ciclo contable de una empresa comercial parte i

1

CICLO CONTABLE

Empresa comercialVenta de bienes físicos o materiales, inventariables

asalcedo

Una empresa comercial compra un producto físico o mercancía para revender, como finalidad de sus operaciones. En consecuencia, posee un inventario o almacen de mercadería para la venta final y directa a sus clientes.

2

Descripción de operaciones

Inicio un negocio en la Bahía de Guayaquil, para eso compro 10 T.V. Cada T.V. la compré en $100 a crédito

Debo registrar esa compra en el Diario de mi contabilidad perpetua Inventario de mercancía 1.000 Cuentas por pagar 1.000

Luego procedo a la venta de T.V.

3

Descripción de operaciones Unos días después vendo 3 TV.. a $150 a

crédito Debo registrar la disminución del

inventario en el Diario Costo de la mercancía 300 Inventario de mercancía 300

Debo registrar en el Diario el ingreso por la venta de mercancía Cuentas por cobrar 450 Ingresos por venta de mercancía 450

4

Introducción Se presenta los siguientes temas:

1. Registro en el Diario y Mayor de los asientos de venta y compra de mercancía

2. Devoluciones y bonificaciones sobre compras y sobre ventas

3. Definir las cuentas de descuentos por pronto pago, costo de la mercancía vendida

4. Determinar el inventario inicial e inventario final

5. La hoja de trabajo1. La balanza de comprobación ajustada

6. Los 3 estados financieros básicos7. Los asientos de cierre de ciclo contable

5

Transacciones contables comerciales

Se presenta los procedimientos contables para una empresa comercial

Una empresa comercial compra un producto físico, material y tangible, con el fin de revenderlo

La contabilidad de una empresa comercial requiere: La incorporación de varias cuentas nuevas, para

registrar la compra y venta de productos Estas cuentas nuevas forman parte del Estado de

Resultados El Estado de Resultados muestra una sección separada,

para:1. El valor del Ingreso por Ventas Netas del periodo2. El Costo Neto de la Mercancía Vendida del periodo

6

Transacciones contables comerciales

Una empresa comercial compra un producto físico para disponer de inventario para la venta

La contabilidad de una empresa comercial requiere un registro de: El Inventario para la Venta de productos El Costo de la Mercancía Vendida en el

periodo

7

Sistemas de inventario Existen 2 sistemas para el registro de

inventario para la venta1. Sistema de Inventario Perpetuo que

mantiene un saldo actualizado de:1. La cantidad de mercancía en existencia 2. El costo de la mercancía vendida

2. Sistema de Inventario Periódico no mantiene un saldo actualizado de:1. La cantidad de mercancía en existencia 2. El costo de la mercancía vendida

8

Sistema de inventario perpetuo El Sistema de Inventario Perpetuo:

No requiere de nuevas cuentas contables La compra y venta de productos se registra

directamente en la Cuenta Inventario Cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta

Inventario de Mercancía del activo Cuando se vende mercancía, disminuye la

cuenta Inventario de Mercancía del activo

9

Sistema de inventario periódico Sistema de Inventario Periódico:

Requiere de nuevas cuentas contables afines o relacionadas con el inventario, tales como:1. Cuenta Compras, de mercancía2. Fletes sobre compras3. Devoluciones sobre compras 4. Bonificaciones sobre compras5. Descuentos por pronto pago

Las transacciones de compras de productos se registran en las cuentas afines, prenombradas Las cuentas anteriores son temporales, se cierran

al final de cada periodo

10

Sistema de inventario periódico

Sistema de Inventario Periódico: Cada vez que se vende mercancía:

No se registra o modifica el saldo de la cuenta inventario del activo

No se registra el costo de la mercancía vendida en cada transacción de venta

En consecuencia, se requiere de: Un conteo físico de mercancía al finalizar

cada periodo contable, para conocer el saldo disponible

11

Costo de la mercancía vendida

El Costo de la Mercancía Vendida durante en el periodo es: Necesario para poder calcular el gasto

en inventario del Estado de Resultados Reducir el inventario disponible en el

monto vendido o utilizado Determinar el Inventario Final del

Balance General, de fin de periodo

12

Costo de la mercancía vendida

La fórmula para el costo de la mercancía vendida, C.M.V es:

C.M.V. = C.M.D.V. – I.F.P

C.M.D.V.= Costo de la Mercancía Disponible para la Venta en el periodo

I.F.P. = Inventario Final del Periodo (Resultado del conteo físico)

13

Costo de la Mercancía Disponible

La fórmula para el Costo de la Mercancía Disponible para la Venta en el periodo es:

Inventario Inicial del periodo + Compras de mercancías durante el periodo + Fletes sobre Compras - Devoluciones del periodo sobre Compras - Bonificaciones del periodo sobre Compras - Descuentos sobre Compras del periodo

14

La cuenta Ventas

Sus cuentas complementarias

15

La cuenta Ventas y cuentas afines La cuenta Ventas se la utiliza para registrar

los ingresos por la venta de mercancía La cuenta Ventas es:

De contabilización similar a la cuenta Ingresos por honorarios de las empresas de servicio

Una cuenta que crece en el Haber, es acreedora Cuando se vende mercancías se:

Carga o debita la cuenta Efectivo o Cuentas por Cobrar

Abona o acredita la cuenta Ventas Realiza el registro contable cuando se

entrega la mercancía al cliente

16

La cuenta Ventas Para reconocer el ingreso en la cuenta Ventas de

mercancía se debe cumplir que: 1. Los bienes o servicios son entregados al cliente2. Recibir el efectivo por el pago, o 3. Recibir un activo cuya conversión en efectivo esté

prácticamente garantizada1. Sea un cheque o un pagaré de una tarjeta de

crédito Cuando se entrega la mercancía y recibe el pago de la

venta por cualquiera de los métodos anteriores: Se registra el ingreso debido a que es fácil y seguro

“realizarlos” o convertirlos en efectivo

17

La cuenta Ventas Para reconocer el ingreso en la cuenta Ventas

de productos o bienes que se:1. Entregan al cliente en el largo plazo, luego

de su elaboración, y 2. Recibe el pago a la entrega a satisfacción

del producto terminado 1. El contador debe decidir cuando se

cumplen los criterios para reconocer el ingreso

2. Asociar con los ingresos los gastos relacionados en cada periodo contable

18

Ej. De registro de la cuenta Ventas Supongamos que la empresa El cachuelo S.A. firma un

contrato con el gobierno para construir un puente1. El contrato se firma el 1 de enero 2.001, y establece

un plazo de construcción es de 4 años2. La construcción de inicia el 2 de enero 2.001, cada

año se planifica ejecutar un 25% de la obra3. El gobierno garantiza el pago de $400.000 por la

obra con la suscripción del contrato respectivo4. El pago total, según el contrato, se realiza una vez

terminada y aprobada la construcción del puente ¿ Cuanto ingreso por ventas se debe registrar en cada

periodo contable anual? Si el trabajo se realiza según lo planificado

Administrador

Si el % de realización no es uniforme en cada periodo contable se debe reconocer el porcentaje real ejecutado de la obra en el mismo. Se debe asociar el mismo % de los gastos totales proyectados.

19

Formato de un Diario General

DIARIO GENERAL Página 1

FECHA DETALLE REF. DEBE HABER

2001

31º

CUENTA POR COBRAR/ EL GOBIERNO ECUATORIANO

VENTAS

Construido un 25% del puente sobre el río Seco

110 100.000

diciembre 400 100.000

DÍA CUENTA DUEDO... #D.VALORDEUD..

Figura 3 - 9

Administrador

El registro de transacciones de ventas debe ser similar al % de ejecución real de la obra y un % igual de los costos y gastos relacionados.

20




2002

31º


VENTAS


110 100.000



Figura 3 - 9

Administrador


21




2003

31º


VENTAS


110 100.000



Figura 3 - 9

Administrador


22




2004

31º


VENTAS


110 100.000



Figura 3 - 9

Administrador


23




2005

31º

EFECTIVO

CUENTAS POR COBRAR/GOBIERNO ECUATORIANO

Cobro del 100% del valor del contrato del puente sobre el río Seco

110 400.000

enero 400 400.000


Figura 3 - 9

Administrador


24

Ejemplos de transacciones

Cuenta Ventas y afines en el sistema contable

asalcedo

En el sistema periódico de inventario no se registra en cada venta la disminución correspondiente del inventario, ni el costo de la mercancía vendida.En sistema perpetuo si se reduce en cada venta el inventario y se registra el costo de la mercancía vendida.

25

La empresa el Clon S.A.

La empresa El Clon S.A. se dedica a la venta de equipos de computación

En la primera transacción del periodo: Se vendieron a crédito 60 equipos de

computación a $1.200 cada uno Le ofrecen un descuento por pronto pago

de 2%, si paga dentro de 10 días La compra la realiza el distribuidor Su PC

S.A. el 4 de marzo de 2001

26




2001

4º

CUENTA POR COBRAR/ SU PC S.A.

VENTAS

60 equipos vendidos a crédito al distribuidor Su PC S.A. Si paga dentro de 10 días, 2% de descuento, condicional

100 72.000

marzo 400 72.000


Figura 3 - 9

asalcedo

El nombre de la cuenta deudora se la anota a la izquierda de la columna Detalle. El nombre de la cuenta acreedora se la anota con una pequeña sangría en la columna Detalle.Cuenta por Cobrar es del ACTIVO, que aumenta del lado izquierdo, lado del Debe.La cuenta Ventas es una cuenta de ingresos, que crece del lado derecho, lado del Haber.La columna Referencia se llena posteriormente, con el número de la cuentas, luego de pasar o copiar la transacción en el Mayor General.El registro de transacciones debe ser claro y preciso para permitir posteriores revisiones de cualquier persona con conocimientos contables básicos.El proceso de registro se repite para las siguientes transacciones.

27

La empresa El Clon S.A.

El Clon s.a. en la segunda transacción del periodo: Se venden al contado 40 equipos de

computación a $1.200 cada uno La compra la realiza el mismo distribuidor

Su PC S.A. el 6 de marzo de 2001

28




2001

6º

EFECTIVO

VENTAS

40 equipos vendidos al contado al distribuidor Su PC S.A.

100 48.000

marzo 400 48.000


Figura 3 - 9

asalcedo


29

Cuenta del Mayor Su PC S.A.

MAYOR GENERAL Nombre de la cuenta: Ventas Cuenta número: 40x

FECHA DETALLE REF. DEBE HABER SALDO

2001 4

.Venta a crédito

Venta al contado.

.

.

D.P. 72.000

72.000

Mar. 6 D.P. 48.000 120.000

. …… ……

30

La cuenta Ventas y cuentas afines

La cuenta Ventas únicamente se utiliza para registrar la venta de mercancía

Cuando se vende un Activo Fijo se:1. Carga o debita la cuenta Efectivo o Cuentas por

Cobrar2. Abona o acredita directamente la cuenta del

activo fijo, respectivo, para reducirlo a cero El registro contable se realiza según el ejemplo,

para una transacción del 7 de marzo 2001 Por la venta al contado en $20.000 de un

vehículo de reparto de propiedad de El Clon S.A.

asalcedo

La venta de un activo fijo genera Efectivo o una cuenta por cobrar, pero no se registra como un ingresos o venta, salvo que haya una ganancia de capital.

31

La empresa El Clon S.A. El Clon s.a. en la tercera transacción del

periodo: Se vende al contado un activo fijo, 1 vehículo de

transporte a $20.000 La venta de un activo fijo no corresponde al

objetivo principal del negocio No es una venta de mercancía, no tiene el

carácter de un ingreso La compra del activo la realiza la empresa de

transporte El Cacharro S.A. el 7 de marzo de 2001

32




2001

7º

EFECTIVO

VEHÍCULO DE TRANSPORTE

Venta al contado de vehículo usado en reparto de equipos a El Cacharro s.a.

100 20.000

marzo 10X 20.000


Figura 3 - 9

asalcedo


33

La empresa El Clon S.A.

El Clon s.a. en la cuarta transacción del periodo vende otros activos: Se vendió muebles de oficina de

propiedad de la empresa a $5.000 Se recibe $3.000 al contado y un

documento por el saldo, a 60días La compra del activo, la realiza el 8 de

marzo de 2001, la empresa de alquiler de muebles El Sitio S.A.

34




2001

8º

EFECTIVO

DOCUMENTOS POR COBRAR/El Sitio S.A.

MUEBLES DE OFICINAVenta al contado de muebles, parte a crédito, a El sitio s.a.

100 3.000

marzo 10X2.000

10Y5.000


Figura 3 - 9

asalcedo


35

Devoluciones y Bonificaciones La cuenta Devoluciones y Bonificaciones

sobre ventas: Registra las devoluciones de mercancía por

parte de los clientes Es necesario llevar un registro separado de las

mercancías devueltas, para analizar las causas Ejemplo, el 8 de marzo del 2001

Su PC S.A. devuelve un equipo dañado durante el transporte, de un valor de $1.200,

El equipo de computación fue adquirido 4 de marzo del 2001

36

Devoluciones y Bonificaciones La cuenta Devoluciones y Bonificaciones sobre

ventas: Se denomina compensatoria de ventas, reduce las

ventas Tiene generalmente un saldo Deudor

Se muestra en el Estado de Resultados de la siguiente forma: Ingresos de Operación

Ventas brutas $ 120.000

Menos: Devoluciones y bonificaciones sobre ventas

. 1.200 Ventas Netas $ 118.800

37

Devolución y bonificación sobre ventas



2001

8º

DEVOLUCIONES Y BONIFICACIONES SOBRE VENTAS.


Crédito por 1 equipo dañado, de $1.200, devuelto por el distribuidor Su PC S.A.

40X 1.200

marzo 100 1.200


asalcedo

Las cuentas por cobrar al distribuidor Su PC S.A. por 60 equipos a $1.200 cada uno, se reducen con esta devolución de equipo a $70.800 = 72.000 - 1.200.

38


MAYOR GENERAL Nombre de la cuenta: Cuentas por cobrar Cuenta número: 10x


2001

Crédito por devolución de un equipo de valor de $1.200.

D.P. 72.000 72.000

Mar. 8 D.P. 1.200 70.800

. …… ……

39

Descuentos sobre ventas Las empresas estimulan el pronto pago de

las cuentas por cobrar a los clientes Les ofrecen descuentos sobre el valor que

adeudan, si pagan previo a una fecha dada

La cuenta Descuentos sobre ventas : Registra los descuentos por pronto pago,

respecto al precio pactado por la mercancía Las condiciones para recibir el descuento por el

pronto pago se incluyen en la factura

40

Descuentos sobre ventas Ejemplos, de las condiciones de plazo para

el descuento por pronto pago del Clon S.A: 2/10, n/30

El 2% de descuento, hasta 10 días; el neto o total adeudado hasta 30 días, límite para pagar a partir de la fecha de la factura

2/10, 1/16, n/30 El 2% de descuento, hasta 10 días; el 1% de

descuento, desde 11 hasta 16 días, el neto de la deuda hasta 30 días, de la fecha de la factura

41

Descuentos sobre ventas Ejemplo. Los Descuentos sobre

Ventas El cliente Su PC S.A. el 14 de marzo

2001: Pagó la cuenta del 4 de marzo del 2001,

disminuyendo la devolución de equipo por $1.200

Descontó, $1.416, el 2% del saldo por pronto pago dentro de los 10 días, que le fueron concedidos. 2/10, n/30

El pago en efectivo es por un valor de 0,98(72.000-1.200) = $69.384

42

Descuentos sobre ventas



2001

14º

EFECTIVO

DESCUENTOS SOBRE VENTAS/Su PC S.A.

CUENTAS POR COBRAR/Su PC S.A.Pago de venta a crédito de equipos, menos devolución previa de equipo y descuento pronto pago

100 69.384

marzo 10X 1.416

10Y70.800


Figura 3 - 9

43

Cuentas compensatorias de ventas Las cuentas compensatorias de ventas son:

Devoluciones y Bonificaciones sobre ventas Descuentos sobre ventas

Se muestran en una sección del Estado de Resultados de la siguiente forma: Ingresos de Operación Ventas brutas $ 120.000

Menos: Devoluciones y bonificaciones sobre ventas -$ 1.200 Menos: Descuentos sobre ventas -$1.416

.

Ventas Netas $ 117. 384

Administrador

Las cuentas compensatorias de Ventas no incluyen Fletes sobre ventas. Los Fletes sobre ventas se consideran Gastos de Ventas.Por otro lado, ver lámina 26.

44

Cierre de las cuentas compensatorias de ventas

La cuenta Ventas Brutas y sus cuentas compensatorias Son temporales del periodo, tal como ingresos

por servicios Se cierran al final del mismo

Las cuentas de ventas se cierran contra la cuenta temporal Pérdidas y Ganancias

El saldo parcial de la cuenta Pérdidas y ganancias, luego de los asientos de cierre: Es igual a las Ventas Netas del periodo

Ver ejemplo a continuación

Administrador

Ver para Compras es similar, lámina 52.

45

Asientos de cierre para ventas



2001

31º

VENTAS BRUTAS

PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Para cerrar la cuenta de Ventas Brutas del periodo

400 120.000

Dic. 70X

120.000


Figura 3 - 9

asalcedo

La cuenta Pérdidas y Ganancias solamente se usa al final del periodo contable.

46

Asientos de cierre para ventas



2001

31º

PÉRDIDAS Y GANANCIAS

DEVOLUCIONES Y …BONIFICACIONES SOBRE …VENTAS

DESCUENTOS SOBRE …VENTAS/Su PC S.A.Para cerrar las cuentas Devoluciones y bonificaciones sobre ventas y Descuentos sobre ventas del periodo

700 2.616

Dic. 40X 1.200

40Y 1.416


Figura 3 - 9

47


MAYOR GENERAL Nombre de la cuenta: Pérdidas y Ganancias Cuenta número: 700


2001 31 D.P. 120.000 120.000

Dic. 31 D.P. 2.616 117.384

. …… ……Ventas Netas del periodo

asalcedo

La cuenta Pérdidas y Ganancias se utiliza para transacciones solo al final del periodo, el último día del mismo.

48

Descuentos comerciales El descuento comercial es una rebaja en

relación con el precio de lista de mercancía El descuento comercial intenta aumentar el

volumen de compra o adelantar la compra El monto del descuento depende del

incremento del volumen de compra Los volúmenes mayores de compra reciben mayor

descuento

El registro contable de la venta se hace al precio de lista menos el descuento comercial

Administrador

Descuentos por la compra de juguetes unos meses antes de navidad, para ahorrarse el costo de almacenar inventario.

49

Descuentos comerciales El proveedor Big PC S.A. vende 1.000

impresoras a Su PC S.A. El precio de lista es $80 por unidad, con un

descuento comercial del 10% Se ofrece un descuento adicional del 10%,

por cada 500 unidades adicionales Las condiciones de descuento por pronto

pago son 2/10, n/30 Su PC S.A. paga el valor adeudado el décimo día

50

Descuentos comerciales El precio de venta a registrar es

Precio de lista (80x1000) 80.000 Menos: Primer descuento 8.000 Saldo después del primer descuento 72.000 Menos: Segundo descuento 7.200 Precio de venta 64.800

El asiento de Diario. a registrar por Big PC. S.A, se muestra a continuación

51




2001

14º


VENTAS

Venta de 1.000 equipos con un precio de lista de $80,con descuento del 10% por cada 500 unidades, venta a Su PC S.A.

10Y 64.800

marzo 400 64.800


Figura 3 - 9

52

Descuentos comerciales Su PC S.A. pagó dentro de los 10 días y

recibe el descuento por pronto pago

Precio de venta 64.800 Menos: Descuento por pronto pago 1.296 Valor a pagar 63.504


53

Asientos de pago y descuento sobre ventas



2001

25º

EFECTIVO

DESCUENTOS SOBRE …VENTAS /Su PC S.A.

CUENTAS POR COBRAR …/Su PC S.APago de la cuenta, menos descuento del 2% por pronto pago, 2/10

100 63.504

Marz. 40X1.296

10Y 64.800


Figura 3 - 9

54

Impuesto sobre ventas ( I.V.A)

El vendedor por disposición legal cobra ciertos impuestos a sus clientes

Este impuesto puede ser sobre la ventas, Impuesto al Valor Agregado

El vendedor actúa como recaudador de impuestos del Estado Ecuatoriano

El valor de impuestos recaudado debe ser enviado mensualmente al fisco

55

Impuesto sobre ventas ( I.V.A) El vendedor para registrar el cobro

del impuesto a sus clientes Acredita una cuenta del pasivo, llamada:

Impuesto al Valor Agregado por pagar, (IVA) por pagar Es una “ deuda” del vendedor con el Estado

El comprador para registrar el pago de impuesto a sus proveedores

Debita una cuenta del activo, llamada: Impuesto al Valor Agregado por acreditar,

(IVA) por acreditar

56

Impuesto sobre ventas ( I.V.A) El proveedor Big PC S.A. vende 100

impresoras a Su PC S.A. el 18 de marzo

El precio de lista es $80 por unidad, con un impuesto del IVA del 12%

El impuesto debe ser pagado por Su PC S.A. y retenido por el vendedor

El valor del impuesto, IVA, a recaudar es el siguiente

57

Impuesto sobre ventas ( I.V.A) Su PC S.A. pagó el valor del impuesto al

valor agregado (IVA), siguiente

Precio de venta 8.000 IVA a pagar(12%) 960 Valor total a pagar 8.960


58

Asientos registro para ventas



2001

25º

EFECTIVO

VENTAS BRUTAS

IVA POR PAGAR/Su PC S.A

Cobro de la venta de 100 equipos a $80 cada uno, mas el pago del IVA del 12% por Su PC

100 8.960

Marz. 40X 8.000

10Y 960


Figura 3 - 9

Administrador

Esta es la contabilidad de Big PC SA.El comprador Su PC S.A. tiene que registrar en su contabilidad el IVA pagado a Big PC S.A. como IVA por acreditar.Este IVA por acreditar es compensado o cruzado con el IVA por pagar, para reducirlo.

59

Impuesto sobre ventas ( I.V.A) El Impuesto al Valor Agregado recaudado a

clientes se compensa con: El Impuesto al Valor Agregado pagado por

compras hechas a proveedores Si el saldo del IVA, luego del cruce de

cuentas para compensación, es: Acreedor, por pagar, se lo clasifica como pasivo

del Balance General, IVA por pagar Deudor, pagado en exceso, se lo clasifica como

activo del Balance General, IVA por acreditar El asiento de Diario. de Big PC. S.A, cuando

pague el IVA, se muestra a continuación

60

Asientos registro para ventas



2001

31ºIVA POR PAGAR/Su PC S.A

IVA POR ACREDITAR

…EFECTIVO

Pago al Fisco del saldo excedente del IVA por pagar sobre el IVA por acreditar

100 960

Marz. 40X 160

10Y 800


Figura 3 - 9

Administrador

El IVA por acredirtar, lo pagó su PC SA a sus provvedores, y estos lo retuvieron.

ciclo contable de una empresa comercial parte i

Business