como montar um serviço de digitalização de documentos

Como montar umserviço dedigitalização dedocumentos

EMPREENDEDORISMO

Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br

Expediente

Presidente do Conselho Deliberativo

Robson Braga de Andrade – Presidente do CDN

Diretor-Presidente

Guilherme Afif Domingos

Diretora Técnica

Heloísa Regina Guimarães de Menezes

Diretor de Administração e Finanças

Vinícius Lages

Unidade de Capacitação Empresarial e Cultura Empreendedora

Mirela Malvestiti

Coordenação

Luciana Rodrigues Macedo

Autor

Mauro Garcia

Projeto Gráfico

Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.www.staffart.com.br

Apresentação / A

presentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura /

Pessoal / Equipamentos / M

atéria Prima/M

ercadoria / Organização do Processo Produtivo / A

utomação /

Canais de D

istribuição / Investimento / C

apital de Giro / C

ustos / Diversificação/A

gregação de Valor /D

ivulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em

Geral / N

ormas Técnicas /

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Sumário

11. Apresentação ........................................................................................................................................

22. Mercado ................................................................................................................................................

43. Localização ...........................................................................................................................................

44. Exigências Legais e Específicas ...........................................................................................................

105. Estrutura ...............................................................................................................................................

106. Pessoal .................................................................................................................................................

117. Equipamentos .......................................................................................................................................

118. Matéria Prima/Mercadoria .....................................................................................................................

129. Organização do Processo Produtivo ....................................................................................................

1310. Automação ..........................................................................................................................................

1411. Canais de Distribuição ........................................................................................................................

1412. Investimento ........................................................................................................................................

1513. Capital de Giro ....................................................................................................................................

1614. Custos .................................................................................................................................................

1615. Diversificação/Agregação de Valor .....................................................................................................

1716. Divulgação ..........................................................................................................................................

1817. Informações Fiscais e Tributárias .......................................................................................................

2018. Eventos ...............................................................................................................................................

2019. Entidades em Geral ............................................................................................................................

2120. Normas Técnicas ................................................................................................................................

2321. Glossário .............................................................................................................................................

2922. Dicas de Negócio ................................................................................................................................

3023. Características ....................................................................................................................................

3024. Bibliografia ..........................................................................................................................................

3125. URL .....................................................................................................................................................

Apresentação / A

presentação

1. Apresentação

A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito defacilitar o acesso e a busca de informações.

Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar que os tópicos a seguir nãofazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual oempreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir. Oobjetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como umnegócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo denegócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar asinformações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender

Na era do conhecimento as empresas passam a reconhecer a informação como umbem valioso para melhoria do desempenho organizacional, por meio da implantação deprocessos sistematizados de gestão da informação.

A gestão da informação é hoje um dos grandes desafios de empresas e governos. Oexcesso de informações, disponibilizadas em documentos, dificulta o seuarmazenamento. Além disso, as informações que não estão sistematizadas dificultamo seu acesso e conseqüentemente a geração de conhecimento.

Gerenciar de forma estratégica informações e dados disponíveis nas instituições exigeo uso de técnicas e ferramentas que possibilitem a acessibilidade aos dados de formarápida e confiável. Com o passar dos anos, um grande acúmulo de papéis ficamarquivados nas empresas e órgãos do governo. Parte dessa documentação tem poucautilização em razão da dificuldade em seu manuseio.

A necessidade de utilização de processos sistematizados para gerenciamento dainformação foi atendida com o surgimento das primeiras máquinas computacionaisproduzidas em larga escala, em meados do século passado. Por intermédio decomputadores as informações puderam ser processadas e armazenadas de modo apermitir uma gestão mais eficiente do conhecimento organizacional.

Dentro desse contexto, o advento da tecnologia da informação vem ao encontro dessanecessidade por intermédio da digitalização de documentos.

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presentação / Mercado

A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel,microfilme, etc) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e adisseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens amulti-usuários.

A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação dasinformações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualizaçãoinstantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a umarede ou à internet.

A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade de tornar oambiente das empresas, das instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, maiseficiente e organizado.Basicamente uma empresa de digitação de documentostransforma papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços:armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses arquivos, entreoutros.

A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de:-Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;- Facilidade deacesso: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;- Busca a informação(sistema de indexação);- Segurança, inviolabilidade dos dados;- Preservação edurabilidade do acervo;- Transparência das informações.

Este documento não substitui o plano de negócio. Para elaboração deste planoconsulte o SEBRAE mais próximo

2. Mercado

Segundo dados da AIIM (Associação Internacional para Gerenciamento deInformações e Imagens), 95% das informações que trafegam no mundo estão empapel. Percentual que além de sinalizar negativamente para o uso irracional damatéria-prima, também reflete na gestão corporativa brasileira no que se refere a seusprocessos de organização de informações – procedimentos de consulta earmazenagem deste conteúdo. Como alternativa eficaz para o problema, empresasbrasileiras estão investindo cada vez mais no uso de tecnologias para digitalização de


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presentação / Mercado

documentos, seja com infra-estrutura própria, ou por meio de Outsorcing. A práticaconsiste na conversão de documentos em papel físico, foto, microfilme, microficha,jaqueta ou cartão janela para uma imagem digital por meio de scanner. Depois dedigitalizados, os documentos são armazenados em meio magnético, digital ou óptico egerenciados eletronicamente – processo conhecido como ECM (Enterprise ContentManagement). Os benefícios obtidos com a adoção desta tecnologia são inúmeros e,mais importante, possui uma característica universal. Ou seja, agrega valor à gestãodocumental de grandes corporações e também de empresas em fase de crescimento,já que seu custo é extremamente acessível e sua implantação garante resultados alongo prazo organizando as informações em todos os ciclos de crescimento daempresa/instituição. Nessa perspectiva, a digitalização de documentos vem crescendoa cada dia no mercado brasileiro, apesar de ser uma tecnologia relativamente nova,ela tem apresentado grande evolução dos últimos tempos. Os custos para armazenarde forma segura, gerenciar, recuperar, acessar e preservar essa documentação sãoenormes. Estima-se que um executivo gasta em média 4 semanas por ano procurandoum documento. Por outro lado, as tecnologias que permitem digitalizar, armazenar egerenciar documentos diversos evoluíram e tornaram-se mais acessíveis nos últimosanos (um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB deinformação, isso corresponde a 13 mil páginas de documentos. Já um arquivo físico dequatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mildocumentos). De acordo com a 13ª Pesquisa Nacional realizada pelo CENADEM(Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação), 16,6% dasempresas pretendem ter sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos); 22,1%têm sistemas em uso; 27,5% estão pensando sobre o assunto; 10,3% têm projeto-piloto; 19,6% têm múltiplos sistemas em uso e 3,4% têm sistema terceirizado. Essesnúmeros revelam que, no total, 55,4% de alguma forma preocupam-se ou têmsistemas em uso. São considerados clientes em potencial: grandes empresas, bancos,seguradoras, construção civil, sindicatos, indústrias, empresas de telecomunicações,bibliotecas, instituições públicas em geral, cartórios, hospitais, laboratórios e clínicas,administradoras de planos de saúde, empresas de consórcios, fundações, instituiçõesde ensino, contabilidade, escritórios de auditoria, advocacia, consultoria, entre outros.Oportunidades: tendência ecológica de mercado De acordo com informações do siteGED (http://www.ged.net.br), quando uma empresa adota solução de gestão eletrônicade documentos, não é só ela que ganha. Toda a sociedade ganha, visto que aprodução de papel está entre as atividades industriais que mais causa danos ao meioambiente. Os dados abaixo dão uma noção do impacto ambiental: • Para se produzir 1tonelada de papel são necessárias de 2 a 3 toneladas de madeira. • A utilização deágua na produção de papel é muito grande, mais do que em qualquer outra atividadeindustrial. • A produção de papel está em quinto lugar dentre as atividades que maisconsomem energia. • O processo de separação e branqueamento da celuloserepresenta sérios riscos para a saúde humana e para o meio ambiente, pois utilizaprodutos químicos que comprometem a qualidade da água, do solo e dos alimentos. •O impacto ambiental da produção de papel é tão grande que há anos a Europa decidiuterceirizar o setor. • O processo de branqueamento da celulose causa a formação dedioxinas (compostos organoclorados oriundos da associação de matéria orgânica ecloro). Esses compostos foram classificados pela agência ambiental norte-americanaEPA como o mais potente cancerígeno já testado em laboratório. Estes compostos sãotambém associados a várias doenças do sistema nervoso, endócrino, reprodutivo e


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imunológico. • As indústrias de papel são vulneráveis a acidentes de grave impactoambiental. • O Brasil recicla apenas 37% do papel que produz, sendo que apenas 2%do total é destinado à produção de papel para impressão (80% é destinado àconfecção de embalagens e 18% para papéis sanitários). Cabe ressaltar que areciclagem de papel é apenas um paliativo, visto que o processo de reciclagemtambém é realizado por indústrias que consomem energia e poluem. Ameaças:concorrência acirrada Apesar desse negócio ser promissor e apresentar uma demandacrescente, o baixo investimento para início das atividades e a facilidade de manuseiodos equipamentos (cada vez mais rápidos e modernos) fez com que, em pouco tempo,aparecessem muitas empresas desse setor no Brasil. Nessa percpectiva, é importanteque o empreendedor que almeja investir nesse tipo de negócio ofereça um serviçodiferenciado e sobretudo um acompanhamento das atividades da empresa (pós-venda)no sentido de verificar eventuais problemas e solucionando-os com a maior brevidadepossível.

3. Localização

A escolha do local e do espaço físico necessário para instalar seu negócio é umadecisão muito importante para o sucesso do empreendimento. O local deve oferecerinfraestrutura adequada e condições que propiciem o seu desenvolvimento. Éfundamental avaliar a facilidade do acesso a partir do perfil de sua clientela. Osclientes normalmente não se deslocam com freqüência até a empresa de digitalização,os documentos é que são transportados frequentemente para a realização dosserviços. Devido a essa característica alguns aspectos são importantes para a escolhada localização do imóvel da empresa: - Proximidade com os clientes para agilizar otransporte dos documentos; - Facilidade de deslocamento e acesso; - Local arejadopara evitar mofos, etc; - Local tranqüilo para facilitar a concentração dos funcionários; -Segurança para evitar roubos de documentos sigilosos dos clientes; - Bem construídopara evitar vazamentos (água, goteiras, etc.) que podem destruir completamente osdocumentos; - Preferencialmente no nível térreo sem escadas e andares superiores ouinferiores. Em relação aos custos, na tomada de decisão para localização do negócio,analise fatores tais como custo de adaptação do imóvel para a atividade, aluguel,manutenção, necessidade de vale-transporte para os empregados, dentre outros itens.

4. Exigências Legais e Específicas

Para dar início ao processo de abertura da empresa é necessário que se cumpram osseguintes procedimentos: 1)Consulta Comercial Antes de realizar qualquerprocedimento para abertura de uma empresa deve-se realizar uma consulta prévia naprefeitura ou administração local. A consulta tem por objetivo verificar se no localescolhido para a abertura da empresa é permitido o funcionamento da atividade que sedeseja empreender. Outro aspecto que precisa ser pesquisado é o endereço. Em


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algumas cidades, o endereço registrado na prefeitura é diferente do endereço quetodos conhecem. Neste caso, é necessário o endereço correto, de acordo com o daprefeitura, para registrar o contrato social, sob pena de ter de refazê-lo. Órgãoresponsável: · Prefeitura Municipal; · Secretaria Municipal de Urbanismo. 2) Busca denome e marca Verificar se existe alguma empresa registrada com o nome pretendido ea marca que será utilizada. Órgão responsável: · Junta Comercial ou Cartório (no casode Sociedade Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI). 3)Arquivamento do contrato social/Declaração de Empresa Individual Este passoconsiste no registro do contrato social. Verifica-se também, os antecedentes dossócios ou empresário junto a Receita Federal, por meio de pesquisas do CPF. Órgãoresponsável: · Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples). 4)Solicitação do CNPJ Órgão responsável: · Receita Federal. 5) Solicitação da InscriçãoEstadual Órgão responsável: · Receita Estadual 6) Alvará de licença e Registro naSecretaria Municipal de Fazenda O Alvará de licença é o documento que fornece oconsentimento para empresa desenvolver as atividades no local pretendido. Paraconceder o alvará de funcionamento a prefeitura ou administração municipal solicitaráque a vigilância sanitária faça inspeção no local para averiguar se está emconformidade com a Resolução RDC nº 216/MS/ANVISA, de 16/09/2004. Órgãoresponsável: · Prefeitura ou Administração Municipal; · Secretaria Municipal daFazenda. 7) Matrícula no INSS Órgão responsável: Instituto Nacional de SeguridadeSocial; Divisão de Matrículas – INSS Além de todos esses procedimentos, é muitoimportante lembrar que essa atividade exige o conhecimento do Código de Defesa doConsumidor- Lei nº. 8.078/1990. As empresas que fornecem serviços e produtos nomercado de consumo devem observar as regras de proteção ao consumidor,estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). O CDC foi instituído pelaLei n. 8.078, em 11 de setembro de 1990, com o objetivo de regular a relação deconsumo em todo o território brasileiro, na busca do reequilíbrio na relação entreconsumidor e fornecedor, seja reforçando a posição do primeiro, seja limitando certaspráticas abusivas impostas pelo segundo. É importante que o empreendedor saiba queo CDC somente se aplica às operações comerciais em que estiver presente a relaçãode consumo, isto é, nos casos em que uma pessoa (física ou jurídica) adquire produtosou serviços como destinatário final. A fim de cumprir as metas definidas pelo CDC, oempreendedor deverá conhecer bem algumas regras que sua empresa deveráatender, tais como: forma adequada de oferta e exposição dos produtos destinados àvenda, fornecimento de orçamento prévio dos serviços a serem prestados, cláusulascontratuais consideradas abusivas, responsabilidade dos defeitos ou vícios dosprodutos e serviços, os prazos mínimos de garantia, cautelas ao fazer cobranças dedívidas. Relacionamos aqui parte da legislação que trata de gestão de documentos (deacordo com o site http://www.ged.net.br/legislacao-ged.html) , tanto em âmbito públicoquanto privado. Cabe ressaltar que a legislação sobre o tema é bastante ampla, poisengloba leis federais, estaduais e municipais, além da normatização específica porsetor. Para maiores informações, sugerimos que estabeleça contato com empresasespecializadas em soluções GED em sua região. Legislação Federal MINISTÉRIO DAJUSTIÇASECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA PORTARIA Nº 12, DE 8 DE JUNHODE 2009 Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade demicrofilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008.MINISTÉRIO DA JUSTIÇASECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇAPORTARIA nº 29,DE 10 DE SETEMBRO DE 2008Portaria Nº 29 do Ministério da Justiça, de 10 de


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setembro de 2008[Registro e fiscalização de empresas que exerçam atividade demicrofilmagem de documentos, de detentores dos documentos a serem microfilmadose os órgãos públicos que microfilmem documentos para terceiros. Ficam revogadas asPortarias nº 73, de 13 de setembro de 2005 e, nº 17, de 30 de março de 2001 e nº 58,de 20 de junho de 1996].[Revogada pela Portaria nº 12, de 8 de junho de 2009]MINISTÉRIO DA JUSTIÇAPORTARIA Nº 73, DE 13 DE SETEMBRO DE 2005 DOMINISTÉRIO DA JUSTIÇA[Altera a Portaria nº 17, de 30 de março de 2001, queregulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem dedocumentos][REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008]DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003Dispõe sobre o Sistema deGestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dáoutras providências. DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002Dispõesobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos deinteresse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração PúblicaFederal, e dá outras providências. DECRETO Nº 4.497, DE 4 DE DEZEMBRO DE2002.(Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro 2002)Altera o art. 17 doDecreto no 2.134, de 24 de janeiro de 1997, que dispõe sobre a categoria dosdocumentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências. DECRETONº 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002Regulamenta a Lei no 8.394, de 30 dedezembro de 1991, que dispõe sobre a preservação, organização e proteção dosacervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.PORTARIA Nº 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2002 - CASA CIVILAprova o RegimentoInterno do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. DECRETO Nº 4.073, DE 3 DEJANEIRO DE 2002Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõesobre a política nacional de arquivos públicos e privados. DECRETO Nº 3.996, DE 31DE OUTUBRO DE 2001Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital noâmbito da Administração Pública Federal. MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24DE AGOSTO DE 2001Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dáoutras providências. DECRETO Nº 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001Dispõe sobre oComitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - CG ICP-Brasil, suaSecretaria-Executiva, sua Comissão Técnica Executiva e dá outras providências.DECRETO Nº 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001Estabelece requisito para contrataçãode serviços de certificação digital pelos órgãos públicos federais, e dá outrasprovidências. MINISTÉRIO DA JUSTIÇAPORTARIA Nº 17, DE 30 DE MARÇO DE2001 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA[Regulamenta o registro e a fiscalização doexercício da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com oparágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30/01/1996]REVOGADA PELAPORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008 DECRETO Nº 3.779, DE 23 DEMARÇO DE 2001Acresce dispositivo ao art. 1o do Decreto nº 3.714, de 3 de janeiro de2001, que dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos. DECRETO Nº3.714, DE 3 DE JANEIRO DE 2001Dispõe sobre a remessa por meio eletrônico dedocumentos a que se refere o art. 57-A do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro de 1999,e dá outras providências. DECRETO DE 18 DE OUTUBRO DE 2000Cria, no âmbito doConselho de Governo, o Comitê Executivo do Governo Eletrônico, e dá outrasprovidências. DECRETO Nº 3.587, DE 5 DE SETEMBRO DE 2000Estabelece normaspara a Infra-Estrutura de Chaves Públicas do Poder Executivo Federal - ICP-Gov, e dáoutras providências.[Revogado pelo Decreto nº 3.996, de 31de outubro de 2001]


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DECRETO Nº 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000Institui a Política de Segurança daInformação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. DECRETO Nº3.294, DE 15 DE DEZEMBRO DE 1999Institui o Programa Sociedade da Informação edá outras providências. LEI Nº 9.800, DE 26 DE MAIO DE 1999Permite às partes autilização de sistemas de transmissão de dados para a prática de atos processuais.DECRETO Nº 2.942, DE 18 DE JANEIRO DE 1999Regulamenta os arts. 7°, 11 a 16 daLei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivospúblicos e privados e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.073, de 03de janeiro de 2002] DECRETO Nº 2.910, DE 29 DE DEZEMBRO DE 1998Estabelecenormas para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações esistemas de informação de natureza sigilosa, e dá outras providências. [Revogado peloDecreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002] DECRETO Nº 2.182, DE 20 DEMARÇO DE 1997Estabelece normas para a transferência e o recolhimento de acervosarquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional. [Revogado pelo Decreto nº4.073 de 03 de janeiro de 2002] DECRETO N° 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE1997Regulamenta o art. 23 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobrea categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outrasprovidências. [Revogado pelo Decreto nº 4.553 de 27 de dezembro de 2002]MINISTÉRIO DA JUSTIÇAPORTARIA Nº 58, DE 20 DE JUNHO DE 1996 DOMINISTÉRIO DA JUSTIÇA[REVOGADA PELA PORTARIA Nº 17, DO MINISTÉRIO DAJUSTIÇA, DE 30 MARÇO DE 2001][REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DESETEMBRO DE 2008][Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício daatividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o parágrafo únicodo art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30/01/1996]. DECRETO N° 1.799, DE 30 DEJANEIRO DE 1996Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula amicrofilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. DECRETO Nº 1.461,DE 25 DE ABRIL DE 1995Altera os arts. 3º e 7º do Decreto nº 1.173, de 29 de junhode 1994, que dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do ConselhoNacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).[Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002] DECRETO Nº 1.173, DE29 DE JUNHO DE 1994Dispõe sobre a competência, organização e funcionamento doConselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos(SINAR) e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeirode 2002] LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991Dispõe sobre a preservação,organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes daRepública, e dá outras providências. LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outrasprovidências. LEI Nº 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987Dispõe sobre aeliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outrasprovidências. LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968Regula a microfilmagem dedocumentos oficiais e dá outras providências. Resoluções (Conselhos de Classe)CONSELHO FEDERAL DE MEDICINAResolução CFM nº 1.821, de 11 de julho de2007Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemasinformatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dospacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada emsaúde. Poder Judiciário SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇACONSELHO FEDERALDA JUSTIÇA FEDERALResolução CJF nº 23, de 19 de setembro de 2008Estabelece aConsolidação Normativa do Programa de Gestão


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Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus. Casa Civil - Secretaria ExecutivaRESOLUÇÃO Nº 30, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2009Altera a Resolução nº 26 de 6 demaio de 2008, que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a seremadotadas nos arquivos do Poder Judiciário RESOLUÇÃO Nº 29, DE 29 DE MAIO DE2009Dá nova redação ao Art. 2º e ao inciso I da Resolução nº 27, de 16 de junho de2008. RESOLUÇÃO Nº 28, DE 17 DE FEVEREIRO DE 2009Dispõe sobre a adoção daNorma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidadesintegrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional deEntidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade daadoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ.RESOLUÇÃO Nº 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008Dispõe sobre o dever do PoderPúblico, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, de criar e manterArquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão,a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação dasinformações neles contidas. RESOLUÇÃO Nº 26, DE 06 DE MAIO DE 2008Estabelecediretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do PoderJudiciário RESOLUÇÃO Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007Dispõe sobre a adoção doModelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística deDocumentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacionalde Arquivos - SINAR. RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006Estabelecediretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais parainstituições arquivísticas públicas. RESOLUÇÃO Nº 23, DE 16 DE JUNHO DE2006Dispõe sobre a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelosórgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR.RESOLUÇÃO Nº 22, DE 30 DE JUNHO DE 2005Dispõe sobre as diretrizes para aavaliação de documentos em instituições de saúde. RESOLUÇÃO Nº 21, DE 4 DEAGOSTO DE 2004Dispõe sobre o uso da subclasse 080 – Pessoal Militar do Códigode Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de ArquivoRelativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 20, DE 16 DE JULHO DE 2004Dispõe sobre a inserção dosdocumentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos eentidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. RESOLUÇÃO Nº 19, DE 28DE OUTUBRO DE 2003Dispõe sobre os documentos públicos que integram o acervodas empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas de direitoprivado sucessoras de empresas públicas. RESOLUÇÃO Nº 18, DE 28 DE JULHO DE2003Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agênciasreguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresasdesestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviçospúblicos, e das pessoas jurídicas de direito privado.[Revogada pela Resolução nº 19,de 28 de outubro de 2003] RESOLUÇÃO Nº 17, DE 25 DE JULHO DE 2003Dispõesobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social dearquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentosrelevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional. RESOLUÇÃO Nº16, DE 24 DE JUNHO DE 2003Dispõe sobre as diretrizes a serem adotadas paracriação do Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002[Revoga a Resolução nº 09, de


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1 de julho de 1997, do CONARQ, substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil daPresidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, que dispõe sobre o regimentointerno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)]. RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24DE OUTUBRO DE 2001Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos deArquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelopara os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional deArquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidosna Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de ArquivoRelativos as Atividades-Meio da Administração Pública. RESOLUÇÃO Nº 13, DE 9 DEFEVEREIRO DE 2001Dispõe sobre a implantação de uma política municipal dearquivos, sobre a construção de arquivos e de websites de instituições arquivísticas.RESOLUÇÃO Nº 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999Dispõe sobre os procedimentosrelativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoasfísicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e odesenvolvimento nacional.[Revogada pela Resolução nº 17, de 25 de julho de 2003]RESOLUÇÃO Nº 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999Dispõe sobre os arquivos públicosque integram o acervo das agências reguladoras, das empresas em processo dedesestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias eautorizatárias de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direitoprivado.[Revogada pela Resolução nº 18, de 30 de julho de 2003] RESOLUÇÃO Nº 10,DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticasa serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos.RESOLUÇÃO Nº 9, DE 1 DE JULHO DE 1997[Substituída pela Portaria nº 05, da CasaCivil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002]Dispõe sobre o regimentointerno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). RESOLUÇÃO Nº 8, DE 20 DEMAIO DE 1997[Revogada pela resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001]Atualiza oCódigo de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública:Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos deArquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pelaResolução nº 4 do CONARQ. RESOLUÇÃO Nº 7, DE 20 DE MAIO DE 1997Dispõesobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos eentidades integrantes do Poder Público. RESOLUÇÃO Nº 6, DE 15 DE MAIO DE1997Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos.RESOLUÇÃO Nº 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996Dispõe sobre a publicação deeditais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal,Estados e Municípios. RESOLUÇÃO Nº 4, DE 28 DE MARÇO DE 1996[Revogada pelaResolução nº 14, de 24 de outubro de 2001]Dispõe sobre o Código de Classificação deDocumentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotadocomo modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes doSistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinaçãode documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação deDocumentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.RESOLUÇÃO Nº 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995Dispõe sobre o Programa deAssistência Técnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). RESOLUÇÃO Nº2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995Dispõe sobre as medidas a serem observadas natransferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituiçõesarquivísticas públicas. RESOLUÇÃO Nº 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995Dispõe


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Pessoal

sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigos de classificação dedocumentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntosresultantes de suas atividades e funções. Carta para a preservação do patrimônioarquivístico digital, de 6 de julho de 2004 - CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS -CONARQ.

5. Estrutura

A estrutura para iniciar o negócio irá depender do porte da empresa e dos tipos deserviços ofertados ao mercado. Estima-se, para uma pequena empresa, uma estruturasimples com área mínima de 50 m2 (tamanho mínimo com pouca possibilidade deampliação caso o empreendimento necessite crescer rapidamente). A estrutura físicapode dividir-se em: - Pequena recepção/protocolo para receber os documentos eeventuais clientes; - Sala de armazenagem, manuseio e digitalização dos documentos;- Sala do proprietário para atividades administrativas e comerciais; - Banheiro epequena copa. Como em qualquer outro empreendimento, os departamentos deverãoser separados da melhor forma para que seja possível conseguir a maior produtividadepossível de cada colaborador. Quanto ao imóvel escolhido para instalação daempresa, ele deve oferecer a infraestrutura necessária para a instalação do negócio e,ainda, propiciar o seu crescimento. Dentre os aspectos de infra-estrutura que devemser observados citamos a disponibilidade de internet banda larga, água, gás,eletricidade, rede de esgoto, vias de transportes e de comunicação etc. Cuidado comimóveis situados em locais sem ventilação, úmidos, sujeitos a inundações ou próximosàs zonas de risco. Consulte a vizinhança a respeito.

6. Pessoal

Para iniciar uma empresa de pequeno porte de digitalização de documentos serãonecessários pelo menos os seguintes profissionais:- Dois técnicos digitalizadores;-Uma secretária/recepcionista;- Um motorista/carregador; - Um profissional da áreacomercial (normalmente o proprietário).

A digitalização de documentos, não exige um nível de escolaridade muito alto, poistrata-se de atividade rotineira. Contudo, é fundamental que o profissional que for atuarnessa área seja cuidadoso, atento, organizado, detalhista e concentrado.Conhecimento e experiência na utilização de computadores, internet e aplicativos deinformática são muito importantes.


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ercadoria

A administração do empreendimento, as atividades comerciais (contatos e visitas comos potenciais clientes, divulgação da empresa, fidelização, etc) e o acompanhamentoperiódico e controle de qualidade dos serviços executados normalmente sãoresponsabilidades do empresário.

7. Equipamentos

A definição dos equipamentos necessários para iniciar uma empresa de digitalizaçãode documentos dependerá do tamanho do negócio e dos serviços oferecidos.

Um projeto básico, com o mínimo necessário para início das atividades,necessariamente precisará de:- Dois scanners;- Três computadores;- Software paracaptura, gerenciamento, indexação, controle e recuperação dos documentos;- Umaimpressora;- Um aparelho de fax;- Um telefone;- Mesas, cadeiras e armários;- Umveículo utilitário.

O scanner é o principal equipamento da empresa. Sua deve estar relacionada aosserviços que serão prestados pela empresa e a eficiência exigida na operação.Existem no mercado diversos fabricantes e modelos, contudo, antes da aquisição,deve-se avaliar:- O tipo de documentos que a empresa irá digitalizar: tamanhos (A4,A3, ofício, etc), gramaturas, estado de conservação e conteúdo do documento (texto,figuras, fotos, etc);- O formato da imagem: somente preto e branco, tons de cinza oucolorido;- Produção: volume diário de documentos a ser digitalizados (velocidade doequipamento);- Assistência técnica: facilidade para concerto do equipamento,aquisição de peças e garantia;- Resolução: A resolução é o fator determinante naqualidade de um scanner, isto é, o nível máximo de detalhamento que pode sercapturado de uma imagem. A resolução óptica de um scanner é medida pelacapacidade de leitura de seu sensor de imagem. Quanto maior a resolução ópticamelhor.

8. Matéria Prima/Mercadoria

A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e ademanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros,os seguintes três importantes indicadores de desempenho:Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que ocapital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medidoem base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado.


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ercadoria / Organização do Processo Produtivo

Obs.: Quanto maior for a freqüência de entregas dos fornecedores, logicamente emmenores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índicede rotação de estoques. Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques éa indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, conseguecobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nível de serviço ao cliente: oindicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega,isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ouserviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades devenda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoqueou não se poder executar o serviço com prontidão.Portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto naalocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em contao número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede daempresa.A prestação de serviços de digitalização de documentos não exige aaquisição de matéria prima para ser processada ou transformada. Podemos considerarque o principal insumo para realização dos serviços são os próprios documentos dosclientes que serão transportados, organizados, catalogados, preparados, digitalizadose arquivados ou devolvidos.

9. Organização do Processo Produtivo

O processo produtivo para a digitalização de documentos não é complexo, contudo,exige bastante organização e concentração. Inicialmente os documentos devem sertransportados para a empresa onde são levados para a área de digitalização. Adigitalização de documentos é realizada por meio das seguintes etapas: -Planejamento / seleção: separação dos documentos a serem digitalizados em razão doseu valor, risco, uso ou necessidade. Envolve: Remover grampos, desmontar pastas,desamassar documentos dobrados ou amassados, recuperar domumentos rasgadosou manchados e ordenar documentos por lote. Exige bastante cuidado para evitar quealgum documento seja extraviado ou danificado; - Captura: processo de colocar odocumento no scanner para realizar a digitalização e envio da imagem para ocomputador. Envolve a definição da resolução e coloração / tons de cinza adequados edefinição de arquivo resultante (exemplo: JPEG, PDF, TIFF, etc); - Processamento daimagem: após capturar a imagem é necessário verificar se houve alguma falha ecorrigir: removendo imperfeições, pontos, manchas etc, e para correção, tais comoajuste do nível de brilho e contraste. Se necessário, deve-se: cortar, inclinar, virar,realçar a imagem; controlar o zoom; acomodar diferentes formatos de arquivos;fornecer controle para gama, preto-e-branco e cores; - Armazenamento: garantida aqualidade da imagem a última etapa é o armazenamento dos documentos digitalizadosna mídia contratada pelo cliente (CD, DVD, HD, Internet, etc). A digitalização dedocumentos pode ainda ser feita de duas maneiras que levam à resultados diversos:Digitalização de documentos simples : os documentos são digitalizados sem apreocupação com a sua recuperação física. Após a digitalização as imagens sãofornecidas aos clientes, gravadas em CD ou DVD, e descarregadas em equipamentosda própria empresa onde não existem softwares especializados em visualização de


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utomação

documentos. Tal processo assemelha-se ao que é feito pela maioria de nós ao voltardas férias : descarregamos uma grande quantidade de fotos no nosso PC e nuncamais achamos “aquela foto” a não ser que olhemos cada uma individualmente. Estetipo de digitalização de documentos é a mais freqüente, se analisarmos apenas doponto de visto de preço. Muitas empresas, por desconhecimento, optam por esteprocesso por seu baixo custo sem perceberem que sofrerão problemas futuros noatendimento à eventuais fiscalizações, entre outros. Digitalização de documentos comindexação : neste caso procura-se definir, em comum acordo com o cliente, chaves debusca das imagens que facilitem o seu resgate. Com um software de busca evisualização adequado, este resgate é feito em segundos.

10. Automação

A automação das atividades industriais/comerciais é um dos principais requisitos parauma participação mais competitiva de uma empresa no mercado nacional einternacional. Nesse sentido, é necessário manter sob controle e decisão um númerocrescente de aspectos relacionados com a produção e a venda, inclusive aqueles queestejam vinculados com as áreas: comercial, suprimento, estocagem, manutenção elogística. Diminuir espaços de armazenamento, economizar com postagens, papel eevitar poluição ambiental. Essas são algumas das vantagens que a digitalização dedocumentos proporciona ao usuário que opta por este processo. Com o avanço dastecnologias, cada vez mais softwares e sistemas de organização são desenvolvidospor empresas para atender a este mercado que está aumentando com o passar dotempo. Podemos elencar alguns desses softwares, mas lembramos que esta lista énão exaustiva: Captiva ISIS DriverUnifique o universo de scanners e aplicativos, e façaos scanners funcionarem em suas velocidades nominais ou acima delas com essainterface de nível empresarial. Captiva PixToolsUse estes SDKs (SoftwareDevelopment Kits, kits de desenvolvimento de software) para criar aplicativos decaptura de documentos ou integrar recursos de tratamento de imagens de documentosem aplicativos existentes. Digitaldoc é uma ferramenta de Gestão Eletrônica deDocumentos (GED): http://www.digitaldoc.com.br Xerox Scan to PC Desktop™:Concebido para escritórios de todas as dimensões, o Scan to PC Desktop Professionaloferece captação de documentos e gestão de documentos de ambiente de trabalho.Além disso, atualmente, existem diversos sistemas informatizados (softwares) quepodem auxiliar o empreendedor na gestão de uma empresa de serviços (videhttp://www.baixaki.com.brou http://www.superdownloads.com.br).Seguem algumasopções: • Hábil empresarial (gratuito); • PraticusGestão empresarial; • Gestão deClientes (CRM) 2.10; • ASGestor empresarial 1.59; • Empresarial Master Plus2.0(gratuito); • Empresarial Master Senior 2.0 (gratuito); • ExpressGestão de Tele-vendas (gratuito); • TOTUS FREE 70608(gratuito); • E muitas outras opções. Antes dese decidir pelo sistema a ser utilizado, o empreendedor deve avaliar o preço cobrado, oserviço de manutenção, a conformidade emrelação à legislação fiscal municipal eestadual, a facilidade de suportee as atualizações oferecidas pelo fornecedor,verificando ainda se o aplicativo possui funcionalidades, tais como: • Controle dosdadossobre faturamento/vendas, gestão de caixa e bancos (conta corrente); • Contasa


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istribuição / Investimento

receber; • Fluxo de caixa; • CRMVendas; • Emissão de pedidos e orçamentos; •Controlede taxa de serviço; • Lista de espera; • Relatórios e gráficos gerenciais paraanálise real do resultado operacional da empresa.

11. Canais de Distribuição

Os canais de distribuição são os meios utilizados pelas empresas para escoar suaprodução e ofertar seus serviços. A importância dos canais de distribuição éfundamental e seu custo pode representar uma parcela considerável do preço final doproduto vendido ao consumidor; os canais não só satisfazem a demanda através deprodutos e serviços no local, em quantidade, qualidade e preço corretos, mas,também, têm papel fundamental no estímulo à demanda, através das atividadespromocionais dos componentes ou equipamentos atacadistas, varejistas,representantes ou outros. A prestação de serviço de digitalização de documentos éespecífica e direcionada para cada cliente em particular. Desta forma, as informaçõesdigitalizadas serão disponibilizadas apenas para o cliente com a possibilidade deutilização de diversos meios (internet, CD´s DVD´s, etc). Um excelente canal dedistribuição dos serviços da empresa para seus clientes é a internet. Oarmazenamento em servidores seguros dos arquivos digitalizados e a disponibilizaçãodesses arquivos através do site da empresa para os clientes, de maneira sigilosa(protegido por senha), possibilita rapidez no acesso ao “produto final”. Esseprocedimento evita a necessidade de envio de outras mídias para o cliente após adigitalização dos documentos.

12. Investimento

Investimento consiste na aplicação de algum tipo de recurso esperando, um retornosuperior aquele investido, em um determinado período de tempo. O investimento quedeve ser feito em um empreendimento varia muito de acordo com seu porte e com ostipos de serviços oferecidos. Para uma empresa de pequeno porte, levando emconsideração a estrutura mínima de 50 m2, estima-se o investimento inicial em R$47.800.00 (quarenta e sete mil e oitocentos reais). Com esse valor será possívelrealizar uma reforma do imóvel e desenvolver um site para divulgação da empresa eadquirir os seguintes equipamentos básicos: - Reforma do imóvel: R$ 8.000,00 - Doisscanners: R$ 6.000,00 - Três computadores: R$ 4.500,00 - Software para captura,gerenciamento, indexação, controle e recuperação dos documentos: R$ 1.200,00 -Duas impressoras: R$ 4.000,00 - Um aparelho de fax: R$ 200,00 - Um telefone: R$100,00 - Mesas, cadeiras e armários: R$ 1.800,00 - Um veículo utilitário: R$ 22.000,00É importante lembrar que muitos dos equipamentos podem ser comprados usadosbarateando ainda mais os investimentos iniciais. Os valores acima relacionados sãoapenas uma referência para constituição de um empreendimento dessa natureza. Paradados mais detalhados é necessário saber exatamente quais serviços serão oferecidos


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apital de Giro

pela empresa e qual o seu porte. Nesse sentido, aconselhamos ao empreendedorinteressado em constituir esse negócio, a realização de levantamento mais detalhadosobre os potenciais investimentos depois de elaborado seu plano de negócio (paraelaboração do plano de negócio procure o Sebrae do seu Estado). Além disso, osvalores acima irão variar conforme a região geográfica que a empresa irá se instalar,da necessidade de reforma do imóvel, do tipo de mobiliário escolhido, etc.

13. Capital de Giro

Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manterpara garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantiaimobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações decaixa.O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazosmédios recebidos de fornecedores (PMF); prazos médios de estocagem (PME) eprazos médios concedidos a clientes (PMCC).Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem,maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimosregulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito anecessidade de imobilização de dinheiro em caixa.Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão-de-obra, aluguel,impostos e outros forem maiores que os prazos médios de estocagem somada aoprazo médio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade decapital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponívelpara suportar as oscilações de caixa. Neste caso um aumento de vendas implicatambém em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado daempresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar estanecessidade do caixa.Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maioresque os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes parapagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentarpara quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissosde pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizaçõesexcessivas poderão fazer com que a empresa venha a ter problemas com seuspagamentos futuros.Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado naempresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim asvariações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas comprecisão.

Para iniciar uma empresa de pequeno porte, o capital de giro estará em torno de 20%do investimento inicial. Este montante deverá ser somado ao investimento inicial paraque o futuro empresário possa verificar o recurso total que ele deverá dispor (capitalpróprio ou de terceiros) para iniciar a operação do negócio.


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gregação de Valor

14. Custos

São todos os gastos realizados na comercialização de um bem ou serviço e que serãoincorporados posteriormente ao preço dos produtos ou serviços prestados, como:aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas de vendas, matéria-prima e insumos consumidos no processo de produção. O cuidado na administração eredução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ouserviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ouinsucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental à redução dedesperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas.Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.Os custos para uma abrir uma pequena empresa de digitalização de documentosdevem ser estimados considerando os itens abaixo: 1. Salários e pró-labore doempreendedor: R$ 7.600,00 2. Aluguel, taxa de condomínio, segurança: R$ 1.200,003. Água, luz, telefone e acesso a internet: R$ 400,00 4. Produtos para higiene elimpeza da empresa e funcionários: R$ 300,00 5. Recursos para manutençõescorretivas: R$ 500,00 6. Assessoria contábil: R$ 400,00 7. Propaganda e publicidadeda empresa: R$ 700,00 8. Aquisição de matéria-prima e material de escritório: R$4.000,00 Custos mensais: R$ 15.100,00 Lembramos que estes custos são baseadosem estimativas para uma empresa de pequeno porte. Aconselhamos ao empresárioque queira abrir um negócio dessa natureza a elaboração de um plano de negócio coma ajuda do Sebrae do seu estado no sentido de estimar os custos exatos do seuempreendimento conforme o porte e os serviços oferecidos.

15. Diversificação/Agregação de Valor

Agregar valor é dar um salto de qualidade em uma ou mais características do produtoou serviço, que de fato são relevantes para a escolha do consumidor. Não bastapossuir algo que os produtos concorrentes não oferecem. É necessário que esse algoa mais seja reconhecido pelo cliente como uma vantagem competitiva e aumente o seunível de satisfação com o produto ou serviço prestado. Além disso, para agregar valor,não basta reduzir custos, é preciso conhecer bem o mercado no qual a empresa atua,bem como as preferências dos clientes. A empresa de digitalização de documentospoderá diversificar sua atuação prestando serviços mais abrangentes como, porexemplo, o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Um sistema de GED vaimuito além da simples digitalização ou guarda de arquivos eletrônicos. O sistema tema capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. Trata-se de um grupode tecnologias dividido em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento,armazenamento, distribuição e preservação dos dados. As ferramentas de GED sãousadas para tratamento de documentos não- estruturados, ou seja, aqueles que nãoestão cadastrados em banco de dados. São documentos feitos em planilhaseletrônicas, editores de texto, imagens digitalizadas, arquivos de som e vídeo, fax,correspondências variadas e e-mails. Como gerenciar a informação é vital para a


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ivulgação

empresa, o GED está sendo observado pelos executivos de TI como uma soluçãocorporativa importante para a estratégia de negócios. Assim, por meio da intranet ouda internet, e obedecendo a níveis de acesso, as informações relevantes precisamestar disponíveis. Segundo o CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação,GED é a tecnologia utilizada para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuirconteúdos e documentos relativos a processos organizacionais. As ferramentas eestratégias do GED e permitem o gerenciamento de informações não estruturadas emuma organização, enquanto esta informação existir. Entre as diversas soluções eprocessos do GED estão: - Organização documental; - Digitalização; - Processamentode formulários; - Indexação; - Reconhecimento; - Categorização; - Gerenciamento dedocumentos; - Gerenciamento de registros; - Gerenciamento de e-mail; -Gerenciamento de som, vídeo e imagem; - Colaboração; - Gerenciamento deprocessos de negócio; - Workflow; - DRM/Segurança da Informação; -Repositórios/armazenamento; - Preservação digital; - Migração de formatos; - Busca erecuperação; - Distribuição/publicação. Neste tópico foram apresentadas apenasalgumas opções de diversificação/ agregação de valor para um empreendimento dedeigitalização de documentos. Vale ressaltar que sempre é possível propor melhorias enovidades, para isso é indicado observar hábitos, ouvir as pessoas e criar novosprodutos e novos serviços, com o objetivo de ampliar os níveis de satisfação dosclientes.

16. Divulgação

A divulgação da empresa de serviços de digitalização de documentos é fatorpreponderante para o sucesso do negócio. Muitas empresas possuem problemas nogerenciamento, armazenagem e acesso aos documentos, contudo, não estãofamiliarizadas com os serviços existentes para solução desses problemas. Outrasempresas acreditam que os serviços de digitalização são caros e demorados demaispara serem implementados. Por isso, a divulgação da empresa deve centrar-se nasolução desses problemas informando e, se possível, demonstrando para o possívelcliente a rapidez, eficiência e economias geradas pela utilização dos serviços. Asestratégias de divulgação mais adequadas para as empresas de digitalização dedocumentos são: - Participação em feiras e eventos conhecidos no setor (veja asprincipais opções no item “Eventos”); - Ações de relações públicas: preparação de“cases” de sucesso, organização de eventos (palestras, pequenas reuniões) compossíveis clientes para apresentação dos serviços e “cases”, envio de notícias (cases,projetos realizados, etc) para jornais, revistas e canais de TV com o objetivo de geraraparições da empresa nessas mídias; - Promoção da empresa e seus serviços:através de materiais gráficos (brochuras, folhetos, etc) e principalmente digitais (CD´S,DVD´S, etc), que devem ser de boa qualidade com boa apresentação; - Vendapessoal: agendamento de reuniões com possíveis clientes para apresentação daempresa, seus serviços e entrega do material promocional pessoalmente; - Marketingdireto: envio do material promocional via correio para possíveis clientes. A mídia maisadequada é aquela que tem linguagem adequada ao público-alvo, se enquadra noorçamento do empresário e tem maior penetração e credibilidade junto ao cliente.


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ivulgação / Informações Fiscais e Tributárias

17. Informações Fiscais e Tributárias

O segmento de DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, assim entendido pelaCNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 8219-9/99 comoatividade de serviço de preparo de documentos, tais como: digitação de textos,preenchimento de formulários, colocação de selos e despacho de correspondência(inclusive de material de publicidade); apoio à secretaria, redação de cartas e resumose transcrição de documentos, digitação em geral, poderá optar pelo SIMPLES Nacional- Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelasME (Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela LeiComplementar nº 123/2006, desde que a receita bruta anual de sua atividade nãoultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa R$3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais) para empresa de pequeno porte erespeitando os demais requisitos previstos na Lei.

Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições,por meio de apenas um documento fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação doSimples Nacional), que é gerado no Portal do SIMPLES Nacional (http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/):

• IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica);• CSLL (contribuição social sobre o lucro);• PIS (programa de integração social);• COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social);• ISSQN (imposto sobre serviços de qualquer natureza);• INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte patronal).

Conforme a Lei Complementar nº 123/2006, as alíquotas do SIMPLES Nacional, paraesse ramo de atividade, variam de 6% a 17,42%, dependendo da receita bruta auferidapelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção peloSIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês deatividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao númerode meses de atividade no período.

Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade conceder


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ivulgação / Informações Fiscais e Tributárias

benefícios tributários para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esseimposto), a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderáocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS.

Se a receita bruta anual não ultrapassar a R$ 60.000,00 (sessenta mil reais), oempreendedor, desde que não possua e não seja sócio de outra empresa, poderáoptar pelo regime denominado de MEI (Microempreendedor Individual) . Para seenquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme atabela da Resolução CGSN nº 94/2011 - Anexo XIII(http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/resolucao/2011/CGSN/Resol94.htm ).Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuições serão efetuados em valoresfixos mensais conforme abaixo:

I) Sem empregado• 5% do salário mínimo vigente - a título de contribuição previdenciária doempreendedor;• R$ 5,00 a título de ISS - Imposto sobre serviço de qualquer natureza.

II) Com um empregado: (o MEI poderá ter um empregado, desde que o salário seja deum salário mínimo ou piso da categoria)

O empreendedor recolherá mensalmente, além dos valores acima, os seguintespercentuais:• Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração;• Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração do empregado.

Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI terá seuempreendimento incluído no sistema SIMPLES NACIONAL.

Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opção pelo SIMPLES Nacional sempreserá muito vantajosa sob o aspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura doestabelecimento e para cumprimento das obrigações acessórias.

Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as alterações das Leis


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Geral

Gestor do Simples Nacional nº 94/2011.

18. Eventos

Segue a lista de alguns dos principais eventos relacionados ao setor no Brasil: DigitalImage & Print 13 a 16 de março de 2013 Organização: AP&S Feiras Rua Madre MariaBasília, 237 CEP 13300-003 , Itu/São Paulo - Brasil Tel: +55 (11) 4013-7979 Site:http:// www.digitalimaging.com.br/digitalimaging/pt/ Serigrafia SIGN 20 a 23 de julho de2011 Expo Center Norte - São Paulo - SPPavilhão Vermelho - Pavilhão Verde Site:http://www.serigrafiasign .com.br/ CONGRAF – Congresso Brasileiro da IndústriaGráfica 08 a 11 de outubro de 2011 Foz do Iguaçu Site: http://www.congraf.org.br/FINARQ - Fórum Internacional de Arquivologia Site:http://sinarquivo.ning.com/events/ii-forum-internacional-de Alguns eventos relacionadosao setor da informática em 2011: CSI BRAZIL Feira e Exposição da Indústria deSegurança da Informação Centro Fecomércio de EventosSão Paulo - SP 24 a 25 demaio NETCOM 2011 5ª Feira e Congresso do Setor de Redes, Telecom e InstalaçõesExpo Center Norte - Pavilhão BrancoSão Paulo - SP 28 a 30 de junho CONSUMERELETRONICS BRAZIL SHOW 2ª Feira Internacional de Consumo Eletrônico ExpoCenter NorteSão Paulo - SP 2 a 4 de agosto Para maiores informações sobre eventosdo setor consulte o SINARQUIVO: http://sinarquivo.ning.co m/events

19. Entidades em Geral

ABGD - Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de DocumentosEndereço: Calçada das Violetas, 162 – 2º andar - Centro Comercial Alphaville Barueri– São Paulo - Cep. 06453-003 Fone/Fax: (11) 4195-0966 e-mail: [email protected]: http://www.abgd.org.br/ ABGI – Associação Brasileira do Gerenciamento daImagem e Informação Endereço: Rua Linhares de Lacerda , 68 - Sto Amaro Cep:05869 - 238 , São Paulo - SP Tel: 55 11 3487-4103 Site: www.abgi.org.br E-Mail:[email protected] CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos Endereço: Praça daRepública, 173Rio de Janeiro, RJ - 20211-350Tel. (55) (21) 2179-1271 Site:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br ABIGRAF - Associação Brasileira daIndústria GráficaEndereço:Rua do Paraíso, 529Paraíso - São Paulo – SP, CEP: 04103-000Fone: (11) 3232-4500Fax: (11) 3232-4550E-mail: abigra [email protected] ABTG -Associação Brasileira de Tecnologia GráficaTelefone: (011) 2797 6700 E-mail:[email protected] Site: www.abtg.org.br AIIM - Association for Information and ImageManagement http://www.aiim.org/


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20. Normas Técnicas

Norma técnica é um documento, estabelecido por consenso e aprovado por umorganismo reconhecido que fornece para um uso comum e repetitivo regras, diretrizesou características para atividades ou seus resultados, visando a obtenção de um grauótimo de ordenação em um dado contexto. (ABNT NBR ISO/IEC Guia 2).

Participam da elaboração de uma norma técnica a sociedade, em geral, representadapor: fabricantes, consumidores e organismos neutros (governo, instituto de pesquisa,universidade e pessoa física).

Toda norma técnica é publicada exclusivamente pela ABNT – Associação Brasileira deNormas Técnicas, por ser o foro único de normalização do País.

1. Normas específicas para uma Empresa de Digitalização de Documentos

Não existem normas específicas para este negócio.

2. Normas aplicáveis para uma Empresa de Digitalização de Documentos

ABNT NBR 15842:2010 - Qualidade de serviço para pequeno comércio – Requisitosgerais.

Esta Norma estabelece os requisitos de qualidade para as atividades de venda eserviços adicionais nos estabelecimentos de pequeno comércio, que permitamsatisfazer as expectativas do cliente.

ABNT NBR 12693:2013 – Sistemas de proteção por extintores de incêndioEsta Norma estabelece os requisitos exigíveis para projeto, seleção e instalação de


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extintores de incêndio portáteis e sobre rodas, em edificações e áreas de risco, paracombate a princípio de incêndio.

ABNT NBR 5410:2004 Versão Corrigida: 2008 - Instalações elétricas de baixa tensão

Esta Norma estabelece as condições a que devem satisfazer as instalações elétricasde baixa tensão, a fim de garantir a segurança de pessoas e animais, o funcionamentoadequado da instalação e a conservação dos bens.

ABNT NBR ISO IEC 8995-1:2013 - Iluminação de ambientes de trabalho - Parte 1:Interior

Esta Norma especifica os requisitos de iluminação para locais de trabalho internos e osrequisitos para que as pessoas desempenhem tarefas visuais de maneira eficiente,com conforto e segurança durante todo o período de trabalho.

ABNT NBR IEC 60839-1-1:2010 - Sistemas de alarme - Parte 1: Requisitos gerais -Seção 1: Geral

Esta Norma especifica os requisitos gerais para o projeto, instalação, comissionamento(controle após instalação), operação, ensaio de manutenção e registros de sistemas dealarme manual e automático empregados para a proteção de pessoas, de propriedadee do ambiente.

ABNT NBR 5419-1:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas -Parte 1: Princípiosgerais

Esta Parte da ABNT NBR 5419 estabelece os requisitos para a determinação deproteção contra descargas atmosféricas.

ABNT NBR 5419-2:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 2:Gerenciamento de risco

Esta Parte da ABNT NBR 5419 estabelece os requisitos para análise de risco em umaestrutura devido às descargas atmosféricas para a terra.


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ABNT NBR 5419-3:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 3: Danosfísicos a estruturas e perigos à vida

Esta Parte da ABNT NBR 5419 estabelece os requisitos para proteção de umaestrutura contra danos físicos por meio de um SPDA - Sistema de Proteção contraDescargas Atmosféricas - e para proteção de seres vivos contra lesões causadaspelas tensões de toque e passo nas vizinhanças de um SPDA.

ABNT NBR 5419-4:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 4: Sistemaselétricos e eletrônicos internos na estrutura

Esta Parte da ABNT NBR 5419 fornece informações para o projeto, instalação,inspeção, manutenção e ensaio de sistemas de proteção elétricos e eletrônicos(Medidas de Proteção contra Surtos - MPS) para reduzir o risco de danos permanentesinternos à estrutura devido aos impulsos eletromagnéticos de descargas atmosféricas(LEMP).

ABNT NBR 9050:2015 - Acessibilidade a edificações, mobiliário, espaços eequipamentos urbanos

Esta Norma estabelece critérios e parâmetros técnicos a serem observados quanto aoprojeto, construção, instalação e adaptação do meio urbano e rural, e de edificações àscondições de acessibilidade.

21. Glossário

Os termos a seguir foram extraídos do site: http://www.ged.net.br AcervoTotalidadedos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.AcessibilidadeFacilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital.AcessoDireito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informação.AgregaçãoÉ o processo de possibilitar a inserção de dados de criação / autoria atravésde diferentes ferramentas e sistemas. AIIM (Association for Information and ImageManagement)Entidade americana que oferece educação, pesquisa e as melhorespráticas para ajudar as organizações a encontrar, controlar e otimizar suasinformações. AnexoUm objeto digital que segue junto com a mensagem de correioeletrônico ou com um fluxo de trabalho. Armazenamento / storageGuarda dedocumentos digitais em dispositivos de memória não volátil. Arquivo digitalConjunto debits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador earmazenada em suporte apropriado. Assinatura digitalModalidade de assinatura


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eletrônica resultante de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografiae permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Os atributosda assinatura digital são: a) ser única para cada documento, mesmo que o signatárioseja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificaçãoda integridade; d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, umavez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada quegerou a assinatura. Assinatura eletrônicaGeração, por computador, de qualquersímbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduopara ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo.AtualizaçãoTécnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte paraoutro, sem mudar sua codificação, para evitar perdas de dados provocadas pordeterioração do suporte. AutenticidadeCredibilidade de um documento enquantodocumento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livrede adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. Autoridade certificadora(AC)Organização que emite certificados digitais obedecendo às práticas definidas naInfraestrutura de Chaves Públicas (ICP). Autoridade de registro (AR)Organização quedistribui certificados digitais aos usuários finais mediante processo de identificaçãoestabelecido nas práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). B2B(Business to Business)Processo estruturado de troca de informações entre parceiroscomerciais (a partir de redes privadas ou da Internet) para criar e transformar relaçõesde negócios. B2C (Business to Consumer)É o comércio efetuado entre empresaprodutora, vendedora ou prestadora de serviços e o consumidor final, através daInternet. Banco de dados1 Ambiente computacional composto por: a) dadosestruturados em bases relacionadas entre si, de acordo com um modelo de dados; b)regras que definem as operações válidas sobre os dados e garantem sua integridade.2 Sistema gerenciador de banco de dados (SGBD): software que implementa o bancode dados e permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão,alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários,cópia erestauração de dados, alterações no modelo de dados). Base de dadosConjunto dedados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e validação, eadministrados por um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD). BPM(Business Process Management)Gerenciamento de Processos de Negócio, conceitoque une tecnologia da informação e gestão de negócios, com foco na otimização dosresultados das empresas por intermédio da melhoria dos processos de negócio. BPM éuma das tecnologias que compõem o GED. CaptureAcelera processos de negócioatravés da captação de documentos e formulários, transformando-os em informaçõesconfiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações denegócios. Carimbo digital de tempoCódigo binário, incorporado a um documento, queregistra data e hora em que ocorreu um evento, como criação, recebimento, leitura,modificação ou eliminação. É uma forma de autenticação do documento.CategorizaçãoPossibilita a organização de documentos, páginas web e outrosconteúdos em um agrupamento lógico baseado no próprio conteúdo. CDIA+ (CertifiedDocument Imaging Architect)Certificação que reconhece uma pessoa como capacitadaa coletar requisitos de negócios, analisar processos, recomendar ou desenvolversoluções e planejar implementações de gerenciamento de documentos e imagens. CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory)Disco óptico criado por um processo demasterização, usado para distribuir informação apenas de leitura. CENADEM (CentroNacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação)Centro de divulgação


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de novas tecnologias relacionadas a GED, extinto em 2010. CertificaçãodigitalAtividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza peloestabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave decriptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimentoé inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora. CertificadodigitalConjunto de dados de computador, gerados por uma autoridadecertificadora(AC), que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível,a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica,máquina ou aplicação. Chave privadaChave matemática formada por uma sequênciade dígitos usada para criptografia assimétrica e criada em conjunto com a chavepública correspondente, que deve ser mantida em segredo pelo portador. Usada paraassinar, digitalmente, documentos, assim como para decifrar aqueles criptografadoscom a chave pública correspondente. Chave públicaChave matemática formada poruma sequência de dígitos usada para criptografia assimétrica e criada em conjuntocom a chave privada correspondente, disponibilizada, publicamente, por certificadodigital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Também pode ser usada paracriptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privadacorrespondente. Check In-Check OutSolução que gerencia a quantidade de pessoasque podem trabalhar em um documento ao mesmo tempo. CMS ( ContentManagement System)Sistema gestor de sites, portais e intranets que integraferramentas necessárias para criar, gerir (editar e inserir) conteúdo em tempo real, sema necessidade de programação. ColaboraçãoFerramentas (autoria colaborativa,videoconferência, quadros compartilhados etc.) que permitem aos usuáriostrabalharem o mesmo conteúdo em um ambiente comum. COLD/ERMPossibilita querelatórios sejam gerados e gerenciados em forma digital. Podem ser feitas anotaçõessobre o relatório sem afetar o documento original. COM (Computer Output toMicrofilm)Como o próprio nome diz o sistema COM é a saída direta de Computador emMicrofilme, esse sistema é responsável pela emissão das microfichas. ComponentedigitalObjeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais e os metadadosnecessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, que requerdeterminadas ações de preservação. CompressãoTécnica usada para reduzir onúmero de bits em um arquivo de imagem digital, como JPEG e Tiff . Controle deversãoProcedimentos para identificar o autor e as seqüências de diferentes versões deum documento. ConversãoTécnica de migração que pode se configurar de diversasformas, tais como: 1. conversão de dados: mudança de formato; 2. conversão desistema computacional: mudança do modelo de computador e de seus periféricos.Correio eletrônico / e-mailSistema usado para criar, transmitir e receber mensagenseletrônicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores.CriptografiaMétodo de codificação de dados com base em algoritmo específico e chavesecreta, de forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer a formaoriginal dos dados. Criptografia assimétricaMétodo de criptografia que utiliza um par dechaves diferentes que se relacionam, matematicamente, por meio de um algoritmo, demodo que o texto cifrado por uma chave só possa ser decifrado pela outra que formacom ela um par. As duas chaves envolvidas na criptografia assimétrica sãodenominadas chave pública e chave privada. Criptografia simétricaMétodo decriptografia que utiliza uma chave simétrica, de maneira que o texto seja cifrado edecifrado com esta mesma chave. CRM (Customer relationship management)Conjuntode ferramentas que automatizam o relacionamento com clientes.


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proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.DadoRepresentação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo passível deser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática. DataWarehouseSistema utilizado para armazenar informações relativas às atividades deuma empresa em bancos de dados, de forma consolidada. Design de entradaModelosusados para habilitar autores para facilmente inserir conteúdo em um sistemacustomizado, baseado no tipo e formato do conteúdo que será inserido. DI (DocumentImaging)É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meiofísico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada paraconversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhosscanners. DigitalizaçãoConversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme,outros) para um suporte em formato digital, visando tornar dinâmicos o acesso e adisseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens pordiversas pessoas (podendo ser em localidades distintas). Disco ópticoMídia que aceitae retém informação na forma de marcas ou densidade de modulação numa camada degravação que pode ser lida com um feixe de luz óptico. DM (DocumentManagement)Gerenciamento de Documentos. É a tecnologia que permite gerenciarcom mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentoseletrônicos.Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações(autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out eversionamento. Documento digitalInformação registrada, codificada em dígitosbinários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. DocumentoeletrônicoInformação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários,acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico. DVD (Digital VersatileDisc)Disco óptico de 120 mm no qual é possível armazenar vídeo, áudio, imagens edados. Disponível nos formatos R, RW, e ROM. eBusinessTermo utilizado paraidentificar os negócios efetuados por meio eletrônico, geralmente na Internet. Muitasvezes é associado ao termo comércio eletrônico. ECM (Enterprise ContentManagement)Conjunto de tecnologias utilizadas para gerência do ciclo de vida dasinformações não- estruturadas de uma empresa, contemplando as fases decriação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte,distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento. Na prática, é a mesma coisa queGED EDI (Electronic Data Interchange)Solução para troca estruturada de informaçõesatravés de redes de dados (internet, por exemplo) EmulaçãoEstratégia de preservaçãodigital que se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer umatecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando asmesmas entradas e produzindo as mesmas saídas. Escaner / scannerPeriférico deentrada que digitaliza imagens, fotos e textos impressos e transfere para ocomputador, um processo inverso ao da impressora. ExportaçãoProcesso detransferência de dados de um sistema informatizado para outro, podendo haverconversão. FitaMídia de armazenamento magnética. Tamanhos padrão são 8mm, 1/8polegada, ¼ polegada, ½ polegada, 4mm DAT (Digital Áudio Tape) e DTL (DigitalLinear Tape) em rolos ou cassetes. Formato de arquivoEspecificação de regras epadrões descritos, formalmente, para interpretação dos bits constituintes de umarquivo digital. Os formatos de arquivo podem ser:1. aberto, quando as especificaçõessão públicas (p. ex.: .xml, .html, .odf, .rtf, .txt e .png); 2. fechado, quando asespecificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: .doc); 3. proprietário,quando as especificações são definidas por uma organização que mantém seus


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pdf, .jpeg, .doc e .gif); 4. padronizado, quando as especificações são produzidas porum organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p. ex.:.xml, .pdf/A). Forms Processing - Processamento de formuláriosTecnologia quepossibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos dedados, automatizando o processo de digitação.Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR ( Optical Character Recognition) para oreconhecimento automático de caracteres. Gartner GroupO Gartner Group é umaempresa de pesquisa e assessoria que ajuda mais de 10.500 empresas clientes aentender tecnologia e desenvolver seus negócios. Suas áreas de negócio sãopesquisa, consultoria, métricas, eventos e publicações. Gerenciamento de DireitosDigitaisPermite a distribuição segura e desabilita a distribuição ilegal de conteúdo nãoautorizado. HCRTecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritospara conversão em código ACSII. ICR (Intelligent CharacterRecognition)Reconhecimento Inteligente de Caracteres. Forma avançada de OCR queinclui capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto parafortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteresmanuscritos. Identificador únicoCódigo gerado automaticamente que identifica odossiê, processo ou item documental de maneira a distingui-lo dos demais. IDM(Integrated Document System)Corresponde ao Document Management, um doscomponentes do GED. IndexaçãoDefinição de atributos específicos de um documento /registro da base de dados para facilitar a busca. InfoimagemFeira / congresso anualcujo objetivo é disseminar o ECM - Enterprise Content Management e GED –Gerenciamento Eletrônico de Documentos e tecnologias associadas. Infraestrutura dechaves públicas (ICP)Conjunto de técnicas, práticas e procedimentos que estabelecemos fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digitalbaseado em chave pública. Normalmente, é constituído por uma cadeia de autoridadescertificadoras composta pela autoridade certificadora raiz (AC raiz), pelas demaisautoridades certificadoras (AC) e pelas autoridades de registro (AR). KM (KnowledgeManagement)Gestão do Conhecimento. Método e ferramentas de software quepermitem identificar os conhecimentos da empresa para os organizar e divulgar.Magneto-ópticoGravar dados usando combinação de meios ópticos e magnéticos paratrocar a polaridade de um campo magnético na mídia de gravação. Os dados podemser apagados ou regravados. Marca d’água digitalMarca que serve para distinguir umaimagem digital com informação sobre sua proveniência e características, utilizada paraproteger a propriedade intelectual.As marcas d’água sobrepõem, no mapa de bits deuma imagem, um desenho complexo, visível ou invisível, que só pode ser suprimidomediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida. MensagemeletrônicaDocumento digital criado ou recebido por meio de um sistema de correioeletrônico. Às vezes, vem acompanhado de anexos que são transmitidos com amensagem. MicrofilmagemSistema de gerenciamento e preservação de informações,mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico.Microfilme(Cartão-janela, microficha, jaquetas, rolo de 16mm) – 1 - Grão fino de filmede alta resolução destinado a registrar imagens reduzidas em relação ao tamanhooriginal. 2- Microforma no formato de tira ou rolo. O registro micrográfico em um filme.MigraçãoConjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dosobjetos digitais de serem acessados apesar das mudanças tecnológicas. A migraçãoconsiste na transferência de um objeto digital: a) de um suporte que está se tornandoobsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; b) de um


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formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataformacomputacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A migração podeocorrer por conversão, atualização ou reformatação. NASPode ser parte da SAN.Armazenamento direto no Hard Disk ligado a rede de trabalho para possibilitar acessoà informação. Objeto digitalUma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo doobjeto e de seus metadados associados. A anatomia do objeto digital é percebida emtrês níveis: 1. nível físico – refere-se ao objeto digital enquanto fenômeno físico queregistra as codificações lógicas dos bits nos suportes. Por exemplo, no suportemagnético, o objeto físico é a sequência do estado de polaridades (negativa e positiva)e, nos suportes ópticos, é a sequência de estados de translucidez (transparência eopacidade); 2. nível lógico – refere-se ao objeto digital como um conjunto desequências de bits, que constitui a base dos objetos conceituais; 3. nível conceitual –refere-se ao objeto digital que se apresenta de maneira compreensível para o usuário,como, por exemplo, o documento visualizado na tela do computador. OCR (OpticalCharacter Recognition)Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivode imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de textoimpresso e obter um arquivo de texto editável. O&M (Organização e Métodos)Áreaclássica da administração que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivoprincipal aperfeiçoar o funcionamento das organizações. OMR (Optical MarkRecognition)Reconhecimento Óptico de Marca. Detecta presença ou ausência demarcas em áreas definidas, usado para processar questionários, testes padronizadosetc. PDF (Portable Document Format)É um formato de arquivo, desenvolvido pelaAdobe Systems, para representar documentos de maneira independente do aplicativo,do hardware e do sistema operacional usados para criá-los. PersonalizaçãoRelacionao conteúdo ao indivíduo. PKIHabilita a troca segura de conteúdo através do uso de umpar de chaves pública e privada criptografada, obtida por autoridade confiável. RAID(Redundant Array of Independent Drives)Conjunto Redundante de DiscosIndependentes ou também Conjunto Redundante de Discos Econômicos. É um meiode se criar um sub-sistema de armazenamento composto por vários discos individuais,com a finalidade de ganhar segurança e desempenho. Recuperação dainformaçãoProcesso de pesquisa, localização e apresentação de documentos em umsistema de informação. A pesquisa é feita por meio da formulação de estratégias debusca para identificação e localização de documentos e/ou seus metadados. Aapresentação pode se dar por visualização em tela, impressão, leitura de dados deáudio e/ou vídeo. Reformatação1 Técnica de migração que consiste na mudança daforma de apresentação de um documento para fins de acesso ou preservação dosdados, como, por exemplo, a impressão ou transformação de documentos digitais emmicrofilme (tecnologia COM) ou a transferência de documentos de um sistemacomputacional para uma mídia móvel (tecnologia COLD). 2 Supressão de todos osdados de uma unidade de armazenamento. RepositóriosParte do sistema deDocument Management. Funcionalidade específica para controlar o check in/out dematerial, controle de versão e pesquisa junto a atributos definidos.RetrievalProcedimento de busca e extração de registros e conteúdo na base de dados.RIM (Records and Information Management)É o gerenciamento do ciclo de vida dedocumentos / informações, independente da mídia em que se encontrem. Através deum sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção,disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelasde temporalidade. RM (Records Management)É o nome de uma tecnologia de GED


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onde são gerenciados o ciclo de vida de documentos / informações, desde sua criaçãoaté a guarda permanente ou expurgo. SANRede de trabalho de alta velocidade queconecta sistemas de computadores e elementos de armazenamento e permitemovimento de dados entre sistema de computadores e elementos de armazenamentoe entre elementos de armazenamento. SCM (Supply ChainManagement)Gerenciamento da cadeia de suprimentos. Sistema pelo qualorganizações e empresas entregam seus produtos e serviços aos seus consumidores,numa rede de organizações interligadas. Sistema de informaçãoConjunto organizadode políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais queproduzem, processam, armazenam e possibilitam acesso à informação. SuporteBasefísica sobre a qual a informação é registrada. Syndication (Associação)Provisão deconteúdo para reutilizar e integração com outros materiais, geralmente por meio depagamento de assinatura. TransformaçãoA troca de formato de um conteúdo paraoutro, conforme necessário à distribuição. Trilha de auditoria / audit trailConjunto deinformações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas deintervenção no documento arquivístico digital ou no sistema computacional. WCM(Web Content Management)Sistema que integra todos os componentes necessáriospara o total controle da informação, acesso e publicação.Possui recursos queasseguram a criação, revisão e publicação correta do conteúdo via Web.WebFormFormulário desenhado, gerenciado e completamente processado numambiente eletrônico. Workflow - Fluxo de trabalhoÉ a seqüência de passos necessáriospara que se possa atingir a automação de processos de negócio, conforme conjuntode regras definidas, envolvendo noção de processos, permitindo que estes possam sertransmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras. XML(eXtensible Mark-up Language)É um sistema padrão simples para criar códigos dereferência. Enquanto o HTML é composto por um conjunto fixo de elementos, o XML éum esquema mais flexível para descrever a estrutura de dados.

22. Dicas de Negócio

A realização de parcerias com empresas existentes para realização de serviços quenão serão oferecidos no início da operação pode ser interessante para que o a novaempresa não perca clientes no início de suas atividades. No momento oportuno, anova empresa poderá estruturar-se para ela mesma prestar todos os serviços aosclientes. A contratação de leasing para a aquisição ou o aluguel dos equipamentos(principalmente scanners e computadores) pode ser uma dica interessante para oinício da operação, pois diminui a necessidade de capital inicial. Posteriormente oempresário poderá adquirir os equipamentos em definitivo. A utilização de programascom pagamento de assinatura mensal também preservam parte do capital inicial. Alémdisso, como esse setor apresenta uma concorrência significativa, é importante que oempreendedor: 1)Fique atento aos clientes e ao mercado ao seu redor, percebadeficiências e faça delas oportunidades de novos negócios; 2)Busque informaçãosobre o segmento e sobre as condições do mercado, esteja sempre atualizado,identifique seu público; 3)Tenha noção de gestão, ou seja, não despreze a importânciade fazer contas, planejar como vai administrar o próprio negócio; 4)Procure


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estabelecer parcerias, otimize seu tempo, espaço e dinheiro. Outra estratégiainteressante, neste caso para divulgação do negócio, é a participação nas maisdiversas feiras e eventos sobre o setor que trazem novidades sobre os equipamentos epermitem conhecer melhor o próprio mercado e os concorrentes.

23. Características

Para atuar no segmento de digitalização de documentos, o empreendedor precisaantes de tudo, conhecer e gostar de tecnologia relacionada à atividade. Precisa estaratento e atualizar-se constantemente sobre as tendências e novidades tecnológicasque influenciarão o segmento (hardware e software). Formação superior nas áreas deinformática, ou arquivologia, ou biblioteconomia, ou administração de empresas, ouexperiência no segmento são desejáveis para o empreendedor. Além disso, outrosconhecimentos, habilidades e atitudes são importantes para auxiliar nodesenvolvimento do negócio: - Habilidade de comunicação e convencimento; -Facilidade para falar em público; - Detalhamento, atenção e organização; -Persistência e determinação; - Liderança e trabalho em equipe; - Controle rigoroso dequalidade; - Negociação. Além disso, é importante que o empreendedor tenha aptidãopara o negócio e vontade de aprender buscando informações em centros tecnológicos,cursos, livros e revistas especializadas ou junto a pessoas que atuam na área. Éimportante ressaltar que pesquisando e observando seus concorrentes, conhecendobem o gosto de seus clientes, o empreendedor conseguirá desenvolver novos projetose novos produtos para dilatar o seu mercado consumidor.

24. Bibliografia

LIVROS AVEDON, Don. Ged de A a Z – Tudo sobre GED. São Paulo: CENADEM,1999. 200p. CAVALCANTI, Marcos; VALLE, Rogerio; BALDAM, Roquemar. Ged -Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo: Érica. D’ALLEYRAND, Marc.Workflow em Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Imagens. São Paulo:CENADEM, 1995. 112p. SCHANTZ, Hebert. Planejamento de Instalações paraSistemas de Processamento Eletrônico de Imagens de Documentos. São Paulo:CENADEM, 1995. 123 p. SILVA, Antonio Paulo de Andrade e (Editor). Processamentoeletrônico de imagens: tecnologia e sistemas. São Paulo: CENADEM, 1993. 138p.SILVA, Rubens Ribeiro Gonçalves. Manual de Digitalização de Acervos. Salvador:EDUFBA. STARBIRD, Robert W; VILHAUER, Gerald C. Como tomar a decisão deimplantar a tecnologia do gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo:CENADEM, 1997. 158p. STRINGHER, Ademar. Aspectos legais da documentação emmeios micrográficos, digitais e eletrônicos. São Paulo: CENADEM, 2003. 242p.PERIÓDICOS Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação:http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/a... Document Managementhttp://www.docmanagement.com.br EmQuestão


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Canais de D


apital de Giro / C




Geral / N

ormas Técnicas /

Prisma.com http://prisma.cetac.up.pt/ SITES http://www.empregabrasil.org.br/http://www.observatoriodaimprensa.com.br...http://www.printondemand.com.br/home.php http://www.ged.net.br Acesso em 10 dejulho de 2011 http://sinarquivo.ning.com/ Acesso em 10 de julho de 2011 http://www.digitalimaging.com.br/digitalimaging/pt/ Acesso em 10 de julho de 2011http://www.idoc.inf.br/ Acesso em 15 de julho de 2011 http://brazil.emc.com/products/category/sdk-driver.htm Acesso em 16 de julho de 2011http://pegntv.globo.com/Pegn/0,6993,LIR321097-5027,00.html Acesso em 20 de julhode 2011 http://www.dig italizacaodedocumentos.srv.br/ Acesso em 20 de julho de 2011http://www.portalcorreio.com.br/noticias/matLer.asp?newsId=187755 Acesso em 22 dejulho de 2011 http://itweb.com.br/voce-informa/digitalizacao-d e-documentos-cresce-no-mercado-brasileiro/ Acesso em 25 de julho de 2011 http://www.abgd.org.br/AABGD/DadosdoSetor.aspx Acesso em 25 de julho de 2011http://g1.globo.co m/economia/pme/noticia/2011/07/empresario-cria-programa-para-agilizar-digitaliza cao-de-documentos.html Acesso em 25 de julho de 2011 VÍDEOSGlobo Vídeos – Digitalização de Documentos:http://video.globo.com/Videos/Player/Not... ITEC – Instituto de Tecnologia emInformática e Informação do Estado de Alagoas http://www.itec.al.gov.br/biblioteca-de-... YouTube http://br.youtube.com/watch?v=waJvZ3kEyT...

25. URL

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-um-servi%C3%A7o-de-digitaliza%C3%A7%C3%A3o-de-documentos


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como montar um serviço de digitalização de documentos

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