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契約書の電子化による業務改善のご提案

「働き方改革」実現に向けて

© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

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政府の検討テーマ

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ご提案の背景～「働き方改革」実現に向けて～

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一億総活躍社会実現のための最大のチャレンジ

働き方改革

「働き方改革」のテーマのひとつとなっている「労働生産性の向上」や、「柔軟な働き方」を実現するためには、

業務を効率化し、時間/場所にとらわれない働き方が可能な環境が必要で、その実現に向けて、オフィスにある

紙文書を電子化することがポイントとなります。

非正規雇用の処遇改善

賃金引き上げと、労働生産性の向上

長時間労働の是正

転職・再就職支援、人材育成などの教育の問題

女性・若者が活躍しやすい環境整備

高齢者の就業促進

病気の治療、子育て・介護と仕事の両立

外国人受け入れの問題

テレワークなどの柔軟な働き方柔軟な働き方の推進

労働生産性の向上

実現に向けたポイント検討すべき項目電子化後の業務イメージ

業務の効率化

（ムリ/ムダ/ムラの排除）

時間/場所にとらわれない働き方

（迅速な情報共有・活用）

オフィスにある紙文書を電子化し、

その情報を適切に、管理/共有/活用

できる環境を構築出先

オフィス内

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電子化文書は離れた拠点やクラウド環境で管理しておけ

ば災害などが発生しても、必要な情報を継続利用できる。


紙文書の電子化によるメリット（例）

文書を複数の事業所で閲覧する、複数の人でやり取り

する、といった業務を迅速に行える。外出先での業務

継続など、テレワークのベースとなる。

電子化文書にキーワードを設定して管理すれば、検索に

より短時間で情報を見つけられる。

電子化した後の紙文書を保管する必要がない場合は、

紙の保管にかけているコストを減らせる。

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紙文書の電子化によるメリットは、企業によりさまざまですが、単なる「コスト削減」に留まらず、業務の効率

化、顧客満足度の向上などが考えられます。「働き方改革」のテーマのひとつである労働生産性の向上や、柔軟

な働き方の推進にもつながります。

複数の相手へ簡単に配信できる保管コストを減らせる

欲しい情報をすぐに探せる災害発生時の事業継続に備えられる

クラウド他拠点

災害発生！

保管する必要がない紙文書

簡単に検索

他拠点自社外出先

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電子化の対象となる文書

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企業に保存が義務付けられた文書は、商法や税法などが規定する、

すべての企業に共通する「共通文書」と特定の業種で固有の法律が規定する「業種別文書」があります。

すべての企業に共通する「共通文書」特定業種での

「業種別文書」その他重要文書

契約書関連文書商取引関連文書労働関連文書業種別文書知的財産文書

基本契約/覚書

機密保持契約

保守契約

賃貸契約など

見積書

発注書

請求書

領収書など

労働者名簿

賃金台帳

雇入れ通知書

出勤簿など

製品図面

技術文書

品質記録

建設完成図

施工体系図など

仕様書

設計書

研究ノートなど

電子化の進度 △ ◎ △ ○ △

利用度 ◎ ◎ △ ◎ △

電子化容易 ◎ △ ◎ △ △

電子化効果 ◎ ◎ ○ ◎ ○

企業で採用しているシステムにより、電子化の進度や優先順位は変化しますが、「契約書関連文書」、「商取引関連文書」、「業種別文書」を電子化することによる効果は

高いとされています。

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契約書の紙管理に起因するお困りごと

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契約書を紙の原本のまま閲覧している場合、以下のようなお困りごとが発生していませんか？

また確実かつ効率的にスキャンする方法や、電子化運用方法はご存知でしょうか？

検索・閲覧/原本確認契約の更新日管理電子化手順/ルール決め

契約書がすぐに見つからない

原本がすぐに探し出せない

契約の更新日が

管理できていない

契約書の電子化を、どうすればよいかわからない

お客様や他部門からの問い合わ

せに対し、すぐに対応できない。

お客様や他部門から、契約書

原本を要求されるが、すぐに

探せない。

契約書の更新日管理が、担当者

任せになっており、営業などの

機会損失が、発生している。

紙の契約書をスキャンして、

電子化したいが、どのように

スキャン作業すれば、うまく

いくのかわからない。

電子化しても、むしろ運用工数

が増えそうで不安である。

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課題の整理と解決策

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お困りごとを整理すると、以下の3つの課題になります。

契約の更新日管理

契約更新日の管理モレによる機会

損失

検索・閲覧/原本確認

お客様・他部門からの問い合わせに

時間がかかることによりCS・ESが

低下

電子化手順/ルール決め

契約書の電子化ノウハウ不足や、

電子化後の運用工数増大による電子

化運用失敗の懸念

課題

複合機とDocuWorks（電子化基本パッケージ＋契約書管理テンプレート）

解決策

「電子化の手引き」を活用契約書の状態に合わせた適切な方法でスキャン契約書の状態に合わせた適切な方法でスキャン

「文書情報エントリー」を活用効率的な属性付与・登録と管理体系の自動化効率的な属性付与・登録と管理体系の自動化

「文書情報リスト出力」を活用契約書の共有・検索・閲覧環境を構築契約書の共有・検索・閲覧環境を構築

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システム構築後の業務改善イメージ

DocuWorksお仕事バー

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システム構築後の業務改善イメージは、以下のようになります。

複合機を活用したスキャン1 属性/ファイル名付与・登録2 属性を利用した台帳作成3 更新日管理・検索/閲覧・原本確認4

ApeosPort-Ⅵ

DocuCentre-Ⅵ

契約書スキャンデータ

契約書は複合機で取り込み。スキャン方法は「電子化の手引き」でばっちり。

1

スキャンした契約書に、属性情報が簡単につけられる。ファイル名付与やフォルダー作成も自動なので、登録者の手間がかからない。

2 3

契約終了日の近い契約をリスト化して、営業アプローチ表が簡単に作れる。

4

XXX資料室/棚No.XXXファイルNo.XXX

原本もどこのファイルに入れたかすぐわかる。

4

契約書の登録や活用に必要なボタンを並べた専用のお仕事バーを提供。利用者は同じ手順で契約書の管理や利活用がおこなえます。

属性情報

属性情報付契約書スキャンデータ

契約番号契約先名担当者名

契約開始日契約終了日

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ステップ別の解決策（複合機を活用したスキャン）

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複合機から紙文書をスキャンするための形式/状態に応じた適切な運用を解説して

いる「電子化の手引き」により、確実かつ効率的なスキャン作業を支援いたします。

スキャンおよび関連業務の作業の例

スキャン結果と紙文書の突き合わせ作業

フォルダー/ファイルの運用と活用に合わせた属性の設定

電子化の手引き

紙文書の状態に応じた前処理とスキャン作業

例 :製本の状態を維持しなければならない契約書の場合

複合機の原稿ガラスでスキャン

「ページ連写」機能により、見開きの文書を左右別ページに分けることができます。

合わせ位置

こちら側に余白ができます

例 : 1文書あたりのページ数が多い場合

1回目のスキャン（P1～20）

1 2 3 20…


21 22 23 40…


41 42 43 60…

束ね作業の前に、紙文書と突き合わせることをおすすめします。確認したら、1文書に束ねます。

例：契約書の場合

電子化文書は、文書のプロパティ（DocuWorksの場合は「ユーザー定義属性」）

にキーワードを設定しておくと、検索・抽出・仕分けなどの活用ができます。

原本

スキャン後の電子化文書

紙文書の参照が必要になった時に、見つけやすいよう保管体系を明確にして管理。

属性キーワード

契約書番号 12345

契約締結日 2016/4/10

契約先名 ●●商事

…

「契約終了日」の近い契約を確認して、契約更新するか判断したい。

スキャン後の電子化文書

キャビネット101

ボックス契約01-10

A社契約書2016

P21～40ファイル2


P1～60 1ファイル

束ねる


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文書情報エントリーでできること


ステップ別の解決策（属性ファイル名付与・登録）

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スキャンした契約書はDocuWorks文書情報エントリーを使って効率的に登録作業をおこなうことが可能です。

簡単操作で属性付与･登録作業が可能です管理体系（フォルダー・ファイル名）を

自動化できます

文書情報エントリー登録画面

マウスでなぞった文字を文書属性として付与

フォルダー階層を気にせず、登録ボタンを押すだけで簡単登録

ルール設定されたファイル名を自動付与

ルール設定されたフォルダーに自動振り分け

ルール設定されたフォルダーを自動作成

属性情報付契約書スキャンデータ

属性情報契約番号契約先名担当者名

契約開始日契約終了日・・・

ルール設定されたフォルダー・ファイル名（例）

属性が年度で「2017年」の値が新規に入るとフォルダーを自動作成

2016年（属性：年度）

2017年（属性：年度）

2016年12月1日（属性：契約開始日）

自動作成

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ステップ別の解決手段（属性を利用した台帳作成）

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「文書情報リスト出力」を活用することで、DocuWorksに付与した属性情報をCSVへ出力し、

台帳として活用ができます。

Excelなどを使い台帳として活用が可能です

※ Microsoft® Excel®は、米国マイクロソフト社の米国およびその他の国における登録商標です。

※ 管理台帳の例

文書情報リスト出力でできること

任意のフォルダーを選択し、そのフォルダー以下で

管理されている文書の属性情報を一覧でCSV出力します。

文書情報リスト出力画面

お仕事バー

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ステップ別の解決手段（更新日管理・検索/閲覧・原本確認）

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複合機を活用したスキャン属性/ファイル名付与・登録属性を利用した台帳作成更新日管理・検索/閲覧・原本確認1 2 3 4

台帳に記載されている「契約番号」「契約開始日」「契約終了日」「契約先名」「原本保管場所」などを

利用して、更新日管理や、検索・閲覧が可能です。

契約更新モレによる

機会損失を防止できます

すぐに原本保管場所が

わかります

迅速な問い合わせ対応が

可能です

※ 管理台帳の例

原本保管場所で所在を確認契約終了日が近い契約リストを作成し、関係者に展開

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システム構築後の定性効果

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作業ステップ業務改善内容

複合機を活用したスキャン

スキャン作業前に「電子化の手引き」を確認することで、

スキャンする契約書の形式/状態に応じた適切な方法で

スキャン作業をおこなうことが可能です。

属性/ファイル名付与・登録

マウスでなぞった文字から属性付与し、フォルダー階層を気にせず、

登録することができますので、効率的な文書登録作業を行うことが

可能です。

予め設定されたルール通りに、ファイル名自動付与、

フォルダー自動振り分け、フォルダー自動作成がされますので、

電子化後の管理者の工数をかけずに、正しい運用維持が可能です。

属性を利用した台帳作成

管理している文書属性を一覧出力することで、

契約書台帳として活用することが可能です。

更新日管理・検索/閲覧・原本確認

契約終了日が近い契約リストを作成し、関係者に展開することで、

契約更新モレによる機会損失を防止することができます。

契約書台帳を活用することで、お客様や他部門からの

契約内容の問い合わせに迅速に対応することが可能です。

契約書台帳の原本保管場所を確認することで、お客様や他部門からの

契約書原本の問い合わせに迅速に対応することが可能です。

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システム構築後の定量効果

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契約書の紙管理に起因する3つの課題を解決した時の定量効果は、以下になります。

契約更新モレによる機会損失の防止⇒受注量の増加

契約内容の問い合わせ・検索工数の削減

効果

算出例

効果

算出例

更新モレに起因する機会損失が、年間受注額の0.５%と想定した場合、

年間受注額×0.005=○○○○○○円/年間の受注量増加

問い合わせ・検索時間/日×20日×対象者人数×平均時間給=○○○○○○円/月（現状）

システム構築後に、上記工数が80%改善されると想定した場合、

○○○○○○円×0.8=○○○○○○円/月の工数削減

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システム構成例（標準5ライセンスの場合）

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システム構成および各PCに必要となるソフトウェアは以下になります。

複合機

ファイルサーバー

文書登録と文書活用は、1台のPCでも可能です。

※ Microsoft® Excel®は、米国マイクロソフト社の米国およびその他の国における登録商標です。

文書活用PC属性情報をもとにリストを出力して契約書台帳を作成する

電子化基本パッケージお仕事バー追加キー

DocuWorks文書情報リスト出力ライセンス

電子化契約書管理テンプレート

DocuWorks 8.0.7以降

DocuWorks 文書情報エントリー 1.0以降

Excel 2010以降

文書登録PC 契約書をスキャンし属性を付与して登録する

電子化基本パッケージお仕事バー追加キー

電子化契約書管理テンプレート


DocuWorks文書情報エントリー 1.0以降

Excel 2010以降

文書閲覧PC

電子化基本パッケージ

契約書管理台帳（Excel）の検索

お仕事バー追加キー


Excel 2010以降

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ご提案参考価格（標準構成5ライセンスの場合）

※1 上記価格は標準構成（5ライセンス）の価格になります。利用者を追加される場合、必要に応じて、ライセンス追加が必要になります。詳しくは担当営業にお問い合わせください。

区分項目数量標準価格

ソフトウェア

DocuWorks業務支援ソリューション電子化基本パッケージ 1 59,000円

DocuWorks業務支援ソリューション電子化契約書管理テンプレート 1 39,000円

DocuWorks 8 日本語版 5ライセンス基本パッケージ 1 69,000円

DocuWorks文書情報エントリー1.0 1 9,800円

設置役務代行サービス

スキャンおまかせパック 1 120,000円

DocuWorksおまかせパック 1 98,000円

DocuWorks拡張設定セットアップサービス 2 10,000円

合計導入時：404,800円※1

保守サポート

DocuWorks業務支援ソリューション電子化基本パッケージ 1 5,900円/年

DocuWorks業務支援ソリューション電子化契約書管理テンプレート 1 3,900円/年

合計 9,800円/年

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最後に

新しいコミュニケーション環境による Smart Work（例）

いち早く共有したい日々の報告業務（日報など）は、

複合機の設定で簡単、スピーディーに実施。

外出先でも受信ファクスをモバイル

端末で確認。必要に応じ出力。

取引先が利用しているクラウドスト

レージをそのまま利用。情報をシェア

もスムーズに。

定型の申請業務を標準化。いつでも

進捗状況が確認でき、停滞を防止。

出力先に選んだ複合機が使用中の場合

は、他の複合機から出力。待ち時間が

減少。

現状のオフィスにおける出力物を可視化。外注印刷

物の内製化も含め、出力環境全体を見直し、ムダな

コストを削減。

放置プリントによる情報漏えいを抑止。機密文書も

安心出力。

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貴社の「Smart Work」の実現をご支援します。

Change the way you work 富士ゼロックスは、オフィスワークを新たなステージに導きます

場所/時間にとらわれない働き方業務の効率化（ムリ/ムダ/ムラ）

経費削減迅速な情報共有/活用情報セキュリティー強化

受信ファクス外出先自社取引先空いている複合機承認者

集約

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Xerox、Xeroxロゴ、およびFuji Xeroxロゴは、米国ゼロックス社の登録商標または商標です。

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