AUDITORÍAS INTERNAS

T.M. Marta Cortez

DiplomadoGestión Operativa para Procesos de Acreditación en Salud 2012 

¿Qué es una auditoría?

La actividad de auditar consiste en realizar un examen de los procesos y de la actividad de una organización para confirmar si se ajustan a lo fijado por las leyes o normas establecidas.

Una auditoria es una actividad de información, mediante la cual puede verificarse el cumplimiento del Sistema de Calidad establecido y la efectividad de dicho Sistema y, en caso contrario, evaluar la necesidad de una mejora o de una acción correctiva.

• No es una actividad cuyo fin sea la búsqueda de culpables

• Quitarle connotación negativa que puede tener la palabra auditoria en relación con la justicia o con la auditoria fiscal, hace que mucha gente le tenga miedo.

• Una posición a la defensiva no favorece el flujo de información.

¿Qué es una auditoría?

¿Por qué una auditoría?

SIS

¿Por qué una auditoría?

¿Existe un Sistema de Calidad previamente establecido?

¿El sistema es adecuado?

¿Se cumple el Sistema de Calidad?

¿Ámbito?

Como condición previa a la auditoria es necesario que existan reglas de juego conocidas por ambas partes, auditor y auditado

Requisito

• Manual de Calidad, donde se describe la filosofía de Calidad de la institución y “QUE” hace cada institución para asegurar la Calidad de los productos o servicios que suministra.

• Procedimientos e Instrucciones que es donde la institución describe en

detalle la forma de llevar a cabo lo indicado en el Manual de Calidad. Indica el “COMO” lo hace la institución

Reglas Claras

Objetivos de las Auditorías

• Determinar la conformidad o no de los elementos del SGC con los requisitos observados.

• Determinar la eficacia del SGC implantado para alcanzar los objetivos.

• Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su SGC.

• Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.

• Permitir la inscripción del SGC del organismo auditado en un registro. (SIS)

Tipos de auditoría

• Pueden ser internas o externas

• No necesariamente tienen que cubrir la totalidad del Sistema de una vez, sino que pueden cubrir elementos del mismo.

• La independencia se asegura mediante auditores que no tengan responsabilidad directa sobre el área auditada y preferiblemente trabajando en colaboración con personal relevante de la misma.

Tipos de auditoría

Aunque auditorias y auditores son sinónimos de evaluación y evaluadores, debe considerarse que la auditoria es un examen de una actividad simple, elemento, departamento, etc., mientras que una evaluación se refiere a un conjunto de auditorias o a una auditoria que abarque todo el Sistema de Calidad.

AUDITORÍA

Participantes Auditoría

Participantes Auditoría

Auditor Líder o Encargado de Calidad

Auditores

Todo el personal de la institución

Pasos de una Auditoría

De los Auditores

Cualidades Personales

Formación y experiencia

Mantenimiento de la aptitud

Personas abiertas, maduras, con sentido común, tenacidad, realistas y con capacidad de análisis.Aptitud para ver las situaciones complejasdesde un punto de vista general y con espíritu cooperativo y comunicativo.

Conocimientos de las normas aplicables, 4 años de experiencia en salud, al menos 1 año en la institución

Estar al día en el conocimiento de las normas relativas a los SC y en los métodos y procedimientos de las auditorias.

Participar en cursos de formación y/o perfeccionamiento; estar sometido al examen de sus actuaciones por el comité.

Funciones y Responsabilidades de los auditores

Responsabilidades Funciones

Del Auditor Jefe. Del equipo auditor o

auditores. Del auditado.

Del Auditor Jefe. Del equipo auditor o

auditores. El auditado es elemento

pasivo y no realiza ninguna función.

AUDITOR JEFE

Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría .

Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado.

Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación del SGC. Dar instrucciones al equipo auditor.

Informar y comunicar al auditado sobre los resultados de la auditoría, las no conformidades críticas y los obstáculo importantes durante el curso de la auditoría.

Funciones

Responsabilidades

Funciones y Responsabilidades de los auditores

AUDITORES

Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones.

Cooperar con el auditor jefe. Preparar y realizar con eficacia las

responsabilidades asignadas.

Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoria.

Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SGC auditado.Funciones

Responsabilidades

Funciones y Responsabilidades de los auditores

AUDITADO

Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el desarrollo optimo de la auditoría.

Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría.

Determinar e iniciar las acciones correctoras atendiendo al informe de la auditoría.

Responsabilidades

Funciones y Responsabilidades de los auditados

22

¿Cómo auditar?

Revisión preliminar del SGC Auditado-Base para preparar la auditoría y juzgar el SGC auditado.

Tareas del equipo auditor- Conviene asignar a cada auditor la auditoría de elementos Específicos del SGC. Esta asignación será hecha por el auditor jefe.

Documentos de trabajo- Listas de verificación para cadaelemento del SGC.- Formularios para recoger Observaciones y consignar evidencias.

Plan de la auditoría

- Conocido con antelación.- Flexible para permitir cambios durante la auditoría. - Debe incluir: objetivos, identidadesdel equipo auditor, fecha y lugar dela auditoría, áreas a auditar...

Preparación de la Auditoría

Reunión inicial- Presentación del equipo auditor y de un resumen de métodos y procedimientos a utilizar.- Confirmar el horario de reunionesintermedias y final, y la disponibilidad de medios e instalacio-nes que se precisen.

Observaciones de la auditoría- Documentar todas las observa-ciones y determinar las que deben considerarse no conformidades.- Las no conformidades debenreferenciar los requisitos que se Incumplen.

Recogida de evidencias- A través de entrevistas, examen de documentos y observación delas áreas afectadas.- Anotar los indicios de no conformidad para su posterior investigación.. Reunión final con el auditado - Presentar: las observaciones dela auditoría a la dirección del auditado y asegurarse de su comprensión; las conclusiones del equipo auditor relativas al SC.-Levantar acta de esta reunión.

¿Cómo auditar?

Ejecución de la Auditoría

Es responsabilidad del auditor jefe. El informe tiene por objeto exponer los

hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones correctoras.

Debe contener: objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe...

Informe de la Auditoría

¿Cómo auditar?

Retener solo los hechos. No tener en cuenta rumores o suposiciones.

Tener en todo momento el control de la auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir.

Adaptarse a la situación y al auditado. Examinar en detalle la documentación.

Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor.

Generalmente el auditor debe escuchar y mantener un tono de cooperación.

Para estudiar una situación, usar las tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?...

Recomendacionespracticas

Comportamiento del auditor

¿Cómo auditar?

¿NECESITA INSTRUCCIONES ESCRITAS?

¿CONFORME INSTRUCCIONES?

Conforme

NO CONFORME

¿EXISTEN?

NO CONFORME

¿ALCANZA OBJETIVOS?

PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA

Característica Examinada

CONFORME

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

¿Cómo auditar?

TALLER

Recordar

Ubíquese en grupo según lugar de trabajo:

a) Laboratorio Clínico

b) Atención Abierta (APL)

c) Atención Cerrada (APL, APA)

Identifique características obligatorias

Confeccione Lista de Verificación para ámbito GP 1.4 y GP 1.5

Confeccione Indicador para características GP 1.2 y GP 1.3

Identifique características obligatorias

Confeccione Lista de Verificación para ámbito GC

Confeccione Indicador para características APL 1.2 y APL 1.3