生産性を上げる裏技とは？小さなベンチャーが · 2020-05-25 ·...

従業員数50名以下の企業向け

小さなベンチャーが生産性を上げる裏技とは？

目次　　

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本資料の目的

１章　コミュニケーションが仕事の質と量に影響する !?• ベンチャー企業と大手企業の業務の違いとは？

• コミュニケーション不足が生み出す仕事への悪影響

２章　小さなベンチャーが生産性を上げる裏技とは？

• 従業員50名以下のベンチャーが実践したチャットツールの活用方法

• コミュニケーション不足を解消し、意思決定が2倍高速化（株式会社i-plug）

• 無駄なホウレンソウや会議がゼロに（株式会社ダンドリワークス）

• 「どこでも働ける環境」の構築で、お客様とのやり取りを迅速化（株式会社フェリクシード）

• 利用者の満足度向上につながり、開業から半年で施設稼働率80％に（株式会社ライフケア）

• メールの代替ツールで中小企業の悩みTOP3を解決（株式会社コスモ教育出版）

• チャットツールの導入を成功させるステップとキーパーソン

３章　生産性を上げる裏技に必要な注目ツールとは？

• Chatworkでできること

• 直観的に誰でも使える！優れたUI

• セキュリティへの取り組み

• 世界中での豊富な導入実績

• <比較>メール・メッセージサービス・SNS・Chatwork

従業員数が100名を超えるような大企業と 50名以下のベンチャー企業を比べると、ベンチャー企業の方が従業員一人ひとりに求められる生産性は重要度が高くなります。

なぜなら少人数の企業ほど、個人の生産性が業績に影響を与えるためです。

しかし、ベンチャー企業の場合、教育制度が確立されていなかったり、トラブルをはじめとした業務のナレッジが属人化されている傾向にあり、一人ひとりが悩み過ぎたり、業務を抱え込み過ぎてしまうというケースは多く見られます。

本資料ではコミュニケーションツールを活用することで、上記の悩みを解消し、従業員一人一人の生産性をアップさせる方法を事例を交えて解説していきます。

✧ 本資料では、従業員数50名以下の企業におすすめのチャットツールを活用した生産性UP方法を事例を交えて解説しています。

生産性を高める鍵は生産性の高いコミュニケーションの徹底

本資料の目的　　

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コミュニケーションが仕事の質と量に影響する!?

１章

●仕組み化が足りない部分はスピーディーなコミュニケーションでカバー

ベンチャー企業と大手企業の業務における主な違いは以下の表のようにまとめられます。ベンチャー企業の場合、個人に委ねられている裁量が多い反面、ナレッジが属人化している傾向にあるため、担当が変わるたびに同じ問題を繰り返してしまうということも多いです。

上記問題をすぐに解消するためには、社内コミュニケーションを適切におこない、ナレッジのある人から情報を引き出すことが重要となります。

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1章　コミュニケーションが仕事の質と量に影響する!?

ベンチャー企業と大手企業の業務の違いとは？

ベンチャー企業と大手企業の業務の主な違い

ベンチャー企業大手企業

個人視点

スピード感速い遅い

種類・幅広い狭い

自由度広い狭い

組織視点

ナレッジ属人的標準的

教育制度ないある

ベンチャー企業の場合、業務のナレッジが属人的で、教育制度も整っていないケースが多い。

そのため、社内コミュニケーションを

適切におこなわなければ、

無駄に時間がかかったり、

低品質な内容となってしまう。

●適切なコミュニケーションが生産性を高める鍵

適切なコミュニケーションが不足すると、社内の雰囲気が悪くなる他、業務にも悪影響が及びます。例えば、熟練度の低い営業担当が顧客から質問や要望を受けたとします。適切なコミュニケーションが不足していると、一人で抱え込んでしまい、間違った回答をしてしまうかもしれませんし、考える時間が長引き他の業務を処理することができなくなるかも知れません。

このように非生産的な仕事をしない（または、させない）ためにも、コミュニケーションは重要です。

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1章　コミュニケーションが仕事の質と量に影響する!?

コミュニケーション不足が生み出す仕事への悪影響

適切なコミュニケーションが不足した場合の業務への主な悪影響

クオリティ面

• 一人で抱え込み、誤った内容のまま仕事を進める。

• 情報が共有されず、組織内で同じミスを繰り返す。

ボリューム面

• ナレッジがない場合、時間を多く取られ、業務の処理量が減る。

• 不要なMTGが多くなり、業務の処理量が減る。

小さなベンチャーが生産性を上げる裏技とは？

2章

●事例に学ぶ、生産性アップの裏技

前章で触れたようにコミュニケーションは仕事のクオリティ、ボリュームに影響します。そこで注目されているのが「チャットツール」の活用です。

次のページからは、チャットツールがどのように活用されているのか、事例を通して解説していきます。紹介する事例は全て従業員 50名以下のベンチャー企業となっていますので、同規模の企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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2章　小さなベンチャーが生産性を上げる裏技とは？

従業員50名以下のベンチャーが実践したチャットツールの活用方法

No 業種企業情報効果

1 Webサービス i-plug コミュニケーション不足を解消し、意思決定が2倍高速化

2 建築・不動産Webサービス

ダンドリワークス無駄なホウレンソウや会議がゼロに

3 運送業Webサービス他復数

フェリクシード「どこでも働ける環境」の構築で、お客様とのやり取りを迅速化

4 医療・介護・福祉ライフケア利用者の満足度向上につながり、開業から半年で施設稼働率80％に

5 マスコミ・広告マーケティング

コスモ教育出版メールの代替ツールで中小企業の悩みTOP3を解決

※いずれも従業員数は50名以下

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（株式会社 i-plug）

コミュニケーション不足を解消し、意思決定が2倍高速化

● メールや個人向けSNSでは過去のやり取りをさかのぼるのが困難

● 拠点間のコミュニケーションを円滑にしてビジネスを加速させたい

● 仕事と子育てを両立している社員が多く、在宅勤務でも働ける環境が必要

課題

活用方法/ポイント

● 社内ツールをチャットツールに統一し、企業や学生からの問い合わせも一元化

● SalesforceやMarketoと連携し、顧客情報・スコアを自動通知

● チャットツールで絵文字や短い文章を使った会話調のやり取りを実施

➢ 全社員がチャットツールを確認するだけで必要な情報を把握できるようになった

➢ 意思決定プロセスなどの業務スピードが 2倍※高速化した※体感の数値

➢ 在宅勤務でも社内で立ち話しているような距離感のやり取りが可能になった

効果

〇〇の件ですが進めて良いでしょうか？

OKです。

上司とのチャット

● 「〇〇さん、お疲れ様です」といった文章が

省略可能で、簡潔なコミュニケーションが

可能になった。

● 移動中でも素早く相談を確認できるように

なり、承認速度も高速化した。

Point

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（株式会社ダンドリワークス）

無駄なホウレンソウや会議がゼロに

● お客様の反響や出入金の管理など報告事項が多い

● 作業進捗をその都度確認するとそれなりに時間がかかる

● 進捗確認をするためだけの無駄な会議が多い

課題


● 進捗は、口頭ではなくチャットツール上で確認する

● お客様から受けた電話の内容も、すべてグループチャットで共有する

● クライアントとのやり取りでは、関係者すべてをグループチャットに入れる

➢ 毎週社員10名弱を集めておこなっていた 6時間の会議が、2時間にまで減少

➢ お客様からのお問い合わせの件数把握が可能になったなど、お客様の声を見える化

➢ クライアントが要望や質問を発言しやすい環境になり自社サービスの利用率向上

効果

チャット導入前｜約6時間チャット導入後｜約2時間

● 案件のチャットグループを作成すること

で、進捗を随時確認可能に。

● 報告、共有の時間が短縮され、会議の

時間が大幅削減。

Point

Ｂ案件のチャット

Ａ案件のチャット

随時確認

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（株式会社フェリクシード）

「どこでも働ける環境」の構築で、お客様とのやり取りを迅速化

● 社員が育児や介護と仕事を両立するために「どこでも働ける環境」を構築したい

● 無料のツールではビジネスで利用する際に信頼感やセキュリティ面が心配

● お客様への対応スピードをあげつつ、サービスの質にもこだわりたい

課題


● 社内外のやり取りにチャットツールを活用

● お客様とのグループチャットを作成し、基本的にはその日中に返信をする

● 新入社員には社長自ら研修をおこない、チャットツールを使う意味を教える

➢ チャットツールを使うことで、働き方の選択肢の幅が増えた

➢ 新しい社員への入社時の引継ぎがグループチャット内でおこなえるようになった

➢ やり取りを文字で残すことにより社員の文章能力やコミュニケーション力が向上

効果

● 会社内にいなくとも、チャットを見られる

環境があれば、仕事ができる

Point顧客顧客との

チャット社内

会社内にいても、育児中

でも、顧客とやり取りでき

る。

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（株式会社ライフケア）

利用者の満足度向上につながり、開業から半年で施設稼働率80％に

● スタッフ全員揃ってのミーティングが実質不可能

● 利用者毎の情報量が多く、しっかり情報共有をしないと命の危険もある

● 電話・口頭連絡がメインで同じ内容を何回も言う必要があった

課題


● 拠点ごとにシフト管理専用グループチャットを作り、最新シフト表を共有する

● マニュアル用のグループチャットを作り、効率よく目を通せる環境を構築する

➢ 情報共有が一度で完了し、電話の併用で緊急性の高い要件とすみ分けが可能に

➢ タスク機能により仕事の正確性が上がり、言った言わない問題もなくなった

➢ 問題が当日中に解決し稼働率だけでなく利用者満足度も向上

効果

● チャットで共有することで、出社していな

いスタッフにも共有できる

● 共有までが短時間なので、早期対策が

可能で、利用者家族に説明することで

安心感に繋がる

Pointトラブル

発生

チャットで

情報共有家族

ケアマネ

対策を説明してくれるので、安心して任せられる。

最新情報がわかるので仕事しやすい。

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（株式会社コスモ教育出版）

メールの代替ツールで中小企業の悩みTOP3を解決

● 社内コミュニケーションを向上させたい

● メールは生産性が低いと感じており、別の連絡手段を探していた

● 社員の成長機会をより多く与えたい

課題


● 業務の種類別などの切り口でチャットグループを作成

● 必要なときにチャットグループへの共有を徹底

➢ 仕事がカテゴリーごとに整理整頓され、生産性向上に貢献

➢ 外出時（出張や外回り）の対応速度が飛躍的に向上

➢ メールのチェック時間を 1日あたり1時間以上削減

効果

Point● 必要に応じて、目的に沿ったグループ

に投稿することで、リアルタイムに情報

共有が可能となった。

業務の種類や案件別に

グループを作成。

(左図は実際の参考例)


上記のような流れを作るためには、

グループチャットをつくり、ルールを周知して運用する管理人が必須

チャットツールの導入を成功させるステップとキーパーソン

●闇雲に導入しても活用しきれない。

いままで紹介してきたようにチャットツールは正しく導入・運用ができれば、仕事の生産性や品質を高めてくれます。しかし闇雲に導入すれば良いというものではありません。

チャットツール導入を成功させるためには「導入目的の明確化」「ルール策定」「実運用」という流れをしっかりつくることに加えて、運用を徹底する管理者的な人がキーパーソンとなります。

実運用ルール策定導入目的の明確化

現状を正しく把握し、解決したいコミュニケーション課題を明確化

課題解決にむけてコミュニケーションの仕組みを検討

目的とルールに沿って、グループチャットを作成・運用

チャットツールの導入を成功させるステップ

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生産性を上げる裏技に必要な注目ツールとは？

3章

3章　生産性を上げる裏技に必要な注目ツールとは？

生産性を上げる必須ツール

ビジネスチャット「Chatwork」チャットツールを活用することで、社内のコミュニケーションを活性化し、業務の効率及び会社の成長をサポートしてくれることがわかりました。

メール・電話・会議に代わるツールとして国内外で導入される注目のチャットツールが

「Chatwork」です。

Chatworkでできること

●ビジネスコミュニケーションで必要な機能を網羅

Chatworkでは「チャット」、「タスク管理」、「ファイル共有」、「ビデオ通話／音声通話」の 4つの機能が搭載されています。

ビジネスシーンのコミュニケーションで必要な機能を満たしています。

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チャット機能直感的に使えるUIで、チャットに慣れない人でも違和感なく操作できます。また、複数人のグループチャットでの、会話の相手の指定も可能です。

タスク管理機能「担当者」、「期限」を指定した上で依頼したい業務内容をタスクとして登録することができるため、抜け漏れを防ぐことができます。完了後は、完了ボタンをクリックするだけで定形メッセージが自動送信されるので、手間なく全体共有が可能です。

ファイル共有機能グループチャットごとにアップロードしたファイルを一覧表示（プレビュー表示）できるファイル共有を利用することで、該当ファイルの検索など、不要な事務時間を削減できます。1ユーザーあたり10GBの容量が割当られています。

ビデオ通話／音声通話機能

複数人での同時通話が可能なビデオ通話機能を使って、本社・支店など、拠点間の会議ができます。画面共有機能で企画書の共有も容易におこなえます。


直観的に誰でも使える! 優れたUI

●シンプルなUIで、クラウドツールに慣れてない人でも簡単に操作可能

Chatworkはクラウドツールやチャットツールに慣れていない人でも簡単に操作できる UIを採用しています。操作に悩むことはありません。


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グループチャットプロジェクトや部署ごとに設定することで、テーマごとに情報をまとめておくことが可能です。

未読のコメントやタスクがあれば、分かりやすく表示されますので、見落としのリスクがなくなります。

コメント入力コメントの入力については補助メッセージも記載されており、分かりやすくなっています。

タスク管理タスクの追加についても、簡単に作成することが可能です。作成時に担当を割り当てることになるので、誰のタスクか分からなくなることはありません。

直観的に誰でも使える! 優れたUI

●シンプルなUIで、クラウドツールに慣れてない人でも簡単に操作可能

Chatworkはクラウドツールやチャットツールに慣れていない人でも簡単に操作できる UIを採用しています。操作に悩むことはありません。

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グループチャットプロジェクトや部署ごとに設定することで、テーマごとに情報をまとめておくことが可能です。

未読のコメントやタスクがあれば、分かりやすく表示されますので、見落としのリスクがなくなります。

コメント入力コメントの入力については補助メッセージも記載されており、分かりやすくなっています。

タスク管理タスクの追加についても、簡単に作成することが可能です。作成時に担当を割り当てることになるので、誰のタスクか分からなくなることはありません。


セキュリティへの取り組み

●銀行レベルの高いセキュリティ水準でサービスを提供

KDDI株式会社との業務提携により、セキュリティの強化をはじめ大規模組織に対応した管理機能を共同開発するなど、大企業や官公庁でも導入できるセキュリティ水準を満たしています。

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高いセキュリティ基準KDDI株式会社との業務提携により、セキュリティの強化や大規模組織でも利用できる管理機能を共同開発。中小企業から大企業、官公庁まで導入可能なセキュリティ水準。

通信の安全性すべての通信はSSLを用いて暗号化されているため、第三者への情報漏えいがない。また、アップロードされたファイルに対しては、最高レベルの暗号化方式であるAES256を採用。

厳格なデータ管理プライバシーは最大限尊重され、強固なセキュリティシステムを備えた社内から、システム保守という目的でのみ、限られたスタッフだけがアクセス可能。

世界水準の運用体制大手セキュリティ会社等も登録している国際規格 ISO27001(ISMS) 認証とクラウド上の個人情報保護における国際標準規格ISO27018認定を取得し、厳格なセキュリティ基準に則って運用を実施。

信頼性の高いデータセンターを利用

ChatworkはAmazon Web Services(以降、AWS)のデータセンターを採用。Amazon社が提供するデータセンターサービスで、同社が長年の大規模データセンターを運用した経験をもとに設計・構築・運用されている信頼性の高いサービス。AWSのセキュリティについての詳細は右記を参照。https://aws.amazon.com/jp/security/


https://aws.amazon.com/jp/security/

世界中での豊富な導入実績

●国内外から認められているコミュニケーションツール「Chatwork」

Chatworkは、特定の業界だけでなく、様々な業種業界で導入されています。また、日本語、中国語、英語、ベトナム語、スペイン語、タイ語の 6カ国語に対応しています。

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MMD研究所の調べによると、LINE、Facebookなどは企業

が管理していません。

個人向けツールの業務利用率は全体の60%以上

となっており、多方面へのリスクが懸念されます。

ビジネスシーンでの個人用トークアプリ利用の不安

懸念される多方面のリスク

61.4% 51.9%

個人向けツールの業務利用率（左図より）

●便利さを優先し、個人向けツールを業務利用する人も多い

本資料についてのお問い合わせやご相談は以下までご連絡ください。

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https://go.chatwork.com/ja/サービス詳細URL

Chatwork株式会社

担当：藤井

[email protected]

https://go.chatwork.com/ja/

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