caf epi · 2020. 4. 15. · caf epi [elektronski vir] : zunanja povratna informacija v skupnem...

1

REPUBLIKA SLOVENIJAMINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO

CAF EPIZUNANJA POVRATNA INFORMACIJA

V SKUPNEM OCENJEVALNEM OKVIRUZA ORGANIZACIJE V JAVNEM SEKTORJU

CAF

Maj 2011

2

Izdalo: Ministrstvo za javno upravo Republike Slovenije

Prevajanje in lektoriranje: Sektor za prevajanje pri Generalnem sekretariatu Vlade Republike Slovenije

Uredništvo in redakcija prevoda: dr. Gordana Žurga

Tisk: Littera Picta d.o.o.

Naklada: 500 izvodov

CIP - Kataložni zapis o publikacijiNarodna in univerzitetna knjižnica, Ljubljana

35:005.6(0.034.2)

CAF EPI [Elektronski vir] : zunanja povratna informacija v skupnem ocenjevalnem okviru za organizacije v javnem sektorju CAF /uredništvo Gordana Žurga ; prevajanje Sektor za prevajanje pri Generalnem sekretariatu Vlade Republike Slovenije. - El. knjiga. - Ljubljana : Ministrstvo za javno upravo, 2011

Način dostopa (URL): http://www.mju.gov.si/si/delovna_podrocja/kakovost_v_javni_upravi/skupni_ocenjevalni_okvir_caf/

ISBN 978-961-6651-13-41. Žurga, Gordana255911424

3

KazaloPredgovor ...................................................................................................................... 5

Povzetek ........................................................................................................................ 8

Del 1: Skupni ocenjevalni okvir za organizacije v javnem sektorju CAF ................ 111.1 Nastanek in rast1.2 Temeljni namen1.3 Zgradba1.4 Deset korakov do izboljšanja organizacije z modelom CAF1.5 Načela odličnosti v skupnem ocenjevalnem okviru CAF1.6 Uspešna uporaba modela CAF

Del 2: Postopek zagotavljanja zunanje povratne informacije v skupnem ocenjevalnem okviru CAF ....................................................................... 162.1 Zahteva po zunanji povratni informaciji2.2 Cilji zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI2.3 Načela postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI2.4 Trije stebri zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI: Prvi steber: Proces samoocenjevanjaDrugi steber: Proces izboljševanjaTretji steber: Zrelost organizacije po načelih celovitega obvladovanja kakovosti (TQM)

Del 3: Kako poteka zagotavljanje zunanje povratne informacije v skupnem ocenjevalnem okviru CAF ....................................................................... 223.1 Zagotavljanje zunanje povratne informacije CAF EPI na ravni države3.2 Vloga Evropskega centra za vire CAF3.3 Pogoji za uporabnike CAF, ki se želijo vključiti v postopek CAF EPI3.4 Faze v postopku CAF EPI

Del 4: Zunanji ocenjevalci v postopku CAF EPI ........................................................ 264.1 Vloge, naloge in profil4.2 Kompetence, potrebne za zagotavljanje zunanje povratne informacije v postopku CAF EPI4.3 Zahtevano usposabljanje4.4 Kodeks ravnanja zunanjih ocenjevalcev CAF EPI

Dodatki

4

Dodatki1 Vprašalniki o treh stebrih .................................................................................... 30 1.1 Vprašalnik o procesu samoocenjevanja1.2 Vprašalnik o načrtu izboljšav1.3 Vprašalnik o zrelosti po načelih TQM 2 Točkovalni vodnik postopka CAF EPI ...................................................................... 50

3 Format poročila v postopku CAF EPI ....................................................................... 58

4 Obrazec za prijavitelja .............................................................................................. 64

5 Usposabljanje zunanjih ocenjevalcev v postopku CAF EPI: skupno jedro .......... 65

6 Osnovni podatki o nacionalnem organizatorju ..................................................... 66

7 Primer priznanja Uspešni uporabnik CAF .............................................................. 67

8 Memorandum o soglasju med EUPAN in EFQM ..................................................... 688.1 Izvirni dokument8.2 Prevod memoranduma

Seznam slik

Model CAF ..................................................................................................................... 12Faze procesa CAF ........................................................................................................... 13Načela odličnosti v skupnem ocenjevalnem okviru CAF ............................................... 13Trije stebri zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI ................................9, 181. faza: Vloga organizacije za pridobitev naziva Uspešni uporabnik CAF ....................... 232. faza: Zagotavljanje povratne informacije ................................................................... 243. faza: Končni sklep in podelitev naziva Uspešni uporabnik CAF .................................. 25Kompetence zunanjih ocenjevalcev CAF EPI ................................................................. 271. steber postopka CAF EPI ............................................................................................ 302. steber postopka CAF EPI ............................................................................................ 393. steber postopka CAF EPI ............................................................................................ 45

5

PredgovorOb koncu devetdesetih let 20. stoletja je upravljanje kakovosti postalo pomembna naloga javnega sektorja v Evropski uniji (EU). Zaradi uskladitve skupnih prizadevanj in uveljavitve skupnega evropskega pro-cesa učenja so evropski ministri, pristoj-ni za javno upravo, pozvali svoje gene-ralne direktorje (GD) h krepitvi izmenjav in sodelovanju med državami članicami EU in k razvijanju skupnih orodij za uprav-ljanje kakovosti. Kot na dlani je bilo, da je bila taka evropska pobuda zelo potrebna. Ko je bila maja 2000 v Lizboni organizirana prva evropska konferenca o kakovosti, se je zbralo okrog 1200 javnih uslužbencev iz vseh evropskih držav, da bi razprav-ljali o kvalitativnih in inovativnih praksah. Predstavljen je bil prvi izdelek sodelovanja med nacionalnimi strokovnjaki EU: Skupni ocenjevalni okvir za organizacije v javnem sektorju (CAF), dejansko skupno evropsko orodje za zagotavljanje kakovosti v javnem sektorju, in razvito v javnem sektorju.

CAF je postal uspešen model. V zadnjih desetih letih ga je uporabljalo skoraj 2000 organizacij v javnem sektorju v celotni Ev-ropi, število njegovih uporabnikov pa se še povečuje. V prvih letih se je uporabljal zlasti za uvajanje načel celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) v organizacijah javnega sektorja z diagnosticiranjem organizacije glede na zgled odlične organizacije: model CAF. Pri tem pristopu je bila visoko cen-jena vključenost zaposlenih. CAF je skupni projekt vodstva in zaposlenih, zato je CAF pogosto prva priložnost, ko se srečata vod-stvo in zaposleno osebje, da bi razpravljala o razmerah v organizaciji ter možnostih za prihodnost, z namenom izboljšanja učinkovitosti in uspešnosti.

Veliko prizadevanj je bilo vloženih v upo-rabo CAF; mnogi uporabniki CAF so hoteli

vedeti, ali jim gre pri tem dobro. Začeli so iskati povratne informacije in priznanje v tej zvezi. Je bil njihov proces samoocen-jevanja dobro opravljen? Ali je bil njihov načrt izboljšav učinkovit izraz ugotovitev samoocenitve in ali so že stopili na pot k celovitemu obvladovanju kakovosti? Kako lahko to prikažejo navznoter in navzven?

Na podlagi tovrstnih zahtev se je začelo razmišljati o shemi zunanje povratne infor-macije za uporabnike CAF. Ta razmišljanja so potekala v duhu evropskega sodelovan-ja in doseganja soglasja med različnimi državami članicami. Jedro postopka zago-tavljanja zunanje povratne informacije CAF je povratna informacija, ki jo dajejo stanovski kolegi ali strokovnjaki o treh glavnih vprašanjih (v nadaljevanju imeno-vanih „stebri“): proces samoocenjevanja, načrtovanje izboljšav in začetek poti med osmimi načeli odličnosti, ki predstavljajo vodilna načela k odlični organizaciji. Ta povratna informacija pomeni dejansko dodano vrednost postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF (CAF EPI). Stanovski kolegi in strokovnjaki – ime-novani zunanji ocenjevalci (v izvirniku: Ex-ternal Feedback Actors) – vstopajo v dialog z različnimi zainteresiranimi stranmi or-ganizacije v zvezi z izvajanjem CAF, dajejo pripombe in predloge, kako ravnati v pri-hodnje. Uporabnike CAF spodbujajo k pri-zadevanjem za nadaljnji razvoj kakovosti z vseh vidikov. Ob koncu postopka zago-tavljanja svoje povratne informacije skle-nejo o tem, ali je organizacija učinkovito in uspešno uporabljala CAF in ali si zasluži na-ziv uspešnega uporabnika CAF za naslednji dve leti.

Mnogi sedanji in morebitni prihodnji upo-rabniki CAF so že izrazili svoje zanimanje za zunanjo povratno informacijo glede CAF in

6

pridobitev naziva Uspešen uporabnik CAF. Obe novi orodji pomenita dodatno spod-budo za začetek uporabe CAF ali njegovo nadaljevanje kot del strategije stalnega izboljševanja. S tem je uporabi CAF dan do-datni zagon in v prihodnje je pričakovati še več uporabnikov CAF. Za praktično uvedbo novega sistema je odgovorna vsaka posa-mezna država članica, pri čemer lahko upošteva tudi svoje posebnosti. Zaradi spoštovanja skupnih evropskih smernic pa dobiva naziv uspešnega uporabnika CAF jasno evropsko razsežnost. Ustvarja do-datne možnosti za zbliževanje uporabnikov CAF, izmenjavo njihovih praks in vnovičen dvig ravni nadaljnjega razvoja kakovosti.

Novi postopek zagotavljanja zunanje pov-ratne informacije je bil izdelan na podlagi ugotovitev številnih pilotnih projektov in procesov, pri katerih so lahko uporabniki o tej novi izkušnji izrazili svoje mnenje.

Belgija: Oddelek Službe za splošno vladno politiko flamske upraveStrokovna zunanja povratna informacija je bila pomembna spodbuda za ohranjanje dinamike kakovosti, ki je bila vzpostav-ljena s procesom samoocenjevanja po CAF. Podrobnejše preverjanje procesa samoocen-jevanja, načrta izboljšav in akcijskega pro-grama je potrdilo, da smo bili na pravi poti, hkrati pa je dalo tudi koristne napotke v zvezi z uravnavanjem pristopa. Najspodbudnejši vidik je bil pozornost, ki so jo ocenjevalci na-menili vplivu dejavnosti CAF na oddelek. Kaj se je spremenilo? V kolikšni meri se oddelek razvija v smeri celovite kakovosti? V nadalje-vanju nas je to privedlo znova k bistvu dela s CAF.

Danska: Občina Høje-TaastrupObstaja splošno soglasje o zelo velikem za-dovoljstvu s poskusnim procesom in njego-vimi rezultati. Prijavitelj zelo ceni prejemanje resnih in konstruktivnih povratnih informacij. Veliko zadovoljstvo je tako s procesom na

splošno in koristnostjo povratne informacije za nadaljnje delo pri samoocejevanju in izboljševanju kakovosti. Opaziti je bilo, da je bila povratna informacija koristna po vsebini in obliki.

Italija: Nacionalni inštitut za socialno var-nost (INPS) v L’Aquili Glavna sprememba, ki je bila posledica zagotavljanja strokovne zunanje povratne informacije, je, da so zaposleni v organi-zaciji in vodstvo postali bolj motivirani za nadaljevanje poti k stalnemu izboljševanju. Strokovna zunanja povratna informacija je organizaciji zagotovila koristne informacije o šibkih področjih procesa samoocenjevanja in pravilni uporabi kroga PDCA, ki je podlaga procesa. Ob upoštevanju tega smo izboljšali našo usposobljenost za pravilno načrtovanje naših dejavnosti in njihovo sistematično preverjanje.

Razvijanje zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF in naziva uspešnega upo-rabnika CAF je skupna zasluga skupine držav članic, ki so bile še posebej vključene v izvajanje CAF na nacionalni ravni in Cen-tra za vire CAF pri Evropskem inštitutu za javno upravo EIPA. Splošna načela postop-ka so bila potrjena na srečanju generalnih direktorjev v mreži EUPAN med slovenskim predsedovanjem EU maja 2008, v nadalje-vanju pa so sledile razprave v Skupini za inovativne javne storitve (IPSG) med fran-coskim, češkim in švedskim predsedovan-jem. Končni rezultat so potrdili generalni direktorji decembra 2009.

Postopek zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF je razvila mreža nacional-nih dopisnikov CAF znotraj IPSG. Posebna zahvala je namenjena projektni skupini, ki je razvila ta postopek in jo sestavljajo predstavniki iz Belgije (Jean-Marc Dochot), Danske (Mads Biering-Sorensen in Hanne Dorthe Sorensen), Italije (Sabina Bellotti, Massimo Tronci in Italo Benedini), Slovenije

7

(Gordana Žurga) ter Evropskega inštituta za javno upravo – EIPA (Patrick Staes, Nick Thijs in Ann Stoffels), in ob podpori Ev-ropskega sklada za upravljanje kakovosti EFQM (European Foundation for Quality Management) (Samuli Pruikkonen, Celal Seckin, Carla Guerra).

Vsi našteti so delali skupaj v duhu skupne-ga evropskega interesa in v prepričanju, da bo njihovo delo pomemben korak pri na-daljnjem razvijanju kakovostnega javnega sektorja v Evropi.

Odobrili generalni direktorji na 53. srečanju generalnih direktorjev med švedskim predse-dovanjem, v Stockholmu, decembra 2009.

8

PovzetekOd uvedbe skupnega ocenjevalnega okvira (CAF) v letu 2000 ta model zdaj uporablja okoli 2000 organizacij javnega sektorja v Evropi. V zadnjih desetih letih je model CAF našel svoje mesto med številnimi orodji za upravljanje kakovosti. Namen postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije uporabnikom CAF – ki zagotavlja zunanjo povratno informacijo o ocenjevanju, ki se je izvajalo s CAF – je nadaljnja podpora upo-rabnikom CAF na njihovi poti h kakovosti.

1 Samoocenjevanje in izboljšanje s skupnim ocenjevalnim okvirom CAF

Model CAF zagotavlja okvir za samoocen-jevanje, ki je po svoji zasnovi podoben večjim modelom celovitega obvladovanja kakovosti (TQM), zlasti pa je zasnovan za organizacije v javnem sektorju. Ima vlogo katalizatorja v celovitem procesu izboljšav v organizaciji. Proces uporabe CAF je opisan v desetih splošnih korakih (od uvedbe, procesa sa-moocenjevanja do dejanskih izboljšav), ki jih lahko razumemo kot smernice za pospeševanje dobre uporabe CAF. Ti ko-raki so zato pomembni elementi postopka zagotavljanja zunanje povratne informaci-je CAF EPI.CAF kot orodje za celovito obvladovanje kakovosti prispeva k temeljnim načelom odličnosti, ki so: usmerjenost v rezul-tate, osredotočenost na državljane/odje-malce, voditeljstvo in stanovitnost na-mena, vodenje na podlagi procesov in dejstev, vključevanje zaposlenih, stalno izboljševanje in inoviranje, vzajemno ko-ristna partnerstva in družbena odgovor-nost organizacije. Drug pomemben vidik postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije je osredotočenje na ta načela.

2 Postopek zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI

Da bi se lahko organizacije v javnem sek-torju, ki uporabljajo CAF, usposobile, da bi prepoznale rezultate svojih prizadevanj in prejele povratno informacijo, jim posto-pek zagotavljanja zunanje povratne infor-macije zagotavlja zunanjo povratno infor-macijo o uvajanju celovitega obvladovanja kakovosti s CAF. Ta povratna informacija se ne nanaša le na proces samoocenjevanja, ampak tudi na nadaljnji postopek, ki so ga organizacije izbrale na poti dolgoročnega doseganja odličnosti in je zasnovan na načelih odličnosti.

Cilji zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI

V povezavi z naravo potreb in zahtev, ki so jih izrazili številni uporabniki CAF iz različnih držav članic, so pomembni cilji zagotavljanja zunanje povratne informaci-je CAF EPI naslednji:1. Podpirati kakovost prek uporabe CAF in njegov vpliv na organizacijo; 2. Ugotoviti, ali organizacija vzpostavlja vrednote celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) kot rezultat uporabe CAF; 3. Podpirati in obnavljati navdušenje v or-ganizaciji za stalno izboljševanje; 4. Spodbujati pregledovanje, ki ga opravijo stanovski kolegi, in primerjalno učenje; 5. Nagraditi organizacije, ki so stopile na pot stalnega izboljševanja, da bi uspešno dosegle raven odličnosti, ne da bi presojali njihovo doseženo raven odličnost;6. Podpreti udeleževanje uporabnikov CAF v shemah odličnosti EFQM.

V ta namen temelji postopek zunanje pov-ratne informacije CAF EPI na treh stebrih.

9

1. steber: proces samoocenjevanja Kakovost samoocenjevanja je podlaga za uspešne izboljšave v prihodnosti. V prvem stebru zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI ima osrednjo vlogo kakovost procesa samoocenjevanja. Pose-ben vprašalnik je bil oblikovan za oceno kakovosti pri različnih korakih procesa sa-moocenjevanja. Vsi ti koraki se pretvorijo v posebne dejavnosti, ki jih ovrednotijo zunanji ocenjevalci CAF EPI, in ki ob tem prepoznavajo zmožnost organizacije za iz-vedbo uspešnega in dobro načrtovanega samoocenjevanja; njihov namen pri tem pa ni potrjevanje točk, ki jih je organizacija dosegla pri samoocenitvi po CAF.

2. steber: proces izboljševanja Naslednji pomemben element uspešne uporabe modela CAF je delovanje na pod-lagi rezultatov samoocenjevanja. Predloge za izboljšave je treba prednostno razvrstiti in jih pretvoriti v načrt izboljšav, ki bo izve-den v največ dveletnem obdobju. Ustrezen vprašalnik o tem drugem stebru postopka CAF EPI vključuje načrtovanje in proces izboljšav ter ne pomeni ocenjevanja rezul-tatov ukrepov izboljšav. Kot pri 1. stebru, so tudi pri tem vprašalniku koraki prevedeni v posebne dejavnosti in se ovrednotijo po preprosti ocenjevalni lestvici.

3. steber: zrelost organizacije po načelih celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) (širši okvir odličnosti)Eden od ciljev modela CAF je voditi or-

ganizacije javnega sektorja čedalje bliže pomembnim vrednotam celovitega ob-vladovanja kakovosti (TQM). Z uporabo mo-dela CAF naj bi te vrednote sčasoma postale del kulture same organizacije. Vprašalnik o ocenjevanju zrelosti po načelih celovitega obvladovanja kakovosti je zasnovan na osmih temeljnih načelih odličnosti. Vred-notenje se nanaša na stopnjo zrelosti, ki jo je dosegla organizacija kot rezultat samoo-cenjevanja in procesa izboljšav.

3 Potek postopka zagotavljanja zu-nanje povratne informacije CAF EPI

3.1 Zagotavljanje postopka zunanje povratne informacije CAF EPI na na-cionalni ravni

Na ravni države je imenovan nacionalni organizator CAF EPI, ki je pristojen za iz-vajanje postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI v državi. Ta oblikuje osrednjo skupino zunanjih ocen-jevalcev CAF EPI (ocenjevalci). Temeljno načelo pri zagotavljanju zunanje povratne informacije CAF EPI je, da so stroški za pri-javiteljske organizacije majhni. V tem priročniku so opisane splošne skupne smernice za zagotavljanje pos-topka zunanje povratne informacije CAF EPI. Z upoštevanjem teh smernic države članice jamčijo, da je postopek zagotav-ljanja zunanje povratne informacije CAF EPI pri njih organiziran kakovostno, in zato – posledično – predstavlja naziv Uspešni uporabnik CAF visoko cenjen standard v celotni Evropski uniji.

3.2 Vloga Evropskega centra za vire CAF

Evropski center za vire CAF pri Evropskem inštitutu za javno upravo (EIPA) v Maastrich-tu, poleg vodenja podatkovne baze CAF, podpira države članice pri izvajanju post-

1. steber

3. steber

Po načelih celovitega

obvladovanja kakovosti

CAF EPI – Postopek zunanje povratne informacije

Proces samo-ocenjevanja

Proces izboljševanja

Zrelost organizacije

Koraki 1–6

od desetih korakov

do izboljšanja organizacije z modelom CAF

2. steber

Koraki 7–9

od desetih korakov do izboljšanja organizacije z modelom CAF

10

opka zunanje povratne informacije CAF EPI prek različnih dejavnosti; promovira zago-tavljanje zunanje povratne informacije na evropski ravni, prek uvajanja nacionalnih dopisnikov CAF v ta postopek, nudenja skupne evropske sheme usposabljanja za zunanje ocenjevalce CAF EPI, ter usklaje-vanja podpore tistim državam članicam, ki še nimajo nacionalnega organizatorja CAF EPI.

3.3 Prijave uporabnikov CAF

Vsaka javna organizacija, ki uporablja CAF, se lahko prijavi v postopek zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI pod tema dvema pogojema:1) prijavo je treba izpolniti od 6 do 12 mese-cev po tem, ko je bila opravljeno samo-ocenjevanje po CAF ter pripravljeno in po-slano poročilo o samoocenjevanju vodstvu organizacije; 2) organizacija se vpiše ali je vpisana kot uporabnik CAF v evropsko podatkovno zbirko uporabnikov CAF pri EIPA.Prijavitelj mora opraviti tri različne faze postopka zunanje povratne informacije CAF EPI:1. faza: prijava,2. faza: postopek zagotavljanja zunanje povratne informacije,3. faza: končni sklep in podelitev naziva Uspešni uporabnik CAF.

4 Vloge, naloge in profil zunanjih ocenjevalcev CAF EPI

Zunanji ocenjevalci CAF EPI imajo ključno vlogo pri postopku zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF. Glavne naloge zunanjih ocenjevalcev CAF EPI so: 1. Analizirati uporabo CAF pri procesu

samoocenjevanja in pri izvajanju ukre-pov izboljšav ter ugotoviti, ali organi-zacija vpeljuje vrednote TQM;

2. Zagotoviti povratno informacijo in

predloge o prednostih in področjih za izboljšanje v zvezi procesom uporabe CAF;

3. Podpirati in obnoviti navdušenje v or-ganizaciji za celovito razvijanje kako-vosti in samoocenjevanje po modelu CAF.

Vloga zunanjih ocenjevalcev zahteva uravnoteženost osebnih in poklicnih zmožnosti in usposobljenosti, ki so po-vezane z zavezanostjo k pravočasnemu in ustreznemu delovanju. Predno lahko pos-tane zunanji ocenjevalec CAF EPI, se mora posameznik udeležiti zahtevanega evrop-skega ali nacionalnega usposabljanja.

Sklepna ugotovitev

Model CAF se je v zadnjih desetih letih iz-kazal kot uspešen, hkrati pa so potrebni tudi nadaljnji koraki v smislu priprav na pri-hodnost. V tem oziru prinaša naziv Uspešni uporabnik CAF resnično dodano vrednost uporabi CAF in njegovim uporabnikom. Organizacije javnega sektorja želijo pre-poznati rezultate svojih prizadevanj in so zato zainteresirane za povratno informaci-jo. Taka zunanja povratna informacija, ki jo zagotavljajo stanovski kolegi in strokovnja-ki, bo organizacijam pomagala, da naredijo nadaljevalne korake na svoji poti uprav-ljanja kakovosti, kar bo še povečajo vidnost njihovih prizadevanj na tem področju, v sami organizaciji in zunaj nje.

11

Del 1: Skupni ocenjevalni okvir za organizacije v javnem sektorju CAF

Od predstavitve modela CAF na evropski konferenci o kakovosti v letu 2000 so ga pri svojem delu uporabile že številne organi-zacije javnega sektorja v Evropi. Postopek zagotavljanja zunanje povratne informaci-je CAF EPI je zgrajen na modelu CAF, z na-menom nadaljnje podpore uporabnikov CAF, in je na voljo samo uporabnikom CAF. Njegov namen je s pomočjo zunanje presoje preverjati in pojasnjevati kakovost in uspešnost uporabe modela CAF. V tem poglavju so opisane glavne značilnosti modela CAF, v podporo razumevanju nje-gove povezanosti s postopkom zagotav-ljanja zunanje povratne informacije CAF EPI.

1.1 Nastanek in rast

Skupni ocenjevalni okvir za organizacije v javnem sektorju CAF je orodje za celovito obvladovanje kakovosti, ki se zgleduje po modelu odličnosti EFQM Evropskega sklada za upravljanje kakovosti in modelu Nemške univerze upravnih znanosti v Speyerju. Te-melji na premisi, da se odlični rezultati pri delovanju organizacije, v zvezi z državljani/odjemalci, zaposlenimi in družbo dosegajo prek voditeljstva, strategije, načrtovanja, z zaposlenimi, partnerstvi, viri in procesi. Na organizacijo gleda z različnih zornih kotov hkrati; gre za celovit pristop k razčlembi delovanja organizacije.

Pilotna različica je bila predstavljena maja 2000, prva dopolnjena različica pa je bila objavljena leta 2002. Na podlagi sklepa generalnih direktorjev, pristojnih za javno upravo, je bil pri Evropskem inštitutu za jav-no upravo (EIPA) v Maastrichtu ustanovljen Center za vire CAF (CAF RC – CAF Resource

Centre). Skupaj z mrežo nacionalnih dopisnikov CAF, ki sta jim pomagala Evropski sklad za upravljanje kakovosti (EFQM) in Univerza v Speyerju, je Center za vire CAF zagotovil usposabljanje o različnih načinih uporabe modela CAF in ovrednotil njegovo upora-bo. V letih 2000–2009 je model CAF uporab-ljalo približno 1800 evropskih organizacij javnega sektorja, da bi izboljšale delovanje svojih organizacij. Veliko zanimanje za upo-rabo tega orodja je tudi zunaj Evrope, npr. na Kitajskem, Srednjem vzhodu, v Domini-kanski republiki in Braziliji. Več kot 300 uporabnikov CAF se je srečalo na prvem, drugem in tretjem evropskem srečanju uporabnikov CAF v Rimu leta 2003, Luxem-bourgu leta 2005 in Lizboni leta 2007. Dve študiji, ki ju je v povezavi s prvima dvema srečanjema izdelal inštitut EIPA in v katerih so zbrane in analizirane podrobne infor-macije o uporabi modela CAF v Evropi ter sta bili podlaga za revizijo CAF v letu 2006, se zdaj uporabljata kot standard. Na spletni strani Centra za vire CAF pri inštitutu EIPA www.eipa.eu/caf je mogoče najti podatkov-no zbirko uporabnikov CAF, e-orodje CAF pa je na voljo skupnosti uporabnikov CAF. Spletna stran modela CAF zagotavlja vse razpoložljive podatke na evropski ravni. Do zdaj je bil model preveden že v 19 jezikov. Številne države so tudi na nacionalni ravni razvile podporo modelu CAF, vključno z usposabljanjem, e-orodjem, priročniki, srečanji uporabnikov modela CAF in po-datkovnimi bazami CAF. Vse te dejavnosti zagotavljajo doseganje cilja, ki so ga leta 2005 zastavili generalni direktorji, pristo-jni za javno upravo glede uporabe CAF, to je 2000 registriranih uporabnikov modela CAF do leta 2010.

12

1.2 Temeljni namen

Model CAF je brezplačno orodje, ki je jav-no dostopno in ga organizacije v javnem sektorju po vsej Evropi lahko enostavno uporabljajo pri upravljanja kakovosti in izboljševanju svojega delovanja. Model CAF je namenjen za uporabo v vseh delih javnega sektorja, uporaben je za organi-zacije v javnem sektorju na državni/zvezni, regionalni in lokalni ravni. Prav tako ga je mogoče uporabljati v nizu različnih situacij, npr. kot del sistematičnega programa re-forme ali pa kot podlago za izboljševanje v posameznih javnih storitvenih organizaci-jah.

Model CAF zagotavlja okvir za samoocenje-vanje, ki je po svoji zasnovi podoben večini modelom celovitega obvladovanja ka-kovosti (TQM), še zlasti modelu odličnosti EFQM, predvsem pa je zasnovan za organi-zacije v javnem sektorju ob upoštevanju njihove različnosti. Štirje glavni nameni modela CAF so:

1. V javno upravo uvajati načela celovite-ga obvladovanja kakovosti (TQM) in jo z uporabo in razumevanjem samo-ocenjevanja postopoma voditi od se-danjega zaporedja aktivnosti načrtuj - izvedi do popolnega kroga dejavnosti PDCA (načrtuj – izvedi – preveri – ukre-paj);

2. omogočiti javnim organizacijam, da se same ocenijo in sprejmejo ukrepe za izboljšanje;

3. Delovati premostitveno med različnimi modeli, ki se uporabljajo pri obvladovanju kakovosti, v javnem in zasebnem sektorju;

4. Omogočiti primerjalno učenje med or-ganizacijami v javnem sektorju.

V podporo tem namenom so izoblikovani številni elementi: model z 9 merili in 28 podmerili s primeri; ocenjevalne lestvice za dejavnike in za rezultate, smernice za samoocenjevanje, ukrepi izboljšav, projekti primerjalnega učenja in razlaga pojmov.

1.3 Zgradba

Model CAF

13

Zgradba z devetimi polji opredeljuje glavne vidike, ki jih moramo upoštevati pri vsaki analizi organizacije. Merila od 1 do 5 obrav-navajo značilnosti dejavnikov organizacije. Ti določajo, kaj organizacija dela in kako se loti nalog, da bi dosegla želene rezultate. V merilih od 6 do 9 se rezultati, doseženi na področju državljanov/odjemalcev, za-poslenih in družbe, ter ključni rezultati delovanja merijo z merili dojemanja, ovred-notijo pa se tudi notranji kazalniki. Vsako merilo se naprej razčleni v podmerila. Z 28 podmerili so opredeljeni glavni elementi, ki jih je treba upoštevati pri ocenjevanju organizacije. Ponazorjeni so s primeri, ki podrobneje razlagajo vsebino podmeril in predlagajo možna področja obravnave, da se razišče, kako se uprava odziva na zahteve, izražene v podmerilih.

1.4 Deset korakov do izboljšanja or-ganizacije z modelom CAF

Proces uporabe CAF je mogoče opisati v 10 splošnih korakih. Teh 10 korakov je razpore-jenih v tri glavne faze: 1. faza pomeni začetek izvajanja – zagon procesa CAF, 2. faza proces samoocenjevanja, 3. faza pa uporabo rezultatov samoocenjevanja za oblikovanje načrta ukrepov in začetek iz-vajanja ukrepov izboljšav v organizaciji. Teh 10 korakov lahko razumemo kot vodilne smernice za dobro izvajanje procesa CAF. Ti koraki so zato pomemben element pri zagotavljanju zunanje povratne informaci-je CAF, kakor je podrobno opisano v na-slednjem poglavju.

1.5 Načela odličnosti v skupnem ocenjevalnem okviru CAF

Eden od namenov modela CAF je voditi organizacije javnega sektorja čedalje bliže pomembnim vrednotam celovitega obvladovanja kakovosti (TQM). CAF kot orodje celovitega obvladovanja kakovosti prispeva k načelom odličnosti in ciljem izboljševanja delovanja organizacij javne uprave, na podlagi navedenih pojmov.

1. faza – Zagon procesa CAF

1. korak: Odločite se, kako organizirati in načrtovati samoocenjevanje

2. korak: Sporočajte o projektu samoocenje-vanja

2. faza – Proces samoocenjevanja

3. korak: Sestavite eno ali več samoocenjeval-nih skupin

4. korak: Organizirajte usposabljanje

5. korak: Lotite se samoocenjevanja

6. korak: Sestavite poročilo z opisom rezulta-tov samoocenjevanja

3. faza – Načrt izboljšav/Prednostno razvrščanje

7. korak: Naredite osnutek načrta izboljšav na podlagi sprejetega poročila o samoocen-jevanju

8. korak: Sporočajte načrt izboljšav

9. korak: Izvajajte načrt izboljšav

10. korak: Načrtujte naslednje samoocenje-vanje

14

1. načelo: Usmerjenost k rezultatomOrganizacija je usmerjena k rezultatom. Glede na zastavljene cilje morajo doseženi rezultati zadovoljiti vse zainteresirane stra-ni organizacije (organe oblasti, državljane/odjemalce, partnerje in zaposlene v organi-zaciji).

2. načelo: Osredotočenost na državljana/odjemalcaOrganizacija se osredotoča na potrebe sedanjih in morebitnih prihodnjih državljanov/odjemalcev. Vključuje jih v raz-voj izdelkov in storitev ter v izboljševanje svojega delovanja.

3. načelo: Voditeljstvo in stanovitnost namenaTo načelo združuje vizionarsko vodenje in vodenje prek navdiha s stanovitnostjo na-mena v spreminjajočem se okolju. Vodje oblikujejo jasno izjavo o poslanstvu, vizijo in vrednote ter ustvarijo in vzdržujejo notranje okolje, v katero se zaposleni polno vključujejo pri doseganju ciljev organizaci-je.

4. načelo: Vodenje na podlagi procesov in dejstev To načelo organizacijo usmerja z vidika, da se rezultati dosegajo učinkoviteje takrat, ko se viri in dejavnosti upravljajo kot proces ter se odločitve sprejemajo na podlagi ana-lize podatkov in informacij.

5. načelo: Razvoj in vključenost zapos-lenih Zaposleni na vseh ravneh pomenijo bistvo organizacije in njihovo polno vključevanje jim omogoča, da svoje zmožnosti upora-bijo v korist organizacije. Prispevek zapos-lenih mora biti maksimalen, prek njihove-ga razvoja in vključevanja ter ustvarjanja delovnega okolja skupnih vrednot in kul-ture zaupanja, odprtosti, pooblaščanja in priznavanja.

6. načelo: Nenehno učenje, izboljševanje in inoviranje Odličnost stalno izziva obstoječe stanje in vpliva na spremembe s stalnim učenjem, ki zagotavlja ustvarjanje priložnosti za inovi-ranje in izboljševanje. Zaradi tega mora biti nenehno izboljševanje stalni cilj organi-zacije.

7. načelo: Razvijanje partnerstev Organizacije v javnem sektorju za dosegan-je svojih ciljev potrebujejo tudi druge, zato morajo razvijati in ohranjati partnerstva, ki prispevajo dodatno vrednost. Organizacija in njeni dobavitelji so medsebojno odvis-ni, zato medsebojno koristna partnerstva povečujejo zmožnost obeh strani za ust-varjanje vrednosti.

8. načelo: Družbena odgovornost orga-nizacije Organizacije v javnem sektorju morajo prevzemati nase svojo družbeno odgo-vornost, spoštovati ekološko vzdržni raz-voj ter si prizadevati izpolnjevati glavna pričakovanja in zahteve svoje ožje in širše skupnosti.

1.6 Uspešna uporaba modela CAF

Organizacija z uporabo modela CAF zago-tovi učinkovit okvir za začetek procesa stal-nega izboljševanja. Model CAF zagotavlja:- ocenjevanje na podlagi dokazov, in po

merilih, ki so širše sprejeta v javnem sektorju v Evropi,

- priložnosti za prepoznavanje napred-ka in izjemnih dosežkov,

- doseganje doslednosti usmeritve in soglasja glede tega, kaj je treba storiti za izboljšanje organizacije,

- povezavo med različnimi doseženimi rezultati in podpornimi praksami ali dejavniki,

- ustvarjanje navdušenja med zapos-lenimi prek njihovega vključevanja v

15

proces izboljševanja, - priložnosti za spodbujanje in izmen-

javo dobre prakse med različnimi področji v organizaciji in z drugimi or-ganizacijami,

- vključevanje raznih pobud glede ka-kovosti v redno poslovanje,

- merjenje napredovanja skozi čas, s periodičnim samoocenjevanjem.

Postopek zunanje povratne informacije CAF EPI je bil razvit z namenom nadaljnje podpore organizacijam pri še uspešnejši uporabi modela CAF pri njihovem prihod-njem upravljanju kakovosti, prek zagotav-ljanja zunanje povratne informacije CAF o dobro izbranih vprašanjih, podrobneje razloženih v naslednjih razdelkih tega priročnika. Navajamo tri glavne razloge, zakaj sta pomembna učinkovita uporaba modela CAF in prejemanje povratne infor-macije o tem:

1. razlog: Uspeh CAF je odvisen od načina uporabe. Kakor je opisano v priročniku CAF, smernice za uporabo CAF v organizaciji niso stroga pravila in predpisi, ki jih je treba izpolnje-vati, ampak so to priporočeni koraki, ki te-meljijo na izkušnjah in uspešnem izvajanju modela CAF v zadnjih 10 letih. Uspešna uporaba CAF je zelo odvisna od načina, ka-kor se v organizaciji model CAF uporablja. Za organizacije je koristno, da prejmejo povratno informacijo o uporabi modela CAF zaradi nadaljnjega izboljševanja svoje uspešnosti.

2. razlog: Delo s CAF pomeni tudi začetek izvajanja ukrepov izboljšav.Učinkovita in uspešna uporaba modela CAF ne pomeni le izvajanja samoocenjevanja, ampak vključuje tudi načrt izboljšav in iz-vajanje ukrepov po takem načrtu. Prejem povratne informacije v zvezi s tem načrtom in kako je bil izveden, je lahko pomemben način, kako lahko postopek zagotavljanja

povratne informacije prispeva dodano vrednost. Drug pomembni razlog je mo-tivacijski. Pri mnogih projektih so izkušnje pokazale, da je stopnja motivacije in dina-mike v organizacijah na začetku izvajanja načrta izboljšav pogosto precej visoka. Izziv pa pomeni zlasti nadaljevanje teh pri-zadevanj. Zaradi tega lahko zagotavljanje zunanje povratne informacije organizaci-jam pri tem pomaga, zlasti z vidika ohran-janja zagnanost ter preprečevanja izgube motivacije in dinamike.

3. razlog: Odličnost spremlja CAF od začetka do konca.Podlaga modela CAF je osem načel odličnosti (kakor je bilo opisano v prejšnjem razdelku). Organizacije, ki začenjajo upo-rabljati CAF, želijo doseči odličnost svojega delovanja in so zato v organizacijo uvedle kulturo odličnosti. Učinkovita in uspešna uporaba CAF bi morala sčasoma voditi k nadaljnjemu razvoju te vrste kulture in razmišljanja v organizaciji. Prav prejemanje zunanje povratne informacije lahko poma-ga organizacijam razvijati to kulturo tudi v prihodnje.

Ti trije razlogi so dejavniki v ozadju pos-topka zagotavljanja zunanje povratne in-formacije CAF EPI, ki ga predstavljamo v naslednjem poglavju.

16

Del 2: Postopek zagotavljanja zunanje povratne informacije v skupnem ocenjevalnem okviru CAF

Podlaga postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF je seveda model CAF. Postopek zunanje povratne informaci-je CAF EPI je bil razvit za doseganje dodatne vrednosti pri uporabi CAF v organizacijah javnega sektorja. V prejšnjem delu smo pri opisu poglavitnih značilnosti modela CAF že vzpostavili prvo povezavo s postop-kom zagotavljanja zunanje povratne infor-macije. Cilj tega dela pa je opisati ozadje in poglavitne značilnosti postopka zagotav-ljanja zunanje povratne informacije CAF EPI, njegove namene, cilje in temeljna načela. V naslednjem delu bosta podrob-no opisana uporaba in izvajanje postopka zagotavljanja povratne informacije CAF.

2.1 Zahteva po zunanji povratni infor-maciji

Kot je bilo navedeno že v predgovoru, or-ganizacije javnega sektorja, ki so uporabile CAF, zanimajo tudi rezultati njihovih pri-zadevanj na tem področju in so zaintere-sirane za povratno informacijo v tej zvezi. Tako je nastala zamisel za uvedbo sistema zunanje povratne informacije o uvajanju celovitega obvladovanja kakovosti prek CAF, ki se ne nanaša zgolj na proces samo-ocenjevanja pač pa tudi na pot, ki jo je or-ganizacija izbrala za dolgoročno doseganje odličnosti. Ta zunanja informacija, ki jo zagotavljajo stanovski kolegi in strokovn-jaki za TQM, bi jim omogočila jasnejši vpo-gled v že opravljeno in jim tudi odprla nove vidike v zvezi s prizadevanji za kakovost v prihodnje. Nadalje, za zagotovitev vidnosti njihovih uspešnih prizadevanj navznoter in navzven, se tistim organizacijam, ki

uspešno uporabljajo model CAF, lahko podeli poseben naziv.

Na podlagi teh zamisli so države članice EU dosegle soglasje, da vzpostavijo nov postopek in nov naziv: postopek zagotav-ljanja zunanje povratne informacije in na-ziv Uspešni uporabnik CAF.

2.2 Cilji zagotavljanja zunanje pov-ratne informacije CAF EPI

Pri zagotavljanju zunanje povratne infor-macije CAF, in v povezavi z naravo potreb in vrsto zahtev, ki so jih izrazili številni upo-rabniki CAF iz različnih držav članic, je opre-deljenih več pomembnih ciljev: - Podpirati kakovost uporabe CAF in

njegov vpliv na organizacijo. Model CAF je bil uveden kot orodje za sa-moocenjevanje in organizacijski raz-voj. Razlogi za uporabo CAF so notran-ji. Da bi še dodatno podprli te potrebe, zunanja povratna informacija CAF EPI organizacijam omogoča, da dobijo povratno informacijo o tem, kako upo-rabljajo model CAF, in o njihovi poti kakovosti v organizaciji.

- Ugotoviti, ali organizacija vz-postavlja vrednote celovitega ob-vladovanja kakovosti kot rezultat uporabe CAF. CAF temelji na številnih vrednotah celovitega obvladovanja kakovosti (glej zgornji opis). Uporaba modela CAF naj bi pripomogla, da bi te vrednote sčasoma postale del kul-ture same organizacije. Delo s CAF

17

sili organizacije, da se osredotočajo na nekatere pomembne prvine celo-vitega obvladovanja kakovosti, in jih ozavešča, da jih je treba vključiti v vsak-danje življenje organizacije.

- V organizaciji podpirati in ob-

navljati navdušenje za stalno izboljševanje. Pomembna prvina do-brega samoocenjevanja po CAF je ob-likovanje in izvajanje načrta izboljšav. Za organizacije je težko ohranjati tem-po spreminjanja v daljšem časovnem obdobju. Mnoge kmalu postanejo manj pozorne in izgubljajo začrtano pot pred seboj. Prek postopka CAF EPI pa organizacija dobi povratno informacijo ob najboljšem času, da lahko preveri, ali je še na poti izboljšav, ki so bile načrtovane, in za ohran-janje osredotočenosti na načrtovano izboljševanje.

- Spodbujati pregledovanje, ki ga opravijo stanovski kolegi, in primer-jalno učenje. Eden glavnih ciljev CAF je pomagati organizacijam pri učenju drug od drugega. Zunanja povratna informacija daje novo priložnost za učenje od drugih organizacij in za pre-jemanje koristne povratne informacije od izkušenih uporabnikov, kolegov in stanovskih kolegov, ki so že šli skozi enak proces in se spoprijemali z enaki-mi težavami.

- Nagraditi organizacije, ki so stopile na pot stalnega izboljševanja, da bi dosegle odličnost na učinkovit in uspešen način, ne da bi pri tem presojali njihovo doseženo raven odličnosti. CAF mnogim organizaci-jam zagotavlja izhodiščno točko za delovanje na področju kakovosti na strukturiran način. Cilj zunanje pov-ratne informacije CAF EPI je spodbu-janje tistih organizacij, ki so se odločile

za to pot h kakovosti. Postopek pre-poznava prizadevanja organizacije v izbrani smeri in način, kako se tega loteva.

- Uporabnike CAF podpreti pri nji-hovem vključevanju v sheme odličnosti EFQM, tj., zagotoviti prehod k priznanju za pripadnost odličnosti (Committed to Excellence), saj lahko organizacije, ki so prejele na-ziv Uspešen uporabnik CAF, dokažejo, da so izvedle zanesljivo samoocenitev in da so oblikovale učinkovit načrt ukrepov. (V poročilu zunanjega ocen-jevanja, ki potrjuje uspešno uporabo CAF, bo navedena možnost prijave v sheme odličnosti EFQM, vključno s priznanjem za dosežke v odličnosti R4E (Recognized for Excellence)).

2.3 Načela postopka zagotavljanja zu-nanje povratne informacije CAF EPI

Šest poglavitnih načel, na katerih temelji postopek: 1. Postopek zagotavljanja zunanje pov-

ratne informacije CAF je skupni ev-ropski okvir, ki se ga izvaja v državah članicah v skladu z nacionalnimi razmerami in prostovoljno.

2. Postopek zagotavljanja zunanje pov-ratne informacije spodbuja pov-ratno informacijo o uporabi CAF in njegovih učinkih na organizacijo.

3. Povratno informacijo zagotavljajo stanovski kolegi in/ali zunanji strokovnjaki.

4. Postopek zagotavljanja zunanje pov-ratne informacije omogoča pridobitev naziva uspešnega uporabnika CAF za dve leti, ne pa tudi priznanja ali akreditacije odlične organizacije.

5. Postopek zagotavljanja zunanje pov-ratne informacije CAF EPI temelji na treh stebrih:

18

• procesu samoocenjevanja, • procesu izboljševanja, • zrelosti organizacije po načelih celo-vitega obvladovanja kakovosti (TQM)(širši okvir odličnosti)

6. Odločitev in odgovornost za izva-janje postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI na na-cionalni ravni sprejme vsaka država članica sama. Nacionalni dopisniki CAF so vabljeni k sodelovanju z Evrop-skim centrom za vire CAF pri EIPA in z nacionalnimi partnerskimi organizaci-jami EFQM, če je to potrebno.

2.4 Trije stebri zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI: pri-zadevanja in filozofija

Postopek zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI temelji na treh stebrih. Ti so podrobno predstavljeni v naslednjem delu tega priročnika, pa tudi v različnih vprašalnikih in točkovalnih vodnikih v do-datku. Poglavitne značilnosti stebrov so opisane v nadaljevanju.

1. steber: proces samoocenjevanja

Kakovost samoocenjevanja je podlaga za uspešne izboljšave v prihodnosti. V prvem stebru zagotavljanja zunanje povratne in-formacije CAF EPI ima osrednjo vlogo kako-vost procesa samoocenjevanja. Poglobljen vpogled v kakovost procesa bomo dobili, ko bomo razčlenili korake 1 do 6 deset-sto-penjskega procesa, ki je bil že opisan (glej razdelek 1.4 v prvem delu).

Poseben vprašalnik je bil razvit za ocenje-vanje teh šestih korakov; vprašalnik nikakor ni namenjen potrjevanju točk, dodeljenih v procesu samoocenjevanja po CAF.

KORAKI V 1. STEBRU:

1. korak – Odločite se, kako organizirati in načrtovati samoocenjevanje (SO).

2. korak – Sporočajte o projektu samoocenje-vanja.

3. korak – Sestavite eno ali več samoocenje-valnih skupin.

4. korak – Organizirajte usposabljanje.

5. korak – Izvajajte samoocenjevanje.

6. korak – Sestavite poročilo z opisom rezulta-tov samoocenjevanja.

Vsi ti koraki so prevedeni v posebne de-javnosti. Na tem mestu predstavljamo različne dejavnosti, opredeljene pri prvem koraku procesa samoocenjevanja. Za pod-roben opis vseh korakov glej dodatek 1.1 Vprašalnik o procesu samoocenjevanja.

Proces samoocenjevanja (1. steber)


1.1 Zagotovite zavezanost vodstva za začetek procesa in vzpostavitev lastništva nad procesom.

1.2 Zagotovite jasne odločitve vodstva glede izvajanja SO, ob posvetovanju v organizaciji, glede na obseg SO (SO za-jema celotno organizacijo ali le njene dele/enote/oddelke …) in krovnega cilja samoocenjevanja.

1.3 Opredelite okvir procesa samoocen-jevanja (SO) in nadaljnjih ukrepov, načrtujte dejavnosti SO.

1.4 Imenujte vodjo procesa SO, ki ima vi-soko stopnjo poznavanja organizacije ali oblikujte odbor za SO, ki ga vodi vod-ja procesa SO.

1.5 Opredelite točkovalno lestvico, ki jo boste uporabili.

1.6 Dodelite vire za SO in opredelite pred-nostno razvrstitev virov.

1. steber

3. steber






Zrelost organizacije

Koraki 1–6

od desetih korakov


2. steber

Koraki 7–9

od desetih korakov do izboljšanja organizacije z modelom CAF

19

Točkovno ocenjevanje organizacije temelji na jasnih in preprostih ocenjevalnih lest-vicah, ob upoštevanju dejstva, da neka-tere organizacije morda še niso razvile so-fisticiranih ocenjevanj.

Shema prepoznava zmožnost organi-zacije za izvedbo uspešnega in dobro načrtovanega samoocenjevanja, ki povečuje njeno razumevanje temeljnih načel, ki so potrebna za dosego odličnosti. Ocenjevalna lestvica ima 5 sto-penj:

1 Dejavnosti so bile izvedene v zelo ome-jenem obsegu.

2 Dejavnosti so bile izvedene v omejenem obsegu.

3 Dejavnosti so bile izvedene na sprejem-ljiv način.

4 Dejavnosti so bile izvedene na zadovoljiv način (zadovoljivo).

5 Dejavnosti so bile izvedene odlično.

Ta ocenjevalna lestvica je podrobno določena za vsako dejavnost znotraj kora-kov za izboljšanje organizacije z modelom CAF, za potrebe tolmačenje dejanskega položaja organizacije glede na posamezno temo. Teh opredelitev ne smemo jemati kot dokončen kontrolni seznam, ampak raje kot primere, ki vodijo uporabnike CAF in zunanje ocenjevalce pri tehtanju ravni raz-voja. Za nadaljnje razlage ocenjevanja in nje-gove uporabe si oglejte točkovalni vodnik (razdelka 2.1 in 3.1 v dodatku 2).

1. stopnja – Odločite se, kako organizirati in načrtovati samoocenjevanje (SO).

Dejavnosti 1 2 3 4 5


Ni dokazov o zavezanosti vodstva in vzpostavitvi lastništva.

Obstaja nekaj dokazov o zavezanosti vodstva za začetek procesa CAF, vendar je vključenega le nekaj vodil-nega osebja.

Obstajajo dokazi o zavezanosti vodstva za začetek procesa CAF in vzpostavitvi lastništva nad njim.

Obstajajo jasni dokazi o zavezanosti vodstva za začetek procesa in vzpostavitvi lastništva, pri čemer je vodstvo us-merjevalec in pokrovitelj ter sporoča cilje in prednosti procesa.

Obstajajo močni dokazi o zavezanosti celotnega vodstva za začetek procesa in vzpostavitvi lastništva, pri čemer je vodstvo usmerjevalec in pokrovitelj, sporoča cilje in prednosti procesa ter sodeluje pri opredelitvi projekta.

20

2. steber: proces izboljševanjaPoleg samoocenitve in dobre ugotovitve stanja, ki temelji na CAF, pa se drug pomem-ben element uspešne uporabe CAF nanaša na to, kaj naredimo z rezultati samoocenje-vanja. Sklepe je treba prednostno razvrstiti in jih prevesti v načrt izboljšav, ki zajemajo (omejeni) seznam dobro izbranih ukrepov, ki jih je treba izvesti v največ dvoletnem časovnem obdobju. V tem, drugem stebru postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI je poudarek na drugi fazi izvajanja procesa CAF in zajema korake od 7 do 9 v že omenjenem 10-stopenjskem procesu. Vsi koraki dajejo poglobljeni vpo-gled v načrt izboljšav, njegovo kakovost in način, kako je bil oblikovan, komuniciran in spremljan. Zunanja povratna informacija CAF EPI pokriva načrtovanje in proces izvajanja izboljšav ter ne pomeni ocen-jevanja rezultatov ukrepov izboljšav.

Koraki v 2. stebru:

7. korak – Naredite osnutek načrta izboljšav na podlagi sprejetega poročila o samoocen-jevanju.

8. korak – Sporočajte načrt izboljšav.

9. korak – Izvajajte načrt izboljšav.

Kot pri 1. stebru se vsi ti koraki pretvorijo v posebne dejavnosti in se ovrednotijo po isti 5-stopenjski ocenjevalni lestvici, ki je bila že predstavljena. Za podrobno predstavitev različnih dejavnosti pri vseh korakih 2. ste-bra glej dodatek 1.2 Vprašalnik o načrtu izboljšav in točkovalni vodnik (razdelka 2.1 in 3.1 v dodatku 2) za poglobljeno razlago točkovnega ocenjevanja v tem stebru.

3. steber: zrelost organizacije po načelih celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) (širši okvir odličnosti)

Tretji steber zagotavljanja zunanje pov-ratne informacije CAF je usmerjen k osmim načelom odličnosti in premiku fokusa or-

ganizacije k tem načelom, po tem, ko je že bil uporabljen model CAF.Vprašalnik za ocenjevanje zrelosti po

načelih celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) temelji na osmih načelih odličnosti, kakor so bila opisana v razdelku 1.5 prvega dela tega priročnika. Zaradi boljšega ra-zumevanja zrelosti TQM v organizaciji mora organizacija kot prvi korak preveriti vseh osem načel. Med obiskom na lokaciji pri prijavitelju je treba dve načeli odličnosti (po izbiri pri-javitelja) oceniti kar najpodrobneje (eno od obeh mora biti ali Usmerjenost k rezul-tatom ali Osredotočenost na odjemalca). Vrednotenje se nanaša na ocenitev stop-nje zrelosti, ki jo je dosegla organizacija kot izid samoocenjevanja in načrta ukre-pov izboljšav. Ocena stopnje zrelosti TQM določa stopnjo, do katere je organizaciji s samoocenjevanjem in izvajanjem izboljšav uspelo uresničiti vrednote celovitega ob-vladovanja kakovosti. Cilj zatorej ni ocen-jevanje dejanskih rezultatov ukrepov izboljšav in njihova kakovost, ampak ugotoviti, ali je samoocenjevanje spod-budilo k uvajanju in razvoju kulture odličnosti v organizaciji. Lestvica za ocenjevanje zrelosti ima štiri stopnje:

21

0 Dosežena ni bila niti začetna stopnja

I (Initiation) Začetna stopnja

R (Realization) Stopnja uresničevanja

M(Maturity) Stopnja zrelosti

Splošne značilnosti

0 Začetek Uresničevanje Zrelost

1. Voditeljstvo in stanovitnost namena– Opredelitev

Dosežena ni bila niti začetna stopnja

Vodje oblikujejo jasno izjavo o poslanstvu.

Vodje vzpostavijo vizijo in vrednote. Zaposlene vodijo in navdušujejo k odličnosti.

Vodje dokazujejo zmožnosti ohran-janja stanovit-nosti namena v spreminjajočem se okolju.

1. Voditeljstvo in stanovitnost namena– Primeri

Vodje v organi-zaciji zagotovijo dobro opre-deljeno poslan-stvo, skladno z zahtevami zakonodaje in predpisov in ob hkratnem upoštevanju pričakovanj udeleženih strani.

Vodje zagotovijo dobro opredeljeno poslanstvo, vizijo in vrednote in jih delijo z zaposleni-mi v organizaciji.

Vodstvo na vseh ravneh je osredotočeno k udejanjanju poslanstva, vizije in vrednot v praksi.

Udeležene strani zaupajo v stanovitnost na-mena in trdnost vodstva.

Vodje so zaznani kot vzorniki.

Kakovost vodenja je bila izmerjena npr. z ocenjevanjem vodstva ali prek ugotavljanja zadovoljstva zaposlenih.

Te različne stopnje zrelosti so ponazorjene s konkretnimi trditvami za vseh osem načel. Kot primer tu navajamo prvo načelo, in sicer Voditeljstvo in stanovitnost namena. Za podroben opis vseh načel glej dodatek 1.3 Ocenjevanje zrelosti po načelih celo-vitega obvladovanja kakovosti (TQM) in točkovalni vodnik (razdelka 2.2. in 3.2 v do-datku 2).

22

Del 3: Kako poteka zagotavljanje zunanje povratne informacije v skupnem ocenjevalnem okviru CAF

3.1 Zagotavljanje zunanje povratne informacije CAF EPI na ravni države

Države članice upoštevajo splošne skupne smernice za zagotavljanje zunanje pov-ratne informacije CAF, kakor so podrobno opisane v tem poglavju, in se ravnajo po njih. Z upoštevanjem teh smernic države članice zagotovijo, da je postopek zago-tavljanja zunanje povratne informacije CAF kakovostno organiziran, in je zato na-ziv Uspešni uporabnik CAF visoko cenjen standard v Evropski uniji. Za konkretno izvajanje postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF na nacionalni ravni so odgovorne države članice, izved-ba pa je odvisna od razmer v posamezni državi.

Nacionalni organizator (NO) je imenovan na nacionalni ravni in je pristojen za izved-bo postopka zunanje povratne informacije CAF EPI v državi. Organizacija, ki deluje kot nacionalni organizator, je lahko – odvisno od ureditve v državi – posebna organizacij-ska enota ministrstva, pristojnega za javno upravo, ali kake druge institucije, posebna organizacija ali kaj drugega. Ne glede na konkretno organizacijsko rešitev mora biti nacionalni organizator prepoznaven in priznan kot tak.

Nacionalni organizator oblikuje osrednjo skupino zunanjih ocenjevalcev CAF EPI (ocenjevalci, ki zagotavljajo zunanjo pov-ratno informacijo), zanje organizira usposa-bljanje na ravni države in/ali evropski ravni, jim razporedi naloge in redno vrednoti njihovo delovanje. Nacionalni organizator

podeljuje naziv Uspešni uporabnik CAF na podlagi priporočil zunanjih ocenjevalcev CAF EPI in obvešča Evropski center za vire CAF o nazivih, ki so bili podeljeni, tako da se lahko ta podatek vključi v evropske po-datkovne zbirke. Temeljno načelo pri zago-tavljanju zunanje povratne informacije CAF EPI je, da so stroški za prijaviteljske organi-zacije majhni.

3.2 Vloga Evropskega centra za vire CAF

Evropski center za vire CAF pri Evropskem inštitutu za javno upravo (EIPA) v Maas-trichtu, poleg vodenja podatkovne baze CAF, podpira države članice pri izvajanju postopka zunanje povratne informacije CAF EPI prek različnih dejavnosti; promovira zagotavljanje zunanje povratne informaci-je na evropski ravni, prek uvajanja nacional-nih dopisnikov CAF v ta postopek, nudenja skupne evropske sheme usposabljanja za zunanje ocenjevalce CAF EPI, ter usklaje-vanja podpore tistim državam članicam, ki še nimajo nacionalnega organizatorja CAF EPI.

Mreža nacionalnih dopisnikov CAF redno poroča generalnim direktorjem Evropske mreže javnih uprav EUPAN, prek Skupine za inovativne javne storitve IPSG. Center za vire CAF, v vlogi koordinatorja, od držav članic prejema podatke o nacionalnem organizatorju postopka CAF EPI (glej Do-datek 6: Osnovni podatki o nacionalnem organizatorju).

23

3.3 Pogoji za uporabnike CAF, ki se želijo vključiti v postopek CAF EPI

Vsaka javna organizacija, ki uporablja CAF – ne glede na to, kolikokrat je izvedla sa-moocenjevanje po tem modelu – se lahko prijavi v postopek zunanje povratne infor-macije CAF EPI. Izpolnjeni pa morajo biti nekateri pogoji.

Organizacije, ki uporabljajo CAF in so prepričane, da so opravile dobro delo v skladu z modelom, ter zaprosijo za pov-ratno informacijo glede kakovosti uporabe CAF v njihovi organizaciji in učinkov na or-ganizacijo, se lahko prijavijo za pridobitev naziva Uspešni uporabnik CAF.

1) Prijavo je treba izpolniti od 6 do 12 mese-cev po tem, ko je bila opravljeno samo-ocenjevanje po CAF ter pripravljeno in po-slano poročilo o samoocenjevanju vodstvu organizacije.Kakor je bilo že omenjeno, pomeni delo s CAF izvedbo samoocenjevanja in uva-janja konkretnih ukrepov izboljšav. Da bi organizacija prejela zadovoljivo povratno informacijo o uvajanju konkretnih ukre-pov izboljšav, potrebuje čas za izvedbo teh izboljšav. Takoj po samoocenjevanju sta motivacija in dinamika na vrhuncu, zato delovanje za doseganje rezultatov navad-no ne povzroča težav. Po 6 do 12 mesecih pa mnogim organizacijam navdušenje uplahne. Ta trenutek je zato primeren, da pridejo zunanji ocenjevalci CAF EPI in pomagajo ohranjati navdušenje.

2) Drugi pogoj je, da se organizacija vpiše ali je vpisana kot uporabnik CAF v evropsko podatkovno zbirko uporabnikov CAF pri EIPA , na spletnem naslovu http://caf.eipa.eu/3/98/. Organizacija se lahko v evropsko podatkovno zbirko vpiše sama ali pa je vpisana po postopku vpisa na nacionalni ravni, ki ga opravi nacionalni dopisnik CAF,

odvisno od tega, kako je to urejeno v posa-mezni državi. Na spletni strani Evropskega centra za vire CAF pri EIPA (www.eipa.eu/caf ) lahko organizacija najde osebo ali or-ganizacijo, ki sta pristojni za zagotavljanje povratne informacije CAF v njihovi državi.

Organizacije, ki izpolnjujejo ta dva pogo-ja, se lahko prijavijo za pridobitev naziva Uspešni uporabnika CAF. Postopek zago-tavljanja zunanje povratne informacije CAF EPI poteka v treh fazah, ki jih mora izvesti organizacija oziroma je vanje vključena:

1. faza: Prijava,

2. faza: Postopek zagotavljanja zunanje povratne informacije,

3. faza: Končni sklep in podelitev naziva Uspešni uporabnik CAF.

Faze so podrobneje opisane v nadaljevanju.

3.4 Faze v postopku CAF EPI

1. faza: Vloga organizacije za pridobitev naziva Uspešni uporabnik CAFPrva faza zajema priprave za dejanski pos-topek zagotavljanja povratne informacije CAF EPI. Vanjo so vključeni prijavitelj na eni strani in nacionalni organizator na drugi. Ta faza vključuje štiri različne korake.

24

1. KORAK: Javna organizacija, ki je zain-teresirana za prijavo (prijavitelj), se poveže z nacionalnim organizatorjem (NO). V ta namen predloži izjavo (glej dodatek 4), ki potrjuje izpolnjevanje dveh pogojev.

2. KORAK: Nacionalni organizator potrdi prejem, pošlje celotno informacijsko gradi-vo (priročnik) in povabi prijavitelja k oddaji:1. kratke predstavitve organizacije,2. kratkega opisa procesa samoocenitve

po CAF,3. zadnjega samoocenitvenega poročila,

ki je bilo predstavljeno vodstvu organi-zacije,

4. akcijskega načrta izboljšav.

3. KORAK: Prijavitelj dopolni zahtevane in-formacije in jih vrne nacionalnemu organi-zatorju, da bi lahko nadaljeval s postopkom CAF EPI (2. faza).

4. KORAK: Ko nacionalni organizator prej-me zahtevane dokumente, pošlje pri-javitelju pisno potrdilo. S tem se lahko pos-topek zagotavljanja povratne informacije začne (2. faza).

2. faza: Zagotavljanje povratne infor-macijePotem ko je prijavitelj izpolnil vse zahteve prve faze, se v drugi fazi dejansko začne postopek zagotavljanja povratne infor-macije. To fazo sestavlja šest glavnih kora-kov, vanjo pa so vključeni:- prijavitelj,- nacionalni organizator in- zunanji ocenjevalci CAF EPI. Zunanji ocenjevalci CAF EPI so osebe, ki bodo ocenjevale uporabo CAF in njegov vplivu na organizacijo ter zagotovile or-ganizaciji koristne povratne informacije.

1. KORAK: Nacionalni organizator ime-nuje dva ali več zunanjih ocenjevalcev CAF glede na vrsto, velikost in kompleksnost organizacije (prijavitelja). Različni vidiki vlog ocenjevalcev so opisani v naslednjem

poglavju.

2. KORAK: Nacionalni organizator obvesti prijavitelja o dodeljenih zunanjih ocenje-valcih CAF in pošlje tri vprašalnike o zunanji povratni informaciji. Prijavitelj je naprošen, da vse tri vprašalnike izpolni po lastni presoji in jih pošlje dodeljenim zunanjim ocenjevalcem CAF EPI in/ali nacionalnemu organizatorju (glede na ureditev v posa-mezni državi).

Trije vprašalniki so:1) vprašalnik o procesu samoocenjevan-

ja (gl. dodatek 1.1), 2) vprašalnik o načrtu izboljšav (gl. do-

datek 1.2),3) vprašalnik o zrelosti organizacije po

načelih TQM (gl. dodatek 1.3).

3. KORAK: Zunanji ocenjevalci CAF EPI analizirajo vprašalnike, ki jih je predložil pri-javitelj.

4. KORAK: Priprava obiska na kraju samem: Zunanji ocenjevalci CAF EPI – na uvodnem sestanku, skupnem seminarju ali prek mul-timedijske povezave – obvestijo prijavitelja o poglavitnem namenu obiska na kraju samem, z namenom uskladitve pričakovanj in odločitve o potrebni količini dokumen-tacije in osebah, institucijah in/ali skupi-nah, za katere zunanji ocenjevalci CAF EPI želijo, da bi se udeležili intervjujev in/ali de-lavnic ob obisku na kraju samem. Del te ko-munikacije je tudi obravnava glavnih tem in izzivov, ki bodo med obiskom še posebej

25

pomembni. Vsi udeleženci v postopku CAF EPI se morajo zavedati, kaj je treba narediti v sklopu priprav za obisk na kraju samem.

5. KORAK: Obisk na kraju samem traja največ dva dni glede na vrsto, velikost in kompleksnost organizacije (prijavitelja). Zunanji ocenjevalci preverjajo, ali je organi-zacija model CAF uspešno uporabila:

a) Analizirajo kakovost procesa samo-ocenjevanja, pri čemer kot izhodišče za razpravo uporabljajo odgovore na vprašalnik o procesu samoocenjevanja (koraki 1 do 6 smernic CAF) in se pogo-varjajo z udeleženci procesa samoocen-jevanja, ki vprašalnika niso izpolnjevali.

b) Nato razpravljajo o oblikovanju, komuniciranju in izvajanju proce-sa izboljšav, na podlagi navedb v vprašalniku o načrtu izboljšav (koraki 7 do 9 smernic CAF), in z določenim številom vključenih v ta proces.

c) Za vrednotenje stopnje, do katere je bila vzpostavljena kultura celovitega obvladovanja kakovosti, se izvedejo intervjuji z različnimi zainteresira-nimi stranmi, na podlagi vprašalnika o zrelosti po načelih celovitega ob-vladovanja kakovosti.

d) Zunanji ocenjevalci CAF EPI prijavitelju ustno sporočajo svoje začetne ugoto-vitve.

6. KORAK: Na podlagi vseh zbranih infor-macij pred obiskom na kraju samem in med njim zunanji ocenjevalci CAF EPI v enem mesecu pripravijo poročilo. Zunanji ocenjevalci CAF ga pošljejo nacionalne-mu organizatorju skupaj s priporočilom o tem, ali je prijavitelj izpolnil pogoje za pridobitev naziva Uspešni uporabnik CAF (vzorec poročila je v dodatku 3).

3. faza: Končni sklep in podelitev naziva Uspešni uporabnik CAF

1. KORAK: Nacionalni organizator sprej-me končno odločitev na podlagi poročila/priporočila zunanjih ocenjevalcev CAF EPI.

2. KORAK: Nacionalni organizator pri-javitelju pošlje poročilo skupaj z odločitvijo. Organizacija se zoper odločitev ne more pritožiti.

3. KORAK: Če je odločitev pozitivna, pri-javitelj prejme naziv/priznanje Uspešni uporabnik CAF.

4. KORAK: Nacionalni organizator obvesti Center za vire CAF pri Evropskem inštitutu za javno upravo EIPA, kdaj je bil organiza-ciji podeljen naziv Uspešni uporabnik CAF. Center za vire CAF objavi informacijo (pre-jem naziva in datum) na svoji spletni strani, v evropski podatkovni zbirki uporabnikov CAF.

1. opomba:Veljavnost naziva Uspešni uporabnik CAF je dve leti in ga je možno obnoviti, po ponov-no izvedeni samoocenitvi po CAF in novem postopku CAF EPI.

2. opomba:Če prijavitelj ne pridobi naziva Uspešni upo-rabnik CAF, lahko zanj ponovno zaprosi, potem ko ponovno izvede samoocenitev po CAF, in vstopi v nov postopek CAF EPI.

26

Del 4: Zunanji ocenjevalci v postopku CAF EPI

Zunanji ocenjevalci CAF EPI imajo v pos-topku zagotavljanja zunanje povratne informacije v skupnem ocenjevalnem ok-viru CAF ključno vlogo. To poglavje opisuje njihovo vlogo in naloge. Pojasnjeni so še zahtevane kompetence (4.2), usposabljan-je (4.3) ter kodeks ravnanja in vedenja (4.4).

4.1 Vloge, naloge in profil

Glavne naloge zunanjih ocenjevalcev v postopku CAF EPI so: 1. Analizirati uporabo CAF pri procesu

samoocenjevanja in pri izvajanju ukre-pov izboljšav ter ugotoviti, ali organi-zacija vpeljuje vrednote TQM;

2. Zagotoviti povratno informacijo in predloge o prednostih in področjih za izboljšanje v zvezi procesom uporabe CAF;

3. Podpirati in obnoviti navdušenje v or-ganizaciji za celovito razvijanje kako-vosti in samoocenjevanju po modelu CAF.

Eden od ciljev zagotavljanja zunanje pov-ratne informacije je tudi spodbujanje pregledov, ki jih opravijo stanovski kolegi, in primerjalno učenje v evropskih javnih upravah. Priporočljivo je, da so zunanji ocenjevalci v postopku CAF EPI stanovski kolegi iz javne uprave.

Vloga zunanjih ocenjevalcev CAF EPI zahteva uravnoteženost osebnih in poklic-nih usposobljenosti, ki je povezana z za-vezanostjo k pravočasnemu in ustreznemu ravnanju. Za kompetentno izvedbo procesa zagotavljanja povratne informacije potre-buje zunanji ocenjevalec CAF EPI zlasti široko znanje in izkušnje o procesih voden-

ja ter razvijanja in spreminjanja procesov v organizacijah javnega sektorja. Zunanji ocenjevalci CAF lahko potrebne kompe-tence pridobijo iz različnih virov, vključno z delovnimi izkušnjami, izkušnjami iz pre-teklih ocenjevanj (npr. kot ocenjevalec EFQM), izobraževanjem in usposabljanjem.

Ni nujno, da bi moral biti zunanji ocenje-valec CAF EPI prej vodja ali usposobljen za ocenjevalca ali razsodnika EFQM. Vsekakor pa so kompetence, pridobljene v takih us-posabljanjih, v procesu zagotavljanja pov-ratne informacije CAF EPI, zelo koristne. Za pridobitev statusa zunanjega ocenjevalca CAF (ki ga potrjuje nacionalni dopisnik CAF) pa se mora zunanji ocenjevalec CAF udeležiti zahtevanega evropskega ali na-cionalnega usposabljanja. Del ciljne sku-pine možnih udeležencev usposabljanj za zunanje ocenjevalce CAF EPI so tudi zelo izkušeni uporabniki CAF v javnem sektorju, kar krepi izmenjave med organizacijami in povečujejo znanje znotraj organizacij.

4.2 Kompetence, potrebne za zago-tavljanja zunanje povratne informaci-je v postopku CAF EPI

Za izpolnjevanje opisane vloge morajo imeti zunanji ocenjevalci CAF EPI nekatere splošne kompetence. Posebno znanje zunanjih ocenjevalcev CAF EPI se lahko razlikuje glede na različne vrste sektorjev in/ali organizacij.

27

– Razumevanje modela CAF in njego-vih notranjih povezav. To vključuje razumevanje zgradbe in vsebine mo-dela CAF, pa tudi povezav med rezul-tati in dejavniki ter znotraj njih.

– Praktične izkušnje s CAF in/ali drugimi modeli celovitega ob-vladovanja kakovosti (TQM) za sa-moocenjevanje in izboljševanje ka-kovosti. Zunanji ocenjevalec CAF EPI mora imeti izkušnje z izvajanjem mo-dela CAF in/ali drugimi modeli za celo-vito obvladovanje kakovosti (TQM).

– Razumevanje temeljnih načel celo-vitega obvladovanja kakovosti in vrednot. Zunanji ocenjevalec CAF EPI mora dobro razumeti temeljne vred-note TQM ter kako lahko te vrednote in načela uporabi pri praktičnem razvi-janju kakovosti v institucijah.

– Nazorno prikazovanje razumevanja različnih organizacij javnega sek-torja in njihovih spreminjajočih se zahtev in potreb. Zunanji ocenje-valec CAF EPI mora biti zmožen ra-zumeti različne zahteve in potrebe, ki se nanašajo na izvajanje procesa sa-moocenjevanja in ukrepov izboljšav. Ocenjevalec CAF EPI zgledov in pos-topkov iz gradiva za zagotavljanje zu-nanje povratne informacije CAF EPI ne uporablja kot kontrolnega seznama, ampak razume, da so lahko pristopi, ki so uspešni in ustrezni v eni instituciji,

nezadostni v drugih javnih institucijah zaradi različnih vrednot, voditeljstva, zaposlenih in notranjih procesov.

– Širjenje dobrih načinov dela z ljud-mi in uspešnega sporazumevanja. Glavna naloga zunanjega ocenjevalca CAF EPI je zagotavljati natančno in spodbudno povratno informacijo, ki podpira nenehno predanost organi-zacije celovitemu in sistematičnemu razvijanju kakovosti prek samoocen-jevanja. Zunanji ocenjevalec CAF EPI mora imeti znanja in kompetence, da zagotovi tak način zagotavljanja pov-ratne informacije v postopku CAF EPI, ki podpira učenje, sodelovanje in di-alog. Sposoben mora biti uspešnega komuniciranja znotraj različnih in posebnih vrst organizacij, ter upora-bljati nežaljiv jezik.

– Zmožen mora biti dela v skupini

(dveh ali več zunanjih ocenjevalcev CAF EPI). Zunanji ocenjevalec CAF EPI mora pri tem, ko kontaktira s pri-javiteljem v okviru postopka CAF EPI in pri delu s sodelujočimi, ravnati kole-gialno, deliti delovno obremenitev in delovati dopolnjevalno.

4.3 Zahtevano usposabljanje

Zagotavljanje zunanje povratne informaci-je CAF EPI je skupna evropska pobuda, zato morajo zunanji ocenjevalci CAF EPI deliti najpomembnejša načela, cilje, vrednote in metodologije tega procesa. Usposabljanje na nacionalni ravni zagotavlja nacionalni organizator in/ali pristojne organizacije, na evropski ravni pa Evropski center za vire CAF pri Evropskem inštitutu za javno upra-vo (EIPA) v Maastrichtu. Ta dvodnevni tečaj usposabljanja obsega pet delov, vsak od teh delov ustreza posebnemu cilju.

28

1. del: Skupni ocenjevalni okvir za organi-zacije v javnem sektorju CAF- Cilji: Predstavitev poglavitnih

značilnosti skupnega ocenjevalnega okvira za organizacije v javnem sektor-ju CAF in proces njegovega izvajanja.

- Rezultati: Zunanji ocenjevalci CAF morajo poznati posebnosti modela CAF, okolje, v katerem deluje organi-zacija v javnem sektorju, in različne korake uporabe modela CAF, kakor ga opisujejo smernice CAF.

2. del: Zunanja povratna informacija CAF EPI: Filozofija in sistem - Cilji: Predstavljeni so poglavitne

značilnosti in stebri zagotavljanja pov-ratne informacije v skupnem ocenje-valnem okviru CAF.

- Rezultati: Udeleženci morajo poznati ozadje potreb po zagotavljanju zunan-jih povratnih informacij, imeti poglo-bljen vpogled v filozofijo in namene sistema in jih biti sposobni prenesti na prijavitelja, prek osnovnih značilnosti in stebrov.

3. del: Kako ovrednotiti; izvajanje pos-topka CAF EPI- Cilji: Predstavitev podrobnih korakov v

postopku zagotavljanja zunanje pov-ratne informacije CAF EPI.

- Rezultati: Udeleženci poznajo in razumejo različne vprašalnike in točkovalne vodnike (teorija) ter znajo delati z njimi. Znajo temeljito ana-lizirati dokumente in izvesti obisk pri prijavitelju.

4. del: Kodeks ravnanja in vedenja - Cilji: Predstavitev kodeksa ravnanja in

vedenja zunanjih ocenjevalcev CAF.- Rezultati: Ocenjevalci poznajo svojo

vlogo ter kaj in kako se morajo ravnati / vesti.

5. del: Poročanje in dajanje povratne in-formacije- Cilji: Predstavitev načina poročanja in

dajanja povratne informacije.- Rezultati: Zunanji ocenjevalci CAF so

usposobljeni zagotoviti povratno in-formacijo (ustno in pisno) ter pripraviti poročilo strokovno in prepričljivo.

4.4 Kodeks ravnanja zunanjih ocenjevalcev CAF EPI

Kodeks ravnanja je splošni okvir, ki navaja vrednote in načela pri zagotavljanju zunan-je povratne informacije CAF EPI, ter zahteve za ravnanje zunanjih ocenjevalcev CAF EPI. Na nacionalni ravni lahko nacionalni dopis-nik CAF (in/ali nacionalni organizator) opre-deli še dodatna načela in zahteve ravnanja za zunanje ocenjevalce CAF EPI.

Zunanji ocenjevalci CAF morajo ohran-jati visoke standarde in etično vedenje, kar pomeni, da morajo biti neodvisni, se vesti vljudno in spoštljivo, svoje naloge oprav-ljati vestno, strokovno in pravočasno ter ohranjati svoj položaj brez navzkrižja in-teresov.

- Neodvisnost. Ohranjati morajo zadostno neodvis-

nost in prijaviteljem vedno dati ustrez-no, učinkovito in pravilno povratno informacijo. To pomeni, da so nepris-transki in se ves čas izogibajo predsod-kom.

- Osebna priložnost oziroma korist. S prijaviteljem ne smejo imeti preteklih

ali prihodnjih povezav (finančnih ali drugačnih), kar bi lahko vplivalo na proces zagotavljanja povratne infor-macije.

- Navzkrižje interesov. Opredeliti morajo kakršno koli de-

29

jansko, možno ali zaznano navzkrižje interesov s prijaviteljem, ki bi lahko vneslo dvom o neodvisnosti zunanjih ocenjevalcev CAF, in se mu izogibati. O kakršnem koli navzkrižju interesov je treba obvestiti Ministrstvo za jav-no upravo, ki bo ustrezno ukrepalo. Navzkrižje interesov je lahko na pri-mer to, da je bil zunanji ocenjevalec CAF zaposlen v organizaciji ali pa je za-poslen v organizaciji, katere interesi so v nasprotju s to organizacijo. Zunanji ocenjevalec CAF tudi ne more sodelo-vati pri dajanju povratne informacije institucijam, v katerih je sodeloval pri uvajanju CAF (s čimer bi potrdil svoje lastno delo).

- Vljudnost in spoštljivost. Zunanji ocenjevalci se morajo vedno

vesti vljudno in spoštljivo, tj., takoj se morajo odzvati na zahteve po infor-macijah, biti morajo točni in ne smejo sodelovati pri dejavnostih, ki bi zunan-jemu ocenjevalcu, procesu zunanjega ocenjevanja ali modelu CAF jemale ugled.

- Prizadevnost. Biti morajo vestni, strokovni in

pravočasni. Če vloge zunanjega ocen-jevalca ne morejo opravljati, kot je opisano, je ne smejo prevzeti.

- Zaupnost. Pogovori in informacije, pridobljeni

med zagotavljanjem povratne infor-macije, so zaupni in o njih se ne sme razpravljati ali z njimi seznanjati tretjo stran (razen oseb/organizacije, ki je pristojna za podelitev naziva “Uspešen CAF uporabnik”, tj. Ministrstvo za jav-no upravo).

- Pozitivna naravnanost. Spodbujati in podpirati morajo

navdušenje v organizaciji.

30

Dodatek 1.1 Vprašalnik o 1. stebru postopka CAF EPIVprašalnik o procesu samoocenjevanja

1. steber

Koraki 1–6 od desetih korakov


Vprašalnik št. 1 (Dodatek 1.1)

2. steber




3. steber







Zrelostorganizacije

Vir

Referenca vprašalnika je Deset korakov za izboljšanje organizacij z modelom CAF, ka-kor so opredeljeni v priročniku CAF 2006, v poglavju z naslovom Smernice za upo-rabo modela CAF. Dejavnosti pri vsakem koraku so prilagojene in razširjene tako, da upoštevajo spoznanja, pridobljena iz izkušenj na evropski ravni. Ta vprašalnik zajema vprašanja povezana s prvimi šestimi koraki, ki so osredotočeni na načrtovanje in izvajanje procesa samo-ocenjevanja.

Koraki, ki jih je treba oceniti

Vprašalnik obravnava prvih šest od desetih korakov, ki so opredeljeni v Smernicah za izboljšanje organizacij s CAF, in ni namen-jen potrjevanju točk.

Ocenjevalna lestvicaOcenjevalna lestvica ima 5 ravni:



3 Dejavnosti so bile izvedene na sprejemljiv način.



Ta ocenjevalna lestvica je podrobno določena za vsako dejavnost znotraj korak-ov za izboljšanje organizacij z modelom CAF, za potrebe tolmačenja dejanskega položaja organizacije glede na posamezno temo. Dokazi: opredelitev S tem izrazom so mišljeni dokumenti / dej-stva / podatki v fizični ali nefizični obliki, ki so zagotovljeni pred ali med obiski na lokaciji prijavitelja.

31

1. k

orak

– O

dloč

ite

se, k

ako

orga

nizi

rati

in n

ačrt

ovat

i sam

ooce

njev

anje

(SO

)

Dej

avno

sti

12

34

5

1.1

Zago

tovi

te z

avez

a-no

st v

odst

va z

a za

čete

k pr

oces

a in

vzp

osta

vite

v la

stni

štva

nad

pro

ceso

m.

Ni d

okaz

ov o

zav

ezan

osti

vods

tva

in v

zpos

tavi

tvi

last

ništ

va.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o za

veza

nost

i vod

stva

za

zač

etek

pro

cesa

CA

F, ve

ndar

je v

klju

čene

ga le

ne

kaj v

odiln

ega

oseb

ja.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

zave

zano

sti v

odst

va z

a za

čete

k pr

oces

a CA

F in

vz

post

avitv

i las

tniš

tva

nad

njim

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

zave

zano

sti v

odst

va

za z

ačet

ek p

roce

sa in

vz

post

avitv

i las

tniš

tva,

pri

čem

er je

vod

stvo

usm

er-

jeva

lec

in p

okro

vite

lj te

r sp

oroč

a c

ilje

in p

redn

osti

proc

esa.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi

o za

veza

nost

i cel

otne

ga

vods

tva

za z

ačet

ek p

roce

sa

in v

zpos

tavi

tvi l

astn

ištv

a, p

ri če

mer

je v

odst

vo u

smer

jeva

lec

in p

okro

vite

lj, s

poro

ča c

ilje

in

pred

nost

i pro

cesa

ter s

odel

uje

pri o

pred

elitv

i pro

jekt

a.

1.2

Zago

tovi

te ja

sne

odlo

čitv

e vo

dstv

a gl

ede

izva

janj

a SO

, ob

pos-

veto

vanj

u v

orga

niza

ciji,

gl

ede

na o

bseg

SO

(SO

za

jem

a ce

lotn

o or

gani

-za

cijo

ali

le n

jene

del

e/en

ote/

odde

lke

…) i

n kr

ovne

ga c

ilja

sam

o-oc

enje

vanj

a.

Ni d

okaz

ov o

odl

očitv

i s

stra

ni v

odst

va. O

dloč

itev

je s

prej

ela

ena

ali v

eč

oseb

bre

z po

svet

ovan

ja z

vo

dstv

om.

Obs

taja

nek

aj d

oka-

zov

o po

svet

ovan

ju z

vo

dstv

om, v

enda

r bre

z ra

zpra

ve o

mer

ilih

za

odlo

čite

v in

izbo

r, br

ez

form

alne

odl

očitv

e in

ja

sne

opre

delit

ve c

iljev

.

Obs

taja

jo d

okaz

i o p

os-

veto

vanj

u z

vods

tvom

in

o fo

rmal

ni o

dloč

itvi,

ven-

dar m

erila

izbo

ra in

cilj

i ni

so ja

sno

opre

delje

ni.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

odlo

čitv

i vod

stva

za

iz-

vedb

o sa

moo

cenj

evan

ja,

na re

dnih

sre

čanj

ih, n

a ka

terih

so

pris

otni

tud

i vo

dje

služ

b. O

dloč

itev

je b

ila fo

rmal

izira

na v

do

kum

entu

, cilj

i SO

so

bili

jasn

o op

rede

ljeni

, ven

dar

pa m

erila

izbo

ra n

iso

povs

em ja

sna.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi,

da s

o bi

le o

dloč

itve

vods

tva

spre

jete

po

pog

lobl

jeni

razp

ravi

ob

pris

otno

sti v

odij

pris

tojn

ih

služ

b, z

opr

edel

itvijo

obs

ega

SO, k

i tem

elji

na s

krbn

o op

re-

delje

nih

mer

ilih.

Odl

očite

v in

ob

seg

sta

bila

form

aliz

irana

v

doku

men

tu. C

ilji S

O in

pre

d-no

sti z

a ud

elež

ene

stra

ni s

o bi

li ja

sno

opre

delje

ni.

1.3

Opr

edel

ite o

kvir

proc

esa

sam

ooce

njev

anja

(S

O) i

n na

daljn

jih u

kre-

pov,

nač

rtuj

te d

ejav

nost

i SO

.

Ni d

okaz

ov o

dej

ansk

em

načr

tu.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

na

črtu

, ven

dar t

a le

del

no

zaje

ma

proc

es S

O in

na

daljn

je u

krep

e.

Obs

taja

jo d

okaz

i o n

ačrt

u pr

oces

a SO

in n

adal

jnjih

uk

repo

v, v

enda

r ni d

ovol

j ja

sno

stru

ktur

iran

(odg

o-vo

rnos

ti, v

iri, č

asov

ni

razp

ored

).

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

načr

tova

nju

proc

esa

SO

in n

adal

jnjih

ukr

epov

, vk

ljučn

o z

odgo

vor-

nost

mi,

viri,

čas

ovni

m

razp

ored

om in

spr

em-

ljanj

em.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

na

črto

vanj

u pr

oces

a SO

in

nada

ljnjih

ukr

epov

skl

adno

z

načr

ti in

str

ateg

ijam

i or-

gani

zaci

je. V

nač

rt s

o vk

ljuče

ni

odgo

vorn

osti,

viri

, čas

ovni

ra

zpor

ed.

1.4

Imen

ujte

vod

jo

proc

esa

SO, k

i im

a vi

soko

st

opnj

o po

znav

anja

or

gani

zaci

je a

li ob

likuj

te

odbo

r za

SO, k

i ga

vodi

vo

dja

proc

esa

SO.

Ni d

okaz

ov o

for-

mal

izira

nih

nalo

gah,

do

delje

nih

s st

rani

vo

dstv

a.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o na

loga

h, d

odel

jeni

h s

stra

ni v

odst

va, v

enda

r te

niso

form

aliz

irane

, m

erila

iz

bora

pa

niso

jasn

a.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

form

aliz

irani

h na

loga

h,

dode

ljeni

h s

stra

ni

vods

tva,

ven

dar s

o do

kazi

o

ustr

ezni

h m

erili

h iz

bire

om

ejen

i (vk

ljučn

o z

ustr

ezni

m p

ozna

vanj

em

mod

ela

CAF)

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

form

aliz

irani

h na

loga

h,

dode

ljeni

h s

stra

ni

vods

tva,

z o

pred

elitv

ijo

vodj

e SO

na

podl

agi

pozn

avan

ja o

rgan

izac

ije

in u

stre

zneg

a zn

anja

o

mod

elu

CAF.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi

o fo

rmal

izira

nih

nalo

gah,

do

delje

nih

s st

rani

vod

stva

, z

opre

delit

vijo

vod

je S

O n

a po

dlag

i poz

nava

nja

orga

ni-

zaci

je, s

trok

ovne

ga z

nanj

a o

mod

elu

CAF

in s

pre

pozn

avni

-m

i spo

sobn

ostm

i vod

enja

.

32

Dej

avno

sti

12

34

5

1.5

Opr

edel

ite to

čkov

alno

le

stvi

co, k

i jo

bost

e up

orab

ili.

Ni d

okaz

ov o

opr

edel

i-tv

i toč

kova

lne

lest

vice

, sk

ladn

e z

mod

elom

.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o op

rede

litvi

točk

oval

ne

lest

vice

, ven

dar t

a ni

pov

-se

m s

klad

na z

mod

elom

, ra

zlik

e pa

nis

o po

vsem

sp

reje

mlji

ve.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

opre

delit

vi to

čkov

alne

le

stvi

ce, k

i se

bo u

pora

-bl

jala

in je

skl

adna

z m

o-de

lom

, ven

dar p

a ni

bila

pr

ever

jena

skl

adno

st z

na

črto

m S

O (v

iri, č

asov

ni

razp

ored

).

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

opre

delit

vi to

čkov

alne

le

stvi

ce, k

i se

bo

upor

ablja

la te

r je

povs

em

skla

dna

z m

odel

om in

na

črto

m S

O (v

iri, č

asov

ni

razp

ored

).

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi

o op

rede

litvi

. Toč

kova

lna

lest

vica

je p

ovse

m s

klad

na z

m

odel

om in

nač

rtom

SO

(viri

, ča

sovn

i raz

pore

d). N

jena

izbi

ra

je b

ila o

vred

note

na in

tem

elji

na ra

zmer

ah v

org

aniz

aciji

in

stop

nji z

relo

sti o

rgan

izac

ije.

1.6

Dod

elite

vire

za

SO in

op

rede

lite

pred

nost

no

razd

elite

v vi

rov.

Ni d

okaz

ov o

vre

dnot

enju

vi

rov,

pot

rebn

ih z

a SO

. O

bsta

ja n

ekaj

dok

azov

o

vred

note

nju

viro

v,

potr

ebni

h za

SO

, ven

dar

dode

litev

pot

rebn

ih v

irov

ni ra

zvid

na.

Obs

taja

jo d

okaz

i o v

red-

note

nju

viro

v, p

otre

bnih

za

SO

. Dod

elite

v vi

rov

je o

pred

elje

na, v

enda

r nj

ihov

a ra

zpol

ožlji

vost

za

vse

dej

avno

sti n

i ra

zvid

na.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

vred

note

nju

viro

v,

potr

ebni

h za

SO

. Dod

e-lit

ev v

irov

je o

pred

elje

na,

razv

idna

je

njih

ova

razp

olož

ljivo

st, n

iso

pa ra

zvid

na m

erila

za

njih

ovo

pred

nost

no

razv

rstit

ev.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

vr

edno

tenj

u vi

rov,

pot

rebn

ih

za S

O. V

iri s

o bi

li do

delje

ni,

pred

nost

na m

erila

zan

je

opre

delje

na. R

azpo

ložl

jivos

t po

treb

nih

viro

v in

pre

dnos

tna

mer

ila s

o za

vse

pos

tavk

e ja

sni.

33

2.2

Izva

jajte

nač

rt k

o-m

unic

iranj

a ob

upo

rabi

ra

zlič

nih

orod

ij

Ni d

okaz

ov o

izva

janj

u na

črta

kom

unic

iranj

a in

/al

i o o

pred

elje

nih

orod

jih,

ali p

a je

spo

roča

nje

ome-

jeno

in s

ploš

no.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

iz

vaja

nju

načr

ta k

omu-

nici

ranj

a in

upo

rabl

jeni

h or

odjih

, ven

dar s

e na

črt

izva

ja v

om

ejen

em o

b-se

gu a

li pa

spo

roča

nje

ni

popo

lnom

a us

trez

no.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

izva

janj

u na

črta

kom

u-ni

cira

nja

ob u

pora

bi

razl

ične

ga o

rodj

a; v

sebi

na

spor

očan

ja je

ust

rezn

a.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

izva

janj

u na

črta

ko

mun

icira

nja,

ob

upo-

rabi

razl

ične

ga o

rodj

a, n

a ov

redn

oten

in o

pred

elje

n na

čin.

Vse

bina

spo

roča

nja

je p

opol

na.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

iz

vaja

nju

načr

ta k

omu-

nici

ranj

a, o

b up

orab

i us

trez

nih

orod

ij, v

razl

ični

h fa

zah

in z

a ra

zlič

ne o

dje-

mal

ce, n

a ov

redn

oten

in

opre

delje

n na

čin.

Vse

bina

sp

oroč

anja

je p

opol

na,

uspe

šnos

t spo

roča

nja

pa

prev

erje

na.

2.3

Obv

ešča

jte v

se

pom

embn

e ud

elež

ene

stra

ni m

ed p

osam

ezni

mi

faza

mi p

otek

a SO

ter

spod

buja

jte v

klju

čeva

nje

najv

išjih

in s

redn

jih v

odij

ter z

apos

leni

h v

SO.

Ni d

okaz

ov o

spo

roča

nju

v ra

zlič

nih

faza

h SO

in

ustr

ezni

m u

dele

ženi

m

stra

nem

, pra

v ta

ko n

i po

bud

za v

klju

čeva

nje

notr

anjih

ude

leže

ncev

.

Obs

taja

nek

aj d

oka-

zov

o iz

vaja

nju

načr

ta

kom

unic

iranj

a, v

enda

r ne

sis

tem

atič

no p

o fa

zah

SO in

/ali

ne z

a us

trez

ne

udel

ežen

e st

rani

in/a

li sp

oroč

anje

ni u

stre

zno,

da

bi s

podb

ujal

o vk

ljuče

vanj

e no

tran

jih

udel

ežen

cev.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

ustr

ezne

m iz

vaja

nju

načr

ta k

omun

icira

nja,

ki

je u

resn

ičen

sis

tem

atič

no

v gl

avni

h fa

zah

SO in

za

klju

čne

ustr

ezne

ud

elež

ene

stra

ni, i

n na

nač

in, d

a sp

odbu

ja

vklju

čeva

nje

notr

anjih

ud

elež

ence

v.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

izva

janj

u na

črta

kom

u-ni

cira

nja,

ki j

e ur

esni

čen

sist

emat

ično

v v

seh

faza

h SO

ter n

agov

arja

ust

rezn

e za

inte

resi

rane

str

ani t

er

hkra

ti ja

sno

nago

varja

k

vklju

čeva

nju

notr

anjih

ud

elež

ence

v.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

iz

vaja

nju

načr

ta k

omu-

nici

ranj

a, k

i je

ures

niče

n v

vseh

faza

h SO

in n

agov

arja

vs

e us

trez

ne u

dele

žene

st-

rani

ter j

asno

in k

onkr

etno

na

gova

rja k

vkl

juče

vanj

u vs

eh u

stre

znih

not

ranj

ih

udel

ežen

cev

(naj

višj

ih in

sr

ednj

ih v

odij

ter z

apos

-le

nih)

.

2. k

orak

– S

poro

čajt

e o

proj

ektu

sam

ooce

njev

anja

Dej

avno

sti

12

34

5

2.1

Opr

edel

ite n

ačrt

ko

mun

icira

nja,

ki n

aj

vklju

čuje

prič

akov

ane

ko-

risti,

cilj

in d

ejav

nost

i SO

Ni d

okaz

ov o

nač

rtu

kom

unic

iranj

a.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o na

črtu

kom

unic

iranj

a,

vend

ar v

sebi

na n

e za

gota

vlja

ust

rezn

ih in

for-

mac

ij o

SO (c

ilji,

nam

en

in d

ejav

nost

i, vk

ljuče

ne

stra

ni it

d.).

Obs

taja

jo d

okaz

i nač

rtu

kom

unic

iranj

a, v

klju

čno

z za

dost

nim

i inf

orm

aci-

jam

i o S

O (c

ilji,

nam

en in

de

javn

osti,

pom

embn

e ud

elež

ene

stra

ni it

d.).

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

načr

tu k

omun

icira

nja,

vk

ljučn

o s

podr

obni

mi

info

rmac

ijam

i o c

iljih

, na

men

u, p

ričak

ovan

ih

koris

tih in

z o

piso

m

deja

vnos

ti. N

ačrt

kom

u-ni

cira

nja

se o

brač

a na

po

mem

bne

udel

ežen

e st

rani

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi

o na

črtu

kom

unic

iranj

a,

vklju

čno

s po

drob

nim

i in

form

acija

mi o

cilj

ih in

na

men

u de

javn

osti,

pr

ičak

ovan

ih k

oris

tih

za ra

zlič

ne u

dele

žene

st

rani

ter s

pod

robn

im

opis

om d

ejav

nost

i. N

ačrt

ko

mun

icira

nja

se o

brač

a na

vse

ude

leže

ne s

tran

i in

opre

delju

je v

klju

čeno

st

razl

ični

h st

rani

/odj

emal

cev

v na

črt.

34

3. k

orak

– S

esta

vite

eno

ali

več

sam

ooce

njev

alni

h sk

upin

Dej

avno

sti

12

34

5

3.1

Odl

očite

se,

ali

je

treb

a se

stav

iti e

no a

li ve

č SO

sku

pin,

opr

ede-

lite

štev

ilo, o

blik

ujte

in

orga

nizi

rajte

jih

(izbe

rite

pred

sedu

ječe

ga S

O

skup

ini i

n po

pot

rebi

vs

akem

u čl

anu

dolo

čite

us

trez

no o

dgov

orno

st).

Ni d

okaz

ov o

odl

očitv

i o

oblik

ovan

ju S

O

skup

in(e

) te

r o d

oloč

itvi

pred

sedu

joče

ga in

odg

o-vo

rnos

ti.

Obs

taja

sam

o ne

kaj

doka

zov

o od

loči

tvi i

n m

erili

h za

obl

ikov

anje

SO

sk

upin

(e),

niso

pa

jasn

a m

erila

za

njih

ovo

velik

ost,

dolo

čite

v pr

edse

dujo

čega

in

odg

ovor

nost

i.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

odlo

čitv

i za

oblik

ovan

je

SO s

kupi

n(e)

in o

mer

ilih

za d

oloč

itev

njih

ove

velik

osti,

ven

dar j

e do

de-

litev

odg

ovor

nost

i zno

traj

SO

sku

pine

le d

elno

iz

vede

no in

form

alno

ni

bilo

opr

edel

jeno

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

odlo

čitv

i in

o m

eri-

lih z

a ob

likov

anje

SO

sk

upin

(e),

na

podl

agi

ovre

dnot

enja

šte

vila

SO

sk

upin

in n

jihov

e ve

likos

ti; o

blik

ovan

je S

O

skup

ine

je b

ilo fo

rma-

lizira

no h

krat

i z im

eno-

vanj

em p

reds

eduj

očeg

a in

dol

očitv

ijo n

alog

in

odgo

vorn

osti.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi

o od

loči

tvi i

n m

erili

h za

ob

likov

anje

SO

sku

pin(

e),

na p

odla

gi o

vred

note

nja

štev

ila S

O s

kupi

n in

njih

ove

velik

osti,

pri

čem

er s

o do

-ku

men

tiran

i raz

logi

izbi

re;

njih

ovo

oblik

ovan

je je

bilo

fo

rmal

izira

no z

imen

ovan

-je

m p

reds

eduj

očeg

a in

do

loči

tvijo

vse

h po

treb

nih

nalo

g in

odg

ovor

nost

i vs

akeg

a od

čla

nov.

3.2

Odl

očite

se,

ali

naj

bo(d

o) v

odja

(e) č

lan(

i) SO

sk

upin

(e).

Ni d

okaz

ov o

vre

dnot

enju

in

odl

očitv

i o u

dele

žbi

vodi

j v S

O s

kupi

ni /

skup

inah

.

Obs

taja

sam

o ne

kaj d

oka-

zov

o od

loči

tvi o

ude

ležb

i vo

dij v

SA

sku

pina

h,

vend

ar n

i jas

nega

ovr

ed-

note

nja

kot p

odla

ge z

a te

od

loči

tve.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

vred

note

nju

in o

dloč

itvi

o ud

elež

bi v

odij

v sa

mo-

ocen

jeva

lnih

sku

pina

h.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

vred

note

nju

in o

dloč

itvi

o ud

elež

bi v

odij

v sa

mo-

ocen

jeva

lnih

sku

pina

h,

ob u

pošt

evan

ju k

ultu

re v

or

gani

zaci

ji in

nak

azan

o m

ogoč

o vl

ogo

vodi

j.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

vr

edno

tenj

u in

odl

očitv

i o

udel

ežbi

vod

ij v

sam

o-oc

enje

valn

ih s

kupi

nah,

ob

upo

štev

anju

kul

ture

v

orga

niza

ciji

in n

akaz

ano

mog

očo

vlog

o vo

dij,

v ra

zlič

nih

faza

h.

3.3

Izbe

rite

udel

ežen

ce

sam

ooce

njev

alni

h sk

upin

, na

podl

agi

opre

delje

nih

mer

il, k

ot s

o po

znav

anje

org

aniz

acije

, nj

ihov

a us

poso

blje

nost

in

repr

ezen

tativ

nost

.

Ni d

okaz

ov o

mer

ilih

izbi

re u

dele

ženc

ev s

a-m

ooce

njev

alni

h sk

upin

.

Obs

taja

nek

aj d

oka-

zov

o m

erili

h iz

bire

ud

elež

ence

v sa

mo-

ocen

jeva

lnih

sku

pin,

ve

ndar

ta n

e te

mel

jijo

ali p

a te

mel

jijo

le d

elno

na

poz

nava

nju

orga

ni-

zaci

je, u

spos

oblje

nost

i in

repr

ezen

tatit

vnos

ti.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

mer

ilih

izbi

re p

ri ve

čini

ud

elež

ence

v sa

mo-

ocen

jeva

lnih

sku

pin,

ki

tem

eljij

o na

dol

očen

ih

mer

ilih,

kot

so

njih

ovo

pozn

avan

je o

rgan

izac

ije,

njih

ova

uspo

sobl

jeno

st in

re

prez

enta

tivno

st.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

mer

ilih

izbi

re p

ri vs

eh

udel

ežen

cih

sam

ooce

nje-

valn

ih s

kupi

n, k

i tem

eljij

o na

dol

očen

ih m

erili

h, k

ot

so p

ozna

vanj

e or

gani

-za

cije

, njih

ova

uspo

so-

blje

nost

in re

prez

enta

-tiv

nost

. Mer

ila iz

bire

so

doku

men

tiran

a.

Obs

taja

jo m

očni

in d

oku-

men

tiran

i dok

azi o

mer

ilih

izbi

re z

a vs

e ud

elež

ence

v

sam

ooce

njev

alni

h sk

upin

ah, k

i tem

eljij

o na

poz

nava

nju

orga

ni-

zaci

je, u

spos

oblje

nost

i te

r re

prez

enta

tivno

sti i

n

vklju

čeno

sti v

seh

notr

anjih

fu

nkci

j; pr

i opr

edel

jeva

nju

vlog

in o

rgan

izac

iji S

O

skup

in s

o bi

le u

pošt

evan

e la

stno

sti i

zbra

nih

udel

ežen

cev.

35

4. k

orak

– O

rgan

izir

ajte

usp

osab

ljanj

e

Dej

avno

sti

12

34

5

4.1

Org

aniz

irajte

in

form

iranj

e in

usp

osa-

blja

nje

za v

odje

(naj

višj

e in

sre

dnje

), da

bi o

krep

ili

last

ništ

vo in

zav

ezan

ost.

Ni d

okaz

ov o

info

rmira

nju

/ usp

osab

ljanj

u vo

dij.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

in

form

iranj

u / u

spos

a-bl

janj

u, v

enda

r to

ne

vklju

čuje

ust

rezn

ih

ravn

i in/

ali

ni p

rimer

no

za k

repi

tev

last

ništ

va in

pr

ipad

nost

i pro

cesu

.

Obs

taja

jo d

okaz

i o in

-fo

rmira

nju

/ usp

osab

ljan-

ju z

a vo

dje

za k

repi

tev

last

ništ

va in

prip

adno

sti

proc

esu.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

info

rmira

nju

/ usp

osa-

blja

nju,

ki t

emel

ji na

po

treb

ah ra

zlič

nih

ravn

i vo

dstv

a in

kre

pi la

stni

štvo

in

prip

adno

st p

roce

su n

a vs

aki r

avni

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

de

javn

ostih

info

rmira

nja

/ usp

osab

ljanj

a, k

i so

or-

gani

zira

ne o

b up

ošte

vanj

u ra

zlič

nih

vidi

kov

(mod

ela,

pr

oces

a SO

, met

rike,

ko-

rako

v itd

.) in

tem

eljij

o na

pot

reba

h ra

zlič

nih

ravn

i vod

stva

za

krep

itev

last

ništ

va in

prip

adno

sti

proc

esu

na v

saki

od

ravn

i.

4.2

Prip

ravi

te n

ačrt

vse

h de

javn

osti

uspo

sabl

janj

a sa

moo

cenj

eval

nih

skup

in.

Ni d

okaz

ov o

nač

rtu

us

posa

blja

nja.

O

bsta

ja n

ekaj

dok

azov

o

načr

tu u

spos

ablja

nja,

ve

ndar

so

vseb

ine

nepo

poln

e in

ne

us-

trez

ajo

potr

ebam

sku

pin

(zao

krož

enos

t vse

bin,

čas

, uč

itelji

…).

Obs

taja

jo d

okaz

i o n

ačrt

u us

posa

blja

nja

za s

amo-

ocen

jeva

lne

skup

ine;

na

črt j

e bi

l for

mal

izira

n in

vse

bine

ust

reza

jo

potr

ebam

sku

pin

(zao

krož

enos

t vse

bin,

čas

, uč

itelji

…).

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

načr

tova

nju

uspo

sa-

blja

nja

za s

amoo

cenj

e-va

lne

skup

ine;

de-

javn

osti

so b

ile p

odro

bno

načr

tova

ne, p

reve

rjena

je

bila

izve

dljiv

ost,

načr

t je

bil f

orm

aliz

iran

in v

sebi

ne

ustr

ezaj

o po

treb

am

skup

in (z

aokr

ožen

ost

vseb

in, č

as, u

čite

lji …

).

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

de

javn

ostih

usp

osab

ljanj

a za

sam

ooce

njev

alne

sk

upin

e; d

ejav

nost

i so

bile

po

drob

no n

ačrt

ovan

e,

prev

erje

na je

bila

iz

vedl

jivos

t, na

črt j

e bi

l fo

rmal

izira

n in

vse

bine

us-

trez

ajo

potr

ebam

sku

pin

(zao

krož

enos

t vse

bin,

čas

, uč

itelji

…);

načr

t vkl

juču

je

tudi

mer

e za

pre

verja

nje

uspe

šnos

ti us

posa

blja

nja.

4.3

Usp

osob

ite č

lane

sa

moo

cenj

eval

nih

skup

inN

i dok

azov

o u

spos

a-bl

janj

u sa

moo

cenj

eval

nih

skup

in.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o iz

vedb

i usp

osab

ljanj

a,

vend

ar to

ni p

ovse

m v

sk

ladu

z n

ačrt

om a

li pa

ne

ustr

eza

potr

ebam

čla

nov

sam

ooce

njev

alni

h sk

upin

, zl

asti

gled

e vs

ebin

, ud

elež

be, č

asov

nega

ra

zpor

eda

in u

čite

ljev.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

izve

dbi u

spos

ablja

nja.

U

spos

ablja

nje

upoš

teva

kl

jučn

e se

stav

ine

načr

ta

in u

stre

za p

otre

bam

čl

anov

sam

ooce

njev

alni

h sk

upin

, zla

sti p

o vs

e-bi

ni, u

dele

žbi,

časo

vnem

ra

zpor

edu

in u

čite

ljih.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

izve

dbi u

spos

ablja

nja.

Čl

ani s

amoo

cenj

eval

-ni

h sk

upin

se

ustr

ezno

us

posa

blja

jo s

klad

no s

po

sebn

imi p

otre

bam

i vs

akeg

a čl

ana

in z

na

črto

m u

spos

ablja

nja.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi

o iz

vedb

i usp

osab

ljanj

a.

Član

i sam

ooce

njev

al-

nih

skup

in s

e us

trez

no

uspo

sabl

jajo

skl

adno

s

pose

bnim

i pot

reba

mi

vsak

ega

član

a in

z

načr

tom

usp

osab

ljanj

a.

Usp

ešno

st u

spos

ablja

nja

je b

ila o

cenj

ena

pozi

tivno

.

36

5. k

orak

– Iz

vaja

jte

sam

ooce

njev

anje

Dej

avno

sti

12

34

5

5.1

Ust

rezn

i dok

umen

ti in

in

form

acije

za

SO s

o zb

rani

in n

a vo

ljo S

O

skup

ini /

sku

pina

m.

Ni d

okaz

ov o

tem

, da

so

bile

ust

rezn

a do

kum

en-

taci

ja in

info

rmac

ije z

a sa

moo

cenj

evan

je d

ane

na v

oljo

SO

sku

pini

/ sk

upin

am.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

te

m, d

a so

bili

dok

umen

ti

razp

olož

ljivi

, ven

dar t

i ne

pokr

ivaj

o vs

eh p

otre

bnih

in

form

acij

za v

se k

ljučn

e pr

oces

e in

rezu

ltate

or

gani

zaci

je in

za

vsa

podr

očja

mod

ela.

Obs

taja

jo d

okaz

i o te

m,

da s

o bi

le d

okum

enta

cija

in

info

rmac

ije z

a sa

mo-

ocen

jeva

nje

zbra

ne in

da

ne n

a vo

ljo S

O s

kupi

ni

/ sku

pina

m . T

e po

kriv

ajo

klju

čne

proc

ese

in

rezu

ltate

org

aniz

acije

in

veči

no p

odro

čij m

odel

a.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

tem

, da

so b

ile d

okum

en-

taci

ja in

info

rmac

ije z

a sa

-m

ooce

njev

anje

zbr

ane

in

dane

na

voljo

SO

sku

pini

/ s

kupi

nam

. Te

pokr

ivaj

o vs

e po

mem

bne

proc

ese

in re

zulta

te o

rgan

izac

ije

in v

sa p

odro

čja

mod

ela.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

te

m, d

a so

bile

dok

umen

-ta

cija

in in

form

acije

za

sa-

moo

cenj

evan

je z

bran

e in

da

ne n

a vo

ljo S

O s

kupi

ni

/ sku

pina

m. O

brav

nava

jo

vse

pom

embn

e pr

oces

e / p

roje

kte

in re

zulta

te

in v

sa p

odro

čja

mod

ela.

Za

gota

vlja

jo in

form

acijo

o

načr

tova

nih

deja

vnos

tih

(Nač

rtuj

/ Pl

an),

njih

ovem

ur

esni

čeva

nju

(Izve

di /

Do)

, pre

verja

nju

(Pre

veri

/ Che

ck) i

n iz

boljš

avah

(U

krep

aj /

Act)

na

vseh

po

droč

jih m

odel

a.

5.2

Član

i SO

sku

pin(

e) o

b-lik

ujej

o se

znam

pre

dnos

ti in

pod

roči

j za

izbo

ljšan

je

ter t

očku

jejo

vsa

ko o

d po

dmer

il CA

F.

Ni d

okaz

ov o

sez

nam

ih

pred

nost

i in

podr

očij

za iz

boljš

anje

in/a

li to

čkov

anju

, prip

ravl

jeni

h s

stra

ni č

lano

v SO

sku

-pi

ne /

sku

pin.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o po

sam

ezni

h vh

odni

h se

znam

ih, k

i so

bili

dani

na

vol

jo, z

nav

edbo

nek

aj

pred

nost

i in

podr

očij

za

izbo

ljšan

je in

/ali

točk

, ve

ndar

pa

vsi č

lani

teh

vhod

nih

sezn

amov

nis

o pr

ipra

vili

ali p

a ti

sezn

ami

niso

kom

plet

irani

za

vsa

podm

erila

.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

posa

mez

nih

vhod

nih

sezn

amih

, prip

ravl

jeni

h s

stra

ni v

seh

član

ov, z

na

vedb

o pr

edno

sti i

n po

droč

ij za

izbo

ljšan

je

in/a

li to

čkam

i, ko

mpl

eti-

rani

mi z

a v

sa p

odm

erila

CA

F.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

posa

mez

nih

vhod

nih

sezn

amih

vse

h čl

anov

SO

sku

pin(

e), z

nav

edbo

pr

edno

sti i

n po

droč

ij za

izbo

ljšan

je te

r to

čkov

anje

m, k

ompl

eti-

rani

mi z

a vs

a po

dmer

ila

CAF.

Vho

dni s

ezna

mi s

o st

rukt

urira

ni in

razd

elan

i, da

nas

lavl

jajo

ukr

epe

izbo

ljšav

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi

o po

sam

ezni

h vh

odni

h se

znam

ih v

seh

član

ov

SO s

kupi

n(e)

, z n

aved

bo

pred

nost

i in

podr

očij

za iz

boljš

anje

ter

točk

ovan

jem

, kom

plet

i-ra

nim

i za

vsa

podm

erila

CA

F. Vh

odni

sez

nam

i so

razd

elan

i, s

poja

snili

in

opom

bam

i v p

odpo

ro

anal

izam

in u

krep

om

izbo

ljšav

.

37

Dej

avno

sti

12

34

5

5.3

Pred

sedu

joči

zbe

re

posa

mez

ne v

hodn

e se

znam

e in

prip

ravi

us

klaj

eval

ni s

esta

nek,

pr

i čem

er z

agot

ovi v

se

potr

ebne

pog

oje

za n

je-

govo

usp

ešno

izve

dbo.

Ni d

okaz

ov o

zbi

ranj

u po

sam

ezni

h vh

odni

h se

znam

ov z

a up

orab

o na

us

klaj

eval

nem

ses

tank

u.

Ni d

okaz

ov o

prip

rava

h na

usk

laje

valn

i ses

tane

k.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

zb

iru p

osam

ezni

h vh

od-

nih

sezn

amov

, ven

dar p

a ni

agr

egac

ije a

li an

aliz

e po

datk

ov z

a up

orab

o na

us

klaj

eval

nem

ses

tank

u.

Obs

taja

jo o

mej

eni d

okaz

i o

prip

rava

h na

usk

laje

-va

lni s

esta

nek.

Obs

taja

jo d

okaz

i o z

bira

n-ju

pos

amez

nih

vhod

nih

sezn

amov

in a

greg

iranj

u po

datk

ov z

a up

orab

o na

us

klaj

eval

nem

ses

tank

u.

Usk

laje

valn

i ses

tane

k je

na

črto

van.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

zbira

nju,

agr

egira

nju

in

anal

izi p

osam

ezni

h vh

od-

nih

sezn

amov

za

uskl

aje-

valn

i ses

tane

k. O

bsta

jajo

ja

sni d

okaz

i o p

ripra

vah

na u

skla

jeva

lni s

esta

nek

(čas

ovni

razp

ored

in

vlog

e, ra

zpol

ožlji

vost

us

trez

nih

doku

men

tov)

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

zb

iranj

u, a

greg

iranj

u in

ana

lizi

posa

mez

nih

vhod

nih

sezn

amov

ko

t pod

lagi

za

njih

ovo

ovre

d-no

tenj

e na

usk

laje

valn

em

sest

anku

. Raz

vidn

e so

pod

robn

e pr

ipra

ve n

a us

klaj

eval

ni s

esta

nek,

sk

upaj

s č

asov

nim

razp

orej

anje

m,

dode

litvi

jo v

log,

zbi

ranj

em in

ra

zpol

ožlji

vost

jo re

leva

ntni

h do

-ku

men

tov,

opr

edel

jeni

mi p

ravi

li in

mer

ili z

a la

žje

uskl

ajev

anje

itd.

5.4

Sam

ooce

njev

alna

sk

upin

a do

seže

sog

lasj

e o

pred

nost

ih i

n po

droč

jih

za iz

boljš

anje

ter o

to

čkov

anju

vsa

kega

od

podm

eril.

Ni d

okaz

ov o

dej

ansk

em

proc

esu

dose

ganj

a so

glas

ja g

lede

pre

dnos

ti,

podr

očij

za

izbo

ljšan

je a

li to

čkov

anju

, za

prid

obite

v ko

nčne

oce

ne.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o pr

oces

u do

sega

nja

sogl

asja

, ven

dar t

i ne

pokr

ivaj

o vs

eh p

odm

eril

gled

e pr

edno

sti,

podr

očij

za i

zbol

jšan

je te

r to

čkov

anja

.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

kom

plet

irane

m p

roce

su

dose

ganj

a so

glas

ja z

a vs

a po

dmer

ila, t

ako

gled

e pr

edno

sti,

pod

roči

j za

iz

boljš

anje

in to

čk.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

uspe

šnem

in k

om-

plet

irane

m p

roce

su

dose

ganj

a so

glas

ja g

lede

pr

edno

sti,

podr

očij

za iz

boljš

anje

ter o

to

čkov

anju

, po

opre

-de

ljene

m p

risto

pu. O

cene

so

form

alno

dok

umen

ti-ra

ne in

dog

ovor

jene

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

uspe

šnem

in k

ompl

etira

nem

pr

oces

u do

sega

nja

sogl

asja

: po

sam

ezne

oce

ne s

o do

-ku

men

tiran

e, v

si u

dele

ženc

i so

form

alno

sog

laša

li gl

ede

pred

nost

i, po

droč

ij za

izbo

ljšan

je

in to

čkov

anja

. Oce

ne in

spr

ejet

e od

loči

tve,

kot

tudi

razl

ike

med

po

sam

ezni

mi o

cena

mi i

n oc

enam

i dog

ovor

jeni

mi s

sog

las-

jem

, so

form

alno

regi

strir

ane

in

anal

izira

ne.

38

6. k

orak

– S

esta

vite

por

očilo

z o

piso

m re

zult

atov

sam

ooce

njev

anja

Dej

avno

sti

12

34

5

6.1

Prip

ravi

te k

ončn

o po

roči

lo, k

i za

vsak

o po

dmer

ilo v

sebu

je:

– Pr

edno

sti;

– Po

droč

ja z

a iz

boljš

anje

;–

Oce

no.

Ni d

okaz

ov o

form

alne

m

konč

nem

por

očilu

o

izve

dene

m S

O; o

ziro

ma,

ko

nčno

por

očilo

ne

vse-

buje

info

rmac

ij o

pred

-no

stih

in/a

li po

droč

jih z

a iz

boljš

anje

in/a

li oc

ene.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o ko

nčne

m p

oroč

ilu o

iz

vede

nem

SO

, vkl

jučn

o z

nave

dbam

i o p

redn

ostih

, po

droč

jih z

a iz

boljš

anje

in

točk

ah, v

enda

r pa

na

vedb

e ni

so p

opol

ne

ali p

a ne

pok

rivaj

o vs

eh

podm

eril

mod

ela.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

konč

nem

por

očilu

, ki

vklju

čuje

vsa

pod

mer

ila

mod

ela,

in z

a vs

ako

nava

-ja

pre

dnos

ti, p

odro

čja

za

izbo

ljšan

je te

r toč

ke.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

konč

nem

por

očilu

, ki

vklju

čuje

vsa

pod

mer

ila

mod

ela,

in z

a vs

ako

na-

vaja

pre

dnos

ti, p

odro

čja

za iz

boljš

anje

ter t

očke

. Po

roči

lo v

sebu

je in

for-

mac

ije in

opo

mbe

, ki

nasl

avlja

jo o

rgan

izac

ijo z

na

men

om, d

a ta

ovr

ed-

noti

kore

ktiv

ne u

krep

e in

uk

repe

izbo

ljšav

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

ko

nčne

m p

oroč

ilu, k

i vkl

juču

je

vsa

podm

erila

mod

ela,

in z

a vs

ako

podr

obno

nav

aja

pred

-no

sti,

podr

očja

za

izbo

ljšan

je te

r to

čke.

Por

očilo

vse

buje

info

r-m

acije

in o

pom

be, k

i nas

lavl

jajo

or

gani

zaci

jo z

nam

enom

, da

ta

ovre

dnot

i usp

ešne

kor

ektiv

ne

ukre

pe in

ukr

epe

izbo

ljšav

, ter

ug

otav

lja n

jihov

o te

žo in

pre

d-no

stno

obr

avna

vo.

6.2

Pred

stav

ite k

ončn

o po

roči

lo v

išje

mu

vods

tvu

orga

niza

cije

.

Ni d

okaz

ov o

pre

dsta

vitv

i ko

nčne

ga p

oroč

ila

višj

emu

vods

tvu

v or

gani

-za

ciji.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o pr

edst

avitv

i kon

čneg

a po

roči

la v

išje

mu

vod-

stvu

v o

rgan

izac

iji, n

i pa

doka

zov

o pr

edst

avitv

i na

form

alne

m in

dok

umen

ti-ra

nem

ses

tank

u oz

irom

a se

stan

kih.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

pred

stav

itvi k

ončn

ega

poro

čila

viš

jem

u vo

dstv

u v

orga

niza

ciji

na f

or-

mal

nem

in d

okum

enti-

rane

m s

esta

nku

oziro

ma

sest

anki

h.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

pred

stav

itvi k

ončn

ega

poro

čila

viš

jem

u vo

dstv

u v

orga

niza

ciji.

Por

očilo

je

bilo

pre

dsta

vlje

no

in o

brav

nava

no n

a fo

r-m

alne

m in

dok

umen

ti-ra

nem

ses

tank

u oz

irom

a se

stan

kih,

s p

odro

bno

anal

izo

pred

nost

i in

slab

osti.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

pr

edst

avitv

i kon

čneg

a po

roči

la

višj

emu

vods

tvu

v or

gani

zaci

ji.

Poro

čilo

je b

ilo p

reds

tavl

jeno

in

obr

avna

vano

na

form

alne

m

in d

okum

entir

anem

ses

tank

u oz

irom

a se

stan

kih,

s p

odro

bno

anal

izo

pred

nost

i in

slab

osti,

iz-

vede

no je

bilo

prv

o ov

redn

oten

je

mož

nih

podr

očij

inte

rven

cij.

6.3

Pogl

avitn

e re

zulta

te

spor

očite

zap

osle

nim

v

orga

niza

ciji

in d

rugi

m

pom

embn

im u

dele

ženi

m

stra

nem

.

Ni d

okaz

ov o

spo

roča

nju

rezu

ltato

v sa

moo

cenj

e-va

nja.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

sp

oroč

anju

pog

lavi

tnih

re

zulta

tov,

ven

dar p

a ni

so

vklju

čeni

vsi

pom

emb-

ni n

otra

nji i

n zu

nanj

i ud

elež

enci

.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

spor

očan

ju p

ogla

vitn

ih

rezu

ltato

v, n

aslo

vlje

ni s

o za

posl

eni v

org

aniz

aciji

in

dru

ge p

omem

bne

udel

ežen

e st

rani

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

spor

očan

ju p

ogla

vitn

ih

rezu

ltato

v, in

form

acija

je

pod

robn

a, p

reds

tav-

ljena

na

form

alni

nač

in

in z

upo

rabo

ust

rezn

ih

orod

ij. S

poro

čanj

e je

bilo

na

men

jeno

zap

osle

nim

v

orga

niza

ciji

in d

rugi

m

pom

embn

im u

dele

ženi

m

stra

nem

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

spor

očan

ju p

ogla

vitn

ih re

zul-

tato

v, in

form

acija

je p

odro

bna,

pr

edst

avlje

na n

a fo

rmal

ni n

ačin

in

z u

pora

bo u

stre

znih

oro

dij.

Spor

očan

je je

bilo

nam

enje

no

zapo

slen

im v

org

aniz

aciji

in

drug

im p

omem

bnim

ude

leže

nim

st

rane

m. S

poro

čene

info

rmac

ije

jasn

o na

gova

rjajo

k v

klju

čeva

nju

udel

ežen

ih s

tran

i v k

orek

tivne

uk

repe

in iz

boljš

ave.

39

6. k

orak

– S

esta

vite

por

očilo

z o

piso

m re

zult

atov

sam

ooce

njev

anja

Dej

avno

sti

12

34

5

6.1

Prip

ravi

te k

ončn

o po

roči

lo, k

i za

vsak

o po

dmer

ilo v

sebu

je:

– Pr

edno

sti;

– Po

droč

ja z

a iz

boljš

anje

;–

Oce

no.

Ni d

okaz

ov o

form

alne

m

konč

nem

por

očilu

o

izve

dene

m S

O; o

ziro

ma,

ko

nčno

por

očilo

ne

vse-

buje

info

rmac

ij o

pred

-no

stih

in/a

li po

droč

jih z

a iz

boljš

anje

in/a

li oc

ene.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o ko

nčne

m p

oroč

ilu o

iz

vede

nem

SO

, vkl

jučn

o z

nave

dbam

i o p

redn

ostih

, po

droč

jih z

a iz

boljš

anje

in

točk

ah, v

enda

r pa

na

vedb

e ni

so p

opol

ne

ali p

a ne

pok

rivaj

o vs

eh

podm

eril

mod

ela.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

konč

nem

por

očilu

, ki

vklju

čuje

vsa

pod

mer

ila

mod

ela,

in z

a vs

ako

nava

-ja

pre

dnos

ti, p

odro

čja

za

izbo

ljšan

je te

r toč

ke.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

konč

nem

por

očilu

, ki

vklju

čuje

vsa

pod

mer

ila

mod

ela,

in z

a vs

ako

na-

vaja

pre

dnos

ti, p

odro

čja

za iz

boljš

anje

ter t

očke

. Po

roči

lo v

sebu

je in

for-

mac

ije in

opo

mbe

, ki

nasl

avlja

jo o

rgan

izac

ijo z

na

men

om, d

a ta

ovr

ed-

noti

kore

ktiv

ne u

krep

e in

uk

repe

izbo

ljšav

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

ko

nčne

m p

oroč

ilu, k

i vkl

juču

je

vsa

podm

erila

mod

ela,

in z

a vs

ako

podr

obno

nav

aja

pred

-no

sti,

podr

očja

za

izbo

ljšan

je te

r to

čke.

Por

očilo

vse

buje

info

r-m

acije

in o

pom

be, k

i nas

lavl

jajo

or

gani

zaci

jo z

nam

enom

, da

ta

ovre

dnot

i usp

ešne

kor

ektiv

ne

ukre

pe in

ukr

epe

izbo

ljšav

, ter

ug

otav

lja n

jihov

o te

žo in

pre

d-no

stno

obr

avna

vo.

6.2

Pred

stav

ite k

ončn

o po

roči

lo v

išje

mu

vods

tvu

orga

niza

cije

.

Ni d

okaz

ov o

pre

dsta

vitv

i ko

nčne

ga p

oroč

ila

višj

emu

vods

tvu

v or

gani

-za

ciji.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o pr

edst

avitv

i kon

čneg

a po

roči

la v

išje

mu

vod-

stvu

v o

rgan

izac

iji, n

i pa

doka

zov

o pr

edst

avitv

i na

form

alne

m in

dok

umen

ti-ra

nem

ses

tank

u oz

irom

a se

stan

kih.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

pred

stav

itvi k

ončn

ega

poro

čila

viš

jem

u vo

dstv

u v

orga

niza

ciji

na f

or-

mal

nem

in d

okum

enti-

rane

m s

esta

nku

oziro

ma

sest

anki

h.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

pred

stav

itvi k

ončn

ega

poro

čila

viš

jem

u vo

dstv

u v

orga

niza

ciji.

Por

očilo

je

bilo

pre

dsta

vlje

no

in o

brav

nava

no n

a fo

r-m

alne

m in

dok

umen

ti-ra

nem

ses

tank

u oz

irom

a se

stan

kih,

s p

odro

bno

anal

izo

pred

nost

i in

slab

osti.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

pr

edst

avitv

i kon

čneg

a po

roči

la

višj

emu

vods

tvu

v or

gani

zaci

ji.

Poro

čilo

je b

ilo p

reds

tavl

jeno

in

obr

avna

vano

na

form

alne

m

in d

okum

entir

anem

ses

tank

u oz

irom

a se

stan

kih,

s p

odro

bno

anal

izo

pred

nost

i in

slab

osti,

iz-

vede

no je

bilo

prv

o ov

redn

oten

je

mož

nih

podr

očij

inte

rven

cij.

6.3

Pogl

avitn

e re

zulta

te

spor

očite

zap

osle

nim

v

orga

niza

ciji

in d

rugi

m

pom

embn

im u

dele

ženi

m

stra

nem

.

Ni d

okaz

ov o

spo

roča

nju

rezu

ltato

v sa

moo

cenj

e-va

nja.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

sp

oroč

anju

pog

lavi

tnih

re

zulta

tov,

ven

dar p

a ni

so

vklju

čeni

vsi

pom

emb-

ni n

otra

nji i

n zu

nanj

i ud

elež

enci

.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

spor

očan

ju p

ogla

vitn

ih

rezu

ltato

v, n

aslo

vlje

ni s

o za

posl

eni v

org

aniz

aciji

in

dru

ge p

omem

bne

udel

ežen

e st

rani

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

spor

očan

ju p

ogla

vitn

ih

rezu

ltato

v, in

form

acija

je

pod

robn

a, p

reds

tav-

ljena

na

form

alni

nač

in

in z

upo

rabo

ust

rezn

ih

orod

ij. S

poro

čanj

e je

bilo

na

men

jeno

zap

osle

nim

v

orga

niza

ciji

in d

rugi

m

pom

embn

im u

dele

ženi

m

stra

nem

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

spor

očan

ju p

ogla

vitn

ih re

zul-

tato

v, in

form

acija

je p

odro

bna,

pr

edst

avlje

na n

a fo

rmal

ni n

ačin

in

z u

pora

bo u

stre

znih

oro

dij.

Spor

očan

je je

bilo

nam

enje

no

zapo

slen

im v

org

aniz

aciji

in

drug

im p

omem

bnim

ude

leže

nim

st

rane

m. S

poro

čene

info

rmac

ije

jasn

o na

gova

rjajo

k v

klju

čeva

nju

udel

ežen

ih s

tran

i v k

orek

tivne

uk

repe

in iz

boljš

ave.

Dodatek 1.2 Vprašalnik o 2. stebru postopka CAF EPIVprašalnik o načrtu izboljšav

Vir

Referenca vprašalnika je Deset korakov za izboljšanje organizacij z modelom CAF, ka-kor so opredeljeni v priročniku CAF 2006, v poglavju z naslovom Smernice za upo-rabo modela CAF. Dejavnosti pri vsakem koraku so prilagojene in razširjene tako, da upoštevajo spoznanja, pridobljena iz izkušenj na evropski ravni.

Koraki, ki jih je treba oceniti

CAF EPI – postopek zagotavljanja zunanje povratne informacij uporabnikom CAF vključuje načrtovanje in izvajanje procesa izboljševanja, in ni namenjen ocenjevanju rezultatov ukrepov izboljšav. Vprašalnik pokriva korake 7 do 9 od desetih korakov, ki so opredeljeni v Smernicah za izboljšanje organizacij s CAF.

Ocenjevalna lestvicaOcenjevalna lestvica ima 5 ravni:



3 Dejavnosti so bile izvedene na sprejemljiv način.



Ta ocenjevalna lestvica je podrobno določena za vsako dejavnost znotraj korak-ov za izboljšanje organizacij z modelom CAF, za potrebe tolmačenja dejanskega položaja organizacije glede na posamezno temo.

Dokazi: opredelitev S tem izrazom so mišljeni dokumenti / dej-stva / podatki v fizični ali nefizični obliki, ki so zagotovljeni pred ali med obiski na lokaciji prijavitelja.


1. steber




2. steber




3. steber






Zrelostorganizacije

40

7. k

orak

– N

ared

ite

osnu

tek

načr

ta iz

boljš

av n

a po

dlag

i spr

ejet

ega

poro

čila

o s

amoo

cenj

evan

ju

Dej

avno

sti

12

34

5

7.1

Zber

ite v

se p

red-

loge

ukr

epov

izbo

ljšav

, vk

ljučn

o z

zam

islim

i, iz

raže

nim

i med

sam

o-oc

enje

vanj

em

Ni d

okaz

ov o

zbi

ranj

u za

mis

li in

pre

dlog

ov z

a uk

repe

izbo

ljšav

.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o z

bira

nju

pred

logo

v za

izbo

ljšav

e, v

enda

r ne

vklju

čuje

jo fu

nkci

j, na

ka-

tere

se

nana

šajo

, ozi

rom

a ne

vkl

juču

jejo

pop

olne

an

aliz

e re

zulta

tov

sam

o-oc

enje

vanj

a.

Obs

taja

jo d

okaz

i za

zbira

nje

pred

logo

v uk

repo

v iz

boljš

av, s

str

ani

vklju

čeni

h fu

nkci

j in

za

vse

rezu

ltate

sam

ooce

n-je

vanj

a, o

b up

ošte

vanj

u za

mis

li, iz

raže

nih

med

SO

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i za

form

alno

zbi

ranj

e pr

ed-

logo

v za

izbo

ljšav

e od

vs

eh v

klju

čeni

h fu

nkci

j,

zače

nši p

ri up

ošte

vanj

u za

mis

li, iz

raže

nih

med

SO

. Pre

dlog

i izh

ajaj

o iz

po

poln

e an

aliz

e vs

eh

rezu

ltato

v SO

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi z

a fo

rmal

no z

bira

nje

pred

logo

v za

izbo

ljšav

e, z

ačen

ši p

ri up

ošte

vanj

u za

mis

li, iz

raže

nih

med

SO

. Pre

dlog

i tem

eljij

o na

po

drob

ni in

dok

umen

tiran

i an

aliz

i (se

stan

ki id

r.) v

seh

rezu

ltato

v SO

, zno

traj

vse

h vp

lete

nih

funk

cij.

7.2

Pred

nost

no ra

zvrs

tite

ukre

pe iz

boljš

av g

lede

na

njih

ovo

uspe

šnos

t in

izve

dljiv

ost.

Ni d

okaz

ov p

redn

ostn

e ra

zvrs

titve

ukr

epov

iz

boljš

av a

li up

orab

e m

eril

za p

redn

ostn

o ra

zvrš

čanj

e.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

pred

nost

nega

razv

ršča

nja

ukre

pov

izbo

ljšav

, ven

dar

pa m

erila

za

pred

nost

no

razv

ršča

nje

niso

jasn

a al

i sk

ladn

a.

Obs

taja

jo d

okaz

i pre

d-no

stne

ga ra

zvrš

čanj

a uk

repo

v iz

boljš

av n

a po

dlag

i opr

edel

jeni

h in

sk

ladn

ih m

eril.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i pr

edno

stne

ga ra

zvrš

čanj

a uk

repo

v iz

boljš

av n

a po

dlag

i opr

edel

jeni

h in

sk

ladn

ih m

eril.

Mer

ila

pred

nost

nega

razv

ršča

nja

so d

okum

entir

ana,

up

ošte

vajo

vpl

ive

na

stra

tegi

jo in

cilj

e or

-ga

niza

cije

ter i

zved

ljivo

st

ukre

pov.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi

pred

nost

nega

razv

ršča

nja

ukre

pov

izbo

ljšav

na

podl

agi

opre

delje

nih

in s

klad

nih

mer

il.

Ana

liza

mož

nih

ukre

pov,

me-

rila

za p

redn

ostn

o ra

zvrš

čanj

e

in v

redn

oten

je s

o do

kum

enti-

rana

, ob

ena

kovr

edne

m

upoš

teva

nju

vred

note

nja

vpliv

a na

str

ateg

ijo in

cilj

e or

gani

zaci

je te

r izv

edlji

vost

i uk

repo

v.

7.3

Opr

edel

ite s

truk

-tu

riran

i nač

rt u

krep

ov

za iz

bran

e iz

boljš

ave,

ki

tem

eljij

o na

kro

gu P

DCA

(N

ačrt

uj-Iz

vedi

-Pre

veri-

Ukr

epaj

).

Ni d

okaz

ov o

nač

rtu

ukre

-po

v, o

ziro

ma

načr

t ukr

e-po

v ne

mor

e op

rede

liti

glav

nih

faz

deja

vnos

ti (z

ačet

ek, f

aze

deja

vnos

ti,

vmes

na p

reve

rjanj

a,

konč

no p

reve

rjanj

e itd

.).

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

na

črtu

ukr

epov

, ven

dar

glav

ne o

pred

elje

ne

faze

ne

tem

eljij

o na

kr

ogu

PDCA

(pris

top,

ra

zširj

enos

t, pr

ever

janj

e in

pre

gled

ovan

je, n

a-da

ljnja

izbo

ljšev

anja

).

Obs

taja

jo d

okaz

i o n

ačrt

u uk

repo

v za

izbr

ane

ukre

pe iz

boljš

av, k

i te

mel

jijo

na k

rogu

PD

CA

(pris

top,

razš

irjen

ost,

prev

erja

nje

in p

regl

e-do

vanj

e, n

adal

jnja

iz

boljš

evan

ja).

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

stru

ktur

irane

m n

ačrt

u uk

repo

v za

izbr

ane

ukre

pe iz

boljš

av, k

i im

ajo

opre

delje

n ča

sovn

i ra

zpor

ed z

a pr

isto

p,

razš

irjen

ost u

krep

ov,

prev

erja

nja

in p

regl

e-do

vanj

a m

ed ra

zvoj

em

ukre

pov.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi

o st

rukt

urira

nem

nač

rtu

ukre

pov

za iz

bran

e uk

repe

iz

boljš

av, k

i im

ajo

za v

sako

po

sam

ezno

fazo

pod

robn

o op

rede

ljen

časo

vni r

azpo

red

za p

risto

p, ra

zširj

enos

t uk

repo

v na

cilj

nih

podr

očjih

, pr

ever

janj

a in

pre

gled

ovan

ja

med

razv

ojem

ukr

epov

. Nač

rt

vseb

uje

opre

delit

ev n

adal

jnjih

uk

repo

v iz

boljš

av in

njih

ovo

spre

mlja

nje.

41

Dej

avno

sti

12

34

5

7.4

Vzpo

stav

ite n

ačin

e m

erje

nja

izva

janj

a uk

re-

pov

in re

zulta

tov.

Ni d

okaz

ov z

a o

pred

eli-

tve

kaza

lnik

ov, c

iljni

h vr

edno

sti a

li m

etrik

e za

vs

e al

i več

ino

ukre

pov

izbo

ljšav

.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

op

rede

litva

h ka

zaln

ikov

, ci

ljnih

vre

dnos

ti al

i met

-rik

e, v

enda

r te

niso

pop

ol-

ne a

li us

trez

ne m

erje

nju

izva

janj

a in

rezu

ltato

v uk

repo

v (p

oman

jkan

je

kaza

lnik

ov i

n/al

i cilj

nih

vred

nost

i; m

anjk

a op

re-

delit

ev m

etrik

e, …

)

Obs

taja

jo d

okaz

i o

opre

delit

vah

kaza

l-ni

kov,

cilj

nih

vred

nost

i in

met

rike,

ust

rezn

ih z

a m

erje

nje

izva

janj

a in

re

zulta

tov

ukre

pov.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i za

kaz

alni

ke, c

iljne

vr

edno

sti i

n m

etrik

e uk

repo

v iz

boljš

av, k

i so

opre

delje

ni n

a ce

lovi

t kv

antit

ativ

en in

dos

lede

n na

čin

za v

sak

ukre

p. K

a-za

lnik

i in

ciljn

e vr

edno

sti

obra

vnav

ajo

prič

akov

ane

rezu

ltate

v s

mis

lu iz

hod-

nih

rezu

ltato

v in

uči

nkov

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi z

a ka

zaln

ike,

cilj

ne v

redn

osti

in

met

rike

ukre

pov

izbo

ljšav

, ki

so

opre

delje

ni n

a ce

lovi

t kv

antit

ativ

en in

dos

lede

n na

čin

za v

sak

ukre

p. K

azal

niki

in

cilj

ne v

redn

osti

obra

vnav

a-jo

prič

akov

ano

izva

janj

e in

re

zulta

te v

sm

islu

izho

d-ni

h re

zulta

tov

in u

čink

ov,

uspe

šnos

ti, u

čink

ovito

sti i

n zu

nanj

ih p

rimer

jav.

7.5

Vklju

čite

nač

rt

ukre

pov

v ob

ičaj

ni p

roce

s st

rate

škeg

a na

črto

vanj

a v

orga

niza

ciji.

Ni d

okaz

ov k

orel

acije

m

ed n

ačrt

om u

krep

ov in

st

rate

škim

nač

rtov

anje

m

orga

niza

cije

.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o vk

ljuče

vanj

u na

črta

uk

repo

v (v

enda

r z

omej

eno

kore

laci

jo g

lede

ča

sovn

ega

razp

orej

anja

in

/ali

načr

tova

nja

viro

v in

/ali

vpliv

a uk

repo

v na

st

rate

ške

cilje

).

Obs

taja

jo d

okaz

i o

vklju

čeva

nju

načr

ta

ukre

pov

v st

rate

ški n

ačrt

or

gani

zaci

je (č

asov

ni

razp

ored

, viri

, vpl

iv u

kre-

pov

na s

trat

eške

cilj

e).

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

vklju

čeva

nju

načr

ta

ukre

pov

v st

rate

ški n

ačrt

or

gani

zaci

je (č

asov

ni

razp

ored

, viri

, vpl

iv

ukre

pov

na s

trat

eške

ci

lje, p

reve

rjanj

e in

pr

egle

dova

nje

in s

tem

po

veza

ne o

dgov

orno

sti).

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

vk

ljuče

vanj

u na

črta

ukr

epov

v

stra

tešk

i nač

rt o

rgan

izac

ije

(čas

ovni

razp

ored

, viri

, vpl

iv

ukre

pov

na s

trat

eške

cilj

e,

prev

erja

nje

in p

regl

edov

anje

, vk

ljuče

nost

vod

stva

itd.

); sa

moo

cenj

eval

ne d

ejav

nost

i in

pos

ledi

čni n

ačrt

ukr

epov

so

form

aliz

irani

kot

del

st

rate

škeg

a na

črto

vanj

a in

na

dzor

a.

42

8. k

orak

- Sp

oroč

ajte

nač

rt iz

boljš

av

Dej

avno

sti

12

34

5

8.1

Opr

edel

ite n

ačrt

ko

mun

icira

nja

o uk

repi

h iz

boljš

av –

ust

rezn

e in

for-

mac

ije z

ust

rezn

imi m

ediji

us

trez

nim

cilj

nim

sku

pi-

nam

, nas

lovl

jene

vse

m

udel

ežen

im s

tran

em.

Ni d

okaz

ov o

nač

rtu

kom

unic

iranj

a za

gla

vne

udel

ežen

e st

rani

in/a

li z

ustr

ezni

mi i

nfor

mac

ijam

i.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o na

črtu

kom

unic

iranj

a (v

enda

r ne

nasl

avlja

gl

avne

ude

leže

ne s

tran

i in

/ali

vseb

uje

le o

mej

ene

info

rmac

ije).

Obs

taja

jo d

okaz

i o n

ačrt

u ko

mun

icira

nja,

ki n

a-sl

avlja

gla

vne

udel

ežen

e st

rani

, z u

stre

znim

i in

form

acija

mi i

n po

us

trez

nih

med

ijih.

Nač

rt

kom

unic

iranj

a up

ošte

va

neka

j faz

dej

avno

sti

izbo

ljšev

anja

.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

načr

tu k

omun

icira

nja,

ki

nas

lavl

ja g

lavn

e

udel

ežen

e st

rani

, z

ustr

ezni

mi i

nfor

mac

ijam

i in

po

ustr

ezni

h m

ediji

h.

Nač

rt k

omun

icira

nja

upoš

teva

gla

vne

faze

de

javn

osti

izbo

ljšev

anja

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

na

črtu

kom

unic

iranj

a: n

ačrt

je

popo

ln in

pod

robe

n, n

asla

vlja

vs

e ud

elež

ene

stra

ni, v

sebu

je

obši

rne

info

rmac

ije in

upo

ra-

blja

ust

rezn

e m

edije

za

razl

ične

ci

ljne

skup

ine.

Nač

rt k

omu-

nici

ranj

a up

ošte

va v

se ra

zlič

ne

faze

dej

avno

sti i

zbol

jšev

anja

.

8.2

Izva

jajte

nač

rt k

omu-

nici

ranj

a.N

i dok

azov

o i

zvaj

anju

na

črta

kom

unic

iranj

a.O

bsta

ja n

ekaj

dok

azov

o

izva

janj

u na

črta

kom

u-ni

cira

nja

(nač

rt k

omu-

nici

ranj

a je

bil

le d

elno

iz

vede

n al

i pa

ni b

ila

spoš

tova

na o

bsež

nost

gl

ede

udel

ežen

ih s

tran

i in

razl

ični

h fa

z).

Obs

taja

jo d

okaz

i o iz

va-

janj

u na

črta

kom

unic

iran-

ja, k

i na

slav

lja ra

zlič

ne

udel

ežen

e st

rani

, z

ustr

ezni

mi i

nfor

mac

ijam

i in

po

ustr

ezni

h m

ediji

h,

kako

r je

bilo

nač

rtov

ano

ali l

e z

maj

hnim

i spr

e-m

emba

mi.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

izva

janj

u na

črta

kom

u-ni

cira

nja,

ki

nasl

avlja

ra

zlič

ne u

dele

žene

str

ani,

z us

trez

nim

i inf

orm

aci-

jam

i in

po u

stre

znih

m

ediji

h, k

akor

je b

ilo

načr

tova

no. I

zvaj

anje

na

črta

je d

okum

entir

ano.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

iz

vaja

nju

načr

ta k

omun

icira

nja,

us

pešn

ost k

omun

ikac

ije (d

o ra

zlič

nih

udel

ežen

ih s

tran

i, z

ustr

ezni

mi i

nfor

mac

ijam

i in

po u

stre

znih

med

ijih)

je b

ila

potr

jena

in iz

boljš

ana.

Izva

janj

e na

črta

je p

opol

nom

a do

ku-

men

tiran

o.

8.3

Redn

o ob

vešč

ajte

po

mem

bne

udel

ežen

e st

rani

– z

last

i lju

di v

or

gani

zaci

ji –

o st

anju

in

nap

redk

u, v

klju

čno

z iz

vede

nim

i vre

dnot

enji

in

prid

oblje

nim

i izk

ušnj

ami.

Ni d

okaz

ov o

obs

toju

in

form

acij

za p

omem

b-ne

ude

leže

ne s

tran

i, na

pred

ku te

r pov

ezan

imi

vred

note

nji i

n iz

kušn

jam

i.

Obs

taja

nek

aj d

oka-

zov

o in

form

acija

h o

stan

ju, n

apre

dku

in s

tem

po

veza

nim

i vre

dnot

enji

ter i

zkuš

njam

i, ve

ndar

pa

inf

orm

acije

nis

o za

goto

vlje

ne re

dno,

gre

za

om

ejen

e in

form

acije

o

stat

usu

in n

apre

dku

ali p

a so

info

rmac

ije o

mej

ene

le n

a ne

kaj u

dele

ženi

h st

rani

.

Obs

taja

jo d

okaz

i o in

for-

mac

ijah

za z

apos

lene

o

stan

ju, n

apre

dku

in s

tem

po

veza

nim

i vre

dnot

enji

ter i

zkuš

njam

i. In

for-

mac

ije s

e za

posl

enim

v

orga

niza

ciji

zago

tavl

jajo

re

dno,

dru

gim

pom

emb-

nim

ude

leže

nim

str

anem

pa

v o

mej

enem

obs

egu

(le z

a ne

kate

re fa

z, k

ot

so z

ačet

ek in

kon

ec

deja

vnos

ti ip

d.).

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

info

rmac

ijah

za v

se

udel

ežen

e st

rani

o s

tanj

u de

javn

osti,

nap

redk

u,

vred

note

njih

in iz

kušn

jah,

za

vse

pom

embn

e fa

ze

načr

ta iz

boljš

av.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

in

form

acija

h za

vse

ude

leže

ne

stra

ni o

sta

nju

deja

vnos

ti,

napr

edku

, vre

dnot

enjih

in

izku

šnja

h, z

a vs

e po

mem

bne

faze

nač

rta

izbo

ljšav

. Prid

ob-

ljena

spo

znan

ja in

pril

ožno

sti

za p

oglo

bite

v iz

kuše

nj s

o ra

zisk

ana,

dok

umen

tiran

a in

ko

mun

icira

na.

43

9. k

orak

– Iz

vaja

jte

načr

t izb

oljš

av

Dej

avno

sti

12

34

5

9.1

Jasn

o op

rede

lite

last

ništ

vo p

rogr

ama

izbo

ljšav

in p

roje

k-to

v, te

r zag

otov

ite

preg

ledn

ost p

ri de

legi

ranj

u na

log

in

odgo

vorn

osti.

Ni d

okaz

ov o

op

rede

litvi

last

ništ

va

prog

ram

a in

pr

ojek

tov.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

op

rede

litvi

last

ništ

va p

ro-

gram

ov in

/ali

proj

ekto

v,

vend

ar p

ast

opnj

a al

i skl

adno

st v

log

dode

ljeni

h od

govo

rnos

ti ni

sta

izka

zani

;O

mej

eni d

okaz

i o

preg

ledn

osti

in d

eleg

i-ra

nju

odg

ovor

nost

i.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

opre

delit

vi la

stni

štva

pr

ogra

ma

izbo

ljšav

in

proj

ekto

v. L

astn

ištv

o je

sp

oroč

eno

in z

agot

avlja

pr

egle

dnos

t in

dele

gaci

jo

odgo

vorn

osti.

Sto

pnja

do

delje

nih

odgo

vorn

osti

je u

stre

zna,

last

ništ

vo je

po

veza

no z

dej

avno

stm

i, ki

jih

je tr

eba

opra

viti.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o o

pred

e-lit

vi la

stni

štva

pro

gram

a iz

boljš

av

in p

roje

ktov

. Sto

pnja

dod

elje

nih

odgo

vorn

osti

je u

stre

zna

in

last

ništ

vo je

pov

ezan

o z

de-

javn

ostm

i, ki

jih

je tr

eba

opra

viti.

D

eleg

acija

odg

ovor

nost

i je

for-

mal

no d

oloč

ena

in s

poro

čena

, ka

r zag

otav

lja p

regl

edno

st.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

opr

edel

itvi

last

ništ

va z

a c

elot

en p

rogr

am iz

boljš

av

in z

a po

sam

ezne

pro

jekt

e te

r dej

avno

sti,

na u

stre

zni s

topn

ji in

pov

ezan

o z

deja

vnos

tmi,

ki ji

h je

treb

a op

ravi

ti.

Dod

elje

vanj

e od

govo

rnos

ti je

for-

mal

no o

pred

elje

no in

spo

roče

no v

sem

ud

elež

enim

str

anem

, za

zago

tovi

tev

pr

egle

dnos

ti in

kre

pite

v vk

ljuče

vanj

a te

r so

delo

vanj

a.

9.2

Izva

jajte

nač

rt

izbo

ljšav

skl

adno

s

term

insk

im n

ačrt

om.

Ni d

okaz

ov

o iz

va-

janj

u na

črta

iz

boljš

evan

j.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

iz

vaja

nju

načr

ta iz

boljš

av,

vend

ar s

o op

azne

po

mem

bne

pom

anj-

kljiv

osti

gled

e ce

lovi

to-

sti,

stop

nje

razš

irjen

osti,

na

dzor

a, s

prem

ljanj

a,

spre

mem

b v

načr

tova

nju

zara

di p

oman

jkan

ja v

irov

ali s

prem

emb

prio

ritet

, ip

d.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

izva

janj

u na

črta

izbo

ljšav

, ki

so

veči

nom

a sk

ladn

e s

časo

vnim

razp

ored

om.

Odm

iki o

d na

črto

vane

ga

razp

ored

a so

dok

umen

ti-ra

ni in

ute

mel

jeni

. Ni

pom

embn

ih p

oman

jklji

-vo

sti v

sm

islu

cel

ovito

sti,

stop

nje

razš

irjen

osti,

na

dzor

a, s

prem

ljanj

, sp

rem

emb

v na

črto

vanj

u za

radi

pom

anjk

anja

viro

v al

i spr

emem

b pr

iorit

et

ipd.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o iz

vaja

nju

načr

ta iz

boljš

av,

s st

rukt

urira

nim

na

dzor

om. O

dmik

i od

načr

tova

nega

razp

ored

a so

om

e-je

ni in

ne

zman

jšuj

ejo

celo

vito

sti,

stop

nje

razš

irjen

osti,

nad

zora

ali

spre

mlja

nj;

so a

naliz

irani

, dok

u-m

entir

ani i

n ut

emel

jeni

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

izva

janj

u na

črta

izbo

ljšav

, s

stru

ktur

irani

m

nadz

orom

. O

dmik

i od

načr

tova

nega

ra

zpor

eda

so a

naliz

irani

in d

okum

enti-

rani

, in

jasn

o iz

oblik

ovan

i za

izbo

ljšan

je

term

insk

ega

načr

tova

nja

in z

a za

go-

tovi

tev

najb

oljš

ega

dose

ganj

a ci

ljev

(kom

plet

iranj

e de

javn

osti,

razš

irjen

osti,

na

dzor

a, s

prem

ljanj

, itd

.).

9.3

Zapo

slen

e vk

ljuči

te v

razl

ične

uk

repe

izbo

ljšav

, za

zag

otov

itev

usid

ranj

a pr

ojek

tov

izbo

ljšav

v c

elot

ni

orga

niza

ciji.

Ni d

okaz

ov z

a vk

ljuče

vanj

e za

posl

enih

v

izva

janj

e iz

boljš

av.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

vk

ljuče

vanj

u za

posl

enih

v

izva

janj

e iz

boljš

av in

o

pris

topu

, kak

o us

idra

ti te

pro

jekt

e v

celo

tni

orga

niza

ciji.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

vklju

čeva

nju

zapo

slen

ih

v iz

vaja

nje

izbo

ljšav

, kar

pa

ni

omej

eno

zgol

j na

ures

niče

vanj

e pr

ojek

tov,

am

pak

je o

blik

ovan

o z

nam

enom

, da

usid

ra te

pr

ojek

te v

cel

otni

org

ani-

zaci

ji.

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

vklju

čeva

nju

zapo

slen

ih v

iz

vaja

nje

izbo

ljšav

, kar

pa

ni

omej

eno

zgol

j na

ures

niče

vanj

e pr

ojek

tov,

am

pak

je o

blik

ovan

o z

nam

enom

, da

usid

ra te

pro

jekt

e v

celo

tni o

rgan

izac

iji, s

kupa

j z

opre

delit

vijo

vkl

juče

nost

i in

vlog

ra

zlič

nih

udel

ežen

cev

v na

dalje

-va

lne

deja

vnos

ti.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

vkl

juče

vanj

u za

posl

enih

v iz

vaja

nje

izbo

ljšav

, kar

pa

ni o

mej

eno

zgol

j na

ures

niče

vanj

e pr

o-je

ktov

, am

pak

je o

blik

ovan

o z

nam

enom

, da

usi

dra

te p

roje

kte

v ce

lotn

i org

ani-

zaci

ji, s

kupa

j z o

pred

elitv

ijo v

klju

čeno

sti

in v

log

razl

ični

h ud

elež

ence

v, n

ačrt

i na

dalje

valn

ih d

ejav

nost

i, ra

zširj

enos

ti,

cilje

v in

odg

ovor

nost

i.

44

Dej

avno

sti

12

34

5

9.4

Opr

edel

ite k

onsi

s-te

nten

pris

top

k sp

rem

-lja

nju

in o

cenj

evan

ju

ukre

pov

izbo

ljšav

.

Ni d

okaz

ov z

a op

rede

ljen

pris

top

k s

prem

ljanj

u in

oce

njev

anju

nač

rta

izbo

ljšav

.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov o

sp

rem

ljanj

u in

oce

njev

an-

ju n

ačrt

a iz

boljš

av, v

enda

r pr

isto

p ni

jase

n oz

irom

a ko

nsis

tent

en.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

spre

mlja

nju

in o

cenj

e-va

nju

načr

ta iz

boljš

av,

opre

delje

n je

kon

sist

en-

ten

pris

top.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

spre

mlja

nju

in o

cenj

e-va

nju

načr

ta iz

boljš

av, k

i je

dol

očen

in fo

rmal

izira

n,

z ja

snim

in k

onsi

sten

tnim

pr

isto

pom

za

glav

ne fa

ze

deja

vnos

ti.

Obs

taja

jo d

okaz

i o s

prem

-lja

nju

in o

cenj

evan

ju n

ačrt

a iz

boljš

av, k

i je

dolo

čen

in

form

aliz

iran,

z ja

snim

in

kons

iste

ntni

m p

risto

pom

za

vse

glav

ne fa

ze d

ejav

nost

i, z

opre

delje

nim

i odg

ovor

nost

mi

in v

klju

čujo

č po

mem

bne

ud

elež

ene

stra

ni.

9.5

Redn

o sp

rem

ljajte

iz-

vaja

nje

ukre

pov

izbo

ljšav

.N

i dok

azov

o s

prem

ljanj

u iz

vaja

nja

načr

ta iz

boljš

av.

Obs

taja

nek

aj d

okaz

ov

o sp

rem

ljanj

u iz

vaja

nja

načr

ta iz

boljš

av, v

enda

r ta

ne z

agot

avlja

spr

emlja

n-ja

gla

vnih

faz

proc

esa

(gla

vne

vmes

ne k

orak

e,

kone

c pr

ojek

tov,

štu

dije

re

zulta

tov)

.

Obs

taja

jo d

okaz

i o

spre

mlja

nju

glav

nih

faz

izva

janj

a na

črta

izbo

ljšav

(g

lavn

ih v

mes

nih

kora

-ko

v, k

onca

pro

jekt

ov,

štud

ij re

zulta

tov

itd.).

Obs

taja

jo ja

sni d

okaz

i o

spre

mlja

nju

vseh

po

mem

bnih

faz

izva

-ja

nja

ukre

pov

izbo

ljšav

, s

form

alni

mi p

ovra

tnim

i in

form

acija

mi o

nap

redk

u te

r o v

mes

nih

in k

ončn

ih

rezu

ltatih

.

Obs

taja

jo m

očni

dok

azi o

sp

rem

ljanj

u vs

eh p

omem

b-ni

h fa

z iz

vaja

nja

ukre

pov

izbo

ljšav

, vkl

juču

joč

glav

ne

udel

ežen

e st

rani

in s

form

al-

nim

i pov

ratn

imi i

nfor

mac

ijam

i o

napr

edku

ter

o vm

esni

h in

ko

nčni

h re

zulta

tih.

45

Dodatek 1.3 Vprašalnik o 3. stebru postopka CAF EPIVprašalnik o zrelosti po načelih TQM

Vir

Vprašalnik za ocenjevanje zrelosti po pris-topu celovitega obvladovanja kakovosti te-melji na osmih osnovnih načelih odličnosti, kot so opredeljeni pri modelu EFQM 2003. Znotraj koncepta CAF zunanje povratne informacije je ekspertna delovna skupina CAF ta načela odličnosti prevedla v štiri stopnje zrelosti, prilagojene okolju javnega sektorja.

Področja ocenjevanja

V prvem koraku mora organizacija pre-veriti vseh osem načel odličnosti, za boljše razumevanja zrelosti organizacije po pris-topu celovitega obvladovanja kakovosti. Med obiskom na kraju samem pri pri-javitelju pa bosta podrobneje ocenjeni dve

načeli, obe po izbiri prijavitelja – eno od njiju mora biti usmerjenost k rezultatom ali osredotočenost na odjemalca.

Ocenjevalna lestvica

Vrednotenje se nanaša na stopnjo zrelosti, ki jo je dosegla organizacija kot rezultat samoocenjevanja in akcijskega načrta izboljšav. Lestvica za ocenjevanje zrelosti ima štiri stopnje:


I (Initiation)

Začetna stopnja


M (Maturity)

Stopnja zrelosti


1. steber




2. steber




3. steber






Zrelostorganizacije

46

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

1. V

odite

ljstv

o in

st

anov

itnos

t nam

ena

– O

pred

elite

v

Dos

ežen

a ni

bi

la n

iti z

ačet

na

stop

nja

Vodj

e ob

likuj

ejo

jasn

o iz

javo

o

posl

anst

vu.

Vodj

e vz

post

avijo

viz

ijo in

vr

edno

te.

Zapo

slen

e vo

dijo

in

navd

ušuj

ejo

k od

lično

sti.

Vodj

e do

kazu

jejo

zm

ožno

sti o

hran

janj

a st

anov

it-no

sti n

amen

a v

spre

min

jajo

čem

se

okol

ju.

1. V

odite

ljstv

o in

st

anov

itnos

t nam

ena

– Pr

imer

i

Vodj

e v

orga

niza

ciji

zago

tovi

jo d

o-br

o op

rede

ljeno

pos

lans

tvo,

skla

dno

z za

htev

ami z

akon

odaj

e in

pre

d-pi

sov

in o

b hk

ratn

em u

pošt

evan

ju

prič

akov

anj u

dele

ženi

h st

rani

.

Vodj

e za

goto

vijo

dob

ro o

pre-

delje

no p

osla

nstv

o, v

izijo

in

vred

note

in ji

h de

lijo

z za

posl

enim

i v

orga

niza

ciji.

Vods

tvo

na v

seh

ravn

eh je

os

redo

toče

no k

ude

janj

anju

pos

-la

nstv

a, v

izije

in v

redn

ot v

pra

ksi.

Ude

leže

ne s

tran

i zau

pajo

v s

tano

vitn

ost n

amen

a in

tr

dnos

t vod

stva

.

Vodj

e so

zaz

nani

kot

vzo

rnik

i.

Kako

vost

vod

enja

je b

ila iz

mer

jena

npr

. z o

cenj

e-va

njem

vod

stva

ali

prek

ugo

tavl

janj

a za

dovo

ljstv

a za

posl

enih

.

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

2. U

smer

jeno

st k

re

zulta

tom

– O

pred

elite

v

Dos

ežen

a ni

bi

la n

iti z

ačet

na

stop

nja

Org

aniz

acija

opr

edel

i pom

embn

e ud

elež

ene

stra

ni in

pod

ročj

a do

se-

ganj

a re

zulta

tov.

Org

aniz

acija

dol

oči n

abor

cilj

nih

vred

nost

i in

rezu

ltato

v, k

i jih

je tr

e-ba

dos

eči v

pov

ezav

i s p

otre

bam

i po

mem

bnih

ude

leže

nih

stra

ni.

Org

aniz

acija

sis

tem

atič

no s

prem

lja re

zulta

te, k

i jih

do

sega

, in

to u

pora

blja

za

stal

no iz

boljš

evan

je.

2. U

smer

jeno

st k

re

zulta

tom

– Pr

imer

i

V or

gani

zaci

ji je

pou

dare

k na

ra

zvija

nju

kultu

re u

smer

jeno

sti k

re

zulta

tom

.

Org

aniz

acija

je o

pred

elila

razl

ične

ud

elež

ene

stra

ni in

jih

razv

rstil

a v

razl

ične

kat

egor

ije.

Org

aniz

acija

je o

pred

elila

pom

emb-

na p

odro

čja

dose

ganj

a re

zulta

tov,

ki

so

pove

zana

z n

jeni

m p

osla

n-st

vom

.

V or

gani

zaci

ji se

kul

tura

usm

er-

jeno

sti k

rezu

ltato

m s

iste

mat

ično

sp

odbu

ja.

Izve

deno

je b

ilo p

rvo

sist

emat

ično

oc

enje

vanj

e ud

elež

enih

str

ani

–

skup

aj z

njih

ovim

i tre

nut-

nim

i in

prih

odnj

imi p

otre

bam

i in

prič

akov

anji.

Prvi

nab

or c

iljni

h vr

edno

sti v

ezan

na

pod

ročj

a do

sega

nja

rezu

ltato

v je

bil

opre

delje

n za

pom

embn

e ud

elež

ene

stra

ni.

Ude

leže

ne s

tran

i so

vklju

čene

v p

osta

vlja

nje

in

preg

ledo

vanj

e re

zulta

tov

in c

iljni

h vr

edno

sti.

Org

aniz

acija

je o

pred

elila

cilj

ne v

redn

osti

dose

ganj

a re

zulta

tov

za v

se k

ljučn

e pr

oces

e. Te

so

pove

zane

z

oblik

ovan

jem

in n

ačrt

ovan

jem

del

ovni

h na

log.

Za

posl

eni p

ozna

jo c

iljne

vre

dnos

ti, v

ezan

e na

nji-

hove

del

ovne

nal

oge

in p

roce

se.

Vods

tvo

nadz

oruj

e or

gani

zaci

jski

razv

oj v

sm

islu

ci

ljnih

rezu

ltato

v za

klju

čne

proc

ese

in fi

nanč

nih

sred

stev

.

47

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

2. U

smer

jeno

st k

re

zulta

tom

– O

pred

elite

v

Dos

ežen

a ni

bi

la n

iti z

ačet

na

stop

nja

Org

aniz

acija

opr

edel

i pom

embn

e ud

elež

ene

stra

ni in

pod

ročj

a do

se-

ganj

a re

zulta

tov.

Org

aniz

acija

dol

oči n

abor

cilj

nih

vred

nost

i in

rezu

ltato

v, k

i jih

je tr

e-ba

dos

eči v

pov

ezav

i s p

otre

bam

i po

mem

bnih

ude

leže

nih

stra

ni.

Org

aniz

acija

sis

tem

atič

no s

prem

lja re

zulta

te, k

i jih

do

sega

, in

to u

pora

blja

za

stal

no iz

boljš

evan

je.

2. U

smer

jeno

st k

re

zulta

tom

– Pr

imer

i

V or

gani

zaci

ji je

pou

dare

k na

ra

zvija

nju

kultu

re u

smer

jeno

sti k

re

zulta

tom

.

Org

aniz

acija

je o

pred

elila

razl

ične

ud

elež

ene

stra

ni in

jih

razv

rstil

a v

razl

ične

kat

egor

ije.

Org

aniz

acija

je o

pred

elila

pom

emb-

na p

odro

čja

dose

ganj

a re

zulta

tov,

ki

so

pove

zana

z n

jeni

m p

osla

n-st

vom

.

V or

gani

zaci

ji se

kul

tura

usm

er-

jeno

sti k

rezu

ltato

m s

iste

mat

ično

sp

odbu

ja.

Izve

deno

je b

ilo p

rvo

sist

emat

ično

oc

enje

vanj

e ud

elež

enih

str

ani

–

skup

aj z

njih

ovim

i tre

nut-

nim

i in

prih

odnj

imi p

otre

bam

i in

prič

akov

anji.

Prvi

nab

or c

iljni

h vr

edno

sti v

ezan

na

pod

ročj

a do

sega

nja

rezu

ltato

v je

bil

opre

delje

n za

pom

embn

e ud

elež

ene

stra

ni.

Ude

leže

ne s

tran

i so

vklju

čene

v p

osta

vlja

nje

in

preg

ledo

vanj

e re

zulta

tov

in c

iljni

h vr

edno

sti.

Org

aniz

acija

je o

pred

elila

cilj

ne v

redn

osti

dose

ganj

a re

zulta

tov

za v

se k

ljučn

e pr

oces

e. Te

so

pove

zane

z

oblik

ovan

jem

in n

ačrt

ovan

jem

del

ovni

h na

log.

Za

posl

eni p

ozna

jo c

iljne

vre

dnos

ti, v

ezan

e na

nji-

hove

del

ovne

nal

oge

in p

roce

se.

Vods

tvo

nadz

oruj

e or

gani

zaci

jski

razv

oj v

sm

islu

ci

ljnih

rezu

ltato

v za

klju

čne

proc

ese

in fi

nanč

nih

sred

stev

.

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

3. O

sred

otoč

enos

t na

odje

mal

ca

– O

pred

elite

v

Dos

ežen

a ni

bila

niti

za

četn

a st

opnj

a

Org

aniz

acija

se

osre

doto

ča

na p

otre

be o

bsto

ječi

h in

po

tenc

ialn

ih d

ržav

ljano

v/od

jem

alce

v.

Org

aniz

acija

drž

avlja

ne/o

dje-

mal

ce v

klju

čuje

v v

redn

oten

je in

iz

boljš

evan

je s

voje

ga d

elov

anja

.

Org

aniz

acija

se

odzi

va n

a po

treb

e dr

žavl

jano

v/od

jem

alce

v z

razv

ijanj

em in

zag

otav

ljanj

em d

ejav

nost

i, pr

oizv

odov

in

stor

itev.

3. O

sred

otoč

enos

t na

odje

mal

ca–

Prim

eri

Vods

tvo

in z

apos

leni

en

ako

razu

mej

o, k

do s

o nj

ihov

i odj

emal

ci in

kat

erim

se

gmen

tom

org

aniz

acija

za

gota

vlja

sto

ritve

.

Zapo

slen

i raz

umej

o za

htev

e in

prič

akov

anja

, opr

edel

jene

v

zako

noda

ji in

pre

dpis

ih

gled

e st

orite

v za

drž

avlja

ne/

odje

mal

ce.

Izve

deno

je b

ilo p

rvo

sist

emat

ično

m

erje

nje

zado

voljs

tva

odje

mal

cev,

nj

ihov

ih p

ričak

ovan

j in

potr

eb;

orga

niza

cija

zda

j izv

aja

izbo

ljšav

e v

tej z

vezi

.

Vods

tvo

in z

apos

leni

razv

ijajo

in

zag

otav

ljajo

sto

ritve

, skl

adne

s

potr

ebam

i in

prič

akov

anji

drža

vlja

nov/

odje

mal

cev.

Rezu

ltati

mer

itev

zado

voljs

tva

drža

vlja

nov/

odje

mal

cev

in

dial

oga

z nj

imi s

e up

orab

ljajo

za:

-

preg

ledo

vanj

e in

razv

ijanj

e st

rate

gij i

n ak

cijs

kih

načr

tov

za

celo

tno

orga

niza

cijo

;-

ustr

ezno

odz

ivan

je v

prim

erih

, ko

gred

o za

deve

nap

ačno

pot

(n

pr. o

bvla

dova

nje

prito

žb).

Zapo

slen

i im

ajo

večp

last

no s

liko/

pred

stav

o o

potr

ebah

dr

žavl

jano

v/od

jem

alce

v, v

klju

čno

z do

datn

imi p

otre

bam

i tis

tih, k

i se

nana

šajo

nep

osre

dno

na k

ljučn

e pr

oizv

ode/

stor

itve

(npr

. pre

gled

nost

, vkl

juče

nost

).

Vods

tvo

in z

apos

leni

s s

vojim

ved

enje

m in

odn

osom

izka

zuje

jo

skrb

za

tren

utne

in p

rihod

nje

potr

ebe

odje

mal

cev.

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

4. V

oden

je n

a po

dlag

i pr

oces

ov in

dej

stev

–

Opr

edel

itev

Dos

ežen

a ni

bila

niti

za

četn

a st

opnj

a

Proc

esi s

o op

rede

ljeni

in

obvl

adov

ani.

Ude

janj

anje

str

ateg

ije in

nač

rtov

anje

or-

gani

zaci

je je

om

ogoč

eno

in z

agot

ovlje

no p

rek

proc

esov

.

Proc

esi s

e ne

nehn

o iz

boljš

ujej

o na

pod

lagi

m

erje

nja

delo

vanj

a in

prim

erja

nja

z dr

ugim

i in/

ali u

čenj

a od

dru

gih.

4. V

oden

je n

a po

dlag

i pr

oces

ov in

dej

stev

– P

rimer

i

Org

aniz

acija

je u

vedl

a pr

o-ce

sni n

ačin

razm

išlja

nja.

Opr

edel

jeni

so

klju

čni

proc

esi,

pove

zani

z re

leva

nt-

nim

i pod

ročj

i dos

egan

ja

rezu

ltato

v.

Org

aniz

acija

je d

okon

čala

opr

edel

itev

vseh

kl

jučn

ih p

roce

sov.

Opr

edel

jeno

je ja

sno

last

ništ

vo k

ljučn

ih

proc

esov

.

Ciljn

e vr

edno

sti z

a kl

jučn

e pr

oces

e so

op

rede

ljene

, in

so s

klad

ne s

str

ateg

ijo in

na

črto

vanj

em o

rgan

izac

ije.

Org

aniz

acija

mer

i rez

ulta

te k

ljučn

ih p

roce

sov,

v

pove

zavi

s c

iljni

mi v

redn

ostm

i.

Org

aniz

acija

je o

pred

elila

osn

ove

info

rmac

ij-sk

ega

sist

ema

za o

bvla

dova

nje

proc

esov

.

Org

aniz

acija

ima

prek

info

rmac

ijske

ga s

iste

ma

preg

led

nad

vsem

i pro

cesi

(vkl

jučn

o z

vods

tven

i-m

i, iz

vedb

enim

i in

podp

orni

mi p

roce

si).

Vsi t

i pro

cesi

se

spre

mlja

jo z

vid

ika

rezu

ltato

v in

se

redn

o iz

boljš

ujej

o.

Zapo

slen

i poz

najo

pro

cese

, v k

ater

e so

vkl

juče

ni,

in n

jihov

e ci

ljne

vred

nost

i.

Vzpo

stav

ljeni

so

post

opki

, ki z

agot

avlja

jo

razč

leni

tev

ciljn

ih v

redn

osti

ter u

pora

bo re

zulta

-to

v za

izbo

ljšev

anje

.

48

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

5. R

azvo

j in

vklju

čeno

st

zapo

slen

ih

– O

pred

elite

v

Dos

ežen

a ni

bila

niti

za

četn

a st

opnj

a

Org

aniz

acija

pre

vzem

a po

bude

za

razv

oj in

vk

ljuče

vanj

e za

posl

enih

.

Org

aniz

acija

razv

ija k

ompe

tenc

e za

posl

enih

in

zap

osle

ne n

a st

rukt

urira

n na

čin

vklju

čuje

v

izbo

ljšev

anje

pro

izvo

dov,

sto

ritev

in p

roce

sov.

Org

aniz

acija

ust

varja

del

ovno

oko

lje s

kup-

nih

vred

not i

n ku

lturo

zau

panj

a, o

dprt

osti,

po

obla

ščan

ja in

priz

nava

nja.

5. R

azvo

j in

vklju

čeno

st

zapo

slen

ih

– Pr

imer

i

Obs

taja

por

tfel

j usp

osab

ljanj

za

posl

enih

, ki u

pošt

eva

zaht

eve

zapo

slen

ih p

o na

-da

ljnje

m ra

zvoj

u ob

stoj

ečih

ko

mpe

tenc

.

Org

aniz

acija

priz

nava

po

men

vkl

juče

vanj

a za

pos-

leni

h v

proc

ese

spre

jem

anja

od

loči

tev.

Zapo

slen

i so

pova

blje

ni, d

a po

daja

jo s

voja

mne

nja

gled

e

orga

niza

cijs

kega

razv

oja.

Org

aniz

acija

pre

pozn

ava

in ra

zvija

zah

teva

ne

kom

pete

nce

in s

tem

prip

ravl

ja z

apos

lene

za

spre

jem

anje

in p

rilag

ajan

je s

prem

emba

m.

Org

aniz

acija

: –

izva

ja ra

zlič

ne v

rste

usp

osab

ljanj

in ra

zvoj

a ko

mpe

tenc

; –

mer

i in

izbo

ljšuj

e za

dovo

ljstv

o za

posl

enih

in

njih

ovo

mot

ivac

ijo;

– sp

odbu

ja n

otra

njo

mob

ilnos

t; –

aktiv

no v

klju

čuje

zap

osle

ne v

izbo

ljšev

anje

pr

oizv

odov

, sto

ritev

in p

roce

sov.

Org

aniz

acija

nag

raju

je in

daj

e pr

izna

nje

zapo

sle-

nim

na

nači

n, k

i pov

ečuj

e pr

ipad

nost

in s

pod-

buja

njih

ovo

loja

lnos

t do

orga

niza

cije

.

Org

aniz

acija

:–

oblik

uje

kadr

ovsk

o po

litik

o v

skla

du s

str

ateg

ijo

in n

ačrt

ovan

jem

, in

vklju

čujo

č sv

oje

zapo

slen

e;

– vz

post

avlja

ure

jen

krog

razv

oja

svoj

ih z

apos

-le

nih

(oce

njev

anje

, usp

osab

ljanj

e in

dia

log)

; –

vklju

čuje

zap

osle

ne v

razv

oj s

trat

egij

in

akci

jski

h na

črto

v, in

jih

pozi

va h

gen

erira

nju

in

ures

niče

vanj

u za

mis

li za

izbo

ljšev

anje

.

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

6. N

eneh

no u

čenj

e,

izbo

ljšev

anje

in in

o-vi

ranj

e –

Opr

edel

itev

Dos

ežen

a ni

bila

niti

za

četn

a st

opnj

a

Org

aniz

acija

se

uči i

z sv

ojih

de

javn

osti

in re

zulta

tov

delo

vanj

a te

r išč

e pr

iložn

osti

za iz

boljš

evan

je.

V or

gani

zaci

ji se

spo

dbuj

a ne

nehn

o iz

boljš

evan

je, p

rek

delit

ve z

nanj

a in

up

ošte

vanj

a pr

edlo

gov

zapo

slen

ih.

Org

aniz

acija

sis

tem

atič

no p

reve

rja o

bsto

ječe

st

anje

, spo

dbuj

a, s

prej

ema

in v

klju

čuje

inov

acije

in

redn

o pr

imer

ja re

zulta

te s

voje

ga d

elov

anja

z

drug

imi o

rgan

izac

ijam

i.

6. N

eneh

no u

čenj

e,

izbo

ljšev

anje

in in

o-vi

ranj

e –

Prim

eri

Oce

njev

anje

del

ovan

ja

se iz

vaja

na

rele

vant

nih

podr

očjih

dos

egan

ja re

zul-

tato

v.

Vods

tvo

je v

zpos

tavi

lo

dial

og z

dru

gim

i org

aniz

aci-

jam

i o n

jihov

emu

nači

nu

dela

.

Prič

ele

so s

e iz

vaja

ti iz

boljš

ave,

ki t

emel

jijo

na

notr

anjih

oce

njev

anjih

in

zuna

njih

opa

žanj

ih.

Org

aniz

acija

zač

enja

z v

klju

čeva

njem

nač

el

krog

a PD

CA v

izva

janj

e iz

boljš

av.

Org

aniz

acija

izm

enju

je iz

kušn

je z

dru

gim

i or

gani

zaci

jam

i.

Org

aniz

acija

pre

pozn

ava

prilo

žnos

ti in

ovi

re z

a in

ovat

ivno

st in

uče

nje.

Stal

no iz

boljš

evan

je je

pod

prto

s s

tran

i zap

os-

leni

h pr

ek iz

vaja

nja

redn

ih d

ejav

nost

i, ko

t je

np

r. sa

moo

cenj

evan

je.

Vods

tvo

spod

buja

zap

osle

ne, d

a pr

evze

maj

o od

govo

rnos

t za

ukre

pe iz

boljš

av.

Vods

tvo

priz

nava

pom

en s

trat

eške

pre

nove

in

mod

erni

zaci

je z

nam

enom

pril

agaj

anja

prih

od-

njim

izzi

vom

(npr

. gle

de p

otre

b od

jem

alce

v,

zapo

slov

anja

, vzd

ržev

anja

, pol

itičn

ih z

ahte

v, id

r.).

Org

aniz

acija

izva

ja p

rimer

jaln

o uč

enje

zno

traj

in

zuna

j org

aniz

acije

.Pr

ojek

ti/de

javn

osti

se iz

vaja

jo v

skl

adu

z na

čeli

krog

a PD

CA.

Pri i

zvaj

anju

izbo

ljšav

, ki p

rinaš

ajo

doda

no v

red-

nost

, org

aniz

acija

upo

rabl

ja u

stva

rjaln

e m

etod

e.

49

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

6. N

eneh

no u

čenj

e,

izbo

ljšev

anje

in in

o-vi

ranj

e –

Opr

edel

itev

Dos

ežen

a ni

bila

niti

za

četn

a st

opnj

a

Org

aniz

acija

se

uči i

z sv

ojih

de

javn

osti

in re

zulta

tov

delo

vanj

a te

r išč

e pr

iložn

osti

za iz

boljš

evan

je.

V or

gani

zaci

ji se

spo

dbuj

a ne

nehn

o iz

boljš

evan

je, p

rek

delit

ve z

nanj

a in

up

ošte

vanj

a pr

edlo

gov

zapo

slen

ih.

Org

aniz

acija

sis

tem

atič

no p

reve

rja o

bsto

ječe

st

anje

, spo

dbuj

a, s

prej

ema

in v

klju

čuje

inov

acije

in

redn

o pr

imer

ja re

zulta

te s

voje

ga d

elov

anja

z

drug

imi o

rgan

izac

ijam

i.

6. N

eneh

no u

čenj

e,

izbo

ljšev

anje

in in

o-vi

ranj

e –

Prim

eri

Oce

njev

anje

del

ovan

ja

se iz

vaja

na

rele

vant

nih

podr

očjih

dos

egan

ja re

zul-

tato

v.

Vods

tvo

je v

zpos

tavi

lo

dial

og z

dru

gim

i org

aniz

aci-

jam

i o n

jihov

emu

nači

nu

dela

.

Prič

ele

so s

e iz

vaja

ti iz

boljš

ave,

ki t

emel

jijo

na

notr

anjih

oce

njev

anjih

in

zuna

njih

opa

žanj

ih.

Org

aniz

acija

zač

enja

z v

klju

čeva

njem

nač

el

krog

a PD

CA v

izva

janj

e iz

boljš

av.

Org

aniz

acija

izm

enju

je iz

kušn

je z

dru

gim

i or

gani

zaci

jam

i.

Org

aniz

acija

pre

pozn

ava

prilo

žnos

ti in

ovi

re z

a in

ovat

ivno

st in

uče

nje.

Stal

no iz

boljš

evan

je je

pod

prto

s s

tran

i zap

os-

leni

h pr

ek iz

vaja

nja

redn

ih d

ejav

nost

i, ko

t je

np

r. sa

moo

cenj

evan

je.

Vods

tvo

spod

buja

zap

osle

ne, d

a pr

evze

maj

o od

govo

rnos

t za

ukre

pe iz

boljš

av.

Vods

tvo

priz

nava

pom

en s

trat

eške

pre

nove

in

mod

erni

zaci

je z

nam

enom

pril

agaj

anja

prih

od-

njim

izzi

vom

(npr

. gle

de p

otre

b od

jem

alce

v,

zapo

slov

anja

, vzd

ržev

anja

, pol

itičn

ih z

ahte

v, id

r.).

Org

aniz

acija

izva

ja p

rimer

jaln

o uč

enje

zno

traj

in

zuna

j org

aniz

acije

.Pr

ojek

ti/de

javn

osti

se iz

vaja

jo v

skl

adu

z na

čeli

krog

a PD

CA.

Pri i

zvaj

anju

izbo

ljšav

, ki p

rinaš

ajo

doda

no v

red-

nost

, org

aniz

acija

upo

rabl

ja u

stva

rjaln

e m

etod

e.

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

7. R

azvi

janj

e pa

rtne

rste

v–

Opr

edel

itev

Dos

ežen

a ni

bi

la n

iti z

ačet

na

stop

nja

Org

aniz

acija

iden

tifici

ra s

voje

pa

rtne

rje.

Org

aniz

acija

form

aliz

ira p

art-

ners

tva,

z n

amen

om d

oseg

anja

vz

ajem

nih

pred

nost

i.

Org

aniz

acija

ure

ja p

artn

erst

va p

o na

čelu

dob

im-

dobi

š, da

bi o

mog

očila

dos

egan

je v

išje

vre

dnos

ti in

opt

imiz

irala

upo

rabo

viro

v.

7. R

azvi

janj

e pa

rtne

rste

v–

Prim

eri

Vods

tvo

se z

aved

a po

men

a zu

nanj

ih ra

zmer

ij in

par

tner

stev

or

gani

zaci

je.

Iden

tifici

rana

so

najp

omem

bnej

ša

zuna

nja

razm

erja

in p

artn

erst

va

orga

niza

cije

.

Org

aniz

acija

z z

unan

jimi a

kter

ji iz

vaja

razl

ične

vrs

te s

odel

ovan

ja.

Vods

tvo

ima

jase

n po

gled

na

najp

omem

bnej

ša z

unan

ja ra

zmer

ja

in p

artn

erst

va te

r na

njih

ove

razv

oj-

ne m

ožno

sti,

ki te

mel

jijo

na ja

sno

opre

delje

nih

vzaj

emni

h ko

ristih

.

Org

aniz

acija

je v

klju

čena

v fo

rma-

lizira

na k

ljučn

a pa

rtne

rstv

a.

Zapo

slen

i se

zave

dajo

zun

anjih

ra

zmer

ij in

par

tner

stev

, ki s

o po

mem

bni z

a nj

ihov

e za

dolž

itve

in n

alog

e.

Org

aniz

acija

zag

otav

lja s

iste

mat

ična

par

tner

stva

z

vsem

i pom

embn

imi p

artn

erji.

Zago

tavl

ja s

e re

dno

vred

note

nje

uspe

šnos

ti in

uč

inko

vito

sti o

bsto

ječi

h pa

rtne

rste

v; iz

vaja

se

njih

ovo

izbo

ljšev

anje

.

Org

aniz

acija

je a

ngaž

irana

v is

kanj

e no

vih

part

nerje

v.

Splo

šne

znač

ilnos

ti0

Zače

tek

Ure

snič

evan

jeZr

elos

t

8. D

ružb

ena

odgo

vor-

nost

org

aniz

acije

– O

pred

elite

v

Dos

ežen

a ni

bi

la n

iti z

ačet

na

stop

nja

Org

aniz

acija

se

zave

da s

voje

ga

vpliv

a na

dru

žbo

(dru

žben

ega

in

okol

jske

ga).

Org

aniz

acija

je a

ktiv

no v

klju

čena

v

deja

vnos

ti, p

ovez

ane

z dr

užbe

no

odgo

vorn

ostjo

in e

kolo

ško

vzdr

žnos

tjo.

Org

aniz

acija

izpo

lnju

je a

li pr

eseg

a ve

čino

pr

ičak

ovan

j in

zaht

ev lo

kaln

e in

– k

jer j

e us

trez

no

– gl

obal

ne s

kupn

osti.

8. D

ružb

ena

odgo

vor-

nost

org

aniz

acije

– Pr

imer

i

Org

aniz

acija

razl

ikuj

e m

ed s

vojim

po

slan

stvo

m in

svo

jo d

ružb

eno

odgo

vorn

ostjo

kot

javn

a in

stitu

cija

.

Org

aniz

acija

pre

pozn

ava

podr

očja

vp

livan

ja v

sm

islu

dru

žben

ih,

gosp

odar

skih

in e

kolo

ških

zad

ev te

r vp

liva

na m

edije

.

Org

aniz

acija

del

uje

na v

zaje

mno

ko

ristn

ih p

roje

ktih

na

podr

očju

dr

užbe

nih

zade

v.

Org

aniz

acija

je p

ričel

a iz

vaja

ti po

bude

/pro

gram

e, k

i im

ajo

vpliv

na

dru

žben

e, g

ospo

dars

ke in

ek

ološ

ke z

adev

e te

r na

med

ije.

Vods

tvo

je o

pred

elilo

viz

ijo o

pom

embn

ih

vpra

šanj

ih v

zve

zi z

dru

žben

o od

govo

rnos

tjo

orga

niza

cije

, ki j

o de

lijo

tudi

zap

osle

ni.

Org

aniz

acija

vkl

juču

je to

viz

ijo v

str

ateg

ijo in

ak

cijs

ke n

ačrt

e.

Org

aniz

acija

spo

dbuj

a pr

iložn

osti

in ra

zvija

po

bude

za

delo

v p

roje

ktih

, kor

istn

ih z

a or

gani

-za

cijo

in d

ružb

o. O

rgan

izac

ija je

izve

dla

mer

jenj

a dr

užbe

ne

odgo

vorn

osti

in e

kolo

ške

vzdr

žnos

ti na

nek

aj

podr

očjih

ter

obr

avna

vala

njih

ove

rezu

ltate

.

50

Dodatek 2 Točkovalni vodnik postopka CAF EPI

Ozadje

Namen vodnika je zunanje ocenjevalce CAF EPI usmerjati pri ocenjevanju stopnje dosežkov v okviru zagotavljanja povratne informacije CAF in pri presojanju, ali je pri-javitelj usposobljen za pridobitev naziva Uspešni uporabnik CAF.

Točkovalni vodnik navaja temeljna načela ocenjevanja za zunanjega ocenjevalca CAF EPI in točkovanje institucij, ki delajo s CAF. Ocenjevanje vključuje tri stebre:- Ocenjevanje procesa samoocenje-

vanja, ki zajema prvih šest od desetih korakov, opredeljenih v Smernicah za izboljšanje organizacij z uporabo CAF (ne gre za ocenjevanje točk, doseženih v procesu samoocenjevanja);

- Ocenjevanje načrtovanja in procesa izboljšav, ki zajema korake od sedem do devet, opredeljene v Smernicah za izboljšanje organizacij z uporabo CAF (ne gre za ocenjevanje rezultatov ukrepov izboljšav);

- Ocenjevanje zrelosti organizacije po načelih TQM, s preverjanjem dosežene stopnje zrelosti, ki jo je organizacija dosegla kot rezultat samoocenje-vanja in uvedenega akcijskega načrta ukrepov. Ocenjevanje zrelosti po načelih TQM temelji na osmih načelih odličnosti (širši okvir odličnosti).

Vprašalniki, ki jih izpolni prijavitelj, in pokrivajo vse tri stebre, služijo zunanjim ocenjevalcem CAF EPI kot glavni referenčni okvir ocenjevanja. Vsakega od stebrov bodo ocenili z ustrezno ocenjevalno lest-vico (glej besedilo v nadaljevanju); stebri

imajo posebne točkovalne profile, ki jih je treba izpolniti za pridobitev naziva. V prvem razdelku o metodologiji točkovanja so opisana temeljna načela točkovanja zu-nanjih ocenjevalcev CAF EPI.

1 Metodologija točkovanja

Glavni namen postopka je dati okvir za zagotavljanje sistemske zunanje pov-ratne informacije uporabnikom CAF, ki to zahtevajo. Proces ocenjevanja in pregle-dovanja med obiskom na kraju samem mora zato potekati na odkrit in spoštljiv način, ki podpira učenje in dialog. Zunanji ocenjevalec CAF EPI ravna tako, da se obisk na kraju samem ne zaznava kot enosmerno zbiranje dokazov, ampak kot možnost za razpravo in povratno informacijo.

Zunanji ocenjevalec CAF EPI mora biti dovolj fleksibilen, da lahko obravnava raznovrstne institucije glede na njihovo kompleksnost in velikost. Dejavnosti opisane v vseh treh stebrih in njihove po-vezanosti s točkami zato ni mogoče upo-rabiti kot kontrolni seznam, ampak kot napotilo. Poleg dejavnosti, ki so opisane tu, so za posamezne institucije lahko ustrezne še druge dejavnosti, ki do zdaj niso bile vključene. To pomeni, da točkovanja ne smemo ra-zumeti kot mehanično vajo, ampak mora to temeljiti na celovitem vtisu o instituciji, potem ko je bil opravljen tudi obisk na lokaciji prijavitelja, in so bila zbrana različna dokazila, vezana na posamezne korake, de-javnosti in spremembe.

51

1.1 Dokazila

Vprašalniki, ki jih izpolni prijavitelj, so za zunanjega ocenjevalca CAF EPI glavni referenčni okvir ocenjevanja. Dokazila, zbrana na kraju samem, in pisni zapisi pa bodo pokazali, ali so vpisi v vprašalnikih, kot jih je podal prijavitelj, pravilna ocena te organizacije pri delu s CAF. Dokazi se zbirajo na intervjujih in de-lavnicah z vsemi (notranjih) pomembnimi udeleženimi stranmi organizacije prijavitel-ja, in prek različnih obstoječih pisnih doka-zil in zapisov.

Naziv Uspešni uporabnik CAF je priznan-je za uporabnike CAF s še omejenimi izkušnjami. Ker celoten postopek CAF EPI vključuje tudi začetnike, je količina pisnih dokazov pogosto omejena v primerjavi z nekaterimi drugimi shemami in nagradami. Pisni dokumenti vključujejo poročila o sa-moocenjevanju, načrte izboljšav in druge ustrezne dokumente.

Treba je poudariti, da „dokaz“ ni nujno ma-terializiran v pisni obliki, lahko gre za in-tervjuje ali mnenja zainteresiranih strani ter primerjavo teh izjav med različnimi skupi-nami. Od organizacije se tudi ne zahteva, da za potrebe postopka CAF EPI pripravi veliko novih pisnih dokazil / zapisov; pri pregledovanju naj se, kadar je mogoče, uporabi gradivo, ki je že na voljo.

1.2 Točkovanje

Organizacije se točkujejo na podlagi ocenje-valnih lestvic (glej 2. del tega točkovalnega vodnika). Za te potrebe ni bilo razvito neko sofisticirano točkovalno orodje – kot je npr. RADAR v shemah odličnosti EFQM – saj se shema zagotavljanja povratne in-formacije CAF EPI uporablja za tiste upor-abnike CAF, katerih pot proti celovitemu in sistematičnemu razvijanju kakovosti se

šele začenja. Na tej stopnji večina organi-zacij tudi še nima pisnih dokazil / zapisov v podporo bolj zahtevnim vrstam ocenje-vanja.

Shema prepoznava zmožnost organizacije, da izvede uspešno in dobro načrtovano sa-moocenjevanje, ki povečuje njeno razume-vanje temeljnih načel, potrebnih za dose-ganje odličnosti. Bolj zahtevno točkovalno orodje bi na tej stopnji lahko imelo za pos-ledico, da se osredotočenost preusmeri od dialoga med zunanjim ocenjevalcem CAF EPI in organizacijo in razprave o prido-bljenih spoznanjih k bolj enostranskemu zbiranju dejstev v podporo ocenjevanju.

Točkovanje procesa samoocenjevanja in izboljšav (1. in 2. steber) Namesto točkovalnega orodja je zunan-jemu ocenjevalcu CAF EPI na voljo nekaj temeljnih načel. Pri odločanju, ali naj se nek korak oceni kot npr. sprejemljiv (3) ali zadovoljiv (4), naj zunanji ocenjevalec CAF EPI kot smernico uporabi krog PDCA. Pri vsakem koraku, kjer je to smisleno, zunanji ocenjevalec CAF EPI upošteva, ali je organi-zacija uspešno in učinkovito načrtovala, razvijala, preverjala in prilagodila ukrepe. Pomembna vprašanja so lahko:- Ali je prijavitelj uspešno načrtoval

korak in vključil ustrezna področja in možnosti?

- Ali je prijavitelj korak razvijal in izva-jal po načrtu? Če ne, ali so bile spre-membe pri izvajanju upravičene in ali temeljijo na trdnih argumentih?

- Ali je organizacija, če je to ustrezno za posamezni korak, preverila, ali je izbrani pristop dal pričakovane rezultate?

- Končno, ali je organizacija, na osnovi preverjanj in ugotovljenih spoznanj, prilagodila / uravnala dejavnosti med procesom ali načrtovanjem z na-menom, da spremeni pristop pri na-slednjem samoocenjevanju?

52

Krog PDCA se ne uporablja kot točkovalno orodje, ampak kot okvir za premislek v zvezi z načrtovanjem in izvajanjem sa-moocenjevanja ter ukrepov izboljšav. Zu-nanji ocenjevalec CAF EPI zato ne sme dati mehanične ocene posameznih dejavnosti z vseh vidikov kroga PDCA (npr. tako, da sicer zadovoljivo dejavnost oceni kot le sprejem-ljivo samo zato, ker ni bilo preverjanj (C) in ukrepov (A)). Z drugimi besedami, vse de-javnosti ne zahtevajo preverjanj in ukrepov za dosego ocene „zadovoljivo“.

Vprašalniki, ki jih izpolni prijavitelj, so za zu-nanjega ocenjevalca CAF glavni referenčni okvir pri točkovanju. Prva dva stebra (proces samoocenjevanja in načrtovanja izboljšav) se točkujeta na ravni devetih korakov in ne na ravni 35 pripadajočih dejavnosti. Zu-nanji ocenjevalci CAF EPI naj vprašalnike torej uporabljajo kot okvir za točkovanje tako, da posameznim dejavnostim določijo doseženo raven in doseženo stopnjo nato preverijo na ravni posameznega od devetih korakov (glej 3. del tega točkovalnega vod-nika).

Točkovanje vrednot po načelih celo-vitega obvladovanja kakovosti (TQM) (3. steber)V podporo točkovanju zrelosti vprašalnik vključuje številne primere, ki prikazujejo, katere možne dejavnosti določajo različne ravni zrelosti (glej 3. del tega točkovalnega vodnika). Tudi tu velja, da so primeri zgolj smernice, saj lahko konkretni kontekst in vrsta organizacije vplivata na to, katere in koliko dejavnosti je primernih za dosego različnih ravni zrelosti.

Da bi organizacija dosegla naziv Uspešni uporabnik CAF, mora doseči začetno stop-njo pri vseh osmih načelih odličnosti. Ker med obiskom na kraju samem ni mogoča poglobljena razprava o vseh osmih načelih, se bodo med obiskom zunanji ocenje-valci CAF EPI osredotočili na dve načeli

odličnosti, kot ju je izbrala organizacija, za podrobnejši pregled in podajo povratne informacije.

Vprašalnik o vrednotah TQM, ki ga izpolni prijavitelj, je za zunanjega ocenjevalca CAF glavni referenčni okvir ocenjevanja. Pri ob-likovanju celovite ocene stopnje zrelosti, ki je bila dosežena pri vseh osmih načelih, zunanji ocenjevalec CAF poleg vprašalnika o 3. stebru pregleda še samoocenitveno poročilo (ali poročila) in načrt(e) ukrepov izboljšav. Cilj je odločiti, ali poročila in načrti ukrepov kažejo na to, da so ukrepi in dejavnosti ustrezni ali pa se še razvijajo, kar omogoča presojo, da je bila prva stopnja zrelosti dosežena. Če obstajajo dvomi, ka-tero stopnjo zrelosti je organizacija dosegla, lahko zunanji ocenjevalci CAF EPI med in-tervjuji ob obisku na kraju samem vključijo še druga načela.

2 Ocenjevalne lestvice

2.1 Ocenjevalne lestvice za proces sa-moocenjevanja in načrt izboljšav (1. in 2. steber) Samoocenjevanje in izvajanje izboljšav se ocenjujeta z isto ocenjevalno lestvico s točkami 1–5:


2 Dejavnosti so bile izvedene v omejen-em obsegu.

3 Dejavnosti so bile izvedene na sprejem-ljiv način.

4 Dejavnosti so bile izvedene na zado-voljiv način (zadovoljivo).


Ocenjevanje se ne ozira na točke, ki so bile opredeljene med samoocenjevanjem (tj. ovrednotenje ukrepov s PDCA, ki se izvaja v vsakem podmerilu modela CAF), niti se pri

53

njem ne preverjajo dejanski doseženi / iz-kazani rezultati izboljšav. Preverja se način, kako sta procesa samoocenjevanja in pri-prave načrta izboljšav bila načrtovana, raz-vita, preverjana in prilagajana.

Zunanji ocenjevalci CAF EPI morajo oceniti vse korake pri obeh stebrih (koraki 1–9).

2.2 Ocenjevalne lestvice za vrednote celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) Ocenjevanje vrednot TQM se nanaša na stopnjo zrelosti, ki jo je dosegla organizaci-ja kot rezultat uporabe samoocenjevanja in izvajanja izboljšav. Vrednote celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) sestojijo iz osmih načel odličnosti.

Lestvica za ocenjevanje zrelosti ima štiri stopnje:


I (Initiation)

Začetna stopnja


M (Maturity)

Stopnja zrelosti

Vrednotenje zrelosti po načelih celovite-ga obvladovanja kakovosti (TQM) določa stopnjo, do katere je organizaciji s samo-ocenjevanjem in procesom izboljšav us-pelo uresničiti vrednote celovitega razvoja kakovosti. Cilj zato ni oceniti dejanske re-zultate ukrepov izboljšav in njihovo kako-vost, ampak ugotoviti, ali so se s samoocen-jevanjem spremenile temeljne vrednote glede razvijanja kakovosti v organizaciji.

Prijavitelj med osmimi načeli odličnosti izbere dve, ki ju je treba med obiskom pri prijavitelju kar najpodrobneje oceniti - eno

od njiju mora biti osredotočenost na odje-malca ali pa usmerjenost k rezultatom.

3 Točkovalni profili

3.1 Točkovalni profili za proces sa-moocenjevanja in izvajanja izboljšav (1. in 2. steber)

Ti točkovalnim profili zajemajo:– Ocenjevanje procesa samoocenje-

vanja, ki zajema prvih šest od desetih korakov, opredeljenih v Smernicah za izboljšanje organizacij z uporabo CAF (ne gre za ocenjevanje točk, doseženih v procesu samoocenjevanja);

– Ocenjevanje načrtovanja in procesa izboljšav, ki zajema korake od sedem do devet, opredeljene v Smernicah za izboljšanje organizacij z uporabo CAF (ne gre za ocenjevanje rezultatov ukrepov izboljšav).

Ocenjevanje, ki ga izvajajo zunanji ocenje-valci CAF EPI, temelji na dokazih, zbranih na razgovorih z različnimi skupinami v delovnem okolju prijavitelja, samooce-nitvenem poročilu, načrtu izboljšav in drugih ustreznih dokumentih. Vsakemu od devetih korakov se podeli 1 do 5 točk na globalni ravni.

Za pridobitev naziva Uspešen uporabnik CAF veljajo naslednje minimalne zahteve: - Skupni rezultat, izražen v točkah, za

ocenjevanje 1. in 2. stebra mora biti najmanj 28 točk;

- Koraki 1, 5 in 9 morajo biti ocenjeni vsaj zadovoljivo (stopnja 4), tj., doseči je treba vsaj stopnjo 4.

Zunanji ocenjevalci CAF EPI morajo oceniti vse korake.

54

Točkovalni profil za steber 1 1 2 3 4 5

1. korak – Odločite se, kako organizirati in načrtovati samoocenjevanje.

2. korak – Sporočajte o projektu samoocenjevanja.

3. korak – Sestavite eno ali več samoocenjevalnih skupin.



6. korak – Sestavite poročilo z opisom rezultatov samoocenjevanja.

Točkovalni profil za steber 2

7. korak – Naredite osnutek načrta izboljšav na podlagi sprejetega poročila o samoocenjevanju.



Najmanjše potrebno število točk (med temi trije koraki ocenjeni s stopnjo 4) = 28

Zunanji ocenjevalci CAF EPI lahko upo-rabljajo vprašalnik kot okvir za točkovanje, tako da dajo oceno posameznim de-javnostim znotraj koraka, in preverijo, ali te dejavnosti prispevajo k točkovnim re-zultatom na ravni posameznega od de-vetih korakov. Končna odločitev, ali bo organizacija pridobila naziv, temelji na točkovalnem profilu devetih korakov, in ne na posameznih dejavnostih znotraj njih.

Točkovalni profil je obarvan sivo pri kora-kih 1, 5 in 9, pri katerih je treba doseči vsaj stopnjo 4. Točkuje se devet korakov (ki so v vprašalniku označeni z rdečim robom), ne pa posamezne dejavnosti, ki sestavljajo korak. Skupni rezultat, izražen v točkah, za ocenje-vanje devetih korakov v 1. in 2. stebru mora biti najmanj 28 točk.

55

Proces samoocenjevanja (1. steber) 1 2 3 4 5



1.2 Zagotovite jasne odločitve vodstva glede izvajanja SO, ob posvetovanju v organizaciji, glede na obseg SO (SO zajema celotno organizacijo ali le njene dele/enote/oddelke …) in krovnega cilja samoocenjevanja.

1.3 Opredelite okvir procesa samoocenjevanja (SO) in nadaljnjih ukrepov, načrtujte dejavnosti SO.

1.4 Imenujte vodjo procesa SO, ki ima visoko stopnjo poznavanja organizacije ali oblikujte odbor za SO, ki ga vodi vodja procesa SO.

1.5 Opredelite točkovalno lestvico, ki jo boste uporabili.

1.6 Dodelite vire za SO in dodelite prednostno razdelitev virov

Proces samoocenjevanja – skupno število točk – 1. korak:


2.1 Opredelite načrt komuniciranja, ki naj vključuje pričakovane koristi, cilj in dejavnosti SO.

2.2 Izvajajte načrt komuniciranja ob uporabi različnih orodij.

2.3 Obveščajte vse pomembne udeležene strani med posameznimi fazami poteka SO ter spodbujajte vključevanje najvišjih in srednjih vodij ter zapos-lenih v SO.



3.1 Odločite se, ali je treba sestaviti eno ali več SO skupin, opredelite število, oblikujte in organizirajte jih (izberite predseduječega SO skupini in po potrebi vsakemu članu določite ustrezno odgovornost).

3.2 Odločite se, ali naj bo(do) vodja(e) član(i) SO skupin(e).

3.3 Izberite udeležence samoocenjevalnih skupin, na podlagi opredeljenih meril, kot so poznavanje organizacije, njihova usposobljenost in reprezentativnost.



4.1 Organizirajte informiranje in usposabljanje za vodje (najvišje in srednje), da bi okrepili lastništvo in zavezanost.

4.2 Pripravite načrt vseh dejavnosti usposabljanja samoocenjevalnih skupin.

4.3 Usposobite člane samoocenjevalnih skupin.



5.1 Ustrezni dokumenti in informacije za SO so zbrani in na voljo SO skupini / skupinam.

5.2 Člani SO skupin(e) oblikujejo seznam prednosti in področij za izboljšanje ter točkujejo vsako od podmeril CAF.

5.3 Predsedujoči zbere posamezne vhodne sezname in pripravi usklajevalni sestanek, pri čemer zagotovi vse potrebne pogoje za njegovo uspešno izvedbo.

5.4 Samoocenjevalna skupina doseže soglasje o prednostih in področjih za izboljšanje ter o točkovanju vsakega od podmeril.


56

Načrt izboljšav (2. steber) 1 2 3 4 5


7.1 Zberite vse predloge ukrepov izboljšav, vključno z zamislimi, izraženimi med samoocenjevanjem.

7.2 Prednostno razvrstite ukrepe izboljšav glede na njihovo uspešnost in izvedljivost.

7.3 Opredelite strukturirani načrt ukrepov za izbrane izboljšave, ki temeljijo na krogu PDCA (Načrtuj-Izvedi-Preveri-Ukrepaj).

7.4 Vzpostavite načine merjenja izvajanja ukrepov in rezultatov.

7.5 Vključite načrt ukrepov v običajni proces strateškega načrtovanja v organizaciji.

Načrt izboljšav – skupno število točk – 7. korak:


8.1 Opredelite načrt komuniciranja o ukrepih izboljšav – ustrezne informacije z ustreznimi mediji ustreznim ciljnim skupinam, naslovljene vsem udeleženim stranem.

8.2 Izvajajte načrt komuniciranja.

8.3 Redno obveščajte pomembne udeležene strani – zlasti ljudi v organizaciji – o stanju in napredku, vključno z izvedenimi vrednotenji in pridobljenimi izkušnjami.



9.1 Jasno opredelite lastništvo programa izboljšav in projektov, ter zagotovite preglednost pri delegiranju nalog in odgovornosti.

9.2 Izvajajte načrt izboljšav skladno s terminskim načrtom.

9.3 Zaposlene vključite v različne ukrepe izboljšav, za zagotovitev usidranja projektov izboljšav v celotni organizaciji.

9.4 Opredelite konsistenten pristop k spremljanju in ocenjevanju ukrepov izboljšav.

9.5 Redno spremljajte izvajanje ukrepov izboljšav.



6.1 Pripravite končno poročilo, ki za vsako podmerilo vsebujeprednosti, področja za izboljšanje in oceno.

6.2 Predstavite končno poročilo višjemu vodstvu organizacije.

6.3 Poglavitne rezultate sporočite zaposlenim v organizaciji in drugim pomembnim udeleženim stranem.


57

3.2 Točkovalni profili vrednot TQM (3. steber)

Ti točkovalni profili zajemajo: - Ocenjevanje zrelosti organizacije po

načelih TQM, s preverjanjem dosežene stopnje zrelosti, ki jo je organizacija dosegla kot rezultat samoocenje-vanja in uvedenega akcijskega načrta ukrepov. Ocenjevanje zrelosti po načelih TQM temelji na osmih načelih odličnosti (širši okvir odličnosti).

- Vseh osem načel se preveri na krat-ko. Med obiskom pri prijavitelju je treba dve načeli po izbiri prijavitelja oceniti sistematično in kar najpodrob-neje; eno od teh dveh načel mora biti Osredotočenost na odjemalca ali Us-merjenost k rezultatom.

Vsem osmim načelom odličnosti se dodeli-jo točke, ki pomenijo stopnjo zrelosti ce-

V podporo samoocenjevanju in prever-janju osmih načel odličnosti, ki ga izvajajo zunanji ocenjevalci CAF EPI, so v vprašalnik vključeni primeri, ki opisujejo posamezno stopnjo zrelosti. Ti zgledi naj se obravnava-jo kot smernice za zunanje ocenjevalce CAF EPI pri preverjanju osmih načel. Za podrobnejši opis načel si oglejte dodatek 1.3 Vprašalnik o zrelosti po načelih TQM.

Osem načel odličnosti Stopnja zrelosti

0 I R M

1. Voditeljstvo in stanovitnost namena

2. Usmerjenost k rezultatom

3. Osredotočenost na odjemalca

4. Vodenje na podlagi procesov in dejstev

5. Razvoj in vključenost zaposlenih

6. Nenehno učenje, izboljševanje in inoviranje

7. Razvijanje partnerstev

8. Družbena odgovornost organizacije

lovitega obvladovanja kakovosti TQM (začetek, uresničevanje in zrelost).

Za pridobitev naziva Uspešen uporabnik CAF velja ta minimalna zahteva: - pri vseh osmih načelih odličnosti je

treba doseči vsaj začetno stopnjo (I).

Ocenjevanje zunanjih ocenjevalcev CAF EPI temelji na temelji na dokazih, zbranih na razgovorih z različnimi skupinami v delovnem okolju prijavitelja. Pri razgovorih se preverja, ali in do katere stopnje je sa-moocenjevanje pripomoglo k pozitivnim spremembam in katera stopnja zrelosti je bila glede osmih načel odličnosti dosežena. Vseh osem načel se preveri na kratko. Med obiskom pri prijavitelju pa je treba dve načeli po izbiri prijavitelja oceniti sistematično in kar najpodrobneje; eno od teh dveh načel mora biti Osredotočenost na odjemalca ali Usmerjenost k rezultatom

58

Dodatek 3 Format poročila v postopku CAF EPI

Poročilo – zunanja povratna informacija v postopku CAF EPI

Uspešen CAF uporabnik

Zunanji ocenjevalci v postopku CAF EPI[Ime ocenjevalca], [Institucija] [Ime ocenjevalca], [Institucija]

[Ime organa / organizacije][Datum]

59

Poročilo

Ime organa / organizacije:

Naslov:

Oseba za stike:

Telefon:

Telefaks:

Elektronski naslov:

Datum:

Skupina zunanjih ocenjevalcev v postopku CAF EPI:

Poglavje 1: Glavne ugotovitve

Glavne teme v poročilu

[Na ½ strani opišite glavne teme tega poročila.]

Prepoznane ključne prednosti

[Vpišite 3–4 ugotovitve v zvezi s ključnimi prednostmi.]

Ključna področja za izboljšanje

[Vpišite 3–4 ugotovitve v zvezi s ključnimi področji za izboljšanje.]

Glavna priporočila

[Napišite pol do ene strani besedila o glavnih priporočilih.]

Naziv Uspešen CAF uporabnik

Naziv se podeli: Naziv se ne podeli:

60

Poglavje 2: Povratna informacija o procesu samoocenjevanja

Glavne ugotovitve o procesu samoocenjevanja:

1. korak – Odločite se, kako organizirati in načrtovati samoocenjevanje.

Prednosti [Vpišite prednosti.]

Področja za izboljšanje [Vpišite področja za izboljšanje.]

Dejavnosti so bile izvedene:

zelo omejeno omejeno sprejemljivo zadovoljivo odlično
















61











Poglavje 3: Povratna informacija o načrtu izboljšav

Glavne ugotovitve glede načrta izboljšav:











62






Poglavje 4: Povratna informacija o vrednotah TQM

[Vpišite prvo izbrano načelo odličnosti.]

Prednosti [Vpišite 2–4 prednosti.]

Področja za izboljšanje [Vpišite 2–4 področja za izboljšanje.]

Organizacija je dosegla:

ni dosegla začetne stopnje

začetno stopnjo

stopnjo uresničevanja

stopnjo zrelosti

[Vpišite drugo izbrano načelo odličnosti.]

Prednosti [Vpišite 2–4 prednosti.]

Področja za izboljšanje [Vpišite 2–4 področja za izboljšanje.]

Organizacija je dosegla:

ni dosegla začetne stopnje

začetno stopnjo

stopnjo uresničevanja

stopnjo zrelosti

63

Poglavje 5: Profil točkovanja

Profil točkovanja (stebra 1 in 2) 1 2 3 4 5

1. korak – Odločite se, kako organizirati in načrtovati samoocenje-vanje.









Najmanjše potrebno število točk (med temi so trije koraki s stopnjo 4) = 28 Točke = [Vpišite število točk.]

Osem načel odličnosti (3. steber) stopnja zrelosti

0 I R M

1. Voditeljstvo in stanovitnost namena

2. Usmerjenost k rezultatom

3. Osredotočenost na odjemalca

4. Vodenje na podlagi procesov in dejstev

5. Razvoj in vključenost zaposlenih

6. Stalno učenje, izboljševanje in inoviranje

7. Razvijanje partnerstev

8. Družbena odgovornost organizacije

Pri vseh osmih načelih je treba doseči vsaj začetno stopnjo (I).

Naziv Uspešen CAF uporabnik

Naziv se podeli: Naziv se ne podeli:

64

Dodatek 4: Obrazec za prijavitelja

Naziv organa / organizacije:

Naslov:

Oseba za stike:

Telefon:

Telefaks:

Elektronski naslov:

Datum:

Prijavitelj:

Skupni ocenjevalni okvir za organizacije v javnem sektorju CAF smo implementirali leta _________. CAF je bil uveden v organizacijo kot celoto. CAF je bil uveden v delu organizacije, tj.: ____________________________________.

Poročilo o samoocenjevanju CAF je bilo napisano in poslano vodstvu organizacije dne _________. Prosimo, upoštevajte, da je prijavo treba izpolniti od 6 do 12 mesecev po tem, ko je bilo oprav-ljeno samoocenjevanje po CAF ter izdelano in poslano poročilo o samoocenjevanju.

Vpis med uporabnike CAF Organizacija (ali oddelek) je kot uporabnik CAF vpisan v evropsko spletno zbirko

podatkov uporabnikov CAF (URL: http://caf.eipa.eu/3/98/).

Podpis vodstva organizacije(npr. generalni direktor)

ImeNazivKraj, datum

Podpis

S podpisom potrjujete, da je informacija pravilna in da se strinjate s pogoji za prijavo.

Prijavo pošljite na naslov nacionalnega organizatorja CAF EPI. V Sloveniji je to Ministrstvo za javno upravo, Tržaška 21, 1000 Ljubljana, [email protected].

65

Dodatek 5: Usposabljanje zunanjih ocenje-valcev v postopku CAF EPI: skupno jedro

1. del: Skupni ocenjevalni okvir za organizacije v javnem sektorju CAF1. Zgodovinsko in evropsko ozadje CAF2. Glavne značilnosti modela CAF (merila in podmerila)3. Proces uporabe CAF

2. del: Zunanja povratna informacija CAF EPI: Filozofija in sistem 1. Filozofija, zahteve in prizadevanja2. Postopek zagotavljanja zunanje povratne CAF EPI (različni koraki in vloge, posebne vloge zunanjih ocenjevalcev CAF EPI)3. Glavne značilnosti in stebri postopka CAF EPI

3. del: Kako ovrednotiti: izvajanje postopka CAF EPI1. Predstavitev različnih vprašalnikov in točkovalnih vodnikov (teorija)2. Kako analizirati dokumente 3. Uporaba različnih točkovalnih vodnikov na primeru (vaja)4. Obiski na kraju samem (pri prijavitelju)

· Priprava obiska na kraju samem· Izvedba obiska na kraju samem· Hitro poročilo ob koncu obiska na kraju samem

4. del: Kodeks ravnanja in vedenja 1. Predstavitev kodeksa ravnanja in vedenja

5. del: Poročanje in dajanje povratne informacije1. Teoretične podlage poročanja in dajanja povratne informacije (skladno s cilji postopka CAF EPI in kodeksom ravnanja in vedenja)2. Vaja o poročanju in dajanju povratne informacije/igra vlog

66

Dodatek 6: Osnovni podatki o nacionalnem organizatorju

Ime: Naziv nacionalnega organizatorja v državi članici

Logo: Logotip nacionalnega organizatorja

Odgovorna oseba: Odgovorna oseba v organizaciji

Naslov: Polni uradni naslov

E-naslov: Elektronski naslov

URL: Naslov URL

Telefon:

Telefaks:

Podatki držav članic bodo objavljeni na spletni strani (www.eipa.eu/caf ).

67

Dodatek 7: Primer priznanja Uspešni uporabnik CAF

April 2010

Issued by

[national logo]

Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid van de Vlaamse Gemeenschap

is awarded

In collaboration with

CAF Gebruiker

European Institute of Public AdministrationInstitut européen d’administration publique

®

68

Dodatek 8: Memorandum o soglasju med EUPAN in EFQMDodatek 8.1: Izvirni dokument

71

Dodatek 8.2: Prevod memoranduma

Memorandum o soglasju med EUPAN in EFQM

Namen tega memoranduma je opredeliti prihodnje sodelovanje med Evropsko mrežo javnih uprav (EUPAN) in njenimi državami članicami, ki jih zastopa Skupina za inovativne javne storitve (IPSG – Innovative Public Services Group), na eni strani in Evropskim skladom za upravljanje kakovosti (EFQM – European Foundation for Quality Management) na drugi zlasti glede nadaljnjega razvoja in izvajanja Skupnega ocenjevalnega okvira (CAF) v evrop-skem javnem sektorju.

Evropska mreža javnih uprav (EUPAN) in EFQM od konca devetdesetih let 20. stoletja tesno sodelujeta pri razvoju in implementaciji orodja za celovito obvladovanje kakovosti v evrop-skem javnem sektorju. IPSG, kot ena od delovnih skupin EUPAN, je imela ključno vlogo pri razvijanju CAF kot takega orodja; sočasno je večina držav članic dejavno vlagala v razširjanje modela CAF in v podporo njegovi uporabi. Pomaga jim Evropski center za vire CAF, ki je bil ustanovljen 2001 kot del Evropskega inštituta za javno upravo (EIPA), z namenom zagotav-ljanja metodološke in praktične podpore pri uporabi CAF. Od samega začetka je bil EFQM eden glavnih ustanoviteljev in sodelavcev skupine IPSG in mreže strokovnjakov CAF. Uspeh teh skupnih prizadevanj se kaže v več kot 1700 registriranih uporabnikih CAF v začetku leta 2009.

Na podlagi razširjenosti orodja CAF si zdaj njegovi uporabniki želijo potrditve svojih pri-zadevanj v obliki neodvisnega vrednotenja. Z namenom razvoja konsistentnega pristopa k neodvisnemu vrednotenju je skupina IPSG v tesnem sodelovanju z EFQM razvila koncept zagotavljanja zunanje povratne informacije (PEF – Procedue for External Feedback / EPI – Ek-sterna povratna informacija) in naziva uspešnega uporabnika CAF. Pomembna možnost, ki jo je treba obravnavati kot priložnost, je sodelovanje uporabnikov CAF v shemah odličnosti EFQM; to sodelovanje je popolnoma prostovoljno, in ne izključuje tudi drugih možnosti.

Namen tega memoranduma o soglasju je opredeliti načela, vloge in odgovornosti pri med-sebojnem sodelovanju EFQM ter držav članic Evropske unije, ki jih na tem področju zastopa IPSG.

- EFQM in IPSG se zavezujeta, da bosta predstavila skupno politiko o umeščanju mo-delov EFQM in CAF z vidika uporabnikov. To bo zagotovilo skladen in zanesljiv pristop k podpori njihove poti do odličnosti.

- EFQM in IPSG sta pripravljena na tesno sodelovanje z vzajemnim spoštovanjem in priznavanjem kompetenc in zmožnosti drug drugega ter na sodelovanje pri razvijanju postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije in naziva Uspešni uporabnik CAF kot zanesljivega in trajnega instrumenta.

- Postopek zunanje povratne informacije je bil razvit z namenom zagotavljanja kvalita-tivne povratne informacije zainteresiranim uporabnikom CAF v zvezi z njihovo upo-rabo tega orodja, in prepoznava prizadevanja organizacije pri vzpostavljanju kulture razvoja kakovosti prek uporabe orodja CAF.

72

- Uporabnikom CAF olajša udeležbo v shemah odličnosti EFQM, in sicer premostitev v prijavo za priznanje za pripadnost odličnosti (Committed to Excellence, C2E), saj or-ganizacije, ki so prejele naziv Uspešni uporabnik CAF, lahko izkažejo, da so izvedle sa-moocenjevanje na zanesljiv način in oblikovale uspešen načrt ukrepov.

- EFQM bo v dogovoru z IPSG določil zahteve, ki jih morajo izpolnjevati uporabniki CAF, da se lahko prijavijo v sheme odličnosti EFQM: priznanje za dosežke v odličnosti (Rec-ognised for Excellence - R4E).

- V poročilu zunanje povratne informacije, ki potrjuje uspešno uporabo CAF, bo nave-dena možnost prijave v sheme odličnosti EFQM.

- Razsodniki in ocenjevalci EFQM so dragoceni kandidati za opravljanje vloge zunanjih ocenjevalcev v postopkih zagotavljanja zunanje povratne informacije uporabnikom CAF, tako kot strokovnjaki, poznavalci CAF iz javnih uprav. Obe skupini se morata do-datno usposabljati o CAF in postopku zunanje povratne informacije, na temelju sku-pnega načrta na evropski ravni in na ravni države.

- Pri vsaki uporabi vsebin, informacij, gradiva v zvezi z EFQM se navede sklic na EFQM, skladno s splošno prakso na področju intelektualne lastnine.

- Kot del usposabljanja za zunanje ocenjevalce CAF bo na voljo modul, ki bo prikazal razmerje med nazivom Uspešni uporabnik CAF in stopnjami odličnosti EFQM, zlasti s priznanjem za pripadnost odličnosti (Committed to Excellence). Modul bo opredeljen in posodobljen v sodelovanju z EFQM.

- Do termina 15.-16. 10. 2009 (Posvet uporabnikov CAF) je treba uskladiti in razviti poli-tiko v zvezi z uporabo logotipov.

- Partnerja bosta načrtovala skupno promocijo in komunikacijo, z namenom pospeštve in razširjanja celotnega procesa.

- Partnerja se strinjata, da se sestaneta najkasneje do prvega tedna v decembru 2010, da bi ovrednotila sodelovanje ter predlagala prilagoditve in dopolnitve tega memoran-duma, če bi menila, da je to potrebno in koristno za dosego skupnih ciljev.

V Bruslju, 17. marca 2009

Robert LEDVINKAgeneralni direktor za javno upravočeško predsedovanje EUPAN

Jindrich CERMAKpredstavnik IPSG Češke republike

NEOBVEZNOnacionalni predstavnik IPSG

Jan VAN MIERLOizvršilni direktor EFQM

Geert OPDENBOSHvodja finančne službe EFQM

Carla GUERRApredstavnica EFQM v EUPAN

caf epi · 2020. 4. 15. · caf epi [elektronski vir] : zunanja povratna informacija v skupnem...

Documents