Come scrivere una proposta di successo

Matteo Di Rosa - dirosa@apre.it National Contact Point Environment (including Climate change)

APRE - Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea

Via Cavour 71 - 00184 ROMA (ITALY) - Tel. +39 06 48939993 Website http://www.apre.it

Di cosa parliamo oggi?

• Breve introduzione e base giuridica sul VII PQ R&ST; • Struttura del Programma Quadro e suoi programmi specifici; • Criteri generali di ammissibilità e Meccanismi di finanziamento; • Il sito Participant Portal; • Identificazione delle Calls for proposals, reperimento dei documenti di

riferimento e della modulistica; • Il procedimento di presentazione della proposta; • Funzionamento del SEP; • La compilazione dei formulari: - Parte A (Dati amministrativi e finanziari della proposta). Esercitazione

guidata per la predisposizione del budget del progetto; - Parte B: analisi guidata dei formulari di Parte B della proposta: -

Identificazione di obiettivi e risultati; • La compilazione dei formulari: - Individuazione di tasks e tempistiche; - Descrizione delle strutture di management del consorzio; - La ricerca partner; - L'impatto, la diffusione e lo sfruttamento dei risultati dei progetti;

base giuridica del VII PQ R&ST

Strategia di Lisbona: il circolo virtuoso

La strategia di Lisbona: lo scopo

Diventare l’economia più competitiva e dinamica basata sulla conoscenza entro il 2010

Japan: 2.98

USA: 2.69

EU-25: 1.95

Fonte: “Science and technology in Europe”, Eurostat, 2006

Previsioni di Lisbona

7°PQ - Come raggiungere gli obiettivi?

Rinvigorire la strategia di Lisbona

7°PQ - Quali obiettivi

Il PQ è stato proposto dalla Commissione Europea e adottato dal Consiglio e dal Parlamento Europeo

I PQ precedenti coprivano un periodo di 5 anni

il 7°PQ ha avuto una durata di 7 anni

È/era il principale strumento finanziario dell’UE a sostegno della ricerca e dello sviluppo tecnologico

copre/copriva quasi tutte le discipline scientifiche

7°PQ - cosa è?

– Creare MASSA CRITICA, condividere conoscenza e servizi

– Migliorare la DIFFUSIONE DELLE CONOSCENZE in Europa

– Più eccellenza attraverso la COMPETIZIONE Europea

– MINORE FRAMMENTAZIONE attraverso un coordinamento più forte della ricerca

Combattere la frammentazione degli investimenti di ricerca e migliorare efficienza ed efficacia della ricerca (Spazio Europeo della Ricerca)

7°PQ - Come raggiungere gli obiettivi?

Chi lo gestisce?

VII PQ: Le novità

I principali nuovi elementi rispetto al VIPQ:

Evoluzione del bilancio quadro 1984-2013

7°PQ - bilancio

Chi decide che aree finanziare?

- Istituzioni europee

- Parlamento Europeo

- Stati Membri

Comunità scientifica - Industria -

Stakeholders -

La Commissione consulta:

7°PQ - fondi allocati finora...

7°PQ - distribuzione geografica

7°PQ - numeri italiani

7°PQ - numeri italiani

Struttura 7°PQ Programmi specifici

Cooperazione – Ricerca su temi specifici

Persone – Formazione e mobilità

Idee – Ricerca 'di frontiera'

Capacità – Ricerca & Innovazione

Centro Comune di Ricerca (non-nucleare)

Euratom - ricerca e formazione in campo nucleare

+

4 p

rog

ram

mi

spe

cifi

ci

CC

R

32.413

4.750

4.097

7.510

1.751

2.751 Euratom

+

Top Down VS Bottom-up

Cooperation

Salute

Prodotti alimentari, Agricoltura e Pesca, e Biotecnologie

Società dell’Informazione

Nanoscenze, nanotecnologie, materiali & produzione

Energia

Ambiente (incluso cambiamento climatico)

Trasporto (incluso aeronautica)

Scienze Socio-economiche

Spazio

Idee

Persone

Capacità

Centro Comune di Ricerca (non-nucleare)

European Research Council

Formazione iniziale

Formazione continua

Industria-Accademia

Dimensione Internazionale

Azioni specifiche

Infrastrutture di ricerca

Ricerca per le PMI

Regioni della conoscenza

Potenziale di ricerca

Scienza e società

Sviluppo delle politiche

Cooperazione internazionale

Bottom-Up

Top Down

Sicurezza

“Cooperazione” per le PMI

I risultati attesi da questi progetti devono essere di interesse e a potenziale beneficio delle PMI e nei consorzi un importante quota

dei finanziamenti CE richiesti deve essere destinata ale PMI

Le principali iniziative per le PMI prevedono

in ciascun tema:

7°PQ - Verso H2020

Máire Geoghegan-Quinn,

Research, Innovation and Science European

Commissioner

http://ec.europa.eu/commission_2010-

2014/index_en.htm

La nuova Commissione Barroso 2010-2014

La politica della nuova Commissaria

La strategia UE 2020

Piano della Commissione Europea lanciata il 3 marzo 2010 per uscire dalla crisi e preparare l'economia

dell'UE per il prossimo decennio.

Innovazione e crescita sostenibile al centro delle politiche europee

3 assi prioritari

5 traguardi tra cui

3% del PIL dell'UE investito in R&S

Disoccupazione, povertà, green economy, istruzione

7 iniziative tra cui

“Innovation Union”

UE 2020 e ricerca

Innovation Union in the framework of EUROPE 2020

SMART GROWTH SUSTAINABLE GROWTH INCLUSIVE GROWTH

INNOVATION “Innovation Union”

CLIMATE, ENERGY, MOBILITY

“Resource efficient Europe”

EMPLOYMENT AND SKILLS

“An agenda for new skills and jobs”

EDUCATION “Youth on the move”

COMPETITIVENESS “An industrial policy for the globalisation era”

FIGHTING POVERTY “European platform

against poverty”

DIGITAL SOCIETY “A digital agenda for

Europe”

Regole di Partecipazione e schemi di finanziamento

Ricerca collaborativa

Joint Technology Initiatives

Coordinamento di programmi (non europei) di ricerca (ERA-NET; ERA-NET+; Articolo 169)

Cooperazione Internazionale

Cooperazione Schemi di finanziamento

A

B

C

D

A – Ricerca Collaborativa

• Progetti di ricerca collaborativa (CP) • Reti di eccellenza (NoE) • Azioni di coordinamento /supporto (CSA)

A

B - Coordinamento di programmi di ricerca non-Comunitari

ERA-NET: coordinare attività di ricerca nazionale e regionale; aprire bandi nazionali/regionali (solo) ad organismi di Paesi partecipanti ERA-NET Plus: come sopra ma con la partecipazione finanziaria della UE ai bandi nazionali/regionali Art. 169 (pochi casi ben giustificati, es. nuova infrastruttura): strumento per l'attuazione congiunta di programmi nazionali ad ampia scala, tramite una struttura dedicata, a fronte di un piano finanziario basato su impegni formali delle autorità nazionali

B

Anche non rientrante nei 10 temi, purché abbia valore Europeo

Schemi di finanziamento

CP-FP: Collaborative Project (small or medium-scale focused research project) CP-IP: Collaborative Project (large scale integrating project)

Hanno un limite massimo di finanziamento che varia da tema a tema

CSA: Coordination and support actions Non prevedono attività di ricerca “tout court”

SICA: Specific International Cooperation action

Obbligano il coinvolgimento di Paesi Terzi

Cri

teri

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ligg

ibilit

à*

NOTA: la soglia di finanziamento è applicata come criterio di eleggibilità, pertanto le proposte che non rispettano tali limiti sono considerate ineleggibili

Schemi di finanziamento

Due particolarità:

- SME-targeted Collaborative Project: il 30-50% o più del contributo CE al progetto deve essere destinato a SMEs

(Health, KBBE, Environment, NMP etc.)

- PILOT Actions: large scale integrated projects up to 30M di €

(Health)

La struttura del WorkProgramme

Activity1: BIOTECHNOLOGY, GENERIC TOOLS AND MEDICAL TECHNOLOGIES FOR HUMAN HEALTH Area 1.1: HIGH-THROUGHPUT RESEARCH Topic: HEALT-2011-1.1-1: SME-targeted research for developing tools and technologies for high-throughput research

Attenzione

all’impatto atteso

Criteri minimi – casi particolari

Cooperazione internazionale Progetti collaborativi di ricerca per la cooperazione internazionale, come identificati nel piano di lavoro (SICA):

Minimo 4 entità legali indipendenti

Di cui 2 provenienti da MS o AC diversi (Es. Italia e Israele)

E 2 provenienti da Paesi INCO diversi (Es. Messico e Libano)

Per tutti gli altri progetti la partecipazione delle Organizzazioni internazionali e dei Paesi Terzi è

Solo in aggiunta alla partecipazione minima

se previsto dal Programma specifico/ Piano di lavoro

Se il contributo europeo è essenziale al progetto

se fondi sono disponibili nell’ambito di un accordo bilaterale tra la Commissione ed il Paese Terzo

1) Il numero dei Paesi ICPC che devono essere coinvolti Es. 3 ICPC, di cui almeno 2 dall’Africa)

3) Possono essere indicate le aree geografiche da coinvolgere, ma anche i singoli Paesi (2 dall’America Latina, 1 dall’India, 1 Sud Africa)

2) Può essere indicato il numero di Paesi ICPC da coinvolgere, senza riferimento ad un’area geografica in particolare, tuttavia viene indicato come criterio l’interesse alla problematica affrontata (in questo caso Foot-and Mouth disease)

Nel WP sono indicati criteri ulteriori per i progetti di cooperazione internazionale, ad esempio:

SICA: Specific International cooperation Actions

Limiti massimi di finanziamento

rimborso di costi eleggibili (dai quali detrarre le entrate - 'receipts')

tutti PMI, enti pubblici no-profit, università, istituti di ricerca

RST 50% 75%

Dimostrazione 50% 50%

Altre attività 100% 100%

Ricerca di frontiera 100% 100%

Coordinamento e supporto 100% 100%

Formazione e sviluppo di carriera 100% 100%

Gestione 100% 100%

Tipologie di attività

L’obiettivo dei CP I Progetti di collaborazione hanno lo scopo

di sviluppare:

Nuove conoscenze

Nuove tecnologie

Prodotti

Attività di dimostrazione (Es. creazione di prototipi)

Al fine di migliorare la competitività europea o di andare incontro ai bisogni della società

I temi di ricerca

I progetti in Cooperation sono “costruiti” ad hoc sui topics indicati dalla CE nel Work Programme, pertanto:

•È necessario leggere e interpretare con attenzione il significato del topic

•Il progetto deve rispondere a quanto descritto nel topic e prevedere tutte le attività richieste

•Il rischio principale è che il progetto sia out of scope

Le “activities” dei Collaborative Project

Le attività condotte all’interno di un CP dovrebbero includere:

Attività di ricerca e sviluppo tecnologico, che costituiscono l’attività centrale di tutto il progetto, con lo scopo di realizzare un “progresso” dello stato dell’arte esistente

e/o…

• Attività rivolta alla creazione di nuove

conoscenze, nuove tecnologie e nuovi

prodotti

• Attività rivolta ad ampliare la

conoscenza scientifica e tecnologica

non direttamente collegata ad obiettivi

commerciali o industriali

ATTIVITA’ DI RICERCA (RTD)

Attività di dimostrazione, previste per “dimostrare” la fattibilità di nuove tecnologie che possono comportare un potenziale vantaggio economico, ma che non possono essere commercializzate direttamente

Attività di management

Attività finalizzate a provare l’utilizzabilità di nuove tecnologie che

presentano un potenziale vantaggio economico, ma che non

possono essere commercializzate direttamente

Disegno e assemblaggio di prototipi

Test di validazione

Infrastrutture di validazione (p.es. Galleria del vento)

Precertificazioni per test

ATTIVITA’ DI DIMOSTRAZIONE (DEM)

ATTIVITA’ DI MANAGEMENT (MGT) (1)

I costi sostenuti per il Management del progetto possono essere rimborsati fino al

100% (rispetto al 6PQ non esiste più il vincolo del 7% calcolato sul contributo comunitario).

NO coordinamento scientifico (attività di

ricerca)

I costi sostenuti per il Management comprendono:

Gestione del partenariato (legale, etica, amministrativa e finanziaria

Certificazione della rendicontazione (se prevista)

Spese per mantenimento Consortium Agreement

Gestione dei bandi lanciati dal consorzio (se previsti)

ATTIVITA’ DI MANAGEMENT (2)

“Other activities”

Altre attività previste dai CP sono:

Attività direttamente correlate agli obiettivi del progetto, con potenziale impatto sul risultato del progetto (Es. dibattiti e iniziative su questioni etiche, di genere, socio-economiche, ecc)

Attività di training dei ricercatori e del personale coinvolto nel progetto

Attività di disseminazione dei risultati della ricerca, considerate “tasks” integranti il progetto, in particolare:

ALTRE ATTIVITA’ (OTHER)

Le coordination and support actions (CSA)

Le CA, prevedono attività di: - Networking; - Coordinamento e - Disseminazione

Le SA, invece, prevedono: - Organizzazione di conferenze, seminari,

workshop; - Realizzazione di studi, attività di monitoraggio,

ma anche premi e concorsi; - Attività di informazione e comunicazione, ecc

Non è previsto il finanziamento per attività di ricerca, sviluppo o dimostrazione.

Documentazione necessaria

• Bando di gara – ‘Call for proposal’

• Programma di Lavoro – ‘Work programme’

• Guida ai proponenti – ‘Guide for applicant’

• Regole di Partecipazione – ‘Rules for the participation’

• Contratto tipo – ‘Model Grant Agreement’

• Linee Guida Finanziarie ‘Financial Guidelines’

Doc. ESSENZIALI!!

STRUMENTI ONLINE: CORDIS, PARTICIPANT PORTAL & SEP

Visitare CORDIS website www.cordis.eu

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/fp7_calls

ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE

PARTICIPANT PORTAL

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home

SERVIZI ATTIVI: – Registrazione/validazione utenti (Unique Registration Facility - URF), –Negoziazione (Negotiation Facility - NEF), – Rendicontazione tecnica e finanziaria (NEF, SESAM, FORCE) – Documentazione VII PQ – Pubblicazione bandi – Servizio di Notifica (es. quando vengono attribuiti nuovi ruoli, etc…)

• L’accesso al participant Portal richiede un account ECAS (European Commission Authentication Service)

• N.B. L’indirizzo email indicato nel SEP in fase di proposta è utilizzato per identificare gli utenti e accreditarli con i relativi diritti

Creazione di un account ECAS https://webgate.ec.europa.eu/aida/selfreg

PARTICIPANT PORTAL

ACCOUNT ECAS

PARTICIPANT PORTAL SPAZIO WEB PERSONALE

SEP: GOAL

• To allow electronic submission and evaluation of research proposal in answer to a call for proposals for Horizon 2020, using FP7/CIP for initial partial deployments. – Access to the service from the Call Page

– Data confidentiality to guarantee

– Since call launch to a strict deadline

• Proposals are composed of: – Part A is the administrative information;

– Part B, a PDF document with the scientific and technical content;

– Optionally, they may be additional documents.

SEP Submission: what is it?

• A wizard to create the proposal: – A list of participants – A set of structured forms (Legal, Financial…) – A set of documents to attach

1 2 4 3

SEP Test

pre-registration partners structured form (PDF)

documents

EC officials

prior to closure

of the call

Step 1.

Log-in con l’account di

ECAS

Step 2.

Scegliere lo schema

di finanziamento

Step 3.

Inserire il PIC

Step 4.

Gestione dei partner

Step 5.

Parte A e parte B

Form A

Parte B

Step 6.

Sottomissione

SEP life-cycle

Demo

Instrument selection pre-registration consortia set-up

forms & documents form filling submission

REGISTRATION

PIC Participant Identification Code(9 DIGITS) is a unique identifier for each legal entity (recalls the entity’s administrative/legal data, the method of calculation of indirect costs, etc…)

Requires an online registration through the Unique Regitration Facility, via the Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/appmanager/participants/portal?_nfpb=true&_pageLabel=myorganisations#

Data needs to be validated by the EC The LEAR (Legal Entity Authorized Representative) is the only one authorized to update the data associated to the PIC

REGISTRATION

HOW TO GET A PIC

The registration can be carried out by anyone in the legal entity

No need of special username/password

A temporary PIC is provided at the end of the registration process and may be used for the proposal submission after 48 hours

During the registration no check about double registrations; it will be done during the negotiation

Timeline: Dall’idea al progetto

Proposal

Preparation

Project

idea

12 months

1 – 3 years

Mid Term

Report Report

Final Report

Project Results Submission of

the proposal

First indication

from the

EC

Signed grant

agreement

with the

EC

3 - 6 months 2 - 4 months 2 - 3 months Start/Kick off

Negotiations Project

Execution

Documentazione

Programma di lavoro

Invito a presentare proposte

Guida al proponente (per schema di

finanziamento)

Inoltre..

Decisione istitutiva del programma

Regole di Partecipazione

Regole sulla presentazione delle

proposte e relative procedure sulla

valutazione, selezione, e finanziamento

Manuale SEP

Guide for applicants

• General introduction

• Annex 1 Timetable and specific information for this call • Annex 2

Evaluation criteria and procedure

• Annex 3

Instructions for completing "part A" of the proposal

• Annex 4

Instructions for drafting part B of the proposal

• Annex 5

Indicative budget allocation

Submission

Scrivere la proposta – Parte A1

FORM A1: Informazioni generali sulla

Proposta

– Titolo, acronimo, obiettivo, identificativo del bando, codici di attività, etc…

– Parole chiave (utilizzate per la selezione dei valutatori)

– Max 2000 caratteri per ‘abstract’ della proposta

– Precedenti/contemporanee altre presentazioni (nel VII PQ)

Scrivere la proposta – Parte A2

FORM A2: Informazioni sui partecipanti (1 per partner)

– Sede legale/stato giuridico/tipo di attività dell’organizazzione

– Specificare se PMI/Organismo pubblico/Centro di Ricerca/Istituto di istruzione

– Nome della persona responsabile

A2.2 – Sei una PMI?

– Ci sono dipendenze o

collegamenti con altri partner?

– Responsabili progetto

81

I modelli di costo possono essere modificati solo nella sezione Proposal set-up

DIRECT COSTS

Method of

calculation

indirect costs

Form A3.1: Budget proposal

Only those activities related to

the selected funding scheme

will be editable!!!

Selected Funding Scheme

Tot. C O S T I E L E G G I B I L I

C O S T I I N D I R E T T I

C O S T I D I R E T T I

Regole generali per il calcolo dei costi

Costi diretti e indiretti

Definizione Budget Costruire un budget realistico: DOPO la definizione di risultati, attività e ruolo dei partner Costi eleggibili: -Personale -Viaggio/soggiorno -Materiale -Spese generali (overheads) -Subcontratti

Allocare risorse: QUANTO?

Personale

Viaggio/soggiorno

Materiale/attrezzatura

Spese generali

(overheads)

subcontratto

Attività

Ric

erc

a

Dim

ostr

azio

ne

Fo

rmazio

ne

Coo

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ento

Sup

po

rto

Altro

Ge

stione

Spese

Il modulo A3.1

BUDGET – CP (Università) RTD DEM MGT OTHER

Personnel Costs

Subcontracting

Other direct costs

Indirect costs

Total Budget

Requested EC contribution

100 100 100 100

100 100 100 100

0 0 0 200

120 120 120 120

320 320 320

320 520

520

160 240

89

Domande?

Some key

questions we

should ask to

ourselves

Why are we interested in participate in the project?,

Academic prestige, Financial Support to our research group,

Technology Commercial Exploitation

Are we aware of the added-value of our technology in the

project?

Do we know the possible applications of the project research

results?

Are we willing to devote time and effort to negotiate with the

rest of partners the ownership of the results?

Do we know how the results can be protected? Are we

interested in exploit them?

If the project results can be protected, are we willing to

accept to be in charge of the protection, to make efforts in

the drafting of documents, track the processing ...?

• Which is our knowledge contribution to the project?

• Which knowledge will we need from the rest of partners?

• State of the art in the technical aspects in the project

• Should we establish a Protection, exploitation and dissemination strategy?

• Who will be the owner of the results?

• What happens in cases of joint ownership?

• Who and how will exploit the results?

• Who and how will disseminate the results?

• How are we protecting confidential information?

What potential participants should know at the proposal phase

• Criteri di Valutazione:

• (i) eccellenza scientifica e/o tecnologica,

• (ii) implementazione e gestione,

• (iii) impatto, diffusione ed utilizzo dei risultati, qualità ed efficienza dell’esecuzione e della gestione.

Note: Per alcuni bandi, potranno essere inclusi anche dei sottocriteri!

Criteri di Valutazione

Esercitazione

Final score Country Funding Scheme

Duration (months)

Total cost € Req. EC

contribution € Topic

14

DE CP 36 3.744.904 2.935.276 ENV.2012.6.1-4

14 DE CP 36 3.470.770 2.797.381 ENV.2012.6.1-4

Essere finanziati o meno… questione di?

Strutturare un progetto

Definire obiettivi chiari – PERCHE’? Obiettivi NON sono i risultati!!

Definire i risultati – COSA? “deliverables” misurabili

Responsabilità – CHI? Ogni partner = ruolo e responsabilità per i risultati

Pianificare le attività – QUANDO?

WBS, gannt chart, pert chart etc.

Allocare budgets – RISORSE …. ?

a WP’s e attività

Parte B

• 1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call

1.1 Concept and objectives

Spiega il concetto del tuo progetto. Quali sono le principali idee che ti hanno portato a proporre questo progetto?

Descrivi in dettaglio gli obiettivi S&T. Mostra come sono legati al topic. Gli obiettivi dovrebbero essere quelli ottenibili durante il progetto, non attraverso sviluppi successivi. Dovrebbero essere dati in una forma misurabile e verificabile, anche attraverso Milestone.

In genere max 20 pagine

Obiettivi: PERCHE?

• Definire gli obiettivi nel contesto delle politiche Europee

• Obiettivo generale: è il “contesto” in cui si inserisce il progetto, presentazione della problematica

– A lungo termine oltre la durata del progetto e mirata a benefici

– Migliorare, rafforzare, facilitare, realizzare …

• Obiettivi specifici

– Da realizzare durante il progetto

– Provare un concetto, dimostrare una tecnologia, sviluppare conoscenze nuove

– Sono dettagliati

Gli obiettivi devono essere:

SMA

R

T

Specific

Measurable, verifiable

Achieveable

Relevant

Timeliness

Parte B

1.2 Progress beyond the state-of-the-art

• Descrivi lo stato dell’arte e gli avanzamenti che il progetto porterebbe.

• Se applicabile, descrivi i risultati che potrebbero portare a realizzare brevetti.

Un piano di lavoro dettagliato dovrebbe essere presentato suddiviso in WP, dovrebbe seguire le fasi logiche dell’implementazione del progetto e includere il management del consorzio e la valutazione degli stadi di avanzamento e dei risultati.

Presenta il piano come segue:

•Descrivi la strategia generale del piano di lavoro

•Mostra la tempistica delle componenti WP (Gantt)

•Fornisci un piano dettagliato di lavoro suddiviso in WP *

•Mostra le interdipendenze delle componenti WP (Pert)

1.3 S/T methodology and associated work plan

Table: Timing of work package and their components

Risultati: COSA?

• Risultati principali – Traguardi principali per realizzare gli obiettivi del

progetto

• Risultati dettagliati – Risultati intermedi necessari per realizzare i risultati

principali “deliverables”

– Usato per monitorare l’avanzamento del progetto (fine di ogni attività/task nel progetto)

– Materiali: prototipo di piattaforma, software, pubblicazioni, report …

– Immateriali: conoscenza nuova (in report), valore aggiunto provato ….

Quantificare e qualificare!

Pianificazione: QUANDO?

• Dividere le attività in fasi distinte

• Descrivere le attività in modo chiaro e immediato:

– Diagramma di flusso (PERT)

– Work Breakdown Structure (WBS) • Work Packages (WP)

• Tasks (T)

– Bar/Gantt chart

WBS

• Fasi – 3 o 4 fasi (definizione, sviluppo, dimostrazione, valutazione)

• Work Packages – Un WP per ogni risultato principale del progetto

– Struttura e numero dei WP secondo la complessità del lavoro e divisione dei ruoli

– Numerare i WP: WP1, WP2 etc.

– MGT e dissemination

• Tasks (Attività) – Definizione dettagliata del lavoro

– Numerare Task/Attività coerentemente ai WPs: • WP 1 – Task 1.1, Task T 1.2

• “Deliverables” – Un risultato per ogni Task/Attività

– Numerare “Deliverables” coerentemente alle Tasks/Attività • Task 1.1. – Deliverable D.1.1.

Obiettivi Work Packages

La divisione in work packages dovrebbe derivare dagli obiettivi

Work Packages

Deliverables

I deliverables dovrebbero derivare dai work packages (sub-

tasks)

Deliverables Milestones

Dovrebbe essere effettuata una valutazione del rischio per ciascun deliverables. Se c’è un rischio significativo, il deliverables diventa un Milestone

(= momento di verifica)

Objectives

• Clearly phrased

• Realistic and reachable

• Should not prescribe the approach

Deliverables

Tangible, verifiable results

Milestones

Critical moments in a project

RED LIGHT / GREEN LIGHT

Work Package description

Description of work

Activities per task

Parte B

Parte B

*Ordinare i Deliverables in base alla data di conseguimento

Il Pert

PERT - Program Evaluation and Review Technique.

È una tecnica (formalismo grafico) di project management sviluppata nel 1958 dalla Booz, Allen & Hamilton, Inc. (una ditta di consulenza ingegneristica), per l'ufficio Progetti Speciali della Marina degli Stati Uniti.

L’obiettivo era quello di ridurre i tempi ed i costi per la progettazione e la costruzione dei sottomarini nucleari armati con i missili Polaris, coordinando nel contempo diverse migliaia di fornitori e di subappaltatori. Con questa tecnica si tengono sotto controllo le attività di un progetto utilizzando una rappresentazione reticolare che tiene conto della interdipendenza tra tutte le attività necessarie al completamento del progetto.

Si noti che l'algoritmo PERT non schedula (cioè non elabora una sequenza temporizzata delle attività stesse), perché non tiene conto della disponibilità delle risorse; considera cioè che le risorse siano a disponibilità infinita.

*Definizione estratta da Wikipedia

Il progetto AgriFoodResults: Pert

WP II Design Training Cycle (Parteners 2 e

3) •Needs analyses with start-ups

•Design Training Approach based on ECISF’s

•Develop Class Room Training Materials

•On-line tutorials and Business Plan Wizard

WP

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WP III: Perform Training Cycle (Parteners 4)

•Select 24 candidate start-up SMEs

•Perform (3x) training and support cycle

•Validation and upgrading of business plans

WP I: Identification of European Critical

Success Factors (Partner1 ) •Database and guide for Interviews

•Interviews (10 US, 20 EU)

•Benchmarking and define ECISF’s W

P IV

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5)

•Dev

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3x

Il diagramma di Gantt, usato principalmente nelle attività di project management, è costruito partendo da: un asse orizzontale - a rappresentazione dell'arco temporale totale del progetto, suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, settimane, mesi) e da un asse verticale - a rappresentazione delle mansioni o attività che costituiscono il progetto

Il Gantt…

*Definizione estratta da Wikipedia

Un diagramma di Gantt permette dunque la rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara illustrazione dello stato d'avanzamento del progetto rappresentato; di contro, uno degli aspetti non tenuti in considerazione in questo tipo di diagrammazione è l'interdipendenza delle attività, caratteristica invece della programmazione reticolare, cioè del diagramma

…Il Gantt

Workplan/ planning: il Gantt

Responsibilità: CHI?

• Partner principali – Ogni partner ha un ruolo chiaramente definito

– Collegare risultati ai partner del progetto

– Complementarieta’

– Tipologie diverse

• Coinvolgimento stakeholders esterni – Utilizzatori: Comitato di valutazione

– Comitato consultivo

• Consortium agreement

Both the concept and the objectives of this project proposal are presented in a clear manner and are

appropriate and to the point.

The authors clearly show a detailed, thorough and in-depth understanding of the state-of-the-art on the topic of

the call and give an overall indication of the origin of their ideas.

This project has a well balanced interdisciplinary approach to achieving a comprehensive evaluation of the

current state of knowledge of climate engineering taking into account the EU context, for use by the European

Commission. Based on this the proposed project will determine knowledge gaps and research needs.

The proposal successfully addresses all aspects of the call covering the four criteria to be assessed in the

evaluation; the scientific issue, impacts and uncertainties, systematic consequences and risks, ethics,

governance and regulation. It evaluates feasibility accounting for short and long terms costs and makes clear

distinction between risks and uncertainty. The specific objectives of this project (p. 8) are logically ordered,

measureable and are achievable within the timescale of the project. It has a strong policy engagement and

outreach component.

An additional beneficial outcome of this project will be an analytical framework that can be used to assess

climate engineering options into the future.

The proposal is clearly planned with effective support action mechanisms.

The work plan is well conceived, clearly explained, organized and convincing. The work packages described in

the proposal are appropriate to achieve the project objectives. They are logically ordered and interconnected,

achievable and have measurable objectives. The time allocated to each task is appropriate.

The sensible allocation of tasks to work packages and thorough attention to sequencing has minimized risks of

individual delay, package overrun, cumulated delays and overall failure to deliver an outcome that meets the

needs of the call. Overall the project plan is excellent.

Qualche esempio concreto

Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 5

Qualche esempio concreto

The proposal only very remotely addresses the topics. In fact, the proposal is research

orientated towards air pollution data collection, validation and analysis and their relationship

with climate change.

The proposal does not aim at the creation of a platform to bring together researchers,

European standardization bodies, professional associations to analyze the current barriers and

identify the relevant standardization needs in the field of environment.

Moreover, the proposed project is not likely to help to further consolidate and disseminate

standards developed in past EU funded projects, it does not enhance interoperability and

comparability of various standards in the field of environment.

The concept of the proposed project consists of installation of monitoring equipment in a small

region in the northwest of Italy in order to collect data on physical and chemical pollutants,

namely CO2 and CO. The data would be used to develop a predictive model involving soil-

atmosphere-source pollutant

variation of concentration, time dispersion, possible photochemical reactions. However no

details are presented about such a model and it is not clear how the data would be used for

standardisation purposes.

The proposal is poorly described. The description of work packages is very incomplete and the

description of the deliverables is limited only to time-schedules.

Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 1

Il Management

Pianificare il management del progetto

•Il management deve essere strutturato e pianificato in maniera convincente

Guide for Applicant:

Cap. 2 Implementation

Parag. 2.1 Management structure and procedures

2.1 Struttura di Management e procedure (massimo 5 pagine)

Descrivi la struttura organizzativa e i meccanismi di decisione del progetto.

Mostra come siano legati alla complessità e alla dimensione del progetto.

Come deve essere impostato MGT?

Definizione di:

1. I ruoli di management

2. L’organizzazione del progetto

3. Struttura del processo decisionale

4. Procedure di comunicazione

E’ essenziale una chiara organizzazione per il successo della proposta/progetto

1. Descrizione dei ruoli di management Esempi per WP-leader, Task Leader

• Workpackage-leader: – Coordinamento del completamento dei deliverables

– Assicurare un’appropriata comunicazione con i WP leaders collegati

– Collaborazione con i Task leaders

– Presenta reports al project management team e al coordinatore

• Task Leader – Coordinamento del completamento delle attività

– Assicura un’appropriata comunicazione con i Task leader collegati

– Presenta reports al WP-leaders

Importante!

Nella proposta:

tutti i ruoli di management presentati nella struttura organizzativa del progetto dovrebbero essere descritti nel testo - usare termini appropriati (evitare copia-incolla)

Presentare le competenze in project management

e le capacità delle persone coinvolte nel management (es. esperienza di coordinamento di progetti/competenze di PM del team di gestione)

2. Struttura organizzativa

• Governing Board, per le decisioni finali che riguardano le attività del consorzio

• Steering Committee, per il monitoraggio delle attività pianificate e la verifica del raggiungimento dei risultati proposti

• Coordinatore, responsabile degli aspetti scientifici e finanziari

• Advisory Board, composto da esperti esterni al consorzio

• End users, per momenti di prova

2. Implementazione

2.2 Partecipanti (massimo una pagina per partecipante)

Per ogni partecipante, fornisci una breve descrizione dell’organizzazione, delle principali attività che dovranno svolgere, precedenti esperienze rilevanti all’attività.

Fornisci inoltre un breve profilo dei membri dello staff coinvolto nelle attività.

2. Implementazione

2.3 Consorzio

Descrivi come i partecipanti collettivamente costituiscono un consorzio capace di raggiungere gli obiettivi del progetto, come sono adatti e coinvolti nelle attività loro assegnate.

Mostra la complementarietà tra i partecipanti.

Spiega come la composizione del consorzio è ben bilanciata in relazione agli obiettivi del progetto.

Se appropriato, descrivi il coinvolgimento industriale/commerciale per assicurare lo sfruttamento dei risultati e come l’opportunità di coinvolgere le PMI sia stata tenuta in considerazione.

Le risorse

2. Implementation 2.4 Resources to be committed (Please ensure that the figures stated in part B are consistent with those in Part A)

Oltre alla tabella A3 e all’effort form, indicato ogni altro costo rilevante (es. macchinari).

Descrivi come la totalità delle risorse necessarie saranno reperite, comprese quelle complementari al contributo comunitario.

Mostra come le risorse saranno integrate in modo coerente, mostra come l’intero piano finanziario del progetto è adeguato.

Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 5

1. The project proposes a very well-balanced management structure that includes all the key elements (eg. policy board, steering committee) and shows clarity on the allocation of responsibilities at each level. The composition of the policy board, comprising key decision makers and representatives from industry, reflects the importance attached by the project to the implementation aspect of the policy mix. In addition, they have a Quantitative Research Coordinator in place to steer quantitative research; this may help to drive the research activities to success. A well thought management strategy and a conflict resolution procedure are in place.

The individual partners in the consortium have an excellent expertise corresponding to the tasks in which they are involved. Overall the consortium covers very well the different disciplines needed and has an excellent geographical balance, which the panel expects to facilitate take up of project results across different EU countries.

The allocation of resources between partners and WPs is very appropriate.

2. (CSA) The proposal has a strong management structure with different levels of organisation including a steering group, technical committee, dissemination manager and financial manager. The inclusion of a stakeholder group is welcome.

The quality of the participants is excellent with leading scientists from the relevant areas. The consortium is well balanced with a mix of participants with experience in air quality, modelling and health impacts. There is a good mixture of universities and research centres at national and EU level and a broad geographical representation. The inclusion of partners within national and local modelling/stakeholders groups is an advantage.

The resources are well distributed among the partners and are appropriate to the quantity of work in the work packages.

Qualche esempio concreto

Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 1

1. (CSA) The proposal does not mention any project management procedures concerning decision-making, conflict resolution, quality control. The consortium is not appropriate, as it is made of a single partner, although within four branches. There are no other stakeholders. The individuals in the single partner are skilled and experienced in sampling and chemical analysis.

The description of the allocation of resources is poor, consequently the budget plan is not sufficiently justified.

Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 1.5

2. The individual participants constitute a good mix between EU partners and international partners, as well as between research institutes and SMEs. The experience of the individual participating researchers is not adequately described. The institutional presentations are generally not related specifically to the proposal. Hence, the complementarity of the consortium cannot be fully judged from the proposal. The management task (WP1) is over-dimensioned (172 person-months or 36% of the project resources). The contribution requested is not entirely justified on the basis of the description in the proposal.

Risk management is not comprehensively described.

3. Though the overall general description of the management plan is adequate demonstrating that the authors are experienced, when it comes to project management, the flaws are many and considerable.

The scientific quality of the consortium is average. The main experience of the three participants relates to innovation, not to resource management or even measurement.

Partners appear experienced but with limited scope to handle a large project.

The strategic alliances, which are a key part of the implementation quality, are not adequately defined. It remains unclear what the indirect costs would cover.

Resources are mainly for personnel costs but details are not adequate.

Qualche esempio concreto

Impatto

3.1 Expected impacts listed in the work programme (10 pag)

a. Descrivere come il progetto contribuirà a realizzare impatti previsti nel programma di lavoro in relazione al topic

b. Indicare gli step per avere l’impatto sperato.

c. Giustificare la dimensione EUROPEA dell’azione piuttosto che nazionale o locale e spiegare come le attività di ricerca nazionale o internazionale sono considerate nel progetto.

d. Inserire qualsiasi elemento o fattore esterno che può essere determinante per il raggiungimento dell’impatto

e. Quantificare: dati, crescita economica, conoscenze…

Risponde a una domanda molto semplice: Perché spendere denaro dei contribuenti europei per

questo progetto?

Prima di iniziare a scrivere porsi le seguenti domande:

• Il nostro progetto è ambizioso, risolve un problema esistente a livello Europeo?

• I risultati prodotti saranno utili a livello Europeo?

• E‘ vantaggioso per l'Europa?

NB: RICORDA SEMPRE LA DIMENSIONE EUROPEA!!! Partire dagli obiettivi identificati (paragrafo 1.1)

La disseminazione nel 7PQ: un obbligo!

Grant agreement, Annex II, General conditions

II.12. Information and communication

The beneficiaries shall, throughout the duration of the project, take appropriate measures to engage with the public and the media about the project aims and results and to highlight the Community financial support.

la Commissione Europea può rimborsare fino al 100% i costi derivati da tutte le attività di disseminazione, promozione e

protezione dei risultati dei progetti di ricerca.

• Perché la CE “obbliga” a comunicare la ricerca e disseminarne i risultati?

Tra le tante motivazioni:

- Per valutare l’impatto a livello europeo della ricerca finanziata con i soldi dei contribuenti = GIUSTIFICARE

- Per garantire che vi sia un beneficio per i cittadini europei = CONDIVIDERE

- Per supportare le politiche europee e le decisioni nei diversi settori = AUMENTARE LA CONOSCENZA

3.2 Dissemination and/or exploitation of the project results,and management of intellectual property

Descrivere le misure proposte per la disseminazione e/o sfruttamento dei risultati del progetto, la gestione delle conoscenze prodotte e della proprietà intellettuale.

Indicare i piani di comunicazione appropriati per comunicare la ricerca alle autorità di gestione dei finanziamenti nel settore specifico es. Cohesion Policy funds, European Fisheries fund, etc.

AgriFoodResults: WP5 WP5 DISSEMINATION & TRAINING

Objectives

The objectives are to raise the skills of food scientists in communication and to disseminate results of past and running projects. The WP leader is APRE.

Description of work

T5.1 Training sessions for scientists

T5.2 Dissemination campaign one (from Month 6 to month 15)

Sub-Task 5.2.1 Information campaign (include the grouping of projects)

Sub-Task 5.2.2 Web3D: implementation of 2 Knowledge Hot Spots for dissemination

Sub-Task 5.2.3 Organisatio n of 4 workshops

Sub-Task 5.2.4 Presentation of projects in conference and workshops organised outside

AgriFoodResults (minimum of 9 presentations)

T5.3 Dissemination campaign two (from Month 16 to month 22)

T5.3 Dissemination campaign two (from Month 16 to month 22)

Deliverables

D5.1 Training sessions report (M18)

D5.2 Dissemination report 1 (M17)

• Presentazioni

• Face-to-face

• Leafleats

• Websites

• Telephone

• Newsletters

Diversi strumenti a disposizione

• Fact sheets

• Workshops

• Training

• TV/Video/YouTube

• Newspapers

• Scientific Journal

Diversificare gli strumenti in base al target group

Dissemination Plan • Attività di comunicazione ha conseguenze in termini di consumo

di denaro e di tempo: necessità di fissare un PLAN con scopi predeterminati, budget e obiettivi ben identificati.

La struttura generale del piano di comunicazione andrà a costituire parte della proposta

• La pianificazione inizia già quando si sta scrivendo la proposta: necessità di allocare risorse e definire i tempi

• E’ consigliabile pianificare un flusso regolare di informazioni con giornalisti, media, pubblico, etc.: mantenere un dialogo “vivo” garantisce uan pubblicità costante al proprio progetto e permette di risparmiare il budget!!

147

4. Aspetti Etici

Compilare la tabella

5. Considerazioni sugli aspetti di genere

Massimo 1 pagina

Qualche esempio concreto

Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 5

1. The proposal very clearly maps out how it will achieve each one of the impacts sought by the call, and the panel is entirely confident that this mapping is comprehensive and convincing, and that this project stands to make a significant contribution to policy mix at the Member State and European level, and most probably, also beyond.

The dissemination and communication strategy is very thoroughly worked out, and the panel deems it to be a really robust one. The target groups of the project, and the dissemination channels are clearly identified. Target audiences are engaged in project activities throughout the duration of the project.

Accordingly, the dissemination of the results is an integral part of the project. This is a feature that is very much appreciated by the panel. In addition, the project proposes to produce a short movie on project results. This is deemed by the panel to be of educational value for students and the wider public.

2. The proposal offers a very clear and very convincing description of how it will achieve the impacts required by the call. This makes the panel very confident that the project will be able to deliver all impacts sought.

The integration of different approaches in the analysis and the large geographical scope are very positively seen by the panel as they can contribute to foster the impact of the project. The panel identifies a potentially minor risk that because of the large scope covered by the project, the ‘depth’ of the research outcomes may be somewhat affected.

The project has foreseen a specific WP for dissemination and communication. It contains a very detailed plan with well defined tasks. The interaction with stakeholders is correctly implemented from the start of the project which allows their input in the analysis of the implementation of policy instruments and thus reinforce the potential impact of the project.

3. (CSA) The proposal demonstrates high potential to improve data and knowledge exchange, and capitalizes on

national and EU investments in research, through enhanced access to marine research project results. It strengthens the scientific knowledge base to support implementation of the MSFD in a harmonized way at national, regional and EU scale. The proposal demonstrates an awareness of the expected impacts and addresses all the key issues related to other EU initiatives (Eranet SEAS-Era, WISE-marine etc).The project provides for effective transfer of knowledge and measures for dissemination and promotion of the results through a dedicated work package.

The use of social networks such as LINKED-IN, in addition to classical means (web-site, press-releases, fact sheets, policy briefings etc.), is considered Positive. Activities for the exploitation of project results and uptake by a broad range of stakeholders and end-users are in support of the impact of the project beyond its lifetime.

Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 1

2. The expected impact vis-a-vis the topic at the European level is very limited, being circumscribed to the agricultural sector in mountain areas. The term "decoupling" is not even used anywhere in the proposal.

The, apart from the triannual meetings and the general participation in the International Alliance dissemination component is only described in a short paragraph, with too little reference to specific dissemination toolsfor Terraced Landscapes.

IPR issues are adequately addressed.

Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 1.5

The expected impacts are not fully consistent with those listed in the work programme. The impact section simply repeats the project’s main objectives without specific links to the call.

Dissemination processes are presented with a dedicated WP but it lacks detail, being limited to reports, conferences and workshops and not considering current and high relevant impact media.

The IPR discussion is unusual. IP emerging from projects of this kind is generally in the public domain.

Though there are extensive comments about project impact in the proposal, and both stakeholder engagement and dissemination strategies are separately dealt with, the proposal remains unclear.

Dissemination is far too general and with a lack of focus on contents and target groups. This generates a very vague impact. Dissemination tends to be limited to reports, conferences and workshops. Academic peer reviewed journals or other academic outlets are not discussed sufficiently. Stakeholder engagement receives little attention. Stakeholders are mentioned throughout the proposal but they do not appear as active agents in the research.

IPR are discussed adequately. Gender issues are properly considered.

Qualche esempio concreto

PRIMA DELLA PRESENTAZIONE DEL PROGETTO !!

Confrontare con gli NCP, la Delegazione e i funzionari della Commissione la consistenza della vostra idea progettuale

Un pò di LOBBY

Soddisfare..

CIASCUN criterio di valutazione

Titolo accattivante, acronimo

Sintesi organica del progetto (obiettivi, risultati, approccio R&D, partnership, utilità dei risultati, sfruttamento)

Convincente background e stato dell’arte

Chiarire obiettivi, metodi, risultati e deliverables

Un piano di lavoro ben strutturato

Un’appropriata struttura del management

Un piano dettagliato per l’implementazione e lo sfruttamento dei risultati

Una descrizione realistica dei costi

Un consorzio bilanciato (ruoli, qualifiche)

Educate i valutatori

Non considerate solo gli aspetti scientifici

(non è uno scientific paper!)

Ma anche quelli politici, economici e sociali!

E dimostrate la vostra preparazione anche su questi temi con dati e cifre

Criteri di eleggibilità della proposta

• Data ed ora di invio della proposta – Scadenza stabilita – eccetto che per le “Continuously Open Calls” – e.g.

CSA

• Numero minimo dei partner - Secondo quanto stabilito nelle regole di partecipazione

• Completezza della proposta – Verificare che i dati amministrativi (Parte A) e di contenuto (Parte B)

siano stati inseriti correttamente

• “Scopo”

• Altro - eg. limiti di budget

A chi rivolgersi per un supporto

Punti di Contatto Nazionali

Informazioni pratiche & consigli sulle procedure e regole di partecipazione

National delegates in Programme Committees

Interpretazione scientifica dei bandi, informazioni sulle politiche

comunitarie

EC Information desks (contattabili via e-mail o telefono)

www.cordis.europa.eu/fp7/

Criteri di elegibilità della proposta • Data ed ora di invio della proposta

– Scadenza stabilita – eccetto che per le “Continuously Open Calls” – e.g. CSA

• Numero minimo dei partner

- Secondo quanto stabilito nelle regole di partecipazione

• Completezza della proposta

– Verificare che i dati amministrativi (Parte A) e di contenuto (Parte B) siano stati inseriti correttamente

• “Scopo”

• Altro - eg. limiti di budget

Valutazione – I criteri

Indicati nel programma di lavoro di riferimento (Annex 2)

Votazione assegnata a ciascun criterio: 5

Soglia del singolo criterio 3/5 ; Soglia totale 10/15

Divisi in 3 criteri principali: Qualità Scientifica e Tecnica (in relazione al bando) qualità degli obiettivi progressi previsti rispetto allo stato dell’arte piano di lavoro Implementazione partner e consortium (se complementari e bilanciati) struttura del management e delle procedure (se ritenute adeguate!!) qualità ed esperienza dei singoli partecipanti allocazione delle risorse (budget, staff, apparecchiature) Impatto Contributo a livello europeo dell’impatto atteso, secondo quanto indicato nel programma di lavoro Piani per la disseminazione e sfruttamento dei risultati; gestione della proprietà intellettuale (se appropriati!)

Valutazione – I criteri

Valutazione – Gli esperti

La Commissione dispone di un ampio numero di

valutatori Circa 50.000 nel 6PQ

Bandi per i Candidati Tali bandi sono indirizzati ad individui od organizzazioni

Le iscrizioni avvengono via CORDIS

La Commissione invita gli esperti attraverso i bandi Non sono ammesse candidature spontanee!

Capacità ed esperienza costituiscono i requisiti

fondamentali Si tiene in considerazione anche l’alternanza geografica e di genere.

I Valutatori

La Commissione nomina esperti indipendenti che la assistono nella valutazione

Individuati e selezionati mediante inviti a candidarsi

Equilibrio di genere

Pubblicazione annuale dell’elenco degli esperti utilizzati

Ricerca di Frontiera: nominati su proposta del Consiglio Scientifico del CER

https://cordis.europa.eu/emmfp7/index.cfm?fuseaction=wel.welcome

GRAZIE PER L‘ATTENZIONE!

APRE Agenzia per la Promozione della Ricerca

Europea via Cavour, 71 00184 - Roma

www.apre.it dirosa@apre.it

Tel. (+39) 06-48939993

Fax. (+39) 06-48902550

Matteo Di Rosa dirosa@apre.it