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CONTENIDO

Manual de Procedimientos del

Departamento de Inventarios Almacén y Seguros

No. Procedimiento Código

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Para la Recepción, Registro y Resguardo de Bienes Consumibles en el Almacén. Para la Salida de Bienes Consumibles del Almacén Para la Toma del Inventario Físico de Consumibles, Accesorios y Refacciones en el Almacén Institucional. Para la Disposición Final y Baja de Bienes Muebles Para la Venta de Bienes Muebles por Adjudicación Directa. Para la Donación de Bienes Muebles Para el Aseguramiento de Bienes Para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles en Oficinas Centrales. Para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles en las Unidades Operativas de zona Metropolitana y Foránea.

PR-DEIAYS-001-A3

PR-DEIAYS-002-A1

PR-DEIAYS-003-A2

PR-DEIAYS-004-A1

PR-DEIAYS-005-A1

PR-DEIAYS-006-A1

PR-DEIAYS-007-A2

PR-DEIAYS-008-A2

PR-DEIAYS-009-A1

Centros de Integración Juvenil, A.C.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN

CODIGO: PR-DEIAYS-001-A3

ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1

INDICADORES

1

NOTACIONES Y DEFINICIONES

2

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

4

MATERIALES

5

REFERENCIAS

6

PROCEDIMIENTO

7

DIAGRAMA DE FLUJO 11

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Abril 2017 Mayo 2017 U:/001 INVENTARIOS

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-001-A3

Vigencia Mayo 2017 a Mayo 2019

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL

ALMACÉN

1 de 18

OBJETIVO

Recibir, registrar custodiar y controlar los bienes de consumo adquiridos por Centros de

Integración Juvenil, A.C., a través del Sistema de Inventarios y Almacén y de la realización

de inventarios físicos, así como llevar a cabo el aprovechamiento de los espacios físicos

destinados al almacenamiento de consumibles, con la finalidad de agilizar las acciones que

permitan un control confiable del ingreso, acomodo, ubicación y registro de los bienes que

se reciben hasta su utilización.

ALCANCE

Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Dirección General, Direcciones

Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Órgano Interno de Control, Coordinaciones

Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de

Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Departamentos.

INDICADORES

1. Rotación de Inventarios

Objetivo Identificar que la rotación de inventarios sea la adecuada.

Responsable de Obtenerlo: Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

Periodicidad: Semestral

Unidad de Medición: Total de unidades de salidas de un mismo producto, sobre la

suma del total de unidades en el inventario inicial y total de entradas del mismo

producto.

Fuentes de Información: Se establecerá como muestra, los 20 principales artículos

cuyo consumo sea representativo en unidades y en importes; comprendiendo en la

muestra, 10 para unidades y 10 para importes.

2. Tiempos de Reposición de Inventario

Objetivo: Conocer el punto de re-orden de cada bien.


Periodicidad: Trimestral




ALMACÉN

2 de 18

Unidad de Medición: Tiempo de reposición para un producto (TRI) = Al tiempo final

(TF, tiempo de entrega de material por el proveedor) menos el Tiempo Inicial (TI,

tiempo de solicitud del producto al proveedor).

Fuentes de Información: Se establecerá como muestra, el 100% de los artículos de

cada grupo en el Almacén.

3. Confiabilidad en el Registro de Movimientos del Inventario

Objetivo: Determinar la confiabilidad de los registros.


Periodicidad: Trimestral

Unidad de Medición: Reportes de existencias por bien o insumo del sistema

informático del inventario inicial y las entradas, menos las salidas del insumo tomadas

de los documentos fuente (facturas, solicitudes, bajas).

Fuentes de Información: Lo reportado e ingresado al sistema de control, así como los

documentos fuente (facturas, solicitudes, bajas).


Almacén: Es la unidad de servicio y el espacio físico en Centros de Integración Juvenil,

A.C., que bajo la normatividad establecida, recibe, resguarda, controla y entrega los bienes

que son adquiridos para facilitar el cumplimiento de las funciones de las áreas que integran

la Entidad.

Alta de Bienes: Es el registro de los bienes consumibles en el Sistema de Inventarios y

Almacén (SIA) que ingresan al almacén al momento de ser adquiridos.

Áreas Requirentes: Se refiere a la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,

Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de

Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios

de Heroína y Departamentos.




ALMACÉN

3 de 18

Consumibles: Son los bienes de uso que por su utilidad en el desarrollo de las actividades

institucionales, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro

global dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Son cuatro tipos: consumibles:

papelería, consumibles informáticos, consumibles de formatería y limpieza.

Inventario: Es el inventario anual, realizado a todos los bienes que se encuentran en

resguardo del almacén a fin de verificar la existencia arrojada por el sistema.

Inventario Selectivo: Es el inventario periódico y parcial, realizado mediante un muestreo

selectivo de los bienes que se encuentran en resguardo del almacén, a fin de detectar errores,

pérdidas o desviaciones, con respecto a la existencia arrojada por el sistema.

SIA: Es el Sistema de Inventarios y Almacén para el registro y control informático de los

bienes consumibles.




ALMACÉN

4 de 18


Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros

Recibirá, controlará y resguardará los materiales y bienes ingresados al Almacén,

cuidando que los procesos de suministro y distribución se realicen con eficiencia, para

que los materiales y bienes lleguen oportuna y confiablemente a los usuarios,

optimizando la administración y la operación centralizada de los almacenes.

Informará a las áreas requirentes, en tiempo y forma, que el material ha ingresado al

Almacén, para que se proceda a su revisión, validación y retiro, en su caso, el área

requirente procederá con los trámites necesarios ante el Departamento de Adquisiciones

para su cambio o reposición.

Establecerá y promoverá las políticas y lineamientos para el manejo de almacenes a

través de contratos abiertos para adquirir bienes (máximos y mínimos) de acuerdo al

artículo 43 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público,

y la elaboración de los requerimientos anuales de compra.

Proporcionará a las áreas que concentran su material en el almacén, los reportes de

existencias mensuales, para que tomen las medidas pertinentes para evitar material

rezagado y obsoleto.

Verificará que el acomodo del material y bienes dentro del Almacén se realice de

acuerdo a los lugares previamente establecidos, así como el correcto marbeteo de los

mismos.

Personal de Almacén

Recibirá el material y los bienes que ingresan al Almacén en los horarios establecidos y

los notificará a los proveedores y personal de la Institución.

Realizará la recepción de materiales en los Almacenes Institucionales de la siguiente

manera:

Miércoles, de 09:00 a 15:00 horas, en el Almacén ubicado en Mier y Pesado, No.

141, Col. Del Valle.




ALMACÉN

5 de 18

Jueves, de 10:00 a 15:00 horas, en el Almacén ubicado en Chimalpopoca N.119,

Barrio la Asunción, Delegación Iztacalco.

Se podrá recibir material en los almacenes institucionales el resto de los días

laborales de la semana, siempre y cuando sea por necesidades institucionales y se

solicite por oficio y/o correo electrónico al Jefe/a del Departamento y/o Subjefe/a de

Departamento.

Realizará la verificación física del material y los bienes tanto en cantidad como en los

siguientes aspectos:

1.- Que se encuentren en buen estado;

2.- Que la vigencia de caducidad no este próxima a vencerse; o

3.- Que tenga una mala presentación.

Trasladará y acomodará el material y bienes que ingresan al Almacén de acuerdo al

espacio destinado para cada uno.

Vigilará que el acceso al Almacén sea restringido para personal ajeno a la Institución.

Mantendrá acomodados y ordenados los materiales y bienes en el lugar correspondiente

para su fácil ubicación y retiro.

Mantendrá todas las áreas del Almacén en buen estado de acomodo, orden y limpieza.

Áreas Requirentes

Revisarán y validarán el material solicitado una vez que haya ingresado al Almacén

conjuntamente con el encargado éste, asimismo; notificará mediante oficio al

Departamento de Adquisiciones en caso de que el material no cumpla con lo

especificado en la requisición.




ALMACÉN

6 de 18

Departamento de Adquisiciones

Entregará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, la información necesaria

para la recepción de los materiales y bienes que ingresarán al Almacén, tales como los

contratos establecidos con los Proveedores, y en su caso, los modificatorios de los

mismos para que al momento de realizar la recepción del material, se tenga

conocimiento de las modificaciones al Contrato original.

Dará seguimiento conjuntamente con las áreas requirentes y los proveedores, al

incumplimiento en las características solicitadas por las áreas requirentes, para lo cual

informará mediante copia de oficio enviado al proveedor, al Departamento de

Inventarios, Almacén y Seguros, para su conocimiento.

MATERIALES

Sistema de Inventarios y Almacén (SIA)

Contratos de bienes y Formato de Requisición de Bienes (copia), únicamente de los

bienes que ingresan físicamente al Almacén.

Facturas (copia)

Reportes mensuales de Existencias

Minuta de realización del Inventario Selectivo




ALMACÉN

7 de 18

REFERENCIAS

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley Federal de las Entidades Paraestatales

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales

Decreto que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los

recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto

público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, de fecha

10 de diciembre de 2012 y su modificación publicada en el DOF el 30 de diciembre de

2013.

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de julio de

2010.

Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales. Vigente

Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.

ANEXOS

No aplica.




RESPONSABLE

DESCRIPCION MATERIALES

Y/O ANEXOS

8 de 18

Encargado/a de

Almacén

Almacenista

Almacenista y/o

Encargado/a del

Almacén

1. Recibe del Departamento de Adquisiciones, copia de

los Contratos de bienes, modificatorios y formato de

Requisición de bienes, únicamente de los bienes que

ingresarán físicamente al Almacén, los registra para

su control y turna al/la Almacenista para la

integración del expediente.

2. Recibe copia de los Contratos de bienes,

modificatorios y formato de Requisición de bienes,

únicamente de los bienes que ingresarán físicamente

al Almacén e integra el expediente que corresponda.

3. Recibe al proveedor en la fecha y hora de entrega

pactada en el contrato, le solicita copia de la factura

para cotejar descripciones, cantidades y precios;

pudiéndose presentar dos casos:

3.1 Que los datos no coincidan y/o que los bienes no

cumplan las especificaciones solicitadas o

presenten algún defecto, en este caso anota las

observaciones correspondientes en la copia de la

factura e informa al proveedor el motivo por el

cual los bienes no pueden ser recibidos.

3.1.1 Solicita al proveedor indique una nueva

fecha y hora para realizar la entrega de los

bienes y notifica al Departamento de

Adquisiciones para que determine el

monto de la pena convencional que será

aplicada al Proveedor por incumplimiento

en la fecha de entrega, según sea el caso.

Termina procedimiento.

Copia de

Contratos y

formato de

Requisición de

Bienes

Copia de

Contratos y

formato de

Requisición de

Bienes

Copia de

Factura




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

9 de 18

Almacenista y/o

Encargado/a del

Almacén

Almacenista y/o

Encargado/a del

Almacén

Encargado/a del

Almacén

Área Requirente

3.2 Que los datos si coincidan y que los bienes si

cumplan con las especificaciones solicitadas y no

presentan ningún defecto, alteración o

adulteración, en este caso, recibe los bienes y

procede a ingresarlos al área de acomodo.

4. Sella y firma de recibido en la factura por los

artículos recibidos, entrega original de la factura al

proveedor.

5. Asigna el número consecutivo de alta y la clave del

bien de acuerdo al Catálogo de Productos

establecido en el Sistema de Inventarios y Almacén

(SIA).

6. Elabora oficio dirigido al Departamento de

Adquisiciones, notificando que los bienes han

ingresado al Almacén indicando fecha de recepción,

No. de contrato, No. de factura y nombre del

Proveedor, por semana.

7. Notifica mediante oficio a las áreas requirentes que

los bienes han ingresado al Almacén, y que cuentan

con tres días para su revisión y validación.

8. Acude al almacén para revisar el material solicitado


8.1 Que los bienes presenten algún defecto o no

cumplan con lo solicitado, en este caso, solicita

al Departamento de Adquisiciones mediante

oficio el cambio o reposición de los mismos.

Continúa procedimiento en el punto No.10.

Copia de

Factura

Sello

correspondien-

te a cada

almacén

Copia de

Factura




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

10 de 18

Encargado/a del

Almacén

Almacenista

8.2 Que los bienes no presenten ningún defecto y

cumplan con lo solicitado, en este caso continúa

procedimiento.

9. Elabora oficio dirigido al Departamento de

Contabilidad notificando dentro de los 5 primeros

días hábiles de cada mes las altas y bajas generadas

en el almacén. Anexa el reporte de existencias y

marca copia del oficio a la Subdirección de

Adquisiciones y Servicios, así como el reporte de

artículos consumidos por Centro de Costo y el

reporte para Contabilidad.

10. Recibe del Departamento de Contabilidad y de la

Subdirección de Adquisiciones y Servicios los

acuses de los oficios del reporte de existencias y el

reporte de artículos consumidos por Centro de Costo,

y archiva donde corresponda.

11. Una vez que los bienes han sido revisados y

validados, procede al acomodo de acuerdo al espacio

destinado para cada uno; verificando que los

espacios destinados para éstos sean los necesarios

para su almacenamiento.

12. Informa en caso de requerir cambios de espacios al

encargado del almacén.

13. En caso de la necesidad de modificar los espacios en

el almacén, realizará los cambios en el croquis del

mismo para facilitar la localización de los bienes.

Oficio de altas

y bajas en el

Almacén




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

11 de 18

Encargado de

Almacén

Almacenista

Encargado de

Almacén

Encargado del

Almacén

14. Una vez reasignados los espacios en el almacén,

procede a almacenar los bienes, clasificándolos para

que, en caso de haber existencias anteriores de salida

a los bienes antiguos para su término y resguarde los

bienes recién ingresados. (PEPS)

15. Realiza los inventarios selectivos (cada tres meses)

de los bienes consumibles conjuntamente con el

almacenista y con las personas designadas por el

Departamento de Inventarios Almacén y Seguros,

para verificar el correcto registro y resguardo de los

bienes y en su caso los faltantes de bienes.

16. Apoya al encargado del almacén y al personal

designado en la realización de los inventarios

selectivos.

17. Elabora acta sobre la realización del inventario

selectivo y turna al Subjefe/a del Depto. de

Inventarios, Almacén y Seguros para su

conocimiento y a su vez reporta al Jefe/a de Depto.

para su validación.

18. Recibe del Subjefe/a del Depto. de Inventarios,

Almacén y Seguros la minuta validada y firmada por

el Jefe/a del Depto. y archiva en el expediente que

corresponda.

19. Elabora los reportes mensuales de cada una de las

áreas que resguardan material en el Almacén, los

envía junto con oficio a las Áreas Requirentes

indicando las existencias del mismo y verificando

que hayan tenido movimiento al menos en los

últimos tres meses.

PEPS

Minuta de

Inventario

Minuta de

Inventario

Reportes

Mensuales




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

12 de 18

Área Requirente

Encargado del

Almacén

20. Recibe el reporte de existencias para su control, sella

copia como acuse y devuelve al encargado de

almacén; y en caso de tener bienes sin movimiento

toma las medidas pertinentes, para evitar que los

bienes en cuestión caduquen o se vuelvan obsoletos.

21. Recibe acuse, archiva donde corresponda.

22. Lleva a cabo supervisiones constantes de las

condiciones de almacenaje y limpieza de los bienes

consumibles y de las actividades realizadas por el

Almacenista, para asegurar la eficiencia en el

resguardo y custodia de los bienes consumibles.

23. Termina procedimiento.

Acuse del

reporte




13 de 18

Encargado/a del Almacén AlmacenistaAlmacenista y/o Encargado/a del

AlmacénÁrea Requirente

Factura C.

Factura C.

Contratos y

Requisiciones C.

Contratos y

Requisiciones C.

INICIA

Recibe del Departamento de Adquisiciones, copia de los Contratos de bienes, modificatorios y formato de Requisición de bienes, únicamente de los bienes que ingresarán físicamente al Almacén, los registra para su control y turna al/la Almacenista para la integración del expediente.

1

Recibe copia de los

Contratos de bienes,

modificatorios y formato de

Requisición de bienes,

únicamente de los bienes

que ingresarán físicamente

al Almacén e integra el

expediente que

corresponda.

2

Recibe al proveedor en la fecha y hora pactada en el contrato, le solicita copia de la factura para cotejar descripciones, cantidades y precios; pudiéndose presentar dos casos:

3

Que los datos no coincidan y/o que los bienes no cumplan las especificaciones solicitadas o presenten algún defecto, en este caso anota las observaciones correspondientes en la copia de la factura e informa al proveedor el motivo por el cual los bienes no pueden ser recibidos. Termina procedimiento.

3.1

Solicita al proveedor indique una nueva fecha y hora para realizar la entrega de los bienes y notifica al Departamento de Adquisiciones para que determine el monto de la pena convencional que será aplicada al Proveedor por incumplimiento en la fecha de entrega, según sea el caso.

Coinciden los datos,

descripciones, cantidades

o precios?

TERMINA

3.1.1

A

SINO

1




14 de 18



Oficio

Factura C.

Factura C.

Sella y firma de recibido en la factura por los artículos recibidos, entrega original de la factura al proveedor.

4

Asigna el número consecutivo de alta y la clave del bien de acuerdo al Catálogo de Productos establecido en el Sistema de Inventarios y Almacén (SIA).

5

Elabora oficio dirigido al Departamento de Adquisiciones, notificando que los bienes han ingresado al Almacén indicando fecha de recepción, No. de contrato, No. de factura y nombre del Proveedor, por semana.

A

6

Notifica mediante oficio a las áreas requirentes que los bienes han ingresado al Almacén, y que cuentan con tres días para su revisión y validación.

7

Acude al almacén para revisar el material solicitado pudiéndose presentar dos casos:

8

B

Factura C.

Que los datos si coincidan y que los bienes si cumplan con las especificaciones solicitadas y no presentan ningún defecto, alteración o adulteración, en este caso, recibe los bienes y procede a ingresarlos al área de acomodo.

3.2

1




15 de 18



Acuses

Oficio

Oficio de a ltas y

bajas

Que los bienes presenten algún defecto o no cumplan con lo solicitado, en este caso, solicita al Departamento de Adquisiciones mediante oficio el cambio o reposición de los mismos. Continúa procedimiento en el punto No.10.

8.1

Que los bienes no presenten ningún defecto y cumplan con lo solicitado, en este caso continúa procedimiento.

8.2

Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes las altas y bajas generadas en el almacén. Anexa el reporte de existencias y marca copia del oficio a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios, así como el reporte de artículos consumidos por Centro de Costo y el reporte para Contabilidad.

9

Recibe del Departamento de Contabilidad y de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios los acuses de los oficios del reporte de existencias y el reporte de artículos consumidos por Centro de Costo, y archiva donde corresponda.

10

Una vez que los bienes han sido revisados y validados, procede al acomodo de acuerdo al espacio destinado para cada uno; verificando que los espacios destinados para éstos sean los necesarios para su almacenamiento.

11

B

Lo bienes cumplen con lo solicitado?

NOSI

2

C

2




16 de 18



Informa en caso de requerir cambios de espacios al encargado del almacén.

12

En caso de la necesidad de modificar los espacios en el almacén, realizará los cambios en el croquis del mismo para facilitar la localización de los bienes.

13

Una vez reasignados los espacios en el almacén, procede a almacenar los bienes, clasificándolos para que, en caso de haber existencias anteriores de salida a los bienes antiguos para su término y resguarde los bienes recién ingresados. (PEPS)

14

C

D




17 de 18



Minuta

Minuta

Realiza los inventarios selectivos (cada tres meses) de los bienes consumibles conjuntamente con el almacenista y con las personas designadas por el Departamento de Inventarios Almacén y Seguros, para verificar el correcto registro y resguardo de los bienes y en su caso los faltantes de bienes.

15

Apoya al encargado del almacén y al personal designado en la realización de los inventarios selectivos.

16

Elabora acta sobre la realización del inventario selectivo y turna al Subjefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros para su conocimiento y a su vez reporta al Jefe/a de Depto. para su validación.

17

D

Recibe del Subjefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros la minuta validada y firmada por el Jefe/a del Depto. y archiva en el expediente que corresponda.

18

E




18 de 18



Acuse

Oficio

Reportes

Acuse

Elabora los reportes mensuales de cada una de las áreas que resguardan material en el Almacén, los envía junto con oficio a las Áreas Requirentes indicando las existencias del mismo y verificando que hayan tenido movimiento al menos en los últimos tres meses.

19

Recibe el reporte de existencias para su control, sella copia como acuse y devuelve al encargado de almacén; y en caso de tener bienes sin movimiento toma las medidas pertinentes, para evitar que los bienes en cuestión caduquen o se vuelvan obsoletos.

20

Recibe acuse, archiva donde corresponda.

21

Lleva a cabo supervisiones constantes de las condiciones de almacenaje y limpieza de los bienes consumibles y de las actividades realizadas por el Almacenista, para asegurar la eficiencia en el resguardo y custodia de los bienes consumibles.

22

E

TERMINA


PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1

INDICADORES

1


2


3

MATERIALES

3

REFERENCIAS

4

PROCEDIMIENTO

5

DIAGRAMA DE FLUJO

8

ANEXOS 11







1 de 14

OBJETIVO

Llevar a cabo el registro y control de la salida de bienes consumibles del almacén a través

del Sistema de Inventarios y Almacén (SIA), así como abastecer de dichos bienes a las áreas

requirentes de acuerdo al calendario establecido; con la finalidad de contribuir al desarrollo

de sus actividades.

ALCANCE


Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Órgano Interno de Control, Coordinaciones


Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de

Heroína y Departamentos.

INDICADORES

1. Determinación óptima de existencias por producto.

Objetivo del Indicador: Determinar la existencia óptima por cada bien, a partir de los

requerimientos de las áreas para programar su adquisición.


Periodicidad: Semestral.

Unidad de Medición: Suma de todas las solicitudes hechas al almacén por bien, sobre

suma de las entregas hechas por almacén por bien.

Fuentes de Información: Lo reportado e ingresado en el sistema de control.

2. Confiabilidad en el Inventario

Objetivo del Indicador: Determinar la confiabilidad de los registros del inventario.


Periodicidad: Trimestral.

Unidad de Medición: Saldo de las cuentas de cada artículo reportado por el sistema

informático (SIA), utilizado en el almacén contra el resultado de su conteo físico

(existencias reales).

Fuentes de Información: Se establecerá como muestra, 20 principales artículos cuyo

consumo sea representativo en unidades y en importes. Comprendiendo la muestra 10

para unidades y 10 para importes.




2 de 14


Áreas Requirentes: Se refiere a la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,

Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de

Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con

Problemas del Consumo de Heroína y Departamentos.

Consumibles: Son los bienes de uso que por su utilidad en el desarrollo de las actividades

institucionales, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro

global dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Son cuatro tipos: consumibles de

papelería, consumibles informáticos, consumibles de formateria y limpieza.

Salida de Almacén: Es la acción de llevar el control de las salidas de bienes consumibles a

resguardo del almacén mediante la Solicitud de Artículos al Almacén.

SIA: Es el Sistema de Inventarios y Almacén para el registro y control informático de los

bienes consumibles.




3 de 14



Recibirá, controlará y resguardará los materiales y bienes ingresados al Almacén,

cuidando que los procesos de suministro y distribución se realicen con calidad,

eficiencia y rentabilidad, para que los materiales y bienes lleguen oportuna y

confiablemente a los usuarios, optimizando la administración y la operación

centralizada de los almacenes.

Proporcionará en tiempo y forma el material solicitado por las áreas requirentes a través

de la “Solicitud de Artículos al Almacén”, brindando un servicio confiable y oportuno.

Áreas Requirentes

Solicitará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros los materiales necesarios

para el desarrollo de sus actividades mediante la “Solicitud de Artículos al Almacén” y

de acuerdo al calendario establecido.

MATERIALES

Sistema de Inventarios y Almacén (SIA)

Reporte de entradas y salidas del Almacén

Hoja de entrega de Bienes Consumibles

Solicitud de Artículos al Almacén




4 de 14

REFERENCIAS

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley Federal de las Entidades Paraestatales

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales

Decreto que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los

recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto

público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, de fecha

10 de diciembre de 2012 y su modificación publicada en el DOF el 30 de diciembre de

2013.


Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de julio de

2010.


Servicios Generales.


ANEXOS

Solicitud de Artículos al Almacén




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 14

Encargado/a del

Almacén

Almacenista

Encargado/a del

Almacén

Almacenista

Encargado/a del

Almacén

1. Recibe de las áreas requirentes y de acuerdo al

calendario establecido, las Solicitudes de Artículos

al Almacén solicitando los bienes consumibles;

revisa, valida, autoriza y turna al almacenista.

Nota: En caso de que las Solicitudes de Artículos al

Almacén sean recibidas en fecha posterior a la

establecida en el calendario, éstas deberán contar con

la firma de autorización del Jefe/a de Depto. y/o

Subjefe/a de Inventarios, Almacén y Seguros, de lo

contrario quedarán canceladas.

2. Recibe las Solicitudes de Artículos al Almacén, arma

los paquetes respetando las fechas de entregas del

calendario para cada una de las áreas y

posteriormente turna las solicitudes al Encargado/a

de Almacén.

3. Actualiza el SIA mediante la captura de las

Solicitudes de Artículos al Almacén, y solicita por

buzón al Depto. de Servicios Generales el servicio

para la entrega de los bienes consumibles a las áreas

requirentes.

4. Elabora la hoja de entrega de bienes consumibles en

original y copia para recabar la firma de la persona

de Servicios Generales que entrega los bienes, de

quién los recibe y del oficial en turno.

5. Una vez que los bienes consumibles han sido

entregados a las áreas requirentes, recibe en 2 días

posteriores la hoja de entrega de los bienes firmada

por las áreas y por el responsable del envío de valija

a los centros.

Solicitudes de

Artículos al

Almacén

Solicitud de

Artículos al

Almacén

SIA

Hoja de

Entrega de

Bienes

Consumibles

Hoja de

Entrega de

Bienes

Consumibles




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 14

Almacenista

Encargado/a del

Almacén

Almacenista

Encargado/a del

Almacén

6. Recibe de las áreas requirentes en días posteriores los

vales azules firmados de recibido y turna al

almacenista junto con la hoja de entrega de los

bienes.

7. Recibe documentos, registra, coteja los vales azules,

verifica que no falte ningún número de folio con la

firma de recibido y archiva donde corresponda.

8. Si es el caso, notifica al encargado de almacén el

faltante de algún número de folio en los vales azules,

para que realice las gestiones correspondientes para

su recuperación.

9. En caso de faltar algún número de folio, se pone en

contacto con el área correspondiente para solicitarle

que a la brevedad posible envíe el vale azul al

almacén.

Nota: En caso de no recibir el vale azul, enviará

oficio dirigido al área correspondiente solicitándolo

nuevamente para poder cumplir con las fechas

posteriores de surtido, de lo contrario no se podrá

surtir el material en la siguiente fecha.

10. Recibe, en su caso, el vale azul faltante y turna al

almacenista.

11. Recibe el vale azul faltante, registra y actualiza los

controles correspondientes. Archiva los vales donde

corresponda.

12. Elabora oficio en original y copia, dirigido al Depto.

de Contabilidad, notificando dentro de los primeros

5 días hábiles las altas y bajas de bienes generados

en el almacén. Anexa reporte de existencias y marca

copia a la Subdirección de Adquisiciones y

Servicios.

Vales azules

Vale azul

Vales azul

Oficio de altas

y bajas en el

almacén y

Reporte de

existencias




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

7 de 14

13. Recibe acuses de los reportes del Departamento de

Contabilidad y Depto. de Adquisiciones, y archiva

donde corresponda.


Acuses de

reportes




8 de 14

Encargado/a del Almacén Almacenista

Hoja de Entrega de

Bienes Consumibles

Hoja de Entrega de

Bienes Consumibles

Solicitud de Artículos

al Almacén

Solicitud de Artículos

al Almacén

INICIA

Recibe de las áreas requirentes y de acuerdo al calendario establecido, las Solicitudes de Artículos al Almacén solicitando los bienes consumibles; revisa, valida, autoriza y turna al almacenista.

1

Nota: En caso de que las Solicitudes de Artículos al Almacén sean recibidas en fecha posterior a la establecida en el calendario, éstas deberán contar con la firma de autorización del Jefe/a de Depto. y/o Subjefe/a de Inventarios, Almacén y Seguros, de lo contrario quedarán canceladas.

Recibe las Solicitudes de Artículos al Almacén, arma los paquetes respetando las fechas de entregas del calendario para cada una de las áreas y posteriormente turna las solicitudes al Encargado/a de Almacén.

2

Actualiza el SIA mediante la captura de las Solicitudes de Artículos al Almacén, y solicita por buzón al Depto. de Servicios Generales el servicio para la entrega de los bienes consumibles a las áreas requirentes.

3

Elabora la hoja de entrega de bienes consumibles en original y copia para recabar la firma de la persona de Servicios Generales que entrega los bienes, de quién los recibe y del oficial en turno.

4

Una vez que los bienes consumibles han sido entregados a las áreas requirentes, recibe en 2 días posteriores la hoja de entrega de los bienes firmada por las áreas y por el responsable del envío de valija a los centros.

5

A




9 de 14


Vale Azul

Vales Azules

Vale Azul

Vales AzulesVales Azules

Recibe de las áreas requirentes en días posteriores los vales azules firmados de recibido y turna al almacenista junto con la hoja de entrega de los bienes.

6

Recibe documentos, registra, coteja los vales azules, verifica que no falte ningún número de folio con la firma de recibido y archiva donde corresponda.

7

En caso de faltar algún número de folio, se pone en contacto con el área correspondiente para solicitarle que a la brevedad posible envíe el vale azul al almacén.

9

Si es el caso, notifica al encargado de almacén el faltante de algún número de folio en los vales azules, para que realice las gestiones correspondientes para su recuperación.

8

Recibe, en su caso, el vale azul faltante y turna al almacenista.

10

A

Nota: En caso de no recibir el vale azul, enviará oficio dirigido al área correspondiente solicitándolo nuevamente para poder cumplir con las fechas posteriores de surtido, de lo contrario no se podrá surtir el material en la siguiente fecha.

Recibe el vale azul faltante, registra y actualiza los controles correspondientes. Archiva los vales donde corresponda.

11

B




10 de 14


Acuses de reportes

Ofic altas y bajas/

reporte

Elabora oficio en original y copia, dirigido al Depto. de Contabilidad, notificando dentro de los primeros 5 días hábiles las altas y bajas de bienes generados en el almacén. Anexa reporte de existencias y marca copia a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

12

Recibe acuses de los reportes del Departamento de Contabilidad y Depto. de Adquisiciones, y archiva donde corresponda.

13

B

TERMINA



DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

11 de 14

I. Nombre del Formato:

SOLICITUD DE ARTÍCULOS AL ALMACÉN

II. Clave:

8792-01

III. Objetivo:

Solicitar al Almacén la papelería y/o consumibles

necesarios para el desempeño y buen funcionamiento del

área

IV. Responsable de su Formulación:

Área Requirente

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se requiera papelería y/o consumibles

conforme a las fechas establecidas en el calendario.

VI. Integración del Formato:

Original y 3 copias

VII. Distribución:

Original: Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros

Copia azul: Almacén

Copia rosa: Área Requirente

Copia amarilla: Vigilancia

VIII. Forma de Llenado:

IX. Observaciones:

Llenar a máquina mecanográfica o imprimir



INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR

12 de 14

ENCABEZADO

1

Siglas y logotipo de la Entidad

2 Unidad Solicitante: Anotar el Nombre del Área que solicita los

consumibles

3 Nombre del Formato:

4 Fecha: Anotar la fecha en que se elabora la Solicitud.

5 Centro de Costo Anotar el número de centro de costo asignado

al área.

COLUMNAS

6

Clave:

Anotar la clave del artículo que señala el

Catálogo de Artículos al Almacén.

7

Descripción del Artículo

Anotar la descripción del artículo que solicita

la cual señala el Catálogo de Artículos al

Almacén.

8

Unidad:

Anotar la unidad de medida del artículo que

señala el Catálogo de Artículos al Almacén.

9

Cantidad Solicitada:

La unidad de medida del artículo que señala el

Catálogo de Artículos al Almacén.

10

Cantidad Entregada:

Anotar la cantidad en número de artículos

solicitados

11 Observaciones:





13 de 14

12

AUTORIZA:

NOMBRE Y FIRMA

Anotar el nombre, firma y cargo del

Responsable del área de adscripción solicitante.

13 RECIBE DE CONFORMIDAD:

NOMBRE Y FIRMA

Anotar el nombre y la firma de la persona que

recibe los artículos entregados en la Unidad.

14 Vo.Bo.

NOMBRE Y FIRMA

Anotar el nombre y firma del Encargado del

Almacén.



EJEMPLAR DEL FORMATO

14 de 14

1 4

3

2 5

6 7 8 9 10 11

12 13 14


PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

7

REFERENCIAS

8

PROCEDIMIENTO

9

DIAGRAMA DE FLUJO

17

ANEXOS 26






PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y

REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL

1 de 32

OBJETIVO

Llevar a cabo cuando menos una vez al año la verificación física de los bienes almacenados

respecto a su acomodo, ubicación, estado físico y saldos existentes, así como la verificación

por muestreo físico cuando menos una vez cada tres meses, validando la congruencia entre

la asociación de la descripción técnica, clave de identificación y sus controles; con el fin de

proporcionar información confiable que apoye la toma de decisiones respecto a la compra

de consumibles para cada ejercicio.

ALCANCE

A los Almacenes Institucionales ubicados en: Mier y Pesado 141 Col. del Valle y

Chimalpopoca 119, Barrio la Asunción, Delegación Iztacalco en donde se resguardan los

bienes consumibles necesarios para el desarrollo de las actividades realizadas por el

personal de Centros de Integración Juvenil, A.C.


Accesorio: Componente, herramienta o utensilio auxiliar que forma parte de un bien mueble

(gabinetes para armar CPU’s, tarjetas madres, mouse, teclado).

Bien consumible: Son los bienes de uso que por su utilidad en el desarrollo de las

actividades institucionales, tiene un desgaste parcial o total y son controlados a través de un

registro global dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Marbete: Tarjeta para levantar el inventario físico, en la cual se registran los datos de los

artículos existentes en los Almacenes.

Mesa de Control: Grupo responsable de supervisar y realizar actividades relacionadas con

el inventario, integrada por el Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros,

el Subjefe/a de Inventarios, Almacén y Seguros y un Representante del Órgano Interno de

Control.

OIC: Órgano Interno de Control





2 de 32

Refacción: Repuesto para reparar un bien material.

SIA: Sistema de Inventarios de Almacén.


Encargado/a del Almacén Institucional

Llevará el control de las entradas y salidas de artículos del Almacén.

Realizará un inventario físico total de los bienes que se encuentran en el Almacén

Institucional cuando menos una vez al año en el mes de diciembre y los 15 primeros

días hábiles del mes de enero, así como un muestreo físico cuando menos cada tres

meses conforme al programa de trabajo establecido y en las siguientes fechas:

Primer trimestre: durante el mes Abril.

Segundo trimestre durante el mes de Julio.

Tercer trimestre: durante el mes de Octubre.

Elaborará anualmente el Calendario de Surtimiento de Artículos y solicitará el Vo.Bo.

del Jefe/a de Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

Enviará el Calendario de Surtimiento de Artículos a todas las Áreas de Oficinas

Centrales y Centros Metropolitanos que integran la Institución.

Deberá notificar por escrito al Departamento de Adquisiciones y a las Áreas de la

Institución, que el Almacén permanecerá cerrado por inventario para que estas prevean

sus necesidades de bienes consumibles y lo soliciten en la fecha inmediata anterior de

acuerdo al calendario establecido.

Determinará y revisará periódicamente (de acuerdo al stock que se debe mantener en el

Almacén) y en su caso hará los ajustes correspondientes de los bienes, tomando en

consideración los bienes que presentaron lento movimiento y los que se consideran

obsoletos.





3 de 32

Será el responsable de aclarar las diferencias y realizar las actividades propias del

almacén.

Elaborará el informe del resultado del levantamiento del Inventario Físico Anual de

Consumibles, Accesorios y Refacciones y entregará al Jefe del Departamento de

Inventarios, Almacén y Seguros.

En caso de tener diferencias en el levantamiento físico contra el reportado en el SIA,

elaborará la hoja de trabajo de ajustes y la presentará para su autorización a la

Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

Realizará los ajustes autorizados por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios en el

SIA para que coincidan las cifras obtenidas en el levantamiento físico del inventario

contra el reportado por el Sistema.

Será responsable, junto con el/la almacenista, de las diferencias resultantes por el

levantamiento del inventario, cuando estás sean mayores al .25% o su equivalente sea

superior a $5,000.00 y deberá aclarar el motivo por el cual se tienen diferencias entre el

levantamiento físico y el SIA.

Elaborará los marbetes para cada uno de los artículos resguardados en el Almacén.

Cerrará el Almacén durante el acomodo y previo al conteo de los bienes a inventariar,

periodo (45 días) en el que no se tendrá movimiento de entradas y salidas a partir del

primero de diciembre de cada ejercicio.

Dirección General Adjunta Administrativa

Autorizará los ajustes de menos derivados de las diferencias que resulten del inventario

físico practicado al Almacén con lo reportado en el SIA, para que sean ajustadas de más

y/o menos al Sistema a costo promedio, siempre y cuando la diferencia global anual

obtenida no rebase el .25% o su equivalente no sea superior a $5,000.00.

Autorizará los ajustes correspondientes a los sobrantes de bienes derivados de las

diferencias que resulten del inventario físico practicado al almacén, para que sean

reingresadas al Sistema a costo promedio.





4 de 32

Subdirección de Adquisiciones y Servicios

Validará lo hoja de trabajo de ajustes correspondientes a los sobrantes de bienes

derivados de las diferencias que resulten del inventario físico practicado al almacén,

contra lo reportado en el SIA, para que sean reingresadas al Sistema a costo promedio.

Llevará a cabo los trámites correspondientes para realizar las investigaciones necesarias

en caso de resultar faltantes de consumibles, accesorios y refacciones en el Almacén

Institucional, y las autoridades determinarán la responsabilidad, si resultase la

diferencia mayor al 0.25%.

Órgano Interno de Control

Recibirá y verificará que los Números de Folio de los Marbetes recolectados sean los

mismos que fueron abiertos, que estén completos y la numeración este en orden

progresivo, que el Control de Entradas, contenga las copias de las Facturas (entradas)

archivadas en orden consecutivo por fecha, y que el Control de Salidas, contenga las

hojas azules y/o copia de las Solicitudes de Artículos al Almacén (salidas) foliadas y

archivadas en orden consecutivo por fechas, da su Visto Bueno y devuelve los

expedientes al Jefe/a de Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.

Encargado del Almacén y Almacenista

Llevarán a cabo las actividades para el levantamiento del inventario, en las fechas y

tiempos establecidos en el programa de trabajo que el responsable del área elabore,

tomando en cuenta que para este efecto deberá contar con disponibilidad de tiempo

fuera de su jornada de trabajo.

Apoyarán y aclarará dudas al personal encargado de levantar el inventario, en la

ubicación y unidades de medida en que se deben contar los artículos.

Personal de Apoyo del área de Inventarios

Llevará a cabo las actividades para el levantamiento del inventario, en las fechas y

tiempos establecidos en el programa de trabajo que el responsable del área elabore,

tomando en cuenta que para este efecto deberá contar con disponibilidad de tiempo

fuera de su jornada de trabajo.





5 de 32

Realizará el primer o el segundo conteo de artículos resguardados en el Almacén, pero

no podrá efectuar más de un conteo a los mismos artículos.

Contará los artículos resguardados en los Almacenes Institucionales, de acuerdo a la

unidad de medida indicada en el marbete.

Realizará las operaciones relacionadas con el conteo en las hojas que serán

proporcionadas por la Mesa de Control.

Deberá solicitar a la Mesa de Control un flexómetro, en caso de que la unidad de

medida de los artículos a contar sea en metros.

Solventará las dudas originadas por el levantamiento del inventario con el Encargado

del Almacén o con el Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

Registrará en los marbetes las cantidades contadas de los artículos existentes en los

Almacenes, y deberá poner nombre firmar.

Subjefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros

Formará parte de la Mesa de Control en el levantamiento del inventario.

Capturará los datos obtenidos del levantamiento del inventario, registrados en los

marbetes.

Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros

Elaborará y autorizará un Programa de Trabajo llevar a cabo el inventario físico en los

Almacenes y solicitará Vo. Bo. de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

Realizará el corte de los folios utilizados hasta la fecha del inventario de:

Las entradas (copias de facturas, contratos de adquisiciones de bienes y contratos

modificatorios).

Las salidas (originales de las Solicitudes de Artículos al Almacén).

Será el responsable de la Mesa de Control en el levantamiento del inventario.





6 de 32

Elaborará el informe correspondiente originado por la realización del inventario y lo

enviará a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

Integrantes de la Mesa de Control

Iniciará las actividades para el levantamiento del inventario a las 10:00 horas con un

receso de 20 minutos a las 11:30 horas y 90 minutos de comida a las 14:00 horas.

Deberá usar ropa cómoda por seguridad, no podrá comer fuera del horario establecido y

el término de su horario de trabajo será mínimo a las 18:00 horas.

Autorizará el inicio del segundo conteo siempre y cuando el primer conteo haya

terminado.

Verificará que los marbetes recibidos de los conteos realizados, contengan nombre,

rubrica y fecha de quien realizo el conteo.

Comparará ambos conteos, y solicitará un tercer conteo en caso de que existan

diferencias, el cual deberá ser realizado por una tercera persona, en caso de que el tercer

conteo no coincida con alguno de los anteriores, el personal del OIC determinará cuál

de los tres conteos se capturará en la Mesa de Control.

Supervisará que el personal de los Almacenes no participe en los conteos, y que

únicamente presten apoyo para el levantamiento del inventario, en cuanto a ubicación

de artículos y unidades de medida para el conteo.

Personal Participante de los Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y

Telecomunicaciones, Servicios Generales o Contabilidad.

Iniciará las actividades para el levantamiento del inventario a las 10:00 horas, con un

receso de 20 minutos a las 11:30 horas y 90 minutos de comida a las 14:00 horas.

Deberá usar ropa cómoda por seguridad, no podrá comer fuera del horario establecido y

el término de su horario de trabajo será mínimo a las 18:00 horas.

Podrá realizar el primer o segundo conteo de los artículos resguardados en los

Almacenes pero no podrá efectuar más de un conteo a un mismo artículo.





7 de 32

Realizará las operaciones relacionadas con el conteo en las hojas que serán

proporcionadas por la Mesa de Control.

Deberá solicitar a la Mesa de Control un flexómetro, en caso, de que la unidad de

medida de los artículos a contar sea en metros.

Solventará las dudas originadas por el levantamiento del inventario con el Encargado/a

del Almacén, Almacenista y/o el Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros.


No programará entregas de bienes en el periodo en que el Almacén permanezca cerrado

por inventario.

Notificará a los proveedores que el Almacén permanecerá cerrado por inventario y por

lo tanto, no podrán ser aceptadas las entregas de bienes, durante ese periodo.

MATERIALES

Folios de entrada asignados a las Facturas, Contratos de Adquisiciones de Bienes y

Modificatorios.

Folios de salida asignados a las Solicitudes de Artículos al Almacén recibidas.

Folios correspondientes a los marbetes.

Marbetes

Expediente de los Reportes de Movimientos de Salidas del Almacén.

Expediente de los Reportes de Movimientos de Entradas al Almacén.

Expediente de los Reportes de Inventario (existencias).





8 de 32

REFERENCIAS

Bases generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes

muebles de Centros de Integración Juvenil, A.C.


Servicios Generales, DOF 16 de Julio de 2010.




ANEXOS

Tabla de Zonificación.

Tarjeta para Inventario Físico o Marbete





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

9 de 32

Jefe/a del Depto.

de Inventarios, y

Encargado del

Almacén

Subdirección de

Adquisiciones y

Servicios

Jefe/a del Depto.

de Inv. Alm. y

Seguros

Encargado/a del

Almacén

Jefe/a del Depto.

de Inv. Alm. y

Seguros

1. Elaboran el Programa de Trabajo para la Toma del

Inventario Físico de Bienes Consumibles, Accesorios

y Refacciones en los Almacenes y lo turnan a la


2. Recibe, revisa, valida el Programa de Trabajo para la

toma del inventario físico y lo devuelve al Jefe/a del

Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

3. Recibe Programa de Trabajo para la toma del

Inventario Físico validado y lo turna al Encargado

del Almacén.

4. Recibe, el Programa de Trabajo para la Toma del

Inventario Físico y lo comunica a los integrantes del

Área.

5. Elabora oficio en original y 5 copias informando las

fechas para la Toma del Inventario Físico

establecidas en el Programa de Trabajo y lo turna al

Jefe/a del Depto. de Inventarios Almacén y Seguros.

6. Recibe, revisa, firma e instruye en la distribución del

oficio en original y 5 copias de la siguiente forma:

Original: Almacén Institucional, para su archivo.

Copia: Órgano Interno de Control, solicitando su

asistencia.

Copia: Departamento de Contabilidad.

Copia: Área Involucrada (Dirección de Tratamiento y

Rehabilitación, Departamento de Servicios Generales,

Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones

para que acuda a levantar su inventario.

Copia: Departamento de Adquisiciones, para su

conocimiento y programación de actividades.

Copia: Despacho de Auditores externos (si fuese el

caso).

Programa de

Trabajo

Programa de

Trabajo

Programa de

Trabajo

Oficio de

fechas de

inventario





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

10 de 32

Encargado/a del

Almacén

Jefe/a del Depto.

de Inv. Alm. y

Seguros

Encargado/a del

Almacén

Encargado/a del

Almacén y

Almacenista

7. Elabora circular dirigida a las Áreas de la Institución,

informando y notificando por escrito al

Departamento de Adquisiciones, el período (45 días)

en el que permanecerá cerrado el Almacén

especificando el motivo, con la finalidad de que

prevengan sus necesidades de bienes consumibles y

lo soliciten al Almacén en la fecha inmediata anterior

de acuerdo al calendario establecido. Turna circular

y oficio al Departamento de Adquisiciones y al

Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros para su revisión.

8. Recibe circular, revisa, y turna al Subdirector/a de

Adquisiciones y Servicios para su autorización. Una

vez autorizada, instruye para su envío a las áreas de

la Institución.

9. Realiza el corte de números de folio de entradas

(Copias de Facturas, Contratos de Adquisición de

Bienes, en su caso Modificatorios) y salidas

(originales de las Solicitudes de Artículos al

Almacén) utilizados a la fecha de la toma del

Inventario Físico.

10. Designa al Almacenista las actividades a realizar

para el levantamiento del inventario físico.

11. Preparan el Almacén acomodando los artículos como

se indica a continuación: enfrente los primeros que

se recibieron y atrás los últimos (UEPS), procurando

no seccionar los mismos; y recaban información de

los artículos obsoletos (maltratados, rotos, caducos y

defectuosos) y de los que presentan lento

movimiento.

12. Separan y señalizan las mercancías obsoletas y/o de

lento movimiento.

Circular

Circular





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

11 de 32

Encargado/a del

Almacén

Encargado/a del

Almacén y

Almacenista

Depto. de Soporte

Técnico y

Mantto., Depto.

de Serv.Grales. y

OIC

13. Efectúan la zonificación de los artículos

resguardados en el Almacén (A, B, C, D, E, etc.).

14. Elabora los marbetes para cada uno de los artículos, y

revisa y actualiza los expedientes de:

- Control de Entradas, revisando que la carpeta que

contiene las copias de las Facturas (entradas), se

encuentren archivadas en orden consecutivo.

- Reportes de Movimientos de Entradas al Almacén

emitidos por el SIA, validados mensualmente.

- Corte de Números de Folio de Entradas al Almacén.

- Control de Existencias.

- Control de Salidas, revisando que la carpeta que

contiene los originales de las Solicitudes de Artículos

al Almacén (salidas), se encuentren foliadas y

archivadas en orden consecutivo.

- Reportes de Movimientos de Salidas del Almacén

emitidos por el SIA, validados mensualmente por el

Encargado del Almacén.

- Corte de Números de Folio de Salidas del Almacén.

- Reportes de Inventario emitidos por el SIA, validados

mensualmente por el Encargado del Almacén.

- Control de Contratos de Adquisición de Bienes.

15. Colocan los marbetes a cada uno de los bienes

resguardados en el Almacén.

16. Elabora una Tabla de Zonificación

17. Acuden al Almacén en la fecha indicada (primer día

del inventario a las 10:00 horas) en el oficio enviado

por el Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros

Marbetes

Marbetes

Tabla de

zonificación





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

12 de 32

Mesa de Control

Jefe/a del Depto.

de Inv. Alm. y

Seguros

Depto. de Serv.

Grales.,Soporte

Técnico y

Mantto. y

Personal del

Depto. de

Inventarios

Mesa de Control

18. Integra los equipos de trabajo, con base en la Tabla

de Zonificación, con los representantes de los

Departamentos de: Evaluación, Consulta Externa,

Servicios Generales, Soporte Técnico y

Mantenimiento y Personal del Depto. de Inventarios,

Almacén y Seguros, designa a cada persona los

anaqueles y artículos que deberá contar y aclara

dudas planteadas.

19. Levanta y lee el acta correspondiente de las

actividades que se desarrollarán durante el

inventario, y da inicio al conteo físico del inventario.

20. Notifica al personal que participa en el conteo que las

actividades para el levantamiento del inventario

inician a las 10:00 horas, con un receso de 20

minutos a las 11:30 horas y otro receso de 90

minutos a las 14:00 horas.

21. Localizan los bienes, realizan el conteo de acuerdo a

la unidad de medida, conforme a las cantidades

contadas, requisitan en el marbete los apartados

correspondientes a “cantidad” y “contado” y anota

en este la fecha, separa la sección del marbete

correspondiente al conteo y la entrega a la Mesa de

Control.

Nota: El personal del Almacén, no participa en el

conteo físico, sólo apoya a los integrantes de los

equipos de trabajo en la ubicación de los bienes.

22. Recibe la parte del marbete con los datos del conteo,

revisa los datos correspondientes, captura y registra

los siguientes datos en el Concentrado de Marbetes

Utilizados:

Folio del marbete

Acta

Marbete

Marbete





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

13 de 32

Depto. de Serv.

Grales., Soporte

Técnico y

Mantto. y

Personal del

Depto. de

Inventarios

Mesa de Control

Localización del bien

Clave del bien

Descripción del bien

Cantidad

Unidad de medida

Contado por

Anotaciones

23. Compara ambos conteos, pudiéndose presentar dos

casos:

23.1 Que el primer y segundo conteo coincidan, en

este caso, continúa procedimiento en el punto

No. 25

23.2 Que el primero y segundo conteo no

coincidan, en este caso, designa a una persona

distinta a la que efectúo los conteos anteriores

del bien, para que realice un tercer conteo.

23.2.1 Localiza los bienes, realiza el “tercer

conteo” de acuerdo a la unidad de medida,

presenta el resultado en una tarjeta adicional

con sus datos, cantidad en existencia y

entrega a la Mesa de Control.

23.2.2 Coteja los tres conteos y da por bueno el que

coincida con el primer o segundo conteo.

Continúa procedimiento.

Nota: En caso de que el tercer conteo no

coincida con alguno de los anteriores, el personal

del OIC determinará cuál de los tres conteos se

capturará en la Mesa de Control.

Marbetes





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

14 de 32

Jefe/a del Depto.

de Inv. Alm. y

Seguros

Encargado/a del

Almacén

Jefe/a del Depto.

de Inv. Alm. y

Seguros

Encargado/a del

Almacén

24. Solicita al Encargado/a del Almacén que muestre los

Números de Folio de los Marbetes recolectados, que

el Control de Entradas contenga las copias de las

Facturas (entradas) foliadas y archivadas en orden

consecutivo, y que el Control de Salidas, contenga

los originales de las Solicitudes de Artículos al

Almacén (salidas) archivadas en orden consecutivo.

25. Entrega los expedientes con los datos solicitados al

Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros.

26. Recibe y turna al Órgano Interno de Control los

expedientes con los Números de Folio utilizados

para su revisión.

27. Recibe del Órgano Interno de Control los

expedientes con el Visto Bueno y los turna al

Encargado del Almacén.

28. Recibe los expedientes y los archiva para cualquier

aclaración.

29. Imprime el Listado del Inventario y anexa el Listado

emitido del SIA que contiene las existencias al cierre

del año inventariado.

30. Compara las existencias, y en caso de existir

diferencias las analiza y aclara.

Nota: En caso de que las diferencias mayores o

menores sean de .25% se procederá a realizar

movimientos de entradas y/o salidas según sea el

caso, previa autorización de la Subdirección de

Adquisiciones y Servicios.

Expedientes

Expedientes

Expedientes

Listados





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

15 de 32

Encargado/a del

Almacén

Jefe/a del Depto.

de Inventarios,

Almacén y

Seguros

Subdirector/a de

Adquisiciones y

Servicios

Jefe/a del Depto.

de Inventarios,

Almacén y

Seguros

31. Elabora la Relación de los Artículos Obsoletos

(maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y

Relación de los Artículos de lento Movimiento y las

turna al Jefe/a del Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros.

32. Recibe listado de existencias, resultado de la toma

del inventario, Relación de los Artículos Obsoletos

(maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y

Relación de los Artículos de Lento Movimiento,

elabora Informe del Inventario Físico de

Consumibles, Accesorios y Refacciones en el

Almacén Institucional y lo turna al Subdirector/a de

Adquisiciones y Servicios, junto con un oficio en

original y copia.

33. Recibe, revisa y valida el Informe del Inventario

Físico de Consumibles, Accesorios y Refacciones en

el Almacén Institucional, la Relación de los

Artículos Obsoletos (maltratados, rotos, caducos y

defectuosos) y la Relación de los Artículos de Lento

Movimiento, junto con oficio en original y copia,

sella copia como acuse y devuelve.

34. Recibe del Subdirector/a de Adquisiciones y

Servicios el Informe del Inventario validado junto

con las Relaciones y turna.

35. Recibe documentos y captura en el SIA los ajustes

autorizados.

Relación de

artículos

obsoletos y de

lento

movimiento

Listado y

Relaciones

Informe de

Inventario y

Relaciones

Informe de

Inventario





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

16 de 32

Encargado/a del

Almacén

Subdirector/a de

Adquisiciones y

Servicios

36. Solicita al Jefe/a del Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros el envío de las existencias

después de ajustes autorizados de la toma del

inventario físico a la Dirección de Tratamiento y

Rehabilitación y Deptos. de Soporte Técnico,

Mantenimiento y Telecomunicaciones y Servicios

Generales para que lo consideren en su Presupuesto

de Adquisiciones del ejercicio siguiente.

37. Notifica y solicita la presencia del Órgano Interno de

Control en la fecha en que se dan de baja los bienes

por obsolescencia, caducidad o en mal estado, para

que levante el acta correspondiente.






17 de 32

Jefe/a del Depto. de

Inventarios, y Encargado

del Almacén

Subdirección de

Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén

Encargado/a del Almacén

y Almacenista

Depto. de Soporte Técnico y

Mantto., Depto. de

Serv.Grales. y OIC

Mesa de Control

Depto. de Serv. Grales.,Soporte

Técnico y Mantto. y Personal del

Depto. de Inventarios

Jefe/a del Depto. de Inv.

Alm. y Seguros

5 C

Oficio Oficio

Programa de Trabajo

Programa de TrabajoPrograma de Trabajo

INICIA

Elaboran el Programa de Trabajo para la Toma del Inventario Físico de Bienes Consumibles, Accesorios y Refacciones en los Almacenes y lo turnan a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

1

Recibe, revisa, valida el Programa de Trabajo para la toma del inventario físico y lo devuelve al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

2

Recibe Programa de Trabajo para la toma del Inventario Físico validado y lo turna al Encargado del Almacén.

3

Recibe, el Programa de Trabajo para la Toma del Inventario Físico y lo comunica a los integrantes del Área.

4

Elabora oficio en original y 5 copias informando las fechas para la Toma del Inventario Físico establecidas en el Programa de Trabajo y lo turna al Jefe/a del Depto. de Inventarios Almacén y Seguros.

5

Recibe, revisa, firma e instruye en la distribución del oficio en original y 5 copias

6

A





18 de 32



del Almacén

Subdirección de



y Almacenista


Mantto., Depto. de

Serv.Grales. y OIC

Mesa de Control





Alm. y Seguros

CircularCircular

Elabora circular dirigida a las

Áreas de la Institución,

informando y notificando por

escrito al Departamento de

Adquisiciones, el período en el

que permanecerá cerrado el

Almacén A fin de que prevengan

sus necesidades de bienes

consumibles y lo soliciten al

Almacén. Turna circular y oficio

al Departamento de

Adquisiciones y al Jefe/a del

Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros para su

revisión.

7

Recibe circular, revisa, y turna al Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios para su autorización. Una vez autorizada, instruye para su envío a las áreas de la Institución.

8

Realiza el corte de números de folio de entradas (Copias de Facturas, Contratos de Adquisición de Bienes, en su caso Modificatorios) y salidas (originales de las Solicitudes de Artículos al Almacén) utilizados a la fecha de la toma del Inventario Físico.

9

Designa al Almacenista las actividades a realizar para el levantamiento del inventario físico.

10

A

B





19 de 32



del Almacén

Subdirección de



y Almacenista


Mantto., Depto. de

Serv.Grales. y OIC

Mesa de Control





Alm. y Seguros

Marbetes

Preparan el Almacén acomodando los artículos como se indica a continuación: enfrente los primeros que se recibieron y atrás los últimos (UEPS), procurando no seccionar los mismos; y recaban información de los artículos obsoletos (maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y de los que presentan lento movimiento.

11

Separan y señalizan las mercancías obsoletas y/o de lento movimiento.

Efectúan la zonificación de los artículos resguardados en el Almacén (A, B, C, D, E, etc.).

12

Elabora los marbetes para cada uno de los artículos, y revisa y actualiza los expedientes

14

B

13

C





20 de 32



del Almacén

Subdirección de



y Almacenista


Mantto., Depto. de

Serv.Grales. y OIC

Mesa de Control

Depto. de Serv.

Grales.,Soporte Técnico y

Mantto. y Personal del



Alm. y Seguros

Marbete

Acta

Marbetes

Tabla de Zonificación

Colocan los marbetes a cada uno de los bienes resguardados en el Almacén.

15

Elabora una Tabla de Zonificación

Acuden al Almacén en la fecha indicada (primer día del inventario a las 10:00 horas) en el oficio enviado por el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros

16

Integra los equipos de trabajo, con base en la Tabla de Zonificación, con los representantes de los Departamentos de: Evaluación, Consulta Externa, Servicios Generales, Soporte Técnico y Mantenimiento y Personal del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros, designa a cada persona los anaqueles y artículos que deberá contar y aclara dudas planteadas.

1817

C

Levanta y lee el acta correspondiente de las actividades que se desarrollarán durante el inventario, y da inicio al conteo físico del inventario.

19

Notifica al personal que participa en el conteo que las actividades para el levantamiento del inventario inician a las 10:00 horas, con un receso de 20 minutos a las 11:30 horas y otro receso de 90 minutos a las 14:00 horas.

20

Localizan los bienes, realizan el conteo de acuerdo a la unidad de medida, conforme a las cantidades contadas, requisitan en el marbete los apartados correspondientes a “cantidad” y “contado” y anota en este la fecha, separa la sección del marbete correspondiente al conteo y la entrega a la Mesa de Control.

21

Nota: El personal del Almacén, no participa en el conteo físico, sólo apoya a los integrantes de los equipos de trabajo en la ubicación de los bienes.

D





21 de 32



del Almacén

Subdirección de



y Almacenista


Mantto., Depto. de

Serv.Grales. y OIC

Mesa de Control

Depto. de Serv.





Alm. y Seguros

Recibe la parte del marbete con los datos del conteo, revisa los datos correspondientes, captura y registra los datos en el Concentrado de Marbetes Utilizados

22

Compara ambos conteos, pudiéndose presentar dos casos:

23

continúa procedimiento en el punto No. 25

23.1

D

Los conteos coinciden?

SI NO

1

E

2





22 de 32



del Almacén

Subdirección de



y Almacenista


Mantto., Depto. de

Serv.Grales. y OIC

Mesa de Control

Depto. de Serv.





Alm. y Seguros

Expedientes

Marbete

Designa a una persona distinta a la que efectúo los conteos anteriores del bien, para que realice un tercer conteo

23.2

Coteja los tres conteos y da por bueno el que coincida con el primer o segundo conteo. Continúa procedimiento.

23.2.2

Solicita al Encargado/a del Almacén que muestre los Números de Folio de los Marbetes recolectados, que el Control de Entradas contenga las copias de las Facturas (entradas) foliadas y archivadas en orden consecutivo, y que el Control de Salidas, contenga los originales de las Solicitudes de Artículos al Almacén (salidas) archivadas en orden consecutivo.

24

2

E

1

Localiza los bienes, realiza el “tercer conteo” de acuerdo a la unidad de medida, presenta el resultado en una tarjeta adicional con sus datos, cantidad en existencia y entrega a la Mesa de Control.

23.2.1

Nota: En caso de que el tercer conteo no coincida con alguno de los anteriores, el personal del OIC determinará cuál de los tres conteos se capturará en la Mesa de Control.

Entrega los expedientes con los datos solicitados al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

25

F





23 de 32



del Almacén

Subdirección de



y Almacenista


Mantto., Depto. de

Serv.Grales. y OIC

Mesa de Control

Depto. de Serv.





Alm. y Seguros

Expedientes

Expedientes

Listado

Recibe y turna al Órgano Interno de Control los expedientes con los Números de Folio utilizados para su revisión.

26

Recibe los expedientes y los archiva para cualquier aclaración.

28 27

Recibe del Órgano Interno de Control los expedientes con el Visto Bueno y los turna al Encargado del Almacén.

Imprime el Listado del Inventario y anexa el Listado emitido del SIA que contiene las existencias al cierre del año inventariado.

29

F

G





24 de 32



del Almacén

Subdirección de



y Almacenista


Mantto., Depto. de

Serv.Grales. y OIC

Mesa de Control

Depto. de Serv.





Alm. y Seguros

Inventario

Listado

Relación de artículos

ListadoRelación de artículos

Oficio C.

Compara las existencias, y en caso de existir diferencias las analiza y aclara.

30

Recibe listado de existencias,

resultado de la toma del

inventario, Relación de los

Artículos Obsoletos

(maltratados, rotos, caducos y

defectuosos) y Relación de los

Artículos de Lento Movimiento,

elabora Informe del Inventario

Físico de Consumibles,

Accesorios y Refacciones en el

Almacén Institucional y lo turna

al Subdirector/a de

Adquisiciones y Servicios, junto

con un oficio en original y copia.

31

Elabora la Relación de los Artículos Obsoletos (maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y Relación de los Artículos de lento Movimiento y las turna al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

Recibe, revisa y valida el Informe del Inventario Físico de Consumibles, Accesorios y Refacciones en el Almacén Institucional, la Relación de los Artículos Obsoletos (maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y la Relación de los Artículos de Lento Movimiento, junto con oficio en original y copia, sella copia como acuse y devuelve.

33

G

Nota: En caso de que las diferencias

mayores o menores sean de .25%

se procederá a realizar movimientos

de entradas y/o salidas según sea el

caso, previa autorización de la

Subdirección de Adquisiciones y

Servicios.

32

H





25 de 32



del Almacén

Subdirección de



y Almacenista


Mantto., Depto. de

Serv.Grales. y OIC

Mesa de Control

Depto. de Serv.





Alm. y Seguros

Informe Informe

Recibe del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios el Informe del Inventario validado junto con las Relaciones y turna.

34

Notifica y solicita la presencia del Órgano Interno de Control en la fecha en que se dan de baja los bienes por obsolescencia, caducidad o en mal estado, para que levante el acta correspondiente.

35

Recibe documentos y captura en el SIA los ajustes autorizados.

Solic ita al Jefe/a del

Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros el envío de

las existencias después de

ajustes autorizados de la toma

del inventario físico a la

Dirección de Tratamiento y

Rehabilitación y Deptos. de

Soporte Técnico, Mantenimiento

y Telecomunicaciones y

Servicios Generales para que Lo

consideren en su Presupuesto

de Adquisiciones del ejercicio

siguiente.

36

H

37

TERMINA




26 de 32


TABLA DE ZONIFICACIÓN

II. Clave:

S/C

III. Objetivo:

Mostrar los la ubicación de los artículos a contar y el

nombre de la persona que fue asignada a una zona

específica.

IV. Responsable de su Formulación: Mesa de Control

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se levanta el inventario.

VI. Integración del Formato: Original.

VII. Distribución: Original: Mesa de Control


Mecanografía

IX. Observaciones: Deberá pegarse en un lugar visible para que el personal

que efectúe el conteo este informado en cualquier

momento de la tarea que le fue asignada.





27 de 32

1

ZONIFICACIÓN

La letra, clave o número con el cual se

identifica la zona.

2

CONTEO 1

El nombre completo de la persona que fue

asignada para contar la zona que se indica.

3

CONTEO 2

El nombre completo de la persona que fue

asignada para contar la zona que se indica.

Nota: Una misma persona no podrá realizar

más de un conteo a la misma zona.

16




28 de 32

TABLA DE ZONIFICACIÓN

ZONIFICACIÓN

CONTEO 1

CONTEO 2

A

B

C

D

E

F

G

H

.

.

.

.




29 de 32


TARJETA PARA INVENTARIO FÍSICO O MARBETE

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Recabar los datos necesarios para levantar el inventario de

los consumibles, accesorios y refacciones que se

resguardan en el Almacén.

IV. Responsable de su Formulación: Encargado/a del Almacén, Personal del Depto. de

Inventarios, Personal del Depto. de Soporte Técnico y

Personal del Depto Servicios Generales.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se levanta el inventario

VI. Integración del Formato: Original

VII. Distribución: Original: Mesa de Control


Mecanografía y Letra de Molde

IX. Observaciones: El formato está integrado por tres secciones

desprendibles, por lo que se deberá tener cuidado al

momento de llenarlo y colocarlo en los artículos del

Almacén.





30 de 32

1

PARTE NUM.

Anotar la clave del artículo correspondiente

2 LOCALIZACIÓN Anotar la ubicación física del artículo dentro

del Almacén.

3 DESCRIPCION Descripción breve de las características del

artículo.

RECUENTO FISICO

4 CANTIDAD Anotar el total de artículos contados de acuerdo

a la unidad de medida.

5 UNIDAD Anotar la unidad de medida del artículo que se

contará: metro, pieza, millar, ciento, etc.

6 CONTADO POR Anotar el nombre y firma de la persona que

realizó el conteo

7 ANOTACIONES Anotar la fecha en que se realizó el conteo y

alguna observación si se considera necesario.

Para uso Exclusivo de Contabilidad

8 CTA. DE MAYOR La cuenta a la cual se afecta con el artículo

contado.

9 SUB-CUENTA La subcuenta a la cual se afecta con el artículo

contado

10

EXISTENCIAS

11 INVENTARIO FÍSICO Anotar la cantidad de artículos que se contaron

en el Almacén.





31 de 32

12

TARJETA

Anotar la cantidad de artículos que se deben

tener en el Almacén.

VALUACIÓN DEL INVENTARIO

FÍSICO

13 UNIDAD

Anotar la unidad de medida del artículo que se

contará: metro, pieza, millar, ciento, etc.

14

COSTO UNITARIO

Anotar el costo por pieza, metro, millar, etc.,

del artículo a valuar.

15

TOTAL

Anotar el costo total del los artículos.

DIFERENCIAS

16

SOBRANTE

Anotar el costo de los artículos sobrantes como

resultado del inventario.

17

FALTANTE

Anotar el costo de los artículos faltantes como

resultado del inventario.




32 de 32

TARJETA PARA INVENTARIO FÍSICO O MARBETE

1 2

3

6 4

7

11 12

13 14 15

16 17

6 4 5

1 2


PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


4

MATERIALES

9

REFERENCIAS

9

PROCEDIMIENTO

11

FLUJOGRAMA

16

ANEXOS 19



Octubre 2015 Octubre 2015 U:/004 INVENTARIOS


Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017


1 de 33

OBJETIVO

Establecer las actividades a través de las cuales se desincorporarán del Patrimonio

Institucional aquellos bienes que por su estado físico o nivel de uso ya no son de utilidad

para el servicio e integrarlos al Programa Anual de Disposición Final de los Bienes Muebles

del ejercicio fiscal que corresponda, con el fin de determinar su Disposición Final y Baja del

Inventario de acuerdo a las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables en la

materia.

ALCANCE


Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Coordinaciones





Áreas: Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área,

Subdirecciones de Área y Departamentos.

Avalúo: Es el resultado del proceso de estimar el valor de un bien, determinando la medida

de su poder de cambio en unidades monetarias y a una fecha determinada. Es asimismo un

dictamen técnico en el que se indica el valor de un bien a partir de sus características físicas,

ubicación, uso y de una investigación y análisis de mercado.

Baja: Es la cancelación del registro de un Bien del inventario del Patrimonio de Centros de

Integración Juvenil, A.C., una vez consumada su disposición final o cuando el Bien se haya

extraviado, robado o siniestrado.

Bienes Muebles: Instrumental tangible considerado como implemento o medio para el

desarrollo de las actividades que realiza el personal de CIJ, siendo susceptible de la

asignación de número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y

finalidad en el servicio.




2 de 33

Bienes no útiles: Son aquellos:

a) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilite su aprovechamiento en el

servicio;

b) Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio;

c) Que se encuentren descompuestos y no son susceptibles de reparación;

d) Que se encuentren descompuestos y su reparación no resulte rentable;

e) Que sean desechos y no sea posible su reaprovechamiento

Comité: Se refiere al Comité de Bienes Muebles de Centros de Integración Juvenil, A.C.

Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los bienes.

Desincorporación patrimonial: la separación de un bien del patrimonio de CIJ.

Dictamen de no Utilidad: Es el documento en el que se describe el Bien y se acreditan las

causas de no utilidad.

Disposición Final: Es el acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial

(enajenación, donación, destrucción, etc.).

Enajenación: Es la transmisión de la propiedad de un bien, como es el caso de la venta,

donación, permuta y dación en pago.

Procedimientos de Venta: Licitación Pública, Subasta, Invitación a cuando menos Tres

Personas y Adjudicación Directa.

Resguardo: Es el documento que describe todos los datos correspondientes a un Bien y

mediante el cual éste es puesto a resguardo de una persona específica, a través de la

formalización, vía firma autógrafa.

Responsable de los Recursos Materiales: Se refiere al Subdirector de Adquisiciones y

Servicios.

SISACFI: Sistema de Activo Fijo.




3 de 33

Solicitud de Baja de Bienes Muebles: Es el documento en el que se describe el Bien del

cual se solicita su desincorporación.

Unidades Operativas: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, Unidades de

Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de

Heroína de zona metropolitana y foránea.

Valor Mínimo de Venta: Es el valor general o específico que fije la Secretaría o para el

cual ésta establezca una metodología que lo determine, es también el valor obtenido a través

de un avalúo.

Valor para Venta: Es el valor específico asignado por el Responsable de los Recursos

Materiales, para instrumentar la venta de bienes con base al valor mínimo de venta.




4 de 33


Unidad Administrativa y/o Director de la Unidad Operativa de zona metropolitana

Realizará anualmente una revisión física de los Bienes Muebles con los que cuenta, para

determinar cuáles son susceptibles de desincorporarse por inutilidad, para evitar su

acumulación, así como el desecho de los mismos.

Elaborará un oficio para el Departamento de Servicios Generales, en el que solicitará el

Dictamen de no Utilidad de los Bienes que considere no útiles para el servicio, el cual

deberá ser autorizado por el Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios; en el caso de

bienes informáticos, lo solicitará al Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento

y Telecomunicaciones, quien solicitará la autorización del Subdirector/a de Desarrollo

de Sistemas y Procesos Administrativos.

Una vez que cuente con el Dictamen de No Utilidad, elaborará una Solicitud de Baja de

Bienes Muebles, en la que relacionará los Bienes Muebles a desincorporar por la Causa

de Bienes No Útiles (incisos a, c, d y e). y enviará al Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros en forma anual.

Elaborará oficio para el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, en el que

solicitará sean retirados los Bienes Muebles de los cuales haya solicitado su

desincorporación por inutilidad.

Director de la Unidad Operativa de zona foránea

Realizará anualmente una revisión física de los Bienes Muebles con los que cuenta, para

determinar cuáles son susceptibles de desincorporarse por inutilidad, para evitar su

acumulación y se generen desechos de los mismos.

Elaborará el Dictamen de no Utilidad de los Bienes Muebles susceptibles a

desincorporarse por inutilidad, con apoyo de los proveedores de su localidad siempre y

cuando la valoración que realice (presupuesto de reparación), no represente ningún

costo para la Institución, y una vez elaborado el Dictamen de no Utilidad, lo enviará al





5 de 33

Elaborará el Dictamen del equipo e instrumental médico, para lo cual podrá apoyarse en

la opinión del médico que utilice el equipo, siempre y cuando la valoración que realice

(presupuesto de reparación), no represente ningún costo para la Institución.

Una vez que cuente con el Dictamen de no Utilidad, elaborará una Solicitud de Baja de

Bienes Muebles, en la que relacionará los Bienes Muebles a desincorporar por la Causa

de Bienes No Útiles (incisos a, c, d y e). y lo enviará al Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros en forma anual.

En el caso de bienes informáticos, para la elaboración del Dictamen de no Utilidad,

podrá solicitar apoyo de los proveedores de su localidad siempre y cuando la valoración

que realice (presupuesto de reparación), no represente ningún costo para la Institución.

Enviará el Dictamen de No Utilidad al Departamento de Soporte Técnico,

Mantenimiento y Telecomunicaciones, (anexando la valoración del proveedor) quien

solicitará el Vo. Bo. de la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos

Administrativos.

Elaborará y enviará la Solicitud de Baja de Bienes Muebles al Departamento de

Inventarios, Almacén y Seguros, una vez obtenido el Vo. Bo. de la Subdirección de

Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos; de lo contrario dichos bienes no

podrán ser considerados para su baja.

Remitirá al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, una vez concluido el

trámite de disposición final de los Bienes, los documentos que amparen su realización,

los cuales, dependiendo de cada caso, pueden variar entre uno o todos los siguientes:

ENAJENACIÓN DONACIÓN

a) Acta por venta de

Bienes (original)

b) Recibo de Ingresos

(copia)

c) Ficha de Depósito

(copia)

d) Identificación

oficial del

comprador (copia)

e) Contrato de

Donación de Bienes

(original)




6 de 33


Validará la circular elaborada por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios en la

que solicita a las Área de la Institución y Unidades Operativas de zona metropolitana y

foránea el reporte de los Bienes Muebles No Útiles para su baja.

Presentará al Órgano de Gobierno, el Programa Anual de Disposición Final de Bienes

Muebles para su aprobación.

Integrará la carpeta con los asuntos a tratar que se presentará a la Comisión de

Vigilancia y Órgano de Gobierno.

Comité de Bienes Muebles

Revisará, autorizará y dará seguimiento al Programa Anual de Disposición Final de

Bienes Muebles presentado por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

Determinará la disposición final de los bienes no útiles para su seguimiento, mismos

que deberán ser contemplados en el Programa Anual de Disposición Final de Bienes

Muebles.

Responsable de los Recursos Materiales

Presentará al Comité de Bienes Muebles el Programa Anual de Disposición Final de

Bienes de cada ejercicio para su revisión y autorización.

Revisará, validará y presentará en forma anual a la Dirección General Adjunta

Administrativa, el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles, a fin de

que éste sea formalizado y entregado para su autorización a la Comisión de Vigilancia

y Consejo Directivo de la Entidad.

Solicitará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la publicación del

Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles, en la página Web

Institucional.

Revisará y validará el Dictamen de no Utilidad elaborado por el Departamento de





7 de 33

Propondrá la Disposición Final de los Bienes Muebles de las Áreas y Unidades

Operativas de zona metropolitana y foránea al Comité.


Elaborará el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles, con la

documentación reportada, el cual será presentado para su autorización al Órgano de

Gobierno, en la IV Reunión Ordinaria de cada ejercicio.

Dará seguimiento al cumplimiento del Programa Anual de Disposición Final de Bienes

Muebles.

Actualizará y proporcionará a las Áreas y Unidades Operativas a través de Intranet, los

formatos necesarios para los trámites de Baja de Bienes Muebles (Solicitud de Baja y

Dictamen de no Utilidad).

Concentrará y revisará que las Solicitudes de Baja de Bienes Muebles, enviadas por las

Áreas y Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea, estén correctamente

requisitadas con los datos de los Bienes propuestos y que concuerden con la

documentación soporte (Dictamen de No Utilidad) e integrará el expediente con las

Solicitudes de Baja y Dictámenes de No Utilidad.

Asesorará a las áreas de zona foránea para que éstas lleven a cabo la Desincorporación

de Bienes.

Notificará por escrito a las Unidades Operativas de zona foránea del destino final

autorizado de los Bienes propuestos a desincorporar.

Deberá realizar las acciones pertinentes para la disposición final de los Bienes, ya sea

por enajenación ó donación, en apego a la normatividad aplicable y a lo autorizado por

el Órgano de Gobierno.

Informará a los Departamentos de Contabilidad y Soporte Técnico, Mantenimiento y

Telecomunicaciones (únicamente en caso de Bienes Informáticos) los Bienes que hayan

sido dados de baja, anexando la documentación soporte correspondiente.




8 de 33

Departamento de Servicios Generales

Elaborará el Dictamen de no Utilidad a las Áreas y Unidades Operativas de zona

metropolitana, de los Bienes Muebles solicitados para su desincorporación del

Patrimonio Institucional y en el caso que se requiera, solicitará apoyo al proveedor

contratado para realizar el mantenimiento institucional. Una vez elaborado, se solicitará

la autorización de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

Enviará a las Áreas y Unidades Operativas, el Dictamen de no Utilidad, autorizado por

la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos

Revisará y validará el Dictamen de No Utilidad elaborado por el Departamento de

Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones a petición del Área o Unidad

Operativa solicitante.

Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones

Valorará los Bienes Informáticos que las Áreas y Unidades Operativas de zona

metropolitana le requieran para dictaminar una posible baja, y solicitará en caso

necesario, el apoyo del proveedor contratado para los mantenimientos de equipo de

cómputo institucional.

Elaborará el Dictamen de no Utilidad de los Bienes Informáticos, de acuerdo a lo

verificado en la revisión de los mismos.

Hará del conocimiento al Responsable de la Unidad Operativa de zona foránea, que

para la elaboración del Dictamen Técnico de no Utilidad, deberá solicitar apoyo de los

proveedores de su localidad siempre y cuando la valoración que realice (presupuesto de

reparación), no represente ningún costo para la Institución.

Retirará los bienes propuestos para su desincorporación por inutilidad, de las Áreas y

Unidades Operativas de zona metropolitana, a fin de concentrarlos en un solo lugar y

los entregará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, para el trámite

correspondiente.




9 de 33

Unidades Operativas de zona metropolitana:

Solicitarán el Dictamen de No Utilidad al Departamento de Servicios Generales.

únicamente para el equipo eléctrico (máquinas de escribir, sumadoras, teléfonos, fax).

Unidades Operativas de zona foránea:

Elaborarán el dictamen técnico con el apoyo de algún proveedor de la localidad;

siempre y cuando la valoración que se realice (presupuesto de reparación), no

represente ningún costo para la Institución.

Para bienes informáticos solicitará el Visto Bueno del Departamento de Soporte

Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones, previa valoración del proveedor de la

localidad.

Concentrarán los Bienes en el lugar destinado para este fin, mientras es autorizada su

desincorporación y se determine cuál será la disposición final de los mismos

MATERIALES

Solicitud de Servicios

Resguardo (original)

SISACFI

REFERENCIAS

Artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley General de Bienes Nacionales, Título Quinto de los Bienes Muebles de la

Administración Pública Federal Capítulo Único.

Ley Federal de Entidades Paraestatales




10 de 33

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos

Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la

Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de

Diciembre de 2006.

Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes

Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, publicadas en el Diario

Oficial de la Federación el 30 de Diciembre de 2004.

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de Julio de

2010.

Lista de Valores Mínimos que es publicada bimestralmente la Secretaría de la Función

Pública en el Diario Oficial de la Federación.



Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C.

ANEXOS

Dictamen de No Utilidad (original)

Solicitudes de Baja de Bienes Muebles (original)

Resguardo (original)




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

RESPONSABLE DESCRIPCION

11 de 33

Jefe/a del Depto.

de Inv., Almacén

y Seguros

Responsable de

los Recursos

Materiales

Jefe/a del Depto.

de Inv., Almacén

y Seguros

Subjefe/a de

Inventarios

Profesional

Ejecutivo/a

Control de Bienes

Unidad

Administrativa

y/o Director/a de

la Unidad

Operativa

1. Elabora anualmente una circular solicitando a las

áreas administrativas y unidades operativas de zona

metropolitana y foránea, que reporten sus bienes no

útiles. Turna circular al/la Responsable de Recursos

Materiales para su revisión.

2. Recibe circular, revisa, rubrica, y turna a la Dirección

General Adjunta Administrativa para su

autorización; y una vez firmada la devuelve al Jefe/a

del Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros.

3. Recibe del/la Responsable de los Recursos

Materiales la circular autorizada, y turna al Subjefe/a

de Inventarios.

4. Recibe circular y turna al/la Profesional Ejecutivo

Control de Bienes para su envío.

5. Recibe circular y solicita su envío por correo

electrónico a las áreas de la Institución y Unidades

Operativas de zona metropolitana y foránea

mediante el buzón al Depto. de Soporte Técnico

Mantenimiento y Telecomunicaciones.

6. Recibe circular mediante correo electrónico, revisa

los bienes muebles con los que cuenta, para

determinar la necesidad de solicitar su

desincorporación de acuerdo con lo establecido en el

presente procedimiento.

7. Elabora oficio en el que solicita Dictamen de No

Utilidad de los Bienes, al Departamento de Soporte

Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones; en

caso de bienes informáticos y al Departamento de

Servicios Generales si es mobiliario, equipo y

vehículos.

Circular

Circular

Circular

Circular

Circular

Circular

Oficio




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


12 de 33

Unidad

Administrativa

y/o Director/a de

la Unidad

Operativa

Jefe/a del Depto.

de Inv., Almacén

y Seguros

Subjefe/a de

Inventarios

Profesional

Ejecutivo/a

Control de Bienes

Subjefe/a de

Inventarios

8. Recibe Dictamen de No Utilidad de los bienes

reportados por parte de las áreas responsables,

elabora la Solicitud de Baja de Bienes Muebles y

envía ambos documentos junto con oficio al

Departamento de Inventarios Almacén y Seguros.

9. Recibe oficio, Solicitud de Baja de Bienes Muebles

y Dictamen de No Utilidad, revisa y turna al

Subjefe/a de Inventarios.

10. Recibe oficio y Solicitud de Baja de Bienes

Muebles y turna al/la Profesional Ejecutivo-Control

de Bienes para la verificación de los datos en el

Inventario.

11. Recibe oficio, Solicitud de Baja de Bienes Muebles

y Dictamen de no Utilidad, revisa y verifica que los

datos correspondan a los registros que se tienen en el

Inventario.

12. Captura en el SISACFI, en cada uno de los registros

de los Bienes, en los que se solicita su baja, la

leyenda “PROPUESTO PARA BAJA”, así como el

número de sesión de Órgano de Gobierno en que se

presentará la propuesta para su autorización.

13. Notifica al Subjefe/a de Inventarios que los bienes

propuestos para baja han sido capturados.

14. Recibe del/la Profesional Ejecutivo/a el Dictamen de

No Utilidad, Solicitud de Baja y resguardos; solicita

mediante el Buzón DGAA solicitando al

Departamento de Servicios Generales sean retirados

los Bienes a desincorporar de Oficinas Centrales y

Unidades Operativas de zona metropolitana, a fin de

que se concentren en el lugar destinado para este fin.

Dictamen de

No Utilidad y

Solicitud de

Baja de Bienes

Muebles

Oficio y

Solicitud de

Baja de Bienes

Muebles

SISACFI

Dictamen de

No Utilidad,

Solicitud de

Baja




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


13 de 33

Subjefe/a de

Inventarios

Jefe/a del Depto.

de Inv., Almacén

y Seguros

Profesional

Ejecutivo/a

Control de Bienes

Subjefe/a de

Inventarios

Jefe/a del Depto.

de Inv., Almacén

y Seguros

15. Informa al Jefe/a del Depto. de Inventarios que los

bienes propuestos para baja han sido capturados en

el SISACFI.

16. Gira instrucciones al/la Profesional Ejecutivo/a-

Control de Bienes para que realice el trámite de

desincorporación.

17. Acude al Área o Unidad el día en que está

programado el servicio de retiro de Bienes, junto con

el personal del Departamento de Servicios Generales

para proceder a retirarlos.

18. Concentra los Bienes en el lugar destinado para este

fin, mientras es autorizada su desincorporación y se

determine cuál será la disposición final de los

mismos.

19. Elabora el resumen de los bienes propuestos a

desincorporar, el Programa Anual de Disposición

Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo

turna al Subjefe/a de Inventarios para su revisión.

20. Recibe el Programa Anual de Disposición Final de

Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa si

es el caso solicita correcciones y turna al Jefe/a de

Depto.


Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa la

propuesta de disposición final, coteja el resumen

contra la documentación soporte del mismo, en su

caso realiza correcciones, firma el programa, rubrica

la Solicitud y envía a la Subdirección de

Adquisiciones y Servicios.

Resumen de

Bienes,

Programa y

Solicitud

Resumen de

Bienes,

Programa y

Solicitud

Resumen de

Bienes,

Programa y

Solicitud




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


14 de 33

Responsable de

Recursos

Materiales

Jefe/a del Depto.

de Inv., Almacén

y Seguros

Subjefe/a de

Inventarios

Profesional

Ejecutivo/a

Control de Bienes

Jefe/a del Depto.

de Inv., Almacén

y Seguros


Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa,

firma el programa, rúbrica la Solicitud de Acuerdo y

recaba la firma de la Dirección General Adjunta

Administrativa en ambos documentos. Turna copia

del Programa y de la Solicitud al Jefe/a del


23. Recibe copia del Programa Anual de Disposición

Final de Bienes Muebles y de la Solicitud de

Acuerdo ambos rubricados por la Dirección General

Adjunta Administrativa y turna al Subjefe/a de

Inventarios.

24. Recibe copia de los documentos y turna al/la

Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para el

trámite de difusión.

25. Recibe copia de los documentos y solicita al

Departamento de Sistemas la publicación del

Programa Anual de Disposición Final de Bienes

Muebles en la página WEB Institucional.

26. Integra el expediente de baja de los bienes no útiles

con los documentos que se mencionan a

continuación y turna al Subjefe/a de Inventarios.

Solicitud de Baja de Bienes Muebles

Dictamen de No Utilidad

Resguardo

Programa y

Solicitud

Programa y

Solicitud

Expediente de

baja




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


15 de 33

Subjefe/a de

Inventarios

27. Recibe y revisa la integración del expediente de los

bienes propuestos para baja, y conjuntamente con el

Jefe/a de Depto. coordinan las acciones necesarias a

fin de que se lleve a cabo la disposición final de los

Bienes, de conformidad con lo autorizado por la


28. Termina Procedimiento.

Expediente de

baja




16 de 33


Inventarios, Almacén y

Seguros

Responsable de los Recursos

MaterialesSubjefe/a de Inventarios

Profesional Ejecutivo/a

Control de Bienes

Unidad Administrativa y/o

Director/a de la Unidad

Operativa

Oficio

Circular CircularCircularCircular

CircularCircular

INICIA

Elabora anualmente una circular solicitando a las áreas administrativas y unidades operativas de zona metropolitana y foránea, que reporten sus bienes no útiles. Turna circular al/la Responsable de Recursos Materiales para su revisión.

1

Recibe circular, revisa, rubrica, y turna a la Dirección General Adjunta Administrativa para su autorización; y una vez firmada la devuelve al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

2

Recibe del/la Responsable de los Recursos Materiales la circular autorizada, y turna al Subjefe/a de Inventarios.

3

Recibe circular y turna al/la Profesional Ejecutivo Control de Bienes para su envío.

4

Recibe circular y solicita su envío por correo electrónico a las áreas de la Institución y Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea mediante el buzón al Depto. de Soporte Técnico Mantenimiento y Telecomunicaciones.

5

Recibe circular mediante correo electrónico, revisa los bienes muebles con los que cuenta, para determinar la necesidad de solicitar su desincorporación de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.

6

Elabora oficio en el que solicita Dictamen de No Utilidad de los Bienes, al Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones; en caso de bienes informáticos y al Departamento de Servicios Generales si es mobiliario, equipo y vehículos.

A

7




17 de 33



Seguros




Control de Bienes



Operativa

Dictamen

Dictamen

Solicitud de baja de bienes

Solicitud de baja de bienes

Oficio

Oficio

Dictamen

Oficio

Recibe Dictamen de No Utilidad de los bienes reportados por parte de las áreas responsables, elabora la Solicitud de Baja de Bienes Muebles y envía ambos documentos junto con oficio al Departamento de Inventarios Almacén y Seguros.

8

Recibe oficio, Solicitud de Baja de Bienes Muebles y Dictamen de No Utilidad, revisa y turna al Subjefe/a de Inventarios.

Recibe oficio, Solicitud de Baja de Bienes Muebles y Dictamen de no Utilidad, revisa y verifica que los datos correspondan a los registros que se tienen en el Inventario.

9

Recibe oficio y Solicitud de Baja de Bienes Muebles y turna al/la Profesional Ejecutivo-Control de Bienes para la verificación de los datos en el Inventario.

A

10 11

B




18 de 33



Seguros




Control de Bienes



Operativa

Dictamen

Captura en el SISACFI, en cada uno de los registros de los Bienes, en los que se solicita su baja, la leyenda “PROPUESTO PARA BAJA”, así como el número de sesión de Órgano de Gobierno en que se presentará la propuesta para su autorización.

12

Notifica al Subjefe/a de Inventarios que los bienes propuestos para baja han sido capturados.

Recibe del/la Profesional Ejecutivo/a el Dictamen de No Utilidad, Solicitud de Baja y resguardos; solicita mediante el Buzón DGAA solicitando al Departamento de Servicios Generales sean retirados los Bienes a desincorporar de Oficinas Centrales y Unidades Operativas de zona metropolitana, a fin de que se concentren en el lugar destinado para este fin.

14

Gira instrucciones al/la Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para que realice el trámite de desincorporación.

13

Informa al Jefe/a del Depto. de Inventarios que los bienes propuestos para baja han sido capturados en el SISACFI.

1516

B

C




19 de 33



Seguros




Control de Bienes



Operativa

Solicitud

Programa

Recibe el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa la propuesta de disposición final, coteja el resumen contra la documentación soporte del mismo, en su caso realiza correcciones, firma el programa, rubrica la Solicitud y envía a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

Solicitud

Programa

Solicitud

Programa

Resumen de bienes

Acude al Área o Unidad el día en que está programado el servicio de retiro de Bienes, junto con el personal del Departamento de Servicios Generales para proceder a retirarlos.

17

Concentra los Bienes en el lugar destinado para este fin, mientras es autorizada su desincorporación y se determine cuál será la disposición final de los mismos.

Elabora el resumen de los bienes propuestos a desincorporar, el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo turna al Subjefe/a de Inventarios para su revisión.

19

18

Recibe el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa si es el caso solicita correcciones y turna al Jefe/a de Depto.

2021

C

D




20 de 33



Seguros




Control de Bienes



Operativa

Expediente de ba ja

Solicitud

Programa

Solicitud

Programa

Recibe copia de los documentos y turna al/la Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para el trámite de difusión.

Expediente de baja

Recibe el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa, firma el programa, rúbrica la Solicitud de Acuerdo y recaba la firma de la Dirección General Adjunta Administrativa en ambos documentos. Turna copia del Programa y de la Solicitud al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

22

Recibe copia del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y de la Solicitud de Acuerdo ambos rubricados por la Dirección General Adjunta Administrativa y turna al Subjefe/a de Inventarios.

Integra el expediente de baja de los bienes no útiles con los documentos Correspondientes y turna al Subjefe/a de Inventarios.

26

24

Recibe copia de los documentos y solicita al Departamento de Sistemas la publicación del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles en la página WEB Institucional.

25

23

D

Recibe y revisa la integración del expediente de los bienes propuestos para baja, y conjuntamente con el Jefe/a de Depto. coordinan las acciones necesarias a fin de que se lleve a cabo la disposición final de los Bienes, de conformidad con lo autorizado por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

27

TERMINA




21 de 33


DICTAMEN DE NO UTILIDAD

II. Clave: Sin Clave

III. Objetivo: Contar con un documento regulatorio que se emita con el

objeto de garantizar la clara transparencia para acreditar

las causas de no utilidad de los Bienes Muebles como no

útiles.

IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Servicios Generales, para Bienes

resguardados a Oficinas Centrales y Unidades Operativas

de zona metropolitana.

Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y

Telecomunicaciones, para Bienes Informáticos

resguardados a Oficinas Centrales y Unidades Operativas

de zona metropolitana y foránea.

El Director de las Unidades Operativas de zona foránea, si

son Bienes Muebles, en caso de ser Bienes Informáticos,

se deberán reportar al Departamento de Soporte Técnico,

Mantenimiento y Telecomunicaciones para su

elaboración.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se solicite la dictaminación de un Bien

VI. Integración del Formato: Original y copia

VII. Distribución: Original: Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros

Copia: Archivo del Área o de la Unidad Operativa


Máquina de escribir o computadora

IX. Observaciones:





22 de 33

1

FECHA:

Día, mes y año en que se elabora el Formato.

2 ADSCRIPCIÓN: El nombre del Área (en caso de Oficinas

Centrales) o de la Unidad Operativa de zona

metropolitana o foránea que elabora el formato.

3 HOJA: DE: Número de Solicitudes que se elaboran.

4 CENTRO DE COSTO: Centro de Costo del Área o Unidad Operativa

que corresponda.

5

No. DE INVENTARIO

CVE. CABM

Anotar el número de inventario que se

encuentra en la Tarjeta de Resguardo CB02.

Ejemplo: I450400314

6 PROG Anotar el número progresivo que se encuentra

en la Tarjeta de Resguardo CB02. Ejemplo:

510.

7 DESCRIPCIÓN DEL BIEN El nombre del Bien registrado en la Tarjeta de

Resguardo CB02. Ejemplo: Silla Fija Apilable.

8 MARCA

Marca del Bien, el cual se encuentra en la

Tarjeta de Resguardo CB02.

9 MODELO Modelo del Bien, el cual se encuentra en la


10 SERIE Serie del Bien, el cual se encuentra en la


11 DIAGNÓSTICO Anotar el estado físico del Bien, condiciones,

costo de rehabilitación, etc.





23 de 33

12

BIENES NO ÚTILES

Marcar con una “X” el inciso que corresponda

a los Bienes no Útiles

A) Cuya obsolescencia o grado de deterioro

imposibilita su aprovechamiento en el

servicio.

B) Aún funcionales pero que ya no se

requieren para la prestación del servicio.

C) Que se han descompuesto y no son

susceptibles de reparación.

D) Que se han descompuesto y su

reparación no resulta rentable.

E) Que son desechos y no es posible su

reaprovechamiento.

F) Que no son susceptibles de

aprovechamiento en el servicio por una

causa distinta de las señaladas.

13 NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN

ELABORA Y AUTORIZA EL


Nombre, cargo y firma del responsable de la

Valoración Técnica:

Para las Áreas y Unidades Operativas de zona

metropolitana, el Subdirector de Adquisiciones

y Servicios.

Para Bienes Informáticos de las Áreas y

Unidades Operativas de zona metropolitana y

foránea el Subdirector de Desarrollo de

Sistemas y Procesos Administrativos.

Para Unidades Operativas de zona foránea,

nombre y firma del Director, como responsable

únicamente para Bienes Muebles.




24 de 33

FECHA:

ADSCRIPCIÓN: HOJA: _______ DE: _______

CENTRO DE COSTO: ______________

DIAGNÓSTICO

CVE.CABM PROG(Estado físico, condiciones, costo de rehabilitación,

etc.)A) B) C) D) E) F)

A) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio;B) Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio;C) Que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación;D) Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable;E) Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento.

F) Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas.

CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS


No. DE INVENTARIO

DESCRIPCIÓN DEL BIEN MARCA MODELO SERIE

BIENES NO UTILES

BIENES NO UTILES, AQUELLOS:

Nota: Declaro bajo protesta de decir verdad que los bienes reportados en este Dictamen cumplen con los requisitos normativos, para que sean dados de baja.

NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN ELABORÁ Y AUTORIZA

EL DICTAMEN DE NO UTILIDAD

2

3

4

1

65 7 8 9 10 11 12

13

12




25 de 33


SOLICITUD DE BAJA DE BIENES MUEBLES

II. Clave: Sin Clave

III. Objetivo: Contar con un documento regulatorio que se emita con el

objeto de garantizar clara transparencia para la baja de

Bienes Muebles.

IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se soliciten Bienes para su baja


VII. Distribución: Original: Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros

Copia: Archivo del Área o de la Unidad Operativa


Máquina de escribir o computadora

IX. Observaciones:





26 de 33

1

FECHA:

Día, mes y año en que se elabora el Formato.

2 ADSCRIPCIÓN: El nombre del Área (en caso de Oficinas

Centrales) o de la Unidad Operativa de zona

metropolitana o foránea que elabora el formato.

3 HOJA: DE: Número de Solicitudes que se elaboran.

4 CENTRO DE COSTO: Centro de Costo del Área o Unidad Operativa

que corresponda.

5

No. DE INVENTARIO

CVE. CABM

Anotar el número de inventario que se

encuentra en la Tarjeta de Resguardo CB02.

Ejemplo: I450400314

6 PROG Anotar el número progresivo que le

corresponde al Bien para su identificación, el

cual se encuentra en la Tarjeta de Resguardo

CB02 ó Listado de Inventario. Ejemplo: 510.

7 DESCRIPCIÓN DEL BIEN El nombre del Bien registrado en la Tarjeta de

Resguardo CB02. Ejemplo: Silla Fija Apilable.

8 MARCA

Marca del Bien, el cual se encuentra en la

Tarjeta de Resguardo CB02 ó Listado de

Inventario. Ejemplo: PM STEELE

9 MODELO Modelo del Bien, el cual se encuentra en la


Inventario.

10 SERIE Serie del Bien, el cual se encuentra en la


11

COSTO UNITARIO (C.U.):

Costo del Bien, el cual se encuentra en la


Inventario. Ejemplo: $200.00





27 de 33

12

CAUSA DE LA BAJA

INUTILIDAD

13 NOMBRE Y FIRMA DEL

RESPONSABLE DE LA ADSCRIPCIÓN

Firma del/la Responsable del Área y/o Unidad

Operativa




28 de 33

FECHA: 16- OCTUBRE- 2009

ADSCRIPCIÓN: DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS HOJA: 1 DE: 1

CENTRO DE COSTO: 8792

CVE.CABM PROG

I450400314 540 SILLA FIJA APILABLE PM STEELE S16 200.00$ INUTILIDAD

NOTA: ESTA SOLICITUD DEBERÁ VENIR ACOMPAÑADA DEL DICTAMEN DE NO UTILIDAD.

MARCA MODELO SERIE C.U. CAUSA DE LA BAJA

LIC. EDUARDO G. VALENCIA CRUZ

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE

DE LA ADSCRIPCIÓN

CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS

SOLICITUD DE BAJA DE BIENES MUEBLES

No. DE INVENTARIODESCRIPCIÓN DEL BIEN

11

2

1

3

4

5 6 7 8 9 10 12

13




29 de 33


RESGUARDO

II. Clave:

III. Objetivo: Contar con un documento regulatorio que se emita de

manera individual para cada bien, con el objeto de crear

un compromiso de responsabilidad del usuario

(resguardatairo) para con la institución, acerca del buen

uso y cuidado de cada bien a su cargo y en el que se

detallan todas y cada una de las características del mismo.

IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Inventarios y Almacén.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se designe un responsable para el resguardo

de un bien mueble.


VII. Distribución: Original: Departamento de Inventarios y Almacén.

Copia: Archivo del CIJ

VIII. Forma de Llenado: Por computadora

IX. Observaciones:





30 de 33

1

09

Clave correspondiente a la unidad conformada

de nueve dígitos.

2 DESCRIPCIÓN COMPLEMENTARIA Características o especificaciones del bien

mueble a resguardar.

3 ADSCRIPCION DEL BIEN MUEBLE: El nombre de la Unidad en donde se resguarda

el bien mueble.

4 CENTRO DE COSTO: Número del centro de costo correspondiente a

la Unidad donde se resguarda el bien,

conformado de cuatro dígitos.

5 RAMO: Ramo Presupuestal

6 UNIDAD: Clave de identidad asignada para la

identificación de la institución ante la S.S.

7 CLASIFICADOR POR OBJETO: Clave de la partida presupuestal por la cual se

adquiere el bien de acuerdo a sus

características.

8 CLAVE CABMS: Clave de diez dígitos, asignada al bien en base

al catalogo de adquisiciones de bienes muebles

(CABMS).

9 No. PROG.: Número consecutivo correspondiente al bien de

acuerdo a la clave CABMS

10 CAUSA: Clave asignada para el recurso

11 RECURSO: Recurso utilizado en la adquisición del bien.

RF Recurso Fiscal, RP Recurso Propio y RD

Recurso Donado.

12 ALTA

DÍA-MES-AÑO:

La fecha de expedición de la factura o

documento que ampare la adquisición del bien






31 de 33

13

FACTURA:

El número de folio correspondiente a la factura

o documento que ampara la adquisición del

bien.

14 COSTO: Valor del bien de acuerdo a la factura o

documento que ampare su adquisición.

15 MES: Mes del año en que se registra el bien.

16 AÑO: Año en que se registra el bien.

17 MARCA: La marca del bien.

18 MOD.: Modelo del bien

19 SERIE: El número de serie correspondiente al bien.

20 MOTOR: En el caso de vehículos el número de serie del

motor.

21 AÑO: Fecha de fabricación en caso de vehículos.

22 APELLIDO PATERNO: Apellido paterno del resguardatario.

23 APELLIDO MATERNO: Apellido materno del resguardatario.

24 NOMBRE (S): Nombre (s) del resguardatario.

25 R.F.C. Registro federal de contribuyentes del

resguardatario.

26 FIRMA: Firma autógrafa del resguardatario.

27 FECHA: El día, mes y año en el que se firma el

resguardo la partir del cual éste queda como

responsable de la custodia y buen uso del bien.





32 de 33

28

RESPONSABLE DE LOS RECURSOS

MATERIALES DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

Apellidos, nombre (s) y firma del/la

responsable de los recursos materiales en la

entidad.

29 ENCARGADO DE INVENTARIOS DE

LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:

Apellidos, nombre (s) y firma del responsable

de los inventarios de los bienes muebles de la

entidad.

30 RESPONSABLE DE LA SUB-UNIDAD: Apellidos, nombre (s) y firma del/la titular de

la unidad donde se resguarda el bien mueble.

31 FECHA DE IMPRESIÓN: El día, mes y año en que se imprime el formato.




33 de 33


PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


3

MATERIALES

4

REFERENCIAS

5

PROCEDIMIENTO

6

FLUJOGRAMA

12

ANEXOS 16







1 de 21

OBJETIVO

Llevar a cabo las actividades necesarias para que se realice la enajenación de los Bienes

Muebles No Útiles a través de su venta por adjudicación directa, de acuerdo a la

normatividad aplicable con objeto de dar cumplimiento a lo establecido en el Programa

Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.

ALCANCE







Baja: Es la cancelación del registro de un Bien del inventario del Patrimonio de CIJ, una

vez consumada su disposición final o cuando el Bien se haya extraviado, robado o

siniestrado.


desarrollo de las actividades que realiza el personal de Centros de Integración Juvenil, AC.,

siendo susceptible de la asignación de número de inventario y resguardo de manera

individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los Bienes.



Enajenación: Es la transmisión de la propiedad de un Bien, como es el caso de la venta y

donación, en Centros de Integración Juvenil, A.C.




2 de 21

Guía EBC: Es el Libro Azul del Mercado Automovilístico Mexicano, e instrumento

administrativo que sirve de orientación y apoyo para obtener valores de compra y venta de

vehículos usados.

Procedimiento de Venta: Son los procesos de Licitación Pública, Invitación a cuando

menos tres Personas, Adjudicación Directa y Subasta.

Responsable de los Recursos Materiales: Se refiere al Subdirector/a de Adquisiciones y

Servicios.


Valor Mínimo de Venta: Es el valor específico, derivado del avalúo realizado por una

institución o persona capacitada para ello, o en el caso de Bienes de desecho, el asignado

por el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, calculado con base en la Lista de

Valores Mínimos para desechos de Bienes Muebles que generen las Dependencias y

Entidades de la Administración Pública Federal, publicada bimestralmente por la Secretaría

de la Función Pública.




3 de 21



Determinará el procedimiento por el cual se deberá llevar a cabo la Enajenación de

Bienes Muebles No Útiles, ya sea por Licitación Pública, Invitación a cuando menos 3

Personas ó Adjudicación Directa.

Dará seguimiento al del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles

Autorizará los actos para la desincorporación patrimonial de desechos, con vigencia

mayor a un año.

Analizará los informes trimestrales de conclusión o trámite de los asuntos sometidos al

comité, así como de todas las enajenaciones efectuadas en el periodo por CIJ, a fin de,

en su caso, disponer las medidas de mejora o correctivas necesarias.

En ningún caso podrán los comités emitir las autorizaciones o aprobaciones, cuando

falte el cumplimiento de algún requisito o no se cuente con los documentos esenciales

exigidos por las disposiciones aplicables. En consecuencia, no producirán efecto alguno

los acuerdos condicionados en cualquier sentido.


Determinará la Disposición final de bienes muebles por adjudicación directa, siempre y

cuando su valor mínimo de venta de éstos en su conjunto no excedan del equivalente a

1000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.

Determinará el valor de los Bienes Muebles No Útiles propuestos y presentará al

Comité de Bienes Muebles, para su autorización.




4 de 21

Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios y Jefe/a del Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros

Presentarán al Comité de Bienes Muebles el Programa Anual de Disposición de Bienes

Muebles para determinar el Proceso de Enajenación de los mismos.

Firmarán en calidad de testigos el Acta de Adjudicación Directa correspondiente a la

Venta de Bienes.

Director/a o Responsable de la Unidad Operativa de Zona Foránea

Designará a los colaboradores que firmarán en calidad de testigos el Acta de

Adjudicación Directa correspondiente a la venta de bienes.


Llevará a cabo las actividades correspondientes a la Enajenación de Bienes Muebles de

Oficinas Centrales y Unidades Operativas de Zona Metropolitana que determine el

Comité de Bienes Muebles.

Determinará el Proceso para la Enajenación de Bienes Muebles de las Unidades

Operativas de Zona Foránea.

MATERIALES

Guía EBC

Recibo de Ingresos

SISACFI




5 de 21

REFERENCIAS

Artículo 134 Constitucional

Ley General de Bienes Nacionales





Diciembre de 2006.


Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.






ANEXOS

Acta de Adjudicación




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


6 de 21

Profesional

Ejecutivo/a-

Control de Bienes

Oficinas Centrales y Unidades Operativas de

zona metropolitana

1. Una vez que el Programa Anual de Disposición Final de

Bienes Muebles es Autorizado por el Órgano de

Gobierno, determina el valor de venta de los bienes

muebles no útiles autorizados para su baja,

contemplados en el Programa pudiéndose presentar dos

casos:

1.1 Que se trate de Bienes Muebles No Útiles, en

este caso, determina el valor mínimo de venta de

acuerdo a la Lista de Valores Mínimos, publicada

bimestralmente por la Secretaría de la Función

Pública e informa telefónicamente a posibles

compradores interesados en adquirir los bienes,

proporcionándoles características y el valor

mínimo de venta de los mismos.

1.1.1 A petición de los interesados muestra los

bienes a enajenar.

1.1.2 , Una vez asegurada la compra de los

bienes por alguno de los interesados,

elabora el Acta de Adjudicación Directa

con los datos de los mismos, recaba la

firma del comprador, de la Dirección

General Adjunta Administrativa y de 2

testigos.

1.1.3 Acude a la Caja (Depto. de Tesorería)

acompañado del comprador para

depositar el pago por concepto de la venta

de los bienes.

Acta de

Adjudicación

Directa




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


7 de 21

Profesional

Ejecutivo/a-

Control de Bienes

1.1.4 Recibe el recibo de ingresos, y entrega al

comprador los bienes junto con el recibo

y copia del Acta de Adjudicación.

Captura en el SISACFI la baja de los

bienes enajenados.

1.1.5 Notifica mediante oficio a los

Departamentos de Contabilidad, Soporte

Técnico, Mantenimiento y

Telecomunicaciones, (solo en caso de

bienes informáticos) y Departamento de

Servicios Generales (solo en caso de

bienes eléctricos y electrónicos) los

Bienes autorizados que fueron dados de

baja en el inventario para su seguimiento.


1.2 Que se trate de Vehículos, en este caso, solicita

al Depto. de Tesorería las facturas originales y al

Depto. de Contabilidad el pago de derechos de

los últimos 5 años.

1.2.1 Determina el valor mínimo de venta de

acuerdo a la Guía EBC.

1.2.2 Realiza la verificación física de cada

vehículo conjuntamente con la persona

designada por el Responsable de Recursos

Materiales, y llena el formato

“Determinación del Valor Mínimo de

Vehículos” para obtener el factor de vida

útil y determinar su valor mínimo de venta.

1.2.3 En caso de que los vehículos por su estado

físico se consideren como desecho ferroso,

obtendrá el valor mínimo de venta con

base en la Lista de Valores Mínimos.

Recibo de

ingresos y

copia del

acta/SISACFI/

Oficio/

Facturas y

pago de

derechos

Formato

“Determina-

ción del Valor

Mínimo de

Vehículos”




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


8 de 21

Profesional

Ejecutivo/a-

Control de Bienes

Nota: En caso de que los vehículos se

encuentren con los motores desvielados y

sus reparaciones sean mayores, el valor de

estos se determinará a través de avalúo.

1.2.4 Informa telefónicamente a posibles

compradores interesados en adquirir los

vehículos proporcionándoles las

características de los mismos.

1.2.5 A petición de los interesados, muestra los

vehículos a enajenar. Continúa

procedimiento.

2. Una vez asegurada la compra de los vehículos

enajenados por alguno de los interesados, elabora el

Acta de Adjudicación Directa con los datos de los

vehículos, recaba la firma del comprador, de la

Dirección General Adjunta Administrativa y de 2

testigos.

3. Acude a la Caja (Depto. de Tesorería) acompañado del

comprador para depositar el pago por concepto de la

venta de los vehículos.

4. Recibe el recibo de ingresos, y entrega al comprador los

vehículos junto con el recibo y copia del Acta de

Adjudicación. Conserva original del Acta para su

archivo.

5. Captura en el SISACFI la baja de los bienes enajenados

e informa al Jefe/a de Depto. que éstos han sido dados

de baja del Sistema.

Recibo de

ingresos y

copia del

acta/SISACFI/

Oficio




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


9 de 21

Profesional

Ejecutivo/a-

Control de Bienes

Director/a o

responsable de la

Unidad

Operativa de

zona foránea

6. Notifica mediante oficio a los Departamentos de

Contabilidad, Servicios Generales y área de Seguros los

Bienes autorizados que fueron dados de baja en el

inventario, para su seguimiento.

7. Reporta en el informe de Seguimiento al Programa de

Enajenación de Bienes Muebles, los bienes enajenados

trimestralmente y envía a la Comisión de Vigilancia y

Órgano de Gobierno.

8. Integra y archiva el expediente con todos los

documentos generados durante el proceso.

Unidades Operativas de zona foránea

9. Una vez que el Depto. de Inv., Almacén y Seguros

determina el valor de venta de los bienes muebles no

útiles autorizados para su baja, informa telefónicamente

a posibles compradores interesados en adquirir los

bienes, proporcionándoles las características y el valor

mínimo de venta de los mismos; pudiéndose presentar

dos casos:

9.1. Que se trate de Bienes Muebles No Útiles, en este

caso; y a petición de los interesados muestra los

bienes a enajenar.

9.1.1. Una vez asegurada la compra de los bienes por

alguno de los interesados, elabora el Acta de

Adjudicación con los datos de los mismos,

firma, recaba la firma del comprador, y de 2

testigos.

Acta de

Adjudicación

Recibo de

Ingresos

Recibo de

ingresos y

copia del acta




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


10 de 21

Director/a o

responsable de la

Unidad

Operativa de

zona foránea

9.1.2. Proporciona al comprador el No. de Cuenta

Bancaria al que deberá realizar el depósito por

concepto de la venta de bienes muebles no

útiles.

9.1.3. Solicita a la Secretaria/o elabore el Recibo de

Ingresos una vez que recibe del comprador la

ficha de depósito bancario por concepto de la

venta de bienes muebles no útiles.

9.1.4. Entrega los bienes al comprador, el Recibo de

Ingresos y copia del Acta de Adjudicación

Directa.

9.1.5. Envía al Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros original del Acta de

Adjudicación Directa y al Departamento de

Tesorería copia del Recibo de Ingresos;

conserva copia de ambos documentos para su

archivo. Continúa procedimiento en punto

No.10.

9.2. Que se trate de vehículos, en este caso, informa

telefónicamente a posibles compradores interesados

en adquirir los vehículos, proporcionándoles las

características y el valor mínimo de venta de los

mismos.

9.2.1. A petición de los interesados, muestra los

vehículos a enajenar.

9.2.2. Una vez asegurada la compra de los vehículos

enajenados por alguno de los interesados,

elabora el Acta de Adjudicación con los datos

de los vehículos, la firma, recaba la firma del

comprador y de 2 testigos.

Original del

acta y copia

del recibo de

ingresos

Acta de

Adjudicación/

Recibo de

Ingresos

Recibo de

ingresos y

copia del acta

Acta original y

copia del

recibo/SISCAF

I




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


11 de 21

Director/a o

responsable de la

Unidad

Operativa de

zona foránea

Profesional

Ejecutivo/a-

Control de Bienes

9.2.3. Proporciona al comprador el No. de Cuenta

Bancaria al que deberá realizar el depósito por

concepto de la venta de vehículos.

9.2.4. Solicita a la Secretaria/o elabore el Recibo de

Ingresos una vez que recibe del comprador la

ficha de depósito bancario por concepto de la

venta de vehículos.

9.2.5. Entrega los vehículos al comprador, el Recibo

de Ingresos y copia del Acta de Adjudicación

Directa.

9.2.6. Envía al Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros original del Acta de

Adjudicación Directa y al Departamento de

Tesorería copia del Recibo de Ingresos;

conserva copia de ambos documentos para su

archivo. Continúa procedimiento.

10. Recibe de las Unidades Operativas de zona foránea

el original del Acta de Adjudicación Directa de

bienes muebles no útiles o vehículos según

corresponda, y captura en el SISACFI la baja de los

bienes enajenados e informa al Jefe/a de Depto. que

éstos han sido dados de baja del Sistema.

11. Notifica mediante oficio a los Departamentos de

Contabilidad, Servicios Generales y área de Seguros

los Bienes autorizados que fueron dados de baja en

el inventario, para su seguimiento.

12. Reporta en el Informe de Seguimiento al Programa

de Enajenación de Bienes Muebles, los bienes

enajenados trimestralmente y envía a la Comisión de

Vigilancia y Órgano de Gobierno.

Oficio

Expediente/Ac

ta

Acta Original

Oficio




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


12 de 21

13. Integra y archiva el expediente con todos los

documentos generados durante el proceso.


Expediente




13 de 21

Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes Director/a o Responsable de la Unidad

Operativa de zona foránea

Oficio

Acta de Adjudicación c.

Recibo de Ingresos

Acta de Adjudicación

INICIA

Una vez que el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles es Autorizado por el Órgano de Gobierno, determina el valor de venta de los bienes muebles no útiles autorizados para su baja, contemplados en el Programa pudiéndose presentar dos casos:

1

Oficinas Centrales y Unidades Operativas de la zona metropolitana

Se trata de Bienes Muebles No Útiles?

SI NO

Determina el valor mínimo de venta de acuerdo a la Lista de

Valores Mínimos, publicada bimestralmente por la Secretaría de

la Función Pública e informa telefónicamente a posibles

compradores interesados en adquirir los bienes,

proporcionándoles características y el valor mínimo de venta de

los mismos.

A petición de los interesados muestra los bienes a enajenar.

11.1

1.1.1

A

1.1.2

Una vez asegurada la compra de los bienes por alguno de los interesados, elabora el Acta de Adjudicación Directa con los datos de los mismos, recaba la firma del comprador, de la Dirección General Adjunta Administrativa y de 2 testigos.

1.1.3

Acude a la Caja (Depto. de Tesorería) acompañado del comprador para depositar el pago por concepto de la venta de los bienes.

1.1.4

Recibe el recibo de ingresos, y entrega al comprador los bienes junto con el recibo y copia del Acta de Adjudicación. Captura en el SISACFI la baja de los bienes enajenados.

1.1.5

Notifica mediante oficio a los Departamentos de Contabilidad ,

Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones, (solo

en caso de bienes informáticos) y Departamento de Servicios

Generales (solo en caso de bienes eléctricos y electrónicos) los

Bienes autorizados que fueron dados de baja en el inventario

para su seguimiento. Termina procedimiento.

TERMINA




14 de 21




Recibo de Ingresos

A

B

Formato Determinación del Valor Mínimo

Solicita al Depto. de Tesorería las facturas originales y al Depto. de Contabilidad el pago de derechos de los últimos 5 años.

Determina el valor mínimo de venta de acuerdo a la Guía EBC.

1.2

1.2.1

1

Realiza la verificación física de cada vehículo conjuntamente con la persona designada por el Responsable de Recursos Materiales, y llena el formato “Determinación del Valor Mínimo de Vehículos” para obtener el factor de vida útil y determinar su valor mínimo de venta.

1.2.2

En caso de que los vehículos por su estado físico se consideren como desecho ferroso, obtendrá el valor mínimo de venta con base en la Lista de Valores Mínimos.

1.2.3

Nota: En caso de que los vehículos se encuentren con los motores desvielados y sus reparaciones sean mayores, el valor de estos se determinará a través de avalúo.

Informa telefónicamente a posibles compradores interesados en adquirir los vehículos proporcionándoles las características de los mismos.

1.2.4

A petición de los interesados, muestra los vehículos a enajenar. Continúa procedimiento.

Una vez asegurada la compra de los vehículos enajenados por alguno de los interesados, elabora el Acta de Adjudicación Directa con los datos de los vehículos, recaba la firma del comprador, de la Dirección General Adjunta Administrativa y de 2 testigos.

1.2.5

2

Acude a la Caja (Depto. de Tesorería) acompañado del comprador para depositar el pago por concepto de la venta de los vehículos.

3

Recibe el recibo de ingresos, y entrega al comprador los vehículos junto con el recibo y copia del Acta de Adjudicación. Conserva original del Acta para su archivo.

4




15 de 21



B

Captura en el SISACFI la baja de los bienes enajenados e informa al Jefe/a de Depto. que éstos han sido dados de baja del Sistema.

5

Notifica mediante oficio a los Departamentos de Contabilidad, Servicios Generales y área de Seguros los Bienes autorizados que fueron dados de baja en el inventario, para su seguimiento.

6

Reporta en el informe de Seguimiento al Programa de Enajenación de Bienes Muebles, los bienes enajenados trimestralmente y envía a la Comisión de Vigilancia y Órgano de Gobierno.

Integra y archiva el expediente con todos los documentos generados durante el proceso.

7

8

Recibo de ingresos

Una vez que el Depto. de Inv., Almacén y Seguros determina el

valor de venta de los bienes muebles no útiles autorizados para

su baja, informa telefónicamente a posibles compradores

interesados en adquirir los bienes, proporcionándoles las

características y el valor mínimo de venta de los mismos;


9

Que se trate de Bienes Muebles No Útiles, en este caso; y a petición de los interesados muestra los bienes a enajenar.

9.1

Unidades Operativas de zona foránea

Se trata de Bienes Muebles No Útiles?

SI NO

2

Recibo de ingresos


Una vez asegurada la compra de los bienes por alguno de los interesados, elabora el Acta de Adjudicación con los datos de los mismos, firma, recaba la firma del comprador, y de 2 testigos.

9.1.1

ReciboActa O.

Proporciona al comprador el No. de Cuenta Bancaria al que deberá realizar el depósito por concepto de la venta de bienes muebles no útiles.

9.1.2

Solicita a la Secretaria/o elabore el Recibo de Ingresos una vez que recibe del comprador la ficha de depósito bancario por concepto de la venta de bienes muebles no útiles.

9.1.3

C




16 de 21



D

Entrega los bienes al comprador, el Recibo de Ingresos y copia del Acta de Adjudicación Directa.

9.1.4

C

Recibo de ingresos


Recibo de ingresos

Acta de Adjudicación O.

Envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros original del Acta de Adjudicación Directa y al Departamento de Tesorería copia del Recibo de Ingresos; conserva copia de ambos documentos para su archivo. Continúa procedimiento en punto No.10.

9.1.5

Que se trate de vehículos, en este caso, informa telefónicamente a posibles compradores interesados en adquirir los vehículos, proporcionándoles las características y el valor mínimo de venta de los mismos.

A petición de los interesados, muestra los vehículos a enajenar.

9.2

9.2.1

2

3

Recibo de ingresos c.


Una vez asegurada la compra de los vehículos enajenados por alguno de los interesados, elabora el Acta de Adjudicación con los datos de los vehículos, la firma, recaba la firma del comprador y de 2 testigos.

9.2.2

Proporciona al comprador el No. de Cuenta Bancaria al que deberá realizar el depósito por concepto de la venta de vehículos.

9.2.3

Solicita a la Secretaria/o elabore el Recibo de Ingresos una vez que recibe del comprador la ficha de depósito bancario por concepto de la venta de vehículos.

9.2.4




17 de 21



D

Oficio




Exoediente

Entrega los vehículos al comprador, el Recibo de Ingresos y copia del Acta de Adjudicación Directa.

9.2.5

Envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros original del Acta de Adjudicación Directa y al Departamento de Tesorería copia del Recibo de Ingresos; conserva copia de ambos documentos para su archivo. Continúa procedimiento.

Recibe de las Unidades Operativas de zona foránea el original del Acta de Adjudicación Directa de bienes muebles no útiles o vehículos según corresponda, y captura en el SISACFI la baja de los bienes enajenados e informa al Jefe/a de Depto. que éstos han sido dados de baja del Sistema.

9.2.610

3

Notifica mediante oficio a los Departamentos de Contabilidad, Servicios Generales y área de Seguros los Bienes autorizados que fueron dados de baja en el inventario, para su seguimiento.

11

Expediente

Reporta en el Informe de Seguimiento al Programa de Enajenación de Bienes Muebles, los bienes enajenados trimestralmente y envía a la Comisión de Vigilancia y Órgano de Gobierno.

12

Integra y archiva el expediente con todos los documentos generados durante el proceso.

13

TERMINA




18 de 21


ACTA DE ADJUDICACIÓN

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Realizar la enajenación de los bienes muebles no útiles a

través de su venta, con apego a la normativa aplicable.

IV. Responsable de su Formulación: El Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros para

la venta de bienes no útiles de Oficinas Centrales y

Unidades Operativas del área metropolitana.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que sea autorizada la venta mediante oficio, por

la Dirección General Adjunta Administrativa.

VI. Integración del Formato: Original y copia.

VII. Distribución: Original para el Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros.

Copia para el expediente de la Unidad Operativa que lleva

a cabo la venta de bienes no útiles.


IX. Observaciones: Los Directores de las Unidades Operativas del área

foránea, serán los responsables de llevar a cabo la venta

de bienes no útiles.





19 de 21

1

En la Cd. de:________________________

Lugar donde se lleva a cabo la Adjudicación de

Bienes.

2 Siendo las: _________ Hora en que se lleva a cabo la Adjudicación de

Bienes.

3 Fecha:_____________________________ Día, Mes y Año en que se lleva a cabo la

Adjudicación de Bienes.

4 En las Instalaciones que ocupa

la:_________

El nombre del Área o Unidad Operativa (CIJ,

UH, o UTPPCH) en donde se lleva a cabo la


5 Ubicada en: ________________________ Dirección y/o Ubicación del Área o Unidad

Operativa en donde se lleva a cabo la


6 Las personas: _______________________ Nombre de las personas que se reúnen para

llevar a cabo la Adjudicación de Bienes

7 El o la C.:__________________________ Nombre y dirección de la persona a quién se

adjudican los bienes, así como el número de su

credencial de elector.

8 Con el objeto de formalizar la venta de:___ La cantidad con número de los bienes muebles

adjudicados.

9 Los cuales se describen en: ____________ El nombre del formato en el que se relacionan

los bienes adjudicados (Solicitud de Donación).

10 Fecha: _____________________________ Día, mes y año en que se lleva a cabo la

adjudicación de bienes.

11 En la cantidad de:

$__________________________________

___________________________________

El valor monetario de los bienes adjudicados

con letra y número.

12 D.O.F.:_____________________________ Fecha de publicación de la Lista de Valores

Mínimos para Desechos de Bienes Muebles

que generan las Dependencias y Entidades de

la Administración Pública Federal.





20 de 21

13

Comprador (a): ______________________

Nombre completo de la persona adjudicada.

14 Se cierra la presente acta a las: __________ Hora en la que se da por cerrada el Acta de

Adjudicación.

15 Entregó:____________________________

Nombre y Firma

Nombre completo y firma de la persona que

lleva a cabo la Adjudicación y Entrega de

Bienes.

16 Recibió:____________________________

Nombre y Firma

Nombre completo y firma de la persona a la

que se le adjudican los bienes.




21 de 21

ACTA DE ADJUDICACIÓN

En la Ciudad de ___________(1)____________, siendo las ____(2)______horas del día _(3)___ de ___(3)______ de __(3)__, se reunieron en las Instalaciones que ocupa la ________(4)___________, ubicada en _________(5)____________, las personas que a continuación se mencionan: _________________________________(6)________________________________________________________________(6)__________________________________, en funciones como Director (a) de la unidad operativa antes mencionada y de la o el C. ______________(7)_________________en su carácter de comprador (a), quien se identifica con credencial de elector número _____(7)________, con domicilio en _______________________________(7)_________________________________ Con el objeto de formalizar la venta de __(8)__bienes muebles dictaminados como no útiles o inaplicables al servicio de esta unidad operativa, los cuales se describen en ____________________(9)________________________Anexo 1 Los bienes muebles referidos fueron vendidos mediante el procedimiento de Adjudicación Directa el ___________(10)____________, en la cantidad de $____(11)____( 00/100 M.N.) cantidad mayor, al valor mínimo de venta determinado mediante la lista de valores mínimos para desechos de bienes muebles que generen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Publicada en D.O.F. ____________(12)______________, y son recibidos de conformidad por el comprador (a)________(13)_____________, en el estado en que se encuentran los bienes antes mencionados.--------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Previa lectura de la presente, las partes manifiestan su absoluta conformidad, consentimiento y buena fé con el contenido y no habiendo más que hacer constar, se cierra la presente acta a las____(14)____ horas del día de su inicio, procediendo a firmar al margen y al calce quienes intervinieron, ratificando lo manifestado entregando un tanto original a las personas que intervinieron.

Entregó

(15)

Nombre y Firma

Recibió

(16)

Nombre y Firma

Nota: Anexar copia de la identificación de quien recibe y, en caso de no ser el comprador, copia de la carta poder con que se autoriza a recibir los bienes.


PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


3

MATERIALES

4

REFERENCIAS

5

PROCEDIMIENTO

6

FLUJOGRAMA

10

ANEXOS 13







1 de 23

OBJETIVO

Llevar a cabo las acciones necesarias en tiempo y forma para realizar la Disposición Final

(baja definitiva) en la modalidad de “Donación” de aquellos bienes muebles propiedad de

Centros de Integración Juvenil, A.C., que por su estado físico o nivel de uso, ya no son de

utilidad, vigilando la aplicación estricta de las disposiciones jurídicas y administrativas

aplicables en materia de Bienes Muebles.

ALCANCE







Baja: Es la cancelación del registro de un Bien del inventario del Patrimonio de CIJ, una

vez consumada su disposición final o cuando el Bien se haya extraviado, robado o

siniestrado.


desarrollo de las actividades que realiza el personal de Centros de Integración Juvenil, AC.,

siendo susceptible de la asignación de número de inventario y resguardo de manera

individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.



Enajenación: Es la transmisión de la propiedad de un Bien, como es el caso de la venta y

donación, en Centros de Integración Juvenil, A.C.




2 de 23

Personas Morales autorizadas para solicitar Donación de Bienes Muebles No Útiles:

Estados, Distrito Federal, Municipios, Instituciones de Salud, Beneficencia o Asistencia,

Educativas o Culturales, Beneficiarios de algún servicio asistencial público a las

comunidades agrarias, ejidos y entidades que lo necesiten para sus fines; siempre que el

valor de los bienes objeto de donación no exceda el equivalente a diez mil días de salario

mínimo vigente en el Distrito Federal.

Responsable de los Recursos Materiales: Se refiere al Subdirector de Adquisiciones y

Servicios.


Unidad Administrativa: Se refiere a Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,

Direcciones de Área, Subdirecciones de Área y Departamentos.




3 de 23


Órgano de Gobierno

Ratificará la autorización de la Solicitud de Donación de Bienes Muebles y/o Vehículos

No Útiles emitida por el Comité de Bienes Muebles.


Autorizará la propuesta de Donación de Bienes Muebles No ´Útiles cuyo valor no

exceda del equivalente a quinientos días de salario mínimo general vigente en el

Distrito Federal.

Emitirá el Dictamen de aprobación a la Solicitud de Donación de Bienes Muebles No

Útiles.


Autorizará mediante firma autógrafa el Contrato de Donación.


Verificará que la Solicitud de Donación de Bienes Muebles No Útiles cumpla con los

términos señalados en la Ley General de Bienes Nacionales y en las Normas Generales

para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la

Administración Pública Federal Centralizada.

Presentará al Comité de Bienes Muebles para su autorización la Solicitud de Donación

de Bienes Muebles No Útiles y la inclusión de estos en el Programa Anual de

Disposición Final de Bienes Muebles.

Tendrá bajo su responsabilidad el revisar e identificar que aquellos bienes muebles y

vehículos susceptibles a donación, estén integrados en el Programa Anual de

Disposición Final de Bienes Muebles.




4 de 23

Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios y Jefe/a del Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros

Firmarán en calidad de testigos el Contrato de Donación, siempre y cuando la donación

se lleve a cabo en el área metropolitana.

Director/a de la Unidad Operativa de Zona Foránea

Designará a los colaboradores que firmarán en calidad de testigos el Contrato de

Donación.


Elaborará el Contrato de Donación de Bienes Muebles No Útiles.

MATERIALES

Solicitud de Donación

Dictamen de aprobación a la Solicitud de Donación

Aprobación de la Solicitud de Donación

SISACFI

Hardware, Software y consumibles




5 de 23

REFERENCIAS

Artículo 134 Constitucional

Ley General de Bienes Nacionales



Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público



Diciembre de 2006.





Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de Julio de

2010.


ANEXOS


Dictamen de aprobación a la Solicitud de Donación

Autorización a la Solicitud de Donación




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


6 de 23

Unidad

Administrativa

y/o Director/a o

de la

Unidad

Operativa

Responsable de

los Recursos

Materiales

Unidad

Administrativa

y/o Director/a o

de la

Unidad

Operativa

1. Recibe oficio de la propuesta de donación de bienes

muebles no útiles de la persona moral autorizada de

acuerdo con el Art. 133 de la Ley General de Bienes

Nacionales.

2. Envía oficio de propuesta de donación y los datos del

o los bienes a la Dirección General Adjunta

Administrativa para su conocimiento.

3. Recibe de la Dirección General Adjunta

Administrativa el oficio de propuesta de Donación

de Bienes No Útiles, y verifica que los bienes

muebles en conjunto no excedan del equivalente a

1,000 días de salario mínimo general vigente en el

Distrito Federal.

4. Presenta al Comité de Bienes Muebles la propuesta

de donación de bienes muebles no útiles, para su

revisión y/o autorización.

5. Recibe del Comité de Bienes Muebles el dictamen de

la propuesta de donación de bienes muebles no

útiles, pudiéndose presentar dos casos:

5.1 Que el Comité no apruebe la propuesta, en este

caso, notifica mediante oficio al área

administrativa o al Director/a de la Unidad

Operativa.

5.1.1. Recibe oficio de no aprobación a la propuesta

de donación por parte del Responsable de

Recursos Materiales e informa a la Persona

Moral de esta decisión. Termina

procedimiento.

Oficio

Propuesta de

donación

Dictamen

Oficio

Oficio




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


7 de 23

Responsable de

los Recursos

Materiales

Jefe/a del Depto.

de Inventarios,

Almacén y

Seguros

Subjefe/a de

Inventarios

Jefe/a del Depto.

de Inventarios,

Almacén y

Seguros

Responsable de

los Recursos

Materiales

5.2 Que el Comité apruebe la propuesta, en este caso,

la envía al Jefe/a del Depto. de Inventarios,

Almacén y Seguros, para que sea contemplada en

el Programa Anual de Disposición Final de

Bienes Muebles

6 Presenta al Órgano de Gobierno la Solicitud de

Donación de Bienes No Útiles junto con el Dictamen

emitido por el Comité de Bienes Muebles, para su

aprobación.

7 Una vez aprobada la propuesta de Donación por el

Órgano de Gobierno, turna al Jefe/a del Depto. de


8 Recibe la propuesta de Donación de Bienes Muebles No

Útiles aprobada, y solicita al Subjefe/a de Inventarios

integre el expediente con los documentos de los bienes

muebles ó vehículos no útiles según sea el caso.

9 Integra el expediente con los documentos

correspondientes, elabora el Contrato de Donación y

turna al Jefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y

Seguros para su revisión.

10 Recibe el Contrato de Donación, revisa, si es el caso

realiza correcciones; firma en calidad de testigo y turna

al Responsable de Recursos Materiales para su revisión.

11 Recibe el Contrato de Donación revisa, firma en calidad

de testigo, recaba la firma de autorización de la

Dirección General Adjunta Administrativa y envía al

Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.

Dictamen

Solicitud de

Donación y

Dictamen

Solicitud de

Donación y

Dictamen

Expediente

Contrato de

Donación

Contrato de

Donación




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


8 de 23

Jefe/a del Depto.

de Inventarios,

Almacén y

Seguros

Subjefe/a de

Inventarios

Profesional

Ejecutivo/a-

Control de Bienes

Director/a de la

Unidad

Operativa

foránea

12 Recibe el Contrato de Donación autorizado, y turna al

Subjefe/a de Inventarios.

13 Recibe el Contrato de Donación, y turna al/la

Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para que

lleve a cabo la entrega de los bienes que fueron

donados.

14 Recibe el Contrato de Donación firmado pudiéndose

presentar dos casos:

14.1 Que se trate de Oficinas Centrales y Unidades

Operativas de zona metropolitana, en este caso,

realiza la entrega de los bienes proporcionando

facturas y pago de derechos en caso de vehículos.

Continúa procedimiento en el punto No.15.

14.2 Que se trate de Unidades Operativas de zona

foránea, en este caso, envía al Director/a de la

Unidad el Contrato de Donación y en caso de

vehículos las facturas originales y el pago de

derechos de los mismos.

14.2.1 Recibe Contrato de Donación, facturas y el

pago de derechos en caso de vehículos, recaba

las firmas faltantes y lleva a cabo la entrega de

los bienes muebles no útiles.

14.2.2 Una vez realizada la entrega, envía mediante

oficio al Depto. de Inventarios, Almacén y

Seguros el original del Contrato de Donación;

conserva copia del mismo y de las facturas y

pago de derechos en caso de vehículos para su

archivo. Continúa procedimiento.

Contrato de

Donación

Contrato de

Donación

Contrato,

facturas y pago

de derechos

Oficio




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


9 de 23

Profesional

Ejecutivo/a-

Control de Bienes

15 Recibe de la Unidad Operativa de zona foránea copia

del Contrato de Donación y captura en el SISACFI los

bienes enajenados para su baja e informa al Jefe/a de

Depto. que éstos han sido dados de baja del Inventario.

16 Notifica mediante oficio al Depto. de Contabilidad y

Depto. de Soporte Técnico, Mantenimiento y

Telecomunicaciones (sólo en caso de bienes

informáticos) los bienes que fueron donados, anexa

copia del Contrato de Donación.

17 Elabora Informe de Seguimiento al Programa Anual de

Disposición Final de Bienes Muebles del ejercicio que

corresponda, y lo envía al Consejo Directivo para su

conocimiento.

18 Integra el expediente con todos los documentos

generados durante el proceso y archiva.

19 Termina procedimiento.

SISACFI

Oficio

Informe de

Seguimiento

Expediente




10 de 23

Oficio

Unidad Administrativa y/o Director/

a o de la

Unidad Operativa


Materiales

Jefe/a del Depto. de Inventarios,

Almacén y SegurosSubjefe/a de Inventarios

Profesional Ejecutivo/a-Control de

Bienes

Director/a de la Unidad Operativa

foránea

Dictamen

Oficio

Oficio

OficioOficio

Oficio

INICIA

Recibe oficio de la propuesta de donación de bienes muebles no útiles de la persona moral autorizada de acuerdo con el Art. 133 de la Ley General de Bienes Nacionales.

1

2 3

4

5

5.1.1

Envía oficio de propuesta de donación y los datos del o los bienes a la Dirección General Adjunta Administrativa para su conocimiento.

Recibe de la Dirección General Adjunta Administrativa el oficio de propuesta de Donación de Bienes No Útiles, y verifica que los bienes muebles en conjunto no excedan del equivalente a 1,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.

Presenta al Comité de Bienes Muebles la propuesta de donación de bienes muebles no útiles, para su revisión y/o autorización.

Recibe del Comité de Bienes Muebles el dictamen de la propuesta de donación de bienes muebles no útiles, pudiéndose presentar dos casos:

Se aprueba la propuesta?

Notifica mediante oficio al área administrativa o al Director/a de la Unidad Operativa.

SINO

5.1

Recibe oficio de no aprobación a la propuesta de donación por parte del Responsable de Recursos Materiales e informa a la Persona Moral de esta decisión. Termina procedimiento.

Que el Comité apruebe la propuesta, en este caso, la envía al Jefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros, para que sea contemplada en el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles

5.2

A

TERMINA




11 de 23


a o de la

Unidad Operativa


Materiales




Bienes


foránea

Contrato de Donación

Contrato de Donación Contrato de Donación

Expediente

Dictamen


Dictamen


Presenta al Órgano de Gobierno la Solicitud de Donación de Bienes No Útiles junto con el Dictamen emitido por el Comité de Bienes Muebles, para su aprobación.

6

87 9

10

12

Recibe la propuesta de Donación de Bienes Muebles No Útiles aprobada, y solicita al Subjefe/a de Inventarios integre el expediente con los documentos de los bienes muebles ó vehículos no útiles según sea el caso.

Una vez aprobada la propuesta de Donación por el Órgano de Gobierno, turna al Jefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.

Integra el expediente con los documentos correspondientes, elabora el Contrato de Donación y turna al Jefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros para su revisión.

Recibe el Contrato de Donación, revisa, si es el caso realiza correcciones; firma en calidad de testigo y turna al Responsable de Recursos Materiales para su revisión.

Recibe el Contrato de Donación revisa, firma en calidad de testigo, recaba la firma de autorización de la Dirección General Adjunta Administrativa y envía al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.

11

Recibe el Contrato de Donación autorizado, y turna al Subjefe/a de Inventarios.

A

Recibe el Contrato de Donación, y turna al/la Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para que lleve a cabo la entrega de los bienes que fueron donados.

13

Recibe el Contrato de Donación firmado pudiéndose presentar dos casos:

14

Realiza la entrega de los bienes proporcionando facturas y pago de derechos en caso de vehículos. Continúa procedimiento en el punto No.15.

Entrega de Bienes para…?

Unidad Operativa foránea

Oficinas Centrales

1

14.1

Envía al Director/a de la Unidad el Contrato de Donación y en caso de vehículos las facturas originales y el pago de derechos de los mismos.

14.2

B




12 de 23

Pago de derechos


a o de la

Unidad Operativa


Materiales




Bienes


foránea

Expediente

Informe de seguimiento

Oficio

Oficio

Facturas

Contrato de Donación

Recibe Contrato de Donación, facturas y el pago de derechos en caso de vehículos, recaba las firmas faltantes y lleva a cabo la entrega de los bienes muebles no útiles.

14.2.1

15 14.2.2

16

Recibe de la Unidad Operativa de zona foránea copia del Contrato de Donación y captura en el SISACFI los bienes enajenados para su baja e informa al Jefe/a de Depto. que éstos han sido dados de baja del Inventario.

Una vez realizada la entrega, envía mediante oficio al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros el original del Contrato de Donación; conserva copia del mismo y de las facturas y pago de derechos en caso de vehículos para su archivo. Continúa procedimiento.

Notifica mediante oficio al Depto. de Contabilidad y Depto. de Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones (sólo en caso de bienes informáticos) los bienes que fueron donados, anexa copia del Contrato de Donación.

Elabora Informe de Seguimiento al Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles del ejercicio que corresponda, y lo envía al Consejo Directivo para su conocimiento.

17

Integra el expediente con todos los documentos generados durante el proceso y archiva.

18

B

1

TERMINA




13 de 23


SOLICITUD DE DONACIÓN

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Realizar la enajenación de los bienes muebles no útiles a

través de donación con apego a la normativa aplicable

IV. Responsable de su Formulación: La Dependencia o Entidad, Institución, Organización o

Asociación u otros, que solicitan la donación de los

Bienes Muebles a Centros de Integración Juvenil, A.C.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que sea autorizada la Donación por el Comité de

Bienes Muebles de CIJ, A.C. hasta 500 salarios mínimos

vigentes en el Distrito Federal y por la Dirección General

hasta 10,000 salarios mínimos vigentes en el Distrito

Federal.

VI. Integración del Formato: Original y copia.

VII. Distribución: Original para la Dirección General de CIJ, A.C. y copia

para el expediente de la Dependencia o Entidad,

Institución, Organización o Asociación entre otros.

VIII. Forma de Llenado: Por computadora.

IX. Observaciones:





14 de 23

1

Fecha:

Día, mes y año en que se elabora la solicitud.

2 Titular de la Institución (CIJ): Nombre completo del (la) Titular de Centros de

Integración Juvenil, A.C.

3 Justificación de la Solicitud: Especificar claramente la necesidad de

formular la Solicitud de Donación.

4 Descripción del o los Bienes Muebles: Descripción completa del o los bienes muebles.

5 Cantidad: La cantidad con número del o los bienes

muebles.

6 Nombre y firma del Representante Legal: Nombre completo y firma del Representante

Legal de la Dependencia, Entidad, Institución,

Organización y/o Asociación.




15 de 23

Fecha: Día/Mes/Año

SOLICITUD DE DONACIÓN

TITULAR DE LA INSTITUCIÓN (CIJ) P R E S E N T E

(JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD)

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

DESCRIPCIÓN DEL O LOS BIENES MUEBLES CANTIDAD

_______________________________________

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

1

2

3

4 5

6




16 de 23


DICTAMEN DE APROBACIÓN A LA SOLICITUD

DE DONACIÓN

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Presentar al Comité de Bienes Muebles de CIJ, A.C. el

diagnostico o motivo, así como la propuesta de

disposición final de los bienes muebles de la Institución.

IV. Responsable de su Formulación: La Subdirección de Adquisiciones y Servicios por

conducto del Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se incluya en los listados del caso que se

presentan al Comité de Bienes Muebles de CIJ, A.C.

VI. Integración del Formato: Original

VII. Distribución: Se integra a la Carpeta que se presenta al Comité de

Bienes Muebles de CIJ, A.C.


IX. Observaciones:





17 de 23

1

México D.F. a:

Día, mes y año de elaboración de la solicitud de

desincorporación de bienes muebles.

2 Solicitud No.: Número progresivo que asigna la unidad

administrativa a la solicitud de

desincorporación de bienes muebles.

3 Expediente No.: El número de expediente con el cual la unidad

administrativa controla internamente sus

asuntos.

4 Unidad Administrativa: Nombre de la unidad administrativa.

5 Centro de Costo: El número de centro de costo que corresponde

a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

6 Tipo: Indicar que tipo de bienes son los que se

solicita su desincorporación del activo fijo

(instrumentales o de consumo).

7 Grupo: Deberá indicar el GRUPO según catálogo

CABM.

8 Subgrupo: Deberá indicar el SUBGRUPO según catálogo

CABM:

Ejemplo: I480400124

Grupo: I Instrumentales.

Subgrupo: 45 Mobiliario y equipo.

Clase: 04 Mobiliario y equipo de oficina.

Subclase 00 (No la detalla el catálogo).

Variable: 124 Escritorio de metal.

9 Total bienes: La cantidad total de bienes de la relación de

bienes muebles (anexa).





18 de 23

10

Valor total de adquisición o inventario:

El valor total de adquisición registrado en el

sistema de control de inventarios CIJ, A.C. con

letra y número.

11 Ubicación física: El domicilio de la ubicación física donde se

encuentran los bienes muebles.

DIAGNÓSTICO (DICTAMEN DE NO UTILIDAD) O MOTIVO:

12

a) Cuya obsolescencia o ( )

b) Aún funcionales pero ( )

c) Que se han descompuesto y ( )

d) Que se han descompuesto y ( )

e) Que son desechos y ( )

f) Que no son susceptibles de ( )

En caso de seleccionar a o b señalar si son

reaprovechables en otras U.A.,

Dependencias o Instituciones, especificar:

Reaprovechables en otras Unidades

Administrativas de la Región:

Total ( ) Parcial ( )

Especificar:

Reaprovechables en otras

Dependencias o Instituciones:

Total ( ) Parcial ( )

Especificar:

Robo ( ) Extravío ( )

Siniestro ( ) Otros ( )

Marcar con una “X” en los paréntesis

correspondientes para acreditar las causas que

motivan la no utilidad de los bienes y poder

determinar la propuesta de disposición final.





19 de 23

PROPUESTA DE DISPOSICIÓN FINAL

13

Enajenación (venta) ( ) L.P o Subasta

( ) Invitación….

( ) Adjudicación

Destrucción ( )

Donación ( ) Destinatario:

Transferencia ( ) Destinatario:

Permuta ( ) Destinatario:

Dación en pago ( ) Destinatario:

Marcar con una “X” en los paréntesis

correspondientes a la propuesta de disposición

final.

En caso de seleccionar donación, transferencia,

permuta o dación en pago, deberá indicar el

nombre o razón social del destinatario que

recibirá los bienes y los antecedentes de

solicitud del mismo.

14 Fundamento Legal: La descripción de la normatividad relacionada

con el tipo de operación.

15 Justificación: Descripción de la solicitud al Comité de Bienes

Muebles de CIJ, A.C.

16 Formuló: Nombre, cargo y firma del Subdirector (a) de

Adquisiciones y Servicios, quien elabora la

solicitud de desincorporación de bienes

muebles

17 Vo.Bo.: Nombre, cargo y firma de visto bueno del

Director (a) General Adjunto (a)

Administrativo (a).




20 de 23

DICTAMEN DE APROBACIÓN

A LA SOLICITUD DE DONACIÓN

DE BIENES MUEBLES

México, D.F., a ( 1 )

Solicitud No.: ( 2 ) Exp. No.: ( 3 )

Unidad Administrativa: ( 4 )

Tipo: ( 6 ) Grupo: ( 7 ) Subcgrupo: ( 8 )

Total bienes: ( 9 ) Valor total de adquisición o inventario: $ ( 10 )

(se anexa relación de bienes) ( ( 10 ) )

Ubicación física: ( 11 )

a). Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio. ( ) b). Aún funcionales pero ya no se requieren para la prestación del servicio. ( ) c). Que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación. ( ) d). Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable: ( ) e). Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento: ( ) f). Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas: ( ) En caso de seleccionar a ó b señalar si son reaprovechables en otras U.A., en otras Dependencias o Instituciones, especificar:

- Reaprovechables en otras unidades administrativas de la región:

Total ( ), Parcial ( ), especificar: - Reaprovechables en otras dependencias o instituciones:

Total ( ), Parcial ( ), especificar:

Enajenación (venta): ( ) Licitación pública, en su caso Subasta.( ) Invitación a cuando menos tres personas.( ) Adjuidcación directa.

Destrucción ( )Donación ( ) Destinatario: Transferencia ( ) Destinatario: Permuta ( ) Destinatario:Dación en pago ( ) Destinatario:

(16) ( 17 )

Centro de Costo: ( 5 )

D I A G N O S T I C O (DICTAMEN DE NO UTILIDAD) O MOTIVO: ( 12 )

Robo ( ) Extravío ( ) Siniestro ( ) Otros ( )

Subdirector de Adquisiciones y Servicios Director General Adjunto Administrativo

(Nombre, firma y cargo) (Nombre, firma y cargo)

PROPUESTA DE DISPOSICIÓN FINAL ( 13 )

FUNDAMENTO LEGAL: ( 14 )

Formuló Vo. Bo.

JUSTIFICACIÓN: ( 15 )




21 de 23


AUTORIZACIÓN A LA SOLICITUD DE

DONACIÓN

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Regular la dictaminación, autorización, documentación,

otorgamiento y seguimiento a la aplicación de donativos y

donaciones que efectúe Centros de Integración Juvenil,

A.C. a los Estados, Distrito Federal, Municipios,

Instituciones de Salud, Beneficencia o Asistencia,

Educativas o Culturales, entre otras, por el Comité de


IV. Responsable de su Formulación: La Subdirección de Adquisiciones y Servicios por

conducto del Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se incluya en los listados del caso que se

presentan al Comité de Bienes Muebles de CIJ, A.C.

VI. Integración del Formato: Original.

VII. Distribución: Se integra a la Carpeta que se presenta al Comité de



IX. Observaciones:





22 de 23

1

Listado del caso:

El tipo de operación (donación, venta, etc.)

autorizada por el Comité de Bienes Muebles.

2 Solicitante: Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

3 Sesión: El tipo de sesión (ordinaria o extraordinaria)

4 Número: El número consecutivo de la sesión (ordinaria o

extraordinaria).

5 Fecha: La fecha de celebración de la sesión, indicando

el día, mes y año.

6 Hoja de: El número de hoja, así como el total de las

mismas utilizadas para el caso.

7 Descripción de la Operación: Tipo de evento, cantidad e importe.

8 Fundamento Legal: La descripción de la normatividad relacionada

con el tipo de operación.

9 Solicita: El requerimiento al pleno del comité para su

aprobación.

10 Dictamen: La sanción del pleno del comité.

11 Presidente

Secretario Ejecutivo

Vocales:

La firma de los funcionarios asistentes que

integran el Comité de Bienes Muebles de





23 de 23

AUTORIZACIÓN A LA SOLICITUD DE DONACIÓN

COMITÉ DE BIENES MUEBLES DE CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.

LISTADO DEL CASO DE: ____________(1)________________

SOLICITANTE: ____________________(2)________________

SESIÓN: ______(3)________ No. _____(4)______ FECHA: _________(5)________HOJA ____(6)____ DE _____(6)

DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN FUNDAMENTO LEGAL SOLICITA DICTAMEN

(7)

(8)

(9)

(10)

PRESIDENTE

Director (a) General

Adjunto

Administrativo

(11)

SECRETARIO

EJECUTIVO

Subdirector de

Adquisiciones y

Servicios

(11)

VOCAL TITULAR

Dirección General

Adjunto de

Operación y

Patronato

(11)

VOCAL

TITULAR

Dirección de

Planeación

(11)

VOCAL TITULAR

Dirección de

Tratamiento y

Rehabilitación

(11)

VOCAL TITULAR

Dirección de

Prevención

(11)

VOCAL

TITULAR

Subdirección

de Recursos

Financieros

(11)

VOCAL

TITULAR

Subdirección de

Recursos

Humanos

(11)

VOCAL TITULAR

Depto. de Servicios

Generales (11)


PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


3

MATERIALES

5

REFERENCIAS

5

PROCEDIMIENTO

6

FLUJOGRAMA

13

ANEXOS 20







1 de 21

OBJETIVO

Asegurar todos los bienes patrimonio de la Institución a través de un Programa de

Aseguramiento Integral, que permita salvaguardar dicho patrimonio en caso de siniestro.

ALCANCE

Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Dirección, General, Direcciones

Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Subdirecciones de

Área, Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de


Heroína de zona metropolitana y foránea y Departamentos.


Aseguradora: Es la empresa que mediante un contrato de seguros y el pago de una prima se

obliga a resarcir el daño o a pagar una suma de dinero al verificarse la eventualidad prevista

en dicho contrato.

Bienes susceptibles de Aseguramiento: Edificios propios, en comodato, mobiliario y

equipo de oficina, equipo e instrumental médico equipo electrónico, subestaciones, plantas

de energía eléctrica, cristales, dinero, valores y el parque vehicular propiedad de la Entidad.

Cobertura: Es el compromiso aceptado por una aseguradora en virtud del cual se hace

cargo hasta el límite de la suma asegurada de las consecuencias económicas que se deriven

de un siniestro.

Convenio de Indemnización: Es el documento que indica los bienes afectados, la

valorización de las pérdidas (montos) del evento ocurrido y la forma en que la aseguradora

llevará a cabo el resarcimiento de los bienes.

Cuadro de Valoración de Pérdida: Es el documento técnico emitido por la aseguradora en

donde se informa que derivado de un siniestro, el bien afectado guarda cierto estatus debido

a los daños sufridos.




2 de 21

Deducible: Es la cantidad que queda a cargo del asegurado, a partir de la cual la

aseguradora empezará a resarcir al asegurado la cantidad que se descontará de la

indemnización que deba pagar la aseguradora; según las condiciones establecidas en la

póliza.

Programa de Aseguramiento Integral: Es el conjunto de acciones que inicia con el

entendimiento de los riesgos que pueden afectar a los bienes o personas de la Entidad, y que

culmina con la adquisición de pólizas de seguros.

Reporte de Siniestro: Es el aviso del asegurado a la aseguradora de la ocurrencia de un

siniestro.

Seguro: Es el contrato por el cual la compañía aseguradora se obliga mediante una prima, a

resarcir un daño o pagar una suma de dinero, al verificarse la eventualidad prevista en el

contrato.

Suma Asegurada: Es el valor monetario establecido en la póliza como la responsabilidad

máxima que debe pagar la aseguradora a los beneficiarios en caso de siniestro.




3 de 21


Coordinador/a Ejecutivo de Seguros y Arrendamientos

Participará en los diferentes actos del proceso de Licitación Pública Nacional para la

contratación del Servicio de Aseguramiento de Bienes Patrimoniales.

Solicitará anualmente a la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos

Administrativos la información por cada uno de los inmuebles, relativa a bienes

informáticos tales como: computadoras, impresoras, nobrakes, etc. señalando el monto

de cada uno de ellos, así como el total por inmueble.

Requerirá por escrito al Departamento de Servicios Generales, información por cada

uno de los inmuebles, relativa a equipamientos que fueron integrados a los inmuebles a

nivel nacional, tales como: elevadores, plantas de energía eléctrica, subestaciones,

transformadores, aires acondicionados, etc., junto con la “Ficha Técnica Descriptiva”

correspondiente, señalando el monto por cada uno de ellos, así como el total por

inmueble.

Solicitará anualmente al Departamento de Tesorería, información relativa al monto

máximo por el flujo de efectivo que se maneja en el área de caja.

Solicitará anualmente al Área de Inventarios la siguiente información:

Relación de inmuebles propios, en comodato y rentados, con la siguiente

información: Nombre o denominación del inmueble, ubicación (señalando el

domicilio completo) y características legales del inmueble.

Monto total actualizado del mobiliario, equipo de oficina, instrumental médico

y equipo electrónico por cada uno de los inmuebles propios, en comodato y

rentados con que cuenta la Entidad.

Relación actualizada del total del parque vehicular separando y señalando

centro de costo y/o área de asignación, marca, submarca, modelo, número de

motor y número de serie.

Solicitará a la Aseguradora el alta de bienes (muebles, inmuebles, vehículos, valores y

dinero en efectivo) a la póliza de seguro que corresponda, para lo cual deberá presentar

los documentos que avalen dicha solicitud.




4 de 21

Solicitará mediante oficio a la Aseguradora la baja de los bienes (muebles, inmuebles,

vehículos, valores y dinero en efectivo) de la póliza correspondiente.

Director/a de la Unidad Operativa, Departamentos de Capacitación, Soporte Técnico,

Mantenimiento y Telecomunicaciones, Servicios Generales, Difusión y Ediciones e

Información e Intercambio.

Solicitarán al Depto. de Inv., Almacén y Seguros cuando así lo requieran y con 24 hrs.

de anticipación el aseguramiento de bienes a través del formato “Mobiliario y Equipo

sujeto a Traslado” y lo enviarán a la siguiente dirección: [email protected].

Director/a o Responsable de la Unidad Operativa

Levantará el acta correspondiente ante el ministerio público en caso de robo de bienes,

asimismo; acreditará la propiedad de los mismos y atenderá las diligencias solicitadas

por la autoridad correspondiente.


Notificará al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros el total de la suma asegurada en

M/N de los bienes adquiridos (Mobiliario, Equipo de Oficina y Eléctrico), centro de

costo y ubicación para que sean dados de alta en la póliza de seguros.

En coordinación con el Depto. de Servicios Generales, proporcionará al Depto. de

Inventarios, Almacén y Seguros copia de las facturas de los vehículos adquiridos,

indicando la asignación de los mismos por centro de costo para que sean dados de alta a

la póliza correspondiente.

Departamento de Servicios Generales

Solicitará mediante dictamen técnico la obsolescencia de los vehículos, para notificar al

Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la baja de éstos de la póliza

correspondiente.

mailto:[email protected]




5 de 21

Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones

Solicitará mediante dictamen técnico la obsolescencia de los bienes informáticos, para

solicitar al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la baja de éstos de la

póliza correspondiente.

MATERIALES

Formato “Mobiliario y Equipo sujeto a Traslado”

Listado señalando el monto total en M/N del equipo de cómputo por inmueble.

Listado del Parque Vehicular señalando centro de costo, marca, submarca, modelo, No.

de motor y No. de serie.

Oficio señalando el total de la suma asegurada en M/N del equipo bajo responsabilidad

del Depto. de Difusión y Ediciones. (Equipo de Audio, Video, Fotográfico étc).

REFERENCIAS

Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales a cargo de las

dependencias y entidades de la administración pública federal (D.O.F. 02-05-94).

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público

Ley General de Sociedades Mutualistas de Seguros




ANEXOS

Formato “Control de Mobiliario y Equipo Sujeto a Traslado”




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 21

Jefe/a del Depto.

de Inv., Almacén

y Seguros

Áreas

Involucradas

Jefe/a del Depto.

de Inv., Almacén

y Seguros

Coordinador/a

Ejecutivo/a de

Seguros y

Arrendamientos

1. Solicita anualmente mediante oficio en original y

copia a las Áreas involucradas la relación de los

bienes a asegurar propios o al servicio de la

Institución (mobiliario y equipo, equipo de cómputo,

inmuebles y parque vehicular).

2. Reciben oficio en original y copia, sellan copia como

acuse y devuelven. Archivan original.

3. Envían mediante oficio la información solicitada por

el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

4. Recibe oficio en original y copia con la información

solicitada. Sella copia como acuse y devuelve, turna

original al Coordinador/a Ejecutivo de Seguros y

Arrendamientos.

5. Recibe información, revisa y actualiza el contenido

del Anexo Técnico para dar soporte a las bases de la

Licitación Pública Nacional, para la contratación del

servicio de Aseguramiento de Bienes Patrimoniales.

6. Una vez que las pólizas han sido contratadas, verifica

que cubran los requerimientos solicitados por la

Institución.

7. Envía las pólizas a las áreas involucradas.

8. Si es el caso, da seguimiento a los siniestros

ocurridos de acuerdo a lo siguiente:

Oficio

Oficio

Oficio

Pólizas




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

7 de 21

Resguardante y/o

Conductor

Coordinador/a

Ejecutivo/a de

Seguros y

Arrendamientos

Resguardante y/o

Conductor

Coordinador/a

Ejecutivo de

Seguros y

Arrendamientos

ATENCIÓN A SINIESTROS DE VEHÍCULOS

9. Reporta a la Aseguradora y al Depto. de Inv.,

Almacén y Seguros fecha, hora y lugar del siniestro


9.1 Que el siniestro sea por colisión (choque), en

este caso, la aseguradora analiza la situación

pudiéndose presentar tres situaciones:

9.1.1 Que ningún vehículo haya sufrido daños

considerables, en este caso, levanta el acta

administrativa de hechos y termina

procedimiento.

9.1.2 Que el vehículo institucional haya

causado daños a terceros o ambos vehículos

hayan sido afectados, en este caso, espera el

“Volante de Admisión” proporcionado por el o

los Ajustadores para la reparación del o los

vehículos y si es el caso el monto del deducible

conforme a los términos de la póliza.

9.1.2.1 Tramita en su caso el pago del

deducible conforme a la póliza. Termina

procedimiento.

Nota: En caso de no llegar a un acuerdo con el

tercero, ambas partes deberán acudir ante el Juzgado

Cívico con el propósito de deslindar

responsabilidades.

9.1.3 Que el vehículo institucional haya sido

pérdida total, en este caso, entrega a la

Aseguradora la documentación completa que

acredita la propiedad del mismo:

Acta

Administrativa

Volante de

Admisión

Documentos

del vehículo




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

8 de 21

Coordinador/a

Ejecutivo/a de

Seguros y

Arrendamientos

Resguardante y/o

Conductor

Factura original endosada por el Responsable

de CIJ, A.C. facultado para ello, a favor de la

Aseguradora.

Comprobante original del pago de tenencia de


Comprobante de verificación original

correspondiente al último periodo en el que el

vehículo cumplió con dicha obligación.

Original de la Baja de Placas tramitada ante la

autoridad correspondiente.

Juego de llaves de la Unidad.

9.1.3.1 Tramita el pago de la

indemnización correspondiente ante la

Aseguradora.

9.1.3.2 Notifica a la Subjefatura de

Inventarios que el vehículo fue pérdida

total para que proceda a la baja del mismo

en el inventario.

9.1.3.3 Realizar la solicitud de baja de

bienes. Termina Procedimiento.

9.2 Que el siniestro sea por robo, en este caso, y una

vez confirmado el hecho acude ante el Ministerio

Público a levantar el acta correspondiente.

9.2.1 Notifica el hecho al Depto. de Inventarios,

Almacén y Seguros, a la Aseguradora y atiende los

requerimientos de ésta.

9.2.2 Acude nuevamente al Ministerio Público para

acreditar la propiedad del vehículo y solicita copia

certificada del Acta, para documentar el siniestro

ante la Aseguradora. Envía el acta al coordinador de

seguros.

Documenta-

ción

Nota

Informativa

Formato

Acta




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

9 de 21

Coordinador/a

Ejecutivo de

Seguros y

Arrendamientos

Coordinador/a

Ejecutivo de

Seguros y

Arrendamientos

9.2.3 Entrega a la Aseguradora los siguientes

documentos:

Copia certificada del Acta que avala el hecho

Factura original endosada por el Responsable

de CIJ, A.C. facultado para ello, a favor de la

Aseguradora.

Comprobante original del pago de tenencia de


Comprobante de verificación original

correspondiente al último periodo en el que el

vehículo cumplió con dicha obligación.

Original de la Baja de Placas tramitada ante la

autoridad correspondiente.

Nota: En caso de que el vehículo fuera encontrado

dentro del período establecido, se procederá de

acuerdo a lo siguiente:

Cuando el monto por daños y/o faltantes no

rebase el 50% + 1 del valor comercial del

vehículo, y a criterio de la Institución; éste

podrá ser rehabilitado para que continúe en

servicio.

Cuando el monto por daños y/o faltantes

rebase el 50% + 1 del valor comercial del

vehículo, éste será declarado “PERDIDA

TOTAL”; y se solicitará la indemnización

correspondiente a la Aseguradora.

9.2.4 Tramita el pago de la indemnización

correspondiente ante la Aseguradora.

9.2.5 Notifica a la Subjefatura de Inventarios que el

vehículo fue pérdida total para que proceda a la baja

del mismo en el inventario. Termina procedimiento.

Documentos




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

10 de 21

Unidad

Administrativa o

Director/a de la

Unidad

Operativa

Coordinador

Ejecutivo de

Seguros y

Arrendamientos

Unidad

Administrativa o

Director de la

Unidad

Operativa

Coordinador/a

Ejecutivo/a de

Seguros y

Arrendamientos

ATENCIÓN A SINIESTROS DE INMUEBLES,

BIENES MUEBLES (EXCEPTO VEHÍCULOS),

VALORES Y DINERO EN EFECTIVO

10. Reporta el siniestro al Depto. de Inventarios,

Almacén y Seguros y Depto. de Servicios Generales

pudiéndose presentar tres casos:

10.1 Que se trate de Inmuebles, en este caso, reporta

el Siniestro a Protección Civil, Ministerio

Público y Bomberos de la localidad.

10.1.1 Acude en su caso a levantar el Acta ante

el Ministerio Público, solicita copia

certificada y la envía al Depto. de


10.1.2 Recibe reporte del siniestro y notifica a la

Aseguradora.

10.1.3 Cuantifica el monto de los daños del

inmueble acompañado, en su caso de un

perito de protección civil, y envía la

información al Depto. de Inventarios,

Almacén y Seguros.

10.1.4 Recibe la información referente al monto

de los daños del inmueble, e integra el

expediente con la documentación soporte

del siniestro y solicita a la Aseguradora la

indemnización correspondiente.

10.1.5 Tramita en su caso el pago del deducible

de acuerdo a lo estipulado en la póliza.


Acta

Copia

certificada

Copia

certificada

Copia

certificada

Expediente

Relación de

bienes

siniestradas




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

11 de 21

Unidad

Administrativa o

Director/a de la

Unidad

Operativa

Coordinador/a

Ejecutivo/a de

Seguros y

Arrendamientos

Unidad

Administrativa o

Director/a de la

Unidad

Operativa

10.2 Que se trate de Bienes Muebles (excepto

vehículos), en este caso, lo reporta a la

Aseguradora.

10.2.1 Elabora una relación de los bienes

siniestrados valorada conforme a las

cifras proporcionadas por el

Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros.

10.2.2 Levanta el acta administrativa de hechos

y ante el Ministerio Público si es el caso;

solicita copia certificada y la envía al

Depto. de Inventarios, Almacén y

Seguros.

10.2.3 Integra el expediente con la

documentación soporte del siniestro y

solicita a la Aseguradora la


10.2.4 Tramita en su caso el pago del deducible

de acuerdo a lo estipulado en la póliza.

10.2.5 Notifica al Depto. de Inventarios,

Almacén y Seguros de los bienes

siniestrados una vez que la aseguradora

haya cubierto el pago, para que procedan

a la baja de los mismos en el inventario.


10.3 Que se trate de Valores y Dinero en Efectivo,

en este caso, lo reporta a la Aseguradora.

Acta

Administrativa

Expediente

Acta

Administrativa

y copia

certificada

Expediente




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

12 de 21

Coordinador/a

Ejecutivo/a de

Seguros y

arrendamientos

10.3.1 Levanta el acta administrativa de

hechos y ante el Ministerio Público.

Solicita copia certificada del acta y

envía al Depto. de Inventarios,

Almacén y Seguros.

10.3.2 Integra el expediente con la

documentación soporte del siniestro y

solicita a la Aseguradora la


10.3.3 Tramita en su caso el pago del

deducible de acuerdo a lo estipulado en

la póliza. Termina procedimiento.




13 de 21

Oficio

Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y

SegurosÁreas Involucradas

Coordinador/a Ejecutivo/a de

Seguros y ArrendamientosResguardante y/o Conductor

Unidad Administrativa o Director/a

de la Unidad Operativa

Acta Administrativa

Pólizas

Oficio

OficioOficio

INICIA

Solicita anualmente mediante oficio en original y copia a las Áreas involucradas la relación de los bienes a asegurar propios o al servicio de la Institución (mobiliario y equipo, equipo de cómputo, inmuebles y parque vehicular).

1 2

34

5

7

Reciben oficio en original y copia, sellan copia como acuse y devuelven. Archivan original.

Recibe de la Dirección General Adjunta Administrativa el oficio de propuesta de Donación de Bienes No Útiles, y verifica que los bienes muebles en conjunto no excedan del equivalente a 1,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.

Recibe oficio en original y copia con la información solicitada. Sella copia como acuse y devuelve, turna original al Coordinador/a Ejecutivo de Seguros y Arrendamientos.

Recibe información, revisa y actualiza el contenido del Anexo Técnico para dar soporte a las bases de la Licitación Pública Nacional, para la contratación del servicio de Aseguramiento de Bienes Patrimoniales.

Una vez que las pólizas han sido contratadas, verifica que cubran los requerimientos solicitados por la Institución.

6

Envía las pólizas a las áreas involucradas.

Si es el caso, da seguimiento a los siniestros ocurridos de acuerdo a lo siguiente:

8

Reporta a la Aseguradora y al Depto. de Inv., Almacén y Seguros fecha, hora y lugar del siniestro pudiéndose presentar dos casos:

9

ATENCIÓN A SINIESTROS DE VEHÍCULOS

A




14 de 21







Documentos del vehículo

Volante de Admisión

La aseguradora analiza la situación pudiéndose presentar tres situaciones:

9.1

9.1.1

9.1.2

Que el vehículo institucional haya causado daños a terceros o ambos vehículos hayan sido afectados, en este caso, espera el “Volante de Admisión” proporcionado por el o los Ajustadores para la reparación del o los vehículos y si es el caso el monto del deducible conforme a los términos de la póliza.

Que ningún vehículo haya sufrido daños considerables, en este caso, levanta el acta administrativa de hechos y termina procedimiento.

Tramita en su caso el pago del deducible conforme a la póliza. Termina procedimiento.

Que el vehículo institucional haya sido pérdida total, en este caso, entrega a la Aseguradora la documentación completa que acredita la propiedad del mismo.

9.1.3

A

Tipo de siniestro?

Colisión (choque)

Robo

Tipo de daño?

1

TERMINA

9.1.2.1

Nota: En caso de no llegar a un acuerdo con el tercero, ambas partes deberán acudir ante el Juzgado Cívico con el propósito de deslindar responsabilidades.

2

B

TERMINA

2




15 de 21

Acta







Tramita el pago de la indemnización correspondiente ante la Aseguradora.

9.1.3.2

9.2

Que el siniestro sea por robo, en este caso, y una vez confirmado el hecho acude ante el Ministerio Público a levantar el acta correspondiente.

Notifica a la Subjefatura de Inventarios que el vehículo fue pérdida total para que proceda a la baja del mismo en el inventario.

Realizar la solicitud de baja de bienes. Termina Procedimiento.

Notifica el hecho al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros, a la Aseguradora y atiende los requerimientos de ésta.

9.2.1

Acude nuevamente al Ministerio Público para acreditar la propiedad del vehículo y solicita copia certificada del Acta, para documentar el siniestro ante la Aseguradora. Envía el acta al coordinador de seguros.

9.2.2

1

TERMINA

9.1.3.3

Entrega a la Aseguradora documentos correspodientes.

9.2.3

B

9.1.3.1

Nota: En caso de que el vehículo fuera encontrado dentro del período establecido, se procederá de acuerdo a lo siguiente:

Cuando el monto por daños y/o

faltantes no rebase el 50% + 1 del valor comercial del vehículo, y a criterio de la Institución; éste podrá ser rehabilitado para que continúe en servicio.

Cuando el monto por daños y/o

faltantes rebase el 50% + 1 del valor comercial del vehículo, éste será declarado “PERDIDA TOTAL”; y se solicitará la indemnización correspondiente a la Aseguradora.

Tramita el pago de la indemnización correspondiente ante la Aseguradora.

9.2.4

C




16 de 21

Acta copia certificada







Relación de bienes

Expediente

copia certi ficada

Notifica a la Subjefatura de Inventarios que el vehículo fue pérdida total para que proceda a la baja del mismo en el inventario. Termina procedimiento.

10

Reporta el siniestro al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros y Depto. de Servicios Generales pudiéndose presentar tres casos:

Que se trate de Inmuebles, en este caso, reporta el Siniestro a Protección Civil, Ministerio Público y Bomberos de la localidad.

10.1

Acude en su caso a levantar el Acta ante el Ministerio Público, solicita copia certificada y la envía al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.

10.1.1

TERMINA

Recibe reporte del siniestro y notifica a la Aseguradora.

10.1.2

9.2.5

Cuantifica el monto de los daños del inmueble acompañado, en su caso de un perito de protección civil, y envía la información al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.

C

ATENCIÓN A SINIESTROS DE INMUEBLES, BIENES MUEBLES (EXCEPTO

VEHÍCULOS), VALORES Y DINERO EN EFECTIVO

Tipo de siniestro?

3 4Inmuebles

Bienes Muebles Valores y Dinero en Efectivo

10.1.3

Recibe la información referente al monto de los daños del inmueble, e integra el expediente con la documentación soporte del siniestro y solicita a la Aseguradora la indemnización correspondiente.

10.1.4

Tramita en su caso el pago del deducible de acuerdo a lo estipulado en la póliza. Termina procedimiento.

10.1.5

TERMINA

D




17 de 21

Acta







Copia certificada

Expediente

Expediente

Acta

Que se trate de Bienes Muebles (excepto vehículos), en este caso, lo reporta a la Aseguradora.

10.2.1

Elabora una relación de los bienes siniestrados valorada conforme a las cifras proporcionadas por el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

Levanta el acta administrativa de hechos y ante el Ministerio Público si es el caso; solicita copia certificada y la envía al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.

10.2.2

Integra el expediente con la documentación soporte del siniestro y solicita a la Aseguradora la indemnización correspondiente.

10.2.3

Tramita en su caso el pago del deducible de acuerdo a lo estipulado en la póliza.

10.2.4

10.2

Notifica al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros de los bienes siniestrados una vez que la aseguradora haya cubierto el pago, para que procedan a la baja de los mismos en el inventario. Termina procedimiento.

4

10.2.5

Que se trate de Valores y Dinero en Efectivo, en este caso, lo reporta a la Aseguradora.

10.3

Levanta el acta administrativa de hechos y ante el Ministerio Público. Solicita copia certificada del acta y envía al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.

10.3.1

TERMINA

D

3

Tramita en su caso el pago del deducible de acuerdo a lo estipulado en la póliza. Termina procedimiento.

10.3.3

TERMINA

Integra el expediente con la documentación soporte del siniestro y solicita a la Aseguradora la indemnización correspondiente.

10.3.2




18 de 21


CONTROL DE MOBILIARIO Y EQUIPO SUJETO A

TRASLADO

II. Clave:

S/C

III. Objetivo:

IV. Responsable de su Formulación: Unidad Solicitante

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que la Unidad Solicitante requiera el traslado de

mobiliario y equipo.

VI. Integración del Formato:

Original

VII. Distribución:



Por computadora

IX. Observaciones:





19 de 21

1 UNIDAD SOLICITANTE: Anotar el nombre de la Unidad que solicita el

aseguramiento de los bienes.

2

C.C.

Anotar el centro de costo de la Unidad.

3

FECHA:

DÍA MES AÑO

Anotar del día, mes y año en que llena el

formato.

4 CANTIDAD: Anotar la cantidad con número de los bienes.

5 DESCRIPCIÓN DEL MOBILIARIO Y/O

EQUIPO:

Anotar el nombre de los bienes a asegurar.

6 MARCA: Anotar la marca del bien.

7 MODELO: Anotar el modelo del bien.

8 SERIE: Anotar el No. de Serie del bien.

9 NUMERO DE INVENTARIO: Anotar el número de inventario de la placa

metálica colocada en el bien.

10

DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS,

ALMACÉN Y SEGUROS

NÚMERO DE FACTURA*:

11

VALOR UNITARIO*

12

FECHA**

Anotar la fecha en que se van a trasladar los

bienes.

13 RUTA:

ORIGEN***

Anotar el domicilio completo del lugar en

donde los bienes permanecen comúnmente.





20 de 21

DESTINO***

Anotar el domicilio completo del lugar a donde

los bienes serán trasladados.

14

MEDIO DE TRANSPORTACIÓN:

Anotar el medio de transporte que se va a

utilizar para el traslado de los bienes.

15

OBSERVACIONES:

16

NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL

RESPONSABLE DE LA UNIDAD

SOLICITANTE:

Anotar el nombre, cargo y firma del

Responsable.




21 de 21


PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS CENTRALES


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

4

REFERENCIAS

4

PROCEDIMIENTO

5

FLUJOGRAMA

13

ANEXOS 22






PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS

CENTRALES

1 de 23

OBJETIVO

Realizar el levantamiento físico del inventario de bienes muebles de forma anual,

verificando la existencia física, ubicación, estado físico y resguardos de los mismos; con la

finalidad de mantener el inventario actualizado.

ALCANCE


Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Coordinación

Regional “D”, Coordinación Regional “E”, Subdirecciones de Área y Departamentos.


Clave CABMS: Clave que identifica el tipo de bien asignado de acuerdo al catalogo de

adquisiciones bienes muebles y servicios emitidos por la Secretaria de la Función Pública.

Placa: Etiqueta metálica en la cual se graba el número de inventario y descripción del bien

en cuestión para su mayor identificación.

Progresivo: Número consecutivo asignado al bien de acuerdo a la clave CABMS.

Resguardatario: Persona responsable del uso, guarda y custodia de un bien.


Tarjeta de resguardo: Documento regulatorio emitido de manera individual para cada

bien, que tiene por objeto crear un compromiso de responsabilidad del usuario

(resguardatario) para con la institución, acerca del buen uso y cuidado de cada bien a su

cargo y en el que se detallan todas y cada una de las características del mismo.




CENTRALES

2 de 23



Será la única Área facultada para asignar números de inventario a cada bien que ingrese

a la Institución y que sea dado de alta como parte del Patrimonio Institucional.

Emitirá cuando menos una vez al año, los listados para la verificación del inventario

físico de bienes muebles de Oficinas Centrales.

Titular del Área

Comprobará al Departamento de Inventarios, Almacén, la ausencia de los bienes

resguardados al área, por medio de recibos de préstamo, formato de salida de bienes

muebles, hoja de servicio etc.

Entregará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la documentación

requerida para la inclusión de nuevos bienes muebles al Patrimonio Institucional.

Firmará el Acta en la cual se haga constar la ausencia o sobrante de bienes durante la

verificación del inventario.

Gestionará y dará seguimiento a las reposición, pago o baja de aquellos bienes no

localizados durante la verificación del inventario en su área, de conformidad con la

normatividad vigente.

Notificará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, de cualquier

cambio o movimiento que se realice respecto de los bienes asignados a su área, como

cambios de resguardatario por reubicación física de la persona, o del bien, separación

del empleado de la Institución etc.

Notificará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la falta de

placa de identificación de los bienes, y solicitará su reposición.

Levantará acta administrativa y/o ante Ministerio Público en caso de robo, extravío o

destrucción accidental de algún bien de acuerdo a los procedimientos establecidos para

tal efecto, y notificará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.




CENTRALES

3 de 23

Tendrá a su resguardo el mobiliario y equipo que utilice el personal eventual,

estudiantes en servicio social, prácticas y/o voluntariado.

Tendrá bajo su responsabilidad el resguardo del mobiliario y equipo que se encuentre en

áreas comunes dentro de las instalaciones y que correspondan a su área.

Determinará bajo la responsabilidad de que persona quedará el resguardo del mobiliario

y equipo utilizado por más de dos personas.

Informará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, cada vez que

recibe bienes en donación o comodato.

Se apegará al Procedimiento para la Disposición Final y de Baja de Bienes Muebles, en

caso de que algún bien sea considerado para darse de baja por estos mismos conceptos.


Firmará en su calidad de responsable de los Recursos Materiales de la Institución, todas

las tarjetas de resguardo y listados de inventario que sean emitidos para su

actualización.


Firmará la circular en la cual se notifica a los titulares de las áreas, las fechas

programadas para el levantamiento físico del inventario.




CENTRALES

4 de 23

MATERIALES

Programa Anual de Trabajo

Circular con fechas del levantamiento físico del inventario

Plantilla de Personal actualizada

Listados de Inventarios

Formato de Mobiliario y Equipo no relacionado

Hardware, software, consumibles e Internet

REFERENCIAS

Ley General de Bienes Nacionales Titulo Quinto






ANEXOS

Tarjeta de Resguardo CB02




CENTRALES

RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


5 de 23

Jefe/a del Depto.

de Inventarios,

Almacén y

Seguros

Responsable del

Control de

Inventarios

Titular del Área

Responsable del

Control de

Inventarios

1. Elabora conjuntamente con el Subjefe/a de

Inventarios el Programa Anual para realizar el

levantamiento físico del inventario de bienes muebles

en Oficinas Centrales y turna al Subdirector de

Adquisiciones y Servicios para su revisión y

aprobación de la Dirección General Adjunta

Administrativa.

2. Una vez aprobado el Programa Anual elaboran

circular y turna al Subdirector de Adquisiciones para

su revisión y autorización de la Dirección General

Adjunta Administrativa.

3. Recibe circular autorizada y turna al Subjefe/a de

Inventarios para su envío a las áreas de la Institución.

4. Recibe circular del Subjefe/a de Inventarios y envía

mediante correo electrónico a todas las áreas de la

Institución notificándoles las fechas programadas para

el levantamiento físico del inventario de los bienes a

su resguardo.

5. Recibe circular e informa a su personal de las fechas

en que se presentará personal del Depto. de

Inventarios, Almacén y Seguros para realizar el

levantamiento físico del inventario.

6. Imprime listado en original y copia de los bienes

integrados al patrimonio institucional y de ser el caso,

listado de “mobiliario reportado sin número de

inventario por carecer de documentación soporte”,

correspondientes a cada área.

7. Acude al Área, se identifica con el/la Titular de la

misma para realizar el levantamiento físico del

inventario, de acuerdo a las fechas programadas en la

circular.

Programa

Anual

Circular

Circular

Circular

Listado de

bienes




CENTRALES

RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


6 de 23

Responsable del

Control de

Inventarios

8. Inicia la verificación de los bienes, identificando cada

uno de estos por el número grabado en la placa

metálica que tiene adherida, la cual contiene el

número de inventario asignado, pudiéndose presentar

2 casos:

8.1 Que el bien se encuentre correctamente

identificado con su placa de inventario y que las

características de los bienes (marca, modelo,

número de serie, descripción y resguardatario)

coincidan con los que se encuentran registrados;

en este caso, marca dentro del listado que el bien

se encuentra físicamente y que los datos

registrados son correctos. Continúa procedimiento

en el punto No.9.

8.2 Que el bien no se encuentre correctamente

identificado, pudiéndose presentar a su vez 3

casos:

8.2.1 Que el bien no cuente con su placa de

inventario, en este caso, coteja contra los

listados la marca, modelo, número de serie,

resguardatario actual y/o datos que aporten

los usuarios, a fin de identificar el bien,

pudiéndose presentar a su vez 2 casos:

8.2.1.1 Que el bien sea identificado por completo, en

este caso marca el número de inventario

directamente en el bien, con marcador

permanente, en un lugar donde no se afecte la

imagen del mismo y anota en el listado la

falta de la placa. Continúa en el punto No. 9.

Listado de

bienes




CENTRALES

RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


7 de 23

Responsable del

Control de

Inventarios

Titular del Área

Resguardatario/a

8.2.1.2 Que el bien no sea identificado en el listado

del inventario, en este caso lo lista como

mobiliario sobrante, anotando el lugar donde

se localiza, persona que lo tiene a su

resguardo y demás datos que indiquen su

procedencia. Continúa en el punto No. 9.

8.2.2 Que el resguardatario actual no coincida con el

que se encuentra registrado en el listado, en

este caso, toma nota del resguardatario actual.

Continúa en el punto No. 9.

8.2.3. Que se encuentre físicamente un bien,

identificado con placa de inventario, pero que

no esté registrado en el listado, en este caso,

lo registra directamente en el listado o en una

relación anexa, anotando todas las

observaciones que considere pertinentes.


9. Al terminar la verificación de los bienes, informa

al/la Titular del Área de las diferencias que se

detectaron durante la verificación del inventario, y le

entrega el listado, pudiéndose presentar 2 casos:

9.1 Que no haya faltantes ni diferencias en los

bienes respecto a los registros contenidos en el

listado, en este caso, recibe, revisa el listado y

recaba la firma de los resguardatarios en el

mismo.

9.1.1 Recibe listado, revisa y valida mediante

firma autógrafa y fecha, la existencia de

cada uno de los bienes que tenga a su

resguardo. Devuelve listado al/la Titular

del Área.

Listado de

bienes

Listado de

Bienes




CENTRALES

RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


8 de 23

Titular del Área

Responsable del

Control de

Inventarios

Responsable del

Control de

Inventarios

9.1.2 Recibe listado, revisa y firma en cada una

de las hojas, como responsable de todo el

mobiliario a resguardo de su área.


9.2 Que no se haya localizado algún bien durante la

verificación del inventario, en este caso, recaba

la documentación soporte que avale la ausencia

del bien, pudiéndose presentar 3 casos:

9.2.1 Que el bien haya sido prestado a otra Área,

en este caso, obtiene copia del

documento que avale el préstamo, y da

seguimiento para que el bien regrese al

Área, en el tiempo estipulado. Continúa

procedimiento en el punto No. 10

9.2.2 Que el bien haya salido a reparación, en

este caso, obtiene copia de la orden de

servicio entregada por el proveedor.

Continúa procedimiento en el punto No.

10.

9.2.3 Que el bien haya desaparecido, en este

caso, obtiene copia de la documentación

que avale el suceso, (acta administrativa o

del ministerio público, según sea el caso).


10. Levanta acta circunstanciada en original y copia en

caso de haber faltantes y/o sobrantes, de bienes y

turna al Titular del Área para su firma. Conserva

orinal y entrega copia al Titular.

11. Con base en la información recabada actualiza los

datos registrados en el SISACFI, y emite la tarjeta de

resguardo actualizada en los siguientes casos:

Listado de

bienes

Acta

ciscunstan-

ciada

SISACFI

Tarjeta de

resguardo




CENTRALES

RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


9 de 23

Cuando El nombre del resguardatario no sea el

mismo que se tiene registrado en el SISACFI

Cuando Existan diferencias o no están completos los

datos correspondientes al bien.

Cuando proceda la inclusión de algún bien en el

listado del Área.

Cuando la falta del bien se deba a que haya sido

transferido a otra Área de manera definitiva.

12. Elabora las placas metálicas de inventario de los

bienes encontrados y listados como carentes de éstas,

grabando los datos correspondientes con lápiz

eléctrico.

13. Acude al Área a colocar las placas metálicas,

marcadas con el número de inventario de los bienes

que se enlistaron durante la verificación.

14. Identifica el bien de acuerdo a sus anotaciones, coteja

el número de inventario que fue marcado con tinta

indeleble y procede a pegar la placa metálica de

identificación.

15. Imprime las tarjetas de resguardo en original y copia

correspondientes a los registros de los bienes que

sufrieron modificaciones y recaba la firma del Jefe/a

del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros

y del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios.

16. Imprime listado de inventario actualizado

correspondiente al Área y elabora oficio en original y

copia, para el envío de las tarjetas de resguardo y el

listado de inventario actualizado al Titular del Área,

turna al Jefe/a de Departamento para su firma.

Placas

metálicas

Tarjetas de

resguardo

Listado de

inventario

actualizado




CENTRALES

RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


10 de 23

Jefe/a del Depto.

de Inventarios,

Almacén y

Seguros

Titular del Área

Resguardatario/a

Titular del Área

Resguardatario/a

17. Recibe oficio en original y copia, revisa, firma y

solicita al Subjefe/a de Inventarios envíe al área

correspondiente anexando listado y tarjetas de

resguardo actualizadas.

18. Recibe del Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros oficio en original y copia, tarjetas de

resguardo en original y copia. Sella copia del oficio

como acuse y devuelve al Departamento de

Inventarios y Almacén, conserva original para su

archivo.

19. Entrega tarjetas de resguardo y/o listado de inventario

al resguardatario, pudiéndose presentar 2 casos:

19.1 Que se trate de tarjetas de resguardo

actualizadas, en este caso, revisa y valida

mediante fecha y firma autógrafa, la existencia

del bien que está a su resguardo. Devuelve al/la

Titular del Área.

19.1.1 Recibe las tarjetas de resguardo firmadas

por el Resguardatario, y firma en el espacio

correspondiente al Responsable del Área.

19.1.2 Separa copia de la tarjeta de resguardo para

su archivo, sella original como acuse de

recibo y envía al Departamento de

Inventarios, Almacén y Seguros. Continúa

procedimiento en el punto No.20.

19.2 Que se trate del listado de inventario

actualizado en este caso, revisa y valida mediante

firma autógrafa la existencia de cada uno de los

bienes que están a su resguardo, y devuelve al/la

Titular del Área.

Tarjetas de

resguardo

Listado de

inventario

actualizado

Tarjetas de

resguardo

Listado de

inventario

actualizado

Listado de

inventario

actualizado




CENTRALES

RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


11 de 23

Titular del Área

Jefe/a del Depto.

de Inventarios,

Almacén y

Seguros

Responsable del

Control de

Inventarios

Jefe/a del Depto.

de Inventarios,

Almacén y

Seguros

Responsable del

Control de

Inventarios

19.2.1 Recibe, revisa y firma el listado en cada una de

las hojas como responsable de todo el mobiliario

a resguardo del área.

19.2.2 Envía mediante oficio al Departamento de

Inventarios, Almacén y Seguros el listado de los

bienes debidamente requisitado.

20. Recibe oficio junto con el listado y/o los originales de

las tarjetas de resguardo y turna al Subjefe/a de

Inventarios.

21. Recibe del Subjefe/a de Inventarios el oficio y los

originales de las tarjetas de resguardo, archiva en el

expediente correspondiente al Área, y recaba las

firmas del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios

y del Jefe/a del Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros en el listado del Inventario.

22. Una vez firmado el listado del inventario elabora

oficio en original y copia para la entrega de la copia

del listado debidamente firmado y validado al área

correspondiente. Turna al Jefe/a de Departamento

para su revisión y firma.

23. Recibe oficio en original y copia, lo firma y solicita

al Subjefe/a de Inventarios lo envíe al Área que

corresponda, junto con el listado.

24. Recibe del Subjefe/a de Inventarios oficio en original

y copia junto el listado del Inventario y envía al área

correspondiente.

Tarjetas de

resguardo

Listado de

inventario

actualizado




CENTRALES

RESPONSABLE


Y/O ANEXOS


12 de 23

Titular del Área

Responsable del

Control de

Inventarios

25. Recibe oficio junto con el listado del inventario sella

copia como acuse y devuelve original del listado al

Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros. Conserva

la copia.

26. Archiva original del oficio y copia del listado del

inventario en el expediente que corresponda; da

seguimiento a los bienes faltantes y/o sobrantes

detectados en el plazo estipulado en el acta

administrativa.

27. Archiva original del listado del inventario en el

expediente que corresponda.


Listado

original de

inventario




CENTRALES

13 de 23


Seguros

Responsable del Control de

InventariosTitular del Área Resguardatario/a

Listado de bienes

Listado de bienes

CircularCircular

Circular

Programa Anual

INICIA

Elabora conjuntamente con el Subjefe/a de Inventarios el Programa Anual para realizar el levantamiento físico del inventario de bienes muebles en Oficinas Centrales y turna al Subdirector de Adquisiciones y Servicios para su revisión y aprobación de la Dirección General Adjunta Administrativa.

1

2

3 4 5

7

Una vez aprobado el Programa Anual elaboran circular y turna al Subdirector de Adquisiciones para su revisión y autorización de la Dirección General Adjunta Administrativa.

Recibe circular autorizada y turna al Subjefe/a de Inventarios para su envío a las áreas de la Institución.

Recibe circular del Subjefe/a de Inventarios y envía mediante correo electrónico a todas las áreas de la Institución notificándoles las fechas programadas para el levantamiento físico del inventario de los bienes a su resguardo.

Recibe circular e informa a su personal de las fechas en que se presentará personal del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros para realizar el levantamiento físico del inventario.

Imprime listado en original y copia de los bienes integrados al patrimonio institucional y de ser el caso, listado de “mobiliario reportado sin número de inventario por carecer de documentación soporte”, correspondientes a cada área.

6

Acude al Área, se identifica con el/la Titular de la misma para realizar el levantamiento físico del inventario, de acuerdo a las fechas programadas en la circular.

Inicia la verificación de los bienes, identificando cada uno de estos por el número grabado en la placa metálica que tiene adherida, la cual contiene el número de inventario asignado, pudiéndose presentar 2 casos:

8

A




CENTRALES

14 de 23


Seguros



Marca dentro del listado que el bien se encuentra físicamente y que los datos registrados son correctos. Continúa procedimiento en el punto No.9.

8.1

8.2

8.2.1

El bien no se encuentra correctamente identificado, pudiéndose presentar a su vez 3 casos:

Que el bien no cuente con su placa de inventario, en este caso, coteja contra los listados la marca, modelo, número de serie, resguardatario actual y/o datos que aporten los usuarios, a fin de identificar el bien, pudiéndose presentar a su vez 2 casos:

Que el bien sea identificado por completo, en este caso marca el número de inventario directamente en el bien, con marcador permanente, en un lugar donde no se afecte la imagen del mismo y anota en el listado la falta de la placa. Continúa en el punto No. 9.

8.2.1.1

Que el bien no sea identificado en el listado del inventario, en este caso lo lista como mobiliario sobrante, anotando el lugar donde se localiza, persona que lo tiene a su resguardo y demás datos que indiquen su procedencia. Continúa en el punto No. 9.

A

El bien se encuentra identificado?

SI NO

1

Situación del bien?

23

El resguardatario/a actual no coincide

Está físicamente pero no en el listado

No cuenta con placa


El bien es identificado por completo

El bien no está identificado en el

listado

1

8.2.1.2

1

B




CENTRALES

15 de 23


Seguros



Listado de bienes

Listado de bienes

Que el resguardatario actual no coincida con el que se encuentra registrado en el listado, en este caso, toma nota del resguardatario actual. Continúa en el punto No. 9.

8.2.2

8.2.3

9

Que se encuentre físicamente un bien, identificado con placa de inventario, pero que no esté registrado en el listado, en este caso, lo registra directamente en el listado o en una relación anexa, anotando todas las observaciones que considere pertinentes. Continúa procedimiento.

Al terminar la verificación de los bienes, informa al/la Titular del Área de las diferencias que se detectaron durante la verificación del inventario, y le entrega el listado, pudiéndose presentar 2 casos:

Recibe listado, revisa y valida mediante firma autógrafa y fecha, la existencia de cada uno de los bienes que tenga a su resguardo. Devuelve listado al/la Titular del Área.

9.1.1

Que no haya faltantes ni diferencias en los bienes respecto a los registros contenidos en el listado, en este caso, recibe, revisa el listado y recaba la firma de los resguardatarios en el mismo.

1

2

Situación del inventario?

No se localizó ningún bien

No hay faltantes ni diferencias

6

9.1

B

3

1

Recibe listado, revisa y firma en cada una de las hojas, como responsable de todo el mobiliario a resguardo de su área. Continúa en el punto No. 10.

9.1.2

Que no se haya localizado algún bien durante la verificación del inventario, en este caso, recaba la documentación soporte que avale la ausencia del bien, pudiéndose presentar 3 casos:

9.2


Que el bien haya sido prestado a otra Área, en este caso, obtiene copia del documento que avale el préstamo, y da seguimiento para que el bien regrese al Área, en el tiempo estipulado. Continúa procedimiento en el punto No. 10

45

9.2.1

C

6

Se encuentra en reparación

Ha desaparecido

Se prestó a otra Área




CENTRALES

16 de 23


Seguros



Tarjeta de resguardo

Acta circunstanciada

Que el bien haya salido a reparación, en este caso, obtiene copia de la orden de servicio entregada por el proveedor. Continúa procedimiento en el punto No. 10.

9.2.2

9.2.3

10

Que el bien haya desaparecido, en este caso, obtiene copia de la documentación que avale el suceso, (acta administrativa o del ministerio público, según sea el caso). Continúa procedimiento.

Levanta acta circunstanciada en original y copia en caso de haber faltantes y/o sobrantes, de bienes y turna al Titular del Área para su firma. Conserva orinal y entrega copia al Titular.

6

5

4

6

Con base en la información recabada actualiza los datos registrados en el SISACFI, y emite la tarjeta de resguardo actualizada.

11

Elabora las placas metálicas de inventario de los bienes encontrados y listados como carentes de éstas, grabando los datos correspondientes con lápiz eléctrico.

12

C

Acude al Área a colocar las placas metálicas, marcadas con el número de inventario de los bienes que se enlistaron durante la verificación.

13

D




CENTRALES

17 de 23


Seguros




Oficio


Tarjeta de resguardoListado de inventario

actualizado


Identifica el bien de acuerdo a sus anotaciones, coteja el número de inventario que fue marcado con tinta indeleble y procede a pegar la placa metálica de identificación.

14

15

16

Imprime las tarjetas de resguardo en original y copia correspondientes a los registros de los bienes que sufrieron modificaciones y recaba la firma del Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros y del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios.

Imprime listado de inventario actualizado correspondiente al Área y elabora oficio en original y copia, para el envío de las tarjetas de resguardo y el listado de inventario actualizado al Titular del Área, turna al Jefe/a de Departamento para su firma.

Entrega tarjetas de resguardo y/o listado de inventario al resguardatario, pudiéndose presentar 2 casos:

19

Recibe del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros oficio en original y copia, tarjetas de resguardo en original y copia. Sella copia del oficio como acuse y devuelve al Departamento de Inventarios y Almacén, conserva original para su archivo.

18

Recibe oficio en original y copia, revisa, firma y solicita al Subjefe/a de Inventarios envíe al área correspondiente anexando listado y tarjetas de resguardo actualizadas.

Que se trate de tarjetas de resguardo actualizadas, en este caso, revisa y valida mediante fecha y firma autógrafa, la existencia del bien que está a su resguardo. Devuelve al/la Titular del Área.

19.1

D

17

Tipo de documento?

7

Recibe las tarjetas de resguardo firmadas por el Resguardatario, y firma en el espacio correspondiente al Responsable del Área.

19.1.1

E


Listado de inventario




CENTRALES

18 de 23


Seguros



Listado original de inventar io Listado original de inventar io



actualizado


actualizado


actualizado

Separa copia de la tarjeta de resguardo para su archivo, sella original como acuse de recibo y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros. Continúa procedimiento en el punto No.20.

19.1.2

19.2.1

19.2.2

Recibe, revisa y firma el listado en cada una de las hojas como responsable de todo el mobiliario a resguardo del área.

Envía mediante oficio al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros el listado de los bienes debidamente requisitado.

Recibe del Subjefe/a de Inventarios el oficio y los originales de las tarjetas de resguardo, archiva en el expediente correspondiente al Área, y recaba las firmas del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios y del Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros en el listado del Inventario.

21

Recibe oficio junto con el listado y/o los originales de las tarjetas de resguardo y turna al Subjefe/a de Inventarios.

Una vez firmado el listado del inventario elabora oficio en original y copia para la entrega de la copia del listado debidamente firmado y validado al área correspondiente. Turna al Jefe/a de Departamento para su revisión y firma.

23

20

Recibe oficio en original y copia, lo firma y solicita al Subjefe/a de Inventarios lo envíe al Área que corresponda, junto con el listado.

22

E

8

7

Que se trate del listado de inventario actualizado en este caso, revisa y valida mediante firma autógrafa la existencia de cada uno de los bienes que están a su resguardo, y devuelve al/la Titular del Área.

19.2

Recibe del Subjefe/a de Inventarios oficio en original y copia junto el listado del Inventario y envía al área correspondiente.

24

Recibe oficio junto con el listado del inventario sella copia como acuse y devuelve original del listado al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros. Conserva la copia.

25

Archiva original del oficio y copia del listado del inventario en el expediente que corresponda; da seguimiento a los bienes faltantes y/o sobrantes detectados en el plazo estipulado en el acta administrativa.

26

Archiva original del listado del inventario en el expediente que corresponda.

27

TERMINA

8




19 de 23


TARJETA DE RESGUARDO

II. Clave:









de un bien mueble.





IX. Observaciones:





20 de 23

1

09


de nueve dígitos.




el bien mueble.









características.



(CABMS).






Recurso Donado.

12 ALTA

DÍA-MES-AÑO:








21 de 23

13

FACTURA:



bien.









motor.






resguardatario.


27 FECHA: El día, mes y año en el que se firma el







22 de 23

28

RESPONSABLE DE LOS RECURSOS


ADMINISTRATIVA:



entidad.




responsable de los inventarios de los bienes

muebles de la entidad.







23 de 23


PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


2

MATERIALES

4

REFERENCIAS

4

PROCEDIMIENTO

5

FLUJOGRAMA

12

ANEXOS 20






PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES

OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA

1 de 22

OBJETIVO

Realizar el levantamiento físico del inventario de bienes muebles de forma anual, verificando

la existencia física, ubicación, estado físico y resguardos de los mismos; con la finalidad de

mantener el inventario actualizado.

ALCANCE

Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Coordinaciones Regionales, Centros

de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, y Unidades de Tratamiento a Personas

con Problemas del Consumo de Heroína de zona metropolitana y foránea.


Bienes Instrumentales: los considerados como implementos o medios para el desarrollo

de las actividades que realiza CIJ, siendo susceptibles de la asignación de un número de

inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Clave CABMS: Clave que identifica el tipo de bien asignado de acuerdo al catalogo de

adquisiciones bienes muebles y servicios emitidos por la Secretaria de la Función Pública.

Unidades Operativas: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil y Unidades de

Hospitalización de zona metropolitana y foránea

Placa: Etiqueta metálica en la cual se graba el número de inventario y descripción del bien

en cuestión para su mayor identificación.

Progresivo: Número consecutivo asignado al bien de acuerdo a la clave CABMS.

Resguardatario: Persona responsable del uso, guarda y custodia de un bien


Tarjeta de resguardo: Documento regulatorio emitido de manera individual para cada

bien, que tiene por objeto crear un compromiso de responsabilidad del usuario

(resguardatario) para con la institución, acerca del buen uso y cuidado de cada bien a su

cargo y en el que se detallan todas y cada una de las características del mismo.





2 de 22



Será la única Área facultada para asignar números de inventario a cada bien que ingrese

a la Institución y que sea dado de alta como parte del Patrimonio Institucional.

Levantará acta en la cual se hará constar de la ausencia o sobrante de bienes dentro de la

Unidad y solicitará firma de conformidad del titular.


Coordinará los trabajos de verificación del inventario dentro de la Unidad, para lo cual

nombrará a la persona que realizará la verificación del inventario.

Comprobará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, la ausencia de los

bienes resguardados de la Unidad, por medio de recibos de préstamo, formato de salida

de bienes muebles, hoja de servicio, etc.

Entregará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la documentación

requerida para la inclusión de nuevos bienes muebles al Patrimonio Institucional.

Firmará el acta en la cual se haga constar la ausencia o sobrante de bienes durante la

verificación del inventario.

Gestionará y dará seguimiento a la reposición o baja de aquellos bienes no localizados

durante la verificación del inventario en su Unidad, de conformidad con la

normatividad vigente.

Notificará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, de cualquier

cambio o movimiento que se realice respecto de los bienes asignados a su Unidad,

como cambios de resguardatario por reubicación física de la persona, o del bien dentro

de una misma área, separación del empleado de la Institución, etc.

Pondrá a disposición por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros,

los bienes que ya no requiera para sus actividades, a fin de que sean reubicados.





3 de 22

Notificará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la falta de

placa de identificación de los bienes, y solicitando su reposición.

Levantará acta administrativa y ante el ministerio público en caso de robo, extravío o

destrucción accidental de algún bien, de acuerdo a los procedimientos establecidos para

tal efecto, y notificará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

Tendrá a su resguardo el mobiliario y equipo que utilice el personal eventual,

estudiantes en servicio social, prácticas y/o voluntariado.

Tendrá bajo su responsabilidad el resguardo del mobiliario y equipo que se encuentre en

áreas comunes dentro de las instalaciones de la Unidad.

Determinará bajo la responsabilidad de que persona quedará el resguardo del mobiliario

y equipo utilizado por más de dos personas.

Informará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, cada vez que

reciba bienes en donación o comodato, de lo contrario será su responsabilidad en caso

de que dichos bienes sean robados o sufran algún siniestro. Para la donación se apegará

al Procedimiento para la Recepción de Donativos en Efectivo, Especie y Servicios de

Centros de Integración Juvenil, A.C. en el apartado de Donativo en Especie.

Se apegará al Procedimiento para la Disposición Final y Baja de Bienes Muebles, en

caso de que algún bien sea considerado para darse de baja por inutilidad.


Firmará en su calidad de Responsable de los Recursos Materiales de la Institución,

todas las tarjetas de resguardo y listados de inventario que sean emitidos para su

actualización.


Firmará la circular en la cual se solicitará a los Directores de las Unidades Operativas,

realizar la verificación física de su inventario.





4 de 22

MATERIALES

Programa de Trabajo.

Circular que contiene fechas de Verificación del Inventario Físico.

Plantilla de Personal Actualizada.

Listados de Inventarios.

Formato de Mobiliario y Equipo no relacionado.

Placas Metálicas.

SISACFI.

Lápiz Eléctrico.

Tarjetas de Resguardo

Hardware, software, consumibles e Internet.

REFERENCIAS

Ley General de Bienes Nacionales Titulo Quinto






ANEXOS

Tarjeta de Resguardo.





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 22

Jefe/a del Depto.

Inventarios,

Almacén y

Seguros

Responsable del

Control del

Inventario

(Depto. de

Inventarios)

Director/a de la

Unidad

1. Elabora conjuntamente con el Subjefe/a de Inventarios

el Programa Anual para realizar el levantamiento físico

de bienes muebles en las Unidades Operativas y turna al

Subdirector de Adquisiciones y Servicios para su

revisión y aprobación de la Dirección General Adjunta

Administrativa.

2. Una vez aprobado el Programa Anual elaboran y envían

circular mediante correo electrónico a los Directores de

las Unidades Operativas notificándoles las fechas

programadas para el levantamiento del inventario de los

bienes a resguardo de su Unidad.

3. Recibe notificación e imprime listado en original y

copia de los bienes integrados al patrimonio

institucional y de ser el caso, listado de “mobiliario

reportado sin número de inventario por carecer de

documentación soporte”, correspondientes a las

Unidades Operativas.

4. Elabora oficio para el envío de los listados del

inventario y turna al Subjefe/a de Inventarios para su

revisión y firma del Jefe/a de Depto.

5. Recibe del Subjefe/a de Inventarios el oficio firmado y

envía a los Directores de las Unidades junto con el

listado de inventario.

6. Recibe oficio y listados de inventario correspondientes a

su Unidad en original y copia, firma copia del oficio y

listado como acuse, y devuelve al Departamento de

Inventarios y Almacén. Archiva original del oficio.

7. Designa a un miembro de su equipo para que realice la

verificación física del inventario de su Unidad, le

entrega listado y lo instruye como se indica en el oficio.

Programa

Circular

Listado de

bienes

Oficio y

listado de

bienes





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 22

Persona

designada para la

verificación del

inventario en la

Unidad

Operativa

8. Recibe listado e inicia la verificación de los bienes

conjuntamente con el resguardatario, identificando cada

uno de éstos, por el número grabado en la placa metálica

que tienen adherida, la cual contiene el número de

inventario asignado, pudiéndose presentar 2 casos:

8.1 Que el bien se encuentre correctamente identificado,

con su placa de inventario y que las características

de los bienes (marca, modelo, número de serie,

descripción y resguardatario) coincidan con los que

se encuentran registrados, en este caso, marca dentro

del listado que el bien se encuentra físicamente y que

los datos registrados son correctos. Continúa

procedimiento en el punto No. 9

8.2 Que el bien no se encuentre correctamente

identificado, pudiéndose presentar 3 casos:

8.2.1 Que el bien no cuente con su placa de

inventario, en este caso, coteja contra los

listados la marca, modelo, número de serie,

resguardante actual y/o datos que aporten los

usuarios, a fin de identificar el bien,

pudiéndose presentar a su vez 2 casos:

8.2.1.1 Que el bien sea identificado por completo,

en este caso marca el número de

inventario directamente en el bien, con

marcador permanente, en un lugar donde

no se afecte la imagen del mismo y anota

en el listado la falta de la placa. Continúa

en el punto No. 9.

Listado de

bienes

Listado de

Bienes





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

7 de 22

Persona

designada para la

verificación del

inventario en la

Unidad

Operativa

Director/a de la

Unidad

8.2.1.2 Que el bien no sea identificado, en este

caso, lo lista como mobiliario sobrante,

anotando el lugar donde se localiza,

persona que lo tiene a su resguardo y

demás datos que indiquen su procedencia.


8.2.2 Que el resguardatario actual no coincida con el

que se encuentra registrado en el listado, en

este caso, anota en el listado el nombre del

resguardatario actual. Continúa en el punto

No. 9.

8.2.3 Que se encuentre físicamente un bien,

identificado con placa de inventario, pero que

no esté registrado en el listado, en este caso,

lo registra directamente en el listado o en una

relación anexa, anotando todas las

observaciones. Continúa procedimiento.

9. Al terminar la revisión de los bienes, informa al

Director/a de la Unidad de las diferencias que se

detectaron durante la verificación del inventario, y le

entrega el listado, pudiéndose presentar 2 casos:

9.1 Que no haya faltantes ni diferencias en los bienes

respecto a los registros contenidos en el listado, en

este caso, recaba la firma de los resguardatarios en el

mismo.

9.1.1 Recibe del resguardatario el listado

debidamente firmado, revisa y firma en cada

hoja, como responsable de todo el mobiliario

a resguardo de la Unidad. Continúa


Listado de

bienes

Listado de

bienes





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

8 de 22

Director/a de la

Unidad

9.2 Que no se haya localizado algún bien durante la

verificación del inventario, en este caso, recaba la

documentación soporte que avale la ausencia del

bien, pudiéndose presentar 3 casos:

9.2.1 Que el bien haya sido prestado a otra Unidad

Operativa, en este caso, obtiene copia

fotostática del documento que avale el

préstamo, y da seguimiento para que el bien

regrese a la Unidad, en el tiempo estipulado.

Continúa en el punto No.10

9.2.2 Que el bien haya salido a reparación, en este

caso, obtiene copia fotostática de la orden de

servicio entregada por el proveedor. Continúa

en el punto No.10.

9.2.3 Que el bien haya desaparecido, en este caso,

obtiene copia fotostática de la documentación

que avale el suceso, (acta administrativa o del

ministerio público, según sea el caso).


10. Elabora oficio solicitando las placas metálicas de

identificación de los bienes que no cuentan con ella,

cambios de resguardatario, datos complementarios del

bien y cambios de adscripción del algún bien.

11. Anexa al oficio, la documentación que avale la ausencia

de algún bien o documentación requerida para la

inclusión de bienes muebles al patrimonio institucional

y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y

Seguros.





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

9 de 22

Jef/a del Depto.

Inventarios,

Almacén y

Seguros

Responsable del

Control del

Inventario

(Depto. de

Inventarios)

12. Recibe oficio y listados de inventarios con las

observaciones realizadas por el Director/a de la Unidad

Operativa, y la documentación soporte para realizar los

trámites requeridos; revisa y turna al personal

responsable de la verificación del inventario.

13. Recibe listados y documentación soporte, revisa, y con

base en ellos, procede a la actualización o

complementación de los datos registrados en el

SISACFI, e imprime las tarjetas de resguardo en

original y copia en los siguientes casos:

Cuando el nombre del resguardatario no es el mismo

que se tiene registrado en el listado

Cuando Existen diferencias o no están completos los

datos correspondientes al bien.

Cuando procede la inclusión de algún bien en el

listado de la Unidad Operativa

Cuando la falta del bien se debe a que fue transferido

a otra Unidad Operativa de manera definitiva.

14. Se pone en contacto con el Director/a de la Unidad

Operativa, en caso de extravío o robo del bien, para

asesorarlo en cuanto a los trámites correspondientes, de

acuerdo a la normatividad vigente, para la reposición,

pago o baja del bien, y le da seguimiento.

15. Recaba las firmas del Jefe/a del Departamento y del

Subdirector de Adquisiciones y Servicios en las tarjetas

de resguardo.

16. Una vez firmados los resguardos, elabora las placas

metálicas de inventario de los bienes reportados como

carentes de éstas, grabando los datos mediante lápiz

eléctrico e imprime listado de inventario actualizado

correspondiente a la Unidad.

SISACFI/Tarje

tas de

Resguardo

Placas

metálicas/Lista

dos de

inventario

actualizado





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

10 de 22

Jefe/a del Depto.

Inventarios,

Almacén y

Seguros

Director/a de la

Unidad

Persona

designada para la

verificación del

inventario en la

Unidad

Operativa

17. Elabora oficio en original y copia, para el envío de

tarjetas de resguardo actualizadas, placas metálicas y

listado de inventario al Director/a de la Unidad recaba la

firma del Jefe/a de Departamento y envía a las

Unidades.

18. Recibe oficio en original y copia, tarjetas de resguardo,

placas metálicas y listado de inventario, revisa, firma y

gira instrucciones para su envío a las Unidades.

19. Recibe oficio, tarjetas de resguardo en original y copia

y/o placas metálicas y listado de inventario, sella acuse

del oficio y devuelve al Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros. Entrega tarjetas de resguardo y/o

placas metálicas a la Persona designada para la

verificación del Inventario, pudiéndose presentar 2

casos:

19.1 Que se trate de tarjetas de resguardo actualizadas

o listado de inventario, en este caso, las revisa y

recaba la firma del resguardatario. Devuelve al

Director/a de la Unidad.

19.1.1 Recibe las tarjetas de resguardo y/o listado

firmado por el Resguardatario, y firma en el

espacio correspondiente al responsable del

mobiliario a resguardo de la Unidad.

19.1.2 Separa copia de la tarjeta de resguardo y/o

listado para su archivo, sella original como

acuse de recibo y envía al Departamento de

Inventarios, Almacén y Seguros. Continúa


Placas

metálicas/Tarje

tas de

resguardo

Listados de

inventario

actualizado

Tarjetas de

resguardo

Listados de

inventario

actualizado





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

11 de 22

Jefe/a del Depto.

Inventarios,

Almacén y

Seguros

Responsable del

Control del

Inventario

(Depto. de

Inventarios)

19.2 Que se trate de placas metálicas, en este caso, y

conjuntamente con el resguardatario revisa los datos

grabados y adhiere la placa de identificación en el

bien correspondiente. Continúa procedimiento

20 Recibe del Director/a de la Unidad Operativa las tarjetas

de resguardo en original debidamente firmadas, listado

de inventario y oficio. Turna al/la Responsable del

control del inventario.

21 Recibe tarjetas de Resguardo originales, listado del

inventario y oficio, archiva en el expediente que

corresponda.

22 Termina procedimiento.

Tarjetas de

resguardo/

Listado de

inventario

actualizado

Tarjetas de

resguardo/

Listado de

inventario

actualizado





12 de 22


Seguros


Inventarios (Depto. de Inventarios)Director/a de la Unidad

Persona designada para la

verificación del inventario en la

Unidad Operativa

Listado de bienes

Listado de bienes

Listado de bienes

Oficio

Circular

Programa

INICIA

Elabora conjuntamente con el Subjefe/a de Inventarios el Programa Anual para realizar el levantamiento físico de bienes muebles en las Unidades Operativas y turna al Subdirector de Adquisiciones y Servicios para su revisión y aprobación de la Dirección General Adjunta Administrativa.

1

2 3

4

6

7

Una vez aprobado el Programa Anual elaboran y envían circular mediante correo electrónico a los Directores de las Unidades Operativas notificándoles las fechas programadas para el levantamiento del inventario de los bienes a resguardo de su Unidad.

Recibe notificación e imprime listado en original y copia de los bienes integrados al patrimonio institucional y de ser el caso, listado de “mobiliario reportado sin número de inventario por carecer de documentación soporte”, correspondientes a las Unidades Operativas.

Elabora oficio para el envío de los listados del inventario y turna al Subjefe/a de Inventarios para su revisión y firma del Jefe/a de Depto.

Recibe oficio y listados de inventario correspondientes a su Unidad en original y copia, firma copia del oficio y listado como acuse, y devuelve al Departamento de Inventarios y Almacén. Archiva original del oficio.

Recibe del Subjefe/a de Inventarios el oficio firmado y envía a los Directores de las Unidades junto con el listado de inventario.

5

Designa a un miembro de su equipo para que realice la verificación física del inventario de su Unidad, le entrega listado y lo instruye como se indica en el oficio.

Recibe listado e inicia la verificación de los bienes conjuntamente con el resguardatario, identificando cada uno de éstos, por el número grabado en la placa metálica que tienen adherida, la cual contiene el número de inventario asignado, pudiéndose presentar 2 casos:

8

Se encuentra identificado el bien?

Que el bien se encuentre correctamente

identificado, con su placa de inventario y que las

características de los bienes (marca, modelo,

número de serie, descripción y resguardatario)

coincidan con los que se encuentran

registrados, en este caso, marca dentro del

listado que el bien se encuentra físicamente y

que los datos registrados son correctos.

Continúa procedimiento en el punto No. 9

8.1

SI NO

1

A

2





13 de 22


Seguros





Unidad Operativa

Listado de bienes

Que el bien sea identificado por completo, en este caso marca el número de inventario directamente en el bien, con marcador permanente, en un lugar donde no se afecte la imagen del mismo y anota en el listado la falta de la placa. Continúa en el punto No. 9

8.2.1.1

A

1

Que el bien no se encuentre correctamente identificado, pudiéndose presentar 3 casos:

8.2


Que el bien no cuente con su placa de inventario, en este caso, coteja contra los listados la marca, modelo, número de serie, resguardante actual y/o datos que aporten los usuarios, a fin de identificar el bien, pudiéndose presentar a su vez 2 casos:

32

8.2.1


4

El bien es identificado

por completo

Que el bien no sea identificado, en este caso, lo lista como mobiliario sobrante, anotando el lugar donde se localiza, persona que lo tiene a su resguardo y demás datos que indiquen su procedencia. Continúa en el punto No. 9.

El bien no está

identificado en el

listado

4

8.2.1.2

2

Que el resguardatario actual no coincida con el que se encuentra registrado en el listado, en este caso, anota en el listado el nombre del resguardatario actual. Continúa en el punto No. 9.

8.2.2

B

El resguardatario

actual no coincide

Está fís icamente pero

no en el listado

No cuenta con placa





14 de 22


Seguros





Unidad Operativa

Que no haya faltantes ni diferencias en los bienes respecto a los registros contenidos en el listado, en este caso, recaba la firma de los resguardatarios en el mismo.

9.1

3

Que se encuentre físicamente un bien, identificado con placa de inventario, pero que no esté registrado en el listado, en este caso, lo registra directamente en el listado o en una relación anexa, anotando todas las observaciones. Continúa procedimiento.

8.2.3

Al terminar la revisión de los bienes, informa al Director/a de la Unidad de las diferencias que se detectaron durante la verificación del inventario, y le entrega el listado, pudiéndose presentar 2 casos:

9

Situación del inventario?

No hay faltantes ni

diferencias

Que no se haya localizado algún bien durante la verificación del inventario, en este caso, recaba la documentación soporte que avale la ausencia del bien, pudiéndose presentar 3 casos:

No se localizó el bien

9.2

B

4

Recibe del resguardatario el listado debidamente firmado, revisa y firma en cada hoja, como responsable de todo el mobiliario a resguardo de la Unidad. Continúa procedimiento en el punto No.10.

9.1.1

6

5

5

C





15 de 22


Seguros





Unidad Operativa

Oficio

Oficio

Elabora oficio solicitando las placas metálicas de identificación de los bienes que no cuentan con ella, cambios de resguardatario, datos complementarios del bien y cambios de adscripción del algún bien.

10

Que el bien haya desaparecido, en este caso, obtiene copia fotostática de la documentación que avale el suceso, (acta administrativa o del ministerio público, según sea el caso). Continúa procedimiento.

9.2.3

6

C

Que el bien haya sido prestado a otra Unidad Operativa, en este caso, obtiene copia fotostática del documento que avale el préstamo, y da seguimiento para que el bien regrese a la Unidad, en el tiempo estipulado. Continúa en el punto No.10

9.2.1


Se prestó a otra Área

Ha desaparecido

8

Se encuentra en

reparación

7

6

Que el bien haya salido a reparación, en este caso, obtiene copia fotostática de la orden de servicio entregada por el proveedor. Continúa en el punto No.10.

8

9.2.2

6

7

Anexa al oficio, la documentación que avale la ausencia de algún bien o documentación requerida para la inclusión de bienes muebles al patrimonio institucional y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

11

D





16 de 22


Seguros





Unidad Operativa

Tarjetas de resguardo




Oficio




Recaba las firmas del Jefe/a del Departamento y del Subdirector de Adquisiciones y Servicios en las tarjetas de resguardo.

Se pone en contacto con el Director/a de la Unidad Operativa, en caso de extravío o robo del bien, para asesorarlo en cuanto a los trámites correspondientes, de acuerdo a la normatividad vigente, para la reposición, pago o baja del bien, y le da seguimiento.

14

Recibe oficio y listados de inventarios con las observaciones realizadas por el Director/a de la Unidad Operativa, y la documentación soporte para realizar los trámites requeridos; revisa y turna al personal responsable de la verificación del inventario.

12

Recibe listados y documentación soporte, revisa, y con base en ellos, procede a la actualización o complementación de los datos registrados en el SISACFI, e imprime las tarjetas de resguardo en original y copia.

13

Una vez firmados los resguardos, elabora las placas metálicas de inventario de los bienes reportados como carentes de éstas, grabando los datos mediante lápiz eléctrico e imprime listado de inventario actualizado correspondiente a la Unidad.

16

D

15

Elabora oficio en original y copia, para el envío de tarjetas de resguardo actualizadas, placas metálicas y listado de inventario al Director/a de la Unidad recaba la firma del Jefe/a de Departamento y envía a las Unidades.

17

Recibe oficio en original y copia, tarjetas de resguardo, placas metálicas y listado de inventario, revisa, firma y gira instrucciones para su envío a las Unidades.

18

Recibe oficio, tarjetas de resguardo en original y copia y/o placas metálicas y listado de inventario, sella acuse del oficio y devuelve al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros. Entrega tarjetas de resguardo y/o placas metálicas a la Persona designada para la verificación del Inventario, pudiéndose presentar 2 casos:

19.1

Tipo de documento?

Placas metálicasTarjetas de resguardo

9

Que se trate de tarjetas de resguardo actualizadas o listado de inventario, en este caso, las revisa y recaba la firma del resguardatario. Devuelve al Director/a de la Unidad.

E

19





17 de 22


Seguros





Unidad Operativa





Separa copia de la tarjeta de resguardo y/o listado para su archivo, sella original como acuse de recibo y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros. Continúa procedimiento en el punto No.20.


actualizado

Recibe las tarjetas de resguardo y/o listado firmado por el Resguardatario, y firma en el espacio correspondiente al responsable del mobiliario a resguardo de la Unidad.

19.1.1

Recibe del Director/a de la Unidad Operativa las tarjetas de resguardo en original debidamente firmadas, listado de inventario y oficio. Turna al/la Responsable del control del inventario.

20

Recibe tarjetas de Resguardo originales, listado del inventario y oficio, archiva en el expediente que corresponda

21

E

19.1.2

10

9

Que se trate de placas metálicas, en este caso, y conjuntamente con el resguardatario revisa los datos grabados y adhiere la placa de identificación en el bien correspondiente. Continúa procedimiento

19.2

10

TERMINA




18 de 22


TARJETA DE RESGUARDO

II. Clave:









de un bien mueble.





IX. Observaciones:





19 de 22

1

09


de nueve dígitos.




el bien mueble.









características.



(CABMS).






Recurso Donado.

12 ALTA

DÍA-MES-AÑO:








20 de 22

13

FACTURA:



bien.









motor.






resguardatario.






21 de 22

27

FECHA:

El día, mes y año en el que se firma el



28 RESPONSABLE DE LOS RECURSOS


ADMINISTRATIVA:



entidad.




responsable de los inventarios de los bienes

muebles de la entidad.







22 de 22

contenido manual de procedimientos del departamento de … · (tf, tiempo de entrega de material...

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