第1章 Office 2003入门知识

学习目标 在电脑中安装Office 2003 启动和退出Office 2003 使用“帮助”任务窗格和Office助手查找帮助信息 创建Office 2003桌面快捷图标并通过该图标启动软件目标任务&项目案例

使用表格制作产品库存表 制作演示文稿

制作进度表数据库 收发电子邮件

作为电脑办公必不可少的应用软件之一，Office 2003可以用来制作文档、表格和演示文稿等，也可以进行数据库管理、邮件的收发等操作，几乎涉及电脑办公的各个领域。本章主要讲解关于 Office 2003的基本知识，主要包括 Office 2003各个组件在办公中的应用，如何安装、启动和退出Office 2003，以及认识Office 2003组件的工作界面等内容。

Office 2003电脑办公应用（第 2版）

1.1 Office 2003在办公中的应用

Office 2003是Microsoft公司推出的非常经典的一个版本，由于其基于功能强大的Windows系列操作平台，并充分利用了Windows操作系统优良的性能，使得电脑办公的操作更加方便和快捷，现已成为众多办公自动化软件中的佼佼者。

Office 2003的每个组件都是一个能够独立完成某一方面工作的软件，主要包括 Word 2003、Excel 2003、PowerPoint 2003、Access 2003和Outlook 2003等。下面介绍这些常用组件在办公中的应用。1.1.1 Word 2003的应用

Word 2003是一种文字处理软件，常用于制作和编辑办公文档，在文字处理方面的功能十分强大。Word 2003在办公中的应用如下：

进行文字输入、编辑、排版和打印等，还可以制作出图文并茂的各种办公文档，并且可以在文档中插入 Flash动画等多媒体文件。

可以制作各种商业文档和表格，并能同时处理多种语言的文档。 自带备忘录、信函和传真等各种模板和向导，使用户可以方便地创建和编辑各种专业文档。

利用Word 2003可以制作的文档包括日历、请柬、名片、宣传单、个人简历、求职信、招标书、公司简介、邮件和各种传真等。如图 1-1所示为用Word 2003制作的名片。

图 1-1 使用Word 2003制作的名片1.1.2 Excel 2003的应用

Excel 2003是一种电子表格处理软件，常用于制作和编辑电子表格，在数据处理方面的功能十分强大。Excel 2003在办公中的应用如下：

可以方便地制作出用途广泛的各种商业电子表格。 可以对表格中的数据进行各种计算。 可以将数据转换为各种形式的可视性图表并显示或打印出来，方便进行数据的统计和分析等操作。

利用 Excel 2003可以制作的电子表格包括财务报表、人事统计表、销售业绩表、生产计2

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划表、办公时间安排表、生产统计表和工资表等。如图 1-2所示为使用 Excel 2003制作的产品库存表。

图 1-2 使用 Excel 2003制作的产品库存表1.1.3 PowerPoint 2003的应用

PowerPoint 2003是一种幻灯片处理软件，常用于制作和演示幻灯片，在多媒体处理方面的功能十分强大。PowerPoint 2003在办公中的应用如下：

可以创建包含文字、表格、组织结构图和图片的幻灯片。 可以创建包含影片和声音等多媒体对象的幻灯片。利用 PowerPoint 2003可以制作的幻灯片包括产品宣传、会议资料、课件、企业演示文稿

和产品简介等。如图 1-3所示为用 PowerPoint 2003制作的幻灯片。

图 1-3 使用 PowerPoint 2003制作的幻灯片1.1.4 Access 2003的应用

Access 2003是一种数据库管理软件，常用于制作和管理数据库。Access 2003在办公中的应用如下：

可以很方便地在其中进行数据的添加、修改、查询、删除和保存等操作。 可以进行输入界面的设计以及报表的生成等操作，并且支持 SQL 指令。利用Access 2003可以制作的数据库包括办公数据库、网站后台数据库、公司产品销售

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数据库和人力资源管理数据库等。如图 1-4所示为使用Access 2003制作的“进度表”数据库。

图 1-4 使用Access 2003制作的“进度表”数据库1.1.5 Outlook 2003的应用

Outlook 2003是一种信息处理软件，常用于管理个人和商务信息。Outlook 2003在办公中的应用如下：

可以管理电子邮件、约会、联系人、任务和文件等各种信息。 通过电子邮件、小组日程安排和共享文件夹等功能，可以与小组成员共享信息。 可以浏览和查找Office文件，实现与其他 Office组件共享数据的功能。Outlook 2003 最常用的功能是进行电子邮件的信息管理。如图 1-5所示为Outlook 2003

的邮件窗口。

图 1-5 Outlook 2003的邮件窗口

提示：除了上面介绍的组件外，Office 2003中还有 InfoPath、Publisher 两个组件，主要用于动态表单编辑和出版物编辑等。

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1.2 Office 2003组件的安装与应用

要想在电脑中正常运行、使用Office 2003，首先需要将其安装到电脑中，然后才可以启动该软件进行使用。下面首先介绍Office 2003软件的获取和安装方法，然后依次讲解该软件的启动和退出方法以及认识Office 2003的工作界面。1.2.1 Office 2003软件的获取作为商业软件的 Office 2003 是不能免 费 获得的，需要在软件专卖 店或网 上向

Microsoft公司购买其正版安装光盘。正版安装光盘的包装盒内附有安装说明及安装软件时需要使用的注册码等内容。1.2.2 Office 2003的安装方法

Office 2003软件的安装方法很简单，只需按照安装向导的提示逐步进行即可。【例 1-1】 安装Office 2003。（1）将 Office 2003的安装光盘放入光驱中，系统开始自动运行安装配置向导并复制

安装文件。（2）复制完成后，系统将自动启动安装向导对话框，在“产品密钥”后面的各个文

本框中将光盘包装盒上的安装序列号依次输入，单击 按钮，如图 1-6所示。（3）打开“用户信息”界面，在“用户名”文本框中输入用户名称，在“缩写”文

本框中输入用户名缩写，在“单位”文本框中输入单位名称，单击 按钮，如图 1-7所示。

图 1-6 输入安装序列号 图 1-7 “用户信息”界面

（4）打开“最终用户许可协议”界面，选中 复选框，单击按钮，如图 1-8所示。（5）在打开的“安装类型”界面中选择安装类型和安装位置。这里选中 单

选按钮，并保持默认的安装位置，然后单击 按钮，如图 1-9所示。

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图 1-8 “最终用户许可协议”界面 图 1-9 “安装类型”界面

（6）在打开的如图 1-10所示的“摘要”界面中显示了将要安装的所有信息。（7）单击 按钮，系统开始安装，并显示安装进度，如图 1-11所示。若想退出

安装程序，单击 按钮即可。

图 1-10 “摘要”界面 图 1-11 安装软件

（8）安装完成后，将打开“安装已完成”对话框。单击 按钮，完成 Office 2003的安装。1.2.3 使用Office 2003组件安装完 Office 2003 后，便可以使用 Office 2003中的各个组件了。下面将分别介绍

Office 2003组件的启动和退出方法以及工作界面等知识。1．启动Office 2003的组件Office 2003各个组件的启动方法基本上是相同的，主要有以下几种。 从“开始”菜单启动：选择“开始/所有程序/Microsoft Office”命令，在弹出的子

菜单中选择需要的组件即可，如图 1-12所示为启动 Excel 2003。 通过桌面快捷图标启动：可以通过为 Office 2003的组件创建桌面快捷图标的方式来启动相应的组件。例如，为Word 2003创建快捷图标后，直接在桌面上双击该图标即可启动Word 2003，如图 1-13所示。

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双击文档启动：启动 Office 2003组件最直接的方法是使用鼠标左键双击由组件所生成的文档，系统将启动组件并打开所选文档。

图 1-12 从“开始”菜单启动 图 1-13 双击快捷图标启动

提示：选择“开始/所有程序/Microsoft Office”命令，在弹出的子菜单中的组件上单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“发送到/桌面快捷方式”命令，可创建桌面快捷图标。2．认识Office 2003工作界面启动Office 2003组件后，即可打开其工作界面。只有在对各组件的工作界面有所了解

之后，才能更好地运用其强大的功能。Office 2003各组件的工作界面都大同小异，主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格、文档编辑区、状态栏和滚动条几部分。下面以Word 2003为例，详细介绍其工作界面，如图 1-14所示。

图 1-14 Word 2003的工作界面 标题栏：位于工作界面的顶部，主要用于显示当前正在操作的文档名称及程序的名称等信息。在其左侧有一个“窗口控制菜单”按钮 ，单击该按钮，在弹出的下拉菜单中可以对窗口进行移动、最小化、最大化及关闭等常见操作；在其右侧有 3个按钮，分别是“最小化”按钮 、“向下还原”按钮 （或“最大化”按钮 ）和“关闭”按钮 。

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标题栏菜单栏

文档编辑区

“格式”工具栏 “常用”工具栏

状态栏

任务窗格

滚动条

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菜单栏：位于标题栏的下方，其中提供了Word 2003所有的操作命令，主要包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”9个菜单项。编辑文档时，只需要单击菜单项，在弹出的下拉菜单中选择所需的命令，即可执行相应的操作。

工具栏：Word 2003将一些常用的功能命令以按钮或下拉列表框的形式集合在一起，这就是工具栏。Word 2003中常用的工具栏有“常用”、“格式”、“绘图”等，单击工具栏中的按钮或在下拉列表框中选择所需的选项可执行相应的操作。

任务窗格：主要包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“共享工作区”、“文档更新”和“信息检索”等任务窗格，单击其中的任何一个超链接或图标，即可执行相应的操作。

文档编辑区：Word 2003工作界面中的大片空白区域即为文档编辑区（有时也被称为文档窗口），是输入和编辑文档的场所。其显示大小通过“常用”工具栏中的 下拉列表框来设置。当用户启动Word 2003并新建一篇空白文档后，在文档编辑区的左上角将显示一个跳动的光标（也就是文本插入点），此时就可以在编辑区中进行文本输入和编辑等操作。

状态栏：位于工作界面的最底端，主要用于显示当前页码、文档的当前页数与总页数、光标插入点的位置和工作方式按钮等。

滚动条：在文档编辑区的右侧和下方分别显示了垂直滚动条和水平滚动条，这两种滚动条主要用于当文档过长或过宽时，通过拖动鼠标来显示其隐藏部分。

提示：在菜单栏中选择“视图/工具栏”命令，在弹出的下级菜单中可设置工具栏的显示或隐藏（工具栏名称前有 图标表示显示该工具栏）。3．退出Office 2003各组件与启动类似，退出 Office 2003各组件也有多种方

法，常用的主要有以下几种： 单击 Office 2003各组件标题栏上的“关闭”按

钮 。 在 Office 2003 各组件的工作界面中选择“文件/退出”命令，如图 1-15所示。

双击相应组件工作界面中标题栏上的控制菜单图标，如 Excel 2003中的 图标。

单击相应组件工作界面中标题栏上的控制菜单图标，在弹出的菜单中选择“关闭”命令。

在 Office 2003 各组件的工作界面中直 接 按Alt+F4组合键。

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图 1-15 选择“文件/退出”命令

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1.3 使用Office 2003的帮助系统

如果在使用Office 2003的过程中，遇到操作或概念不熟悉等问题，可以通过 Office帮助系统获取帮助。1.3.1 “ ”帮助 任务窗格启动Office 2003的某个组件（在此以 Excel 2003为例）后，在其工作界面中选择“帮

助/Microsoft Excel帮助”命令或按 F1 键，即可打开“Excel帮助”任务窗格，如图 1-16所示。其中各部分的功能分别介绍如下。

“向前”按钮 和“返回”按钮 ：单击 按钮可打开前一次操作过的信息窗口。 “搜索”文本框：在其中输入需要搜索的内容，然后单击其右侧的 按钮或按

Enter 键，在打开的窗口中将显示搜索到的相应信息。 Office Online 栏：单击其中的超链接，可在 Internet 上获取 Excel 2003的相关信息。 “请参阅”栏：单击其中的超链接，可以获取 Excel 2003的新增内容、辅助功能帮助和在线内容设置等相应信息。

图 1-16 “Excel帮助”任务窗格1.3.2 查找帮助信息在“搜索”文本框中输入关键字，单击 按钮，可快速查找帮助信息。【例 1-2】 查找帮助信息。（1）启动 Excel 2003 后，选择“帮助/Microsoft Excel帮助”命令或按 F1 键，打开

“Excel帮助”任务窗格。（2）在“搜索”文本框中输入“单元格”，然后单击 按钮，如图 1-17所示。（3）打开“搜索结果”任务窗格，在其中显示了所有与搜索内容有关的结果，如

图 1-18所示。单击某一超链接，将打开相应帮助信息窗口，如图 1-19所示。

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“向前”和“返回”按钮“搜索”文本框文

Office Online 栏文

“请参阅”栏文

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图 1-17 “Excel帮助”任务窗格 图 1-18 搜索结果 图 1-19 帮助信息窗口技巧：

在菜单栏右边的下拉列表框中输入需要搜索的信息，然后按 Enter 键，也可打开“搜索结果”任务 窗格。1.3.3 Office助手的应用

初次启动Office 2003各组件时，都会自动出现如图 1-20所示的Office助手。如果没有出现，则可通过选择各组件菜单栏中的“帮助/显示Office助手”命令来启动。如果遇到不明白的问题，单击 Office助手，在弹出的“请问您要做什么”对话框（如 图 1-21所示）中输入要查找的信息，然后单击 按钮，稍后便可显示出相关的帮助信

息，如图 1-22所示。单击某一超链接，将打开相应的帮助信息窗口。

图 1-20 Office 2003助手 图 1-21 输入要搜索的内容 图 1-22 相关帮助信息

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单击文

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1.4 上机及项目实训

1.4.1 在 Excel 2003中查找帮助信息本例将在 Excel 2003中搜索“单元格属性”的相关帮助信息。操作步骤如下：（1）选择“开始 /所有程序 /Microsoft Office/ Microsoft Office Excel 2003”命令启动

Excel 2003，在其工作界面中选择“帮助/Microsoft Excel帮助”命令，如图 1-23所示。（2）打开“Excel 帮助”任务窗格，在“搜索”文本框中输入“单元格属性”，然后

单击 按钮，如图 1-24所示。

图 1-23 选择“帮助/ Microsoft Excel帮助”命令 图 1-24 输入搜索内容

（3）在打开的“搜索结果”任务窗格中，系统将显示出所有与“单元格属性”相关的信息，在其中单击“查找有条件格式的单元格”超链接，如图 1-25所示。（4）打开如图 1-26所示的小窗口，在其中显示了“查找有条件格式的单元格”的主题信息，单击“全部显示”超链接，可以显示出全部的内容。

图 1-25 单击“查找有条件格式的单元格”超链接 图 1-26 出现帮助信息

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1.4.2 创建 PowerPoint 2003桌面快捷图标并使用Office助手下面将首先为 PowerPoint 2003 添加桌面快捷图标，并利用该图标启动 PowerPoint

2003，然后使用Office助手查找幻灯片相关信息。本练习可结合立体化教学中的视频演示进行学习（立体化教学 :\视频演示\第 1章\创建

PowerPoint 2003桌面快捷图标并使用“Office助手”.swf）。主要操作步骤如下：（1）选择“开始/所有程序/Microsoft Office”命令，在弹出的子菜单中使用鼠标右键

单击 Microsoft Office PowerPoint 2003 命令。（2）在弹出的快捷菜单中选择“发送到/桌面快捷方式”命令，创建 PowerPoint 2003

的桌面快捷图标，如图 1-27所示。（3）双击创建的桌面快捷图标，启动 PowerPoint 2003。（4）打开 Office助手，单击 图标，在弹出的对话框中输入文本“幻灯片”，单击

按钮开始搜索。（5）稍后即可显示出搜索结果，如图 1-28所示。

图 1-27 创建桌面快捷图标 图 1-28 显示搜索结果

1.5 练习与提高

（1）在自己的电脑中安装Office 2003，并将其安装位置指定为D 盘（非系统盘）。（2）分别为Word 2003、Excel 2003、PowerPoint 2003、Access 2003和Outlook 2003在

桌面上创建快捷图标。（3）从“开始”菜单中启动Word 2003，并在其中搜索“创建文档”的帮助信息。

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安装 Office 2003时，可以选择自定义安装，即安装一些常用的 Office 2003组件，从而节省磁盘空间。自定义安装的方法是：在安装的过程中，接受许可协议后，在打开的“安装类型”对话框中选择“自定义安装”方式，单击“下一步”按钮；在弹出的对话框中选择“安装选项”选项卡，在中间列表框中不需要安装的 Office 2003组件选项上单击鼠标，在弹出的菜单中选择“不可选”命令，即可不安装该组件。

自定义安装 Office 2003经 验 技 巧