塾様管理画面マニュアル

2019.7. 26 改訂

目次

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平素より塾講師JAPANをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。塾様管理画面は下記5つの機能に分かれております。詳細は対応するページをご確認ください。

①応募者管理： 応募者の確認、対応、ステータスの変更等を行います

1.応募者管理画面の見方◆お知らせ ◆応募ステータス⇒P2

2.応募者対応◆応募から採用祝い金送付までの流れ⇒P3◆応募者対応詳細⇒P4◆ステータスの変更～メール送信⇒P5

②スカウト： 条件を絞り込み、会員にオファーを出すことができます

1.スカウト画面の見方◆会員の絞り込み ◆会員情報 ⇒P6

2.スカウト方法⇒P7

③記事・情報の変更： 掲載記事や登録情報の修正を行います

1.記事・情報の変更画面の見方⇒P82.記事変更を行う

◆記事原稿内容の変更を行う⇒P9～P11◆掲載状況の変更 ◆記事情報を他の教室に反映する⇒P12

3.登録情報の変更を行う⇒P13

④急募の設定： 求人を「急募」に設定します1.急募サービス（急募設定）のメリット⇒P142.急募設定にあたってご確認いただきたいこと⇒P153.設定の方法⇒P16～184.「急募」への応募者であることを確認する⇒P19

⑤パスワード変更： ログインパスワードの変更を行います⇒P20

①応募者管理 ②スカウト ③記事・情報の変更 ④急募の設定 ⑤パスワード変更

①応募者管理

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1. 応募者管理画面の見方 ◆お知らせ 表示されるお知らせは4種類です

① 応募があってから長時間対応していない応募者がいる場合に表示されます。応募ステータスが「未開封」「未対応」になっている応募者へのご対応をお願いします。※未対応の期間が長くなると検索順位が低くなりますのでご注意ください。

② 採用期限が14日以内の案件がある場合に表示されます。※放置しますと自動的に「採用」となります。※応募ステータスの詳細については下記をご確認ください。※応募ステータスの変更方法は4ページをご確認ください。

③ 塾様の登録情報や原稿を変更後、反映されていない場合に表示されます。記事の修正・保存後、「確認申請」を行い、変更後の情報を反映させてください。

◆ステータスの詳細

応募があるとまず「未開封」として表示されます。詳細ボタンから内容を確認してください。

一度詳細ボタンをクリックすると「未対応」に変わります。応募者情報画面から応募者にメールにて対応してください。

メールの送信を行うと「対応中」に変わります。電話などシステム外で応募者に連絡した場合、手動で「応募ステータス」を「対応中」に変更してください。

応募者が辞退した際に変更してください。

選考の結果が決定した場合には、必ず応募者の応募ステータスを「採用」または「不採用」に変更してください。※一度「採用」とし、課金されたご請求は、システム上、いかなる理由でも取消すことはできません。

応募者から採用申請があると表示されます。採用期限までに「採用」、もしくは応募者と認識に相違がある場合は、いったん「採用保留」に変更して、応募者と直接調整を行ってください。

応募者からの採用申請に対し、採用期限をひと月延長することができます。（ 「採用保留」にすると、応募者にメールが通知されます ）延長された期間で貴塾と応募者間で調整したのち、「採用」もしくは「不採用」にステータスを変更してください。※何もしないと採用期限後に自動で「採用」に変わります。

採用お祝い金が支払い済みになると表示されます。 応募からお祝い金送付までのフローは次ページをご確認ください

①

②

③

※新着の応募者を確認する場合は、タブを「未開封・未対応・対応中」に切り替えてください。

◆応募ステータスのタブ 応募ステータスごとに応募者を確認できます。

以下３つのステータスは2016.6.1以降の応募者に表示されます

ログイン後、最初に表示されるタブは「今月の採用期限」となります。※該当の応募者がいない場合もございます。

①応募者管理

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2. 応募者対応

◆応募から採用祝い金送付までの流れ

応募者

書類選考・面接

9/1

採用通知

初日出勤（お祝い金権利取得）

採用祝い金申請

③対応せず⇒自動で「採用」となり

当月末〆で請求

②採用（採用申請を承認）⇒当月末〆で請求

①採用保留⇒翌月末まで採用期限延長

塾・応募者間で調整して採否決着

11/30

＊請求〆日は採用期限まで毎月末に来るものとし、「採用」とした月の当月末〆で請求となります。＊採用お祝い金はAmazonギフト券のコードをメールにて送付します。

【期限までにいずれか対応】

採用祝い金申請期限＆採用期限(応募月 ＋ ２ヶ月末)

塾様

最大採用期限(応募月 ＋ 3ヶ月末)

採用期限延長

祝い金最大受領期限(応募月 ＋ 4ヶ月末)

例： 9/1～ 9/30に応募があった場合、「採用祝い金の申請期限」および「採用期限」は11/30で、請求〆日も同日11/30となり、お祝い金の送付は12月末となります。採用保留をすると1ヵ月先の12/31まで採用期限が延長され、請求〆日も12/31に延長、お祝い金の送付は翌年1月末となります。また応募者からのお祝い金申請後、採用期限までに対応（「採用」「採用保留」のいずれか）をしないと、応募者を採用されたとみなし、ご請求をさせていただきますのでご注意ください。※応募者から採用申請があった場合、不採用の場合でも、いったんステータスを「採用保留」にしていただき、応募者に直接連絡を取って申請理由のご確認をお願いします。応募者の

了承を必ず取った上で「不採用」としてください。※応募者から採用申請がない場合でも、採用期限までに採否のご判断を頂けず「採用保留」もされない場合は、その応募者は「採用」となり、塾様にご請求が発生されますので、

ご注意くださいますようお願い申し上げます。

採用保留時[すぐ通知]

承認通知[11/20頃]

承認（非承認）通知

[翌年1/20頃]

採用・不採用の採否決着

申請時[すぐ通知]

①の祝い金送付通知

[翌年1月末]

採用リスト通知[11月初め]

②③の

祝い金送付[12月末]

①の

祝い金送付[翌年1月末]

例）応募日を9/1とした場合

12/31 翌年1/31

応募

2016.6.1以降の応募者への対応となります

②③の祝い金送付通知

[12月末]

【別紙】応募者対応

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≪応募があった場合≫

*採用期限：応募があった月から2カ月後の末日が採用期限となります。なお、期限までに採否が決定しない場合は、ステータスを「採用保留」に変更することで1カ月間期限を延長する事ができます。 （例. 9/1～30までに応募があった場合、採用期限は11/30、延長後の採用期限は12/31となります）採用の意思がない場合でも、採用期限までに採否のご判断を頂けず「採用保留」もされない場合は、その応募者は「採用」となり、塾様にご請求が発生されますので、ご注意くださいますようお願い申し上げます。

採用期限＊までに「不採用」or「辞退」としてください。

≪採否の判断に時間がかかる場合≫

「採用保留」にすると、採用期限を１ヵ月延長することができます。その間に

「採用」「不採用（or辞退）」を決定してください。

管理画面から応募者の詳細情報を確認してください。管理画面より「メール送信」し、応募者と連絡を取ったら、

ステータスが「対応中」になります。

≪「不採用（or 辞退）」にしたのに応募者から「採用申請」が来た場合≫

いったんステータスを「採用保留」にして、応募者と直接連絡を取り、申請理由のご確認をお願い致します。

必ず応募者の了承を取った上で「不採用」としてください。

≪採用後、研修もしくは初回勤務を終えた場合≫ ≪採用しない場合≫

採用期限＊までに「採用」としてください。

≪管理画面にて「採用」確定≫

採用を決定した月の翌月末に、応募者にAmazonギフト券のコードをメールにて送付します。

※請求〆日は採用した月となります。※一度「採用」としたら、取り消しはできません。

≪応募者から採用申請が来た場合≫

採用期限＊までに「採用」もしくは「不採用（or辞退） 」としてください。判断に時間がかかる場合は「採用保留」にして採用期限を延長してください。

≪管理画面にて「不採用」or「辞退」確定≫

請求は発生しません。※確定後に応募者から「採用申請」が来た場合は、

下記ご対応をお願い致します。

①応募者管理

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2. 応募者対応ステータスの変更やメール送信をして応募者への対応を行います。

応募者一覧から「詳細」ボタンを押すと、詳細画面に移動します。応募者の詳細情報を確認後、メールを送付してステータスを「対応中」にしてください。（電話などシステム外で応募者に連絡した場合、お手数ですが手動で「対応中」に変更してください）

◆ステータス変更

応募者情報の「応募ステータスを変更する」欄にて、応募ステータスを選択してから、右の「ステータスを変更する」ボタンをクリックしてください。

応募者詳細ページに遷移

◆メール送信

「メールを送信する」ボタンでメールフォーム画面に遷移

応募者に連絡を取ることができます。メールフォーム画面に遷移し、テンプレートを選択（貴塾で変更可能です）して本文を記載してください。内容を確認後、「メールを送信する」ボタンを押すと応募者にメールが送信されます。

※応募者が直接貴塾に連絡できるよう、必ず返信先アドレスを記載してください。返信先アドレスの記載がないとメール送信ができませんのでご注意ください。

そのままメールを送ることも、テンプレートを選択して、メール本文を自由に変更することも可能です。

返信先アドレスを記載してください。

メール文面を確認してからクリックしてください。

採用期限までの日数が表示されます。

※採用期限までに採否の対応をしないと「採用」とされたとみなし、ご請求をさせていただきますのでご注意ください。

②スカウト機能

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1. スカウト画面の見方

条件に合った会員にオファーを出すことができます。スカウト機能のご利用は無料ですのでぜひご活用ください。

◆会員の絞り込み

職業や指導可能科目等でスカウトしたい人材を絞り込み、特定の会員にメッセージを送ることができます。

◆会員情報上記で絞り込んだ会員の一覧が表示されます。情報は以下の通りです。

条件の絞り込み後、「検索」ボタンをクリック

2週間以内に登録された会員です。

過去にメールエラーとなった会員です。今までにスカウトされた回数です。

指導可能科目など、会員の詳細情報が確認できます。また、個別にスカウトメールを送る際はこちらから送信できます。

スカウトしたことのある会員は背景色がグレーになります。

【スカウト機能 ご利用の注意点】

＊会員マイページにメッセージが送られ、会員から返信はできない仕様のため、直接連絡を取ることはできません。

＊興味を持った会員は、塾様に「応募」するよう案内をしています。＊スカウトを送った会員から応募があった場合は、応募者詳細に

「※スカウトした応募者です」と表示されます。＊スカウトを送った会員が採用となった場合は、通常の応募と同様

の料金が発生します。

②スカウト機能

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2. スカウト方法(1)個別でスカウトを行う場合（前ページ参照）

会員一覧右側の「詳細」ボタンから、会員詳細ページに遷移し、ページ下部の「スカウトメール送信」フォームよりメールを送信します。

(2) 複数の会員へ一斉にスカウトを行う場合会員一覧でスカウトしたい会員を選択すると、背景はもも色に変化します。色が変わったことを確認し、左下の「複数送信」ボタンをクリックすると、「スカウトメール送信」フォームに移動します。

※一度に選択できる会員は10名までです。※選択を解除したい時は、もう一度その会員をクリックしてください。※複数送信を行った場合、送信完了まで時間がかかる場合があります。

「スカウトメール送信」フォームに移動

※スカウトメールには、電話番号やメールアドレスを入力することはできません。※募集をしていない教室を送信元としてスカウトメールを送ることはできません。

（募集を開始する場合は12ページをご覧ください）

メール文面を記載してからクリックしてください。※送信完了まで時間がかかる場合でも、2回以上クリックしないようご注意ください。

そのままメールを送ることも、テンプレートを選択して、メール本文を自由に変更することも可能です。

③記事・情報の変更

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1. 記事・情報の変更画面の見方

会社情報や掲載している記事の内容を変更できます。

【登録情報の変更を行う】会社情報やメール送付先、ロゴ等を変更することができます。（詳細は13ページをご覧ください）

【記事変更を行う】記事原稿や画像、各教室の基本情報を変更することができます。（詳細は9ページをご覧ください）急募の設定もこちらから行います。（詳細は●ページをご覧ください）

③記事・情報の変更

9

3. 記事変更を行う -1

○○校

○○校

○○校

○○校

○○校

○○校

※掲載状況が「募集停止」・「掲載停止」の場合は、記事変更を行っても確認申請を行うことが出来ません。

（募集を開始する場合は12ページをご覧ください）

編集したい教室の「記事変更」をクリックすると、教室の編集画面に移ります。

（詳細は10ページをご覧ください）

◆記事原稿内容の変更 教室を選択してお祝い金の変更ができます。

○○校

○○校

○○校

○○校

○○校

お祝い金の金額と、変更したい教室を選択し、「保存・確認申請」ボタンを押してください。

全教室を選択する場合は「全選択」をクリックしてください。

○○校

○○校

○○校

○○校

○○校

○○校

こちらから急募設定を行うこともできます。（詳細は●ページをご覧ください）

③記事・情報の変更

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3. 記事変更を行う -2

タイトル画像320×220

仕事内容画像267×201

(1)基本情報お祝い金の金額や、教室名、住所等教室の情報を登録、編集します。＊お祝い金の金額は「5,000円」 「8,000円」「10,000円」 「15,000円」 「20,000円」「30,000円」の6種類から設定できます。

＊地図情報「緯度経度検索」をクリックすると、入力している住所情報から緯度・経度を取得し、地図に が表示されます。※住所に建物名が入力されたままですと地図が正しく表示されない場合があります。一度建物名を除いた状態で再度「緯度経度検索」ボタンをクリックしてください。

○○○○

(2)求人情報求人情報や画像等を登録・編集します。

＊タイトルリード文目安：50文字

＊本文前半目安：150文字

＊本文後半目安：250文字

＊応募後の流れシステムを通してご応募いただく為、貴塾のお電話番号やメールアドレスの掲載は出来かねます。

【入力例】まずは「今すぐ応募する」ボタンよりご応募ください。ご応募後、こちらから連絡させていただきます。

(3)求人画像それぞれ左記の大きさに加工し、登録していただくと、一番きれいに表示されます。

③記事・情報の変更

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3. 記事変更を行う -3

募集要項画像（アルバイト用）

267×201

(4)募集要項タブで4つの職種に分かれていますので、募集する職種をそれぞれ登録・編集します。※「募集する」にチェックを入れないと掲載されません。いずれかの職種に必ずチェックを入れてください。

＊時給単位は付けず、半角数字のみでご入力

ください。※必須項目です。

(5)メリット・特徴合わせて12個まで選択することが出来ます。歓迎・指導学年に関しても該当項目にチェックを入れてください。

(6)動画YouTubeにアップしている動画のURLを登録し、動画を掲載することができます。

URLの登録について① YouTube(http://www.youtube.com/) に動画をアップロードします。登録方法はサイトの説明をご覧ください。

②動画の下にある「共有」ボタンをクリックします。表示された「埋め込みコード」ボタンをクリックすると、下にコードが反転表示されますのでコピーします。

③コードの中にあるURLのみを、画面のURLの箇所に貼り付けます。例：<iframe width="560" height="315"src="http://www.youtube.com/embed/XNbu95Ibgl0"frameborder="0"allowfullscreen></iframe>

紹介画像187×139

メッセージ画像167×125

※赤字の箇所がURL

(7)メッセージ塾長・教室長・先輩講師のメッセージを登録できます。

(8)紹介画像画像を追加で10枚まで登録できます。

編集が全て終了したら①保存 → ②プレビュー → ③確認申請 の順にクリックしてください。サポートセンターで編集内容を確認後に公開となります。

③記事・情報の変更

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3. 記事変更を行う -4

◆掲載状況の変更掲載状況が「募集停止」・「掲載停止」の教室は、現在募集をしていない状態です。その教室の募集をするには、サポートセンターでの手続きが必要です。記事の修正後、①「保存」 → ②「プレビュー」→③「募集開始申請」 の順にクリックしてください。サポートセンターで内容を確認した後に、募集の手続きをいたします。

① ②

◆記事情報を他の教室に反映する教室の記事情報を、他の教室へ反映させることができます。「コピー」をクリックすると、コピー先の教室を選択するページへ移ります。

○○

○○○

○○

○○

○○

○○○○

○○○

○○○

○○○

○○○

○○

○○

○○

○○

○○

○○○

○○○

○○○

○○○○

○○○○

コピー先の教室は、公開ステータスが自動で「確認申請中」に変更となります。確認申請中は記事の変更ができませんので、よくご確認の上、コピーを行ってください。

コピー可能な項目は以下の通りです。・教え方・求人情報・募集要項・メリットと特徴・動画・メッセージ

コピーしたい教室にチェックを入れ画面下部「コピー」をクリックすると、記事がコピーされます。※画像と基本情報（教え方を除く）はコピー対象外です。※一度にコピー出来るのは10教室までです。

○○

③

○○○○

○○○○

○○○

○○

○○○

③記事・情報の変更

13

2. 登録情報の変更を行う ※塾情報内の とマークがある情報は、塾講師JAPANに掲載される内容です。

(1)基本情報貴塾の基本情報を入力します。

(2)担当者情報ご担当者様の情報を入力します。※メールアドレスは正しいものを登録してください。

応募者やサポートセンターからの連絡を受け取ることができなくなります。

(3)ロゴ・タイトル画像＊企業、ブランドロゴ

貴塾求人画面の下部「塾情報」に掲載されます。

(4)お知らせ＊お知らせ

貴塾求人情報のトップに掲載されます。※貴塾連絡先やURLの記載はご遠慮ください。

＊応募があった際の連絡先Eメールや携帯メールを選択できます。各教室ごとへの通知をご希望の場合はサポートセンターへご連絡ください

○○○

掲載イメージ

編集が全て終了したら、①保存 → ②プレビュー→③確認申請 の順にクリックしてください。サポートセンターで編集内容を確認後に公開となります。

④急募の設定

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１. 急募サービス(急募設定）のメリット

急募サービスをご利用いただくことで、貴塾の求人を応募者に対して、以下の４つの点でアピールすることができます。

① 塾講師JAPAN「トップページ」で「急募」欄から、急募の求人「だけ」が参照できるようになり、応募意欲が高い方の目に留まりやすくなります。

② 路線・地域からの「検索結果一覧ページ」で最上位表示され、「急募」であること（＝積極的に採用を行っていること）がわかりやすくなります。

③ 近隣の「他塾の求人詳細ページ」で同じ路線・地域にある他塾を見た場合には、ページ内で急募塾が「おススメ塾」として表示されます。

④ 条件が合いそうな方への「急募お知らせメール」で「急募」として掲載期間中、関心や勤務条件が合いそうな方に対し、塾講師JAPANから「急募」案件をまとめたオファーメールを配信し応募を促進します。

※急募ページでの掲載順は、基本的に新着順になります。

＊画面イメージはすべてスマートフォン用のものです。

【ご注意】・条件が合う方の多寡によってメール

の通数は増減するため、一定のメール通数を保証するものではありません。

・塾講師JAPANから塾様にメールを送った方のリストや個人情報等をお教えすることはできませんのでご了承ください。

トップページ通常 急募

同じ地域・駅名の求人を見ると、急募の求人が「同じエリアのオススメ塾」として表示されます。

急募の求人 一覧のページに移動します。

検索結果一覧で上位表示。さらに、アイコン＋背景色で他の求人よりも強調して表示します。

④急募の設定

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２. 急募設定にあたってご確認いただきたいこと

◆料金・急募設定による急募欄への掲載・メール配信は無料です。・急募サービスを利用中の求人からの応募が採用に至った際、

通常利用料に加え、１人あたり 10,000円＋税 を請求いたします。（成果報酬型）※「採用」の定義や請求の流れは、通常採用時と同一になります。

【POINT①】「急募」の費用は「掲載」ではなく、「採用」に対してかかります。成果報酬型だから無駄なコストがかかりません。

◆ご利用期間・塾管理画面から「急募」設定をすると、すぐに「塾講師JAPAN」サイトの急募欄に掲載

が開始されます。・急募が解除されるのは、「急募」開始日から30日後です（自動解除となります）。・30日が経過していなくても、任意のタイミングで塾管理画面より「急募」設定を解除す

ることができます。・30日が経過し、急募が自動解除された後も、改めて管理画面から設定することで、

利用を継続していただくことができます。

◆ご利用の条件・塾管理画面からいつでも・すぐにご利用いただけます。・設定は原則として、塾管理画面から塾様自身で行っていただきます。・１法人あたりで利用いただける教室数や回数に制限はございません。

※2019年7月までは「１法人あたり３教室まで」の制限がありましたが、2019年8月以降、この制限はなくなります。

【POINT②】・講師の欠員等が発生し、すぐにでも応募を集めたいときなどに、貴塾の管理

画面から設定をすることですぐに開始できます

◆ご注意いただきたい点・１人の応募者の方が同じ求人に対して「『急募』状態の時」と「（『急募』状態でない）通常の時」の両方に応募をした場合、原則として「先に応募をした時」のス

テータスが優先されます。※「『塾様からの連絡がなかった』などの理由で、求人に一度応募した方が数時間～数日経ってから、再度同じ求人に応募した場合」などのケースを想定。

例： 一人の方が同じ求人に以下の形で２回応募をしていた場合・１回目が「急募」状態、２回目が「通常」状態 への応募 → 「急募」への応募として扱われます。・１回目が「通常」状態、２回目が「急募」状態 への応募 → 「通常」の応募として扱われます。

【POINT③】・急募期間は開始日から30日間（自動解除）です。ただし、応募が充足され

た際には急募設定を任意のタイミングで解除することができます。

④急募の設定

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３. 設定の方法

（１）「急募」の設定をする

次のa.b.の順に塾管理画面トップから急募設定画面に移動して設定を行ってください。

【塾管理画面トップ】

＊急募設定画面へは、記事やお祝い金の変更をするページからも移動することができます。

【急募設定画面】

※こちらの画面で設定を行います。設定の仕方については次のページをご覧ください。

「急募の設定」ボタン

a.>急募設定画面に移動する

④急募の設定

17

b.>急募設定する「職種」と「教室」を選ぶ

職種ごとに募集中の教室が表示されるので、その中から急募にしたい職種と教室を選び、急募設定をします。

◆教室を選ぶ④急募設定をしたい教室を、左端にあるチェックボックスで選択してください。

※現在の「掲載状況」が「募集中」となっている教室が対象となります。※複数選択をして一括で急募設定をすることも可能です。

⑤「急募を設定」ボタンを押すと確認画面に移動します。

⑥教室と開始・終了日を確認して「急募開始」を押すと設定完了です。※すぐに反映がされますので、対象教室の掲載ページにてをご確認ください。

◆職種を選ぶ①「募集職種」のチェックボックスで急募を設定したい職種をチェックします。

②「急募状況」のプルダウンで、「急募なし（＝急募設定していない）」を選択します。

③「検索」を押すと、急募設定していない教室がすべて表示されます。

①

②

③

④④

⑤

【確認画面】

移動

⑥

リスト右端の「表示」ボタンを押すと、過去のご利用について、ご利用時期やその際の応募・採用履歴、現在の状況を見ることができます。

④急募の設定

18

（２）「急募」設定を解除（終了）する

通常30日間の急募期間中に、すでに人員が採用されたなどの理由で急募設定を解除したい際は、管理画面から解除することができます。

◆教室を選ぶ④急募設定を「解除（終了）」したい教室を、左端にあるチェックボックス

で選択してください。※複数選択して一括で解除することも可能です。

⑤「急募を設定」ボタンを押すと確認画面に移動します。

⑥教室を確認し、「急募取消」を押すと掲載が解除になります。

◆職種を選ぶ①「募集職種」から急募を解除したい職種を選択します。

②「急募状況」で、「急募中」を選択します。

③「検索」を押すと、現在急募中の教室が表示されます。

①

②③

④④

⑤

【確認画面】

移動⑥

④急募の設定

19

４. 「急募」への応募者かどうかを確認する

◆塾管理画面トップの一覧からの確認・

◆応募者詳細での確認

急募の求人への応募であることは、管理画面上で以下のように確認することができます。※応募者への対応については、通常の求人の場合と変わりません。

【ご注意】急募の求人に応募した方を採用する場合、通常の料金に加えて急募料金がかかるため、管理画面上では急募の求人への応募であることが明確にわかるようにしています。

このように「応募職種」が赤い文字になっているのが急募求人への応募です。応募者ステータスを変更しても、この表示は変わりません。

急募の求人に応募した際は、応募職種の欄に「急募」と表示されます。※通常は何も表示されていません。

「急募」のチェックボックスにチェックをし、検索ボタンを押すことで、急募からの応募者だけを表示することが可能です。

⑤パスワード変更

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ログインパスワードの変更を行います。半角英数字6文字以上で設定してください。