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GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL

MANUAL DE USUARIO AZ-DIGITAL

Código: PA03-MN04 Versión: 1.0

PE01-PR01-F03 V 5.0 Página 1 de 15

CONTROL DE CAMBIOS

No. DE ACTA DE APROBACIÓN

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN

1.0 Adopción del Manual

AUTORIZACIONES

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

AREA TECNICA OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN LIDER DEL PROCESO

Nombre: Andrey Mauricio López Piñeros

Nombre: Ximena Andrea Castro Pinto

Nombre: Jimmy Alejandro Escobar Castro

Firma:

Firma: Firma:

Cargo: Técnico Administrativo Subdirección de Gestión Corporativa-Gestión Documental

Cargo: Profesional Oficina Asesora de Planeación

Cargo: Subdirector Gestión Corporativa

045 26/11/2020





TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 3 2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 3 3. TERMINOS Y DEFINICIONES ..................................................................................................... 3 GLOSARIO .......................................................................................................................................... 3 4. DESARROLLO (ESTRUCTURA) .................................................................................................. 4 LINEAMIENTOS Y/O POLÍTICAS DE OPERACIÓN: ........................................................................... 4 Ingreso: ................................................................................................................................................ 4 ¿Cómo crear un expediente o carpeta? ............................................................................................... 5 ¿Cómo Cargar Tipología Documental al sistema? ............................................................................... 6 ¿Cómo Buscar información en el sistema de Gestión Documental? .................................................... 7 ¿Cómo Exportar información en formatos EXCEL, XML O PDF en el sistema? .................................. 8 ¿Cómo Realizar el Índice electrónico de un Expediente o carpeta en el sistema? ............................. 10 ¿Cómo Renombrar Archivos en el Sistema? ..................................................................................... 11 ¿Cómo Mover los Expedientes o carpetas de Serie o Subserie Documental en el sistema? ............. 12 ¿Cómo Borrar Expedientes o carpetas, documentos o tipologias en el sistema?............................... 13 ¿Cómo Compartir Archivos o Expedientes (carpetas) al correo electrónico desde el sistema?.......... 14





1. OBJETIVO Establecer las pautas y lineamientos para el uso del Sistema de Gestión Documental AZ-Digital, con el que cuenta el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, que permita guiar a los usuarios en el Sistema de Información.

2. ALCANCE Este manual está dirigido a todo el personal, bien sea servidor o contratista, inicia con que labore para el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal e interactúe con la documentación generada y recibida en cumplimiento de las funciones de la entidad.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES GLOSARIO A Agrupación documental: conjuntos de documentos electrónicos que, habiendo sido creados al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado mediante agregación, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. D Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. E Expediente: se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. F Fondo documental: conjunto de documentos generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad.





R Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. S Serie documental: conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. Otra definición se refiere a la serie documental como conjunto de documentos pertenecientes a un mismo tipo documental y generados por un mismo órgano productor, su antecedente y su consecuente, siempre que no forme parte de otro fondo de archivo, en el ejercicio de una función concreta. T Tipo documental: unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo contenido informativo es homogéneo.

4. DESARROLLO (ESTRUCTURA) LINEAMIENTOS Y/O POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Ingreso: Cada enlace de Gestión Documental debe tener un Usuario y Contraseña para el ingreso al Sistema

Cada usuario tiene permiso de acceso a la información de conformidad a las Series y Subseries Documentales de la dependencia a la cual pertenece, dicho permisos son los siguientes





Administrador Colecciones: Coordinador de Área.

Cargador de Archivo: funcionario que realiza el proceso de Digitalización de

información y posterior cargue al sistema

Inspector Colección: funcionario externo que consulta la colección

Visitante Colección: funcionario del área que tiene acceso a la consulta de los

expedientes y documentos.

¿Cómo crear un expediente? Paso 1. Relacionar el nombre de la carpeta en el campo crear Paso 2. Seleccionar la opción carpeta privada Paso 3. Dar clic en el boton Crear.





¿Cómo subir Tipología Documental a la plataforma? Paso 1. Para cargar los documentos desde el ordenador, dar clic en la opción Elegir Archivo Paso 2. Seleccionar los archivos correspondientes a la tipologia documental de Serie y/o Subserie Documental según la Tabla de Retención Documental de la dependencia. Paso 3. Dar clic al boton Abrir para cargar.





¿Cómo Buscar información en el sistema? Paso 1. Para la búsqueda de mis expedientes, digitar los datos con los cuales fueron creados dentro del sistema. Paso 2. Dar clic en buscar e identificar el expediente requerido. Nota: Se recomienda que la marcación de los expedientes o carpetas sea conforme a la tipología documental descrito en la Tabla de Retención Documental, ubicada en el sitio web de la entidad.





¿Cómo Exportar información en formatos EXCEL, XML O PDF en el sistema? Paso 1. Para exportar la información, seleccionar los registros que deseo generar dando clic en los recuadros izquierdos de la pantalla. Paso 2. Seleccionar el formato donde deseo exportar la información. Paso 3. Se puede configurar el archivo de exportación, según la necesidad. Paso 4. Dar clic en la opción exportar Paso 5. Descargar el documento.





¿Cómo Realizar el Índice electrónico? Paso 1. Para realizar el índice electrónico debemos ingresar al expediente o carpeta. Paso 2. El sistema ordena los documentos de manera numérica o alfabética, para este caso, debemos renombrar los documentos de acuerdo con lo especificado en la Tabla de Retención Documental, ubicada en el sitio web de la entidad. Paso 3. Seleccionar la opción Generar Tabla de Contenido, inmediatamente se genera está, dentro del expediente o carpeta.





¿Cómo Renombrar Archivos en el Sistema? Paso 1. Para renombrarlo, dar clic en el icono de los tres puntos ubicado en la parte izquierda del documento. Paso 2. Seleccionar la opción Renombrar. Paso 3. Digitar el nuevo nombre del documento, sin retirar la extensión de este(.pdf) Paso 4. Dar clic en Actualizar.





¿Cómo Mover los Expedientes o carpetas de Serie o Subserie Documental en el sistema? Paso 1. Para moverlos a su respectiva Serie o subserie documental, debemos dar clic en el icono de los tres puntos ubicado en la parte izquierda del documento, allí seleccionamos la opción Mover. Paso 2. Dar clic en la opción examinar y localizamos su nueva ubicación dentro de la Tabla de Retención Documental, Paso 3. Finalmente dar clic en el botón Actualizar.





¿Cómo Borrar Expedientes o carpetas, documentos o tipologías en el sistema? Paso 1. Para borrar los expedientes o carpetas debemos dar clic en el icono de los tres puntos, ubicado en la parte izquierda del documento. Paso 2. Seleccionar la opción Borrar Paso 3. Confirmar el borrado de expediente, carpeta o documento





¿Cómo Compartir Archivos o Expedientes (carpetas) al correo electrónico desde el sistema? Paso 1. Para Compartir los documentos o expedientes dar clic el icono de los tres puntos ubicado en la parte izquierda del documento. Paso 2. Seleccionar la opción Compartir Paso 3. Luego relacionar las observaciones, el email y la fecha de vencimiento de la consulta. Paso 4. Finalmente dar clic en Compartir examinar.

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