cap 1 secretariado

Funções e HabilidadesCap 1 - Secretariado

Secretariado• O termo secretariado vem do latim secretarium que significa

lugar retirado, conselho privado. Secretariado envolve diversas atividades como assessoria de empresas/empresários, planejamento, controle de arquivos, correspondências, organização de eventos, acompanhamento de reuniões, entre outros. O Secretariado é representado pela imagem de uma pena sobre um livro e uma serpente enrolada em um bastão. A pena do livro representa a história da secretária, cuja atuação sempre esteve vinculada ao ato de escrever. A serpente enrolada no bastão, representando o Oriente, está relacionada com a sabedoria que pode ser usada tanto para construir como para destruir.

Símbolo

Níveis dos profissionais de secretariado

• Quando se trata de secretariado, logo em a nossa mente uma pessoa do sexo feminino. Entretanto, está havendo uma mudança de paradigmas quando se fala em secretariar, assessora, visto que há um grande número de homens atuando como assessores, chefes de gabinete etc. e não somente na politica, mas em algumas empresas também.


• O papel do secretariado vem mudando, reflexo de todas as mudanças no cenário mundial e empresarial, visto que o que esperam dele hoje é muito mais do que tão somente controlar as agendas, é também ter uma postura mais empreendedora e assessorar de forma mais dinâmica e participativa.


• Hoje o profissional de secretariado precisa ser uma pessoa engajada na busca pela melhoria continua dos resultados da empresa, um verdadeiro facilitador de informações e ainda conciliar, muitas vezes, suas tarefas com as de recepcionista e atendente de diversos departamentos. Para atender a todos e com tantas a tarefas, precisa desenvolver habilidades para melhorar cada vez mais o seu trabalho. São três os níveis de secretariado:


Executivo

Sênior

Júnior


• Com a redução de vários cargos e tendo que atender a vários setores e diretores, o profissional de secretariado executivo hoje precisa manter-se o mais atualizado possível, estar atento a seu aprendizado constante, para conseguir, para conseguir atuar bem não só nas suas atividades especificas mas também auxiliar no contexto gerencial das empresas.


• Esse profissional tem como a mais importante função de filtrar a maior parte dos problemas para o que o diretor não precise se preocupar com detalhes e tenha foco em problemas maiores e assuntos mais importantes para a empresa. Portanto a habilidade e iniciativa nessas horas são necessárias para auxilia-lo na tomada de decisão.


• Filtrando assuntos e tomando as decisões sobre o que realmente tem autonomia, o profissional economiza seu diretor de aborrecimentos e também o deixa com mais tempo para focar no que realmente importa: as vendas, uma nova estratégia para melhorar o desempenho da equipe, e etc. Depois, esse profissional mostra sua eficiencia e comenta com ele sobre o problema e o que fez para soluciona-lo, pois o diretor precisa estar a par do que acontece. Caso o assunto dependa da decisão do diretor, então deve ser necessariamente levado a ele.


• O profissional de secretariado deve manter sempre uma postura de profissional eficiente, mas não deve se esquecer até onde vai o seu próprio poder de decisão, para não acabar passando por cima do diretor.


• Portanto, além de lidar diretamente com o líder, manter a agenda e a organização dos arquivos, esse profissional tem que ter a capacidade de tomar decisões quando necessário e assumir as responsabilidades sempre.


• Importante também é sua aparência, postura, iniciativa e educação com todos sejam clientes, fornecedores ou publico interno. Buscar e trabalhar para a satisfação de todos os clientes é sempre a missão desse profissional.

HABILIDADES FUNDAMENTAIS

• Atender ao telefone;• Recepcionar clientes e visitantes;• Organizar eventos e reuniões;• Elaborar pesquisas na internet;• Redigir relatórios;• Redigir cartas, memorandos, ofícios e etc;• Fazer controle de orçamento de viagens, de locação de veículos e

afins;• Organizar e manter a sua agenda e a do diretor atualizadas;• Resolver questões com seu diretor;• Protocolar um documento;• Secretariar reuniões e elaborar atas;• Arquivar documentos; entre outros.

CARACTERÍSTICAS DO PROFISSIONAL

Responsabilidade;Motivação;

Comunicação;Domínio de idiomas;

Conhecimento multidisciplinar;Gerenciamento do tempo;

Informática;Liderança.

ATIVIDADE

No caderno, copie a tabela abaixo:TENHO... PRECISO MELHORAR....

1 1

2 2

3 3

4 4

DINAMICA

1ª Impressão é a que fica!• Nessa dinâmica cada aluno irá pegar aleatoriamente o nome

de outro aluno também da turma e falará para o resto da classe quais foram as primeiras impressões que essa pessoa deixou.

• DIGA SEU NOME• NOME DO COLEGA• IMPRESSÃO QUE TEVE DELE

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