capitulo ii: marco teorico sobre diseÑo, sistema...
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CAPITULO II:
MARCO TEORICO SOBRE DISEÑO, SISTEMA, AUDITORIA FINANCIERA PROSPECTIVA, PRESUPUESTO Y CONTROL PRESUPUESTAL.
1. DISEÑO
1.1. Definiciones de diseño
El diseño consiste en implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el
modelo de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el
cliente. Debe ser una guía que puedan leer y entender los usuarios.21
El diseño en una empresa es el proceso que estudia su situación con la finalidad
de observar como trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora. 22
Es el plan o estrategia concebida para responder a las preguntas de
investigación.23
1.2. Objetivos del Diseño.
El diseño reune varios objetivos que permiten determinar la importancia de estos.
Entre los cuales tenemos:
a) Dar lineamientos en la ejecución de las labores que se efectúen en
cualquier unidad.
b) Detallar una normativa aplicada, dentro de las actividades que se
desarrollan.
c) Esquematizar un conjunto de ideas, los cuales nos servirán como un
modelo a desarrollar en la planificación de una tarea a ejecutar.
21 Monografías.com “análisis y diseño de sistemas” 22 Monografías.com “análisis y diseño de sistemas” 23 Metodología de la Investigación, Roberto Hernández Sampieri. Pag. 106 año
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1.3. Importancia del Diseño.
Un diseño permite un control completo de la situación, esto es, sobre quienes,
que, cuando y como. Existe un control sobre todas las posibles amenazas que
puedan afectar los resultados esperados por la organización.
El diseño proporciona una completa idea de todo trabajo a ejecutar, facilitando la
implementación de sistemas, que ayudan a dar estructura a un conjunto de ideas
que ordenadas y sistematizadas nos sirven como modelo a desarrollar.
El proceso de diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al
diseñador describir todos los aspectos del sistema a construir. A lo largo del
diseño, se evalúan la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de
revisiones técnicas.24
1.4. Tipos de Diseño.
Existen diferentes tipos de diseños, entre los cuales se encuentran:
• Diseño Experimental, es el que garantiza absolutamente que en promedio
los sujetos no diferirán de ninguna característica, más lo que pueda
esperarse por pura casualidad, antes de que participen en los tratamientos
experimentales. Este tipo de diseño se divide en tres clases: a) pre-
experimental, b) experimentos verdaderos y c) cuasiexperimental25
• Diseño Factorial, manipula dos o más variables independientes e incluye
dos o más niveles de presencia en cada una de las variables
independientes. Han sido sumamente utilizados en la investigación del
comportamiento. La construcción básica de un diseño factorial consiste en
que todos los niveles de cada variable independiente son tomados en
combinación con todos los niveles de las otras variables independientes26
24 Tesis “Diseño de un Sistema Integral en la ejecución de Normas...” Berrios Hernan, Ana Celia, pág. 28 25 Metodología de la Investigación, Roberto Hernández Sampieri, Pág. 135 26 Metodología de la Investigación, Roberto Hernández Sampieri, Pág. 158
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• Diseño no Experimental, es la que se realiza sin manipular deliberadamente
variables, es decir, se trata de la investigación donde no hacemos variar
intencionalmente las variables independientes. Lo que hacemos en la
investigación no experimental es observar el fenómeno tal y como se da en
un contexto natural, para después analizarlos.27
1.5. Características de los Diseños.
Cuando se diseña un sistema se debe tener presente que el proceso de un
diseño incluye, concebir y planear algo en la mente, así como hacer un dibujo o
modelo. A continuación se presenta algunas características básicas que todo
diseño debe incluir:
• Un diseño debe presentar una organización jerárquica que haga un uso
inteligente del control entre los componentes del sistema.
• El diseño debe de ser modular, es decir, se debe hacer una partición lógica de
los elementos que realicen funciones y subfunciones especificas.
• Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos.
• Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre
los módulos y el entorno exterior.
• Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la
información obtenida durante el análisis.
Estas características no se consiguen por casualidad. El proceso de un diseño
exige buena calidad a través de la aplicación de principios fundamentales de
diseño, metodología sistemática y una revisión exhaustiva.28
27 Idem. Pag. 184 28 Tesis: “Diseño de un Sistema Integral en la ejecución de Normas...” Berrios Hernan, Ana Celia, pág. 30
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2. SISTEMA
El conocimiento sobre las organizaciones y la administración es muy reciente y
falta mucho por explorar, es por ello que es importante continuar el desarrollo de
una investigación sistemática y abundante en sus diversas áreas, a fin de que se
puedan establecer relaciones causales entre las diferentes variables que afectan
el comportamiento organizativo, ocasionando cambios sustanciales en años
recientes.
Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograr la
convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos
campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas,
biológicas, sociales y otras, como marco de referencia para la integración de la
teoría organizacional moderna.
2.1. Definiciones de sistema
“Un sistema es una red de procedimientos relacionados entre si y desarrollados
de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las
empresas”.29
“Un modelo de naturaleza general, esto es, una representación conceptual de
ciertos caracteres más bien universales de identidades observadas”.30
“Un conjunto o arreglo de cosas conectadas o interdependientes, para formar una
unidad compleja; un entero compuesto de partes dispuestas con orden y de
acuerdo a algún esquema o plan”.31
29 Sistemas Administrativos, Guillermo Gómez, Edición 1998, pág. 3 30 Auditoria 2005, Samuel Alberto Mantilla B. ECOE Ediciones. Pag. 149 31 Oxfor English Dictionary
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2.2. Objetivo de los Sistemas
• Ser una herramienta que permita la explicación de los fenómenos que se
suceden en la realidad y también hace posible la predicción de la conducta
futura de esa realidad; pues no es solo necesario definir o describir la
realidad total sino también sus partes constituyentes, las interacciones
generadas entre estas y la relación con el medio externo.32
• El objeto principal de un sistema es interrelacionar entre si un conjunto de
elementos para un proceso, permitiendo el logro de los objetivos y metas
propuestas, ya sea dentro de un departamento especifico o para toda la
organización.33
2.3. Importancia de los Sistemas.
La administración de una organización consiste fundamentalmente en la
capacidad de manejar sistemas complejos en mayor o menor grado. En nuestros
dias observamos como poco a poco, los sistemas y su estudio cobran importancia
de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los
procedimientos, formas y métodos para llevar acabo las actividades son
elementos componentes del sistema.
La administración, es en sí una metodología efectiva aplicable a las actividades y
a las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de acción y de
resultados. Mediante ellos se evita que se pierdan de vista los objetivos
primordiales de la empresa, pues de no ser ellos se caería en divagaciones.
Los sistemas proporcionan información suficiente a fin de facilitar un control
adecuado, ayudando a traducir las necesidades del cliente mediante un modelo de
sistemas que utiliza varios componentes tales como: personas, documentación y
procedimientos entre otros.34
32 Auditoria 2005, Samuel Alerto Mantilla B. ECOE Ediciones. Pag. 151 33 Tesis: “Diseño de un Sistema Integral en la ejecución de Normas...” Berrios Hernan, Ana Celia, pág. 32 34 Tesis: “Diseño de un Sistema Integral en la ejecución de Normas...” Berrios Hernan, Ana Celia, pág. 33
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2.4. Clases de Sistemas. En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
• Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos
y cosas reales. El hardware.
• Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas.
Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el
software.
En cuanto a su naturaleza, pueden ser cerrados o abiertos:
• Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que
los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben
ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En
rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a
aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y
que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el
ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados,
donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y
rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.
• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de
entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son
adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de
elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación
adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de
auto-organización.
• Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados,
cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que “una
cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”.
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a
un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la
entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y
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organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia
energía y reparan pérdidas en su propia organización.
El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al
nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad. 35
Entradas Salidas
Ambiente
Información
Energía
Recursos
Materiales
Transformación
o
procesamiento
Información
Energía
Recursos
Materiales
Ambiente
Modelo genérico de sistema abierto
En cuanto a su período de vida útil, pueden ser permanentes y temporales:
• Sistemas Permanentes y Temporales: Son permanentes aquellos que duran
mucho más que las operaciones que en ellos realiza el ser humano. Los
sistemas temporales están destinados a durar ciertos periodos y luego
desaparecen.36
2.5. Característica de los Enfoques de Sistemas El enfoque de sistemas es una metodología de diseño caracterizada por:
• Definir el problema en relación a los sistemas super ordinales o sistemas a los
cuales pertenece el sistema en cuestión y esta relacionada mediante aspectos
comunes en los objetivos.
• Los objetivos del sistema generalmente no se pasan en el contexto de
subsistemas, sino que deben realizarse en relación a sistemas mayores o al
sistema total.
35 www.monografias.com/sistemas 36 Tesis: “Diseño de un Sistema Integral en la ejecución de Normas...” Berrios Hernan, Ana Celia, pág. 35
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• Los diseños actuales deben evaluarse en términos de costos de oportunidad o
del grado de divergencias del sistema del diseño óptimo.
• El diseño óptimo generalmente no pueden encontrarse incrementadamente
cerca de las fronteras presentes adoptadas. Esto involucra la planeación,
evaluación e implementación de nuevas alternativas que ofrecen salidas
innovadoras y creativas para el sistema total.
• El diseño de sistema y el paradigma de sistemas involucran procesos de
pensamiento como inducción y síntesis, que difieren de los métodos de
deducción y reducción utilizados para obtener un mejoramiento de sistemas a
través del paradigma de la ciencia.
• El planteamiento se concibe como un proceso por el cual el planificador asume
el papel del líder en vez de seguidor. El planificador debe animar la elección de
alternativas que alivien e incluso se opongan, en lugar de reforzar los efectos y
tendencias no deseados de sistemas superiores.
3. AUDITORIA FINANCIERA PROSPECTIVA En este apartado se desarrollaran las variables de auditoria, prospectiva, auditoria
financiera y la auditoria financiera prospectiva.
3.1. Auditoria.
La auditoria ha sido, en el mundo, una práctica cada vez más extendida y de
importancia creciente en los más diversos aspectos de la vida social y
empresarial. En su rango amplio de manifestaciones, su utilidad no tiene
cuestionamientos. Se acude a ella como alternativa de solución para los más
diversos problemas, especialmente aquellos donde hay conflictos de interés.
Como práctica, es tan antigua como la unidad misma y tan diversa como lo son las
distintas civilizaciones; y ha ido, evolucionando al mismo tiempo que la humanidad
se ha transformado.
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3.1.1. Antecedentes de Auditoria. Existe la evidencia de que alguna especie de auditoria se practicó en tiempos
remotos. El hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las
cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, pone de manifiesto
que fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en dichas cuentas. A
medida que se desarrolló el comercio, surgió la necesidad de las revisiones
independientes para asegurarse de la adecuación y finalidad de los registros
mantenidos en varias empresas comerciales. La auditoria como profesión fue
reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades Anónimas de
1862 y el reconocimiento general tuvo lugar durante el período de mandato de la
Ley "Un sistema metódico y normalizado de contabilidad era deseable para una
adecuada información y para la prevención del fraude". También reconocía "Una
aceptación general de la necesidad de efectuar una versión independiente de las
cuentas de las pequeñas y grandes empresas".
Desde 1862 hasta 1905, la profesión de la auditoria creció y floreció en Inglaterra,
y se introdujo en los Estados Unidos hacia 1900. En Inglaterra se siguió haciendo
hincapié en cuanto a la detección del fraude como objetivo primordial de la
auditoria. En 1912 Montgomery dijo: En los que podría llamarse los días en los
que se formó la auditoria, a los estudiantes se les enseñaban que los objetivos
primordiales de ésta eran: La detección y prevención de fraude, la detección y
prevención de errores; sin embargo, en los años siguientes hubo un cambio
decisivo en la demanda y el servicio, y los propósitos fueron: El cerciorarse de la
condición financiera actual y de las ganancias de una empresa, la detección y
prevención de fraude, siendo éste un objetivo menor, este cambio en el objetivo de
la auditoria continuó desarrollándose, no sin oposición, hasta aproximadamente
1940. En este tiempo "Existía un cierto grado de acuerdo en que el auditor podía y
debería no ocuparse primordialmente de la detección de fraude".
El objetivo primordial de una auditoria independiente debe ser la revisión de la
posición financiera y de los resultados de operación como se indica en los estados
financieros de los clientes, de manera que pueda ofrecerse una opinión sobre la
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adecuación de estas presentaciones a las partes interesadas. Paralelamente al
crecimiento de la auditoria independiente en los Estados Unidos, se desarrollaba
la auditoria interna y del Gobierno, lo que entró a formar parte del campo de la
auditoria.
A medida que los auditores independientes percibieron la importancia de un buen
sistema de control interno y su relación con el alcance de las pruebas a efectuar
en una auditoria independiente, se mostraron partidarios del crecimiento de los
departamentos de auditoria dentro de las organizaciones de los clientes, que se
encargaría del desarrollo y mantenimiento de buenos procedimientos del control
interno, independientemente del departamento de contabilidad general.
Progresivamente, las compañías adoptaron la expansión de las actividades del
departamento de auditoria interna hacia áreas que están más allá del alcance de
los sistemas contables. En nuestros días, los departamentos de auditoria interna
son revisiones de todas las fases de las corporaciones y de las operaciones
financieras que forman parte. 37
3.1.2. Definiciones de Auditoria. Auditoria “Es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva
las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros
acontecimientos relacionados”.38
Auditoria “Es la recopilación y evaluación de datos sobre información cuantificable
de una entidad económica para determinar e informar sobre el grado de
correspondencia entre la información y los criterios establecidos".39
Auditoria “Es un método que busca acercar una materia sujeta a un criterio, en
función de un objetivo superior de control”. 40
37 Carina Suárez Revollar , informacion en linea (www.monografia.com) 38 Auditoria, J.W. Cook, Tercera Edicion, McGraw-Hill, pag. 5 39 Auditoria un Enfoque Integral, Alvin A. Arens, Sexta Edicion, Pretince Hall, pag. 1 40 Auditoria 2005, ECOE Ediciones – Samuel Alberto Mantilla B. pag. 19
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3.1.3. Objetivos de la auditoria. La Auditoria implica la ejecución de un trabajo que permita la revisión financieras,
de cumplimiento, control interno y de gestión, sistema y medio ambiente con los
siguientes objetivos:
• Determinar, si los Estados Financieros se presentan de acuerdo con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
• Determinar, si el ente ha cumplido, en el desarrollo de sus operaciones con
las disposiciones legales que le sean aplicables, sus reglamentos, los
estatutos y las decisiones de los órganos de dirección y administración.
• Evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance necesario
para dictaminar sobre el mismo.
• Evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos previstos por el
ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los
recursos disponibles.
• Evaluar los mecanismos, operaciones, procedimientos, derechos a
usuarios, responsabilidad, facultades y aplicaciones específicas de control
relacionadas con operaciones en computadora.
• Evaluar el impacto medioambiental producido de manera directa o indirecta
por empresas que presentan un perfil ambiental diferente, condicionado por
los riesgos aparentes asociados con sus procesos y productos; la edad,
historia y estado de una planta, el marco jurídico en el cual opera.41
3.1.4. Normas y Procedimientos de Auditoria. Las normas de auditoria generalmente sirven de guía a los auditores durante el
desarrollo de sus exámenes y preparar los informes correspondientes. Para la
auditoria que se lleva acabo sea apropiada, los auditores no pueden desviarse de
las normas de auditoria generalmente aceptadas; ya que es a través de ellas que
deben obtener evidencia suficiente y competente sobre las operaciones del cliente
que le sirven de base para expresar su opinión sobre los estados financieros.
41 Auditoria Integral, Información en Linea (www.monografias.com)
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Por otra parte, a estos métodos de recopilar evidencia se les conoce generalmente
como procedimientos de auditoria. Estos procedimientos no están
predeterminados; más bien se diseñan para cada examen y reciben la influencia
de las condiciones que existen en ese momento. Los procedimientos de auditoria
pueden ser considerados como las aplicaciones de normas de auditoria
generalmente aceptadas.42
Las normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad relativos a la
personal del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como
resultado de ese trabajo.43
Las normas de auditoria generalmente aceptadas están contenidas en 10
disposiciones divididas en tres grupos que son:
Normas Personales de Auditoria Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para
poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoria
impone, un trabajo de este tipo. Dentro de este trabajo existen cualidades que el
auditor debe tener pre adquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de
auditoria y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su
actividad profesional. Dentro de las cuales están: El entrenamiento técnico y
capacidad profesional, cuya finalidad es la de rendir una opinión profesional e
independiente; otra es el cuidado y diligencia profesional que el auditor esta
obligado a ejercitar en la realización de su examen y en la preparación de su
dictamen o informe y por último la Independencia ya que el auditor debe mantener
una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo
profesional. 44
42 Auditoria, J.W. Cook, Tercera Edicion, McGraw-Hill, pag. 11 43 Normas y Procedimientos de Auditoria, 16ª. Edición del Instituto Mexicano de Contadores Pública, A.C. Boletín 1010 pag. 1010-5 44 Normas y Procedimientos de Auditoria, 16ª. Edic. del Inst. Mexicano de Contadores Pública, A.C. Boletín1010 pag.1010-6
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Normas De Ejecución Del Trabajo de Auditoria Dentro de las normas de ejecución del trabajo, existen elementos básicos y
fundamentales que constituyen la especificación particular por lo menos al mínimo
de indispensable de la exigencia de cuidado y diligencia que estos deben de
constituir los cuales son: Planeación y Supervisión, ya que el trabajo de auditoría
debe ser planeado y supervisado en forma apropiada, el estudio y evaluación del
control interno; pues le servirán de base al auditor para determinar el grado de
confianza que va a depositar en el; así mismo determina la naturaleza, extensión y
oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria y por último la
Obtención de evidencia suficiente y competente en el grado que requiera para
suministrar una base objetiva para su opinión.45
Normas para la comunicación de resultados (Informe) El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe, mediante el se
pone en conocimiento a las personas interesadas los resultados de su trabajo y la
opinión que se ha formado a través de su examen y que expresan:
• El informe deberá expresar si los estados financieros se presentan de acuerdo
con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
• El informe deberá expresar si dichos principios han sido observados de manera
consistente en el período actual en relación con el período anterior.
• El contenido informativo de los estados financieros se debe considerar adecuado
a menos que se exprese lo contrario en el dictamen.
• El dictamen expresará o bien una opinión relacionada con los estados
financieros, considerados como un todo, o bien la afirmación respecto a que no
pueda expresar una opinión sobre el conjunto de los estados financieros se
deberán revelar las razones correspondientes.
45 Normas y Procedimientos de Auditoria, 16ª. Edic. del Inst. Mexicano de Contadores Pública, A.C. Boletín1010 pag.1010-7
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En todos los casos en que se asocie el nombre de un contador público con los
estados financieros, los informes deberán indicar claramente el tipo de auditoria
practicada, si hay alguna, y el grado de responsabilidad que adquiere en relación a
los mismos.46
3.1.5. Tipos de Auditoria. Dentro del campo de la auditoría existe una diversidad de ramificaciones, las
cuales dependen del área en que se realicen, algunas de estas son:
• Auditoria Externa. Consiste en el examen de los estados contables de una
empresa o ente, por parte de un profesional independiente – Contador
Público Matriculado -, con el propósito de emitir un informe (dictamen), con
una opinión técnica sobre los mismos o sobre la razonabilidad de los mismos.
• Auditoria Interna: Es una función de evaluación independiente establecida en
una organización para la revisión de sus actividades como un servicio a la
Dirección. Es un control que funciona midiendo y evaluando la confiabilidad y
eficiencia del sistema integral de control interno de la entidad con miras de
lograr su mejoramiento. El Instituto Interno de Auditores (The Institute of
Internal Auditors,Inc-IIA) la define así:
"La Auditoría Interna es una función independiente de evaluación establecida
dentro de una organización, para examinar y evaluar sus actividades como un
servicio a la organización. El objetivo de la auditoría interna consiste en
apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de sus
responsabilidades. Para ello la auditoría interna les proporciona, análisis,
evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente con las
actividades revisadas."(Traducción realizada por el Instituto Mexicano de
Auditores Internos – Autorizada su reproducción por el IIA con sede en
Florida EEUU).
46 Normas y Procedimientos de Auditoria, 16 edición tomo I, ano 1996, pag. 5
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• Auditoria de Gestión Operativa u Operacional, auditoria integral: Es el
examen integral de la gestión de un Ente o Empresa (o de una parte de ellos)
con el propósito de evaluar la eficiencia de los resultados, tomando en cuenta
para ello: Las metas y objetivos fijados. La Auditoria Operativa o integral es
un examen integral de una empresa o de una parte de ella, en todos sus
aspectos y en todos sus niveles, para establecer los debilidades existentes e
indicar mejoras. "47
• Auditoria Fiscal: Es el proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente
la evidencia acerca de las afirmaciones y hechos relacionados con actos y
acontecimientos de carácter tributario, a fin de evaluar tales declaraciones a
la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes
interesadas.48
• Auditoria Forense o del Fraude: Sirve como fuente de evidencia orientada a
las cortes legales, ya sean criminales o civiles, este tipo de auditoria es
reactiva y es usada básicamente por cinco tipo de usuarios como:
Investigaciones corporativas, soporte a los litigios, asuntos criminales,
reclamos de seguros y el gobierno.49
• Auditoria Financiera: Se lleva acabo una auditoria financiera para determinar
si el conjunto de los Estados Financieros, se presentan de acuerdo con los
criterios especificados. Por lo general estos criterios son los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.50
47 Diferencia entre los distintos tipos de Auditoria, Información en Linea (www.gestiopolis.com) 48 Tesis: “Diseño de un Sistema Integral en la ejecución de Normas...” Berrios Hernan, Ana Celia, pág. 41 49 Samuel Humberto Mantilla B. Auditoria 2005, pag. 726-727 y Bologna, J y R.Luindquuist pag. 43-44 50 Samuel Humberto Mantilla B. Auditoria 2005, pag. 726-727 y Bologna, J y R.Luindquuist, pag. 43
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3.2. Auditoria Financiera. Esta es parte de la auditoria en general; sin embargo esta se enfoca básicamente
en la revisión de las operaciones financiera de la compañía y apegarse a las
normas y procedimientos que regulan a la auditoria.
3.2.1. Definiciones de Auditoria Financiera. Auditoria Financiera es; “un examen sistemático de los Estados Financieros, los
registros y las operaciones correspondientes para determinar la observancia de
los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, de las políticas de la
administración y de los requisitos fijados”.51
Auditoria Financiera “es aquella que comprende el examen de las transacciones,
operaciones y registros financieros con el objeto de determinar si la información
financiera que se produce es confiable, oportuna y útil”. 52
"Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras
evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo,
efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con
que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los
cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de
las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y
recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión
financiera y al control interno".
Para que el auditor esté en condiciones de emitir su opinión en forma objetiva y
profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes
que le permitan obtener una certeza razonable sobre:
1. La autenticidad de los hechos y fenómenos que reflejan los estados financieros.
51 Donald h. Taylor y William Glezer. Auditoria, Conceptos y Procedimientos, Editorial Orientación. México 1998, pag. 72 52 Eduardo Ramírez, ascencio Díaz Tesis: “Diseño de un Modelo de Auditoria Operativa para el fortalecimiento del desempeño institucional de los Municipios del área Metropolitana de San Salvador”, año 2002 , pag. 55
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2. Que son adecuados los criterios, sistemas y métodos utilizados para captar y
reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y fenómenos.
3. Que los estados financieros estén preparados y revelados de acuerdo con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.53
3.2.2. Objetivos de la Auditoria Financiera. 1. Examinar el manejo de los recursos financieros de un ente, de una unidad y/o
de un programa para establecer el grado en que sus servidores administran y
utilizan los recursos y si la información financiera es oportuna, útil, adecuada y
confiable.
2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestación
de servicios o la producción de bienes, por las empresas.
3. Verificar que las entidades ejerzan eficientes controles sobre los ingresos.
4. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas aplicables en la ejecución de las actividades desarrolladas por las
empresas.
5. Propiciar el desarrollo de los sistemas de información de las empresas, como
una herramienta para la toma de decisiones y la ejecución de la auditoría.
6. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y contribuir al
fortalecimiento de las empresas y promover su eficiencia operativa.54
3.2.3. Características de la Auditoria Financiera. 1. Objetiva, porque el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias
susceptibles de comprobarse.
2. Sistemática, porque su ejecución es adecuadamente planeada.
3. Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores públicos a nivel
universitario o equivalentes, que posean capacidad, experiencia y conocimientos
en el área de auditoria financiera.
4. Específica, porque cubre la revisión de las operaciones financieras e incluye
evaluaciones, estudios, verificaciones, diagnósticos e investigaciones. 53 Auditoria Fianciera, Información en Linea (www.contraloria.ec-gov.net/Normativa/NAFG-Cap-II.pdf) pag. 18 54 Auditoria Financiera, Información en Línea (www.contraloria.ec-gov.net/Normativa/NAFG-Cap-II.pdf) pag. 18
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5. Normativa, ya que verifica que las operaciones reúnan los requisitos de
legalidad, veracidad y propiedad, evalúa las operaciones examinadas,
comparándolas con indicadores financieros e informa sobre los resultados de la
evaluación del control interno.
6. Decisoria, porque concluye con la emisión de un informe escrito que contiene el
dictamen profesional sobre la razonabilidad de la información presentada en los
estados financieros, comentarios, conclusiones y recomendaciones, sobre los
hallazgos detectados en el transcurso del examen.55
3.2.4. Proceso De la Auditoria Financiera. 3.2.4.1. Planificación de la Auditoria Financiera Constituye la primera fase del proceso de auditoría y de su concepción dependerá
la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los
recursos estrictamente necesarios. Esta fase debe considerar alternativas y
seleccionar los métodos y prácticas más apropiadas para realizar las tareas, por
tanto esta actividad debe ser cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por lo que
necesariamente debe ser ejecutada por los miembros más experimentados del
equipo de trabajo. La planificación de la auditoría financiera, comienza con la
obtención de información necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina
con la definición detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecución.
3.2.4.2. Ejecución del trabajo de auditoria financiera. En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los
programas de auditoría y desarrollar completamente los hallazgos significativos
relacionados con las áreas y componentes considerados como críticos,
determinando los atributos de condición, criterio, efecto y causa que motivaron
cada desviación o problema identificado. Todos los hallazgos desarrollados por el
auditor, estarán sustentados en papeles de trabajo en donde se concreta la
evidencia suficiente y competente que respalda la opinión y el informe.
55 Auditoria Financiera, Información en Línea (www.contraloria.ec-gov.net/Normativa/NAFG-Cap-II.pdf)
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Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una comunicación
continua y constante con los funcionarios y empleados responsables durante el
examen, con el propósito de mantenerles informados sobre las desviaciones
detectadas a fin de que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen
las acciones correctivas pertinentes.
3.2.4.3. Comunicación de Resultados de auditoria financiera. La comunicación de resultados es la última fase del proceso de la auditoria, sin
embargo ésta se cumple en el transcurso del desarrollo de la auditoria. Está
dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propósito de que
presenten la información verbal o escrita respecto a los asuntos observados.
Esta fase comprende también, la redacción y revisión final del informe borrador, el
que será elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que el último día de
trabajo en el campo y previa convocatoria, se comunique los resultados mediante
la lectura del borrador del informe a las autoridades y funcionarios responsables
de las operaciones examinadas, de conformidad con la ley pertinente. El informe
básicamente contendrá la carta de dictamen, los estados financieros, las notas
aclaratorias correspondientes, la información financiera complementaria y los
comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos a los hallazgos de
auditoría.56
3.3. PROSPECTIVA 3.3.1. Antecedentes de la Prospectiva. La prospectiva ha estado marcada por la influencia de la Escuela Francesa y si en
algo se caracteriza, es por su aspecto anticipatorio del tratamiento de los temas
del futuro. Este es un problema para la clase de tiempo que vivimos hoy con los
efectos de la globalización y la tecnología. Una de las fundamentaciones que se
tiene son las nociones de Acuña y Konow en 1990; ya que ellos han establecido
una formulación para el futuro, en términos de tres factores: 56 Auditoria Fianciera, Información en Linea (www.contraloria.ec-gov.net/Normativa/NAFG-Cap-II.pdf) pag. 19
86
1) Tendencia o inercia histórica,
2) Evento o acontecimiento inesperado y
3) Propósitos u objetivos individuales y/o colectivos.
Según algunos autores, el término Prospectiva o Prospicere (Mirar a lo lejos, Mirar
desde lejos) fue rescatado del latín por el Francés Gaston Berger en el año 1957,
para des-caracterizar los estudios sobre el futuro que en su momento se hacían y
que estaban cargados de previsión y por ende de predicción.
El término prospectiva, en opinión de Hugues de Jouvenel y Pierre Masse, citados
por Godet (1995, 1), "nació de una rebelión del espíritu contra el yugo del
determinismo y el juego del azar"; pero dicha des-caracterización produjo su
efecto, porque si los estudios sobre el futuro estuvieron, en opinión de esos
autores, cargados anteriormente de previsión, ahora en su teoría, estarían
cargados de anticipación. Y la anticipación es una derivación de la predicción.
3.3.2. Definiciones de prospectiva. La Prospectiva. “Es una actitud de análisis que viene del futuro hacia el presente.
Se apoya en la preferencia, ya que necesita de una configuración futurible o
anticipada del mundo o de los fenómenos que se estudian, pero se guía hacia un
futuro deseable o a lograr un objetivo determinado en un futuro supuesto”.57
La Prospectiva. “Es la disciplina que pretende sistematizar los actos de
preocupación por el futuro, los cuales están presentes de alguna forma en todos
los individuos y en mayor o menor grado en las comunidades y organizaciones”. 58
3.3.3. Enfoques de la Prospectiva. Hay tres grandes planteamientos y cada uno responde a un momento histórico
completo, pero todos cuentan con representantes en la actualidad.
57Amaldo Frichel, Evolucion del Concepto del Planeamiento, ( www.monografias.com/trabajos10/copla/copla.shtml#pro) 58 José Escobar Quijano, El Proceso Prospectivo, ( www.monografias.com/trabajos6/pros/pros2.shtml )
87
El primero es el de la prospectiva predictiva, la que más trata de moverse dentro
de los parámetros de cientificidad; su premisa básica dice que es posible
comprender los mecanismos que provocan la ocurrencia de ciertos hechos y
evitan la de otros abriendo así la posibilidad de conocer el futuro.
Ello es consecuencia del optimismo de los años 60 sobre la capacidad humana de
conquistar el futuro, de la fe inquebrantable en el progreso y su promesa de
llevarnos a un mañana mejor, la visión de la prospectiva como herramienta para
colonizar la última frontera, el futuro.
La práctica y la teoría prospectiva de la guía consideran los siguientes pasos:
Delimitación del problema, identificación de tendencias, de rupturas y de variables
estratégicas o variables claves, evaluación del poder de los actores, construcción
de escenarios y determinación de objetivos, estrategias, acciones y finalmente,
funciones de vigía y control. Este es el primero de los tres enfoques de la práctica
que tiene la prospectiva actualmente.
Con frecuencia, es mayor la importancia dada al empleo masivo de técnicas como
el Ábaco de Regnier, el método Delphi, el Análisis Estructural, la Matriz de Impacto
Cruzado, los Escenarios, el Árbol de Pertinencia y el Grupo Vigía que es el
énfasis que se hace para asegurar la pertinencia de las actividades con los
actores, el análisis de lo encontrado o lo deseado y la consecución en el logro de
los objetivos. Hoy la prospectiva se reconoce mayoritariamente por el empleo de
todas o algunas de esas técnicas y en palabras de algunos importantes autores
como Godet (1995, 45), la prospectiva se denomina "método de escenarios". Este
es hoy el segundo enfoque de la práctica de la prospectiva.
Un tercer enfoque por el que se reconoce actualmente su práctica, además de los
dos anteriormente mencionados, es el tratamiento que se les da a algunos de los
sujetos que participan y se refiere concretamente al facilitador, a los actores, al
Grupo Vigía y a los expertos. Estos cuatro personajes o grupos de personas son
solamente unos de los pocos que deberían participar en el proceso.
88
Hace falta redescubrir los papeles de analistas, asesores, patrocinadores, ampliar
el cúmulo de actores o individuos a ser transformados y que también participan
dentro del plan de trabajo. Pero hay otro problema mayor y es el papel que realiza
hoy en día el que es llamado facilitador. Al facilitador se le exige el papel de
anticipador. Comúnmente se observa una intromisión por parte del facilitador en la
determinación de variables, tendencias y estrategias y lo que produce con su
actitud y comportamiento es la lejanía de la pertinencia de las personas que tienen
la tarea bajo su responsabilidad, como son los actores.
Esta distorsión es por demás hoy reclamada por los últimos citados, en el sentido
de que esperan del facilitador un papel de líder y conductor de su desarrollo y no
solamente el conocimiento profundo de sus etapas de la guía y el amplio
conocimiento sobre métodos y técnicas para adelantar el mismo. Esto se debe al
carácter tan marcado hacia la anticipación que tiene hoy la guía prospectiva.
Cualquiera de los tres enfoques de la práctica – énfasis en los pasos, en las
técnicas y por último en algunos personajes representativos - es limitado, por
cuanto la atención se debe centrar en la identificación del problema, en la
identificación del objeto y en el cumplimiento de los objetivos que se establezcan
en el proceso y a partir de allí, encontrar las etapas adicionales que van a ser
necesarias, los métodos y técnicas apropiadas y los papeles que deben ser
relevantes en los sujetos que participan o deben participar en el mismo para
conseguir los objetivos de modificación de esta realidad. 59
3.3.4. Elementos de la Prospectiva. La prospectiva como actitud supone un futuro deseable y pone en consecuencia
todo el énfasis en las decisiones que se deberán tomar en cada caso y ante cada
evento contextual para modificarlos si se pudiera, o para adecuarnos cuando
constituya una restricción que no puede vulnerarse.
59 José Escobar Quijano, El Proceso Prospectivo, ( www.monografias.com/trabajos6/pros/pros2.shtml
89
A) La metodología de la prospectiva.
• La actitud prospectiva, que se ubica en el continente de la
percepción y de la creatividad.
• El análisis prospectivo, que tiene que ver con el razonamiento y la
comparación entre las metas y los escenarios con la realidad
presente.
• La presupuestación y la programación, que deben ir acompañando
las acciones desde el presente hasta el horizonte futurable de
manera de lograr los objetivos buscados.
Estas tres etapas deben sortear dos restricciones:
• El análisis de factibilidad, que permite verificar la capacidad técnica y financiera
de toda la presupuestación y programación.
• El análisis de aceptabilidad, que debe ir evaluando paso a paso el acuerdo o el
conflicto que generan los distintos objetivos intermedios hasta las metas
trazadas y las distintas operaciones programadas y su nivel de concreción y
gestión.
B) La Actitud Prospectiva.
• Efectuar un movimiento de búsqueda de creatividad; este paso tiene
que ver con un mecanismo de lograr despertar insatisfacción por lo
existente y desarrollar inquietudes, expectativas y aspiraciones a lograr.
• Efectuar un movimiento hacia arriba (salto cuántico) para desprenderse
de las rutinas a las que se está habituado.
• Por último un movimiento hacia adelante, análisis de anticipación,
formas y esencias del horizonte hacia el que se está orientando el
proceso.60
60 Arnaldo Frickel, Evolución del concepto del planeamiento, www.monografias.com/trabajos10/copla/copla.shtml#pro
90
3.3.5. Fases de la Teoría Prospectiva. La prospectiva, como una vía alterna hacia lo deseable (futurable) de entre lo
posible (futurable) requiere de una previsión del porvenir, de un diagnóstico
reflexivo del contexto presente y de una convergencia de las capacidades y los
intereses colectivos para lograr dicho perfil futuro.61 En este proceso sistémico se
estructuran las siguientes fases:
a. Preceptiva;
b. Delimitativa;
c. Estratégica; y
d. Proactiva.
La primera fase del enfoque presenta dos vertientes: por una parte, el diseño de
los valores formales (incorporados per se a las imágenes) y de los valores
estilísticos (la manera de mejorar continuamente hacia la imagen) del futuro; y por
otro lado el perfil de factibilidad lógica de las tendencias divergentes sintetizadas
por medio de la acción. La prospectiva se diferencia de lo convencional por partir
de la imagen futura al diagnóstico del presente, considerando en tal percepción
delimitativa dos aspectos básicos: el objeto focal y el entorno que influye en el
objeto, sin formar parte del mismo. De la interdependencia de ambos el tomador
de decisiones debe discernir las variables que son susceptibles de controlarse.
En la tercera fase se confrontan las divergencias entre los dos polos y se estima la
trayectoria entre la situación objetiva actual y la potencial. La última fase
construye, por el carácter generador de la prospectiva, las aproximaciones que se
vayan adecuando a los cambios para el logro participativo de los fines. De la
interacción de las fases mencionadas resultan diferentes productos, modelos de
estudio, acciones adaptativas, etc. Los recursos metodológicos, de los cuales se
beneficia interdisciplinariamente la prospectiva, han sido clasificados en tres
categorías fundamentales:62
61 Brita Schwarz (et al.) Methods in futures studies. (Newport: Westview, 1992) p.74. 62 Clèmente DeCoufle. Prospective. (Grenoble: P. U. F.,1990) p.32.
91
a. Modelos cualitativos;
b. Modelos formales; y
c. Modelos eclécticos.
Entre los primeros se pueden mencionar: el análisis de impactos (estudio histórico
de las fuerzas, su naturaleza y pronóstico); la aproximación morfológica (MMB,
method of the morphological box); ariole (información, solución, estrategia); los
escenarios (alternativas verosímiles integrales); etc. Son modelos formales: la
matriz cruzada (probabilidad condicional de los efectos entre eventos); el insumo -
producto (estructura de relación entre los componentes de entrada de un proceso
y los elementos de salida); proyección (datos ajustados a una función cuantitativa
en un horizonte temporal determinado); etc. Dentro de los del tercer grupo
destaca, por su uso, la simulación: "una herramienta conformada por un conjunto
de recursos que permiten el análisis, la construcción, prueba, solución y validación
de un modelo dinámico"63
La teoría de juegos constituye un ejemplo de simulación (una especie de imagen
en el espejo a la cual vemos cerrar ambos ojos), una modelación analógica
(homomorfismo) y algorítmica (isomórfica) de la realidad, sin los costos inherentes
a la misma. En un primer momento se observa, se mide, se ven los hechos, se
toman datos. En esta etapa se está en la frontera del conocimiento pseudo
científico o sea la etapa perceptiva del proceso. Se parte de la contemplación viva
de las situaciones, de los individuos, de los recursos y de las organizaciones
sociales o sea de una parte de la realidad. Dicha contemplación se extiende hacia
atrás en el tiempo y no solamente se analiza el momento presente. Es el tiempo
de la observación.
En el segundo momento interviene la conciencia. Se trata de entender, de
comprender, de explicar y de interpretar en el plano abstracto o de la mente lo que
se desea. Es una fase interior, es una actividad individual pero también compartida
63 Eduardo Rivera. Estrategias para modelos. (México: CEP, 1989) p.9.
92
en grupo. Es el tiempo de los métodos teóricos, es el momento de la abstracción.
En esta fase también se crea o cambia la percepción de y sobre las personas y las
cosas de la creación. Es el instante de la construcción de los sueños y las utopías.
Es el tiempo de las hipótesis.
En el tercer momento, en general el más enfatizado, se va a comprobar si lo
entendido, abstraído, construido a nivel mental y comprendido en el segundo
momento, es aplicable en la realidad. Es el momento de la transformación.
Generalmente esta fase – en lo que respecta al proceso prospectivo- se vive en
sociedad, aunque implica también en la mayoría de las veces, una actividad de
transformación individual y también por ende de lo creado. Es el tiempo de los
experimentos.
En conclusión, lo creado aquí se entiende como la realidad y el campo del
individuo es la abstracción, por ello el ciclo anterior se convierte en lo que indica la
figura anterior.
93
3.4. AUDITORIA FINANCIERA PROSPECTIVA 3.4.1. Antecedentes de la Auditoria Financiera Prospectiva. El análisis y evaluación de la información financiera prospectiva representa la
posibilidad de extensión de la contabilidad y de la auditoría a la dimensión
temporal del futuro, situación que permitirá a priori medir no sólo la capacidad de
previsión y concretización de objetivos, sino también la capacidad de gestión de
los recursos humanos, organizacionales y técnicos de la unidad económica. La
contabilidad expresada en términos previsionales posibilita a los usuarios que se
puedan inclinar por mejores decisiones con información probable que con
información determinista, difuminándose, simultáneamente, las asimetrías de la
información.
La información financiera prospectiva continúa siendo un área de investigación
privilegiada en el contexto de la información necesaria para los inversionistas y
financieros. En efecto, el mundo empresarial se cuestiona sobre la necesidad y
utilidad de los clásicos estados financieros históricos. Así, uno de los cambios que
adquiere contornos cada vez más precisos es el de la introducción en la auditoria
de los estados financieros de todo un conjunto de informaciones relacionadas con
el futuro.
Así, el examen de la información financiera prospectiva representa el nivel más
elevado de servicio que el auditor podrá concretar en relación con este tipo de
información. Este examen engloba tanto la evaluación de la preparación de la
información financiera prospectiva y el examen de los presupuestos subyacentes
como la presentación de la información en conformidad con las Normas
Internacionales de Contabilidad.
3.4.2. Definiciones de Auditoria Financiera Prospectiva Auditoria financiera prospectiva. Es el examen efectuado sobre información
financiera basada en supuestos sobre eventos que pueden ocurrir en el futuro y en
posibles acciones por parte de una entidad.
94
Información financiera prospectiva, significa información financiera basada en
supuestos sobre sucesos que pueden ocurrir en el futuro y posibles acciones por
una entidad. Es altamente subjetiva en naturaleza y su preparación requiere el
ejercicio de un considerable juicio. La información financiera prospectiva puede ser
en la forma de presupuesto, una proyección o una combinación de ambos, por
ejemplo, un presupuesto de un año más una proyección de cinco años.64
Una ¨ proyección ¨ significa información financiera prospectiva preparada sobre la
base de supuestos hipotéticos sobre sucesos futuros y acciones de la
administración que no necesariamente se espera que tengan lugar, como cuando
algunas entidades están en fase de arranque o están considerando un cambio
importante en la naturaleza de las operaciones; o una mezcla de las mejores
estimaciones y supuestos hipotéticos. Dicha información ilustra las posibles
consecuencias a la fecha en que la información es preparada si los eventos y
acciones fueran a ocurrir.65
3.4.3. Modelo de Abordaje de La Auditoria Financiera Prospectiva. Un modelo de auditoria es una estructura prescriptiva básica que describe
conceptualmente las directrices de tipo legal, convencional o profesional o las
técnicas que afectan a los componentes básicos del modelo como pueden ser:
- Principios contables generalmente aceptados.
- Normas generales de auditoria.
- Reglamentación legal de la auditoria.
- Ética y responsabilidad.
- Proceso de auditoria.
Los cuatro primeros componentes constituyen el llamado entorno estático de la
auditoría. El último constituye el componente dinámico de la misma. El
componente estático y el dinámico constituyen el modelo de auditoría de abordaje
de la información financiera histórica.
64 Normas Internacionales de Auditoria (NIAS) 65 Normas Internacionales de Auditoria (NIAS)
95
En efecto, las características inherentes a la información financiera prospectiva
imponen la adopción de técnicas cualitativas, cuantitativas -de cariz matemático,
econométrico o financiero- y presupuestarias. Estas técnicas, si son
convenientemente estructuradas, interligadas y contextualizadas, constituyen un
componente adicional de interés no integrado en el modelo de abordaje. Por otra
parte, el contexto de análisis que este tipo de información requiere también se
encuentra ausente en el modelo anterior. Por ello, tendremos que añadirle el
contexto y las técnicas específicas relacionadas con este tipo de información.
En consecuencia, el modelo de análisis de la información financiera prospectiva
incorpora el modelo de evaluación de la información financiera histórica, pero que
por ser más restringido en sus objetivos tendrá que ser complementado con la
adopción de técnicas específicas de análisis de la información financiera
prospectiva y con la introducción del análisis del contexto en que se desarrolla
este tipo de información.66
3.4.4. Componentes de la Auditoria Financiera Prospectiva. El modelo antes descrito se aplica con las debidas adaptaciones tanto a la
información financiera histórica como a la información financiera prospectiva. En
efecto, el modelo descrito nos permitía analizar y evaluar la información
prospectiva, en el caso de que no quisiéramos aplicar las técnicas específicas
para su análisis y su encuadramiento en el contexto correspondiente. Es, pues,
necesario ampliar el modelo con la introducción de técnicas específicas
relacionadas con la información financiera prospectiva y su encuadramiento en el
contexto en que es generada.
Las estimaciones sobre el futuro presentan incertidumbre y la elaboración de la
información financiera prospectiva no se destina a verificar si la Administración de
la empresa acierta o no en la previsión. La información financiera prospectiva se
elabora para cuantificar lo que se cree que va a suceder en el futuro. 66 José Joaquín Marques, información en línea (www.monografia.com)
96
Este diseño constituye el futuro más probable que se apoya en presupuestos cuya
variabilidad se repercute materialmente en la información financiera prospectiva.
Las previsiones pueden, como ya hemos apuntado, adoptar un contenido
puramente cualitativo o un contenido cuantitativo. Sin embargo, la tendencia actual
es a asociar estos dos aspectos, fundiendo las previsiones génericas con las
previsiones específicas y tomando como base la información que se considera
relevante. La información financiera prospectiva es cuantificable y exige al auditor
un esfuerzo de análisis y valoración de las bases utilizadas en la construcción del
proceso presupuestario.
El análisis de los presupuestos es importante en la medida en que éstos engloban
las condiciones o circunstancias relevantes, cuya alteración tendrá un impacto en
profundidad sobre la información presentada. En efecto, la preocupación del
auditor al analizar y evaluar la información financiera prospectiva se centra en las
siguientes problemáticas (Jensen, 1983, p. 3):
- Materialidad de las previsiones.
- Desvíos en relación con las tendencias históricas.
- Sensibilidad a las variaciones de los parámetros.
- Riesgo e incertidumbre.
Para alcanzar estos objetivos, el modelo de abordaje de la información financiera
prospectiva propuesto comporta las siguientes técnicas prospectivas: cualitativas,
cuantitativas, financieras, presupuestarias y de análisis de sensibilidad. Todas
ellas permiten al auditor poner a prueba la fiabilidad del sistema previsional de la
empresa. Considerar el contexto es, el núcleo del análisis de la información
financiera prospectiva. Como la auditoría de la información financiera histórica
está orientada desde una óptica de contabilidad y de fiscalidad con la
preocupación de hacer análisis a posteriori de hechos ya ocurridos, encuadrados y
cotejados con referencia a normas establecidas, su preocupación con el futuro es
casi inexistente o nula. Sin embargo, la preocupación de las unidades económicas
con una posición competitiva que les va a garantizar su continuidad como entes
97
económicos, la necesidad de considerar su integración en el correcto equilibrio
entre fuerzas y debilidades, todo ello está conduciendo a cuestionar y reorientar
los posicionamientos estratégicos respectivos y a centrar las preocupaciones.
De ahí que también, del mismo modo, la auditoría, para enfrentar con éxito los
desafíos que el mundo actual le coloca y para prestar apoyo a la gestión, precisa
reorientar no sólo su posicionamiento y sus preocupaciones en relación con el
presente y con el futuro, sino también reorientar la evaluación de la forma en que
fueron definidas y aplicadas las estrategias y políticas adoptadas y reorientar la
evaluación del grado de realización de los objetivos definidos (globales, sectoriales
y departamentales) y la apreciación de los resultados presentados. En este
contexto, el plan estratégico de la empresa en sus más variados componentes
crea el contexto de desarrollo de las operaciones empresariales, por lo que la
auditoría de la información financiera prospectiva privilegia el contexto más que los
aspectos aritméticos y algebraicos de la información, además de implicar el
conocimiento del negocio de la entidad. Como dice Kopczynski (1996, p.111),
dejar que el núcleo de análisis y evaluación de la información financiera
prospectiva quede restringido a aspectos puramente matemáticos, debe ser
cuidadosamente evitado. En esta fase es posible desdoblar el proceso utilizado
por los auditores cuando tienen que enfrentarse con la tarea que lleva consigo el
análisis y evaluación de la información financiera prospectiva. El modelo propuesto
contiene un componente dinámico, que se confunde con el propio proceso de
auditoría de la información financiera prospectiva, y un componente estático que
comporta el sistema normativo, legal y ético que define el marco de construcción
de la misma. En su componente dinámico se pone de relieve el proceso de toma
de decisión y el conocimiento de las estructuras (Rodgers, 1996, p. 3), siendo
objetivo del auditor “comprender el proceso de gestión que identifica y controla los
riesgos de negocio, y las percepciones de la gerencia, presupuestos y opinión
acerca del riesgo del negocio, tanto para la gerencia como para el enfoque de
auditoría” (Bell, p. 55).
98
3.4.5. Normas Internacionales de Auditoria (NIAS).
La estructura de los pronunciamientos se modificó para considerar las siguientes
Normas de Trabajos emitidas por el IAASB:
• Normas Internacionales de Auditoria (ISAs 100-999) (NIAs, en español)
• Normas Internacionales de Trabajos de Revisión (ISREs 2000 – 2999)
• Normas Internacionales de Trabajos para Atestiguar (ISAEs 3000 – 3999)
• Normas Internacionales de Servicios Relacionados (ISRSs 4000 – 4999)
Las siguientes NIAs cambiaron de número, consecuentemente:
• ISAE 100, Trabajos para atestiguar se cambio a ISAE 3000.
• ISA (NIA) 810, El Examen de Información Financiera Prospectiva cambió de
número a ISAE 3400.
• ISA (NIA) 910, Trabajos para Revisar Estados Financieros, cambió de número
a ISRE 2400.
• ISA (NIA) 920, Trabajos para realizar procedimientos Convenidos respecto de
Información Financiera cambió de número a ISRS 4400.
• ISA (NIA) 930, Trabajos para compilar Información Financiera cambió de
número a ISRS 4410.
Nuevas Normas sobre riesgo de auditoria que comprenden:
• NIA 315, Entendimiento de la Entidad y su entorno y evaluación de los riesgos
de Representación Errónea de Importancia Relativa;
• NIA 330, Procedimientos del Auditor en respuesta a los riesgos evaluados.
• NIA 500, Revisa, Evidencia de Auditoria. 67
67 Normas Internacionales de Auditoria (NIAs), 7ª. Edición, año 2004, pag. 3 y 5
99
Estructura de pronunciamientos emitidos por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoria y Atestiguamiento68
68 Normas Internacionales de Auditoria (NIAs), 7ª. Edición, año 2004, pag. 17
Código de Ética de IFAC para Contadores Profesionales
Servicios Cubiertos por Pronunciamientos del IAASB
Normas Internacionales de Control de Calidad ISQC 1-99
Normas Internacionales de Control de Calidad ISQC 1-99
Auditorias y revisiones de Información financiera histórica
Trabajos para atestiguar distintos de auditorias
NIAs 100 – 999 Normas Internacionales de Auditoria
DIPAs 1000 – 1999 Declaraciones Internacionales de Prácticas de
Auditoria
ISREs 2000 – 2699 Normas Internacionales de
Trabajos de Revisión
ISAEs 3000 – 3699 Normas Internacionales de Trabajos para
atestiguar
IAEPSs 3700 – 3999 Reservado para declaraciones
Internacionales de Prácticas de Trabajos para Atestiguar
Servicios Relacionados
IREPSs 2700 – 2999 Reservado para
Declaraciones Prácticas Internacionales de
Trabajos de Revisión
ISRSs 4000 – 4699 Normas Internacionales de Servicios
Relacionados
IRSPSs 4700 – 4999 Reservado para Declaraciones Internacionales de Prácticas de
Servicios Relacionados
100
3.4.5.1. Normas Internacionales de Auditoria – 3400 El Examen de información Financiera Prospectiva
El propósito de esta es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre los
trabajos para examinar e informar sobre información financiera prospectiva
incluyendo los procedimientos del examen para los mejores estimados y
supuestos hipotéticos. En un trabajo para examinar información financiera
prospectiva, el auditor deberá obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría
sobre si:
(a) las mejores estimaciones de la administración sobre los que la información
financiera prospectiva se basa no son irrazonables y, en el caso de supuestos
hipotéticos, si los mismos son consistentes con el propósito de la información;
(b) la información financiera prospectiva está preparada en forma apropiada sobre
la base de los supuestos;
(c) la información financiera prospectiva está propiamente presentada y todos los
supuestos de importancia relativa están adecuadamente revelados, incluyendo
una clara indicación sobre si son o las mejores estimaciones o supuestos
hipotéticos; y
(d) la información financiera prospectiva está preparada sobre una base
consistente con los estados financieros históricos, usando principios contables
apropiados.
Información financiera prospectiva: significa información financiera basada en
supuestos sobre sucesos que pueden ocurrir en el futuro y posibles acciones por
una entidad. Es altamente subjetiva en naturaleza y su preparación requiere el
ejercicio de un considerable juicio. La información financiera prospectiva puede ser
en la forma de presupuesto, una proyección o una combinación de ambos, por
ejemplo, un presupuesto de un año más una proyección de cinco años.
101
La información financiera prospectiva puede incluir estados financieros o uno o
más elementos de estados financieros y puede ser preparada:
(a) como una herramienta interna de la administración, por ejemplo, para ayudar a
evaluar una posible inversión de capital; o
(b) para su distribución a terceras partes en, por ejemplo:
• Un prospecto para proporcionar a inversionistas potenciales información
sobre futuras expectativas.
• Un informe anual para proporcionar información a los accionistas,
organismos reglamentadores y otras partes interesadas.
• Un documento para la información de prestamistas el cual puede incluir, por
ejemplo, presupuestos de flujos de efectivo.
La información financiera prospectiva se refiere a sucesos y acciones que todavía
no han ocurrido y pueden no ocurrir. Si bien puede haber evidencia disponible
para sustentar los supuestos sobre los que se basa la información financiera
prospectiva, dicha evidencia está en sí generalmente orientada hacia el futuro y,
por lo tanto, es especulativa en su naturaleza, y así, distinta de la evidencia
ordinariamente disponible en la auditoría de información financiera histórica. El
auditor no está, por lo tanto, en posición de expresar una opinión sobre si los
resultados mostrados en la información financiera prospectiva serán logrados.
Procedimientos del examen
Cuando determina la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos del
examen, las consideraciones del auditor deberían incluir:
102
(a) la probabilidad de representación errónea de importancia relativa;
(b) conocimiento obtenido durante cualesquier trabajos previos;
(c) competencia de la administración respecto de la preparación de la información
financiera prospectiva;
(d) el grado al cual la información financiera prospectiva es afectada por el juicio
de la administración; y
(e) la adecuación y confiabilidad de los datos subyacentes.
El informe por un auditor sobre un examen de información financiera prospectiva deberá contener lo siguiente:
(a) titulo;
(b) destinatario;
(c) identificación de la información financiera prospectiva;
(d) una referencia a las Normas Internacionales de Auditoría o normas o prácticas
nacionales relevantes aplicables al examen de información financiera
prospectiva;
(e) una declaración de que la administración es responsable por la información
financiera prospectiva incluyendo los supuestos sobre los que se basa;
(f) cuando sea aplicable, referencia al propósito y/o distribución restringida de la
información financiera prospectiva;
103
(g) una declaración de certeza negativa sobre si los supuestos proporcionan una
base razonable para la información financiera prospectiva;
(h) una opinión sobre si la información financiera prospectiva está apropiadamente
preparada sobre la base de los supuestos y está presentada de acuerdo con el
marco conceptual para informes financieros relevantes;
(i) advertencias apropiadas concernientes a la posibilidad de logro de los
resultados indicados por la información financiera prospectiva;
(j) fecha del informe la cual debería ser la fecha en que los procedimientos han
sido completos;
(k) dirección del auditor; y
(l) firma.69
4. PRESUPUESTOS Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, son conocer las diferentes
etapas que explican la evolución histórica de ellos; así como destacar la
trascendencia que tiene la aplicación de las técnicas presupuéstales para la
dirección de las organizaciones públicas o privadas.
Por otra parte, su objetivo es plantear criterios y desarrollarlos para que estos
coadyuven a su comprensión, a través de la evaluación de la intervención del
proceso de planeación y ejecución dentro de una empresa.
69 Normas Internacionales de Auditoria 3400, Edición 2004, pag. 935
104
Así mismo, como los planes no son de modo alguno inflexibles y se exige la
comparación permanente de los pronósticos y las realizaciones, una vez se ponga
en marcha el proceso del planeamiento debe complementarse con una auditoria;
ya que esta nos permitiría la planeación el control financiero como partes de la
planeación estratégica materializada, diseñado de tal forma que oriente al
empresario hacia la consecución de las metas propuestas. 70
4.1. Definiciones de presupuestos
“Estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación
de los resultados a obtener por un organismo en un período determinado” 71
“Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación
algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa”72
“Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administración de la empresa en un período, con la adopción de las estrategias
necesarias para lograrlos”73
4.2. Importancia del presupuesto
El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al
reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en
virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y
financieros de la empresa.74
70 Presupuesto, Planificación y Control de Utilidades – Glenn A Welsch, Ronald W. Hilton, Paul N. Gordon pag. 2 71 Cristóbal del Río González, Técnica Presupuestal y Presupuestos Jorge E. Burbano Ruíz Pag. 9 72 Jean Meyer, Gestión Presupuestadia 2da. Edición Pag. 21 73 Burbano Ruíz, Jorge y Ortíz Goméz Alberto, Presupuestos (Enfoque moderno de planeación y control de recursos) 2da. Edición, pag. 11 74 Burbano Ruíz, Jorge y Ortíz Goméz Alberto, Presupuestos (Enfoque moderno de planeación y control de recursos) 2da. Edición, pag. 12
105
4.3. Ventajas y Desventajas de los presupuestos 4.3.1. Ventajas del presupuesto Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas
obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de
manejarlas sin haber previsto el futuro. Es por ello que a continuación se citan
algunas de las ventajas:
• Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas
mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron
asignadas.
• La dirección de las empresas realizan un estudio temprano de sus problemas y
crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente
antes de tomar decisiones.
• De manera periódica se replantan las políticas si después de revisarlas y
evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.
• Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
• Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
• Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados
recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
• Es el sistema más adecuado para establecer “Costos Promedios” y permite su
comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el
análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor
efectividad.
• Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la
empresa. 75
75 Burbano Ruíz, Jorge y Ortíz Goméz Alberto, Presupuestos (Enfoque moderno de planeación y control de recursos) 2da. Edición, año 1998 pag. 17 y 18
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4.3.2. Desventajas del presupuesto Algunas de las desventajas del presupuesto pueden ser:
• Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes
lo determinaron.
• Es sólo una herramienta de la Gerencia. “Un plan presupuestario se diseña
para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante”.
• Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se
tendrán después del segundo o tercer período cuando se haya ganado
experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente
convencido de las necesidades del mismo. 76
4.4. Clasificación de los Presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de
prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario.
a) Según la flexibilidad Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Flexibles o variables
b) Según el período de tiempo A corto Plazo
A largo Plazo
De Ventas
De Producción
De Operación De Compras
c) Según el Campo De Costo-Producción
de Aplicación de la De Flujo de Efectivo
empresa
De Tesorería
Financieros De Erogaciones-
capitalizables
c) Según el sector de la Del Sector Público
Economía Del Sector Privado77
Figura 6 Clasificación de los Presupuestos
76 Burbano Ruíz, Jorge y Ortíz Goméz Alberto, Presupuestos (Enfoque moderno de planeación y control de recursos) 2da. Edición, año 1998 pag. 17 y 18 77 Arvely Lozano, Bastos, Giraldo, Lozano, monografía.com
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4.4.1. Según la Flexibilidad 4.4.1.1. Rígidos, Estáticos, fijos o asignados
Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado
este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De
este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento
económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúan la
empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que
tradicionalmente utilizaba el sector público.
4.4.1.2. Flexibles o variables Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las
circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y
gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen
amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos
indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
4.4.1.3. Según el período de tiempo 4.4.1.3.1. A corto plazo Se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.
4.4.1.3.2. A largo plazo En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes
empresas. Los lineamientos generales cada plan suelen sustentarse en
consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de
infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad
social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización
del sistema financiero o como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los
mercados internacionales.
108
4.4.1.4. Según el campo de aplicación de la empresa 4.4.1.4.1. De Operación o Económicos Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al
cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y
ganancias proyectadas.
• Presupuesto de Ventas: Representa la expresión monetaria de todas las
actividades emprendidas para garantizar el contacto directo, personal y
permanente con los consumidores finales o distribuidores, entre las cuales se
destacan la atención al cliente y la entrega oportuna de producto (venta personal
directa y distribución, que incluye los servicios de intermediarios). Este
presupuesto dependerá de los objetivos mercantiles y de las estrategias
competitivas adoptadas, toda vez que estos aspectos inciden sobre la
determinación de la fuerza de ventas y la demanda de los servicios de transporte
cuya magnitud se supedita a variables como la localización de los consumidores
y la población de clientes que requieren atención.
• Presupuesto de Producción: Este inicia en el momento de conocer las ventas
que surgen diversas decisiones que integran el plan manufacturero y convergen
el alcance de metas, como la cobertura integral de las exigencias comerciales, el
pleno y óptimo empleo de los recursos productivos, el desarrollo de productos
que proporcionen el máximo beneficio a los consumidores, la minimización de
costos y la sincronización adecuada de los flujos de materiales.
• Presupuesto de Compras: Estos se componen del soporte de las cantidades
requeridas de cada insumo y de las políticas gerenciales trazadas en torno a los
inventarios, y deben proporcionar criterios sobre los volúmenes de insumos que
hablan de adquirirse, el momento oportuno para ejecutar la acción de compra y
el valor de los bienes por adquirir.
109
• Presupuesto de Flujo de Efectivo: Estos evitarán la tendencia de fondos
excesivos, los cuales pueden orientarse hacia alternativas de inversión temporal
que reporten beneficios financieros adicionales; esto ayudará a minimizar las
posibilidades de incurrir en saldos negativos o en disponibilidades monetarias
inferiores al mínimo fijado. 78
4.4.1.4.2. Financieros Incluyen cálculos de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el
balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital,
también conocido como de erogaciones capitalizables.
• Presupuesto de Tesorería: Se formulan con las estimaciones previstas de fondos
disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización, también consolida las
diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios
(ventas al contado, recuperación de cartera, ingresos financieros, redención de
inversiones temporales o dividendos reconocidos por la intervención del capital
social de otras empresas) o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la
congelación de deudas, amortización de créditos o proveedores o pago de
nóminas, impuestos o dividendos. Este presupuesto es importante porque
mediante el se programan las necesidades de fondos líquidos de la empresa.
• Presupuesto de erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones
en activos fijos; contendrá el importe de las inversiones particulares a la
adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios, y la compra de
maquinaria y equipos. Este sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y
conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.79
78 Burbano Ruíz, Jorge y Ortíz Goméz Alberto, Presupuestos (Enfoque moderno de planeación y control de recursos) 2da. Edición, año 1998 pag. 21, 147, 257, 291 79 Burbano Ruíz, Jorge y Ortíz Goméz Alberto, Presupuestos (Enfoque moderno de planeación y control de recursos) 2da. Edición, año 1998 pag. 133, 134, 147
110
4.4.1.5. Según el sector de la economía 4.4.1.5.1. Sector Público Estos cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el
servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al
efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como las
remuneraciones de los funcionarios que laboran en instituciones de gobierno, los
gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión en proyectos de
apoyo a la iniciativa primada y la realización de obras de interés social y la
amortización de compromisos ante la banca internacional.
4.4.1.5.2. Sector Privado Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las
actividades empresariales.80
4.5. Presupuesto Base Cero
El Presupuesto Base Cero es una metodología de planeación y presupuesto que
trata de revaluar cada año todos los programas y gastos de una entidad
organizacional, de ahí su denominación. Se emplea el término planeación porque
en su elaboración se establecen programas, se fijan metas y objetivos, y se toman
decisiones relativas a la política básica de la organización, se analizan en detalle
las distintas actividades que se deben llevar a cabo para implantar un programa,
se seleccionan las alternativas que permitan obtener los resultados deseados, y se
hace un estudio comparativo de sus beneficios y costos correspondientes. Este
consiste en identificar actividades y en clasificarlas mediante análisis y evaluación
de costo beneficio. En consecuencia este proceso de elaboración de
presupuestos puede aplicarle a toda actividad, función u operación donde sea
posible determinar esa relación, de costo-beneficio.
80 Burbano Ruíz, Jorge y Ortíz Goméz Alberto, Presupuestos (Enfoque moderno de planeación y control de recursos) 2da. Edición, año 1998 pag. 22
111
La acepción, simple y llana que utiliza Pyhrr, es en términos generales, sobre este
tipo de presupuesto: El Presupuesto Base Cero por medio de "Paquetes de
Decisión", es decir, los paquetes de decisión se elaboran bajo Presupuesto Base
Cero.
La secuela lógica para una presupuestación con base cero es:
1. Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y
nuevas de la empresa, en "Paquetes de Decisión".
2. Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un estudio
de costos-beneficio o en forma subjetiva.
3. Asignar los recursos conforme a los dos puntos anteriores.
Este tipo de presupuestación en la industria no es aplicable a las operaciones
directas de producción ni en los gastos indirectos de fabricación, puesto que del
aumento de estos no puede derivarse algún beneficio, es decir no existe relación
costo-beneficio. Sin embargo, sí puede adaptarse a todos los demás gastos en
que se incurre por los servicios que se proporcionan para ayudar a la producción
tales como: mantenimiento, supervisión, planeación de la producción, ingeniería
industrial, control de calidad, etc, y además de otras actividades de servicio que
representan gastos generales a niveles departamental, de división, o corporativo y
que justifican relación de costo-beneficio, como por ejemplo, mercadotecnia,
publicidad, personal, protección y seguridad, contabilidad y control, investigación y
desarrollo, etc. es aplicable tanto a las actividades comerciales, industriales, o de
servicios de cualquier índole siempre y cuando se pueda detectar la apreciación
costo-beneficio, aun cuando resulta mejor su aplicación en los renglones de
servicio y mantenimiento de las actividades empresariales que en las de tipo fabril.
Desde luego que se requieren fundamentalmente tres condiciones para el logro de
una implementación efectiva, tanto de la Presupuestación Base Cero, como la de
cualquier otro sistema:
112
A) Apoyo de la alta gerencia.
B) Diseño adecuado del sistema para solventar las necesidades de la
organización.
C) Dirección y supervisión efectiva del sistema.
4. El método de Planeación y Presupuesto Base Cero, proporciona grandes
oportunidades a la alta gerencia empresarial, puesto que contando con esta
herramienta de operación, tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo que
es la entidad en su conjunto, de utilizar más información para evaluar, tomar
decisiones, asignar recursos de manera más efectiva, y de reducir los costos en
forma lógica y no arbitrariamente, en forma integral.
5. El diseño del proceso debe ser desarrollado tomando en cuenta los diversos
factores ambientales que afecta a la organización, el "nivel cultural" de la misma, y
sus objetivos.
6. Este método no viene a desplazar el sistema presupuestal que se tenga
implantado, muchos menos a ese gran progreso presupuestal conocido como
Presupuesto por Programas y Actividades", sino más bien viene a ser un
complemento, mediante un enfoque adicional, que permite todas las ventajas
citadas.
7. No de todo se pueden hacer paquetes de decisiones.
8. Más bien es un conjunto de paquetes para tomar decisiones sobre lo más
importante o sobre lo que se crea conveniente, y con base en lo resultante, tomar
la decisión que servirá de fundamento para la elaboración del Presupuesto, puede
ser Por Programas y Actividades, o el tradicional. Con lo anterior se precisa que el
Presupuesto Base Cero de Pyhrr, no viene a sustituir las otras técnicas
presupuestases, puesto que es un simple método, y no vaya a pasar, como
aconteció en nuestro medio con el método de Costo Variable, que se introdujo, por
sus fanáticos, como algo de tanto alcance, que era lo máximo, y borraba
113
prácticamente todo lo anterior, pero el tiempo ha venido a colocarlo en su lugar,
como un apéndice, que en el caso del presupuesto base del tema es el mismo, o
sea un complemento.
9. Si se llegara a implantar este método presupuestal a gran escala, es lógico
que se considere como un enfoque de adjudicación de recursos, y no como un
conjunto uniforme que deba aplicarse rutinariamente.
5. CONTROL PRESUPUESTAL En este apartado se desarrollaran las variables de control, control interno y control
presupuestal.
5.1. Control "El control es un vocablo de uso muy generalizado y con diversas excepciones, se
emplea como sinónimo de comprobación o verificación. El control tiene por objeto
poner de manifiesto errores o irregularidades e ineficiencia y adoptar las medidas
de riesgo para que no se vuelvan a repetir en el futuro. Sin un régimen de control
ninguna organización puede funcionar con eficiencia, aunque se halle bien
concebida desde el punto de vista teórico”81
"El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, las instrucciones impartidas y los principios establecidos. Tiene por
objeto señalar debilidades o errores para rectificarlos y evitar que vuelvan a
ocurrir. Operan en todo, personas, cosas, acciones; busca hacer que los hechos
estén de acuerdo con los planes"82
81 Francisco Cholvis, “Diccionario de Contabilidad”; Ediciones Leconex, Buenos Aires, 1977 82 Harold Koontaz y Ciril O Donnell “Curso de Administración Moderna” Editorial Mc Graw Hill, Mexico 1982, Pag. 714
114
5.1.1. Definiciones de Control - El control es una expresión que se utiliza para describir todas las medidas
adoptadas por los propietarios y directores de empresas o negocios o por
administradores y gerentes para dirigir y controlar las operaciones de las
organizaciones bajo su responsabilidad.
- Control: Todo mecanismo o medio utilizado para minimizar la preferencia de
riesgos en el desarrollo de un proceso o actividad.
5.1.2. Importancia del Control
Considerando que uno de los principales objetivos de la alta dirección de una
empresa es operarla y hacer el mejor uso posible de los recursos disponibles con
el fin de obtener las mayores utilidades posibles, es necesario desarrollar políticas
que promuevan la eficiencia en todas las actividades; así como los controles
necesarios para poder evaluarlas y determinar que cada una de ellas se han
llevado a cabo de acuerdo a lo planificado y que se han logrado los objetivos
propuestos.
Dichos controles son necesarios para determinar los errores y desviaciones que
han sufrido y poder efectuar las correcciones necesarias y así se conviertan en
una retroalimentación constante para las mismas, convirtiéndose además en la
salvaguarda de los activos de la organización y la confiabilidad de los registros
que son necesarios para su buena marcha. 83
5.1.3. Propósito de Control El control tiene como objetivo proporcionar seguridad para la salvaguarda de sus
activos, verificar el cumplimiento de autorización de actividades en los distintos
niveles jerárquicos.
83 Fuente: Refliese, Johnson, Macleos, Auditoria Mentgomer, Limusa, primera, Mexico, 1990
115
Así como de las políticas adoptadas por la organización, comparar los logros
alcanzados con los objetivos propuestos, promover la eficacia operacional y
determinar los errores y desviaciones ocurridos en la ejecución de las distintas
actividades y así poder hacer los ajustes necesarios para su normal
funcionamiento.
5.1.4. Elementos que integran el control Considerando que el término control significa todas las políticas y procedimientos
adoptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo
organizacional de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y
suficiente de la entidad, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la
salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e
integridad de los registros contables, y la oportuna preparación de información
financiera confiable, puede decirse que son estos los elementos que integran el
control.
Dentro de las políticas se puede decir que son propias de una entidad, o sea que
varían de una a otra. Una empresa puede tener una política de valuación de
inventariar por un método, determinado, por lo tanto el control estará enfocado a
verificar que se esta llevando a cabo de tal manera. De los procedimientos se
puede decir que son todos aquellos que proporcionan una seguridad razonable de
lograr los objetivos específicos de la entidad. 84 5.2. CONTROL INTERNO "Es el plan de organización, normas y procedimientos orientados a permitir a la
dirección el ejercicio efectivo de la gestión con el propósito de alcanzar sus
objetivos organizacionales"85
84 Fuente: Carlos Zelaya, Programa De Auditoria Interna, Tesis, El Salvador, 1998. 85 Blondacvtci.com.ar, Monografía.com Control Interno
116
5.2.1. Categorías del control interno: Dentro del proceso de control interno existen tres categorías que son:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicable.86
5.2.2. Objetivos del control interno Los objetivos básicos del control interno se dividen en:
a) La protección de los activos de la empresa
b) La obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.
c) La promoción de eficiencia en la operación del negocio y el fomento a la
ejecución de operaciones que se adhieran a las políticas establecidas por la
administración de la empresa.87
5.2.3. Componentes de un sistema de control interno. El control interno esta integrado por cinco componentes interrelacionados,
derivados de la forma en que la administración realiza los negocios, y están
integrados al proceso de administración. Aunque estos componentes se aplican a
todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlos
de forma diferente que de las grandes compañías. Sus controles pueden ser
menos formales y menos estructurados, no obstante las compañías pequeñas
pueden tener control interno efectivo, dichos componentes son los siguientes:
a) Ambiente de control: Este componente establece el tono de una organización, influyendo la conciencia
de control de la gente. Constituye el fundamento de los otros componentes del
control interno, proporcionando disciplina y estructura.
86 Control Interno, Estructura Conceptual Integrada (COSO), Samuel Mantilla, Pag. 4 87 Normas y Procedimientos de Auditoría, IMCP, pag. 27, año 2000
117
Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
competencia de la gente de la entidad.
b) Valoración del riesgo: Identifica a la entidad y el análisis de los riesgos importantes para lograr los
objetivos, formando una base para la determinación de cómo los riesgos deben
ser manejados.
c) Actividades de control: Se constituye por las políticas y procedimientos que ayudan ha asegurar que las
directrices de la gerencia sean llevadas a cabo.
d) Información y comunicación: Representan la identificación, captura e intercambio de la información en forma y
tiempo que permita a la gente llevar a cabo sus responsabilidades, el sistema de
información produce documentos que contienen información operacional,
financiera relacionada al cumplimiento de las políticas las cuales hacen posible
operar y controlar el negocio.
e) Monitoreo: Proceso que valora la calidad del desempeño de sistema en el tiempo, es
realizado por medio de actividades de monitoreo. Este método incluye actividades
regulares de la administración y supervisión88
5.3. CONTROL PRESUPUESTAL 5.3.1. Concepto de Control Presupuestal El Control Presupuestal son los métodos o formas de hacer que las metas y
objetivos lleguen a donde se espera, asegurar que éstos se cumplan y determinar
las causas de desempeño de todo tipo. 89
88 Declaraciones sobres Normas de Auditoría, SAS 78, Pag. No.
118
5.3.2. Propósito del Control Presupuestal Su propósito primordial es hacer que los objetivos, metas y normas de la empresa
relacionados con el presupuesto se cumplan a cabalidad. 90
La efectividad de la función de control, depende en gran parte de la correcta
identificación, clasificación y acumulación de los gastos reales, originados en los
centros de costos, para luego ser comparados con los presupuestos
correspondientes y determinar si la actividad se ha desarrollado dentro de los
límites específicos y de acuerdo con las metas establecidas.
5.3.3. Componentes de un sistema de control presupuestal Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo, son
también control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación
con lo presupuestado y proporcionar las bases, para aplicar las medidas
correctivas adecuadas.
Un sistema de control presupuestado debe:
Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios,
compras, etc.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos
presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas
necesarias para evitar que se repitan.
Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.
Ser un medio que ayude al dirigente, a detectar las áreas en dificultad.
Por medio de datos reales y concretos, facilitar toma de decisiones
correspondientes.
Estar acorde con el tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al
mismo.
Contribuir a lograr las metas de la organización. 91
89 http://www.eafit.edu.co/EafitCn/administrativaFinanciera/costos/presupuestal.shtm 90 http://www.eafit.edu.co/EafitCn/administrativaFinanciera/costos/presupuestal.shtm 91 http://www.itlp.edu.mx/profesores/hrobledo/unidad4_6.htm
119
5.3.4. Principios del Control Presupuestal.
Los principios de control presupuestal serán esas causas primarias que dieron
nacimiento a la técnica de la presupuestación y que el hombre debe observar y
utilizar en el desarrollo de su actividad específica, además estos no son de
obligatorio cumplimiento, los cuales se clasifican en cinco grupos que son:
Predictibilidad
De Previsión Determinación cuantitativa
Objetivo
Precisión
Costeabilidad
Flexibilidad
De planeación Unidad
Confianza
Participación
Oportunidad
Principios Contabilidad por áreas
Del Control Orden
Presupuestal De organización
Comunicación
Autoridad
De dirección
Coordinación
De reconocimiento
De excepciones
De Control De normas
Conciencia de Costos
Figura 6
120
Los principios citados anteriormente se expresan de la siguiente manera:
De previsión: Recalcan la importancia del estudio anticipado de las cosas y de las
posibilidades de lograr las metas propuestas.
- Principio de predictibilidad: Es posible predecir algo que ha de suceder o
que queremos que suceda.
- De Determinación cuantitativa: Se sabe determinar unidades monetarias
para cada uno de los planes de la empresa para el período presupuestal.
- De Objetivo: Puede preverse algo siempre y cuando se busque un objetivo.
De planeación: Indican el cambio para lograr los objetivos deseados.
- De precisión: Los presupuestos son planes de acción y deben expresarse de
manera precisa y concreta. Deben evitar vaguedades que impidan su correcta
ejecución.
- De costeabilidad: El beneficio de instalación del sistema de control
presupuestal ha de superar el costo de instalación y funcionamiento del
sistema.
- De flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan, en
razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan
variado después de la previsión.
- De Unidad: Debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los
que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.
- De confianza: El decidido apoyo y la fe en todos los principios y en la
eficiencia del control presupuestal por parte de todos los directivos de la
empresa es importantísimo para su buena marcha.
121
- De participación: Es esencial que en la planeación y control de los negocios
intervengan todos los empleados para aprovechar el beneficio que se deriva de
la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.
- De oportunidad: Los planes deben finalizarse antes de iniciar el período
presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines
establecidos.
- De contabilidad por áreas de responsabilidad: La contabilidad debe
modificarse de manera que además de cumplir los postulados de la
contabilidad general, sirva para los fines de control presupuestal.
De Organización: Denotan la importancia de la definición de las actividades
humanas para alcanzar las metas, como, son orden y comunicación.
- De orden: La planeación y control presupuestal deben basarse en una sana
organización trazada en organigramas, líneas de autoridad y responsabilidad
precisa, en las funciones de cada miembro del grupo directivo detallando
deberes u obligaciones y autoridad.
- De comunicación: Implica que dos o más personas entienden de la misma
manera un asunto determinado de manera oportuna y concisa.
De Dirección: Indican el modo de conducir las actuaciones del individuo hacia el
logro de los objetivos deseados.
- De autoridad: No se concibe la autoridad sin responsabilidad. Este principio
dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para
eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las
actividades bajo su jurisdicción.
122
- De coordinación: El interés general debe prevalecer sobre el interés
particular.
- De reconocimiento: Debe reconocerse o dar crédito al individuo por su éxitos
y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.
- De excepciones: Recomienda que los ejecutivos dediquen su tiempo a los
problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchen de
acuerdo con los planes.
- De normas: Los presupuestos constituyen la norma por excelencia para todas
las operaciones de la empresa. El establecimiento de normas claras y precisas
en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y
producir además otros beneficios.
- De conciencia de costos: Para el éxito del negocio, cada decisión de un
individuo tiene algún efecto sobre los costos; cada supervisor debe
comprender el impacto de sus decisiones sobre los costos, para que cada
decisión que tome sea efectiva para la empresa.
Estos principios constituyen la razón de ser del presupuesto. Su observancia en el
proceso de planificación general de la empresa (a partir de la definición de la
misión, objetivos, estrategias, etc.) es básica, puesto que sirven de apoyo a la
técnica de la elaboración de los presupuestos.92
92 Burbano Ruis, Jorge E. y Ortiz Gómez, Alberto Presupuestos Enfoque moderno de planeación y control de recursos, segunda edición, año 1998 páginas 23, 24, 25 y 26