referencias GUIacuteA PARA EL USO DE LA BITAacuteCORA DE OBRA O SERVICIO Formatos de notas de biacutetaacutecora - httpwwwimcyccomrevista2000julio2000bitacora6htm Marco Normativo Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM) Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM) 23
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de
eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las
previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
middot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)
middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
L os m ejores r esultados p ara b itacora d e o bra p ublica
2 3 L as p rimeras h ojas i ncluiraacuten u na g uiacutea d e u so d e l a b
itaacutecora d e o bra l a c ual I r a l t exto raquo
e stablecidos e n e l a rtiacuteculo 7 8 d el R eglamento d e l a L ey d e O
bras P uacuteblicas y I r a l t exto raquo
M aacutes r esultados raquo
Guiacutea de Bitaacutecora
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
Cierre de bitaacutecora El cierra de bitaacutecora seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Se deberaacuten anular las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y esta por conducto de la supervisioacuten se anexa al expediente del contrato Tambieacuten se transferir el registro de bitaacutecora de una libreta agotada a otra nueva proporcionando asiacute continuidad al escribirse en esta libreta la clave de la que sigue 21
Recomendaciones Es conveniente escribir previamente en lugar aparte las notas que se va a asentar asiacute como revisar la redaccioacuten para asegurarse de que se estaacute diciendo lo que se pretende Incluso conviene consultar con un compantildeero para ver si entiende lo mismo que se quiere expresar Si fuese necesario se consultaraacute al superior jeraacuterquico antes de efectuar el asiento tambieacuten conviene decir que debe cuidarse la ortografiacutea 22
Referencias GUIacuteA PARA EL USO DE LA BITAacuteCORA DE OBRA O SERVICIO Formatos de notas de biacutetaacutecora - httpwwwimcyccomrevista2000julio2000bitacora6htm Marco Normativo Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM) Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM) 23
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de
eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las
previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
middot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)
middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
L os m ejores r esultados p ara b itacora d e o bra p ublica
2 3 L as p rimeras h ojas i ncluiraacuten u na g uiacutea d e u so d e l a b
itaacutecora d e o bra l a c ual I r a l t exto raquo
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bras P uacuteblicas y I r a l t exto raquo
M aacutes r esultados raquo
Guiacutea de Bitaacutecora
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las
previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
middot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)
middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
L os m ejores r esultados p ara b itacora d e o bra p ublica
2 3 L as p rimeras h ojas i ncluiraacuten u na g uiacutea d e u so d e l a b
itaacutecora d e o bra l a c ual I r a l t exto raquo
e stablecidos e n e l a rtiacuteculo 7 8 d el R eglamento d e l a L ey d e O
bras P uacuteblicas y I r a l t exto raquo
M aacutes r esultados raquo
Guiacutea de Bitaacutecora
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las
previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
middot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)
middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
L os m ejores r esultados p ara b itacora d e o bra p ublica
2 3 L as p rimeras h ojas i ncluiraacuten u na g uiacutea d e u so d e l a b
itaacutecora d e o bra l a c ual I r a l t exto raquo
e stablecidos e n e l a rtiacuteculo 7 8 d el R eglamento d e l a L ey d e O
bras P uacuteblicas y I r a l t exto raquo
M aacutes r esultados raquo
Guiacutea de Bitaacutecora
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
middot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)
middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
L os m ejores r esultados p ara b itacora d e o bra p ublica
2 3 L as p rimeras h ojas i ncluiraacuten u na g uiacutea d e u so d e l a b
itaacutecora d e o bra l a c ual I r a l t exto raquo
e stablecidos e n e l a rtiacuteculo 7 8 d el R eglamento d e l a L ey d e O
bras P uacuteblicas y I r a l t exto raquo
M aacutes r esultados raquo
Guiacutea de Bitaacutecora
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
middot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)
middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
L os m ejores r esultados p ara b itacora d e o bra p ublica
2 3 L as p rimeras h ojas i ncluiraacuten u na g uiacutea d e u so d e l a b
itaacutecora d e o bra l a c ual I r a l t exto raquo
e stablecidos e n e l a rtiacuteculo 7 8 d el R eglamento d e l a L ey d e O
bras P uacuteblicas y I r a l t exto raquo
M aacutes r esultados raquo
Guiacutea de Bitaacutecora
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
middot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)
middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
L os m ejores r esultados p ara b itacora d e o bra p ublica
2 3 L as p rimeras h ojas i ncluiraacuten u na g uiacutea d e u so d e l a b
itaacutecora d e o bra l a c ual I r a l t exto raquo
e stablecidos e n e l a rtiacuteculo 7 8 d el R eglamento d e l a L ey d e O
bras P uacuteblicas y I r a l t exto raquo
M aacutes r esultados raquo
Guiacutea de Bitaacutecora
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
middot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)
middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
L os m ejores r esultados p ara b itacora d e o bra p ublica
2 3 L as p rimeras h ojas i ncluiraacuten u na g uiacutea d e u so d e l a b
itaacutecora d e o bra l a c ual I r a l t exto raquo
e stablecidos e n e l a rtiacuteculo 7 8 d el R eglamento d e l a L ey d e O
bras P uacuteblicas y I r a l t exto raquo
M aacutes r esultados raquo
Guiacutea de Bitaacutecora
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
IacuteNDICE
1 Generalidades2 De la forma de la bitaacutecora3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura32 Numeracioacuten y fechado de notas33 Redaccioacuten y escritura34 Errores35 Tachaduras y enmendaduras36 Sobreposiciones37 Inutilizacioacuten de espacios sobrantes38 Retiro de copias39 Validaciones310 Frecuencia y cantidad de notas311 Compromiso de uso 3111 Anotaciones de la supervisioacuten 3112 Anotaciones del contratista o su representante 3113 Recomendaciones especiales312 Custodia 3121 Durante la ejecucioacuten de la obra 3122 En suspensiones de la obra por causas diversas 3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva313 Cierre de bitaacutecora
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora 41 Disponibilidad 42 Firmas 43 Inviolabilidad 44 Actividades perioacutedicas
5 Archivo de bitaacutecora6 Bitaacutecora de servicios7 Marco normativo
1 Generalidades
La bitaacutecora es un instrumento teacutecnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccioacuten o de prestacioacuten de servicio controlando el ejercicio de los mismos En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
relevantes que se presenten considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos asiacute como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista
La bitaacutecora para los efectos de la ley artiacuteculo 46deg es el medio oficial y legal de comunicacioacuten entre las partes que firman el contrato y estaraacute vigente durante el desarrollo de los trabajos Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios por lo que la residencia y la supervisioacuten deberaacuten prever que los oacuterganos internos de control vigilaraacuten el uso y seguimiento de la misma
Por lo anterior es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisioacuten en su elaboracioacuten para asentar oportuna sistemaacutetica y detalladamente los acontecimientos relevantes lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado asiacute como los incidentes que lo interrumpen o modifican Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados que permitan descubrir cualquier situacioacuten pasada
2 De la forma de la bitaacutecora
El formato de la bitaacutecora se ajustaraacute a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberaacute cumplir como miacutenimo con lo siguiente
21 Utilizar una bitaacutecora por cada contrato
22 La bitaacutecora de la Obra consistiraacute en una o maacutes libretas de pastas duras y resistentes En la pasta principal apareceraacute el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos seguacuten sea el caso el nuacutemero del Contrato la Descripcioacuten de la Obra y la identificacioacuten Bitaacutecora de Obra y un Rengloacuten para el nuacutemero de libreta
23 Las primeras hojas incluiraacuten una guiacutea de uso de la bitaacutecora de obra la cual no iraacute foliada
24 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisioacuten en su caso
25 Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nuacutemeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaraacute el nuacutemero del Contrato de que se trata
26 Las hojas de copias deben ser desprendibles no asiacute las originales que permaneceraacuten fijas en la libreta de la Bitaacutecora La primera copia desprendible deberaacute ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor en su caso
27 El primer folio de la primera libreta deberaacute iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacioacuten del uso de la bitaacutecora
27 El contenido de cada nota debe precisar nuacutemero clasificacioacuten fecha descripcioacuten del asunto ubicacioacuten
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
causa solucioacuten prevencioacuten consecuencia econoacutemica responsabilidad si la hubiere y fecha de atencioacuten asiacute como la referencia en su caso a la nota que se contesta
3 Reglas generales para el uso de la bitaacutecora
La residencia de obra y la supervisioacuten asiacute como el contratista deberaacuten observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitaacutecora
31 Apertura
Su apertura se haraacute previamente al comienzo de los trabajos y deberaacute iniciar con una nota especial (nota de apertura) relacionando como miacutenimo lo siguiente fecha de apertura datos generales de las partes involucradas nombre y firma del personal autorizado domicilios y teleacutefonos datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caracteriacutesticas del sitio donde se desarrollaraacuten asiacute como la inscripcioacuten de los documentos que identifiquen oficialmente al personal teacutecnico que estaraacute facultado como representante de la contratante y del contratista para la utilizacioacuten de la bitaacutecora indicando a quien o a quienes se delega esa facultad
Para los datos particulares del contrato en la nota de apertura se deberaacute de anotar como miacutenimo lo siguiente
Nombre de la dependencia que supervisaraacute la obra indicando la direccioacuten del proyecto activo o la regioacuten a la que pertenece
Nuacutemero del contrato
Titulo de la obra y su localizacioacuten
Nombre o razoacuten social del contratista
En el caso de supervisioacuten por terceros anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisioacuten
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del residente o supervisor
Nombre firma direccioacuten y teleacutefono del superintendente de construccioacuten del contratista
Nuacutemero del proyecto o su equivalente
Nuacutemero de partida presupuestal
Importe del contrato
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
Plazo de ejecucioacuten de la obra
Fecha de iniciacioacuten programada
Fecha de terminacioacuten programada
Valor y fecha programada de los anticipos
32 Numeracioacuten y fechado de notas
Todas las notas deberaacuten numerarse en forma seriada y fecharse (en el diacutea en el que se efectuacutee el asiento) consecutivamente respetando sin excepcioacuten el orden establecido cerraacutendolas con nombre y firmas del residente yo supervisor y del superintendente de construccioacuten del contratista
33 Redaccioacuten y escritura
Las notas o asientos deberaacuten efectuarse claramente con tinta indeleble preferentemente de tinta negra letra de molde legible sin abreviaturas y utilizando papel carboacuten o autorreproducible para las copias
34 Errores
Cuando se cometa alguacuten error de escritura de intencioacuten o redaccioacuten la nota deberaacute anularse por quien la emita abriendo de inmediato otra nota con el nuacutemero consecutivo que le corresponda y con la descripcioacuten correcta
35 Tachaduras y enmendaduras
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras seraacute nula
36 Sobreposiciones
No se deberaacute sobreponer ni antildeadir texto alguno a las notas de bitaacutecora ni entre renglones maacutergenes o cualquier otro sitio de requerirse se deberaacute abrir otra nota haciendo referencia a la de origen
37 Inutilizacioacuten de espacios
Se deberaacuten cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas
38 Retiro de copias
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitaacutecora llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes los interesados podraacuten retirar sus respectivas copias
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
39 Validaciones
Se podraacuten validar oficios minutas memoranda circulares y cualquier otro documento refirieacutendose en notas de bitaacutecora el contenido de los mismos o bien anexando copias
310 Frecuencia y cantidad de notas
Estas se definen por cada caso en particular por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato
311 Compromiso de uso
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad Asimismo deberaacute utilizarse la bitaacutecora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestioacuten
3111 Anotaciones de la supervisioacuten
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra sobre los precios unitarios establecidos en el contrato o la recepcioacuten satisfactoria de la obra
A continuacioacuten se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitaacutecora en forma enunciativa mas no limitativa
b) Relativas a los documentos de la obra
sect Constancia de entrega al contratista de los planos instrucciones o especificaciones de la obra
sect Instrucciones de los trabajos adicionales yo extraordinarios solicitaacutendole el programa
sect Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra
c) Relativas al plazo y programa de la obra
middot Modificaciones del programa de obra
middot Estado del tiempo que influya en la obra
middot Avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa
middot Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
middot Cuando se efectuacuteen cambios en especificaciones de ingenieriacutea y alcances
middot Cuando el inmueble en que deberaacute ejecutarse la obra o la informacioacuten o los accesos necesarios para realizar el trabajo no esteacuten disponibles
middot Atraso en la contestacioacuten de aclaraciones
middot Atraso con respecto a la entrega de ingenieriacutea yo especificaciones
middot Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX
d) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
sect En su caso inicio de cada una de las fases de la obra
sect Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones perioacutedicas asiacute como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones
sect En caso de no cumplir con el programa establecido equipos de proceso proporcionados por el contratista fecha de llegada instalacioacuten interconexioacuten y pruebas
sect Materiales y equipos proporcionados por PEMEX su fecha de llegada asiacute como su estado comparado con lo sentildealado en el contrato
sect Oacuterdenes de correccioacuten por defectos de obra
sect Equipo descompuesto o inapropiado
sect Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra
sect Condiciones de inseguridad dantildeos al medio ambiente falta de higiene en alguna(s) aacuterea(s) de trabajo
sect Accidentes presentados en la obra
sect Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades criacuteticas enunciando razones yo motivos asiacute como su terminacioacuten
sect Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal equipo materiales herramientas almacenamientos inadecuados y fallas de calidad
sect Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
aplicaraacuten de acuerdo al contrato
sect Registro de visitas a la obra enunciando el motivo de su visita
sect Constancia de la fecha de recepcioacuten de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisioacuten
sect Oacuterdenes de suspensioacuten de la obra si es el caso indicando la causa y oacuterdenes de reiniciacioacuten de la misma
sect Constancia de devolucioacuten de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX producto de modificaciones y cancelaciones
sect Cambio de supervisor de PEMEX
sect Cambio de representante del contratista
sect Fecha de la puesta en operacioacuten y fecha del acta de recepcioacuten de la obra
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
middot Avisos de incumplimiento de oacuterdenes dadas al contratista
middot Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante
middot Cancelacioacuten o cambio de oacuterdenes o instrucciones
3112 Anotaciones del contratista o su representante
Observaciones en relacioacuten a las oacuterdenes que haya recibido del supervisor inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucioacuten de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacioacuten
a) Relativas a los documentos de la obra
middot Solicitudes de informacioacuten faltante licencias permisos liberacioacuten de bancos o tramos estudios de factibilidad planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato
middot Acuse de recibo de planos especificaciones y croquis de la obra
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
b) Relativas al plazo y programa de la obra
sect Acuse de recibo de oacuterdenes relativas al programa de obra o modificaciones al mismo
sect Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacioacuten de plazo yo modificaciones del programa de obra
sect Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisioacuten sobre demoras y falta de cumplimiento del programa
c) Relativas a la ejecucioacuten de la obra
middot Acuse de recibo u observaciones de oacuterdenes de la supervisioacuten relativas a correccioacuten de defectos procedimientos de construccioacuten y suministro de personal equipo y materiales
middot Constancias de mal tiempo falta de materiales y equipo que debiacutea entregar PEMEX si es el caso paros obligados y otras circunstancias que a juicio del representante del contratista se aparten de lo previsto en el contrato
middot Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto
3113 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitaacutecora
Los cambios del proyecto con sus trabajos adicionales yo extraordinarios cambio de supervisor notificaciones de retraso en los trabajos con aplicacioacuten de sanciones suspensiones reiniciaciones terminaciones anticipadas y rescisioacuten
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato
c) Cuando aplique llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artiacuteculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
312 Custodia
Seraacute responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra y
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
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- Especificaciones Teacutecnicas
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- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
3121 Durante la ejecucioacuten de la obra
Desde la fecha de iniciacioacuten la bitaacutecora deberaacute estar permanentemente en la obra a la disposicioacuten del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas asiacute como para revisioacuten de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados
3122 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensioacuten de la obra por afectaciones cierre de accesos yo secuestros de instalaciones equipo o maquinaria el supervisor de la obra deberaacute considerar la situacioacuten para determinar si recoge la bitaacutecora en cuyo caso se llevaraacute a las oficinas de la residencia para que una vez resueltas las situaciones descritas se regrese a la obra
3123 Al teacutermino de la obra o por suspensioacuten definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva la bitaacutecora seraacute entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original para su custodia
313 Cierre de bitaacutecora
Seraacute con una uacuteltima nota especial en la que se daraacute por finiquitada la relacioacuten teacutecnica de campo Despueacutes se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes inutilizaacutendolas sin arrancarlas de la libreta y eacutesta por conducto de la supervisioacuten se anexa al finiquito de la obra
4 Reglas de aplicacioacuten de la bitaacutecora
Para cada uno de los tomos de la bitaacutecora se deberaacute reglamentar y validar el uso de este instrumento precisando como miacutenimo los siguientes aspectos los cuales deberaacuten asentarse inmediatamente despueacutes de la nota de apertura
41 Disponibilidad
Horario en que se podraacuten asentar notas el que deberaacute coincidir con las jornadas de trabajo de campo
42 Firmas
Las notas de la bitaacutecora deberaacuten ser firmadas por ambas partes Previendo que alguna de las dos partes no firme se estableceraacute en la apertura de la bitaacutecora un plazo maacuteximo para la firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
Establecer plazo maacuteximo para firma de los interesados acordando en caso del vencimiento del plazo la aceptacioacuten del asunto en cuestioacuten
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
43 Inviolabilidad
Se deberaacute enfatizar la prohibicioacuten de modificar cualquiera de las notas ya firmadas asiacute sea por el responsable de la anotacioacuten original y
44 Actividades perioacutedicas
Es recomendable regular en las actividades de caraacutecter teacutecnico administrativo lo relativo a la autorizacioacuten y revisioacuten de estimaciones nuacutemeros generadores obra extraordinaria asiacute como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse
En este sentido en la apertura de la bitaacutecora de cada contrato se deberaacute establecer cual seraacute la documentacioacuten soporte de las estimaciones asiacute como la indicacioacuten de que si alguno de los documentos que deben acompantildear a alguna estimacioacuten ha sido previamente entregado por el contratista seraacute suficiente con hacer referencia a eacutel en la propia estimacioacuten sin que exista la obligacioacuten de volver a entregarlo
5 Archivo de bitaacutecora
Durante tres antildeos posteriores a la recepcioacuten de la obra la bitaacutecora se conservaraacute en caja numerada de faacutecil localizacioacuten en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisioacuten de la obra
6 Bitaacutecora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios se debe abrir una bitaacutecora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacioacuten estipuladas en este instructivo
7 Marco Normativo
middot Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanosmiddot Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM)middot Reglamento de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)middot Poliacuteticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas para Petroacuteleos Mexicanos Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
BITACORA ELECTROacuteNICA DE OBRA PUacuteBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informaacutetica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Puacuteblicas en su supervisioacuten vigilancia control y revisioacuten permitiendo a las personas autorizadas llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente faacutecil moderna completa veraz ordenada e inmediata
Alcances
El desarrollo de la bitaacutecora electroacutenica de obra se adecuaraacute a los requisitos de la Ley de Obras Puacuteblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento a fin de sustituir a la bitaacutecora de obra fiacutesica tradicional en las obras que se realicen en Petroacuteleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios
Para su desarrollo se deberaacute de realizar el disentildeo del sistema desarrollo del prototipo pruebas del prototipo construccioacuten pruebas e implantacioacuten y documentacioacuten del sistema incluyendo el desarrollo e implementacioacuten de la firma electroacutenica en el sistema obteniendo un sistema uacutenico para todo Petroacuteleos Mexicanos
PortadaCada bitaacutecora electroacutenica deberaacute de tener una portada donde apareceraacute el nombre de la empresa ldquoPetroacuteleos Mexicanosrdquo el del Organismo Subsidiario y el del aacuterea responsable de la ejecucioacuten de los trabajos nuacutemero de contrato descripcioacuten de la obra nombre de la contratista y la identificacioacuten ldquoBitaacutecora de Obrardquo
NotasPara las notas se propone cumplan con las siguientes caracteriacutesticas
El encabezado de cada hoja deberaacute de contener el nuacutemero de contrato y nuacutemero de folio
Cada nota contendraacute nuacutemero descripcioacuten del asunto y si es el caso la referencia a otra(s) nota(s)
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
Las notas podraacuten guardarse en forma preliminar y seraacute hasta que se firmen electroacutenicamente cuando se agregue a la bitaacutecora asignaacutendole el nuacutemero de nota y fecha que seraacute dado automaacuteticamente
No se podraacute modificar una nota una vez firmada por una de las partes
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase tema procedimiento si requiere respuesta etc) a fin de facilitar el seguimiento y consulta
Que el usuario pueda adicionar maacutes datos al catalogo de clasificacioacuten de notas
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores
Revisioacuten de ortografiacutea y de gramaacutetica
Adjuntar archivos de cualquier tipo Power Point Word Acrobat JPG etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacioacuten
Enviacuteo de avisos por correo en los siguientes casos
De las notas del diacutea con la opcioacuten de que sea al final de la jornada en determinado tiempo o fecha
Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte
Incluir notas guiacuteas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitaacutecora asiacute como incluir notas guiacuteas con base en la experiencia con la finalidad de que apoyen a la supervisioacuten en el llenado de las mismas y evitar alguna omisioacuten de datos
Las notas guiacuteas deberaacuten de cumplir con las caracteriacutesticas anteriores ademaacutes de lo siguiente
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o alguacuten requisito debe de cumplir
Cuando sea el caso ligar a los procedimientos administrativos para la obra puacuteblica yo a la normatividad
Seccioacuten para hacer anotaciones libres
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota con base al plazo establecido en la validacioacuten del instrumento
Relacioacuten de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una seccioacuten de recordatorios donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios dealguacuten pendiente para determinada fecha
Reportes
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
Los reportes se visualizaraacuten en pantalla con opcioacuten de imprimirse se proponen los siguientes
Bitaacutecora completa
Notas
Por rango de fechas
Por tipo de clasificacioacuten
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse
Sin autorizacioacuten
Firma electroacutenicaEste instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitaacutecora tradicional con la bitaacutecora electroacutenica el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica
SeguridadAcceso al sistema en dos niveles de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitaacutecora (Residente Supervisor Superintendente de construccioacuten) estos uacuteltimos independientemente a la firma electroacutenica que deberaacuten de tener para dar autenticidad al contenido
El usuario de consulta podraacute acceder a varias bitaacutecoras dependiendo del aacutembito de su competencia
Validar el acceso al sistema seguacuten los horarios establecidos en la nota de validacioacuten de este instrumento (bitaacutecora)
Deberaacute de contar con un moacutedulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet se deberaacute de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex
DisponibilidadAdemaacutes de que el sistema se instale en un servidor central este deberaacute de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior con la opcioacuten de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa viacutea Internet intranet conexioacuten telefoacutenica etc
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema caiacutedas de comunicaciones base de datos servidor de aplicaciones etc
Para el caso de las bitaacutecoras en una computadora local considerar los esquemas de respaldo de la informacioacuten (disco compacto disco externo etc) asiacute como la sincronizacioacuten con el servidor central
DocumentacioacutenLa documentacioacuten deberaacute estar formada por tres manuales (manual del usuario manual teacutecnico del sistema y manual de administracioacuten de la base de datos) mismos que se deberaacuten llevar a cabo a lo largo del proyecto
Especificaciones Teacutecnicas
Ambiente de ProduccioacutenA continuacioacuten se listan los requisitos software para las versiones local y servidor
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR
Sistema Operativo o Windows 2000 Server oo Windows XP Profesional con SP 2 oo Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 50 o superior Si no tiene instalado el IIS elija Inicio gt Panel de Control gt Agregar o quitar Programas gt Agregar o quitar Componentes de Windows gt Servidor de Aplicaciones gt Detalles gt Debe activar
o ASP Net o Internet Information Services (IIS)o En la opcioacuten del IIS gt Detalles gt Debe tener activado
Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
SQL Server 2000 Standard Edition Total Espacio en disco duro estimado 4GB
INSTALACIOacuteN DEL NET FRAMEWORK 11
Si el servidor no tiene instalado el NET Framework este se deberaacute instalar ejecutando el archivo DOTNETFXEXE que viene en el CD de instalacioacuten de la aplicacioacuten
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
NOTA En Windows 2003 el NET Framework ya esta instalado No seraacute necesario realizar este paso
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE
Internet Explorer 60 o posterior El PLUGIN de FLASH El Acrobat Reader versioacuten 60 o mayor El componente segurisignocx oacute GenKeyocx dependeraacute deacuerdo a la versioacuten del
certificado emitido
Ambiente de desarrolloA) El sistema y reportes deberaacuten ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO NET y la base de datos para almacenar la informacioacuten deberaacute de ser SQL_SERVER o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las poliacuteticas institucionales que son determinadas por el aacuterea de Tecnologiacutea de Informacioacuten
B) Para el anaacutelisis recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema
C) Seguir estaacutendares de disentildeo se recomiendan las herramientas de Macromedia
D) Establecer estaacutendares de codificacioacuten donde se detalle el formato de comentarios nombres de variables archivos y objetos
E) Mantener un control de versiones de coacutedigo
F) Los equipos que usaraacuten el sistema eBitacora deberaacuten tener instalado el Internet Explorer 60 o posterior acceso a la intranet de la dependencia instalar localmente el componente ldquoocxrdquo para firma electroacutenica PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versioacuten 60 o mayor
AccesibilidadEn todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
-
- Instructivo para el Uso de la Bitaacutecora de Obra o Servicio
-
- Especificaciones Generales
-
- Objetivo
- Alcances
- Portada
- Notas
- Reportes
- Firma electroacutenica
- Seguridad
- Disponibilidad
- Documentacioacuten
-
- Especificaciones Teacutecnicas
-
- Ambiente de Produccioacuten
- Ambiente de desarrollo
- Accesibilidad
- En todos los procesos del sistema se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga maacutes con menos clics Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y faacutecil de usar
- Por lo que en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium
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