Consultas en Access:

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la

pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:

De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón

De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla

De acción: altera el contenido de registros en una única operación

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de

que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta

esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una

gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente

reflejarán esas alteraciones.

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas

en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos específicos de tablas específicas;

Seleccionar informaciones vía criterios;

Mostrar las informaciones en varios órdenes;

Obtener datos de varias tablas simultáneamente;

Calcular totales;

Crear formularios e informes;

Crear otras consultas y gráficos.

Hacer una nueva consulta:

La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando

Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le

permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la

consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto

de consultas como de informes, formularios, etc.

Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la

ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y

pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta

seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.

Adicionar campos a la consulta:

Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos

picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los

campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior.

También es posible adicionar un campo seleccionándolo desde el Campo en el área inferior. Basta

abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de inserción está posicionado en el

área del Campo y elegir entre los campos listados.

Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente seleccionar

todos los campos. Hay un atajo para esta tarea: basta picar dos veces en la barra de título de la

tabla. Otro método consiste en el arrastre de la línea de la tabla para algún campo de la parte

inferior. Mientras tanto, en este caso él arrastra toda la tabla y produce un efecto secundario

interesante: en caso que la tabla vaya a ser alterada en su estructura, por adición/exclusión de

campos, no será necesario rehacer la consulta. Por otro lado, campos QBE basados en asterisco no

admiten criterio de clasificación y selección.

Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo

seleccionado, en la parte superior, para el campo que quedará a la derecha del campo insertado.

Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posición. Para

eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL. Para remover todos los campos de la planilla use

la opción Borrar cuadrícula del menú Edición.

El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. Muchas veces ese

nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en

la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos puntos. Ejemplo: Cargo: Código del cargo.

Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad.

Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya necesidad de

mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo participa de la llave de clasificación.

En este caso basta desactivar la marca de Mostrar R correspondiente en la planilla QBE.

Relaciones en Access:

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de

una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y

espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con

tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio

previo del diseño de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar

un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave

principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla

principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).

Tipos de relaciones:

Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un

único registro de la otra tabla y viceversa.

Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar

relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla

(tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla

secundaria).

Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de

un registro de la otra tabla y viceversa.