cierre del proyecto

Gerencia de Proyectos

Ingeniería de Sistemas - Nocturno

1

Material Compilado por: Prof. Claudio Miguel Hernández

CIERRE DEL PROYECTO

El cierre de un proyecto es uno de los cincos proceso que componen el ciclo de vida de los

proyectos. Los otros cuatro, anteriores a él, son, como ya se ha dicho. Iniciación,

Planificación, Realización y Control.

Conviene conocer la forma de llevar a cabo este cierre una vez que hemos visto el ciclo de

vida de un Proyecto.

El proyecto puede ser el Proyecto Total o sólo una parte del mismo, depende de nuestra

situación en el mismo: para la Propiedad, será el Proyecto Total; para una Contratista,

estará definido por el alcance de su suministro.

Terminar un Proyecto, al igual que lanzarlo, es difícil:

El personal y empresas participantes se están marchando o ya se han ido, al menos

parcialmente.

Surge la ansiedad por ir a nuevos trabajos.

El proyecto puede llegar a ser de plazo constante, es decir, que siempre faltaría un

determinado espacio de tiempo para acabarlo.

Pueden surgir conflictos de interpretación entre los participantes con respecto a los

logros alcanzados.

Cabe llamar la atención sobre la conveniencia de hacer cierres parciales pensando sobre

todo en las lecciones aprendidas. El momento del cierre es una magnífica ocasión para

saber cómo hemos nuestro trabajo y, como consecuencia, mejorar nuestras habilidades de

cara a futuros proyectos.

A veces sucede que, cuando se acaba un Proyecto, se da un paro técnico en algunos de sus

componentes: no tienen en ese momento otro Proyecto al que dedicarse. Este paro se debe

aprovechar para la experiencia adquirida durante el desarrollo del Proyecto.

TIPOS DE CIERRE

Existen varios tipos de cierre tal como se listan a continuación:

Debido a la parada, temporal o no, de un Proyecto por las circunstancias que sean:

cambio de estrategia global del país, aspectos administrativos, abandono de la idea

por la Propiedad, entre otros. Evidentemente que estamos ante un cierre traumático

en el que hay que intentar salvar lo que se pueda del proyecto pensando en futuras

actuaciones de nuestra compañía.

El cierre por inclusión, en el que el Proyecto es absorbido por la organización que

lo ha promovido. Lo normal es que el Proyecto se finalice satisfactoriamente.

El cierre por integración de los recursos (personas y medios materiales) en las

diferentes organizaciones que los han prestado al proyecto: las personas retornan

con una mayor experiencia.



2


El cierre por extinción en el que simplemente se van las personas y se retiran los

equipos. Suele darse cuando se está trabajando para un Cliente externo como

contratista para lo que estamos llamando Proyecto Total.

SUBPROCESOS DEL CIERRE DE UN PROYECTO

Antes de comentar los diferentes subprocesos de que consta el cierre de un proyecto,

conviene tener presente las siguientes reglas:

Tendremos que tomar la decisión de cerrar el proyecto: es obvio, pero a veces da la

impresión de que no queremos cerrar el Proyecto; acabamos de hablar de los

proyectos de plazo constante.

Necesitamos establecer una lista de tareas a realizar (ver lista de comprobación más

adelante).

Debemos alcanzar el máximo consenso posible en el cierre celebrando reuniones

con cada uno de los miembros del equipo del Proyecto.

Una vez iniciado el proceso de cierre, debemos hacer su seguimiento periódico,

preferentemente diario, para que se cumplan los objetivos previstos en el mismo.

Vamos a explicar, a continuación, las fases del cierre que hay que hacer, que pueden

considerarse subprocesos del proceso de cierre.

Debe tenerse en cuenta que, aunque teóricamente que los subprocesos que se presentan

deberían realizarse secuencialmente, podemos conseguir que se superpongan unos a otros,

con lo que es bueno que, cuando se está haciendo uno, se tengan en cuenta los siguientes

para no duplicar trabajo.

1. Cierre Contractual

2. Cierre Organizativo

3. Cierre Operacional

4. Cierre Administrativo

5. Cierre Tecnológico



3


Cierre Contractual

En esta fase tenemos que proceder a cerrar el contrato que hayamos establecido para

realizar el Proyecto, a cuyos efectos comprobaremos si la Contratista ha cumplido con sus

obligaciones contractuales relativas al suministro tanto de bienes como de documentación o

de servicios.

Cada contrato debe finalizar, tal y como se comentó en la sección de gestión de contratos,

con el oportuno protocolo de recepción definitivo. Debemos prestar especial atención a la

prestación de las garantías que contemple el contrato.

Debemos contemplar la posibilidad de que un determinado Contratista decida no realizar

las actividades pendientes contempladas: quizás porque no le importa asumir la penalidad o

efectos a lugar. En ese caso, tendremos que encargarnos nosotros mismos, directamente o a

través de otro contratista, de desarrollar estrategias para cumplir esas actividades

pendientes.

Si todo esta finalizado, podremos hacer con cada Contratista los cierres que se indican a

continuación. Para cada uno de ellos se indican una serie de tareas que deben ser realizadas

por la propiedad (P), por la Contratista (C) o por ambos conjuntamente (PC).

Cierre Organizativo

En esta fase tenemos que proceder a:

La reubicación de las personas asignadas al Proyecto (PC).

La retirada de los equipos utilizados (C).

La organización de la infraestructura utilizada (C).

Cierre Operacional

En esta fase realizaremos la transferencia de responsabilidades a la empresa para la que se

ha elaborado el Proyecto, en particular a los departamentos que van a recibir las

instalaciones proyectadas y el producto objeto del Proyecto.

Por supuesto que ello implica la realización del oportuno protocolo de transferencia (PC),

que debe contemplar la elaboración de los documentos (C) que refleje la historia del

Proyecto, así como la entrega de la parte de ella que sea necesaria para llevar a cabo la

correcta explotación de la instalación, y la forma en que se va a prestar la Asistencia

Técnica en el caso que se considere necesaria.

Cierre Administrativo

Debemos proceder a efectuar el cierre contable de las diversas partes del proyecto, teniendo

especial cuidado en cerrar a tiempo las referencias (C) para evitar los cargos atípicos que

pueden producirse.



4


Este cierre contable va acompañado de los correspondientes pagos (PC) que tengamos que

hacer, así como de los cobros a los que tengamos derecho como consecuencia de nuestra

actuación.

Cierre Tecnológico. Retorno de la Experiencia

Esta fase tiene dos vertientes: la relativa a los procesos de gestión del proyecto y la

focalizada en los aspectos puramente tecnológicos.

En lo que respecta a la primera, debemos considerar cómo se ha realizado la gestión a

través de los documentos (C) más importantes en que ha quedado reflejada: Plan de

Proyecto, Informe de Gestión y de Avance del proyecto, Plan de Comunicación, Plan de

Riesgos, entre otros informes de interés.

Para la segunda, debemos recopilar la información (C) que haya sido novedosa en el

sentido tecnológico bien por haber desarrollado un nuevo método para una tecnología

conocida, o por haber implantado una nueva.

LISTA DE COMPROBACIÓN

Con el fin de facilitar nuestro trabajo para el cierre del Proyecto, podemos preparar una lista

de comprobación en la que dejemos constancia de todo lo que necesitamos realizar para

llevar a cabo ese cierre; dicha lista contendrá las partidas que queremos comprobar, el

responsable y las fechas previstas y real, de cada una de ellas.

Las tareas a realizar en el cierre son algunas de las siguientes:

Plan de cierre.

Procedimiento de cierre.

Reuniones con cada uno de los participantes.

Reuniones grupales para los problemas del grupo.

Cierre de contratos. Para cada contrato importante es interesante hacer una lista de

comprobación aparte basada en los conceptos que aquí se facilitan:

a) Diseño.

b) Entrega de equipos.

c) Entrega de servicios.

d) Entrega de documentación.

Actas de replanteo.

Libro de órdenes.

Libro de incidencias.

Plan de seguridad y salud.

Correspondencia.



5


Plan de Calidad.

Pruebas de aceptación.

Manual de operación y mantenimiento.

e) Auditorias a los cambios finales.

f) Pagos.

g) Protocolo de recepción definitiva.

h) Especificación garantías.

Reubicación del personal.

Reutilización de equipos.

Devolución de materiales.

Limpieza de oficinas y obras.

Entrega de documentación.

Análisis Plan de Proyecto.

Análisis Informes de Gestión del Proyecto.

Análisis Informes de Avance del Proyecto.

Análisis Plan de Comunicación.

Nuevos métodos de trabajo.

Nuevas tecnologías.

Cartas de agradecimiento.

Cierre de contabilidad.

Auditoría contable.

Informe final.

Evaluaciones del personal participante.

Reunión de presentación del informe final.

Celebración.

PROPUESTA DE INFORME DE CIERRE

De toda la documentación recabada, obtendremos material suficiente para realizar el

Informe de Cierre del Proyecto, a continuación se detalla sus partes:

1. Resumen Ejecutivo: Contiene los aspectos más sobresalientes del informe de cara

a su lectura por la Alta Dirección de la Empresa.

2. Evolución del Proyecto: En este apartado se debe señalar la situación inicial del

proyecto, sus cambios más resaltantes y la situación final.



6


3. Logros más importantes: Para reseñar lo conseguido tanto desde el punto de vista

de la gestión como desde el tecnológico.

4. Comparación entre lo previsto y lo real: En cada uno de los aspectos que figuran

a continuación se debe explicar las causas de las desviaciones habidas entre lo real

y lo previsto, pasando, sobre todo, en su corrección en proyectos futuros.

4.1. Alcance: Para detallar los cambios ocurridos en el alcance incidiendo en las causas

que los han motivado, por ser la causa más frecuente de problemas en los proyectos.

4.2. Calidad: Refleja las estadísticas de calidad del proyecto: número de no

conformidades, periodo medio de resolución, número de comités de calidad

celebrados, entre otros.

4.3. Planificación: Se debe acompañar la planificación inicial y la realizada.

4.4. Presupuestos y costes: Se compara el presupuesto inicial con el coste final

resultante.

4.5. Organización: Se analizará si las organizaciones o áreas previstas a los largo del

desarrollo del Proyecto han sido las adecuadas, si los procedimientos utilizados han

cumplido el fin que pretendían, si las reuniones han sido eficaces, si la coordinación

entre las áreas ha sido la que se esperaba, entre otros.

4.6. Comunicación: Se facilitará un análisis crítico de los informes elaborados y, en

particular, de la eficacia del Plan de Comunicación del Proyecto.

4.7. Riesgos: Se analizará la evolución de la Matriz de Cuantificación del Riesgo,

presentando especial atención a aquellos aspectos que finalmente hayan incidido en

el proyecto, originando desviaciones en sus objetivos.

4.8. Sistemas Informáticos: Se estudiará si la previsión realizada en este aspecto, tanto a

nivel de los equipos como de los programas, ha sido adecuada para el desarrollo del

proyecto.

4.9. Integración: Se analizará la evolución del avance del proyecto y del control habido

para las interacciones entre sus diferentes variables.

5. Asuntos que requieren un análisis profundo: De todos los aspectos enumerados

anteriormente, se detallarán aquellos que hayan merecido especial atención para ser

considerados como lecciones aprendidas, tanto positivas como negativas, en los ámbitos

de gestión o tecnológicos, de cara a un futuro.

Anexo 1. Rendimiento del Equipo

Evidentemente que este anexo es confidencial, por lo que debe cuidarse su distribución. Se

trata, en general, de conocer quién ha logrado qué, con el fin de evaluar el rendimiento

objetivo de cada uno, evaluación que va a repercutir directamente en la carrera profesional

de la persona dentro de la empresa, de ahí su importancia.

En este informe tenemos que contemplar, al menos, los siguientes aspectos: a) actitud de la

persona; b) habilidad para comunicarse; c) habilidad para integrarse en un equipo; d)

creatividad; e) habilidades técnicas; f) calidad del trabajo; g) sensibilidad en el coste y

plazo; h) rendimiento administrativo; i) recomendaciones que haya realizado para la mejora

de los procesos; j) posibilidad de nuevas responsabilidades.

cierre del proyecto

Documents