Chinese regulations

Issued Date 2008/08/19 Issued by DOH Ref. No 0970329838 RE To announce the “Guidance for Good Pharmacovigilance Practice” Attachment “Guidance for Good Pharmacovigilance Practice”

 

 

Official Letter from DOH  

Date:  August 19, 2008 

Ref. No:  0970329838 

RE:  To announce the “Guidance for Good Pharmacovigilance Practice” 

 

 

Guidance for Good Pharmacovigilance Practice   

2

Table of Contents 

Page  No. 

 

Chapter 1 Introduction                                                                                                              1 

Chapter 2 Adverse Drug Reaction Reporting and Requirements        3 

I.    Spontaneous Reporting                                        3 

II.  Periodic Safety Update Reports                                     5 

III.  Expedited Reporting                                                  6 

Chapter 3 Risk Management                                                  8 

I.  Health Authority                                                  8 

II.  Healthcare Providers and Pharmacies                             8 

III.  Pharmaceutical Companies                                        9 

IV.  Risk Management Tools                                        10 

Chapter 4 Training and Education                                          12 

I.  Health Authority                                                  12 

II.  Healthcare Providers and Pharmacies                            12 

III.  Pharmaceutical Companies                                       12 

Chapter 5 Pharmacovigilance Inspection                                        14 

I.  Routine Inspection                                          14 

II.  Target Inspection                                                  14 

III.  Inspection Report                                                 15 

IV.  Continuous Follow‐ups                                        15 

References                                                               16 

i

Appendixes 

 

Appendix 1:    Regulation of Reporting Serious Adverse Reaction of Medical Products    17 

Appendix 2:    Regulation of Medical Products under Safety Monitoring                19 

Appendix 3:    Adverse Drug Reaction Reporting Form                              20 

Appendix 4:    Department of Health Announcement No. 0940336107                22 

  RE: Template of the Periodic Safety Update Reports 

Appendix 5:    The  information required from pharmaceutical companies for Periodic Safety 

Update Reports                                                        23 

Table 1: Summary of Adverse Drug Reaction Cases                  24 

ii

Table 2: All Adverse Drug Reactions by SOC in Taiwan (Suggested template) 25 

Table  3:  All  Adverse  Drug  Reactions  by  SOC  in Other  Countries  (Suggested 

template)                                                                      26 

Appendix 6:    Department of Health Announcement No. 0960323034                  27 

  RE:  Issues  in  final summary safety  report at  the end of monitoring period of 

drug   

Appendix 7:    Suggested Template of Summary Bridging Report   

                                                28 

Chapter 1    Introduction 

 

In general, results from pre‐marketing clinical trials are sufficient to  justify the efficacy of a 

drug  so  as  to  sustain  the  application of  its  license  approval.    However,  study design  and 

inclusion / exclusion criteria may restrict the detection of some potential, low incidence but 

serious  adverse  drug  reaction.    In  order  to  identify  the  safety  issue  after  a  product  is 

launched with a huge number of patients exposed  to  it,  it  is necessary  to establish a good 

pharmacovigilance  system  so as  to  reduce  the  risks and  take prompt measures  to protect 

public  health.  Therefore,  the  Department  of  Health  sets  out  the  Guidance  for  Good 

Pharmacovigilance Practice to request healthcare providers, pharmacies and pharmaceutical 

companies to collect, evaluate and study drug safety information in a proactive manner and 

to  take  their  responsibilities  for  adverse  drug  reaction  reporting.    The  health  authority 

should  establish  a  good  pharmacovigilance  and  inspection  system  suitable  for  the 

environment  in Taiwan.    This system should be able to help the authorities to handle drug 

safety  information  and  take  prompt  and  necessary measures,  based  on  risk management 

principles, to assure drug safety, and to protect consumers’ right. 

 

To draft  this Guidance,  references  from  the  latest  versions of  related  regulations  in other 

regulatory  bodies,  e.g.  from  ICH1,  the US2,  the  EU3,  Japan4  and Australia5 were  collected.     

After discussions,  the Australian  TGA’s  version was used  as  a base  to draft  the Guidance, 

then  incorporated  the  strong  points  in  other  countries’  regulations  as  well  as  current 

regulatory requirements (e.g. Pharmaceutical Affairs Law Article 45, Article 45‐1 and related 

subsidiary  laws)  and  enforcement  situations  in  Taiwan.    This  document  aims  to  provide 

guidance  for  the  health  authorities  and  their  delegate  agencies,  healthcare  providers, 

pharmacies and pharmaceutical companies on pharmacovigilance activities.      The Guidance 

targets  on  professional  institutes,  groups  and  personnel  involved  in  pharmacovigilance 

activities  to  help  them  understand  and  develop  an  accurate  manner  in  handling 

pharmacovigilance activities.    Their compliance with professional ethics and government’s 

1

regulations and policies will enhance drug safety in Taiwan.    Hence, except for stipulated by 

laws or regulations, the contents of this Guidance are not mandatory. 

 

The scopes and functions of the Guidance are described as follows, 

 

(1) In  this  Guidance,  drugs  refer  to  all  drugs  already  approved  and  granted  with 

licenses by the Department of Health and launched in Taiwan   

(2) Illegal drugs  (e.g. counterfeit drugs,  forbidden drugs) are unlawful and should be 

handled by law‐enforcement agencies; hence, they are not covered in the scope of 

this Guidance. 

(3) This  Guidance  is  a  reference  of  executing  pharmacovigilance  activities  for  the 

health authority and  its delegate agencies, healthcare providers, pharmacies and 

pharmaceutical companies. 

(4) The health authority shall appoint other agencies or organizations to operate the 

collection, collation and assessment of suspected adverse drug reaction cases, and 

other drug safety issues. 

(5) The delegate agencies shall promptly forward important drug safety information to 

the health authority, relevant agencies and pharmaceutical companies involved. 

(6) When becoming aware of an adverse reaction that may be associated with drugs, 

healthcare  providers,  pharmacies  and  pharmaceutical  companies  are  advised  to 

report to the health authority or its delegate agencies. Other related regulations or 

laws shall also be observed. 

(7) When becoming aware of an adverse reaction that may be associated with drugs, 

healthcare  providers  and  pharmacies  shall  also  notify  the  drug  license  holders 

involved. 

(8) Pharmaceutical  companies  are  advised  to  establish  a  feasible  and  integrated 

internal  pharmacovigilance  system  and  a  risk management mechanism  so  as  to 

ensure drug safety and to assure responsibilities and liabilities for their products. 

2

(9) Each pharmaceutical company is advised to appoint a member of staff in charge of 

pharmacovigilance  activities.  It  would  be  better  that  this  person  stationed  in 

Taiwan and have suitable medical background or experiences in pharmacovigilance 

activities. 

(10) Healthcare  providers  are  advised  to  establish  an  internal  adverse  drug  reaction 

reporting  system  and  related  regulations.    Internal  trainings  may  cover  these 

materials. 

3

Chapter 2    Adverse Drug Reaction Reporting and Requirements 

 

An  integrated pharmacovigilance  system  shall  include  the  collection,  collation, assessment 

and analyses of information on adverse drug reaction cases, research of risk factors, and risk 

assessment, prevention and management, etc. The collection of adverse drug reaction cases 

is  the most  important  and  basic  task. Hence,  in  almost  every medical  advanced  country, 

there is a national adverse drug reaction reporting center, which is responsible for processing 

suspected  adverse  drug  reaction  cases  reported  by  health  professionals,  pharmaceutical 

companies or  the general public and carrying out case assessment,  safety  signal detection 

and problem analyses.  In order to assure their responsibility and  liability for their products, 

pharmaceutical  companies  shall  collect  and  collate  suspected  adverse drug  reaction  cases 

through various channels and methods, and provide  latest drug  information  for  the health 

authority,  healthcare  providers,  health  professionals  and  patients.    Pharmaceutical 

companies shall also make good use of risk management tools to reduce the risk of adverse 

drug  reaction  events.    The  front‐line  health  professionals  have  the  obligation  to  inform 

health authorities and drug license holders if any suspected adverse drug reactions occur. 

 

I. Spontaneous Reporting 

Healthcare providers, pharmacies and pharmaceutical companies are advised to inform 

the health authority or  its delegate agencies of any suspected adverse drug  reactions 

involved with drugs marketed in Taiwan, no matter whether the event is serious or not.   

Serious adverse drug reaction events shall be reported according to the “Regulation of 

Reporting  Serious  Adverse  Reaction  of  Medical  Products”  (Appendix  1).   

Pharmaceutical  companies  shall  collect  suspected  adverse  drug  reaction  cases  from 

post‐marketing studies and medical literatures and report serious events in accordance 

with the “Regulation of Reporting Serious Adverse Reaction of Medical Products”, while 

for  drugs  under  post‐marketing  surveillance,  all  the  serious  and  non‐serious  cases 

should  be  included  in  Periodic  Safety  Update  Reports  (PSUR)  and  submitted  to  the 

4

health authority or  its delegate agencies according to “Regulation of Medical Products 

under Monitoring” (Appendix 2). 

 

(I) When becoming aware of a serious adverse drug reaction, healthcare providers, 

pharmacies and pharmaceutical companies shall report to the health authority or 

its  delegate  agencies  by  submitting  a  completed  reporting  form  and  relevant 

information.    Pharmaceutical companies or  license holders have the obligation 

to provide any relevant product information upon request. 

 

(II) A serious adverse drug reaction refers to any of the following medical conditions 

that: 1. results in death; 2. is life‐threatening; 3. results in permanent disability; 4. 

is  a  congenital  anomaly/birth  defect;  5.  requires  inpatient  hospitalization  or 

prolongation  of  existing  hospitalisation;  6.  required  intervention  to  prevent 

permanent impairment/damage   

 

(III) Time frame of reporting serious adverse drug reactions: 

  Healthcare providers and pharmacies shall report within 7 days upon knowing of 

any  serious  adverse  drug  reaction  has  resulted  in  death  or  is  life‐threatening.     

The license holder of the involved drug shall also be informed.    If information of 

the  report  is not complete,  follow‐up documents  should be  supplied within 15 

days.    The  drug  license  holder  involved  shall  report  within  15  days  upon 

knowing of a serious adverse drug reaction. 

 

(IV) All serious domestic adverse drug reactions have to be reported within the time 

frame as specified by the authority.    License holders of medical products under 

monitoring  shall  include non‐serious  adverse drug  reactions  as  line  listing  in  a 

Periodic Safety Update Reports and submit it according to a specified time frame. 

 

5

(V) Reporting methods and template: 

  Healthcare  providers,  pharmacies  and  pharmaceutical  companies  shall  submit 

their  reports by post,  fax or via  the  internet.    A verbal  report  is acceptable  in 

urgent  situations;  but  written  submission  should  be  completed  before  the 

deadline (Reporting Form is as in Appendix 3). 

 

(VI) When  reporting  adverse  drug  reactions,  healthcare  providers,  pharmacies  and 

pharmaceutical companies shall use the Adverse Drug Reaction Reporting Form 

(Appendix  3)  declared  by  the  health  authority  or  its  delegate  agencies.    The 

minimum information required for the submission of an initial report includes an 

identifiable  patient’s  information,  an  identifiable  reporter’s  information,  a 

suspected reaction, and suspect drug(s). 

 

(VII) Additional information on a serious adverse drug reaction report, not available at 

the  time of  the  initial  report,  should be provided  in  follow‐up  reports.    When 

necessary, the health authority or its delegate agencies have the right to request 

healthcare  providers,  pharmacies  or  pharmaceutical  companies  to  provide 

patients’  medical  records,  medication  records  or  product  information.   

Healthcare providers, pharmacies or pharmaceutical companies have to comply 

with the request. 

 

(VIII) When becoming aware that patients are injured because of drug product defects, 

healthcare providers, pharmacies and pharmaceutical companies shall report to 

the  health  authority  or  its  delegate  agencies  following  the  “Regulation  of 

Reporting  Serious  Adverse  Reaction  of  Medical  Products”.    Other  events 

concerning drug product defects may also be reported to the health authority or 

its delegate agencies in an expedited manner.     

 

6

II. Periodic Safety Update Reports (PSUR) 

Drug  safety data  collected  from pre‐marketing  clinical  trials may not be  sufficient  to 

reflect  the product  safety profile.    Therefore,  the health authorities  in many medical 

advanced  countries  impose  the  “post‐marketing  drug  safety  monitoring  period”  on 

newly  launched new drugs. During  the  safety monitoring period,  license holders  shall 

proactively collect post‐marketing safety data, prepare Periodic Safety Update Reports 

and  submit  them  to  the  health  authority  or  its  delegate  agencies.    All  non‐serious 

adverse  drug  reactions  involved  drugs  under  surveillance  should  be  reported  as 

line‐listings  in  PSURs.  If  necessary,  the  health  authority may  set  a  schedule  for  the 

submission  of  PSURs.  According  to  the  “Regulation  of  Medical  Products  under 

Monitoring”  (Appendix 2),  if pharmaceutical  companies  fail  to  submit Periodic  Safety 

Update Report as  required,  then  the health authority may  reassess  the  safety of  the 

concerned product. 

 

(I) Periodic Safety Update Reports should at least include the contents mentioned in 

the Department of Health announcement issued on 2nd December 2005 (Ref. No. 

0940336107) as in Appendix 4.    A template is in Appendix 5. 

 

(II) The  last Periodic Safety Update Report  (PSUR)  should be  submitted before  the 

expiration of the drug safety monitoring period. According to the Department of 

Health announcement on 25th July 2007 (Ref. No. 0960323034) (Appendix 6), the 

last  Periodic  Safety Update  Report  shall  include  a  summary  bridging  report  in 

addition to routine PSUR contents. The summary bridging report is a drug safety 

review at the point of the expiration of the drug safety monitoring period. This 

will  help  the  health  authority  to  carry  out  post‐marketing  drug  safety 

assessment.   

 

(III) The  summary  bridging  report  provides  summarized  information.    There  is  no 

need  to  repeat  the  contents  in  previous  PSURs;  but,  quotations  would  be 

7

appropriate.  A  line‐listing  of  cases  would  not  be  necessary  for  the  summary 

bridging  report; however,  the  information  shall  cover  the whole period of  the 

drug  under  monitoring.  The  summary  bridging  report  may  also  include  the 

marketing situations  in other countries, pharmaceutical companies’ contingency 

measures, and  changes  in  safety  regulations, drug  safety data,  indications and 

package  inserts occurred during  the period of  the drug under monitoring. The 

suggested template of the summary bridging report is as in Appendix 7. 

 

III. Expedited Report 

Based on the results of drug safety assessment or risk‐benefit assessment or the notice 

from  foreign manufacturers  / head quarters, drug  license holders  shall  report  to  the 

health  authorities  in  an  expedited  manner  (within  72  hours)  when  expecting  or 

becoming aware of any of the following critical events:   

 

(I) withdrawal or suspension of the product; 

(II) serious drug safety related addition or modification in contraindication, warning 

or precaution statement of the approved package inserts. 

 

When  reporting,  drug  license  holders  shall  provide  all  related  information  that  they 

have  already  obtained,  such  as  associated  evidence  and  corresponding  measures 

adopted by  foreign health authorities, etc. Reporting can be made via  telephone,  fax, 

email or official letter.   

 

8

Chapter 3    Risk Management 

 

The health authority, healthcare providers, pharmacies and pharmaceutical companies shall 

follow risk management principles and conduct the assessment on known risks, investigation 

on  potential  risks  and  continuous  follow‐up  on  materially  omitted  information  on 

post‐marketing drug safety issues so as to ensure patients’ safety. 

 

I. Health Authority 

(I) The  health  authority  and  its  delegate  agencies  shall  proactively  collect  drug 

safety information and promptly inform the pubic and health professionals so as 

to safeguard the nation’s medication safety. 

 

(II) The health authority shall carefully assess the risk‐benefit balance of drugs with 

safety concerns and make proper decisions. 

 

(III) The health authority and its delegate agencies shall regularly review the database 

of the adverse drug reaction reporting system in Taiwan and prepare a report in 

the  view  to  identify  known  risks,  to  detect  potential  risks  and  to  supplement 

importantly omitted information.    When necessary, a drug reassessment can be 

conducted for analyzing its risk‐benefit balance so as to improve drug safety. 

 

(IV) The health authority shall make relevant policies to enhance drug safety, make 

appropriate  planning  and  arrangement,  and  seek  resources  to  support  the 

research and activities related to the drug safety, in order to build up the nations’ 

knowledge  about  the  drug  safety  and  to  set  up  the  domestic  drug  safety 

information. 

 

9

II. Healthcare Providers and Pharmacies 

(I) Healthcare  providers  and  pharmacies  shall  follow  the  health  authority’s 

regulations to handle adverse drug reaction reporting. 

 

(II) Healthcare providers and pharmacies shall proactively collect safety information 

on drugs used in their institutes, create a drug safety database and set guidelines 

on  using  high  alert  drugs.    Drug  safety  information  should  be  promptly 

forwarded to health care professionals. 

 

(III) In  order  to  improve  drug  safety,  healthcare  providers  and  pharmacies  shall 

regularly review the internal reporting system and mechanism to identify known 

risks and detect potential risks and importantly omitted information. 

 

III. Pharmaceutical Companies 

(I) Considering  that  drugs  approved  by  the  health  authority may  still  have  some 

unknown risks of adverse reactions, pharmaceutical companies should establish 

a mechanism  for  continual monitoring  and  collecting  drug  safety  information.   

The  mechanism  should  also  clearly  state  actions  to  be  taken  upon  safety 

concerns.    Routine pharmacovigilance tasks, such as the submission of adverse 

drug  event  reports,  periodic  safety  update  reports  (PSUR),  etc.  should  be 

performed  according  to  the  descriptions  in  Chapter  2.    A  pharmacovigilance 

plan  should  be  devised  based  on  the  safety  specification  of  each  individual 

product, especially for those with safety concerns. 

 

(II) Pharmaceutical  companies  shall  collate  and  analyze  all  collected  information.   

Pharmaceutical  companies  shall  carry out  safety  assessment  if  any new  safety 

signals are detected.    Also, if there are evidences suggesting potential risks that 

may  lead  to serious adverse  reactions,  the concerned pharmaceutical company 

shall submit a report and  inform the health authority and  its delegate agencies, 

10

healthcare providers and pharmacies  in an expedited manner.    Reports should 

be submitted according to the descriptions of spontaneous reporting in Chapter 

2 Paragraph 3. 

 

(III) In addition to general drug information, drug safety data should also be stated in 

package  inserts,  including population not  studied  in clinical  trials, adverse drug 

reactions, known / potential risks, drug‐food interactions, drug‐drug interactions, 

epidemiology,  common  side  effects,  and  other  related  information.   

Pharmaceutical  companies  should  devise  a  mechanism  for  updating  package 

inserts in a timely manner. 

 

(IV) In  the case of concerns over drug safety,  for  instance,  there are serious known 

risks,  potential  risks  or  the  deficiency  of  important  drug  safety  data  on  some 

patient  groups,  etc.,  pharmaceutical  companies  should  come  up  with  a  risk 

management plan subject to the safety profiles of the concerned product.    The 

following items are suggested in the risk management plan: 

1. Safety specification 

2. Pharmacovigilance plan 

3. Evaluation of the need for risk minimisation activities 

4. Risk minimization plan 

5. Conclusions of the risk management plan 

6. Contact persons in charge of the risk management plan 

 

(V) Pharmaceutical companies shall refer to their risk management policies of overseas 

manufacturers or their head quarters and work out risk management measures 

suitable  for  domestic  environment.  Pharmaceutical  companies  also  have  the 

obligation to inform their headquarters promptly of changes in health authority’ 

policies. 

 

(VI) If  commitments  for  safety  concerns  are  attached  to  the  new  drug  approval 

notification  issued  by  the  health  authority,  then,  in  addition  to  the  general 

11

requirements,  pharmaceutical  companies  should  also  establish  a 

pharmacovigilance plan  to  actively  collect  and  continually monitor drug  safety 

information  and  make  improvements  to  prevent  adverse  reactions  from 

happening.  Reports  should  be  submitted  to  the  health  authority  for  future 

inspection within a specified time frame.  

 

IV. Risk Management Tools 

(I) Risk management tools may include: update WARNINGS section on the package inserts 

to highlight drug  safety data; generate patient  labeling  to provide  information, 

e.g.  treatment  guidance,  prevention  measurements,  precautions,  etc,  and 

registering patients for continuous monitoring. 

(II) The health authority and  its delegate agencies shall establish a signal detection 

method to identify high risk and high frequency adverse reactions and suspected 

drugs  from  collected  drug  safety  database.  Related  information  on  reported 

cases should be further analyzed and assessed to evaluate the degree of risk of 

adverse  reactions,  such  as  causes,  severity,  frequency,  etc.    Once  a  risk  is 

identified,  risk  factors  and  the  potential mechanism  should  be  discussed.  The 

monitoring of drugs  involved also need  to be  reinforced. When necessary,  the 

target  adverse  drug  reaction  can  be  incorporated  into  pharmacovigilance plan 

and epidemiology project or external research proposals to verify the actual risk 

factors affecting domestic population.   

 

12

Chapter 4    Training and Education 

 

The pharmacovigilance management covers a full spectrum of topics.    The health authority, 

healthcare  providers,  pharmacies  and  pharmaceutical  companies  are  advised  to  provide 

pharmacovigilance  trainings  for relevant personnel and  to encourage staff  to participate  in 

external trainings.   

 

I. Health Authority 

(I) The health authority shall encourage and help healthcare providers, pharmacies, 

pharmaceutical companies to organize pharmacovigilance trainings. 

 

(II) The  health  authority  shall  preferably  assist  personnel  in  charge  of 

pharmacovigilance affairs in obtaining knowledge and building accurate concept 

about drug safety. 

 

II. Healthcare Provider and Pharmacies 

(I) Healthcare  providers  shall  provide  pharmacovigilance  training  and  education 

courses  for  health  staff  or  set  out  plans  to  encourage  staff  to  participate  in 

external courses so as to build up accurate perception and attitude towards drug 

safety. 

 

(II) Pharmacies shall have plans to encourage pharmacists to participate in on‐going 

training or education courses about pharmacovigilance. 

 

III. Pharmaceutical Companies 

(I) Pharmaceutical companies shall establish a training program and keep all training 

records  in order  to meet  the  requirements of pharmacovigilance management.   

13

The  annual  training  program  shall  ensure  all  related  personnel  are  capable  of 

performing their duties in pharmacovigilance activities.    The program should be 

implemented based on an established schedule.     

 

(II) Pharmaceutical companies shall appoint a person in charge of drug safety affairs.   

This person is responsible for establishing the post‐marketing pharmacovigilance 

SOP based on  related  regulations and  for executing pharmacovigilance  training 

courses. 

 

(III) The person in charge of drug safety affairs shall be also responsible in preparing 

materials  for  post‐marketing  pharmacovigilance  training,  including  related 

regulations  on  post‐marketing  drug  safety,  pharmacovigilance  SOP  and  the 

importance of collecting drug safety information. 

 

(IV) A pre‐service  training  should be given  to all new  staff; while current  staff  shall 

participate  in periodic on‐the‐job training.    All training records have to be kept 

properly. 

 

(V) If the training program is executed by someone other than the person in charge 

of  drug  safety  affairs,  then  he/she  has  to  ensure  that  training  records  are 

completed and that written documents are submitted to the person in charge of 

drug safety affairs.   

 

(VI) The person  in charge of drug  safety affairs  shall  follow  related  regulations and 

keep records of all training documents.   

 

14

Chapter 5      Pharmacovigilance Inspection 

 

The  health  authority may  carry  out  pharmacovigilance  inspection, when  necessary.    The 

purpose  of  this  inspection  is  to  ensure  pharmaceutical  companies’  compliance  with 

pharmacovigilance regulations. There are two types of inspection, general inspection and key 

inspection.  The  health  authority  shall  provide  inspection  reports  for  pharmaceutical 

companies inspected. Pharmaceutical companies are eligible to comment on the report. The 

inspection results should be kept as a reference for future pharmacovigilance activities. 

 

The initiation and procedures of the inspection are to be established by the health authority. 

 

I. Routine Inspections 

The  purpose  of  a  routine  inspection  is  to make  sure  that  pharmaceutical  companies 

have  the  ability  in  performing  pharmacovigilance  activities  that  comply with  related 

regulations. An  inspection  shall  include more  than one product.  The management of 

drug safety information of the inspected products should meet the inspection standards 

and  justify  the  functions  of  the  pharmacovigilance  system  set  by  pharmaceutical 

companies. 

 

II. Targeted Inspections   

The  health  authority  shall  request  a  targeted  inspection  in  any  of  the  following 

circumstances: 

(I) Inspections  irrelevant  to  specific  concerns  on  drug  safety  or  non‐compliance 

pharmaceutical companies that have not yet been inspected; 

1. pharmaceutical companies that launch their first product; 

2. newly merged pharmaceutical companies. 

 

15

(II) Inspections relevant to specific concerns on drug safety or non‐compliance   

1. pharmaceutical  companies  that  delay  or  fail  to  take  their  obligations  on 

safety monitoring, or are required to improve follow‐up pharmacovigilance 

activities;     

2. pharmaceutical  companies  that  delay  to  submit  or  submit  incomplete 

Periodic Safety Update Reports. 

3. pharmaceutical companies that fail to report drug safety related issues; 

(1) making public  announcement about drug  safety  information without 

firstly or simultaneously reporting to the competent authorities; 

(2) without reporting to the health authorities about product’s withdrawal 

or drug safety related recalls. 

 

4. there  are  inconsistency  between  reports  and  information  from  other 

sources; 

 

5. risk‐benefit profile of  a drug has been  changed, or  the  changes have not 

been reported; 

 

6. taking references from previous inspection results; 

 

7. taking references from drug safety information in other countries. 

 

III. Inspection Reports 

Inspectors  shall  complete  the  report within  a  limited  time  frame  and  forward  to  the 

health  authority  and  inspected pharmaceutical  companies.    The  time  frame  shall be 

established by the health authority. 

 

16

IV. Follow‐up Management 

Pharmaceutical companies failed to comply with pharmacovigilance regulations have to 

make  an  action  plan  for  improvement.    Pharmaceutical  companies  shall  prepare  an 

execution report to show the improvement results.    The health authority shall inspect 

again to justify the improvement, if necessary. 

 

17

References: 

 

1. ICH  Topic  E 2  E Pharmacovigilance Planning  (Pvp).  European Medicines Agency.  June 2005 CPMP/ICH/5716/03 

 

2. Good  Pharmacovigilance  Practices  and  Pharmacoepidemiologic  Assessment.  Clinical Medical. March 2005. 

 

3. VOLUME  9A  of  The  Rules  Governing Medicinal  Products  in  the  European  Union    – Guidelines on Pharmacovigilance  for Medicinal Products  for Human Use –Final March   2007. 

4. Pharmaceutical Administration and Regulations in Japan. March 2007.

http://www.jpma.or.jp/jpmalib/0607/index.html (Japanese) 

http://www.jpma.or.jp/english/parj/0607.html (English) 

 

5. Australian Guideline  for  Pharmacovigilance Responsibilities of  Sponsors of Registered Medicines  Regulated  by  Drug  Safety  and  Evaluation  Branch.  July  2003  –  Amended 31May 2005. 

 

18

Appendix 1:      Regulation of Reporting Serious Adverse Reaction of Medical Products   

 

Title:  Regulation  of  Reporting  Serious  Adverse  Reaction  of Medical  Products  (31st  August 

2004) 

 

Article 1:     This regulation is established based on Pharmaceutical Affairs Law Article 45‐1. 

 

Article 2:  In  this  regulation,  the  term “drugs”  is as defined  in Pharmaceutical Affairs Law 

Article 4. 

 

Article 3:  When an adverse reaction in association with drugs occurs, healthcare providers, 

pharmacies and pharmaceutical companies shall follow this regulation to report 

the  adverse  drug  reaction  to  the  health  authority  or  its  delegate  agencies  by 

submitting a complete reporting form and relevant information. 

 

Article 4:  The  serious  adverse  drug  reaction  refers  to  any  of  the  following  medical 

occurrences that: 

  1. results in mortality;   

  2. is life‐threatening;   

  3. results in persistent disability;   

  4. is a congenital anomaly / birth defect;   

  5. requires inpatient hospitalization or prolongation of existing hospitalisation;   

  6. needs treatment to prevent from persistent disability.   

19

 

Article 5:  In  situations of  items 1 and 2 or  the previous article, healthcare providers and 

pharmacies  shall make a  report according  to Article 3 within 7 days and notify 

drug license holders involved. 

  Any deficient documents should be made up within 15 days. 

  Pharmaceutical  companies  should  not  reject  to  provide  any  product‐related 

information required for the reporting.   

 

Article 6:    Drug license holders should follow Article 3 and report the serious adverse drug 

reaction event within 15 days from the time it is first known. 

 

Article 7:  Healthcare  providers,  pharmacies  and  pharmaceutical  companies may  submit 

their reports by post, fax or the internet.     

  A verbal report is acceptable in urgent situations; but written submission may be 

completed before the deadline. 

 

Article 8:  When necessary, the health authority or  its delegate agencies have the right to 

request  healthcare  providers,  pharmacies  or  pharmaceutical  companies  to 

provide  patients’  records,  medication  records  or  product  information.   

Healthcare providers, pharmacies or pharmaceutical companies have to comply 

with the request. 

 

Article 9:  This regulation takes effect from the date of announcement. 

 

20

Appendix 2:      Regulation of Medical Products under Monitoring 

 

Title:  Regulation of Medical Products under Monitoring (9th September 2004) 

 

Article 1:  This regulation is established according to Pharmaceutical Affairs Law Article 45‐2. 

 

Article 2:  This regulation applies to the following scopes: 

1. new drug as defined by Pharmaceutical Affairs Law Article 7; 

2. medical devices as specified by the Department of Health; 

3. other scopes as announced by the Department of Health. 

 

Article 3:  New drugs passing the examination and registration assessment are subject to a 

5‐year  medical  products  under  monitoring  staring  from  the  date  of  license 

issuance. 

  For item 2 of previous article, the period of medical products under monitoring is 

3‐year staring from the date of license issuance. 

  For item 3 of previous article, the period of medical products under monitoring is 

decided by the Department of Health. 

 

Article 4:  During  the  period  of medical products  under monitoring,  drug  license  holders 

shall  proactively  collect  international  and  domestic  drug  safety  information.   

Serious adverse drug reactions should be reported according to regulations; and 

all other adverse drug reactions should be reported as line‐listings in the Periodic 

Safety Update Report, which has to be submitted according to a schedule set by 

the Department of Health. 

  The Department  of Health may  reassess  drug  safety  if  drug  companies  fail  to 

comply with the reporting regulations. 

21

22

 

Article 5:  For a new drug already completing  local clinical trials or bridging studies and  is 

granted  with  Department  of  Health  approval,  healthcare  providers  may  not 

request  further  experiments  or  clinical  trials  for  formulation  listing  during  the 

period  of  medical  products  under  monitoring,  except  for  tests  to  check  on 

product delivery. 

 

Article 6:  This regulation takes effect from the date of announcement. 

Appendix 3:      Adverse Drug Reaction Reporting Form 

Case sequence# ( filled by adverse drug reaction reporting center)                                                                                                                                                                                      ADR Reporting form (01) 

1. Date of event:                            (mo/day/yr) 2. Date reporter was informed:                (mo/day/yr) 

3. Date of center reception:                                                                                      (mo/day/yr) 

The Adverse Drug Reaction 

Reporting Form 

Department of Health The Executive Yan, Republic of China 

Tel : 886‐2‐2396‐0100 

Fax : 886‐2‐2358‐4100 

Mail : 2FI.,No.32,Roosevelt Rd., Sec. 1, Taipei 100 Taiwan 

Web : http://adr.doh.gov.tw 

4. Reporter: 

    Name:                                                                Organization:                               

    Phone No.                                                          Email: 

  Address: 

Occupation: □Health professional     □Doctor □Pharmacist □Nurse □Other:             

                         □Company   

□common people 

I. Patient information 

0

5. Patient identifier:                                   

   （In confidence）                                    

6. Sex: □male   □female                                   

7. Date of birth:            (mo/day/yr)      or      Age:   

8. Weight:                      kg 

9. Height:                      cm 

II. Adverse drug reaction 

10. Outcomes attributed to adverse drug reaction 

 □A. Death date:                              (mo/day/yr) diagnosis: 

 □B. Life‐threatening                             □C. Hospitalization – initial   

□D. Disability                                       □E. Hospitalization – prolonged 

 □F. Required intervention to prevent permanent impairment/damage 

 □G. Congenital anomaly 

 □H. Nonserious (please describe) ＿＿＿＿＿＿＿＿           

12. Relevant tests/laboratory data, including dates 

(e.g.,serum drug level, hepatic/renal functional indices, etc.) 

 

                     

1

13. Other relevant history (e.g., diagnosis, allergies, pregnancy, smoking and 

alcohol use, hepatic/renal dysfunction, etc.) 

III. Suspect medical device 

14. Brand Name 

15. License Number 

11. Describe event（Please fill this form according to date of event. The reaction 

site, seriousness of the adverse reaction, and treatment should be included.） 

 

   

16.Type of Device 

2

17a.Manufacturer name & address 

 

17b.Distributor:name & address   

18. 

model# 

serial# 

lot# 

Mfg date: 

Exp. date: 

20. Date of usage: (mo/day/yr) 

21. Date of discontinuation: (mo/day/yr) 

19.Device operator: 

Health professional□  

Patient or his/her family□  

Other□  

 

22. Propose of usage: 

23.Device available for evaluation?   

 yes   no   returned to manufacturer on □ □ □                         (mo/day/yr) 

3

IV. Suspect medication(s) 

                                            Generic Name/Brand Name          Unit Content/Dosage          Route used            Dose/Frequency          Therapy dates(from/to)              Indication 

24. Suspect 

medication(s) 

#1   

#2 

25.Concomitant 

medical products

(Please include    therapy 

dates) 

#1   

#2 

Manufacturer /Lot#      Exp. date 

26. Suspect 

medication(s) 

#1 

#2 

27.Previous experience with similar drug 

      Drug:     

      Adverse action:   

28. Event abated after use stopped or dose reduced 

29. Event reappeared after reintroduction 

□ yes □  no □ doesn't apply 

 

 

□  yes □ no □  doesn't apply 

□ yes □  no □  doesn't apply 

4

2008.4 

5

30. If concomitant with □Herbal medicine* □Western drug* □Health food □Other:                        * If yes, please fill in concomitant medical product               

Appendix 4:      Department of Health Announcement No. 0940336107 

 

RE: Template of the Periodic Safety Update Reports 

 

Official Letter from the Department of Health 

 

Recipient:  National Adverse Drug Reaction Reporting Centre 

Date:  2nd December 2005 

Ref. No:  0940336107 

RE:  To  announce  the  template  of  the  Periodic  Safety  Update 

Report 

According to:  Administrative Procedure Law Article 154   

 

Contents:   

I. The template is designed by the Department of Health. 

 

II. The  establishment  is  based  on  Article  4  of  the  Regulation  of Medical 

Products under Monitoring. 

 

0

III. In order  to  fully  implement  the pharmacovigilance  system,  to  integrate 

the drug  safety databank and  to protect  the public’s medication  rights, 

the Department  of Health  designs  the  template  of  the  PSUR  as  in  the 

appendix.    License holders of drugs under  surveillance  should use  this 

template  to  submit  information  to  appointed  agency  (the  National 

Adverse Drug Reaction Reporting Centre) according to a schedule set by 

the Department of Health. 

 

 

1

Appendix  5:      The  information  required  from  pharmaceutical  companies 

for Periodic       

Safety Update Reports 

 

I. Drug information 

1. scientific term of the product 

2. brand name of the product (English) 

3. brand name of the product (Chinese) 

4. dosage form, dosage 

5. manufacturer 

6. country where the manufacturer is 

7. license holder (Chinese) 

8. sales  volume  (Recommended.  Please  provide  this  information  as 

detail as possible) 

 

II. The scope of drug safety data and the surveillance period 

 

III. Collection of adverse drug reaction (ADR) information 

1. local serious ADR 

2. local non‐serious ADR (line listings) 

3. foreign serious ADR 

4. foreign non‐serious ADR (line listings) 

2

5. case reports published on international or local literatures or academic 

conferences 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Summary of Periodic Safety Update Report for <Drug name> 

(Period covered:                                                    ) 

 

Table I:      Summary by number of cases 

 

 

  Number Of Cases 

3

Type of Cases  Taiwan  Other countries 

Serious       

Non Serious       

Total (Serious + Non Serious Cases)    

 

 

4

Table II:      Tabulation of all Adverse Drug Reactions by SOC in Taiwan   

                      (Period covered:                                                  ) 

 

MedDRA System Organ Class 

 

Serious 

Case 

 

Non‐ 

Serious 

Cases 

 

Total  Cumulative 

Total   

Blood and lymphatic system disorders         

Cardiac disorders         

Ear and labyrinth disorders         

Eye disorders         

Gastrointestinal disorders         

General disorders and administration site 

conditions 

       

Hepatobiliary disorders         

Immune system disorders         

Infections and infestations         

Injury, poisoning and procedural 

complications 

       

Investigations         

Metabolism and nutrition disorders         

Musculoskeletal and connective tissue 

disorders 

       

Neoplasms benign, malignant and 

unspecified (including cysts and polyps) 

       

5

Nervous system disorders         

Pregnancy, puerperium and perinatal 

conditions 

       

Psychiatric disorders         

Renal and urinary disorders         

Reproductive system and breast disorders         

Respiratory, thoracic and mediastinal 

disorders 

       

Skin and subcutaneous tissue disorders         

Vascular disorders         

Total         

Cumulative Total         

 

6

Table  III:      Tabulation  of  all  Adverse  Drug  Reactions  by  SOC  in  Others 

Countries   

(Period covered:                                            )   

 

 

MedDRA System Organ Class  Serious 

Case 

Non‐ 

Serious 

Cases 

Total  Cumulative 

Total   

Blood and lymphatic system disorders         

Cardiac disorders         

Ear and labyrinth disorders         

Eye disorders         

Gastrointestinal disorders         

General disorders and administration site 

conditions 

       

Hepatobiliary disorders         

Immune system disorders         

Infections and infestations         

Injury, poisoning and procedural complications         

Investigations         

Metabolism and nutrition disorders         

Musculoskeletal and connective tissue 

disorders 

       

Neoplasms benign, malignant and unspecified         

7

(including cysts and polyps) 

Nervous system disorders         

Pregnancy, puerperium and perinatal 

conditions 

       

Psychiatric disorders         

Renal and urinary disorders         

Reproductive system and breast disorders         

Respiratory, thoracic and mediastinal disorders         

Skin and subcutaneous tissue disorders         

Vascular disorders         

Total         

Cumulative Total         

 

8

Appendix 6:      Department of Health Announcement No. 0960323034 

 

RE:  Issues  in  final summary safety report at the end of monitoring period of 

drug   

 

Official Letter from the Department of Health 

 

Recipient:  National Adverse Drug Reaction Reporting Centre 

Date:  25th July 2007 

Ref. No:  0960323034 

RE:  To announce  issues concerning the summary bridging report 

submitted  at  the  expiration  of  the medical  products  under 

monitoring period   

According to:  Regulation of Medical Products under Monitoring Article 4   

 

Contents:   

I. In order to fully implement the pharmacovigilance system, to effectively 

detect risk signals and to perfect the risk management, license holders of 

medical products under monitoring  should  submit  a  summary bridging 

report along with  the  last submission of Periodic Safety Update Report.   

9

The  contents  of  the  summary  bridging  report  should  include 

post‐marketing safety review.    The summary bridging report should be 

submitted to the appointed agency (the National ADR Reporting Centre). 

 

II. Information  attached  to  the  Periodic  Safety  Update  Report  can  be  in 

electronic files. 

 

 

10

 

Appendix 7:      Suggested Template of Summary Bridging Report   

 

The following contents are suggested being included in the summary bridging 

report: 

I. Drug Information 

1. generic name of the product 

2. brand name of the product (English) 

3. brand name of the product (Chinese) 

4. dosage form, dosage 

5. manufacturer 

6. country where the manufacturer is 

7. license holder company (Chinese) 

8. sales volume   

II. The scope and pharmacovigilance period of the drug safety data 

III. The situations in international markets 

IV. Changes in safety regulations or pharmaceutical companies’ contingency 

plans 

(Including  product  withdrawal  or  termination,  unsuccessful  license 

renew, restrictions on drug sales, the termination of clinical trials due to 

safety  concerns,  modification  of  dosages,  changes  in  indications  or 

application groups, changes in formula, etc.) 

V. Changes in drug safety information in other countries 

11

VI. Clinical trials 

(Including  clinical  studies  or  analysis  results  in  relation  to  drug  safety 

after  product  launches,  as well  as  publications  of  drug  safety  clinical 

studies) 

VII. Benefit‐risk analyses and risk management plan 

VIII. Overall safety assessment 

IX. Conclusion  

 

 

12