CAPTULO 1 GENERALIDADES DEL DOCUMENTO

Hay palabras que parecen dormir un prolongado letargo por cuanto solo se usan en el mbito de la actividad muy reducida y de pronto, cobran actualidad y empiezan a pronunciarse Vicenta Corts

Este captulo tiene por objetivo hacer mencin a la relacin que existe entre el Catlogo de Disposicin Documental y el ciclo vital del documento. La razn de iniciar y hacer referencia al documento, es que el mismo, constituye la clula de todo cuerpo archivstico, de tal manera que todas las disposiciones y programas de administracin de archivos estn dados en favor de su organizacin, localizacin, uso y conservacin en las Unidades de Archivo Lo anterior sirve para definir con precisin cuales son las actividades ejercidas en los archivos; los propios archivistas se han valido del uso de un instrumento de control archivstico, conocido como El Catlogo de Disposicin Documental(para fines prcticos tambin se presentar con las siglas CADIDO), ste, establece valores especficos para cada uno de los tipos documentales que genera la administracin de la entidad a la que se este haciendo referencia, as consigna los criterios y normas que se aplicaran en funcin del contenido informativo y su uso deben contribuir a la circulacin de documentos en las unidades de archivo y en consecuencia facilitar la comunicacin entre las mismas. El Catlogo de Disposicin Documental debe planearse, evaluarse, aprobarse e integrarse al sistema archivstico de la dependencia, iniciando su participacin desde la etapa activa del documento (archivo de trmite), debido a que es el primer contacto del documento con el mbito archivstico y administrativo, por tal razn, debern ser programadas las actividades respectivas para cada unidad de archivo, mismas a las que estarn sujetos los documentos a lo largo de su ciclo de vida. En el seno de los archivos se ubican los documentos, considerados como la materia prima, los cuales deben pasar por autnticos mecanismos archivsticos, procurando brindar y beneficiar con servicios eficientes y expeditos. Hoy en da el uso de los documentos es inseparable a la gestin administrativa, debido a que juegan un rol complementario para la cotidianidad en la gestin administrativa de la identidad.

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1.1 CONCEPTO, FUNCIONES E IMPORTANCIA DEL DOCUMENTO La existencia e importancia de los documentos, han venido dependiendo directamente del ser humano, quien lo cre y concibi como necesidad de expresar y asentar resultados de procesos abstractos mentales, ideas, del modo de concebir el medio natural donde se desenvolva, por ente buscaba recurrir y consultar lo que, ya era concebido como informacin, para recordar situaciones ocurridas y contrastarlas con los hechos presentes, lo que a consecuencia, con el transcurso del tiempo signific aprendizaje y la construccin del propio conocimiento, teniendo significantes cambios en la conducta humana, lo que permiti entre otros aspectos disminuir la incertidumbre de futuros hechos y prepararse en el presente.

Concepto. La palabra documento ha venido adquiriendo varias connotaciones, segn el ngulo y punto de vista con que se le estudie. A manera general se puede decir: El significado etimolgico del documento, procede de la palabra documentum, del cual a su vez se derivo del latn docere que significa ensear, mostrar e ejemplificar1. As el documento, es todo aquello por medio de lo que se ensea o muestra algo2 En la actualidad la palabra documento no es propiamente ajena, tan solo en constante resonancia, se le escucha nombrar en la vida diaria de los archivos de tal modo que la archivstica entiende el documento como un producto que nace de la accin administrativa y cual funcin especifica: ser testimonio3, sin embargo esta definicin en trminos de comprensin no es insuficiente, por tanto se presenta un segundo concepto: El documento de archivo es la informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida o conservada por cualquier organizacin pblica, privada o persona en el ejercicio de sus competencias o en desarrollo de una actividad.4 De tal manera para que un documento pueda ser considerado como documento de archivo es necesario tener presente principalmente tres elementos: Sujeto productor, Informacin y Soporte y tener en claro informacin suficiente para su organizacin. As mismo presenta caractersticas comunes, pero tambin las hay particulares, que los distinguen de otros del mismo conjunto. Sus caractersticas son las siguientes:

1. Gnesis u origen. Nace dentro del proceso natural de las actividades llevadas a cabo por personas fsicas o morales, son por lo tanto el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor5. As como tambin son creados en un contexto nico de tiempo tienen autoridad, son estticos.6

2. Presentan datos en orden estructural, convirtindose relativamente en informacin.

1 NACIF Mina, Jorge, Murgua Aguilera, Ramn.: Valoracin de Archivos. Mxico: A.G.N, 2002.P. 17 2 Ibid 3 Ibidem. P. 21 4 ALDAY Garca, Araceli. Introduccin a la Operacin de los Archivos en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. Mxico: A.G.N, 2004. P. 17 5 MOLINA Nortes, Juana, Leyva Palma, Victoria. Tcnicas de archivo y tratamiento de la documentacin administrativa. Espaa: ANABAD Castilla la mancha, 1996. P. 20 6 BERNARD Amozurrutia, Alicia. Gua para la organizacin y control de expedientes de archivo. Mxico: A.G.N, 2002. P.6

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3. La clase de los documentos estn determinados por el procedimiento empleado para transmitir la informacin, estos pueden ser textuales, icnogrficos, sonoros, audiovisuales, electrnicos o informticos.7

4. Exclusividad. Cada documento de archivo, aunque responde a la actividad concreta de

una funcin especifica, refiere a un asunto, persona fsica o moral diferente. De tal forma la informacin de cada documento no es la misma que otro8, por que reunir la misma informacin en condiciones iguales y con los mismos sujetos productores es una probabilidad muy escasa.

5. Reflejan caracteres internos que son los ms importantes, ya que refieren a la entidad

productora, los orgenes funcionales, contenido sustantivo9, por ejemplo: (autor, destinatario, texto, suceso, firmas, asunto) y caracteres externos mismos que se relacionan con la estructura o propiedades fsicas del documento, es decir con la materialidad10, formatos, tipos de escritura, tradicin documental, cantidad entre otros.

6. Contribuyen constantemente a la gestin administrativa, creando oportunidades de

desarrollo, tanto individual como institucional. 7. Algunos documentos son tangibles lo que beneficia directamente a su manipulacin para

su uso. 8. Los documentos pueden encontrarse por pieza documental o asociados en agrupaciones,

como a nivel expediente, nivel serie y as sucesivamente, reflejando niveles jerrquicos para su ubicacin fsica y conceptual dentro del campo de los archivos.

9. Unicidad o condicin de originales. Son ejemplares nicos y originales, al ser creados

como soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un organismo como prueba de o testimonio, el documento viene a ser condicionado por aspectos tales como: integridad, autenticidad, tradicin documental.11

Funcin

La funcin de los documentos en cualquier administracin, ha estado condicionada por los fines y objetivos por los cuales fueron creados. A continuacin se menciona brevemente, algunas funciones que conciernen a los documentos:

1. Los documentos son empleados para transmitir informacin en cualquier presentacin, textual, sonora, audiovisual, etc.12

2. Probar, testimoniar y dar fe de algn hecho mediante la informacin sustentada en el

propio documento13.

7 ISLAS Prez, Mara Estela. La archivstica en Mxico, Serie formacin archivstica. Puebla: RENAIS Universidad Autnoma de Puebla, archivo histrico, 2003. P.45 8 NACIF Mina, Jorge y Murgua Aguilera, Ramn. Valoracin de Archivos. Op. Cit. P. 21 9 Ibidem. P. 45 10 Ibid. 11 MOLINA Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria. Op. Cit. P. 21 12 ISLAS Prez, Mara Estela. Op.Cit. P.6 13 VZQUEZ Murillo, Manuel. Manual de Seleccin Documental.2. Edicin. Colombia: A.G.N. Repblica de Colombia, 1992. P.36

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3. Facilitar la comunicacin permitiendo la retroalimentacin en actitud de compartir objetivos comunes y logros14

4. Ser un medio de utilidad que permita el logro de gestiones administrativas, hasta llegar a

su resolucin, contribuyendo progresivamente al fortalecimiento y crecimiento de la entidad gestora.

Importancia

Difcilmente puede precisarse en una cuantas lneas la importancia que tienen los documentos, no solo a nivel archivstico o institucional sino tambin a nivel social. La importancia esta dada en lo siguiente:

1. En primer termino, porque a partir de su acumulacin natural, permite la constitucin de los archivos.

2. Permite mediante su uso cumplir cabalmente con el cumplimiento de las obligaciones

que tienen los individuos u organizaciones. 3. El hombre ha utilizado el documento como medio de su entera confianza para respaldar

y sustentar sus decisiones, en un marco textual, de esta forma procura mantener el control de las situaciones presentes y anteceder a las futuras.

4. A travs de su uso ha permitido la comunicacin entre distintas formas de organizacin

del hombre. En reflexin, la importancia de el documento para el hombre como individuo, en su colectividad mediante organizaciones, instituciones, etc., es trascendental, por que no solo ha contribuido al desarrollo de actividades atadas a un crecimiento constante y direccional, como repentinamente es comn pensar; si no ms bien, ha permitido la formacin del conocimiento como tal, as mismo su continuidad a travs de generaciones sociales. 1.2 EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO El documento a lo largo de su existencia pasa por fases o etapas que le permiten adquirir su propio desarrollo, cada una de estas etapas se caracterizan por el trato y la determinacin de procesos archivsticos logrados para ofrecer albergue a la documentacin, en tiempos determinados, de acuerdo al uso y vigencia que se le de en cada momento. Si bien estas etapas se encuentran intercomunicadas a fin de coexistir en equilibrio para formar y sustentar lo que denominamos ciclo vital del documento. Este ciclo es definido como el desarrollo consecuente entre las fases por las que atraviesa el documento; fase activa que concierne a la Unidad de Archivo en Trmite, fase semiactiva que corresponde a la Unidad de archivo en Concentracin y finalmente la fase inactiva que compete a la Unidad de Archivo Histrico. El criterio para determinar cada una de estas etapas es determinado por la vigencia documental que es la fuerza que tiene un documento de archivo para obligar, testimoniar e informar15 en

14 Ibid 15 VZQUEZ Murillo, Manuel .Op. Cit. P. 23

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oportunidades de tiempo, espacio y forma que exija la actividad institucional, adems la vigencia puede determinarse dentro de los siguientes aspectos: Vencimiento del plazo establecido en el documento, la produccin de nuevos documentos que modifican o anulan el anterior o simplemente por que desaparece el objeto fsico que da razn de ser al documento,16 y tambin al uso administrativo que se le concede en cada momento, a manera de continuar con las actividades en funcin de la entidad, en pocas palabras cumplir cabalmente con el propsito de creacin de la entidad. El ciclo vital del documento ha venido adquiriendo distintas interpretaciones archivsticas llegando a coincidir en la opinin, que es un modelo estrictamente insustituible para la vida de los documentos en el archivo, por tanto, es as como a continuacin se presentan diferentes criterios sealados por los siguientes autores:

Wiffels. En 1972, plante su teora de las tres edades, sustentndolo en que los documentos no son algo muerto o inactivo, sino que tienen vida propia17. Wiffels seala que las tres edades del ciclo vital del documento las hace corresponder, pues con tres tipos de archivos:

1. Edad Archivo de oficina o primera etapa concierne a que los documentos se encuentran en su etapa de vida activa y reflejan valores primarios (administrativo, legal o fiscal). 2. Edad Archivo central o tambin conocido como archivo intermedio, esta es la segunda etapa en la cual el documento se encuentra en su fase semiactiva y a medida del transcurso de los aos va perdiendo su valor primario, empieza a surgir el valor secundario, la frecuencia de consulta por parte del organismo creador para usos administrativos comienza a decrecer.

3. Edad Archivo Histrico o tercera etapa, despus de perder los valores primarios, los documentos conservan valores permanentes que son los valores secundarios (Evidencial, testimonial e informativo) y es as para uso e inters social que son considerados como fuentes de cultura, que apoyan a investigaciones cientficas y a las diferentes ciencias del saber en la apreciacin de estos valores.

De acuerdo con Antonia Heredia Herrera, son tres las edades que conforman el

ciclo vital del documento:

La primera etapa refleja el proceso de gestin en las oficinas generadoras referido a la circulacin y proceso de tramite en busca de respuesta o solucin para el asunto que se ha iniciado, el aspecto peculiar de esta etapa esta concedida por la consulta frecuente de los documentos, as como la adquisicin de valores primarios.

16 VZQUEZ Murillo, Manuel. Administracin de documentos y archivos, planteos para el siglo XXI. Colombia: Alfagrama ediciones, octubre 2004. P. 41 17 HEREDIA Herrera, Antonia. Archivstica General Teora y Prctica. 0Espaa: Diputacin de Sevilla, 1991. P.173

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La segunda etapa consiste en que una vez recibida la respuesta a solucin del asunto o expediente pasa a la guarda precaucional, esta fase es llamada intermedia por que los valores primarios van decreciendo dando paso a la adquisicin de valores secundarios. La tercera etapa: La documentacin asume valores permanentes con los valores secundarios su archivacin y conservacin es permanente. 18

De acuerdo con el Archivo General de la Nacin (A.G.N), las etapas del ciclo de vida

por el que atraviesa el documento son las siguientes:

Fase de actividad o vigencia administrativa: aqu los documentos son recibidos o producidos por la entidad con la intencin de ser elemento activo que emprenda una accin en atribucin de las funciones propias de la entidad. Es entonces que la documentacin adquiere valores primarios: administrativo, jurdico o fiscal, su frecuencia de uso y consulta es propiamente institucional y esencial para la toma de decisiones, posteriormente se realiza la valoracin primaria y simultneamente el expurgo a manera de preparar la documentacin a la transferencia primaria y situarla en la fase semiactiva.

Fase semiactiva, el documento conserva sus valores primarios: administrativo, legal o fiscal, su uso es ocasional e institucional, aqu se conserva la documentacin con un plazo precautorio para despus realizar la valoracin secundaria; en la realizacin de esta misma hay que decidir entre depurar o conservar permanentemente la documentacin y as disponer de esta para realizar la transferencia secundaria. Fase histrica, el documento ha perdido sus valores primarios para la institucin pero han adquirido valores secundarios: Evidencial, testimonial e informativo, que describe el desarrollo de hechos de la institucin y sirven para su constante comprobacin y comparacin de hechos pasado en situaciones presentes. El destino de la documentacin en esta fase es para la conservacin permanente exclusivamente para su tratamiento, conservacin, difusin y uso de carcter social, econmico, poltico y cultural.19

Enfatizar en el Ciclo vital del documento y especialmente en su mutua relacin con el Catlogo de Disposicin Documental, permite acordar lo siguiente: Ambos estn ligados a las tres etapas del documento, ms sin embargo el primero se conceptualiza a nivel teora o principio fundamental de la propia archivstica, y el segundo es un instrumento de control que ayuda a nivel operacional, y que mediante su contenido informativo, permite programar las actividades archivsticas de conformidad a cada Unidad de Archivo correspondiente, en lapsos de tiempo y as hasta llevar a cabo las transferencias, las cuales permitirn el paso de la documentacin de una cierta unidad de archivo a otro, estableciendo a su vez mutua comunicacin entre ambas.

18 HEREDIA Herrera, Antonia. Op. Cit. P.174 19 ALDAY Garca, Araceli. Op. Cit. P. 29

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1.3 LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE ACUERDO AL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO El Ciclo Vital del Documento, se puede decir que este es uno de los temas ms defendidos y legtimos de la Archivonoma y bien ante esta importancia es pertinente partir con alguna explicacin. Retomando un poco varios autores en materia el ciclo vital del documento viene a ser interpretado como un conjunto de procesos distribuidos en etapas o procesos diferentes como lo son (fase activa que le compete al archivo de trmite, fase semiactiva al archivo de concentracin y por ltimo fase inactiva al archivo histrico), mismas que se encargan de analizar al documento desde su nacimiento o recepcin en sus distintas acepciones a lo largo de su vida hasta su destino final, adems se caracterizan por mantener un orden determinado, haciendo posible la retroalimentacin de nuevos y nuevos documentos Atendiendo lo anterior, se describen en forma somera las unidades de archivo de Trmite Concentracin e Histrico.

1. Unidad de Archivo de trmite Este es el archivo que administra la fase activa del documento, esta, como su nombre lo indica se refiere exclusivamente al perodo que va desde el momento en que el documento es recibido o generado para cumplir ciertos fines administrativos, hasta el momento en que el documento en forma de expediente relacionados con otros documentos que traten del mismo asunto, propicien la conclusin de los trmites de los que es producto20. Esta misma, adems de ser la instancia responsable de recibir, custodiar, clasificar, ordenar, catalogar y archivar los documentos de acuerdo al conjunto orgnico con el cual se han identificado, permite elaborar y establecer el Catlogo de Disposicin Documental, para lo cual su utilidad en esta unidad de archivo va a permitir indicar el momento en que ha de llevarse a cabo la valoracin primaria e identificar los valores administrativo, legal y fiscal. A grandes rasgos al realizar la valoracin primaria e identificar los valores de los documentos paralelamente, considerando la frecuencia de consulta y vigencia del documento, permite establecer y fijar los plazos de conservacin que son los perodos de guarda de la documentacin en los archivos de trmite, concentracin e histrico.21 Una vez agotado el tiempo de conservacin de los documentos en esta unidad, de acuerdo a lo prescrito en el Catlogo de Disposicin Documental, se lleva a cabo el anlisis y seleccin para realizar el expurgo y preparar la documentacin que as lo amerite para su transferencia primaria a la unidad de Archivo de Concentracin.

20 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Programa de Modernizacin Archivstica del Gobierno Federal. Mxico: A.G.N., junio 1987. S. P. 21 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para el cumplimiento de los lineamientos generales para la organizacin y conservacin de archivos de las dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. Mxico: A.G.N, 2004. P. 13

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2. Unidad de Archivo de Concentracin

A esta unidad le concierne la segunda etapa de vida de documentos, tambin denominada fase semiactiva, en la cual se deben transferir los documentos provenientes de las unidades de archivo de trmite, que ya fueron seleccionados por su trmite concluido y su consulta espordica. La unidad de archivo de concentracin integra a su acervo con la mayor precisin y rapidez la documentacin que reciba, ordenando y registrndola topogrficamente mediante instrumentos de control a modo de ubicar conceptualmente y fsicamente la documentacin ante una solicitud. Por tanto, el sistema de ordenacin deber responder a las caractersticas y necesidades propias del archivo de concentracin. Esta unidad de archivo, deber continuar haciendo uso del Catlogo de Disposicin Documental previamente establecido, el cual deber indicar el momento en que deba realizarse la valoracin secundaria, dependiendo de los plazos de conservacin de la documentacin en esta unidad de archivo, puesto que parte de la documentacin va adquiriendo valores permanentes que sirven de evidencia, testimonio y como medio informativo. La valoracin secundaria que es la identificacin y aplicacin de los usos que los documentos tendrn para la investigacin cientfica y social en todos sus campos, as como la utilidad dentro de las fuentes de informacin de carcter nico o permanente22. El archivo de concentracin mediante la valoracin secundaria determina que documentacin puede pasar por la depuracin, que es el proceso final de los documentos que, por su irrelevancia informativa deban eliminarse. Esta eliminacin se efectuar garantizando la correcta evaluacin y disposicin de la documentacin, detectndose los valores secundarios, vigencia o prescripcin de cada uno de los grupos documentales de la institucin. Una vez realizada la valoracin secundaria y el proceso de depuracin, se conservan nicamente los documentos que reflejan los valores secundarios, mismos valores que debern ser establecidos en el Catlogo de Disposicin Documental con sus respectivas series documentales, para dar pauta a la transferencia secundaria al archivo histrico y sean resguardadas por esta unidad de archivo.

3. Unidad de Archivo Histrico Corresponde a la tercera etapa de los documentos dentro del ciclo vital o tambin se le denomina fase inactiva del documento a el se transfiere la documentacin del archivo de concentracin para su conservacin permanente. Sus fondos estn constituidos por unidades simples como lo son los documentos o por unidades compuestas como los expedientes y as hasta las series documentales o subseries dependiendo del nivel de identificacin de los documentos, mismos propios del archivo de concentracin. Este archivo se integra a partir de documentos que han sido evaluados para su conservacin permanente de acuerdo a lo prescrito en el Catlogo de Disposicin Documental. En este sentido estricto esta unidad es formada con documentacin que ha llegado al fin de su vida administrativa para iniciar su valor con carcter histrico.

22 VZQUEZ Murillo, Manuel. Administracin de documentosOp. Cit. P. 49

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Por otro lado, hablar del archivo histrico obliga a mencionar su importancia con las siguientes funciones:

a) Incorpora rpida y correctamente a su propio acervo documentacin que recibe reconstruyendo en la mayor precisin su identificacin e integracin al grupo orgnico donde se cre y desarrollo el documento.

b) Realiza la descripcin del material documental que conserva a travs de registros que

sirven como instrumentos de consulta y control. c) Garantiza la conservacin de la documentacin a travs de medios de reproduccin y

lineamientos que aparecen y facilitan la consulta documental. d) Establece medios de restauracin que apoyan la conservacin documental e) Permite la difusin, el control de la existencia documental.

De esta forma se describen las unidades de archivo aunque Lo importante no es solo que se haya podido acuar el concepto del Ciclo Vital del Documento, propiciando el paso de los documentos por distintas fases o edades. Lo fundamental es que a partir de dicho enfoque se han podido precisar mejor las caractersticas de servicio archivsticos23. Por ltimo, no hay que olvidar que el documento es el ncleo del ciclo vital del documento y que gracias a el mismo, y en la necesidad de conservarlo, organizarlo para facilitar su consulta, el archivista pudo darse cuenta de la imperante necesidad de elaborar un instrumento de control documental, como en repetidas ocasiones se ha mencionado. El Catlogo de Disposicin Documental. Ahora bien, una vez establecido el Catlogo, el archivista y funcionarios de la entidad podrn trabajar constantemente en la elaboracin y diseo de polticas como, la mejor va, para lograr en lo mayor posible la eficiencia de los servicios archivsticos, reforzando el rendimiento en los procesos administrativos encaminados al crecimiento organizacional. Regresando al tema principal, el objeto de estudio es el Catlogo de Disposicin Documental, y especficamente de acuerdo con su funcionabilidad dentro de las unidades de archivo va a permitir enfatizar en lo siguiente: Este instrumento esta presente en las tres unidades de archivo, aunque tenga mayor auge y participacin en las unidades administrativas como lo son el Archivo de Trmite y parcialmente el Archivo de Concentracin, no significa que disminuya su participacin en la Unidad de Archivo Histrico, esto es simplemente, por que representa la etapa final del ciclo vital del documento y es la meta a la que ha de llegar exitosamente la documentacin que as sea considerada y a partir de este momento se permita dar paso a la retroalimentacin de forma continua. 23 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Programa de Modernizacin Archivstica del Gobierno Federal. Op. Cit. P. 13-16.

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1.4 VALORACIN DOCUMENTAL. La valoracin documental le compete a la ciencia archivstica, porque permite mediante un proceso metodolgico establecer y/o asignar valores al documento en tiempo y espacio, la valoracin documental permite avanzar en la organizacin y desarrollo de la vida de los archivos como punto de anlisis. La valoracin documental esta concebida como el anlisis y estudio minucioso que se aplica a los documentos para determinar su utilidad a lo largo de su ciclo de vida con la finalidad de asignarle tiempo y espacio de conservacin o eliminacin24. La determinacin del valor de un documento de archivo, es una operacin de juicios en los que previamente se han de establecer patrones o normas de valor considerando en un todo a la sustancia y el significado que el documento proyecta para el organismo que lo ha generado. Los valores que presentan los documentos son valores primarios que son tiles para la propia dependencia gestora y los valores secundarios considerados en la mayora de los casos por la utilidad social que puedan tener. A este apartado se suman caractersticas, ventajas y desventajas que pueden identificarse en el proceso de esta actividad archivstica: Caractersticas

La valoracin documental pretende determinar la utilidad que el documento tendr para la administracin del rgano creador.

El proceso de valoracin se encuentra basado en normatividad idnea en materia de

archivos.

Permite a partir de su realizacin disear polticas y programas de control a manera de mantener ndices de calidad y efectividad en el proceso archivstico.

Es un acto absolutamente analtico, y es llevado a cabo por la Comisin Evaluadora que

es integrada en primer instancia por los funcionaros competentes de la entidad gestora y por el archivista que en coordinacin mutua manejen y establezcan en contexto de conviccin lo que ha de realizarse.

La valoracin se apoya en el Catlogo de Disposicin Documental, estableciendo

perodos uniformes para la disposicin de la documentacin. Ventajas

En la realizacin frecuente y oportuna evita el mantenimiento de documentos obsoletos en grandes volmenes, que obligan a la asignacin de recursos innecesarios para su guarda.

24 ALANS Boyzo, Rodolfo y Valverde, Jorge Luis. Polticas para la valoracin y seleccin de documentos oficiales concepto y experiencias en el Estado de Mxico. Serie Informacin de archivos VII Congreso Nacional de Archivos. Mxico: A.G.N., 1994. P. 5

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Coadyuva incondicionalmente en relacin mutua con el ciclo de vida del documento mediante el establecimiento de plazos de conservacin de los documentos en cada una de las unidades de archivo y posteriormente la determinacin de la transferencia o eliminacin.

Desventajas

Si no se realiza una valoracin adecuada mediante el anlisis exhaustivo de los documentos, se puede correr el riesgo de eliminar aquella documentacin til para la institucin.

Es importante poner mayor nfasis en instrumentos normativos que regulan la valoracin,

pero el problema surge cuando estos son actualizados o reformados, por tanto los criterios de valoracin deben atender a esto.

La valoracin se realiza en dos momentos del ciclo vital del documento la valoracin primaria en el archivo de trmite y la valoracin secundaria en el archivo de concentracin, que es el tema que a continuacin se abordar. 1.4.1 Valoracin Primaria La valoracin primaria es llevada a cabo en la Unidad de Archivo de Trmite, y para hacerla posible, es necesario el anlisis minucioso del contenido de la documentacin a fin de contar con el conocimiento general del tipo de documentos que apoyan y reflejan las actividades administrativas de la entidad. El juicio del valor primario tiene como objetivo principal establecer la tabla de retencin, 25 ahora conocido como Catlogo de Disposicin Documental que es utilizado como un patrn a seguir para controlar perodos preestablecidos de la vigencia documental y lograr as la efectividad de las funciones en los archivos. As tambin identificar los valores primarios inmediatos de los documentos para disponer de ellos en base a lo definido. Hay que empezar por mencionar la definicin de la Valoracin Primaria: Es la identificacin y determinacin de los plazos y modalidades de los usos de los documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan26 En el desarrollo de la valoracin primaria son identificados valores como: administrativo, legal o fiscal de acuerdo al contenido y uso que se le adjunte al documento dentro de su participacin en la administracin. Los valores integrados en este apartado son:

Valor administrativo se presenta en los documentos que tienen vigencia acotada por plazos de prescripcin, este valor se comporta paralelamente coincidiendo con otros valores en esta primera etapa las caractersticas peculiares de los documentos es de ser primario y nico, producto de la gestin administrativa encomendada a un organismo u oficina, en virtud de un reparto previo de funciones y competencias. Expresamente dicho es el resultado y materializacin de actividades realizadas por el rgano administrativo competente.

25 VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Como seleccionar documentos de archivo .Op. Cit. P. 145 26 ALDAY Garca, Araceli. Op. Cit. P. 40

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Este valor determina el plazo necesario para que el trmite o la actividad con la que se relacionan los documentos pueda ser concluida, mediante el anlisis de los perodos de trmite, frecuencia de consulta y normas de prescripcin aplicables. La gestin administrativa produce documentos uno a uno con el paso del tiempo, tal produccin es sucesiva de documentos que viene en series documentales, para el establecimiento de las mismas hay que considerar elementos fundamentales como al sujeto productor que es el elemento de la organizacin y el tipo documental que refiere al elemento funcional27

Valor legal lo contienen aquellos documentos de los cuales se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn. Su anlisis e identificacin se relaciona con la legislacin aplicable que acredite derechos u obligaciones jurdicas, as como el plazo de prescripcin de estos derechos y obligaciones.28

Valor fiscal y contable es el valor que contienen aquellos documentos que sirven de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias y pueden servir de explicacin y/o justificacin de operaciones destinadas al control presupuestario29

Una vez realizado el juicio de valor primario se determina y asigna la importancia del documento y su tiempo de disposicin documental. En otros casos la carencia de valores en los documentos siendo eliminados mediante el expurgo. La documentacin es preparada para su transferencia primaria: Esta se lleva a cabo cuando la documentacin ha cumplido su plazo de permanencia en el archivo de trmite y esta lista para ser transferida al archivo de concentracin. 1.4.2 Valoracin Secundaria Este valor secundario es llevado en prctica en la Unidad de Archivo de Concentracin y nace una vez agotado el valor primario en los documentos y a esto, es importante desenvolver el trmino de valoracin secundaria para apreciarlo y concebirlo de la siguiente manera: Como la identificacin y aplicacin de los usos que los documentos tendrn para la investigacin cientfica y social en todos sus campos, as su utilidad como fuente de informacin de carcter nico y permanente30. Los valores reconocidos en esta valoracin secundaria son los siguientes:

Testimonial Es el valor de los documentos que reflejan la evolucin y los cambios ms trascendentales que ha tenido la institucin.

Valor informativo Refiere al inters de informacin contenida en el documento como medio que propicia datos a la institucin31 Estos Documentos reflejan fenmenos sociales y/o institucionales. Valor Evidencial El trmino de valores evidnciales refieren a la cualidad de la evidencia que contienen los documentos.

27 CONDE Villaverde, Ma. Luisa. La gestin de documentos en la administracin. Espaa: ANABAD.XXXIII. P.42 28 ALDAY Garca, Araceli Op.Cit. P. 41. 29 CRUZ Mundet, Jos Ramn. Manual de archivstica. Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez.1999. P.103. 30 ISLAS Prez, Mara Estela Op. Cit. P.137 31 MOLINA Nortes, Juana Op. Cit. P.29

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La cualidad de la evidencia de los archivos ha sido destacada desde la antigedad como los juristas dicen: hacen plena f. [] tomando de referencia a JENKINSON observa toda la metodologa de la archivistas se basa sobre la santidad de la evidencia de sus archivos. Como documentos constituyen realidad parte de los tramites mismos, que resultan peculiarmente autnticos e imparciales contenido segn JENKINSON ellos tiene una estructura, una articulacin y relacin natural entre s que son esenciales para comprender su sentido. Esta cualidad archivstica perdura inalterada solamente mientras perdure su forma y relaciones materiales se mantienen32 Retomando de nuevo el tema, el valor secundario que posee el documento, revela el origen, organizacin y desarrollo de los organismos pblicos o privados que los generan. Una vez identificados los valores secundarios, mediante el anlisis y seleccin se determinan que documentos son eliminados mediante la depuracin. Estos tres valores son producto de una delicada operacin intelectual, que mediante la determinacin de valores secundarios permite el conocimiento de, las actividades que marcaron, en tal importancia el pasado pues se convierten en fina base de estudiar, analizar para comprender los momentos actuales del desarrollo humano en todas las ramas del saber y as ser hasta que el hombre dicte lo contrario a la supervivencia de estos documentos. A manera de recapitulacin, llevar a cabo la valoracin documental peridicamente, con el personal adecuado, de acuerdo al Catlogo de Disposicin Documental y un mtodo adecuado y pertinente, multiplica los beneficios, por ejemplo: Disminuye la sobresaturacin de las unidades archivsticas y permite su adecuacin para el recibimiento de la documentacin, facilita la actividad administrativa, coadyuva a situar conceptualmente y fsicamente con mayor grado de precisin la documentacin, posibilita su mayor control y custodia, lo que hace ms eficiente el servicio de prstamo y consulta. 1.4.3 Anlisis y seleccin documental Los procesos de anlisis y seleccin documental constituyen una pieza fundamental dentro del ejercicio archivstico, por que insustituiblemente apoya en el seguimiento del ciclo de vida del documento, permitiendo la retroalimentacin y obteniendo resultados favorables para la entidad gestora. Por ello las ventajas de la aplicacin sistemtica de los procesos de valoracin y seleccin documental solo pueden ser apreciadas en la perspectiva de desarrollo documental como un todo, debern verse como un proceso organizado y preciso tanto en sus propuestas, gestiones, respuestas y aspectos operativos, como en sus funciones y objetivos33 Mediante el anlisis documental pronto surgiran dudas y controversias referentes a la aplicacin de la valoracin, la mejor forma de trabajar es seleccionar la documentacin por pieza documental o por series, llevando a cabo una evaluacin para garantizar un mnimo margen de error, evitando juicios de valor subjetivos.

32 T. R, Schellenberg. Principios Archivsticos de la ordenacin. Serie de informacin de archivos n. 6. La habana: Archivo Nacional, 1957. P.13 33 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. VII Congreso Nacional de Archivos. Serie informacin de archivos n.35. Mxico: A.G.N., S/A. P. 241.

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Preferentemente para comenzar a emitir juicios de valor se ha de considerar la inherente relacin existente entre la documentacin, funciones y estructura que reflejan el organismo que los gener, en palabras especializadas dentro de la Archivstica el principio de procedencia. El anlisis y la seleccin son mtodos aplicables para la asignacin de valores y as desarrollar con eficiencia y oportunidad la planeacin de servicios archivsticos, evitando la saturacin de documentos, reflejando la organizacin y desarrollo de la vida de los archivos como punto de partida. En el proceso de anlisis y seleccin documental se deben considerar aspectos tales como:

Establecer la procedencia institucional del grupo documental, con la finalidad de reconstruir la historia de la institucin de tal manera permitir conocer cuales son los objetivos y funciones, as como los cambios estructurales que ha tenido el organismo durante su vida.

Determinar la magnitud del volumen de la documentacin para conocer y disponer del

espacio que se liberar. Por lo general, se emplea el sistema de muestreo para fondos o secciones documentales muy grandes.

Precisar la tipologa de los soportes materiales que contiene la informacin del grupo

documental.

Situar conceptualmente al documento en su jerarqua de con respecto al conjunto documental al que pertenece.

Apoyarse en los elementos descriptivos con los que se cuenta

Vigencia de la informacin a partir de la actividad comunicativa. Aplicar la valoracin

buscando que la informacin tuviese evidencias acerca del origen, organizacin y desarrollo del organismo gestor.

Esto permitir establecer el destino final de la documentacin, al atribuir su utilidad social y si fuese cierto preparar el traslado a la siguiente unidad archivstica o en caso contrario otorgar su destino final, como la baja definitiva a travs de la depuracin.

Otros elementos que se deben de tomar en consideracin para el anlisis y seleccin documental son:

El grado en que los documentos reflejen objetivos y funciones sustanciales del organismo

productor. La documentacin producida por diferentes niveles jerrquicos a fin de recoger acciones

administrativas a su resolucin circulando a diferentes reas para su resolucin.

Relevancia social de los fenmenos que reflejan los documentos, como fortalecimiento y abundancia en investigaciones de inters social.

Existencia de duplicados certificando los valores que procuran su permanencia en la

unidad de archivo.

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Confiabilidad de la informacin, en carcter disciplinario, que las fuentes de informacin no presenten alteraciones de datos.

Cuando no se realiza la valoracin documental, ni tampoco el anlisis y la seleccin documental, normada peridicamente, mediante el Catlogo de Disposicin Documental, se crea un escenario perfecto para que surga el tan comn denominado fenmeno de la explosin documental, acompaado principalmente por la saturacin y crecimiento de documentos sin control. 1.5 EXPLOSIN DOCUMENTAL La falta del Catlogo de Disposicin Documental en las decisiones y programas de accin diseados en cuestiones de valor que se atribuye a la documentacin concebida en la razn de ser de los organismos, es fuente exacta para generar el desmedido crecimiento de la documentacin. La mayora de los archivos pblicos mexicanos se caracterizan por ocupar considerables espacios para la guarda de la documentacin que a su vez en un alto porcentaje ya no tienen ningn uso y son conservados por distintas razones en las cuales se mencionan:

1. Falta de polticas y mecanismos adecuados para decidir el destino final de los documentos. Es decidir que la conservacin definitiva esta determinada por la falta de elementos de carcter normativo, ms que por el valor histrico que pudieran contener los elementos.

. 2. Una de las actividades ms urgentes e inmediatas que el personal de archivo no realiza,

como precaucin, para controlar la produccin de la documentacin es sin duda El expurgo que consiste en retirar documentos simples, duplicados dentro del expediente, conservando solo los de inters inmediato y til para las actividades administrativas.

3. El congestionamiento de documentos no solo, el uso y destino de recursos que pudieran

haberse evitado en su momento, pues vuelve tediosa y estresante la tarea de dar mantenimiento a ese cmulo documental.

4. El volumen documental va creciendo y exigiendo espacios para su conservacin.

Este desorden dentro de las unidades de archivo puede evitarse si se da seguimiento y se cumple oportunamente con lo establecido en el Catlogo de Disposicin Documental, de tal forma que enriquece el funcionamiento y control de las unidades de archivo ofreciendo mltiples beneficios, de manera superficial con el apoyo del Catlogo puede obtenerse lo siguiente:

Existe un ambiente agradable dentro de las reas archivsticas, por el orden que se mantiene, lo que permite desarrollar las funciones eficientemente.

Existe una gran probabilidad de tomar decisiones sustentadas en responsabilidad de

algo probado y establecido como respaldo de una decisin. Apoyarse en el Catlogo de disposicin Documental, peridicamente coadyuva y

elimina la posibilidad de creacin de documentacin sin control.

La optimizacin de recursos puede ser llevada a cabo en situaciones pacificas con un control.

Permite la actualizacin de instrumentos de control archivsticos.

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Una de las soluciones ms habituales es la destruccin masiva de documentos como producto de decisiones arbitrarias para solucionar espontneamente problemas de espacio, esta actividad desordenada no solo priva a los archivos de documentos que tienen valor permanente, sino que tambin priva a los organismos en cuestin de material de apoyo que podrn necesitar en tiempos futuros como testimonios de la evolucin de su organizacin, rgimen, programas y operaciones en el pasado, como precedente en la elaboracin de nuevos programas, El nico antdoto para este tipo de retirada irracional es un procedimiento racional en el que se tenga en cuenta no solo las necesidades futuras del organismo correspondiente, sino tambin de las instituciones del archivo pblico 34 Los momentos difciles que siempre estarn presentes al llevar a cabo el anlisis y seleccin son, decidir cundo? y por qu? desechar la documentacin de las unidades de archivo, as como diferenciar entre lo que es til de lo que no lo es, hasta que la documentacin se encuentre lista para realizar su transferencia, para que esta continu con su ciclo de vida. Si estas actividades no se realizan a tiempo puede crearse La explosin documental que sin duda en el pas, es un hecho que enfrenta el Estado, con un problema cada vez ms grande la sistematizacin racional de la informacin generada por su propio crecimiento, puesto que la administracin pblica mexicana se caracteriza por su ingerencia en el desarrollo integral de la sociedad a travs de la direccin y regulacin de principales normas en materia promovidas para el ejercicio de la administracin de documentos. El congestionamiento de documentos no solo provoca el uso y destino de recursos que pudieran haberse evitado en su momento, pues vuelve tediosa y estresante la tarea de dar mantenimiento a ese cmulo documental. El volumen documental va creciendo y exigiendo espacios para su conservacin, lo que puede generar la perdida de control y disminuir la funcionabilidad en los archivos. A manera de recapitulacin, mencionar la palabra de Catlogo de Disposicin Documental, permite asociarlo con una infinidad de procesos que permiten su materializacin, pero especficamente este Catlogo coadyuva y es de gran utilidad para las tres unidades de archivo que en trminos generales conforman el ciclo de vida del documento. El Catlogo de Disposicin Documental es un instrumento insustituible para el quehacer archivstico, debido a que en el se presenta informacin previa y sistematizada de los documentos que se encuentran a disposicin bajo criterios archivsticos. Por tanto este catlogo permite su constante consulta, de tal manera que permite la seguridad en la toma de decisiones importantes para el buen funcionamiento de los archivos. En el siguiente captulo se describe en forma detallada el concepto y caractersticas generales del Catlogo de Disposicin Documental con el propsito de ampliar su competencia y metodologa aplicada en los archivos.

34 UNESCO. Revista de la ciencia de la informacin bibliotecologa y archivologa._________. P. 218.

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CAPTULO 2 EL CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL 2.1 ANTECEDENTES. En el captulo anterior se hizo mencin de la naturaleza del documento, sus propiedades y funciones, as como de los principios bsicos que fundamentan su organizacin y utilidad en cada una de las unidades de archivo. Tambin se mencion el uso del Catlogo de Disposicin Documental en el diseo de planes que deben esquematizar todos los procesos archivsticos, para lograr una correcta organizacin de documentos y garantizar la solucin a todo problema susceptible de generarse en las unidades de archivo, esto hace posible formar un perfil ideal y alcanzable para la operatividad de los archivos. Lo anterior indica llevar a cabo bsquedas continuas de control documental enriqueciendo los programas de gestin de documentos, pero esto, aun no es suficiente, para una sociedad moderna y en constante desarrollo. Cabe sealar que dentro de las unidades de archivo, en el desempeo de sus funciones surgi la necesidad de apoyarse en un instrumento de control, que a travs de su informacin contenida, indicara la pauta y el momento en que deban llevarse a cabo ciertas decisiones para la conservacin o eliminacin de los documentos, constituyendo as un proceso continuo y secuencial del ejercicio archivstico fortaleciendo con esto, la buena organizacin de las unidades archivsticas, sin dar ms referencias, esta mencin esta dada al Catlogo de Disposicin Documental, al que es necesario situarlo dentro del contexto de su historia, a manera de identificar a grandes rasgos, su origen y desarrollo a lo largo de esta disciplina. La archivstica se ha venido acuando, en pluriculturalidad de ideas, analogas, necesidades, especulaciones en materia de archivos entre otros, los cuales se han identificado principalmente en dos modelos de gestin de documentos: El modelo europeo, el norteamericano y derivados de estos el modelo mexicano, ambos se desarrollaron en visin al fortalecimiento de la organizacin, conservacin, uso y preservacin de los documentos.35 El modelo europeo Se encuentra integrado por la heterogeneidad en ideas de diferentes pases tales como: Espaa, Holanda, Francia, Alemania, Italia entre otros; iniciando su gestacin archivstica con la influencia de antiguas civilizaciones como Grecia y Roma en donde nace y prevalece la conviccin e inters de conservar y custodiar documentos con valor, producidos por la administracin pblica mediante polticas para su organizacin y acceso para su consulta; gracias a esto y a la utilidad significativa de los documentos al paso del tiempo, se pudo escribir y concebir a Grecia como la cuna de las civilizaciones; con el transcurso de los aos surgieron nuevas expectativas y formas de trabajo archivstico, as tenemos el nacimiento de la registratur cuyo origen se sita en la segunda mitad del siglo XVI en Alemania, momento en que los mtodos administrativos vigentes durante la edad media se transformaron completamente36; los documentos eran sujetos a la registratur, este sistema fue empleado tradicionalmente en la gestin de documentos, para su mejor comprensin, la registratur, es entendida como sistema complejo de organizacin para toda la documentacin caracterizada por la posesin de expedientes, figurando consecuentemente que la piezas recibidas o enviadas son registradas por 35 LLANSO I San Juan, Joaqun. Definicin y anlisis de modelos.: Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, enero 1994. p. 142-155 36 Ibid.

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la institucin con identificacin del expediente, siendo organizado al cuadro de clasificacin37, este proceso en un archivo hace posible establecer un cuadro previo de clasificacin general. Deteniendo un poco el tema, aqu se identifica uno de los elementos de primera necesidad para el Catlogo de Disposicin Documental sujeto a la identidad que deba poseer el documento al recorrer su trayectoria a lo largo de su ciclo de vida. Ms sin embargo, esto solo represent un avance para el mejor manejo de los documentos. Ms an la creacin de documentos producto de las gestiones administrativas institucionales, demandaba el uso de recursos para su mantenimiento y asegurar las condiciones necesarias para albergar los que an seguan generndose, ante esta preocupacin hubo que distribuir los documentos equitativamente en cada una de las unidades de archivo de conformidad con los valores documentales, acompaados por la valoracin. Varias actividades y todas necesarias a la vez, esta situacin demando el uso de algn medio que les permitiera el control intelectual y operativo de estas, por pronto este deba ser de apoyo y valiosa utilidad para los archivos, y en solucin se tienen los Calendarios de conservacin (trmino utilizado por Cruz Mundet) Catlogo de Disposicin Documental cuyo origen de creacin no es precisado en ningn momento, la poca informacin que se obtiene del mismo, va de acuerdo a las circunstancias bajo las cuales operaban los sistemas administrativos de los archivos, y solo proporcionan una idea contextual de los orgenes del Catlogo de Disposicin Documental. Se cree que este se dio en la naturalidad del quehacer archivstico como una necesidad espontnea e inmediata para sistematizar organizadamente el conjunto de procesos a los que deban ser sujetos los documentos a lo largo de su ciclo de vida, esta fue una manera de valerse de recursos intelectuales para mejorar las operaciones en las Unidades de Archivo. A todo esto y a manera de resumen los procesos archivsticos y la oferta que ofrecan al mundo de los archivos en expresin cualitativa estaba dada en: partir de una base terica como el ciclo vital del documento, clasificacin por medio de la registratur, conservacin, anlisis valoracin y seleccin sujeto a la conservacin en mayor posible de toda la documentacin generada por la administracin en vspera de su utilidad social, as tambin la elaboracin de calendarios de conservacin, trmino con el que se le nombraba a lo que hoy se conoce como el Catlogo de Disposicin Documental, todo lo anterior fue concebido como un modelo archivstico cuya metodologa resultaba infalible, dirigido hacia la verdad archivstica y la fe que depositaban los archivistas en su uso. El modelo Norteamericano En la poca contempornea, a partir de la segunda guerra mundial el concepto de gestin de documentos comenz a utilizarse hacia la dcada de los 40` en algunos pases anglosajones principalmente Estados Unidos de Norteamrica para designar un conjunto de criterios y tcnicas nuevas relacionados al manejo de archivos administrativos con lo que consecutivamente venia a modificar algunos rasgos en la prctica archivstica, basados en necesidades reales latentes. Tales tcnicas y criterios buscaban sobre todo aumentar la eficiencia y reducir los costos de operacin de los servicios Archivsticos38.

37 Ibidem. P.142 38 AMPUDIA Mello, J.Enrique. Institucionalidad y Gobierno, un ensayo sobre la dimensin archivstica de la Administracin Pblica. Mxico: A.G.N, 1998. P.56.

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La administracin de los Estados Unidos tuvo que enfrentarse al crecimiento y diversidad de produccin acelerada de documentos, lo que es llamado explosin documental, mismos creados por la burocracia en gesto natural de un pas en vas de desarrollo, caracterizado por mantener estructuras administrativas muy complejas. La preocupacin radicaba en primer momento en la importancia de disponer de la informacin para explotarla con intereses econmicos y rentabilidad de la informacin, lo que necesariamente obligo a continuar con los procesos administrativos para dar auge a la supervivencia de la administracin y propiciar el desarrollo econmico del pas.

Esta situacin de la acumulacin excesiva de documentos y la impotencia de no tener alternativas de solucin aprobadas, signific problemas de estado, justificados por ser documentos propios de la administracin pblica en un contexto de participacin e intereses sociales, y en otro aspecto no menos importante al costo que requera el albergue de toda esa masa documental. En trminos prcticos represent un verdadero campo de accin por parte del estado que as convencido de lo que deba hacer y afrontar. Lo primero fue hacer un programa encaminado a la reduccin del volumen documental39 en base al anlisis de los documentos en el cual deban elegir aquellos deban conservarse de los que deban ser eliminados sin ocasionar alteraciones en los fondos y dar auge a la comprensin humana.

La manera de hacer lo correctamente lo anterior, fue la insercin del esfuerzo archivstico basado en la ideologa europea y al cuadro general de acciones destinadas al mejoramiento y descongestionamiento de documentos en las unidades administrativas40

La emergencia de la situacin requiri de un programa de Disposicin Documental que ameritara dar uso inmediato a todo ese cmulo de documentos, as como procurar su control y vigilancia operativa por medio de lo que ellos denominan Retention Scheduleeste trmino utilizado por Theodore Schellenberg, lo que trascripto a la modernidad en Mxico es el Catlogo de Disposicin Documental. The Retencin Schedule permita entre otras utilidades realizar un anlisis en prescripcin de los valores documentales y rescatar aquellos documentos que ameritaran su conservacin ayudando a la reconstruccin continua de la historia, en la expresin del tiempo e interpretacin del hombre y desechar los que no representan ningn valor. La tctica archivstica empez Tomando en cuenta la identificacin de los cuerpos de registro e identificacin del universo documental, asignacin de procesos en consideracin al ciclo vital del documento, lapsos de tiempo, descripcin de documentos41, as como Realizacin de listas de disposicin, este proceso permiti registra a expensas de conocer toda la documentacin albergada en las Unidades documentales, de igual manera, conocer su valor mediante el anlisis y seleccin, este mismo form el medio para confeccionar los calendarios de conservacin42conocidos como Catlogos de Disposicin Documental, en un inventario, organizado de acuerdo a la clasificacin de los fondos, en donde figuran cada una de las series documentales generadas por las distintas unidades administrativas que componen el organismo,

39 MARN Salguero, Gabino. La Disposicin en la prctica Documental. En Memoria IX Congreso Nacional de Archivos, los archivos en el umbral del siglo XXI. (1: 1997: Morelia, Michoacn.). Mxico: AGN, 2000. P.2 40 Ibidem. P. 3 41 SCHELLENBERG, Theodore Op.Cit. P. 128- 129 42 MOLINA Nortes, Juana y Victoria Leyva Palma.Op. Cit. P. 68

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siendo un medio informativo que permitiera conocer los plazos de permanencia de dichas series en cada uno de las fases de archivo43, compartida en un marco legal que parta de las autoridades superiores mediante la formulacin de normas internas, para que se puedan legitimar los procesos de evaluacin44

Aunado con la gestin de documentos en Norteamrica tambin el modelo denominado Qubec en Canad mantiene un papel de participacin, pendiente ante la situacin suscitada y el peligro que expone la explosin documental en la obstruccin y la ineficiencia de los servicios administrativos. Este modelo deba inclinarse por una alternativa evaluada, no para su solucin parcial en las reas de archivo, sino ms bien para su uso permanente expuesto en cada momento a ser mejorado a bien de los servicios al archivo en primer instancia y en consecuencia lgica al rendimiento administrativo de la entidad gestora.

Al igual que en Estados Unidos, la responsabilidad de administrar sus propios documentos recay autoritariamente en el gobierno, en Canad sucede lo mismo, la intencin del gobierno en materia de archivos se vio situada en el acuerdo a la Ley de Archivos en Qubec, Ley sobre los archivos sancionada el 21 de diciembre de 1983, el cual prev en sus artculos 7 y 8, que los ministerios y organismos gubernamentales debern elaborar un calendario de conservacin, nombre con que se le denomin al instrumento donde deberan estipular los tiempos de conservacin de los documentos y donde consecutivamente deban someterlo a la aprobacin del Ministerio de Asuntos Culturales para regular la forma de operar en los archivos, posteriormente el primero de mayo de 1985 sali publicado en la Gazette officielle du Qubec el reglamento sobre el calendario de conservacin, la transferencia, el deposito y la eliminacin de los archivos pblicos45, lo anterior para distinguir los documentos en desuso de los documentos histricos y dar vitalidad a las unidades de archivo. Haciendo un breve parntesis, el Catlogo de Disposicin documental ya era considerado dentro de las polticas gubernamentales en materia de archivo, respaldada en una normatividad que garantiza su xito en la utilidad de los archivos. Situacin que ms adelante se buscar en Mxico.

En resumen, indiscutiblemente existe una archivstica hbrida compuesta de dos corrientes ideolgicas de distintas naturalezas tales como la europea con su tradicional sistema archivstico fundamentado en la conservacin, de la mayor cantidad posible de todo los documentos producto del ejercicio administrativo de cualquier entidad, en base a su prescriptible ciclo vital del documento y en otro aspecto la ideologa norteamericana, nacida con la administracin de documentos que procura conservar solo aquellos documentos sustanciales y eliminar los que no presentan valor sin repercutir en lo ms mnimo en la integridad de la historia del pas norteamericanos.

Este momento de contraste en la vida de los archivos se convirti en una disyuntiva para lo europeos en trminos de descalificar la aportacin por la administracin norteamericana en sus archivos modernos o reformar la teora archivstica tradicional, esto se elev a encuentros de debates, lo que permiti el retroceso para el ajuste de algunos aspectos Archivsticos evitando el desequilibrio de la anatoma archivstica ya aprobada. De tal suerte que ambas ideas fueron reconocidas en la metodologa archivstica que existente hasta nuestros das. Esto permiti fundir tanto la problemticas archivsticas liberando soluciones de control en una de las herramientas archivsticas, el Catalogo de Disposicin Documental. 43 Ibid. 44 Ibid. 45 LLANSO I San Juan, Joaqun. Op. Cit. P. 131-132

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Lo que se present fue un panorama muy general acerca de la situacin histrica del Catlogo, que influenci a Mxico en materia de archivos, y posteriormente se decide dar secuencia a la jornada archivstica y decirlo tambin, a la utilidad del Catlogo de Disposicin Documental en sus archivos. El modelo mexicano

La archivstica Mexicana influenciada por dos corrientes profesionales, viene a cumplir un rol importante en la administracin de documentos celebrado cotidianamente dentro de la administracin pblica mexicana, se convirti en el estilo de vida para los archivos dado a su importancia y seriedad de control por parte de la poltica gubernamental, de tal forma se puede decir que El proceso de modernizacin archivstica se inicia en nuestro pas en 1969, con la creacin del Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo (COTECUCA), en el seno de la comisin de la administracin pblica de la Presidencia de la Repblica, los avances logrados hasta la fecha han sido muy importantes sobre todo a nivel tcnico y organizativo, en particular la creacin del Sistema Nacional de Archivos, como la instancia de coordinacin de los servicios documentales de nuestro pas y la constitucin del Archivo General de la Nacin como el rgano normativo del ejecutivo federal.46 Que del cual retoma mayor valor y formalidad en el mes de julio de 1980 cuando se dispone por acuerdo presidencial que el A.G.N. (hay que recordar que estas siglas refieren al Archivo General de la Nacin), sea la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal para el manejo de los archivos administradores e histricos de la administracin pblica Federal47A travs de obligaciones y concesiones otorgados al A.G.N. Busca hacer de su trabajo la excelencia suministrada en los archivo para su buen control y uso. A continuacin se presentan algunas atribuciones y obligaciones del propio A.G.N: Art. 3 en el ejercicio de sus atribuciones, el A.G.N realizar las siguientes funciones:

Efectuar los estudios y establecer las polticas y normas tcnicas a que se sujetaran las

dependencias y entidades del gobierno federal en materia de administracin de documentos y archivos.

Dictaminar sobre el destino final de la documentacin generada y conservada por la

dependencia y entidades del Gobierno Federal, una vez prescrita su utilidad administrativa, legal y contable, determinando de ser el caso su valor permanente.48

En cumplimiento con su manda el A.G.N. en coordinacin con el Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y el Archivo del Gobierno Federal iniciaron un proyecto de acuerdo presidencial sobre vigencias para la documentacin destinados a la unidades de archivo. Por medio de folletos tcnicos, public disposiciones acerca de la vigencia til, administrativa e histrica de la Administracin Pblica Federal con elaboracin de catlogos de vigencias, tablas de caducidades o instructivos para la depuracin de archivos49,instructivos para la 46 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Programa de modernizacin Archivstica del Gobierno Federal. Seminario de formulacin de asesores sobre el Catlogo de Disposicin Documental. Mxico: A.G.N, junio de 1987. P. 6 47 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Congreso Nacional sobre Administracin de Documentos y Archivstica. En Memoria de IV Congreso Nacional sobre Administracin de Documentos y Archivstica (4:1982: Aguascalientes, Mxico) Mxico: A.G.N, 1993. ( Serie; 29) .P.4 -6 48 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Reglamento de las atribuciones y funciones. Mxico: A.G.N, 1999.P.3 49 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Congreso Nacional sobre Administracin Op. Cit. P. 71 73.

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identificacin y valuacin de grupos documentales, manuales de polticas y procedimientos para el trmite y control de bajas, transferencias de la documentacin federal, entre otros.50 En el ao de 1999 el Archivo General de la Nacin public un folleto acerca de los Catlogos de Vigencia; cual pretensin era trabajar en dos aspectos de archivo: (Ver anexo 1)

Permitir conocer la informacin con que se cuenta, detectando las diferentes series documentales que se producen y reciben en una administracin estatal

Determinar su tiempo de vida til, flujo y depuracin a travs de un sistema de archivo,

hasta convertirse en informacin histrica, apoyndose en lo que hoy se conoce como el Catlogo de Disposicin Documental en el establecimiento de periodos de tiempo para la sistematizacin de actividades.51

De esta manera y en el seguimiento de las propuestas del Archivo General de la Nacin se impidi la acumulacin innecesaria de documentos obsoletos en los archivos, permitiendo a la vez la fluidez y obtencin oportuna de la informacin a manera de fortalecer el sistema de la administracin pblica. La difusin del Catlogo de Disposicin Documental (anteriormente conocido tambin como Catlogo de Vigencia entre otros nombres, fue dado as por la temtica central de su creacin y el objetivo de su uso); por parte del Archivo General de la Nacin solo necesito del acuerdo entre los representantes de diferentes dependencias de gobierno, as como asesores del ramo jurdico, para aprobar el famoso diseo del Catlogo y proponer a los responsables de la estructura archivstica de cada dependencia pblica con el propsito de llenarlo correctamente y hacer buen uso del mismo, para una mejor precisin en su interpretacin. 2.2 EL CATLOGO. Este trmino se definir en forma muy general y que ms adelante se relacionar con la Disposicin Documental para comprender por completo lo que es un Catlogo de Disposicin Documental. La palabra catlogo no es justamente ajena, con frecuencia se le nombra dentro del mbito cotidiano en el desempeo de las tareas del hombre. En consecuencia parecera ser comn y de fcil elaboracin cuando permite su acceso y manipulacin, pero no hay que pasar por alto que es producto de procesos en complicidad de un estado secuencia en la uniformacin de las labores archivsticas para finalizar en su concepcin en atribucin de valor de uso y grados de utilidad de los documentos. La palabra catlogo viene del latn catalogus y ste del griego (catlogos) lista, registro, enumeracin, relacin ordenada, derivado del prefijo (hacia abajo / en / sobre / hacia) y el verbo (lguein) recoger, juntar, ordenar, colocar ordenadamente, decir; significa enumerar, ordenar segn un principio o sistema, ordenar en forma de lista, hacer un listado, catalogar.52

50 Ibidem P. 74 51 PEREZ Campa, Mario. Catlogo de vigencia: vida til, administrativa e histrica de los documentos de la Administracin Pblica Estatal. Mxico: A.G.N, Coordinacin de Archivos Histricos, 1999. P.1-4. (Serie: Publicacin A.G.N; 7). 52 _______. foro de archivos [en lnea]. Mxico:, 2000 [citado 12 julio de 2005] Disponible en world wide web: http://culturitalia.uibk.ac.at/hispanoteca/Foro-preguntas/ARCHIVO-Foro/Catlogo.htm. 25 p.

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Por tanto, se sabe del latn catalgus, y este del griego. , lista, registro. De todo lo anterior se concluye lo siguiente: Catlogo. Relacin ordenada en la que se incluyen o describen de forma individual libros, documentos, personas, objetos, etc., que estn relacionados entre s.53 En especfico, la archivstica se ha valido de la utilidad del catlogo y le ha encomendado funciones explicitas en reconocimiento y gratitud al beneficio que traza su utilidad. De la misma manera se puede enunciar que el catlogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, as en sus caracteres internos como en los externos, las piezas documentales (documentos sueltos), documentos agrupados (expedientes)54, y sucesivamente tambin a las series documentales, etc. A manera de conclusin se puede decir que se presenta una definicin general de lo que es un Catlogo, que ms adelante se personalizar al hablar y definir lo que es Catlogo de Disposicin Documental. 2.3 DISPOSICIN DOCUMENTAL. Tanto se ha hablado de Disposicin Documental y ahora es el turno de definirla. Se entiende por Disposicin Documental a la suma de criterios y mecanismos que permiten regular el trnsito de los documentos entre una unidad de archivo y otra. Retomando un poco de lo que Cruz Mundet menciona en cuanto al tema, todos los procesos que conforman la Disposicin Documental vistos en un Catlogo de Disposicin Documental juegan un rol importantsimo para el ciclo vital del documento.55 El trmino de Disposicin Documental adquiri gran popularidad dentro de las unidades administrativas del gobierno de los Estados Unidos en los aos 40`s. Este pas se ha caracterizado por buscar su constante desarrollo en todos los mbitos, por tanto tambin la estructura de su gobierno es an compleja y capaz de realizar varias actividades administrativas, las cuales se han traducido y respaldado en considerables volmenes de documentos, es entonces bajo estas circunstancias donde el trmino de Disposicin Documental cobra mayor auge, como una solucin repentina a esta situacin. El propsito de la Disposicin Documental estuvo orientado a controlar el nacimiento de los documentos as como reglamentar los modos de produccin documental en las unidades archivsticas como punto de partida a fin de evitar la explosin documental, lo cual mantuvo un carcter serio y gracias a la apreciacin de los documentos de la administracin pblica gubernamental y mediante su disposicin se logr tomar la mejor decisin para su destruccin o transferencia al edificio de Nacional Archives (Archivos Nacionales); donde se analizaron los documentos a Disposicin mediante la revaloracin, esto a su vez permiti el desarrollo y ampliacin de criterios como parte de un programa de Disposicin Documental56

53 ______. foro de archivos [en lnea]. Mxico:, 2000. Op.Cit. 54 CRUZ MUNDET, Jos Ramn Op .Cit. p. 288 55 Ibidem 56 SHELLENBERG, Theodore Op. Cit. p. 176

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Posteriormente este trmino mostr un mayor nmero de aceptabilidad puesto a que todos los procesos y acciones a los que eran y son sujetos los documentos durante su gestin administrativa en la entidad, permitieron obtener resultados favorables. Los archivos dejaron de ser vistos como centros donde se concentraban grandes masas de papeles, pasando a ser centros de informacin con la capacidad de mantener su funcionalidad y servicios a quien se sirva de ellos. Retomando un poco de la obra Archivos modernos principios y tcnicas57, algunas caractersticas y cualidades que un programa de Disposicin Documental debe presentar son las siguientes:

1. Todo programa de Disposicin Documental parte de objetivos claros y precisos. Este aspecto es de vital importancia, ya que tanto el archivista como los funcionarios sabrn hacia donde orientar sus esfuerzos y empeos para el logro de los mismos.

2. La Disposicin Documental no esta diseada para llevar a cabo la destruccin

desinterezada e irracional de los documentos, si no ms bien considera procesos sistematizados, regulados para su anlisis identificando valores favoreciendo en la integridad de los documentos en lo mayor posible.

3. Considera a todos los documentos implcitos en el desarrollo institucional y mediante su

anlisis exhaustivo determina su grado de importancia.

4. La planeacin de un programa de Disposicin Documental atribuye mltiples beneficios a los archivos, logrando un desarrollo paralelo a nivel tanto archivstico como institucional.

5. La Disposicin Documental especfica los procesos a los que sern sujetos los

documentos a lo largo de su ciclo de vida.

6. Los criterios de Disposicin Documental deben ir en funcin a las caractersticas y valores de cada documento, procurando que ante estas cualidades, que se procure la unidad e integridad de los documentos como un todo.

Hasta ahora se han presentado algunas caractersticas y ahora es el momento de mencionar aquellos procesos y actividades que lo integran. Todo documento recibido y concebido en cualquier administracin debe sujetarse a un programa de Disposicin Documental en el cual se mencionan dos temas importantes:

1. Contexto Documental

2. Contexto Informativo

De estos se derivan otros aspectos, vistos en el siguiente cuadro sinptico.

57 T. R. Schellenberg. Archivos modernos principios y tcnicas. Op.Cit. p. 52-53

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DISPOSICIN DOCUMENTAL

1. CONTEXTO DOCUMENTAL. FONDO

SECCIN IDENTIFICACIN SERIE

TIPO DOCUMENTAL CODIGO CLASIFICADOR

VALORACIN PRIMARIA V. Administrativo V. Legal V. Fiscal o contable VALORACION SECUNDARIA V. Evidencial V. Testimonial V. Informativo

VALORACIN PLAZOS DE CONSERVACIN

Archivo de trmite Archivo de concentracin

TCNICAS DE SELECCIN Eliminacin Conservacin Muestreo.

2. CONTEXTO INFORMATIVO

TIPO DE INFORMACIN Pblica Reservada Confidencial

En la Disposicin Documental se consideran dos temas primordiales como el contexto documental que se divide en procesos: la identificacin y la valoracin y el contexto informativo que incluye aspectos en cuanto al tipo de informacin siendo pblica, reservada o confidencial, dependiendo del contenido informativo de los documentos. 1.- CONTEXTO DOCUMENTAL.

Este tema es valorado con fines archivsticos, puesto que a travs de una metodologa preestablecida pretende conocer y analizar el documento en el mbito de su concepcin, para as tomar decisiones en cuanto a su uso conservacin o eliminacin en lo que concierna a cada caso. Dentro de este contexto documental se analiza la identificacin y la valoracin como puntos fundamentales para la elaboracin del Catlogo de Disposicin Documental.

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IDENTIFICACIN

La identificacin es el primer paso o proceso dentro de la Disposicin Documental que consiste en la investigacin del sujeto productor y el tipo documental su objetivo por tanto implica el conocimiento exhaustivo de la institucin que ha producido el documento, su evolucin orgnica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan los procesos administrativos [], as tambin situar los elementos imprescindibles para la delimitacin de las series documental58 y una vez identificadas las series se obtiene la materia prima para la elaboracin del Catlogo de Disposicin Documental. Atendiendo lo anterior hay que identificar los siguientes elementos:

Fondo (sujeto productor) Seccin (funciones) Tipo documental (documento) Serie (documentos en base a sus actividades) Cdigo clasificador (clasificacin)

Fondo La informacin para conocer y saber Cul es el fondo?, no se necesita realmente de mucho esfuerzo, solo hay que contestar a la interrogante Quin genero en su totalidad la documentacin? y por qu la gener?, a lo que archivsticamente se refiere es al sujeto productor. De acuerdo con Duchein, aqu se presentan algunos criterios para facilitar la identificacin de los fondos:

a) Debe ser un organismo pblico o privado con existencia jurdica propia (creado por ley o decreto, acta constitutiva, etc.)

b) Debe tener fines y atribuciones definidas y estables, determinadas en un

reglamento.

c) Debe contar con una organizacin interna para desarrollar las funciones por las que fue creado el organismo.

d) Debe tener competencia propia, aunque este sujeto a otro organismo superior59

Esta informacin es de apoyo y de conocimiento para saber como identificar un fondo de manera general, pero ante un caso particular el archivista debe recurrir a diversos documentos como fuentes de informacin proporcionados por la entidad.

58 LA TORRE Merino, Jos Luis. Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales. Mxico: Escuela Iberoamericana de Archivos, _. p.14 59 Ibid

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Por ejemplo el archivista puede consultar:

1. Decretos o documentacin oficial que establezca la creacin del organismo y conocer los trminos y condiciones bajo las cuales se creo.

2. Documentacin normativa que regule y legisle sus competencias y funciones tales

como: boletines, convenios, acuerdos, leyes, reglamentos.

3. As mismo documentacin que sustente los cambios y modificaciones que ha presentado la administracin a lo largo de su existencia.

Como ejemplo y englobando esta informacin: En caso de alguna institucin pblica, es recomendable consultar la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, debido a que la estructura organizacional de esta administracin, es muy compleja y se crean rganos alternos con diferentes caractersticas para la distribucin de las funciones, lo que en varias ocasiones puede ser objeto de confusiones entre la identificacin de elementos como Fondo y seccin principalmente.

Seccin Una vez identificado el fondo se sigue con las secciones. Estas permiten conocer cada una de las divisiones del fondo, basadas en las atribuciones de cada dependencia o entidad. Estas mismas se caracterizan por ser subdivisiones del fondo documental y bien por tanto mantienen una posicin subordinada con respecto al rgano creador (Fondo).60 Para la identificacin de las secciones se puede hacer de dos maneras:

1. Orgnica La identificacin de las secciones en base a la estructura orgnica de la institucin son ms claras de identificar y ms aun apoyados en el organigrama institucional, puesto que la seccin corresponde a la divisin primera del fondo, es decir, las unidades administrativas con un mximo nivel de jerarqua.

Aunque es muy sencilla, no es tan recomendable a largo plazo, puesto que toda organizacin esta expuesta a modificar su estructura organizacional y por consiguiente habra que modificar ese nmero de veces el Catlogo de Disposicin Documental para su vigencia y uso.

2. Funcional En la Identificacin de Secciones en base a sus funciones y atribuciones. Se puede decir que Las secciones son divisiones del fondo, basadas en atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables61 donde se sustenta las funciones del organismo.

En cualquier entidad hay funciones que son comunes, pero tambin las hay sustantivas, particulares de la institucin, esto se expone de la siguiente manera:

60 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para el cumplimiento de los lineamientos generales para la organizacin y conservacin de archivos de las dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. Mxico: A.G.N.2004. p.34. 61 Ibid.

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Funciones comunes. Son aquellas que poseen todos los organismos como punto de apoyo a la administracin. Por ejemplo: Aquellas funciones comunes que sugiere el Archivo General de la Nacin como son: 1. Legislacin 2. Asuntos jurdicos 3. Programacin, Organizacin y presupuesto 4. Recursos Humano 5. Recursos Financieros 6. Recursos Materiales y obras pblicas 7. Servicios Generales 8. Tecnologas y Servicios de la informacin 9. Comunicacin Social 10. Control de Auditoria de actividades pblicas 11. Plantacin, informacin, evaluacin y polticas 12. Transparencia y Acceso a la informacin.62 Estas secciones sugeridas pretenden buscar una uniformidad en todos los archivos de las entidades o dependencias de la administracin pblica, estas secciones empleadas en el Catlogo de Disposicin Documental de todas las dependencias competentes sern duraderas y comunes entre ellas, lo que no sucede con las secciones sustantivas. Funciones sustantivas Son atribuciones y funciones especficas de cada dependencia o entidad y corresponden a las atribuciones sustantivas que hacen la diferencia entre las dependencias63 Por tanto, las funciones sustantivas de una entidad mantiene el nivel de seccin, esta forma de identificacin de las secciones es la ms favorable, por que van en base al motivo por el que se crea o constituye alguna entidad y por el que se procura y su funcionabilidad perdurable. Las secciones en base a las funciones sustantivas son diferentes en cada dependencia, y por supuesto que no todas se dedican a realizar las mismas actividades, entonces sus funciones, misiones, objetivos van encaminados a diferentes propsitos. Para mayor claridad en el tema se presenta un ejemplo: LICONSA Entre las funciones especficas de LICONSA se mencionan. 1. Abastecimiento de leche 2. Evaluacin de la calidad de leche 3. Produccin de leche Estas tres anteriores son consideradas como secciones en base a sus funciones y atribuciones de LICONSA y vistas en el Catlogo de Disposicin Documental

62 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para el cumplimiento de los lineamientos generalesOp.Cit. p.49 63 Ibidem. p. 34-35

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permitirn conocer las series documentales que se derivan de estas, permitiendo la interpretacin y conocimiento de este organismo. Para concluir este punto es preciso decir que la identificacin las secciones en base a la estructura orgnica o en base a las funciones del organismo, no altera en nada a la identificacin de las series documentales, ni mucho menos la estabilidad organizacional de los archivos, solo responden a las expectativas, criterios y necesidades archivsticas. En general para identificar las secciones se toman los siguientes criterios:

a) Normatividad vigente, reglamentos internos o similares, Manual de organizacin y procedimientos, Catlogo de actividades.

b) Deben ser claramente identificables y tener una posicin subordinada con respecto al organismo creador cuyo nivel es el fondo.

c) Debe responder en su caso a una jerarqua mayor, en posicin de la estructura orgnica de la institucin, o en otro caso debe corresponder a las funciones establecidas en un reglamento interno o semejante, delegadas por el rgano

creado, (el Fondo).

d) Deben estar insertas en organizaciones capaces de delegar funciones y consecuentemente vigilar que se cumplan 64

Tipo Documental

En la identificacin del tipo documental, se entiende como tipo documental a la unidad producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos65. El tipo documental es tan importante que en algunos casos llega a confundirse con el concepto de serie, aunque en realidad solo es un elemento ms de la misma. Es entonces en este momento cuando se procede a analizar las caracteres internos y externos de los documentos, que van a referirse tanto a su estructura fsica (clase, soporte, formato y forma) como a su contenido. El termino de tipo documental se utiliza tanto para denominar la unidad documental simple como la compuesta, aunque sea la ultima la ms abundante en los archivos. Por tanto la unidad simple es determinada por el documento, y a esta unidad compuesta se le conoce como expediente, que es el conjunto de documentos producidos por una oficina para la resolucin de un asunto.66 Cuando varios documentos o expedientes se producen constantemente como resultado de una misma actividad se puede hablar de las series documentales.

64 Ibid 65 DICCIONARIO de terminologa archivstica. Madrid: Ministerio de cultura, Direccin de archivos estatales, 1993 66 LA TORRE Merino, Jos Luis. Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales..Op Cit. P.14 66 Ibid

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Series Documentales Las series documentales son el nivel archivstico que sigue de la seccin y constituyen el punto de partida ordinario a donde se desea llegar en la Confeccin del Catlogo de Disposicin Documental, debido a que son concebidas como conjuntos homogneos de funciones y estructuras, permiten analizar y valorar de manera global e integral la produccin documental de un organismo, con el fin de preparar su destino final67 Para llegar a la correcta identificacin de las series, se necesita: Una funcin, un sujeto productor y un documento de archivo. Cuando cambia alguno de los elementos, cambia la serie. FUNCIN + SUJETO PRODUCTOR + DOCUMENTO DE ARCHIVO = SERIE DOCUMENTAL. As como hay secciones en relacin con funciones comunes o sustantivas, el mismo caso se presentan en las series documentales: Series Comunes. Aunado en esta parte, si existen secciones comunes es completamente seguro que las series tambin reflejen estas condiciones de ser comunes, regresando al ejemplo de las secciones comunes se van a identificar cuales son las series pertenecientes a la seccin legislacin. Seccin LEGISLACIN Series Disposiciones legales en la materia Programas y proyectos sobre legislacin Leyes Cdigos Convenios y tratados internacionales68 Estas son algunas de las series documentales, que bien como se puede apreciar la seccin pertenece a una funcin comn y de la misma manera las series son comunes. Series Sustantivas. Lo mismo sucede con las secciones sustantivas, en consecuencia se tienen las series sustantivas. LICONSA Seccin ABASTECIMIENTO DE LECHE Series Programas zonas rurales Expansin Geogrfica Y as sucesivamente, estas series son sustantivas. 67 NACIF Mina, Jorge y Ramn Murgua Aguilera. Valoracin de Archivos.Op. Cit. p.75. 68 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para el cumplimiento de los lineamientos generalesOp.Cit. P.49

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En otro aspecto la correcta identificacin de las series ya sean sustantivas o comunes uniformadas en el Catlogo de Disposicin Documental, permiten englobar el mayor grado de control de los procesos archivsticos a los que sujetar toda la documentacin que alberga un organismo, en funcin de la integridad y resguardo del testimonio que conquista la existencia del organismo creador. Una vez identificadas las series documentales para ubicarlas tanto conceptualmente dentro del conjunto orgnico donde se conciben y fsicamente en el espacio asignado para su archivacin, es bastante til el uso de un cdigo clasificador apropiado. Este es visto principalmente en el Cuadro General de Clasificacin Archivstica de la Institucin que a partir de el, se toma en cuenta para otros instrumentos de control, tal es el caso del Catlogo de Disposicin Documental donde se establecen las series documentales con su respectivo cdigo clasificador a manera de llevar un control de las que sern sometidas a diversos procesos archivsticos a lo largo de su ciclo vital.

Cdigo Clasificador La utilidad del cdigo es una condicin necesaria para el funcionamiento del Cuadro General de Clasificacin archivstica, que al relacionarse con el orden y distribucin se observa las categoras de agrupamiento dentro del propio cuadro, adems propicia su adecuada sistematizacin y ubicacin, lo que hace evidente el tipo de relaciones documentales e interconexiones establecidas entre s69 . El archivista debe hacer uso del cuadro de clasificacin archivstica por que adems le permite agrupar a los documentos y relacionarlos de manera lgica con otros, mediante un lenguaje clasificatorio70. Adems permite establecer niveles jerrquicos a los que han de pertenecer las series documentales, ciertos niveles como: fondo, seccin y en dados casos dependiendo del nivel de descripcin podemos contar con subseries. Al identificar estos elementos se puede conocer que establecen un principio de diferenciacin, estratificacin y jerarqua entre los diversos grupos documentales que conforman un acervo71. Dentro de