chapter 5 structure of mis

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS : Management Information System

Chapter 5 : Structure of a Management Information SystemChapter 5 : Structure of a Management Information System

โครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หัวขอบรรยายหัวขอบรรยาย

สวนประกอบดานการปฏิบัติงานของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่ชวยสนับสนุนการตัดสินใจระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่กําหนดกิจกรรมดานการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่กําหนดตามหนาที่ในองคการการประกอบกันขึ้นเปนโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ขอโตแยงเกี่ยวกับโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

โครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการไมใชเปนรายการหรือสิ่งใดสิ่งหนึ่งที่แยกออกจากระบบ

สารสนเทศอื่นๆ แตจะเปนเพยีงการกําหนดกรอบ (Framework) ที่ระบบสารสนเทศใดๆ (หรือระบบ

ยอย)จะเขาไปรวมอยูดวยกันอยางเหมาะสม ดังนั้น คําวา “ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ” และ

“ระบบสารสนเทศ” จึงอาจมีการใชสับเปลี่ยนกันเกิดขึ้นในบางครั้ง

เราอาจจะอธิบายโครงสรางของระบบสารสนเทศขององคกร โดยการแยกโครงสรางระบบ

สารสนเทศออกเปน 4 สวน ดวยกัน ซึ่งแตละสวนจะมีความสัมพันธตอกัน

1. สวนประกอบการปฏบิัติงาน (Operating elements)

2. การสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision support)

3. กิจกรรมดานการจัดการ (Management activity)

4. หนาที่ในหนวยงาน (Organization function)

1.1. สวนประกอบดานการปฏิบัติงานของระบบสารสนเทศสวนประกอบดานการปฏิบัติงานของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศขององคกรอาจแสดงในรูปของสวนประกอบทางกายภาพ โดยท

ี่สวนประกอบตางๆ เหลานี้จะทาํหนาที่ในการประมวลผลหรือออกผลรายงานหรือ

ผลลัพธของระบบ

1.1 สวนประกอบทางกายภาพ สวนประกอบเหลานี้ ไดแก

ฮารดแวร หมายถึงเครื่องคอมพิวเตอร และอุปกรณอื่นๆ ที่ตอพวง

ซอฟแวร เปนคําสั่งตางๆที่ใชควบคุมการทํางานฮารดแวร ไดแกซอฟแวรระบบกับประยุกต

ฐานขอมูล เปนแหลงที่เก็บขอมูลทั้งหมด เพื่อนําไปใชกับซอฟแวรประยุกต

ขั้นตอนการปฏิบัตงิาน ไดแก หนังสือคูมือการปฏิบัตงิาน,เอกสารคําสั่งหลักๆ ที่จําเปนมีอยู 3 แบบคือ คําสั่งสําหรับผูใช,คําสั่งเพื่อใชในการจัดเตรียมขอมูลนําเขา และคําสั่งการ

ปฏิบัตงิาน

พนักงานปฏิบัตงิาน หมายถึงผูควบคุมคอมพิวเตอร,นักวิเคราะหระบบ,โปรแกรมเมอรและ

อื่นๆ

1.1. สวนประกอบดานการปฏิบัติงานของระบบสารสนเทศสวนประกอบดานการปฏิบัติงานของระบบสารสนเทศ ((ตอตอ))

1.2 หนาทีใ่นการประมวลผล โดยมีหนาทีห่ลักๆ ในการประมวลผลดังนี้

การประมวลผลรายการ ไดแก การดําเนินการในกิจกรรมหนึ่งๆ เชน การจัดซื้อหรือขาย

การสั่งผลิตผลิตภัณฑ สิ่งตางๆ นี้ อาจเกิดขึ้นภายในหรือเกี่ยวของกับภายนอกองคกรก

็

ได การบันทึกรายงานจากรายการ มีจุดมุงหมายเพื่อ การกําหนดรายการที่จะตองนาํเขา

,ออกผลรายงาน,การติดตอสื่อสารระหวางรายการหนึ่งกับรายการอื่นๆ ที่ตองการใชผล

การบันทึกรายงานเปนสารสนเทศหรอืเพื่อการอางอิง

การดูแลรักษาแฟมขอมูลหลัก ไดแก การดําเนินการในกิจกรรมตางๆ มีจุดมุงหมายก

็

เพื่อตองการสราง และการดูแลรักษาแฟมขอมูลในแฟมขอมูลหลัก ซึ่งเก็บขอมูลถาวร

หรือขอมูลในอดีตขององคกรไว เชน ขั้นตอนการจัดเตรียมการจายเช็คเงินเดือนของ

พนักงาน ซึ่งตองการรายการขอมูล อัตราคาจางของพนกังานตอวัน และคาใชจายที่ตอง

หักออก และอื่นๆ


การออกรายงาน เปนผลงานที่ไดจากการประมวลผล โดยปกติจะมีการออกรายงานท

ี่

เปนงานประจําหรือเปนงานที่อยูในหมายกําหนดการ หรือการออกรายงานแบบ

เรงดวน

กระบวนการสอบถาม ไดแก ผลลัพธหรือรายงานอื่นๆ ที่เกิดจากการประมวลผล โดย

การใชฐานขอมูลจะมีไวเพื่อตอบคําถาม ซึ่งอาจจะเปนคําถามที่เกิดขึ้นเปนประจําม

ี

รูปแบบที่กําหนด หรืออาจจะเปนคําถามที่เกิดขึ้นบางครั้งบางคราว

กระบวนการโตตอบเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ ไดแกการสนับสนุนโดยผานตัวแบบ

การตัดสินในที่ถูกกําหนดไวในระบบ โดยที่ผูใชสามารถติดตอสอบถามขอมูลและ

ไดผลรายงานในทนัที หรืออาจจะมีการเปลี่ยนแปลงขอมูลนําเขา จนกระทั่งไดคําตอบ

ที่นาพอใจ


1.3 รายงานที่ผูใชตองการ

ผูใชระบบสารสนเทศตองการรายงานหรือผลลัพธ ที่ไดจากการประมวลผลขอมูลนําเขา

รายงานทีไ่ดนั้น จะตองเปนประโยชนตอการใชงาน กะทัดรัด เขาใจงาย สะดวกตอการนําไปใช ซึ่งสามารถแยกได 5 แบบหลักๆ ดังนี้

1.

เอกสารรายงาน หรือรายการที่แสดงทางหนาจอคอมพิวเตอร

2.

รายงานทีไ่ดจัดวางรูปแบบไวกอนลวงหนา เปนรายงานที่กําหนดรูปแบบและรายละเอียด

ที่แนนอน โดยปกติจะเปนตารางหรือหมายกําหนดการที่ทําอยูเปนประจํา

3.

การถาม-ตอบ ที่ไดวางแผนไวกอนลวงหนา โดยทั่วๆ ไปจะสัมพันธกับผลลัทธที่กําหนดไว ซึ่งมีจํานวนรายการไมมากนัก สวนใหญเปนแบบออนไลน ปอนคําถามและตอบ

4.

รายงานและการถาม-ตอบตามความตองการ ในบางครัง้บางคราว ในชวงเวลาที่ไมแนนอน

ซึ่งตองการขอมูลหรือการวิเคราะห แตไมอยูในรปูแบบที่กําหนดไวลวงหนา

5.

ผลลัพธจากการโตตอบระหวางผูใชกับเครื่อง

2. 2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่ชวยสนับสนุนการตัดสินใจที่ชวยสนับสนุนการตัดสินใจ

การตัดสินใจในสิ่งใดๆ อาจจะมีความแตกตางกัน ขึ้นอยูกับโครงสรางของการ ตัดสินใจ ซึ่งแบงออกได ดังนี้

2.1 การตัดสินใจแบบมีโครงสราง หรือเปนชุดคําสั่ง มีแนวโนมที่จะเปน ลักษณะของงานประจํา ซึ่งมีการทําซ้ําๆ กัน มรีะบบสารสนเทศที่เดนชัดและมีการนาํ

ขอมูลเขาที่เปนไปตามขัน้ตอนอยางแนนอน

2.2 การตัดสินใจแบบไมมีโครงสราง ยอมไมสามารถจะกําหนดขั้นตอนการ ตัดสินใจไวกอนลวงหนาได อาจเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงทีม่ีบอยครั้ง ทําใหองคกร

ตองเสียคาใชจายในการเตรียมขัน้ตอนการตัดสินใจ ไมสามารถกําหนดขั้นตอนการ ตัดสินใจที่เปนแบบถาวรได สวนใหญจะใชวิธีการถาม-ตอบและการวิเคราะห

3. 3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่กําหนดตามกิจกรรมดานการจัดการที่กําหนดตามกิจกรรมดานการจัดการ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่สนับสนุนกิจกรรมดานการจัดการนัน้ หมายถึง การจัดแบงโครงสรางระบบสารสนเทศไวเปนลําดับ (Hierarchy) เพื่อการวางแผนดาน

การจัดการ (Management planning) และควบคุมกิจกรรม (Control activity)

3.1 การควบคุมกิจกรรมดานการจัดการ

แอนโทนี่ ไดใหนิยามการวางแผนดานการจัดการและการควบคุม โดยจัดแบงระดับ ดังนี ้

ระดับการวางแผนกลยุทธ คือการใหนิยามของเปาหมาย นโยบาย และแนวทางทั่วๆ ไป ที่แสดงถึงจุดหมายขององคกร

ระดับการควบคุมดานการจัดการและการวางแผนยุทธวิธี คือการไดมาซึ่งทรัพยากร แผนยุทธวิธี ที่ตั้งโรงงานผลิตภัณฑใหม การจัดทํางบประมาณและการควบคุม

ระดับการวางแผนดานการปฏิบัติงานและการควบคุม คือการใชสิ่งตางๆ เชน อุปกรณ

เครื่องมือ ตลอดจนทรัพยากรอื่นๆ ใหเกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ภายใต

งบประมาณที่จํากัด

3. 3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่กําหนดตามกิจกรรมดานการจัดการที่กําหนดตามกิจกรรมดานการจัดการ ((ตอตอ))


3.2 ระบบสารสนเทศสําหรับการควบคุมดานการปฏิบัติงาน

การควบคุมดานการปฏิบัตงิาน เปนกระบวนการเพื่อตองการจะตรวจสอบดูวา กิจกรรมที่ได

ดําเนินไปนั้น กอใหเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือไม จากการใชวิธีการที่กําหนดไวลวงหนา

ตลอดจนหลักเกณฑในการตัดสินใจ ขั้นตอนในการปฏบิัติงานสวนใหญจะไมคอยมีการเปลี่ยนแปลง

การตัดสินใจและผลลัพธที่เกิดขึ้น จะครอบคลุมในชวงเวลาสั้นๆ ( 1 วันหรือ 1 สัปดาห)

การประมวลผลที่สนับสนุนการควบคุมดานการปฏิบตัิงาน ประกอบดวย

1. การประมวลผลรายการ

2. การประมวลผลรายงาน

3. การประมวลผลการรองขอ


3.3 ระบบสารสนเทศสําหรับการควบคุมดานการจัดการ

ฐานขอมูลสําหรับการควบคุมดานการจัดการ ประกอบดวยสวนประกอบหลักๆ 2 สวนคือ

ฐานขอมูลที่เตรียมขึ้นสําหรับการปฏิบัตงิาน และฐานขอมูลเพื่อจัดทําแผนงาน มาตรฐาน งบประมาณ และอื่นๆ ซึ่งจะเปนการคาดคะเนความตองการเกี่ยวกับประสิทธิภาพดานการปฏิบัตงิาน

กระบวนการที่มีสวนชวยสนับสนุนกิจกรรมดานการควบคุมเพื่อการจัดการ มีดังนี้

1. ตัวแบบการวางแผนหรืองบประมาณ มีสวนชวยผูจัดการในการคนหาปญหา จัดเตรียม ทบทวน และจัดทํางบ

2. รายงานที่จัดทาํตามหมายกําหนดการ ที่แสดงถึงประสิทธิภาพการปฏบิัติงานและความ

แปรปรวน โดยเปรียบเทียบกับมาตรฐานอื่นๆ

3. ตัวแบบการวิเคราะห (ปญหา) สําหรับวิเคราะหขอมูลที่ใชเปนปจจัยนําเขา เพื่อการ

ตัดสินใจ


4. ตัวแบบการตัดสินใจ เพือ่วิเคราะหสถานการณของปญหาและหาคําตอบเพื่อใชประเมินผล

ดานการจัดการ

5. ตัวแบบการถาม-ตอบ เพื่อชวยในการตอบคําถาม

ผลลัพธที่ได จากระบบสารสนเทศสาํหรับการควบคุมดานการจัดการ ไดแก แผนงานและ

งบประมาณ รายงานตามหมายกําหนดการ


3.4 ระบบสารสนเทศสําหรับการวางแผนกลยุทธ

จุดประสงคของการวางแผนกลยุทธ ก็เพื่อที่จะพัฒนากลยุทธที่ทําใหองคกรนัน้ สามารถ

บรรลุวัตถุประสงคตามความตองการ ซึ่งมักจะครอบคลุมชวงระยะเวลาที่ยาวนาน ดังนัน้จึงอาจจะม

ี

การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในองคกรได ดังตัวอยาง เชน

- อาจมีการตัดสินใจที่จะสงสินคาทางไปรษณียตามสาขาของหางสรรพสินคา

- อาจมีการตัดสินใจขายสินคาลดราคาตามสาขาของหางสรรพสินคาที่อยูชานเมือง

- บริษัทผลิตสินคาอุตสาหกรรมอาจจะตัดสินใจขยายธุรกิจ

นอกจากนี้ขอมูลภายนอก ยังจําเปนในการพิจารณา ไดแก

- สภาวะเศรษฐกิจของบริษัทในปจจุบัน และกิจกรรมตางๆ ที่คาดหวังไวในอนาคต

- สภาวการณทางการเมืองในปจจุบันและอนาคต


- โอกาสการทางอุตสาหกรรมของแตละประเทศ

- ความสามารถและประสิทธิภาพเกี่ยวกับดานการตลาด

- ความสามารถของคูแขงและสวนแบงการตลาด

- โอกาสที่จะลงทุนในโครงการใหมๆ

- แนวโนมความตองการทรัพยากร สําหรับกลยุทธอื่นๆ

- กลยุทธอื่นๆ

4.4.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่กําหนดตามหนาที่ในองคกรที่กําหนดตามหนาที่ในองคกร

การจัดการภายในองคกร จะประกอบดวยหนาที่ตางๆ มากมาย ซึ่งในแตละหนาที่ตองการ

สารสนเทศที่แตกตางกันออกไป โดยจะกลาวถึงโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการท

ี่

จัดแบงตามหนาที่ ซึ่งโดยทัว่ไปองคการมักจะใชระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวของกับหนาที่ตางๆ

ดังนี้

1.

ระบบยอยดานการขายและการตลาด

2.

ระบบยอยดานการผลิต

3.

ระบบยอยดานการจัดซื้อ

4.

ระบบยอยดานงานบุคคล

5.

ระบบยอยดานการเงนิและการบัญชี

6.

ระบบยอยการประมวลผลสารสนเทศ

7.

ระบบยอยการบริหารระดับสูง

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่กําหนดตามหนาที่ในองคกรที่กําหนดตามหนาที่ในองคกร

ระบบยอยดานการขายและการตลาด หนาที่ดานการขายและการตลาด ซึ่งโดย ทั่วๆ ไป จะรวมกิจกรรมเกี่ยวของทั้งหมดเขาไวดวยกัน เชน การสงเสรมิการขาย,

การขายสินคา และการใหบริการ

ระบบยอยดานการผลิต หนาที่จะรับผิดชอบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ การวางแผน อุปกรณที่ตองการใช การจัดตารางการใชอุปกรณตางๆ การจางงานและการฝกอบรม

พนักงาน การตรวจสอบ และการควบคุมคุณภาพรายการตางๆ

ระบบยอยดานการจัดซื้อ จะประกอบดวยกิจกรรมตางๆ เชน การจัดซื้อ การรับ วัสดุ การควบคุม การคงคลัง และการแจกจาย

ระบบยอยดานงานบุคคล หนาที่ความรับผิดชอบ ไดแก การจางงาน การ ฝกอบรม การจัดเก็บประวัตพนักงาน การกําหนดอัตราจาง ลักษณะงาน หลักสูตรใน

การอบรม และอื่นๆ ที่เกี่ยวของ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่กําหนดตามหนาที่ในองคกรที่กําหนดตามหนาที่ในองคกร

ระบบยอยดานการเงินและการบัญชี หนาที่ดานการเงินและการบัญชี ใน บางครั้งก็อาจแยกออกจากกันได ฝายการเงินจะรับผิดชอบที่จะทําใหคาใชจายของ

องคต่ําเทาที่จะเปนไปได ซึ่งจะครอบคลุมถึงการใหเครดิตกับลูกคา ขั้นตอนการเรียก เก็บหนี้ การจัดการกระแสเงินสด และเตรียมการเรื่องการเงิน สวนการบัญชีจะ

เกี่ยวของกับการจัดทํารายการทางการเงิน และการทําผลสรุปรายงานการเงินที่เปน มาตรฐาน การรายงานทางบัญชี (เชน บัญชีรายรับ รายจาย และงบดุล) การจัดเตรียม

งบประมาณการแยกรายการคาใชจายและทําการวิเคราะหงบประมาณ

ระบบยอยการประมวลผลสารสนเทศ จะรับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดหาแหลง สารสนเทศ และการประมวลสารสนเทศที่จําเปนสําหรับการประมวลผลรายการ

การรองขอ แกไข เปลี่ยนแปลงขอมูล การออกรายงาน การยื่นเสนอโครงการและอื่นๆ

ระบบยอยการบรหิารระดับสูง จะทํางานบริหารรวมกับคณะกรรมการ เรียกขอ สารสนเทศเพื่อใชสนับสนุนในการตัดสินใจ เพื่อใชในการประเมินหากลยุทธตางๆ

การประกอบกันขึ้นเปนโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการการประกอบกันขึ้นเปนโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

การประกอบกันขึ้นเปนโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

การอธิบายโครงสรางของระบบสารสนเทศเพือ่การจัดการในสวนของการ สนับสนุนการตัดสินใจ กิจกรรมการบรหิารและหนาที่ในองคกร ซึ่งอาจจะกลาวไดวา

เปนการรวมองคประกอบเหลานี้ขึ้นเปนโครงสรางของ MIS และ สิ่งสําคัญก็คือ จะตอง มีโครงราง ตามแนวคิด เพื่อใหสามารถที่จะอธิบายถึงระบบสารสนเทศทีม่ีอยู หรือทีไ่ด

วางแผนไว


โครงสรางทางกายภาพของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

โครงสรางทางกายภาพของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ จะคลายกับ โครงสรางตามแนวคิด กลาวคือ โปรแกรมประยกุตทั้งหมดซึ่งประกอบดวยโปรแกรม

ตางๆ ที่แยกออกจากกันอยางสมบูรณ ถูกนํามาใชเฉพาะกับระบบยอยระบบหนึ่ง ถา มองในแงทางดานเศรษฐศาสตร ดังนี้

1. ใชระบบประมวลผลรวม

2. ใชโมดูลรวม

ระบบการประมวลผลรวมจะมีลักษณะเสมือนเปนระบบเดี่ยว ที่ถูกออกแบบไว

ใหโปรแกรมประยุกตที่เกี่ยวของกันเชื่อมโยงกันได ทั้งนี้ เพื่อใหเกิดความสะดวกและ

ลดการนําขอมลูเขาซ้ําๆ กัน

ขอโตแยงเกี่ยวกับโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขอโตแยงเกี่ยวกับโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ขอโตแยงเกี่ยวกับโครงสรางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ไดแก

1. ขอบเขตของระบบสารสนเทศที่เปนทางการกับไมเปนทางการ

2. การตอตานของผูจัดการกับระบบสารสนเทศอยางเปนทางการ

3. ขอบเขตของการรวมแฟมขอมูลและการประมวลผล

4. ขอบเขตของการโตตอบกันระหวางผูใชกับเครื่อง

5. ระบบที่เปนรูปแบบทั่วไปกับระบบทีม่ีรูปแบบเฉพาะ

Thank You

chapter 5 structure of mis

Documents