1

Cod LlywodraethiantChwefror 2015

2

Rhagair Wrth ddatblygu’r Cod yma, hoffai CHC ddiolch yn benodol i’r unigolion dilynol a fu mor garedig â rhoi cyngor ac a gyfrannodd at ddatblygu’r ddogfen hon.

Radojka Miljevic Campbell Tickell

Tamsin Stirling Ymgynghorydd Annibynnol

Nia Roblin United Welsh

Martyn Seaward Grŵp Hendre

Debbie Green Grŵp Tai Coastal

Ffrancon Williams Cartrefi Cymunedol Gwynedd

Jayne Lewis Cartrefi Cymunedol Tai Calon

Allison Soroko Cartrefi Cymoedd Merthyr

3

Cynnwys

1 Cyflwyniad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2 Diffiniadau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3 Egwyddorion a Darpariaethau Allweddol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

4 Atodiadau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4

1 CyflwyniadCaiff llywodraethiant da bellach ei ystyried fel rhagamod ar gyfer ateb heriau tlodi, datblygu cynaliadwy a chydlyniaeth gymunedol.

Dywedir mai sylfeini llywodraethant da yw cael byrddau cytbwys ac amrywiol a all arwain y sefydliad a rheoli risg ar yr un pryd. Fodd bynnag, mae llywodraethiant effeithiol yn ymwneud â mwy na’r bwrdd yn unig. Mae’n sylfaenol am ddiwylliant a ffordd o weithio sydd, os cânt eu rheoli’n dda, eu gwerthuso’n barhaus, eu rheoleiddio ac yna eu defnyddio fel llwyfan ar gyfer arloesedd, yn gyfystyr â rhagoriaeth gwasanaeth. Mae llywodraethiant da yn fwy na set o reolau a phrosesau. Mae llywodraethiant da yn fusnes da hefyd!

Cynlluniwyd Cod Llywodraethiant CHC i gynorthwyo cymdeithasau tai i ddatblygu strwythurau llywodraethiant cadarn sy’n hwyluso newid ymddygiad i gefnogi gwella gwasanaeth parhaus i denantiaid. Fe’i datblygwyd fel rhan o agenda gwella llywodraethiant a chytunwyd arno gyda Llywodraeth Cymru fel rhan o’r Cytundeb Tai.

Mae wedi ei seilio’n helaeth ar ac wedi ei ddatblygu o Siarter Llywodraethiant Da Cartrefi Cymunedol Cymru (CHC) a chanllawiau atodol ac mae’n cynnwys set o egwyddorion a darpariaethau clir. Fel y Siarter a’i rhagflaenodd, mae’r Cod yma wedi ei drwytho gan egwyddorion llywodraethiant Llywodraeth Cymru sy’n canolbwyntio ar y dinesydd. Mae hefyd yn adlewyrchu iaith a gofynion a gynhwysir mewn Codau Llywodraethiant eraill yn y Deyrnas Unedig.

Nod y Cod yma yma yw annog pob cymdeithas tai i anelu am y safonau uchaf mewn llywodraethiant. Mae’n gosod y safonau a’r arferion y mae’n rhaid i Fyrddau a’u haelodau gydymffurfio â hwy er mwyn sicrhau fod llywodraethiant ansawdd da yn norm yn holl aelodau CHC.

Ni chafodd y Cod yma ei gynllunio i’w ddefnyddio ar ben ei hun ac mae’n un o nifer o gyhoeddiadau gan CHC ar lywodraethiant, yn cynnwys y Llawlyfr Aelodau Bwrdd.

Hefyd dylid nodi nad yw’r Cod yn mynd tu hwnt i’r Rheolau Enghreifftiol a fabwysiadodd pob cymdeithas tai.

5

2 DiffiniadauLlywodraethiant yw’r system ar gyfer cyfarwyddo a rheoli sefydliadau – yn neilltuol sut y gosodir nodau a gwerthoedd sefydliadau gan wahaniaethu rhwng hynny a rheolaeth weithredol dydd-i-ddydd y sefydliad gan ei swyddogion gweithredol.

Swyddogion gweithredol yw’r uwch dîm rheoli cyflogedig mewn sefydliad.

Aelodau anweithredol – aelodau bwrdd nad ydynt yn gyflogeion taledig y bwrdd.

Aelodau cyfranddaliog – unigolion (fel arfer denant, lesddeiliad neu aelod o bwrdd) sy’n berchen cyfran yn y sefydliad (fel arfer yn werth £1). Er nad oes gan aelod cyfranddaliog hawl i unrhyw warged a wnaiff y sefydliad, maent yn aml yn ymwneud mwy yn y busnes e.e. mae ganddynt hawl i bleidleisio yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol.

Aelodau cyfetholedig – gellir penodi aelod cyfetholedig i’r bwrdd i gynorthwyo gydag arfer llywodraethiant da. Mae’n galluogi byrddau i ddod â phobl gyda sgiliau, galluoedd, profiad neu wybodaeth penodol a gallant hefyd gynorthwyo wrth gynllunio olyniaeth. Caiff aelod cyfetholedig ei benodi ar delerau y mae pob aelod o’r bwrdd yn ystyried eu bod yn addas neu fel y nodir yn Rheolau Enghreifftiol y sefydliad.

Rhanddeiliaid – mae rhanddeiliaid yn cynnwys: tenantiaid, preswylwyr, defnyddwyr gwasanaeth, cymunedau lleol, awdurdodau lleol, partneriaid, cyflogeion, benthycwyr a rheoleiddwyr.

Bwrdd Rhiant – bwrdd sefydliad mewn strwythur grŵp sydd â’r pŵer i gyfarwyddo gweithgareddau ei is-gyrff.

Rheolydd Gyfarwyddydd/ Rheolydd Corfforaethol: yn yr achos yma mae’r Rheolydd Gyfarwyddydd/Rheolydd Corfforaethol yn cyfeirio at y swyddog gweithredol llawn-amser uchaf is-gorff mewn strwythur grŵp. Mae rôl cyfarwyddydd rheoli/corfforaethol a phrif swyddog gweithredol fwy neu lai’r un fath.

Archwiliad mewnol – mae archwiliad mewnol yn monitro, asesu a dadansoddi risigau a dulliau rheoili sefydliad. Maent yn adrodd i’r pwyllgor archwilio ac yn edrych ar risgiau allweddol (ariannol a heb fod yn ariannol) sy’n wynebu’r busnes.

Archwiliad allanol – adolygiad annibynnol a gynhelir gan sefydliad allanol ac sy’n archwilio ac yn gwerthuso dulliau rheoli mewnol. Mae eu prif ffocws ar gyfrifon ariannol neu risgiau’n gysylltiedig â chyllid ac fe’u penodir gan gyfranddeiliaid cwmni.

DS Lle defnyddir y gair “archwiliad” yn y ddogfen yma, mae’n cyfeirio at archwiliad “mewnol” a hefyd “allanol.

Cydraddoldeb ac Amrywiaeth – tegwch ac ymrwymiad i egwyddorion cyfle cyfle cyfartal ym mhob agwedd o strwythur llywodraethiant y gymdeithas.

6

3 Egwyddorion a Darpariaethau AllweddolA Rolau a chyfrifoldebau’r bwrdd

Prif egwyddorion

A1 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod eu sefydliadau’n gweithredu gyda dealltwriaeth gadarn o anghenion, dyheadau a phrofiadau’r dinasyddion a wasanaethant, gan ddangos ymrwymiad i gydraddoldeb ac amrywiaeth.

A2 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau y caiff rolau, dyletswyddau a chyfrifoldebau pob elfen o’r strwythur llywodraethiant, yn cynnwys eu rhai eu hunain, eu nodi’n glir a’u deall.

A3 Mae gan bob aelod o fwrdd gyfrifoldeb cyfartal am benderfyniadau sy’n effeithio ar lwyddiant y sefydliad. Mae gan bob un ddyletswydd i weithredu er budd gorau y sefydliad yn unig ac nid ar ran unrhyw garfan neu grŵp diddordeb, yn cynnwys diddordebau personol.

A4 Mae’n rhaid i fwrdd corff rhiant mewn strwythur grŵp sicrhau fod ganddo’r grym i gyfarwyddo gweithgareddau ei is-gyrff.

A5 Mae’n rhaid i fyrddau fod â’r cyfrifoldeb pennaf am sicrhau fod y sefydliad yn datblygu perthynas gadarnhaol ac adeiladol gyda’i randdeiliaid allweddol. Mae hyn yn cynnwys datblygu cysylltiadau cadarnhaol ac adeiladol gyda’i randdeiliaid allweddol, yn cynnwys cyllidwyr, partneriaid a’r rheoleiddiwr.

A6 Mae’n rhaid i fyrddau sefydlu gwerthoedd sefydliad a sicrhau eu bod yn sylfaen i bolisïau a gweithrediad y sefydliad.

A7 Mae’n rhaid i fyrddau arddangos arweinyddiaeth gan sicrhau fod eu sefydliad yn coleddu gwelliant parhaus.

A8 Mae’n rhaid i’r bwrdd sefydlu trefniadau ffurfiol a thryloyw ar gyfer ystyried sut mae’r sefydliad yn sicrhau hyfywedd ariannol, yn cynnal system gadarn o fesurau rheoli mewnol, yn rheoli risg ac yn cynnal perthynas addas gydag archwilwyr allanol.

Darpariaethau manwl:

A1.1 Mae’n rhaid i fyrddau fod â darlun clir o’r unigolion a wasanaethant a beth yw eu hanghenion a’u dymuniadau.

A1.2 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau y caiff negeseuon allweddol ac adborth gan y rhai a wasanaethant eu bwydo’n rheolaidd i drafodaethau ar lefel bwrdd yn neilltuol am yr hyn y maent ei eisiau a’u barn am wasanaethau’r sefydliad.

A2.1 Mae’n rhaid i’r bwrdd sicrhau fod proffil rôl neu ddisgrifiad ar gyfer swydd aelodau bwrdd. Mae’n rhaid bod cytundeb ffurfiol yn nodi goblygiadau aelodau bwrdd sydd wedi’i lofnodi gan aelodau bwrdd i nodi eu bod yn eu derbyn. Rhaid hefyd fod disgrifiad rôl ar gyfer y Cadeirydd.

A2.2 Mae’n rhaid i fyrddau wneud darpariaeth ddigonol ar gyfer hyfforddi eu haelodau ac eraill er mwyn sicrhau eglurdeb am bwy sy’n gwneud beth o fewn pob sefydliad a pham.

7

A2.3 Mae’n rhaid i swyddogaethau hanfodol y bwrdd gael eu nodi yn nogfennau cyfansoddiadol (rheolau) y sefydliad, cylch gorchwyl, rheolau sefydlog a/neu reoliadau ariannol. Mae’n rhaid i’r swyddogaethau hyn fod yn bennaf gyfrifol am lywodraethiant y sefydliad a rheolaeth bennaf dros bob agwedd o waith y sefydliad i sicrhau y caiff ei oblygiadau ariannol, cyfreithiol a gwasanaeth eu cyflawni’n gywir. Mae gwybodaeth bellach ar gael yn Atodiad 1.

A2.4 Mae’n rhaid i fyrddau ddirprwyo rheolaeth weithredol i staff y sefydliad.

A2.5 Mae’n rhaid i bwyllgorau fod â chyfrifoldebau penodol wedi’u dirprwyo iddynt, bod yn ymgynghorol a/neu gael eu seilio ar ardal.

A2.6 Mae’n rhaid i bwyllgorau:

• fodâchylchgorchwylcliragymeradwywydganybwrdd

• fodâdulliauadroddagytunwydi’rbwrdd

• fodynglirameuhawdurdoddirprwyedigagweithdrefnauargyferadroddarymarfer yr awdurdod yma

• fodâgweithdrefnaueffeithlonycytunwydarnyntargyfercyfarfodydd

• gaeladolygiadcysonareudiben,cylchgorchwylacawdurdoddirprwyedig

A2.7 Ni chaniateir i staff cyflogedig sefydliad gadeirio pwyllgorau enwebiadau, archwilio a chydnabyddiaeth ariannol bwrdd na ffurfio mwyafrif yr aelodau ar y pwyllgorau hyn.

A4.1 Mae’n rhaid i fwrdd rhiant:

• controltheactivitiesofallpartsofthegroupandsatisfyitselfthatallgroup•reoli gweithgareddau pob rhan o’r grŵp a bodloni ei hunan fod holl aelodau’r grŵp yn cyflawni gofynion statudol a rheoleiddiol ac y cynhelir eu busnes yn unol â safonau a dderbynnir yn gyffredinol ar gyfer perfformiad, cywirdeb, darbodusrwydd ariannol ac arfer da;

• sicrhau fod gan y corff rhiant a’r isgyrff ddealltwriaeth glir o weledigaeth,gwerthoedd ac amcanion ei gilydd;

• sicrhaufodcydbwysedddarhwngyrangenigynrychiolibuddiannauis-gyrffâ’rangen am annibyniaeth a chraffu ar fyrddau grŵp; a

• sicrhauycaiffpwerau,rolauapherthynaspobbwrddeunodi’nglirmewndogfenaddas megis cytundeb rhwng grwpiau a bod pawb yn ei ddeall yn dda.

A5.1 Mae’n rhaid i’r sefydliad ymwneud yn addas â strwythurau partneriaeth a gwaith partneriaeth. Mae’n rhaid i’r gwaith partneriaeth y mae’r sefydliad yn ymwneud ag ef gael nodau a chyfrifoldebau clir, bod â ffocws ar ddarparu gwasanaethau gwell a bod â dulliau ar waith i werthuso canlyniadau gwaith partneriaeth.

8

A6.1. Mae’n rhaid i sefydliadau yn gyfnodol adolygu gwerthoedd y sefydliad, sut yr adlewyrchir y gwerthoedd yng ngwaith y bwrdd (wrth iddo wneud penderfyniadau, ymddygiad y bwrdd ac yn y blaen) ac os yw’r arferion gweithio o fewn y sefydliad yn adlewyrchu’r gwerthoedd.

A7.1 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod trefniadau digonol ar waith i sicrhau gwelliant parhaus. Mae’n rhaid iddynt dderbyn gwybodaeth gynhwysfawr ac addas am berfformiad y sefydliad fel y gallant asesu os yw gwelliant parhaus yn cael ei gyflawni a chyfrannu at drafodaethau ar feysydd y busnes nad ydynt yn gwella. Mae’n rhaid i fyrddau dderbyn gwybodaeth gyfredol, gywir a chlir i’w galluogi i wneud penderfyniadau.

A7.2 Mae’n rhaid i systemau gwelliant parhaus a rheolaeth ariannol, pobl a phrosiectau fod yn gadarn, effeithlon ac ystyried gwerth am arian.

A7.3 Mae’n rhaid i’r bwrdd geisio sicrwydd y caiff proses hunanasesu ei deall ar bob lefel o’r busnes.

A7.4 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod hunanasesiad yn drwyadl ac yn addas i’r diben. Mae’n rhaid i hyn gynnwys:

• heradeiladolganybwrdd

• defnyddio’rdystiolaethagasglwyd i fodynsylfaen igynlluniogweithredolastrategol

A7.5 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau y caiff gwasanaethau eu tenantiaid eu hadolygu a’u gwella’n barhaus.

A8.1 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau y gweithredir rheolaeth risg effeithlon a bod dull a gytunwyd ar gyfer rhoi adroddiadau ar risgiau i’r bwrdd.

B Aelodaeth, recriwtio, adnewyddu ac adolygu’r BwrddPrif egwyddorion

B1 Dylai byrddau fod ag ystod amrywiol o sgiliau, galluoedd, profiad a gwybodaeth.

B2 Mae’n rhaid fod trefniadau priodol ar gyfer adnewyddu bwrdd a chynllunio olyniaeth yn eu lle i gefnogi’r amrywiaeth a ddisgrifir yn B1. Mae’n rhaid i’r recriwtio fod yn agored a thryloyw a lle’n bosibl gael ei seilio ar haeddiant.

B2 Mae’n rhaid i fyrddau fod o faint a all weithredu’n effeithol, a bod ag ystod amrywiol o sgiliau, profiad a gwybodaeth yn gysylltiedig i’r rhai a ddynodwyd gan y busnes.

Darpariaethau manwl:

B1.1 Mae’n rhaid i fyrddau ddynodi’r sgiliau a’r profiad y maent eu hangen. Mae’n rhaid iddynt adlewyrchu amrywiaeth gweithgareddau cyffredinol a gweithgareddau arfaethedig, a bod yn addas i’r diben er mwyn cyflawni eu hamcanion strategol.

9

B2.3 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod y canlynol yn eu lle:

• polisirecriwtioargyferybwrddfelycaiffaelodaunewyddeurecriwtio,eudetholneu eu hethol ar sail systematig a gwrthrychol. Dylai aelodaeth bwrdd fod yn agored i bawb.

• trefniadau i gefnogi amrywiaeth bwrdd.Mae’n bwysig bod cymysgedd ddao aelodau gyda’r sgiliau a’r profiad angenrheidiol a hefyd gyda chefndiroedd amrywiol ar y bwrdd.

• trefniadauiadolyguperfformiadybwrddacaelodauunigolybwrdd–gwelermanylion pellach yn D4.1.

• byddpolisiadnewyddu’rbwrdd,polisïaudayngnghyswlltrecriwtio,yrangeni adnewyddu’r sylfaen sgiliau, cynnal amrywiaeth bwrdd fel y disgrifir uchod, ac adolygiad priodol o berfformiad, os y’u gwneir y cyfan yn iawn, yn sicrhau adnewyddu bwrdd. Fodd bynnag, fel rhan o bolisi ehangach adnewyddu bwrdd, rhaid ystyried gosod uchafsom tymor swyddi. Lle’n ymarferol ac er budd gorau y sefydliad, dylai uchafswm cyfnodau swydd gydymffurfio gyda’r arfer da cyfredol h.y. dau i dri thymor, gydag uchafswm cyffredinol o wasanaeth bwrdd ar gyfer aelodau anweithredol o ddim mwy na naw mlynedd.

• cyhoeddirymathoaelodaethaffafrirargyferybwrdd.

• cyhoeddi’ramgylchiadaullebyddaiunigolionyncaeleuheithriorhagdodneubarhau i fod yn aelod o’r brwdd e.e. diffyg presenoldeb.

• llemae cyfansoddiad y sefydliad yn darparu ar gyfer enwebu neu ethol ynuniongyrchol un neu fwy o aelodau bwrdd, mae’n rhaid i’r sefydliad wneud popeth y gall yn rhesymol ei wneud i sicrhau fod y rhai a gyflwynir yn dod â sgiliau a phrofiad sy’n berthnasol i anghenion y bwrdd.

• osyw’rsefydliadyntaluiaelodaubwrdd,mae’nrhaididdosicrhaufodganddoddull sy’n annibynnol o’r bwrdd ar gyfer sefydlu lefel taliadau, o bosibl drwy bwyllgor cydnabyddiaeth ariannol, cynghorydd annibynnol neu drwy ddefnyddio canllawiau a gyhoeddwyd a normau’r diwydiant.

a. Mae’n rhaid i’r lefelau taliad a gytunir fod yn gymesur â maint, cymhlethdodau ac adnoddau’r sefydliad.

b. Os yw’r sefydliad yn talu i aelodau bwrdd, mae’n rhaid i’r taliad fod yn gysylltiedig â gwneud dyletswyddau penodol y caiff perfformiad ei adolygu ar eu cyfer.

Mae’n rhaid datgelu unrhyw daliad ar gyfer aelodau anweithredol ar sail benodol.

• Osywstaffgweithredolifodynaelodaullawno’rbwrdd,mae’nrhaidi’rbwrddsicrhau fod rheolau sefydlog y sefydliad yn nodi ble, pryd a sut y cânt eu heithrio o wneud penderfyniadau. Mae’n rhaid i aelodau bwrdd anweithredol fod mewn mwyafrif mewn cyfarfodydd o’r bwrdd.

B3.1 Mae’n rhaid i fyrddau gael o leiaf bump aelod a dim mwy na phymtheg aelod yn cynnwys aelodau a gyfetholwyd. Mater i bob sefydliad neu sefydliad rhiant grŵp yw penderfynu ar y cyfansoddiad gorau ar gyfer bwrdd.

10

B3.2 Mae’n rhaid i fyrddau fod â gweithdrefnau clir ar gyfer symud aelodau bwrdd e.e. mewn achosion lle mae gwrthdaro’n codi na ellir ei ddatrys.

C Rôl y Cadeirydd a’r Prif Weithredydd/arweinyddiaethPrif egwyddorion

C1 Mae’n rhaid i bob bwrdd gael ei arwain gan Gadeirydd medrus a benodwyd yn gywir sy’n gwybod am ei ddyletswyddau fel pennaeth y bwrdd a rhaniad clir o gyfrifoldebau rhwng y bwrdd a’r swyddogion gweithredol.

C2 Mae’n rhaid cael dealltwriaeth glir o’r trefniadau gwaith rhwng y bwrdd a’r prif weithredydd, sy’n egluro’r gwahaniaeth yn eu priod rolau.

Darpariaethau manwl:

C1.1 Mae gan y Cadeirydd ddyletswyddau a chyfrifoldebau neilltuol. Mae’n rhaid i’r rhain gael eu cofnodi’n ffurfiol. Caiff cyfrifoldebau’r cadeirydd eu hamlinellu yn Atodiad 2.

C1.2 Ni chaniateir i swyddog gweithredol ddal rôl Cadeirydd (nac Is-gadeirydd, os oes un) y bwrdd a’r prif bwyllgorau.

C2.1 Mae’n rhaid i’r Prif Weithredydd fod yn glir am ddyletswyddau hanfodol ei rôl, cyfrifoldebau cyfreithiol, dirprwyo awdurdod a pherthynas gyda’r bwrdd. Yn yr un modd â’r holl gyflogeion eraill, mae’n rhaid i’r Prif Weithredydd fod â chontract cyflogaeth ysgrifenedig sydd wedi’i lofnodi.

C2.2 Mae’n rhaid i’r bwrdd ddirprwyo cyfrifoldebau i bwyllgor sy’n cynnwys trosolwg o werthusiad y Prif Weithredydd a gwneud argymhelliad i’r bwrdd ar becyn cydnabyddiaeth ariannol ar gyfer y Prif Weithredydd. Ni chaniateir i’r pwyllgor gynnwys unrhyw swyddogion gweithredol o’r bwrdd.

C2.3 Rhaid datgelu pecyn cydnabyddiaeth y Prif Weithredydd yn y datganiadau ariannol blynyddol.

D Gweithio’n effeithlonPrif egwyddorion

D1 Mae’n rhaid cynnal busnes y bwrdd mewn modd agored a thryloyw, gan wneud penderfyniadau clir yn seiliedig ar wybodaeth gywir. Mae’n rhaid i’r bwrdd gael gwybodaeth yn amserol mewn ffurf ac ansawdd sy’n addas i’w alluogi i gyflawni ei ddyletswyddau.

D2 Mae’n rhaid i fyrddau fod yn gwybod am ddatblygiadau yn yr amgylchedd rheoleiddiol a busnes a derbyn adborth priodol ar berfformiad drwy weithdrefnau hunanasesu digonol.

11

D3 Mae’n rhaid i aelodau bwrdd dderbyn yr hyfforddiant cynefino a chefnogaeth barhaus y maent ei angen i gyflawni cyfrifoldebau bod yn aelod bwrdd mewn modd effeithlon.

D4 Mae’n rhaid i fyrddau gynnal gwerthusiad blynyddol ffurfiol a thrwyadl o’i aelodau (yn cynnwys y Cadeirydd) a/neu’r bwrdd yn ei gyfanrwydd.

D5 Mae’n rhaid i aelodau bwrdd ymrwymo i ddilyn hyfforddiant rheolaidd.

D6 Mae’n rhaid i fyrddau roi arweinyddiaeth a chyfeiriad i sicrhau yr ystyrir gwerth am arian ym mhob rhan o ymagwedd sefydliad at reoli adnoddau a risg.

D7 Lle mae pwyllgorau sefydlog neu bwyllgorau eraill yn goruchwylio meysydd penodol o waith, os bydd unrhyw anghydfod, bydd penderfyniad y bwrdd yn drech na phenderfyniad unrhyw bwyllgor.

Darpariaethau manwl:

D1.1 Lle bynnag sy’n bosibl, mae’n rhaid i benderfyniadau’r bwrdd fod yn seiliedig ar agendâu llawn a dogfennau a gylchredir i aelodau bwrdd mewn da bryd cyn cyfarfodydd ar gyfnod i’w gytuno gan y bwrdd a’r gweithredwyr. Mae’n rhaid i bapurau ddynodi pwyntiau ar gyfer penderfyniad, ac mae’n rhaid i’r penderfyniadau gael eu cofnodi yn y cofnodion.

D1.2 Mae’n rhaid i fyrddau gael trefniadau ar waith ar gyfer gwneud penderfyniadau brys rhwng cyfarfodydd bwrdd, a nodir yn rheolau sefydlog y sefydliad.

D3.1 Mae’n rhaid i holl aelodau bwrdd dderbyn:

• hyfforddiantcynefinopanddeuantynaelodbwrddisicrhaueubodyngwybodam eu cyfrifoldebau a’r gefnogaeth ymarferol sydd ar gael i’w galluogi i wneud eu rôl yn effeithlon

• cefnogaethbarhausiddatblygueusgiliau,profiadagwybodaethynseiliedigarddadansoddiad o’u hanghenion hyfforddiant a datblygu

• darpariaethbarhausowybodaethfelygallaelodaubwrddgaelyrwybodaethddiweddaraf am amgylchedd gweithredu’r sefydliad ac am ddatblygiadau o fewn y sefydliad ei hun.

D4.1 Mae’n rhaid i’r bwrdd gynnal gwerthusiad blynyddol o’i berfformiad ei hun a gwerthusiad blynyddol o aelodau bwrdd unigol yn cynnwys y Cadeirydd ac, os yn briodol, yr Is-gadeirydd ac unrhyw swyddog gweithredol sy’n eistedd ar y bwrdd. Mae mwy o wybodaeth yn yr Atodiadau ar werthusiadau bwrdd yn Atodiad 4.

D5.1 Mae’n rhaid i’r bwrdd sicrhau y caiff cynllun eglur a chlir ar gyfer datblygu bwrdd neu raglen hyfforddiant (a chynlluniau datblygu aelodau bwrdd unigol fel sy’n briodol) ei ddatblygu, ei fonitro a’i ddiweddaru’n rheolaidd.

D6.1 Mae’n rhaid i systemau o welliant parhaus a rheolaeth ariannol, pobl a phrosiectau fod yn gadarn, effeithlon ac ystyried gwerth am arian.

D6.2 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod trefniadau caffaeliad priodol i sicrhau effeithlonrwydd cost ac effeitholdeb.

12

E Ymddwyn gydag uniondebPrif egwyddorion

E1 Mae’n rhaid i sefydliadau gynnal y safonau uchaf o gywirdeb ac ymddygiad.

E2 Mae’n rhaid i fyrddau arddangos arweinyddiaeth ac ymrwymiad i gydraddoldeb ac amrywiaeth fel yr amlinellwyd yn Neddf Cydraddoldeb 2010 drwy holl swyddogaethau eu sefydliadau.

Darpariaethau manwl:

E1.1 Mae’n rhaid i fyrddau ystyried unrhyw wrthdaro posibl mewn diddordeb a defnyddio polisïau addas. Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau eu bod yn cofnodi gwrthdaro diddordeb ac yn yr achosion hynny sicrhau nad yw’r unigolyn/unigolion dan sylw yn cymryd rhan yn y drafodaeth na’r penderfyniad. Gallai hyn gynnwys peidio bod yn bresennol neu beidio cymryd rhan pan gynhelir y drafodaeth.

E1.2 Mae’n rhaid i fyrddau fod â chod ymddygiad ar gyfer aelodau bwrdd a staff sy’n cefnogi safonau uchel o gywirdeb a moeseg a dylai hyn fod ar gael i’r cyhoedd ei archwilio.

E1.3 Mae aelodaeth bwrdd yn golygu cyfrifoldeb neilltuol dros osgoi unrhyw awgrym o anghywirdeb. Mae materion megis gwrthdaro diddordeb neu dderbyn rhoddion neu letygarwch yn neilltuol o sensitif. Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod gwneud penderfyniadau sylweddol sy’n arwain at fuddion i unigolion neu gwmnïau yn seiliedig ar ffactorau gwrthrychol ac nad yw cysylltiadau personol yn dylanwadu’n amhriodol ar hynny.

E1.5 Rhaid cynnal adolygiadau yn rheolaidd ar:

• cydymffurfiaethgyda’rCodLlywodraethiantyma• ycodauymddygiadafabwysiadwydganysefydliadargyfereiaelodaubwrdda’i

staff• polisïauagweithdrefnau’nymwneudâderbynachofnodilletygarwcharhoddion

a buddion ehangach• chwythu’rchwiban,mynediadiwybodaethamaterioneraillofoesegbusnes

E1.5. Mae’n rhaid i fyrddau ystyried unrhyw wrthdaro posibl mewn diddordeb a mabwysiadu polisïau sy’n cyfyngu nifer aelodau’r bwrdd sy’n staff cyflogedig neu aelodau bwrdd darparwyr tai eraill.

E1.6 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod y sefydliad yn cadw cofnodion cynhwysfawr o’r diddordebau a ddatganwyd gan aelodau bwrdd a staff.

E1.7 Mae’n rhaid i fyrddau fabwysiadu polisi ar dderbyn lletygarwch a rhoddion gan aelodau bwrdd a staff, i sicrhau na chaiff unrhyw roddion o werth ariannol sylweddol eu cynnig na’u rhoi a’u bod yn cael eu cofnodi’n ffurfiol.

E1.8 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod trefniadau cywir ar gael ar gyfer atgyfeirio a

phenderfynu ar achosion yn codi materion o foeseg neu gywirdeb. Bydd hyn yn cynnwys polisi chwythu’r chwiban.

13

E1.9 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau y caiff unrhyw bryderon a godir gan aelodau bwrdd am y ffordd y caiff sefydliad ei redeg a’r rheswm dros ymddiswyddiadau aelodau bwrdd eu cofnodi yng nghofnodion y cyfarfod perthnasol o’r bwrdd.

E2.1 Mae’n rhaid i’r bwrdd roi arweinyddiaeth a strategaethau clir ar hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth, yn cynnwys sut bydd y sefydliad yn hyrwyddo ac arddangos cydraddoldeb yng nghyswllt pob maes cydraddoldeb a’r Gymraeg, yn cynnwys holl feysydd gwaith y sefydliad ac aelodaeth y bwrdd neu bwyllgorau.

E2.2 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod eu sefydliadau’n cofnodi a rhoi cyhoeddusrwydd i’r hyn a gyflawnwyd ganddynt a’u perfformiad yng nghyswllt cydraddoldeb ac amrywiaeth.

F Bod yn agored ac yn atebolPrif egwyddorion

F1 Mae’n rhaid i fyrddau arddangos atebolrwydd i’r unigolion a wasanaethant.

F2 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau eu bod hwy a’u sefydliad yn gweithredu mewn ffordd agored a thryloyw yng nghyswllt eu holl randdeiliaid. Mae’n rhaid i’r bwrdd arddangos atebolrwydd i gyfranddeiliaid a rhanddeiliaid allweddol eraill.

F3 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau yr hysbysir y rheoleiddiwr am ddigwyddiadau arwyddocaol.

F4 Mae’n rhaid i archwilwyr mewnol ac allanol y sefydliad fod yn annibynnol ac effeithlon.

F5 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod ymagwedd y sefydliad at archwilio yn mynd tu hwnt i archwiliad ariannol traddodiadol a bydd yn cynnwys pob agwedd o waith y sefydliad.

Darpariaethau manwl:

F1.1 Mae’n rhaid i fyrddau gyhoeddi adroddiad blynyddol o weithgareddau a pherfformiad y sefydliad.

F1.2 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau eu bod yn cyfathrebu mewn ffordd addas a hygyrch gyda’r unigolion a wasanaethant (yn cynnwys aelodau cyfranddaliog/aelodau), gan gynnig cyfleoedd i lunio gwasanaethau ac adolygu perfformiad.

F2.1 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau y caiff rôl aelodau cyfranddaliog/aelodau ei ddiffinio’n glir ac fod ganddi bwrpas clir.

F2.2 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod polisïau’n ymwneud ag aelodaeth a dethol aelodau yn addas ar gyfer y rôl a ddiffiniwyd ar gyfer aelodau cyfranddaliog/aelodau ac y cânt eu hadolygu’n rheolaidd.

F2.3 Mae’n rhaid sicrhau dulliau effeithlon ar gyfer cyfathrebu, adroddiadau ac adborth gyda’r rhanddeiliaid perthnasol yn yr ardaloedd y mae’r sefydliad yn gweithredu ynddynt.

14

F2.4 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau fod gan eu sefydliad bolisi am fynediad i wybodaeth a dogfennau sy’n dweud pan na fydd gwybodaeth ar gael. Fel arfer mae’n rhaid i wybodaeth fod ar gael os nad oes rhesymau da oherwydd cyfrinachedd neu ymarferoldeb. Mae’n rhaid adolygu’r polisi yma’n rheolaidd.

F2.5 Mae’n rhaid i fyrddau sicrhau y cyhoeddir gwybodaeth am berfformiad a’i bod ar gael yn rhwydd ac y cydymffurfir gyda cheisiadau allanol am wybodaeth lle bynnag y mae hynny’n ymarferol ac yn briodol.

F3.1 Mae’n rhaid i’r bwrdd sicrhau fod y berthynas gyda’r rheoleiddiwr yn agored a thryloyw ac yn seiliedig ar ymddiriedaeth ac onestrwydd gyda chyd-reoleiddio yn nodwedd ganolog.

F3.2 Mae’n rhaid i fyrddau gydymffurfio gyda deddfwriaeth gyfredol.

F4.1 Yng nghyswllt archwilio allanol, mae’n rhaid i fyrddau:

• wybod na ddyfernir fel arfer fod archwilwyr allanol yn annibynnol os ydynthefyd yn darparu gwasanaethau sylweddol heb fod yn wasanaethau archwilio i’r sefydliad.

• sicrhaufodgweithdrefnaucywirathryloywargyferdetholacadolygiadcyfnodolpenodiad archwilwyr allanol.

F4.2 Yng nghyswllt archwilio mewnol, mae’n rhaid i fyrddau:

• sicrhauycaiffmesuraurheolimewnoleffeithloneudangosabodytrefniadauargyfer y swyddogaeth archwilio mewnol yn effeithlon

• sicrhauycaifftrefniadauagweithdrefnauarchwilioeuhadolygu’nrheolaidd

• cynnal gwerthusiad rheolaidd o effeithlonrwydd y pwyllgor archwilio a rhoiadroddiad i’r bwrdd ar y canlyniad.

F4.3 Mae’n rhaid i’r pwyllgor sy’n gyfrifol am archwilio gwrdd yn rheolaidd ac mae’n rhaid i’w gofnodion fod ar gael i holl aelodau’r bwrdd. Rhaid nodi yn y cofnodion beth yw’r rhesymau am y penderfyniadau a gymerwyd a chyflwyno hynny i’r bwrdd eu cadarnhau.

F4.4 Mae’n rhaid i’r pwyllgor archwilio, neu gorff cyfatebol, sicrhau fod y bwrdd yn derbyn adroddiadau digonol ar reolaeth ariannol a busnes, er mwyn craffu ar berfformiad y sefydliad.

F4.5 Mae’n rhaid i sefydliadau mawr a chanolig fod â phwyllgor archwilio ar wahân, neu sicrhau y gall y pwyllgor cyllid weithredu swyddogaethau pwyllgor archwilio’n ddigonol. Mae’n rhaid i sefydliadau eraill wneud trefniadau effeithlon ar gyfer cyflawni swyddogaethau pwyllgor archwilio.

F4.6 Bydd gan y pwyllgor archwilio, os oes un, rôl sy’n cynnwys:

• cysylltuystyriedrisggydameysyddaddynodwydargyfercraffuarchwiliomewnol

15

• chwaraerôlwrthsicrhaufodybwrddynderbynadroddiadaudigonolacamserolar reolaeth ariannol a busnes er mwyn craffu’n effeithlon ar berfformiad y sefydliad

• sicrhaufodybwrddynderbyngwybodaethamyraddfaosicrwyddaroddirgany mesurau rheoli mewnol

• cadwperthynasbriodolgyda’rarchwilwyrallanol,gansicrhaueuhannibyniaetha monitro eu perfformiad.

F4.7 Ni chaniateir i Gadeirydd y pwyllgor archwilio fod yn Gadeirydd y bwrdd nac yn aelod gweithredol o’r bwrdd.

F4.8 Mae’n rhaid i’r pwyllgor archwilio fedru cwrdd gyda’r archwilwyr mewnol ac allanol heb i staff cyflogedig fod yn bresennol o leiaf unwaith y flwyddyn.

16

4 AtodiadauAtodiad 1 – Swyddogaethau Hanfodol y Bwrdd

Bydd hyn yn cynnwys:

(i) diffinio a sicrhau cydymffurfiaeth gyda gwerthoedd ac amcanion strategol y sefydliad – y bwrdd sy’n bennaf gyfrifol ar bob adeg am ddiogelu a chynnal hyfywedd ariannol y sefydliad, cyflawni amcanion ei gynllun busnes a’i oblygiadau i gyllidwyr;

(ii) sefydlu fframwaith ar gyfer cymeradwyo strategaethau, polisïau a chynlluniau i gyflawni’r amcanion hynny;

(iii) dynodi adnoddau priodol i roi strategaeth a pholisi ar waith, gan fodloni ei hun am integriti gwybodaeth ariannol a chymeradwyo cyllidebau blynyddol a chyfrifon a chynlluniau busnes;

(iv) sicrhau bod systemau effeithlon ar waith ar gyfer gwerthuso gwaith y sefydliad, rheolaeth fewnol, rheolaeth risg a chyfathrebu ac ymgysylltu gyda defnyddwyr gwasanaeth a rhanddeiliaid (yn cynnwys yng nghyswllt gosod cyfeiriad strategol);

(v) sefydlu a monitro fframwaith ar gyfer dirprwyo a systemau rheolaeth fewnol a gaiff eu hadolygu’n flynyddol;

(vi) cymryd penderfyniadau a chytuno ar bolisïau ar bob mater a all greu risg ariannol sylweddol neu risg arall i’r sefydliad neu sy’n codi materion sylweddol o egwyddor;

(vii) sefydlu dulliau ar gyfer cyfathrebu a derbyn adborth gan randdeiliaid a chyfanddeiliaid y sefydliad;

(viii) monitro perfformiad y sefydliad a chymryd camau unioni amserol os oes angen;

(ix) bod â rôl wrth hyrwyddo llwyddiant y sefydliad;

(x) cymryd prif gyfrifoldeb am hunanasesu;

(xi) penodi, rheoli a diswyddo’r Prif Weithredydd. Mewn strwythurau grŵp fel sy’n berthnasol, penodi a diswyddo cyfarwyddwyr corfforaethol neu gyfarwyddwyr rheoli eraill;

(xii) bodoloni ei hunan i caiff busnes y sefydliad ei gynnal yn gyfreithlon ac yn gywir;

(xiii) dilyn cyfansoddiad y sefydliad wrth benodi a symud Cadeirydd y bwrdd;

(xiv) sefydlu cod ymddygiad ar gyfer y bwrdd;

(xv) sicrhau effeithlonrwydd llywodraethiant yn rheolaidd.

17

Atodiad 2 – Rôl y Cadeirydd

Rhaid i hyn gynnwys:

(i) sicrhau y caiff busnes y bwrdd a chyfarfodydd cyffredinol y sefydliad ei gynnal yn effeithiol;

(ii) sicrhau y cedwir safonau priodol o ymddygiad ac y caiff pob aelod o’r bwrdd gyfle i fynegi eu barn;

(iii) sicrhau fod y sefydliad yn darparu cyfleoedd cynefino, hyfforddiant a datblygu priodol a chefnogaeth i holl aelodau’r bwrdd;

(iv) sefydlu perthynas adeiladol gyda, a darparu cefnogaeth ar gyfer, y Prif Weithredydd a sicrhau fod y bwrdd yn ei gyfanrwydd yn gweithio’n adeiladol gydag aelodau uwch o staff;

(v) mewn cysylltiad gydag aelodau eraill y bwrdd, sicrhau system addas o werthuso ar gyfer y Prif Weithredydd a threfniadau i benderfynu ar gydnabyddiaeth ariannol y Prif Weithredydd ac aelod eraill o staff hŷn;

(vi) sicrhau fod y bwrdd yn dirprwyo cyfrifoldeb digonol ym mhob rhan o’r sefydliad i alluogi cynnal y busnes yn effeithlon rhwng cyfarfodydd y bwrdd a sicrhau fod aelodau bwrdd yn defnyddio’r pwerau a ddirprwywyd;

(vii) sicrhau fod y bwrdd yn ceisio ac yn derbyn cyngor proffesiynol ac annibynnol pan fo angen;

(viii) cynrychioli’r sefydliad fel sy’n addas;

(ix) cymryd penderfyniadau a ddirprwywyd i’r Cadeirydd;

(x) arwain ar adolygiadau o effeithlonrwydd bwrdd a gwerthusiad aelodau bwrdd lle’i gweithredir;

(xi) sicrhau fod y bwrdd yn cytuno ar rolau a chyfrifoldebau unrhyw is-gadeirydd.

18

Atodiad 3 – Gwerthusiad y Prif Weithredydd

Mae’n rhaid gweithredu’r egwyddorion canlynol ar gydnabyddiaeth ariannol a gwerthuso:

(i) pecyn cydnabyddiaeth ariannol sy’n ddigonol i ddenu, cadw a chymell Prif Weithredydd o’r ansawdd gofynnol, ond nad yw mor hael fel ei fod yn rhoi enw gwael i’r sector;

(ii) mae datgeliad llawn o holl elfennau’r pecyn cydnabyddiaeth ariannol, yn cynnwys cyflog, trefniadau pensiwn, cyfnodau rhybudd a’r iawndal am golli swydd;

(iii) mae penderfyniadau ar gydnabyddiaeth ariannol yn amlwg yn gysylltiedig gyda chyflawni perfformiad, yn cynnwys dros yr hirdymor;

(iv) unrhyw elfennau cysylltiedig â pherfformiad o’r pecyn cydnabyddiaeth ariannol yn gysylltiedig gyda chyflawni targedau penodol a mesuradwy a adolygir yn rheolaidd, gan roi ystyriaeth i’r angen i gydbwyso cynnydd cynaliadwy hirdymor gyda chyraeddiadau blynyddol;

(v) system gadarn werthuso ar waith sy’n seiliedig ar ddarlun llawn o berfformiad;

(vi) contract y Prif Weithredydd yn cynnwys gweithdrefnau ar gyfer monitro perfformiad a sut y caiff cwynion a materion disgyblaethol eu trin.

19

Atodiad 4 – Gwerthusiadau Bwrdd

Gallai adolygiadau roi ystyriaeth i:

(i) pa mor dda mae’r bwrdd yn perfformio ei rôl;

(ii) effeithlonrwydd cysylltiadau bwrdd a sut mae’n gweithredu fel tîm;

(iii) effeithlonrwydd y strwythur llywodraethiant;

(iv) barn rhanddeiliaid allweddol am y bwrdd, e.e. rheoleiddwyr, cyllidwyr, awdurdodau lleol, grwpiau tenantiaid, staff ac ati;

(v) cyfansoddiad y bwrdd a sgiliau, cymwyseddau a chyfraniad ei aelodau unigol;

(vi) p’un a yw’r bwrdd yn rhoi digon o gefnogaeth craffu a her i’r uwch dîm rheoli a gall gael ei arwain yn allanol neu’n fewnol.

20

© Cartrefi Cymunedol CymruChwefror 2015