change management to business competitive for leaders and achieve champion

CHANGE MANAGEMENT TO

ACHIEVE BUSINESS COMPETITIVE

ON DANAREKSA SEPT 17-18, 2015

Presented by

Setiono Winardi, SH.MBA

Day One

SEPT 17, 2015

Questions Before Program Running

1. Apa yang anda ketahui dan rasakan, akibat dari

perkembangan teknologi dan perubahan zaman,

terutama dalam pelaksanaan tugas?

2. Bagaimana anda mengatasi kondisi tersebut, dan

apa strategy yang akan dipergunakan?

3. Apakah dengan kondisi yang terjadi saat ini,

perusahaan akan berhasil menjadi perusahaan yang

kompetitive, dan apa yang akan anda lakukan?

Understanding

Perubahan manajemen adalah tindakan untuk

melakukan pendekatan dalam melaksanakan transisi

individu, tim, dan organisasi ke keadaan masa depan

yang diinginkan, yang diterapkan pada konteks

manajemen proyek, dengan merujuk kepada proses

manajemen proyek dimana perubahan terjadi pada

lingkup proyek, dan telah diperkenalkan secara resmi

dan disetujui .

Reason

Globalisasi dan inovasi hasil teknologi yang mempengaruhilingkungan bisnis, telah merevolusi bisnis yang mempengaruhiperubahan sehingga meningkatkan ketersediaan pengetahuan yang akuntabilitas, sehingga organisasi harus belajar untuk menjadi nyaman melalui perubahan yang selaras.

Oleh karena itu, kemampuan untuk mengelola dan beradaptasi dengan perubahan organisasi adalah kemampuan penting yang diperlukan di tempat kerja saat ini. Namun, perubahan organisasi secara besar dan cepat menghadapi kesulitan yang mendalam karena struktur, budaya, dan rutinitas organisasi sering mencerminkan kesulitan untuk-menghapus "jejak" dari periode masa lalu, yang mampu bertahan atas perubahan radikal terjadi namun lingkungan organisasi dapat berubah dengan cepat.

Perubahan sebagai bagian dari eksistensi

hidup dalam berorganisasi.

Key Point

1. Menentukan Perubahan Organisasi

2. Kompetensi untuk mengelola?

3. Resistensi terhadap Perubahan

4. Mengelola Perubahan Organisasi

Forum Group Discussion (FGD)

Kelas dibagi menjadi 4 group, dengan

tugas menyampaikan tanggapan terhadap

Key Point

Menentukan Perubahan OrganisasiAlasan dilakukan perubahan organisasi

1. Krisis

2. Kesenjangan kinerja

3. Teknologi baru

4. Reaksi internal dan

ekternal atas adanya

tekanan

5. Identifikasi adanya

peluang

6. Merger dan Akuisisi

7. Kepentingan stakeholder

dan/atau shareholder

8. Isu adanya kebaikan

untuk perubahan

9. Diversifikasi untuk

alokasi sumber daya

Kompetensi untuk perubahan

1. Adanya kepercayaan

kepada pelaku perubahan

2. Kemampuan menyerap

perubahan

3. Mengelola konflik

4. Memberikan pengajaran

5. Mem-fasilitasi perubahan

6. Komunikasi

menyampaikan

perubahan

7. Emotional Intelligence

8. Service mindset

9. Toleransi

10. Love of learning

Resistances of Change

1. Kurangnya koordinasi dan pelatihan dalam

melaksanakan perubahan untuk tim perubahan.

2. Poor leadership bagi manager perubahan.

3. Kurangnya koordinasi antara manajer dan tim

perubahan.

Managing Change

1. Merancang keberhasilan, pelaksanaan, pengukuran dan

pemeliharaan inisiatif perubahan organisasi

2. Peningkatan kapasitas on-going untuk mengelola

perubahan

3. Transformasi strategi yang mengatur dan memberi energi

untuk memahami, merangkul dan memanfaatkan

sepenuhnya atas teknologi maupun proses yang baru.

4. Pengukuran keberhasilan pada tingkat dan sifat yang alami

dari Business Impact yang dicapai

Continue Presentation

Model Manajemen Perubahan

Melakukan modeling manajemen perubahan dan

bagaimana mempersiapkan agent of change yang

handal.

Tahapan Change Management

1. Nilai-nilai bersama

2. Strategi

3. Struktur

4. Sistem

5. Gaya

6. Staf

7. Keterampilan

Keuntungan dan Kerugian

1. Menawarkan metode yang

efektif untuk mendiagnosa

dan memahami sebuah

organisasi.

2. Memberikan pedoman dalam

perubahan organisasi.

3. Menggabungkan komponen

rasional dan emosional.

4. Semua bagian yang tidak

terpisahkan dan harus

ditangani secara terpadu.

1. Ketika dilakukan perubahan

pada satu bagian, maka

semua bagian berubah,

karena semua faktor saling

terkait.

2. Menghilangkan perbedaan

3. Model ini kompleks.

4. Perusahaan yang

menggunakan model ini,

memiliki tingkat kegagalan

yang tinggi.

Hambatan yang dihadapi

1. Tipe pemalas

2. Tidak kompeten

3. Penipu/pembuat kacau

4. Melebihi kompetensi atas rekan lainnya

5. Pimpinan yang menjengkelkan

Forum Group Discussion (FGD)

Kelas dibagi menjadi 7 group untuk

menyampaikan tanggapan terhadap

tahapan perubahan manajemen

ADKAR MODEL CHANGE

MANAGEMENT

Competency the Leader

for Change Management

Competency Change Management

Kompetensi manajemen perubahan adalah adanya

budaya bisnis yang diharapkan terjadi perubahan dan

bereaksi melalui pemahaman, perspektif, alat dan

teknik untuk membuat perubahan berjalan lancar dan

mudah, sehingga perubahan yang terjadi seperti

kondisi biasanya.

Perbedaan antara

Change Management Competency

Dengan

Change Management

PERTAMA

Manajemen perubahan adalah penggunaan kegiatan tertentu (seperti

komunikasi, pelatihan, sponsor dan pelatihan) untuk mengelola

orang, sebagai bagian dari perubahan dalam rangka mewujudkan

keberhasilan tujuan dan perubahan bisnis.

Kompetensi perubahan manajemen adalah kemampuan organisasi

untuk bereaksi dan mengelola perubahan sebagai kemampuan

organisasi secara luas untuk menerapkan praktek-praktek manajemen

perubahan yang berhasil dan berkelanjutan.

KEDUA

Manajemen perubahan dapat diajarkan dan dipelajari.

Kompetensi manajemen perubahan memerlukan perubahan secara

mendasar dalam budaya dan nilai-nilai, yang harus menjadi bagian

dari operasional sehari-hari dan tidak bisa dengan menunjukkan

dalam pelatihan atau materi pembelajaran.

KETIGA

Perubahan kompetensi manajemen harus menembus setiap aspek dan

tingkat organisasi, dimana kompetensi manajemen perubahan harus

jelas dalam semua tingkatan - terutama sponsor, manajer dan

karyawan lini depan (front liner)

Manajemen perubahan adalah seluruh organisasi harus menjalani

pergeseran dalam cara pendekatan bisnis seperti biasa untuk

membangun dan mendapakan perubahan kompetensi.

Requirements

1. Kepedulian

2. Keinginan

3. Ilmu pengetahuan

4. Kemampuan (ability)

5. Penguatan

Individual Response untuk

menyampaikan tanggapan

Posisi Apa Saja yang harus mengalami

perubahan, dan alasannya

Attributes/Positions

1. Executives

2. The project team

3. Managers

4. Front line employee

Kesiapan Dalam Menghadapi

Reaksi Perubahan

(Reaksi)

Objective

Sebagai indikator penilaian diri yang inovatif dalam

mengeksplorasi orang karena bereaksi terhadap

perubahan, sehingga menyediakan profil yang berharga

dan wawasan secara keseluruhan terhadap individu,

dan cara menangani yang disukai, sehingga mampu

membantu dann mengelola diri sendiri dan orang lain

melalui perubahan dan untuk meningkatkan kerja

sama tim.

Analisa Model

Menemukan peran positif dan apa yang menyebabkan

mereka merasa stres dalam lingkungan yang berubah,

sehingga dengan dasar pengetahuan ini akan mampu

menangani perubahan secara produktif, beradaptasi

dengan gaya mereka untuk menghindari konflik dan

akhirnya memberikan hasil yang sukses untuk diri

mereka sendiri, tim dan organisasi.

Fungsi

1. Membantu menghadapi perubahan dan

ketidakpastian

2. Memahami reaksi diri sendiri dan orang lain

3. Memfasilitasi pengembangan tim

4. Membuat rencana pengembangan pribadi

Benefits

1. Menemukan bagaimana setiap orang bereaksi terhadap

usaha untuk melakukan perubahanTemukan

2. Mengidentifikasi pendekatan individu untuk melakukan

perubahan

3. Gaya menghindari konflik

4. Mengetahui kunci kekuatan

5. Meningkatkan kinerja secara keseluruhan

6. Meningkatkan laju perubahan

Forum Group Discussion

Kelas dibagi menjadi 6 group untuk

menyampaikan tanggapan/tahapan

dalam mengatasi penolakan (resistensi)

Tahapan/Proses Mengatasi Penolakan

1. Mengakui bahwa adanya situasi yang sulit.

Kejujuran dan komunikasi yang jelas memainkan

peran penting dalam proses penyelesaian.

Memperkenalkan secara terbuka mengenai

permasalahan yang terjadi secara terbuka

2. Membiarkan individu untuk mengungkapkan

perasaan mereka, yang akan menyertai situasi

konflik. Sebelum segala jenis pemecahan masalah

dapat terjadi, emosi ini harus diekspresikan dan

diakui.

3. Mendefinisikan masalah; Apa masalahnya, Apa

dampak negatif pada pekerjaan atau hubungan,

Apakah bagian dari gaya kepribadian yang menjadi

masalah, Bertemu dengan karyawan secara terpisah

pada awalnya dan menanyai mereka tentang situasi.

4. Menentukan dasar dari kebutuhan perubahan,

sehingga tujuan dari resolusi konflik tidak untuk

memutuskan mana orang yang benar atau salah,

tetapi mencapai solusi bahwa setiap orang dapat

hidup

5. Menentukan area umum untuk diperjanjikan

5.1. Menyetujui permasalahan

5.2. Sepakat untuk mengikuti prosedur

5.3. Menytetujui kondisi yang terburuk

5.4. Menyetujui beberapa perubahan yang kecil,

sebagai pengalaman untuk mencapai

keberhasilan

6. Menemukan solusi untuk mencapai kebutuhan

6.1. Memecahkan masalah melalui beberapa

alternatif

6.2. Menentukan tindakan apa yang akan diambil

6.3. Memastikan para pihak terlibat dalam

tindakan. (Total diam mungkin merupakan

tanda perlawanan pasif.)

6.4. Pastikan Anda mendapatkan kesepakatan

yang nyata dari setiap orang.

ANY QUESTIONS, PLEASE?

THANK YOU

&

SEE YOU TOMMORROW

CHANGE MANAGEMENT TO

ACHIEVE BUSINESS COMPETITIVE

Presented by

Setiono Winardi, SH.,MBA

Day Two

SEPT 18, 2015

Questions before running

1. Apakah manfaat perubahan dalam momentum

mencapai keberhasilan

2. Apakah benefit adanya perubahan dalam jangka

pendek

3. Apa yang menjadi target dalam keselarasan bisnis

Assess the Risk and Implementation Strategy

• Penilaian risiko adalah penentuan estimasi kuantitatif atau

kualitatif dari risiko yang terkait dengan situasi konkrit dan

ancaman yang diakui (bahaya).

• Penilaian risiko kuantitatif memerlukan perhitungan dari dua

komponen risiko (R) :

1. Besarnya potensi kerugian (L)

2. Probabilitas (p) kerugian akan terjadi, dimana resiko yang

dapat diterima adalah risiko yang dipahami dan ditoleransi

biasanya karena biaya atau kesulitan menerapkan

penanggulangan yang efektif untuk kerentanan terkait melebihi

harapan kerugian

Quantitative Risk Assessment

• Penilaian risiko kuantitatif mencakup perhitungan atas harapan pada 1 (satu) kerugian yang terjadi. Harapan kerugian tunggal dapat didefinisikansebagai hilangnya nilai aset berdasarkan 1 (satu) insiden keamanan.

• Tim kemudian menghitung Tingkat Kejadian Tahunan atas ancamanterhadap aset.

• Tingkat Kajadian Tahunan merupakan perkiraan berdasarkan data dariseberapa sering ancaman akan kerentanan yang berhasil dimanfaatkan.

• Dari informasi ini, Loss Expectancy Annualized (ALE) akan dapat dihitungharapan kerugian tahunan.

• Harapan kerugian tahunan adalah perhitungan harapan 1 (satu) kerugiandikalikan dengan tingkat kejadian tahunan, atau berapa banyak organisasibisa memperkirakan kehilangan dari aset berdasarkan risiko, ancaman, dankerentanan.

Response of Quantitative Risk Assessment

• Pada penilaian risiko cenderung terlalu kuantitatifdan reduktif, misalnya, mereka berpendapat bahwapenilaian risiko mengabaikan perbedaan antarakualitatif dan risiko. Beberapa biaya bahwapenilaian dapat memutus informasi non-kuantitatifyang penting, sehingga tidak dapat diakses, sepertivariasi terkena bahaya.

• Pendekatan kuantitatif akan mengalihkan perhatiandari tindakan pencegahan atau preventif.

Strategy Implementation

1. Motivasi kepemimpinan - fokus pada pencapaian kinerjayang berkelanjutan melalui pertumbuhan pribadi, berbasisnilai kepemimpinan dan perencanaan yang dinamik

2. Mengubah strategi ke dalam tindakan - memerlukanpendekatan bertahap, yang menghubungkan faktor kinerjayang diidentifikasi dengan strategis inisiatif dan proyek yang dirancang untuk mengembangkan dan mengoptimalkankegiatan departemen dan individu

3. Kinerja manajemen - melibatkan proses pembangunanproses dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapaikinerja melalui orang untuk memberikan hasil

Forum Group Discussion (FGD) untuk

menentukan format Risk Assessment

08-RISK ASSESSMENT

TO BE DISCUSSED

Benefit Change on Short Time

1. Menentukan visi, misi dan obyektifitas yang terukur, membuat kasus bisnis

sebagai prestasi dan memantau asumsi, risiko, dependensi, biaya, laba atas

investasi, manfaat dan isu-isu budaya yang mempengaruhi kemajuan kerja

terkait

2. Komunikasi yang efektif yang menginformasikan alasan adanya perubahan,

manfaat dari keberhasilan pelaksanaan, serta rincian perubahan

3. Menyusun rencana pendidikan yang efektif, pelatihan dan/atau

keterampilan skema upgrade untuk organisasi

4. Menyelesaikan permasalahan resistensi dari karyawan dan

menyelaraskannya menuju arah strategis organisasi secara menyeluruh

5. Memberikan konseling pribadi untuk meringankan ketakutan terkait

perubahan

6. Memantau pelaksanaan dan fine-tuning yang diperlukan

Strategic Planning

1. Environmental analysis (framework)

2. Scenario planning (Risk Action Plan)

3. Measuring and controlling implementation (Risk

Register)

4. Evaluation (Validation)


Kelas dibagi menjadi 4 Group untuk

memberikan rencana melihat resiko

dalam bentuk matrix

08-RISK ASSESSMENT DETAILS

Aligning Change Management

& Business Planning

1. Kinerja yang organisasi optimal memerlukan sumber daya yang fokus dengan cara yang paling produktif, delaras dengan rencanarencana bisnis, rencana mutu, rencana strategis, penelitian danpengembangan, dan sebagainya.

2. Mensyaratkan bahwa tujuan utama dibentuk untuk yang semuapekerjaan dari suatu organisasi yang selaras dan dirancang untukmencapai.

3. Setiap organisasi memiliki rencana untuk bersaing denganlainnya, melalui keterbatasan penggunaan sumber daya yang tersedia.

4. Setiap bagian dari organisasi bekerja untuk mencapai misiindividu, namun karena kurangnya keselarasan, maka hasil total tidak optimal.

Business Planning

Business Planning (Rencana Usaha), adalah sebuah

rencana bisnis yang memuat pernyataan resmi tentang

rencana dari tujuan bisnis, alasan, dan rencana untuk

menjangkau, serta berisi latar belakang tentang

organisasi atau tim

Assessment

1. Apakah sukses terlihat dari operasional dan finansial - dan apakah

menguntungkan karyawan dan pelanggan?

2. Apakah misi yang dipakai untuk memecahkan dan bagaimana

dapat meningkatkan kemampuan untuk mencapai hasil yang lebih

banyak daripada di masa lalu - sehingga organisasi dapat tetap

kompetitif, menjadi lebih menguntungkan dan/atau mencapai

kepemimpinan di pasar?

3. Sumber apa yang dipakai untuk mencapai tujuan keberhasilan

yang berkelanjutan dan signifikan dalam suatu industri?


Menyusun Rencana

Change Management to be Strategic

Business Align

“Strategy untuk mempermudah penyusunan”

Strategy/Trick Mempermudah Penyusunan

1. Pro-aktif, Manajer proyek yang baik selalu berhubungan

dengan "sponsor," atau pihak yang mengotorisasi proyek

untuk dapat memberikan interpretasi.

2. Tinjau kasus bisnis yang menetapkan tujuan proyek Anda

3. Re-evaluasi proyek yang ada dalam perencanaan dan

proses tahapan pelaksanaan.

4. Mengembangkan rencana aksi dan membuat rekomendasi

5. Berkomunikasi secara aktif untuk menjaga informasi dan

tetap terlibat dalam proyek

Micro Project

Menyusun micro project yang berorientasi pada

perubahan yang bisa dilakukan untuk meningkatkan

kinerja perusahaan.

Discuss for Micro Project

and

Problem Solve

Conclusion

Thank you

And

Good Luck for Success