TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA SAU ĐẠI HỌC

---§§---

NHÓM 09

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP

SACOMBANK

Danh sách các thành viên nhóm 09

1. Nguyên Viêt Dung

2. Trần Thị Thùy Trang ( s/n: 30/03/1985)

3. Nguyên Thị Thùy Trang

4. Nguyên Đưc Thiên Thư

5. Hô Trong Minh Thao.

2

MỤC LỤC

I. Giới thiêu tổng quan về Ngân hàng Sacombank 4

II. Chương trình 5S tại Sacombank 8

1. Các lý thuyết cơ ban về 5S...................................................................8

2. Hiên trạng của Sacombank...............................................................18

3. Triển khai thực hiên 5S tại Sacombank...........................................19

4. Đánh giá công tác triển khai.............................................................25

5. Kết qua thực hiên ..............................................................................26

III. Đề xuất cai thiên 5S tại Sacombank...................................................29

3

1. Giới thiêu về tổng quan về Ngân hàng Sacombank:

Sacombank – Ngân hàng TMCP Sài gòn Thương Tín được thành lập ngày 21/12/1991.

Vốn điều lệ ban đầu 3 tỷ đồng.

Sư mênh

Tối đa hóa giá trị cho khách hàng , nhà đầu tư và đội ngũ nhân viên, đồng thời

thể hiện cao nhất trách nhiệm với xã hội và cộng đồng.

Tầm nhìn

Phấn đấu trở thành Ngân hàng bán lẻ hiện đại và đa năng hàng đầu Việt Nam

và khu vực Đông Dương

Năm giá trị cốt lõi

Tiên phong (Pioneer )

Sacombank luôn là người mở đường và sẵn sàng chấp nhận vượt qua thách thức

trên hành trình phát triển để tìm ra những hướng đi mới.

Luôn đổi mới, năng động và sáng tạo (Innovative, Active and Creative)

Sacombank nhận thức rằng: đổi mới là động lực phát triển của Ngân hàng .

4

Luôn đổi mới phương pháp tư duy, năng động và sáng tạo biến các thách thức

thành cơ hội.

Cam kết với mục tiêu chất lượng (Commitment to quality)

Sự chuyên nghiệp, tận tâm và uy tín cao nhất đối với khách hàng, đối tác, đồng

nghiệp là nguyên tắc ứng xử của mỗi thành viên Sacombank.

Sacombank luôn cam kết không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, tận tâm và

uy tín đối với khách hàng mình phục vụ.

Trách nhiệm đối với cộng đồng và xã hội (Social responsibility)

Sacombank luôn ý thức trách nhiệm của mình đối với cộng đồng, xã hội nơi

mình hoạt động và luôn tuân thủ phương châm hoạt động “Vì cộng đồng, phát

triển địa phương”

Tạo dựng sự khác biệt (Differentiation )

Sacombank luôn đột phá, sáng tạo để không ngừng tạo nên những khác biệt về

sản phẩm, phương thức kinh doanh và mô hình quản lý.

Chính sự khác biệt này đã tạo dựng lợi thế cạnh tranh của Sacombank trên

thương trường.

Các mốc son quan trọng từ khi thành lập đến nay

Giai đoạn 1991 -1995:

Ngày 21/12/1991Sacombank thành lập từ việc sáp nhập Ngân hàng Phát triển

kinh tế Gò Vấp và 03 tổ chức tín dụng. Là mô hình NHTMCP đầu tiên tại

TP.HCM.

Mở CN tại Hà Nội (1993).

Giai đoạn 1996-2000:

Là NH phát hành cổ phiếu đại chúng đầu tiên, tăng vốn điều lệ lên 71 tỷ đồng

(1997).

Khánh thành trụ sở tại 278 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3, TP HCM (1999)

5

Giai đoạn 2001-2005:

Thu hút 3 cổ đông chiến lược nước ngoài

- Tập đoàn DC (năm 2001).

- Công ty tài chính quốc tế (IFC) – (năm 2002).

- Ngân hàng ANZ (năm 2005).

Ký kết hợp đồng triển khai hệ thống Corebanking T-24 với công ty Temenos

(06/2004).

Thành lập:

- Công ty liên doanh Quản lý quỹ đầu tư chứng khoán Việt Nam (VFM)

(14/07/2003), liên doanh cùng Dragon Capital, trong đó Sacombank nắm 51%

vốn cổ phần.

- Công ty Quản lý nợ và Khai thác tài sản (Sacombank-SBA) (25/12/2002).

Giai đoạn 2006-2010:

Trở thành ngân hàng đầu tiên niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán

Việt Nam, (12/07/2006).

Thành lập:

- Công ty Kiếu hối: Sacombank-SBR, (24/1/2006).

- Công ty Cho thuê tài chính: Sacombank-SBL, (10/7/2006).

- Công ty Chứng khoán: Sacombank-SBS, (20/10/2006).

- Chi nhánh 8/3 – NH dành cho phụ nữ, (08/3/2005).

Thành lập: Chi nhánh Hoa Việt – NH dành cho cộng đồng Hoa ngữ

(10/08/2007).

Phủ kín mạng lưới hoạt động tại miền Tây, Trung, Đông Nam Bộ và Tây

nguyên.

Công bố hình thành Tập đoàn (16/5/2008) nhằm cung cấp trọn gói các giải pháp

tài chính cho các doanh nghiệp và cá nhân.

6

Thành lập:

- Công ty Vàng bạc đá quý (28/11/2008).

- Mở CN tại Lào (12/12/2008).

- Mở CN tại Campuchia (23/06/2009.

Chuyển đổi và nâng cấp hệ thống T24 toàn hệ thống (2009).

Khai trương Trung tâm Dịch vụ Khách hàng (2009).

Các giải thưởng đạt được

NH bán lẻ tốt nhất Việt Nam 2009 do tạp chí The Asian Banker bình chọn.

NH có hoạt động kinh doanh ngoại hối tốt nhất Việt Nam từ năm 2007 đến năm

2009 do Global Finance bình chọn.

NH tốt nhất tại Việt Nam trong cho vay Doanh nghiệp vừa và nhỏ do SMEDF

bình chọn năm 2006, 2008.

NH tốt nhất Việt Nam 2008 do Finance Asia và Global Finance bình chọn

7

II. Chương trình 5S tại Sacombank:

1. Các khái niêm cơ ban về 5S

5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

Trong tiếng Việt có thể sử dụng các từ sau: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn

sàng

Thực hành tốt 5S giúp doanh nghiệp xây dựng nền văn hóa chất lượng thông

qua một quá trình liên tục xác định, giảm thiểu và loại trừ các lãng phí trong hoạt động

sản xuất. Môi trường làm việc được cải thiện cùng với việc xây dựng nền văn hóa chất

lượng chính là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh.

Trước khi đi vào giới thiệu 5S chúng ta sẽ thảo luận về nơi làm việc của chúng ta

TRƯỜNG HỢP 1: Ở chổ chúng tôi, mọi người quăng đồ đạc khắp nơi và không ai sắp

xếp quét dọn cả.

 

TRƯỜNG HỢP 2: Ở chổ chúng tôi, mọi người quăng đồ đạc khắp nơi và người lao

công sẽ quét dọn mọi thứ.

 

8

TRƯỜNG HỢP 3: Ở chổ chúng tôi, không ai quăng đồ đạc lộn xộn mọi người hổ trợ

nhau quét dọn giữ nơi làm việc sạch sẽ.

 

  Nơi bạn làm việc thuộc trường hợp nào?

Bạn luôn nhớ rằng!

Không ai săn sóc nơi làm việc của mình tốt và hợp lý hơn chính bạn làm điều đó

9

Cùng hành động là yếu tố quyết định

 

 

5S CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Bước 1: SÀNG LỌC

Bước 2: SẮP XẾP, TỔ CHỨC

Bước 3: SẠCH SẼ

Bước 4: SĂN SÓC, GIỮ GÌN

Bước 5: SẴN SÀNG, KỶ LUẬT

 

ÁP DỤNG 5S NHƯ THẾ NÀO?

1.1/ Seiri

Seiri có nghĩa là tổ chức các đồ vật đang ở trạng thái thiếu trật tự và đặt chúng

về trạng thái trật tự. Trong hoạt động 5S seiri là việc đầu tiên phải làm.

Để thực hiện Seiri ta chỉ cần sàng lọc và tiến hành loại bỏ những vật dụng không

cần thiết.

10

1.2/ Seiton

Trong tiếng Nhật Seiton có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng, có trật tự. Đây là

bước công việc thứ 2 sau Seiri

Để thực hiện Seiton, ta cần bố trí hay sắp xếp các đồ vật cần thiết theo một trật

tự thích hợp sao cho có thể dễ dàng chọn lựa khi cần dùng. Có thể hiểu đơn giản là làm

thế nào để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại

Các cách thức sắp xếp vật dụng: dựa vào tần suất sử dụng để quyết định xem

chúng nên để gần hay xa nơi làm việc. Chúng có cùng chủng loại, tính chất không?

11

1.3/ Seiso

Seiso có nghĩa là làm vệ sinh, là bước công việc thứ 3, có nghĩa là làm vệ sinh

nơi làm việc của mình sao cho mọi thứ trở nên sạch sẽ.

Môi trường làm việc:

- Bàn, ghế, tủ.

- Dụng cụ làm việc.

- Thiết bị máy móc.

- Khu vực lưu trữ, kho hàng.

- Phương tiện di chuyển.

- Sàn nhà, trần nhà, hành lang…

1.4/ Seiketsu

Là bước công việc thứ 4. Nội dung chính của nó là duy trì thường xuyên những

hoạt động của Seiri, Seiton, Seiso. Khi thực hiện Seiketsu thì nơi làm việc mọi lúc, mọi

nơi sẽ gọn gàng , không còn vết bẩn và trở nên sạch sẻ.

Làm thế nào để duy trì 5S, không làm cho chúng thành phong trào nhất thời mà

phải là 1 phần văn hóa của tổ chức? thực hiện Seiketsu có nghĩa là ta đang tiêu chuẩn

hóa, quy trình hóa việc thực hiện 5S. Ta có thể đưa ra những quy trình, quy định, kế

hoạch… để có thể kiểm soát và duy trì việc thực hiện 5S.

12

1.5/ Shitsuke

Là công việc cuối cùng của 5S, có nghĩa là sẵn sàng.

Shitsuke có thể hiểu là đào tạo mọi người tuân thủ thói quen làm việc tốt và

giám sát nghiêm ngặt các nội quy tại nơi làm việc. Để mọi người có thể sẵn sàng thực

hiện các hoạt động 5S

Cách thực hiện: Thông qua đào tạo và thực hành thường xuyên, cấp quản lý phải

là những người tiên phong.

Lợi ích của 5S

- Không quá phức tạp và khó khăn - so với các hệ thống khác thì 5S là

dễ thực hiện nhất.

- Năng suất được cải tiến

13

- Đạt chất lượng cao hơn

- Giảm chi phí sản xuất

- Giao hàng luôn đúng hẹn

- An toàn hơn tại nơi làm việc

- Tinh thần cao trong công việc

Các bước triển khai 5S

Cũng giống như các hệ thống quản lý khác, chúng ta cần tuân thủ theo chu trình

Plan – Do – Check – Action (PDCA). Việc thực hiên 5S có thể tiến hành theo 3 giai

đoạn bao gồm sáu bước. Giai đoạn 1 là chuẩn bị, thứ 2 là triển khai và thứ 3 là kiểm tra

đánh giá.

Bước 1: Chuẩn bị

Bước chuẩn bị là rất quan trọng trong việc thực hiện các dự án cải tiến. Nếu

không chuẩn bị tốt thì thất bại là điều hiển nhiên.

14

Quá trình chuẩn bị gồm có:

- Cán bộ lãnh đạo phải hiểu rỏ nguyên lý và lợi ích 5S

- Tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng hoạt động 5S

- Cam kết thực hiện 5S

- Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S

- Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S

- Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn

thực hiện

- Chuẩn bị kế hoạch thực hiện 5S ( thời gian, nội dung công việc, trách

nhiệm người hay đơn vị thực hiện…)

Nội dung chính là tổ chức bộ máy thực hiện 5S và lập kế hoạch. Bộ máy này

cần có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện của tất cả các bộ phận có liên quan. Một

trong những yếu tố quan trọng giúp dự án thành công là sự cam kết của lãnh đạo – giúp

đảm bảo nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện.

Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo

Đây là hoạt động nhằm chính thức khởi động chương trình 5S, thể hiện sự cam

kết của lãnh đạo và cho mọi người thấy sự quan trọng của hoạt động.

Nội dung chính:

- Thông báo chính thức về chương trình 5S

- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S (quan trọng)

- Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai,

phân công nhóm / cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ

thể.

- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích,

bản tin ….

- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.

15

Bước 3: toàn bộ nhân viên thực hiện tổng vệ sinh

Thông thường, hoạt động này diễn ra ngay sau khi lãnh đạo cao nhất tuyên bố về

việc thực hiện 5S và các nội dung liên quan:

Nội dung chính:

- Tổ chức “ngày tổng vệ sinh” – vừa thực hiện 5S vừa giúp mọi người

gần nhau hơn

- Chia vùng, phân công nhóm tổ chức – tất cả mọi người đều phải tham

gia ngay cả lãnh đạo

- Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết

- Sàng lọc mọi thứ không cần thiết

- Duy trì ít nhất 2 lần mỗi năm

Bước 4: Thực hiện Seiri

Cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy

những thứ không cần thiết. Lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S cần đi xem xét xung

quanh chỗ làm việc và đưa ra những lời chỉ dẫn cần thiết để loại bỏ những thứ không

cần thiết. Đồng thời cần tìm ra các yếu tố gây ra sự xuất hiện của chúng để từ đó có

biện pháp và kế hoạch ngăn ngừa sự tái diễn.

Nguyên nhân xuất hiện những thứ không cần thiết

- Thay đổi kế hoạch SXKD

- Đặt số lượng lớn nguyên vật liệu

- Tích trữ nguyên vật liệu quá lâu

- Vị trí lưu kho không thích hợp hoặc phương pháp lưu kho không hiệu

quả

- Đặt hàng chồng chéo

16

- Hư hỏng do xếp dỡ không đúng

- Máy móc và thiết bị lạc hậu

….

Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày.

Hãy thực hiện các công việc này hàng ngày nhằm tận dụng chỗ làm việc hiệu

quả hơn. Luôn tìm cách và thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu trữ để giảm

thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra. Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày

để tạo ra mội trường thoải mái, đảm bảo sức khỏe. Seiton là việc bố trí những đồ vật

cần thiết một cách gọn làm sao cho dễ lấy.

Các nguyên tắc về Seiton:

- Tuân thủ phương pháp vào trước, ra trước để lưu kho các đồ vật

(FIFO)

- Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng.

- Tất cả các đồ vật và vị trí của chúng nên được thể hiện bằng cách ghi

nhãn có hệ thống.

- Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn để giảm thiểu thời gian tìm kiếm.

- Đặt các đồ vật sao cho chúng có thể được xử lý và vận chuyển dễ

dàng.

Những điều cần lưu ý khi thực hiện Seiso:

- Xác định đối tượng của Seiso (vệ sinh cái gì?)

- Trách nhiệm thuộc về ai?

- Các trang thiết bị cần thiết cho việc vệ sinh

- Phương pháp làm vệ sinh

- Tiến hành thực hiện.

thực hiện đúng Seiri – Seiton – Seiso làm cho nơi làm việc ngăn nắp và sạch sẽ,

điều này được gọi là Seiketsu

17

Cuối cùng là thực hiện Shitsuke: tạo cho mọi người thói quen tuân thủ các quy

định tại nơi làm việc cũng như tính tự giác cao khi tham gia hoạt động 5S. Khi mọi

người cùng nhau thực hiện thường xuyên Seiri, Seiton, Seiso và Seiketsu, họ sẽ hình

thành thói quen và dần dần nó sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong công việc

thường ngày của họ.

Bước 6: Đánh giá định kỳ 5S

5S là một hoạt động lâu dài, cần duy trì thường xuyên và nâng cao do đó việc

đánh giá định kỳ là vô cùng cần thiết

Nội dung chính:

- Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ 5S.

- Cán bộ đánh giá thường xuyên đánh giá hoạt động 5S.

- Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban.

- Trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt 5S

- Tổ chức tham quan và tìm hiểu việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác.

2. Hiên trạng của Sacombank

2.1. Hiên trạng về ngân hàng

• Là một trong 3 NHTMCP có quy mô lớn nhất Việt Nam

• Thuộc Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam

• Là hạt nhân của tập đoàn Sacombank Group

• Ngân hàng có mạng lưới lớn thứ 2 tại Việt Nam: 46/64 tỉnh thành, 1 Chi nhánh

tại Lào và Campuchia.

• Thành lập Phòng Quản lý Chất lượng Hội sở vào năm 2009

• Ap dụng công cụ quản lý chất lượng lần đầu vào năm 2010: chương trình 5S

• Chưa có giải thưởng về quản lý chất lượng

18

2.2 Hiên trạng về quan lý chất lượng

• Số lượng khách hàng phàn nàn về chất lượng dịch vụ ngày càng tăng.

• Chưa có chuẩn mực về lưu hồ sơ, bố trí quầy giao dịch, nơi làm việc và tác

phong của nhân viên

• Không tìm thấy/ khó tìm thấy hồ sơ do những nhân viên nghỉ việc quản lý

• Thời gian tìm kiếm hồ sơ lưu trữ ngày càng gia tăng cùng với số lượng hồ sơ

• Chồng chéo các quy định, quy trình được ban hành từ các phòng ban.

3. Triển khai thực hiên 5S tại Sacombank

3.1 Xây dựng kế hoạch

Nôi dung Thơi gian

Xây dựng chuẩn 5S 6 tháng

Đào tạo   3 tháng  

Thí điểm   3 tháng

Ap dụng   Thường xuyên

Đối tượng: Khu vực làm việc và tác phong NV

Phạm vi: Hệ thống Sacombank tại Việt Nam

Đầu mối: Phòng quản lý chất lượng Hội sở chính

Mục tiêu:

Thực hiên

19

Sàng loc:

- Khu vực chung :

• Đối với MMTB dùng chung bị hư hỏng/ hơn 2 năm không sử dụng: giao trả cho

Phòng Hành Chánh

• Vật trang trí dùng chung hư hỏng hoặc quá cũ: thanh lý/ hủy bỏ

• Sách báo cũ hoặc hư hỏng: thanh lý/ hủy bỏ.

- Khu vực cá nhân : vật dụng quá cỡ/ không dùng: thanh lý/ hủy bỏ

- Đối với hồ sơ, tài liệu, sách báo :

• Sách báo, hồ sơ, tài liệu lỗi thời: tiêu hủy/ lưu kho.

• Thường xuyên sàng lọc, phân loại hồ sơ/ tài liệu.

• Lập và phân loại từng loại hồ sơ/tài liệu: theo nghiệp vụ; thời gian; tần suất sử

dụng; tính chất, ...

Sắp xếp:

- Khu vực chung :

• Được bố trí hợp lý, gọn, đẹp, tận dụng tối đa được không gian.

• Để riêng vật dụng cá nhân dùng chung cho Đơn vị

• Sách báo: sắp xếp gọn gàng riêng tại một nơi

• Phòng họp: vật dụng, trang thiết bị đúng vị trí.

• Bàn ghế ngồi dành cho khách hàng: được sắp xếp ngay ngắn.

• Bồn hoa/chậu hoa: sử dụng hoa tươi tại nơi giao tiếp khách hàng.

• Bảng thông báo lãi suất, tỷ giá hối đoái: thông tin chính xác, rõ ràng, không bị

mờ.

• Bảng thể lệ, bảng quảng cáo: trong tầm nhìn khách hàng không gây mất mỹ

quan chung, thông tin cập nhật đầy đủ, chính xác.

• Máy lấy số thứ tự: đặt ở nơi dễ thấy, gần cửa chính

20

- Đối với khu vực cá nhân

• Khu vực làm việc: sắp xếp các vật dụng, hồ sơ, tài liệu dễ lấy/ dễ di chuyển. Vật

dụng thường xuyên sử dụng đặt gần người sử dụng.

• Văn phòng phẩm: sắp xếp gọn gàng, không bị hư hỏng

• Các vật trang trí: gọn gàng, không chiếm không gian làm việc.

• Khu vực sau giờ làm việc: phải được sắp xếp gọn gàng

21

Sạch sẽ:

- Khu vực chung

• Bên ngoài/bên trong Đơn vị: sạch sẽ.

• Bảng hiệu, logo: sạch sẽ, không bị phai màu, lem ch/ mất chữ.

• Cửa chính, ô kính: sạch sẽ, không bụi bẩn, không có vết dơ.

• Bàn ghi thông tin/bảng thông báo: sạch sẽ, không bụi bẩn.

• Bàn ghế ngồi dành cho khách hàng: sạch sẽ, không bụi bẩn.

• Máy móc thiết bị dùng chung: luôn sạch sẽ, không bụi bẩn.

• Quầy giao dịch: sạch sẽ, gọn gàng không có bụi bẩn.

• Bút viết khách hàng: luôn sử dụng tốt, được cắm ngay ngắn.

• Máy móc thiết bị dùng chung: luôn sạch sẽ, không bụi bẩn

22

- Khu vực làm việc cá nhân :

• Giữ gìn vệ sinh xung quanh khu vực làm việc.

• Sàn nhà: không rác, không giấy, không đọng nước.

• Bàn/ghế/tủ/kệ/tài liệu/hồ sơ luôn sạch sẽ, không bụi bẩn.

• Thùng rác sạch sẽ, gọn gàng.

Săn sóc:

- Khu vực làm việc cá nhân :

• Quy định đồng phục: luôn sạch sẽ, không nhăn nhúm, ngã màu

• Bảng tên, huy hiệu: đeo trong giờ làm.

• Dành 5 – 10 phút/ngày để vệ sinh khu vực làm việc

• Thường xuyên loại bỏ những vật dụng, hồ sơ, tài liệu không cần thiết

• Quy định về tóc:

Nữ: cắt gọn, đẹp, không kiểu cách. Tóc mái phải kẹp gọn gàng/cắt ngắn cao hơn

chân mày. Nếu tóc dài: búi tóc gọn gàng

Nam: chải gọn thành mái hoặc hớt cao (3-10) cm.

23

Quy định về giầy, dép

Nữ: giầy đen trơn/có gân, bít mũi và gót chân, chiều cao 3 - 5 cm.

Nam: giầy tây màu đen, sạch sẽ, có đánh bóng.

Sẳn sàng:

• Thực hiện 3S đầu tiên (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) tự giác.

• Luôn tìm cách cải tiến địa điểm, phương pháp lưu giữ để giảm thiểu thời gian

tìm kiếm.

• Tổ chức ngày “Tổng vệ sinh” trước các ngày lễ lớn như ngày tết nguyên đán,

30/04, 01/05, ngày thành lập.

24

4. Đánh giá công tác triển khai

4.1 Phạm vi đánh giá: Các khối, phòng Nghiệp vụ, Trung tâm thuộc hội sở, Sở

giao dịch, Chi nhánh và các PGD tại Tp.HCM

4.2 Đối tượng đánh giá

• Khu vực làm việc: Cảnh quan chung của khu vực làm việc, sàng lọc, sắp xếp hồ

sơ, tài liệu, sách báo, tình trạng vệ sinh các vật dụng, phương tiện làm việc tại

đơn vị.

• Số lượng nhân viên được đánh giá: Tuỳ thuộc vào tổng số nhân viên hiện có tại

đơn vị nhưng luôn đảm bảo 100% nhân viên tại đơn vị được đánh giá ít nhất

1lần/năm.

4.3 Thơi điểm đánh giá

Đánh giá định kỳ: Thực hiện đánh giá ít nhất 1lần/quý theo kế hoạch chung

Ngoài các lần đánh giá định kỳ theo kế hoạch chung, Ban 5S Sacombank sẽ thực

hiện các lần đánh giá đột xuất mà không thông báo trước cho đơn vị.

4.4 Phương pháp đánh giá

Đánh giá viên quan sát nơi làm việc của nhân viên, cảnh quan chung của đơn vị và

tiến hành đánh giá theo nhưng nội dung trong Phiếu đánh giá.

Trong trường hợp cần thiết, đánh giá viên có thể sử dụng máy ảnh ghi lại các hình

ảnh đạt/chưa đạt để làm bằng chứng và chuyển Trường đơn vị xem nhằm chấn

chỉnh những điểm không phù hợp.

25

Phương pháp đánh giá sẽ được phân tích dựa trên tỷ lệ % đạt của từng cá

nhân/đơn vị và so sánh với mức chuẩn chung của chương trình là 85%.

Tỷ lệ đạt của nhân viên trong mỗi đợt đánh giá (X) được tính theo công thức:

• % đạt của đơn vị mỗi đợt kiểm tra (Y):

• Mức chuẩn chung của chương trình: 85%

• Kết quả của nhân viên ≥ 95%: được dán 1 bông hoa 5S góc máy tính

• Tổng điểm 1 năm bằng trung bình cộng các lần đánh giá trong năm

5. Kết qua thực hiên

5.1 Đánh giá chung

Nhìn chung, các đơn vị đã có nhận thức cao trong việc thực hiện 5S, điểm trung bình

của các đơn vị trong đợt này tương đối cao, đạt 95.21% hơn 10.21% so với chuẩn 85%.

Nhưng còn một số đơn vị chưa chú trọng việc duy trì kết quả 5S khiến điểm 5S lần 2

thấp hơn lần 1.

% đạt của nhân viên mỗi đợt kiểm tra (X):% đạt của nhân viên mỗi đợt kiểm tra (X):

26

Điều này cho thấy các đơn vị đã bắt đầu quan tâm hơn đến vệ sinh chung của đơn vị,

thường xuyên nhắc nhở nhân viên trong việc tuân thủ các quy định về đồng phục, sắp

xếp khu vực làm việc gọn gàng, ngăn nắp, bố trí vật dụng làm việc hợp lý nhằm tăng

nâng suất làm việc của nhân viên nhưng vẫn còn một số đơn vị chưa đạt chuẩn 85%.

5.2 Mặt hạn chế

Trưởng Đơn vị chưa coi trọng ý nghĩa của chương trình

Đa số nhân viên thực hiện mang tính đối phó

Thiếu đánh giá viên thực hiện chương trình

Chất lượng phục vụ khách hàng chưa cải thiện không đáng kể

5.3 Nguyên nhân

Như ta đã biết bước chuẩn bị là rất quan trọng trong việc thưc hiên các dự án cải

tiến. Nếu không chuẩn bị tốt thì thất bại là điều hiển nhiên.

Quá trình chuẩn bị gồm có:

- Cán bộ lãnh đạo phải hiểu rỏ nguyên lý và lợi ích 5S

- Tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng hoạt dộng 5S

- Cam kết thực hiện 5S

- Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S

- Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S

- Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn

thực hiện

- Chuẩn bị kế hoạch thực hiện 5S ( thời gian, nội dung công việc, trách

nhiệm người hay đơn vị thực hiện…)

Nội dung chính là tổ chức bộ máy thực hiện 5S và lập kế hoạch. Bộ máy này

cần có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện của tất cả các bộ phận có liên quan. Một

trong những yếu tố quan trọng giúp dự án thành công là sự cam kết của lãnh đạo – giúp

đảm bảo nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện.

Từ những phân tích về các thiếu sót còn tồn tại và so sánh với lý thuyết về thực

hành 5S ta có thể đưa ra các nguyên nhân cơ bản như sau:

27

- Trưởng Đơn vị chưa coi trọng ý nghĩa của chương trình - sự cam kết của lãnh đạo

chưa cao

- Mục tiêu của chương trình chưa được xuyên suốt từ trưởng đơn vị đến nhân viên – kế

hoạch thực hiện 5S chưa tốt

- Chưa kết hợp với các quy trình, quy định khác của Ngân hàng

28

III: Đề xuất cai thiên chương trình 5S tại Sacombank

Từ việc phân tích nguyên nhân của các thiếu sót còn tồn tại là ở bước chuẩn bị, nhóm

mạnh dạn đề xuất các giải pháp sau nhằm cải thiện tình hình thực hiện 5S tại công ty:

- Quán triệt và giải thích rõ mục tiêu của chương trình đến từng trưởng đơn vị và

nhân viên

- Đánh giá trực tiếp kết hợp đánh giá chéo giữa các đơn vị

- Chuẩn hóa các quy trình, quy định

- Gắn liền kết quả đánh giá với chính sách thi đua, khen thưởng.

- Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện

- Gia tăng sự cam kết của lãnh đạo

- Xây dựng văn hóa 5S trong công ty nhằm gia tăng tính tự giác của mọi người.

29